-
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТАРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ
ОБЛАСТИ
ДОКУМЕНТ:
ИСТОРИЯ, ТЕОРИЯ, ПРАКТИКА
Сборник материалов V Всероссийскойнаучно-практической
конференции
с международным участием(г. Томск, 27–28 октября 2011 г.)
Издательство Томского университета2012
-
УДКББКД 63
Редакционная коллегия:
О.В. Зорковад.и.н., проф. Н.С. Ларьков;
д.и.н., проф. С.Ф. Фоминых;д.и.н., проф. О.А. Харусь (отв.
ред.);
д.и.н., проф. А.С. Шевляков
Техническая работа с материалами:
И.Е. Яцковец
Документ: история, теория, практика: Материалы V Все-Д 63
российской научно-практической конференции с международ ным
участием / Под общ. ред. проф. О.А. Харусь. – Томск: Изд-во Том.
ун-та, 2012. – 562 с.
ISBN 978-5-7511-2052-8
Представлены доклады и сообщения, подготовленные к V
Всероссийскойнаучно-практической конференции с международным
участием «Документ каксоциокультурный феномен» (Томск, 27–28
октября 2011 г.)
УДКББК
Издание осуществлено при финансовой поддержке РГНФ и
Администрации Томскойобласти, проект № 11-11-70502 г/Т
ISBN 978-5-7511-2052-8 © Томский государственный университет,
2012
-
ПЛЕНАРНОЕ ЗАСЕДАНИЕ
С.Л. Кузнецов
ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕХОДА К ЭЛЕКТРОННЫМДОКУМЕНТАМ: ВЗГЛЯД АРХИВИСТА
Последние годы характеризуются широким внедрением
компью-теризированных технологий в сферу работы государственного
аппа-рата и предоставления государственных услуг в электронном
виде.Это и организация с 2009 г. системы межведомственного
электрон-ного документооборота (МЭДО), дополненная в 2010 г.
системоймежведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Из
са-мых последних правовых актов можно назвать 751-е
постановлениеПравительства РФ от 07.09.2011 г., утвердившее новую
редакциюПравил делопроизводства, которые теперь ещё больше
ориентиро-ваны на работу с электронными документами. Концепция
«элек-тронного правительства» также часто связывается с переходом
напредоставление государственных услуг в электронном виде,
задан-ным Федеральным законом от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об
органи-зации предоставления государственных и муниципальных
услуг»(с изм. от 06.04.2011, 01.07.2011, 11.07.2011,
18.07.2011).
Последние решения Правительства, Совета при Президенте РФпо
развитию информационного общества в Российской
Федерации,Правительственной комиссии по внедрению информационных
тех-нологий в деятельность государственных органов и органов
местно-го самоуправления направлены на внедрение электронного
докумен-тооборота во всех федеральных органах, исключению
бумажногодокументооборота во взаимодействии между федеральными
органа-ми исполнительной власти, подключение к
межведомственномуэлектронному документообороту органов управления
субъектов Фе-дерации и сокращению доли бумажных документов в
целом.
Понятно, что электронный документооборот и электронные
до-кументы – это не самоцель. Глобальная цель – повышение
эффек-тивности и качества работы всего государственного аппарата за
счётвнедрения систем прозрачного движения документов во всех
госу-дарственных структурах и всеобъемлющей системы контроля
ис-
-
4
полнения. Переход к электронным документам принципиально
со-кращает сроки их передачи – от недель до нескольких минут,
позво-ляет направлять документ одновременно нескольким
исполнителям,постоянно отслеживать стадии исполнения документа.
Однако переход к новым технологиям и электронным докумен-там
порождает целый ряд проблем, ставит перед архивистами со-вершенно
новые задачи. Перечислим их:
1. Главная проблема, на наш взгляд, это непонимание разницымежду
документами временного и долговременного, постоянногосроков
хранения. С точки зрения управленческого персонала, вседокументы
должны обрабатываться по одной схеме, что влечёт засобой попытки
перевести в электронную форму все документы безисключения. Однако
все современные технологии электронного до-кументооборота в первую
очередь направлены на организацию ра-боты с текущими документами:
они обеспечивают оперативностьпередачи файлов, текстов документов,
отсканированных образов.Это обеспечивает оперативность передачи
документов, их согласо-вание, удобный полнотекстовый поиск, то есть
существенно повы-шает эффективность работы. Но эти технологии не
направлены надолговременное хранение документов, не обеспечивают их
юриди-ческую значимость в долговременной перспективе.
2. В основе технологий электронной цифровой подписи, заложен-ных
в 2002 году в Федеральном законе № 1-ФЗ «Об электронной циф-ровой
подписи» и прописанных в 2011 году в Федеральном законе №63-ФЗ «Об
электронной подписи», лежат одни и те же принципы рабо-ты,
используемые для обеспечения юридической значимости докумен-тов.
Только в первом законе использовалось понятие «электроннаяцифровая
подпись», а в 2011 г. его заменило понятие «квалифициро-ванная
усиленная цифровая подпись». Другие, упрощённые вариантыцифровой
подписи, появившиеся в законе 2011 г., можно использоватьтолько при
наличии отдельных правовых актов, регламентирующих ихприменение.
Технология, использующая криптографические методы,систему открытых
и закрытых ключей, требующая наличия системывзаимосвязанных
удостоверяющих центров, обеспечивает юридиче-скую значимость
текущих документов, например: банковские докумен-ты, сдача
отчётности, даже просто передача документов между ведом-ствами. Но
она неприменима при долговременном хранении докумен-тов в архиве.
Как обеспечить хранение и использование базы открытыхключей,
необходимых для проверки юридической силы цифровой под-
-
5
писи? А как обеспечить целостность файлов? Сегодня документы
чащевсего создаются в форматах Microsoft Word, Excel, PowerPoint,
Project идр. Но как нам обеспечить возможность просмотра документов
в этихформатах спустя 10–20–30–100 лет? Скорее всего, эти файлы
будутпреобразованы в какие-то другие, а это означает аннулирование
цифро-вой подписи.
