OVERTAGELSE OG DRIFT AV BYGNINGER ITB … · • Entra har fokus både på energi og miljø noe som forutsetter gode bygg og som setter store krav til både byggeprossess og drift

Roy Vraalsen

OVERTAGELSE OG DRIFT AV

BYGNINGER – ITB-FORUM

06.03.2014

• Prosjektoppstart

• Entra energi og miljøprofil

• Arbeid etter tildeling av kontrakter

• Gjennomføring av prosjekt

• Overtakelse, erfaringer prosjekter

• Forbedringsmuligheter entrepenør og byggherre

• Forutsetninger for god drift

• Opplæring

• Prøvedrift

• Serviceavtaler

• Reklamasjoner – garantibefaringer

• Hva tenker Entra om ITB

• Driftsansvarliges hverdag

Hovedtemaer

2

• Entra har fokus både på energi og miljø noe som forutsetter gode

bygg og som setter store krav til både byggeprossess og drift

• Entra definerer forskjellige energiklasser , nybygg skal være minimum

A-bygg og rehabilitering skal ha minimum B-bygg

• I tillegg finnes det flere bygg innen passivhus-FutureBuildt-

Powerhouse definisjonene - etter hvert mange begreper

• Vi sertifiserer også bygg innen BREEAM-NOR et internationalt

miljøklassefiseringssystem for bygninger. Nybygg skal ha Breeam

Exellent og rehabilitering skal ha Breeam very good. Vårt siste bygg vil

oppnå Breeam outstanding

Entra energi og miljøprofil

3

• Egen kravspek for automasjon og SD-anlegg

• Egen kravspek for innsamling av forbruksdata inkl målerutstyr, krav til produkt. Etablering av målerstruktur

• Egen kravspek på levert FDV-dokumentasjon

• Krav til produkter vedr vannrensing ( varme-kjøling)

• Egen kravspek for FDV-dokumentasjon, funksjonskontroll og overtakelse

• Egen kravspekk på heis

• Egen kravspek for prøvedrift(1-års drift), prøves ut nå i flere prosjekter. Norsk Standard utvikler nå ett NS-dokument om dette

• Vurdere innhold av konkurransegrunnlag, kommentere løsninger og få svar på løsninger som er forespurt

• Utarbeidelse av kravspekk på fagrelaterte løsninger

Prosjektoppstart i forprosjekt

4

• Begrenset bestillerkompetanse hos byggherre og innleide prosjektledere på tekniske anlegg. Entra har en egen gruppe internt som velger leverandører av tekniske leveranser (SD, brann, sikkerhet, nødlys etc)

• Årsak til dette er at leverandører velges av totalentrepenør uten påvirkning fra utbygger

• Som ett eksempel er normalkostnader for SD-anlegg er under 1% av totalkostnader i prosjekt. Svært viktig verktøy i driftsfasen

• Rådgivere kopiering av tidligere løsninger, mange er multifaglige, men er de tverrfaglige?

• Merkesystem event spesifisering i forhold til lokalisering, men basert på TFM-systemet

• Energiflyt –målestruktur for forbrukssteder

• SD-anlegg – design-frys på utforming av bilder og funksjoner i bilder på hovedsystemer

• SD-anlegg spesifikt sonesystemer på romnivå med integrasjon mellom flere fag – design-frys på presentasjon og funksjoner

• Gjennomgå kravspek med entrepenører, verifisere og avdekke ønskede funksjoner – avhengig av kontraktsform

Etter tildeling av kontrakter- (totalentreprise)

5

• Fagteam og driftsansvarlig deltar i prosjekteringsmøter i

byggeperioden (tidlig fase og underveis)

• Driftsansvarlig og ett eget fagteam prøver etter beste evne og delta i

møter/befaringer for og lære så mye som mulig om bygget og spesielt

dets tekniske installasjoner

• Særmøter på tekniske detaljløsninger på oppbygging, funksjon og

presentasjonssystemer. Dette krever stor tverrfaglig kompetanse hos

deltagere og er en omfattende prosess.

