Historia del Archivo General de Protocolos
El Archivo General de Protocolos fue creado segn el Decreto 257
que contena la Ley Orgnica y Reglamentaria del Poder Judicial
emitida durante el gobierno del General Justo Rufino Barrios.
Inicialmente, fue creado para que en l se depositaran los tomos
de protocolos de notarios fallecidos, notarios suspendidos en el
ejercicio de la profesin y notarios que se encontraran fuera del
pas. Su primera sede fue el Archivo de las Salas de Justicia de la
Ciudad de Guatemala, presidido por el Secretario de la Primera Sala
de Justicia. Un escribiente era el encargado de realizar lo que se
le solicitara, permaneciendo en el Archivo los das y horas de
audiencia ordinaria de la Primera Sala de Justicia; asimismo,
estaba a cargo de llevar el control en un libro de registro de cada
protocolo depositado, con expresin del ao o aos que comprendan y el
nmero de folios que lo formaban.
Durante el gobierno del General Justo Rufino Barrios, se emite
una nueva Ley Notarial contenida en el Decreto 271 de fecha 20 de
febrero de 1882, ampliando las atribuciones del Archivo de las
Salas de Justicia, en cuanto al depsito voluntario de los
protocolos; y otras regulaciones referentes al vencimiento del
trmino de la fianza y no era renovada, la cual se extenda por un
trmino de dos aos, cuando en contra de algn notario se hubiera
dictado interdiccin judicial o auto de prisin y cuando por
cualquier razn los notarios se ausentaran del pas.
La ley notarial contenida en el decreto 271 dedica el captulo
XIII al Archivo General de Protocolos y dems Registros Notariales,
comprendido del artculo 59 al 62. Estuvo vigente en nuestro pas por
mucho tiempo, hasta que fue derogada por una nueva Ley de
Notariado. Durante el gobierno del General Jorge Ubico en el ao
1934 se emite una nueva ley notarial, contenida en el decreto 1563.
En dicho decreto se establece que el Archivo contina siendo
dependencia de la Presidencia del Poder Judicial, indicando que el
mismo se conocera con el nombre de Archivo General de Registros
Notariales y se requera ser notario hbil para el ejercicio de la
profesin para optar al cargo de director del mismo.
El 8 de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una
segunda Ley Notarial, segn Decreto 1744; en el cual el captulo
dcimo quinto es dedicado al Archivo General de Protocolos en los
artculos del 60 al 64. Se establece que el Archivo a partir de esa
fecha, pasa a ser dependencia de la Corte Suprema de Justicia y no
de la Presidencia del Organismo Judicial como lo legislaba la Ley
Notarial derogada.El 30 de noviembre de 1946, cuando Congreso de la
Repblica promulga el Decreto 314 Cdigo de Notariado, el cual fue
promulgado por el Organismo Ejecutivo el 10 de diciembre del mismo
ao y entr en vigencia el 1 de enero de 1947. El Decreto No. 314 del
Congreso de la Repblica es el Cdigo de Notariado que actualmente
rige, el cual regula en el ttulo XI lo referente al Archivo General
de Protocolos.
Base Legal
Al Archivo General de Protocolos lo rigen varias normas, desde
luego la ms importante es la emanada del Cdigo de Notariado sin
embargo existen otras que no regulan su actividad pero que exigen
de sta, un cumplimiento exacto de los notarios ante ciertos
actos.
En el Cdigo de Notariado, la norma por antonomasia del Archivo
General de Protocolos, establece en su artculo 78 que dicha
institucin es dependencia de la Presidencia del Organismo Judicial
y le corresponde registrar los mandatos judiciales, recibir y
conservar los expedientes extrajudiciales de jurisdiccin
voluntaria, que detallar ms adelante, los testimonios especiales de
escrituras pblicas y los Protocoles que en l se depositen por
fallecimiento, impedimento o ausencia del Notario. Asimismo se
establece el mbito general de la Institucin as como del Director
del Archivo como sus atribuciones, su nombramiento por el
Presidente del Organismo Judicial y sus funciones.
En sus artculos posteriores (del 84 al 89) radica la normativa
afn a la inspeccin o revisin de protocolos donde bsicamente se
velar por que el notario cumpla con todos los requisitos que la ley
establece para ejercer el notariado legalmente, como avisos y
obligaciones (como la de entregar el protocolo para su revisin cada
ao al Archivo). Tambin se especifica el caso de incumplimiento de
entregar el protocolo para su inspeccin, se le dar audiencia, por
parte del Juez de Primera Instancia despus de haber sido avisado
por el inspector, para exponer sus argumentos de falta de
cumplimiento de darlo y si el juez falla en su contra deber
entregarlo y si an as no lo hiciere, ser a la fuerza.
En caso de no cumplir con la ley en lo que se refiere a
obligaciones notariales que establece, no slo este cdigo sino todo
el ordenamiento jurdico, se remitir copia certificada del acta
correspondiente a la Corte Suprema de Justicia, quienes le darn
audiencia y dictarn lo que sea menester.
Para la reposicin de un Protocolo se necesitar, como lo dictan
los artculos del 90 al 97 del mismo Cdigo, dar aviso al Juez de
primera Instancia quien otear el caso y dictar la reposicin,
pidiendo al Archivo copia de los testimonios especiales otorgados
por el notario para reponer el protocolo sino existieren, se pedir
al Registro de la Propiedad inmueble y se citarn a los otorgantes e
interesados.
Las dems leyes que regulan la actividad notarial afn al Archivo
General de Protocolos se mencionan a continuacin:
Segn el Acuerdo 7-2012 de la Corte Suprema de Justicia existe
obligacin del Archivo as como los Jueces de Primera Instancia del
Ramo Civil en los departamentos, de destruir el papel sellado
especial para protocolos restante en el protocolo de un notario
fallecido, inhabilitados o pensionados por vejez en presencia del
Director del Archivo o en su defecto, el Sub Director delegado. La
destruccin se debe hacer en un solo acto por cualquier modo siempre
que se est seguro de haberse destruido. Ante este acto de
destruccin el encargado certificar el acto haciendo constar: el
nombre del notario; nmero de colegiado; nmero de clave; nmero de
tomos del protocolo entregado y el nmero de papel sellado especial
para protocolo sin utilizar.
En caso de que reciban el protocolo de un notario inhbil
temporal, por ausencia o por ejercer un cargo pblico, no se
destruir el papel sellado especial para protocolo y por lo tanto no
pedir que se entregue en conjunto con el tomo o tomos de
protocolo.La Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de
Jurisdiccin Voluntaria establece, entre sus normas, que el notario
despus de haber terminado un expediente de Jurisdiccin Voluntaria
enviar este al Archivo General de Protocolos. Estos expedientes
son: Ausencia (art. 8-10 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial
de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Disposicin y gravamen de
bienes de menores, incapaces y ausentes (arts. 11-13 Ley Reguladora
de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria)
Reconocimiento de preez o de parto (arts. 14-17 Ley Reguladora de
la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Cambio
de nombre (arts. 18-20 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de
Asuntos de Jurisdiccin Voluntaria) Asiento extemporneo de partidas
y actas del Registro Civil (nacimiento, defuncin, matrimonio) (art.