3. Форматы хранящихся файлов сами по себе также представля-ют
проблему. Кроме перечисленных, наиболее популярных, органи-зации
могут использовать множество других форматов, напримерOpen Office,
pdf, инженерные форматы. И это не говоря уже о том,что разные
версии одной программы также могут использовать раз-ные форматы.
Наиболее известный пример – версии форматов доку-ментов Microsoft
Word: 95, 97–2003, 2007–2010. А ведь для воспро-изведения данного
типа файлов нужна определённая программа, ко-торая, в свою очередь,
требует определённой операционной систе-мы, работающей на
ограниченном наборе аппаратных средств… Ко-нечно, можно
преобразовывать все документы в формат pdf, тем бо-лее что
существует международный стандарт ISO, описывающийспециальную
разновидность формата pdf, так называемый pdf-archives, как раз и
предназначенный для долговременного хране-ния – ISO
19005–1:2005/Cor.1:2007 Управление документацией.Формат файлов
электронных документов для долгосрочного хране-ния Часть 1.
Использование PDF 1.4 (PDF/A–1). («Document man-agement –
Electronic document file format for long-term preservation»).Но
использование его для преобразования файлов с
кириллическимишрифтами, зачастую имеющими сложное форматирование,
требуетещё дополнительных исследований.
Другой вариант – создание виртуальных машин, включающих всебя
наборы программного обеспечения, необходимого для про-смотра тех
или иных типов файлов. Например, виртуальная машинас Windows 95 и
Office 95, с Windows XP и Office 2003, с Windows 7 иOffice 2010. Но
пока эти технологии тоже не отработаны.
4. Последние годы началась большая работа по оцифровке ар-хивных
материалов. Эта работа ведётся как в федеральных архивах,так и в
архивах всех субъектов Федерации. На первом этапе скани-ровались
описи для наполнения государственной системы автомати-зированного
учёта «Архивный фонд». Но теперь многие архивы ужеприступаютк
следующему этапу – сканированию собственно архив-ных документов. С
одной стороны, эта работа предусмотрена «Стра-
-
6
тегией развития информационного общества до 2011 года», а с
дру-гой, отсутствуют единые стандарты и требования к процедуре
ска-нирования, получаемым файлам, методам описания и хранения
элек-тронных образов документов. Как результат, документы
сканируют-ся с разным разрешением, различной глубиной цветности,
сохраня-ются в форматах tiff, jpg, png. Возникает опасение, что в
перспекти-ве, после определения требований к электронным образам
докумен-тов, может потребоваться пересканирование, то есть
многомиллион-ные затраты на оцифровку окажутся напрасными. Важно
опреде-литься, что мы создаём: страховой фонд, т.е. создаём
максимальноточные копии документов, сканируем в цвете, с высоким
разреше-нием, или фонд пользования, для которого часто достаточно
чёрно-белого файла 300 dpi? Опять же, одно дело сложный документ,
сцветными пометами, а другое дело – машинописный текст.
Размерыполучаемого файла могут отличаться в сотни раз, что
существенноувеличивает затраты на хранение и делает практически
невозможнойудаленную работу с документами через Интернет. На наш
взгляд,представляется наиболее рациональным следующий вариант:
доку-менты сканируются в режиме 24-bit цвета с разрешением от 400
до600 dpi в зависимости от типа документа и до 1200 dpi для
особоценных документов с пометами, рукописные и т.п.
Полученныефайлы хранятся на внешних носителях с однократной записью
и ми-нимальной стоимостью хранения, например низкоскоростных
дис-ковых библиотеках большой ёмкости. На основании
полученныхфайлов методом пакетной обработки с использованием
специально-го ПО типа Kofax ReScan получают чёрно-белые документы
(tiffgroup 4). И именно эти чёрно-белые файлы «прикрепляются» к
кар-точке документа в БД и служат для знакомства с документом. С
та-кими файлами, размером всего в десятки килобайт, легко
работатьчерез Интернет. Если же пользователю в каком-то случае
чёрно-белого документа будет недостаточно, он может запросить
полно-цветную копию. Однако практика показывает, что если речь идёт
одокументах ХХ века, составляющих подавляющую часть
архивныхдокументов, то в 99,9% случаев потребности в полноцветной
копииу пользователей нет.
5. Необходимо решать вопрос и о том, какие требования мы бу-дем
предъявлять к сканирующему оборудованию и самой
процедуресканирования. Обычные потоковые сканеры могут замять и
дажепорвать страницу, что недопустимо. Следует определить критерии,
в
-
7
каких случаях возможно расшивать дела. Некоторые дела
перепле-тены так, что переплет захватывает часть текста, так что
какие-тодела расшивать придётся. Работы по оцифровке в большинстве
слу-чаев выполняются специализироваными фирмами по контрактам.Можно
ли выдавать им дела для сканирования из архива? Или обя-зательным
условием должно быть размещение сканирующего обо-рудования в
помещениях архива? Тут тоже нет ясности. Нужно бытьуверенным, что
работы по сканированию не повредят оригинал. Со-ответственно,
должны быть определены требования к оборудованиюдля работ по
архивному сканированию, возможно, должна быть ор-ганизована его
сертификация.
6. Другая проблема – как обеспечить сохранность
электронныхдокументов. Технологии обеспечения сохранности бумаги
давноизвестны и хорошо отработаны. Мы умеем при необходимости
ивосстанавливать повреждённые документы, бороться с грибком ит.п. А
как обеспечить сохранность электронного документа? Носи-тели, даже
с однократной записью, недолговечны. CD и DVD дискиразрушаются,
магнитная лента осыпается, все они требуют специ-альных
программно-аппаратных комплексов для воспроизведения,которые также
имеют ограниченный срок службы. Стандарт ISO/TR18492:2005 Long-term
preservation of electronic document-based infor-mation (Обеспечение
долговременной сохранности электронныхдокументов) содержит общие
рекомендации по продлению срокажизни носителей и электронных
документов. Но когда мы гово-рим о документах постоянного срока
хранения, риск неприемлем.Любой аппаратно-программный комплекс
может выйти из строяиз-за технического сбоя, поломки, ошибки
обслуживающего пер-сонала, сочетания всех этих факторов. И если
нарушение правилсохранности в традиционном архиве может повлечь за
собой про-пажу одного или нескольких документов, то сбой в
компьютер-ной системе может повлечь утерю всего массива информации,
чтосовершенно недопустимо.
