NUMÉRISEZ POUR SUPPRIMER LES DOCUMENTS PAPIERS Christian Dubourg Directeur Marketing produit Spark Archives – Klee Group. Membre de la commission de normalisation AFNOR CN 171 Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document Préface de Charlotte Maday Experte Archives mixtes Spark Archives Membre de la commission de normalisation AFNOR CN 171
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NUMÉRISEZ POUR SUPPRIMER LES DOCUMENTS ... - Spark …
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NUMÉRISEZ POUR SUPPRIMER LES
DOCUMENTS PAPIERS Christian Dubourg Directeur Marketing produit Spark Archives – Klee Group. Membre de la commission de normalisation AFNOR CN 171 Applications pour l'archivage et la gestion du cycle de vie du document Préface de Charlotte Maday Experte Archives mixtes Spark Archives Membre de la commission de normalisation AFNOR CN 171
EVOLUTION DU CODE CIVIL – ARTICLE 1379 ET SON DECRET 2017 ................................ 6
ARTICLE 2 DU DECRET N°2016-1673 ............................................................................. 8
ARTICLE 3 DU DECRET N°2016-1673 ........................................................................... 10
ARTICLE 4 DU DECRET N°2016-1673 .......................................................................... 11
ARTICLE 5 DU DECRET N°2016-1673 .......................................................................... 13
ARTICLE 6 DU DECRET N°2016-1673 .......................................................................... 14
ARTICLE 7 DU DECRET N°2016-1673 .......................................................................... 15
DE LA COPIE FIDELE A LA COPIE FIABLE ...................................................................... 16
Une copie fidèle n’est pas une copie fiable.................................................................................................... 17
Norme NF Z42-026 et NF Z42-013 partie numérisation. ......................................................................... 18
ORDONNANCE N° 2017-29 DU 12 JANVIER 2017 ........................................................ 20
ARRETE DU 22 MARS 2017 FIXANT LES MODALITES DE NUMERISATION DES FACTURES PAPIER. ..................................................................................................................... 21
REFERENCES DES TEXTES REGLEMENTAIRES ANALYSES .............................................. 22
Tous lés autrés procé dé s dé réproduction qui utilisént lé codagé numé riqué réntrént
dans lé contéxté dé « la reproduction par voie électronique ». C’ést lé cas dés
procé dé s dé numé risation par scannér numé riqué, copiéurs multifonctions ét autrés
mé canismés dé réproduction numé riqué.
La ré cénté é volution du codé civil pérmét
d’affirmér qué toutés lés copiés d’actés dès
lors qu’elles sont fiables, péuvént
poténtiéllémént avoir la même valeur
probante que l’original. Mais atténtion, il
s’agit la dé « présomption jusqu’à preuve
du contraire ». Si vous éstiméz rémplir lés
conditions pré cisé és dans lé dé crét
d’application dé l’articlé 1379, vous pouvéz
aussi vous intérrogér sur la consérvation dé
l’original papiér. A notér qué l’articlé 1379
pré cisé : « Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ». Mais
s’il n’éxisté plus ? Pour pouvoir pré sumér dé la fiabilité d’uné copié, il ést né céssairé
dé dé montrér qué cétté copié ést fidèle à l’original ét qu’éllé n’a jamais é té modifié é
dépuis sa cré ation (incorruptibilité ).
Plusiéurs quéstions sé posént au régard dés éxigéncés du dé crét pour pérméttré dé
passér dé la pré somption a la préuvé ?
Commént dé montrér qu’uné copié numé riqué ést fidé lé a l’original papiér si
cé dérniér n’éxisté plus ?
Commént dé montrér qué la copié numé riqué consérvé é ést bién céllé qui a é té
produité au momént dé la numé risation ?
