OneDrive for Business Installationsanleitung 1 01.04.2014 Anleitung zur Installation und Einrichtung von Microsoft OneDrive for Business
OneDrive for Business Installationsanleitung 1 01.04.2014
Anleitung zur Installation und Einrichtung von
Microsoft OneDrive for Business
OneDrive for Business Installationsanleitung 2 01.04.2014
Vorwort
Mit Beginn des Projektes „PC im Pfarramt“ wurde auf sämtlichen Geräten Microsoft SharePoint
Workspace installiert, um Dateien aus dem ELKW-Portal vom Notebook bzw. dem PC aus bearbeiten
und eine Offline-Verfügbarkeit der Daten gewährleisten zu können.
An SharePoint Workspace gab es einige Kritikpunkte wie zu langen Zeiten beim Öffnen und Hochladen
von Dokumenten, vielen Fehlermeldungen oder aber auch der fehlenden Möglichkeit, Dateien direkt
aus Outlook heraus in der Ablage zu speichern oder Dateien direkt als E-Mail-Anhang zu versenden.
Seit wenigen Monaten stellt Microsoft nun den Nachfolger von Microsoft Workspace, „Microsoft
OneDrive for Business“, bereit.
Das Programm setzt genau an den genannten Kritikpunkten an und soll ein reibungsfreies und vor allem
komfortableres Arbeiten mit dem ELKW-Portal ermöglichen.
Diese Anleitung soll Ihnen dabei helfen, die Installation von OneDrive for Business selbstständig
durchführen zu können und Ihnen Antworten auf die gängigsten Fragen liefern.
Sollten Sie auf Probleme stoßen, die in dieser Anleitung nicht beschrieben sind, wenden Sie sich bitte
wie gewohnt an unseren Servicedesk.
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Diese Anleitung wird Sie Schritt für Schritt durch die Installation und Einrichtung von Microsoft OneDrive
for Business führen.
Inhalt Vor der Installation zu beachten ............................................................................................................. 4
Kapitel 1 Deinstallation von SharePoint Workspace .......................................................................... 5
1.1 Überprüfung des Upload Center ............................................................................................. 5
1.2 Überprüfung der Daten per Webbrowser ............................................................................... 6
1.3 Entfernen von eingerichteten Bereichen in SharePoint Workspace ....................................... 7
Kapitel 2 Download von OneDrive for Business ................................................................................. 9
Kapitel 3 Einrichten von OneDrive for Business ............................................................................... 15
Kapitel 4 Verwenden von OneDrive for Business ............................................................................. 21
Kapitel 5 Sonstiges/Fehlerbehandlung ............................................................................................. 23
5.1. Wie äußern sich Synchronisationsprobleme in OneDrive for Business ................................ 23
5.2. Ungültige Sonderzeichen....................................................................................................... 25
5.3. Doppelter Punkt vor Dateiendung ........................................................................................ 25
5.4. Maximale Pfadlänge .............................................................................................................. 26
5.5. Meldung „Die Bibliothek kann nicht synchronisiert werden, weil Sie zu groß ist“ ............... 28
Anhang A: Welche Office Version ist bei mir installiert? ...................................................................... 31
Anhang B: Wie erkenne ich, ob ich SkyDrive Pro auf meinem PC installiert habe? .............................. 35
Anhang C: Wie deinstalliere ich SkyDrive Pro richtig? .......................................................................... 36
Anhang D: Wie richte ich weitere Dokumentenbibliotheken in meinem persönlichen Bereich ein? .. 41
Anhang E: Wie entferne ich eingerichtete Verbindungen in OneDrive for Business wieder? .............. 43
Anhang F: Wie richte ich eine Verbindung manuell in OneDrive for Business ein?.............................. 46
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Vor der Installation zu beachten Die Reihenfolge der Schritte ist abhängig von dem Synchronisationsprogramm, dass Sie derzeit
einsetzen.
Option A: Ich nutze derzeit Microsoft SharePoint Workspace 2010 ( )
Wenn Sie das Programm SharePoint Workspace 2010 verwenden. Starten Sie bitte direkt mit dem
ersten Kapitel und gehen die Kapitel der Reihe nach durch.
Option B: Ich nutze derzeit Microsoft SkyDrive Pro
Sollten Sie bereits aus dem „PC im Pfarramt“-Portal die Installationsanleitung und von der
DATAGROUP-Seite das Installationspaket heruntergeladen und ausgeführt haben, so nutzen Sie
höchstwahrscheinlich das Programm SkyDrive Pro.
In diesem Fall können Sie das erste Kapitel überspringen.
Beachten Sie dazu das Kapitel Anhang B: Wie erkenne ich, ob ich SkyDrive Pro auf
meinem PC installiert habe?, auf der Seite 35.
Sollten Sie bereits mit Microsoft SkyDrive Pro arbeiten, deinstallieren Sie dies bitte und starten
Sie Ihren Computer neu, bevor Sie mit dem Download von OneDrive for Business beginnen.
Eine Anleitung hierzu finden Sie unter Anhang C: Wie deinstalliere ich SkyDrive Pro
richtig? auf der Seite 36.
Sollte es während der Einrichtungsschritte von OneDrive for Business zu Problemen kommen,
beachten Sie bitte das Kapitel 5 Sonstiges/Fehlerbehandlung auf der Seite 23.
Sollten Sie darüber hinaus auf Probleme stoßen oder sich bei einigen Punkten Rückfragen ergeben,
wenden Sie sich bitte an den DATAGROUP ServiceDesk.
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Kapitel 1 Deinstallation von SharePoint Workspace Befolgen Sie folgende Schritte um SharePoint Workspace korrekt von Ihrem PC zu entfernen.
Bevor Sie Änderungen an Ihrer bestehenden SharePoint Workspace Installation
vornehmen und um Datenverlust zu vermeiden, stellen Sie bitte folgende Punkte
sicher:
Alle Dateien wurden ordnungsgemäß hochgeladen. Dies bedeutet in dem Upload
Center sind in der Ansicht „Ausstehende Uploads“ keine Dateien mehr aufgeführt, siehe
Punkt 1.1.