7. Традиционные архивы не имеют ни оборудования, ни
ква-лифицированных IT-специалистов, которые могли бы
обеспечитьсохранность и использование массивов электронных
документови электронных образов документов. Решением проблемы
можетстать создание Центра хранения электронных документов(ЦХЭД),
своего рода специализированный ЦОД, который мог быхранить
электронные массивы федеральных архивов, а также
-
8
принимать на хранение копии массивов документов, образовав-шихся
в архивах субъектов Федерации, обеспечивая не толькосохранность, но
и «единую точку доступа» к архивным докумен-там через портал
«Архивы России». Вопрос о создании ЦХЭДпока находится в стадии
проработки и согласования со всеми за-интересованными
ведомствами.
8. Ещё одно изменение, вытекающее из повсеместного внедре-ния
ведомственных систем электронного документооборота (СЭД), –это
изменение в системе наполнения научно-справочного
аппаратаархивов.
Традиционно основой учёта в архиве является опись дел. Имен-но
дело является и единицей учёта, и единицей хранения. И сейчасперед
архивистами поставлена задача оцифровки, то есть сканиро-вания
архивных дел, чтобы обеспечить удобство их использования,ввести
архивные материалы в широкий оборот, размещая их в сетиИнтернет.
Это очень дорогая и длительная работа – оцифровка ар-хивных
документов, их описание и внесение в автоматизированнуюсистему
учёта документов Архивного фонда РФ. Но если в органи-зациях
появляются ведомственные СЭД, это значит, что на каждыйдокумент в
организации уже заведена электронная карточка, а самидокументы уже
отсканированы или прикреплены к карточке в видеисходных файлов. И
организовав приём годового раздела ведомст-венной СЭД вместе с
годовым разделом традиционных бумажныхдокументов, архивы тем самым
получат практически готовый науч-но-справочный аппарат по принятым
делам, включая описания науровне документов и сами документы в
электронном виде. И в этомслучае, если мы принимаем одновременно и
бумажный и электрон-ный документ, самая сложная проблема –
обеспечение юридическойзначимости электронного документа –
автоматически снимается.У нас есть бумажный документ и есть
электронная копия, с которойудобно работать, которая позволяет
осуществлять расширенный по-иск, удаленный доступ через Интернет и
т.п.
9. Исходя из вышеизложенного, представляется наиболее
рацио-нальной следующая схема автоматизации работы с
документами:документы создаются в учреждениях в электронном виде, в
элек-тронном же виде они могут согласовываться и подписываться.
Новсе документы постоянного и долговременного срока хранениядолжны
обязательно выводиться на бумагу, например, в приёмнойруководителя
или в службе документационного обеспечения управ-
-
9
ления и на бумаге же подписываться. В подавляющем
большинствеорганизаций такие документы составляют не более 5–10% от
общегообъёма создаваемых в организации. Документы временного
срокахранения (до 5 лет) могут существовать только в электронной
фор-ме. И документы постоянного срока хранения, так как они
такжеизначально создаются в электронном виде, также будут иметь
элек-тронного «двойника». Этот электронный экземпляр будет
использо-ваться для справочных целей, он может подписываться
цифровойподписью и в таком виде направляться в другие организации,
но бу-мажный экземпляр обязательно должен быть.
Как видно из вышесказанного, проблем при переходе к элек-тронным
документам пока ещё очень много, и это требует от архи-вистов
тщательной проработки всех указанных вопросов и в самыесжатые
сроки. В противном случае мы рискуем утратить целые пла-сты
документов, и отечественная история начала XXI в. останется«белым
пятном» для последующих поколений.
Г.А. Двоеносова
ДОКУМЕНТ КАК СОЦИАЛЬНО-ПОЛИТИЧЕСКИЙФЕНОМЕН
В условиях построения в России информационного общества
не-изменный спутник нашей жизни – документ оказался в центре
все-общего внимания. Особое значение документу придает его
новыйстатус в такой системе информационного взаимодействия
государ-ства и граждан, как «электронное правительство». Документ
являет-ся основным информационным ресурсом и учетной единицей в
ин-формационных сетях и системах, активно используется как
инстру-мент политических и социальных технологий. Между тем в
научныхкругах до сих пор нет единства в вопросе о том, что есть
документ.В двух словах напомним его суть. К настоящему времени
сформиро-вались две концепции понимания сущности документа.
«Широкая»,книговедческая утверждает, что «весь мир – документ».
«Узкая»,управленческая, ограничивает документ сферой
делопроизводства.При этом книговеды подменяют понятием «документ»
понятие«книга», которая остается для них главным объектом изучения,
хотяи называется теперь документом.
-
10
Идея, объединяющая документ и книгу в общее понятие, впервую
очередь, подверглась критике со стороны архивистов ,имеющих дело с
документом. Так, основоположник документо-ведения К.Г. Митяев
отмечал, что документы представляют со-бой средство первоначального
запечатления информации, тогдакак книги являются результатом ее
обработки [1. С. 31]. В.Н.Автократов подчеркивал функциональное
отличие документа икниги: «Функция книги – распространение знания,
тогда как«собственно документ» создается в целях управления в
самомшироком смысле для упорядоченного воздействия на
какие-тообъекты» [2. С. 23]. Б.С. Илизаров видел принципиальное
отли-чие документа и книги в целях их создания [3. С. 31]. В.П.
Коз-лов отмечал, что документ как «оперативный регулятор» собы-тий,
явлений и процессов является «особым объектом познания,лишь
пересекающимся с другими формами, типами и видамификсации
информации, например с книгой» [4. С. 31]. Мысльо том, что документ
и книга – самодостаточные социально-культурные феномены и
заслуживают самостоятельного глубо-кого изучения, неоднократно
высказывалась и автором данногосообщения [5]. Попытки объединить их
в один объект исследо-вания нельзя признать успешными. Они не
обоснованы теорети-чески и не оправданы практически. Эту точку
зрения разделяютне только документоведы, но и некоторые книговеды
[6].