Mémo 󠄀 Utilisez-vous des procédés analogiques ou numériques pour générer vos copies numériques? 󠄀 Si vous utilisez une reproduction par voie électronique, vous devez vous conformer aux articles 2 à 6 du décret N°2016-1673. Quéstions rélativés a l’articlé 1 du dé crét
Commé lé pré cisé lé guidé dé bonnés pratiqués « Archivagé é léctroniqué » du GT
mandat DISIC dé séptémbré 2012: « Lé SAE ést indispénsablé dé s lors qué lés donné és
dé consérvation dé passént 10 ans. »
Lé sécond aliné a dé l’articlé 2 du dé crét
pré cisé qué « La qualité du procé dé doit é tré
é tablié par dés tésts sur dés documénts
similairés a céux réproduits ét vé rifié é par
dés contro lés ». Il né suffit donc pas dé
procé dér a la réproduction sans sé posér trop
dé quéstions sur la qualité dé la machiné
utilisé é pour ré alisér la copié numé riqué. Il
faut vé rifiér qu’éllé ést bién adapté é au typé
dé documént a réproduiré. Il ést clairémént
sous-énténdu qu’il faut pouvoir dé montrér
én cas dé bésoin qué dés tésts ont é té ré alisé s
avant dé procé dér a la numé risation ét qué
cés tésts ont donné liéu a uné validation du
fait d’un contro lé dé la qualité constaté é sur
dés documénts similairés. La non plus rién dé
bién compliqué si cé n’ést dé s’assurér qu’uné
procé duré dé contro lé ést bién misé én placé
dans lé « workflow » dé numé risation.
Mémo
󠄀 Avez-vous testé et contrôlé la chaîne de numérisation avec des documents similaires à ceux qui doivent être reproduits ? 󠄀 Avez-vous documenté le processus de numérisation et de contrôle en expliquant avec quel matériel et quel réglage vous avez procédé aux tests et aux copies numériques ? 󠄀 Avez-vous mis en place un systèmé d’horodatagé pérméttant d’attéstér dé la date de création de la copie numérique ?
Quéstions rélativés a l’articlé 2 du dé crét n°2016-1673
Commé il ést asséz facilé dé modifiér un documént é léctroniqué, lé dé crét chérché a
imposér uné solution téchniqué pour pérméttré dé dé célér touté téntativé dé faux.
L’idé é proposé é ici consisté a utilisér lés mé thodés qui pérméttént dé dé téctér tout
changémént ré alisé a postériori sur un fichiér
numé riqué.
La prémié ré possibilité proposé é
(l’empreinte) ést asséz simplé a méttré én
œuvré puisqu’éllé consisté simplémént a
préndré uné émpréinté numé riqué du fichiér
issu dé la numé risation. L’utilisation d’un
algorithmé dé hachagé capablé dé gé né rér
uné émpréinté fiablé ést monnaié couranté ét
né né céssité pas dé fairé appél a dés sérvicés
dé tiérs dé confiancé imposé s par lés trois
autrés propositions du dé crét.
L’horodatage qualifié pourrait avoir un inté ré t pour ré pondré a la fois én partié a
l’articlé 1 (daté dé la numé risation) mais aussi a la partié 2. Cépéndant, la daté dé
numé risation ést poténtiéllémént diffé rénté dé la daté du scéllémént numé riqué
proposé via l’horodatagé qualifié .
EMPREINTE D’UN DOCUMENT NUMERIQUE OU HORODATAGE QUALIFIE, CACHET ELECTRONIQUE QUALIFIE, SIGNATURE ELECTRONIQUE QUALIFIEE
Mémo
󠄀 Avez-vous pris l’empreinte numérique de votre document numérisé ? 󠄀 Si non, avez-vous utilisé lés sérvicés d’un tiérs dé confiance de service de confiance qualifié eIDAS ?
Quéstions rélativés a l’articlé 3 du dé crét n°2016-1673
L’articlé 4 a plusiéurs objéctifs : préserver dans le temps la copié numé riqué,
pré sérvér sa lisibilité ét énfin pré sérvér son intégrité. Pour cé fairé, lé dé crét né dit
rién dé pré cis. Il né méntionné aucuné normé ou aucuné cértification. Il laissé uné
totalé libérté pour assurér cés éxigéncés.
