OFICINA DE CONTROL INTERNO - CAR · Torneo Interno de Fútbol 7: Se inició el torneo de futbol 7, se programó su desarrollo los días sábados y domingos desde el 17 de septiembre

1

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO

PERIODO JULIO A OCTUBRE DE 2016

OFICINA DE CONTROL INTERNO

2

La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR) en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y en atención a los roles que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno dentro de las organizaciones públicas, enmarcado en cinco tópicos: valoración de riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura de control y relación con entes externos, presenta el informe pormenorizado cuatrimestral del estado del Sistema de Control Interno, partiendo de la estructura vigente del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), que contempla la implementación de los módulos: Control de Planeación y Gestión, Control de Evaluación y Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación.

1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO 1.1.1. Acuerdo, Compromisos y Protocolos Éticos.

Fuente: Manual de Gestión

Teniendo en cuenta que la Entidad cuenta con el Código de Ética y Valores adoptado a través de la Resolución CAR No. Resolución 2617 de 2008, se han realizado actividades de espacio que promueven los principios y valores en la Corporación, como es el caso de la campaña enfocada a la interiorización de los valores institucionales, para lo cual se realizó un concurso en que cada equipo de trabajo representó un valor que permitió explicar el significado de cada uno y la forma cómo cada servidor públicos lo puede aplicar en cumplimiento de la misión institucional. Este trabajo fue evaluado por un jurado seleccionado por la Dirección General y se entregaron los premios el día del Servidor Público. Actualmente, la Oficina de Talento Humano se encuentra realizando las reuniones respectivas para la realización de la promoción y seguimiento a la campaña "Actitud CAR”

INTRODUCCION

I. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

3

en toda la Entidad, para la realización de actividades encaminadas al fortalecimiento de los valores de la Corporación con el apoyo de otras dependencias como la Oficina Asesora de Comunicaciones y la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano. En la segunda reunión del Comité de Ética de la Corporación, se decidió realizar una convocatoria dirigida a los funcionarios para conformar el equipo de agentes de cambio de la CAR, quienes tendrán las siguientes funciones:

Apoyar la actualización del código de ética, los compromisos éticos, las estrategias pedagógicas y comunicativas en el plan de mejoramiento.

Participar activamente en la planeación de estrategias para la gestión ética en la Corporación.

Promover la ejecución y/o ejecutar, según sea el caso, las diferentes acciones previstas en las estrategias formativa y comunicativa.

Promover la conformación de los grupos de promotores de prácticas éticas en las diversas dependencias de la CAR.

Hacer seguimiento en la implantación de prácticas éticas en todos los procesos de la Entidad.

Proponer acciones pertinentes para consolidar la gestión ética en la Corporación. 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano La Corporación de conformidad con lo estipulado en el artículo 15 de la Ley 909 de 2004, y con el fin de planear el recurso humano y formular políticas, las unidades de personal deben elaborar el Plan Estratégico de recursos humanos y plan anual de vacantes, para el efecto la entidad adoptó mediante Resolución CAR No. 2160 del 04 de octubre de 2016 “Por medio de la cual se reglamentan los instrumentos de planeación de la gestión del talento humano de la Entidad”. Se fija que la gestión del talento humano de la entidad se adelantará a través de la formulación, adopción, organización, ejecución y evaluación de los siguientes Planes Institucionales: Plan Estratégico de Recursos Humanos. Planes Anuales de: Vacantes, Previsión del Recurso Humano, Capacitación, Bienestar Social, de Incentivos y de Vacaciones. De otro lado, la Entidad desarrolló las Políticas de Talento Humano, como se describe a continuación: 1.1.2.1. Plan de Bienestar Social El Plan de Bienestar Social contempla metas como:

Lograr en los participantes un grado de satisfacción superior al 80%.

Lograr en los participantes un grado de percepción del sentido de pertenencia y compromiso superior al 80%.

4

Las actividades desarrolladas en las temáticas manejadas por el Grupo de Gestión Humana, se detallan a continuación:

PROGRAMA ACTIVIDADES

Programas de acondicionamiento Físico

Suscripción a Gimnasios: Realizado en el Gimnasio el Cubo, Mazuren y Colina Campestre, el cual dió inicio el 3 de septiembre del año en curso, para este programa se inscribieron 30 personas. Curso de natación: Se dio inicio desde el 07 de septiembre de 2016 en las instalaciones del centro empresarial y recreativo el Cubo, todos los miércoles de 6:00 p.m. a 7:30 p.m., con la participación de 25 funcionarios de la CAR.

Programas deportivos

Entrenamiento de Voleibol: De acuerdo con la convocatoria se inscribieron 16 personas las cuales participaron en 20 sesiones de entrenamiento de dos horas realizadas en el colegio Calasanz, y el Cubo de 8:00 p.m a 10:00 p.m. que inicio el 01 de septiembre y va hasta el 24 de noviembre de 2016, de acuerdo a la programación. Torneo Interno de Fútbol 7: Se inició el torneo de futbol 7, se programó su desarrollo los días sábados y domingos desde el 17 de septiembre de 2016, en el cual participan 10 equipos. Torneo de Rana mixto: Se inscribieron 12 equipos y en total 72 personas. Torneo de tenis de mesa masculino: Participaron 25 personas, desarrollado del 12 de septiembre al 27 de septiembre del año en curso. Torneo de tenis de mesa femenino: Se inscribieron 11 personas, torneo que inició el 18 de octubre de 2016.

Talleres Clima Organizacional

Se realizó la jornada de clima organizacional en el Neusa el 9 y 10 de septiembre del año en curso, con la participación de 60 personas, igualmente se adelantó la celebración día del servidor público: efectuada el 24 de agosto de 2016 en el parque metropolitano La Florida. Por otra parte se hizo entrega de 1174 boletas en combos para cine Colombia al personal de planta.

Programas Recreativos:

Vacaciones Recreativas de Octubre: Dirigida a hijos de los funcionarios, desarrollada los días 10, 11 y 12 de octubre, con participación de 76 hijos de funcionarios, se realizó la salida a Villavicencio-Hotel alcaraván. Día de la familia, se celebró en la sede central el día 29 de octubre de 2016, con participación de 153 funcionarios y 635 familiares. Día de los niños: Desarrollada en la sede Central, el día 21 de octubre de 2016, con participación de 200 niños. Día de los niños Direcciones Regionales: Se celebró cada una de las Direcciones Regionales el día 28 de octubre de 2016, con un total de 200 participantes.

