P0034 Projektiosaaminen Lilja Palo
P0034Projektiosaaminen
Lilja Palo
Mikä on projekti?
• Projectum (lat.) ”eteen heitetty”, ehdotus, suunnitelma sekä suunnitelman toteutus
1. Tavoitteellisuus2. Kertaluonteisuus3. Organisoitu4. Resurssoitu
1.Tavoitteellisuus
• Selvästi osoitettu tehtävä, tavoite• Mitä keskeiset osallistujaorganisaatiot
haluavat projektilta?• Tehtäviä voi olla useita => HANKE• Hanke jaetaan useaan projektiin• Kun tavoitteeseen on päästy, projekti
päätetään
2. Kertaluonteisuus
• Projektilla on selvä ALKU ja LOPPU• uusi vaihe kuten projektin seuranta ei
kuulu enää projektiin vaan siitä tehdään oma suunnitelma
• Selvä jaksotus ja aikataulutus• vastuuhenkilöt, vastuualueet sekä
tehtäväkokonaisuuksien järjestys määritelty
3. Organisointi
• Tehtävää suorittamaan on koottu joukko asiantuntijoita
• Projektin johtaja = projektipäällikkö
• Ryhmän ulkopuolelta toimintaa seuraa / ohjaa johtoryhmä tai ohjausryhmä
4. Resurssointi
• Projektisuunnitel-massa määritellään tarvittavat henkilö-, aika-, materiaali ja muut taloudelli-set resurssit, tilat ja välineet
• Projektille laaditaan budjetti
Projektisuunnitelman runko
• 1. Projektin tausta ja tarve• lähtökohdat ja perustelut (käytäntö ja
tutkimus)• 2. Asiakkaat ym. sidostahot
• asiakkaat kohderyhmänä, muut hyödynsaajat• 3. Tarkoitus ja tavoitteet
• toiminta-ajatus, pitkän ja lyhyen ajan tavoitteet
• 4. Tuotokset• konkreettiset palvelut, toimintamuodot, tieto
Projektisuunnitelman runko jatkuu…
• 5. Toteutusstrategia ja työsuunnitelma
• 6. Budjetti• 7. Oletukset ja riskit
• oletukset, joihin onnistuminen perustu• riskien tunnistaminen ja varasuunnitelmat
• 8. Organisaatio ja johtaminen• johtamismalli ja vastuuhenkilöt
• 9. Arviointi ja raportointi
1. Projektin tausta ja tarvelähtökohdat ja perustelut (käytäntö ja tutkimus)
• Tarve- mistä tarve
nousee?- mitä esimerkkejä
tarpeesta on?- kenen tarve?- miten tarvetta on
koitettu aikaisem-min täyttää?
• Projektin tausta- mitä tutkimustietoa aiheesta on?
- mitä vastaavia pro-jekteja on tehty?
- miten muut projektit sujui, mitä ongelmia, miten ne resurssoitiin?
2. Asiakkaat ym. sidostahotasiakkaat kohderyhmänä, muut hyödynsaajat
• Asiakkaat kohde-ryhmänä
- mitä erityistä- mitä ominais-
piirteitä?esim. ikä, sairaus,
• Muut hyödynsaajat
esim. koulutettiin perhetyöntekijöitä hankkeessa, myöhemmin koulutus yleistyi ja perhetyöntekijöitä palkattu neuvoloihin
- lapsiperheet
3. Tarkoitus ja tavoitteettoiminta-ajatus, pitkän ja lyhyen ajan tavoitteet
• Toiminta-ajatus• Arvot ja visio• TA -kertoo, miksi
projekti on olemassa ja mikä on toiminnan tarkoitus
• Päätavoite ja välitavoitteet
- kaikki hyväksyvät
- tavoite on saavutettavissa
- tavoite on mitattavissa
4. Tuotoksetkonkreettiset palvelut, toimintamuodot, tieto
• http://www.oulu.ouka.fi/sote/sakke/tuotokset.htm
• tuloksia• osaamista
5. Toteutusstrategia ja työsuunnitelma
• esim. opetuksen hankkeistamisena
• vastuualueet ja -henkilöt nimetty (ryhmät)
• tehtävät kuvattu• ohjelma
aikataulu-tettuna• kokousaikataulut
6. Budjetti
• Projektin vaiheistaminen ja osittaminen. Projektin hallintatekniikkaa, perusajatus on, että projekti etenee suunnitelmallisesti
• Toteutuksen etenemisen seuranta suhteessa aikatauluihin ja budjettiin
• Tehtäväkokonaisuuden osittaminen• Jokaisessa vaiheessa täytyy tietää, mikä
on tavoite, jotta arviointi on mahdollinen
7. Oletukset ja riskit
• tavallisimmat riskit• ennakointi (SWOT,
kriittinen polku)• tunnistaminen,
merkittävyys, toteutumisen todennäköisyys
• johtopäätökset (mihin tarvetta kiinnittää huomiota)
7. Oletukset ja riskit
• Riskien hallinta-keinojen valinta• siedettävä riskitaso• hallittavien riskien
priorisointi• varasuunnitelmat• ennakoiva seuranta
(seurataan merkkejä)• muutetaan
suunnitelma• siirto, jakaminen
(vakuutukset, sopimus)
8. Projektiorganisaatio
• Perustetaan määräajaksi• Projektin asettaja= projektin omistaja• Johtoryhmä=projektin ulkoinen hallinta• Ohjausryhmä=ulkoinen hallinta• Projektipäällikkö=projektin sisäinen