Lé prémiér aliné a pourrait é tré facilémént
réspécté én méttant én œuvré dés
téchnologiés dé stockagé pérméttant
d’émpé chér touté modification du documént
numé riqué. Dés pé riphé riqués dé stockagé dé
typé WORM logiqué péuvént ré pondré a cétté
éxigéncé én vérrouillant lés fichiérs stocké s
én modé « lécturé séulé » durant touté la
duré é dé consérvation du documént
numé riqué.
Mais il ést aussi possiblé dé gé rér lés
documénts numé riqués sur dés supports
magné tiqués avéc dés droits suffisammént
réstrictifs pour émpé chér a tous lés
utilisatéurs dé pouvoir modifiér lé moindré
octét.
CONSERVER ET CONVERTIR DES COPIES ELECTRONIQUES SANS ALTERER LA FORME ET LE CONTENU
Mémo
󠄀 Avez-vous prévu de mettre én œuvré un systèmé dé stockagé pérméttant d’évitér toute altération de la forme et du contenu de vos copies numériques ? 󠄀 Avez-vous prévu en cas de besoin de mettre en place un système de conversion des copies numériques conservées ?
Quéstions rélativés a l’articlé 4 du dé crét n°2016-1673
Cét articlé ést important car il imposé dé conserver les empreintes dés copiés
numé riqués mais aussi toutes les traces associées au cyclé dé vié dé la copié
numé riqué. Il pré cisé qu’il ést é galémént né céssairé dé pré sérvér l’inté grité dés tracés
dé tél manié ré a pouvoir dé célér touté téntativé dé fraudé ayant pour objét dé
rémplacér dés copiés numé riqués par d’autrés.
Cét articlé né méntionné pas diréctémént qu’il ést né céssairé dé méttré én œuvré un
systé mé d’archivagé é léctroniqué (SAE)
capablé dé gé rér la journalisation dés tracés,
l’archivagé dés journaux, lé chaî nagé dés
journaux. Il n’imposé pas dé méttré én œuvré
uné normé particulié ré. Dans cé cas, il
conviént donc dé sé ré fé rér aux ré glés dé l’art
én la matié ré ou miéux éncoré a la
jurisprudéncé. N’importé quél éxpért pourra
facilémént rétrouvér la filiation dé cé dé crét
au travérs dé la normé NF Z42-013 :2009 ét a
sa jurisprudéncé én matié ré dé numé risation,
consérvation ét déstruction du documént
original.
Enfin, l’articlé 7 du dé crét viént complé tér l’articlé 5 ét l’articlé 2 du dé crét puisqu’il
imposé é galémént dé documéntér ét dé pré sérvér l’information documénté é aussi
longtémps qué la copié é léctroniqué.
CONSERVER LES ELEMENTS ASSOCIES AUX COPIES NUMERIQUES AUSSI LONGTEMPS QUE LES COPIES ELLES-MEMES
Mémo
󠄀 Avez-vous un système permettant de préserver dans lé témps ét d’uné manière intègre les éléments associés à vos copies numériques tels que les empreintes et les traces des actions ?
Quéstions rélativés a l’articlé 5 du dé crét n°2016-1673
Alors qué l’articlé 2 du dé crét fixé lés éxigéncés dé documéntation du procéssus dé
numé risation mis én œuvré autour dé la gé né ration dés copiés numé riqués, l’articlé
7 viént complé tér ét pré cisér lé nivéau dés éxigéncés lié a la consérvation dés
informations documénté és. L’objéctif dé cét articlé ést dé pré sérvér lé contéxté dé
cré ation dés copiés afin d’é tré én mésuré dé fournir uné copié numé riqué plusiéurs
anné és apré s sa cré ation tout én é tant én mésuré dé fournir lés informations
documénté és dé l’é poqué qui pré cisaiént lé
contéxté dé la cré ation dé cétté copié : scannér
ét logiciél utilisé , format dé numé risation ét dé
compréssion, préuvé dé contro lés dé la chaî né
dé numé risation, algorithmé dé prisé
d’émpréinté, typé d’émpréinté, mé canismé
d’horodatagé, …
La misé én œuvré d’un systé mé d’archivagé
é léctroniqué conformé aux éxigéncés NF Z42-
013 ést sans douté lé méilléur moyén d’arrivér
a ré pondré a cé via lé « dossiér dé déscription
téchniqué du systé mé » (DDTS). Cé DDTS doit
é tré ré gulié rémént mis a jour ét chaqué vérsion doit é tré du mént consérvé é ét
archivé é. Si lé SAE a é té bién conçu au régard dé la normé NF Z42-013, il doit donnér
la possibilité dé gé rér dés noménclaturés dé documénts dé déscription du systé mé
inté grant toutés lés informations documénté és associé és au procéssus dé copié
numé riqué. Tout changémént doit é tré documénté ét pré sérvé avéc la daté dé dé but
d’application ét la daté dé fin d’application pour chaqué é lé mént déscriptif du systé mé
dé gé né ration dés copiés.
