UNTUK KELAS XI APK SEMESTER GASAL NAMA : KELAS : NO. ABSEN : SEKOLAH : UNIVERSITAS NEGERI MALANG Penerbit dan Percetakan KD 3.5 Menentukan Fungsi Manajemen Sarana Dan Prasarana Kantor MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR 2017
k
UNTUK KELAS
XI APK
SEMESTER GASAL
NAMA :
KELAS :
NO. ABSEN :
SEKOLAH :
UNIVERSITAS NEGERI MALANG Penerbit dan Percetakan
KD 3.5
Menentukan
Fungsi
Manajemen
Sarana Dan
Prasarana
Kantor
MODUL ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR
2017
1
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA
Penyusun
Dita Ayu Septian Anwari
Pembimbing
Drs. H. Mohammad Arief, M.Si
2
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Segala puji saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan rahmat
serta hidayah-Nya, saya akhirnya dapat menyelesaikan modul ini tepat pada waktunya.
Pada kesempatan ini saya sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang ikut berperan
dalam penyelesaian modul ini. Kepala sekolah serta guru-guru yang juga mendukung dalam
pembuatan modul ini. Ayah dan Ibu saya yang selalu memberikan motivasi untuk menyelesaikan
modul ini. Dan juga tidak lupa saya sampaikan kepada Bapak Mohammad Arief, selaku dosen
pembimbing mata kuliah “ Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran”, serta teman-
teman mahasiswa offering L yang juga turut mendukung dalam pembuatan modul ini.
Dalam pembuatan modul ini ada sedikit hambatan yang dihadapi oleh penulis. Tetapi
penulis berusaha mencari materi yang sesuai sehingga modul ini terselesaikan. Penulis menyadari
masih banyak kekurangan dalam penyusunan modul ini.
Modul ini disusun agar pembaca dapat memperluas dan mengembangkan pengetahuannya
tentang Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana, yang penulis sajikan berdasarkan berbagai
sumber informasi, referensi, dan berita. Kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai
pihak sangat penulis harapkan. Semoga modul ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas
kepada pembaca khususnya para peserta didik SMK/MAK dan dapat bermanfaat bagi semua
pihak yang membutuhkan.
Penulis,
Dita Ayu Septian A.
3
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
DAFTAR ISI
Sampul Buku
Kata Pengantar………………………………………………………………….……………………………. 2
Daftar Isi…………………………………………………………………………………………………………. 3
BAB I Pendahuluan
A. Latar Belakang ………………………………………………….………………………………… ..... 4
B. Deskripsi Singkat……………………………………………….………………………………......... 5
C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar……….……………………………………........ . 6
D. Relevansi / Manfaat……………………………………..……………………………………........ 7
E. Tujuan Pembelajaran…………………………..………………………………………………...... 7
F. Petunjuk Penggunaan Modul………………………………………………………………....... 8
BAB II Kegiatan Belajar
A. Kompetensi Dasar………………………………………………………………………………....... 9
B. Materi Pokok………………………………………………………………………………………...... 10
C. Uraian Materi………………………………………………………………………………………..... 10
D. Rangkuman…………………………………………………………………………………………..... 18
E. Latihan/Tugas……………………………………………………………………………………….... 19
F. Tugas Mandiri……………………………………………………………………………………....... 26
G. Kunci Jawaban……………………………………………………………………………………..... 27
BAB III Evaluasi
A. Maksud dan Tujuan Evaluasi………………………………………………………………..... 30
B. Materi Evaluasi…………………………………………………………………………………….... 30
C. Evaluasi………………………………………………………………………………………………..... 31
BAB IV Penutup
A. Tindak Lanjut……………………………………………………………………………………….... 35
B. Harapan……………………………………………………………………………………………….... 35
C. Glosarium……………………………………………………………………………………………... 36
D. Datar Pustaka……………………………………………………………………………………..... 38
Biodata Penulis
4
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
BAB I
PENDAHULUAN
Kantor merupakan sebuah sistem yang memiliki tujuan. Sarana dan prasarana kantor
merupakan salah satu faktor penunjang dalam pencapaian keberhasilan atau tujuan sebuah
perusahaan. Tentunya hal tersebut dapat dicapai apabila ketersediaan sarana dan prasarana yang
memadai disertai dengan pengelolaan dan pemanfaatan secara optimal.