Beim Aufruf der entsprechenden Webseite des „PC im Pfarramt“-Portals im Browser
sind alle – von Ihnen hochgeladenen - Dateien vorhanden und aufrufbar, siehe Punkt
1.2.
Beachten Sie bitte: Dateien, die nicht mit dem Rechenzentrum synchronisiert wurden,
sprich nicht hochgeladen sind, sollten lokal auf Ihrer Festplatte gespeichert sein, da sie
sonst bei dem Vorgang verloren gehen. Wir als DATAGROUP können nur Dateien
Wiederherstellung, die korrekt auf dem Server hochgeladen worden sind.
1.1 Überprüfung des Upload Center Um Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie überprüfen ob sich in Ihrem Upload Center noch Dateien
befinden, die noch nicht mit dem Rechenzentrum synchronisiert wurden.
Das 'Upload-Center' öffnen Sie mit einem Doppelklick auf das runde orangefarbene Symbol mit weißem
Pfeil in Ihrer Taskleiste bzw. über Start > Alle Programme > Microsoft Office > Microsoft Office 2010
Tools > Microsoft Office 2010 Upload Center.
Abbildung 1 - Upload Center in der Taskleiste
Das Upload Center sollte keine Einträge mehr in der Ansicht „Ausstehende Uploads“ enthalten,
vergleiche auch Abbildung 33. Ist dies nicht der Fall, wenden Sie sich bitte an den DATAGROUP
Servicedesk zwecks Unterstützung.
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Abbildung 2 -Es sind keine Einträge im Upload Center enthalten
1.2 Überprüfung der Daten per Webbrowser Mit dem Zugriff per Webbrowser auf das „PC im Pfarramt“-Portal greifen Sie direkt auf die Inhalte des
Rechenzentrums zu. Sie gehen also nicht den Umweg über eine Anwendung, wie Sie es beispielsweise
mit dem Programm SharePoint Workspace tun würden.
Rufen Sie das „PC im Pfarramt“-Portal über einen beliebigen Webbrowser auf, z. B. Internet Explorer (
), Firefox ( ) oder Google Chrome ( ): z. B. die Portal-Startseite per https://www.elkw.de.
Abbildung 3 - Aufruf der "PC im Pfarramt"-Portalstartseite im Internet Explorer
Rufen Sie nun den Bereich im „PC im Pfarramt“-Portal auf, in den Sie die Dateien hochgeladen haben
und den Sie nun überprüfen möchten. Auf der Startseite des Portals gelangen Sie über die ELK-Wue-
Landkarte zu Ihrem Pfarramt bzw. über den Link „Mein persönlicher Bereich“ zu Ihren persönlichen
Daten.
Überprüfen Sie anschließend, ob sich die Dateien wie gewünscht in den Dokumentenbibliotheken
Aktenplan, Austausch, Veröffentlichungen bzw. Persönlichen Dokumenten mit ihren jeweiligen aktuellen
Versionen befinden.
OneDrive for Business Installationsanleitung 7 01.04.2014
Sollten sich während der Überprüfung (siehe 1.1. und 1.2) Probleme oder Rückfragen ergeben, wenden
Sie sich bitte erst an den DATAGROUP Servicedesk bevor Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.
Dies gilt ausschließlich zum Schutze Ihrer Daten!
1.3 Entfernen von eingerichteten Bereichen in SharePoint Workspace
Diesen Schritt sollten Sie nur durchführen, wenn Sie die Überprüfung der Kapitel 1.1 und
1.2 erfolgreich abgeschlossen haben!
Öffnen Sie zunächst den Startbereich von SharePoint Workspace. Dazu klicken Sie entweder in der
Taskleiste auf das SharePoint Workspace-Symbol ( ) bzw. gehen über Start > Alle Programme >
Microsoft Office > Microsoft SharePoint Workspace 2010.
Nachdem Sie das Programm geöffnet haben, öffnet sich der sogenannte Startbereich des Programms.
Dort werden alle derzeit eingerichteten Synchronisationsbereiche aufgelistet. In der Regel dürften dies
Ihr persönlicher Bereich sowie Ihre Pfarrstelle sein.
Um diese Bereiche zu entfernen und somit die Synchronisation über das Programm SharePoint
Workspace zu beenden gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie den entsprechenden Bereich mit der rechten Maustaste an. Es erscheint ein
Kontextmenü.
2. Wählen Sie den Punkt Löschen aus und klicken mit der linken Maustaste auf den Untermenüpunkt
Auf diesem Computer (Entf) aus.
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3. Anschließend bestätigen Sie die lokale Löschung des Bereiches mit JA.
Wiederholen Sie diese Schritte 1-3 bis der Startbereich von SharePoint Workspace keine Bereiche
mehr aufführt.
Die Dauer des Löschvorgangs für einen Bereich ist abhängig von der Anzahl der darin
gespeicherten Dateien. Er sollte jedoch nicht länger als fünf Minuten andauern.
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Kapitel 2 Download von OneDrive for Business
Um den Download der Software zu starten, klicken Sie auf den folgenden Link, oder starten Sie den
Internet Explorer und geben Sie ihn dort in die Adresszeile ein: http://support.microsoft.com/kb/2903984
Auf dieser Seite scrollen Sie nach unten, bis Sie den Abschnitt OneDrive für Business (ehemals
SkyDrive Pro) Sync Client Installationsprogramme erreichen.
Abbildung 4 - Suchen Sie diesen Abschnitt auf der oben verlinkten Seite
In diesem Abschnitt sind verschiedene Sprachvarianten von OneDrive for Business aufgelistet. Wählen
Sie bitte die deutsche Version des Programmes aus. Es werden Ihnen dort zwei Links angeboten.