Как же быть в этой ситуации с документом? Настало время вер-нуть
ему «имя собственное». Какие бы синтетические теории доку-мента ни
выдвигались уважаемыми коллегами (информациологиче-ские,
документологические, знаниевые и др.), никто не может отри-цать,
что в целях социального управления человечеством был изо-бретен
такой предмет (продукт, вещь), которому была отведена
рольсимволического регулятора социальных отношений, а,
следователь-но, инструмента власти. Имя ему – Документ.
Бесспорно, документ можно считать артефактом, то есть
произ-ведением культуры. Но это всего лишь одно, вторичное, а не
самоеглавное из его функциональных проявлений. Сущностная
природадокумента состоит в том, что он представляет собой не только
со-циокультурный, но, прежде всего, социально-политический
фено-мен. В одной из работ мы попытались дать философское
обоснова-ние этому положению [7]. Появление документа больше
вызванополитическими потребностями общества, чем
информационными.
-
11
Причиной появления документа стала необходимость в
инструментеурегулирования социальных отношений, возникших
вследствие со-циального неравенства. Целью документирования
является осущест-вление посредством документа какого-либо действия
(коммуника-тивного, управленческого, политического). Содержание
документаотражает явления, события, факты объективной
действительности,но актуализирует содержание его форма. Одна и та
же информация,представленная в различных формах, будет иметь
совершенно раз-ное действие. Действенна, прежде всего, форма. Форма
(внутренняяструктура, формуляр) – это атрибутивный и неизменный
признакдокумента. Форма (формуляр) обеспечивает наличие
имманентныхсвойств документа, таких как фактичность и юридическая
сила.Следовательно, форма (формуляр) документа – это и есть его
сущ-ность, если исходить из философского определения сущности.
Сущ-ность – совокупность таких свойств предмета, без которых он
неспособен существовать и которые определяют все остальные
егосвойства [8. С. 841].
Перейдем от теории к практике, поскольку истинность
теориипроверяется практикой. Информатизация общества не приводит
кстиранию граней между понятиями «документ» и «книга». Целевыеи
функциональные различия столь разных социальных
феноменовсохраняются и в электронной среде. При совершении
юридическизначимых действий, например, таких как предоставление
государст-венных услуг в электронном виде, процедура удостоверения
доку-мента, то есть придания ему свойства юридической силы, не
тольконе отменяется, но значительно усложняется. Следовательно, и
вэлектронной среде документ сохраняет свой неизменный статус
ин-струмента доказательства явлений, событий, фактов,
обеспеченныйподтверждением его авторства, подлинности и
регистрацией в ин-формационной системе.
Понимание обществом документа как социально-поли-тического
феномена находит выражение в развитии нормативно-го понятия
«документ». Так, в ГОСТ Р 52292–2004 документ оп-ределен как
«объект информационного взаимодействия в соци-альной среде,
предназначенный для формального выраженияотношений между другими
объектами этой среды» [9]. Поня-тийный аппарат сферы информационных
технологий расширяетсферу действия документа, ограниченного прежде
рамками де-лопроизводства, учрежденческой среды, и выводит его в
широ-
-
12
кую социальную среду, регулятором которой он является.
Этомузначению документа соответствует понятие «сектор
действенно-сти документа – часть социальной среды, в которой
приняты(признаны) установленные (явно или неявно, формально
илинеформально) требования к документу» [10]. В определении
до-кумента в ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 подчеркивается его ролькак
доказательства при подтверждении правовых обязательствили деловой
деятельности [11].
Вернемся к теории. Мы полагаем, что в категориальный аппа-рат
документоведения необходимо ввести понятие «статус доку-мента».
Статус документа – состояние информационного объекта,при котором он
обладает свойством доказательства или юридиче-ской силы. Разные
информационные объекты могут приобретатьили утрачивать этот статус.
Понятие «статус документа» мы рас-крываем через термин
«информационный объект», предложенныйИ.Г. Моргенштерном [12. С.
123]. В качестве собирательноготермина, обозначающего все
материальные объекты с зафиксиро-ванной на них информацией, он
представляется наиболее удачнойзаменой для тех, кто неправомерно и,
на наш взгляд, очень произ-вольно использует термин «документ»,
вкладывая в него именноэтот смысл.
Информация материализуется, объективируется, фиксируется
идокументируется в предельно разных феноменах, каждый из кото-рых
изучается соответствующей областью знаний. Зачем же отказы-ваться
от этого многообразия? Зачем пытаться лишить объекта ис-следования
уже сформировавшиеся науки? Тем более, что еще естьнад чем
работать.
Литература
1. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы
развития // Вопросы ар-хивоведения. 1964. № 2.
2. Автократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и
предмета архивове-дения // Труды ВНИИДАД. М., 1976. Т. 6, ч. 1.
3. Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические
проблемы архивове-дения: Учеб. пособие / МГИАИ. М., 1984.
4. Козлов В.П. Основы теоретической и прикладной археографии.
М.: РОССПЭН, 2008.5. Двоеносова Г.А. Общие соображения по поводу
«Общей теории документа»
// Перспективы развития документоведения в России: Сборник
материалов заочно-го научно-практического семинара ( 4–5 апреля
2006 года, Филиал РГГУ вг.Саратове) / Отв . ред. Е.А. Плешкевич.
Саратов: Изд-во Поволжского межрегио-нального учебного центра,
2006. Вып.1; Двоеносова Г.А. Вопросы теории докумен-товедения
сквозь призму подготовки специалиста // Документация в
информацион-
-
13
ном обществе: современные технологии документооборота: Доклады и
сообщенияна XIII Межд. науч.-практ. конф. 22–23 ноября 2006 г. /
Росархив, ВНИИДАД . М.,2007.
6. Добровольский В.В. Грустные результаты беспредметной
дискуссии. http://librconf.narod.ru.
7. Двоеносова Г.А. Категории философии в научном познании
документа // Отечест-венные архивы. 2011. № 1.
8. Философия. Энциклопедический словарь / Под ред. А.А. Ивина.
М.: Гардарики,2006.
9. ФЗ РФ от 06.04.2011 № 63–ФЗ «Об электронной подписи» //
Российская газета.2011. 8 апр.