Untuk mengoptimalkan penyediaan, pendayagunaan, perawatan, dan pengendalian sarana
dan prasarana kantor, suatu perusahaan atau kantor dituntut untuk memiliki kemandirian untuk
mengatur dan mengurus kebutuhan perusahaan menurut kebutuhan berdasarkan aspirasi dan
partisipasi pegawai kantor.
Sarana dan prasarana kantor juga menjadi salah satu tolok ukur dari mutu atau kualitas dan
bonafiditas suatu kantor. Tetapi di lapangan banyak ditemukan sarana dan prasarana yang tidak
dioptimalkan dan dikelola dengan baik. Untuk itu diperlukan pemahaman dan pengaplikasian
manajemen sarana dan prasarana kantor. Bagi pengambil kebijakan di kantor pemahaman tentang
sarana dan prasarana akan membantu memperluas wawasan tentang bagaimana ia dapat berperan
dalam merencanakan, menggunakan, dan mengevaluasi sarana dan prasarana yang ada sehingga
dapat dimanfaatkan dengan optimal guna mencapai tujuan perusahaan.
Manajemen sarana dan prasarana kantor dikatakan efektif dan efisien apabila sudah
terpenuhinya komponen-komponen yang menunjang pengoptimalan pekerjaan dalam suatu kantor.
Yang mana, sarana prasarana kantor yang salah satu dalam komponen tersebut tentunya pimpinan
dalam suatu kantor memperhatikan secara maksimal dalam memenuhi sarana dan prasarana dalam
kantor.
A. Latar Belakang
5
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Modul berjudul “Fungsi Manajemen Sarana Dan Prasarana” ini merupakan salah satu
dari modul yang harus dipelajari oleh siswa kompetensi keahlian administrasi perkantoran. Mata
Pelajaran Adiminstrasi Sarana dan Prasarana tidak berdiri sendiri, mata pelajaran ini terkait
dengan mata pelajaran produktif pada Bidang Keahlian atau Program Keahlian yang dipelajari di
SMK. Mata pelajaran ini tidak dapat dipisahkan dengan isi yang akan dikomunikasikan,
yaitu gagasan atau konsep, sebagai solusi atas masalah yang terkait dengan mata pelajaran
produktif.
Modul ini berisi penjelasan fungsi manajemen administrasi sarana dan prasarana kantor
baik pemaparan ataupun penerapan. Fungsi-fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor yang
lebih spesifik akan dijelaskan lebih lanjut dalam modul ini.
B. Deskripsi Singkat
6
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta
menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan
bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
Kompetensi Dasar dan Indikator
1.1. Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas
alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya.
2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran
menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana.
3.2 Menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana.
Indikator :
3.2.1 Memaparkan fungsi manajemen sarana dan prasarana
3.2.2 Menjelaskan masing-masing fungsi manajemen sarana dan prasarana
C. Kompetensi Inti dan
Kompetensi Dasar
7
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
4.2 Menerapkan fungsi manajemen sarana dan prasarana.
Indikator :
4.2.1 Menyebutkan macam sarana dan prasarana kantor
4.2.2 Mempraktekkan fungsi manajemen sarana dan prasarana
Manfaat Penyusunan Modul :
Memudahkan guru dalam melakukan proses pembelajaran
Menyediakan materi ajar yang sesuai dengan tuntutan kurikulum dan sesuai dengan
kebutuhan siswa
Pedoman bagi guru dalam mengarahkan semua aktivitasnya dalam proses pembelajaran
Dapat menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman bagi guru dalam menulis bahan ajar
Sebagai alat bantu bagi siswa dalam memperoleh alternatif bahan ajar lain sehingga tidak
lagi tergantung pada buku teks
Membangun komunikasi pembelajaran yang efektif antara guru dengan siswa sehingga
siswa akan merasa lebih percaya kepada gurunya
Sebagai alat evaluasi pencapaian atau penguasaan hasil pembelajaran
Memiliki pengetahuan mengenai fungsi manajemen sarana dan prasarana
kantor.
