Octopus Klantendag 18 september 2014

Processturing. Termijnbewaking. Documentcreatie.

Octopus Klantenmiddag 2014

Welkom

Welkom

Klantenmiddag 2014 2

Welkom


Klantenmiddag 2014

Agenda

4

Programma Octopus Klantenmiddag op 18 september 2014:

12:00 – 13:00 Inloop en ontvangst met lunch

13:00 – 13:10 Introductie en welkom, laatste ontwikkelingen – Arjen Kuin

13:10 – 13:40 Digitalisering richting rechtbanken – Gemeente Amsterdam DWI – Ingrid

Broeke/Jan Boegborn

13:40 – 14:10 De wereld rondom Octopus – verbinden van systemen in de praktijk –

Christian Berkhout

14:10 – 14:30 Pauze

14:30 – 15:00 Hoe u ook contractbeheer kunt organiseren in Octopus? – Arjen Kuin

15:00 – 15:20 Octopus Support Portaal – Meer gemak tijdens uw ondersteuning – André

Pijl

15:20 – 15:40 Octopus huidige versie 4.5 verbeteringen afgelopen jaar – André Pijl

15:40 – 16:00 Octopus 5.0 komt eraan , wat gaat het u brengen? – André Pijl

16:00 – 16:10 Afsluiting & vragen

16:10 – 17:00 Borrel en hapje

Laatste ontwikkelingen

• Nieuwe naam

• Nieuwe diensten

• Nieuwe samenwerking

• Nieuwe klanten


Nieuwe Octopus Klanten


?



Roermond



?



Steenwijkerland



?



Den Helder



?



Leeuwarden

Klantenmiddag 2014

Laatste ontwikkelingen

• Nieuwe mensen

14

Processturing. Termijnbewaking. Documentcreatie.

Octopus Klantenmiddag 2014

Digitalisering Rechtspraak

Ingrid Broeke – Gemeente Amsterdam DWI

Jan Boegborn – Gemeente Amsterdam DWI

Digitalisering Rechtspraak (KEI)

• Inleiding

• Webportaal en S2S

• Vereisten S2S

• Octopus?

Klantenmiddag 201416

Inhoud presentatie

Inleiding

• Programma KEI (kwaliteit en innovatie) en DT (digitale toegangkelijkheid)

• Verschillende procespartijen

– Rechterlijke instanties (Mijn Werkomgeving)

– Burgers (Mijn Zaak)

– Advocaten en deurwaarders

– Instanties (met procesvertegenwoordiging)

• Repeat-players

• Incidentele procespartijen

Releaseplanning (onder voorbehoud)

Klantenmiddag 2014

Webportaal en S2S

19

Verschillende ingangen naar systeem van Rechtspraak

• Mijn Zaak (webportaal) en System-to-system (S2S)

– Burgers webportaal via Digid

– Bedrijven webportaal via e-herkenning

– Professionele ketenpartners verplicht! via elektronisch berichtenverkeer webportaal of S2S

– S2S voor o.a IND, Belastingdienst, deurwaarders, UWV, SVB, DWI etc.

Burger

Advocaat

Ketenpartner

Mijn Werkomgeving

Rechtspraak-medewerker

Digitaal procederen

Beroep via webportaal

Vereisten S2S

• Deelnamevereisten

• Systeemvereisten

• Standaarden

• Beveiligingsaspecten

• Autorisaties


Octopus?

• Hoe kan S2S gebruikt worden in combinatie met Octopus?

• Open discussie:

– Hoe ver zijn andere Gemeentes hiermee?

– Zou een vorm van samenwerken op dit onderdeel mogelijk zijn?