10. ГОСТ Р 52292-2004. Информационная технология. Электронный
обмен информа-цией. Термины и определения. М.: ИПК. Изд-во
стандартов, 2005.
11. ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Управление документами. Общие
требования». М.:Стандартинформ, 2007.
12.Моргенштерн И.Г. Документ: информация и/или носитель? //
Научные и техниче-ские библиотеки. 2003. № 2.
В.А. Савин
РИТМЫ МОДЕРНИЗАЦИИ В НОВЕЙШЕЙ ИСТОРИИРОССИИ КАК ОСНОВА ИЗУЧЕНИЯ
ФОРМИРОВАНИЯ
И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯНАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО НАСЛЕДИЯ
Предметом данного выступления является методика
изученияорганизации формирования национального архивного наследия
иистории архивов России в ХХ–ХХI вв. Представляется целесообраз-ным
по-новому, в контексте достижений современного архивоведе-ния
осмыслить суть архивов как важной части отечественной исто-рии и
культуры. Очевидно, что архивы представляют собой сово-купную
информационную многоуровневую систему,
являющуюсяисторико-социокультурным феноменом общечеловеческого
масшта-ба. Попробуем сделать акцент на структуриализации изучения
исто-рии архивного дела, что может позволить проследить процесс
нако-пления ретроспективной информации, понять причины утрат и
пе-ремещений комплексов документов в не столь далекие времена итем
самым понять процесс формирования «архивного наследия
че-ловечества».
Отечественные архивы в ХХ–ХХI вв. претерпели множествен-ные и
разнообразные изменения, к которым вполне в духе совре-менности
применимо понятие модернизации.
http://librconf.narod.ru/http://librconf.narod.ru/
-
14
Цитировать руководителей высшего ранга сейчас не модно
(осо-бенно в интеллектуальной среде), но ссылаться желательно.
Поэто-му обратимся к высказываниям Президента Российской
Федерации(РФ). Модернизация, по Д.А. Медведеву, – это не только
обновлениетехнологий и отраслей российской промышленности, но и
формиро-вание нового общественного консенсуса, исходящего из
осознаниянеобходимости перемен.
При этом следует понимать, что основным препятствием на
путимодернизации российской экономики становятся уже
сложившиесясоциально-экономические системы, отличающиеся
консерватизмом,инерционностью, ориентацией на примитивные формы
ведения хо-зяйства [1].
Для нас первостепенно, что предложенное Медведевым ком-плексное
представление о модернизации может способствовать це-лостному
профессиональному пониманию особенностей националь-ного архивного
наследия, процессов и явлений, закономерностейфункционирования
современных отечественных архивов как особойинформационной системы,
если взглянуть на него через призму ис-торических изменений.
Реорганизации ретроспективного документального наследиястраны
происходили под воздействием государственного аппарата
ивыстраиваются в довольно стройную модернизационную схему
ор-ганизационных решений по формированию национального архивно-го
наследия в рамках истории государственных архивов России вХХ–ХХI
вв.
Применяя конкретно-исторической подход, можно выявить
пятьмодернизационных этапов (реформ) организации
государственныхархивов России.
Первая реформа организации государственных архивов
Ознаменовалась разработкой и принятием декрета Советом на-родных
комиссаров (СНК) РСФСР «О реорганизации и централиза-ции архивного
дела в РСФСР» от 01.06.1918 г.; образованием едино-го
Государственного архивного фонда (ГАФ) и Главного
управленияархивным делом (ГУАД); секционным делением ГАФ, при
которомархивы состояли в качестве отделений секций.
Характерной чертой являлась значительная роль в
организациигосударственных архивов русской интеллигенции, которая
черезСоюз российских архивных деятелей и ГУАД активно влияла на
-
15
процессы реформирования в первые годы советской власти, как
вцентре, так и на местах. Были приняты: Положение Совета
народныхкомиссаров (СНК) РСФСР «О губернских архивных фондах»,
декре-ты СНК РСФСР «О хранении и уничтожении архивных дел» и
«Оботмене права частной собственности на архивы умерших
русскихписателей, композиторов, художников и ученых, хранившихсяв
библиотеках и музеях», имевшие большое значение для архивов.
В 1920 г. конкретизируется процесс дифференциации простран-ства
ретроспективной информации: учреждается Комиссия для со-бирания и
изучения материалов по истории Октябрьской революциии истории
Российской коммунистической партии (Истпарт); былорганизован
Государственный архив РСФСР (Госархив РСФСР).
Осуществляется реорганизация архивных учреждений в
сторонуусиления централизации. Особое значение в этом процессе
занялидекреты Всероссийского центрального исполнительного
комитета«Положение о Центральном архиве РСФСР» (Центрархиве)
от30.01.1922 г. и «О губернских (областных) архивных бюро»
от20.11.1922 г.
Вторая реформа организации государственных архивов
Расформированием в 1925 г. Госархива РСФСР, фронтальнымсозданием
центральных и местных государственных архивов, усиле-нием
управленческих функций Центрархива началась вторая рефор-ма.
03.02.1925 г. коллегия Центрархива РСФСР приняла «Положе-ние об
организации ЕГАФ РСФСР», где было объявлено об упразд-нении секций
ГАФ, учреждались четыре вида архивов (истори-ческие, Октябрьской
революции (АОР)ы, центральные, местные).Положение о заведующих
архивохранилищами Центральных исто-рических архивов в Москве и
Ленинграде и Центральный АОР(ЦАОР), Положение об уполномоченном
Коллегии Центрархива вЛенинграде организационно закрепляли кадровое
распыление ле-нинградских архивов. Декрет СНК РСФСР от 31.03.1925
г. о порядкепользования материалами Центрархива был направлен на
ослабле-ние научно-исследовательской роли архивов. Зато в этот
период раз-вертывается использование документов архивов в
агитационно-пропагандистских целях и в интересах народного
хозяйства.
Постановление ВЦИК «Об утверждении Положения об архив-ном
управлении РСФСР» (1929 г.) вводило ограничение доступа вархивы
исследователям. Постановлением ЦИК и СНК СССР о
-
16
Центральном архивном управлении СССР от 10.04.1929 г.