Abbildung 5 - Wählen Sie die deutsche Version des Programms OneDrive for Business
Zur Wahl stehen eine 32-Bit Version (x86) und eine 64-Bit Version (x64). Die Version, die Sie
auswählen müssen, ist abhängig von der auf Ihrem PC installierten Office-Version. Sollten Sie die
falsche gewählt haben, werden sie nach dem Download von Office darauf aufmerksam gemacht.
Im Anhang A: Welche Office Version ist bei mir installiert? ist beschrieben, wie Sie
Ihre derzeitige Office Version herausfinden.
Nach einem Klick auf die korrekte Version erscheint folgende Meldung am unteren Rand des Internet
Explorers. Klicken Sie hier auf Ausführen, um die Datei herunterzuladen und die Installation direkt zu
starten.
Nach dem Download folgt eine Abfrage, ob Sie Änderungen des Programms zulassen wollen.
Gegebenenfalls werden Sie auch nach einem Admin-Passwort gefragt. Klicken Sie auf Zustimmen (Ja),
um den Installationsassistenten zu starten.
Abbildung 6 - Klicken Sie auf Ausführen und die Installation direkt zu starten
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Abbildung 7 - Bestätigen Sie mit JA
Im Anschluss öffnet sich ein Konfigurationsfenster und Office bereitet die Installation vor:
Abbildung 8 - Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern
Nachdem das Programm die notwendigen Vorbereitungen getroffen hat, zeigt Ihnen ein neues Fenster
den aktuellen Downloadstatus der Installationsdateien an. Je nach zur Verfügung stehender
Internetleitung kann dieser Vorgang abermals mehrere Minuten in Anspruch nehmen.
Abbildung 9 - Die notwendigen Installationsdateien werden direkt von den Microsoft-Servern heruntergeladen
Ist der Ladevorgang abgeschlossen, wird mit der Konfiguration begonnen.
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Eventuell wird man Sie auffordern, Office mit einer E-Mail zu aktivieren. Sollte dies der Fall sein (siehe
folgendes Bild), klicken Sie auf die Schaltfläche Stattdessen einen Product Key eingeben.
Der Product Key lautet: 3V9N8-W93CC-FQPB8-Y9WVF-TVGJ3
Sollte dieser nicht anerkannt werden, klicken Sie bitte auf den Link der Seite 5, dort ist unter der
Abschnitt Installieren des Clients jeweils der aktuelle Product Key aufgeführt.
Abbildung 10 - Geben Sie den Product Key in das Feld ein. Ist dieser korrekt, erscheint ein grüner Haken neben dem Feld.
Drücken Sie anschließend auf Installieren. Nach erfolgreicher Eingabe sehen Sie das
Begrüßungsfenster der Konfiguration:
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Klicken Sie hier auf Weiter:
Im nächsten Schritt möchte Office die Einstellungen festlegen.
Wählen Sie hier den Punkt „Nein, danke“. Anschließend klicken Sie auf „Zustimmen“, um den
Lizenzvertrag von Microsoft Office zu akzeptieren.
Abbildung 12 - Klicken Sie auf Nein, danke und anschließend auf Zustimmen.
Abbildung 11 - Klicken Sie auf Weiter
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Abbildung 13 - Klicken Sie auf Weiter
Es öffnet sich nun ein Info-Fenster. Hier klicken sie wieder auf „Weiter“.
Es folgt eine Designanpassung. Hier können Sie zwischen verschiedenen Hintergrunddesigns wählen.
Haben Sie Ihre Wahl getroffen, klicken Sie auf Weiter.
Abbildung 14 -Wir empfehlen den Farbton "Brotdose"…
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Im letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, einen ersten Eindruck von Office zu gewinnen. Haben Sie
bereits Erfahrungen gesammelt, klicken Sie auf „Nein, danke.“
Um die Installation und Konfiguration von OneDrive for Business abzuschließen, klicken Sie Alles
erledigt.
Abbildung 16 - Alles erledigt
Abbildung 15 - Nein, Danke.
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Kapitel 3 Einrichten von OneDrive for Business
Im Folgenden haben wir eine wir eine entsprechende Erstsynchronisation für Sie beispielhaft
beschrieben:
Starten Sie den Internet Explorer ( ) und gehen Sie auf das „PC im Pfarramt“-Portal oder klicken Sie
auf folgenden Link: https://www.elkw.de.
Klicken Sie hier im oberen rechten Bereich auf Mein persönlicher Bereich
Was ist eine Dokumentenbibliothek?
„Überordner“, wie etwa „Persönliche Dokumente“, „Aktenplan“, „Austausch“ oder die
„Veröffentlichungen“ werden im „PC im Pfarramt“-Portal als Dokumentenbibliothek
bezeichnet.
Im persönlichen Bereich sehen Sie links Ihre Dokumentenbibliotheken, in denen Sie später Ordner und
Dateien ablegen können bzw. dies bereits getan haben. Sofern Sie an dieser Stelle noch keine weiteren
Dokumentenbibliotheken angelegt haben, werden an dieser Stelle die Dokumentenbibliothek
„Persönliche Dokumente“ aufgeführt.
Abbildung 18 - Dokumentenbibliothek "Persönliche Dokumente"
Klicken Sie nun auf den Namen der Dokumentenbibliothek, um sie zu öffnen.
Abbildung 17 - Klicken Sie auf 'Mein persönlicher Bereich'
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Abbildung 19 - Die ausgewählte Dokumentenbibliothek "Persönliche Dokumente"
Nachdem Sie die Dokumentenbibliothek geöffnet haben, wird Ihnen in dem rechten oberen Bereich der
Link Synchronisieren angeboten. Bitte klicken Sie nun auf diesen Link.
Beim erstmaligen Klick muss das Programm OneDrive for Business zunächst gestartet werden. Deshalb
kann es zu diesem Zeitpunkt einige Sekunden länger dauern, bis ein entsprechendes Fenster sich
öffnet.
