-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 1 -
Unidad 3: Planilla de clculo
La planilla de clculo nos permite almacenar, organizar,
consultar y ordenar gran cantidad de informacin segn distintos
criterios, como as tambin realizar operaciones matemticas y
estadsticas desde las ms simples a las ms complejas. La planilla de
clculo desarrollada por OpenOffice.org se denomina Calc.
3.1. Componentes de la interfaz Calc Calc presenta algunos
elementos del men similares a los del procesador de texto
Writer,
estudiado en el mdulo 2; tiene un men de opciones en la parte
superior y un conjunto de iconos que nos permiten acceder en forma
rpida a las mismas.
La hoja en s se organiza en forma de celdas; cada una se forma
de la interseccin de las filas con las columnas, adquiriendo el
nombre de la columna y de la fila que le dan existencia, por
ejemplo, A1 (que se encuentra marcada en color azul).
Si uno se mueve por la hoja con las barras de desplazamiento, se
podr observar que hay columnas desde A hasta IV y filas, desde 1
hasta 65536.
La celda es un pequeo editor de texto y en ella se puede
escribir un texto, insertar una imagen, un grfico, entre otros.
A diferencia del documento de Writer, la planilla de clculo se
organiza como un libro, es decir que cuenta con distintas hojas; en
la parte inferior de una hoja pueden apreciarse tres solapas
denominadas Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3; haciendo clic sobre cualquiera
de estas solapas puede ingresarse a las mismas; los datos
introducidos en una hoja no siempre tienen que tener relacin con
las otras hojas; pero empleando funciones o frmulas pueden
vincularse.
El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se
escribe indicando: la primera celda del mismo y la ltima, separadas
por dos puntos. Hay tres tipos de rangos:
Rango Columna, es aqul que se conforma de la misma columna y
distinta fila, por ejemplo: A6:A19.
Barra de Ttulo Barra de Mens
Barra de Frmula
Barra de Herramientas de Estndar
Barra de Estado
Hojas Barra de Desplazamiento
Horizontal
Barra de Desplazamiento
Vertical
Celda
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 2 -
Rango Fila, difiere la columna y permanece constante la fila,
por ejemplo: D3:F3.
Rango Matricial, difieren las filas y las columnas, por ejemplo:
D15:G28.
Lo primero que debemos hacer al abrir el Calc es colocarle un
nombre referencial del contenido al libro y darle, adems, formato a
la hoja; para ello seleccionamos en el men Archivo la opcin Guardar
como, y seguimos los pasos solicitados.
Para el formato de hoja se selecciona el men Formato, opcin
Pgina y elegimos la solapa
Pgina, desde aqu se podr elegir el tamao de pgina, como as
tambin los mrgenes de la misma (Ver imagen).
Es importante que tanto el nombre del archivo (libro) como el
formato de la pgina, se hagan antes de empezar a trabajar, as
cuando ya haya cargado datos, stos no sufrirn modificacin en sus
formatos de celdas y columnas.
Rango Fila
Celda A1
Rango Columna
Rango Matriz
Hojas
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 3 -
3.2. Edicin de datos
Para ingresar datos debemos primero organizarlos, siempre
conviene hacerlo por filas, por ejemplo, si hablamos de los sueldos
de los empleados, pondremos toda la informacin referente a ste en
una fila, como podra ser su Apellido y Nombre, Categora y Sueldo, a
su vez, en las columnas pondremos siempre las mismas
particularidades de todos los elementos de las filas, es decir, en
las columnas introduciremos la informacin respectiva; por ejemplo,
en la columna A, introduciremos el Apellido y Nombre de los
empleados; en la columna B, la Categora que le corresponda a cada
empleado, detallado en la columna A, de manera que el Apellido y
Nombre incluido en una fila de la columna A, tenga total
correspondencia con la Categora introducido en la misma fila de la
columna B y as sucesivamente, como se muestra en la siguiente
imagen.
Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir que abarcan
la celda contigua tambin, podremos hacer doble clic con el mouse,
entre la letra que indica la columna donde estamos trabajando y la
siguiente; el ancho de la columna adoptar el tamao de la palabra u
oracin ms larga de esa columna, o bien pisando y arrastrando con el
mouse en la lnea que separa la columna (letra) con la siguiente y
buscar el ancho deseado.
Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacerlo
con la fila.
3.3. Formato de celdas
El formato de la celda es muy variado; para acceder a l, debemos
dirigirnos al men Formato, opcin celdas, o bien posicionados en la
Celda a la que queremos modificar, oprimimos el botn de la derecha
del mouse y seleccionamos Formatear Celdas.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 4 -
Dentro del men Formato de Celdas, tenemos varias solapas:
primero, la que se refiere al nmero o formato del dato que queremos
ingresar; por defecto, siempre se encuentra en categora Nmero y
dentro de sta en formato Estndar; es decir que nos va a mostrar la
informacin que ingresemos en la celda pura como la introducimos; si
seleccionamos algunas de las opciones porcentaje, moneda, fecha,
entre otras, e ingresamos un dato, lo devolver en la forma
seleccionada. Por ejemplo, si seleccionamos Nmero, podremos elegir
la cantidad de decimales, y por ms que ingresemos en la celda el
valor 100.0, cuando aceptemos al dato nos lo mostrar como 100,00,
es decir, aparecer el nmero y el punto transformado en coma.
Siguiendo con esta opcin, si hiciramos clic con el mouse en la
letra de la columna, por
ejemplo en A, toda la columna se pintar de negro y podremos
seleccionar el formato, al igual para una celda que para toda la
columna; lo mismo podremos hacer para la fila o un conjunto de
celdas seleccionadas (rango).
El formato Fuente nos permite seleccionar el tipo de letra,
tamao, estilo, color, efectos, entre otras opciones.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 5 -
La pestaa Alineacin nos permite darles distintas posiciones a
los datos dentro de las celdas,
para poder adecuarlos a cada situacin Estos son los ejemplos ms
usuales de alineacin, de acuerdo con la seleccin de posiciones
horizontales, verticales y orientacin.
La pestaa denominada Borde, nos permite seleccionar contornos
para la celda o conjunto de ellas seleccionadas.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 6 -
La pestaa Fondo nos permite seleccionar el fondo de color de la
celda como se muestra en la siguiente imagen.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 7 -
La pestaa Proteccin de celdas nos permite definir las opciones
de proteccin para las celdas
seleccionadas, teniendo en cuenta que esta proteccin de celda
slo tiene efecto si previamente se ha protegido tambin la hoja
(Herramientas - Proteger documento - Hoja...).
3.3.1. Formato condicional
El formateado condicional se emplea para definir estilos de
formato en funcin de ciertas condiciones. Si ya se ha asignado un
estilo a una celda, sta permanece sin cambios. A continuacin se
evala el estilo especificado aqu. Se pueden especificar tres
condiciones que tienen en cuenta el contenido de las celdas, sean
valores o frmulas. Las condiciones se evalan de 1 a 3. Si la
condicin 1 coincide con la condicin, se utiliza el estilo definido.
En caso contrario se evala la condicin 2 y se utiliza el estilo
definido para ella. Si esta condicin no se cumple, se evala la
condicin 3.
Estas condiciones las podemos observar en la siguiente
imagen.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 8 -
3.4. Insertar filas, columnas, celdas, hojas
Si deseamos agregar una columna a la planilla debemos hacer clic
en la columna inmediata
siguiente donde la omitimos, la que se va a pintar de negro (no
importa que all haya otros datos). El resultado obtenido ser la
inclusin de una columna que desplaz a las otras hacia la derecha.
Este mismo procedimiento sirve para las filas. Observe que al
desplazarse las columnas, se auto corregirn las frmulas si las
hubiera.
Si optamos por ingresar celdas aparecer un cuadro de dilogo que
nos preguntar desde la ubicacin que nos encontramos que deseamos
hacer, como se exhibe a continuacin en la ilustracin.
Por ltimo podemos seleccionar las operaciones que se pueden
realizar sobre las hojas, son las que se visualizan a en la imagen
siguiente, slo debe hacer clic en el botn derecho del Mouse sobre
el nombre de la hoja.
