Outsourcing und Approval Plan im Erwerbungsmanagement der SLUB Dresden, Vortrag FU Berlin, 9. Januar 2015

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden slub-dresden.de © by SLUB Dresden

Michael Golsch, Stellvertreter des Generaldirektors, SLUB Dresden

Outsourcing und Approval Plan im Erwerbungsmanagement der SLUB Dresden

Freie Universität Berlin, 9. Januar 2015



January 9, 2015| Seite 2 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

Agenda: (1)  Sachsens Staatsbibliothek

(2)  Das Erwerbungsmanagement der SLUB Dresden: Überblick

(3)  Das Dresdner Erwerbungsmodell Ø Public Private Partnership (PPP) Ø Approval Pläne Ø Prozessmanagement

(4)  Bestandsentwicklung als Optimierungsentscheidung


Sachsens Staatsbibliothek


Die Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden zählt zu den bedeutendsten wissenschaftlichen Bibliotheken in Deutschland mit einem besonders breiten Aufgabenprofil: Ø  Universitätsbibliothek für eine der 10 größten Universitäten der

Bundesrepublik (seit 2012 Exzellenz-Uni)

+ Ø  Klassische Landesbibliothek (Sammeln und Verzeichnen von Medien aus und

über Sachsen)

+ Ø  Staatsbibliothek mit vielfältigen Koordinierungs- und Servicefunktionen und

zunehmend bundesweiter Ausstrahlung







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Geschäftsbericht der SLUB, 2013




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Entwicklung der physischen Entleihungen




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Rahmenbedingungen: Personalstellen und Etat

36

Die SLUB Dresden

Finanzierung.

Ressourcenmanagement, Michael Golsch, 24. Oktober 2014

Erstellt von Böhme/Döge 1 23.10.14

Ausgaben 2008 - 2014

2014(Vorschau mit Stand

30.09.14) (!)

2013IST (!)

2012IST (!)

2011IST (!)

2010IST (!)

2009IST (!)

2008IST (!)

Gesamtausgaben 29.287.860 ! 26.642.935 ! 27.711.893 ! 26.581.000 ! 26.693.000 ! 26.806.000 ! 24.919.000 !

davon Personalausgaben 16.819.150 ! 14.658.073 ! 14.410.356 ! 14.485.000 ! 14.776.000 ! 14.327.000 ! 14.228.000 !

davon Bestandsentwicklung 8.077.205 ! 7.636.739 ! 7.911.125 ! 8.004.000 ! 7.856.000 ! 8.046.000 ! 7.754.000 !

davon SLUB-Etat im Landeshaushalt (incl. Anteil Sachsen-Konsortium)

5.654.755 ! 5.545.407 ! 5.540.644 ! 5.601.000 ! 5.397.505 ! 5.370.000 ! 5.065.000 !

davon Investitionen (incl. IT) 0 ! 563.635 ! 448.726 ! 455.000 ! 660.000 ! 746.000 ! 533.000 !

davon Sondermittel (Bundesmittel) 0 ! 105.900 ! 200.000 ! 0 ! 503.000 ! 518.000 ! 313.000 !

davon Sachausgaben 0 ! 245.817 ! 644.345 ! 502.000 ! 558.000 ! 584.000 ! 624.000 !

3.252.040 ! 3.538.671 ! 4.297.341 ! 3.135.000 ! 2.843.000 ! 3.103.000 ! 1.780.000 !

SLUB DresdenGeneraldirektion

Drittmittel (EFRE, DFG (ohne Investitionen))


Erwerbungsmanagement in der SLUB Dresden


Überblick

Die Digitale Revolution: allgegenwärtig abstrakt ?




Überblick

Bestandsentwicklung im Medienwandel


Oktober 15, 2014 | Seite 3

Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

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Universitäre Literaturversorgung für die TU Dresden B=konst.=rd. 6 Mio. !

