Panduan eksa mampu

EKOSISTEM

KONDUSIF

SEKTOR AWAM

(EKSA)

1

2

SETIAP HARI………

Jam seminggu berada di

pejabat

12 jam di pejabat vs 12 jam di rumah

5/7 hari di pejabat

2 jam kesesakan lalu lintas (pergi & balik)

Pejabat = rumah kedua

2/7 hari di rumah

3

ADAKAH PILIHAN ANDA INI ………

4

ATAU INI ………

5

ATAU INI ………

6

7

ATAU PILIHAN ANDA INI ………

8

DAN INI ………

9

SKOP TAKLIMAT

10

11

PENJENAMAAN EKSA

TUJUAN Memenuhi keperluan

semasa

Meningkatkan persaingan antara

agensi

Identiti sendiri

Kekal Relevan

Imej Baharu

Imej Korporat

12

OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA

Kreativiti & Inovasi Go Green

Persekitaran kerja kondusif

Kepelbagaian Agensi

1 2 3

4 5

13

CONTOH IMEJ KORPORAT 1

14

CONTOH IMEJ KORPORAT…..samb 1

15

CONTOH PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF

Parking OKU disediakan

2

16

CONTOH PERSEKITARAN KERJA KONDUSIF 2

17

KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR AWAM

Pelbagai Agensi

Badan Berkanun Persekutuan (BBP)

Badan Berkanun Negeri (BBN)

Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP)

Perkhidmatan Awam Negeri (PAN)

Keselamatan & Infrastruktur

Pentadbiran

Sosial

Ekonomi

Kluster Jenis Agensi

3

18

CONTOH KEPELBAGAIAN AGENSI SEKTOR

AWAM…samb 3

KESELAMATAN

Polis

Imigresen

Tentera

Kastam

Mahkamah

Pusat Latihan

PBT

Masjid

APMM Pejabat Kadi

Hospital

Klinik

Sekolah

IPTA

PENTADBIRAN

SOSIAL

19

CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI 4

PENGKELASAN JENIS UBAT MENGIKUT WARNA

TANDA PERGERAKAN PEGAWAI YANG KREATIF

20

CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI

…samb

TANDA ARAS BORANG Mencukupi Buat pesanan Perlu Tambah

SISTEM PERGERAKAN PEGAWAI YANG SISTEMATIK DAN KREATIF

4

21

TEMPAT LETAK KASUT MENGGUNAKAN KOTAK LAMA

ETIKA DI PANTRY MENGGUNAKAN KALENDAR LAMA

TEMPAT LETAK PAYUNG MENGGUNAKAN KOTAK LAMA

4 CONTOH KREATIVITI DAN INOVASI

…samb

22

CONTOH GO GREEN

Daun pandan

5

23

FAEDAH EKSA

Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi)

Meningkatkan kecekapan & keberkesanan pengurusan organisasi

Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran

Meningkatkan imej agensi sektor awam

Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

24

FAEDAH EKSA….samb

Meningkatkan semangat esprit de corp

Meningkatkan disiplin warga jabatan

Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

25

LATAR BELAKANG

EKSA

Kaedah pengurusan yang dipelopori oleh industri

di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat

kerja yang bersih, kemas, tersusun dan selamat

memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti

Jabatan/Agensi berasaskan Standard MS ISO

9000, BAGI klausa Pengurusan Sumber berkaitan

Persekitaran Kerja

meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan

kos dan memudahkan proses kerja selain

memberi nilai tambah kepada imej organisasi

27

PELAKSANAAN AMALAN 5S OLEH MAMPU

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING

KEMAJUAN

PERKHIDMATAN AWAM

BIL. TAHUN 2014

EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM (EKSA)

Pensijilan & Pengauditan MAMPU

Pelaksanaan EKSA-2014

EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM

28

PANDUAN AMALAN 5S (19 MEI 2010)

29

SISIH

Mengasing/ membuang barang-barang yang tidak diperlukan.

SUSUN

Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya

mudah diambil.

SENTIASA AMAL

Mengamalkan aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam

secara istiqamah.

SAPU

Menyapu/ membersih ruang pejabat/bilik dan peralatan kerja.

