Al interior de los procesos se realizaron auditorías según la programación definida al iniciar el año, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, MECI 1000:2005. Fue así como se identificaron las acciones de mejoramiento dirigidas a fortalecer la gestión. Sistema de Control Interno Al interior de los procesos se han aplicado los elementos de vigilancia definidos en el Modelo Estándar de Control Interno, con el fin de promover una cultura de autorregulación y autogestión desde adentro. Se evaluó la aplicación de normatividad, en especial, en los procedimientos correspondientes a actividades de delicada atención como: • Contratación • Adquisición predial • Gestión financiera y contable • Gestión documental Se han realizado 2 nuevas auditorías para medir el grado de sostenibilidad del Sistema de Gestión y MECI, mediante la evaluación de requisitos consignados en la NTC ISO 9001 y MECI 1000:2005. Éstas permitieron detectar puntos débiles, que al ser superados, potencializarán el desempeño de los funcionarios. En cuanto a las actividades de mejoramiento continuo establecidas por la Contraloría General de la República, se han realizado acciones en los términos previstos por la Ley con resultados favorables. SOPORTE LEGAL Y JURÍDICO GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN AMBIENTAL GESTIÓN DE SISTEMAS GESTIÓN DE PRENSA Y COMUNICACIONES GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DE OBRAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCESOS DE APOYO PROCESO MISIONAL GESTIÓN DE OPERACIONES GESTIÓN GERENCIAL PLANEACIÓN MEJORA Y CONTROL DE GESTIÓN PROCESO DIRECTIVOS PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL SATISFACCIÓNPARTESINTERESADASREQUISITOSPARTESINTERESADASMapa de procesos propuesto 41 INFORME DE GESTIÓN 2009 / INFORME DE GESTIÓN
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OPERACIONES - metrolinea.gov.codel Ente Gestor, se fortaleció el diseño, la edición, producción y distribución del periódico Metrolínea nos informa , en el que bimensualmente,
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Al interior de los procesos se realizaron auditorías según la programación definida al iniciar el año, con el f in de verif icar el cumplimiento de los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, MECI 1000:2005. Fue así como se identif icaron las acciones de mejoramiento dirigidas a fortalecer la gestión.
Sistema de Control InternoAl interior de los procesos se han aplicado los elementos de vigilancia definidos en el Modelo
Estándar de Control Interno, con el f in de promover una cultura de autorregulación y autogestión desde adentro. Se evaluó la aplicación de normatividad, en especial, en los procedimientos correspondientes a actividades de delicada atención como:
Se han realizado 2 nuevas auditorías para medir el grado de sostenibilidad del Sistema de Gestión y MECI, mediante la evaluación de requisitos consignados en la NTC ISO 9001 y MECI 1000:2005. Éstas permitieron detectar puntos débiles, que al ser superados, potencializarán el desempeño de los funcionarios.
En cuanto a las actividades de mejoramiento continuo establecidas por la Contraloría General de la República, se han realizado acciones en los términos previstos por la Ley con resultados favorables.
SOPORTE LEGALY JURÍDICO
GESTIÓNFINANCIERA
GESTIÓNAMBIENTAL
GESTIÓN DE SISTEMAS
GESTIÓN DE PRENSAY COMUNICACIONES
GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTIÓNDE OBRAS
GESTIÓNADMINISTRATIVA
PROCESOS DE APOYO
PROCESO MISIONAL
GESTIÓN DEOPERACIONES
GESTIÓNGERENCIAL PLANEACIÓN MEJORA Y CONTROL DE GESTIÓN
PROCESO DIRECTIVOS PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
SATISFACCIÓN
PARTES
INTERESADAS
REQUISITOS
PARTES
INTERESADAS
Mapa de procesos propuesto
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Durante el año 2009 igualmente, se presentaron los siguientes informes de control interno:
Dichos documentos fueron aceptados sin ninguna observación por parte de las instituciones allí relacionadas.
