Organization and Management م ي ظ ن ت ل وا دارة الإFadwa Bawazir, CPHQ Director, TQM Dept. Hera General Hospital
Organization and Management
والتنظيم اإلدارةFadwa Bawazir, CPHQDirector, TQM Dept.
Hera General Hospital
Objectives To understand the
effect of organization and management on daily operations
To link O&M to the development of policies and procedures
Discussion is within the scope of hospitals.
فهم تأثير اإلدارةوالتنظيم على العمل
اليومي ربط اإلدارة والتنظيم
بسياسات وإجراءات العمل
سيكون النقاش ضمن مجال الخدمة الطبية
في المستشفيات
Introduction Hospitals are corporate
entities Hospitals include
supporting elements, such as income, operating expenses, politics, reporting levels, and vast interactions with
the public, patients, employees, and physicians.
وحدات المستشفيات تعتبر. كالشركات عمل
الداعمة العناصر تشمل للمستشفيات:
الدخل التشغيل تكلفةالسياسة اإلدارية المستويات المجتمع مع التفاعل
والمرضى واألطباء/ العاملين والموظفين
Regulatory and competitive pressures are requiring hospitals and other healthcare providers to examine their
organizational structures, and
to realign those structures to enable them to compete flexibly.
األنظمة ضغوطاتتتطلب والتنافسية
المستشفيات منالخدمات ومقدمي
الصحية: هياكلها بدراسة تقوم أن
التنظيمية التنظيم تعيد أن
تستطيع حتى والهيكلةبمرونة المنافسة
Key Issues Health transition Medical Technology Consumer
expectations and quality of care
Demographic and epidemiological pressures
الصحية التغيرات الطبية التقنية المستفيد توقعات
الخدمة وجودة الضغوطات
والوبائية السكانية
Key Issues
New innovations Information
superhighway Organization of
services around specialized expertise
الجديدة االبتكارات الوفرة
المعلوماتية حول الخدمات تنظيم
التخصصية الخبرات
Shift from inpatient to day care facilities
Changing patterns of care
Reallocation of space to meet changing needs
التنويم من التحولمرافق إلى الداخليالواحد اليوم رعاية
انماط في التغييراتالرعاية
المساحات توزيع إعادةاالحتياجات لتغير وفقا
Many modern organizations are functional and hierarchical; they suffer from isolated departments, poor coordination, and limited lateral communication.
المنشـآت معظموظيفية الحديثة
وتعاني وهـرمية،انعزال من
وضعـف األقسـام،التـنسـيق، ومحدودية
بين التواصلجوانبه
To eliminate inefficiencies work processes should be redesigned
Process improvement = Process management
عدم من للتقليلالعمال،/ فعالية كفاءة
تصميم إعادة يجب . العمل نظم
النظم = تحسينالنظم إدارة
Operational and administrative processes share several characteristics.
Both involve sequences of linked, interdependent activities that together transform inputs into outputs.
النظم تتشابهواإلدارية التشغيلة
من عدد فياألمور
النظم تلك تشتركتسلسل في
األنشطة وترابطالمدخالت لتحول
. مخرجات إلى
Both have beginnings and ends, with boundaries that can be defined with reasonable precision and minimal overlap.
And both have customers, who may be internal or external to the organization.
بدايات على تشتملمعرفة ونهايات
وقليل وتتابع بحدودالتكرار من
النظم من ولكلفي داخليين عمالء
من أو المنشأةعمالء ) خارجها
خارجيين(
Typically, operational processes produce goods and services that external customers consume,
while administrative processes generate information and plans that internal groups use.
