Normas e Procedimentos para gerenciamento de processos administrativos no âmbito da Administração Pública Federal Legislações do SLTI/MPOG: Portaria nº 05 de 19/12/2002 Portaria nº 03 de 16/05/2003 Portaria nº 12 de 23/11/2009
Normas e Procedimentos para gerenciamento de processos
administrativos no âmbito da Administração Pública Federal
Legislações do SLTI/MPOG:
Portaria nº 05 de 19/12/2002 Portaria nº 03 de 16/05/2003Portaria nº 12 de 23/11/2009
Faixas numéricas atribuídas pelo
Faixas numéricas atribuídas pelo Serviço Nacional de Protocolos da Administração Pública Federal -
SENAPRO
00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
01200 A 01399 – MIN. CIÊNCIA E TECNOLOGIA
01400 A 01599 – MIN. DA CULTURA
02000 A 02999 – MIN. DO MEIO AMBIENTE
58000 A 58999 – MIN. DO ESPORTE
08000 A 08999 – MIN. DA JUSTIÇA
25000 A 25999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE
33000 A 33999 – MINISTÉRIO DA SAÚDE
Unidades Protocolizadoras da Fiocruz
Unidade
Prefixo
DIRAD 25380CPqRR 25381CPqAM 25382CPqGM 25383
IFF 25384INCQS 25385
BIO-MANGUINHOS 25386FAR-MANGUINHOS 25387
ENSP 25388DIRAC 25389ILMD 25792
DIREB 25027ICC 25028IOC 25030COC 25067
Definição Processo Administrativo
É um documento ou conjunto de documentos
que exige(m) um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos, ou ainda, instrução para pagamento de despesas.
Autuação de ProcessoÉ o termo que caracteriza a abertura do processo.O processo deve ser autuado preferencialmente por um documento original. Se não houver possibilidade, a cópia deverá ser autenticada por um servidor.
Constituição do Processo
Documentos resultantes de transmissão via fax não poderão constituir-se em peças de processos, salvo nos casos de processos de compra, onde a confirmação do fornecedor é imprescindível.
Constituição do Processo
Toda vez que exceder os espaços destinados a movimentação dos processos ou se identificar algum tipo de rasura ou dano na capa, o usuário deverá se dirigir à Seção de Protocolo para solicitar a confecção de uma nova capa.
Constituição do Processo
Processos de outras Instituições deverão, impreterivelmente, ser encaminhados à Seção de Protocolo da DIRAD para os devidos registros.
Constituição do Processo
Documentos resultantes de Correio Eletrônico (e-mail) só terão legalidade se atenderem aos seguintes critérios:
Constituição do Processo
AutorRemetenteAssuntoData e Hora do recebimentoIndicação de anexosAssinatura/Carimbo de servidor
Numeração do Processo
A numeração em Processos de Volume deverá ser contínua, lembrando que um novo processo de volume é continuação do anterior, ou seja, vários volumes compõem um único processo.
A numeração em Processos de Letra deverá ser individual, lembrando que a cada abertura de uma nova letra, uma nova numeração deverá ser iniciada.
Numeração do Processo
As páginas que compõem o processo
administrativo poderão ser impressas frente e
verso, se houver a necessidade de identificar o
verso, a numeração se dará da seguinte forma:
Folha da frente 05 - Folha do verso 05 v (verso)
Numeração do Processo
Critérios que deverão ser considerados no
momento da impressão frente e verso:
Margens Superior/Inferior 2,5cm
Margens Esquerda/Direita 3,0cm
Utilizar impressão a laser
Numeração do ProcessoQuando por falha ou omissão for constatada
a necessidade da correção da numeração de
qualquer folha do processo, inutilizar a
numeração, colocando um “X” sobre o
carimbo. As folhas subsequentes deverão ser
renumeradas, em seguida o usuário deverá
informar em despacho a ocorrência.
Numeração do Processo
Nos casos em que o documento que irá compor o processo, estiver em tamanho reduzido, o documento deverá ser colado em folha de papel A4 ou Oficio, carimbando os cantos superiores direito e esquerdo.
Exemplo de numeração em documento menor que tamanho A4
Tramitação de Processo
Tramitação interna (entre as Unidades Fiocruz) – utilizar o Sistema de Processos da WEB, e, caso haja necessidade, emitir recibo de entrega de processo, extraído do próprio Sistema. Em caso de impossibilidade de uso do Sistema, a movimentação deverá ser apontada através da Guia Oficial de Movimentação.
Tramitação de Processo
Tramitação externa (entre outros Órgãos Públicos) – proceder o envio através da Seção de Expedição, utilizando envelope devidamente identificado com o(s) número(s) do(s) processo(s), acompanhado(o) da Guia Oficial de Movimentação, apontando devidamente a descrição do Órgão destinatário.
Guia Oficial de Movimentação de Processos
Folha de DespachoQualquer solicitação ou informação referente ao processo, deverá ser feita no próprio documento ou na folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando tantas folhas quanto necessário. A folha de despacho também poderá ser utilizada frente e verso.
