PAIE et GRH École - sehy.qc.ca d'utilisation de Paie et... · Il est recommandé de sortir du système PAIE et GRH à la fin de la journée ou lorsque vous vous absentez de votre

PAIE et GRH École

Saisie des transactions

François Allaire Société GRICS

Mars 2009 TOUS DROITS RÉSERVÉS © 2006 Société GRICS

TABLE DES MATIÈRES 1 INTRODUCTION ...............................................................................................................................................1

2 SYSTÈME PAIE ET GRH ................................................................................................................................2 2.1 ACCÈS AU SYSTÈME..........................................................................................................................3 2.2 SORTIE DU SYSTÈME ........................................................................................................................5

3 LE DOSSIER DE L’EMPLOYÉ.......................................................................................................................6 3.1 RECHERCHE D'UN DOSSIER ...........................................................................................................6

3.1.1 Recherche d’un employé (par nom légal)..........................................................................7 3.1.2 Recherche d’un nouvel employé (par matricule empl. occ. ou NAS) ............................9 3.1.3 Filtrer les dossiers ...............................................................................................................11

3.2 DOSSIER PRINCIPAL ........................................................................................................................12 3.2.1 Identification .........................................................................................................................12 3.2.2 Bottin des employés............................................................................................................15

3.3 DÉCLARATION DES ABSENCES....................................................................................................20 3.3.1 Absence d’une période .......................................................................................................21 3.3.2 Absence d’une journée .......................................................................................................27 3.3.3 Absence de plus d’une journée .........................................................................................33 3.3.4 Absence avec suppléance .................................................................................................39 3.3.5 Absence lors d’une journée pédagogique .......................................................................46 3.3.6 Absence d’une éducatrice en service de garde ..............................................................52 3.3.7 Absence enregistrée sans l’horaire de l’employé ...........................................................57 3.3.8 Impression de l’horaire du remplaçant .............................................................................63 3.3.9 Impression des listes de contrôle......................................................................................67 3.3.10 Impression de l’attestation d’absences ............................................................................72 3.3.11 Impression de l’autorisation des absences déclarées ...................................................79

3.4 VERSEMENT DE LA RÉMUNÉRATION..........................................................................................84 3.4.1 Paiement de suppléance....................................................................................................85 3.4.2 Paiement de cours à la leçon ............................................................................................94 3.4.3 Paiement de surveillance de dîneurs ...............................................................................99 3.4.4 Impression des listes de contrôle....................................................................................104 3.4.5 Impression de la confirmation de paiements.................................................................109 3.4.6 Impression de l’autorisation des paiements versés .....................................................118

3.5 DOSSIER COMPLÉMENTAIRE .....................................................................................................123 3.5.1 Les banques de congés ...................................................................................................123 3.5.2 État des banques de congés ...........................................................................................125

3.6 GRH .....................................................................................................................................................133 3.6.1 La fiche d'assiduité ............................................................................................................133

3.7 HISTORIQUES ..................................................................................................................................136 3.7.1 L'historique des absences................................................................................................136 3.7.2 La consultation de paie.....................................................................................................138 3.7.3 Suivi des paiements ..........................................................................................................140

3.8 OUVERTURE D’UN NOUVEAU DOSSIER ...................................................................................156 3.9 AJOUT D’UN EMPLOI ......................................................................................................................160 3.10 AJOUT D’UN CANDIDAT À LA LISTE LOCALE ...........................................................................165 3.11 RECHERCHE D’UN CANDIDAT .....................................................................................................167

4 TABLES DU SYSTÈME ...............................................................................................................................171 4.1 LES CORPS D’EMPLOI ...................................................................................................................172 4.2 STATUTS D’ENGAGEMENT...........................................................................................................173 4.3 LE LIEU DE TRAVAIL .......................................................................................................................174

4.4 JOURNÉES PÉDAGOGIQUES.......................................................................................................176 5 LES OUTILS ..................................................................................................................................................177

5.1 CHANGEMENT DU MOT DE PASSE ............................................................................................177 5.2 PRÉFÉRENCES................................................................................................................................179

5.2.1 Environnement...................................................................................................................179 5.2.2 Session de travail ..............................................................................................................181

5.3 CONFIGURATION DE L’IMPRESSION .........................................................................................184 5.3.1 L’impression texte .............................................................................................................184 5.3.2 L’impression graphique ....................................................................................................188

6. LES FAVORIS ...............................................................................................................................................192

7 GESTION DES FENÊTRES ........................................................................................................................194

8 ÉTAPES DE TRAVAIL.................................................................................................................................195

9 CONCLUSION...............................................................................................................................................196

1 Introduction

PAIE et GRH École – Saisie des transactions 1

1 INTRODUCTION Le document PAIE et GRH École – Saisie des transactions fourni à l’utilisateur d’une école l’information sur l’ensemble des outils mis à sa disposition dans PAIE et GRH pour effecteur son travail :

1. L’horaire de l’employé pour la déclaration des absences et le versement de la rémunération 2. Le générateur de dossiers et d’emplois pour l’ouverture d’un dossier 3. Le module Candidatures pour la recherche d’un candidat et l’ajout à la liste locale

Notez que le mot école est utilisé ici au sens large puisqu’il s’applique autant au centre de formation professionnelle ou au centre d’éducation aux adultes qu’à l’école primaire ou secondaire. Enfin, la mise en place des modules Décentralisation, Horaire de l’employé, Générateur de dossiers et d’emplois et Candidatures est un préalable à l’utilisation de PAIE et GRH à l’école.

2 Système PAIE et GRH

2 PAIE et GRH École – Saisie des transactions

2 SYSTÈME PAIE ET GRH Le système PAIE et GRH fonctionne dans l'environnement Windows. Son interface graphique permet l'utilisation tant de la souris que du clavier. Notez que les fenêtres de PAIE et GRH peuvent être manipulées de diverses façons : déplacées, changées de dimension, etc.


2.1 ACCÈS AU SYSTÈME Lorsque vous cliquez sur le raccourci du système PAIE et GRH, la fenêtre suivante s'affiche :

Inscrivez alors les paramètres que votre service des ressources humaines vous a attribués :

Section Identification

Code d'utilisateur : Cette information est obligatoire.

Attention! Votre code ne doit jamais être partagé avec un autre utilisateur. Si quelqu'un vous remplace ou vous aide, il devra utiliser son propre code d'utilisateur.

Votre code d'utilisateur : _________________________

Mot de passe : Cette information est obligatoire.

Attention! Votre mot de passe doit demeurer confidentiel. Au besoin, vous pouvez le changer vous-même (réf. : section 5.1).



Profil sécurité : Cette information est obligatoire; elle vous donne accès aux dossiers du personnel de votre établissement.

Votre (vos) Profil(s) sécurité : _________________________

_________________________

Session : Laissez cette information en blanc.

Laissez les paramètres de la section Données tests en blanc.

Complétez les paramètres de la section Données réelles :

Base de données : Cette information est obligatoire; il s'agit du nom de la base de données de PAIE et GRH de votre organisme.

Base de données de votre organisme : ________________________

Source ODBC : Cette information est obligatoire.

Source ODBC : ________________________

Cliquez ensuite sur la plaquette . Vous aurez accès au système PAIE et GRH si les informations inscrites correspondent à celles de votre profil.



2.2 SORTIE DU SYSTÈME Il est recommandé de sortir du système PAIE et GRH à la fin de la journée ou lorsque vous vous absentez de votre bureau (pendant le dîner, lors d'une réunion, etc.). Pour sortir du système PAIE et GRH, vous pouvez :

1. cliquer sur le qui se retrouve dans le coin supérieur droit 2. appuyer sur les touches « Alt » et « F4 » simultanément 3. sélectionner l'activité Sortie, au bas du menu Dossier

Notez que lorsqu'une fenêtre de PAIE et GRH est demeurée ouverte avant de fermer l'application, vous devez confirmer votre intention à l'aide de la fenêtre suivante :


3 Le dossier de l’employé

3 LE DOSSIER DE L’EMPLOYÉ

3.1 RECHERCHE D'UN DOSSIER Avant de pouvoir payer un employé ou le déclarer absent, il faut d'abord rechercher son dossier. Note : comme la fenêtre de recherche s'ouvre automatiquement lorsque vous accédez au système

PAIE et GRH, il est recommandé de laisser cette fenêtre ouverte en permanence et de la disposer de manière à l'atteindre facilement avec la souris. Cela permettra d’avoir accès aux dossiers des employés plus rapidement.



3.1.1 Recherche d’un employé (par nom légal)

Voici comment rechercher le dossier d'un employé en utilisant son nom légal :

1. Dans le haut de la fenêtre La recherche, sélectionnez les paramètres tel qu'illustré dans l'exemple ci-haut : Critère de recherche : Nom légal Type de dossier : Employé Nom légal : laissez ce champ en blanc Liste détaillée : laissez cette case cochée Rafraîchissement automatique : laissez cette case cochée

2. Cliquez ensuite sur la plaquette et répondez Oui à la question suivante :



3. Lorsque la liste du personnel auquel vous avez accès sera affichée dans la partie du bas de la fenêtre La recherche, tapez les premières lettres du nom légal de l'employé recherché; au besoin, utilisez les flèches du clavier ou la souris.