• Driftsansvarlig deltar i funksjonsprøving, innregulering og tester

leverandører utfører før overtakelse, dette gir en svært god

læringskurve

Gjennomføring av prosjekt

6

• 0-feil ved overtakelse, vi jobber mot dette, men mulig mål er satt til 5

feil pr 10.000 m2

• Det vil i første driftsår oppdages mange feil som ikke er oppdaget ved

overtakelse

• Etter 1-års befaring + 1 måned skal vi ha 0-feil

• I forbindelse med overtakelse etableres det en kompetansegruppe

internt inkl eksterne ressurser for befaringer og kontroll

Overtakelse Entra’s visjon

7

• Kontrollbefaringer gjennomføres ca 2 måneder før planlagt

overtakelse. Dette skjer før himlinger er ferdige for og kontrollere faglig

utførelse før de lukkes

• Ferdigbefaringer inndeles pr fag ved ferdig mekanisk montert,

merket, rengjort etc

• Funksjonskontroll gjennomføres i alle fag også tverrfaglig med bruk

av alle digitale verktøy

• Fullskalatester gjennomføres på brann,strømbrudd, kapasitet etc

• Overtakelse fra totalentrepenør til byggherre

• Overtakelse fra byggeherre til leietaker og innflytting

Aktiviteter/befaringer i sluttfasen

8

• Mekanisk og håndverksmessig ferdig

• Alt rengjort og støvsugd

• Komplett ferdig merket i henhold til avtalt nivå

• Lokal dokumentasjon er lagt ut

• Komplett FDV inkl tegninger, systemforklaringer, datablad og

testprotokoller

• Alle verktøy tilgjengelig, SD, brann, adgang ITV etc

• Entrepenør(er) stiller med personell og verktøy tilpasset prosjektet for

stikkprøvekontroll – også tverrfaglig

Forutsetninger for overtakelse

9

• Ferdigbefaringsrapporter anbefales skrives av byggherre eller deres

representant

• Ofte svært mange ferdigbefaringsdokumenter med feil/mangler som

skal kvitteres ut

• Nå finnes det nå flere digitalt verktøy hvor feil registreres på

plantegning, avviket i tekst og tildeles ansvarlig entrepenør for

utbedring av punktene. Punktene lukkes av totalentrepenør /

byggherre etter kontroll

• Entra har en egen kundeportal – kundesenter hvor leietaker

rapporterer avvik de registrerer i leietakerområdet. Leietaker er med

dette kontinuerlig oppdatert

• Byggherre oppdager som regel flere feil en leietaker på tekniske

anlegg. Tekniske rom er ikke leietakerområdet.

Rapportering ved overtakelse/innflytting

10

• Generelt bra i leietakerområder på bygningstekniske arbeider på

kvalitet, håndverksmessig utførelse og overflater

• Det samme gjelder stort sett på tekniske fag på fagmessig utførelse

• Utfordringene er vesentlig større når det gjelder funksjon på tekniske

fag og ikke minst fagene seg imellom

• Det samme gjelder ferdigstillelse i tekniske rom

• Vi har flere eksempler på at vi har overtatt bygget, men ikke tekniske

anlegg pga mangel på ferdigstillelsesgrad

• Det oppleves svikt i kontrollrapporter fra entrepenør på funksjonstest

hvor det innmeldt ferdig og ved kontroll er det ikke mulig at det har

vært testet

• Flere visningsverktøy er ikke ferdigstilt og kontrollert, som f.eks SD-

anlegg, brannvarsling, nød-ledelys, adgangskontroll etc

Erfaring fra 4 siste prosjekter

11

Hvordan kontrollerer vi leveransen

12

• Som tidligere nevnt deler vi inn i flere befaringer,

kontrollbefaringer, ferdigbefaringer og funksjonskontroll

• Vi bruker utstrakt bruk av FDV, spesielt rapporter fra test,

igangkjøring, målinger, erklæringer etc

• FDV er en viktig del i forhold til hvor langt prosjektet har

kommet i sin egenkontroll på funksjoner

• Vi tar stikkprøver på funksjon for hvert enkelt fag og

tverrfaglig, gjerne 7-8 befaringer

• Det forventes at entrepenører stiller med nødvendig

kompetanse og verktøy for og verifisere funksjoner

• Her oppleves det svært varierende kompetanse hos de

tekniske leverandørene

• SD-anlegget brukes svært aktivt av Entra eller annen

personell for kontroll, bl.a logging

• Utarbeide detaljerte fremdriftsplaner i avslutningsfasen og være tro

mot dem

• Bruke mer digitale rapportverktøy på ferdigstillelse mellom fagene og

avhengigheter dem imellom

• Egne særmøter på fremdrift og koordinering på tekniske fag

• Klare definerte grensesnitt mellom leverandører

• Ikke bruke testfasen til produksjon

• Være tidlig nok ute med bestillinger av varer og tjenester

• God tverrfaglig kompetanse hos byggeledelsen

• Etablere ITB-koordinator hos entrepenør

• Ha tidligere og bedre fokus på FDV-dokumentasjon, allerede ved

bestilling av varer?

