AAN VAN DATUM ONDERWERP BIJLAGE(N) Memo raad De gemeenteraad Het college van B en W Februari 2013 Normenkader rechtmatigheid 2012 3 Inleiding en samenvatting Het College van Burgemeester en Wethouders heeft op 12 februari 2013 het normenkader rechtmatigheid 2012 vastgesteld. Het college heeft als wettelijke taak (artikel 3 van de Controleverordening gemeente De Ronde Venen 2011) een normenkader op te stellen, waarin wordt aangegeven welke wet- en regelgeving van toepassing is bij de rechtmatigheidscontrole van de accountant. Dit normenkader wordt door de accountant gebruikt bij het beoordelen van de financiële rechtmatigheid. Voor de jaarrekeningen 2011 - 2014 is door de gemeenteraad gekozen voor Deloitte als accountant. Bij de rechtmatigheidscontrole van de accountant gaat het om materiële processen. Het normenkader voor deze rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden (externe regelgeving) en van de gemeente zelf (verordeningen) ten aanzien van de relevante materiële processen. Het normenkader is afgestemd met de externe accountant. In het eindverslag onderzoek programmarekening 2011 heeft de raadswerkgroep verzocht om aan te geven op welke wijze er invulling wordt gegeven aan het beleid rondom het voorkomen van misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) binnen de gemeente De Ronde Venen. In deze memo wordt hierop ingegaan. Deze memo heeft tot doel de gemeenteraad te informeren over het normenkader rechtmatigheid 2012. Criteria van de financiële rechtmatigheid In algemene zin lijkt “rechtmatigheid” een duidelijke term: iedereen wordt geacht zich aan de wet- en regelgeving te houden, dus ook gemeenten. Bij nadere beschouwing is dit echter veel ingewikkelder. Er rijzen vragen als: “welke regels gelden nu precies?”en “in hoeverre is niet (of niet tijdige) naleving van alle bepalingen uit alle wetten van belang voor het oordeel van de jaarrekening?” etc.
Het College van Burgemeester en Wethouders heeft op 12 februari 2013 het normenkader rechtmatigheid 2012 vastgesteld. Het college heeft als wettelijke taak (artikel 3 van de Controleverordening gemeente De Ronde Venen 2011) een normenkader op te stellen, waarin wordt aangegeven welke wet- en regelgeving van toepassing is bij de rechtmatigheidscontrole van de accountant. Dit normenkader wordt door de accountant gebruikt bij het beoordelen van de financiële rechtmatigheid. Voor de jaarrekeningen 2011 - 2014 is door de gemeenteraad gekozen voor Deloitte als accountant.
Bij de rechtmatigheidscontrole van de accountant gaat het om materiële processen. Het normenkader voor deze rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden (externe regelgeving) en van de gemeente zelf (verordeningen) ten aanzien van de relevante materiële processen.
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
AAN
VAN
DATUM
ONDERWERP
BIJLAGE(N)
Memo raad
De gemeenteraad
Het college van B en W
Februari 2013
Normenkader rechtmatigheid 2012
3
Inleiding en samenvatting Het College van Burgemeester en Wethouders heeft op 12 februari 2013 het normenkader rechtmatigheid 2012 vastgesteld. Het college heeft als wettelijke taak (artikel 3 van de Controleverordening gemeente De Ronde Venen 2011) een normenkader op te stellen, waarin wordt aangegeven welke wet- en regelgeving van toepassing is bij de rechtmatigheidscontrole van de accountant. Dit normenkader wordt door de accountant gebruikt bij het beoordelen van de financiële rechtmatigheid. Voor de jaarrekeningen 2011 - 2014 is door de gemeenteraad gekozen voor Deloitte als accountant.
Bij de rechtmatigheidscontrole van de accountant gaat het om materiële processen. Het normenkader voor deze rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden (externe regelgeving) en van de gemeente zelf (verordeningen) ten aanzien van de relevante materiële processen. Het normenkader is afgestemd met de externe accountant. In het eindverslag onderzoek programmarekening 2011 heeft de raadswerkgroep verzocht om aan te geven op welke wijze er invulling wordt gegeven aan het beleid rondom het voorkomen van misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) binnen de gemeente De Ronde Venen. In deze memo wordt hierop ingegaan. Deze memo heeft tot doel de gemeenteraad te informeren over het normenkader rechtmatigheid 2012. Criteria van de financiële rechtmatigheid In algemene zin lijkt “rechtmatigheid” een duidelijke term: iedereen wordt geacht zich aan de wet- en regelgeving te houden, dus ook gemeenten. Bij nadere beschouwing is dit echter veel ingewikkelder. Er rijzen vragen als: “welke regels gelden nu precies?”en “in hoeverre is niet (of niet tijdige) naleving van alle bepalingen uit alle wetten van belang voor het oordeel van de jaarrekening?” etc.
