Nomor SOP - pa-ambon.go.id KEPEGAWAIAN.pdfBPJS 2 Memeriksa dan Meneliti kelengkapan berkas permohonan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, Taspen, BPJS beserta data dukungnya. 1 Jam Berkas

51

Dasar Hukum 1. UU. Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU

Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian 2. Keputusan bersama Mendagri dan Kepala BAKN Nomor : 216

Thn. 1974 dan No. 069/KEP/1974 tentang Nomor Induk Pegawai

3. SE Kepala BAKN No. : 01/SE/1975 tentang petunjuk permintaan, penetapan dan Keterkaitan penggunaan NIP dan Karpeg.

4. Keputusan Kepala BKN No. : 021/KEP/1988 Tanggal 27 Februari 1988 Tentang Penggunaan (Karpeg) dan Kartu Istri/Suami.

5. SE Kepala BAKN No. : 49/SE/1990 tentang petunjuk pelaksanaan PP No. 45 Thn. 1990 ttg. PP No. 10 Thn 1983 ttg izin perkawinan dan perceraian bagi PNS.

6. UU No 11 Thn 1969 tentang pensiun PNS dan pensiun Janda/Duda.

7. PP No 10 Thn 1963 ttg Kepesertaan PNS dalam Tabungan dan asuransi PNS.

Keterkaitan : 1. SOP Pengarsipan Surat Masuk/Keluar Kepegawaian 2. SOP Mencatat, mengarsipkan dan mengirim surat keluar 3. SOP Kelengkapan fail pegawai

Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka data PNS tidak tegambar dengan jelas dan tidak dapat diterbitkan kartu-kartu tersebut

Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 – Hukum 2. S1 – Hukum

Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Data-data seluruh PNS 4. Buku Registrasi 5. Printer

Pencatatan Dan Pendataan : 1. File Pegawai

No Aktivitas Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/Baku

Petugas/Staf

Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua

Persyaratan / Perlengkapan

Baku Waktu Output

1 Menyiapkan kelengkapan berkas usul permohonan pembuatan Karpeg,Karis/Karsu,Taspen, BPJS dari Pegawai

Data pegawai, Surat

2 Jam Berkas keleng kapan usulan Karpeg,Karis/ Karsu,Taspen, BPJS

2 Memeriksa dan Meneliti kelengkapan berkas permohonan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, Taspen, BPJS beserta data dukungnya.

Berkas Permohonan

1 Jam Berkas kelen kapan usulan Karpeg,Karis/ Karsu,Taspen, BPJS

3 Berkas yang tidak lengkap dikembalikan ke pegawai untuk dilengkapi

MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS I.A

Jalan. KH.Ahmad Dahlan Wara Air Kuning Website www.pa ambon/[email protected]

Nomor SOP : 001 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Tanggal Revisi : 16 Januari 2014 Tanggal Efektif : 02 Maret 2014 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan Agama

Ambon

Drs. .Ediwarman.SH,MHI

SOP PENGUSULAN KARTU PEGAWAI, KARTU SUAMI /ISTERI, TASPEN DAN BPJS

52

4

Berkas usulan yg

lengkap dibuat konsep surat

usulan

Konsep surat

45

Menit

Terkoreksinya Konsep

5 Menyerahkan konsep usulan tersebut sesuai hirarki untuk dikoreksi dan di paraf/acc dan ditandatangani pimpinan

Konsep Surat Usulan

3 Jam Tertandatanganinya Surat Usulan

6 Mengirimkan usulan tersebut ke bagian umum untuk di kirim ke PTA untuk diproses lebih lanjut dan mengarsipkan dokumen yg menjadi arsip kepegawaian

Buku ekspedisi 30 menit

Diterimanya Surat usulan oleh bag.umum dan dan terarsipnya di Bag. Kepeg

53

Dasar Hukum : 1. UU. Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU

Nomor 8 tahun 1974 Keterkaitan : Keterkaitan :

2. SOP Pengarsipan Surat Masuk/Keluar Kepegawaian 3. SOP Mencatat, mengarsipkan dan mengirim surat keluar 4. SOP Kelengkapan fail pegawai

Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia.

Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 – Hukum 2. SMA

Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Data-data seluruh PNS 4. Buku Registrasi 5. Printer

Pencatatan Dan Pendataan : 1. File Pegawai


Petugas/Staf

Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1

Membuat konsep KP4

Komputer, ATK, Kelengkapan Data Kepeg

1 Hari

Tersedianya Konsep KP4 setiap pengawal

2

Mengetik konsep KP4


1 Hari


3

Koreksi konsep KP4


1 Hari


4

Memberi KP4 pada pegawai untuk ditanda tangani

ATK, KP4

1 Hari

Ditandatanganinya KP4 oleh Pegawai yang bersangkutan

5

Menandatangani KP4

ATK, Kelengkapan Data Kepeg Konsep KP4

1 Hari

Ditandatang aninya KP4 yang diusulkan

6

Menyerahkan KP4 pada bag. keuangan untuk diarsipkan ke bag. Umum untuk diteruskan ke PTA diarsipkan dan ke fail bag. kepeg. Serta masing-masing pegawai.

ATK, KP4, Buku ekspedisi

1 Hari

Diserahkannya dokumen KP4 pada unit bag terkait




Ambon


SOP PENYELESAIAN PEMBUATAN KP4

54

Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor

8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian 2. PP Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti PNS 3. SE BAKN No 01 Tahun 1977 tentang Permintaan dan

Pemberian Cuti PNS Keterkaitan :

1. SOP Pengarsipan Surat Masuk/Keluar Kepegawaian 2. SOP Mencatat, mengarsipkan dan mengirim surat keluar 3. SOP Kelengkapan fail pegawai


Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 – Hukum 2. S1- Hukum

Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Data-data seluruh PNS 4. Buku Registrasi 5. Printer 6. Dokumen Pendungkung lainnya

Pencatatan Dan Pendataan : 1. Dokumen Pegawai


Petugas/Staf

Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1 Menerima surat permohonan cuti dari Hakim dan Pegawai

Surat Permohonan cuti

30 Menit

Diterimanya surat permohonan cuti dari hakim dan pegawai

2 Memberikan catatan kepegawaian dan menyampaikan untuk didispoisisi/acc surat permohonan izin cuti tersebut kepada atasannya dan pejabat yang berwenang memberikan cuti

Surat Permohonan cuti komputer cuti

15 Menit

Disetujuinya/dipertimbangkan Permohonan cuti

3 Mencetak konsep surat izin cuti tersebut untuk dikoreksi dan diparaf atasan

Surat izin cuti 45 menit

Terkoreksinya surat izin cuti

4 Menyerahkan surat izin cuti tersebut ke ketua untuk didatangani

Surat izin cuti 30 menit

Tertandatanganinya surat izin cuti

5 Memberi nomor Surat Cuti Hakim dan Pegawai

Surat izin cuti buku agenda surat keluar Bag. umum

15 Menit

Tercatatnya surat cuti hakim dan pegawai dalam buku agenda surat keluar

6 Menyerahkan/mengirimkan surat cuti tersebut kepada PTA , ybs dan mencatatnya ke dalam buku kendali cuti serta mengarsipkannya

Buku kontrol cuti, buku ekspedisi box fail

15 Menit

Diterimanya dan terkirimnya surat izin cuti serta tersimpan pada fail kepeg




Ambon


SOP PENYELESAIAN PERMOHONAN SURAT CUTI HAKIM DAN PEGAWAI NEGERI SIPIL

55


8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian Keterkaitan :

1. SOP Kelengkapan fail pegawai 2. SOP Melaksanakan Tugas Dokumentasi, Publikasi Dan

Teknologi Informasi Peringatan :

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia.


Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Data-data seluruh PNS 4. Buku Registrasi 5. Printer 6. Dokumen Pendungkung lainnya


No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/Baku

Aktivitas Petugas/Staf

Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1

Menyiapkan data pegawai untuk dientri ke dalam Aplikasi

SK Pegawai

30

Menit

Tersedianya Data

2

Mengentri data pegawai ke dalam Aplikasi

Data dan komputer

2 Jam

Terentrinya Data

3

Melaporkan kepada atasan bahwa pengentrian data telah dilakukan

Data Aplikasi

15

Menit

Pemuktahiran Data Pegawai



Nomor SOP : 004 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Tanggal Revisi : 16 Januari 2014 Tanggal Efektif : 02 Maret 2014 Disahkan Oleh Ketua Pengadilan

Agama Ambon

Drs. Ediwarman.SH,MHI

SOP PEMUTAKHIRAN DATA

56


8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian 2. Perka BKN Nomor 1 Tahun 2013 tentang

Keterkaitan : 1. SOP Kelengkapan fail pegawai 2. SOP Pembuatan Dan Bezetting Formasi Pegawai



Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Buku Pedoman 4. Dokumen Pendungkung lainnya




Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1 Mendata pegawai yang belum dan sudah mempunyai job diskription.

Data Pegawai 1 hari Terdatanya jumlah pegawai

2 Menyerahkan job description tahun sebelumnya kepada masing-masing atasan langsung untuk dikoreksi kembali dan memberi tahu atasan pegawai yang belum mempunyai job discription.