© Prof. Dr.-Ing. Wolfgang Lehner, TU Dresden

Konsequenz in allen Dingen. Change Management in der Digitalen Revolution




Überblick

Bestandsentwicklung im Medienwandel

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Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden slub-dresden.de © by SLUB Dresden Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors December 11, 2014| Seite 12

DBS - Variable Auswertung

BJ 2012 BJ 2012 BJ 2012 BJ 2013 BJ 2013 BJ 2013 Nr. 149 Nr. 151 Mittelabfluss Nr. 149 Nr. 151 Mittelabfluss

BibliothekAusgaben Erwerbung

Gesamt

Ausgaben e-Ressourcen

davon Ausgaben

Anteil Konsortium

Ausgaben Erwerbung

Gesamt

Ausgaben e-Ressourcen

davon Ausgaben

Anteil Konsortium

in % 1.700.000 in % in % 1.700.000 in %

Dresden SLUB 7.911.125 2.723.477 34% 611.167 22% 7.636.739 4.588.637 60% 605.407 13%Leipzig UB 4.537.108 1.733.676 38% 476.228 27% 4.038.208 2.422.601 60% 465.562 19%Freiberg TU Bergakad. 1.514.505 546.462 36% 106.500 19% 1.434.447 520.321 36% 96.529 19%Chemnitz UB 2.520.737 1.263.602 50% 182.514 14% 2.586.423 1.796.446 69% 175.502 10%Leipzig FH HTWK 574.341 110.314 19% 85.510 78% 546.832 161.489 30% 85.068 53%Dresden HTW 536.088 201.733 38% 67.626 34% 478.593 240.744 50% 67.388 28%Zwickau HS 496.004 99.479 20% 63.478 64% 507.264 196.428 39% 62.424 32%HSB Mittweida 0% 76.296 0% 0% 77.554 0%Zittau HSB 362.285 155.123 43% 47.090 30% 338.651 145.611 43% 47.566 33%Summen (ohne MW) 6.833.866 1.640.113 24% 10.072.277 1.605.446 16%

Ausgaben für E-Ressourcen und konsortiale Deckungsbeiträge der Häuser Quelle: DBS


Überblick

Bestandsentwicklung im Medienwandel – Sachsenkonsortium




Überblick

Transparenz durch das Neue Steuerungsmodell

SLUB Dresden, M. Golsch, 9. November 2014 Seite 11 von 12

Den direkten Kostenvergleich auf NSM-Basis zeigt die folgende Tabelle:

Bestandsentwicklung Produktkosten Menge (Bde.) Kosten pro Stück

Monogr. physisch 971 Tsd. 21.758 44,65

Monogr. elektronisch 110 Tsd. 3.757 29,36

Tabelle 4: Kostenvergleich Monografienerwerbung print und elektronisch

Allerdings weisen sowohl die Durchschnittspreise als auch die verfügbaren

Erwerbungsmittel nach dem Bayerischen Etatverteilungsmodell fachbezogene

Unterschiede auf, so dass die Differenzierung der Kosten nach Fachclustern sinnvoll

ist.

Bestandsentwicklung

Monografien phys.

Erwerbungs-

mittel(!)

Durchschnitts-

preis !

Stunden-

kosten pro

Stück (!)

Vollkosten

pro Stück (!)

Sprachen, Sozialwiss.,

SSG

139.308 32,56 29,99 62,55

MINT + Wiwi 82.922 58,40 26,237 84,63

Medizin 29.521 85,36 28,51 113,87

Recht 43.089 52,18 15,47 67,65

Tabelle 5: Kostenvergleich Erwerbung von Print-Monografien (NSM-Basiscontrolling und

Hauptproduktkatalog der SLUB)

Die SLUB nutzt dafür ihren seit 2007 in der Abteilung Bestandsentwicklung und

Metadaten geführten Hauptproduktkatalog, der allerdings – der gegenwärtigen

Übergangsphase geschuldet – bei den Stundenkosten bislang auf Pauschsätzen

basiert.

Um zu noch besser vergleichbaren Ergebnissen zu gelangen, werden daher

voraussichtlich ab Jahresbeginn 2015 die NSM-Stundensätze in den

Hauptproduktkatalog der Erwerbungsabteilung integriert.

Ausführlich sind die Ergebnisse in Anlage 11 hergeleitet. Anlage 12 bietet eine

Übersicht für das Segment der elektronischen Medien.

Für die Digitalisierung betragen die Auftragskosten im 3. Quartal 0,43 ! pro Image (2.

Quartal: 0,46 !, 1. Quartal 2014: 0,34 !, Quartalsdurchschnitt 2013: 0,49 !).

