-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 1
Ordre – Faktura match i IndFak
Indhold 1. Formål
...........................................................................................................................................................................
2
2. Standardopsætning
..................................................................................................................................................
2
2.1. Opsætning af matchtolerancer
....................................................................................................................
2
3. Varemodtagelse på ordren
...................................................................................................................................
2
3.1. Varemodtagelse på ordre
..............................................................................................................................
2
3.2. Tjek varemodtagelse er overført til fakturamodul
..............................................................................
4
4. Match håndtering
.....................................................................................................................................................
5
4.1. Auto-match
..........................................................................................................................................................
5
4.2. Routing af fakturaer med manglende match
.........................................................................................
6
4.3. Smart match (manuel tilknyttet ordrereference)
................................................................................
7
5. Håndtering af fejlmatch
..........................................................................................................................................
8
5.1. Behandling af fejlmatchet faktura
..............................................................................................................
8
5.2. Tjek varemodtagelse er på ordren
.............................................................................................................
9
5.3. Tjek afvigelse på antal
..................................................................................................................................10
5.4. Tjek af afvigelse på
beløb.............................................................................................................................11
5.5. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på linjen –
højere pris) ........................................12
5.6. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på totalbeløb)
.........................................................14
5.7. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på
moms)..................................................................15
5.8. Visning af tilknyttet ordre
...........................................................................................................................16
6. Bilag Flowdiagrammer
.........................................................................................................................................17
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 2
1. Formål Formålet med match i IndFak, er at der er en
indkøbsordre registreret i systemet og når faktura kommer fra
leverandøren, skal den ikke behandles yderligere.
Varemodtagelse sker på ordren, så der ikke skal varemodtages og
godkendes på faktura ved automatch
Faktura kan automatisk matches (godkendes, konteres og overføres
til Navision Stat) mod indkøbsordre
Fakturaen ”arver” konteringslinjerne og bilagstekst fra
indkøbsordren Automatisk routing af fakturaer til ”Indkøber” på
baggrund af indkøbsordrer (fx ved
fejlmatch)
2. Standardopsætning
2.1. Opsætning af matchtolerancer I IndFak2 kan der opsættes
kriterier, som sikrer at der sker automatch, ud fra en opsat
afvigelsesgrænse. Som udgangspunkt er der opstat overordnede
tolerancer for alle de organisationer, som benytter indkøbsmodulet.
Følgende standardkriterier er gældende på organisationsniveau:
Tolerance Fakturatotal Fakturalinjer Beløb +/- 10 kr.
Antal varer Præcis Fordeling af beløbafvigelse (indenfor
tolerancence)
Ligelig fordeling indenfor afvigelsen her 1. kr.
Validering af kontering Tjek kontering fra ordre inden match
På sigt (ultimo 2015) vil instituioner selv kunne sætte
afvigelseskriterier op. Her vil det også være muligt at opsætte på
specifikke undtagelser, fx at på en leverandør vil andre kriterier
være gældende.
3. Varemodtagelse på ordren
3.1. Varemodtagelse på ordre ”Varen” bør ankomme før faktura.
Det vil typisk være indkøber som varemodtager på ordren.
1. Varemodtagelsen skal altid ske på ordren i ordremodul (ikke
på faktura).
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 3
2. Gå ind på dokumentet og varemodtag. Varemodtagelse sker i
antal
3. Ved varemodtagelse angives det antal som er modtaget evt.
delvis
4. Ordren ændrer status til Fuldt Varemodtaget (evt. delvis
modtaget)
5. Sættes ”ikke påkrævet” ved ordreafgivning, stemples ordren
”Fuldt varemodtaget”
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 4
3.2. Tjek varemodtagelse er overført til fakturamodul Når ordren
er varemodtaget i ordremodulet, vil der automatisk blive sendt en
kopi til ”indkøbsordrearkiv” i fakturamodulet. Det er vigtigt at
varemodtagelsen sker på ordren, da koblingen går herfra til
fakturamodulet. 1. Under ”Indkøbsordrearkiv” vil du kunne se om
ordren er varemodtaget.
2. ”Tilgængeligt beløb” vil svare til det varemodtagede antal
omregnet til beløb.
3. Vises ”Tilgængeligt beløb” identisk med ”Bestillingsbeløb”,
er der fuldt varemodtaget på ordren.
Ved delvis modtagelse er det kun det modtagne antal, som er
tilgængeligt.