Sollte sich wider Erwarten nicht OneDrive for Business öffnen, folgen Sie bitte der im
Anhang F: Wie richte ich eine Verbindung manuell in OneDrive for Business ein?
beschriebenen anleiten, die Sie auf Seite 46 finden.
Bei der erstmaligen Einrichtung einer Synchronisationsverbindung haben Sie die Möglichkeit den
Speicherort zu definieren. Diese Möglichkeit wird Ihnen nur bei der ersten Synchronisationsverbindung
eingeräumt. Nachfolgende Einrichtungen übernehmen diesen Speicherort, damit die synchronisierten
Daten stets an einem Ort auf Ihren PC vereint sind.
Abbildung 20 - Klicken Sie auf den Link "Synchronisieren"
OneDrive for Business Installationsanleitung 17 01.04.2014
Abbildung 21 - Einrichtungsdialog
Standardmäßig ist der Speicherort Ihr Benutzerverzeichnis unter Windows. Wir empfehlen Ihnen den
Datenspeicherort auf das D-Laufwerk zu ändern, sofern Sie über einen „PC im Pfarramt“-Rechner
verfügen.
Sofern mehrere Personen an Ihrem PC arbeiten und diese sich auch mit unterschiedlichen
Benutzernamen an dem PC anmelden, empfehlen wir Ihnen den Speicherort auf den
Standardeinstellungen zu belassen – also das Benutzerverzeichnis unter Windows (vgl.
Abbildung 18).
Sollten Sie den Dateispeicherort ändern wollen, gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Ändern
2. Wählen Sie den Speicherort. Sofern vorhanden, ändern Sie den Speicherort auf der D-Festplatte
(„Daten“). Hierfür klicken Sie zuerst auf „Computer“ und anschließend auf „Daten (D:)“. Haben Sie
keine zweite Partition, so wählen Sie einen ausreichend großen Bereich auf der C-Festplatte. Nach
dem Bestätigen mit „OK“ schließt sich das Fenster.
Abbildung 22 - Datenspeicherort auswählen
OneDrive for Business Installationsanleitung 18 01.04.2014
Beachten Sie, dass Sie den Datenspeicherort nachträglich nicht ändern können. Um den
Datenspeicherort zu ändern, müssten Sie erst alle Synchronisationsverbindungen wieder
aus dem Programm entfernen. Erst dann bietet Ihnen das Programm wieder die
Datenspeicherfrage an.
Sollten Sie Ihren Datenspeicherort nachträglich ändern wollen, folgen Sie der Anleitung von
Anhang E: Wie entferne ich eingerichtete Verbindungen in OneDrive for Business wieder?
auf Seite 43. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle aufgeführten Verbindungen.
Nachdem Sie den Datenspeicherort festgelegt haben, können Sie auf Jetzt synchronisieren klicken.
Abbildung 23 - Klicken Sie auf 'Jetzt synchronisieren'
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Die Daten werden anschließend von dem Server abgefragt und auf etwaige Synchronisations-
bedingungen hin überprüft. Dies hat zur Folge, dass der Vorgang länger dauert je mehr Dateien
innerhalb einer Dokumentenbibliothek enthalten sind.
Sollte während der Einrichtung ein Problem auftauchen und Sie an dieser Stelle nicht weiter kommen,
kann Ihnen der DATAGROUP ServiceDesk weiterhelfen.
Nachdem die Einrichtung erfolgreich abgeschlossen ist wird Ihnen folgender Dialog gezeigt.
Mit einem Klick auf Meine Dateien anzeigen gelangen Sie direkt zu dem ausgewählten
Datenspeicherort und dem entsprechenden synchronisierten Verzeichnis auf Ihrem Computer.
Abbildung 24 - Das synchronisierte Verzeichnis
Wie Sie an der Adresszeile erkennen können, werden die Dateien an dem Dateispeicherort abgelegt,
den Sie bei der Einrichtung der ersten Synchronisationsverbindung ausgewählt haben.
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Angenommen Sie haben dort das D-Laufwerk ausgewählt, können Sie eben dieses über den Windows
Explorer ( ) öffnen und werden dort den Ordner SharePoint finden, indem sich alle eingerichteten
Synchronisationsordner befinden.
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Kapitel 4 Verwenden von OneDrive for Business Um zu testen, ob die Synchronisation fehlerfrei funktioniert hat, öffnen Sie den Windows Explorer. Hier
sollte sich in der linken Leiste unter Favoriten der Ordner SharePoint erstellt haben, indem Ihre
eingerichteten Synchronisationsverzeichnisse aufgeführt sind. Ist dies nicht der Fall, führen Sie bitte die
Synchronisation erneut durch (Kapitel 2).
Abbildung 25 - Überblick aller eingerichteten Synchronisationsverzeichnisse
In diese Verzeichnisse können Sie nun Dateien und Ordner ablegen, auf die Sie dann auch Online im
„PC im Pfarramt“-Portal Zugriff haben. Dies ermöglicht den Vorteil, überall und auf verschiedenen
Geräten immer seine aktuellen Dateien zu haben.
OneDrive for Business aktualisiert die Verzeichnisse dabei automatisch. Dies bedeutet: Ändern oder
löschen Sie Dateien in einem Verzeichnis, wird dies (bei bestehender Internetverbindung) automatisch
aktualisiert.
Legen Sie nun einige Dateien oder Ordner testweise in einem der Verzeichnisse an:
Abbildung 26 – Synchronisierte Inhalte der Dokumentenbibliothek 'Persönliche Dokumente'
Nachdem an der erstellten Datei bzw. dem Ordner ein grüner Haken ( ) erkennbar ist, wurden die
Daten erfolgreich mit dem Server synchronisiert. Dies bedeutet die Daten auf Ihrem PC und auf dem
zentralen Server im Bremer Rechenzentrum sind abgeglichen und identisch. Erst wenn dies gegeben
ist, ist es möglich Ihre Dateien über die Sicherung der Serversysteme zu erfassen und im Notfall auch
wiederherstellen zu können.