Otra forma de insertar filas, columnas, celdas u hojas es a
travs de la barra de mens eligiendo Insertar y la opcin
deseada.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 9 -
3.5. Creacin de frmulas
Todas las funciones se escriben en las celdas y aparecen
editadas en la barra de frmulas.
Para poder realizar operaciones con frmulas deberemos tener
presente siempre que en la planilla de clculo se opera entre
celdas; entindase por operacin la suma (+), la resta (-), la
divisin (/) y la multiplicacin (*), para ello veremos algunos
ejemplos a continuacin:
Ejemplo: =A1+B1 Suma =A1-B1 Resta =A1/B1 Divisin =A1*B1
Multiplicacin
Es importante tener en cuenta que:
en la celda donde vayamos a operar, siempre debemos anteponerle
el signo igual (=), es la manera que tiene la planilla para saber
que esa celda se transforma de una simple a una de clculo.
la celda donde nos posicionamos para efectuar el clculo nunca
debe estar incluida dentro de la frmula.
Una vez comprendido estos conceptos bsicos estamos en
condiciones de estudiar algunas de
las funciones ms empleadas en Calc.
Funciones Todas las funciones de Calc se expresan de la
siguiente manera:
=Funcin ( )
Edicin
Barra de Frmula Funcin
Introducir
Cancelar
Insertar Funcin
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 10 -
En donde: = significa que la celda contendr una frmula a travs
de una funcin Funcin es la expresin genrica de cualquier funcin de
Calc ( ) se denomina argumento.
Cabe aclarar que si adentro del argumento de cualquier funcin
hay: (dos puntos), este se
denomina rango, por ejemplo =suma (A1:B5), suma todos los nmeros
comprendidos entre A1 y B5.
Si dentro del argumento las celdas estn separadas por ; (punto y
coma) la funcin se ejecuta para cada celda que se menciona dentro
del argumento, es decir que se encuentran separadas por punto y
coma, por ejemplo =suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y
B5, que es igual a hacer =A1+B5
Ahora que conocemos estos conceptos, mostraremos la estructura y
definicin de algunas de
las funciones bsicas y lgicas de Calc
Funcin Suma Suma todas las celdas comprendidas dentro del
argumento. Su estructura es:
=suma ( ) Funcin Promedio Suma el contenido de cada celda
comprendida dentro del argumento y lo divide por el total de
celdas. Su estructura es: =promedio ( )
Funcin Contar Cuenta la cantidad de celdas no vacas que
contengan solamente nmeros comprendidos
dentro del argumento. Su estructura es: =contar ( )
Funcin Contara Cuenta la cantidad de celdas no vacas que
contengan cualquier carcter alfanumrico
comprendido dentro del argumento. Su estructura es: =contara (
)
Funcin Mximo Busca el valor ms alto contenido en las celdas que
se encuentren comprendidas dentro del
argumento. Su estructura es: =mx. ( )
Funcin Mnimo Busca el valor ms bajo contenido en las celdas que
se encuentren comprendidas dentro del
argumento. Su estructura es: =mn. ( )
Funcin Contar.si Cuenta la cantidad de celdas que cumplen las
condiciones definidas en el criterio para cierto
rango preestablecido. Su estructura es: =contar.si
(rango;criterio)
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 11 -
Funcin Si Nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda
tener dos posibles resultados
Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta
obtenida. Su estructura es: =SI (Pregunta Lgica; Accin por
Verdadero; Accin por Falso)
Lo que se escribe dentro del segundo y tercer argumento sern las
acciones que se realizarn
en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o
sea falsa. Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios
para esta funcin.
Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes
operadores de comparacin: = para preguntar si dos valores son
iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para
preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es mayor o
igual,
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 12 -
Preste atencin, estamos dividiendo el sueldo de cada empleado
sobre el total de sueldo.
Asimismo, observe que a la celda que contiene el total de
sueldo, en ste caso la celda C10, la expresamos como celda
absoluta, tema que explicaremos en el prximo punto.
