1/18 Norwegian text shall prevail in case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation Til aksjeeierne i PCI Biotech Holding ASA (org.nr 991 036 393) INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Styret i PCI Biotech Holding ASA (”Selskapet”) innkaller herved til ordinær generalforsamling. Tid: 29. Mai 2019 kl. 10.00 Sted: Jónas Einarsson Auditorium (2.etg. inngang 2B), Oslo Cancer Cluster Innovasjonspark, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norge. Generalforsamlingen vil åpnes av styrets leder Hans Peter Bøhn, eller en person utpekt av styrets leder, som vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter. Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen: 1. Åpning av generalforsamlingen og fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmektiger 2. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden 4. Presentasjon av selskapets status 5. Godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2018, samt disponering av resultat for 2018 for morselskapet PCI Biotech Holding ASA 6. Valg av styre 7. Valg av medlemmer til valgkomitéen 8. Fastsettelse av honorar til styret og valgkomiteen To the shareholders of PCI Biotech Holding ASA (reg.number 991 036 393) NOTICE OF ORDINARY GENERAL MEETING The board of directors of PCI Biotech Holding ASA (the “Company”) hereby convenes an ordinary general meeting. Time: 29 May 2019 at 10.00am (CEST) Place: Jónas Einarsson Auditorium (2 nd floor, entrance 2B), Oslo Cancer Cluster Innovation Park, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norway. The general meeting will be opened by the chairman of the board of directors Hans Peter Bøhn, or someone appointed by the chairman, who will register the attendance of shareholders present and proxies. The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting: 1. Opening of the general meeting and registration of attending shareholders 2. Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes 3. Approval of notice and agenda 4. Presentation of the Company’s state of affairs 5. Approval of the annual accounts and the annual report for the financial year 2018, and distribution of results for 2018 for the parent company PCI Biotech Holding ASA 6. Election of board of directors 7. Election of members to the nomination committee 8. Determination of remuneration to the board of directors and the nomination committee
18
Embed
Norwegian text shall prevail in case of discrepancy ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1/18
Norwegian text shall prevail in case of discrepancy between the
Norwegian language original text and the English language translation
Til aksjeeierne i PCI Biotech Holding ASA
(org.nr 991 036 393)
INNKALLING TIL ORDINÆR
GENERALFORSAMLING
Styret i PCI Biotech Holding ASA (”Selskapet”) innkaller
etc., the maximum nominal value of the shares that
may be issued under the authorisation shall be
adjusted accordingly.
5) The new shares, which may be subscribed for
according to this authorisation, shall have right to
dividends declared subsequent to the subscriber
having paid the subscription price and the associated
share capital increase having been registered in the
Norwegian Register of Business Enterprises.
6) The authorisation is valid until the Company’s Annual
General Meeting in 2020, but no longer than 30 June
2020.
7) The shareholders' preferential right to the new
shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian
Public Limited Companies Act may be deviated from.
8) The Board is authorised to decide upon the
subscription terms, including issue price, date of
payment and the right to sell the shares to others.
9) The authorisation comprises share capital increases
against contribution in kind, etc., cf. Section 10-2 of
the Norwegian Public Limited Companies Act”.
* * *
Ingen andre saker foreligger til behandling.
* * *
Vedlegg: Skjema for påmelding, forhåndsstemmer og fullmakt til generalforsamlingen er vedlagt, samt tilgjengelig på Selskapets nettside.
Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte og valgkomiteens innstilling er tilgjengelig på Selskapets nettside.
Årsregnskap, årsberetning, inkludert redegjørelse for foretaksstyring, og revisors beretning for regnskapsåret 2018 er tilgjengelig på Selskapets nettside.
Selskapets nettside: www.pcibiotech.com
* * *
No other matters are on the agenda.
* * *
Appendices: Form of registration, advance voting and proxy to the General Meeting is enclosed and also available on the Company’s website.
The board of directors’ declaration on salary and other remuneration to executive management and the nomination committee’s recommendation are available on the Company’s website.
The annual accounts, the annual report, including statement on corporate governance, and the auditor’s report for the financial year 2018 are available on the Company’s website.