5.2 Benutzung

Quartalsbericht 2014/3




Überblick

Transparenz durch das Neue Steuerungsmodell

Quartalsbericht 2014/3

Anlage 12 zum Controllingbericht der SLUB für das 3. Quartal 2014

Stückkosten für eRessourcen 2014

Leistung Kriterium Anzahl Stückkosten

Januar Februar März Summe 1. QuartalBestandsentwicklung Monografien (elektronisch) 261.750,00 ! E-Book 7.458 35,10 ! Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) 94.746,51 ! E-Journal 13.821 6,86 ! Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 76.380,00 ! Medium 5.263 14,51 ! Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 53.310,00 ! Datenbank 81 658,15 ! Bestandsentwicklung Publikationsdienste 2.820,00 ! Publikation 535 5,27 !


April Mai Juni Summe 2. QuartalBestandsentwicklung Monografien (elektronisch) 164.490,00 ! E-Book 5.140 32,00 ! Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) 179.250,00 ! E-Journal 13.814 12,98 ! Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 65.630,00 ! Medium 2.627 24,98 ! Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 54.620,00 ! Datenbank 81 674,32 ! Bestandsentwicklung Publikationsdienste 2.590,00 ! Publikation 593 4,37 !


Juli August September Summe 3. QuartalBestandsentwicklung Monografien (elektronisch) 128.840,00 ! E-Book 3.757 34,29 ! Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) 60.540,00 ! E-Journal 13.747 4,40 ! Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) 60.400,00 ! Medium 1.620 37,28 ! Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel 70.120,00 ! Datenbank 84 834,76 ! Bestandsentwicklung Publikationsdienste 670,00 ! Publikation 244 2,75 !


Oktober November Dezember Summe 4. QuartalBestandsentwicklung Monografien (elektronisch) E-Book 0 #DIV/0!Bestandsentwicklung Zeitschriften (elektronisch) E-Journal 0 #DIV/0!Bestandsentwicklung Sonderbestände (elektronisch) Medium 0 #DIV/0!Bestandsentwicklung Datenbanken Einzeltitel Datenbank 0 #DIV/0!Bestandsentwicklung Publikationsdienste Publikation 0 #DIV/0!

Vollkosten

Vollkosten

Vollkosten

Vollkosten

Aufgestellt: Anne-Dorothee Böhme




Überblick

Bestandsentwicklung als Teil der Unternehmensstrategie

Leistungsführerschaft als Unternehmensvision

Strategiebausteine:

! Vorfahrt für digitale Dokumente

! Konsequente Distribution von Diensten und Inhalten auch auf

mobile Geräte

! SLUB-Katalog als umfassendes Recherche- und Zugangssystem mit

Merkmalen, die ihn von Google deutlich unterscheiden:

• Kombination von analogen und digitalen Medien

• Kombination von gemeinfreien und lizenzpflichtigen Medien

• Besondere Erschließungstiefe mit Hilfe semantischer

Technologien

! Stärkung der Innovationskraft und der Bündnisfähigkeit

• Ausbau der Bibliotheks-IT

• Steigerung des Drittmittelaufkommens

• Kooperation mit innovativen WissenschaftlerInnen und Start-ups

! Erwerbungspolitik:

• Vorfahrt für elektronische Inhalte

• Vorfahrt für nutzergesteuerte Erwerbung

• Maximale Automatisierung

SLUB Dresden, Strategiebausteine, 2013/14


Effizientes Erwerbungsmanagement


Ziele

Jeder gute Erwerbungsgeschäftsgang löst das Optimierungsproblem,

ü  die richtigen Medien ü  in richtiger (Zugriffs)Menge ü  in optimaler Zeit ü  am richtigen Ort

unter den Nebenbedingungen Ø  Personalrestriktion Ø  Budgetrestriktion

bereitzustellen.

Es geht um den betriebswirtschaftlich effizienten Einsatz knapper Ressourcen, um ein klar definiertes Ziel zu erreichen: Jede Bibliothek ist zur Nutzung bestimmt. Maßgebend für die Bestandsentwicklung ist daher die Nutzerzufriedenheit.