Siswa mampu menjelaskan fungsi manajemen sarana dan prasarana.
Siswa mampu mengidentifikasi fungsi manajemen sarana dan prasarana.
Siswa mampu menerapkan fungsi manajemen sarana dan prasarana dalam dunia kerja
sesuai dengan aturan sebagai bentuk pengamalan nilai-nilai agama yang dianutnya.
D. Relevansi/Manfaat
E. Tujuan Pembelajaran
8
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
1. Peserta Didik
a. Bacalah dan pahami modul ini dengan baik.
b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain tentang apa yang telah Anda pahami dari
modul ini. Bila belum paham, maka tanyakan pada guru.
c. Bila Anda mengalami kesulitan dalam pemahaman materi makadiskusikan dengan
peserta didik lain atau berkonsultasi dengan guru.
d. Kerjakan tugas-tugas dalam modul yang meliputi membuat jawaban, membuat
kesimpulan dan latihan.
e. Setelah semua materi telah tuntas dipelajari dan tujuan kompetensi tercapai, maka
cobalah mengerjakan uji kompetensi yang ada pada modul.
f. Setelah semua selesai coba ukur kemampuan Anda dalam Tugas Mandiri dengan
meminta bantuan guru untuk menilainya.
2. Guru
a. Menginformasikan tentang bagaimana cara penggunaan modul, cara pembelajaran,
cara penilaian, bahan dan alat yang akan digunakan dalam waktu yang dibutuhkan.
b. Mengarahkan peserta didik untuk memahami isi modul dan merangsang peserta didik
untuk menganalisis rumusan masalah, membuat kesimpulan dan latihan.
c. Memberikan bimbingan pada peserta didik bila mereka mendapat kesulitan.
d. Pantau dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas hasil belajar
peserta didik.
F. Petunjuk Penggunaan
Modul
9
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
BAB II
KEGIATAN BELAJAR
Kompetensi Dasar Materi Indikator
3.2 Menentukan fungsi
manajemen sarana dan
prasarana
4.2 Menerapkan fungsi
manajemen sarana dan
prasarana
Fungsi Manajemen
dan Prasarana
• Perencanaan
• Pengorganisasian
• Pelaksanaan
• Penyimpanan
• Pengawasan
Sarana
Memaparkan
fungsi manajemen
sarana dan
prasarana
Menjelaskan
masingmasing fungsi
manajemen sarana dan
prasarana
Menyebutkan macam
sarana dan prasarana
kantor
Mempraktekkan fungsi
manajemen sarana dan
prasarana
A. Kompetensi Dasar
10
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
a. Pengertian Manajemen Sarana dan
Prasarana
b. Fungsi manajemen sarana dan
prasarana
FUNGSI MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
A. Fungsi Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana Kantor
Di dalam fungsi ini, fungsi perencanaan pengadaan barang, prakualifikasi rekanan,
perencanaan kebutuhan barang, dan penganggaran itu masuk ke dalam fungsi perencanaan
kebutuhan sarana dan prasarana.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana dan
prasarana adalah sebagai berikut:
1) Mengadakan analisa terhadap kegiatan yang membutuhkan alat atau media dalam
pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini
dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.
2) Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
3) Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana yang
dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun prioritas
kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
4) Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk
perencanaan tahun berikutnya.
B. Materi Pokok
C. Uraian Materi
11
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
5) Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.
Berdasarkan pengertian di atas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu
proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian
dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang
dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau
pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan pada setiap kegiatan,
karena tanpa ada rencana maka kegiatan tidak dapat berjalan lancar. Demikian halnya
dengan sarana dan prasarana kantor perlu dibuat rencana pengadaannya. Perencanaan
kebutuhan sarana dan prasarana merupakan kebutuhan yang meliputi semua barang yang
diperlukan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak, atau baik langsung maupun
yang tidak langsung.
Dalam perencanaan sarana dan prasarana bangunan kantor, ada beberapa faktor
yang perlu diperhatikan yaitu:
1) Perencanaan lokasi.
2) Perencanaan regional.
3) Perencanaan ekonomi.
4) Faktor-faktor sosial dan budaya.
5) Faktor transportasi.