образу-ется союзный орган управления архивами страны с
распростране-нием управленческих полномочий на фонды общесоюзного
зна-чения. Тем самым возведение архивной вертикали власти
былозавершено.
Для подготовки профессиональных архивных кадров с
высшимобразованием в начале 1930-х годов открылся Институт
архивоведе-ния, вскоре переименованный в Историко-архивный
институт(ИАИ). В эти же годы возникают первые союзные архивы,
реорга-низуется структура действующих архивов РСФСР. Несколько
позжепроисходит образование сети районных и городских архивов с
пере-менным составом документов. Сеть государственных архивов
при-нимает четкий иерархический вид.
Огромный ущерб составу ГАФ нанесла макулатурная кампаниярубежа
1920-х – 1930-х годов, проходившая как в архивных фондахцентральных
хранилищ, так и на местах и в учреждениях-фондо-образователях.
Репрессии среди архивных работников лишили архи-вы многих опытных
специалистов.
Третья реформа организации государственных архивов
Значение для архивов РСФСР постановления Президиума Вер-ховного
Совета СССР от 16.04.1938 г. переоценить трудно, так как внем речь
шла о передаче архивных учреждений в ведение Наркома-та внутренних
дел (НКВД) СССР. Были созданы Главное архивноеуправление (ГАУ) НКВД
СССР и архивные отделы НКВД респуб-лик, управления внутренних дел
краев и областей. Прошла реорга-низация системы государственных
архивов страны в сторону ее уп-рощения, были осуществлены
мероприятия по засекречиваниюмножества архивных фондов, перевод их
в «спецхраны». Использо-вание архивных документов в значительной
своей части было пере-ориентировано в интересах НКВД.
Постановление СНК СССР «Об утверждении Положения о ГАФСССР и
сети государственных архивов» (1941 г.) образовывало ГАФСССР,
архивные структуры РСФСР в нем не упоминаются, тем са-мым РСФСР
законодательно лишалась своего ГАФ, федеральныхархивов, органа
управления ими.
Государственные архивы трудно пережили годы Великой
Отече-ственной войны. Мероприятия архивных учреждений по
частичнойэвакуации архивных документов не уберегли огромное
количество
-
17
архивных материалов в период войны. Особенно пострадали
архивы,находившиеся на территории, оказавшейся в зонах оккупации и
те-атра военных действий. Несмотря на возвращение в Россию
выве-зенных захватчиками материалов, объем утраченных
документовсопоставим с количеством сохраненной части
государственного ар-хивного наследия.
Заметную роль в пополнении ГАФ сыграли мероприятия по сбо-ру и
концентрации документов о Великой Отечественной войне. Длятрофейных
документов в Москве был образован Центральный госу-дарственный
Особый архив СССР. В 1946 г. в ЦГАОР СССР посту-пил
белоэмигрантский «Пражский архив».
Четвертая реформа организации государственных архивов
Это был период возрождения системы российских архивов, пе-рехода
государственных архивов из системы Министерства внут-ренних дел
(МВД) в подчинение Совета Министров (СМ) СССР(1960 г.), образования
Главного архивного управления (ГАУ) МВДРСФСР (1955–1961 гг., с 1961
по 1963 гг. – ГАУ при СМ РСФСР) иЦентрального государственного
архива РСФСР (1957 г.), перестрой-ки комплектования и экспертизы
ценности документов ГАФ СССР,активизации издательско-публикаторской
деятельности государст-венных архивов, восстановления и развития
международных связейархивных учреждений.
Возрождением в 1971 г. упраздненного в 1963 г. ГАУ при СМРСФСР,
расширением сети государственных архивов были отме-чены 1970-е гг.
Развитие государственных архивов в качестве на-учных центров
способствовало созданию Всесоюзного научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела,главным достижением
которого стала разработка Единой системы го-сударственного
делопроизводства. Законы СССР и РСФСР «Об охранеи использовании
памятников истории и культуры» (1976 г.) повысилизначение
документального ретроспективного наследия страны.
Однако Россия так и осталась без своего законодательно
оформ-ленного ГАФ. Принятые в 1980 г. Положения о ГАФ и ГАУ при
СМСССР, ГАУ при СМ РСФСР обошли вниманием имевшую важней-шее
значение проблему организации ГАФ Российской Федерации.
Прелюдией к последней модернизации национального архив-ного
наследия явились: преобразование ГАУ при СМ РСФСР вРоскомархив
(05.11.1990 г.); децентрализация управления госу-
-
18
дарственными архивами страны; образование альтернативныхархивов
и общественных организаций архивистов; рассекречива-ние и введение
в научный оборот большого количества ранее за-крытых для
исследователей документов; повышение степени дос-тупности архивных
документов; обмен документами с ближним идальним зарубежьем.
Пятая реформа организации государственных архивов
Апофеозом затянувшейся на несколько лет пятой реформы
орга-низации государственных архивов стали: ликвидация ГАУ при
СМСССР после августовских событий 1991 г.; издание указов
Прези-дента Российской Федерации «Об архивах КГБ СССР», «О
партий-ных архивах», постановления СМ РСФСР «О развитии
архивногодела в РСФСР» (1991 г.). В результате начали работать
Комиссия пореорганизации структур архивов КПСС и КГБ, Комитет по
деламархивов при Правительстве РФ (24.06.1992 г.); за счет
включениябывших архивов союзного подчинения резко расширилась сеть
фе-деральных государственных архивов; бывшие архивы КПСС занялисвое
место в архивной структуре России в качестве центров хране-ния
документов; Роскомархив получил статус и наименование
Госу-дарственной архивной службы; изменилась в сторону
либерализациииздательская и публикационная деятельность
государственных уч-реждений.
Многолетнее отсутствие законодательной базы деятельности
го-сударственных архивов было прервано принятием в 1993 г.
«Основзаконодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Рос-сийской Федерации и архивах», постановлений Правительства РФ«О
порядке ведомственного хранения документов и организации ихв
делопроизводстве», «О реализации государственной политики вархивном
деле», что стимулировало развитие архивного законода-тельства на
местном уровне.