Effizientes Erwerbungsmanagement


Zeitersparnis bei Routinearbeiten

Ø  Blanket Order Rein formal: Es werden im voraus alle Neuerscheinungen fest (d. h. mit Abnahmegarantie) bestellt, die zum Sammelprofil passen. Der Buchhändler liefert ohne weitere Rücksprache. Mit Lieferung kommt der Kauf zustande

Ø  Ansichtslieferungen: Rein formal: Der Buchhändler liefert zu einem vorab definiertem Segment alle Neuerscheinungen frei Haus. Die Bibliothek wählt aus und hat ein Rückgaberecht. Der Kauf kommt mit der Auswahlentscheidung zustande.

Ø  Approval Plan: Bibliothek und Buchhändler vereinbaren nach formalen und inhaltlichen ein Lieferprofil. Der Buchhändler unterbreitet der Bibliothek auf dieser Basis regelmäßige Angebote. Mit Angebotsbestätigung durch die Bibliothek kommt der Kauf zustande.

Kombinationen und Mischformen sind möglich. Über das Budget und/oder das Erwerbungsprofil behält die Bibliothek in jedem Fall die Entscheidungshoheit.


Das Dresdner Erwerbungsmodell


Public Private Partnership

Eckdaten:

Ø  Zusammenarbeit zwischen der SLUB Dresden und Schweitzer Fachinformationen, begründet im Januar 2009 durch einen Letter of Intend





Eckdaten:

Ø  Zusammenarbeit zwischen der SLUB Dresden und Schweitzer Fachinformationen, begründet im Januar 2009 durch einen Letter of Intend

Ø  Ziele: o  Optimierung der Monografienerwerbung durch umfassenden Einsatz von

Approval Plänen in Kombination mit automatisiertem Dateneinsspiel (Lokal- und Verbundsystem)

o  als für andere Anbieter und Nachfrager offenes System: partnerschaftliche Absprachen und standardisierte Datenformate

o  „Keinen Monopolisten züchten!“

Ø  Workshops im Februar und Mai 2009, Prototyp Juni 2009 (Erfurter Bibliothekartag)

Ø  Produktionstest (Fach Jura) September 2009, Routine (Jura) Januar 2010

Ø  Roll Out: 2010/2011, Shelf Ready 2011/12





PPP als Geschäftsmodell – die Interessen der Partner:

!Ø  Konzentration auf zukunftsträchtige Kerngeschäfte

Ø  Entlastung von Standards





PPP als Geschäftsmodell – die Interessen der Partner:

!Ø  Konzentration auf zukunftsträchtige Kerngeschäfte

Ø  Entlastung von Standards

Ø  strategische Vorteile als Library Supplier am Bibliotheksmarkt: bessere Marktdurchdringung, technologischer Entwicklungsvorsprung





Effizienz durch Synergien:

Ø  Approval Plan als Erwerbungsinstrument Ø  Titeldaten-Nutzung von Buchhändlern + Verlagen auf Verbundebene und im Lokalsystem

Ø  Direkteinspiel von Bewegungsdaten (lokal):

Bestellung, Rechnung, Lieferverzug, Storno





Effizienz durch Synergien:

Ø  Approval Plan als Erwerbungsinstrument Ø  Titeldaten-Nutzung von Buchhändlern + Verlagen auf Verbundebene und im Lokalsystem

Ø  Direkteinspiel von Bewegungsdaten (lokal):

Bestellung, Rechnung, Lieferverzug, Storno

Rahmenbedingungen:

Ø  Datenqualität

Ø  Standard-Austauschformate




Approval Plan als Erwerbungsinstrument

Den Approval Plan gibt es nicht. Jeder Approval Plan ist ein Unikat und das Ergebnis enger partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Buchhändler.

Ø  Approval Pläne werden auf der Basis fach- und institutionenspezifischer Erwerbungsprofile mit dem jeweiligen Buchhändler vereinbart und bei Bedarf nachjustiert.

Ø  Approval Pläne werden vom Nutzer her gedacht und entwickelt. Sie müssen verschiedene Kriterien und Auswahlmöglichkeiten flexibel miteinander verknüpfen.

Ø  Approval Pläne müssen in eine webbasierte Bestellplattform eingebunden sein, um mit der Angebotsbestätigung sofort die Bestellung im Back Office (Waren-wirtschaftssystem des Buchhändlers auslösen zu können.