Programas Artísticos y Culturales:

Se realizaron el siguiente cine foros, así: Cine foro Cartelera: se inscribieron 12 personas, de las cuales asistieron7; actividad realizada el 15 de septiembre de 2016, y en la Dirección Regional Girardot, donde asistieron 30 personas, realizado el 15 de septiembre de 2016.

Fuente: Datos oficina de Talento Humano

1.1.2.2. Plan Institucional de Capacitación En el desarrollo del Plan Institucional de Capacitación (PIC), se desarrollaron las siguientes actividades:

Foro Internacional de la Calidad Evolución Empresarial y competitividad con Icontec.

Congreso Internacional de Energías Renovables Universidad Libre del 10 al 14 de Octubre de 2016.

5

XVIII Jornadas Internacionales de Derecho Ambiental Universidad. Externado de Colombia del 19 al 21 de octubre de 2016.

VIII Feria y Seminario Internacional Gestión Integra de Residuos Sólidos y peligrosos organizado por la Asociación Colombiana de Ingeniería Sanitaria y Ambiental (Acodal) desarrollado del 19 al 21 de octubre de 2016.

Diplomado en formación, seguimiento y calidad en la atención ciudadana con Price Wáter House Coopers, asesores gerenciales Ltda., efectuado el 28 octubre de 2016.

Diplomado Gestión de proyectos actualmente.

Inducción Institucional funcionarios nuevos septiembre 21 y 22 de 2016.

Reinducción contratistas 28 y 30 de septiembre del año en curso

Reinducción funcionarios 4 y 5 de octubre del presente año. 1.1.2.3. Plan de Incentivos: Durante el periodo comprendido entre julio a octubre de 2016, se verificaron requisitos generales de los 7 equipos de trabajo inscritos; así mismo, se radicaron 6 proyectos concluidos y se realizó la sustentación pública el día 25 de octubre de 2016. Los equipos que presentaron los proyectos y se encuentran en proceso de evaluación por parte de los jurados son:

"Elaboración de una guía metodológica para la implementación del PUEAA para pequeños usuarios"

"Desarrollo de un entorno virtual de aprendizaje para realizar la inducción institucional de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca - CAR"

"Corrientes de vida"

"Desarrollo de una App para el conocimiento, monitoreo y la conservación de fauna silvestre en la jurisdicción de la CAR"

"Escuela de formación virtual CAR"

"Diagnóstico ambiental, social y económico para el ecosistema Laguna de Fúquene" 1.1.2.4. Evaluación de desempeño: Durante el periodo comprendido entre julio a octubre de 2016, se remitió circular OTH 20164100164, con las directrices para realizar el proceso de evaluación de desempeño parcial semestral del periodo comprendido entre el 01 de febrero de 2016 a 31 de julio de 2016; se recibieron las evaluaciones del primer semestre remitidas por todas las dependencias y se actualizó la información en la base de datos, así mismo se ha realizado seguimiento al proceso en relación con las novedades que se han presentado como, evaluaciones parciales eventuales o ajustes a compromisos. 1.1.2.5. Seguridad y Salud en el Trabajo La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca CAR en cumplimiento a los establecido en la Ley 1562 de 2012, el Decreto 1443 de 2014 derogado por el Decreto 1072 de 2015 y la normatividad vigente, ha constituido el sistema de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que tiene como propósito la estructuración de la acción conjunta entre la CAR y sus funcionarios y contratistas, en la aplicación de las

6

medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a través del mejoramiento continuo de las condiciones y el medio ambiente laboral y el control eficaz de los peligros y riesgos en el los lugares de trabajo. Para su efecto, la Corporación aborda la prevención de las lesiones y enfermedades laborales, la protección y promoción de la salud de los funcionarios y contratistas, a través de la implementación de un método lógico y por etapas cuyos principios se basan en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) y que incluye la política, organización, planificación, aplicación, evaluación, auditoría y acciones de mejora.

Fuente: Plan SG-SST

La Corporación ha definido una política integrada de calidad para los sistemas ISO 9001, NTC- GP1000, ISO 14001 y OHSAS 18001 la cual es revisada y actualizada periódicamente en reuniones de revisión por la dirección. La política integral de gestión de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca CAR, es la siguiente: “Promover alternativas de desarrollo en nuestra jurisdicción, con el fin de consolidarnos y ser reconocidos como Autoridad Ambiental que gerencia programas, proyectos y servicios, enfocados a fortalecer la gestión hacia la sostenibilidad; para ello orientamos nuestros esfuerzos a:

Satisfacer las necesidades y requerimientos de nuestros usuarios, con infraestructura adecuada, personal competente, buenas prácticas profesionales y documentación establecida, para garantizar así la eficiencia, eficacia y efectividad en los resultados de nuestros programas, proyectos y actividades, .

Garantizar en los servicios de toma de muestras y análisis biológicos, microbiológicos, fisicoquímicos y especializados, en agua y aire, resultados confiables, oportunos, imparciales e independientes.

Cumplir con la legislación vigente aplicable, acuerdos, convenios y requisitos suscritos por la organización.

7

Implementar actividades de promoción y prevención en salud, dirigidas a nuestros funcionarios y de Seguridad para nuestros colaboradores y visitantes con el fin de prevenir accidentes y enfermedades de origen laboral.

Prevenir y Minimizar el impacto ambiental negativo y optimizar la utilización de los recursos naturales en el desarrollo de nuestra Misión.

