INTRODUCCIÓN (anexo b) La propuesta de la implementación de un diseño de una metodología para el área de gestión de proyectos basados con el enfoque del PMI y el PMBOOK en INGENIERÍA Y CERTIFICACIONES S.A.S, se realiza en base en oficinas de proyectos implementadas en el mundo entero y los éxitos que han tenido con respecto a lo establecido en el PMI (Proyect Management Intitute) y el PMBOOK, busca lograr el cumplimiento de dos objetivos claros, el primero; obtener mayores beneficios económicos en el mercado al lograr la implementación una metodología para la PMO se convierta de igual forma en una ventaja competitiva para la empresa. Es considerable diferenciarse de la competencia debido a que INGENIERÍA Y CERTIFICACIONES S.A.S busca aumentar suposición en el mercado a nivel nacional en la consultoría e interventora de gestión de proyectos del sector de transporte vertical, propósito perfectamente alcanzable por el continuo aumento de edificaciones, lo que consecuencia aumenta el número de contratos requeridos por las constructoras del país. Como segundo objetivo, se aminorara el riesgo de disminución del puntaje que se obtendrán con respecto a las evaluaciones de desempeño que se realizaran a los proyectos que se ejecutaran, estos resultados determinaran los factores de os contratos de que se estén manejando con los clientes. Por lo anterior mente descrito, el objetivo principal construir una metodología efectiva para el diseño e implementación para la PMO en la organización y que de manera secundaria se realice la estrategia que va optar la PMO, las funciones que se van desarrollar dentro de la empresa, los riesgos presentes al llevarlo a cabo.
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INTRODUCCIÓN (anexo b)
La propuesta de la implementación de un diseño de una metodología para el
área de gestión de proyectos basados con el enfoque del PMI y el PMBOOK en
INGENIERÍA Y CERTIFICACIONES S.A.S, se realiza en base en oficinas de
proyectos implementadas en el mundo entero y los éxitos que han tenido con
respecto a lo establecido en el PMI (Proyect Management Intitute) y el PMBOOK,
busca lograr el cumplimiento de dos objetivos claros, el primero; obtener
mayores beneficios económicos en el mercado al lograr la implementación una
metodología para la PMO se convierta de igual forma en una ventaja competitiva
para la empresa.
Es considerable diferenciarse de la competencia debido a que INGENIERÍA Y
CERTIFICACIONES S.A.S busca aumentar suposición en el mercado a nivel
nacional en la consultoría e interventora de gestión de proyectos del sector de
transporte vertical, propósito perfectamente alcanzable por el continuo aumento
de edificaciones, lo que consecuencia aumenta el número de contratos
requeridos por las constructoras del país.
Como segundo objetivo, se aminorara el riesgo de disminución del puntaje que
se obtendrán con respecto a las evaluaciones de desempeño que se realizaran
a los proyectos que se ejecutaran, estos resultados determinaran los factores de
os contratos de que se estén manejando con los clientes.
Por lo anterior mente descrito, el objetivo principal construir una metodología
efectiva para el diseño e implementación para la PMO en la organización y que
de manera secundaria se realice la estrategia que va optar la PMO, las funciones
que se van desarrollar dentro de la empresa, los riesgos presentes al llevarlo a
cabo.
OBJETIVO
Proponer y evaluar un diseño de implementación para la PMO en la empresa
INGENIERÍA Y CERTIFICACIONES S.A.S. Al realizar el esquema para la PMO
se facilita a todos los empleados y funcionarios para que tengan la oportunidad
de conocer todos los proyectos de la entidad.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir el rol, alcance, las funciones y responsabilidades del la PMO.
Definir el plan de la constitución de la oficina de proyectos.
ALCANCE
El actual documento será aplicado en las áreas administrativas de INGENIERÍA
Y CERTIFICACIONES S.A.S. involucradas y colaboradoras en el proceso,
donde crea los resultados de manera directa o indirecta; de igual forma
actividades que se deben ejecutar en el marco de modelo de gestión de
proyectos, enfocados en los resultados y haciendo énfasis en la mejora continua
del mismo.
CUÁL ES LA METODOLOGÍA DEL PMI
El PMI (Proyect Management Intitute) es una organización que se dedica a
desarrollar disciplina sobre la Administración De Proyectos y Dirección De
Proyectos (Proyect Management) en todo el mundo. La sede principal se
encuentra ubicada en Pensilvania – USA lo mas importante y lo que hace
importante es que tiene cientos de miles asociados en todo el mundo.