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Sind die Daten mit dem Server erfolgreich synchronisiert können Sie die Inhalte auch über das „PC im
Pfarramt“-Portal einsehen und darauf zugreifen.
Abbildung 27 - Ansicht der synchronisierten Daten im "PC im Pfarramt"-Portal
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Kapitel 5 Sonstiges/Fehlerbehandlung Es kann vorkommen, dass sich einige Dateien oder Ordner nicht synchronisieren lassen. Wir haben an
dieser Stelle die häufigsten Probleme und deren Lösungswege einmal für Sie zusammengetragen.
Sollten Sie Rückfragen zu diesen Punkten haben, steht Ihnen der DATAGROUP ServiceDesk gerne
zur Verfügung.
5.1. Wie äußern sich Synchronisationsprobleme in OneDrive for Business
Sollten Dateien oder Ordner ein rotes X ( ) als Status tragen, ist dies ein Indiz für ein
Synchronisationsproblem. Des Weiteren zeigt dazu das blaue Wolkensymbol von OneDrive for
Business ein Warnhinweis an, der ebenfalls auf ein Problem hinweist.
Abbildung 28 - OneDrive for Business mit Warnhinweis
Wird dieser Warnhinweis dargestellt bietet das Kontextmenü von OneDrive for Business den
zusätzlichen Menüpunkt Synchronisierungsprobleme anzeigen… an. Das Kontextmenü öffnen Sie
per Rechtsklick auf das blaue Wolkensymbol.
Abbildung 29 - Zusätzlicher Menüpunkt 'Synchronisierungsprobleme anzeigen ...'
Es wird sich ein zusätzliches Fenster öffnen das Ihnen sämtliche Synchronisationsprobleme auflistet
und Ihnen darüber hinaus noch einen Lösungsvorschlag aufzeigt, wie in folgender Abbildung zu
erkennen.
OneDrive for Business Installationsanleitung 24 01.04.2014
Abbildung 30 - Auflistung der Synchronisationsprobleme in OneDrive for Business
Wenn Sie einen Eintrag in der Liste auswählen und auf den Button Element öffnen klicken, werden Sie
direkt zu dem Ordner geführt, in dem die fehlerhafte Datei liegt. Somit können Sie die Einträge
nacheinander abarbeiten.
Ziel sollte es sein Synchronisationsprobleme direkt aufzulösen und zu vermeiden.
OneDrive for Business Installationsanleitung 25 01.04.2014
5.2. Ungültige Sonderzeichen OneDrive for Business ist nicht kompatibel zu bestimmten Sonderzeichen. Folgende Zeichen sollten
Sie in Ordner und Dateibezeichnungen vermeiden:
/ \ < > : * „ ? | ~ # % & { }
Beispiel
Sollten Sie eine Datei mit Sonderzeichen in einen Ihrer synchronisierten Ordner abgelegt haben, wird
diese Datei kurz danach einen Synchronisationsfehler aufweisen.
Zudem wird die, unter 5.1. Wie äußern sich Synchronisationsprobleme in OneDrive for Business
erwähnte, Auflistungstabelle von Synchronisationsproblemen folgenden Eintrag enthalten.
Lösungansatz
Benennen Sie die Datei einfach um und entfernen Sie dabei die Sonderzeichen. OneDrive for Business
erkennt, dass sich die Datei verändert hat und versucht die Daten erneut zu synchronisieren.
5.3. Doppelter Punkt vor Dateiendung Vermeiden Sie doppelte Punkt vor der Dateiendung, z. B.
Lösungsansatz
Nennen Sie die Datei um und entfernen Sie den bzw. die Punkt vor der Dateiendung. Es darf nur ein
Punkt vor der Dateiendung enthalten sein. Zum Beispiel so:
OneDrive for Business Installationsanleitung 26 01.04.2014
5.4. Maximale Pfadlänge Die Pfadlänge einer Datei, sprich der Dateispeicherort inkl. des Dateinamens, wird nur bis zu einer
Länge von 256 Zeichen von verschiedenen Office-Programmen unterstützt. Dieser Wert ist fest seitens
Microsoft vorgegeben und kann somit auch nicht von unserer Seite erhöht werden.
Sie sollten dabei beachten, dass das „PC im Pfarramt“-Portal ein Webportal ist. Die
Pfadlängenbegrenzung orientiert sich dabei an der Pfadlänge der hochgeladenen Datei. Folgendes
Beispiel: Unser Testbenutzer „Data Krupp“ lädt eine Datei namens „Mein Terminplan.xlsx“ in seinen
persönlichen Bereich hoch. Der komplette Dateipfad würde lauten:
https://personal.elkw.de/privat/elkw_data_krupp/Personal%20Documents/Mein%20Terminplan.xlsx
Dieser Dateipfad hätte eine Zeichenlänge von 91 Zeichen. Was bei diesem Pfad bemerkenswert ist, ist
die Tatsache es keine Internet-Adresse gibt, die Leerzeichen enthält. Aus diesem Grund werden
Leerzeichen mit international standardisierten Zeichenfolgen aufgefüllt. Bei einem Leerzeichen ist dies
die Zeichenfolge „%20“. Dies bedeutet im Umkehrschluss aus einem Leerzeichen werden drei Zeichen
(%20). Aus diesem Grund sollten Sie Leerzeichen in Ordner- und Dateinamen nach Möglichkeit
vermeiden, um nicht über 256 Zeichen zu kommen.
Anbei noch einmal ein weiteres Beispiel zur Verdeutlichung. Die Datei „Protokoll vom 26 03 2014.docx“
befindet sich in dem Ordner „Besprechungen und Protokolle“:
Dateiname Anzahl der
Zeichen
Besprechungen und Protokolle/Protokoll vom 26 03 2014.docx
58
Dateiname im Internet Anzahl
der
Zeichen
Besprechungen%20und%20Protokolle/Protokoll%20vom%2026%2003%202014.docx
70
Beachten Sie also folgende Tipps. Vermeiden Sie …
Verschachtelte Ordnerstrukturen mit längeren Bezeichnungen.
