PALERMO, 28 febbraio 2011 Reingegnerizzazione e digitalizzazione del procedimento sanzionatorio- amministrativo in materia di assegni Curato da: Prefettura di Palermo - Area III – D.ssa Maria Danila Spagna Facoltà di Ingegneria – Corso di Laurea in Ingegneria Gestionale- Prof. Umberto La Commare e Ing. Manfredi Bruccoleri
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PALERMO, 28 febbraio 2011 Reingegnerizzazione e digitalizzazione del procedimento sanzionatorio- amministrativo in materia di assegni Curato da: Prefettura.
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PALERMO, 28 febbraio 2011
Reingegnerizzazione e digitalizzazione del procedimento sanzionatorio-
amministrativo in materia di assegni
Curato da:Prefettura di Palermo - Area III – D.ssa Maria Danila SpagnaFacoltà di Ingegneria – Corso di Laurea in Ingegneria Gestionale- Prof. Umberto La Commare e Ing. Manfredi Bruccoleri
PALERMO, 28 febbraio 2011
Obiettivo del progettoRaggiungere più alti livelli di efficacia, efficienza, qualità del servizio
Risultati attesi (nel lungo periodo)Contrazione del fenomeno degli illeciti amministrativiRiduzione dei conseguenti illeciti penaliProgressiva riduzione dell’arretrato Aumento delle entrate erarialiRiduzione del costo del servizio (in termini di risorse umane, carta, spazi di archivio)
Risultati raggiunti (nella fase di sperimentazione)Contrazione dei tempi del procedimentoIncremento della produttivitàMaggiori incassi per l’erario
Obiettivi e risultati
PALERMO, 28 febbraio 2011
Il processo
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase della contestazione AS-IS
Risorsa Attività
Esterne
Notai, Segretari comunali, Banca
d’Italia, Poste, Istituti bancari
• Inviano le segnalazioni delle violazioni (in modalità cartacea)
Interne
Dirigente •verifica la regolarità e la completezza della documentazione trasmessa
Operatore
•carica i dati e svolge l’accertamento anagrafico e/o tributario (in modalità cartacea)
•valida i dati, verbalizza e stampa la contestazione
Addetto alla spedizione •imbusta, registra e spedisce
Archivista •cura l’inserimento al fascicolo
I tempi del procedimento sono prossimi al termine prescrizionale (90 giorni)
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase della contestazione TO-BE
Risorsa Attività
Esterne
Notai, Segretari comunali, Banca
d’Italia, Poste, Istituti bancari
• inviano le segnalazioni delle violazioni (in modalità elettronica)
Poste S.p.a.
•adottando il Sistema integrato notifiche, stampa, imbusta, spedisce la contestazione
•allega, sempre via internet, l’esito della spedizione direttamente al fascicolo elettronico
Interne Operatore
•effettua l’accertamento anagrafico e/o tributario in tempo reale via internet
•valida i dati, li invia telematicamente a Poste S.p.a.
•archivia nel fascicolo elettronicoDigitalizzazione del fascicolo
Si riducono le fasi e si accorciano i tempi del procedimento
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase della contestazione
AS-ISAS-IS TO-BETO-BE
FONTI ESTERNEFONTI ESTERNE
DIRIGENTEDIRIGENTE
OPERATOREOPERATORE
ADDETTO SPEDIZIONEADDETTO SPEDIZIONE
ARCHIVISTAARCHIVISTA
FONTI ESTERNEFONTI ESTERNE
OPERATOREOPERATORE
POSTE SPAPOSTE SPA
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase dell’ordinanza AS-IS
Risorsa Attività
Interne
Archivista
•preleva i fascicoli in stretto ordine cronologico•inserisce la ricevuta di ritorno della raccomandata con cui è stata spedita la contestazione e le eventuali memorie•Alla fine, inserisce tutta la documentazione al fascicolo
Collaboratoreesamina il fascicolo, emette e stampa l’ordinanza
Dirigente verifica e firma l’ordinanza
Addetto alla spedizione imbusta, registra e spedisce
I tempi del procedimento sono prossimi al termine prescrizionale (5 anni)
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase dell’ordinanza TO-BE
Si annulla la movimentazione dei fascicoli cartacei, si abbreviano i tempi di trattazione e si riducono lo spazio d’archivio e i tempi del procedimento
Risorsa Attività
Interne
Archivista•allega eventuali memorie al fascicolo elettronico
Collaboratore
•esamina il fascicolo digitalizzato del nominativo. •sanziona tutte le violazioni commesse negli anni, emettendo il minor numero possibile di ordinanze, che invia telematicamente al dirigente.