SERAGAM

Menyeragamkan susunan fail/ meja kerja/peralatan pejabat

Amalan 5S: |Dilaksanakan sejak 80an | Konsep asal diadaptasi dari Jepun|

IMBASAN KONSEP 5S

SISIH – Menyisih dan membuang

barang yang tidak perlu di tempat kerja

SISIH secara berkesan

Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan

dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan

kaedah Tag Kuning

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dilupuskan

Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang /peralatan/rekod yang telah dikenalpasti

Mewujudkan kawasan Tag Merah - kawasan pengumpulan barang/ peralatan/rekod yang tidak diperlukan untuk pelupusan

Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dinilai

Melekat/melabel Tag Kuning ke atas barang /peralatan/rekod yang telah dikenalpasti

Membuat penilaian terhadap barang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk pelupusan atau penyimpanan

Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning

SISIH secara berkesan

Tentukan tempat penyimpanan bagi barang/

peralatan yang masih diperlukan

Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan,

rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan

Kerajaan yang sedang berkuatkuasa

SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang

dengan kemas, mudah diambil dan disimpan

semula di tempatnya

SUSUN secara berkesan:

Guna Falsafah 5S

Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat ada Barangnya

Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO)

Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada

barang/peralatan/rekod

Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori

Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah

dicapai

SUSUN FIFO

LIFO Pengambilan Rambang

A A A A A A

B B B B B B

D D D D D D

C C C C C C

E E E E E E

SUSUN

• FIFO – Pengambilan • Simpan ikut jenis barang • Pergerakan secara gelonsor

• SEBELUM 5S

C4 C3 C2 C1 C7 C6 C5

B4 B1 B2 B3 B5 B6 B7

A4 A5 A6 A7 A1 A2 A3

A4 A5 A6 A7 A1 A2 A3

B4 B1 B2 B3 B5 B6 B7

C4 C3 C2 C1 C7 C6 C5

• Sediakan tempat • Padankan nama

SUSUN

• Telus / tiada penutup • Petunjuk paras Stok SUSUN

B10 - 100 B12 - 100

B10 - 150 B12 - 150

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

• Sisih pembaziran

• Susunan menegak

• Tiada ruang di atas lantai

SUSUN

B20S H B25S H B30S H

B35S H B40S H B50S H

• Mudah dicari

• Tidak mendatar

• Susun menegak

SUSUN

SUSUN

SUSUN • Sesuaikan label • Pengesanan warna

Kesan Kejayaan SUSUN boleh

diukur melalui:

Pencarian/ capaian

barang/peralatan/dokumen

dalam tempoh 30 saat

SAPU - Membersih tempat kerja dengan

rapi supaya tiada habuk, kotoran

dilantai, mesin dan peralatan

SAPU secara berkesan

Mengagihkan Tugasan Pembersihan

Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan bagi

setiap ahli

Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan

Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja

pembersihan

Melaksanakan kerja pembersihan

Kesan Kejayaan SAPU boleh diukur

melalui:

Produk dan hasil kerja yang berkualiti

Persekitaran kerja yang selesa dan

selamat

Keadaan persekitaran lebih bersih

Kos penyelenggaraan lebih rendah

SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama

ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya dengan

mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan

piawai

SERAGAM secara berkesan

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H

Mewujudkan senarai semak peraturan inventori

Mengadakan prosedur kerja pembersihan

Mengadakan jadual penyelenggaraan

Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM

Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur

melalui:

Mempunyai piawaian ruang tempat kerja

yang lebih baik

Mempunyai impak visual yang positif

Mempunyai peraturan dan piawaian

prosedur kerja (SOP)

SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan 4 Amalan

5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan

berterusan di premis Jabatan/Agensi

Panduan Mengekalkan Amalan 5S

Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S

dengan mengadakan latihan yang berterusan

Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala

Memastikan aktiviti promosi berterusan

Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha

yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi

Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh

diukur melalui:

Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit

dalaman Amalan 5S Jabatan/Agensi

Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan

bersemangat melaksana Amalan 5S di samping

mematuhi peraturan di tempat kerja

Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di

kalangan warga Jabatan/Agensi

Kesan Kejayaan SENTIASA AMAL boleh

diukur melalui:

Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa

mengamal dan menambahbaik Amalan 5S di

tempat kerja

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan

proses kerja

Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen,

pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan 5S

62

PELAKSANAAN

EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM(EKSA)

1 • Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana

2 • Mewujudkan sektor/zon EKSA

3 • Latihan

4 • Pelancaran

5 • Pembudayaan EKSA

6 • AUDIT dan Pemantauan Berterusan

7 • Pengiktirafan

1 • Pembentukan Jawatankuasa Pelaksana

Struktur Pelaksanaan Amalan 5S: Tanggungjawab

Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S hendaklah

menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan

ahli hendaklah menjalankan peranan masing-

masing

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana 5S

bertanggungjawab untuk memastikan

pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya

Tujuan: mewujudkan kawasan tanggungjawab

kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan

pengawasan

Pembahagian hendaklah dijelaskan melalui

pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi

memudahkan rujukan

Susun atur keseluruhan sektor/zon dan

pembahagian kepada sektor/zon kecil

hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan

saiz organisasi

2 • Mewujudkan sektor/zon EKSA

Menentukan nama kumpulan untuk setiap

sektor/zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi

setiap sektor/zon

Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan

struktur kumpulan dan sektor/zon masing-masing

dengan mengambil kira hala tuju EKSA di

Jabatan/Agensi

2 • Mewujudkan sektor/zon

Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara

berikut:

Polisi/Objektif/Matlamat EKSA

Carta Organisasi EKSA

Carta Perbatuan/Gantt Chart Peta lokasi/Pelan lantai sektor/zon EKSA

Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas

pelaksanaan EKSA

Slogan EKSA

Buletin berkaitan EKSA(jika berkenaan)

Maklumat bagi tujuan promosi EKSA di

Jabatan/Agensi

Nama kumpulan mengikut sektor/zon

Penjelasan perancangan, pelaksanaan,

pemantauan dan penarafan (Jadual 4P) EKSA

Jadual tugas dan pelaksanaan aktiviti

Jadual mesyuarat/perjumpaan kumpulan

Tujuan: mendalami pengetahuan berkaitan

EKSA di samping untuk membudayakan EKSA

kepada warga Jabatan/ Agensi

Di antara latihan/program yang perlu diikuti :

Program Kesedaran EKSA

Kaedah Amalan dan Pelaksanaan

EKSA

Lawatan Penanda aras

3 • Latihan EKSA

Pelancaran dan perasmian boleh diadakan

sebagai tanda mula di samping untuk

menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan

bagi melaksanakan EKSA dalam Jabatan/Agensi

Antara perkara yang perlu diberikan penekanan

adalah seperti berikut:

Dasar Amalan EKSA

Zon-zon EKSA

Objektif EKSA

Pelan tindakan pelaksanaan EKSA

Buku Panduan Pelaksanaan EKSA

4 • Pelancaran EKSA

Melaksanakan konsep 5S secara

berperingkat Gotong royong perdana

Gotong royong Zon

Mematuhi Carta Perbatuan EKSA

Promosi dan Latihan berterusan

5 • PEMBUDAYAAN EKSA

Pemantauan dilakukan oleh: Ketua Zon EKSA

Ketua Unit/ Bahagian/ Jabatan

Pengurusan Tertinggi

Audit: Audit Dalam berkala

Audit luar

6 • Pemantauan & Audit

Dalaman: Pertandingan melalui Keputusan

Penilaian Audit Dalam

Luaran: MAMPU

Ditanda aras dan diiktiraf oleh Jabatan

lain

7 • PENGIKTIRAFAN

75

PENGAUDITAN &

PENSIJILAN EKSA

OLEH

MAMPU

76

PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:

Permohonan oleh Agensi

Permohonan

Pengauditan

Pelaporan

Pensijilan

Satu @ 2 hari

bergantung

kepada

lokasi/bil.zon

Surat rasmi kepada

KP MAMPU dengan

mengemukakan

laporan Audit

Dalam

1 hari selepas

pengauditan

3 hari

selepas

laporan

pengauditan

77

PROSES PENSIJILAN BAHARU EKSA:

Agensi Dikenalpasti

*Agensi dikenalpasti

Pengauditan

Pelaporan

Pensijilan

Satu @ 2 hari

bergantung

kepada

lokasi/bil.zon

MAMPU

mengeluarkan surat

jemputan dan

mendapatkan

laporan audit dalam

1 hari selepas

pengauditan

3 hari

selepas

laporan

pengauditan *1.Agensi tamat tempoh pensijilan 2. Agensi berpotensi

78

PROSES PENSIJILAN SEMULA EKSA:

Peringatan

Pengauditan

Pelaporan

Pensijilan

Agensi

mengemukakan

laporan audit

dalam

MAMPU mengeluarkan

surat peringatan 3

bulan sebelum tamat

tempoh pensijilan

1 hari selepas

pengauditan

3 hari selepas

laporan

pengauditan

Persediaan

Satu @ 2 hari

bergantung

kepada

lokasi/bil.zon

79

MODEL A

Generik

Komponen A hingga E

MODEL B

Generik + Khusus*

Komponen A hingga F

* Bergantung pada jenis agensi

PELAKSANAAN PENGAUDITAN

80

PENGAUDITAN MODEL A

Bangunan dan Kawasan Sendiri= Komp A hingga E1 Contoh: Stesen Penguatkuasaan JPJ, PDT Marang, PPD Batang Padang

Bangunan Sendiri dan Berkongsi Kawasan= Komp A hingga E2 Contoh: Jabatan Kehakiman Syariah Selangor, MAMPU

Agensi Berkongsi Bangunan dan Kawasan=Komp A hingga D Contoh: Wisma Persekutuan

SKALA PERMARKAHAN

Kategori Layak

dipersijilkan :

80% - 89.9%: BAIK

90% dan ke atas:

CEMERLANG

SKALA SEDIA ADA

SKALA BAHARU

81

Melebihi 80%: Layak dipersijilkan

Pemarkahan menggunakan skala likert 1

hingga 5

SKALA PEMARKAHAN

82

PENSIJILAN EKSA

83

KRITERIA

EKSA

A. Perancangan dan Penubuhan Jawatankuasa

B. Ruang Tempat Kerja dan Peralatan

C. Persekitaran Tempat Kerja & Kemudahan

KOMPONEN PENILAIAN

A. Keperluan Utama Pelaksanaan

B. Ruang Tempat Kerja/ Pejabat

C. Tempat Umum

D. Keselamatan Persekitaran

E. Kawasan Persekitaran Pejabat

F. Tempat Khusus

ASPEK SEDIA ADA

ASPEK BAHARU

84

KOMPONEN PENILAIAN AUDITAN EKSA

Dari 3 komponen kepada 6

komponen

A1. Dasar 5S

A2. Carta Agensi 5S

(JK Latihan, Promosi Audit, Pelaksana)

A3. Peta Kawasan Kerja

A4. Rekod Aktiviti 5S

A5. Minit Mesyuarat/ Rekod Perbincangan.

A6. Garis Panduan 5S di Agensi.

dan lain lain.

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

A1. Dasar/ Polisi 5S

A2. JK Pelaksana

A3. Penglibatan

Pengurusan Atasan

A4. Penilaian Kendiri

A5. Pengiktirafan

A6. Pembudayaan Kreativiti

dan Inovasi

A7. Tindakan Penjimatan/

Go Green

ASPEK SEDIA ADA

ASPEK BAHARU

85

BAHARU

BAHARU

BAHARU

KOMPONEN A

BAHARU

RUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT

FIZIKAL B1. Lantai B2. Dinding & Siling B3. Lampu & Soket KEPERLUAN UMUM B4. Susun Atur Peralatan B5. Keadaan Peralatan B6. Pelabelan & Papan Tanda/

Tanda Arah B7. Perhiasan B8. Keperluan Utama RUANG KERJA B9. Meja Kerja Warga/ Work

Station/Kubikel Kerja B10. Bilik Pegawai B11. Stor Peralatan Pejabat B12. Bilik Fail B13. Sudut/Bilik Cetak/ Bilik

Dokumentasi B14. Bilik Pemandu B15. Bilik Server/Terperingkat

ASPEK SEDIA ADA

ASPEK BAHARU

86

B1. Kumpulan Pelaksana 5S

B2. Sudut 5S

B3. Lantai

B4. Susun Atur Peralatan

B5. Keadaan Peralatan

B6. Pendawaian

B7. Lampu

B8. Susunan Fail

B9. Perhiasan.

dan lain-lain.