النظم تنتجمنتجات التشغيلية
الستهالك وخدماتالخارجيين العمالء
النظم تعطي بينمامعلومات اإلدارية
الستخدام وخططالداخلية المجموعة
Both must be aligned and mutually supportive if the organization is to function effectively
النظم تكون أن يجبوداعمة متسقة
تستطيع حتى لبعضهاالعمل المنشأة
وكفاءة بفاعلية
the need to redesign processes is to improve quality, cut costs, reduce cycle times, or otherwise enhance
operating performance
إلعـادة الحـاجةالنـظم تصميم
هي:
الخدمة لتحسين التكاليف لتقليل دوران لتخفيض
الوقت /األداء تعزيز لتجويد
التشغيلي
To govern those administrative and operational processes
Policies and procedures are
developed
النظم تلك وإلدارةوالتشغيلية اإلدارية
تطوير يتمسـياسـات وإجراءات
العمل
Accreditation bodies require that policies are: Documented Approved Communicated/educated Implemented
المانحة الجهاتتتطلب لالعتماد
تكون أن :السياسات
مدونة /معتمدة موثقة معلمة مطبقة
Types of Policies
Philosophical Code of Ethics Mission Vision Organizational values Code of Conduct Dress Code Communication culture
Types of Policies
Resources Deployment Allocation of resources: Manpower: staff distribution Equipment Space Financial
Types of Policies
Working /Departmental/ Multidisciplinary policies Processes Guidelines Daily work/ services
Types of Policies
Administrative General Rules and regulations Leaves, personnel processes Smoking policy Security policies Staff development TQM policies
Types of Policies
Memo policies Management notification, general distribution, delegation of authority
Self Operation Program Director - Dr.Talal Karima
Medical DirectorDR. Waleed Hussain
AnesthesiaDr. Somya Mansoor
DermatologyDr. Mohamad Fatane
EmergencyDr. Belal Mostafa
ICUDr. Khaled Hakim
Pediatrics & NICUDR. Mohamad Basamad
MedicineDr. Samih Chakalli
OphthalmologyDr. Amna Falata
OB/GYNDr. Samih Emam
MedicalDepartments
Clinical Ancillaries
PharmacyDr. Azza Shaban
LaboratoryDr. Ahmad Ashshi
RadiologyDr.Bothyna Abd Alshakoor
Clinical DietaryMrs.Marie Eden Agot
OPD Mr. Abdulrhman Linga
Infection ControlDr. Sayed Bukhari
CSSDMs. Liza Baylon
Public HealthDr. Mohd. Anas Nashwati
PhysiotherapyDr. Ayman Aboalftooh
TQMMs. Fadwa Bawazer
Nursing ServicesMrs. Sharifa Zeannat Ali
Nursing Education
Social ServicesMr.Adel Aljmaan
SurgeryDr. Omar Abohmdan
Business Center )SMCC( Dr. Waleed Hussain
Public Relations &Health Education
Mr. Zohair Melibari
Training (PG&CMEC)Mrs. Manal Karima
ENT Unit Dr. Mahmoud Alshora
DentalDr. Mohamad Samy
Neurology Unit Dr. Mousa Mejally
Endoscopy UnitDr. Ayman Ghaith
Medical Administration Organization Structure 2005
Cardiology Unit Dr. Salwa Ghuneim
ECG Unit
I.V.FDr. Mohamad Khan
Approved
__________________
Dr. Waleed Hussain
Medical Director
Nursing AdminMr. Hussein Chenini
Health Educators Ms. Wessam Ramzy
Pediatrics & NICUMs. Emma De Villa
ICUMs. Cherry Ofelia Manigo
EmergencyMs. Balqees Sultana
Male Medical WardMr. Sherawin Culajara
Female Medical WardMrs. Mariama Jayan
Female Surgical WardMrs. Rosalina Y Parraguirre
Male Surgical Ward Mrs. Emma de Villa
Operating RoomMrs. Ofelia Liedo
Obstetrics and GunecologyMs. Disy Lao Nashrie
SMCCMs. Huda Othman
Out-Patient DepartmentMs. Marian Duque
Ms. Norma MendezMs. Erlinda Duncombe
Ms. Asela Bea
EndoscopyMs. Sharifa Rohani Barazar
All processes and activities in the hospital should be guided by policies and procedures inline with the organizational structures
واألنشطة النظم جميع توجه أن يجبمع تماشيا واإلجراءات بالسياساتالمستشفى في التنظيمي الهيكل
Why do we need Policies and Procedures?
To make systems work Consistently Continuously Uniformed manner
نظم تكون لكيالعمل
منسجمةومتناسقة
مستمرة موحدة
Why do we need P&P?
To protect the staff To ensure patient safety To ensure competency To establish systems
الموظفين لحماية سالمة على للتأكيد
المرضى األداء كفاءة على للتأكيد العمل نظم لتأسيس
Hera General Hospital Policy Management
System
Purpose
To define and outline the policy and procedure development and up keep system.
تطوير نظام وتخطيط لتعريفوإدارتها واإلجراءات السياسات
Policy:
the rules and regulations.
Definitions
Procedures:
are the steps to be followed in implementing certain policy.
السياسة: والقوانين األنظمة
اإلجراءات: التي الخطوات
اتباعها يجبسياسات لتطبيق
معينة
Policy
1. All policy and procedures of Hera General Hospital will be governed by the rules and regulations outlined in this policy.
في واإلجراءات السـياسات جميع تخضعواألنظمة للقوانين العام حراء مستشفى
الالئحة هذه في المحددة
2 . All departments should establish and develop their policies and procedure to govern their functions and activities according to their scope of services.