Company’s website: www.pcibiotech.com
11/18
[NAVN]
[ADRESSE I]
[ADRESSE II]
[POSTNR POSTSTED]
[LAND]
PIN: XXXXX REF: XXXXX
Ordinær generalforsamling i PCI Biotech Holding
ASA avholdes onsdag 29. mai 2019, kl. 10.00 i Jónas
Einarsson Auditorium (2.etg. inngang 2B), Oslo
Cancer Cluster Innovasjonspark, Ullernchausséen 64,
0379 Oslo, Norge
PÅMELDINGSSKJEMA
Melding om deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, bes mottatt av Nordea senest 27. mai 2019 kl.
16.00.
Påmelding kan sendes til Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, PB 1166 Sentrum, 0107 Oslo, Epost: [email protected] eller
telefax 22 36 97 03. Påmelding kan også gjøres elektronisk via selskapets hjemmeside www.pcibiotech.no eller via VPS
Investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Referansenummeret må oppgis ved påmelding.
Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling i PCI Biotech Holding ASA den 29. mai 2019:
Representant for aksjeeier (dersom foretak)
Sted Dato Signatur for aksjeeier
Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest eller annen gyldig dokumentasjon (f.eks. styrevedtak) som viser at undertegnede
kan signere på vegne av aksjeeieren vedlegges. Aksjeeiere som gir fullmakt, skal benytte fullmaktsskjema. Aksjeeiere som avgir
forhåndsstemme skal benytte skjema for forhåndsstemmer.
Ordinær generalforsamling i PCI Biotech Holding ASA avholdes onsdag 29. mai 2019, kl. 10.00 i Jónas Einarsson Auditorium (2.etg. inngang 2B), Oslo Cancer Cluster Innovasjonspark, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norge
SKJEMA FOR FORHÅNDSSTEMME Dette skjemaet benyttes til å avgi forhåndsstemme. Forhåndsstemmer må være mottatt av Nordea senest 27. mai 2019 kl. 16.00. Verken selskapet eller styrets leder (eller den styrets leder bemyndiger) kan holdes ansvarlig for tap som måtte oppstå som følge av at forhåndsstemmer ikke kommer frem i tide.
Skjema for forhåndsstemme kan sendes til Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, PB 1166 Sentrum, 0107 Oslo, Epost: [email protected] eller telefax 22 36 97 03. Registrering av forhåndsstemmer kan også gjøres elektronisk via selskapets hjemmeside www.pcibiotech.no eller via VPS Investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Referansenummeret må oppgis ved påmelding.
Fram til fristen angitt ovenfor kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt. Aksjeeiere som avgir forhåndsstemmer vil ikke ha mulighet til å ta stilling til eller stemme over benkeforslag, forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Dersom utfylling av skjemaet er uklart vil møteleder kunne registrere at aksjeeieren avstår fra å stemme. Merk at dersom det i en sak ikke er avgitt stemme for eller mot i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som at aksjeeieren i den aktuelle sak avstår fra å stemme.
Agenda ordinær generalforsamling 2019 For Mot Avstå
2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen
3. Godkjenning av innkalling og dagsorden
5. Godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2018,
samt disponering av resultat for 2018 for morselskapet PCI Biotech Holding ASA
6. Valg av styre
- Hans Peter Bøhn (leder)
- Andrew M. Hughes
- Christina Herder
- Lars Viksmoen
- Hilde Furberg (ny)
7. Valg av medlemmer til valgkomiteen
- Jónas Einarsson (leder)
- Erik Must
- Trond Johansen (ny)
8. Fastsettelse av honorar til styret og valgkomiteen
9. Godkjenning av honorar til revisor
10. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a
11. Styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen ved nytegning av aksjer i
forbindelse med Selskapets incentivprogram for ansatte
12. Styrefullmakt til å utstede aksjer i tilknytning til private plasseringer
Representant for aksjeeier (dersom foretak)
Sted Dato Signatur for aksjeeier
Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest eller annen gyldig dokumentasjon (f.eks. styrevedtak) som viser at undertegnede
Ordinær generalforsamling i PCI Biotech Holding ASA avholdes onsdag 29. mai 2019, kl. 10.00 i Jónas Einarsson Auditorium (2.etg. inngang 2B), Oslo Cancer Cluster Innovasjonspark, Ullernchausséen 64, 0379 Oslo, Norge
FULLMAKT MED STEMMEINSTRUKS
Dette fullmaktsskjemaet benyttes til å gi fullmakt med stemmeinstruks.