4. Lorsque la barre de sélection se retrouvera sur la ligne correspondant au dossier recherché, vous devrez confirmer votre choix en appuyant sur la touche Entrée du

clavier ou en cliquant sur la plaquette .

Conseil : après avoir confirmé votre choix, assurez-vous que le nom et le numéro matricule de l'employé soient affichés au bas de la fenêtre La recherche, à droite du champ Dossier traité.



3.1.2 Recherche d’un nouvel employé (par matricule empl. occ. ou NAS)

Lorsque l'employé recherché n'a jamais travaillé dans votre établissement, son dossier n'est pas accessible avec la recherche par nom légal (réf. : section 7.1.1). Dans ce cas, vous devez utiliser le numéro matricule de l'employé occasionnel ou son numéro d'assurance sociale (NAS) (si votre organisme ne masque pas le NAS) pour avoir accès à son dossier.

Voici comment procéder :

1. Dans la partie du haut, sélectionnez les paramètres suivants :

Critère de recherche : Matricule empl. occ. ou NAS Type de dossier : Employé NAS (ou Matricule) : inscrire le matricule de l'employé occasionnel

ou son NAS (si votre organisme ne masque pas le NAS)

Liste détaillée : laisser cette case cochée Rafraîchissement automatique : laisser cette case cochée



2. Cliquez ensuite sur la plaquette .

Attention : si le dossier ne s'affiche pas, consultez le tableau qui suit pour savoir comment procéder avec le message d'avertissement :

Message d'avertissment Signification

L'employé n'a jamais travaillé pour votre organisme; son dossier devra être créé avant de pouvoir le payer. Pour ce, utilisez le générateur de dossiers et d'emplois (section 3.8) ou contactez votre service des ressources humaines.

Le matricule de l'employé occasionnel ou le numéro d'assurance sociale inscrit appartient à un employé régulier qui travaille dans un autre établissement. Vous n'êtes donc pas autorisé à consulter ce dossier.



3.1.3 Filtrer les dossiers

Le filtre permet de rechercher les dossiers selon des critères élaborés. Pour l'utiliser, procédez comme suit :

1. Ouvrez la fenêtre La recherche.

2. Cliquez ensuite sur l'icône du filtre . La fenêtre suivante s'affiche :

3. Précisez un nom de requête, des critères de recherche et cliquez sur l'icône de sauvegarde afin de conserver votre requête. Cliquez ensuite sur la plaquette

afin de faire afficher le résultat de la recherche.

Voici un exemple de requête :

Requête 1 : lister les suppléants de moins de 20 jours



3.2 DOSSIER PRINCIPAL

3.2.1 Identification La fenêtre Identification vous donne accès à l'ensemble des coordonnées de l'employé : ses nom et prénom, son adresse, ses numéros de téléphone, etc. Notez que vous pouvez modifier certaines informations, soit celles qui sont accessibles. Cela vous permet, par exemple, d'effectuer un changement d’adresse lorsque l'employé déménage. Pour y avoir accès, il suffit de sélectionner l'activité Dossier principal du menu Dossier.



La fenêtre suivante s'affiche :

L'utilisateur d'un centre de gestion ou d'un regroupement a accès aux informations suivantes :

Nom du conjoint Ces informations sont facultatives. Prénom du conjoint :

Adresse : Cette information est nécessaire pour acheminer le courrier

destiné à l'employé. En effet, l'adresse apparaît sur le chèque ou le relevé de salaire de l'employé, sur le relevé d'emploi, etc.



Code postal : Le code postal est nécessaire pour l'envoi des feuillets fiscaux aux ministères du revenu. Notez que si le code postal ne correspond pas au format LCL CLC (où L = Lettre et C = Chiffre), vous obtenez le message d'avertissement suivant :

Téléphone au domicile, Téléphone au travail, Cellulaire, Téléavertisseur, Téléphones d'urgence : Cette information est facultative; notez que l'indicatif

régional est obligatoire lorsqu’on inscrit un numéro de téléphone.

Adresse électronique, Adresse électronique (portail) : Cette information est facultative.

Contact d’urgence 1 et 2 : Cette information est facultative.

Langue de correspondance : Inscrire le choix désiré.

Conseil : utiliser le dictionnaire .

Cliquez sur l'icône de sauvegarde .



3.2.2 Bottin des employés Le bottin des employés vous permet d'imprimer des informations provenant de la fenêtre Identification (réf.: section 3.2.1). Vous pouvez, par exemple, imprimer une liste de numéros de téléphone des suppléants qui travaillent chez-vous. Pour imprimer ce rapport, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’activité Bottin des employés – Impression graphique du menu Listes.




2. Indiquez pour qui vous désirez le bottin. Conseil : utilisez le filtre . Si vous laissez l’information de l’onglet Sélection des employés en blanc, le bottin sera imprimé pour tous les employés de votre école ou votre centre.



3. Cliquez sur l’onglet Traitement et spécifiez, si vous le désirez, des paramètres de

sélections supplémentaires.




4. Cliquez sur l’onglet Impression et révisez les paramètres suivants :

Type d’impression : Position de la première étiquette : Nombre de copies d’une étiquette :

Choisissez « Bottin ». Laissez la valeur affichée par défaut. Laissez la valeur affichée par défaut.

Critères de tri : Choisissez un critère.

Saut de page : Sous-titre :

Cette information est facultative. Cette information est facultative.

5. Cliquez sur la plaquette et révisez les options d’impression.



3.2.2.1 Exemple du bottin des employés



3.3 DÉCLARATION DES ABSENCES Toute absence du personnel régulier (payé de façon automatique par PAIE et GRH) doit être consignée au dossier de l'employé et autorisée par le gestionnaire concerné. De ce fait, la déclaration des absences dans PAIE et GRH se résume comme suit :

1. Saisie de l'absence dans le dossier de l'employé 2. Versement de la rémunération au suppléant (réf. : section 3.3.4) 3. Impression des rapports (réf. : sections 3.3.8 à 3.3.11) :

Rapports À imprimer Signature À conserver

Attestation d'absences Avant calcul De la personne absente OUI

Feuille de route du suppléant Avant calcul NON NON

Listes de contrôle Avant calcul NON NON

Autorisation des absences déclarées Après calcul Du gestionnaire attitré OUI

L’Horaire global constitue l’outil idéal pour déclarer les absences puisqu’il allie convivialité et rapidité. Notez qu’il peut aussi être utilisé pour enregistrer l’absence lorsque le dossier ne contient pas l’horaire de l’employé. Les sections qui suivent illustrent quelques situations courantes :

• absence d’un enseignant pour une période, une journée ou plusieurs jours • absence avec suppléance • absence lors d’une journée pédagogique • absence d’une éducatrice en service de garde • absence enregistrée sans l’horaire de l’employé


3.3.1 Absence d’une période Dans cet exemple, un enseignant ne se présente pas à sa première période de la journée. Voici comment procéder pour saisir l’absence avec l’Horaire global :

1. Recherchez le dossier de l'employé (réf. : section 3.1). 2. Sélectionnez l’activité Horaire global du menu Dossier.




3. Sélectionnez la plage horaire correspondant à la période de l’absence et cliquez sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel. Sélectionnez ensuite Absence – Déclarer … .



La fenêtre suivante s’affiche :

4. Complétez le Motif; utilisez le dictionnaire (ou Ctrl + L) au besoin.

5. Révisez les autres informations.

Attention! Si vous obtenez le message « Il y a plus d'un emploi automatique

actif à cette date » terminez le générateur actuel et si l'employé s'est absenté de ses autres emplois, inscrivez un générateur pour chacun des autres emplois en cause.



6. Enregistrez le générateur d’absences en cliquant sur l'icône de sauvegarde (ou Ctrl + S). Si le générateur d'absences n'est pas À autoriser et qu'il ne débute pas dans une période de paie ultérieure à la période courante, le système procède automatiquement à la génération des absences et vous affiche la fenêtre suivante :

Attention! Si un message se retrouve sous la colonne Erreur, double-cliquez sur la ligne concernée pour afficher la description du message.

7. Cliquez à nouveau sur l'icône de sauvegarde (ou Ctrl + S). L’Horaire global s’affiche à nouveau avec l’absence enregistrée.



8. Pour imprimer l’attestation d’absence immédiatement, sélectionnez la plage horaire correspondant à la période de l’absence et cliquez sur le bouton droit de la souris afin d’afficher le menu contextuel. Sélectionnez ensuite Absence – Attestation. La fenêtre suivante s’affiche :

9. Révisez, au besoin, les paramètres d’impression :

Liste détaillée : Imprimer les remplaçants : Imprimer le cheminement :

Indiquez si vous désirez imprimer sur l’attestation toute l’information disponible. Indiquez « Oui ». Peut être laissé à « Non », selon que vous utilisez ou non le cheminement d’approbation.

Critères de tri :

Laissez ce champ en blanc.

Saut de page : Laissez ce champ en blanc.

Une feuille par employé :

Indiquez « Oui ».



10. Cliquez sur la plaquette . La fenêtre suivante s’affiche :

Révisez les paramètres de chaque rapport. Au besoin, ils peuvent être initialisés avec les outils

d’impression graphique (réf. : section 5.3.2). Cliquez sur la plaquette . Consultez l’exemple de la section 3.3.10.3.