21 Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de
Jurisdiccin Voluntaria) Determinacin de edad (art. 22 Ley
Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin
Voluntaria) Rectificacin de partidas del Registro Civil (art. 23
Ley Reguladora de la Tramitacin Notarial de Asuntos de Jurisdiccin
Voluntaria) Reposicin de Partidas del Registro Civil Identificacin
de tercero (art. 440 Cdigo Procesal Civil y Mercantil) Patrimonio
Familiar (art. 24-27) Proceso sucesorio Intestado (art.450 Cdigo
Procesal Civil y Mercantil) Proceso sucesorio testamentario
(art.488 Cdigo Procesal Civil y Mercantil) Expediente de donacin
por causa de muerte. (arts. 943 y 1193 Cdigo Civil y art. 2 del
Dto. 73-75-Registro de Procesos Sucesorios) Rectificacin de rea de
Inmueble (art. 15 de la ley de Rectificacin de rea)
En la solicitud de cancelacin de inscripcin por fallecimiento,
opera el Cdigo Civil en su artculo 1717 donde se expone la manera
de terminar un mandato, en su inciso 6 especficamente: por muerte o
interdiccin del mandante o del mandatario.
Obligaciones del Notario
Obligaciones del Notario para con el Archivo General de
Protocolos:
ActividadPlazo
Apertura del ProtocoloAnualmente
Empastado30 das siguientes al cierre
Entrega del protocolo al Archivo General de Protocolos o al
JuzgadoAntes de incurrir en la causal(inhabilitacin, por ausencia
de ms de un aos)
Cierre del protocoloAl final del ao o antes de dejar de
cartular
Revisin o InspeccinPor orden del Director General del Archivo o
Juzgado respectivo.
ReposicinAl enterarse de la prdida o destruccin
Envo de expedientes de jurisdiccin voluntariaAl concluirlos. En
el caso de rectificaciones de rea, 45 das despus.
Envo de avisos notariales y protocolizaciones de documentos
autorizados en el extranjero 10 das despus de la fecha de
protocolizacin
Obligaciones Generales:
El sello del Notario debe ser legible, no gastado.
El sello y la firma deben coincidir con el registrado. Existe un
formulario de registro al efecto.
No usar tinta roja, especialmente en el texto, puesto que se
borra con el tiempo, lo que no permite digitalizar documentos.
No repetir o seriar instrumentos con nmero repetido, de
conformidad con el artculo 96 del Cdigo del Notariado, se debe
realizar diligencias de enmienda en el Juzgado de Primera Instancia
del Ramo Civil.
Los testimonios especiales tienen un plazo de presentacin, 25
das despus de la fecha de autorizacin del instrumento pblico. Deben
presentarse fotocopias completas, claras, sin rayas negras,
completamente legibles. Las transcripciones deben ser legibles.
Todas las hojas deben ser numeradas, firmadas y selladas por el
Notario compulsante (por ejemplo, en supuestos de notarios que
temporalmente no puedan compulsar, dejando constancia de que se
trata de un testimonio especial a ruego. La clave del notario debe
ser visible. Un timbre de Q. 0.50 en cada hoja. Se deben inutilizar
los timbres notariales o fiscales (con el sello del notario, no
perforndolos). El timbre notarial se adhiere en la primera hoja, no
en la ltima.
En el caso de testimonios especiales de protocolizacin, el
documento protocolizado debe formar parte de la escritura y debe
ser insertado en el testimonio especial. En la fotocopia debe estar
visible el folio del documento, el impuesto fiscal o notarial. La
razn final debe concordar el nmero de instrumentos y el nmero de
hojas que lo componen. Si se encuentra compulsado por notario
distinto al otorgante "a ruego" deben sealarse las circunstancias y
la causa de la imposibilidad. En el caso de los testamentos y
donaciones mortis causa abiertos comunes en plica y sus
modificaciones o revocaciones, se transcribe el acta, se utilizan
sobre oficio, no sobre manila, y se redacta una razn con los
requisitos sealados en el artculo 37 del Cdigo del Notariado. La
razn debe ir sellada y firmada por el notario. La plica lleva un
timbre notarial de Q. 25.00.
En el caso de los ndices de Protocolo, adems de los requisitos
generales, el envo al Archivo General de Protocolos debe efectuarse
hasta 25 das hbiles despus del cierre del Protocolo. Cada hoja est
gravada con timbre fiscal de Q. 0.50. En el caso de que ya
tributara la operacin, se debe razonar dicha circunstancia.
Los avisos trimestrales, el plazo es de 25 das hbiles despus de
finalizar el trimestre calendario, pudiendo presentarse en el
Juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil. Se dirige un memorial
del Director del Archivo General de Protocolos, indicando alguno de
los siguientes supuestos, y sealando la clave del notario. Firmado
y sellado por el notario, en original, sin que est afecto a
impuestos. Los supuestos son: Nmero de testimonios y fecha del
ltimo autorizado; Nmero y fecha del ltimo cancelado; Mencin de que
no autoriz ningn testimonio en el trimestre.
Institucin en la actualidad
Licda. Mara de los ngeles Fajardo Figueroa, Directora del
Archivo General de Protocolos. Licda. Flor de Mara Solares, Sub-
directora del Archivo General de Protocolos. Organigrama
DELEGACIONES
1. REGIONALES
I. NOR- ORIENTE. Con sede en la ciudad de CHIQUIMULA, tiene
competencia para los departamentos de ZACAPA, CHIQUIMULA, JALAPA,
JUTIAPA, PETEN, IZABAL Y EL PROGRESO.
II. ALTA VERAPAZ. Con sede en COBAN para los departamentos de
ALTA VERAPAZ Y BAJA VERAPAZ.
III. OCCIDENTE. Con sede en QUETZALTENANGO, tiene competencia
para los departamentos de QUETZALTENANGO, SAN MARCOS, QUICHE,
TOTONICAPAN Y SOLOLA.
IV. SUR. Con sede en ESCUINTLA, tiene competencia para los
departamentos de ESCUINTLA, SUCHITEPEQUES Y RETALHULEU.
2. DEPARTAMENTALES
I. HUEHUETENANGOCon sede y competencia en el departamento de
HUHUETENANGO.
II. PETENCon sede y competencia en el departamento de PETEN.
III. IZABALCon sede y competencia en el departamento de
IZABAL.
IV. SACATEPEQUEZ Con sede y competencia en el departamento de
SACATEPEQUEZY CHIMALTENANGO.
V. SAN MARCOSCon sede y competencia en el departamento de SAN
MARCOS.
VI. SUCHITEPEQUEZCon sede y competencia en el departamento de
SUCHITEPEQUEZ Y RETALHULEU.
