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OBJETIVOS
Divulgar a importncia do arquivo eda gesto documental.
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ORGANIZAO
Segundo Wight Bakker: Uma organizao umsistema contnuo de atividades humanasdiferenciadas e coordenadas, que utiliza,
transforma e amalgama um conjunto especficode recursos humanos, materiais, de capital,ideolgico e naturais, num todo nicosolucionador de problemas, empenhado em
satisfazer necessidades humanas de suaambientao.
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cliente
Aquele que procura um
produto ou serviooferecido pelas diversas
instituies,estabelecendo um
vnculo.
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GOVERNO
O Governo uma forma derepresentao do Estado,criado pela sociedade a partirdas necessidades comoregulamentao, garantia daordem, distribuio de bens esatisfao das necessidades
bsicas do cidado. A suamisso garantir o bemcomum, servir ao cidado.
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INFORMAO
Para McGee e Prusak, a informao so dadoscoletados, processados, organizados e ordenadosaos quais so atribudos significados e contexto.
So dados em uso, o que pressupe aparticipao de utilizadores para manipul-los noseu contexto geral, independente da forma emque se apresentam.
(Do livro Gerenciamento Estratgico da Informao)
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NECESSIDADE DEINFORMAO
O que leva uma pessoa a procurarinformao?
1. Resoluo de problemas.
2. Objetivos especficos.
3. Necessidade de ampliar oconhecimento.
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Arquivo Conjunto de documentos naturalmenteacumulados por pessoas ou instituio, frutode sua actividade laboral, social, cultural,
intelectual etc. So nicos em sua criao e recepo,descrevem e provam acontecimentos de
uma determinada poca. Se isolado, o documento perde o seuvalor.
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O que arquivologia?
o ramo da cinciadestinada ao estudo da
natureza dos arquivos, dasteorias, dos mtodos e
tcnicas a seremobservados na implantao,
organizao,desenvolvimento eutilizao dos documentos
e das informaes.
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DOCUMENTO
Suporte onde ainformao
registrada.Suporte: material sobreo qual as informaesso registradas.
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Finalidade
Servir a sociedade;
Promover a cidadania;
Ser prova material histria;
Perpetuar e preservar as fontes
histricas;Auxiliar e servir de fonte primria para
o desenvolvimento cientfico.
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Funo
Conservar, preservar, disponibilizar edivulgar a informao;
Possibilitar e investir em pesquisa quevise o resgate histrico e odesenvolvimento social;
Desenvolver polticas de acesso eperpetuao da informao e assegurar aproteo do seu suporte;
Auxiliar o processo decisrio.
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Caractersticas dos arquivos
Pblicos
Institucionais
Pessoais
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Corrente
Intermedirio
Permanente
Caractersticas dos arquivos
Uso:
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Setorial
Geral/central
Caractersticas dos arquivos
Uso:
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Caractersticas dos arquivos
Natureza do documento:
Arquivo Especial
Arquivo Especializado
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Diferenas entre as Fontes deInformao
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Natureza do documento
Ostensivo
Sigiloso
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ESPCIE DOCUMENTALX
TIPOLOGIA DOCUMENTALEspcie Documental Funo
TipologiaDocumental
Ofcio Inscrio em curso Ofcio de solicitao
FormulrioAdquirir material deconsumo
Formulrio deaquisio - PIM
Ata Registrar assemblia Ata de assemblia
Contrato Prestao de servioContrato de prestaode servio
CartaProposta de patrocnioou uma simples
comunicao.
Carta de apresentaode proposta de
patrocnio
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Gesto de Arquivos
Gesto de arquivos ou GestoDocumental, um conjunto deatividades desenvolvidas, desde acriao do documento at a suadestinao final eliminao ou
recolhimento, visando: a preservaoda informao; a perpetuao dosuporte; a racionalizao e garantir aeficincia administrativa; a economia detempo e de recursos humanos,
logsticos, financeiros e material.A gesto de arquivos inclui aadministrao de recursos humanos,material e equipamentos em umsistema integrado interligando todas as
etapas/ciclos dos documentos.
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POSIO DO ARQUIVO
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PROTOCOLO
rgo responsvelpelo recebimento,
registo,movimentao,
controlo, expedio, eclassificao de
documentos decarter corrente.