Prensa y Comunicaciones
En el 2009, la Oficina de Prensa y Comunicaciones trazó tres objetivos con el f in de informar a la comunidad sobre aspectos no sólo positivos, sino también adversos del Sistema. La idea era tomar la iniciativa en cuanto al manejo de la información y conseguir que los habitantes de Bucaramanga y su área metropolitana se apropiaran del SITM.
Los objetivos alcanzados fueron:
1. Informar de manera proactiva.2. Contextualizar la información. sin pretender que las críticas o ataques desaparecieran.3. Convertir los mensajes en titulares de prensa.
Para cumplir estos objetivos fue necesario impactar las audiencias desde diferentes frentes y disponer voceros de la Entidad que interactuaran de primera mano con los medios. Fueron estas las tácticas contempladas en el desarrollo de tan importante tarea:
• Boletines de prensa diarios: se emitieron más de 300 boletines de prensa y se adelantó una rigurosa labor de seguimiento a los medios de comunicación para que las publicaciones con contenidos alusivos al desarrollo de las obras, así como al uso y apropiación del Sistema, fueran difundidas de manera gratuita por los periodistas en emisoras, medios impresos y canales de televisión.
• Ruedas de prensa: se realizaron frecuentemente ruedas de prensa para dar a conocer los avances del proyecto y aclarar dudas con respecto a los diferentes procesos.
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• Producción del Periódico Institucional: para complementar la difusión de la información del Ente Gestor, se fortaleció el diseño, la edición, producción y distribución del periódico “Metrolínea nos informa”, en el que bimensualmente, de manera más amplia y a través de 12 páginas, desglosó temas de interés sobre el desarrollo del proyecto, con especial énfasis este año, en el inicio de operaciones.
• Producción de notas periodísticas para televisión: el alquiler de una cámara de video le permitió a la Oficina de Prensa y Comunicaciones realizar el montaje semanal de hasta tres notas para televisión, que eran enviadas a canales con cobertura local y nacional, con el f in de ser emitidas de manera gratuita, siendo que facilitaban el trabajo de campo de los periodistas.
• Organización de reuniones de avance de obras: mensualmente se adelantó la logística de reuniones en las que se convocaron a contratistas e interventores, gerentes de las entidades de servicios públicos, gerentes de organismos descentralizados, secretarios de despacho y alcaldes, a f in de establecer compromisos para la puesta en marcha del Sistema y su respectiva divulgación en los medios de comunicación.
• Apoyo a otros programas: de la misma forma, se brindó especial apoyo a través del cubrimiento periodístico y organización de eventos de lanzamiento, a los programas “Adopte un árbol”, “Mis capacitados”, a la gran campaña de socialización “Metrolínea nos mueve” y en especial a la estrategia “Caravanas” que se desarrolló con el apoyo de la empresa Freskaleche S.A.
• Plan de medios: para el 2009 se destinaron dos Planes de Medios, en los que desde la Oficina de Prensa se dirigieron gestiones precontractuales como la recopilación de documentos de los representantes de los medios, la elaboración de estudios previos, certif icaciones, y por consiguiente, el respectivo seguimiento a las labores de interventoría de estos contratos que cumplieron con el objetivo de informar a la comunidad sobre el uso y apropiación del Sistema.
• Actualización de la página WEB: el sitio virtual oficial del Ente Gestor, es otro de los mecanismos con los que cuenta Metrolínea, para dar a conocer las bondades y avances del proyecto. A diario se actualizaron los boletines de prensa y el registro fotográfico de las obras y los diferentes eventos en los que hizo presencia la entidad durante el 2009.
• Ronda de medios: se realizaron visitas mensuales a los medios de comunicación locales, llevando voceros de la Entidad hasta las cabinas con el objeto de despejar dudas e informar eficazmente a la comunidad.
• Cubrimiento periodístico de eventos: se realizó un acompañamiento a los directivos del Ente Gestor en las sesiones de concejos de los cuatro municipios, reuniones de rendición de cuentas, gremios, organismos de control y adjudicación de licencias, entre otros.