Завершением архивной модернизации 1990-х годов можно счи-тать
образование современной сети федеральных архивов за
счеттрансформации (во многом формальной) центров хранения
доку-ментов в государственные архивы, что было закреплено
постановле-нием Правительства РФ «О федеральных государственных
архивах»(15.03.1999 г.). На региональном уровне произошла
модернизацияорганизации государственных архивов в соответствии с
местнымиусловиями и возможностями.
-
19
Основные выводы
1. На протяжении достаточно коротких советского и
постсовет-ского периодов новейшей истории России национальное
архивноенаследие, основу которого составляют государственные
архивы, пе-режило несколько модернизационных этапов. Все они
характеризу-ются отличительными признаками.
2. Реформы носили затяжной характер, имели
подготовительныеэтапы, завершались изменениями в организации
формирования ифункционирования документированной ретроспективной
информа-ции.
3. Ритмы модернизации совпадают с крупными
политическими,административными, идеологическими, культурными
изменениямив жизни страны.
4. Заказчиком-инициатором модернизационных изменений все-гда
выступало государство через соответствующие заинтересован-ные
структуры.
5. Будучи частью государственного аппарата,
государственныеархивные учреждения, как правило, выступали в роли
исполнителей,а не авторов реформирования организации
документального насле-дия страны.
Литература
1. Тема: Что такое модернизация и как ее понимает президент
Медведев [электрон-ный ресурс] // Режим доступа:
http://www.liberty.ru/layout/set/print/Themes/CHto-takoe-modernizaciya-i-kak-ee-ponimaet-prezident-Medvedev.
Заголовок с экрана.
М.С. Слободяник
ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ВЫСШЕГО ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКОГООБРАЗОВАНИЯ В
УКРАИНЕ
Подготовка документоведов в Украине ведется в рамках
специ-альности «документоведение и информационная деятельность»
с1994/95 учебного года. В развитии этой специальности выделяетсятри
основных этапа: 1) становление – 1994–2003 гг.; 2) унифика-ция –
2004–2007; 3) развитие – с 2008 г.
Первый этап характеризуется многообразием подходов вузов
ксодержанию этой специальности. Инициаторами комплексной
спе-циальности были преподаватели библиотечного факультета
Киев-
http://www.liberty.ru/layout/set/print/Themes/CHto-takoe-modernizaciya-i-kak-ee-ponimaet-prezident-Medvedevhttp://www.liberty.ru/layout/set/print/Themes/CHto-takoe-modernizaciya-i-kak-ee-ponimaet-prezident-Medvedev
-
20
ского и Харьковского вузов культуры, которые видели эту
специ-альность как развитие информационной составляющей
специаль-ности «библиотековедение и библиография». Безусловным
лиде-ром этого «широкого» подхода к специальности стала
Харьковскаягосударственная академия культуры (ХДАК), а его наиболее
яркимпредставителем – профессор Н.Н. Кушнаренко. Классический
длябывшего СССР взгляд на документоведение получил развитие
вработах профессора С.Г. Кулешова. Внедрение его концепции вучебный
процесс в наиболее полном объеме произошло в Государ-ственной (ныне
Национальной) академии руководящих кадров ра-ботников культуры и
искусств (НАКККиМ). Паралельно в этом жевузе начала внедряться
информационная концепция документове-дения М.С. Слободяника.
Важнейшим результатом научной работы ведущих кафедр
испециализированного института УНИИАД стало
организационноеоформление документоведения как самостоятельной
отрасли науки.Этот процесс получил логическое завершение в
результате включе-ния научной специальности «документоведение,
архивоведение» вперечень специальностей ВАК Украины. Многообразие
подходов кединой специальности стало объективным условием для
осознанияведущими вузами необходимости унификации существующих
под-ходов путем создания стандарта образования бакалавров,
принятогов 2004 г. В этом документе получила признание
информационнаяконцепция подготовки документоведов.
В стандарте выделено пять основных блоков дисциплин –
обще-научный; документоведческо-архивоведческий;
информационно-аналитический; компьютерно-технологический;
управленческий.
При составлении образовательно-профессиональной программыбыли
использованы не только требования образовательно-квалифи-кационной
характеристики, но и опыт разных вузов и прежде всегоучебный план
НАКККиМ.
Этот стандарт выполнил свою главную задачу –
способствовалунификации учебного процесса в различных вузах,
которые готовятдокументоведов.
Однако новые тенденции в развитии документоведения
обуслов-ливают необходимость совершенствования существующего
стандар-та. Основными факторами, влияющими на этот процесс,
являются:дальнейшее развитие теории документоведения; включение
ВАКомУкраины в 2007 г. этой специальности не только в перечень
истори-
-
21
ческих наук, но и в новое направление – «социальные
коммуника-ции»; создание законодательной базы и технических условий
дляразвития в Украине электронного документооборота. Эти
изменениястимулирует отнесение документоведения не только к теории
ипрактике управления, но и к информологии и практике
информаци-онно-аналитической деятельности.
Адекватный ответ на вызовы времени возможен лишь на
основеразработки нового стандарта образования. Ведь именно во
времябакалаврской подготовки студент должен получить базовые
знания,которые необходимы для дальнейшего продолжения образования
вмагистратуре и практической работы.
Предложенный нами авторский вариант стандарта прошел ши-рокое
обсуждение на международных документоведческих конфе-ренциях в
Одессе (2010 г.) и Донецке (2011 г.) и рекомендован в ка-честве
базового для разработки нового стандарта.
При подготовке этого основополагащего для
документоведческогообразования документа автор исходил из следующих
принципов:
Актуальность – отражение в стандарте современных
знаний;технологических процессов, которые характерны для
специальностив целом; её инновационная направленность.
Научность – базирование стандарта на достижениях
документо-ведения и других дисциплин, включенных в
образовательно-про-фессиональную программу и вариативную часть
учебного плана.
Доступность – избегание затеоретизированных,
отягощенныхнепонятной для студентов терминологией учебных
дисциплин, ко-торые не имеют существенного значения для
практики.
Конструктивность, предполагающая повышение престижа про-фессии и
обеспечение ее соответствия перспективным тенденциямразвития
общества в условиях информатизации.
