-
BADAN
STANDARDISASI
NASIONAL
KEPUTUSAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL
NOMOR 4/KEP/BSN/1/2021
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN
BADAN STANDARDISASI NASIONAL
KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL,
Menimbang : a. bahwa untuk mendukung penyelenggaraan
pemerintahan yang baik (good governance) dan
reformasi birokrasi di bidang tata naskah dinas dan
untuk menindaklanjuti Surat Edaran Mentcri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 05 Tahun 2013 tentang
Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik
Pada Instansi Pemerintah, diperlukan upaya
pemanfaatan teknologi informasi yang dapat
terintegrasi;
b. bahwa berdasarkan Peraturan Kepala Badan
Standardisasi Nasional Nomor 7 Tahun 2017 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan
Standardisasi Nasional, dibutuhkan sistcm Tata
Naskah Dinas berbasis elektronik sesuai dengan
kebutuhan organisasi yang dapat digunakan oleh
seluruh pejabat dan pegawai di Lingkungan Badan
Standardisasi Nasional;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a, dan huruf b, perlu
menetapkan Keputusan Kepala Badan Standardisasi
Nasional tentang Petunjuk Teknis Tata Naskah
Dinas Elektronik di Lingkungan Badan Standardisasi
Nasional;
-
BADAN
STANDARDISASI
NASIONAL
-2-
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 4843);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5286);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019
tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi
Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2019 Nomor 185, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 6400);
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun
2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah;
6. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 7
Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Badan Standardisasi Nasional (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor
1830);
7. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 10
Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Keija
-
BADAN
STANDARDISASINASIONAL
Menetapkan
KESATU
KEDUA
KETIGA
KEEMPAT
-3-
Badan Standardisasi Nasional (Berita Negara
Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 1037);
MEMUTUSKAN:
KEPUTUSAN KEPALA BADAN STANDARDISASI
NASIONAL TENTANG PETUNJUK TEKNiS TATA
NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN BADAN
STANDARDISASI NASIONAL.
Menetapkan Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas
Elektronik di Lingkungan Badan Standardisasi
Nasional yang selanjutnya disebut Petunjuk Teknis
TNDE BSN sebagaimana tercantum daJam lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari
Keputusan Kepala Badan ini.
Petunjuk Teknis TNDE BSN sebagaimana dimaksud
dalam Diktum KESATU meliputi:
1. pendahuluan;
2. sumber daya yang dibutuhkan; dan
3. menu dan cara penggunaan.
TNDE merupakan sistem teknologi informasi yang
dapat diakses melalui htto://intranet, bsn. go. id, dengan
melakukan log in menggunakan email dan password
intranet pegawai BSN.
Pengelolaan substansi TNDE dilakukan oleh Biro
Perencanaan, Keuangan, Umum, dan Pengadaan (Biro
PKUP).
-
BADAN
STANDARDISASl
NASIONAL
KELIMA
KEENAM
KETUJUH
-4-
Dalam melaksanakan pengelolaan substansi TNDE
sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEEMPAT, Biro
PKUP memiliki tugas:
1. mengembangkan konsep substansi TNDE;
2. melakukan pembinaan teknis operasional TNDE;
dan
3. melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan
TNDE.
Pengelolaan teknis TNDE terkait teknologi informasi
dan komunikasi BSN dilakukan oleh Pusat Data dan
Sistem Informasi (Pusdatin).
Dalam melaksanakan pengelolaan teknis TNDE
sebagaimana dimaksud dalam Diktum KEENAM,
Pusdatin memiliki tugas:
1. mengembangkan sistem TNDE;
2. melakukan pengembangan infrastruktur dan
jaringan sistem TNDE;
3. mengelola infrastruktur dan jaringan sistem
TNDE; dan
4. menjaga keamanan data aplikasi sistem TNDE.
KEDELAPAN Administrator TNDE BSN dilaksanakan oleh:
1. Administrator utama tingkat pusat adalah Biro
PKUP dan Pusdatin.
2. Administrator tingkat unit keija adalah
subkoordinator kelompok susbtansi yang
membidangi tata usaha pada tiap jabatan
pimpinan tin^ madya dan sekretaris.