4. Fakturaens beløb skal svare til ”Tilgængeligt beløb” for at
der sker automatch. Når der er
foretaget match, vil ”Fakturet” blive udfyldt og ”Tilgængeligt
beløb” vil blive udlignet.
v
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 5
4. Match håndtering
4.1. Auto-match Auto-match kan ske, når en faktura ”ankommer”
til løsningen og når en indkøbsordre er varemodtaget i
indkøbsmodulet. Løsningen er som standard sat op til at kunne
auto-matche en faktura op imod en indkøbsordre, hvis følgende
kriterier er overholdt:
1. Ordrereferencen skal fremgå på fakturaen 2. Indkøbsordren
skal være varemodtaget i indkøbsmodulet 3. Det/de matchede beløb
skal være inden for afvigelsesgrænserne 4. Antal på linjer mellem
ordre og faktura skal stemmer overens
Når en faktura auto-matches, bliver den automatisk godkendt og
overført til Navision Stat. Fakturaen får konteringslinjer påført
fra ordren. Hurtigste af tjek på automatch er at gå ind på
ordrehistorik på fakturaen. Her kan man se på tidsstempel at match
er sket samtidig med fakturamodtagelsen.
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 6
4.2. Routing af fakturaer med manglende match I IndFak2 vil
faktura med fejlmatch, routes til den ”Indkøber”, som står på
ordren. Indkøber er betegnet som ”Rekvirent” i Fakturadelen. Hvis
ordren ikke har påført korrekt ordrereference skal fakturafordeler
distribuere til indkøber/rekvirent eller der opsættes routing på
leverandører i fakturadelen. 1. Faktura har status ”til
varemodtagelse” uanset fejlårsag, når den lander hos
Indkøber/Rekvirent
2. Åbn fakturaer til behandling
3. Ordrereference er angivet korrekt, men faktura kan ikke
automatches. Årsag til fejlmatch
undersøges og håndteres.
4. Hvis der ikke er angivet korrekt ordrerefence vil faktura
ikke automatisk routes til indkøber. Her
vil faktura være distribueret fra fakturafordeler eller på
angivet personreference.
v
v
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 7
4.3. Smart match (manuel tilknyttet ordrereference) Smart match
fungerer som udgangspunkt på samme måde som automatisk matching.
Smart match bruges primært på fakturaer, hvor leverandøren ikke har
påsat en ordrereference. Fremgår ordrereferencen ikke korrekt af
fakturaen, kan man søge efter indkøbsordre udfra fx leverandørnavn.
Her efter tilknyttes ordren og der foretages et SMART match 1.
Faktura ligger med forkert/ingen angivet ordre reference
2. Faktura opdateres med korrekt reference - indtast
ordrereference og klik på ”Smart matching
tryllestav”, hvorefter systemet forsøger at automatche
3. Hvis der er tvivl om det korrekte ordrenummer, kan der søges
for at se åbne ordrer
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 8
5. Håndtering af fejlmatch Typiske årsager til fejlmatch er
Manglende varemodtagelse Forkert antal på linje
Beløbsafvigelse
Dette betyder at indkøber skal håndtere match manuelt. Faktura
vil få påført kontering fra ordrelinjer, hvor validering af
kontering vil være foretaget inden ordreafsendelse.
5.1. Behandling af fejlmatchet faktura Når faktura fejler routes
den til behandling hos indkøber. Faktura ligger ”til
varemodtagelse” og indkøber kan se at der er en ordrereference som
skal matches mod ordre. Dokumentet vil have status åben. 1. Klik på
ikonet”Match mod indkøbsordre” for at lave ordrematching
2. Klik på ikonet ”Gå til indkøbsordre”.
3. Indkøbsordren og fakturaen skal nu holdes op mod
hinanden.
Nedenfor beskrives de forskellige scenarier for fejlmatch og
håndtering af disse.
v
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 9
5.2. Tjek varemodtagelse er på ordren Hvis der ikke er
varemodtaget eller delvis varemodtaget, kan der ikke ske automatch.
Typisk går man ind via den fejlmatchede faktura, for at tjekke om
der er varemodtaget på ordren. 1. Åbn Faktura – indkøbsordre - tjek
modtaget beløb
2. Hvis der ikke er udfyldt beløb under modtaget, skal der der
varemodtages på ordren. Se afsnit 3.