Остановимся подробнее на структуре и содержании стандарта.Его
общенаучный компонент включают дисциплины, которые Ми-нистерство
образования Украины включило в число обязательныхдля всех
специальностей.
Среди них особое влияние на профессиональную подготовку
до-кументоведов имеют философия, история Украины, деловой
украин-ский язык. Особое значение в этом блоке имеет иностранный
язык,совершенное знание которого необходимо для успешной
работысовременных документоведов. Предусмотрена также
основательная
-
22
юридическая подготовка будущих документоведов, прежде всего
повопросам трудового и хозяйственного права.
Учитывая несомненное значение работы с документами
дляуправленческой деятельности, предложено включить в стандарт
рядсоответствующих учебных дисциплин: менеджмент, кадровый
ме-неджмент, государственное управление, организация
государствен-ного аппарата; маркетинг и т.д.
Фундаментальная составляющая управленческой
подготовкиобеспечивается учебными дисциплинами: математические
основыинформационной деятельности и системный анализ
информацион-ных процессов.
Центральное место в профессиональной подготовке специали-стов
занимает документоведческий блок. К теоретическим дисцип-линам
этого блока относятся документоведение, архивоведение,управление
документацией. Среди дисциплин практической направ-ленности
выделяются: деловодство, организация референтской иофисной
деятельности, кадровое деловодство. Профессиональнаядеятельность
документоведов и перспективы ее развития в значи-тельной мере
связаны с учебной дисциплиной «Электронный доку-ментооборот».
Наиболее важными в научно-информационном блоке являютсяследующие
дисциплины: информационный менеджмент, информа-ционный маркетинг,
информационно-аналитическая деятельность,аналитико-синтетическая
переработка информации, международнаяинформация, информационные
продукты и услуги.
Усилению информационно-технической подготовки
студентовсодействует соответствующий блок проекта стандарта.
Составляю-щими этого блока являются следующие учебные дисциплины:
ин-формационные системы и технологии, компьютерные сети,
органи-зация и управление базами данных, прикладное программное
обес-печение, информационная безопасность и защита информации,
ин-формационная поддержка инновационной деятельности.
Дисциплины, предложенные нами для включения в норматив-ную часть
стандарта, являются базовыми. Вариативная составляю-щая призвана
дополнить содержание профессиональной подготовкидокументоведов с
учетом их будущей специализации в магистрату-ре. Такую подготовку
осуществляет большинство вузов Украины.
В НАКККиМ наилучшим образом зарекомендовали себя пред-ложенные
автором квалификации «документовед финансовых, бан-
-
23
ковских и предпринимательских структур» и «документовед
кадро-вых и юридических структур». Обе квалификации включают
дисци-плины, углубляющие отраслевую и профессиональную
составляю-щую подготовки.
В структуру отраслевой подготовки первой квалификации вхо-дит
ряд экономических дисциплин: финансы, деньги и кредит, бан-ковское
дело, банковские операции, основы предпринимательстваи т.д.
Специализацию профессиональной подготовки обеспечиваетряд
дисциплин: документационное обеспечение деятельности
банка,документационное обеспечение предпринимательских структур,
ин-формационно-аналитическое обеспечение банковских и
предприни-мательских структур, Интернет-ресурсы банковской и
предпринима-тельской деятельности.
Для второй квалификации характерна усиленная
юридическаяподготовка и специализированный курс «Юридическое
обеспечениедеятельности службы управления персоналом». Среди
дисциплинпрофессиональной подготовки выделяются «Кадровое
деловодство»,«Юридическое документирование», «Интернет-ресурсы
служб уп-равления персоналом» и т.д.
Сочетание фундаментальной, общепрофессиональной и
специа-лизированной подготовки является магистральным
направлениемразвития высшего документоведческого образования.
-
СЕКЦИЯ 1
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ПРИКЛАДНЫЕ
ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
И АРХИВОВЕДЕНИЯ
-
26
Г.Н. Швецова-Водка
ДИСКУССИОННЫЕ ВОПРОСЫ ОБЩЕЙ ТЕОРИИДОКУМЕНТОЛОГИИ
Необходимость теоретического осмысления практики работы
сдокументами вызвала к жизни целый комплекс (цикл) наук, изу-чающих
различные проявления системы документальных коммуни-каций общества.
На определенном этапе развития возникает потреб-ность в объединении
знаний, добытых разными науками, и форми-ровании общей теории
документологии. Среди вопросов, подлежа-щих комплексному
рассмотрению, с учетом научных разработок ипрактики различных
областей деятельности, связанных с созданиеми функционированием
документов, можно назвать следующие: оп-ределение документа,
классификация документа, самоидентифика-ция науки, посвященной
изучению документа и системы докумен-тальных коммуникаций.
Развитие общей теории документологии опирается на исследо-вания,
проведенные на базе и в границах различных научных дисци-плин. Их
сопоставление позволяет выявить дискуссионные момен-ты, подлежащие
дальнейшему изучению. Научные дискуссии – путьк развитию теории,
поэтому особенно важным считаем отклики уче-ных на публикации
коллег. Предлагаемое сообщение посвящаетсяименно такому
обсуждению.
Сущности научного понятия «документ» посвящено выступле-ние Ю.Н.
Столярова на конференции «Крым 2011» [1]. На основа-нии определения
в монографии А.В. Соколова [2] социальной (се-мантической)
информации как амбивалентного феномена, выра-жающего духовные
смыслы в коммуникабельной знаковой форме,Ю.Н. Столяров делает вывод
о «практически полной тождественно-сти понятий «информация» и
«документ»». По мнению Ю.Н. Столя-рова, понятие «документ» не может
быть дефинировано через фик-сирование информации, потому что «любая
информация всегда не-пременно зафиксирована». Мало того, даже
запись информации нестановится аргументом для ограничения понятия
«документ», по-скольку саму запись автор толкует безмерно широко,
вплоть до «за-писи» информации в коре головного мозга человека или
животного.С таких позиций автор приходит к выводу о невозможности
датьобщее для всех сфер функционирования документа его
определение,о необходимости в каждом конкретном случае решать,
«какой имен-
-
27
но пласт информации номинировать документом». Такой
подходпредставляется не только беспе