VII. JUTIAPA. Con sede y competencia en el departamento de
JUTIAPA.
SERVICIOSQUEPRESTANLASDELEGACIONES:
RECEPCIN1.Testimoniosespeciales.2.Testimoniosespecialesenplicadetestamentosodonacionesporcausademuerte.3.ndices4.Avisosdecancelacin5.Avisostrimestrales6.Avisosdeampliacin7.Avisosdeprotocolizacindedocumentosprovenientesdelextranjero8.ExpedientesdeJurisdiccinVoluntaria9.Aperturadeprotocolos10.ProtocolosNotariales11.Avisosqueel
(la)notario(a)ejercecargopblico.12.Avisosqueel (la)notario(a)
seausentadelpas.13.Avisosqueel (la)notario(a) no
hacartulado.14.Avisosdenombramientodedepositario(a).CERTIFICACIONESYCONSTANCIAS1.Testimoniosespeciales.2.ndices3.Avisosdecancelacin4.Avisostrimestrales5.Avisosdeprotocolizacindedocumentosprovenientesdelextranjero6.ExpedientesdeJurisdiccinVoluntaria7.Notarioexcluidodellistadoconimpedimentotemporalparaelejerciciodelnotariado.8.Perodosen
loscualeshatenidoel (la)notario(a)impedimento
temporalparaelejercicio
delnotariado.9.Actasderecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosfallecidos.10.Actasderecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosqueentreganen
formavoluntaria.11.Actasde
derecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosquesalenfueradelpas.12.Actasderecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosentregadosporordenjudicial.13.Actasderecepcin,inspeccinyrevisindeprotocolosdenotariosinhabilitados.14.Certificacindeatestadosde
lostomosdeprotocolosdepositadosen elArchivoGeneral
deProtocolos.15.Constanciadenegativadeescrituranoautorizada.16.Constanciadeescrituranoexistente.EXTENSINDEINSTRUMENTOSPBLICOSNOTARIALES
1.Testimonioespecial2.Testimonio3.CopiasimplelegalizadaAVISOS
1.Avisodetestamentoodonacinporcausademuerte.2.Avisodematrimonio.3.Avisodecancelacin.4.Avisode
noautorizada.5.Avisodeomitida.6.AvisoaDireccinGeneral
deCatastroyAvalodeBienesInmuebles7.AvisoaCatastroMunicipal.8.AvisoaDireccinGeneral
de Control deArmasyMuniciones.
ANEXOS
Unidades que comprenden el Archivo General de Protocolos:
I. SECRETARA GENERAL
Esta se encarga como sus funciones ms importantes las del Cobro
de multa por presentacin extempornea de avisos de contratos
traslativos de dominio, el pago por servicios prestados del Archivo
y el procedimiento para la devolucin de honorarios por servicios no
prestados.
Cobro de multa por presentacin extempornea de avisos de
contratos traslativos de dominio: Esto se refiere que a quien deba
pagar multas por concepto de avisos presentados fuera del plazo
establecido a la Direccin General de Catastro y Avalo de Bienes
Inmuebles y a las Oficinas de Catastro Municipal como lo son: los
contratos de enajenacin de bienes inmuebles, contratos de donacin
de vienen inmuebles, actos o contratos de unificacin de inmuebles y
otros que no estn afectados al pago del impuesto, casos de
desmembracin de inmuebles en que se formen nuevas fincas y en
contratos de permuta.
Se podrn pagar stas multas en el Archivo y en sus delegaciones y
al presentar el documento respectivo en la ventanilla se le dar un
recibo que se deber cancelar en las cajas de Banrural (ubicadas en
el primer nivel del Edificio Jade) y se le devolver el documento ya
sellado.
El pago por servicios prestados del Archivo: Este pago de la
actividad realizada por el Archivo General de Protocolos se har
efectivo al pago en las cajas de Banrural ubicadas en el primer
nivel del Edificio Jade
Procedimiento para la devolucin de honorarios por servicios no
prestados: Esta solicitud para que se le retribuyan los honorarios,
se presentar en el Archivo o sus delegaciones dirigida al Director
de dicha Institucin pregonando los argumentos por los cuales
solicita la devolucin y firmada por la persona que aparezca en el
recibo de pago 220-c. Asimismo solventar un formulario para el
registro de cuanta de depsitos monetarios el cual lo emite la
Direccin de Tesorera de la Gerencia Financiera donde se depositar,
en su caso, la devolucin de los honorarios reclamados. Finalmente
el Archivo traslada expediente a Contabilidad del OJ para que
contine con el trmite de devolucin.
II. REGISTRO ELECTRNICO DE PODERES
Inscripcin y modificacin de poderes - Requisitos para primer
ingreso y reingreso de un poder: 1. Las fotocopias del testimonio
original deben presentarse legibles, completas con cartula notarial
o en flder[footnoteRef:1]. [1: Artculo 66 del Cdigo de
Notariado.]
2. Todas las hojas del testimonio deben estar numeradas,
firmadas y sellada por el notario que lo compulse[footnoteRef:2].
[2: Artculo 70 del Cdigo de Notariado.]
3. En la razn del testimonio indicar el nmero de hojas de las
que se compone, persona a quien se extiende, el lugar y fecha en
que se compulsa[footnoteRef:3]. [3: Artculo 70 del Cdigo de
Notariado.]
4. El impuesto al que estn afectos los poderes generales en la
primera hoja del testimonio un timbre fiscal del valor de: Q10.00;
poderes especiales en la primera hoja del testimonio un timbre
fiscal del valor de: Q2.00[footnoteRef:4] [4: Artculo 5 numeral 8
Decreto 37 92 del Congreso de la Repblica de Guatemala.]
5. En los poderes o mandatos judiciales No se cubre impuesto. 6.
Indicar en la razn del testimonio el monto de impuesto y citar el
nmero de cada uno de los timbres fiscales que
utilice[footnoteRef:5]. [5: Artculo 19 del Decreto. 3792 del
Congreso de la Repblica de Guatemala.]
7. En protocolizaciones de poderes o mandatos provenientes del
extranjero cubrir el impuesto con timbres fiscales en el documento
original, dando fe el notario de tal circunstancia[footnoteRef:6].
[6: Artculos 38 y 41 de la Ley del Organismo Judicial y el 16
numeral 2 del Dto. 37 92 del Congreso de la Repblica de
Guatemala.]
8. Adherir al testimonio un timbre fiscal de Q.0.50 para la razn
del registro[footnoteRef:7]. [7: Artculo 5 numeral 3 del Dto. 37 92
del Congreso de la Repblica de Guatemala.]
9. Si se compulsa el testimonio de un poder proveniente del
extranjero mediante el sistema de transcripcin, debern
transcribirse en su totalidad los pases de ley; y al presentarlo
para su registro, deber acompaar fotocopia de los documentos que se
protocolizaron.
