Benchmarking- und Transferprojekt Office Excellence Award 2010 Bewerbungsunterlagen Kategorie A: Kategorie B: Kategorie B: Kategorie A: Kategorie A: „Beste Büroorganisation“ „Bestes Verbesserungsprogramm“ Kategorie C: „Dimension der Umsetzung“ macils
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„Dimension der Umsetzung“„Dimension der Umsetzung“
macils
Office Excellence Award 2010
Kategorie A: „Beste Büroorganisation – Qualität der Büroarbeit / Ist-Zustand“
Hier wird in einer moderierten Selbsteinschätzung die aktuelle Situation der Büros der Abläufe und der
Der Office Excellence Award 2010 wird in drei Kategorien vergeben.
Hier wird in einer moderierten Selbsteinschätzung die aktuelle Situation der Büros, der Abläufe und der Arbeitskultur abgebildet.
Die Selbsteinschätzung basiert in jedem Themenfeld auf den vorgegebenen Aussagen, Beispielen und Zielrichtungen, so dass die Einschätzungen vergleichbar sind.
In dieser Kategowie sollten Büroeinheiten oder Abteilungen in der Größe bis zu 100 Mitarbeiter teilnehmen.
Ausgezeichnet wird die beste Büroorganisation.
Kategorie B: „Bestes Verbesserungsprogramm – Dynamik im KVP“
Hier wird wieder in einer Selbsteinschätzung die Qualität und Dynamik des VerbesserungsprogrammsHier wird wieder in einer Selbsteinschätzung die Qualität und Dynamik des Verbesserungsprogramms bewertet. Hierzu gehört der eigentliche Weg und die Projektstruktur, aber auch die eingesetzten Methoden und Werkzeuge zur „Kontinuierlichen Verbesserung“ der Büroarbeit in Richtung Office Excellence.
Wesentlich ist hier die Systematik und das Verbesserungsprogramm an sich und weniger die aktuelle Ist-Situation. Hier sollten Werke, bzw. Unternehmen als Ganzes teilnehmen.
Ausgezeichnet wird das beste Office Excellence Programm.
Kategorie C: „Dimension der Umsetzung – Roll-out“
Hier geht es um den Umfang und die Dimension des Veränderungsprozesses. Wie umfassend ist der Roll-out? Wie viele Aktionen und Workshops werden durchgeführt? Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt? Wie gut sind die Ergebnisse messbar? Hier sprechen Zahlen, Daten und Fakten.
In dieser Kategorie sammelt man Punkte über nachgewiesene Aktivitäten. Wir gehen davon aus, dass jedes Unternehmen Unterpunkte hat, die nicht ausgefüllt werden können – es geht also nicht um Vollständigkeit sondern um möglichst viel Aktivität.
Ausgezeichnet wird die größte Office-Excellence Initiative.
Nach Auswertung der Selbsteinschätzung werden die besten Unternehmen von der Award-Kommission
Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz
Nach Auswertung der Selbsteinschätzung werden die besten Unternehmen von der Award Kommission eingehend analysiert und die Selbsteinschätzung mit einer neutralen Fremdeinschätzung abgeglichen.
Office Excellence Award 2010
Grundlegende Idee zu Office Excellence
Office Excellence bietet ein System zur mitarbeiterorientierten Verbesserung der indirekten Prozesse. Die entsprechenden Werkzeuge sind in Levels organisiert, damit der Gesamtprozess für die Beteiligtenverständlich bleibt und die Umsetzung strukturiert werden kann.
Die Methodik und die einzelnen Werkzeuge werden seit mehreren Jahren im Rahmen einerwerden seit mehreren Jahren im Rahmen einer Verbundgruppe angewendet und weiterentwickelt.
Die Begriffe und Handlungsfelder werden oft sehr unterschiedlich bezeichnet. Im Folgenden kommt es darauf an, einzuschätzen was in Ihren Abteilungen und an den Arbeitsplätzen angewendet wird.
Dies ist unabhängig von der Wahl der Begriffe.und der Benennung der Methodender Benennung der Methoden.
Eingeschätzt werden soll jedoch vor allem, wie systematisch und regelmäßig entsprechende Methoden genutzt werden und wie weit die Arbeitskultur entwickelt ist.
Basis zur Einordnung der Aktivitäten ist das 6-Level-Modell:
Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz
Office Excellence Award 2010
Anleitung zur Selbsteinschätzung:
Schritt 1: Festlegung des betrachteten Bereiches
Legen Sie fest, ob das Unternehmen, ein Werk, ein Teilbereich oder eine bestimmte Abteilung teilnimmt. Wesentlich ist, dass der Kreis der Mitarbeiter, die in der Betrachtung betroffen sind, eindeutig definiert sind und die Einschätzung der Fragen dann auf diese Personengruppe bezogen wirddie Einschätzung der Fragen dann auf diese Personengruppe bezogen wird.
Schritt 2: Kurzes Durchlesen der Audit-Kriterien.
Zur besseren Einschätzung ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die betrachteten Themen zu machen. Jedes Kriterium hat eine Reihe von Unterpunkten. Diese Unterpunkte sollen helfen, dass ein möglichst einheitliches Verständnis zu den übergeordneten Kriterien entsteht.
Schritt 3: Einschätzung der Kriterien.
Als erstes sollten zu jedem Kriterium diejenigen Unterpunkte angekreuzt werden die erfüllt sind Hierzu könnenAls erstes sollten zu jedem Kriterium diejenigen Unterpunkte angekreuzt werden, die erfüllt sind. Hierzu können gerne auf einem Beiblatt noch ergänzende Hinweise gegeben werden.
