otomatisasi kantor

SISTEM OTOMATISASI KANTOR

I PUTU PUTRA YASA

LATAR BELAKANG

Beberapa ratus tahun yang lalu, ada satu konsep yang dipikirkan tentang masa depan, yaitu otomatisasi.

Sumber: http://thinktextiles.blogspot.com/2009/01/joseph-marie-jacquard-1752-1834-tokoh.html

Mesin jacquard, 1801 menggunakan kartu berlubang (punch card)

LATAR BELAKANG

Komputer identik dengan otomatisasi.

Otomatisasi kantor merupakan penerapan sistem otomatisasi , seperti penerapan teknologi informasi dan komputer.

Tahun 1960-an IBM memasarkan mesin ketik memperkenalkan istilah pengolahan kata (word processing).

Kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata.

LATAR BELAKANG

Otomatisasi dibutuhkan untuk produksi yang memerlukan akurasi tinggi

Otomatisasi diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan dalam waktu yang lebih cepat dan skala besar

Sumber:https://delialestari38.wordpress.com/2014/11/11/organisasistruktur-organisasi-matriksorganisasi-informalformal-sentralisasi-vs-desentralisasi-pada-organisasirentang-kendali/

LATAR BELAKANG

Otomatisasi dibutuhkan pada saat tidak ada sumber daya manusia yang mampu melaksanakan pekerjaan secara kontinu

SUMBER: http://news.okezone.com/read/2015/02/13/18/1105365/ketika-domba-menjadi-pemancar-wifi-di-pedesaan

Domba sebagai pemancar Wi-fi di pedesaan

DEFINISI

Office automation mengacu pada berbagai mesin komputer dan perangkat lunak yang digunakan secara digital untuk membuat, mengumpulkan, menyimpan, mengubah dan meneruskan informasi diantara grup-grup kerja yang terintegrasi. SUMBER: http://www.anneahira.com/prinsip-prinsip-

organisasi.htm

MAKSUD

Otomatisasi kantor pada awalnya dimaksudkan untuk membantu pekerjaan-pekerjaan administratif

Memudahkan komunikasi berkaitan dengan komunikasi informasi orang-orang didalam maupun diluar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas

TUJUAN

Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan

Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

Memudahkan komunikasi dan koordinasi yang lebih cepat

PENGGUNA

Pengguna Otomatisasi

KantorManajer

Profesional

Bagian Administrasi

Sekretaris

SUMBER: http://accounting-media.blogspot.com/2013/06/sentralisasi-desentralisasi.html

APLIKASI

Word processing E-mail Voice mail Electronic calendaring Audio video conferencing faxmile Desktop publishing Dll.

APLIKASI

Word processingpenggunaan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mengolah kata-kata dan menyiapkan dokumen yang tercetak.Contoh : mesin tik, aplikasi word.

E-mailSurat elektronik, merupakan metode mengirimkan pesan, menyimpan dan meneruskan secara elektronik.

APLIKASI

Voice mailMetode pengiriman pesan berupa suara melalui telepon.

Electronic calendaringPengelolaan kalender secara elektronik dapat berupa organizer maupun telah disediakan oleh e-mail

APLIKASI

Audio conferencingPenggunaan peralatan komunikasi ataupun aplikasi komunikasi oleh pengguna yang tersebut secara geografis dengan membuat hubungan audio.Contoh: conference call (telepon), skype

APLIKASI

Video conferencingPenggunaan peralatan komunikasi ataupun aplikasi komunikasi oleh pengguna yang tersebut secara geografis dengan membuat hubungan audio.

Video conferencing ini membutuhkan koneksi yang handal dan stabil, karena yang ditransmisikan berupa gambar dan audio yang real time.

APLIKASI

FaxmilePenggunaan perangkat komunikasi khusus yang mampu membuat citra dokumen pada perangkat pengirim dan mencetak salinan dokumen pada perangkat penerima

Citra Dokume

n

Salinan Dokume

n

Mesin Fax

Pengirim

Mesin Fax

Penerima

APLIKASI

Desktop PublishingPenggunaan aplikasi pengolahan citra dan komputer dengan layar dan alat pencetak yang memiliki resolusi tinggi

Citra yang ditampilkan pada layar adalah sama persis dengan salinan yang dicetak menggunakan printer laser.WYSIWYG (what you see is what you get)

DAMPAK NEGATIF

Mengurangi kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) sebaiknya sebagai pelengkap bukan sebagai pengganti

Terlalu mengandalkan kemampuan mesin (machine minders) pengguna tetap memiliki motivasi kerja

DAMPAK NEGATIF

Kehilangan kontak secara personal, karena penyampaian informasi telah diambil alih oleh mesin tetap ada koordinasi langsung face to face

Menimbulkan masalah kesehatan karena kurang aktivitas bergerak dan terlalu lama menggunakan mesin lebih banyak melakukan refresh dan aktivitas gerak.

DAMPAK POSITIF

Internal:1. Efisiensi biaya dan

meningkatkan produktifitas

2. Kesempatan bagi SDM perusahaan untuk memperpendek hari kerja

3. Memperbaiki kesalahan-kesalahan kerja lebih mudah mengunakan otomatisasi

4. Pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin

Eksternal:1. Bertambahnya kesempatan

di bidang pemeliharaan sehingga kebutuhan akan SDM teknisi, programer untuk memperbaiki kerusakan mesin

2. Bertambahnya kesempatan dan kebutuhan akan trainner dalam menggunakan mesin-mesin

3. Bertambahnya kesempatan dalam bisnis otomatisasi (penjualan, purnajual)

KETERBATASAN

Otomatisasi juga memiliki kendala:1. Suatu mesin ataupun perangkat

lunak dirancang hanya untuk kebutuhan tertentu dan tidak dapat mengerjakan seluruh pekerjaan secara terintegrasi

2. Kerusakan mesin dan perangkat lunak otomatisasi dapat menghentikan kinerja dan produktifitas perusahaan

REFERENSI

McLeod, R. Schell, G.P.2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Kesepuluh. Salemba Empat. Jakarta.

http://thinktextiles.blogspot.com/2009/01/joseph-marie-jacquard-1752-1834-tokoh.html