3.3.2 Absence d’une journée Dans cet exemple, l’enseignant s’absente une journée complète. Voici comment procéder pour saisir l’absence avec l’Horaire global :

1. Recherchez le dossier de l'employé (réf. : section 3.1).

2. Sélectionnez l’activité Horaire global du menu Dossier.




3. Sélectionnez la journée : cliquer sur la plage horaire correspondant à la première période d’absence, appuyer sur la touche Ctrl et, tout en laissant celle-ci enfoncée, cliquer sur la dernière plage horaire de la journée. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel et sélectionnez Absence – Déclarer … .




4. Complétez le Motif; utilisez le dictionnaire (ou Ctrl + L) au besoin. 5. Révisez les autres informations

Attention! Si vous obtenez le message « Il y a plus d'un emploi automatique actif à cette date » terminez le générateur actuel et si l'employé s'est absenté de ses autres emplois, inscrivez un générateur pour chacun des autres emplois en cause.




Attention! Si un message se retrouve sous la colonne Erreur, double-cliquez sur la ligne concernée pour afficher la description du message.

7. Cliquez à nouveau sur l'icône de sauvegarde (ou Ctrl + S). L’Horaire global s’affiche à nouveau avec l’absence enregistrée.







Critères de tri :




Indiquez « Oui ».



10. Cliquez sur la . La fenêtre suivante s’affiche :

11. Révisez les paramètres de chaque rapport. Au besoin, ils peuvent être initialisés avec les

outils d’impression graphique (réf. : section 5.3.2). Cliquez sur la plaquette .

Consultez ’exemple de la section 3.3.10.3.



3.3.3 Absence de plus d’une journée Dans cet exemple, l’enseignant s’est absenté pendant trois (3) jours. Voici comment procéder pour saisir l’absence avec l’Horaire global :






3. Sélectionnez les journées concernées : cliquer sur la plage horaire correspondant à la première période de la première journée d’absence, appuyer sur la touche Ctrl et, tout en laissant celle-ci enfoncée, cliquer sur la dernière plage horaire de la dernière journée d’absence. Cliquez finalement sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel et sélectionnez Absence – Déclarer … .




4. Complétez le Motif; utilisez le dictionnaire (ou Ctrl + L) au besoin. 5. Révisez les autres informations. Notez que la durée demeure en blanc lorsque l’absence

couvre une période de plus d’une journée; elle sera évaluée au moment de la génération. Attention! Si vous obtenez le message « Il y a plus d'un emploi automatique actif à cette date » terminez le générateur actuel et si l'employé s'est absenté de ses autres emplois, inscrivez un générateur pour chacun des autres emplois en cause.




Attention! Si un message se retrouve sous la colonne Erreur, double-

cliquez sur la ligne concernée pour afficher la description du message.

7. Cliquez à nouveau sur l'icône de sauvegarde (ou Ctrl + S). L’Horaire global s’affiche à

nouveau avec les absences enregistrées.



8. Pour imprimer l’attestation d’absence immédiatement, sélectionnez la plage horaire correspondant à la période de l’absence et cliquez sur le bouton droit de la souris afin d’afficher le menu contextuel. Sélectionnez ensuite Absence - Attestation. La fenêtre suivante s’affiche :




Critères de tri :




Indiquez « Oui ».






Consultez l’exemple de la section 3.3.10.3.



3.3.4 Absence avec suppléance Cet exemple constitue une suite à celui de la section 3.3.3. Ici, l’enseignante absente pendant deux jours est remplacée par le même suppléant. Voici comment procéder pour payer le suppléant en utilisant l’Horaire global :

1. Ouvrez l’Horaire global de l’enseignant absent. Après avoir enregistré les absences (réf. : section 3.3.3), sélectionnez toutes les plages horaires correspondant aux périodes pour lesquelles le suppléant a remplacé l’enseignant; utilisez la touche Ctrl. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et choisir Remplaçant – Rechercher et déclarer le(s) paiement(s) … dans le menu contextuel.




2. Recherchez le suppléant et cliquez sur la plaquette ou appuyez sur la touche Entrée.



La fenêtre du paiement de suppléance s’affiche :

3. Révisez les informations générées pour la première journée de suppléance; si l’emploi recherché n’est pas défini au dossier, utilisez le générateur de dossiers et d’emplois (réf. : section 3.9, étape 4). Enregistrez la transaction; le paiement de la deuxième journée s’affiche aussitôt. Révisez et enregistrez chacune des transactions qui suivent.



Après l’enregistrement de la dernière transaction, le retour s’effectue sur l’Horaire global de l’employé absent avec les périodes de suppléance.



4. Pour noter les instructions émises par l’enseignant absent à l’attention du suppléant, il suffit de sélectionner les journées concernées et de choisir Instructions … dans le menu contextuel (bouton droit de la souris).




5. Complétez les instructions; si une activité nécessite plus d’espace, utilisez l’édition étendue (icône ). Enregistrez ensuite les instructions.

6. Pour imprimer l’horaire du suppléant (feuille de route), il suffit de sélectionner les journées

concernées et choisir Remplaçant – Imprimer l’horaire du remplaçant dans le menu contextuel (bouton droit de la souris).




7. Révisez les paramètres d’impression et cliquez sur la plaquette . Notez que ces paramètres peuvent être initialisés avec les outils d’impression graphique (réf. : section 5.3.2).

8. Pour imprimer une confirmation de paiement, se référer à la section 3.4.5.



3.3.5 Absence lors d’une journée pédagogique Dans cet exemple, l’enseignante s’absente une journée pédagogique. Voici comment procéder pour saisir l’absence avec l’Horaire global :






3. Sélectionnez la journée au complet en cliquant sur le premier rectangle, sur la touche Ctrl (qui doit rester enfoncée) et le dernier rectangle. Cliquez finalement sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel et sélectionnez Absence – Déclarer … .




4. Complétez le Motif; utilisez le dictionnaire (ou Ctrl + L) au besoin.







nouveau avec l’absence enregistrée.







Critères de tri :




Indiquez « Oui ».









3.3.6 Absence d’une éducatrice en service de garde Dans cet exemple, l’éducatrice en service de garde s’absente l’avant-midi. Note : comme l’employé a droit à une prime d’horaire brisé les lundis, mardis et mercredis, cette

prime est rattachée à son horaire et lui sera versée automatiquement à chaque période de paie sans qu’on ait besoin de la lui verser manuellement par paiement sur pièce.

Voici comment procéder pour saisir l’absence avec l’Horaire global :






3. Sélectionnez les périodes concernées; pour ce faire, il suffit de cliquer sur la plage horaire correspondant à la première période d’absence, d’appuyer sur la touche Ctrl et, tout en laissant celle-ci enfoncée, cliquer sur la dernière plage horaire de l’avant-midi. Cliquez finalement sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel et sélectionnez Absence – Déclarer … .





4. Complétez le Motif; utilisez le dictionnaire (ou Ctrl + L) au besoin. 5. Révisez les autres informations

Attention! Si vous obtenez le message « Il y a plus d'un emploi automatique actif

à cette date » terminez le générateur actuel et si l'employé s'est absenté de ses autres emplois, inscrivez un générateur pour chacun des autres emplois en cause.

6. Enregistrez le générateur d’absences en cliquant sur l'icône de sauvegarde (ou Ctrl + S). Dans l’exemple précédent, le générateur d'absences est À autoriser (Force majeure); il demeure donc au dossier et sera pris en charge par l’équipe de paie.

Note : la mention Horaire brisé, le lundi 20 février 2006, qui s’affiche après enregistrement

de l’absence signifie que la prime d’horaire brisé ne sera pas versée lors du prochain calcul de paie puisque l’employé n’y a plus droit pour cette journée. Si l’absence est enregistrée en retard et que la prime a déjà été versée lors d’un calcul précédent, la prime d’horaire brisé sera récupérée au prochain calcul de paie.


7. L’Horaire global s’affiche à nouveau avec l’absence enregistrée.







Critères de tri :




Indiquez « Oui ».







3.3.7 Absence enregistrée sans l’horaire de l’employé Dans cet exemple, l’enseignant s’absente une période. Notez qu’il n’y a pas d’horaire à son dossier mais que l’Horaire global est quand même utilisé. Voici comment procéder :






3. Cliquez sur les plages horaires correspondant à la période d’absence en utilisant la touche Ctrl. Cliquez finalement sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel et sélectionnez Absence – Déclarer … .




4. Révisez les paramètres suivants : Heures : Indiquez l’heure de début et l’heure de fin de la période d’absence. Emploi : Si vous obtenez le message « Il y a plus d'un emploi automatique

actif à cette date » terminez le générateur actuel et si l'employé s'est absenté de ses autres emplois, inscrivez un générateur pour chacun des autres emplois en cause.

Motif : Utilisez le dictionnaire (ou Ctrl + L) au besoin. Durée/jour : Révisez la durée correspondant à la période d’absence.







nouveau avec l’absence enregistrée.



7. Pour l’impression de l’attestation d’absence, la fenêtre Attestation d’absence s’affiche

immédiatement. Sinon, sélectionnez la plage horaire correspondant à la période de l’absence et cliquez sur le bouton droit de la souris afin d’afficher le menu contextuel. Sélectionnez ensuite Absence – Attestation. La fenêtre suivante s’affiche :




Critères de tri :




Indiquez « Oui ».