Data Pegawai 1 Jam Disetujuinya konsep job discription

3. Mencetak job description yang sudah disetuji masing-masing atasan langsung untuk ditanda-tangani dan dibagikan kepada pegawai yang bersangkutan.

Job description dan komputer

1 hari Diterimanya Job Description

4 Membukukan job description untuk dibagikan kepada para pejabat terkait dan mengarsipkannya.

job description 1 hari Diterimanya job description oleh Pejabat terkait




Agama Ambon


SOP PENYUSUNAN JOB DESCRIPTION PEGAWAI

57


8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian 2. SK Dirjen Badilag MARI nomor 2152/DJA/

HM.02.3/SK/VII/2014 tentang Penetapan Hak Akses dan Admin Simpeg Online Di Lingkungan Peradilan Agama

Keterkaitan : 1. SOP Kelengkapan fail pegawai 2. SOP Pengisian Register / Buku Induk Kepegawaian



Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Jaringan Internet 4. Data-data seluruh Pegawai 5. Dokumen Pendungkung lainnya




Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1

Mengumpulkan data pegawai untuk dientri ke dalam aplikasi

Data Pegawai

30

menit

Terkumpulnya data mutasi Terkoreksinya Pegawai

2 Mengentri data pegawai ke dalam aplikasi dan melaporkan kepada atasan untuk dikoreksi

Data Pegawai Aplikasi Simpeg

30 menit

Terkoreksinya data Pegawai

3 Melakukan kontrol terhadap data pegawai dalam aplikasi secara kontinyu

Update data 30 menit

Terkontrolnya data Pegawai dalam Aplikasi




Agama Ambon


SOP UPDATE DATA PEGAWAI KE DALAM APLIKASI SIMPEG

58




Keterkaitan : 1. SOP Kelengkapan fail pegawai 2. SOP Pembuatan Dus, Duk Dan Bezetting Formasi Pegawai



Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Jaringan Internet 4. Data-data seluruh Pegawai 5. Dokumen Pendungkung lainnya

Pencatatan Dan Pendataan : 1. File Pegawai 2. Duk dan Bezetting formasi



Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1

Menyiapkan DUS, DUK dan Bezetting Formasi

Papan data 10 menit

Data pegawai

2 Mengonsep dan mengetik data papan untuk dibuat papan data pegawai

Komputer, Printer, ATK

2 jam Konsep

3 Menyerahkan konsep data papan pegawai ke atasan untuk dikoreksi

Konsep Papan data Pegawai

30 Menit

Akurasi data Pegawai

4 Mengetik dan pemasangan datapada papan data Pegawai

Papan data Pegawai

2 Hari Terpasangnya papan data Pegawai

5

Mengupdate data pegawai pada papan data pegawai setiapada mutasi

Papan data Pegawai

5 Hari Papan data Pegawaiterupdate




Ambon


SOP PEMUTAKHIRAN DATA PADA PAPAN DATA PEGAWAI

59




Keterkaitan : 1. SOP Sasaran Kinerja Pegawai 2. SOP Kenaikan Pangkat



Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Jaringan Internet 4. Job Description 5. Buku Pedoman 6. Dokumen Pendungkung lainnya

Pencatatan Dan Pendataan : 1. Aplikasi SIMARI



Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1 Membantu mengentri uraian tugas (SKP) ke dalam Aplikasi Simari dan Aplikasi manual Bag. Kepeg.

Uraian Tugas 1 Hari Terintrinya uraian tugas

2 Membantu mencetak SKP dari Aplikasi

Aplikasi, Komputer dan Printer

Tercetaknya SKP

3 Memintakan tanda tangan SKP kepada Pegawai yang bersangkutan

SKP 30 Menit

SKP tertandatangani

4 Memintakan tanda tangan atasan Langsung

SKP 1 Hari Tertandatanganinya SKP oleh atasan

5 Melaporkan kepada atasan atas selesainya pengentrian SKP

SKP 35 menit

6 Mendownloadkan hasil penilaian atasan langsung dari Aplikasi

SKP yang sudah dinilai

1 Hari Terdownloadnya SKP yang sudah dinilai

7

Atasan langsung membuat realisasi SKP dan membuat Penilaian Prestasi kerja Stafnya dan menandatangani-nya

SKP yang sudah dinilai

1 Hari Ditandatangannya SKP oleh atasan langsung

8

Pegawai menandatangani Penilaian Prestasi Kerja dan menarsipkannya dalam fail kepeg dan mengirim ke PTA