• Utføring av merking ved montasje, eller ferdig merket fra leverandør?

Hva kan gjøres for og forbedre leveransen sett fra entrepenør

13

• Lengere byggetid?

• Entrepriseform?

• Valg av leverandører

• Påvirke valg av tekniske leveranser , utstyr, produkt etc

• Raske og presise svar til entrepenør i gjennomføring

• Innleide prosjektledere med tyngre kompetanse på teknikk

• Klare og presise kravspesifikasjoner

• Skal overtakelse av bygg og teknikk være sammenfallende datoer?

• Forbedre rutiner for innsamling av FDV

• Bruke resurser på tekniske fag i hele byggeprosessen og videre inn i

driftsfasen – ITB funksjon

• Diskutere med bransjen – erfaring og meningsutveksling

Hva kan gjøres for og forbedre leveransen sett fra byggherre

14

• Forutsetninger i prosjektet er definert, dimensjonerende data, valg av

løsning, beskrivelse av funksjoner

• Viktig og beskrive funksjoner spesielt rundt romklima og event

lysfilosofi når det er tverrfaglige funksjoner

• Alle leveranser er installert, ferdigstilt og kontrollert

• Alle testrapporter / protokoller er overlevert og kvittert ut

• Det er foretatt tverrfaglig stikkprøvekontroll på funksjoner av aktør som

forstår og kan teste funksjonene (ITB - integrerte tekniske

bygningsinstallasjoner)

• FDV-dokumentasjon er levert iht avtale og til korrekt tidspunkt,

• Alle komponenter og systemer er komplett merket

• Flytskjema for varme og kjøleanlegg som viser prinsipiell løsning fra

energikilde til hovedforbrukssteder. Her skal det også vises installerte

energimålere

• Stigeledningsskjema elektro med alle avganger samt el.fordelinger i

bygget. Her skal det også vises installerte energimålere i fordelingene

• Bygg med reserve/ups-kraft skal vise systemoppbygging inkl. brytere

• Det skal leveres topologiskjema for andre svakstrømsanlegg som

brannvarsling,talevarsling, nødlys,adgangskontroll, ITV-anlegg,

dataanlegg osv

FORUTSETNINGER FOR GOD DRIFT

15

• Topologiskjema for nettverk på SD-anlegg eller andre BUS-systemer

skal vise systemoppbyggingen

• Det utarbeides en matrise som definerer hvilke funksjoner det er

mellom brannvarsling og fysiske objekter (vifter, luker, dører, porter,

heiser etc på detaljnivå). Denne skal fortelle om start/stopp,

åpne/lukke etc for hvert enkelt objekt

• Dekningsområder for tekniske anlegg

FORUTSETNINGER FOR GOD DRIFT

16

• Dette forutsetter at FDV er levert som beskrevet slik at driftspersonell kan sette seg inn i systemløsningen i de forskjellige leveransene.

• Den skal avtales i god tid og skal deles opp i de forskjellige fag og leveranser

• Det skal dokumenteres gjennomføring fra alle aktører

• Dersom det er tverrfaglige funksjoner skal de aktuelle aktører gjennomføre dette samtidig

• Den skal være 2-delt hvor trinn 1 er gjennomgang av FDV med systemløsning og produkter og trinn 2 er fysisk på bygget

• Deltagere skal kunne forlange stikkprøvekontroll for å verifisere forventet funksjon

• Presentasjonssystemer, f.eks SD-anlegg krever spesiell opplæring i

bruk og funksjon

• Spesielt viktig og lære loggoppsett og bruk av dette

• Forklaring på event. lokale innstillinger med hensyn til verdi, f.eks

trykk, frekvens, temperatur, vern etc

• Opplæring av andre visningsverktøy, event. sentraler f.eks brann-

adgang-nødlys samt stikkprøvekontroll av anleggenes funksjoner

Opplæring

17

• Byggherre er ansvarlig for drift, men entrepenør skal sjekke sine leveranser i en avtalt periode, varierer fra ½ til 1år. I en totalentreprise vil det si at byggherren kun har ett kontaktpunkt og forholde seg til.

• Det må bli enighet mellom partene om når prøvedriftsperioden starter og slutter. Oppstart er ikke nødvendigvis samme dato som overtakelse.

• Her er det svært viktig og definere roller og ansvar mellom partene

• Det avtales faste møter i perioden fra hver 14 dag til hver 3. måned

• Prøvedrift kan være en sovepute for entrepenør, dvs de gjør seg ikke ferdig for ”de skal jo være der i en definert tid allikevel”. Det er ikke meningen at prøvedriftsperioden skal brukes til og rette opp feil og mangler.