Policy
سياسات إعداد األقسام جميع علىالمنظمة العمل وإجراءات
بها يقوم التي واألنشطة للوظائف / الخدمة مجال العمل لنطاق ووفقا
3 . All policies and procedures should not contradict with the government rules and regulations and MOH policies and procedures.
مع واإلجرءات السياسات تتعارض ال أن يجبالمملكة في المتبعة والقوانين األنظمة
. الصحة وزارة من الصادرة واللوائح
Policy
4. According to the approved format policies and procedures should include the following headings:
واإلجراءات السياسات تعدالمعتمد، النموذج وفق
: التالية المعلومات ويتضمن
KING FAISAL SPECIALIST HOSPITAL
AND RESEARCH CENTER INTERNAL POLICY AND/OR PROCEDURE )IPP(
TITLE/DESCRIPTION :
MORTALITY AND MORBIDITY REVIEW
APPROVED BY :
ISSUE DATE:
JUNE 2000
POLICY NUMBER:
QM 004
APPLIES TO:
QUALITY MANAGEMENT
APP ADMINISTRATIVE POLICY AND/OR PROCEDURE
NUMBER: PR 001
TITLE: Handling and Processing patient complaints
PUBLICATION DATE:
January 2001
EFFECTIVE DATE:
To: All Hospital staff
Chief of Medical staff
Patient Relations/Executives on duty
Clinical Review Analysts
SUBJECT:
ADMISSION FOR OUTPATIENT SURGICAL
REFERENCE #1005
PROCEDURE PAGE: 1
DEPARTMENT: OUTPATIENT SURGERY OF: 3
EFFECTIVE:
APPROVED BY: REVISED:
Medical Consultant Network
4.1 Department Name 4.2 Index Number4.3 Date Issued: 4.4 Replaces Policy
No: 4.5 Effective Date: 4.6 Pages: _x_ of _y__ 4.7 Title/Description:4.8 Applies To:
الصفحة رأسالقسم 4/1 اسمالفهرسة 4/2 رقماإلصدار 4/3 تاريخرقم 4/4 السياسة يحلالتفعيل 4/5 تاريخمن __ 4/6 صفحة
____الموضوع 4/7على 4/8 يطبق
4.9 Statement of Purpose:
4.10 Definitions: 4.11 Policy: 4.12 Procedure: 4.13 Equipments and
forms4.14 Responsibilities4.15 References
السياسة محتوى
4/9 / الغرض الهدفالتعريفات 4/10
والمصطلحاتالسياسة 4/11
اإلجراءات 4/12والنماذج األجهزة 4/13
المسئوليات 4/14المراجع 4/15
5. All items mentioned in the policy should be numbered as follows:
1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
1.2.1
1.2.2
2.1
2.1.1
المذكورة النقاط جميعالسياسات في
أن يجب واإلجراءات: كاآلتي ترقم
1/1
1/1/1
1/2
1/2/1
1/2/2
التـذيـيل السياسة معد / رئيس المباشر الرئيس مراجعة
القسم الشاملة الجودة إدارة مراجعة السياسات لجنة واعتماد مراجعة
واإلجراءات اإلدارة مدير اعتماد االعتماد وتاريخ العام المدير اعتمادالختم
6. The headings and the footage should be completed in every page of the policy.
رأس في المطلوبة المعلومات جميع تستكملالسياسة صفحات من صفحة كل وذيل
7. Any revisions which are recommended for the policy should follow the same pattern of authority.
السياسات في تعديل أو مراجعة أيذاتها الصالحيات نظام تتبع
8. All policies and procedures are subject for review every two (2) years and revised as needed.
تراجع أن يجبالسياسات جميع
كل واإلجراءاتويتم عامين
حسب تعديلهاالحاجة
9. To ensure multidisciplinary approach to the services provided in the hospital, all policies shall be reviewed by a multi-disciplinary team.
الجماعي العمل منهج اتباع للتأكيدعلى ) للخدمات) المختلفة التخصصات مشاركة
مراجعة تتم بالمستشفى، المقدمةمتعدد فريق قبل من السياسات جميع
التخصصات.
An essential reviewing body is the Policy and Procedure Review Committee.
Other standing committees shall review policies pertinent to their scope.
األساسية الجهةهي لجنة للمراجعة
السياسات مراجعةواإلجراءات
اللجان الدائمةتقومبمراجعة األخرى
المرتبطة السياسةعملها بمجال
Policies that are reviewed by a standing committee do not require review and approval of the Policy and Procedure Review Committee.