Verbinden van systemen in de praktijk


Christian BerkhoutLead developer Octopus


• Document Management Systemen– Bestandssysteem


DMS

– / SharePoint / FileNet / Corsa / Hummingbird / eDOCS / ODW / Alfresco / CMIS


• Documentzoeksystemen– Bestandssysteem / Infolution / SharePoint


Zoekserver


• Primair proces systeem– Cobus / ISBB / DMS

• Midoffice / zakenmagazijn– Hermes / StUF 3

• Basisregistraties– StUF 2/3



• Office-integratie– Documentgeneratie: Word

– Rapportgeneratie: Excel

– E-mailgeneratie: basis/geavanceerd

– E-mailapplicaties: MAPI, Outlook, Groupwise



• Rapporten en Business Intelligence– Crystal Reports

– Excel-export

– DynamicAI

– Reporting Connector

• Cognos

• QlikView

• …



• Betalingsopdrachten– ClieOp03

– SEPA XML


PAUZE


Klantenmiddag 2014

Contractbeheer in Octopus

• Er bestaan diverse procedures binnenOctopus– Klachten

– Aansprakelijkstelling

– Adviesaanvragen

– WOB verzoeken

– Ingebrekestelingen

– Nadeelcompensatie

– Contractbeheer

32

Klantenmiddag 2014

Contractbeheer in Nederland

• 80% van de organisaties in Nederland kan het proces van contractbeheer nog sterk verbeteren

• Meer dan 80% van de organisaties is niet voldoende op de hoogtevan b.v. opzegtermijnen, contractspecifieke afspraken en waarcontracten zijn opgeslagen

• Hierbij is geen onderscheid m.b.t. de grootte van de organisatie

• Bij meer dan 66% van de organisaties komt het voor dat eenovereenkomst ongewenst verlengd wordt

• (Bron: Markonderzoek Hanzehogeschool, augustus 2010)

33

Klantenmiddag 2014

Risico’s onvoldoende aandacht

• Type risico’s:

• Financieel

• Operationeel

• Strategisch

• Wettelijk

• Reputatie

34

Klantenmiddag 2014

Contractbeheer

• Welk problemen ondervindt men?

– Hoeveel contracten hebben we eigenlijk?

– Waar zijn deze?

– Wat is de inhoud van deze contracten?

– Welke bedrijfsprocessen zijn ervan afhankelijk?

– Wie beheert de verplichtingen die eraan hangen?

– Wie zorgt voor verlenging/evaluatie/opzegging?

35

Klantenmiddag 2014

Contractbeheer Levenscyclus

36

Klantenmiddag 2014


• Soort contracten?– Raamovereenkomsten

– Inhuurcontracten tijdelijk personeel

– Tijdelijke arbeidscontracten

– Leverancierscontracten

– Huurovereenkomsten

– Lease-overeenkomsten

– Abonnementen

– Interne contracten

37

Klantenmiddag 2014


38

Klantenmiddag 2014


39

Klantenmiddag 2014


40

Klantenmiddag 2014


• Na aflopen contract:

• Beëindigen

• Aanpassen

• Verlengen

41

Klantenmiddag 2014


• Oplossing

42

Klantenmiddag 2014


43

Klantenmiddag 2014


• Voordelen?– Totale uitstaande contractwaarde inzichtelijk

– Eenvoudiger begroten

– Eenvoudig en snel terugvinden

– Geschiedenis van alle contracten vastleggen

– Check of inkoopproces goed doorlopen is

– Voorkomen ongewenste verlengingen

– Tijdige evaluatie contracten

– Minder kosten, eenvoudiger factuurcontrole

– Verbeterde communicatie (interne samenwerking)

44

Klantenmiddag 2014

Wat gaat er komen?

• Klantportaal

• Hoe gaan we om met wijziging in programmatuur op aanvraag klant

• Voorbeelden van nieuwe functies

• Octopus 5.0

45

Klantenmiddag 2014

Klantportaal

46

Klant

email

Portaal

Telefoon

emailCases in CRM

Klantenmiddag 2014

Klantportaal

47

Klantenmiddag 2014

Klantportaal

48

Klantenmiddag 2014

Klantportaal

• Projecten– Voortgang inzage– Testbevindingen registreren

• Producten (support)– Registreren nieuwe meldingen– Inzage in voortgang meldingen– Status strippenkaart/abonnement klein

onderhoud

• Documentatie / Tips & Trics• Uploads & Downloads

49

Klantenmiddag 2014

Klantportaal

• Planning

– Eerste uitrol Q1 2015

50

Octopus 4.5

• Hoe gaan we om met wijzigingen?– Nieuwe functies op aanvraag klant

• Aanvrager betaalt

• Andere klanten profiteren

– Wanneer wordt nieuwe functionaliteit eenmodule?• Specifiek stuk functionaliteit (niet voor iedereen)