3.3.8 Impression de l’horaire du remplaçant Ce rapport permet au suppléant d’obtenir les coordonnées du remplacement. Pour l'imprimer, procéder comme suit :

1. Recherchez le dossier de l'employé absent (réf. : section 3.1). 2. Sélectionnez l’activité Horaire global du menu Dossier.




3. Sélectionnez les journées concernées et choisissez Imprimer l’horaire du remplaçant… du menu contextuel (bouton droit de la souris). La fenêtre suivante s’affiche :







3.3.8.1 Exemple de la Liste de l’horaire


3.3.9 Impression des listes de contrôle Les Listes de contrôle permettent de valider les absences enregistrées dans PAIE et GRH avec celles que vous avez consignées au cours du cycle de paie.

Attention! Ce rapport doit être imprimé avant le calcul de paie. Pour les imprimer :

1. Sélectionnez l’activité Listes de contrôle du menu Listes :




2. Laissez en blanc l’information de l’onglet Sélection des employés et cliquez sur l’onglet Traitement. Révisez ensuite les paramètres suivants :

Type de transaction : Cochez les cases «Paiements sur pièce

décentralisés», «Paiements d’absence» et «Générateurs d’absences».

Dates de saisie : Inscrivez la période pendant laquelle les transactions à imprimer ont été saisies.

Code de l’utilisateur : Cochez la case correspondant à votre code utilisateur.

Session : Laissez ce champ en blanc.

Sélection des transactions : Choisissez « Tous ».




Critères de tri paiements : Choisissez un critère.

Critères de tri déductions diverses : Laissez ce champ en blanc.

Totaux : Indiquez « Non ».

Saut de page à chaque employé : Indiquez « Non ».

Sous-titre : Cette information est optionnelle.









3.3.9.1 Exemple du rapport Listes de contrôle


3.3.10 Impression de l’attestation d’absences L'Attestation d'absences permet de confirmer les informations saisies; elle doit être signée par l'employé absent et conservée à votre école (ou centre). Il y a deux (2) façons d'imprimer l'attestation d'absences :

1. Par le dossier, après avoir saisi un générateur d'absences. 2. En lot, par le menu Listes, après avoir terminé la saisie de toutes les absences.

3.3.10.1 Par le dossier

1. Pour imprimer l’attestation d’absence immédiatement, complétez les paramètres de la fenêtre qui s’affiche automatiquement (voir plus bas) ou sélectionnez la plage horaire correspondant à la période de l’absence, cliquez sur le bouton droit de la souris afin d’afficher le menu contextuel et sélectionnez ensuite Absence – Attestation. La fenêtre suivante s’affiche :





Indiquez si vous désirez imprimer toute l’information disponible sur l’attestation. Indiquez « Oui ». Peut être laissé à « Non », selon que vous utilisez ou non le cheminement d’approbation.

Critères de tri :

Choisissez un critère.



Indiquez « Oui ».







3.3.10.2 En lot Pour imprimer les attestations après avoir terminé la saisie de toutes les absences, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’activité Attestation d'absences du menu Listes :





Dates effectives : Laissez l’information en blanc, à moins de vouloir

réimprimer l’attestation d’une absence qui se trouve à l’historique des absences.

Date de saisie : Inscrivez la période pendant laquelle les transactions à imprimer ont été saisies.

Corps d’emploi : Laissez l’information en blanc, à moins de vouloir imprimer l’attestation d’absence pour certaines catégories d’emploi.

Lieux de travail : Laissez l’information en blanc. Cependant, si vous avez accès aux dossiers de plus d’une école ou d’un centre, vous pouvez imprimer les attestations pour certaines écoles ou certains centres.

Type de transaction : Cochez toutes les cases, excepté celle de l’historique des absences.

Modifié par l’utilisateur courant seulement :

Inscrivez ‘Oui’.





Indiquez si vous désirez imprimer toute l’information disponible sur l’attestation. Indiquez « Oui ». Peut être laissé à « Non », selon que vous utilisez ou non le cheminement d’approbation.

Critères de tri :

Choisissez un critère.



Indiquez « Oui ».








3.3.10.3 Exemple du rapport Attestation d'absences



3.3.11 Impression de l’autorisation des absences déclarées Ce rapport permet au gestionnaire attitré, d'autoriser les absences traitées par le calcul de paie; il doit être imprimé après le calcul de paie et être signé et conservé à votre école ou centre. Voici comment procéder pour imprimer ce rapport :

1. Sélectionnez l’activité Autorisation des paiements et des absences – Autorisation des paiements et/ou des absences, impression graphique du menu Listes.




2. Laissez en blanc l’information de l’onglet Sélection des employés et cliquez sur l’onglet

Traitement. Révisez ensuite les paramètres suivants :

Période(s) de paie : Indiquez pour quelle période de paie vous désirez imprimer le rapport. Notez que le système affiche la dernière période de paie calculée par défaut.

Lieux de travail : Laissez l’information en blanc.

Codes de paiement : Laissez l’information en blanc.

Comptes budgétaires : Laissez l’information affichée, laquelle correspond aux comptes budgétaires autorisés pour votre école ou votre centre.

Projets : Laissez l’information en blanc.

Mode de rémunération et corrections : Choisissez la valeur ‘1 – Sur pièce’.




Listes : Imprimer le cheminement : Indicateur chèques annulés :

Sélectionnez les deux listes. Peut être laissé à « Non », selon que vous utilisez ou non le cheminement d’approbation. Laissez la valeur par défaut.

Couleur d’impression chèques annulés :

Laissez la valeur par défaut.

Regroupement Autorisation des absences déclarées Critères de tri : Choisissez un critère.

Saut de page à chaque employé : Indiquez ‘Non’.

Une feuille par employé : Indiquez ‘Oui’.

Sous-titre :

Laissez cette information en blanc.






Regroupement Autorisation des paiements versés


Saut de page : Faites un choix.

Sous-titre : Laissez cette information en blanc.




3.3.11.1 Exemple du rapport Autorisation des absences déclarées



3.4 VERSEMENT DE LA RÉMUNÉRATION Avec PAIE et GRH, l'employé doit être rémunéré à la pièce lorsqu'il :

agit comme employé à statut temporaire qui en remplace un autre donne des cours à la leçon ou à taux horaire effectue de la surveillance ou une tâche en surcroît (temps supplémentaire, etc.)

Attention! Lorsqu'un employé détient un poste, un contrat ou qu'il remplace un autre

employé depuis plus de 6 mois, il ne faut pas saisir de transactions pour le rémunérer puisqu’il sera payé automatiquement par PAIE et GRH.

Le versement de la rémunération consiste donc à :

1. Saisir le paiement dans le dossier de l'employé.

2. Imprimer les rapports (sections 3.4.4 à 3.4.6).

Rapport Imprimé Signature Conservé

Confirmation des paiements Avant calcul NON NON Listes de contrôle Avant calcul NON NON Autorisation des paiements versés Après calcul Du gestionnaire attitré OUI

L’Horaire global constitue l’outil idéal pour saisir un paiement puisqu’il allie convivialité et rapidité. Notez qu’il peut aussi être utilisé pour enregistrer le paiement lorsque le dossier ne contient pas l’horaire de l’employé. Les sections qui suivent illustres quelques situations courantes : paiement de suppléance, paiement pour des cours à la leçon, paiement à un surveillant de dîneurs ou à une éducatrice en service de garde.


3.4.1 Paiement de suppléance Dans cet exemple, le suppléant a remplacé pendant trois (3) jours un enseignant. Voici comment procéder pour payer le suppléant avec l’Horaire global :

1. Recherchez (réf. : section 3.1) le dossier de l'employé absent.

2. Sélectionnez l’activité Horaire global (menu Dossier).






3. Après avoir enregistré l’absence (réf. : section 3.3.3), sélectionnez toutes les plages horaires correspondant aux périodes pour lesquelles le suppléant a remplacé l’enseignant (utilisez la touche Ctrl). Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et choisissez Remplaçant ► Rechercher et déclarer le(s) paiement(s) … dans le menu contextuel. La fenêtre suivante s’affiche :



4. Recherchez le suppléant et cliquez sur la plaquette (ou appuyez sur la touche Entrée). La fenêtre du paiement de suppléance s’affiche :

5. Révisez les informations générées pour la première journée de suppléance; si l’emploi recherché n’est pas défini au dossier, utilisez le générateur de dossiers et d’emplois (réf. : section 3.9, étape 4). Enregistrez la transaction; le paiement de la deuxième journée s’affiche aussitôt. Révisez et enregistrez chacune des transactions qui suivent.



Après l’enregistrement de la dernière transaction, le retour s’effectue sur l’Horaire global de l’employé absent avec les périodes de suppléance.



6. Pour noter les instructions de l’enseignant absent, émises à l’attention du suppléant, il suffit de sélectionner les journées concernées et de choisir Instructions … dans le menu contextuel (bouton droit de la souris).




7. Complétez les instructions; si une activité nécessite plus d’espace, utilisez l’édition

étendue (icône ). Enregistrez les instructions.

8. Pour imprimer l’horaire du suppléant (feuille de route), il suffit de sélectionner les journées concernées et choisir Remplaçant – Imprimer l’horaire du remplaçant dans le menu contextuel (bouton droit de la souris).