تتم التي السياساتقبل من مراجعتها
ال دائمة لجنةالمراجعة تتطلب
لجنة قبل منالسياسات مراجعة
واإلجراءات
flow charts are developed to show all the steps in a process;
the process is then made more efficient by eliminating multiple approvals and checkpoints,
finding opportunities to reduce waiting time,
smoothing the hand-offs between departments, and
grouping related tasks and responsibilities
PROCEDURE
1. Department Head/Supervisor should review the existing policy and procedures and identify functions carried out in the department/service
السياسات مراجعة القسم رئيس علىالوظائف وتحديد الموجودة واإلجراءات
القسم بها يقوم التي
PROCEDURE
2. Department Head and/or Employee:
2.1 Identify the need for policy
2.2 Identify involved people/ department in the implementation of policy.
: / الموظف أو و القسم رئيسعمل 2/1 سياسة إلى االحتياج يحدد2/2 / تطبيق في المشاركة األقسام األشخاص يحدد
السياسة
2.3 Contact Total Quality Management Dept. (or the organizations’ office in charge of the P&P system) to verify the existence of the policy.
2.4 Draft the policy in cooperation with the involved staff/section/ department.
PROCEDURE
من 2/3 للتأكد الشاملة الجودة إدارة بقسم يتصلالسياسة وجود
مع 2/4 بالتعاون بالسياسة مسودة إعدادبالتطبيق/ / المرتبطة األقسام الوحدات األشخاص
2.5 Forward policy draft to the Policy and Procedure Review Committee
2.6 Policy and Procedure Review Committee reviews the policy and procedure and forwards comments and recommends corrections to the initiating department.
PROCEDURE
السياسات 2/5 مراجعة للجنة المسودة تسلم) الجودة ) إدارة طريق عن واإلجراءات
المبادر 2/6 للقسم وتقدم المسودة اللجنة تراجعالالزمة بالتغييرات والتوصيات بالمالحظات
PROCEDURE
2.7 Department carries out the recommended changes.
2.8 Policies and Procedures are forwarded to Policy and Procedure Review Committee for final review and approval.
المقترحة التعديالت القسم يجري للمراجعة للجنة السياسة تسلم
واالعتماد النهائية
2.9 Policies and Procedures is forwarded to the TQM Dept. for numbering and circulated to governing authorities for approval.
الشاملة الجودة إدارة لقسم السياسة تسلمالعليا اإلدارة اعتماد على والحصول للفهرسة
2.10 Policies and Procedures is communicated to the department responsible for implementation.
2.11 In-service training and education is organized for the staff.
للتطبيق المسؤول القسم إلى السياسة تسلم للموظفين وتدريبي تعريفي جدول تنظم
السياسة لتطبيق
3. Numbering System:3.1 The numbering system for the policies and
procedures is an alpha numeric one consisting of 6 digits, 3 letters followed by three numbers.
: / السياسات فهرسة ترقيم نظاموإجراءات 3/1 السياسات ترقيم نظام يتبع
المكون الرقمي األبجدي الترقيم العملأرقام ثالثة يتبعها أحرف ثالثة من
3. Numbering System:3.2 Each department/unit
will be designated three letters to reflect its name as well as a block of numbers from 001 to 999.
أحرف 3/2 ثالثة قسم لكل سيحددمن مجموعة وكذلك اسمه، تعكس
من 999 إلى 001 األرقام
Departments Assigned Acronyms
Hospital Administration APP
Total Quality Management TQM
Infection Control ICS
Management of Information MIS
Education and Training ETD
Public Relations PRD
Numbering System:
Medical Services MDS
Internal Medicine IMD
Intensive Care ICU
Emergency Dept. EMD
Surgery SUD
OB/Gyne OBG
Pediatrics PED
Nursery NIC
Anesthesia ANE
Dental DEN
Ophthalmology OPH
Neurology NEU
ENT ENT
Nursing NSG
Numbering System:
Administrative Affairs AAP
Recruitment REC
Personnel Services PER
Finance Services FIN
Legal Affairs LEG
Government Relations GOV
Religious Affairs REL
Numbering System:
Ancillary Clinical Services ACS
Physiotherapy PHY
Radiology RAD
Pharmacy PHA
Endoscopy END
Public Health PUB
Clinical Dietary DIT
Laboratory LAB
Medical Supplies MSP
Medical Records MRD
Medical Coordination MCD
Patient Affairs PAD
Medical Reports MRP
Social Services SOC
Admissions and Discharge AND
Numbering System:
Support Services SUP
Maintenance MAN
Biomedical BMD
Security SEC
Safety SAF
Housekeeping HKS
Laundry LAU
Food Services FDS
Housing HSG
Transportation TRP
Property Control PCL
Central Supplies & Sterilization SSD
Numbering System:
8. Approvals
8.1. The one who prepared the policy should sign. If prepared by a group then an additional approval sheet is attached to the policy with the signature of all members of the group. The leader of the group signs on every page of the policy.
