Universidade do Minho Serviços de Documentação Open Access in Portugal: from UMinho to national initiatives Eloy Rodrigues [email protected]
May 24, 2015
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Open Access in Portugal: from UMinho to national initiatives
Eloy Rodrigues [email protected]
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Agenda
Introduction
Open Access Policy @UMinho: incentive and mandate The 2004 policy – definition, implementation and
results
The 2010 policy upgrade – definition, implementation and results
Open Access in Portugal The RCAAP project
Open Access policies
Concluding remarks
teaching
• 53 graduate courses • 130 masters courses • 22 PHD courses
• 18.500 students 12.300 graduate students
4.400 master students 1.900 PHD students
research
• 31 Research Centres
Hosts the European Institute of Excellence in Tissue Engineering and Regenerative Medicine, the only Institute of this kind to have a base in Portugal.
University of Minho
An Open Access pioneer
[2003-2013]
University of Minho Documentation Services | 2013
UMinho Open Access
Timeline
RepositóriUM Opening
Test phase
Berlin Declaration Signature
Communication strategy
UMinho OA Policy
1st OA conference
Statistics Add-on
2nd OA conference
1.000.0000 downloads!
5.000 documents!
DRIVER II project
RCAAP project
3rd OA conference
4th OA conference
NECOBELAC project
OpenAIRE project
10.000 documents!
Open Data pilot project
1st Luso-Brazilian OA conference
2nd Luso-Brazilian OA conference
New UMinho OA Policy
OpenAIRE Plus & MedOAnet projects
20.000 documents!
3rd Luso-Brasilian OA conference
4th Luso-Brasilian OA conference
RepositóriUM 10th anniversary
FOSTER project
PASTEUR4OA project
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
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Publicly launched in November 2003
Deposition of publications by author (or “proxy”) self-archiving
No library mediated deposit/archiving
RepositóriUM (2003)
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UMinho self-archiving policy (2004)
This policy was established by a Rectoral Document, in the first anniversary of RepositóriUM
Following the signature of the Berlin Declaration in November 2004
Implemented from January 1st 2005
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UMinho self-archiving policy (2004)
Established by a Rectoral Document, in the first anniversary of RepositóriUM
Following the signature of the Berlin Declaration in November 2004
Implemented from January 1st 2005
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UMinho self-archiving policy (2004)
University of Minho staff must archive their publications and documents into RepositóriUM, and make them available in Open Access whenever possible;
The organisational units (research centres, departments) must sign and adopt self-archive policies for the scientific output of their members, based upon a general model;
Authors of thesis and dissertations approved by the University of Minho must authorise the deposit of their thesis or dissertation into the RepositóriUM.
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Self-archiving incentive
In 2005 the Rectory provided a financial supplement to departments and research centres, proportional to their compliancy to the policy of Open Access self-archiving in RepositóriUM.
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Self-archiving incentive
In 2006, there was also a financial supplement, but it’s value was significantly smaller (around 1/3)
The incentive disappeared after 2006
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Results
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
2003 2004 2005 2006
Submissions/year
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But…
Not having the incentive, and no enforcement /monitoring authority from 2007 to 2010...