10. Pour imprimer une confirmation de paiement, référez-vous à la section 3.4.5.



3.4.1.1 Exemple de l’impression de l’horaire, aussi appelé feuille de route :



3.4.2 Paiement de cours à la leçon Dans cet exemple, l’enseignant a un contrat à la leçon. Voici comment procéder pour payer cet enseignant avec l’Horaire global :






3. Sélectionnez toutes les plages horaires correspondant aux leçons à payer; utilisez la touche Ctrl. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et choisir Paiement ► Déclarer … dans le menu contextuel.




4. Inscrivez l’Emploi (si l’emploi recherché n’est pas défini au dossier, utilisez le Générateur de dossiers et d’emplois; réf. : section 3.9, étape 4), le Type de paiement et le Motif du compte. Utilisez le dictionnaire au besoin. Enregistrez ensuite le paiement ; le retour s’effectue avec le paiement de leçons inscrit à l’Horaire global de l’employé.



5. Sélectionnez à nouveau toutes les plages horaires correspondant aux leçons payées;

utilisez la touche Ctrl. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et choisissez Paiement ► Répéter … dans le menu contextuel. La fenêtre suivante s’affiche :



6. Révisez les paramètres de répétition :

Période : définissez la période de répétition. Répétition : sélectionnez Tous les jours cycle X de l’école/grille. Exclusions : laissez toutes les cases cochées, excepté lorsque vous voulez répéter des paiements à la leçon pour des cours d’été.

Laissez la case Réévaluer selon l’horaire en blanc et cliquez sur la plaquette . Lorsque les paiements auront été générés, le message suivant s’affichera :

Le retour s’effectue avec les paiements de leçons inscrits à l’Horaire global de l’employé pour la période concernée.




3.4.3 Paiement de surveillance de dîneurs Dans cet exemple, l’employé travaille tous les midis pour surveiller les dîneurs. Voici comment procéder pour payer ce surveillant d’élèves avec l’Horaire global :





3. Sélectionnez toutes les plages horaires correspondant aux heures à payer; utilisez la touche Ctrl. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et choisir Paiement ► Déclarer … dans le menu contextuel.




4. Inscrire l’Emploi (si l’emploi recherché n’est pas défini au dossier, utilisez le Générateur de dossiers et d’emplois; réf. : section 3.9, étape 4), le Type de paiement et le Motif du compte. Utilisez le dictionnaire au besoin. De plus, réajustez les heures si nécessaire. Enregistrez ensuite le paiement ; le retour s’effectue avec le paiement inscrit à l’Horaire global de l’employé.



5. Sélectionnez à nouveau la plage horaire correspondant au paiement versé. Cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et choisissez Paiement ► Répéter … dans le menu contextuel. La fenêtre suivante s’affiche :



6. Révisez les paramètres de répétition :

Période : définissez la période de répétition. Répétition : sélectionnez Tous les jours du calendrier. Exclusions : laissez toutes les cases cochées.

7. Cliquez sur la plaquette . Lorsque les paiements auront été générés, le message suivant s’affichera :

Le retour s’effectue avec les paiements de leçons inscrits à l’Horaire global de l’employé pour la période concernée.




3.4.4 Impression des listes de contrôle Les Listes de contrôle permettent de valider les paiements que vous avez saisis dans PAIE et GRH avec ceux que vous avez consignés au cours du cycle de paie.

Attention! Ce rapport doit être imprimé avant le calcul de paie. Pour les imprimer :

1. Sélectionnez l’activité Listes de contrôle du menu Listes.





Type de transaction : Cochez les cases «Paiements sur pièce

décentralisés», «Paiements d’absence» et «Générateurs d’absences».


Code utilisateur : Cochez la case correspondant à votre code utilisateur.

Session : Laissez ce champ en blanc.

Sélection des transactions : Choisissez « Tous ».




Critères de tri paiements : Choisissez un critère.

Critères de tri déductions diverses : Laissez ce champ en blanc.

Totaux : Indiquez « Non ».

Saut de page à chaque employé : Indiquez « Non ».

Sous-titre : Cette information est optionnelle.









3.4.4.1 Exemple du rapport Listes de contrôle


3.4.5 Impression de la confirmation de paiements La Confirmation des paiements présente à l'employé un résumé de la rémunération qu'il va éventuellement recevoir.

Attention! Ce rapport peut être imprimé avant le calcul de paie.

De plus, il n’est pas nécessaire de conserver une copie de ce rapport puisqu'il est destiné uniquement à l'employé que vous payez.

Il y a deux (2) façons d'imprimer la confirmation des paiements :

1. Par le dossier, après avoir enregistré le paiement sur pièce. 2. En lot, par le menu Listes, après avoir terminé la saisie de tous les paiements.

3.4.5.1 Par le dossier Lorsque la saisie du paiement est terminée (réf. : section 3.4) :







2. Sélectionnez les plages horaires correspondant aux paiements à imprimer, cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez Paiement – Confirmation dans le menu contextuel. La fenêtre suivante s’affiche :

3. Révisez, au besoin, les paramètres d’impression

Imprimer les remplacés : Indiquez ‘Oui’.

Imprimer les heures : Indiquez ‘Oui’.

Imprimer le cheminement : Peut être laissé à « Non », selon que vous utilisez ou non le cheminement d’approbation.

Critères de tri : Faites un choix.





4. Cliquez sur la plaquette . La fenêtre suivante s’affiche.






3.4.5.2 En lot Si vous préférez imprimer les confirmations des paiements après avoir terminé la saisie de tous les paiements, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’activité Confirmation des paiements du menu Listes.





Dates effectives : Laissez l’information en blanc, à moins de vouloir imprimer une transaction précise.


Corps d’emploi : Laissez l’information en blanc, à moins de vouloir imprimer la confirmation de paiement pour certaines catégories d’emploi.

Lieux de travail : Laissez l’information en blanc. Cependant, si vous avez accès aux dossiers de plus d’une école ou d’un centre, vous pouvez imprimer les confirmations de paiements pour certaines écoles ou certains centres.

Modifié par l’utilisateur courant seulement :

Inscrivez ‘Oui’.



3. Cliquez sur l’onglet Impression; la fenêtre suivante s’affiche :


Imprimer les remplacés : Indiquez ‘Oui’.

Imprimer les heures : Indiquez ‘Oui’.

Imprimer le cheminement : Peut être laissé à « Non », selon que vous utilisez ou non le cheminement d’approbation.











3.4.5.3 Exemple du rapport Confirmation des paiements



3.4.6 Impression de l’autorisation des paiements versés Ce rapport permet au gestionnaire attitré d'autoriser la rémunération versée lors du calcul de paie.

Attention! Ce rapport doit être imprimé après le calcul de paie. De plus, il doit être signé et conservé à votre école ou votre centre.

Voici comment procéder pour imprimer ce rapport :

1. Sélectionnez l’activité Autorisation des paiements et des absences – Autorisation des paiements et/ou des absences, impression graphique du menu Listes.






Période(s) de paie : Indiquez pour quelle période de paie vous désirez imprimer le rapport. Notez que le système affiche la dernière période de paie calculée par défaut.

Lieux de travail : Laissez l’information en blanc.

Codes de paiement : Laissez l’information en blanc.

Comptes budgétaires : Laissez l’information affichée, laquelle correspond aux comptes budgétaires autorisés pour votre école ou votre centre.

Projets : Laissez l’information en blanc.

Mode de rémunération et corrections :

Choisissez la valeur ‘1 – Sur pièce’.




Listes : Imprimer le cheminement : Indicateur chèques annulés :

Sélectionnez les deux listes. Peut être laissé à « Non », selon que vous utilisez ou non le cheminement d’approbation. Laissez la valeur par défaut.

Couleur d’impression chèques annulés :

Laissez la valeur par défaut.

Regroupement Autorisation des absences déclarées Critères de tri : Choisissez un critère.

Saut de page à chaque employé : Indiquez ‘Non’.


Sous-titre :

Laissez cette information en blanc.




Regroupement Autorisation des paiements versés


Saut de page : Faites un choix.

Sous-titre : Laissez cette information en blanc.






3.4.6.1 Exemple du rapport Autorisation des paiements versés


3.5 DOSSIER COMPLÉMENTAIRE

3.5.1 Les banques de congés Lors de la déclaration des absences (réf.: section 3.3), il peut s'avérer utile de consulter les soldes des banques de congés auxquels l'employé a droit pour comprendre le traitement appliqué par PAIE et GRH. Voici comment l'obtenir :

1. Recherchez d'abord le dossier de l'employé (réf.: section 3.1).

2. Sélectionnez ensuite l’activité Banques de congé du menu Dossier complémentaire.




Notez que l’information de cette fenêtre est accessible en consultation seulement. On y retrouve les différentes banques avec le nombre de jours auquel l’employé avait droit en début d’année ou en début de contrat (jours alloués). Quant au solde de chaque banque, il est affecté par l’enregistrement des absences (réf. au dossier section 3.3).



3.5.2 État des banques de congés Vous pouvez imprimer les soldes des banques de congés des employés de deux manières :

1. À partir de la section Banques de congé du dossier de l’employé. 2. En lot, par le menu Listes.

3.5.2.1 Par le dossier

1. Recherchez le dossier de l’employé (réf. : section 3.1). 2. Sélectionnez ensuite l’activité Banques de congé du menu Dossier complémentaire.