DespachoConceito: Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação. O despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.
Modelos de Despacho - Exemplos
TERMO DE JUNTADA
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo o xxxxxxxxxxxx (especificar o documento), da(o) xxxxxxxxxxxxx (indicar órgão/entidade remetente, por ex. Prefeitura Municipal de xxxx), acompanhado de documentos, contendo xx folhas.
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE JUNTADA
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo o Parecer nº xx/xxxx.
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE JUNTADA
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta(e) xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), junto a este Processo a Instrução nº xx/xxxx.
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE APENSAMENTO
Aos xx dias do mês de xxxxx do ano 20xx, nesta xxxxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), apenso estes autos ao Processo de nº xx/xxxx, em atenção ao despacho de fls. xxx .
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Aos xx dias do mês de xxxxxx do ano de 20xx, nesta xxxxxxxxxx (indicar a unidade administrativa), em atenção ao despacho de fls. Xxx ou (especificar o motivo), desentranhei deste Processo as folhas xx a xx, referentes a(o) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (nominar o documento). Certifico, ainda, que devolvi ao interessado os documentos desentranhados.
_________________________
Assinatura/matrícula
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Aos ___ dias do mês de _______ do ano de 20__, nesta(e) ____________ (indicar a unidade administrativa), faço a abertura do __ volume do processo nº __/__, sendo que o __ volume encerrou-se com o (a) _______________ (nominar o ato ou documento e sua origem), fls. __ a __, contendo ___ folhas, incluindo o Termo de Encerramento, fls. ___. Certifico, ainda, que o primeiro ato processual (ou documento, conforme o caso) praticado neste __ volume é a(o) _______________ (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. __.
_________________________
Assinatura do Servidor
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos __ dias do mês de _____ do ano de 20__, nesta(e) _____________ (indicar a unidade administrativa), faço o encerramento deste __ volume do processo nº __/__, contendo ___ folhas, incluindo este Termo, cujo último ato processual praticado (ou documento, conforme o caso) é a(o) ________________ (nominar o ato ou documento e sua origem), juntado(a) às fls. __.
_________________________
Assinatura do Servidor
Orientações sobre Desarquivamento de Volume
Poderá ser desarquivado qualquer volume e o último que ainda não possui o termo de encerramento. Qualquer alteração feita no mesmo, implicará na responsabilidade por parte do usuário, quanto a renumeração de todos os volumes em ordem sequencial.
Orientações sobre Abertura e Encerramento de Volume
O Termo de Abertura e Encerramento de Volume deverá ser numerado.
Desentranhamento ou Retirada de Folha de Processo
O processo que tiver página retirada conservará sua numeração original.
O responsável pela retirada, deverá informar na folha de despacho, o número da página retirada e ainda, o motivo pelo qual procedeu tal ação, datando e assinado sob carimbo.
É vedada a retirada da folha inicial do processo
Juntada de Processos/Documentos
A juntada ocorrerá somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios (secundários).
Processo principal é aquele que contém o assunto de maior interesse ou predominância, independentemente da sua data de abertura; O processo principal fica à frente e o acessório é anexado a ele.
Tipos de JuntadasAnexação de Processo à Processo:
Caráter definitivo;Constitui peça única;Renumera folhas;Movimenta somente o processo principal;
Tipos de JuntadasApensação de Processo à Processo:
Caráter provisório;Mantém a identidade de cada processo;Mantém a numeração de cada processo;Mantém a movimentação de cada processo;
NotaÉ imprescindível, após a juntada física de processos, tanto por anexação, quanto por apensação, o envio do formulário Juntada de Processos, devidamente preenchido e assinado, à Seção de Protocolo para os devidos registros.
Disponível na intranet da DIRAD/Serviço de Informação/Formulários/Manuais
Anexação de Documento à Processo:
É o ato de anexar fisicamente num determinado processo, documentos relevantes. É imprescindível, após anexação física dos documentos ao processo, o registro no Sistema de Informação.
Processos com LetrasCaracteriza processos de pagamento e cada letra de um mesmo número de processo, representa um fornecedor.Nota: A cada letra inicia-se uma nova numeração.
Volumes
Caracteriza a continuidade de um mesmo
processo, ou seja, é a fragmentação de um
processo em função da quantidade de suas peças processuais.
Reconstituição de Processo
Dar ciência à chefia imediata;
Divulgar no âmbito da Unidade o ocorrido, para que todos se empenhem na busca. Caso não haja sucesso, a Reconstituição de Processo ocorrerá da seguinte forma:
A Unidade providenciará cópias de documentos de que dispuser e também informará através de despacho o motivo pelo qual o processo esta sendo reconstituído e o número do processo extraviado;
Reconstituição de Processo
A Seção de Protocolo atribuirá uma nova numeração ao processo reconstituído e registrará no Sistema a ocorrência, fazendo um Apenso ao número do processo extraviado;
Após a reconstituição, caso o processo original seja localizado, o processo reconstituído deverá ser anexado ao processo original.