السياسة االعتماد خطوات8/1 . بالتوقيع السياسة معد يقوم أن يجب
فريق قبل من السياسة إعداد حالة فيتوقيع إلدراج إضافية صفحة ترفق عمل . رئيس ويقوم باإلعداد المشاركين جميع
. صفحة كل على بالتوقيع الفريق
8. Approvals
8.2. Interdepartmental policies should be reviewed and singed by all department heads concerned.
- المعدة السياسات توقيع يتم - من أكثر أو قسمين قبل منالمعنية األقسام رؤساء قبل
8. Approvals
8.3. All policies and procedures are reviewed and signed by the Total Quality Management Department
8.4. All policies and procedures should be approved by the following division heads as applicable and their official stamp affixed as appropriate
واإلجراءات السياسات جميع مراجعة يتمالشاملة الجودة إدارة قسم قبل من
من واإلجراءات السياسات جميع اعتماد يتمالرسمي الختم ووضع اإلدارة مدير قبل
9.1. Minimum of two (2) weeks between the date of issue and the date of effect shall be given for orientation and in-service training
التفعيل تاريخ يحددعلى أسبوعين بعد
تاريخ من األقليتم حتى اإلصدار
بالسياسة التعريفالتدريب وإجراء
الالزم
Policy Implementation
9.2. Implementation process involves a period of three (3) months to give time for distribution, familiarization, actual practice and monitoring
تطبيق يتطلبثالثة مدة السياسة
ليشمل أشهر وقت
التعميم،/ التوزيع والتعريف الفعلي والتطبيقوالمتابعة
Policy Implementation
9.3. All the hospital staff shall sign in the Acknowledgement Sheet to signify that they have read and understood the Policies and Procedures (Hospital Wide, Departmental, Safety, Infection Control, etc.).
Original Copy filed as page 3 in the Manual kept in every department
العاملين جميع علىالتوقيع بالمستشفى
وفهم باالطالعواإلجراءات السياسات
اإلدارية) السياساتمكافحة السالمة، العامة،
)... الخ العدوى،
في النمودج إدراج يتمأن على السياسات ملف
الثالثة الصفحة يكونقسم كل في ويحفظ
Policy Implementation
Acknowledgement SheetKINGDOM OF SAUDI ARABIAMinistry of HealthDirectorate of Health AffairsHoly Makkah
السعودية العربية المملكةالصحة وزارة
المقدسة بالعاصمة الصحية الشئون مديريةالعام اء حر مستشفى
HOSPITALWIDE POLICIES AND PROCEDURESTAFF ACKNOWLEDGEMENT SHEET
I, the undersigned, have read and understood the contents of this Hospital-wide Policy and Procedure Manual.
NAME ID NO. SIGNATURE DATE
Note: Original Copy in the Hospital Wide Policies and Procedure Manual.Duplicate Copy to be forwarded to the Total Quality Management
(TQM) Department.
Policy Termination
10.1. Policies should be terminated when cancelled by a later policy
10.2. A policy may be terminated by authority of the Program Director
حديثة سياسة قبل من إلغائها عند السياسات إنهاء يتم / المدير البرنامج مدير بصالحية السياسة إنهاء يتم قد
العام
RESPONSIBILITY
1. It is the responsibility of each Department Head to develop policy and procedure within their scope of service
2. The Department Head shall cooperate and coordinate inter-related departmental policies.
السياسات بإعداد قسم رئيس كل يلتزمالخدمة مجال ضمن واإلجراءات
وتنسيق بالتعاون األقسام رؤساء يلتزم . بأقسامهم المرتبطة السياسات
RESPONSIBILITY
3. TQM Department is responsible to provide assistance to the departments to develop their policy and procedures.
المساعدة تقديم الشاملة الجودة إدارة علىواإلجراءات السياسات لتطوير لألقسام
4. TQM Department is responsible for the upkeep and monitoring of the policy and procedures system of the department.
الشـاملة الجـودة إدارة قسـم علىواإلجـراءات السـياسـات نظام إدارة
EQUIPMENTS AND FORMS
1. Policy and Procedure Form2. Acknowledgement Sheet 3. Policy Review Sheet4. Policy Revision Sheet
Thank you