En la siguiente imagen exhibimos el resultado arrojado de
aplicar la funcin anteriormente
mostrada.
Para expresar el resultado en porcentaje utilizamos la opcin de
Formato de celdas.
Observe el resultado que se obtiene despus de aplicar el formato
de porcentaje.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 13 -
A modo de verificacin calculamos el porcentaje total de sueldos,
lgicamente es el 100%.
El resultado obtenido expresa en que proporcin representa el
sueldo de cada empleado sobre el total de sueldos. Tomando como
ejemplo se aprecia que Garca Miguel representa el 18,23% del total
de sueldos abonados por la empresa.
3.6. Referencias relativas y absolutas
Una referencia relativa o celda variable tiene la ventaja que
cuando la arrastramos en forma horizontal vara la columna y cuando
la deslizamos en forma vertical vara la fila, por ejemplo si
estamos en la celda A1 y la arrastramos hacia las celdas de su
izquierda, el resultado de la celda se modificar a B1, C1, etc., lo
mismo sucedera si la desplazamos hacia abajo, obtendramos A2, A3,
A4 y as sucesivamente.
Se denomina referencia absoluta o celda fija cuando no vara la
columna y fila, para ello debemos anteponer el signo $ a la columna
y a la fila, por ejemplo $B$2.
En sntesis tenemos: A1 Varan tanto la columna como la fila $A1
Queda fija la columna y varan las filas A$1 Varan las columnas
quedando fija la columna $A$1 Quedan fijas la columna como la
fila
Las celdas variables y fijas son muy importantes cuando lo
empleamos como resultados de
frmulas
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 14 -
3.7. Insercin de funciones
En el caso que no recordemos las funciones podemos utilizar el
men Insertar y elegimos la opcin Funcin o bien hacemos clic sobre
el botn fx de la barra de frmulas. En ambos casos aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:
3.8. Grficos
Una de las grandes virtudes de las planillas de clculo es la de
poder generar grficos; dentro del Men Insertar encontramos la opcin
Grficos.
Lo primero que debemos hacer es indicar qu columnas vamos a
graficar y, a partir de all, todo lo va haciendo el asistente
siempre y cuando las columnas estn juntas. En caso que las columnas
a graficar estn separadas, se seleccionan las mismas con el mouse
manteniendo apretado la tecla de Control del teclado.
3.8.1 Edicin de grficos
Para exponer los pasos a seguir para la edicin de grficos,
realizaremos como ejemplo un grfico circular, que exhiba a los
empleados con sus sueldos respectivos.
1. Seleccionar columnas a graficar
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 15 -
2. Opcin para realizar grficos
3. Seleccionar tipo de grfico
4. Establecer rango de datos
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 16 -
5. Establecer serie de datos
6. Colocar ttulo, leyenda y rtulo de datos
7. Resultado del grfico final
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 17 -
3.9. Vincular hojas
Visualizando la pantalla, volvemos a reconocer que las planillas
de clculos estn compuestas por varias hojas, con slo hacer clic en
una de las hojas, automticamente se abre, sin perder los datos de
la hoja que estaba trabajando. Tenga en cuenta que cuando grabamos
el libro, guardamos el contenido de todas las hojas.
Si quisiramos trabajar en la hoja 2, con parte de la informacin
que se encuentra en la hoja 1, para realizar nuevos clculos
procederemos a su copiado: existen dos formas de hacerlo.
Una es copiar y posterior pegado, para esto simplemente pintamos
los datos que queremos copiar; sin desmarcarlos, vamos al men
Editar y seleccionamos Copiar; hacemos clic en la hoja 2 y sobre la
celda en que queremos copiar los datos, procedemos a seleccionar el
men Editar y seleccionamos la opcin Pegar. Este pegado tiene la
limitacin que cuando cambiamos algn dato en la hoja 1, no se cambia
en la hoja 2.
Otra forma es la que se denomina copiado dinmico y se realiza
mediante frmula. La misma nos permite que, al cambiar un dato de
los copiados en la hoja 1, automticamente se cambia en la hoja 2.