3. Cliquez sur l’icône d’impression; la fenêtre suivante s’affiche :



4. Révisez les paramètres d’impression. Au besoin, ils peuvent être initialisés avec les outils

d’impression graphique (réf. : 5.3.2). Cliquez sur la plaquette .

Voici un exemple :



3.5.2.2 En lot

1. Sélectionnez l’activité État des banques de congé – Impression graphique du menu Listes.






Banques de congé – Codes de banque : Choisissez les banques pour lesquelles vous désirez obtenir le solde. Pour sélectionner toutes les banques, il vous suffit de cliquer

sur la plaquette .



3. Cliquez sur l’onglet Impression et complétez les paramètres suivants :


Saut de page à chaque employé : Faites un choix.

Sous-titre : Laissez ce champ en blanc.







d’impression graphique (réf. : 5.3.2). Cliquez sur la plaquette .

Voici un exemple :



3.6 GRH

3.6.1 La fiche d'assiduité La fiche d'assiduité constitue une façon plus conviviale de consulter l'historique des absences. De plus, elle permet d'imprimer les transactions. Voici comment consulter la fiche d'assiduité :

1. Recherchez d'abord le dossier de l'employé (réf.: section 3.1). 2. Sélectionnez ensuite l’activité GRH - Fiche d'assiduité du menu Dossier.





3. Dans le coin supérieur droit, inscrivez le 1er jour du mois à partir duquel vous voulez obtenir la fiche d'assiduité et cliquez sur la plaquette . Les absences de cette période seront représentées par des plages en couleur. Notez que vous pouvez obtenir la légende des couleurs en cliquant sur la plaquette .

4. Pour obtenir plus d'information au sujet d'une journée d'absence, cliquez sur la plage correspondant à cette journée; un résumé s'affichera dans le regroupement, en haut à droite : la date du jour sélectionné, la durée des absences, les emplois concernés, les régimes et motifs d'absence et la description des motifs.

5. Double-cliquez sur une ligne qui se retrouve dans le regroupement afin d'obtenir le

détail de l'absence, tel qu'il se retrouve dans l'historique.


6. Pour imprimer La liste de l'historique des absences selon la période sélectionnée dans la fiche d'assiduité, cliquez sur l'icône d'impression . Voici un exemple :



3.7 HISTORIQUES

3.7.1 L'historique des absences Les absences saisies au dossier (réf.: section 3.3) sont transférées lors du calcul de paie dans l'historique des absences. Pour consulter ce dernier, procédez comme suit :

1. Recherchez d'abord le dossier de l'employé (réf. : section 3.1).

2. Sélectionnez ensuite l’activité Historiques - Absences du menu Dossier.




3. Pour consulter une période différente, complétez les dates Du et Au et cliquez sur la

plaquette ou, cliquez sur les icônes précédent ou suivant .



3.7.2 La consultation de paie Les paies remises à l’employé peuvent être consultées dans le dossier en procédant comme suit :

1. Recherchez d’abord le dossier de l’employé (réf. : section 3.1). 2. Sélectionnez ensuite l’activité Historiques - Consultation de paie du menu Dossier.




3. Double-cliquez sur la ligne de la paie à consulter; la fenêtre suivante s’affiche :



3.7.3 Suivi des paiements Les paiements saisis au dossier (réf.: section 3.4) sont transférés après le calcul de paie dans l'historique des paiements. Pour consulter ce dernier, procédez comme suit :


2. Sélectionnez ensuite l’activité Historiques - Paiements et déductions du menu Dossier.




3. Inscrivez les dates dans le regroupement Période de sélection et choisissez le genre de

date sélectionnée.

4. Cliquez ensuite sur la plaquette . La fenêtre contenant les paiements demandés s'affiche :



5. Vous avez maintenant la possibilité d'obtenir :

le détail d'une transaction en double-cliquant sur la ligne correspondante. Les informations supplémentaires s'affichent comme suit :

des totaux en cliquant sur la plaquette ; vous obtenez alors ceci :



3.7.3.1 Impression de l'historique des paiements au dossier de l’employé Si vous désirez imprimer des transactions qui se retrouvent dans l'historique des paiements pour un seul employé, procédez comme suit :

1. Faites d'abord afficher les transactions (réf.: section 3.7.3, étape 4) et cliquez ensuite sur l'icône d'impression ; la fenêtre suivante s’affiche :

2. Révisez les paramètres de la fenêtre Options – Historique des paiements et déductions et

cliquez sur la plaquette . Voici un exemple :



3.7.3.2 Impression de l'historique des paiements d'un groupe d'employés Vous pouvez aussi imprimer l'historique des paiements d'un groupe d'employés. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez l’activité Historique des paiements et déductions – Impression graphique du menu Listes.




2. Complétez l’information de l’onglet Sélection des employés en utilisant soit un filtre ou une

liste de matricules.



3. Cliquez ensuite sur l’onglet Traitement; la fenêtre suivante d’affiche :

4. Révisez les paramètres suivants :

Période de sélection : Indiquez à quoi correspondent les dates que vous spécifiez.

Dates effectives : Précisez la période désirée selon votre

période de sélection.

Dates du chèque : Précisez la période désirée selon votre période de sélection.

Codes de paiement (- = Aucun) : Vous pouvez spécifier le ou les codes

concernés.

Groupes de paie : Laissez cette information en blanc. Lieux de travail : Laissez cette information en blanc. Générer la liste d’archivage : Choisissez la valeur ‘Non’. Indicateur de données pour l’index des listes d’archivages : Laissez la valeur par défaut. Type d’imprimante pour l’archivage : Laissez la valeur par défaut.



5. Cliquez sur l’onglet Impression; la fenêtre suivante s’affiche :

6. Complétez les paramètres suivants :

Type de liste : Choisissez ‘Détaillé ( complet )’ pour

obtenir un maximum d’information.

Imprimer les comptes budgétaires : Indiquez si vous désirez ou pas les comptes budgétaires.

Imprimer la part employeur : Indiquez si vous désirez ou pas les parts employeur.


Saut de page à chaque employé : Indiquez la valeur ‘Non’.

Sous-titre : Laissez ce champ en blanc.






d’impression graphique (réf. : 5.3.2). Cliquez finalement sur la plaquette .



Voici un exemple de l'historique des paiements :


3.7.3.3 Impression de l'historique de la distribution comptable L'historique des paiements peut être imprimé en mettant l'accent sur l'aspect budgétaire. Pour cela, il suffit de procéder comme suit :

1. Sélectionnez l’activité Historique de la distribution comptable du menu Listes.





Vous pouvez ajouter un compte budgétaire en cliquant sur l'icône d'insertion . La fenêtre suivante s'affiche :

De plus, pour retirer un compte budgétaire, cliquez sur l'icône de retrait . Révisez ensuite les autres critères de sélection et cliquez sur l'icône d'impression .



Voici un exemple de l'historique de la distribution comptable :


3.7.3.4 Annulation d'un paiement à l'historique Pour annuler un paiement à l’l’historique, il est recommandé de passer par l’Horaire global. Cependant, si la transaction avait été inscrite sans les heures, on doit plutôt utiliser l’historique des paiements. Voici comment procéder :


2. Sélectionnez ensuite l’activité Historiques - Paiements et déductions du menu Dossier.




3. Complétez les paramètres et cliquez ensuite sur la plaquette . La fenêtre suivante s’affiche :

4. Sélectionnez le paiement à annuler en cliquant sur la ligne correspondante dans le

chiffrier.



5. Cliquez sur l'icône et choisissez ensuite l'option Annuler le(s) paiement(s) dans le menu. La fenêtre suivante s'affichera :

6. Cliquez sur la plaquette Oui. La fenêtre de confirmation suivante s'affichera :

7. Cliquez finalement sur la plaquette . Vous pouvez maintenant vérifier dans la section Transactions - Paiements sur pièce décentralisés du menu Dossier qu’un paiement négatif a bien été généré pour annuler ce paiement.



3.8 OUVERTURE D’UN NOUVEAU DOSSIER Lorsque l’employé engagé n’a jamais travaillé pour votre organisme, il faut d’abord ouvrir son dossier avant de pouvoir le payer. Cette section vous explique comment procéder à l’ouverture d’un nouveau dossier :

1. Sélectionnez l’activité Nouveau du menu Dossier




2. Complétez l’information du chiffrier Identification :

NAS : Cette information est obligatoire. Notez que le système valide le NAS lors de la sauvegarde.

Nom à la naissance : Cette information est obligatoire. Notez que

vous pouvez utiliser les lettres majuscules, minuscules et les accents.

Prénom : Cette information est obligatoire. Notez que

vous pouvez utiliser les lettres majuscules, minuscules et les accents.

Nom du conjoint : Cette information est optionnelle. Prénom du conjoint : Cette information est optionnelle. Nom légal : À moins d’avis contraire, laissez la valeur N-

Nom à la naissance.



Adresse : Cette information est obligatoire. Code postal : Cette information est obligatoire. Téléphone au domicile : Cette information est obligatoire et doit inclure

l’indicatif régional. Téléphone au travail Poste téléphonique :

Cette information est facultative. Lorsqu’elle est inscrite, elle doit inclure l’indicatif régional.

Cellulaire : Complétez cette information seulement si

l’employé veut la rendre disponible à tous les lieux de travail. Dans ce cas, il doit inclure l’indicatif régional.