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Praxisbeispiel I, SLUB Dresden: Rechtswissenschaft

© Christine Brandenburger, SLUB Dresden







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Praxisbeispiel II, SLUB Dresden: Wirtschaftswissenschaften

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Prozessmanagement




Prozessmanagement

Dresdner Erwerbungsmodell als Hostingangebot (2011)

16

Make or buy? Organisations- und Geschäftsmodelle

Praxisbeispiel: Das Dresdner Erwerbungsmodell – Hostingmodell der SLUB

Ressourcenmanagement, Michael Golsch, 21. November 2014




Prozessmanagement

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Shelf Ready im Dresdner Erwerbungsmodell (2012)




Prozessmanagement

Shelf Ready im Dresdner Erwerbungsmodell (2012)


Dresdner Erwerbungsmodell

März 26, 2013 | Seite 24 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors




Prozessmanagement

„Wir erwarten …

… dass es funktioniert.

… dass die Qualität stimmt.

… dass wir 2010 die Routineproduktion erreichen.

… dass wir 80% der Kaufmonografien über das Modell bearbeiten.

… dass wir bei der Bearbeitungszeit zehn Minuten pro Band sparen.

… dass sich die Tätigkeiten im Geschäftsgang signifikant ändern.

… dass unser Modell Auswirkungen auf das bibliothekarische Berufsbild hat.

… dass wir eine Grundsatzdebatte auslösen.

… dass wir von der Partnerschaft mit der Schweitzer Gruppe profitieren.

… dass wir auf Nachfrage bei Buchhändlern und Bibliothekaren treffen.“

Erwartungen beim Start (2009)




Prozessmanagement

Entwicklung der Produktion (2009)

Ø  2009: Routineproduktion Jura (Schweitzer Fachinformationen)

Ø  2009: Auswahlverfahren für zu beteiligende Buchhändler

Ø  2010: Entwicklung und Produktionstests mit weiteren Buchhändlern

Ø  2010/2011: Aufbau Hostingmodell UB Freiberg

Ø  2010/2011: Aufnahme der allgemeinen Routineproduktion, SLUB Dresden

Ø  2011: Aufnahme der Routineproduktion Hosting UB Freiberg

Ø  2011: Roll-out auf rd. 60% der Kaufmonografien in der SLUB Dresden

Ø  2012: Roll-out auf rd. 80% der Kaufmonografien in der SLUB Dresden




Prozessmanagement

„It works!“




Prozessmanagement

Ergebnisse

23


Praxisbeispiel: Das Dresdner Erwerbungsmodell – Ersparnisse

27. März 2012 Michael Golsch


Dresdner Erwerbungsmodell

März 26, 2013 | Seite 21 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

22


Praxisbeispiel: Das Dresdner Erwerbungsmodell – Ersparnisse

Ressourcenmanagement, Michael Golsch, 20. Oktober 2011

27. März 2012 Michael Golsch

Ergebnisse pro bearbeiteten Band

1. Erwerbung / Bestellung vor DEM mit DEM vor DEM mit DEM

1.1 Auswahl / Entscheidung über Titel hD 3 5 1,87 3,12 !

1.2 TA in LIBERO + ermittelt: dann weiter nur mit 1.7. gD 1 0,45

oder1.3 TA in LIBERO 00, TA in SWB-Hauptbestand +

Lokalsatz SWB anlegen und weiter unter 1.6., 1.7 gD 1 0,45oder1.4 TA in LIBERO 00, TA in SWB-Fremddatenbereich + :

Impor t in SWB-Hauptbestand, Korrektur; Verknüpfungen;gD 1 0,45 Lokalsatz SWB anlegen und weiter unter 1.6, 1.7

oder1.5 TA in LIBERO 00, TA in SWB-DB (gesamt) 00: Anlegen TA in SWB,: gD 5 2,25

Lokalsatz SWB anlegen und weiter unter 1.6, 1.7oder1.6 Import SWB-TA in LIBERO (Download) und

Ergänzen/Kontrolle Katalogpflegesatz gD 1 0,45

1.7 LIBERO Bestellsatz anlegengD 3 1,35

Zeitaufwand (min.) Personalkosten (!)