6) Suplai (Pengadaan) personal.
7) Faktor-faktor administratif.
8) Fasilitas-fasilitas kantor. 9) Pembiayaan, dan 10) Lokasi (lahan).
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan sarana
dan prasarana, yaitu: (1) Dapat membantu dalam menentukan tujuan, (2) Meletakkan
dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan, (3) Menghilangkan
ketidakpastian, dan (4) Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk
melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan
dapat berjalan secara efektif dan efisien.
12
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
B. Fungsi Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis
sarana dan prasarana. Pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara
menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan
maksud untuk menunjang kegiatan kantor agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.
Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam
manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan
serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan
kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat,
dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana.
Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut:
1) Pembelian.
2) Pembuatan Sendiri.
3) Penyewaan.
4) Peminjaman.
5) Pendaurulangan.
6) Penukaran.
7) Perbaikan atau Rekondisi.
Artikel lain tentang Pengadaan Sarana dan Prasarana. Pengadaaan adalah segala
kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda, atau jenis barang bagi
keperluan pelakasanaan tugas untuk mencapai tujuan kantor. Dalam pengadaan barang
sebenarnya tidak lepas dari perencanaan pengadaan yang dibuat sebelumnya baik
mengenai jumlah maupun jenisnya. Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas
perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses
kinerja karyawan agar berjalan efektif dan efesien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan
menyelenggarakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah,
kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki.
13
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Perabot, Perabot merupakan sarana pengisi ruangan, misalnya kursi, lemari, rak,
filing cabinet, dan lain-lain.
Bangunan, Pengadaan bangunan dapat dilakukan dengan membangun bangunan baru,
membeli bangunan, menerima hibah bangunan, menyewa bangunan, dan menukar
bangunan.
Tanah, Pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara yaitu : membeli tanah,
menerima bantuan/hadiah. Menukar.
Kendaraan, Pengadaan kendaraan tersebut untuk transportasi / mobilitas karyawan
dan mempermudah transportasi karyawan dalam melakukan kegiatan. Adapun
pengadaan kendaraan dapat dilaksanakan dengan pembelian secara lelang, pembelian
melalui proses penunjukan langsung.
C. Fungsi pemeliharaan sarana prasarana kantor
Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya.
Menurut Subagyo dalam academia, Pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk
mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi fasilitas kerja dengan
jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan.
Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan
suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan
mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan
tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu
dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus
dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang
dimaksud.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor perlu dilakukan agar kondisi barang
tetap dalam keadaan baik atau siap dipakai dan dapat bertahan lama, sehingga dapat
menghemat pengeluaran aggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana. Menurut hukum
waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dibedakan dalam:
• Pemeliharaan sehari-hari. Dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barangbarang
tersebut dan bertanggung jawab atas barang tersebut.
14
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
• Dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misalnya 2 bulan sekali, 3 bulan sekali, dan
sebagainya. Pelaksanaan pemeliharaan dapat dilakukan sendiri dan dengan pihak
kedua.
Pemeliharaan dilakukan secara kontinu terhadap semua barang-barang
inventarisasi. Pemeliharaan barang inventaris kadang-kadang dianggap sebagai suatu hal
yang sepele, padahal sebenarnya pemeliharaan ini merupakan tahap kerja yang tidak kalah
pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam administrasi sarana dan prasarana.
Pemeliharaan mencakup segala upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar
peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang,
yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannnya. Pemeliharaan yang bersifat khusus
harus dilakukan oleh petugas yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis barang yang
dimaksud.
Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi:
1) Perawatan.
2) Pencegahan.
3) Penggantian ringan.
Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan :
1) Tujuan pemeliharaan
a. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika
dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli sesuatu peralatan akan jauh lebih
mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.
b. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran
pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
c. Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencetakan
secara rutin dan teratur.
d. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut.
2) Manfaat pemeliharaan
a. Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak
perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
b. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti
biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
15
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
c. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol sehingga
terhindar kehilangan.
d. Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.
e. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaaan yang baik.