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 10
5.3. Tjek afvigelse på antal En af de ovennævnte årsager til
fejlmatch er, hvis der på fakturalinjen er angivet et andet antal
end på ordren. Hvis der er forskel vil der foretages manuelt match,
hvor systemet vil komme med et forslag, når der laves ”ordre
matching”. 1. Åbn Faktura - Tjek afvigelse på antal på faktura og
ordre
2. Vælg match ordrelinjer og ret foreslået antal på faktura, så
det svarer til ordren
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 11
5.4. Tjek af afvigelse på beløb En årsag til fejlmatch er, hvis
totalbeløb på fakturaen afviger fra ordren inkl. den opsatte
tolerancegrænse. Se afsnit 2. 1. Faktura åbnes og vælg match mod
indkøbsordre
2. Her kan man se, om det tilgængelige beløb svarer til det
fakturerede beløb og den
afvigelse som skal håndteres.
Nedenfor er beskrevet forskellige scenarier for afvigelse på
beløb.
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 12
5.5. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på linjen –
højere pris) Eksempel. Pris på varelinje er steget
1. Tjek afvigelse på beløb
2. Her er pris på varelinje ændret
3. Vælg ”Match ordrelinjer”. Rediger balancelinje -Marker linjer
– Gem.
4. Afvigelsen vil blive sat på en ny konteringslinje. Hvis der
er flere afvigelser vil beløb blive
sammelagt og linjen kan opsplittes. Denne løsning er under
forbedring, så afvigelser følger varen.
5. Vælg alle linjer og bekræft matching – linjer med
ordrereferencer bliver godkendt
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 13
6. Afvigelsen konteres og sigende bilagstekst angives.
7. Afvigelsen sendes i godkendelses flow – enten ved bekræft
varemodtagelse (automatisk til
disponent) eller videresend til disponent
8. Disponenten får afvigelsen til godkendelse
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 14
5.6. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på totalbeløb)
Eksempel: Der er ikke lagt fragt på ordren. Der er en ekstra linje
på faktura
1. Tjek difference
2. Håndtering af difference – matchordrelinjer
3. Rediger – konter linjen med differencen -gem
4. Bekræft matching for at godkende linjer uden difference og
differencelinje sendes i godkendelsesflow
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 15
5.7. Håndtering af afvigelse på beløb (difference på moms)
Eksempel: På ordren er fragt med moms. Leverandøren har sendt
faktura, hvor der ikke er moms på fragt
1. Vælg match ordrelinjer
2. Momsen fra ordre ligger som en selvstændig linje – Nulstil
for retur
3. Match ordrelinjer. Retter tax til ”0”
4. Bekræft matching for godkendelse
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 16
5.8. Visning af tilknyttet ordre Hvis man har matchet en faktura
op imod en indkøbsordre, kan man altid klikke på ikonet ”Gå til
indkøbsordre (matchet)”, som vist nedenfor, for at se den
pågældende indkøbsordre.
Indkøbsordren vil derefter blive vist i en separat pop-up.
Indkøbsordren kan altid tilgås fra fakturaen, selvom den stadig
ligger til behandling i løsningen, eller fakturaen er overført til
Navision Stat.
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 17
6. Bilag Flowdiagrammer
Samspil mellem ordrearkiv i ordredel og fakturadel
Fakt
ura
del
enIn
dkø
bsd
elen
Fase
Ordrearkiv ”sendt til
leverandør”
Ordre sendt
Overføres tilIndkøbsordrearkiv
”ordreref” ”bestillingsbeløb”
Er varen modtaget?
JaOrdrearkiv
”fuldt varemodtaget”
”delvis varemodtaget”
Der varemodtages
på ordren
IndkøbsordrearkivOpdateres
”tilgængeligt beløb”
varemodtaget stk. * enhedspris
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 18
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 19
Håndtering af match
Faktura modtages Er der ordrematch?
Ja
Godkendt faktura m. ordre overført til Navision
NejJa
Ordre tilknyttes og smartmatch
udføres
Er der påført korrekt ordrereference?
Er der varemodtaget på ordren ?
Nej
Varemodtag på ordre
(indkøbsdel)
Nej
JaStemmer antal på
faktura med ordren?
Ja
Ret foreslået antal og bekræft match
Nej
Stemmer beløb på ordren?
Stemmer kontering på ordren?
Foretag Match ordrelinjer og
bekræft matchning
Nej
Skal afvigelse godkendes?
Beløbsafvigelse sendes i
godkendelses-flow
Ja
-
Moderniseringsstyrelsen, oktober 2015 20