La frmula por utilizar deber estar compuesta por el signo igual, el
nombre de la hoja de donde provienen los datos que queremos copiar,
el signo de punto y la celda donde est el dato, como por ejemplo
=Hoja1.A14.
3.10. Ordenamiento de listas de datos
El manejo de la informacin se realiza a travs de la base de
datos, que es sinnimo a realizar las operaciones que se encuentran
en la barra de mens Datos, como se ilustra en la siguiente
figura.
Las funcionalidades que estudiaremos a continuacin sern ordenar
y posteriormente filtrar.
Ordenar
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 18 -
Dentro del Men Datos tenemos la herramienta ordenar, sta nos
permite seleccionar una columna y ordenarla en dos sentidos que
son, en forma ascendente o descendente; la posibilidad que nos
brinda es de ordenar hasta tres columnas.
El orden lo hace por jerarqua, es decir, primero por la columna
del primer criterio, una vez
ordenada, si algn dato de sta se encuentra repetido lo vuelve a
ordenar por el segundo criterio y si algn dato an se repite, lo
ordena luego por el tercer criterio.
3.11. Filtros de datos
Si quisiramos seleccionar algn elemento de la lista para
visualizarlo solo o en grupo, utilizaremos la opcin Filtro.
Si tuviramos que trabajar slo con un grupo de datos de una
lista, podramos filtrarla de forma
que nos permita visualizar slo los datos deseados; una vez que
esto se logre, conseguiramos modificar datos de ese subgrupo,
generar subtotales, o inclusive copiarlos a otra hoja, graficar,
entre oras operaciones.
Para desarrollar este tema veremos dos alternativas, filtro
automtico y filtro predeterminado.
Filtro Automtico
Filtra automticamente el rea de celdas seleccionada, y crea
cuadros de lista de una fila en los que puede elegir los elementos
que desea mostrar.
Para poder acceder a esta opcin debemos ir a Men Datos - Filtro
- Filtro automtico despus de haber seleccionado el rango de celdas
a filtrar.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 19 -
Luego se elige la columna por la cual se quiere filtrar, y el
valor de la misma haciendo clic en la flecha de la columna
seleccionada. En el ejemplo siguiente se quiere filtrar por
categora.
Filtro Predeterminado
Permite establecer las opciones de filtro. Utilice el Filtro
predeterminado para refinar y combinar opciones de bsqueda del
Filtro automtico.
Para poder acceder a esta opcin debemos ir a Men Datos - Filtro
- Filtro predeterminado, despus de haber seleccionado el rango de
celdas a filtrar.
Mostraremos a travs de un ejemplo por imagen del empleo del
filtrado. Se esta buscando obtener todos los empleados que tienen
sueldos mayores a $ 1900 y menores que $ 2300.
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 20 -
3.12. Trabajo con subtotales
OpenOffice.org utiliza la funcin SUMA para calcular los valores
de subtotales y totales en un
rea con etiqueta, es decir que calcula subtotales en las
columnas seleccionadas. Tambin puede utilizar el reconocimiento
automticamente de un rea de base de datos definida al situar el
cursor en ella. Para demostrar la operatoria de esta ltima funcin,
realizaremos en el ejercicio que venimos desarrollando el clculo de
sumar todos los sueldos de los empleados agrupados por categora,
para ellos realizaremos los siguientes pasos:
1. Compruebe que las columnas de la tabla estn etiquetadas.
Criterio de
Seleccin
Resultado
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 21 -
2. Seleccione la tabla o el rea de sta cuyos subtotales desee
calcular y elija Datos - Subtotales.
3. En el cuadro Agrupar por seleccione la columna por la que
desee agrupar los subtotales. 4. En el cuadro Calcular subtotales
para seleccione las casillas de verificacin de las columnas
que contengan los valores que desea calcular. 5. En el cuadro
Usar funcin seleccione la funcin que desee utilizar para calcular
los subtotales.
6. Pulse Aceptar y obtendr el resultado final.
3
4
5
-
Materia: Recursos Informticos
Profesor: Ing. Jorge Humberto Cassi - 22 -