hallinta• Projektiryhmä, ydinryhmä • Projektisihteeri (suurissa hankkeissa)
(8.) Projektin omistaja (asettaja)• Päättää projektin perustamisesta ja
lopettamisesta• Toimeksianto• Luo organisaation ohjausrakenteeksi • Nimittää ohjaus- ja johtoryhmän,
määrittää tehtävät ja päätösvaltuudet• Nimittää projektipäällikön
• Huolehtii projektille resurssit: rahoituksen hankkiminen, henkilö-, työaika-, työtila- ja laitekustannukset
• Kantaa vastuun viime kädessä riskeistä
• Vastaa siitä, että projektin tulokset ja kokemukset julkaistaan rahoittajien vaatimusten mukaan
(8.)Johtoryhmä ja ohjausryhmä
• Kootaan ottaen huomioon projektin tarkoituksen ja toiminnan luonne
• Seuraa ja arvioi projektin kokonaisuuden toteutumista, päättää budjetista
• Hyväksyy muutokset projektin tavoitteisiin, aikatauluihin ja toteutusstrategioihin
• Valvoo, ohjaa ja tukee projektipäällikön työtä, hoitaa tiedotuksen omiin taustoihi
(8.) Projektipäällikkö
• Projektin sisällön kehittäminen, jäsentäminen ja muuntaminen käytännön toiminnaksi
• Pitää projektipäiväkirjaa• Asioiden edistäminen
yhteistyötahojen kanssa• Toiminnan toteutuksen johtaminen• Projektin tulosten koonti ja raportointi
9. Projektin arviointi
• Käyttötarpeisiin vastaaminen: arvioinnin tarkoitus, tavoitteet ja tulosten käyttö
• Arviointi kohdistuu arviointitiedon käyttäjien kannalta keskeisiin kysymyksiin
• Käyttäjät osallistuvat arvioinnin suunnitteluun
• Arviointi hyödyntää projektin toiminnan kehittämistä
• Tarkoituksenmukaiset painotukset: kohteet priorisoidaan, mukana olennaiset puolet projektista, arvioidaan sekä onnistumista että ongelmia ja tuloksia sekä vaikutuksia
• Aineiston pätevyys: näkökulmien, intressien ja arvojen moninaisuus, aineistot koskevat niitä ilmiöitä joita on tarkoitus arvioida, sekä laadullista että määrällistä tietoa
9. Arvioinnin kohdistaminen projektissa
• Kuka käyttää arvioinnissa saatua tietoa?• Uskottavuus lisääntyy, kun arvioidaan
useista näkökulmista• Mikä on oleellista projektissa?• Monitorointi=seurataan tunnuslukuja
esim. asiakkaiden määrää ja työllistymistä
• Auditointi=katsotaan laajasti etukäteen asetettuja kriteereitä
• Kohdentuva arviointi= projektin toteutumi-sen myötä valitaan arvioinnin kohteet, lisänä hyvin kohdennettu itsearviointi
• Yleisarviointi= kokoava arviointi esitetään yleisesti eri kohdista ja katsotaan kokonai-suutta, yritetään tehdä johtopäätöksiä
• Kokonaisarviointi= kallista, onko tarpeen?
9. Arvioinnista
• Arvioinnin pitäisi kehittää projektia• Projektin käyttöön pitää saada tietoa
sen aikana, eikä ainoastaan jälkikäteen• Lähtökohta -analyysi on yksi tapa
suhteuttaa tuloksia• Projektia voidaan arvioida asiakkaan,
tuotoksen, henkilöstön osaamisen, hyvinvoinnin sekä prosessin näkökulmasta
9. Projektin raportointi ja päättäminen
• Projektin valvonnan ja seurannan työkalu• Väliraportteja, loppuraportti• Loppuraportti on historiikki projektin
elinkaaresta, siinä kuvataan suunnitelman lisäksi yksityiskohtaisesti projektin toteutuminen, tulokset ja budjetin toteutuminen sekä pohdintaosa
• Tiedotustilaisuudet yleisölle ja medialle
9. Raportointi ja päättäminen
• Lopetusvaiheeseen liittyy eniten tiedottamista: Prosessissa on opittu ja oppia on hyvä jakaa
• Projektin onnistumista mitataan prosessin onnistumisella ja saavutetuilla lopputuloksilla
• Projektissa on opittu uusi menetelmä tai toimintatapa, tieto pitää saada käyttöön
• Raportissa kuvataan toteutettu suunnitelm
Projektiraportin rakenne
1. Projektin lähtökohdat ja tavoitteet• tarve, käsitteet,
kirjal-lisuuskatsaus, projektisuunnitelma
2. Projektin kuvaus3. Projektin tulokset ja
arviointi• tutkimusmenetelmät• tulosten vertailu
viite-kehykseen, tulosten hyödyntäminen
Lähteet
• http://hosted.kuntaliitto.fi/intra/julkaisut/pdf/p071005095633P.pdfPaavo Viirkorpi. Onnistunut projekti. Kuntaliitto
• http://kehittaminen.turkuamk.fi/msuni/Tyossa/Projektisuunnitelma-malli.pdf
• http://jakkau.site50.net/files/tjmharjoitus.pdfProjektiraportti Satumetsän päiväkoti
• http://www.seta.fi/perheprojekti/Sateenkaariperhetyön projekti