One stop shop for I nformation L ifecycle M anagement

One stop shop for Information Lifecycle Management

[email protected]

BCC Services d.o.o.

• Istorija• 30+ godina iskustva• ICL - Fujitsu Services – BCC Services

• Zaposleni• 35+ zaposlenih• 80+ važećih certifikata

• Lokacije• Beograd, Zagreb, Split, Sarajevo

• BCC Services kvalitet• 1995 – ISO9000• 1991 – ISO9001• 2001 - ISO 9000:2000

BCC Services d.o.o.

One stop shopOne stop shop za za IInformation nformation LLifecycleifecycle M Managamentanagament

electronic Document and Records Management

SharePoint Server & Office Applications (MOSS 2010)

Workflow and Business Process Automation

Information Capture Solutions

Fast and reliable scanning

Propel your business forward with IT as a service

BCC Services d.o.o.

• Tehnička dokumentacija

•Koliko imate arhivske dokumentacije koja vam je od velikog značaja?•Koliko novih ili izmenjenih tehničkih dokumenata imate godišnje?•Više zaposlenih koristi tehničku dokumentaciju od onih koji je stvaraju?•Koliko korisnika se brine za arhivu te dokumentacije?•Na koji način se dokumentacija distribuira među zaposlenima?•Gdje i kako se čuva fizička tehnička dokumentacija (papiri, mape, mikrofilmovi)?•Gdje i kako se čuva elektronska tehnička dokumentacija (CAD dokumenti, prateća dokumentacija, digitalizovana papirna dokumentacija)?•Da li postoji potreba za digitalizacijom (skeniranjem) fizičke dokumentacije radi lakše dostupnosti i smanjena troškova?•Očekujete li značajno povećanje broja dokumenata koji se obrađuju?

BCC Services d.o.o.

• ePisarnica

•Koliko ulaznih dokumenata primate godišnje?•Koliki postotak tih dokumenata zavodite?•Koliko korisnika radi s tim dokumentima?•Koliko internih i izlaznih dokumenata napravite godišnje?•Očekujete li značajno povećanje broja dokumenata?•Na koji način distribuirate dokumente unutar organizacije?•Skenirate li organizovano papirne dokumente?•Gdje čuvate papirnu arhivu?

• Znate li kako i brzo pronaći pojedini dokument? • Imate li zabeleženu njegovu fizičku lokaciju?• Pratite li vrijeme čuvanja pojedinog dokumenta u arhivi?• Znate li kada koji dokument možete izvući iz arhive?

•Koliko vam vremena treba u proseku da pronađete neki dokument?

BCC Services d.o.o.

• eUgovori

•unos ugovora i podataka o ugovoru• unos podataka i ugovora u elektronskom formatu• definisanje osoba za parafiranje, praćenje i kontrola procesa parafiranja• unos nove verzije ugovora i po potrebi pokretanje novog procesa parafiranja

• unos aneksa ugovora – aneks ugovora se uvek vezuje na već postojeći

ugovor. •parafiranje ugovora

• lista ugovora koje treba parafirati i naredbe za parafiranje dostupne su samo korisnicima koji su definisani kao nosioci te funkcije

• korisnik može parafirati ili odbiti parafiranje određenog ugovora• uvid u status parafiranja i mogućnost slanja obaveštenja automatizovanim e-

mail porukama u slučaju kašnjenja.•pretraživanje ugovora

• Ugovore i ankse na ugovore je moguće pretraživati po podacima o ugovoru, po sadržaju ugovora ili kombinacijom kriterijuma po podacima i po sadržaju.

BCC Services d.o.o.

• Scan To Archive•Low-budget rešenje, kombinacija Kofax Express + SharePoint Services.

• batch skeniranje (skeniranje više dokumenata odjednom)• definisanje opisnih podataka za dokument • indeksiranje dokumenata odmah po skeniranju, gledajući digitalizovanu sliku dokumenta• snimanje u unapred definisane biblioteke SharePoint-a zajedno s opisnim podacima• pretraživanje po opisnim podacima i po sadržaju dokumenta.

•Kombinacija Kofax Express + Meridio + BCC-out-of-the-box. Relativno jeftin uvod u digitalizaciju dokumenata i eDRM.

• batch skeniranje (skeniranje više dokumenata odjednom)• definisanje opisnih podataka za dokument • indeksiranje dokumenata odmah po skeniranju, gledajući digitalizovanu sliku dokumenta• snimanje u Meridio sistem, u unaprijed definisanu organizacionu strukturu (fileplan) zajedno sa opisnim

podacima• definisanje logičkih veza među dokumentima• dodavanje rendition-a, tj. različitih formata istog dokumenta (npr. doc i pdf)• pretraživanje po opisnim podacima i po sadržaju dokumenta• kasniju aplikativnu nadogradnju po specifičnim potrebama korisnika• records management funkcionalnosti

BCC Services d.o.o.

• Invoice scanning

•Koliko se računa prosečno godišnje primi?•Koliko prosečno računi imaju stranica?•Da li se računi skeniraju (digitalizuju)? Ako da, koliko ih operatera trenutno skenira?•Koliko prateće dokumentacije ima i koliki postotak računa ima prateću dokumentaciju? •Da li je potrebno skenirati i prateću dokumentaciju?•Koliko osoba radi na unosu i obradi računa?•Koliki postotak svog radnog vremena zaposleni potroše samo na prepisivanje podataka s papira?•Za koje podatke s računa bi bilo poželjno da se automatski prepoznaju i prenesu u Vaš sistem - osnovni podaci o računu ili i svi podaci stavki računa? •Da li se ulazni računi primaju na više lokacija?•Da li je trenutno implementirana aplikacija za zavodjenje ulaznih računa?•Da li se ulazni računi bar kodiraju - da li se koristi bar kod nalepnica za identifikaciju računa?•Koje podatke o ulaznom računu operater unosi prilikom prosledjivanja?•Koji ERP sistem koristite za obradu računa?•U koju bazu podataka vaš ERP sistem smešta podatke (MS SQL Server, Oracle, Informix, Ingres, My SQL ili…)? •Imate li sistem za upravljanje dokumentima?

Korisnici

Collaboration

Human Workflow Processes

Integration

CRM

Knowledge Worker

ERP

HR

Custom

Management

Financial Clerk

Service and Support

Sales

Do

cu

me

nt &

Re

co

rds

Ma

nag

em

ent

Umesto zaključka

One stop shop for Information Lifecycle Management

[email protected]