KOMPONEN B

TEMPAT UMUM KRITERIA SEDIA ADA

KRITERIA BAHARU

87

C1. Lobi Utama/ Ruang Hadapan C2. Kaunter Utama C3. Ruang Menunggu C4. Laluan Utama/ Koridor C5. Bilik Mesyuarat C6. Perpustakaan/ Pusat Sumber C7. Surau/ Bilik Solat C8. Lif C9. Pantri/ Tempat

Minum C10. Tandas

Tidak dikategorikan secara khusus tetapi dinyatakan di bawah Komponen B iaitu Ruang Tempat Kerja dan Peralatan

KOMPONEN C

KESELAMATAN PERSEKITARAN

D1. Pelan Tindakan Kecemasan

D2. Pendawaian/ kabel

D3. Peralatan Pencegahan Kebakaran

D4. Laluan/ Tangga Kecemasan

D5. Kunci

KRITERIA SEDIA ADA

KRITERIA BAHARU

88

Tiada

KOMPONEN D

89

Meningkatkan ciri keselamatan

ASPEK KESELAMATAN

Penyimpanan kunci mengikut tatacara

keselamatan yang ditetapkan.

90

Meningkatkan ciri keselamatan

SEBELUM SELEPAS

ASPEK KESELAMATAN

Tidak perlu pelabelan bilik kebal.

91

ASPEK KESELAMATAN

Memastikan alat

pemadam menepati

kriteria berikut:

i. Penyelengaraan

secara berkala

ii. Mempunyai

Tatacara Penggunaan

iii.Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di

tempat yang sesuai

dan mudah dicapai

KAWASAN PERSEKITARAN

JABATAN

E1. Agensi Mempunyai Bangunan dan Kawasan Sendiri

E2. Agensi Mempunyai Bangunan dan Berkongsi Kawasan

KRITERIA SEDIA ADA

KRITERIA BAHARU

92

Tidak dikategorikan secara khusus tetapi dinyatakan di bawah Komponen C iaitu Persekitaran Tempat Kerja dan Kemudahan.

KOMPONEN E

TEMPAT KHUSUS

Tempat-tempat khusus di agensi mengikut Kluster:

F1.Keselamatan

F2.Pentadbiran

F3.Sosial

KRITERIA SEDIA ADA

KRITERIA BAHARU

93

Tiada

KOMPONEN F

94

CONTOH AMALAN BAIK

AGENSI CEMERLANG

Penemuan: Pengurusan stor yang teratur dan sistematik.

Penemuan: Promosi Amalan 5S yang kreatif dan menarik.

97

Penemuan: Notis penjimatan tenaga yang kreatif.

98

Penemuan: Penggunaan bahan kitar semula yang kreatif.

99

Penemuan: Tempat simpan kunci mengikut tatacara

keselamatan yang betul

100

Penemuan: Pelabelan dan sistem fail yang sistematik.

101

Penemuan: Laci alat tulis disusun dengan kemas.

102

Penemuan: Etika penggunaan bilik/peralatan gunasama yang

seragam dan menyeluruh.

103

Penemuan: Sistem bilik fail yang sistematik.

104

Penemuan: Tatacara penggunaan mesin fotostat yang kreatif.

105

Penemuan: Carta pergerakan pegawai yang kreatif dan

mengamalkan konsep Go Green.

106

Penemuan: Sudut kitar semula yang kreatif dan diletakkan di

tempat terbuka.

107

Penemuan: Pelabelan cap yang kreatif dan menyokong usaha

Go Green (menggunakan bahan kitar semula).

108

109

SEKIAN, TERIMA KASIH