6. Zentral anfallende Kosten

6.1 Erwerbungskoordinierung gD1 0,3 0,19 !

6.2 Technische Betreuung gD2gD3 0,03 0,02 !


Ergebnis pro bearbeitetem Bandohne DEM mit DEM ohne DEM mit DEM

Summe ohne zentrale Dienste 21 12,1 9,99 6,32 ! Summe mit zentralen Diensten 21 12,4 9,99 6,53 !

Zeitaufwand/Band (min) Personalstückkosten

Bearbeitungszeiten und Personalstückkosten 2011/12

Ersparnis pro Band: 8,9 Min.; 3,67 Euro


2. Erwerbung / Rücknahme vor DEM mit DEM vor DEM mit DEM

Eingang der Bestellungen: 2.1 ? Aufrufen der Bestellaufnahmen im LIBERO: Vervollständigen und gD 1 0,45

Ergänzen der Angaben im großen Bestellsatz

3. Erwerbung /AK: Hochkatal. der Bestell-TA und Lokalsatzbearb. im SWB

3.1 TA ggf. korrigieren und ergänzen, Verknüpfungen herstellen, ins K-niveau setzengD 5 2,5 2,25 1,13 !

4. Erwerbung /Inventarisierung

4.1 Weiterbearbeitung des Ex. In Best.optionen: BC-VergabegD 1 0,3 0,45 0,14 !

4.2 Vergabe Inventarnummer in Ex.pflege und Vervollständigung weiterer AbfragengD 2 1,8 0,90 0,81 !

4.3 Erfassung / Weiterleitung RVK gD 2 2 0,90 0,90 !

4.4 Kontrolle Rechnungssatz gD 0,5 0,23

4.5 Genehmigung der Rechnung gD 0,5 0,5 0,23 0,23 !






Prozessmanagement

Ergebnisse - Nutzwertanalyse

24


Praxisbeispiel: Das Dresdner Erwerbungsmodell – Nutzenanalyse

Tabelle 4: Dresdner Erwerbungsmodell, Nutzenanalyse für die SLUB Dresden, 2009-2012 Investitionen der SLUB 2009 - 2011 Programmierarbeiten extern 22.515 ! intern + bibliothekarische Entwicklung 64.375 ! Hard- und Software - Summe 86.890 ! Ersparnisse der SLUB 2011 2012 Monografienzugang (Kauf) 53.000 Bde. 50.000 Anteil Dresdner Erwerbungsmodell

60%: 31.000 Bde.

80%: 40.000 Bde.

Zeitersparnis pro Band 9 Minuten 9 Minuten Zeitersparnis p.a. 279.000 Minuten 360.000 Minuten 4.600 Stunden 6.000 Stunden Umwandlung in Vollzeit-äquivalente (HIS-Normativ)*

2,8 Stellen

3,75 Stellen

Kostenersparnis pro Bd. (Personalstückkosten)

3,67 !

3,67 !

Kostenersparnis p.a. (Personalstückkosten)

113.000 !

146.000 !

*HIS-Normativ: Unter Berücksichtigung durchschnittlicher Abwesenheiten durch Urlaub und Krankheit wird ein Vollzeitäquivalent mit 1.600 Stunden p.a. angesetzt. Siehe dazu Vogel,Bernd; Cordes, Silke: Bibliotheken an Universitäten und Fachhochschulen. Organisation und Ressourcenplanung. Hannover: HIS GmbH 2005, S. 81

Tabelle 4: Dresdner Erwerbungsmodell, Nutzenanalyse für die SLUB Dresden, 2009-2012 Investitionen der SLUB 2009 - 2011 Programmierarbeiten extern 22.515 ! intern + bibliothekarische Entwicklung 64.375 ! Hard- und Software - Summe 86.890 ! Ersparnisse der SLUB 2011 2012 Monografienzugang (Kauf) 53.000 Bde. 50.000 Anteil Dresdner Erwerbungsmodell

60%: 31.000 Bde.

80%: 40.000 Bde.

Zeitersparnis pro Band 9 Minuten 9 Minuten Zeitersparnis p.a. 279.000 Minuten 360.000 Minuten 4.600 Stunden 6.000 Stunden Umwandlung in Vollzeit-äquivalente (HIS-Normativ)*

2,8 Stellen

3,75 Stellen

Kostenersparnis pro Bd. (Personalstückkosten)

3,67 !

