OTS RoadShow 2015 - Ιωάννινα: Δικτυακή Πλατφόρμα Επέκτασης Εφαρμογών Backoffice

Η δικτυακή πλατφόρμα επέκτασης Backoffice Εφαρμογών, είναι εργαλείο διαχείρισης και εποπτείας , των βασικών συστημάτων του οργανισμού. Αποτελεί την επέκταση του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος του οργανισμού και παρέχει πρόσβαση σε ενέργειες και δεδομένα σε προκαθορισμένες ομάδες χρηστών.

Η δικτυακή πλατφόρμα, διασυνδέεται και παρέχει λειτουργικότητα μέσα από πέντε βασικούς άξονες του πληροφοριακού συστήματος του φορέα. Συγκεκριμένα: Τα Αιτήματα Δαπανών

Την Παρακολούθηση Έργων

Την Παρακολούθηση Προμηθειών

Την Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων

Τους Προμηθευτές

Προκαθορισμένες Ομάδες Χρηστών Υπάλληλος Προϊστάμενος Διαχειριστής Αιτημάτων Διαχειριστής Προμηθευτής

Στόχος της δικτυακής πλατφόρμας είναι να παρέχει άμεση πληροφόρηση και διαλειτουργικότητα μεταξύ των υπηρεσιών και της διοίκησης του Φορέα, αξιοποιώντας πλήρως τις Backoffice εφαρμογές του Φορέα, έτσι ώστε να εξοικονομείται χρόνος και μείωση των γραφειοκρατικών διαδικασιών.

Οι 5 άξονες του πληροφοριακού συστήματος

Αιτήματα Δαπανών

Όλα τα αιτήματα για την πραγματοποίηση κάθε δαπάνης υποβάλλονται και επεξεργάζονται ηλεκτρονικά μέσω της συγκεκριμένης ενότητας που διασυνδέεται με την Οικονομική Διαχείριση του Φορέα, από εξουσιοδοτημένους χρήστες κάθε οργανωτικής μονάδας.

Παρακολούθηση Προμηθειών

Παρέχει τη δυνατότητα παρακολούθησης όλων των Προμηθειών που εκτελούνται από τον φορέα μέσω του Συστήματος Διαχείρισης Προμηθειών του Φορέα, από εξουσιοδοτημένους χρήστες του συστήματος.

Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων (Προσωπικό) Η συγκεκριμένη ενότητα διασυνδέεται με το σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού του φορέα και παρέχει πρόσβαση στον ατομικό φάκελο του εργαζομένου, στη καρτέλα αδειών, στην Μηνιαία Βεβαίωση Αποδοχών, όπως και σε σύστημα Αιτήσεων Αδειών και Υπηρεσιακών Αναγκών.

Παρακολούθηση Έργων

Παρέχει τη δυνατότητα παρακολούθησης όλων των στοιχείων των έργων που εκτελούνται από τον φορέα μέσω του Συστήματος Διαχείρισης Έργων, από εξουσιοδοτημένους χρήστες του συστήματος.

Προμηθευτές

Παρέχει τη δυνατότητα παρακολούθησης των στοιχείων των Προμηθευτών του Φορέα μέσω του Συστήματος της Οικονομικής Διαχείρισης, από εξουσιοδοτημένους χρήστες.

Αναλυτικότερα από το υποσύστημα των Αιτημάτων Δαπανών παρέχονται οι παρακάτω δυνατότητες:

Καταχώρηση των αιτήσεων δαπάνης απευθείας από εξουσιοδοτημένους χρήστες των οργανωτικών μονάδων του φορέα

Δυνατότητα ελέγχου του αιτήματος από τον υπεύθυνο της οργανωτικής μονάδας και δυνατότητα άμεσου ελέγχου για τυχόν υπέρβαση των διαθέσιμων πιστώσεων

Ηλεκτρονική ενημέρωση του αιτούντος για την πορεία κάθε αίτησης

Αναζήτηση αιτημάτων με χρήση πολλαπλών φίλτρων (οικονομικό έτος , τύπο , οργανωτική μονάδα , αριθμό και ημερομηνία αίτησης από.. έως..)