Leerzeichen in Ordner- und Dateibezeichnungen. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von
Unterstrichen ( _ ) oder Punkten als Trennzeichen.
Einrichtungsprobleme bei zu langen Dateipfaden
Die Problematik in diesem Zusammenhang mit OneDrive for Business ist, das Sie eine
Dokumentenbibliothek, die eine Datei mit zu langem Dateipfad enthält, nicht synchronisieren können.
OneDrive for Business Installationsanleitung 27 01.04.2014
Während der im Kapitel 2 beschriebenen Einrichtung werden Sie auf einen Fehler treffen, siehe
Abbildung 28.
Wenn Sie in der Fehlermeldung auf Technische Details klicken, wird Ihnen der Pfad zu der zu langen
Datei angezeigt. Sie müssen den Pfad für diese Datei so einkürzen, dass die Zeichenlänge nicht mehr
als 256 Zeichen enthält. Anschließend können Sie erneut versuchen, die Dokumentenbibliothek zu
synchronisieren, siehe Kapitel 2.
Abbildung 31 - Eine Bibliothek kann nicht eingerichtet werden, weil mindestens eine Datei einen zu langen Dateipfad besitzt.
Wir können Ihnen eine Liste mit allen zu langen Dateinamen innerhalb einer
Dokumentenbibliothek erstellen. Fragen Sie am DATAGROUP ServiceDesk nach.
OneDrive for Business Installationsanleitung 28 01.04.2014
5.5. Meldung „Die Bibliothek kann nicht synchronisiert werden, weil Sie zu
groß ist“ OneDrive for Business kann Bibliotheken mit bis zu 5.000 Elementen verarbeiten und synchronisieren.
Elemente bedeutet dabei Ordner plus Dateien. Sollten Sie versuchen eine Dokumentenbibliothek mit
mehr als 5.000 Elementen einzurichten (siehe Kapitel 2), werden Sie folgende Fehlermeldung erhalten:
Abbildung 32 - Fehlermeldung bei der Einrichtung einer Dokumentenbibliothek mit mehr als 5.000 Elementen
Sie könnten auf diese Fehlermeldung und Limitierung jedoch auch stoßen, wenn Sie die
Dokumentenbibliothek bereits eingebunden haben, sich während der Nutzung jedoch mehr als 5.000
Elemente in eben dieser Dokumentenbibliothek angesammelt haben. OneDrive for Business wird Sie
dann entsprechend darauf hinweisen:
Lösungansatz
Es gibt verschiedene Möglichkeiten diesen Fehler aufzulösen. Die erste Möglichkeit ist die Anzahl der
Elemente entsprechend zu reduzieren, sodass wieder weniger als 5.000 Elemente enthalten sind. Der
Fehler wird sich dann nach wenigen Minuten auflösen.
OneDrive for Business Installationsanleitung 29 01.04.2014
Sie können überprüfen wie viele Elemente in einem synchronisierten Ordner enthalten sind, indem Sie
per Rechtsklick das Kontextmenü des entsprechenden Ordners öffnen und den Punkt Eigenschaften
auswählen.
Abbildung 33 - Im Kontextmenü auf Eigenschaften klicken
Abbildung 34 - Im Reiter Allgemein können Sie unter Inhalt erkennen, wie viele Elemente der Ordner enthält. Denken Sie dran Elemente = Dateien + Ordner!
OneDrive for Business Installationsanleitung 30 01.04.2014
Die zweite Möglichkeit besteht darin eine weitere Dokumentenbibliothek zu erstellen und die Inhalte auf
alle Dokumentenbibliotheken aufzuteilen. Die Aufteilung der Inhalte kann beispielsweise thematisch
geschehen oder alphabetisch. Sie können dies an dieser Stelle frei wählen.
In Ihrem persönlichen Bereich des „PC im Pfarramt“-Portals können Sie eigenständig
zusätzliche Dokumentenbibliotheken einrichten. Wie das funktioniert können Sie unter
Anhang D: Wie richte ich weitere Dokumentenbibliotheken in meinem persönlichen
Bereich ein? nachlesen.
Sollten Sie weitere Dokumentenbibliotheken auf Gemeindeebene benötigen, geben Sie
bitte kurz am ServiceDesk Bescheid.
Beispiele
Anbei noch ein paar Beispiele für den persönlichen Bereich als Hilfestellung. Angenommen Ihre
Dokumentenbibliothek „Persönliche Dokumente“ ist zu groß und Sie möchten weitere
Dokumentenbibliotheken anlegen:
Thematische Aufteilung Alphabetische Aufteilung
Derzeit können Sie maximal 20.000 Elemente mit dem Programm OneDrive for Business
synchronisieren. Diese Zahl bezieht sich auf alle Elemente, in allen eingebundenen
Dokumentenbibliotheken. Die Anzahl der einzubindenden Dokumentenbibliotheken ist
unbegrenzt.
Das Programm SharePoint Workspace unterstützt „nur“ 10.000 Elemente.
Es ist nicht ausgeschlossen, dass Microsoft die fest eingebaute Begrenzung von 20.000
Elementen mit einer zukünftigen Programmaktualisierung erhöht. Dies ist aber zum
derzeitigen Moment nicht absehbar.
OneDrive for Business Installationsanleitung 31 01.04.2014
Anhang A: Welche Office Version ist bei mir installiert? Um heraus zu finden welche Office Version bei Ihnen installiert ist, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie eine beliebige Office-Anwendung (z. B. Word, Excel o. ä.).
2. Wechseln Sie in den Reiter Datei. Sollten Sie diesen Reiter nach dem Öffnen nicht sehen, müssen
Sie zunächst eine entsprechende Office-Datei öffnen (z. B. leere Arbeitsmappe in Excel oder Leeres
Dokument in Word).
