O FATOR ESTRATÉGICO E OS BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS APLICADOS A GESTÃO AMBIENTAL NA AETHRA E OS IMPACTOS NA CERTIFICAÇÃO ISO 14001 MARILEA DE CASTRO / ALEXSANDRO RIBEIRO
O FATOR ESTRATÉGICO E OS BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS APLICADOS A GESTÃO AMBIENTAL NA AETHRA E
OS IMPACTOS NA CERTIFICAÇÃO ISO 14001
MARILEA DE CASTRO / ALEXSANDRO RIBEIRO
APRESENTAÇÃO DA EMPRESA
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CLIENTES
PRODUTOS
CERTIFICAÇÕES
CERTIFICAÇÕES ISO 14001 EM MINAS GERAIS
Certificado ISO 14001 Aethra BetimProjeto nº 70595Ano certificação: 2004
ISO 14001 Aethra HammerProjeto: 42513Ano certificação: 2008
CERTIFICAÇÕES ISO 14001 EM MINAS GERAIS
Certificado ISO 14001 Aethra TheraProjeto nº 48267Ano certificação: 2013
ISO 14001 Aethra ContagemProjeto: 45701Ano certificação: 2010
PILARES DA GESTÃO AMBIENTAL
GESTÃOAMBIENTAL
ATENDIMENTODA
LEGISLAÇÃO
PREVENÇÃO DAPOLUIÇÃO
MELHORIACONTÍNUA
A estruturação do modelo de gestão ambiental da Aethra tem como espelho a norma ABNT NBR ISO 14001:2004.
DESAFIOS PARA A GESTÃO AMBIENTAL SOB O PONTO DE
VISTA DOCUMENTAL
Fonte:http://datavix.net/imagens/gestao.jpg
EXEMPLOS DE ATIVIDADES AMBIENTAIS PARA AS UNIDADES MG
Renovação/ Licenciamentos
Ambientais
Auditorias ISO 14001
Monitoramento Condicionantes
SUPRAM
Monitoramento Condicionantes
SECRETARIA BH
Relatório de atividades/
Pagamento TCFA
Monitoramento Contratatos
Efluentes Copasa
Vistorias Corpo de Bombeiros -
AVCB
Reunião Plano de Metas Ambientais
Treinamentos
LEGENDA
CENÁRIO ORGANIZACIONAL EM 2006
• Lentidão nos processos de licenciamento e renovação de licenças ambientais;
• centralização de documentos no setor de Meio Ambiente (visando acesso rápido às informações);
• dificuldade de atendimento à fiscalizações e vistorias; • aumento dos riscos operacionais no cumprimento dos
prazos de condicionantes ambientais; • dificuldade de atendimento de auditorias de
conformidade legal (auditoria de 2ª parte);• lentidão no atendimento de auditorias ISO 14001 (regra
dos 30 segundos!)• volume crescente de documentos nas unidades.
O DESAFIO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
EM RELAÇÃO A PROBLEMÁTICA DA DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL
Fonte:http://datavix.net/imagens/gestao.jpg
• Quanto custa a informação?
• Considerar a informação como produto, recurso e patrimônio da
empresa.
• Avaliar os ganhos obtidos com relação ao custo de geração da
informação.
• Avaliar hora/homem profissional envolvido no processo
produtivo.
• Avaliar transporte e distribuição da informação.
• Verificar trâmite da documentação na empresa.
• Assegurar acessibilidade à informação.
CONCEITO
• Gerenciar e centralizar as informações da empresa;
• permitir acesso rápido e seguro; • automatizar processo de trabalho; • reduzir custos operacionais; • aumentar produtividade.
CARACTERÍSTICAS DO GED
• Plataforma: linux (open source);• banco: postgresql (open surce);• linguagem: php (open source);• totalmente web;• permite acesso também pelo celular (tecnologia wap);• permite acesso por palms;• permissões a nivel de acesso personalizado;• possibilita pesquisa em todos os modelos de documentos;• reconhece diversos formatos (Word, planilhas, imagens, pdf,
html, etc.);• faz OCR em imagens;• possui modolo para empréstimos e gerenciador de empréstimos.
O USO DO GED NO GERENCIAMENTO DA
DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL
METODOLOGIA UTILIZADA
LEVANTAMENTO DE DOCUMENTAL:
•Identificação dos modelos documentais gerados pelo setor considerando a ligação entre os processos da empresa, e necessidade de atendimento e recuperação da informação.
DEFINIÇÃO DOS CAMPOS PARA CADASTRAMENTO DE DADOS E INFORMAÇÕES;•Identificação dos campos de indexação de cada modelo de documento identificado.
PARCERIA
A realização do trabalho em conjunto com o cliente foi determinante para o sucesso do projeto.
Fonte: www.google.com.br/imagens
ACESSO À DOCUMENTAÇÃO AMBIENTAL
Fonte: http://www.cnf.org.br/documents
INTRANET
Licença Ambiental de uma das unidades. Acesso via GED
Exemplo de documento protocolizado no órgão ambiental
e disponível para acesso via GED
USO DO GED NAS AUDITORIAS DE CERTIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO
ISO 14001
Auditoria de conformidade legal com uso do GED
BENEFÍCIOS DO USO GED PARA A ESTRATÉGIA DE GESTÃO
AMBIENTAL
BENEFÍCIOS OBTIDOS
• Centralização, padronização e preservação de informações;• melhoria na tomada de decisão;• rapidez no acesso a informação e documentação física e digital;• redução de custo com copias/impressões;• redução de custo mão-de-obra;• padronização do acervo físico e digital;• acesso em qualquer empresa do grupo;• agilidade no atendimento a auditorias, clientes internos e
externos;• segurança de informação-backup • melhoria da imagem da Aethra a perante clientes internos
externos e auditoria;• atendimento a todas as empresas do grupo Aethra;• ganho de produtividade.
BENEFÍCIOS OBTIDOS
•Redução da massa documental no setor;•racionalização/otimização de custos (espaço físico e mobiliário);•organização do setor;•eliminação de riscos de perdas e/ou extravio de documentos;•rapidez no acesso a informação;•segurança da informação (controle de acesso por permissões de acesso).
OUTROS BENEFÍCIOS PARA A GESTÃO AMBIENTAL
•Aumento de credibilidade perante clientes, órgãos ambientais e organismo certificador;•redução em cerca de 60% no tempo gasto para formalização de processos de licenciamento ambiental;•visão panorâmica dos documentos ambientais;•descentralização das informações;•possibilidade de melhor atendimento a fiscalizações de órgãos ambientais;•aumento da eficácia na gestão documental do Plano de Gerenciamento de resíduos sólidos.
O futuro... Visualizar o futuro é sonhar com os olhos bem abertos. Nossa missão é estimular o cliente a sonhar, a criar um desafio que transcenda a sua realidade atual.Inovar e melhorar sempre exige esforço, investimento e oportunidade de aprendizagem, crescimento focado em obtenção de resultados.
Obrigado.www.aethra.com.br