3,67 !

Kostenersparnis p.a. (Personalstückkosten)

113.000 !

146.000 !

*HIS-Normativ: Unter Berücksichtigung durchschnittlicher Abwesenheiten durch Urlaub und Krankheit wird ein Vollzeitäquivalent mit 1.600 Stunden p.a. angesetzt. Siehe dazu Vogel,Bernd; Cordes, Silke: Bibliotheken an Universitäten und Fachhochschulen. Organisation und Ressourcenplanung. Hannover: HIS GmbH 2005, S. 81

*HIS-Normativ: 1VZÄ = 1.600 Std. netto p. a.





Prozessmanagement

Ergebnisse – Projektziele erreicht

„Wir erwarten …

… dass es funktioniert.

… dass die Qualität stimmt.

… dass wir 2010 die Routineproduktion erreichen.

… dass wir 80% der Kaufmonografien über das Modell bearbeiten.

… dass wir bei der Bearbeitungszeit zehn Minuten pro Band sparen.

… dass sich die Tätigkeiten im Geschäftsgang signifikant ändern.

… dass unser Modell Auswirkungen auf das bibliothekarische Berufsbild hat.

… dass wir eine Grundsatzdebatte auslösen.

… dass wir von der Partnerschaft mit der Schweitzer Gruppe profitieren.

… dass wir auf Nachfrage bei Buchhändlern und Bibliothekaren treffen.“

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9 min

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Prozessmanagement

„Finding Your Preference“ – Integration von E-Books (2014)

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden slub-dresden.de © by SLUB Dresden January 9, 2015| Seite 44


Ø  (Groß)Bibliotheken sind Betriebe, die arbeitsteilig Serviceleistungen produzieren.

Vor allem in der Bestandentwicklung lassen sich die dazu notwendigen Arbeitsprozesse weitgehend standardisieren, automatisieren und von intellektuellen Einzelfall-Entscheidungen befreien.

Ø  Auf dieser Basis bietet das Dresdner Erwerbungsmodell gute Optimierungsmöglichkeiten, um die wertvollen und knappen Personalressourcen von Routineaufgaben zu entlasten.

Ø  Angesichts der bestenfalls stagnierender Stellenausstattung ist dies für viele Bibliotheken die einzige Möglichkeit, Kapazitäten für neue Aufgaben frei zu lenken.

Ø  Mit fortschreitendem Medienwandel wird die Bedeutung von Print-Monografien weiter rasch abnehmen. Geschäftsgangsoptimierung muss daher zunehmend die Lizenzierung elektronischen Ressourcen in den Blick nehmen.

Bestandsentwicklung als Optimierungsentscheidung


Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden slub-dresden.de © by SLUB Dresden January 9, 2015| Seite 45


Aus der bisherigen Entwicklung lassen bei mittelfristiger Betrachtung zumindest für wissenschaftliche Bibliotheken folgende Thesen ableiten: Ø  Wissenschaftlicher Content wird im STM-Segment ausschließlich und für die

übrigen Fächer vorrangig elektronisch als Zugriff auf Volltexte und Faktenangeboten und nachgefragt. Basis sind entsprechende Lizenzen.

Ø  Damit verschwindet die bisherige Unterscheidung in elektronische Zeitschriften, Datenbanken und E-Books.

Ø  Prospektiver Bedarf verliert weiter an Bedeutung. Dasselbe gilt für die Verfügbarkeit von Archivrechten bei Fächern mit einer geringen Halbwertszeit des Wissens.

Ø  Die bisher genutzten Erwerbungsinstrumente sind weitgehend für die Papierbibliothek konzipiert und umgesetzt worden. Für das effiziente Lizenzmanagement wird es daher neuer Entwicklungen bedürfen.

Bestandsentwicklung als Optimierungsentscheidung

Vom Collection Management zum Access Management?

Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden slub-dresden.de © by SLUB Dresden Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Kontakt:

[email protected]

December 11, 2014| Seite 46


Outsourcing und Approval Plan im Erwerbungsmanagement der SLUB Dresden, Vortrag FU Berlin, 9. Januar 2015

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