Téléavertisseur : Complétez cette information seulement si

l’employé veut la rendre disponible à tous les lieux de travail. Dans ce cas, il doit inclure l’indicatif régional.

Adresse électronique : Cette information est facultative. Adresse électronique (portail) : Cette information est facultative. Contacts d’urgence #1 et #2 : Cette information est facultative. Elle

correspond au nom de la personne à contacter si l’employé engagé a un problème quelconque.

Téléphones d’urgence #1 et #2 : Cette information est facultative. Elle

correspond au numéro de téléphone de la personne à contacter si l’employé engagé a un problème quelconque.

Langue de correspondance : Laissez la valeur générée par défaut. Sexe : Cette information est obligatoire. Date de naissance : Cette information est obligatoire. Lieu de naissance : Cette information est facultative. Ancien nas : Laissez cette information en blanc. Changement transmis : Ne cochez pas cette case.

3. Cliquez sur l’icône de sauvegarde .



4. Cliquez ensuite sur l’icône du Générateur de dossiers et d’emplois . La fenêtre suivante s’affiche :

5. Complétez l’information suivante :

Code : Inscrivez le code correspondant au modèle d’emploi à créer. Conseil : utiliser le dictionnaire .

Date d’entrée : Inscrivez la date de la première journée travaillée dans cet emploi. Corps d’emploi : Inscrivez l’emploi, au besoin.

6. Cliquez sur l’icône de sauvegarde . Vous pouvez maintenant payer l’employé (réf. : section 3.4).

Note : le dossier nouvellement créé avec le Générateur de dossiers et d’emplois est placé

en attente et devra être autorisé par le service de la paie de votre organisme avant que la rémunération soit payée à l’employé par le calcul de paie.



3.9 AJOUT D’UN EMPLOI Lorsqu’au moment de payer un employé on ne retrouve pas dans son dossier l’emploi concerné, on peut créer ce dernier en faisant appel au Générateur de dossiers et d’emplois. Voici comment procéder :





3. Sélectionnez la plage horaire correspondant à la date et aux heures à payer; cliquez ensuite sur le bouton droit de la souris et choisissez Paiement ► Déclarer … dans le menu contextuel.




4. Placez le curseur dans le champ Emploi et utilisez le dictionnaire afin de vérifier si l’emploi recherché se retrouve dans la liste des emplois actifs à la date du paiement. La fenêtre suivante s’affiche :



5. Si le dossier ne dispose pas de l’emploi recherché, cliquez sur l’icône du Générateur de dossiers et d’emplois . La fenêtre suivante s’affiche :

6. Complétez l’information suivante :

Code : Inscrivez le code correspondant au modèle d’emploi à créer. Conseil : utiliser le dictionnaire .

Date d’entrée : Inscrivez la date de la première journée travaillée dans cet emploi. Corps d’emploi : Inscrivez l’emploi, au besoin.



7. Cliquez sur l’icône de sauvegarde ; le système procède à la création de l’emploi et réaffiche aussitôt la fenêtre Le paiement sur pièce décentralisé.

8. Complétez le paiement avec le nouvel emploi (réf. : section 3.4) et sauvegardez la transaction .

Note : ce paiement ainsi que l’emploi nouvellement créé avec le Générateur de dossiers et d’emplois sont placés en attente et devront être autorisés par le service de la paie de votre organisme avant d’être traités par le calcul de paie.



3.10 AJOUT D’UN CANDIDAT À LA LISTE LOCALE Lorsqu’un employé occasionnel (exemple : suppléant, statut E6) fait partie de la liste des employés que l’école ou le centre privilégie, cet employé peut être ajouté à la liste locale de candidats. Il apparaîtra ainsi en priorité dans la fenêtre du résultat de la recherche par critères (réf. : section 3.11). Voici comment procéder pour ajouter un candidat à la liste locale :

1. Recherchez le dossier de l’employé (réf. : section 3.1). 2. Sélectionnez l’activité Candidatures – Demande d’emploi du menu Dossier.




3. Inscrivez les paramètres suivants dans le chiffrier Listes locales

Choix : Inscrire la valeur « I – Inscrire »

Lieux de travail : Inscrire le lieu de travail de l’employé, soit le vôtre.

Catégorie : Inscrire la catégorie d’emploi.

Emploi/Champ : Au besoin, inscrire l’emploi ou le champ d’enseignement.

Secteur/Discipline : Au besoin, inscrire cette information.




3.11 RECHERCHE D’UN CANDIDAT

Il est préférable de rechercher un candidat à partir de l’horaire de l’employé absent afin d’accélérer la saisie des informations demandées. Voici comment procéder :

1. Recherchez le dossier de l’employé absent (réf. : section 3.1).

2. Sélectionnez l’activité Horaire – Horaire global du menu Dossier.




3. Sélectionnez les plages correspondant à la période d’absence1 et cliquez sur le bouton droit

de la souris afin d’afficher le menu contextuel. Choisissez ensuite les options Remplaçant – Recherche de candidats… La fenêtre suivante s’affiche :

1 Noter que la déclaration de l’absence est facultative avant la recherche du candidat.



4. Complétez les critères de sélection et cliquez sur la plaquette . Les résultats de la recherche s’affichent dans la fenêtre suivante :



5. Après avoir communiqué avec le candidat, si ce dernier a accepté, il faut le réserver. Pour

cela il suffit de sélectionner le candidat dans la liste, cliquer sur le bouton droit de la souris afin d’afficher le menu contextuel et cliquer sur l’option Réserver le candidat… La fenêtre suivante s’affiche :

6. Complétez le type de réservation et cliquez sur l’icône de sauvegarde .


4 Tables du système

4 TABLES DU SYSTÈME La plupart des codes utilisés dans le système PAIE et GRH proviennent des tables définies par le personnel du service de la paie de votre organisme. Certaines sont disponibles afin de vous aider à assimiler le système. Pour les consulter, utilisez le menu Tables.


4 Les tables du système

4.1 LES CORPS D’EMPLOI

Cette table vous présente l'ensemble des emplois utilisés dans le système. Vous pouvez l'imprimer en cliquant sur l'icône d'impression .



4.2 STATUTS D’ENGAGEMENT

Cette table vous présente l'ensemble des statuts d'engagement utilisés dans le système. Vous pouvez l'imprimer en cliquant sur l'icône d'impression .



4.3 LE LIEU DE TRAVAIL

Cette table vous présente l'ensemble des lieux de travail (écoles et centres) de votre organisme avec leurs coordonnées respectives. Vous pouvez imprimer cette table en cliquant sur l'icône d'impression .



Notez que vous retrouvez les journées pédagogiques de votre école ou votre centre; pour les

consulter, cliquez sur la plaquette .



4.4 JOURNÉES PÉDAGOGIQUES

Cette table contient les journées pédagogiques communes à un groupe (secteur, territoire, etc.). Ces journées pédagogiques servent à la répétition des absences et paiements sur pièce (réf.: section 3).


5 Les outils

5 LES OUTILS

5.1 CHANGEMENT DU MOT DE PASSE L'utilisateur peut modifier son mot de passe sans faire appel au responsable du système. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez l’activité Sécurité - Changer le mot de passe du menu Outils.



5 Les outils

2. Inscrivez votre mot de passe actuel ainsi que votre nouveau mot de passe dans les champs Nouveau et Nouveau (vérification).

3. Cliquez sur l'icône de sauvegarde . Si aucune erreur n'est détectée, les champs sont blanchis. Notez que le nouveau mot de passe prendra effet lors de la prochaine session de PAIE et GRH (en sortant et en entrant à nouveau).


5 Les outils

5.2 PRÉFÉRENCES Pour pouvoir utiliser plusieurs outils de PAIE et GRH, l’utilisateur doit au préalable mettre à jour les préférences du système.

5.2.1 Environnement Pour mettre à jour les paramètres d’environnement, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’activité Préférences – Environnement du menu Outils.


5 Les outils


2. Choisissez comme méthode de sélection dans un chiffrier la Sélection étendue; ceci

permettra de sélectionner plusieurs enregistrements (avec la touche Shift) dans un chiffrier. 3. Cliquez ensuite sur l’onglet Couleurs.

4. Choisissez une couleur de texte et de fond en cliquant sur les plaquettes du même nom, pour l’item Erreur. Cette option permet de mettre en évidence un champ vide dont l’information est obligatoire : Exemple, le motif d’absence (réf. : Section 3.3.1, étape 4).

5. Cliquez sur la plaquette .


5 Les outils

5.2.2 Session de travail Cette fenêtre vous permet de choisir l’information apparaissant dans les plages de l’Horaire global (réf. : sections 3.3 et 3.4). Voici comment faire :

1. Sélectionnez l’activité Préférences – Session de travail du menu Outils.


5 Les outils


2. Cliquez sur la plaquette du regroupement Horaire – Options d’affichage de l‘horaire global.



5 Les outils

3. Ordonnez les items à afficher.

Conseil : Choisir, dans l’ordre, les items 01, 02, 03, 04, 07 et 08, tel qu’illustré dans l’exemple précédent.

De plus, si vous utilisez le module Candidatures, cochez les cases Réservation d’un candidat et Disponibilité d’un candidat afin que les plages de disponibilité et les plages réservées apparaissent à l’Horaire global.