Reingreso de un poder suspendido:Para reingresar un poder
suspendido, el notario deber subsanar la causa o causas de
suspensin sealadas y reingresar el documento con lo siguiente:1.
Hoja de suspensin2. Recibo de pago.3. Hoja del testimonio donde
consta el nmero asignado.4. Pago de honorarios por suspensin de
poder segn acuerdo de tarifas 24-2011 de la Corte Suprema de
Justicia.5. Una vez haya sido suspendido su poder, no se aceptan
testados, adiciones o entrerrenglonaduras en el instrumento pblico.
Por lo tanto, deber aclarar, ampliar o modificar el instrumento
pblico, conforme lo establecido en los artculos 1578 del Cdigo
Civil y 36 del Cdigo de Notariado.
Los documentos anteriormente descritos son indispensables para
reingresar los testimonios de poderes, caso contrario deber pagar
nuevamente la inscripcin.
Segundos subsiguientes testimonios:Los interesados que por
cualquier motivo necesiten razonar el segundo testimonio de un
poder previamente inscrito, debern cumplir con los requisitos de
primer ingreso, cuya razn final ser encabezada con la leyenda: ES
SEGUNDO TESTIMONIO adhiriendo nicamente un timbre fiscal de Q.0.50
para cubrir la razn registral[footnoteRef:8]. [8: Artculo 5 numeral
3 del Dto. 37 92 del Congreso de la Repblica de Guatemala.]
Modificaciones:1. Aclaracin y ampliacin: Las aclaraciones y
ampliaciones realizadas a las escrituras pblicas de mandato siempre
que amplen o aclaren el fondo del asunto deben realizarse con
intervencin de los comparecientes; si las mismas son de forma el
notario la podr realizar por s y ante s[footnoteRef:9]. Los
testimonios de las escrituras pblicas de ampliacin o aclaracin,
debern reunir los mismos requisitos para el primer ingreso de un
poder. [9: Artculos 31 y 77 inciso e) del Cdigo de Notariado.]
2. Sustitucin: Las escrituras pblicas por medio de las cuales se
sustituye al mandatario, debern individualizar el mandato,
indicando el nmero y la fecha de la escritura pblica por medio de
la cual se otorg, indicar en quin se sustituye el mandato y si
dicha sustitucin se hace de manera total o parcial (indicar las
facultades sustituidas), si es con o sin reserva de ejercicio y
nmero de inscripcin registral del Registro de Poderes.3.
Revocatoria: Las escrituras pblicas de revocatoria de mandato debe
individualizar el poder que se revoca, indicando el nmero y la
fecha de la escritura pblica por medio de la cual se otorg, nombre
del mandante y del o los mandatarios y nmero de inscripcin
registral del Registro de Poderes. 4. Renuncia: Las escrituras
pblicas de renuncia del mandatario, deben individualizar el
mandato, indicando el nmero y la fecha de la escritura pblica por
medio de la cual se otorg y el nmero de inscripcin registral del
Registro de Poderes.
Cancelacin de inscripcin y modificacin de razn o denominacin
Social:Los interesados que soliciten la cancelacin de una
inscripcin o la anotacin en las mismas del cambio de denominacin
social de la entidad mandante o mandataria, en el Archivo o sus
delegaciones debern presentar:1. Escrito dirigido al Director del
Archivo General de Protocolos reuniendo todos los requisitos
establecidos para el efecto en el artculo 61 del Cdigo Procesal
Civil y Mercantil. Deber establecerse el motivo que genera la
cancelacin de la inscripcin y adjuntar los documentos que
comprueban dicho extremo; Artculo 1,717 del Cdigo Civil.2. En el
caso de la anotacin de modificacin de razn o denominacin social,
adems de los requisitos antes sealados, se debe adjuntar
certificacin del Registro Mercantil en el cual conste la inscripcin
de la nueva razn o denominacin social;3. La firma del solicitante
deber ser legalizada por notario.
Solicitud de certificaciones de inscripcin o modificacin de
poderes registrados:1) Presentar solicitud por escrito en la sede
del Archivo o sus delegaciones, indicando los datos del poder y el
nmero del registro del mismo. Al momento de presentar la solicitud
se hace la bsqueda de la inscripcin del poder y se le proporciona
la orden para que se le extienda el recibo por concepto del valor
de las fotocopias y tarifa de certificacin.2) Aproximadamente 24
horas despus la certificacin ser entregada al solicitante.
Solicitud de cancelacin de inscripcin registral por
fallecimiento, interdiccin o quiebra: 1) Presentar solicitud de
cancelacin de poder en la sede del Archivo o sus delegaciones con
firma legalizada por notario, (representante legal debe acreditar
representacin).2) Acompaar duplicado de la solicitud:3)
Certificacin, segn sea el caso:a. De la partida de defuncin.b. De
la resolucin que declara la interdiccin debidamente inscrita en el
Registro Nacional de las Personasc. De la resolucin que declare la
quiebra del mandante debidamente inscrita en el Registro Mercantil
General de la Repblica.Fundamento Legal: Artculo 1717 del Cdigo
Civil.
III. REGISTRO ELECTRNICO DE NOTARIOS
Registro de firma y sello de notarios - Primera inscripcin:1.
Presentar memorial dirigido al Presidente del Organismo Judicial y
de la Corte Suprema de Justicia, fundamentado en derecho y con
auxilio de Abogado colegiado activo, solicitando su inscripcin como
Abogado y Notario y el registro del sello y la firma que utilizar
en el ejercicio de su profesin. Dentro del memorial de solicitud
deber consignarse la firma y sello del nuevo profesional y lugar
para recibir notificaciones, establecindose si as se desea, correo
electrnico para tales efectos.2. Certificacin del acta del examen
pblico de tesis y certificacin del acto pblico de graduacin.3.
Oficio del Colegio de Abogados y Notarios dirigido al Secretario de
la Corte Suprema de Justicia, en el cual se consigna el nmero de
colegiado correspondiente.4. Fotocopia legalizada del recibo de
pago de colegiacin profesional.5. Boleta de carencia de
antecedentes penales emitida dentro de los tres meses anteriores.6.
Certificacin de la partida de nacimiento emitida dentro de los tres
meses anteriores.7. Constancia extendida por el Tribunal Supremo
Electoral, de estar vigente en el uso de los derechos civiles y
polticos.8. Dos fotocopias legalizadas del documento personal de
identificacin.9. Boleto de ornato en original o fotocopia
legalizada de ste. Cuadruplicado de la orden y recibo de ingresos
judiciales 220-C donde consta el pago de:a. El registro de firma y
sello profesional.b. La constancia de inscripcin como Notarioc. Y
pago del derecho anual de apertura de protocolo, en su caso.10. El
memorial de solicitud y documentos adjuntos debern acompaarse de un
duplicado y dos copias adicionales.
Si los requisitos solicitados fueron debidamente cumplidos, el
Presidente del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia
emitir la resolucin ordenando el registro, el cual se llevar a cabo
con la presencia del notario ante el Registro Electrnico de
Notarios en donde registrar la firma y el sello que utilizar en el
libro correspondiente.