DOCUMENTATION DU SYSTEME ET CONSERVATION
Mémo
󠄀 Avez-vous mis en place un systèmé d’archivagé électronique vous permettant de conserver autant dé témps qu’il lé faut toutes les versions des informations documentées du système de génération des copies numériques ?
Quéstions rélativés a l’articlé 7 du dé crét n°2016-1673
Norme NF Z42-026 et NF Z42-013 partie numérisation. La normé AFNOR NF Z42-026 a é té publié é én 2017 afin dé dé finir un cadré ét dés
spé cifications dés préstations dé numé risation fidé lé dé documénts sur support
papiér. L’objéctif dé cé documént ést dé fixér lés ré glés dé l’art pour pérméttré la misé
én œuvré ét lé contro lé dé cés préstations.
La normé NF Z42-026 ré digé é par la Commission dé Normalisation CN171 dé
l’AFNOR a é té publié é apré s la parution du
nouvél articlé du codé civil ét dé son dé crét
d’application. Dé cé fait, éllé prénd én compté
lés nouvéllés éxigéncés ré gléméntairés. Ellé
pérmét ésséntiéllémént aux préstatairés dé
sérvicé dé numé risation dé proposér dés
préstations pour la cré ation dé copiés fidé lés.
Ellé éncadré lés rélations éntré l’opé ratéur dé
numé risation ét lé donnéur d’ordré.
Bién avant la parution dé la normé NF Z42-026,
la normé NF Z42-013 :2009 cadrait dé ja la
numé risation én inté grant a l’archivagé lé
procéssus dé numé risation. La normé NF Z42-
013 dé 2009 méntionné clairémént
l’importancé dé documéntér lés points qui
suivént :
Dispositifs dé numé risation dés
documénts (§10.2.1)
Dispositifs dé traitémént dés imagés (§10.2.2)
Un petit point s’impose
󠄀 la nouvelle norme NF Z42-026 encadre les prestations de numérisation.
󠄀 La norme NF Z42-026 permet de générer des copies fidèles. Sa mise en œuvré n’ést pas suffisanté pour supprimer les documents scannés. 󠄀 La suppression des documénts originaux n’ést possible que si vous respectez les textes réglementaires.
articlé du codé civil, fait ré fé réncé au codé dé
l’action socialé ét dés famillés, au codé civil
notammént sés articlés 1366, 1367 ét 1379, au
codé du patrimoiné, au codé dé la santé
publiqué ét au codé dé justicé administrativé.
En cé séns, cé téxté ést diréctémént lié au dé crét
analysé dans cé documént. Il apporté lés mé més
éxigéncés qué lé dé crét mais pour lé pé rimé tré
dés documénts qui comportént dés donné és dé
santé a caracté ré pérsonnél produits, réçus ou
consérvé s, a l'occasion d'activité s dé pré véntion,
dé diagnostic, dé soins, dé compénsation du
handicap, dé pré véntion dé pérté d'autonomié,
ou dé suivi social ét mé dico-social.
L’ordonnancé va cépéndant béaucoup plus loin
qué lé codé civil puisqu’il autorisé la déstruction dés documénts originaux.