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1500
2000
2500
3000
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Submissions/year
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Upgrade of UMinho OA policy (2010)
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University of Minho
An Open Access pioneer
[2003-2013]
OA was integrated in the
University Action Plan
for 2009-2013
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Why? The number and percentage of UMinho research
output archived was decreasing since 2007 Open Access is seen as a relevant factor on the
visibility strategy of University of Minho
Upgrade of UMinho OA policy (2010)
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Gargouri Y, Hajjem C, Larivière V, Gingras Y, Carr L, et al. 2010 Self-Selected or Mandated, Open Access Increases Citation Impact for Higher Quality Research. PLoS ONE 5(10): e13636. doi:10.1371/journal.pone.0013636
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Why? The number and percentage of UMinho research
output archived was decreasing since 2007 Open Access is seen as a relevant factor on the
visibility strategy of University of Minho To continue and improve the UMinho Open
Access experience, maintaining UMinho has an OA frontline institution;
Upgrade of UMinho OA policy (2010)
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Minho University requires:
All academic staff to mandatory deposit into RepositóriUM a copy of all peer reviewed publications dated after January 2011;
From January 2011, all official publication lists or reports, from individual researchers and research units, submitted internally at UMinho, must contain a link to the version archived at RepositóriUM
UMinho upgraded policy (RT-98/2010)
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1st quarter 2011: Roadshow on the new policy in all the Schools/Institutes [Faculties] of UMinho
Since the end of the 1st quarter 2011: Quarterly monitoring of policy compliance
Implementation of UMinho policy
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0
200
400
600
800
1,000
1,200
1,400
1,600
1,800
2,000
January February March April May June July August September October November December
Deposited documents/ month
2010 2011
Results
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0%
10%
20%
30%
40%
50%
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70%
80%
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
42% 46%
52% 50%
42% 42% 42% 44%
70% 71%
59%
Percentage of UMinho's WoS/Scopus output on RepositóriUM (15-01-2014)
Results
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PUB. YEAR 2013
PUB. YEAR 2012
PUB. YEAR 2011
PUB. YEAR 2010
OTHER YEARS
NUMBER OF PUBLICATIONS DEPOSITED IN 2013
2283 1985 218 135 562
Results
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70
2004-2012 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Public Access Delay Restricted Access Delay
Ave
rage
Del
ay (
mo
nth
s)
3b
Gargouri, Yassine, Larivière, Vincent and Harnad, Stevan (2013) Ten-year Analysis of University of Minho Green OA Self-Archiving Mandate. In, Rodrigues, Eloy, Swan, Alma and Baptista, Ana Alice (eds.) Ten-year Anniversary of University of Minho RepositóriUM. , TBA.
Results
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34%
34%
12%
5% 15%
Conference items
Articles
Master thesis
Doctoral thesis
Other
RepositóriUM document types
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Access type
79%
18%
3%
open access
restrict access
embargoed access
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2,314,817
0
500,000
1,000,000
1,500,000
2,000,000
2,500,000
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Downloads / year (More than 10.750.000 since 2003)
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Downloads origins in 2013
32%
19%
9%
6%
4%
3%
27%
Portugal
Brasil
European Union
United States
India
China
Other
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Future directions
Open Access is again part of UMinho Strategic Plan
(2013-2020). UMinho wants to remain on the frontline of
Open Access.
RepositóriUM will be the only information source, about
publication output, for the University Information System,
that will support all reporting, management and evaluation
activities in the University.
Experimenting with research data curation and access.
Experimenting with OA journal and book publishing
Open Access in
Portugal
RCAAP PROJECT
Scientific Open Access Repository of Portugal
06-10-2014 35 RCAAP - Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal
Governance
● FCT / FCCN General Coordination & infrastructures
● University of Minho Scientific and technical coordination
RCAAP Services
SEARCH PORTAL
REPOSITORY HOSTING SERVICE
OAI-PMH VALIDATOR
COMMON REPOSITORY
DATA REPOSITORY
USAGE STATISTICS
JOURNAL HOSTING SERVICE
06-10-2014 37 RCAAP - Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal
Dissemination; Training and Helpdesk
2008 2008 2009 2009 2010 2011 2011
RCAAP Search Portal
● 538000 Documents indexed from 74 data
sources
● Data sources = Institutional Repositories (42) +
Journals (30) + Data Repository (1) + Brazilian
Portal (1)
● OAI-PMH harvester
● Updated daily
REPOSITORY HOSTING SERVICE
SARI
06-10-2014 40 RCAAP - Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal
SARI (Institutional Repository Hosting Service)
● Free Hosting Service for a Dspace
Repository
● Dspace 3.2 + addons (stats; request copy;
portuguese help; send to curricula Degóis;
OpenAIRE Authority Control ) = Dspace++
● Language: Portuguese & English
SARI (Institutcional Repository Hosting Service)
● All the user interface is customized:
● Design = Institutional Design
● Repository Email
● Institutional URL
● Autonomous Administration
● Free Helpdesk (Email & Phone)
● Hosting now 28 Repositories
RCAAP Validator
● Based on Driver Guidelines
● 1- Insert your OAI-PMH info
● 2 - Select validation options
● 3 – Receive an email with a link to the online
report
Report
● Statistics
● Errors
New Version of Validator (v.2)
● New features
● Check a specific set
● More validation profiles (thesis, funder, file
formats – FITS)
● Special features for DSpace platform (full-
text check + FITS).