Dirigente•valida le ordinanze, con firma elettronica o digitale, e le invia da PC a Poste
Esterne Poste S.p.a.
•stampa, imbusta, spedisce le ordinanze (tramite S.I.N.)•successivamente allega, sempre via internet, l’esito delle spedizioni direttamente al fascicolo elettronico
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase dell’ordinanza
AS-ISAS-IS TO-BETO-BE
ARCHIVISTAARCHIVISTA
COLLABORATORECOLLABORATORE
DIRIGENTEDIRIGENTE
ADDETTO SPEDIZIONEADDETTO SPEDIZIONE
ARCHIVISTAARCHIVISTA
ARCHIVISTAARCHIVISTA
COLLABORATORECOLLABORATORE
DIRIGENTEDIRIGENTE
POSTE SPAPOSTE SPA
PALERMO, 28 febbraio 2011
Interventi Vantaggi
Ricezione rapporti informativi solo per via telematica
1. Si elimina del tutto la fase di inserimento dati e verbalizzazione;
2. L’operatore valida soltanto i dati;3. La verbalizzazione avviene in maniera automatica;4. Il fascicolo viene digitalizzato;5. Notevole risparmio di personale, carta e spazi di
archivio.
Creazione di una rete interistituzionale con comuni,
anagrafe tributaria ed ente per la riscossione
1. La verifica anagrafica e/o tributaria avviene in tempo reale (eliminazione della corrispondenza cartacea e conseguenti tempi di attesa);
2. Si riducono le notifiche multiple e quindi i costi; 3. Diviene possibile una verifica in tempo reale dei
pagamenti delle O.I. prima della iscrizione a ruolo (eliminazione sgravi e/o contenzioso).
Utilizzo del “Servizio Integrato Notifiche” di Poste s.p.a.
1. Invio dei provvedimenti direttamente da PC (abolizione delle fasi di stampa, imbustamento, archiviazione cartacea con conseguente recupero di personale e risparmio carta).
Riepilogo del progetto di reingegnerizzazione e digitalizzazione
PALERMO, 28 febbraio 2011
Interventi (già attuati a decorrere da settembre 2009):
1.Le pratiche correnti e arretrate vengono gestite simultaneamente;2.Le segnalazioni relative alle violazioni pervengono in modalità mista:
a. via internet da parte di Notai e Segretari comunali;b. in modalità cartacea da Banca d’Italia, Poste, Istituti bancari;
3.E’ stata creata una prima rete interistituzionale con Comune capoluogo e Anagrafe Tributaria.
Risultati ottenuti:
1.Sono stati ridotti i tempi del procedimento;2.E’ migliorata la produttività dell’ufficio;3.Si è riscontrato un aumento delle entrate.
Fase sperimentale
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase sperimentaleSono stati ridotti i tempi del procedimento
Tempi rilevati prima dell’avvio del procedimento = 8 anni
Tempi rilevati a seguito della fase di sperimentazione = 1 anno e 10 mesi
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase sperimentale E’ migliorata la produttività dell’ufficio
PALERMO, 28 febbraio 2011
Fase sperimentaleSi è riscontrato un aumento delle entrate
* L’importo è relativo al periodo Gennaio-Ottobre 2010