Ditandatanganinya Penilaian Prestasi Kerja telah ditandatangani

15 menit

Diarsipkannya Penilaian Prestasi Kerja telah ditandatangani

MAHKMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS I.A



Ambon


SOP PEMBUATAN SASARAN KINERJA PEGAWAI (SKP)

60


8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian 2. PP Nomor 10 tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan

Pekerjaan PNS 3. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2014 tentang

Penyesuaian gaji pokok PNS 4. Keputusan Ketua MA. R.I Tanggal 10 Mei 2004 Nomor

UP.IV/082/PSJ/SK/2004 tentang Pendelegasia Wewenang Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala, Pemberhentian Dengan Hormat, Penyesuaian Ijazah dan Peninjauan Masa Kerja PNS pada Peradilan Umum, Peradilan Tata Usaha Negara dan Peradilan Agama;

Keterkaitan : 1. SOP Pengelolaan Surat Keluar


Prosedur : 1. Menyusun daftar Hakim dan Pegawai yang akan mendapat

Kenaikan Gaji Berkala. 2. Membuat Konsep surat penetapan Kenaikan Gaji Berkala 3. Konsep Surat Penetapan Kenaikan Gaji Berkala dinaikkan

sesuai Hirarki, diberikannomor surat . dan distempel. 4. Mencatat surat penetapan Kenaikan Gaji Berkala pada Buku

Register Surat Keluar, Buku Kendali Kenaikan Gaji Berkala dan Buku Ekspedisi Surat. Kemudian menyerahkan kepada bagian keuangan untuk dilakukan proses selanjutnya.

Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 – Hukum

Peralatan /perlengkapan 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Jaringan Internet 4. Buku-buku agenda KGB 5. Printer 6. Buku Refrensi 7. Dokumen Pendungkung lainnya

Pencatatan Dan Pendataan : 1. Agenda surat kantor 2. Buku Kontrol KGB



Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1 Mendata pegawai yang akan diterbitkan KGBnya untuk dikoreksi atasan

Papan data Pegawai, Buku kontrol KGB

Terdatanya Pegawai yg berhak mendapat KGB

2 Mengetik konsep KGB

KGB sebelumnya SK Pangkat terkhir dan daftar gaji

Terkonsepnya KGB

3 Mengoreksi dan memaraf konsep KGB oleh atasan

Konsep KGB Terkoreksinya Konsep KGB

4 Menyerahkan konsep KGB kepada pimpinan untuk ditandatangani

Konsep KGB KGB diTandatangani

5 Menyerahkan KGB yang baru kepada pegawai yang bersangkutan dan Pembuat Daftar Gaji pada subbag Keuangan

KGB KGB telah diterima




Ambon


SOP PENGELOLA ADMINITRASI KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)

61

6 Mengirimkan KGB sesuai peruntukan nya melalui subbag umum

Kenaikan gaji berkala

Diterimanya KGB oleg Sub.Bag. Umum

7 Mengarsipkan KGB kedalam file kegawaian dan file masing-masing pegawai yang bersangkutan

KGB KGB terarsipkan

8 Melakukan scanning dan upload ke dalam aplikasi simpeg dan mencatat ke dalam buku kendali KGB

Scanner, Aplikasi Simpeg, Buku kendali KGB

Update Data

62


8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian 2. PP Nomor 13 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP.

Nomor 100 Tahun 2000 tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural

Keterkaitan : 1. SOP Kelengkapan File Pegawai 2. SOP Pengentrian Data Simpeg

Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pegawai yang menduduki jabatannya File Pegawai, File Kepegawaian.

Prosedur : 1. Menyusun acara pelantikan . 2. Menyiapkan surat-surat yang berhubungan dengan

pelantikan. 3. Membuat Konsep surat Pelantikan dan sumpah. 4. Konsep Surat Pelantikan dan sumpah jabatan dinaikkan

sesuai Hirarki, diberikan nomor surat . dan distempel. 5. Mencatat surat Pelantikan dan sumpah jabatan pada Buku

Register Surat Keluar, dan Buku Ekspedisi Surat. Kemudian menyerahkan kepada bagian umum dan bagian keuangan untuk dilakukan proses selanjutnya..