Als nächstes wird dann der Erfüllungsgrad zwischen 1 und 10 eingeschätzt. Sie werden bemerken, dass die Skalierung nicht linear erfolgt. Dies soll Ihnen die Möglichkeit geben im letzten Viertel der positiven Einschätzung eine feinere Gliederung vorzunehmen. Sie dürfen also gerne auch Werte zwischen 5 und 10 vergeben, (Hier soll auch dem Rechnung getragen werden, dass in vielen Punkten ein gewisser „Erfüllungsgrad“ sehr schnell erreicht ist und die wesentlichen Unterschiede in der Qualität der Umsetzung sich erst am Ende ergeben.)
Insgesamt geht es darum eine schnelle, ehrliche Einschätzung abzugeben, ohne langwierige AnalysenInsgesamt geht es darum eine schnelle, ehrliche Einschätzung abzugeben, ohne langwierige Analysen oder Datenrecherchen vornehmen zu müssen. Viel Erfolg!
Den Erfüllungsgrad als ganzeZahl auf der Skala
einschätzen. Dieser Wert ist fü di A t l t!
Zur Hilfestellung der Selbsteinschätzung hier ankreuzen ob
zutreffend!
keine wenig mittel stark vollständig0 1 3 5 10
Unsere Büros sind ordentlich wir leben eine Clean-Desc-Policy.
1. Ordnung im Büro Ordnung ist mehr als nur Aufräumen
für die Auswertung relevant!
J
Alle Arbeitsunterlagen an den Arbeitsplätzen werden tagtäglich verwendet es gibt hierzu Standards.
Nachschlage- und Arbeitsakten im Bereich sind aktuell und nicht doppelt klar geregelt.
Büro- / Verbrauchsmaterial ist nur in sinnvollen Mengen vorhanden hier wird nicht verschwendet.
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Office Excellence Award – Kategorie AQualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 3
12. Prozess-Effizienz auch einfache Prozesse laufen ohne Verschwendung
0 1 3 5 10nicht vorhanden kaum spürbar gut systematisch perfekt
Prozesse werden immer wieder in Frage gestellt und optimiert
Medienbrüche bei der Prozessbearbeitung fallen auf und werden vermieden
Durchlaufzeiten von Prozessen sind dokumentiert und werden systematisch verkürzt
Die Prozesse fließen das heißt es entstehen keine Aufgabenanhäufungen und jede Abteilung hat abends immer alle regelmäßig auftretenden Prozessaufgaben erledigt.
Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz
Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm
In der Kategorie B wird das Verbesserungs-g gprogramm bewertet. Hierbei steht der Begriff Office Excellence als Synonym für andereMethoden und Managementprorammen.
Office Excellence ist ein systematischer Weg zu mehr Effizienz
… im Büro,… an allen Schreibtischen,… in allen indirekten Prozessen.
Office Excellence ist an sich nichts Neues
Irgendwo und irgendwann ist fast alles schon einmal gemacht worden.
… aber wie regelmäßig, strukturiert,und vor allem wie konsequent?
nd gibt es ein Programm oder Projekt… und gibt es ein Programm oder Projekt,das dies systematisch unterstützt.
Office Excellence könnte auch heißen,Office Excellence könnte auch heißen,
Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz
Office Excellence Award – Kategorie BBestes Verbesserungsprogramm
5. Umsetzungsdynamik Wir nehmen uns Zeit für OE und bekommen Unterstützung
0 1 3 5 10keine gering mittel hoch sehr ausgeprägt
Die Führungskräfte stehen aktiv und spürbar hinter der Initiative.
Ressourcen werden ausreichend bereitgestellt.
Jede Woche passiert etwas.
Es gibt ausreichend Unterstützung und auch interne „Kümmerer“ in den Abteilungen
Vorschläge / Maßnahmen werden schnell umgesetzt (z.B. nach dem Sofort-Prinzip und 80/20-Regel).
Sofort-Prinzip
Denn alles, was Sie aufschieben holt Sie irgendwann wieder ein.
Begonnene Aufgaben sofort zu Ende
80/20-Regel
Eine 80-Prozent-Lösung, die sofort umgesetzt wird, ist besser als das Warten auf eine 100-Prozent-Lösung, di i li i i d!Begonnene Aufgaben sofort zu Ende
bearbeiten erspart erneutes Eindenken.
Versuchen Sie ab heute, alles sofort zu erledigen.
die nie realisiert wird!
Die letzten 20% Optimierung kosten oftmals unverhältnismäßig viel Zeit und Kraft
Das Benchmarking- & Transferprojekt zur Steigerung der Büroeffizienz
Office Excellence Award – Kategorie C Dimension der Umsetzung – Roll-out
In der Kategorie C wird der Umfang und die Dimension des Veränderungsprozesses bewertet.
Wie umfassend ist der Roll-out?
Wie viele Aktionen und Workshops werden durchgeführt?
Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt?
Wie gut sind die Ergebnisse messbar?
Hier sprechen Zahlen, Daten und Fakten.
Bitte schätzen Sie die Werte nach besten Wissen ein. Sie sollten hier mit angemessenem Aufwand die Daten erheben.Bewerten sie alles was sich im letzten Jahr / letzte 12 Monate ergeben hat.Gerne dürfen Sie auch Werte abschätzen, so lange die Abschätzung nachvollziehbar und belastbar ist (z.B. ein 2t-Container-Altpapier nach einer 5A Aktion, ...)Es geht hier auch darum, ob die Ergebnisse gesammelt und intern vermarktet werden, also darum, ob Ergebnisse messbar , , gausgewertet werden können.
Die Angaben zu den Daten kann im Formular auf der nächsten Seite gemacht werden oder aber sie nutzen die Excel-Tabelle in der Sie auch die Möglichkeit habendie Excel Tabelle, in der Sie auch die Möglichkeit haben die Zahlen aus verschiedenen Bereichen automatisch zu addieren.