Optimizar y mejorar continuamente el sistema integrado de gestión HSEQ. Por otro lado, la alta dirección con la participación del COPASST ha definido un anexo explicativo a dicha política enfocada al SST el cual ha sido comunicado y divulgado a través de procesos de inducción, re inducción, actividades, ciclos de formación, capacitación y por medio de material publicitario, adicionalmente se encuentra publicada en el Manual de Gestión del Sistema Integrado de Gestión HSEQ. Por su parte, la Corporación ha venido adelantando las actividades formuladas en el Plan anual de Seguridad y Salud en el Trabajo año 2016, para lo cual realiza seguimiento e interioriza los diferentes eventos, fomentando la Seguridad y Salud de nuestros colaboradores. 1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1. Planes, Programas y Proyectos El Seguimiento del Plan de Acción Cuatrienal se realiza mediante el seguimiento a los indicadores mínimos y cumplimiento de metas planteadas en el mismo, para este efecto el Director de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca presenta informes de gestión periódicos ante el Consejo Directivo de la Corporación que dan cuenta de los avances en la ejecución física y financiera de los nueve (9) programas y veintidós (22) proyectos planteados en el Plan. Semestralmente se envía un informe integral de avance de ejecución del Plan de Acción Cuatrienal al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible. El seguimiento a la gestión de la entidad se realiza a través del monitoreo de metas programadas de acuerdo con los proyectos establecidos en el PA. El siguiente cuadro nos muestra el porcentaje de avance por proyecto:

8

PROYECTO %AVANCE DEL PROYECTO

1. Gestión del conocimiento y la innovación ambiental 1,15%

2. Cultura para la protección ambiental 2,79%

3. Fortalecimiento y armonización de políticas, normas e instrumentos nacionales, regionales, departamentales y municipales para la gestión ambiental.

0,10%

4. Estado de los recursos naturales 2,60%

5. Cultura del servicio para fortalecer la gestión ambiental 0,45%

6. Autoridad Ambiental en el Territorio CAR. 1,50%

7. Evaluación, control y vigilancia al uso, manejo, aprovechamiento y movilización de los recursos naturales. 1,04%

8. Unidad Integrada de Gobernabilidad Ambiental - UIGA 2,29%

9. Gestión para el fortalecimiento y desarrollo institucional. 0,72%

10. Infraestructura administrativa y gestión documental. 0,23%

11. Producción más limpia y negocios verdes. 0,74%

12. Espacios de participación y concertación ciudadana para la gestión ambiental. 0,46%

13. Conservación de suelo y agua para la sostenibilidad ambiental. 0,68%

14. Ordenación de cuencas hidrográficas. 1,47%

15. Infraestructura para la Gestión Ambiental. 3,17%

16. Regulación hídrica y adecuación hidráulica. 2,49%

17. Conservación y protección de la Estructura Ecológica Principal – EEP del Territorio CAR. 1,22%

18. Planificación, concertación y seguimiento del componente ambiental en el ordenamiento territorial. 0,44%

19. Conocimiento del riesgo y el cambio climático. 0,44%

20. Reducción, mitigación del riesgo y atención de desastres 1,43%

21. Programa Integral de Ecosostenibilidad municipal, con énfasis en energías alternativas. 1,73%

22. Adecuación hidráulica y recuperación ambiental del río Bogotá y otras acciones de saneamiento integral de la cuenca 14,92%

TOTAL AVANCE PROYECTOS PLAN DE ACCION 42,06%

Fuente: Cálculos Oficina de Control Interno con base a los datos reportado por SPSI primer semestre 2016

Fuente: Cálculos Oficina de Control Interno con base a los datos reportado por SPSI –a 30 junio 2016

AVANCE PLAN DE ACCION POR PROYECTO A JUNIO 20 2016

9

En atención a las disposiciones consagradas en la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1537 de 2001, referentes a la obligación de garantizar la correcta evaluación y seguimiento a los planes y programas de la entidad, la Oficina de Control Interno conforme al rol de seguimiento y control, efectuó seguimiento al Plan de Acción 2016-2019 con corte a 30 de junio de 2016, para lo cual se validó el nivel de cumplimiento a cada una de las metas e indicadores del Plan de Acción, donde se corroboraron las evidencias y soportes derivados de las actividades, las cuales soportan el cumplimiento de las tareas propuestas para las diferentes metas para los veintidós (22) proyectos de inversión, presentando un cumplimiento del 42.06%, para lo cual la Oficina de Control Interno ofició a los líderes de las metas exhortándolos a fortalecer las acciones tendientes a efectuar control y seguimiento permanente, con el fin de fomentar las políticas de autoevaluación y tomar decisiones frente a las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora a implementar. Por otra parte, es necesario fortalecer los instrumentos de seguimiento a la planeación (Plan Contractual, P.A., Seguimiento y ejecución de los Proyectos de Inversión), con el objetivo de mejorar los niveles de ejecución contractual, presupuestal y física de las metas y productos, de acuerdo a lo establecido en el numeral 1,2,1 Planes, programas y proyectos "…Este proceso plantea la necesidad de analizar desafíos y oportunidades que entrega un entorno cambiante, al tiempo que requiere estar atento a la realidad interna y circunstancias particulares de las entidades, con el fin de alcanzar procesos de planeación eficaces y que puedan materializarse de la mejor manera, permitiendo alcanzar las metas y resultados previstos…1". Igualmente, la Oficina Asesora de Planeación (OAP), continúa realizando sensibilización de los conceptos asociados al Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPYG, con el objetivo de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la totalidad de los servidores públicos de la Corporación, para lo cual la CAR con el propósito de asegurar la efectividad de los derechos consagrados en la Constitución Nacional y la pertinencia de sus acciones, con relación a las disposiciones constitucionales que rigen la organización del Estado, ha elaborado una matriz de seguimiento MIPYG como marco de Diagnóstico del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y fue remitida a las diferentes áreas responsables del diligenciamiento, ante lo cual la Oficina Asesora de Planeación consolidó la información y se encuentra en proceso de verificación por parte de la OCIN. La Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca-CAR alineada a la política de “Transparencia, participación y servicio al ciudadano” continúa realizando el seguimiento a las actividades enunciadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC), para lo cual efectuó mesas de trabajo con los responsables de cada proceso y consolidó el seguimiento al PAAC con corte a 30 de agosto de 2016, y fue publicado en la página de la Corporación, en el enlace: https://www.car.gov.co/index.php?idcategoria=71550.