-
BADAN
STANDARDISASI
NASIONAL
-5-
KESEMBILAN Keputusan Kepala Badan ini mulai berlaku pada
tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggaJ_La_Januari 2021
KEPALA ARDISASI NASIONAL,
AOHMAD
-
BADAN
STANDARDISASl
NASiONAL
-6-
LAMPIRAN
KEPUTUSAN KEPALA BADAN STANDARDISASl NASIONAL
NOMOR : 4/KEP/BSN/1/2021
TENTANG :
PETUNJUK TEKNIS TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI
LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASl NASIONAL
PETUNJUK TEKNIS TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI
LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASl NASIONAL
Daftarisi
Pendahuluan '''
1.1 Definisi - " ̂"
1.2 Tujuan -7-
1.2.1 Pembangunan TNDE — • 7 -
1.2.2 Pembuatan PetunjukOperasionalTNDE -7-
1.3 Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan
dokumen ini; - 7 -
1.4 Deskripsi Umum Sistem ' ®"
Sumber Daya yang Dibutuhkan - H •
2.1 Perangkat Keras " '
2.2 Perangkat Lunak....
2.3 Sumber Daya Manusia * '
Menu dan Cara Penggunaan - - H ■
3.1 Struktur Menu - li •
3.2 Penggunaan * 17 •
3.2.1 Cara membuka situs -
3.2.2 Cara Menambah Surat. " 13 •
3.2.3 Cara Membuat Disposisi " 17'
3.2.4 Cara Melihat Disposisi - '18 •
-
BADANSTANDARDISASINASiONAL
-7-
I. Pcndahuluan
1.1 Deflnisi
a. Surat atau Naskah Dinas alat komunikasi kedinasan dalam
bentiik tenulis yang sifatnya
mengikat atau tidak mengikat.
b. Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) adalah Naskah Dinas
berupa komunikasi dan
infonnasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekam
dalain muitimedia
elektronik.
c. Surat Masuk adalah semua surat dinas yang diterima dari luar
instansi.
d. Nota Dinas adalah Naskah dinas internal antar pejabal satuan
organisasi yang memuat
atau berisi pemberitahuan, permintaan. penjelasan, iaporan dan
scbagainya.
e. Disposisi adalah pendapat seorang pejabal mengenai urusan
yang termuat dalam suaiu
naskah dinas dinas, yang langsung ditiiliskan pada naskah yang
bersangkiitan atau pada
lembar khusus atau melalui aplikasi sistem informasi.
1.2 Tujuan
1.2.1 Pembangunan TNDE
a. Mengurangi penggunaan kertas [paperless)
b. Meningkatkan ketertelusuran dokumen
c. Meningkatkan eflsiensi tenaga dan waktu
1.2.2 Pembuatan Pelunjuk Opcrasional TNDE
a. Menjadi aciian dalam mengoperasionalkan aplikasi TNOE
b. Menjadi bahan ajar dalam transfer pengetahuan kepada personal
baru BSN
U Pihak-pihak yang berkcpcntingan dan berhak menggunakan dokumen
ini:
a. Pejabal Tinggi Utama
b. Pejabal Tinggi Madya
c. Pejabal Tinggi Pratama
d. Koordinator Kelompok Substansi
e. Subkoordinator Kelompok Substansi
f. Seluruh Pegawai BSN
g. Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri dengan jabatan
Sekrelaris
Adalah pihak berkepentingan dan yang berhak menggunakan dokumen
dan apHkasi
TNDE.
