-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 1/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Tujuan : Arahan kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara
pengeluaran inbois. 1. Terima Borang Arahan Pengeluaran
Inbois/Pelarasan Antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN) daripada pusat
tanggungjawab dan cop tarikh terima. 2. Semak maklumat-maklumat
di borang dan dokumen sokongan yang berkaitan. Pastikan semua
maklumat
adalah lengkap. Hubungi pusat tanggungjawab yang berkenaan untuk
mendapatkan maklumat tambahan. 3. Semak kod pelanggan di dalam
sistem SAGA . Sekiranya telah wujud kod pelanggan gunakan kod
pelanggan yang telah dikenalpasti dan terus ke langkah 5. Jika
belum ada, rujuk Arahan Kerja Pengwujudan Fail Induk Penghutang
(UPM/OPR/BEN/AK016/AKN).
4. Keluarkan inbois melalui proses Billing seperti berikut:-
a) Masuk ke sistem Century Financials 6.4. Skrin 1 akan
dipamerkan.
Skrin 1
b) Klik pada Financial. Skrin 2 akan dipamerkan.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 2/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 2
c) Klik pada Billing. Skrin 3 akan dipamerkan.
Skrin 3
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 3/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
d) Klik pada Process. Skrin 4 akan dipamerkan.
Skrin 4
e) Klik pada Billing Invoice. Skrin 5 akan dipamerkan.
Skrin 5
f) Tekan butang Add . Skrin 6 akan dipamerkan.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 4/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 6
g) Masukkan nombor inbois pada ruang Invoices cth:P005555.
Nombor ini ialah nombor dokumen inbois
selepas yang terakhir digunakan . Tekan F1 dan skrin 7 akan
terpamer.
Skrin 7
h) Masukkan nombor kod pelanggan pada ruang Customer ID;
cth:MT000009. Tekan Enter sehingga ke
ruang PO Number dan tekan F1. Skrin 8 akan dipamerkan.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 5/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 8
i) Isikan maklumat-maklumat yang diberikan di dalam ruangan LINE
ITEMS dan tekan Enter untuk
masukkan jumlah tuntutan .Rujuk seperti di skrin 9.
Skrin 9
j) Tekan F1. Skrin 10 akan dipamerkan.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 6/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 10
k) Masukkan kod akaun penerima bayaran di ruangan Project Code.
Tekan Enter untuk memilih kod
akaun yang ingin digunakan seperti di skrin 11.
Skrin 11
l) Tekan F1. Skrin 12 akan terpamer.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 7/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 12
m) Tekan Enter dan taip tanda = di ruangan Description dan tekan
Enter semula. Skrin 13 akan
dipamerkan.
Skrin 13
n) Tekan Enter dan masukkan jumlah di ruangan Amount dan tekan
Enter. Skrin 14 akan dipamerkan.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 8/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 14
o) Tekan F1. Skrin 15 akan dipamerkan.
Skrin 15
p) Tekan F1 sehingga status READY di ruangan Status. Skrin 16
akan dipamerkan.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 9/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 16
q) Cetak laporan transaksi untuk semakan seperti langkah-langkah
berikut :- (Sebelum status POSTED
dibuat) Klik Report . Skrin 17 akan dipamerkan.
Skrin 17
r) Klik Current. Skrin 18 akan dipamerkan.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 10/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 18
s) Klik Printer. Skrin 19 akan dipamerkan.
Skrin 19
t) Tekan butang F1. Pilih Printer dan klik OK. Skrin 20 akan
terpamer.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 11/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 20
5. Semak laporan Billing Invoice dengan dokumen sokongan iaitu
borang Arahan Pengeluaran
Inbois/Pelarasan Antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN) yang diterima
daripada pusat tanggungjawab.
a) Jika terdapat kesilapan, ikuti langkah dibawah
i. Tekan butang search dan klik pada selected. ii. Masukkan
nombor inbois yang hendak dibetulkan dan tekan F1.
iii. Klik pada Update dan betulkan kesilapan. Tekan F1. iv.
Terus ke langkah 7.
b) Jika betul, tandatangan ringkas pada laporan Billing
Invoice.
6. Kemaskini laporan Billing Invoice. Rujuk langkah 7.a) hingga
7.d).
a) Klik Other. Skrin 21 akan dipamerkan.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 12/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
Skrin 21
b) Pilih All Ready. Skrin 22 akan dipamerkan.
Skrin 22
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 13/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
c) Klik Printer. Skrin 23 akan dipamerkan.
Skrin 23
d) Klik F1 dan klik OK. Kemudian cetakan inbois bermula. Skrin
24 akan dipamerkan.
Skrin 24
7. Tandatangan pada inbois dan cop oleh pegawai yang diberi
kuasa.
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL
-
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK011/AKN
Halaman: 14/14
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGELUARAN INBOIS Tarikh: 03/01/2011
8. Poskan salinan pelanggan (salinan putih) dan salinan akaun
kepada penghutang (salinan kuning) manakala
serahkan salinan PTJ/Zon (salinan biru) kepada pusat
tanggungjawab yang berkenaan, dan failkan salinan kekal (salinan
merah).
DOKU
MEN
TIDAK
TERK
AWAL