Organizacion de archivos

APRENDIZ:

NATALY PAREDES POTOSI

INSTRUCTORA:

YAMILE HIDALGO

Transferencias documentales

Transferencias documentales

según la T.R.D

Son los documentos que se encuentran en el archivo de gestión, pasan al central y de este al histórico.

permite• garantizar el acceso a la

información la acumulación de estos, facilita el control, guarda la información útil por un lapso de tiempo o definitivamente

Es el traslado de series y subseries documentales

Transferencias primarias Archivo central

su consulta no es tan frecuenten y el tiempo de permanencia será, según las T.R.D

• Transferencias del archivo central al histórico

HISTÓRICO

SECUNDARIAS

• Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

La empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación.

• PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION

Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de

documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

• Eliminación de material metálico

por agentes biológicos como hongos y/o insectos

• Identificación del material afectado por biodeterioro.

deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma

• Revisión y

Foliación

Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z.

• Unidades de conservación y re almacenamiento.

• Para hacer la transferencia se debe hacer un

inventario

inventario

Cajas

• Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales.

• Deben estar identificadas por :

CODIGO (de la entidad)_____________________________ FONDO _________________________________________ SECCION___________________________________________ SUBSECCION_______________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N° __________ N° CONSECUTIVO _______________ N° CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

Carpetas

• Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).

Amarre

Refuerza estructuralmente las unidades de conservación a transferir.

Embalaje.

• unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación

• se debe tener en cuenta que para hacer la transferencia hay que eliminar copias, tarjetas, circulares y memorandos informativos.

NOTA…