1 Manual Técnico- Meci-2014

10

1.1.2. Modelo de Operación por Procesos El Modelo de Operación por procesos de la Corporación representa gráficamente la estructura, la cadena de valor y la interacción de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación del Sistema Integrado de Gestión Pública-SIGESPU-, de acuerdo con el esquema definido en el mapa de procesos, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando el cumplimiento de los objetivos Institucionales. El acceso a la documentación del Sistema a través del link: Procesos y Procedimientos, facilita el conocimiento y aplicación de los elementos del “Modelo de Operación por Procesos, Políticas de Operación”. En el Link: “S:\ Procesos y Procedimientos”., se pueden consultar las Caracterizaciones de los Procesos del Sistema de Gestión Pública (SIGESPU), los lineamientos, las guías, los procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios, lo que permite identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades, así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios. Durante el período de análisis, se realizaron cambios y actualizaciones a los documentos y formatos asociados en pro del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión Pública. En el marco de la Auditoria Externa de Seguimiento al Sistema de Gestión HSEQ por parte del Ente Certificador SGS Colombia, se adelantaron actividades sensibilización del Sistema Integrado de Gestión, con el objetivo de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la totalidad de los servidores públicos de la Entidad. 1.2.3. Estructura Organizacional Durante el tercer trimestre de la vigencia se presentaron los siguientes movimientos en la planta de personal de la Corporación:

NIVELES VINCULACIONES ENCARGOS REUBICACIONES RETIROS

LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION

10 6 0 7

PROVISIONAL 12 0 0 4

CARRERA ADTIVA 0 8 3 2

OTRAS NOVEDADES

TERMINACION ENVARGO

COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR EMPLEOS DE L.N.R

LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN 4 0

CARRERA ADMINISTRATIVA 7 1

Fuente: Datos oficina de Talento Humano

11

1.2.4. Indicadores de Gestión La Corporación ha definido los mecanismos de seguimiento, medición, análisis y mejora con el fin de garantizar el logro de los objetivos definidos en la planeación estratégica, que permitan advertir en tiempo real cualquier desviación que afecte el cumplimiento del objetivo de los procesos y poder así tomar las acciones y decisiones preventivas, correctivas o de mejora a que hubiere lugar. Para formular e implementar los indicadores de gestión por procesos se diligenció por parte de los líderes y los grupos de mejoramiento, las hojas de vida de los indicadores, en las que se definieron los objetivos, las fórmulas de cálculo, los rangos de calificación y la periodicidad de la medición, basados en la Guía GSG-PR-04-GI-01 Guía Metodológica de Indicadores de Gestión por Procesos CAR, y en las orientaciones dadas en el procedimiento GSG–PR-04 Indicadores de Gestión por Proceso. Para el primer semestre de 2016 se efectuó el seguimiento respectivo por parte de la OCIN, el cual arrojó el siguiente resultado:

Fuente: Informe de indicadores primer semestre 2016

Variables: Cumplen: Se identifica con el color verde, ya que al comparar la meta y el resultado alcanzado en el período logró lo planeado. No cumplen: Se identifica con el color rojo, puesto que al comparar el resultado alcanzado en el período con la meta planeada no alcanzó lo proyectado. Inconsistencia: Establece los indicadores que sí fueron consolidados y reportados por la Oficina Asesora de Planeación, pero contiene en su hoja de vida algún tipo de error que impide establecer correctamente el resultado.

12

De acuerdo a los resultados el líder del proceso junto con su grupo de trabajo, debe determinar la coherencia de la información en la ficha del indicador. Así mismo, al interior de cada proceso se debe analizar la información arrojada en cada medición y tomar acciones correctivas y/o preventivas, para garantizar el cumplimiento de la meta de cada indicador. Al respecto la OCIN realizó algunas recomendaciones a los líderes de los procesos, entre ellas evaluar los criterios para establecer los objetivos del indicador, ya que en algunos casos se identificó que no están encaminados a lograr el cumplimiento de los objetivos de los procesos, validar que las metas estén acordes al objetivo del indicador. Reitera la importancia que los líderes de proceso hagan uso del resultado de sus indicadores como elemento de seguimiento y mejora del desarrollo de sus procesos, revisar su pertinencia y fortalecer el análisis de datos para la toma de decisiones que conlleven a la mejora continua. Así mismo, mediante memorando la OCIN exhortó a los “Grupos de Mejora”, para que contribuyan en las actividades de autoevaluación del proceso con el fin de que se fortalezcan los controles internos. 1.2.5. Políticas de Operación

“Elemento fundamental para el direccionamiento, dado que facilita la ejecución de las operaciones internas a través de guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo y de otros procesos

previamente establecidos por la entidad” 2. Las Políticas de Operación de la Corporación han sido definidas y documentas en los procedimientos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Pública y se difunden a través de la Oficina Asesora de Planeación y su publicación en la plataforma documental de la entidad. La Oficina de Control Interno identificó la necesidad de mejorar los controles en relación con las políticas de operación asociadas con la transparencia, independencia y ética en el desarrollo de las actividades del proceso de Medición, Seguimiento y Mejora Continua, para lo cual en una de sus Políticas contempla: “La Oficina de Control Interno, velará por que los servidores públicos en ejercicio de las actividades propias del proceso medición, seguimiento y mejora continua actúen de manera objetiva, independiente, y ética, sin dejarse guiar por afectos, animadversiones personales o jerárquicas, ni de ninguna otra índole. En los procesos de auditoría se aplicarán los principios de independencia, objetividad, oportunidad y transparencia”.

2 Manual Técnico- Meci-2014

13

Por otra parte, la Secretaria General expidió circulares relacionadas con: manejo y control presupuestal, ejecución planes contractuales, roles y responsabilidades de los supervisores de contratos, entre otras. 1.3. ADMINISTRACION DEL RIESGO La metodología para el tratamiento, divulgación y seguimiento de la Administración del Riesgo está definida en el documento GSG-PR-05 Administración de Riesgos, que describe la metodología para identificar, valorar y monitorear los riesgos de gestión y corrupción de los procesos de la Corporación, además, define los roles y responsabilidades para los líderes de los procesos, entre ellas: Identificar, valorar los riesgos de gestión y corrupción, así como establecer los controles y acciones a implementar para evitar su materialización, deben realizar el monitoreo y revisión de los mapas de riesgos de gestión y corrupción en las fechas que la Oficina Asesora de Planeación solicita el avance de la ejecución de las acciones. Así mismo, deben remitir a la Oficina Asesora de Planeación el monitoreo realizado a los mapas de riesgos de gestión GSG-PR-05-FR-01 y corrupción GSG-PR-05-FR-02, describiendo el avance de las actividades planteadas para controlar el riesgo en las fechas solicitadas, son responsables de la aprobación de la identificación, valoración, establecimiento de controles y acciones, monitoreo y revisión de los riesgos de gestión y corrupción de su proceso. La Oficina de Control Interno (OCIN) evaluó la gestión de los procesos, utilizando una metodología de calificación en términos de eficacia, entendida como el grado en que se realizan las actividades para el cumplimiento de los objetivos y/o resultados planificados, en este caso, se valoró que cada proceso haya cumplido con la identificación de los riesgos, análisis de los riesgos, valoración de controles, así como también con el establecimiento de planes de mitigación y el respectivo seguimiento y/o monitoreo.