06-10-2014 46 RCAAP - Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal
COMMON REPOSITORY
06-10-2014 47 RCAAP - Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal
Common Repository
● 1 Repository to many institutions
● Limited Administration (Community &
Collection)
● 35 Institutions
http://comum.rcaap.pt
Journal Hosting Service
● Based on Open Journal System (OJS)
● Same approach as the Repository Hosting
Service (SaaS)
● Project RCAAP manages: monitoring, backup,
security, updates,…
● … and provides helpdesk, and presential &
online training sessions
Journal Hosting Service
● Editors have total autonomy
● Personalized URL, email and layout
● Journals are aggregated at RCAAP Search
Portal
● Use of DRIVER Guidelines
● Integration with IR (Sword)
PORTUGUESE REPOSITORIES
GROWTH
06-10-2014 53 RCAAP - Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal
Repository Evolution in Portugal
06-10-2014 54 RCAAP - Repositório Cientifico de Acesso Aberto de Portugal
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
RI (local) 1 1 1 4 10 13 12 11 11 10 13 14
SARIs (hosted) 5 14 20 23 24 25 28
Total Harvested 18 26 31 34 34 38 42
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
Open Access Policies in Portugal
Institutional OA Policies
Instituição Tipo Ano
Universidade do Minho Institucional 2005
ISCTE – Instituto Universitário de Lisboa Institucional 2007
Universidade do Porto Institucional 2008
Universidade Aberta Institucional 2010
Instituto Politécnico de Bragança Institucional 2010
Universidade de Coimbra Institucional 2010
Universidade de Lisboa Institucional 2010
Hospitais Universitários de Coimbra Institucional 2011
Instituto Politécnico de Leiria Institucional 2011
Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro Institucional 2011
Instituto Politécnico de Castelo Branco Institucional 2012
Universidade do Algarve Institucional 2012
Instituto Politécnico de Viseu Institucional 2012
Instituto Universitário de Ciências Psicológicas, Sociais e da Vida (ISPA) Institucional 2012
Universidade Fernando Pessoa Institucional 2012
FCT OA Policy
● The FCT Policies on Open Access are a direct
outcome of a public consultation held in 2013.
● They encompass guidelines for free, online
access to peer-reviewed publications and data
arising from FCT funding.
● The policies came into force on 5 May 2014.
FCT OA Policy
● Open Access policy based on an repository
deposit approach and in line with EC
recommendations
● Integral to this move is the existence of a well-
established open access repository
infrastructure: Repositório Científico de Acesso
Aberto de Portugal (RCAAP)
FCT OA Policy
● The core of the policy on open access to publications
arising from FCT-funded research is that all
publications of research outputs, subject to peer-
review or another form of scientific review, should be
deposited in one of the open access repositories hosted
within RCAAP as soon as possible, preferably
immediately on acceptance for publication.
● An embargo period is allowed, after which the full
content of the publications should be made freely
available.
Concluding Remarks - Success Factors
● Build on existing best practices
● Build Community
● Focus on Interoperability
● Validator & Driver Guidelines & Standards
● Promote Integration
● Repository as part of the research system
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