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• Monitoreo de medios: para verificar la efectividad de la información emitida, se realizó un monitoreo diario en medios de comunicación locales y nacionales, con la ayuda de Gravitas (agencia encargada de asesorar en comunicaciones a los Sistemas de Transporte Masivo del país) y se efectuó un registro impreso y magnético de las casi 400 noticias que durante el año se publicaron.
• Organización de eventos: se estructuró el acto protocolario para el lanzamiento de la campaña de cultura ciudadana “Mis capacitados”, así como logística del primer recorrido con los invitados especiales y con los representantes de los medios de comunicación.
o Convocatoria a periodistas, contratistas e interventores al encuentro con Antanas Mockus, organizado por el Fondo de Prevención Vial, la Corporación Visionarios por Colombia y la Alcaldía de Bucaramanga, en el cual, se abordaron temas de Cultura Ciudadana. En el marco de este encuentro se apoyó y acompañó a los representantes de Corpovisonarios en el concurso que se realizó en el Colegio Gonzalo Jiménez Navas, “Dibujando cultura ciudadana en Metrolínea”.
o Montaje, organización y logística del acto inaugural del SITM el 22 de diciembre, al que asistieron invitados nacionales y locales, autoridades locales, representantes de los gremios, dirigentes y representantes de los medios de comunicación.
• Montaje de especiales para medios de comunicación: se redactaron artículos enfocados hacia la socialización del Proyecto, teniendo en cuenta la puesta en marcha del Sistema, de igual forma se dirigieron especiales para radio y televisión.
o Los medios impresos en los cuales se publicaron artículos fueron: Vanguardia Liberal, (4 páginas), El Frente (2 páginas), Q´hubo (8 páginas), La República (2 páginas), Revista Fácil Vivir (4 páginas), Revista Amigos y Socios del Club Campestre (2 páginas), Revista “La Florida In” (2 páginas), Revista Tierra Palmera (2 páginas), Revista La Ponzoña (2 páginas), Revista Cátedra Libre (2 páginas), Revista Cultura Cívica de la Sociedad de Mejoras Públicas (2 páginas y portada).
o Emisoras radiales en las cuales se hicieron especiales de media y una hora sobre el inicio de operación del Sistema: Todelar, Caracol, RCN, Melodía, Colmundo Radio, Onda 5, La Primera y Radio Católica.
o Canales de Televisión: Canal TRO, Televisión ciudadana, TVC, Telesantander, Telmex y UNE.
De otra parte y atendiendo las audiencias internas del Ente Gestor, se emitieron boletines dentro de la entidad, en los que trimestralmente se publicaron actividades relacionadas con los equipos de trabajo. Vale la pena anotar que los boletines externos fueron también remitidos a los funcionarios de la empresa con el fin de unificar la información y estimular la constante actualización sobre los temas que conciernen al proyecto.
Nosotros, el Representante Legal y Contadora de la Sociedad Metrolínea S.A. cer tif icamos que hemos preparado los Estados Contables Básicos: Balance General comparativo 2008-2009, Estado de Actividad Económica, Financiera y Social Comparativo 2008-2009, Estado de Cambios en el Patrimonio comparativo 2008-2009, y el Estado de Flujo de Efectivo comparativo 2008-2009, de acuerdo a los parámetros def inidos en el Régimen de Contabilidad Pública (RCP) incluyendo sus correspondientes notas que forman un todo indivisible con éstos.
Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados y ref lejan razonablemente la Situación Financiera de la Sociedad a 31 de Diciembre de 2009; así como los Resultados de sus Operaciones, teniendo en cuenta que:
1. Las cifras incluidas son f ielmente tomadas de los libros of iciales y auxiliares respectivos.
2. No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a los miembros de la administración o empleados que pueden tener efecto de impor tancia relativa sobre los estados contables enunciados.
3. Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantif icables, así como sus derechos y obligaciones registrados de acuerdo con cor tes de documentos y con las acumulaciones o compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio de 2009, valuados utilizando métodos de reconocido valor técnico.
Certificación
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4. Conf irmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos, han sido reconocidos en ellos.
5. Los hechos económicos se han registrado, clasif icado, descrito y revelado dentro de los Estados contables Básicos y sus respectivas notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los activos, pasivos reales y contingentes.