-
BADAN
STANDARDISASI
NASIONAL
-8-
1.4 DeskripsiUmum Sistcm
1.4.1 FungsiTNDE
Fungsi TNDE meliputi
a. Keterteliisuran naskah dinas
b. Validasi naskah dinas
c. Unggah naskah dinas
d. Unduh naskah dinas
e. Cetak naskah dinas
f. Sejarah dokumentasi naskah dinas
g. Pemberian DispostsI terhadap naskali dinas
1.4.2 FiturTNDE
Filur yang terdapat dalam aplikasi TNDE bersumber dari Peraturan
BSN Nomor 7
Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan
Standardisasi
Naslonal. Fitur lersebut terdiri atas:
a. Tambah Surat (Z/ipi// surat yang masuk) terdiri dari Surat
Masuk dan Nola
Dinas
b. Tambah dan tampil Dlsposisi atas surat
1.4.3 Aturan Dasar TNDE
Aturan dasar yang mendasari dibuatnya aplikasi TNDE dijeiaskan
pada matriks
berikut:
No Naskah DinasPenomoran
Otomatis
Klasifikasi
Arsip
Butuh
PcrsctujuanPengguna
I) Surat Masuk Tidak Ya Tidak Sekretaris dan
Pimpinan
2) Nota Dinas Masuk Tidak Ya • Semua
3) Dlsposisi • - • Semua
1.4.4 Alur/FIowchart Penggunaan TNDE
I. Pimpinan atau Sekretaris eselon I atau II mencrima surat
dan
atau melakukan scan atas surat kennidian mendaftarkannya ke
TNDE pada menu "TNDE Naskah Masuk" "Tambah Surat"
-
BSNBADANSTANDARDISASI
NASIONAL
-9-
2. Jika diinput oleh Sekretaris maka sekretaris memberi tahu
pimpinan akan surat yang masiik (manual)
3. Jika siimt sudah scsuai, maka Pimpinan (pejabat eselon I
atau
11) dapat melakiikan disposisi ke pejabat di bawdinya
naungannya atau staff secara langsung. Staff hanya berli^
untuk menerima disposisi.
4. Pcncrima Disposisi dapat menampilkan keterangan disposisi
dan detail surat
Keterangan:
a. Sistem dapat menampilkan pratayang Surat Masuk
(print preview), serta unduli dan cetak
b. Sistem merckam segala transaksi (history) Surat yang
dilakukan
-
BADAN
STANDARDISASINASIONAL
-10-
TNDE
Sekretaris Pejabat Penerima Disposisi Uraian
^ Mulal ^
TambttiSuist
SMetvs
''rnemberi i^upimpinan akansuratyang
masuk
oud)
(esBlon II aiauEseUnll)
Tambati Surat
< '
(EseieniiaiauEscMn II]
Tampl Disposisidan dciaA suiai
Periu
E)ispal dapat melakukan disposisike pejal>at dl bawatinyastan
secaratangsung.. Sialf hanya bemak unlukmenerima disposis'.
4. Penerima Disposisi dapalmenampilkan keterangan disposisidan
detail surat pads menu 'TNOENaskah Masuk' 'Disposisi'
SisSam merekam segata Iransaksi(history; Surat yang
dilskukan
Bukan
-
BADAN
STANDARDISASINASIONAL
-11 -
n. Sumber Daya yang Dibutuhkan
2.1 Pcrangltat Keras
Perangkat keras yang diperliikan dalam pengoperasian apHkasi ini
adalah:
1) Personal komputer, komputerjinjingatau telepon cerdas
(smanphone) yang terkoneksi
kejaringan internet
2) Scanner scbagai alat pindal dokumen
2.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan untuk inengakses TNDE adalah
browser, seperti Google
Chrome, MozilaFirefox, atau apllkasi browser ialnnya.
23 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia yang akan menggunakan apllkasi ini dari sisi
Administrator adalah
yang memilik! pemaliaman tentang tata naskah dinas/kearsipan.
Admin Arsip adalah tim
yang memiliki kemampuan menganalisa Tata Naskah Dinas dan mampu
mengopcrasikan
komputer dan menggunakan TNDE. Sedangkan pegawai BSN adalah yang
memiliki
kemampuan untuk mengoperasikan komputer dan memahami penggunaan
aplikast TNDE.
m. Menu dan Cara Penggunaan
3.1 Struktur Menu
Strukturmenu pada TNDE adalah sebagai berikut:
a. Menu TNDE Naskah Masuk
TNDE Naskah Mesuk v
TaTibsP Sura:
D)5P=S;SI
Menu yang tersedia ada 3 fitur yaitu:
• Tambali Surat
Merupakan halaman bagi sekretaris (membuat dan mengelola) dan
pejabat eselon I
dan eselon II (mengelola).
• Disposisi
Merupakan halaman untuk melihat disposisi bagi seluruh pegawai
BSN.