FZ_LS_MEM_R_1101388_Normenkader rec - pagina 2 van 45
Het voldoen aan alle regels lijkt logisch, maar is toch minder vanzelfsprekend. Dit geldt voornamelijk voor de eigen gemeentelijke regelgeving. Deze regelgeving heeft soms een ordenend karakter of, beter gezegd, geeft een te bereiken ambitieniveau aan. Een voorbeeld hiervan is het terugvorderen van een subsidie bij een te late aanlevering van jaarstukken. Conform de subsidieverordening zou de subsidie moeten worden teruggevorderd, dit is echter in de praktijk niet altijd het geval. Het is belangrijk om vast te leggen welke ambtenaar bevoegd is om opdrachten te onder-tekenen. Wanneer bijvoorbeeld een declaratielijst is ondertekend door een ambtenaar die niet bevoegd is, zal de accountant de uitgaven zien als een onrechtmatige uitgave. Onder rechtmatigheid wordt bij de rechtmatigheidtoets door de accountant verstaan: “dat de in de rekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”. Dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de toepassing van de wettelijke regelingen, zowel intern als extern. Er zijn negen rechtmatigheidcriteria waaraan voldaan moet worden. Om inzicht te geven zijn deze negen criteria – met omschrijving en voorbeeld- hierna opgenomen. 1. Begroting
Financiële handelingen moeten passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma van de
begroting.
Voorbeeld: overschrijding van een programma of investering met meer dan € 50.000.
2. Voorwaarde
Nadere eisen die worden gesteld bij het uitvoeren van financiële handelingen.
Voorbeeld: subsidievoorwaarden, aanbesteding en belastingwetgeving.
3. Misbruik & oneigenlijk gebruik
De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het
gebruik van overheidsregelingen (= misbruik).
De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen
hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik).
Voorbeeld: subsidieregelingen, kwijtschelding en uitkeringen.
4. Calculatie
De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.
Voorbeeld: legesbedragen, facturen en tarieven van sportaccommodaties.
FZ_LS_MEM_R_1101388_Normenkader rec - pagina 3 van 45
5. Valutering
Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.
Voorbeeld: aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen.
6. Levering
Juistheid van ontvangen goederen en diensten.
Voorbeeld: de ontvangen goederen en diensten sluiten aan met de verstrekte opdracht.
7. Adressering
De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).
Voorbeeld: betalingsverkeer.
8. Volledigheid
Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.
De financiële handeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een
aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.
Voorbeeld: inkoop van goederen en diensten en het verstrekken van subsidies.
Deze negen criteria worden voor verschillende processen en activiteiten via rechtmatigheid- , verband- en totaalcontroles intern getoetst. In de paragraaf bedrijfsvoering van de programma-rekening 2012 wordt een samenvatting opgenomen over de werkwijze en resultaten van de rechtmatigheidscontroles.
De accountant zal in zijn verslag van bevindingen ook ingaan op de resultaten van zijn controles.
FZ_LS_MEM_R_1101388_Normenkader rec - pagina 4 van 45
Misbruik en oneigenlijk gebruik In het eindverslag onderzoek programmarekening 2011 heeft de raadswerkgroep verzocht om aan te geven op welke wijze er invulling wordt gegeven aan het beleid rondom het voorkomen van misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O-beleid) binnen de gemeente De Ronde Venen. In deze memo wordt hierop ingegaan.
In het kader van rechtmatigheid is het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) beleid een van de criteria waarop de accountant de jaarrekening toetst.
Misbruik en oneigenlijk gebruik zijn aan de orde bij die activiteiten waarbij informatie van derden (belanghebbenden) van groot belang is voor het verlenen c.q. vaststellen van uitkeringen, vergoedingen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen.
Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens (door belanghebbenden) met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of geen of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of geen of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking ervan.
Maatregelen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik zijn niet nieuw. De gemeente De Ronde Venen heeft al op veel gevoelige processen maatregelen genomen om Misbruik en Oneigenlijk gebruik door informatie van derden te voorkomen. Deze maatregelen zijn geformaliseerd in raadsbesluiten, verordeningen of beleidsstukken. Deze zijn vervolgens ingebed in procedures van maatregelen gericht op interne controle en risicobeheersing. Een voorbeeld hiervan is het voorkomen van M&O van bijstandsuitkeringen via onder meer de Verordening werk en bijstand, protocollen en procedures. In breder verband vallen ook de integriteitsverklaringen van onze ambtenaren onder M&O beleid.
Het centrale uitgangspunt is, dat elk organisatieonderdeel van de gemeente De Ronde Venen verantwoordelijk is om beheersmaatregelen te nemen gericht op het voorkomen van Misbruik en Oneigenlijk gebruik binnen processen of activiteiten.
Het M&O beleid is geborgd binnen de gemeente De Ronde Venen in het Plan van aanpak interne Controle (ICP) 2011 - 2015. Dit plan is vastgesteld door het College d.d. 12 december 2011 en afgestemd met de accountant Deloitte.
Het interne controleplan biedt een basis om te bezien welke processen onderdeel van de interne controle uitmaken en wat de diepgang van de interne controle werkzaamheden zal zijn. Op basis van het ICP 2011-2015 wordt jaarlijks een uitvoeringsplan interne controle vastgesteld.