Peralatan /perlengkapan 1. SK 2. Komputer 3. Printer 4. ATK 5. Jaringan Internet 6. Buku Refrensi 7. Dokumen Pendukung Lainnya

Pencatatan Dan Pendataan : 1. File Pegawai 2. File Kepegawaian dan Simpeg



Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1. Mengetik konsep naskah pendahuluan sumpah, naskah berita acara sumpah, naskah pelantikan, SPMJ dan SPMT

SK Konsep Pelaksanaan

2 Mengoreksi konsep untuk selanjutnya disetujui atasan

Konsep Konsep sudah disetujui pimpinan

3 Melaksanakan gladi resik satu hari sebelum pelak-sanaan acara pelantikan

Konsep Dipahamainya proses pelantikan

4 Melaksanakan acara pelantikan sesuai jadwal

Berkas Pelantikan

Melaksanakan acara pelantikan sesuai jadwal

5 Mengonsep SPP, SPMT, dan SPMJ, untuk diparaf atasan

Komputer, Printer Terlaksananya pelantikan

6 Menyerahkan konsep kepada pimpinan untuk ditanda tangan

Konsep Terparafnya konsep

7 Menyerahkan Berita Acara Sumpah, SPP,

Berkas Pelantikan

Terkirimnya Berkas




Ambon


SOP PELAKSANAAN PENGAMBILAN SUMPAH, PELANTIKAN DAN SERAH TERIMA JABATAN

63

SPMT dan SPMJ sesuai peruntukannya melalui subbag umum

8 Mengarsipkan berkas ke dalam file-file kepegawaian dan file pegawai yang dilantik

Berkas Pelantikan

Terarsipkannya berkas pelantikan

9 Melakukan scanning dan upload ke dalam aplikasi Simpeg

Scanner, Aplikasi Update data

Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU

Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian 2. Surat Edaran BAKN Nomor 08/SE/1983 tentang

Keterkaitan : 1. Kelengkapan fail pegawai

Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka data PNS tidak tegambar dengan jelas.

Prosedur : 1. Mencatat kedalam Register/Buku Induk Pegawai..


Peralatan /perlengkapan 1. SK 2. Komputer 3. Printer 4. ATK 5. Jaringan Internet 6. Buku Refrensi 7. Dokumen Pendukung Lainnya

Pencatatan Dan Pendataan : 1. Registrasi/Buku Induk PNS



Kasub. Bag

Kepeg Wakil

Sekretaris Panitera

Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1 Mengumpulkan data pegawai

data fail pegawai 30 Menit

Terkumpulnya data

2 Mencatat dalam buku induk pegawai sesuai dengan format/blangko

data fail, buku induk, ATK

1 Jam tercatatnya data pegawai pada buku induk

3 Mengoreksi data pada buku induk pegawai

registrasi /buku induk

45 Menit

akurasi data termuat dalam buku induk




Ambon


SOP PENGISIAN REGISTER/BUKU INDUK PEGAWAI

64

MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA

Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon website:www.pa.ambon/email:[email protected]

Nomor SOP 012 Tanggal Pembuatan 02 Januari 2011 Tanggal Revisi 16 Januari 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh Ketua

Drs. H. Ediwarman, SH.MHI

SOP PENGELOLA ADMINITRASI SURAT MASUK/KELUAR

Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas

Undang-undang. Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS.

3. KMA No.144 tahun 2007 tentang tentang Keterbukaan Informasi di Pengadilan

4. KMA No. 1-144 tahun 2011 tentang Pedoman Pelayanan Informasi di Pengadila

Keterkaitan : SOP Menerima, Mencatat, Mengelompokkan, Mengarsipkan, Memelihara dan Menemukan Surat Masuk Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan menga kibatkan sulitnya pencarian surat-surat dimaksud

Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 Hukum. 2. SLTA

Peralatan/ Perlengkapan : 1.Peralatan komputer, 2.Buku, alat tulis, 3.Box fail dan buku pedoman Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Agenda surat masuk 2. Buku kontrol cuti, sakit, izin keluar, KGB, Pensiun, Kenaikan

Pangkat, Buku Induk Pegawai

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku

Bag. Umum

Petugas/ Staf

Kasub.Bag Kepeg Wasek Pansek Ketua/

Wakil Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1 Menerima dan mencatat surat/berkas yang sudah didesposisi dan memaraf serta mengembalikan lembar desposisi warna kuning ke bagian umum.

Buku Agenda surat masuk

Surat tercatat dalam buku

agenda surat masuk

2 - Mencatat pada agenda surat/ berkas masuk

- Menelaah surat/berkas yg diterima sesuai disposisi.

- Mengarsipkan ke dalam agenda surat masuk

Surat masuk yang

telah diregister dan didisposisi.