Δυνατότητες:

Δυνατότητα ομαδοποίησης αιτημάτων με βάση την κατηγορία δαπάνης ( π.χ. υπάρχουν 10 αιτήματα για την αγορά ηλεκτρονικών υπολογιστών συνολικού ποσού 3.500,00€ )

Δυνατότητα ελέγχου διαθέσιμης πίστωσης είτε με βάση τα όρια που έχουν καθοριστεί για την οργανωτική μονάδα είτε με την διαμορφωμένη πίστωση του Κωδικού Αριθμού του προϋπολογισμού.

Δυνατότητα έγκρισης (μερικής ή ολικής), απόρριψης ή/και αναβολής των αιτημάτων μίας κατάστασης. Ενημέρωση του αιτούντος για την απόφαση

Μετατροπή των εγκεκριμένων αιτήσεων σε Δεσμεύσεις από το σύστημα της Οικονομικής Διαχείρισης

Η συγκεκριμένη ενότητα διασυνδέεται με το σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού του φορέα και παρέχει τις παρακάτω δυνατότητες.

Προβολή Στοιχείων Εργαζομένου

Αιτήσεις Εργαζομένου

Προβολή Στοιχείων Εργαζομένου

Η πρώτη αφορά την προβολή των στοιχείων του εργαζομένου που αντλούνται από το σύστημα της Διαχείρισης Προσωπικού και συγκεκριμένα από τις από τον Ατομικό φάκελο του εργαζομένου σε ηλεκτρονική μορφή. Όπως και η άμεση πρόσβαση στα Αποδεικτικά πληρωμής του για κάθε μισθολογική περίοδο και δικαιούμενες και ληφθείσες άδειες.

Αιτήσεις Εργαζομένου

Η δεύτερη αφορά το υποσύστημα διαχείρισης αιτήσεων εργαζομένου που μπορεί ν’ αφορούν:

- Χορήγηση Άδειας

- Έκδοσης Πιστοποιητικού

- Έκδοση Βεβαίωσης

- Αιτήσεις για το σύνολο των αναγκών του οργανισμού (Δεν απαιτείται διασύνδεση με την Οικ/κη)

Επιπρόσθετα η πορεία των αιτήσεων του εργαζομένου μπορεί να περάσει απ’ όλες τις διαδικασίες έγκρισης ή απόρριψης τους, από τους εμπλεκόμενους υπευθύνους και τμήματα. Παρέχοντας τους άμεση πρόσβαση μέσω του συστήματος αλλά και πλήρη ενημέρωση τους για κάθε φάση μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Στόχος της νέας δυνατότητας είναι να καλύψει με λεπτομέρεια όλες τις ανάγκες για

την τήρηση ιστορικού υπηρεσιακών και μισθολογικών μεταβολών που προκύπτουν

λόγω του συνεχώς μεταβαλλόμενου θεσμικού πλαισίου, παρέχοντας ευελιξία στους

χρήστες.

Το νέο ιστορικό μεταβολών παρέχει τη δυνατότητα παρακολούθησης κάθε υπηρεσιακής και μισθολογικής μεταβολής που θα προκαθορίσει ο χρήστης κατά την παραμετροποίηση του συστήματος δίχως περιορισμό.

Νέα Δυνατότητα Διαχείρισης Ιστορικού Μεταβολών

Πλεονεκτήματα

Από τη στιγμή ενεργοποίησης του οι μεταβολές που πραγματοποιούνται στο σύστημα διαγράφονται μόνο με εξουσιοδότηση, κατά συνέπεια υπάρχει καταγραφή για το σύνολο των μεταβολών.

Η παρακολούθηση γίνεται από ένα σημείο και για τις δυο ενότητες του συστήματος

Εφόσον μέσα από το σύστημα ο χρήστης κάνει login με μοναδικό αναγνωριστικό πρόσβασης, σε κάθε μεταβολή εμφανίζεται ο χρήστης που την πραγματοποίησε.

Παρέχει άμεση σύνδεση με δυναμικές εκτυπώσεις για την άμεση έκδοση εντύπων υπό την μορφή φόρμας και υπό τη μορφή λίστας.

Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού

www.ots.gr https://www.facebook.com/OTS.GR https://twitter.com/otsgr https://www.youtube.com/user/otssocial