El PMI define una PMO como una organización que tiene como responsabilidad
la dirección principal y la encargada de coordinar aquellos proyectos que estén
bajo su gestión, Crawford, J. Kent. (2000) define que la PMO es como un
proveedor de servicios y procesos completos para la gestión de proyectos, los
necesarios para que la empresa logre realizar con éxito la administración de los
proyectos; es decir que involucren por lo menos la planificación, organización,
dirección y control de alcance, plazo, costo y riesgo1.
Importantes acciones del PMI:
Desarrollo de entandares de la profesión una de las mas conocidas es el
PMBOK.
Certificación de profesionales como Proyect Management Profesional
(PMP).
Actividades de investigación para el desarrollo de la investigación.
Funciones claves de una PMO.
Capacitación y asesorías a los directivos de proyectos.
1 Crawford, J. Kent. (2000). Improving Organizational Productivity with a Project Office. Project Management Inc. v40, número 6
Servicio de apoyo administrativo, enfocados a las políticas metodologías
y plantillas.
Apoyo a los proyectos, lineamientos y capacitación sobre la gerencia de
proyectos y el uso de herramientas.
En la guía del PMBOK, están definidas las cinco fases de procesos para la
dirección de proyectos, la norma refiere a los procesos de dirección de proyectos
en términos de la integración entre los procesos, sus interacciones y los
propósitos a los cuales sirven. Los procesos de dirección de proyectos se definen
en cinco clases conocidas como grupos o fases de procesos de la Dirección de
Proyectos:
1. Fase de proceso de iniciación. Son los procesos realizados para definir
un nuevo proyecto o una nueva fase en un proyecto ya existente,
mediante la obtención de la permisión para comenzar dicho proyecto o
fase.
2. Fase de proceso de planificación. Los procesos requeridos para
establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el rumbo
de acción necesaria para llegar a los objetivos para cumplir el logro en el
proyecto.
3. Fase de Proceso de Ejecución. Aquellos procesos efectuados para
cumplir con el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto
con el fin de efectuar las especificaciones del mismo.
4. Fase de procesos de Seguimiento y Control. Son procesos requeridos
para dar seguimiento, de analizar el desempeñar y regular el progreso del
proyecto, para identificar áreas en las que se requiera cambios y para
iniciar los cambios convenientes.
5. Fase de Proceso de Cierre. Son aquellos procesos realizados para
finalizar todas las acciones a través de todos los grupos o fases de
procesos, a fin de cerrar adecuadamente el proyecto o una fase del
mismo.
De acuerdo en el PMBOK se mencionan 9 áreas de conocimiento de la dirección
de proyectos, a continuación se describirán cada una de ellas:
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO
La integración del proyecto contiene los procesos y las acciones necesarias para
identificar, combina, unificar, coordinar y definir los distintos procesos y
actividades de la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de
Dirección de Proyectos. En el contexto de la dirección de proyectos, incluye las
características de consolidación, articulación, unificación y de igual manera las
acciones integradoras que son cruciales para la terminación del proyecto, el
cumplimiento de los requisitos debe ser exitosa de las expectativas de los
interesados.
Los Procesos de integración del Proyecto incluyen:
Desarrollar el acta de constitución del Proyecto.
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.
Monitorear y controlar el Trabajo del Proyecto.
Realizar el Control Integrado de Cambios.
Cerrar Proyecto o Fase.
GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTÓ
La gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto contenga todo lo requerido para cumplir y llegar al
éxito del proyecto. Como objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto
es definir y controlar que se contiene y que no en el proyecto.
Los procesos de Gestión del Alcance del Proyecto Incluye:
Recopilar requisitos.
Definir el Alcance.
Crear la EDT.
Verificar el alcance.
Controlar el alcance.
GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
La Gestión del Tiempo del Proyecto contiene los procesos requeridos para
gestionar la terminación del proyecto a tiempo.
Los procesos de Gestión del tiempo del Proyecto Contiene:
Definir las actividades.
Secuenciar las actividades.
Estimar los recursos de las actividades.
Estimar la duración de las actividades.
Desarrollar el cronograma.
Controlar el cronograma.
GESTIÓN DE LOS COSTOS DE LOS PROYECTOS
La Gestión de los Costos de los Proyectos incluyen los procesos implicados en
considerar, presupuestar y controlar los costos de modo que se cumpla el
proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Los procesos de Gestión de los Costos del Proyecto Incluyen:
Estimar los costos.
Determinar el presupuesto.
Controlar los costos.
GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO
La Gestión de Calidad del Proyecto contiene los procesos y actividades de la
organización autora que determina las responsabilidades, objetivos y políticas
de calidad a fin de que el proyecto compense las necesidades por la cuales fue
emprendido. Efectúa el sistema de gestión de calidad por medio de políticas y
procedimientos, con actividades de mejora continua de los procesos llevados a
cabo durante todo el proyecto, según corresponda.
La Gestión de Calidad del Proyecto contiene:
Planificar la Calidad.
Realizar el Aseguramiento de calidad.
Realizar el Control de Calidad.
GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO
Los Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto contienen los procesos que
organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto
está conformado por aquellas personas a las que se les han fijado roles y
responsabilidades para completar el proyecto.
Los Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto contienen:
Desarrollar el plan de recursos humanos.
Adquirir el Equipo del Proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto.
Dirigir el Equipo del Proyecto.
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto contienen los procesos
solicitados para garantizar que la recopilación, generación, la recuperación, la
disposición, la distribución y el almacenamiento final de la información del
proyecto sean oportunos y adecuados.
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto contiene:
Identificar a los Interesados.
Planificar las comunicaciones.
Distribuir la Información.
Gestionar las Expectativas de los Interesados.
Informar el desempeño.
GESTIÓN DE LOS RIESGO DEL PROYECTO
La Gestión de los Riesgo del Proyecto contienen los proyectos relacionados con
llevar a cabo la planificación de la identificación, gestión y análisis de la
respuesta a los riesgos, así como su seguimiento y control en un Proyecto. Los
objetivos de la Gestión de los Riesgo del Proyecto es aumentar la probabilidad y
el impacto de los incidentes positivos, y reducir la probabilidad y el impacto de
incidentes negativos para el proyecto.
La Gestión de los Riesgo del Proyecto contiene:
Planificar la Gestión de los Riesgos.
Identificar los Riesgos.
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos.
Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos.
Planificar la Respuesta a los Riesgos.
Monitorear y Controlar los Riesgos.
GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Contienen los procesos de compra
o adquisición de los servicios, productos o resultados que es necesario conseguir
fuera del equipo del proyecto a fin de ejecutar el trabajo. por otro lado contiene
los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesario para
desenvolver y gestionar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros
autorizados del equipo del proyecto.
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Contiene:
Planificar las Adquisiciones.
Efectuar las Adquisiciones.
Administrar las Adquisiciones.
Cerrar las Adquisiciones.
OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS
El progreso del desempeño y la experiencia alrededor de la gerencia de
proyectos, orientados por el PMI, llevo a la inclusión del concepto de una Oficina
de Gerencia de Proyectos (OGF) o en su defecto una PMO por su abreviatura
en ingles (Project Management Office).
En el PMBOK se encuentra la definición de lo que es la PMO y otras definiciones:
QUE ES UNA PMO
Es una Oficina de dirección de proyectos o una entidad dentro de la empresa
que tiene como varios compromisos con relación a la dirección centralizada y
coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su autoridad. Las
responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde el abastecimiento de
funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta el compromiso de la
dirección directa de un proyecto.
FUNCIONES DE UNA PMO
Capacitar y realizar asesoría permanente a los directivos del Proyecto.
Apoyar al Proyecto, realizar capacitaciones sobre la dirección de
proyectos y el uso de las herramientas.
Apoyo administrativo, tales como las políticas metodologías y plantillas.
Solucionar las limitaciones de los recursos y/o inconvenientes que puedan
afectar los múltiples proyectos dentro del sistema.
Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra
documentación compartida del proyecto (activos de los procesos de la
organización).
Vigilar el cumplimiento de las políticas y procedimientos por medio de
auditorías del proyecto.
DEFINICIÓN DE PROYECTO
Un proyecto es el esfuerzo temporal que se lleva a cabo para establecer un
producto, resultado u servicio único. El proyecto indica un inicio y un final, como
se obtiene el final cuando alcanza o se logran los objetivos del proyecto o cuando
es terminado por qué no cumplió con el objetivo o no pueden ser cumplidos, o
cuando ya no existe la necesidad a lo que dio el origen del proyecto.
Un Proyecto Puede Generar:
Un producto que puede ser un mecanismo de otro elemento o un
elemento final en sí mismo.
La capacidad de realizar un servicio.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Los Proyectos y la Dirección de Proyectos se realizan en un ambiente más
amplio que un proyecto mismo. Entender este contexto contribuye asegurar que
el trabajo se cumpla con los objetivos de la empresa y se realice de conformidad
con las metodologías de prácticas establecidas de la organización.