Surat masuk yang

telah diperiksa

3 Jika surat/berkas memerlukan balasan maka perlu.di buat surat balasan dan diarsipkan ke dalam Box file surat masuk .

Box File dan Surat

masuk yang telah diperiksa

Tersimpannya dokumen kedalam arsip

4 konsep surat di tindak lanjut, dinaikkan sesuai dengan hirarki untuk dikoreksi dan mendapat persetujuan/acc oleh ketua /wakil

Surat Masuk yang

telah diperiksa

Konsep Surat balasan yang sudah di setujui

5 Konsep surat tindak lanjut yang telah disetujui dinaikkan oleh bag.Kepeg. untuk diparaf oleh Kasub.Bag. Kepeg, Wasek. Pansek dan di tandatagani ketua/wakil

Konsep Surat balasan

yang sudah di setujui

Surat Balasan yang sudah ditanda tangani

65

6

Mendaftarkan dan meberi nomor surat

Surat /berkas Surat /berkas

7

Mencatat kedalam Agenda surat keluar/ekspedisi kepegawaian

Surat /berkas keluar,

Buku Register

surat keluar

8

Mengirim surat/berkas ke bagian umum

Buku

Ekspedisi Kepeg

Tanda terima

penyerahan

surat

66





SOP DAFTAR URUT KEPANGKATAN (DUK),

INVENTARISASI PEGAWAI (BEZETTINGI) PNS, DAFTAR URUT SENIORITAS (DUS) HAKIM



2. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian PNS sebagaiman telah diubah dengan PP Nomor 63 Tahun 2009.

3. PP No. 54 Tahun 2003 tentang perubahan atas PP No. 97 Tahun 2000 tentang Formasi PNS

4. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang perubahan atas PP Nomor 98 Tahun 2000.

5. Keterkaitan : 1. SOP Daftar Urut Senioritas Hakim (DUS) 2. SOP Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil 3. SOP Mutasi Hakim Dan Pegawai Negeri Sipil Peringatan : Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka informasi surat-surat dimaksud kepegawaian tidak tersedia.


Peralatan/ Perlengkapan : 1. Peralatan komputer, 2. Box fail dan buku pedoman Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Dokumen Kepegawai


Petugas/ Staf



1

Menginventarisasi daftar jumlah pegawai

Bahan/data pegawai

1 hari kerja

Terdatanya Jumlah

Pegawai

2

Mengonsep DUK, Bezetting dan DUS berdasarkan ketentuan yang berlaku, kemudian diserahkan kepimpinan untuk diperiksa, diacc, dan

ATK/ Kompiuter, Printer, konsep

3 hari kerja

Disetujuinya konsep

DUK, Bezetting dan DUS

3

Mengetik hasil konsep, diparaf serta ditandatangani oleh Ketua

4

Mengumumkannya pada papan pengumuman.dan Mengarsipkan ke file besetting serta mengirimkan kepada PTA

Daftar DUK, Bezetting dan DUS

1 hari kerja

Laporan DUK, Bezetting dan DUS PNS siap dikirim dan tersedianya arsip

67





SOP PELAKSANAN BAPERJAKAT



2. Peraturan Pemerintah Nomor 13 tahun

Keterkaitan : 1. SOP Pelaksanaan Baperjakat, 2. SOP, kenaikan Pangkat dan Mutasi dan Promosi Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan mengakibatkan


Peralatan/ Perlengkapan : Peralatan komputer, , buku pedoman, Buku Agenda rapat Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Agenda surat masuk 2. Buku kontrol cuti, sakit, izin keluar, KGB, Pensiun, Kenaikan

Pangkat, Buku Induk Pegawai


Kasub.Bag Kepeg Tim Ketua Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output

1

Menyiapkan Agenda Baperjakat dan berkas-berkas yg diperlukan

Kompiter dan buku Agenda

1 jam

Undangan

2

Meneliti agenda baperjakat untuk bahan baperjakat


1 jam

Berkas usul

3

Menerima undangan rapat dan agenda Baperjakat untuk bahan rapat Baperjakat


5 menit

Berkas rapat

4

Rapat Baperjakat sesuai agenda yang dipersiapkan

Agenda rapat dan absensi

2 jam

Berita Acara

5.

Mengonsep hasil rapat Baperjakat untuk laporan kepada Ketua PA

Berita acara

30 menit

Keputusan

6

Meneliti dan menandatangani hasil Baperjakat untuk laporan kepada Ketua PA

Berita acara

1 jam

Keputusan

7

Menerima, Meneliti dan menindak lanjuti laporan hasil Baperjakat

Hasil keputusan rapat

1 jam

Laporan

68





SOP PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN KETUA PENGADILAN AGAMA AMBON





4. KMA No. 1-144 tahun 2011 tentang Pedoman Pelayanan Informasi di Pengadila

Keterkaitan : SOP Menerima, Mencatat, Mengelompokkan, Mengarsipkan, Memelihara dan Menemukan Surat Masuk Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pembuatan Surat Keputusan bidang kepegawaian tidak berjalan