Modificaciones de firma y/o sello:1. Solicitar formulario forma
2000 en cualquiera de las unidades del Archivo General de
Protocolos y sus delegaciones o en el Registro de Abogados.2.
Entregar el formulario debidamente lleno en el Registro de
Abogados.3. Adjuntar al formulario una copia y el original o copia
del recibo de pago.4. En los casos de robo o extravo del sello
profesional adems de los requisitos antes sealados, deber
adjuntarse al formulario citado fotocopia de la denuncia presentada
ante el Ministerio Pblico.5. La Presidencia del Organismo Judicial
y de la Corte Suprema de Justicia, autorizar el cambio o
modificacin de firma y/o sello mediante la resolucin respectiva,
debiendo presentarse el notario ante el Registro de Abogados a
efecto de registrar su nueva firma o sello.
Posteriormente con copia de la resolucin el notario debe
presentarse al Registro Electrnico de Notarios con su carn de
colegiado activo extendido por el Colegio de Abogados y Notarios de
Guatemala y proceder a registrar el nuevo sello y/o firma si fuera
el caso, en el libro respectivo.
Apertura de protocolo:Para pagar el derecho de apertura de
protocolo, deber llenarse el formulario correspondiente; el cual se
entrega en la unidad de protocolos notariales, el formulario
llenado con tinta negra; el receptor verifica que el formulario
contenga la informacin completa, la firma y sello del notario y de
su depositario. Se extiende un recibo por el valor de cincuenta
quetzales.
Recepcin de avisos:1. Notario que ejerce cargo pblico.2. Notario
que se ausenta del pas.3. Notario fallecido.4. Notario que no ha
cartulado.5. Nombramiento de depositario.6. Notario
inhabilitado.
Formato de aviso que el notario se ausenta del pas:
Certificaciones y constancias:El Registro Electrnico de Notarios
del Archivo General de Protocolos emiten las siguientes constancias
y certificaciones:1. Pago de apertura de protocolo.2. Firma y sello
de notario.3. Notario habilitado.4. Notario inhabilitado.5. Notario
depositario.6. Notario con cargo pblico.7. Notario ausente del
pas.8. Notario fallecido.9. Notario excluido del listado con
impedimento temporal para el ejercicio del notariado.10. Perodos en
los cuales ha tenido el notario impedimento temporal para el
ejercicio del notariado.11. El notario no ha tenido anotaciones en
el Registro Electrnico de Notarios.12. El notario ha tenido
impedimento.
IV. TESTIMONIOS ESPECIALES
Entrega de testimonio especial:Al presentar testimonios
especiales para su recepcin se debe cumplir con los requisitos
establecidos en los artculos 37 literal a) y 70 del Cdigo de
Notariado y observar lo siguiente:1. Las fotocopias o
transcripciones del testimonio deben estar completas, fieles y
claramente legibles.2. Las hojas deben estar numeradas, selladas y
firmadas por el notario.3. Los datos expresados en la razn del
testimonio especial, debe coincidir con el instrumento pblico
(nmero de instrumento, lugar y fecha, nmero de hojas); y contener
la leyenda: PARA REMITIR AL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS, lugar y
fecha en que extiende o compulsa.4. El nmero de hojas que se
consigna en la razn debe coincidir con el nmero de hojas de que est
compuesto el instrumento pblico.5. Indicar en la primera pgina de
cada testimonio en forma visible, el nmero de clave del notario.6.
Adherir a cada hoja fotocopiada o transcrita, timbre fiscal de Q.
0.50, inutilizado.7. Adherir timbres notariales en la primera hoja
del testimonio, debidamente inutilizados conforme lo regulado en la
Ley y el Reglamento de Timbre Forense y Timbre Notarial.
Testimonio especial en plica de testamento o donacin por causa
de muerte y formato:Para la presentacin de las plicas que contienen
testimonios especiales de testamentos comunes abiertos o de
donaciones por causa de muerte, la plica deber presentarse al
operador de testimonios especiales; al Subdirector en las
Delegaciones Regionales y Departamentales del Archivo General de
Protocolos; o al Secretario en el Juzgado de PrimeraInstancia
Civil, en los dems Departamentos de la Repblica. En la plica debe
cumplirse los requisitos siguientes:1. Indicar el nmero de clave
del notario2. Expresar el nmero de orden, lugar, fecha, hora (de
inicio y finalizacin) y objeto del instrumento.3. Nombre del
testador o donante4. Identificar los nmeros de orden, registro y
quinquenio de las hojas de papel sellado especial para protocolo en
las que est contenido el testamento o donacin por causa de
muerte.
Testimonio del ndice:En la presentacin del testimonio del ndice
del protocolo, el notario deber cumplir con los requisitos
siguientes:1. El testimonio del ndice podr extenderlo por medio de
fotocopias o transcrito.2. Todas las hojas deben estar claramente
legibles, numeradas, firmadas y selladas por el notario.3. Debe
cumplir con asentar la razn final correspondiente.4. Indicar el
nmero de clave en la primera hoja del testimonio especial.Se
entrega al operador de testimonios especiales, quien le extiende el
comprobante respectivo.
Formas de presentacin[footnoteRef:10]: [10: Artculos 92 del
Cdigo de Notariado y 5, numeral 6 del Decreto No. 37-92 delCongreso
de la Repblica, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de
PapelSellado Especial Para Protocolos.]
Testimonio. Testimonio especial. Fotocopia autenticada por el
notario. Copia simple legalizada.
Aviso de cancelacin y formato:
El aviso de cancelacin podr presentarlo en la unidad de
testimonios especiales del Archivo General de Protocolos y sus
delegaciones, el notario deber cumplir con los requisitos
siguientes:1. Nmero de orden y fecha del instrumento cancelado.2.
Razn o motivo por el cual se cancela (no es indispensable).3. Lugar
y fecha en que se da el aviso.
Avisos trimestrales y formato:Los avisos trimestrales podrn
presentarse en la unidad de testimonios especiales del Archivo
General de Protocolos y sus delegaciones, el notario deber cumplir
con los requisitos siguientes:1. Indicar claramente el trimestre a
que corresponda: PRIMER TRIMESTRE, SEGUNDO TRIMESTRE, TERCER
TRIMESTRE O CUARTO TRIMESTRE, en su caso.2. Nmero de orden, lugar y
fecha del LTIMO instrumento pblico autorizado o cancelado, o en su
caso, que no autoriz instrumento pblico alguno durante el trimestre
respectivo.3. Lugar y fecha del aviso.4. Firma, sello y numero de
clave del notario.