Melding om deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, bes mottatt av Nordea senest 27. mai 2019 kl. 16.00. Ved innsending av denne fullmakten vil påmelding registreres.
Fullmaktsskjema kan sendes til Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, PB 1166 Sentrum, 0107 Oslo, Epost: [email protected] eller telefax 22 36 97 03. Registrering av fullmakt kan også gjøres elektronisk via selskapets hjemmeside www.pcibiotech.no eller via VPS Investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Referansenummeret må oppgis ved påmelding.
Undertegnede aksjeeier gir herved (sett kryss) Styrets leder eller den styrets leder bemyndiger Navn på fullmektig:
fullmakt til å møte og avgi stemme i PCI Biotech Holding ASAs ordinære generalforsamling 29. mai 2019 for mine/våre aksjer. Dersom fullmektigen ikke er navngitt, skal fullmakten anses gitt til styrets leder eller den styrets leder bemyndiger.
Verken selskapet eller styrets leder (eller den styrets leder bemyndiger) kan holdes ansvarlig for tap som måtte oppstå som følge av at fullmakten ikke kommer frem til fullmektigen i tide. Selskapet og styrets leder (eller den styrets leder utpeker) er ikke ansvarlig for at det blir avgitt stemme i henhold til fullmaktsskjemaet og har intet ansvar i forbindelse med avgivelse av stemme i henhold til fullmakten.
Merk at ikke avkryssede felt i agendaen nedenfor vil anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet benkeforslag, forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen. Dersom stemmeinstruksen er uklar vil fullmektigen utøve sin myndighet basert på en for fullmektigen fornuftig tolkning av instruksens. Dersom en slik tolkning ikke er mulig vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
Agenda ordinær generalforsamling 2019 For Mot Avstå
2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen
3. Godkjenning av innkalling og dagsorden
5. Godkjenning av årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2018, samt disponering av resultat for 2018 for morselskapet PCI Biotech Holding ASA
6. Valg av styre
- Hans Peter Bøhn (leder)
- Andrew M. Hughes
- Christina Herder
- Lars Viksmoen
- Hilde Furberg (ny)
7. Valg av medlemmer til valgkomiteen
- Jónas Einarsson (leder)
- Erik Must
- Trond Johansen (ny)
8. Fastsettelse av honorar til styret og valgkomiteen
9. Godkjenning av honorar til revisor
10. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i henhold til allmennaksjeloven § 6-16a
11. Styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen ved nytegning av aksjer i forbindelse med Selskapets incentivprogram for ansatte
12. Styrefullmakt til å utstede aksjer i tilknytning til private plasseringer
Representant for aksjeeier (dersom foretak)
Sted Dato Signatur for aksjeeier
Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest eller annen gyldig dokumentasjon (f.eks. styrevedtak) som viser at undertegnede kan signere på vegne av aksjeeieren vedlegges.
PIN: XXXXX REF: XXXXX Ordinary general meeting in PCI Biotech Holding ASA is held Wednesday 29 May 2019 at 10:00 hours (CEST) in Jónas Einarsson aud. (2nd floor, entrance 2B), Oslo Cancer Cluster Innovation Park, Ullernchausséen 64, Oslo
FORM FOR ADVANCE VOTING
This form is used to provide advance votes. Advance votes must be received by Nordea no later than 27 May 2019 at 16:00 hours
(CEST). Neither the company nor the chairperson of the board (or whoever the chairperson of the board authorises) can be held
responsible for any loss resulting from advance votes not being received in time.
The form for advance voting can be sent to Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, P.O. Box 1166 Sentrum, 0107 Oslo, Norway,
Email: [email protected] or telex +47 22 36 97 03. Registration of advance votes can also be made electronically through the
company's website www.pcibiotech.no or through VPS Investor Services for shareholders with access to this. The reference code
must be stated upon the registration of attendance.
Until the deadline stated above votes already cast can be changed or withdrawn. Votes cast prior to the general meeting being held will be
deemed withdrawn if the shareholder attends in person at the general meeting or by proxy. Shareholders which cast advance votes will not have
the possibility to consider or vote over motions made from the floor, proposals in addition to or as replacement of the proposals in the notice. If
the tick-off in the form is unclear the chairperson of the meeting may register that the shareholder abstains from voting. Please note that if a vote
is not cast for or against by tick-off of the items below in a matter on the agenda, this will be deemed as the shareholder abstains from voting in
the particular matter.