Peralatan/ Perlengkapan : Peralatan komputer, buku, alat tulis, box fail dan buku pedoman Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Box Fail Surat Keputusan 2. Dokumen Pegawai


Petugas/ Staf



1

Membuat konsep surat keputusan kepegawaian

ATK

1 hari Tersedianya konsep SK Kepegawaian

2

Mengetik konsep Surat Keputusan kepegawaian

Konsep SK Komputer

Laptop 1 hari Tersedianya draf SK

Kepegawaian

3

Koreksi dan paraf draf Surat Keputusan kepegawaian

Konsep SK, ATK 1 hari Diparafnya draf SK

Kepegawaian

4

Menanda tangani Surat Keputusan kepegawaian

Draf SK, ATK

1 hari

Terselesaikannya SK

5

Memberi nomor SK dan penyerahan kepada yang berkepentingan

SK Kepegawaian Buku ekspedisi Buku agenda surat

1 hari

SK KPN Sinabang siap didistribusi

6

Mengarsipkan file Surat Keputusan kepegawaian dalam box file

SK KPA Box file

1 hari

Arsip SK KPAtersedia pada unit pengelolah

69




Drs. H. Ediwarman, SH.MHI NIP. 19560613 198203 1 003

SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR DAN PULANG (ABSENSI) PEGAWAI



2. PP 53 2010 tentang disiplin PNS 3. SK KMA Nomor 28/KMA/SK/I/2014 Keterkaitan : 1. SOP Pengajuan Permintaan Tunjangan Remunerasi 2. SOP Pengentrian Data Komdanas Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan menga kibatkan sulitnya pencarian surat-surat dimaksud

Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 Hukum. 2. S1 Hukum.

Peralatan/ Perlengkapan : Peralatan komputer, Absensi, alat tulis, box fail Pencatatan dan Pendaftaran : Absensi Pegawai dan Aplikasi Komdanas


Petugas/ Staf



1

Menyiapkan blangko daftar hadir dan pulang pegawai

Komputer dan printer 20 menit

Blanko abensi

2

Merekap absen manual kehadiran pegawai dan mengentri data ke Komdanas setiap hari

Absen Pegawai dan aplikasi komdanas

1 jam

Rekap absensi

Terentrinya data ke

komdanas

3

Print out absensi dari Finger print setiap minggu, untuk divalidasi dengan absen manual dan divalidasi dengan aplikasi Komdanas

Print out finger print dan aplikasi

komdanas

1 jam

Absensi yang sudah

valid

4

Menyerahkan hasil rekap absensi kepada atasan untuk dikoreksi dan diparaf

Rekap absensi

45 menit

Terkoreksinya absensi

5

Menyerahkan rekap ab-sensi kepada pimpinan PTA Pontianak untuk ditandatangani

Rekap absensi

30 menit

Absensi telah ditanda

tangani

6

Menyerahkan hasil rekap absensi kepada Kasubbag Keuangan dan mengar-sipkannya ke dalam file kepegawaian

Absensi pegawai

15 menit

Diterimanya rekap

absensi oleh yang

berwenang

70





SOP PEMBUATAN SURAT TUGAS DAN SPD PEGAWAI



2. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Nasional

Keterkaitan : SOP Kelengkapan Fail Pegawai Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka perjalanan dinas tidak dapat dibiayai negara.


Peralatan/ Perlengkapan : Peralatan komputer, alat tulis, box fail dan buku pedoman Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Fail Kepegawai

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Petugas/ Staf

Kasub.Bag

Kepeg Wasek Pansek Ketua/


1

Mengetik konsep surat tugas pegawai sesuai perintah pimpinan

Perintah pimpinan Komputer

15 menit Konsep

surat tugas

2

Mengoreksi konsep surat tugas pegawai dan memaraf serta memintakan tanda tangan pimpinan

Konsep surat

tugas

30 menit

Tertanda tanganiny

a surat tugas

3

Mengetik konsep SPD pegawai susuai surat tugas

Surat tugas 15 menit

Tercetak-nya

Konsep SPD

4

Mengoreksi konsep SPD pegawai dan memaraf serta memintakan tanda tangan PPK dan pejabat struktural

SPPD 30 menit

Tertandatanganinya

SPD

5

Menyerahkan surat tugas dan SPD kepada pegawai yang bersangkutan dan Subbag Keuangan serta mengar-sipkannya ke dalam file kepegawaian

Surat tugas SPPD 15 menit

Diterima-nya Surat tugas dan SPD serta diarsipkann

ya

71

Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU

Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok Kepegawaian 2. Surat Edaran BKN Nomor 12Thn 2001 tentang ketentuan

Pelaksanaan PP No. 99 Thn. 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS jo. PP No. 12 Thn. 2000.