Avisos de ampliacin, modificacin, rectificacin y/o aclaracin de
instrumentos pblicos y formato:El aviso de ampliacin, modificacin,
rectificacin y/o aclaracin de instrumentos pblicos podrn
presentarse en la unidad de testimonios especiales del Archivo y en
sus delegaciones, el notario deber cumplir los requisitos
siguientes:1. Nmero, fecha y notario autorizante del instrumento
pblico que se ampla, modifica, rectifica y/o aclara.2. Nmero y
fecha del instrumento pblico de ampliacin, modificacin,
rectificacin y/o aclaracin;3. Lugar y fecha del aviso; Firma, sello
y nmero de clave del notario.
Rectificacin de avisos entregados al archivo general de
Protocolos y formato:
La rectificacin de avisos entregados al Archivo General de
Protocolos y sus delegaciones deber contener:1. Nmero y ao del
aviso trimestral que se rectifica;2. Nmero y fecha del instrumento
pblico que se rectifica y el motivo por el cual se est rectificando
el aviso. Lugar y fecha del aviso;3. Firma, sello y nmero de clave
del notario.
Avisos de protocolizacin de documentos provenientes del
extranjero y formato:El notario debe cumplir en el aviso con los
requisitos siguientes:1. Nmero de orden, lugar y fecha del
instrumento de protocolizacin.2. Lugar y fecha en que fue expedido
el documento proveniente del extranjero.3. Funcionario o notario
que lo autoriz.4. Nombre del o los otorgantes.5. Objeto del acto o
contrato.6. Clase, monto y especificaciones del impuesto satisfecho
en el documento original.7. Lugar y fecha del aviso.8. Firma, sello
y nmero de clave del notario.
Razn de cierre y formato:La razn de cierre contendr la fecha, el
nmero de instrumentos pblicos de que se compone distribuidos as:
nmero de escrituras matrices, razones de legalizacin de firmas,
actas de protocolizacin y nmero de instrumentos pblicos cancelados;
nmero de folios de que se compone; observaciones, si las hubiere y
la firma del notario[footnoteRef:11]. [11: Artculo 12 del Cdigo de
Notariado.]
Razn marginal y formato:El notario pondr al margen de la
escritura matriz, razn de haber autorizado otra escritura que la
adicione, aclare, modifique, revoque o rescinda; y tambin razonar
los ttulos y documentos que tenga a la vista y cuyo contenido sufra
modificacin, en virtud de los instrumentos que hubiere
autorizado[footnoteRef:12]. [12: Artculo 36 del Cdigo de
Notariado]
Expedientes que se remiten al archivo general de Protocolos:1.
Ausencia (Arts. 8 al 10, Dto. 54-77)2. Disposicin y gravamen de
bienes de menores, incapaces y ausentes (Arts. 11 al 13, Dto.
54-77)3. Reconocimiento de preez o de parto ( Arts. 14 al 17, Dto.
54-77)4. Cambio de nombre (Arts. 18 al 20, Dto. 54-77)5. Asiento
extemporneo de partidas y actas del Registro Civil: nacimiento,
defuncin, matrimonio, etctera. (Art. 21, Dto. 54-77).6.
Determinacin de edad (Art. 22, Dto. 54-77)7. Rectificacin de
partidas del Registro Civil (Art. 23, Dto. 54-77)8. Reposicin de
partidas del Registro Civil9. Identificacin de tercero (Art. 440
Cdigo Procesal Civil y Mercantil)10. Patrimonio Familiar (Art. 24
al 27, Dto. 54-77)11. Proceso sucesorio intestado (Art. 450 Cdigo
Procesal Civil y Mercantil)12. Proceso sucesorio testamentario
(Art. 488 Cdigo Procesal Civil y Mercantil)13. Expediente de
donacin por causa de muerte (Arts. 943 y 1193 Cdigo Civil) y 2 e)
Dto.73-7514. Rectificacin de rea de inmueble (Art. 15 Decreto Ley
125-83).
Aspectos a revisar:1. Presentacin de aviso de remisin2. Que el
expediente sea original y fenecido (en caso de fallecimiento de
notario se reciben los expedientes en el estado en que se
encuentren).3. Que est foliado en su totalidad
V. MICROFILMACIN
En esta dependencia es la encargada de realizar funciones como:
la apertura de plicas de testimonios especiales de testamentos o
donaciones por causa de muerte y la entrega y elaboracin de
certificaciones y constancias de los testimonios especiales,
certificacin de solvencia de entrega de testimonios especiales,
certificacin de avisos trimestrales y constancia de entrega de
testimonios especiales y avisos trimestrales.
Si el testimonio se pide del ao 1965 al 1995 se verificar su
legibilidad y se proceder al pago y en los aos del 1996 a la
actualidad slo se buscar el original y se proceder al pago para la
respectiva certificacin.
La apertura de plicas de testimonios especiales de testamentos o
donaciones por causa de muerte: El que pida esta apertura deber
llenar los siguientes requisitos: presentar sus documentos de
identificacin y certificacin original de la partida de defuncin del
testados o donante y se refutan y escudrian los datos entre la
plica y la partida de defuncin y luego en presencia del Directos
General del Archivo se proceder a la apertura y tendr que pagar por
las fotocopias y honorarios de certificacin para que se le extienda
la certificacin solicitada.
Las tarifas de lo anterior son:
VI. SUPERVISIN NOTARIAL
El Director del Archivo General de Protocolos, tiene la facultad
de realizar anualmente, revisin ordinaria en los protocolos, labor
que lleva a cabo la unidad de supervisin notarial.
Las inspecciones y revisiones de protocolos notariales, las
pueden realizar:1. El Director del Archivo General de Protocolos
(Artculos 81 y 84 del Cdigo de Notariado).2. Los subdirectores y
asesores de las delegaciones regionales y departa mentales del
Archivo General de Protocolos.3. El Juez de Primera Instancia Civil
Departamental (Acuerdo 54-2000, emitido por la Corte Suprema de
Justicia).4. Notarios revisores nombrados por Acuerdo del
Presidente del Organismo Judicial (Art. 84 del Cdigo de
Notariado).
Para efectuar la revisin se le notificar al notario el da y hora
que deber presentarse, en la que se realizar la revisin de los
tomos de protocolo que en el oficio de citacin se le indique. El da
de la revisin se levantar acta en la que se har constar, entre
otros: antecedentes, aspectos generales, observaciones susceptibles
de subsanar sin intervencin judicial, con intervencin judicial y de
las que nicamente se deja constancia y se informa a la Corte
Suprema de Justicia.
En el caso de que el protocolo no cumpla con los requisitos
formales que determina el Cdigo de Notariado, se fija al notario un
plazo para que cumpla con los mismos.
Clases de revisiones:1. Ordinaria: La que se practica cada ao
por el director del archivo general de protocolos, delegaciones
regionales y departamentales del mismo, en los departamentos que no
estn cubiertos por las mencionadas delegaciones es practicada por
los jueces de primera instancia y en su caso, en toda la repblica,
por los notarios colegiados activos nombrados para el efecto por la
presidencia del Organismo judicial.
2. Extraordinaria: La que ordena efectuar la corte suprema de
justicia.