3. Wenn Sie Microsoft Office 2010 verwenden, wählen Sie bitte den Punkt Hilfe aus. Sollten Sie
diesen Punkt nicht sehen, springen Sie zum Schritt 5.
4. Auf der rechten Seite finden Sie nun Informationen zu Ihrer Office Version. Für die Installation von
OneDrive for Business ist in erster Linie interessant welche Bit-Version Sie installiert haben.
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Abbildung 35 - In diesem Beispiel handelt es sich um eine 64-Bit Version.
OneDrive for Business Installationsanleitung 33 01.04.2014
5. Sollten Sie bereits Office 2013 installiert haben, wählen Sie unter dem Reiter Datei den Punkt
Konto aus.
6. Klicken Sie auf der rechten Seite auf Info zu Word.
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7. Es öffnet sich ein neues Fenster. Bereits in der ersten Zeile sollte die Information bzgl. der Bit-
Version enthalten sein.
Abbildung 36 - Es handelt sich hierbei um eine 32-Bit Version.
OneDrive for Business Installationsanleitung 35 01.04.2014
Anhang B: Wie erkenne ich, ob ich SkyDrive Pro auf meinem PC
installiert habe? Anbei eine kurze Anleitung, wie Sie erkennen können, ob Sie SkyDrive Pro und somit nicht die
aktuelleste Version des Synchronisationsprogramms installiert haben. Gehen Sie wie folgt vor:
Fahren Sie dem Mauszeiger über das Wolken-Symbol in der Menüleiste, direkt neben der Uhrzeit, bis
der Schriftzug erscheint.
Abbildung 37 - Der Schriftzug zeigt SkyDrive Pro. Sie sollten das Programm zunächst deinstallieren.
Wird bei Ihnen SkyDrive Pro angezeigt, sollten Sie das Programm deinstallieren, siehe Anhang C.
Wird bei Ihnen hingegen der OneDrive for Business angezeigt ist Ihr Programm auf dem neuesten
Stand. Sie müssen somit keine weiteren Schritte unternehmen.
Abbildung 38 - Der Schriftzug zeigt 'OneDrive for Business' an. Das Programm ist auf dem aktuellsten Stand.
OneDrive for Business Installationsanleitung 36 01.04.2014
Anhang C: Wie deinstalliere ich SkyDrive Pro richtig? Befolgen Sie folgende Schritte um SkyDrive Pro richtig zu deinstallieren.
Diesen Schritt sollten Sie nur durchführen, wenn Sie die Überprüfung der Kapitel 1.1 und
1.2 erfolgreich abgeschlossen haben!
1. Synchronisation von Ordnern beenden
Bevor Sie das Programm SkyDrive Pro deinstallieren sollten Sie zunächst alle
Synchronisationsverbindungen aus dem Programm entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
a. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Wolkensymbol von SkyDrive Pro das Kontextmenü.
b. Wählen Sie den Punkt Synchronisierung eines Ordners beenden… aus.
c. Wählen Sie in der Liste eine entsprechende Bibliothek aus und klicken anschließend auf
Synchronisierung beenden.
d. Bestätigen Sie den Vorgang mit JA.
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e. Wiederholen Sie die Schritte a-d bis keine Synchronisationsverbindungen mehr
eingetragen sind.
2. Öffnen Sie die Systemsteuerung
Gehen Sie über Start und wählen den Punkt Systemsteuerung aus.
Abbildung 39 - Öffnen der Systemsteuerung über das Startmenü
Sollte das Startmenü bei Ihnen anders aussehen oder der Punkt „Systemsteuerung“ nicht an dieser
Stelle bei Ihnen auftauchen, können Sie alternativ wie folgt vorgehen:
Geben Sie in dem Suchfeld des Startmenüs den Begriff „Systemsteuerung“ ein.
OneDrive for Business Installationsanleitung 38 01.04.2014
Abbildung 40 - Eingabe in das Suchfeld des Startmenüs
Sobald Sie tippen werden Ihnen Suchergebnisse angezeigt. Wählen Sie den obersten Punkt in der
Gruppe „Programme“ aus.
Abbildung 41 - Suchergebnis im Startmenü für 'Systemsteuerung'.
3. Wählen Sie den Punkt Programme und Funktionen aus.
Abbildung 42 - Übersicht Systemsteuerung (kleine Symbole)
Alternativ kann bei Ihnen auch eine andere Ansicht eingestellt sein, siehe folgende Abbildung.
Klicken Sie dann auf den Punkt Programm deinstallieren.
OneDrive for Business Installationsanleitung 39 01.04.2014
Abbildung 43 -Übersicht Systemsteuerung (Ansicht: Kategorie) Klicken Sie auf 'Programm deinstallieren'.
4. Wählen Sie in der aufgeführten Liste den Eintrag Microsoft SkyDrive Pro 2013 aus und klicken
Sie anschließend auf den Punkt Deinstallieren in der Menüleiste.
OneDrive for Business Installationsanleitung 40 01.04.2014
5. Bestätigen Sie JA.
6. Warten Sie bis die Deinstallation durchgelaufen ist. Dies kann einige Minuten dauern.
7. Klicken Sie auf Schließen.
8. Die Deinstallation ist nun abgeschlossen. Wir empfehlen Ihnen den PC vor der Installation von
OneDrive for Business einmal neu zu starten.
OneDrive for Business Installationsanleitung 41 01.04.2014
Anhang D: Wie richte ich weitere Dokumentenbibliotheken in
meinem persönlichen Bereich ein? Um zusätzliche Dokumentenbibliotheken in Ihrem persönlichen Bereich, sprich unter
https://personal.elkw.de/privat/..., einzurichten gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie die Webansicht Ihres persönlichen Bereiches in einem Browser Ihrer Wahl auf. Also zum
Beispiel mit dem Internet Explorer ( ), Firefox ( ) oder Google Chrome ( ).