Fuente: Informe de evaluación de riesgos primer semestre 2016

14

Fuente: Informe de evaluación de riesgos primer semestre 2016

De acuerdo a los resultados es necesario realizar monitoreo de las acciones establecidas, con el fin de asegurar que estén siendo efectivas, es decir, que contribuyan a mitigar la causa que genera el riesgo. Se generaron algunas recomendaciones que deben ser emprendidas por los líderes de los procesos, como: Que los líderes de los procesos involucren a sus equipos de trabajo en esta etapa de la administración del riesgo, ya que son ellos quienes aplican los controles y pueden dar cuenta de su efectividad, establecer, eliminar o actualizar controles respecto de su efectividad en la mitigación de los riesgos. Fortalecer el proceso de seguimiento y control, verificando el resultado de evaluación e implementar las correcciones y acciones de mejora.

2.1. Autoevaluación Institucional “Dentro del proceso de mejoramiento continuo en la entidad, este módulo considera aquellos aspectos que permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los Planes, Programas y Proyectos, los resultados de la gestión, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones

para orientar las acciones de mejoramiento de la Organización Pública”3.

3 Manual Técnico- Meci-2014

15

Dentro del proceso de Medición, Seguimiento y Mejora se ha venido dando cumplimiento al plan de trabajo fijado por la Oficina de Control Interno para la vigencia 2016 de acuerdo a lo dispuesto por la Ley 87 de 1993, sus Decretos Reglamentarios 2145 de 1999 y 1537 de 2001, y demás normas legales concordantes, herramienta que ha permitido dar cumplimiento a los objetivos propuestos, con un enfoque hacia el mejoramiento continuo. La Oficina de Control Interno (OCIN), conservando su independencia y objetividad permanente en el ejercicio de sus funciones en el rol de asesoría o acompañamiento, ha identificado necesidades de asesoría y acompañamiento para lo cual se han efectuado las respectivas visitas a las diferentes Direcciones Regionales y áreas en general, generando sugerencias y recomendaciones tendientes a fortalecer los procesos y a la consecución de los resultados esperados. Así mismo, la OCIN ha cumplido a cabalidad con la presentación de los informes a los Entes de control, dando cumplimiento con las normas legales vigentes. De igual manera, la Oficina de Control Interno continúa dando cumplimiento a su rol de relación con Entes Externos a través de la presentación oportuna de los informes de ley a los Entes de Control y Entes Externos y los establecidos en las normas nacionales, entre los cuales se encuentra la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio Ambiente y Desarrollo Sostenible, entre otros. La OCIN también ha emitido informes a los directivos de la entidad que permiten dar a conocer los resultados producto de los seguimientos, asesorías y acompañamientos realizados en el cuatrimestre evaluado, como es el caso del seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012 correspondiente al periodo comprendido entre 01 de enero al 30 de junio de 2016. Tomando como fuente de información la suministrada por la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano con base en el informe consolidado de peticiones SAU emitido por el Sistema de Información Documental de la CAR, en el cual se generaron recomendaciones a las diferentes áreas de la Corporación y se exhortó a tomar acciones de austeridad. Como también, en el marco de sus competencias conferidas en la Ley 87 de 1993, Decreto 943 de 2014 y Acuerdo CAR No. 022 de 2014, realizó la verificación de la eficacia y efectividad de los controles implementados para la operatividad del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) de la Corporación, del cual se generaron las recomendaciones tendientes aplicar las disposiciones dadas en el PESV y cumplir con la reglamentación establecida en el Código Nacional de Tránsito Terrestre de Colombia (Ley 769 de 2002). La OCIN en cumplimiento de su deber legal realizó seguimiento a los compromisos de la Revisión por la Dirección (RV), presentó el estado de las acciones que surgieron como resultado de la RV realizada el año 2015, en reunión del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 09 de septiembre de 2016, como se describe en la siguiente gráfica:

16

Fuente: Informe Revisión por la Dirección

Para lo cual el señor Director solicitó a las áreas con actividades en ejecución que se adelanten en lo que resta de esta vigencia. Por otro lado, la Oficina de Control Interno, en cumplimiento de lo preceptuado en la Ley 87 de 1993 , artículo 2º, literales a), b), d) y f) y conforme lo establecido en el capítulo VII de la Resolución 002 de 2013 “Por la cual se modifica la Resolución No. 1283 del 24 de noviembre de 2004 (por medio de la cual se adopta el instructivo y el software para el manejo y administración de las Cajas menores de la Corporación)”, procedió a realizar arqueos sorpresivos de caja menor de gastos, así como, la verificación del cumplimiento de las normas que rigen la materia a nivel interno de la entidad. La OCIN efectuó el seguimiento a la correcta administración y ejecución de las cajas menores de gastos de la Corporación a través de la revisión del procedimiento GAL-PR-06 - Caja menor, la aplicación de los principios, la reglamentación, la verificación física, verbal y documental, donde se cotejaron los soportes, se revisaron los comprobantes de caja, el libro de caja menor y en general el marco legal vigente. La verificación se desarrolló directamente con los funcionarios encargados del manejo administrativo y operativo de las cajas menores, generando el espacio para que el responsable del proceso evidencie e identifique las debilidades en la aplicación de los lineamientos establecidos a nivel interno de la Corporación. De igual forma, los resultados del seguimiento fueron socializados con los Directores o Jefes inmediatos de cada una de las Direcciones con el fin que fortalezcan el cumplimiento de la normatividad asociada a la materia.