3. Especial:La ordenada por juez competente o el ministerio
pblico para la averiguacin de la comisin de un delito.
4. Postmortem:La que se practica en el protocolo y sus
comprobantes que son entregados al Archivo general de protocolos o
al juzgado de primera instancia civil, por motivo del fallecimiento
del notario.
Aspectos que se revisan en las inspecciones y revisiones de
Protocolos:1. Del empastado: para inspeccionar la forma en que se
encuentra empastado el tomo de protocolo y sus atestados.2. De la
foliacin: la forma en que ha sido foliado el protocolo.3.
Correlatividad del nmero de orden y registro de las hojas de papel
sellado especial para protocolos.4. Nmero de instrumentos pblicos
de que consta.5. Fecha de apertura del protocolo, la cual debe ser
posterior o coincidir con la fecha de pago de derecho de apertura
de protocolo.6. Fecha de cierre de protocolo.7. Si la razn de
cierre est firmada y coincide con el contenido del protocolo y el
ndice.8. El ndice debe estar firmado y sellado, cubrir el impuesto
fiscal correspondiente y coincidir con el contenido del protocolo y
la razn de cierre.9. Razones marginales. (Ampliaciones,
aclaraciones, modificaciones o rescisiones).
Atestados:1. Recibo de pago de derecho de apertura de
protocolo.2. Comprobantes de entrega:a. De avisos trimestrales.b.
De testimonios especiales.c. De testimonios especiales en plica de
testamentos o donaciones por causa de muerte.d. De avisos de
cancelacin.e. De avisos de protocolizacin de documentos
provenientes del extranjero.f. De ndice.3. Copias con sello de
recepcin de los avisos presentados al Registro General de la
Propiedad de los testamentos o donaciones por causa de muerte
autorizados.4. Copias con sello de recepcin de los avisos
presentados al Registro Nacional de las Personas de los matrimonios
celebrados.5. Copias con sello de recepcin de los avisos
presentados al DIGECAM de las compraventas de arma de fuego
realizadas
Observaciones derivadas de las inspecciones y revisiones de
protocolos:A. Susceptibles de subsanar sin intervencin judicial:1.
Protocolo sin foliar o foliado a lpiz.2. Razones marginales: cuando
autorizan escrituras de ampliacin, aclaracin, modificacin, rescisin
etc. y se omite asentar la razn marginal a la escritura matriz.3.
No elaboran la razn de cierre despus del ltimo instrumento pblico o
la elaboran incorrectamente, de manera que no coincide con el
contenido del protocolo (escrituras matrices, actas de
protocolizacin, instrumentos cancelados y cantidad de folios).4. No
incorporan el ndice original al tomo de protocolo.5. No firman y
sellan todas las hojas del ndice, no le colocan el timbre fiscal a
cada hoja, no consignan la fecha o no coincide con el contenido del
protocolo ni con la razn de cierre.6. La razn de cancelacin de los
instrumentos pblicos cancelados no son firmadas por el notario.7.
No incorporar a los atestados los avisos notariales que
corresponden al protocolo, tales como avisos trimestrales, avisos
de cancelacin, las copias con sello de recepcin de los avisos de
los matrimonios celebrados, de los testamentos autorizados, de los
comprobantes de los avisos de los documentos provenientes del
extranjero, del comprobante de la entrega del ndice, de la copia
con sello de recepcin del recibo de pago de derecho de apertura de
protocolo.8. Actas notariales protocolizadas que carecen de timbre
notarial y/o timbre fiscal.9. El o los tomos de protocolo no han
sido empastados (cosidos y pegados).10. Un documento protocolizado
se inserta entre la razn de cierre y el ndice.11. Cuando el
empastar el tomo de protocolo se altera el orden correlativo de las
hojas de papel sellado especial para protocolos.
B. Susceptibles de subsanar con intervencin judicial:1.
Alteracin en la foliacin: por repetir nmeros u omitirlos.2.
Alteracin de orden correlativo de las hojas de papel sellado
especial para protocolos:i. Por no aparecer dentro del tomo de
protocolo una o varias hojas. Extravo, robo etc.ii. Por encontrarse
mal insertadas o colocadas.3. Alteracin de la numeracin cardinal de
los instrumentos pblicos.i. Por repetir el nmero de instrumento
pblicoii. Por omitir nmero de instrumento pblico4. Dejar sin
utilizar el anverso, el reverso o la hoja completa del papel
sellado especial para protocolos.5. Extravo de hojas en blanco y/o,
que contengan instrumentos pblicos autorizados, cancelados o
firmados nicamente por los comparecientes.6. Al documento que se
protocoliza no le colocan nmero de folio, lo que ocasiona adems de
la ampliacin del acta de protocolizacin, diligencias de enmienda
por alteracin en la foliacin.7. Instrumentos pblicos que han sido
autorizados y sobre ellos imprimen otro texto, lo que ocasiona el
deterioro del mismo, procediendo diligencias voluntarias de
reposicin de protocolo.
VII. PROTOCOLOS NOTARIALES
Los albaceas, herederos, parientes o cualquier persona que tenga
en su poder el protocolo de un notario fallecido debern entregarlo
dentro de los 30 das siguientes al fallecimiento. Artculo 23 del
Cdigo de Notariado.
Requisitos:1) Entrega realizada por la persona que tenga en su
poder los tomos de protocolo:a. Certificacin de la partida de
defuncin del notario.b. Fotocopia del documento personal de
identificacin de la persona que hace la entrega.c. Sello de
notario, si los tuviera.d. Formulario de recepcin de Protocolo.
2) Entrega realizada por encargo del depositario del notario
fallecidoa. Carta de autorizacin de entrega de tomos de protocolo,
firmada y sellada por el notario depositario, con firma
autenticada.b. Certificacin de la partida de defuncin del
notario.c. Fotocopia del documento personal de identificacin del
notario depositario.d. Fotocopia del documento personal de
identificacin de la persona que entrega.e. Sellos de hule si los
tuviera.f. Formulario de recepcin de protocolo.
3) Entrega voluntaria: Los notarios inhabilitados, los que se
ausentan del pas por ms de un ao y aquellos que desearn depositar
su protocolo de manera voluntaria. Artculos 26 y 27 del Cdigo de
Notariado.
4) Por el propio notarioa. Fotocopia del documento personal de
identificacin.b. Formulario de recepcin de protocolo.
5) Entrega por encargo del notarioa. Carta de autorizacin para
entregar los tomos del protocolo, firmada y sellada por el notario,
con firma autenticada.b. Fotocopia del documento personal de
identificacin del notario.c. Fotocopia del documento personal de
identificacin de la persona que hace la entrega.d. Formulario de
recepcin de protocolo.
6) Entrega por encargo del propio notario por enfermedada.
Certificado Mdico.b. Fotocopia de documento personal de
identificacin del notario.c. Fotocopia de documento personal de
identificacin de la persona que hace la entrega.d. Carta de
autorizacin para entregar los tomos de protocolo, firmada y sellada
por el notario, si no pudiera firmar debe haberse indicado en el
certificado mdico ese aspecto.e. Formulario de recepcin de
protocolo.
