OBJETIVOS DE LA CLASE: Conocer los conceptos de eficiencia y eficacia. Explicar las razones que llevan a una empresa a emprender cambios organizacionales. Explicar las etapas de la metodología de los estudios de mejoramiento administrativo / Valorar la importancia del conocimiento de la metodología para realizar procesos de cambio organizacional. P.C.
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OBJETIVOS DE LA CLASE: Conocer los conceptos de eficiencia y eficacia. Explicar las razones que llevan a una empresa a emprender cambios organizacionales.
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OBJETIVOS DE LA CLASE:
Conocer los conceptos de eficiencia y eficacia.Explicar las razones que llevan a una empresa a emprender cambios organizacionales.Explicar las etapas de la metodología de los estudios de mejoramiento administrativo /Valorar la importancia del conocimiento de la metodología para realizar procesos de cambio organizacional.
P.C.
ORGANIZACION SISTEMA ABIERTOORGANIZACION FORMA ES EL MEDIO A TRAVES DEL CUAL LAS ORGANIZACIONES BUSCAN CUMPLIR SUS OBJETIVOS
EFICACIA FORMA EN LA CUAL LAS ORGANIZACIONES CUMPLEN SUS OBJETIVOS DE BRINDAR UN SERVICO O PRODUCTO
HACER LAS COSAS BUENAS
EFICIENCIA GREADO EN QUE LA ORGANIZACION MAXIMIZA SUS FINES CON EL EMPELO MINIMO DE RECURSOS.
SIN DESATENDER LA EFICACIAHACER LAS COSAS BIEN
FINALIDAD DE OYS CONTRIBUIR CON EL CUMPLIMIENTO EFICIENTE DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.
P.C.
Estructuras no adecuadas al crecimiento Quejas de clientes Problemas en la planificación del trabajo Sobrecarga de trabajo Atrasos en las tareas Costos elevados Necesidades de actualización tecnológica Errores frecuentes en la ejecución de operaciones Procedimientos complicados, lentos. Falla de controles internos
Secuencia cronológica pero
no estricta
Respuestas dan a conocer
origen del estudio yobjetivo primario
Otras definiciones necesarias: EXTENSIÓN DEL TRABAJO: hasta donde desea la empresa aplicar la
Áreas de la estructura y procedimientos que serán estudiados.
Otras definiciones necesarias: LIMITACIONES A TENER EN CUENTA: políticas, legales, financieras. RELACIONES CONSULTOR - EMPRESA: comunicación del estudio a
realizar y su finalidad al personal involucrado
designación de la persona de la empresa que oficiará de nexo con el consultor
aceptar el libre acceso a la documentación que se requiera vinculada al estudio
acordar no modificar la realidad a estudiar hasta que no se concluya el trabajo
PREPARACION DEL ESTUDIO2. EXAMEN PRELIMINAR:
Sirve para:• Conocer la realidad y verificar situaciones que originaron el estudio• Establecer en forma primaria la naturaleza del problema y su magnitud• Obtener información de planificación y organización del trabajo• Establecer moral de trabajo y compromiso de jefes de línea y personal• Retroalimentarse para confirmar, ajustar o modificar objetivo primario
Se realiza a través de entrevistas con personal responsable del área objeto de estudio
Solicitar documentación general de la empresaNormas y reglamentos vigentesOrganigramaManual de procedimientoEstadísticas existentes
PREPARACION DEL ESTUDIO3. PLANIFICACION DEL TRABAJO:
Determinar:Actividades a realizar, su secuencia y tiempo que insumeProductos a obtener en cada etapaMétodos a utilizar RRHH, materiales y financieras
PRESUPUESTAR EL TRABAJO Y
DETERMINAR EL TIEMPO QUE INSUMIRIA
EL TRABAJO
Se realiza propuesta de trabajo que se eleva para aprobación
RELEVAMIENTO DE INFORMACION
2. ERRORES COMUNES AL RELEVAR
3. RELACIONAMIENTO CON EL PERSONAL
Aceptar expresiones indefinidas Respetar la vía jerárquica, dirigirse primero al la jerarquía
No cotejar y verificar la validez de los datos que se obtiene
Comprobar que el entrevistado conoce objetivo del estudio en caso contrario explicarlo
No sistematizar información obtenida Coordinar momento de la entrevista, buscar no interferir con el trabajo o vida personal
Falta de equilibrio en cantidad de información relevada
Escuchar al entrevistado, no emitir opinión, criticar o adelantar soluciones
Otorgar a la entrevista privacidad necesaria
Cuidar lenguaje para obtener sintonía
RELEVAMIENTO DE INFORMACION
RELEVAMIENTO DE INFORMACION
4. METODOS PARA EL RELEVAMIENTO
RELEVAMIENTO DE INFORMACION4. METODOS PARA EL RELEVAMIENTO
CUAL ES EL MAS ADECUADO
RELEVAMIENTO DE INFORMACIONVALIDACION Y SISTEMATIZACION DE
INFORMACION RELEVADA
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL
Mostrar los problemas que presenta la organizacion en relacion al objeto de estudio
SERRealidad
actual
DEBER SEREstado
deseadoDIAGNOSTICO
Relevamiento de información Modernización administrativaTeoría de la organización formal
Se presenta a Dirección para su aprobaciónPermite acordar sobre una misma visión de la realidad, para no crear soluciones a problemas que no son detectados como tales por la organización
DISEÑO DE SOLUCIONES
Etapa creativa Creación de soluciones a problemas detectados Tener en cuenta que soluciones adoptadas con
anterioridad pueden no adaptarse a circunstancias actuales o soluciones aplicadas en una organización pueden no aplicarse a otra
Lineamientos generales deben ser aprobados por la Dirección
Aprobado el modelo general se diseña la solución detallada {confección de manuales, cursogramas,etc)
INFORME FINAL
Al finalizar se presenta informe que sintetiza el estudio en su totalidad
Contiene: Introducción {origen y propósito del trabajo} Diagnostico de situación actual Diseño de soluciones Programación de implantación Conclusiones Anexos
IMPLANTACIONPuesta en practica de las recomendaciones
PROGRAMACION: actividades a desarrollar durante la
implantación, tiempos, responsables.
PREPARACION: tareas preparatorias, incorporación de
equipos, muebles, útiles, impresión de formularios,
selección y capacitación de personal, etc.
PUESTA EN PRACTICA: inicio de la implantación
EVALUACION DE RESULTADOS: seguimiento de los
cambios hasta su funcionamiento satisfactorio por un
tiempo prudencial, se comparan resultados obtenidos