17

2.2. Componente Auditoria Interna La Oficina de Control Interno ejecutó las auditorías y seguimientos correspondientes programados a la gestión, conforme al cronograma establecido para la vigencia. En éstas verificó y validó la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y de la ejecución de los recursos, entre otros y realizó las recomendaciones de mejora procedentes.

Fuente: Informe de Auditoria Interna

Conclusiones de la Auditoria Interna: Se evidenció el nivel de compromiso y disposición del equipo auditado resaltando su

honestidad y transparencia con el aporte de las evidencias necesarias durante el proceso de auditoría.

Durante el ejercicio auditor se identificaron 16 conformidades y 29 observaciones que

demuestran mejoras en la ejecución de los procesos y procedimientos; no obstante, se requiere fortalecer los controles internos.

Se encontraron 22 no conformidades evidenciadas en 138 hallazgos, las cuales

permiten concluir que se siguen presentando debilidades en la gestión documental (control de documentos y control de registros), competencia, formación y toma de conciencia, determinación de los requisitos relacionados con el producto, comunicación con el cliente, control de la producción y de prestación del servicio, identificación y trazabilidad, control operacional, preparación y respuesta ante emergencias, como los más relevantes.

No se ejerce oportunamente la función de autoridad ambiental, por cuanto algunos

informes técnicos no se han acogido oportunamente, generando reprocesos en los trámites, y por consiguiente aplazando las decisiones de fondo.

Se identificaron algunas debilidades en cuanto al conocimiento y aplicación de las

normas OHSAS 18001 y 14001, es preciso que se impartan las inducciones y capacitaciones necesarias a todo el personal.

Existen deficiencias en la supervisión e interventoría de la ejecución de algunos

contratos y convenios, los cuales se deben desarrollar con base en los principios de

18

eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad, así como los objetivos establecidos en el Manual de Interventoría y Supervisión GCT-MP-01.

No se garantiza en algunos procesos que el grupo de mejoramiento funcione

permanentemente e identifique acciones de mejora.

Con base en lo anterior, se efectuaron recomendaciones, por mencionar algunas:

Es necesario que se continúe fortaleciendo en la entidad, la apropiación de los sistemas de gestión, así mismo, que los líderes de los procesos se empoderen de los mismos, para que dentro de sus grupos de trabajo se realice la autoevaluación y seguimiento a temas relacionados como: planes de mejoramiento, riesgos, indicadores, efectividad en el servicio al ciudadano, igualmente, monitoreo al cumplimiento de planes, programas, proyectos y metas permanentemente.

Fortalecer los controles para garantizar que la totalidad de la documentación generada

en las etapas precontractual, contractual y postcontractual reposen en las carpetas contractual y técnica, así como, el cumplimiento de la publicación en el SECOP en términos.

Es conveniente empoderar al grupo de mejora de los diferentes procesos para que

pueda adelantar actividades tales como inducciones, capacitaciones y actualizaciones de los documentos del proceso y de la mejora continua.

Fomentar actividades de autoevaluación y autorregulación en los procesos, a fin de

evidenciar una gestión conforme con los requisitos del SIGESPU, así como verificar el ciclo PHVA.

Seguidamente, la OCIN realizó monitoreo y seguimiento a la efectividad de las acciones propuestas en el Plan Único de Mejoramiento Institucional (PUMI) auditorías internas, vigencia 2015, con el objetivo de medir la efectividad de las actividades programadas, para subsanar los hallazgos, atendiendo lo fijado en el instructivo MSM-PR-03-GI-01. Informe que fue remitido a los líderes de Proceso, en el cual se generaron recomendaciones tendientes a implementar acciones internas con el fin de subsanar la recurrencia, sin que genere plan de mejoramiento, que permitan eliminar la causa raíz del problema, así como fortalecer el seguimiento y control por parte de los responsables de las acciones y dueños del proceso. Por otra parte, en octubre de 2016 se efectuó la auditoria externa realizada por SGS Colombia S.A., convalidando la conformidad de los Sistemas de Gestión implementados y certificados por la Entidad frente a los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; por lo tanto recomiendan la continuidad de los sellos que avalan la buena gestión, implementación y mantenimiento de los Sistemas antes mencionados. El Sr. Director General doctor Nestor Guillermo Franco González agradeció la disposición y buena actitud de todos los líderes de proceso, grupos de mejoramiento por procesos, funcionarios y contratistas para afrontar esta auditoría; su esfuerzo, dedicación e interiorización del sistema se ven reflejados en los resultados obtenidos y realizó recomendaciones referentes al compromiso frente a los Sistemas de Gestión y el mejoramiento continuo con el fin de asegurar la satisfacción de nuestros clientes, la

19

seguridad de nuestros colaboradores, nuestra responsabilidad con el medio ambiente y así poder continuar como referentes de gestión en nuestra jurisdicción. 2.3. Planes de Mejoramiento La Corporación construyó el procedimiento MSM-PR-03 Formulación Planes de Mejoramiento, con el objetivo de establecer la metodología para realizar el análisis de causa raíz y formular las acciones correctivas y preventivas, así como las actividades necesarias, para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales para prevenir que las mismas vuelvan a ocurrir y de esta forma hacer más efectivos los servicios prestados por la entidad. De la auditoría regular realizada por la CGR a la vigencia 2015 resultaron 63 hallazgos y para subsanarlos se construyeron 177 actividades, las cuales están a cargo de 11 dependencias de la Sede Central y 5 Direcciones Regionales. Con ocasión del informe de Auditoria de Regularidad 2015 presentado por la Contraloría de Bogotá, para la vigencia 2015 el ente de control determinó que la cuenta NO FENECE, lo que evidencia que las acciones correctivas emprendidas no han sido eficaces. Con el fin de realizar el seguimiento a la ejecución del plan de mejoramiento suscrito con el ente de control, la Oficina de Control Interno exhortó a las diferentes dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas a programar mesas de trabajo y fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas, correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los hallazgos dentro de los tiempos programados, que permitan solucionar de fondo las deficiencias, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 2,3 Planes de Mejoramiento "...Su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados obtenidos a nivel entidad, por proceso o individual; así como la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de los recursos requeridos, el tiempo de ejecución y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su

cumplimiento..." 4. Por otra parte, para el informe semestral se reporta un cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional Contraloría General de la República del 83%, compuesto por los planes de Mejoramiento: Plan de Mejoramiento CGR vigencia 2014, PM AT-47 Minería, PM-AT-55 Seguimiento Conpes 3451 de 2006, PM Denuncia redes, PM Río Bogotá, PM Pomca Rió Bogotá, así:

4 Manual Técnico- Meci-2014

20

Fecha de Corte

Planes de Mejoramiento

Hallazgos Actividades Actividades Cerradas

Actividades en ejecución

% cumplimiento

PMI CGR junio 30 de 2016

6 121 244 203 31 83%

Fuente: datos Revisión por la Dirección

Igualmente, en atención al Plan Único de Mejoramiento Institucional (PUMI) se efectuó seguimiento a diecinueve (19) planes que corresponden a auditorías internas, las cuales contienen:

Hallazgos

acciones Actividades Actividades Cerradas

Actividades en ejecución

% cumplimiento

PUMI por procesos

% avance

188

321 421 384 37 70,8% 82,1%

Fuente: datos Revisión por la Dirección

El avance de los planes se evalúa tomando el total de las acciones ejecutadas a la fecha de evaluación; mientras que el CUMPLIMIENTO se evalúa respecto de las metas. Las oficinas y dependencias de la Corporación, deben fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, y así garantizar que las actividades estén dirigidas a la eliminación de la causa raíz inicialmente identificada.

3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La Oficina Asesora de Comunicaciones, viene realizando modificaciones en el desarrollo y manejo del contenido de la Corporación, los cuales buscan mantener y mejorar las buenas relaciones entre el público interno de trabajo de la entidad, fortaleciendo la comunicación organizacional, consolidando campañas comunicativas enmarcadas en la cultura ambiental y promoviendo valores y principios institucionales, que permitan a funcionarios y contratistas, desarrollar sentido de pertenencia, fidelización e identificación en aras de generar cultura corporativa, información que es publicada en el Boletín ComuniCAR. Igualmente, actualizó el “Plan de Comunicaciones” el cual fue socializado por las diferentes Direcciones Regionales y oficina central, con el fin de que la mayor cantidad de colaboradores lo conozcan y se apropien de los espacios de comunicación disponibles en las estrategias de comunicación externa e interna. La Corporación realiza seguimiento al enlace “Nosotros en los Medios”, instrumento que recopila la gestión de la entidad dada a conocer por medios de interés Regional y Nacional, con el ánimo de consolidarla y mantener informada a la comunidad de una forma dinámica y resumida mediante el monitoreo express.

21

La CAR cuenta con información física publicada en lugares visibles, diferentes al medio electrónico como: Horarios de atención, Localización física Sede Central, Canales de atención, Carta de Trato Digno, correo de contacto con la Corporación, noticias. Igualmente, existe una sección en página web identificada como “Transparencia y Acceso a la Información Pública” en la cual se encuentran linkeados los requerimientos según normatividad, se está a la espera de la nueva página web en la cual se rediseñará los botones de acceso, secciones y temario disponibles al ciudadano de acuerdo a la normatividad vigente y aplicable a la Corporación. En atención a la “Guía de Caracterización de Ciudadanos, Usuarios e Interesados” elaborada por la Secretaría de Transparencia, en la cual se fijan estrategias desde el

punto de vista de las Políticas de desarrollo administrativo5 y para apoyar el cumplimiento de algunas de las principales disposiciones de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014 y de su Decreto reglamentario (1081 de 2015), es necesario adoptar el documento de caracterización de ciudadanos, que permita la planeación e implementación de estrategias orientadas hacia el mejoramiento de la relación usuario – entidad pública. Así mismo, la CAR cuenta con un dependencia llamada Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano DCASC, conformada por 15 puntos de Atención mediante Acuerdo CAR No. 22 de 2014, encargada de dar orientación sobre los trámites y servicios de la Entidad, además, dentro de sus competencia atiende la Participación Ciudadana, mediante Experiencias Exitosas y de Innovación, como la convocatoria abierta sobre Estrategia de Emprendimiento Social para la Conservación Ambiental dirigida a Juntas de Acción Comunal y Acueductos, entre otros. Así mismo, cuenta con aspectos de Tecnologías de la Información que apoyan la gestión de la Entidad como, Política de operación y las políticas de seguridad de la información, proceso estratégico de gestión de TIC´S, indicadores de proceso y de gestión, comité técnico de TIC´S, roles y responsabilidades dados según acuerdos CAR No. 22 y 23 de 2014, además, cuenta con servicios de intercambio de información automatizados y documentados de acuerdo con el marco de interoperabilidad de la Estrategia Gobierno en Línea, obteniendo certificación de nivel 3 en el cumplimiento de interoperabilidad GEL. Se cuenta para la vigencia 2016 con veintidós (22) trámites publicados en el Sistema Único de Información y Tramites (SUIT) y en la página web de la Corporación, pertenecientes de manera exclusiva al proceso Misional de Autoridad Ambiental. Así mismo, se compartió información de la Corporación con el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible para la implementación de la Ventanilla única de Trámites ambientales VITAL (enlace en página web) y demás ventanillas ambientales. La Oficina de Control Interno de la Corporación, en cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley 87 de 1993 y en el artículo 76 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, realizó seguimiento y evaluación al tratamiento de las

5 Conjunto de lineamientos que orientan a las entidades en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a través de la

simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los recursos administrativos, financieros y tecnológicos. Decreto 2482 de 2012.