6. Se aplicaron las políticas y aspectos contables y f inancieros señalados por el Ministerio de Transpor te en su Manual Financiero para Entes Gestores, en la última versión de octubre de 2009,
7. Se realizó seguimiento al Control Interno Contable según lo establecido en las resoluciones 248 de 2007 y 357 de 2008, con el f in de establecer un plan de mejoramiento que conlleve a la adecuada organización de las actividades del proceso contable.
8. Se dio cumplimiento al Reglamento Interno del Comité de Sostenibilidad Contable durante la vigencia de 2009.
SeñoresASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTASMETROLÍNEA S.A.
He examinado los Estados Contables:
1. Balance Comparativo 2008-2009 2. Estado de la Actividad Financiera Económica y Social Comparativo 2008-2009 3. Estado de Cambios en el Patrimonio 2009 4. Estado de Flujo de Efectivo 2009 5. Notas a los Estados Contables
Preparados y cer tif icados por el Representante Legal y la Contadora de la Entidad, quiénes son los responsables de la preparación, cer tif icación, integridad y correcta presentación de los Estados Contables a las diferentes instancias que los requieran, esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener una estructura efectiva de Control Interno relevante para la preparación , presentación y revelación de Estados Contables libres de errores signif icativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas, establecer los estimativos contables razonables en las circunstancias, así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones que afecten la Entidad; estos estados contables fueron entregados y presentados de acuerdo a lo establecido en la normatividad de la Contabilidad Pública, siendo una de mis obligaciones la de expresar una opinión sobre dichos estados contables con base en mi revisión, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley y en especial, los ar tículos 208 y 209 del Código de Comercio y a las normas que regulan la Revisoría Fiscal en la República de Colombia.
He obtenido las informaciones necesarias para el desempeño adecuado de mis funciones; realicé esta función de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Estas normas requieren que una revisoría se planif ique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable sobre la situación f inanciera del ente económico. Requiere el examen, sobre una base selectiva de la evidencia que respalda las cifras y las notas a los estados contables. Esta incluye, además, una evaluación
Dictamen del Revisor Fiscal
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de las normas o principios contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados contables. Considero que mi revisión proporciona una base razonable para expresar mi opinión.
Con base en el resultado de mis pruebas informo, que:
Para el proceso de registro of icial de los libros y preparación de los documentos sopor tes, presentación y revelación de sus Estados Contables, se esta aplicando el Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública y el Catálogo General de Cuentas; así mismo, las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación.
Para el registro de los recursos provenientes del convenio de cof inanciación se aplicaron las políticas y aspectos contables y f inancieros señalados por el Ministerio de Transpor te en su Manual Financiero para Entes Gestores, modif icado en versión de Octubre de 2009.
Es de anotar que para adelantar la contratación la empresa Metrolínea S.A se rige por normatividad Ley 80/1993, Ley 1150/2007, Decreto 2474/2008, lineamientos del Banco Mundial y del BIRF.
Como resultado de la aplicación de las normas de depreciación emanadas por la Contaduría General de la Nación en donde se establece la depreciación individualizada por cada activo de la Propiedad, Planta y Equipo, la Empresa está dando cumplimiento a esta normatividad y conforme a lo establecido en el Decreto 3019 de 1989 e instructivo 6 de Enero 13 de 2009 de la Contaduría General de la Nación, en lo relacionado a la depreciación total en la misma vigencia de acuerdo a su cuantía o si son inferiores a 0.5 SMLV se afecta directamente al gasto.
Dentro del primer semestre de 2008 se desarrolló el traslado del usufructo de acciones que se encontraban a favor de la Nación, por par te del Depar tamento Nacional de Planeación al Ministerio de Transpor te; el 25 de Agosto del 2009 se suscribió el Otro sí No.05 sobre las acciones que suscribieron los Municipios de Bucaramanga y Floridablanca en la vigencia 2008. Para las acciones suscritas y pagadas en la vigencia 2009 por el Municipio de Bucaramanga se suscribirá el Otro sí No.06 el cual a 31 de Diciembre de 2009 se encuentra en trámite.