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MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Alfabtica
Geogrfica Numrica
Cronolgica
Dgito terminal
Assunto
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CLASSIFICAO
Atividade tcnica destinada a organizar adocumentao de carter corrente,
agrupando os documentos de acordo comcaractersticas comuns que apresentam noato de sua criao, com a sua finalidade a
que se destina e a estrutura administrativada instituio.
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Organizao
Codificao: etapa que sucede aclassificao, a tarefa de ler,
interpretar, identificar o assunto eatribuir a ele uma classe, umaclassificao.
Ordenao/arquivamento: a atividadede organizao dos documentos dentrodas pastas, arquivos...
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Princpios Arquivsticos
Provenincia ourespeito ao fundo;
Territorialidade;
Teoria das trs
idades.
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CICLO VITAL DOSDOCUMENTOS
Arquivopermanente
Arquivocorrente
Arquivointermedirio
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Plano de Classificao
O sistema decimal declassificao, no qualest fundamentado oinstrumento, constitui
cdigo numricodividido em dez classes
e estas em dezsubclasses, seguindo o
mesmo critrio paragrupos e subgrupos.
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Plano de Classificao000 Administrao Geral100200300400 destinam-se aos assuntos relativos s500 atividades-fim do rgo.500600700800900 Assuntos Diversos
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Plano de ClassificaoA classe 000 Administrao Geral, tem
como subclasses: 010 Organizao e funcionamento 020 Pessoal
030 Material 040 Patrimnio 050 Oramento e finanas 060 Documentao e informao 070 Comunicaes 080 Vaga 090 Outros assuntos referentes
Administrao Geral
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Plano de ClassificaoA classe 900 Assuntos diversos
910
Solenidades, comemoraes,homenagens 920 Congressos, conferencias, seminrios,
simpsios, encontros, convenes, ciclos depalestras, mesas redondas.
930 Feiras, sales, exposies, mostras,
festas e concursos 940 Visitas e visitantes 990 Assuntos transitrios 991 Cartas de apresentao e recomendao 992 Comunicao e informes 993 Convites diversos 994 Felicitaes, agradecimentos, psames,
despedidas 995 Protestos, reivindicaes, sugestes 996 Associaes: culturais, de amigos e de
servidores
997
Pedidos, oferecimentos e informaesdiversas
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Plano de Classificao
GRUPO 022 Aperfeioamento e treinoSUBGRUPO 022.1 Cursos
SRIE 022.11
Promovidos pela instituioSRIE 022.12 Promovidos por outrasinstituies
SUBSRIE 022.121 No PortugalSUBSRIE 022.122 No Exterior
CLASSE
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CLASSE000
Administrao Geral
Subclasse010
Organizao e funcionamento
Grupo
021Recrutamento e seleo
Subgrupo022.1Cursos
Srie022.12
Promovidos por outra instituio
Srie022.11
Promovidos pela instituio
Subclasse020
Pessoal
Subclasse030
Material
Grupo
022Aperfeioamento e treino
Grupo023
Quadros, tabelas epolticas de pessoal
Subgrupo022.2
Estgios
Subsrie
022.122No Exterior
Subsrie
022.121Em Portugal
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TABELA DE TEMPORALIDADEA Tabela deTemporalidade uminstrumento que visaidentificar o valor dos
documentos e atribuir-lhes prazo de guarda edestinao final nas fasesdo arquivo.
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Tabela de TemporalidadeCDIGO ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDADESTINA
O FINALOBSERVAES
QUANTO AOPRAZO DE
GUARDAFASE
CORRENTEFASE
INTERMEDIRIA
005 Jurisprudncia 10 anos 10 anosGuarda
Permanente
opcional aalterao dosuporte(microfilme oudisco tico)
previamente aorecolhimento,para que o rgopermanea comcpias paraconsulta
010Organizao efuncionamentoNormas,regulamentaes,directrizes
5 anos 5 anos GuardaPermanente
010.1 Registro nos rgoscompetentes
Enquanto
vigorarElimina
o
T b l d T lid d
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Tabela de Temporalidade
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ndiceO ndice um instrumento auxiliar
classificao, portanto a suautilizao deve ser seguida do
Cdigo de Classificao.
Exemplo:
Abastecimento de veculos 042.4
Cadastro- De fornecedores 030.1
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concluso
NATHAN LIMA