FZ_LS_MEM_R_1101388_Normenkader rec - pagina 5 van 45
Normenkader 2012 Het normenkader voor de rechtmatigheid betreft een inventarisatie voor de accountantscontrole relevante regelgeving van de rijksoverheid en van de gemeente zelf. De gemeente heeft te maken met een groot aantal wetten en regels waaraan zij moet voldoen. Er wordt in de praktijk onderscheid gemaakt tussen externe, interne regelgeving en de verantwoording over doeluitkeringen. Externe regelgeving Onder externe wetten en regels vallen:
wet- en regelgeving van de rijksoverheid (bijvoorbeeld de Grondwet, Algemene Wet Bestuursrecht en ook de Gemeentewet)
wet- en regelgeving op het gebied van specifieke uitkeringen en subsidies (bijvoorbeeld de Wet werk en bijstand en het onderwijsachterstandenbeleid)
wet- en regelgeving die voortkomen uit internationale verdragen (bijvoorbeeld aan-bestedingsregels van de Europese Unie).
In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van belangrijke externe wetten en regels gerangschikt naar beleidsterreinen. Ten opzichte van 2011 zijn in 2012 nieuwe externe wetten en regels toegevoegd of vervallen, die gevolgen hebben voor de gemeente. Deze wijzigingen zijn tevens verwerkt in bijlage 1. Het betreft:
Nieuwe landelijke wetgeving:
Regeling leges en afdracht vergoeding afgifte verklaring omtrent het gedrag voor natuurlijke
personen en rechtspersonen
Aanpassingsbesluit bouwbesluit 2012
Wet gemeentelijke schuldhulpverlening per 1 juli 2012
Wet markt en overheid per 1 juli 2012
Wet revitalisering generiek toezicht per 1 oktober 2012
Paspoortwet wijziging in verband met het vervallen van de mogelijkheid tot bijschrijving van
kinderen per 26 juni 2012.
Vervallen landelijke wetgeving:
Wet werk en inkomen kunstenaars
Wet investeren in jongeren (overgeheveld naar Wet werk en bijstand)
FZ_LS_MEM_R_1101388_Normenkader rec - pagina 6 van 45
Interne regelgeving Onder interne regelgeving valt alles wat de raad vaststelt als beleid in de vorm van verordeningen, protocollen en andere raadsbesluiten zoals de programmabegroting. Ook besluiten van het college van burgemeester en wethouders vallen onder interne regelgeving. Dit geldt alleen voor zover zij betrekking hebben op financiële beheershandelingen die een nadere uitwerking zijn van het uitvoeren van externe regelgeving of een door de gemeenteraad vastgestelde verordening waarbij het college het beslissingsorgaan is. Door de externe werking van aanbestedingen en subsidies vallen collegebesluiten met betrekking tot deze onderwerpen ook onder de rechtmatigheid. Alle gemeentelijke verordeningen en beleidsregels voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen maken onderdeel uit van het normenkader. De verordeningen die voor onze gemeente gelden zijn geïnventariseerd. Hieruit bleek dat op peildatum eind 2012 in onze gemeente 219 verordeningen en beleidsregels gelden. Van al deze verordeningen en beleidsregels bevatten 106 bepalingen over financiële beheershandelingen. Een totaaloverzicht van de interne regelgeving is opgenomen in bijlage 2.
Doeluitkeringen en Sisa 2012 Ook de Single information single audit 2012 (Sisa) maakt onderdeel uit van het normenkader. In de programmarekening 2012 wordt een bijlage opgenomen met daarin de verantwoordings-informatie over doeluitkeringen. Het financieel belang is € 7,7 miljoen van de gemeente De Ronde Venen om doeluitkeringen van het Rijk en provincie op een rechtmatige wijze uit te voeren en tijdig aan te leveren is groot. Bij te late of onjuiste levering van de Sisa-verantwoordingsinformatie geldt als sanctie:
Terugvordering doeluitkering
Geen voorschotten doeluitkeringen en de algemene uitkering van het volgende jaar wordt
stopgezet totdat de overzichten alsnog zijn aangeleverd.
In bijlage 3 is een overzicht opgenomen van de te verantwoorden doeluitkeringen 2012.
Burgemeester en wethouders van De Ronde Venen
Bijlagen: 1. Overzicht belangrijke externe wetgeving voor 2012
2. Overzicht rechtmatigheid verordeningen en beleidsregels voor 2012
3. Overzicht specifieke doeluitkeringen 2012
FZ_LS_MEM_R_1101388_Normenkader rec - pagina 7 van 45
Bijlage 1 Overzicht belangrijke externe wetgeving voor 2012
In het navolgende overzicht is een inventarisatie opgenomen van belangrijke externe wet- en
regelgeving:
In de eerste kolom is het betreffende beleidsterrein vermeld.
In de tweede kolom is dit nader uitgewerkt in specifieke activiteiten.
In de derde kolom is de naam van de externe wet- en regelgeving opgenomen.
Bijlage 1 Overzicht belangrijke externe wetgeving voor 2012