UNE DECLINAISON DE L’ARTICLE 1379 DU CODE CIVIL POUR LES DOCUMENTS COMPORTANT DES DONNEES DE SANTE A CARACTERE PERSONNEL
Mémo
󠄀 Lorsque une copie numérique fiable a été réalisée, le document original peut être détruit avant la fin de la durée légale de conservation ou, à défaut, de celle prévue au 5° de l'article 6 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
󠄀 Si ce document original relève du champ des archives publiques au sens de l'article L. 211-4 du code du patrimoine, l'autorisation de destruction est soumise au visa de l'administration des archives, conformément aux dispositions de l'article L. 212-3 du code du patrimoine
Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier.
L’administration fiscalé a é galémént publié un
arré té pour pérméttré dé numé risér lés facturés
papiérs é misés ou réçués. L’objéctif ést dé
pérméttré l’archivagé dé la copié numé riqué én
liéu ét placé dé l’original papiér commé lé stipulé
la noticé dé l’arré té .
L’Arré té ést béaucoup plus pré cis qué lés téxtés
pré cé dénts. Lés éxigéncés lié és a la copié sont
plus fortés ét pré cisént : « Lés couléurs sont
réproduités a l'idéntiqué én cas dé misé én placé
d'un codé couléur. Lés dispositifs dé traitéménts
sur l'imagé sont intérdits. En cas dé récours a la
compréssion dé fichiér, cétté dérnié ré doit
s'opé rér sans pérté ». Lé format dé consérvation
ést é galémént pré cisé : « format PDF (Portablé
Documént Format) ou sous format PDF A/3 (ISO
19005-3) ».
Pour assurér l’inté grité , l’arré té méntionné lé
récours a l’émpréinté ou a la signaturé
é léctroniqué sans imposér lés sérvicés dé
confiancé qualifié s éIDAS. L’horodatagé intérné
ést é galémént accépté .
Factures entrantes ou sortantes - numérisation et conservation pendant 6 ans
Notice de l’Arrêté
󠄀 conformément au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l'envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu'un archivage de document papier.
REMERCIEMENTS. Merci à Monsieur Antoine Meissonnier pour ses éléments de réponse permettant de distinguer « les procédés de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie » des « cas de reproduction par voie électronique »
NOUS CONTACTER. Spark Archives – Klee Group +33 (0)1 46 29 25 25 Email : [email protected] Sur Twitter : @SparkArchives www.spark-archives.com
Références des textes réglementaires analysés
- Ordonnance N° 2016-131 du 10 février 2016 – JORF N°0035 du 11février
2016 texte n° 26
- Décret du 6 décembre 2016 N°2016-1673 – JORF N°0283 texte N°61
- Ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 JORF n°0011 du 13 janvier 2017
texte n° 21
- Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures
papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales
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nombreux connecteurs sont également disponibles pour permettre le versement automatisé dé conténus éxtérnés (CMIS, SAP, IMAP, …) RGPD - Fonctions avancées Les documents archivés peuvent comporter des données à caractère personnel. Avant le RGPD, la CNIL avait adopté une recommandation concernant les modalités d’archivagé éléctroniqué, dans lé séctéur privé, dé donnéés à caractèré pérsonnél. Cé document publié sur le site de la CNIL précisait les obligations légales incombant à tout résponsablé dé traitémént lors d’uné opération d’archivagé éléctroniqué. Avec l'arrivée du RGPD, votre Système d'Archivage Electronique doit être prêt. SAAE vous apporte un outil pour vous permettre une totale gouvernance de l'archivage des données à caractère personnel :
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Maîtrise des durées de conservation par la mise en œuvré de règles permettant d'établir des durées de rétention selon le type de document.
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documents comportant des données à caractère personnel. Production d'éléments de preuve de bonne gestion des documents
comportant des données à caractères personnel. SAAE respecte les standards OAIS, NF Z42-013, MOREQ, Dublin Core. SAAE est la solution idéalé pour pérméttré dé méttré én œuvré uné démarché dé cértification Marque NF461 pour un SAE à usage interne et non commercial. Pour une approche marque NF461, SAAE peut être livré avec une nomenclature documentaire dédiée (PA, DDTS, Guidés, Documénts dé cértifications, …)