22

peticiones que la ciudadanía interpone ante la entidad, durante el periodo comprendido entre el 1º de enero al 30 de junio de 2016, informe que detalla el número de PQRS recibidas por la Corporación (interés particular, en cumplimiento de un deber legal, solicitud de información, queja ambiental, interés general, entre otras), la dependencia responsable, así como, principalmente el nivel de eficiencia en la respuesta por parte de la entidad. La información fue suministrada por la Dirección de Cultura Ambiental y Servicio al Ciudadano con base en el informe consolidado de peticiones SAU generado del Sistema de Información Documental (SIDCAR) de la Corporación, con fecha 12 de julio de 2016, así como, los resultados de los diferentes seguimientos efectuados por la OCIN. Durante el primer semestre de 2016, la Oficina de Control Interno desarrolló diferentes actividades de seguimiento a PQRS, las cuales se describen a continuación: La Dirección de Cultura Ambiental y Atención al Ciudadano, la Oficina de Control Interno, la Dirección Administrativa – Gestión Documental y la Dirección de Control Disciplinario Interno adelantaron catorce (14) jornadas de capacitación y seguimiento en las Direcciones Regionales de la CAR, en los temas relacionados con el Plan Nacional de Atención al Ciudadano, marco normativo de los Derechos de Petición, Instrumentos de seguimiento a los mismos y las implicaciones del Régimen Disciplinario en materia de atención al ciudadano. Lo anterior, fue acompañado por un seguimiento preciso del estado de los Derechos de Petición de cada regional, donde se destaca que luego de las exigencias de la Dirección General y del ejercicio de capacitación se alcanzó una reducción de más del 70% en las radicaciones pendientes por atender. En la capacitaciones se contó con la presencia tanto de funcionarios y contratistas lo que permitió acercar a cada uno de ellos a interiorizar los criterios normativos establecidos en la Ley 1755 de 2015 y en los procedimientos internos relacionados, permitiendo despejar dudas y aclaraciones frente a los diversos tipos de requerimientos de nuestros usuarios, como constancia de los procesos de capacitación y seguimiento, en cada dependencia se suscribieron las actas respectivas donde se ilustran las cifras de cada regional y los compromisos acordados con funcionarios y contratistas para mejorar el estado de los derechos de petición en su jurisdicción. La OCIN realizó dieciocho (18) visitas de seguimiento en las Direcciones Regionales, en donde se verificó el grado de cumplimiento de los indicadores de eficiencia que consiste básicamente en la pronta respuesta, de eficacia donde se evaluó la respuesta que se dio al usuario, y efectividad que consiste en la notificación de la misma al interesado. En atención a lo anterior, la OCIN recomendó que en aplicación del principio de Autocontrol del MECI, cada dependencia, funcionario y contratista implemente medidas que garanticen que la respuesta de las PQRS cumpla con los indicadores de eficiencia, eficacia, y efectividad.

23

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Sistema de Control Interno de la Entidad muestra avances positivos en los Módulos de Control tanto en Planeación como Evaluación y Seguimiento de actividades; Igualmente, se observó un trabajo constante y persistente por parte de la Corporación para obtener la conformidad de los Sistemas implementados por la Entidad frente a los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 el cual condujo a la continuidad de los sellos que avalan la buena gestión, implementación y mantenimiento de los mismos.

OPORTUNIDADES DE MEJORA

Se recomienda implementar acciones tendientes a fortalecer la cultura de la Autoevaluación por parte de los Servidores Públicos, que conlleven al mejoramiento continuo a través del planteamiento de acciones viables y efectivas, que los líderes de proceso en conjunto con los miembros de su equipo de trabajo, programen reuniones mensuales, en los que se realicen ejercicios de Autoevaluación y que a través de éstas se genere una disciplina al interior de los procesos para que ésta se convierta en parte del día a día de la entidad. De acuerdo a lo establecido en la Ley 872 de 2003, el Decreto 2482 del 2012 y el Decreto 943 de 2014 entre otros, la OCIN reitera la importancia de que los líderes de proceso hagan uso del resultado de sus indicadores como elemento de seguimiento y mejora del desarrollo de sus procesos, pues es esta la manera en que dichos procesos pueden demostrar la capacidad para alcanzar los resultados planificados, así como el manejo de los recursos disponibles. Efectuar mesas de trabajo de seguimiento a los controles implementados a los procesos que alimentan la información de la gestión de la Entidad y continuar trabajando en las acciones que se establecieron en el Plan de Mejoramiento a fin de subsanar eficientemente los hallazgos descritos por la Contraloría y los originados producto de la Auditoria Interna, de tal manera que contribuyan al fortalecimiento los procesos. Es pertinente recomendar que se mejoren los mecanismos e instrumentos relacionados con la coherencia con los reportes en los informes trimestrales del informe de Gestión, en lo referente a que las mediciones que arrojen los indicadores coincidan y permitan tomar decisiones que conduzcan a la mejora continua de la gestión. En el marco del ejercicio del fomento a la cultura del Autocontrol, es importante que cada dependencia evalúe los resultados generados en el informe de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS), e implementen las medidas necesarias y efectivas que garanticen que la atención en la respuesta de las PQRS se efectúe de acuerdo con las normas legales vigentes, garantizando la eficiencia, eficacia y efectividad.

Es necesario fortalecer los instrumentos de seguimiento a la planeación (Plan Contractual, P.A., Seguimiento y ejecución de los Proyectos de Inversión), con el objetivo de mejorar los niveles de ejecución contractual, presupuestal y física de las metas y productos, de acuerdo a lo establecido en el numeral 1,2,1 Planes, programas y proyectos.

24

Se recomienda que los líderes de los procesos involucren a sus equipos de trabajo en la etapa de administración del riesgo, ya que son ellos quienes aplican los controles y pueden dar cuenta de su efectividad, establecer, eliminar o actualizar controles respecto de su efectividad en la mitigación de los riesgos. Fortalecer los controles para garantizar que la totalidad de la documentación generada en las etapas precontractuales, contractual y postcontractual repose en las carpetas contractual y técnica, así como, el cumplimiento de la publicación en el SECOP en términos. Es conveniente empoderar al grupo de mejora de los diferentes procesos para que pueda adelantar actividades tales como inducciones, capacitaciones y actualizaciones de los documentos del proceso y de la mejora continua. Fomentar actividades de autoevaluación y autorregulación en los procesos, a fin de evidenciar una gestión conforme con los requisitos del SIGESPU, así como verificar el ciclo PHVA.

Las oficinas y dependencias de la Corporación, deben fortalecer el planteamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora dentro de los Planes de Mejoramiento Institucionales, y así garantizar que las actividades estén dirigidas a la eliminación de la causa raíz inicialmente identificada, con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir. En el marco del fortalecimiento de los sistemas de información y comunicación y para apoyar el cumplimiento de disposiciones de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014 y de su Decreto reglamentario (1081 de 2015), es necesario acoger en un documento de “caracterización de ciudadanos”, que permita la planeación e implementación de estrategias orientadas hacia el mejoramiento de la relación usuario – entidad pública.

CLAUDIA ROCIO SANDOVAL Jefe Oficina Control Interno-CAR. (Original firmado)