5 Les outils

5.3 CONFIGURATION DE L’IMPRESSION

5.3.1 L’impression texte Pour configurer les paramètres de chaque imprimante utilisée, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’activité Impression texte – Configuration des imprimantes du menu Outils.



5 Les outils

2. Choisissez l'imprimante à configurer. Laissez la case Impression texte et le champ

Table de correspondance en blanc et cliquez sur les plaquettes

et afin de définir les polices de caractères utilisées.

3. Choisissez le Nom, le Style et la Grandeur de la police de caractères. Cliquez ensuite

sur la plaquette .

4. Cliquez sur l'icône enregistrer .


5 Les outils

5. Pour définir des jeux d’impression qui facilitent l’étape d’impression, ouvrez la fenêtre Impression texte - Jeux d’impression du menu Outils.



5 Les outils

6. Cliquez sur l’icône insérer pour afficher la fenêtre suivante :

7. Définissez les paramètres et cliquez sur l’icône enregistrer .


5 Les outils

5.3.2 L’impression graphique Pour préparer l’impression graphique de chaque rapport, procédez comme suit :

1. Ouvrez la fenêtre Impression graphique – Configurer les travaux du menu Outils.


5 Les outils


2. Double-cliquez sur le rapport désiré (exemple : Attestations des absences). La fenêtre

suivante s’affiche :


5 Les outils

3. Cliquez sur l’onglet Rapport et définissez pour chaque rapport (Liste, Contrôle) les paramètres : le format, le type d’imprimante, le nombre de copies et la sortie (imprimer ou

afficher). Cliquez ensuite sur la plaquette et recommencez ce processus pour les autres rapports utilisés :

• Attestation d’absences • Bottin des employés • Confirmation des paiements • État des banques de congé • Listes de contrôle

4. Cliquez sur la plaquette et ouvrez la fenêtre Impression graphique – Configurer l’impression du menu Outils.


5 Les outils


5. Définissez une imprimante pour chaque type d’imprimante et cliquez sur la plaquette

.


6 Les favoris

6. LES FAVORIS L'outil Favoris vous permet de regrouper dans un seul menu, les fenêtres les plus couramment utilisées. Voici comment procéder pour ajouter une activité dans ce menu :

1. Ouvrez la fenêtre que vous désirez ajouter dans le menu Favoris.

2. Sélectionnez ensuite l’activité Ajouter aux Favoris… du menu Favoris.


6 Les favoris


3. Cliquez sur la plaquette . Par la suite, l'ouverture de la fenêtre en question pourra se faire via les favoris.


6 Les favoris

7 GESTION DES FENÊTRES Au bas du menu Fenêtre, vous retrouvez la liste des fenêtres ouvertes dans PAIE et GRH. Pour ouvrir rapidement une de ces fenêtres, il vous suffit de cliquer sur celle-ci ou de taper au clavier le chiffre qui lui est associé. Notez qu'un crochet apparaissant à gauche d'une fenêtre indique qu'il s'agit de la fenêtre en avant-plan.


7 Gestion des fenêtres


8 ÉTAPES DE TRAVAIL Cette section vous présente les différentes étapes à effectuer afin de déclarer les absences et verser la rémunération des employés. Saisie des transactions Pendant le cycle de paie (avant le prochain calcul de paie)

1. Saisie des absences et des paiements (réf.: sections 3.3 et 3.4). Au besoin, ouverture des

nouveaux dossiers (réf. : section 3.8) ou création des nouveaux emplois (réf. : section 3.9). 2. Impression des listes de contrôle (réf. : sections 3.3.9 et 3.4.4). 3. Impression des attestations d'absences et confirmation des paiements (réf. : sections 3.3.10

et 3.4.5).

Après le calcul de paie

Impression des rapports Autorisation des absences déclarées et Autorisation des paiements versés (réf.: sections 3.3.11 et 3.4.6).

Autres activités (lorsque nécessaire) Changement d'adresse (réf.: section 3.2.1). Changement du mot de passe (réf.: section 5.1). Configuration des préférences (réf. : section 5.2). Configuration des imprimantes (réf.: section 5.3).

9 Conclusion


9 CONCLUSION Ce document vous présentait les outils disponibles pour l’utilisateur du système PAIE et GRH à l’école ou au centre de formation professionnelle ou d’éducation aux adultes. Pour de plus amples informations, veuillez contacter le service de la paie de votre organisme.

ANNEXE 1 – Terminologie et actions possibles

ANNEXE 1 - TERMINOLOGIE ET ACTIONS POSSIBLES Cette annexe se veut un résumé des termes employés dans le système et des actions permises. La fenêtre principale du système PAIE et GRH contient les éléments suivants :

Paie et GRH École – Saisie des transactions A.1

LA BARRE DE MENU Elle permet d'accéder aux différentes activités du système (Dossier, Tables, Listes, Outils et Fenêtre).

LA BARRE DE TITRE Elle identifie le système et son propriétaire.

LA BARRE D'OUTILS Elle contient les actions possibles dans une fenêtre.

LA BARRE D'ÉTAT Elle vous indique à quelle base de données vous avez accédé, quels code d'utilisateur et code de profil sécurité vous avez utilisés

LA BARRE D’ÉTAT Elle vous indique à quelle base de données vous avez accédé, quels code d’utilisateur et code de profil sécurité vous avez utilisés.


A.2 PAIE et GRH Écoles – Saisie des transactions

LE CRITÈRE DE RECHERCHE Elle permet de faire un choix parmi plusieurs options.

LE CHAMP C'est une zone destinée à la saisie d'information via le clavier.

LA CASE À COCHER Elle permet d'effectuer un choix.


Les actions permises dans une fenêtre sont représentées par des icônes. Ainsi, pour agir sur les données d'une fenêtre, il suffit de cliquer sur l'icône correspondant dans la barre d'outils ou d'utiliser les touches de clavier associées à l'action demandée.

Icône

Touches

Action

Commentaire

Ctrl+S

Enregistrer

Ctrl+P

Imprimer

Ctrl+X

Couper

Ctrl+C

Copier

Ctrl+V

Coller

Ctrl+L

Dictionnaire

Ctrl+I

Insérer une

ligne

Ctrl+M

Modifier une

ligne

Offert dans le paiement sur pièce décentralisé seulement.

Ctrl+R

Retirer une

ligne

Ctrl+D

Supprimer

F5

Actualiser

Dans les fenêtres du dossier seulement.

Alt + �

Précédent

F7

Rechercher

Alt + �

Suivant

Ctrl+Maj+

R

Recherche Permet d'afficher la fenêtre de recherche.

Désormais, il y aura aussi une icône dans la barre d'outils.

F12

Tri

Permet de trier les paiements enregistrés par la section paiements sur pièce décentralisés.



A.4 PAIE et GRH Écoles – Saisie des transactions

Icône

Touches

Action

Commentaire

Aucune

Calculatrice Permet d'afficher la calculatrice de Windows.

Entrer

Confirmer

Esc

Fermer

Sert à fermer une fenêtre.

Ctrl-F4

Terminer

Elle est enlevée de la fenêtre (elle n'a pas d'équivalent dans la barre d'outils).

Alt+S

Sélection

Ne fait pas partie de la barre d'outils. Elle demeure dans la fenêtre sous forme de plaquette « Sélection... ».

F2

Démarrer

Actuellement, cette action est sous forme d'icône dans plusieurs fenêtres. Avec la barre d'outils, elle demeure toujours dans la fenêtre mais est remplacée par une plaquette « Démarrer ».

F3

Interrompre

Alt + une

lettre soulignée

Plaquettes

spécifiques à chaque fenêtre

ANNEXE 2 – Tableau de conversion des heures en millième pour le personnel professionnel et de soutien


ANNEXE 2 - TABLEAU DE CONVERSION DES HEURES EN MILLIÈME POUR LE

PERSONNEL PROFESSIONNEL ET DE SOUTIEN

SEMAINE RÉGULIÈRE DE TRAVAIL

HEURES D'ABSENCE

35 heures (7 h /jour)

38 h 45 min. (7,75 h /jour)

0 h 30 min

0,071

0,065

0 h 45 min

0,107

0,097

1 heure

0,143

0,129

1 h 15 min

0,179

0,161

1 h 30 min

0,214

0,194

1 h 45 min

0,25

0,226

2 heures

0,286

0,258

2 h 15 min

0,321

0,290

2 h 30 min

0,357

0,023

2 h 45 min

0,393

0,355

3 heures

0,429

0,387

3 h 15 min

0,464

0,419

3 h 30 min

0,500

0,452

3 h 45 min

0,536

0,484

4 heures

0,571

0,516

4 h 15 min

0,607

0,548

4 h 30 min

0,643

0,581

4 h 45 min

0,679

0,613

5 heures

0,714

0,645

5 h 15 min

0,750

0,677

5 h 30 min

0,786

0,710

5 h 45 min

0,821

0,742

6 heures

0,857

0,774

6 h 15 min

0,893

0,806

6 h 30 min

0,929

0,839

6 h 45 min

0,964

0,871

7 heures

1,000

0,903

7 h 15 min

0,935

7 h 30 min

0,968

7 h 45 min

1,000

PAIE et GRH École - sehy.qc.ca d'utilisation de Paie et... · Il est recommandé de sortir du système PAIE et GRH à la fin de la journée ou lorsque vous vous absentez de votre

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