Consulta y exhibicin de protocolos notariales:Las personas
interesadas en consultar algn instrumento pblico contenido en
alguno de los tomos de protocolo depositados en el Archivo General
de Protocolos, podr solicitarlo al encargado el cual pondr a la
vista del interesado el instrumento pblico, previa identificacin
del usuario.
La exhibicin y/o consulta de escritura pblicas de testamentos o
donaciones por causa de muerte, se realizarn nicamente en aquellos
casos en los cuales el interesado presente certificacin de la
partida de defuncin del testador o donante, la cual se incorporar
al tomo del protocolo consultado.
La Unidad de Protocolos Notariales recibe solicitudes de emisin
de copias simples legalizadas, testimonios o testimonios especiales
de las escrituras pblicas que se encuentren contenidas en los tomos
de protocolo depositados, debiendo el usuario para el efecto:1.
Indicar el nombre del notario,2. Nmero y fecha del instrumento
pblico;3. En el caso de testimonios, si el contrato que contiene el
documento pblico se encuentra afecto al pago del IVA o cualquier
otro, el usuario debe adjuntar formulario por medio del cual se
realizaron los pagos correspondientes; 4. Las reproducciones de las
escrituras pblicas de testamentos o donaciones por causa de muerte,
se realizarn nicamente en aquellos casos en los cuales el
interesado presente certificacin de la partida de defuncin del
testador o donante, la cual se incorporar al tomo del protocolo
consultado.
Certificaciones:El usuario podr solicitar certificaciones,
constancias y avisos en la unidad de protocolos notariales1.
Certificaciones de actas de recepcin, inspeccin y revisin de
protocolos de notarios fallecidos.2. Certificaciones de actas de
recepcin, inspeccin y revisin de protocolos de notarios que
entregan en forma voluntaria.
Constancias:1. Entrega de protocolo de notarios fallecidos.2.
Entrega de protocolo de forma voluntaria.3. Entrega de protocolo de
notarios que salen fuera del pas.4. Entrega de protocolo por orden
judicial.5. Entrega de protocolo de notarios inhabilitados.6.
Negativa de escritura no autorizada.7. Negativa de escritura no
existente. Avisos1. Aviso de testamento o donacin por causa de
muerte.2. Aviso de matrimonio.3. Aviso de cancelacin.4. Aviso de no
autorizada.5. Aviso de omitida.6. Aviso a Direccin General de
Catastro y Avalo de Bienes Inmuebles7. Aviso a Catastro
Municipal.8. Aviso a Direccin General de Control de Armas y
Municiones.
Sistemas Registrales
Las normas que rigen la organizacin de los Registros Pblicos de
bienes tienen en una gran parte, un componente de abstraccin y
forma, es decir, se trata de preceptos encaminados a regular el
funcionamiento de las Oficinas Registrales, en un sentido amplio,
puesto que comprenden tanto el procedimiento registral como los
efectos que con la publicidad se consiguen.[footnoteRef:13] [13:
Sistemas Registrales: consultado en
http://www.cinder.info/wp-content/uploads/file/DocumentosMoscu/Sistemas%20registrales_%20La%20propiedad%20inscrita%20como%20la%20propiedad%20protegida.pdf
Guatemala, 26.03.14, a las 03:29, pg. 1]
En este caso, se abordar el tema del archivo general de
protocolos, dependencia de la corte suprema de justicia, y con el
cual los notarios tienen mucha relacin.
Para ello, cada pas adopta el sistema acorde a sus capacidades y
apegados a su conveniencia, ya que depender de dicho sistema, la
solidificacin de la garanta de lo que ah se registre, es decir, la
seguridad jurdica pblica, se encuentra determinada por el sistema
adoptado.
Clases de sistemas registrales:
1. Formales: Se refiere a la forma en que se presentan los
documentos, es decir, si son copias o transcripciones fieles a las
originales.
2. Organizacionales: Se refiere a que si el registro se lleva
por finca, folio, documento, o por persona.
3. Sistema de inoponibilidad[footnoteRef:14]: Significa que los
actos, que por obligacin deben inscribirse, pero que no fueron
inscritos, no podrn oponerse ante terceros.[footnoteRef:15] [14:
Op. Cit. Sistemas Registrales online: Pg. 2, ] [15: Utilizado
principalmente en Francia.]
4. Sistema de inatacabilidad: Significa, que, al registrar un
acto o documento, el registro se queda con una copia, y una le
queda al particular; en este caso, si se establece que existen
diferencias entre ambos documentos, prevalece lo que se mantenga en
el registro.Caractersticas: Pblico. (por simples notas, o por
certificaciones. Registro completo: Mantener un paralelismo entre
el acto y el registro, es decir, contener todos los datos
necesarios para representar efectivamente lo que se quiso en el
acto.
5. De depuracin de actos: No todos, los actos, son registrables,
sino solamente aquellos que tengan consideracin de documentos
pblicos.
6. Sistema tecnolgico: El que ofrece realizar consultas va
electrnica, a travs de dispositivos de operacin digital.El anterior
manifiesta, en nuestra sociedad actual las siguientes ventajas:
Fcil acceso a la informacin. Intercomunicacin entre los distintos
registros. Posibilidad de firmas electrnicas.No obstante, al
adoptar ste sistema, debe tomarse en cuenta que paralelamente deben
establecerse mecanismos que garanticen la autenticidad e integridad
de la informacin transmitida.
Adems de los anteriores, el derecho registral, establece los
siguientes sistemas:1. Registros de Derechos.2. Registros de
Documentos.
APLICADO A GUATEMALA:
Es el caso, que el Archivo General de protocolos sigue, conforme
el cdigo de notariado los siguientes sistemas: SISTEMA FORMAL:
Acepta, copias y transcripciones.[footnoteRef:16] Segn el artculo
67 del cdigo de notariado. [16: Organismo Ejecutivo, Decreto 314;
Cdigo de Notariado, Guatemala, 1946. ]
SISTEMA ORGANIZACIONAL: Por persona. SISTEMA TECNOLGICO: Ya que
en la actualidad, permite obtener consultas electrnicas, con
usuario y clave del notario, el cual nicamente necesita presentar
como requisito para solicitar el servicio su carn de colegiado
activo, previo registro. SISTEMA DE REGISTRO DE DOCUMENTOS: Ya que
puede registra: Mandatos Judiciales, expedientes de jurisdiccin
voluntaria, testimonios especiales de las escrituras pblicas, y
depsitos de protocolos por impedimento, ausencia o muerte del
notario.[footnoteRef:17] Sin embargo, aparejado al registro de
documentos, tambin conllevan la de garantizar seguridad jurdica en
cuanto a derechos y obligaciones contenidos en los documentos por
lo tanto tambin registra derechos. [17: Loc. Cit. Decreto 314. Art.
78]