2. In der rechten oberen Ecke finden Sie das -Symbol. Klicken Sie darauf und wählen in dem sich
öffnenden Menü den Punkt Websiteinhalte aus.
3. Auf dieser Webseite finden Sie alle bereits angelegten Dokumentenbibliotheken aufgelistet. Zudem
wird Ihnen zu jeder Dokumentenbibliothek auch die Anzahl der Elemente angezeigt. Um eine
weitere Dokumentenbibliothek anzulegen, klicken Sie auf den Punkt App hinzufügen.
OneDrive for Business Installationsanleitung 42 01.04.2014
4. Wählen Sie Dokumentenbibliothek aus, indem Sie auf das Logo für Dokumentenbibliothek
klicken.
5. Klicken Sie in dem sich öffnenden Formular auf Erweiterte Option.
6. Vergeben Sie einen Namen für die Dokumentenbibliothek. Und aktivieren Sie den Versionsverlauf
für Dokumente (JA). Alle weiteren Einstellungen belassen Sie auf den Standardeinstellungen.
7. Klicken Sie anschließend auf Erstellen. Die Dokumentenbibliothek wird angelegt.
OneDrive for Business Installationsanleitung 43 01.04.2014
Anhang E: Wie entferne ich eingerichtete Verbindungen in
OneDrive for Business wieder? Angenommen Sie wechseln Ihre Stelle und benötigen einige manche Synchronisationsverbindungen
nicht mehr, gehen Sie wie folgt vor:
1 Synchronisation von Ordnern beenden
An diesen Schritten hat sich im Vergleich zu den Programm SkyDrive Pro nichts geändert. Wir
führen diesen Schritt nur der Vollständigkeit halber auf.
a. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Wolkensymbol von OneDrive for Business das
Kontextmenü.
b. Wählen Sie den Punkt Synchronisierung eines Ordners beenden… aus.
c. Wählen Sie in der Liste die entsprechende Bibliothek aus und klicken anschließend auf
Synchronisierung beenden.
d. Bestätigen Sie den Vorgang mit JA.
OneDrive for Business Installationsanleitung 44 01.04.2014
e. Wiederholen Sie die Schritte a-d bis keine Synchronisationsverbindungen mehr
eingetragen sind.
Nachdem Sie die Synchronisationsverbindung in dem Programm zwischen „PC im
Pfarramt“-Portal und Ihrem PC beendet wurde, sollten Sie kontrollieren ob in dem
Datenspeicherort von OneDrive for Business der entsprechende Ordner noch vorhanden
ist.
Sofern in dem Ordner nicht leer war, wird er nicht automatisch gelöscht sondern verbleibt.
Es wird jedoch zur besseren Deutlichkeit das blaue SharePoint-Symbol ( ) entfernt.
Diesen Ordner können Sie nun verschieben, umbenennen oder – sofern die Inhalte im
„PC im Pfarramt“-Portal ordnungsgemäß hochgeladen wurden – auch löschen.
Abbildung 44 - Der Ordner "Demo Gemeinde D - Veröffentlichunge" befindet sich weiterhin im SharePoint-Verzeichnis. Die Synchronisationsverbindung ist jedoch beendet. Dies ist an dem fehlenden blauen SharePoint-Symbol erkennbar.
OneDrive for Business wird stets einen neuen Ordner für eine einzurichtende Verbindung
anlegen. Wird der (nicht mehr verbundene) Ordner nicht gelöscht oder umbenannt, die
gleiche Dokumentenbibliothek jedoch erneut eingebunden, wird also nicht der bestehende
Ordner und dessen Inhalte wiederverwendet. Es wird stattdessen ein neuer Ordner angelegt
und der Name um eine Zahl ergänzt. In diesem Fall wäre es also „Demo Gemeinde D –
Veröffentlichunge 1“.
OneDrive for Business Installationsanleitung 45 01.04.2014
OneDrive for Business Installationsanleitung 46 01.04.2014
Anhang F: Wie richte ich eine Verbindung manuell in OneDrive for
Business ein? Sollte der Link Synchronisieren nicht wie gewünscht funktionieren, können folgenden alternativen Weg
gehen, um eine Verbindung in OneDrive for Business einzurichten:
1 Rufen Sie die Dokumentenbibliothek im „PC im Pfarramt“-Portal auf
Rufen Sie „PC im Pfarramt“-Portal, die Dokumentenbibliothek auf, für die Sie eine
Synchronisationsverbindung auf Ihrem PC einrichten möchten.
In diesem Beispiel die Dokumentenbibliothek Austausch.
Beachten Sie dabei, dass in der linken Navigation die entsprechende Dokumentenbibliothek farblich
hinterlegt ist.
2 Kopieren Sie aus der Adresszeile des Browsers, die Adresse (die sogenannte URL) der
Dokumentenbibliothek. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Adresszeile. Es sollte nun
alles markiert sein. Sie können anschließend entweder diesen Text per Tastenkürzel STRG+C oder
per linker Maustaste und dem Kontextmenü-Eintrag KOPIEREN in die Zwischenablage kopieren.
OneDrive for Business Installationsanleitung 47 01.04.2014
3 Gehen Sie zu dem OneDrive for Business-Symbol in der Menüleiste und rufen per Rechtsklick auf
eben dieses Symbol das Kontextmenü auf. Wählen Sie dabei den Punkt Neue Bibliothek
synchronisieren aus.
4 Es öffnet sich ein Fenster, das Ihnen die Möglichkeit bietet eine Bibliotheks-URL einzutragen.
Fügen Sie dort die unter Schritt 2 kopierte Adresse ein. Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste
in das Textfeld und klicken auf Einfügen. Sollte der Menüpunkt Einfügen ausgegraut sein, müssen
Sie den Schritt 2 wiederholen.
OneDrive for Business Installationsanleitung 48 01.04.2014
5 Sobald Sie dies getan haben, wird der Button Jetzt synchronisieren aktiviert. Klicken Sie diesen
Button um die Einrichtung abzuschließen.