-
BADAN
STANDARDISASINASIONAL
-12-
3.2 Penggunaan
3.2.1 CARA MEMBUKA SITUS
• Untuk memulai TNDE dapat dilakukan dengan cara membuka browser
dengan
mengetikkan littps://intranet.bsn.go.id kemudian tekan tombol
enter pada keyboard.
• Akan muncui halaman login seperti gambarberikiii:MB* - » 9
• Masukkan email dan password intranet pegawai BSN, kemudian
tekan tonibol Sign
In.
• Akan muncui halaman dashboard seperti gambar berikut;
O a
B *4^19&A B
fi
T* '
ft ......
MfviPvWMe
mk>
6*M|
januny 2021
«• ^ n "u
•Hi n fl 29
-
BADANSTANDARDISAS!
NASIONAL
-13-
MenuTNDE terdapat pada menuke 7 di sebelah kiri tayarseperti
gambarberikut:
PuMt Data dan Informasi
# Das-soa'i!
is Agenda Pbnptnan
^ ErSN B >
S Agerdaku
Pengliiniunan >
Hr Forum >
4k TNDE ̂s^iah Masuk v
TambahSurat n
.•
- ̂ Si * ' iiz:' SsS *•■e.i I IUMI t,i I IS Ti'ii" ^&8«
9
«> fen^S *
^ i yi II II *ev*wJvw»4f»wW*»^*A
*>a%elU»l4iM •
iii
-
BADANSTANDARDtSASINASIONAL
-14-
c. Cek pada Surat yang hendak diinput. Contoh Siirat:
Mouonui
VtHin ajtuIM t«>aKf>8 81|««Wi«>**«««»*>BitBClll
n t*(» !•-« raa«>^ Ow9i NSM« ■
Lii^
-
BADAN
STANDARDISASt
NAStONAL
-15-
f, Masukkan hasil scan atau file digital lainnya terkait surat
masuk dengan
menekan tombol Choose File.
t 4 VUi • Um • Ml V t,
|I»I'»II
t4)4M* t *
*
gm»in '
m *
AP
. 1«€A2» I
' " ^ A
3 OgW> ■ >!
CHp «~
g. Pilih file, kemudian lengkapi keterangan file lersebui pada
bagian Note. Setelah
itii tekan tombol Upload.
NAIMh
iMloMiaa-
©■
loipmffcl
(MM* MMMM*
h. Pastikan file muncul pada lable menandakan telali terslmpan
ke dalam sistem.Jika ingin membataikan, tekan tombol Hapus.
^ If-npw !'■*
^ Kt^lr«il K«iki>4h 0.^
IMnar
Sfiea^*^ Kitv*
vMn
CHMMly
a2i*d4i
'SSXdt
-
BADANSTANDARDISASlNASIONAL
-16-
i. Pastikan Data Surat Masuk sudah lengkap.
4 Pvfinfa r» unarr
ifftosff ne
©
K*mei (tioalitt
\C-1• f a*''! X'
«MOn tu»u»
a. Tombol Kirim
Jika sudah yakin bahwa data telah lengkap, tekan tombol Kirim.
Dengan
menekan tombol ini, data Surat Masuk akaii diterima oleh
pimpinan. Jika
tombol Kirim ditekan maka data tidak dapat diubali kembali.
b. Tombol Simpan Draft
Jika masih ragu dan suatu saat ingin mengubah data tersebut,
tekan tombol
Simpan Draft, maka data akan tersimpan ke dalam sistem dan suatu
saat
dapat diubali kembali (jika tombol Simpan Draft dipilili maka
data surat
masuk belum diterima oleh pimpinan).
c. Tombol Koreksi
Jika ingin memperbaiki data di halaman sebelumnya, tekan
tombol
Kembali.
j. Selesai
4 nn UaO
©
s/R^tVAki sur^i Berhasit
-
BADAN
STANDARDISASI
NASIONAL
-17-
3.2.3 CARA MEMBUAT DISPOSISI
Jika Surat membuluhkan disposisi lebih lanjui, maka pimpinan
melalui akunnya
dapat melakiikan disposisi dengan cara:
a. Biika menu TNDE Naskah Masuk Tambah Surat piilh surat yang
tiendak
diberi disposisi
« r>«' .•.