TIPOS DE PMO
Existen tres tipos de PMO, hay algunas empresas donde las implementan según
se la necesidad.
Foco para la PMO Foco para la Organización
Proyectos Multinacionales
Proyectos Grandes y Funcionales
Proyectos Medianos y Funcionales
Informes de acompañamiento de indicadores
Estación meteorológica
control de proyectos y gestión de conocimientos en GP
Torre de control
Gerencia y aplicación de recursos
Pool de recursos
Fuente: adaptada de Casey & Peck (2001)
ESTACIÓN METEOROLÓGICA
Únicamente la estación meteorológica tiene como función de informar el avance
de los proyectos, sin intentar influenciarlos o intervenir. La PMO comunica a los
implicados del proyecto, las condiciones y el rumbo que está tomando el
proyecto, sin poder influenciar en las decisiones que se tomen sobre cómo y qué
hacer al respecto.
Otras funciones:
Puede tener registros de histórico de proyectos.
Puede entregar reportes generales del estado de cada proyecto.
Es la solución de cuando hay vocabularios diferentes y variedad en los
informes.
TORRE DE CONTROL
La torre de control generalmente aplica en aquellas organizaciones que ya
superaron los inconvenientes de autoridad de los proyectos y que cuentan con
Gerentes de Proyectos Calificados, aplican de manera permanente un protocolo
para la planificación, presupuesto y seguimiento de sus proyectos.
Funciones básica:
Es la solución si hay capacitación, lecciones aprendidas y herramientas
sin que se usen.
Responsable de la consultoría interna.
Establece metodología de gestión de proyectos, incluyendo gestión del
riesgo, definición de roles y responsabilidades.
Debe garantizar que la metodología creada sea usada y buscar
permanentemente mejorar los procesos.
POOL DE RECURSOS
El Pool de recursos tiene como influencia muy fuerte sobre los directores de
proyectos pues como tal este es el responsable de asignar los recursos a los
diferentes proyectos, así como la supervisión de los mismos principalmente en
la etapa de inicio y cierre del proyecto.
Las funciones del Pool de recursos son:
Disponer y mantener un equipo de directivos de Proyectos.
Participa en la selección y capacitación permanente de Directores de
Proyectos.
¿COMO IMPLEMENTAR UNA OFICINA DE PROYECTOS?
La mayoría de las empresas ya tienen como identificado el estado de cultura de
administración de proyectos, las debilidades y fortalezas en este caso las
debilidades vienen acompañadas de advertencias como:
Una preocupación de que los proyectos están siendo ejecutados
erróneamente.
Administradores de proyectos que fracasan a menudo.
Niveles excesivos de conflictos entre áreas.
Equipos de proyectos donde deben empezar desde cero en cada
proyecto.
El reto para algunas empresas, consiste en identificar que la mayoría de estos
avisos pueden venir de diferentes fuentes, un análisis de sus orígenes pueden
resultar más difíciles de tratar y medir estos síntomas después de ordenar para
determinar la causa efecto que puede ser costoso y consumir mucho tiempo para
algunos.
De esta manera se facilita para las empresas que están en sus primeras etapas
de implementación, donde podrían usar los cinco elementos básicos para la
cultura de Gerencia de Proyectos.
ORGANIZACIÓN DE LA PMO
La estructura de la PMO está compuesta por tres fases o frentes de trabajo:
En el primer frente están los comités: Directivo, Operativos y de
Proyectos.
En el segundo Frente de trabajo está el cuerpo de la PMO, lo integran el
Patrocinador de la PMO (en este modelo se sugiere que sea el Director
de TI), el gerente de la PMO y el equipo de trabajo a su cargo.
En el tercer frente están los Gerentes del Proyecto y los Gerentes o
Líderes de las áreas funcionales de la empresa.
A continuación se podrá ver en la figura la propuesta de la Organización de la
PMO.
Fuente: El Autor.
A continuación se realizara la descripción de los diferentes frentes de trabajo de
la estructura de la PMO con sus roles y responsabilidad de cauno uno de ellos:
ROLES DE GESTIÓN DE PROYECTOS
PATROCINADOR O SPONSOR DE LA PMO
El rol del Sponsor es fundamental para la ejecución exitosa de proyectos en
cualquier área profesional, incluyendo la de tecnología de información, pues es
quien realiza la principal labor de promoción y la procura del apoyo necesario
dentro de la organización.2
Responsabilidades:
Establecer y mantener los objetivos de la PMO.
Aprobar cambios en la dirección y alcance de la PMO.
Gestionar los recursos de la PMO (más no la de los Proyectos).