EL 30 de Octubre de 2009 se f irmó el Otro sí No.05 donde se establecen salvaguardas, esto dado a la suscripción de un contrato de empréstito entre la Nación y el Banco Mundial. El 12 de Noviembre de 2009, se suscribe el Otro sí No.06 al Convenio de Cof inanciación por medio del cual se materializa la adición presupuestal aprobada en el documento Conpes 3552.
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Las operaciones registradas y los actos de los administradores se ajustan en cada caso a los estatutos y a las decisiones de la asamblea o junta directiva.
No se ha tenido conocimiento de irregularidades que involucren a los miembros de la administración o empleados que puedan tener efecto de impor tancia relativa sobre los estados contables.
El Balance General y el Estado la Actividad f inanciera, Económica y Social han sido tomados f ielmente de los libros y en mi opinión el primero presenta en forma f idedigna, la respectiva situación f inanciera al terminar el periodo revisado, registrando en este, el convenio de cof inanciación para el desarrollo del Sistema de Transpor te Masivo del Área Metropolitana de Bucaramanga con la contribución de los apor tes de la Nación y los Municipios de Bucaramanga, Girón, Piedecuesta y Floridablanca, el segundo ref leja el resultado de las operaciones en dicho periodo.
Como la Entidad se encuentra en su estado preoperativo, hasta que genere los resultados esperados, dentro de lo planeado; el Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social no ref leja la totalidad de los gastos de administración y funcionamiento en los que ha incurrido la Entidad, los cuales se presentan dentro del Balance en el rubro de Otros Activos, Cargos Diferidos.
Para el reconocimiento patrimonial de los hechos f inancieros, económicos y sociales se aplicó la base de causación y para la ejecución presupuestal se utilizó la base de caja en los ingresos y el compromiso en los gastos.
La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas de registro de acciones, en cada caso, se llevan y se conservan debidamente, informando a ustedes que son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén eventualmente en poder de la compañía.
Los Apor tes Paraf iscales se pagaron y causaron en su debida opor tunidad cumpliendo con la Ley 797 de 2003 y el Decreto 510 de 2003, se pagaron en forma opor tuna los apor tes al Sistema de Seguridad Social Integral.
De conformidad con lo dispuesto en la ley 603 de 2000, cer tif ico que los programas instalados en los computadores de uso de la sociedad Metrolínea se encuentran debidamente licenciados.
A par tir del 1 de Enero de 2009 se implementó un nuevo sistema de gestión f inanciera donde integra contabilidad, presupuesto, tesorería y nómina y realiza la generación automática de los informes a rendir a los entes controladores.
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Es necesario actualizar los manuales de procedimientos y de funciones, de acuerdo con los cambios que generan la creación de nuevos cargos, la implementación del nuevo sistema de información y el mejoramiento del control interno.
La Entidad presentó el Plan de Mejoramiento a la Contraloría General de la República por la auditoría adelantada de la vigencia 2008, plan que se encuentran desarrollando, con acciones y metas que permitan solucionar las def iciencias administrativas comunicadas durante el proceso auditor. El citado Plan de Mejoramiento contiene las acciones y metas que se están implementando por par te de la entidad, las cuales responden a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.
El informe de gestión correspondiente a la vigencia 2009 ha sido preparado por la administración de la entidad, para dar cumplimiento a las disposiciones legales y no forma par te integrante de los estados f inancieros auditados por mí, sin embargo me cercioré que el informe de gestión contiene todas las informaciones exigidas por la ley y que concuerdan con los datos de las actas, los registros contables y los estados contables al 31 de diciembre de 2009.
Por todo lo anterior, en mi opinión y dado que los Estados Contables presentados ref lejan razonablemente lo acontecido económicamente en la entidad, solicito a la Honorable Asamblea sean aprobados sin salvedades.
Cordialmente,
Carmen Otilia Cuadros Álvarez Revisor FiscalT.P. 68124-T
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BALANCE COMPARATIVO 2009 – 2008(Cifras en miles de pesos)