Agenda ordinary general meeting 2019 For Against Abstention
2. Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes
3. Approval of notice and agenda
5. Approval of the annual accounts and the annual report for the financial year 2018, and
distribution of results for 2018 for the parent company PCI Biotech Holding ASA
6. Election of board of directors
- Hans Peter Bøhn (chairman)
- Andrew M. Hughes
- Lars Viksmoen
- Christina Herder
- Hilde Furberg (new)
7. Election of members to the nomination committee
- Jónas Einarsson (chairman)
- Erik Must
- Trond Johansen (new)
8. Determination of remuneration to the board of directors and the nomination committee
9. Approval of remuneration to the auditor
10. Approval of the board of directors declaration on salary and other remuneration to the executive
management according to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act § 6-16a
11. Board authorisation for capital increase by share issue in connection with the Company’s
employee incentive program
12. Board authorisation to issue shares in connection with private placements
Representative for the shareholder (if a company)
Place Date Signature for the shareholder
If the shareholder is a company, the certificate of registration or other valid documentation (e.g. board resolution) showing that the
undersigned may sign on behalf of the shareholder shall be attached.
Ordinary general meeting in PCI Biotech Holding ASA is held Wednesday 29 May 2019 at 10:00 hours (CEST) in Jónas Einarsson aud. (2nd floor, entrance 2B), Oslo Cancer Cluster Innovation Park, Ullernchausséen 64, Oslo
PROXY WITH VOTING INSTRUCTIONS
This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions.
Notice of attendance for the general meeting, either personally or by proxy, is requested to be received by Nordea no later than 27 May 2019 at 16:00 hours (CEST). Attendance will be registered when this proxy has been received.
The proxy form can be sent to Nordea Bank Norge ASA, Issuer Services, P.O. Box 1166 Sentrum, 0107 Oslo, Norway, Email: [email protected] or telex +47 22 36 97 03. Registration of proxy can also be made electronically through the company's website www.pcibiotech.no or through VPS Investor Services for shareholders with access to this. The reference code must be stated upon the registration of attendance.
The undersigned shareholder hereby grants (tick off) The chairperson of the board of directors or the person who the chairperson authorises Name of proxy holder:
a proxy to attend and vote at PCI Biotech Holding ASA's ordinary general meeting on 29 May 2019 for my/our shares. If the proxy holder is not named, the proxy shall be deemed granted to the chairperson of the board of directors or the person who the chairperson authorises.
Neither the company nor the chairperson of the board (or whoever the chairperson of the board authorises) can be held responsible for any loss resulting from the proxy form not being received by the proxy in time. The company and the chairperson of the board (or whoever the chairperson of the board authorises) are not responsible for ensuring that votes will be cast in accordance with the proxy form and have no responsibility in connection with cast of votes pursuant to the proxy form.
Please note that if any items below are not voted on (not ticked off); this will be deemed to be an instruction to vote "for" the proposals in the notice. However, if any motions are made from the floor in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote or abstain from voting at his discretion. If the voting instruction is unclear, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the instruction. Where no such reasonable interpretation is possible, the proxy holder may abstain from voting.
Agenda ordinary general meeting 2019 For Against Abstention
2. Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes
3. Approval of notice and agenda
5. Approval of the annual accounts and the annual report for the financial year 2018, and
distribution of results for 2018 for the parent company PCI Biotech Holding ASA
6. Election of board of directors
- Hans Peter Bøhn (chairman)
- Andrew M. Hughes
- Lars Viksmoen
- Christina Herder
- Hilde Furberg (new)
7. Election of members to the nomination committee
- Jónas Einarsson (chairman)
- Erik Must
- Trond Johansen (new)
8. Determination of remuneration to the board of directors and the nomination committee
9. Approval of remuneration to the auditor
10. Approval of the board of directors declaration on salary and other remuneration to the
executive management according to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act §
6-16a
11. Board authorisation for capital increase by share issue in connection with the Company’s
employee incentive program
12. Board authorisation to issue shares in connection with private placements
Representative for the shareholder (if a company)
Place Date Signature for the shareholder If the shareholder is a company, the certificate of registration or other valid documentation (e.g. board resolution) showing that the undersigned may sign on behalf of the shareholder shall be attached.