Ih 'It i' t ••
tSu'u^ O
t WWMifc* t V« iMwr ' *
b. Muncul halaman Detail Surat
e a «3
B D«tAilsur4t
" 'ii'mnrcumi^
A --fcW'^Acr
W «r«v^rfae»
8>r.-*'
fc *p.,W».«rta*iHt«rw*
Irute • •4»kia«
ibK-.' a«)S.
c. Pilih menu Disposisi. Pasrikan muncul halaman disposisi.O
a
B OcUiil SUMt
• r,^. ̂ I
• ••
8 T^' • a •
< .
B
^ *«a
Si *—«
S '"Vi,
■•M Vir
twi-^ciefilew:
Gn^am*
/>. i>» .D. I # |p 9* •• A
tt* 90 t
-
BADAN
STANDARDISASINASIONAL
-18-
d. Isi detail disposisi yang terdiri darl Sifat, Tujuan
Disposisi, Disposisi, dan
Pesan, contoli:
.g W* ft- ^
B brat
irv' A*s Tw
- -sc -
e. Tekan tombo! Submit. Maka Disposisi otomatis diterima oleh
akun penerima
disposisi yaiig dituju.fta
B Oaud S4(«i
IV —
s ̂•*=- e
t 9-'
o
e
•
53-..I:..
«»
t
•j/1 •.»«*!•»
f. Pastikan muncul notiflkasi Success nienandakan data berbasil
disimpan.
g. Selesai
3.2.4 CARA MELIHAT DISPOSISI
Semua pegawai BSN dapat melihat disposisi yang ditujukan
kepadanya dengan
membuka menu TNDE Naskah Masuk Disptosisi
^ 7^0^^iMica^ Mas-k V
Oiap^^-
-
BADAN
STANDARDISASINAStONAL
-19-
a. Pilih disposisi yang hendak ditampilkan dengan menekan tombol
Detail Disposisi
(tomboi Loop):
C tUt'.i.inL' Ik33 a ..
• &MM* • * tal*
B
b. Pastikan lialaman menampilkan detail disposisi
B 4
9 I
• ... t
% I..
4b^lClt4«UrV*»'
9
h •«
0.DMbm
k-.. >fr^
•
laii Hilla r
c. Untuk mencetak disposisi (Jika diperlukan), tekan tombol
Cetak Dokumen:
C 4
lb w*
n Oviaa Surfl
0 r. Ap..rv»
'• >W1TS
vn
•II (kiT'*'''
iir«
• tteArw «»•»
1
• ..v^ S*
EE^
N eKufsn.aii-iMe •wi
umtt laaHvwAifUn
-
BADAN
STANDAROISASI
NASIONAL
-20-
d. Untuk meliliai detail surai yang dikenakan disposisi, dapat
membuka menu:
• Metadata
Untuk melihat detail keterangan surat
j r*9^i
% TJlCl^
II *Mli
'••u*
r«1IM
Uaf « «ep
Disposisi (Pimpinan/Eselon I kepada Eselon U atau
Koordinator/Subkoordinator/Pejabat Fungsional)
Menu Disposisi lianya tampll pada akun Pimpinan. Menu Disposisi
dipilih jika
disposisi tersebut membutiihkan disposisi baru (contob :
disposisi ke stafT).
ft DiuliSvui
CD
D
:• n J K # .A • ■ S «• Tl»
US»«>-9C
-
BADANSTANDARDISASINASIONAL
-21 -
File Digital
Menu File Digital dapat menampilkan lampiran surat / file-file
yang telah
dilampirkan sebelumnya.
SI
a
v-f •• a
»-■. D
« ......
I « VMM*
Relasi Surat
Menu Relasi Surat dapat menampilkan rekaman/liistory surat
tersebut:«u.-
i l«tuiSur«(
Dari gambar di atas, dtketaliui balnva surat masuk dibuat oleh
user Pusat Datadan Infomiasi pada 5 Januari 2021, kemudian user Bpk
Slamet Aji Pamungkasmembuat disposisi di hari yang sama.
KEPA
/ndo
NDARDISASI NASIONAL,
HMAD