• Entrepenør skal være proaktive og levere ukentlige rapporter på hvilke systemer de har sjekket ut

• Ved mistanke om feil/avvik har ikke drift bevisbyrden, de skal bare påpeke at her er det noe som ikke fungerer – ikke hva – ansvarlig entrepenør sjekker videre

1-års drift – prøvedrift ( blir mer vanlig)

18

• Anbefalte tester første driftsår

• Fullskalatest for brann, det skal på forhånd være definert alle styrefunksjoner i bygget og alle objektene må sjekkes. Samtidig sjekkes dekningsområdet for klokker/talevarsling

• Fullskalatest ved strømbrudd i bygg med UPS/reservekraft, beste test vil være på dagtid med alle brukere tilstedet. Det sjekkes kapasitet på nødlys, event andre installasjoner som har lokale batteripakker – brann-adgang-ITV etc

• Energiforbruk første driftsår

• Avtalte virkningsgrader på utstyr verifiseres , gjenvinnere, kjølemaskiner, varmepumper etc

• Fullskalatest spesielt varme og kjøleanlegg i en dertil egnet årstid planlegges gjennomført

• Det sjekkes at forbrukt energi er som forventet og prosjektert. Her skal

entreprenør/rådgiver definere hva som er forventet forbruk pr installert

måler

• Antall målere er stadig økende , energiflyt skal gjennomgås i detalj på

FDV og ute på bygget

• Akkumulerte verdier skal synkroniseres, dvs samme verdi lokalt på

energimåler som i ett EOS-system

1-års drift – prøvedrift ( blir mer vanlig)

19

ITB-roller i alle faser av prosjektet

20

.

• Prosess? Prosjekter fra A til Å. Hvordan få dette til med «beste

praktisk» ?

• Hvem?

• Når?

• «Case» Media City Bergen! Hvordan bør Entra organisere ITB rollene i

prosjektet, slik at vi unngår fallgruvene som vi ser i sluttfasen av neste

alle prosjektene vi har gjennomført den siste tiden? Forslag?

• ITB ansvarlig må sitte både hos bygge herre, og hos utførende. De må

prate sammen!

• ITB ansvarlige må ha rett kompetanse.

• ITB ansvarlig må ha myndighet.

• Det må utarbeides klarere fremdriftsplaner for testing av tekniske

anlegg.

• ITB ansvarlige bør delta fra forprosjekt tom 1 års befaring.

• Vi jobber mye med dette temaet i dagens prosjekter, er vi klar over at vi

faktisk gjør det?

• Vi prøver oss litt frem…….. Vi kommer til å ha stor fokus på dette

temaet i tiden fremover.

21

• Dette tenker Entra……..

• Ofte forespurt og tilbudt i forespørsel på nye prosjekter

• Det anbefales sterkt at byggherre selv påvirker innholdet i avtalene

sammen med aktuelle leverandører før de underskrives

• Avtalene må følges opp av hver enkelt driftsansvarlig, det anbefales at

man har en tett dialog med utførende servicetekniker. Gjennomfør

befaringer og stikkprøvekontroller og avsett tid til dette.

• Påse at det gjøres avtaler i forkant på oppmøtetid.

• Gjennomfør de samme prosessene mot rammeleverandører på andre

oppgaver og utbedringer

Serviceavtaler

22

• Driftsansvarlig formidler og sorterer reklamasjoner i et dertil egnet

system (f.eks FDV )

• Det gjennomføres faste oppfølgingsmøter mellom partene for tett

oppfølging og tilbakemelding med tidsfrister

• Det må klart defineres hvem som har ansvar opp imot

prosjektleveransen- rollebeskrivelse

• Det innkalles til formelle befaringer etter 1, 3 og evnt 5 år

Reklamasjoner - garantibefaringer

23

• Den er svært mangfoldig og krever stor og variert kompetanse

samtidig med ofte knapphet av tid

• De skal kunne alt fra å ”stake dasser” til den mest avanserte styrings-

og reguleringsteknikk

• Entra har nå en utfordring på hvordan vi skal drifte passivhus, her er

det liten erfaring i bransjen og vi planlegger en oppdatering av våre

driftsansvarlig

• Min ærbødige påstand er at verken rådgivere, entrepenører eller

prosjektledere kan og forstår driftsyrket

DRIFTSANSVARLIGES HVERDAG

24

DRIFTSANSVARLIGES HVERDAG

25

Takk for meg

Lykke til – her er det utfordringer

26