• Mede investering Iv-Software

• Iv-Software gaat dit actief onderhouden & verbeteren


Klantenmiddag 2014

Externe documenten

• Bedacht door gemeente Eindhoven

• Beschikbaar vanaf versie 4.5.61

52

Klantenmiddag 2014

Performance verbeteringen

• Bedacht door gemeente Den Haag SZW


• Snelheidsverbetering door o.a. caching– Starten Octopus

– Werkvoorraad

– Stand van Zaken

– Openen procedurestappen

• Performance meten

53

Klantenmiddag 2014

Validaties

• Bedacht door gemeente Rotterdam

• Beschikbaar vanaf versie 4.5.6o

54

Klantenmiddag 2014

Verhuisknop / opschonen

• Bedacht door gemeente Arnhem


55

Klantenmiddag 2014

Converteren van bijlagen

• Bedacht door gemeente Den Haag BD

• Beschikbaar vanaf versie 4.5.6o

– Bijlagen bij mails converteren naar Word97 / PDF

– Mogelijkheid andere naam te geven

56

Klantenmiddag 2014

Module logging

• Mogelijkheid wijzigingen op zelf aan tewijzen velden te loggen

• “Actielogs” definieren, om productiviteit temeten.

• Inzichtelijk via rapportages

57

Klantenmiddag 2014

Kleine punten

• Bedacht door Iv-Software

– Gebruikers kunnen deactiveren

– Document knoppen autoriseren

– Clusterscherm uitgebreid (meer info)

– SharePoint zoeken in documenten

– Snelheid structuurvariabelen

– Zoeken op kenmerk

58

Octopus 5.0

• DF 18

• Focus op performance

• Focus op gebruikersvriendelijkheid

• Ziet er moderner uit

• Start uitrol gepland voor Q1 2015


Octopus 5.0

• Performance verbeteringen

– Werkvoorraad

– Snellere zoek functies

– Meer logica op server uitvoeren


Octopus 5.0

• Functionaliteit

– Meer mogelijkheden met documentvariabelen(uitfaseren Word velden)

– Notificatie system

– Nieuwe set rapportages

– Organisatie van documenten

– Meer vensters “schaalbaar” maken


Octopus 5.0

• Functionaliteit (vervolg)

– Verbeteringen in inrichting procedurestappen

– Webinterface naast desktop interface

– Verbeteringen in updateproces


Octopus 5.0

• Nieuwe set rapportages (zaak invalshoek)– Binnengekomen zaken per periode

• Per Vakafdeling/Onderwerp/Zaaksoort

– Werkvoorraad per periode• Per afdeling/behandelgroep/Zaaksoort

– Afgehandeld per periode• Per Advies/Uitslag/Onderwerp/Zaaksoort

• Doorlooptijden

– Excel exports (rapport generatoren)


Octopus 5.0

• Nieuwe set rapportages (overig)– Betalingen per periode

• Per soort betaling (wkbv, griffie, Wr, etc)

– Zittingen• Hoorzitting, rechttbank zittingen

– Productiviteit• Zaken per medewerker, etc.

– Functioneel Beheer• Autoristaties, Inrichting


Octopus 5.0

• Voor de meeste rapporten

– Mogelijkheid voor selecties

• Periode

• Zaaksoort

• Bundelingsonderwerp / Onderwerp

• Vakafdeling

– Mogelijkheid “gespecificeerd”

• Alle details tonen, of alleen totalen


Klantenmiddag 2014

Afsluiting

• Opfriscursussen

• Abonnement Klein onderhoud

• Vragen

66

Klantenmiddag 2014

Borrel en Hapjes

67