3. Keputusan KMA RI No. 143/KMA/SK/VIII/2007 tentang. 4. Keputusan KMA RI No. 145/KMA/SK/VIII/2007 tentang. 5. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang.

Keterkaitan : 1. SOP Kelengkapan fail pegawai

Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka kenaikan pangkat PNS tidak bisa diusulkan/terlambat..

Prosedur : 1. Mencatat kedalam Register/Buku Induk Pegawai.

Kualifikasi Pelaksana : 1. S1 – Hukum 2. SMA

Peralatan /perlengkapan 1. Komputer 2. Printer 3. ATK 4. Data-data seluruh PNS 5. Buku Registrasi/Kontrol Kenaikan Pangkat 6. Dokumen pendukung lainnya

Pencatatan Dan Pendataan : 1. Registrasi/Buku Induk PNS 2. Simpeg 3. Buku Registrasi /kontrol Kenaikan Pangkat

No PELAKSANA Mutu/Baku

Aktivitas Kasub.

Bag Kepeg

Wakil Sekretaris

Panitera Sekretaris

Ketua / Wakil Ketua


Baku Waktu Output

1 Pegawai menyerahkan berkas kanaikan pangkat kepada kaur kepegawaian kemudian berkas tersebut diperiksa kelengkapannya

Berkas dan komputer

10 menit Nota usul dan surat pengantar

2 Memaraf konsep nota usul ke PTA Ambon dan pengantar kenaikan pangkat

Berkas dan komputer

5 menit Paraf Nota usul dan surat pengantar

3 Memaraf konsep nota usul ke PTA Ambon dan pengantar kenaikan pangkat

Berkas dan komputer

5 menit Paraf Nota usul dan surat pengantar

4 Menandatangani konsep nota usul ke PTA Ambon dan pengantar kenaikan pangkat

Berkas dan komputer

15 menit Persetujuan Nota usul dan surat pengantar

5 Membuat nota usul ke PTA Ambon dan Pengantar Kenaikan pangkat

Berkas dan komputer

10 menit Membuat Nota usul dan surat pengantar

6 Memaraf konsep nota usul ke PTA Ambon dan pengantar kenaikan pangkat kepada Panitera/Sekretaris

Berkas dan komputer

5 menit Memaraf Nota usul dan surat pengantar

7 Memaraf konsep nota usul ke PTA Ambon dan pengantar kenaikan pangkat untuk diteruskan kepada Ketua PA Ambon

Berkas dan komputer

5 menit Memaraf Nota usul dan surat pengantar




Ambon


SOP KENAIKAN PANGKAT NON TEKNIS

72

8 Ketua PA. Ambon menandatangani nota usul ke PTA ambon dan pengantar kemudian turun ke kepegawaian

Berkas dan komputer

Penandatanganan Nota usul dan surat pengantar

9 Kepegawaian mengirim berkas ke PTA ambon untuk diproses lebih lanjut

Berkas dan komputer

10 menit Penyerahan surat pengantar

73

MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA

PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon

website:www.pa.ambon/email:[email protected]

Nomor SOP 019 Tanggal Pembuatan 2 Januari 2014 Tanggal Revisi 02 Maret 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh Ketua


SOP KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI TEKNIS





4. KMA No. 1-144 tahun 2011 tentang Pedoman Pelayanan Informasi di Pengadilan

5. PP Nomor 12 Tahun 2012 Keterkaitan : SOP Kenaikan Pangkat non Teknis Peringatan : Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan menga kibatkan Kenaikan Pangkat tidak dapat diusulkan


Peralatan/ Perlengkapan : Peralatan komputer, ATK Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Agenda surat masuk 2. Buku kontroL, Kenaikan Pangkat, Buku Induk Pegawai


Petugas/ Staf Operator Kasub.Bag

Kepeg/admin Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1 Pegawai menyerahkan berkas kenaikan pangkat kepada staf kepegawaian

Komputer dan scaner 15 menit Data yang telah

discan

2. Menerima meneliti keakuratan dan kevalidan data pada aplikasi simpeg

Komputer 2 jam Data yang telah discan

3 Menguploud data pegawai kedalam aplikasi simpeg dan mengarsipkannya melalui aplikasi e-dokumen

Komputer 2 jam Data lengkap

Nomor SOP - pa-ambon.go.id KEPEGAWAIAN.pdfBPJS 2 Memeriksa dan Meneliti kelengkapan berkas permohonan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, Taspen, BPJS beserta data dukungnya. 1 Jam Berkas

Documents