Dapat disimpulkan pengelolaan menajemen sarana dan prasarana kantor dilihat
dari segi pemeliharaan dapat di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi empat macam yaitu
pemeliharaan berupa pengecekan barang, pemeliharaan berupa pencegahan agar selalu
terlihat baik, pemeliharaan berupa perbaikan ringan, dan yang terakhir pemeliharaan
berupa perbaikan berat.
D. Fungsi Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya.
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan
penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi
lain, atau yang diperoleh dari bantuan. Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk
menampung hasil pengadaan barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan, dan
disimpan dalam gudang.
Kegiatan penyimpanan meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan
barang di/dari gudang. Fungsi penyimpanan ini meliputi perencanaan/pengembangan
ruang-ruang penyimpanan (storage space), penyelenggaraan tatalaksana penyimpanan
(storage procedure) perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur
barang (material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan
(security and safety).
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:
1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang
16
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor :
1. Persediaaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
3. Sifat barang yang disimpan
4. Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
5. Prosedur dan tata kerja
6. Biaya yang disediakan
7. Tenaga yang diperlukan
8. Jangka waktu penyimpanan
Cara penyimpanan barang/bahan kantor :
1. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang)
2. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
3. Barang yang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
5. Barang yang disimpan rapai dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari
6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air
7. Barang yang disimpan diruangan yang dapat dikunci
8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan
9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian
terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
E. Fungsi Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor
Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan
rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat berupa
melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk mendapatkan gambaran
dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan. Selain itu pengawasan dapat pula
berupa pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan prasarana
yang telah dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tertib administrasi dan tertib
teknis. Wijono dalam academia mengatakan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan
pengendalian seperti disusun serangkaian kegiatan sebagai berikut:
Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan sampai penghapusan.
17
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan
dalam pelaksanaan.
Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.
Mengadakan konsultasi dengan pihak pelaksanaan fungsi masing-masing bila
terjadi penyimpangan yang bersifat teknis.
Mengadakan koordinasi antara fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi lainnya.
Menyusun laporan menyeluruh secara periodik tentang pelaksanaan proses
manajemen yang terjadi dalam masing-masing unit.
Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk mencegah adanya penyelewengan
dan kesalahan dalam pelaksanaan prosedur manajemen sarana dan prasarana kantor. Maka
dari itu diadakan kegiatan penghapusan, setelah kegiatan penghapusan selesai, proses
selanjutnya menginformasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang bersangkutan untuk
kemudian dilakukan kegiatan perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.
Di samping itu kegiatan penyusutan terhadap barang atau sarana di dalam fungsi
pengawasan sangatlah perlu dilakukan, dikarenakan penyusustan barang penting jika
kantor akan menambah pengadaan barang, yang sering terjadi adalah kekurangan tempat
penyimpanan. Penyusutan adalah kegiatan yang bertujuan untuk memusnahkan barang
yang sudah tidak dipakai lagi sehingga tempatnya masih dapat dimanfaatkan. Untuk
mengatasi masalah tersebut pimpinan perlu mempertimbangkan adanya tindakan
penyusustan barang.
Kegiatan pengaturan, pemeliharaan dan penyusutan sarana yang merupakan
bagian dari pengelolaan sarana dan prasarana haruslah selalu dilakukan dengan cara yang
baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar sarana kantor dapat dimanfaatkan secara
optimal.
Adapun penghapusan sarana dan prasarana pada dasarnya bertujuan untuk:
Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya
pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk, berlebihan
atau rusak dan sudah tidak dapat digunakan lagi.
Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris.
18
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan
lagi.
Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja.
Fungsi manajemen sarana prasarana kantor yaitu:
• Fungsi perencanaan sarana dan prasarana kantor
• Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor
• Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
• Fungsi penyimpanan sarana dan prasarana kantor
• Fungsi pengawasan sarana dan prasarana kantor
Fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor tersebut merupakan serangkaian indikator
yang digunakan untuk mengukur tingkat manajemen/pengelolaan sarana dan prasarana
kantor agar dapat dipergunakan secara efektif dan efisien oleh semua elemen kantor.
D. Rangkuman
19
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
PILIHAN GANDA
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X) disalah satu jawaban
A,B,C,D, atau E yang benar dan tepat!
1. Penghapusan sarana dan prasarana pada dasarnya bertujuan untuk…
a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/pemborosan biaya
b. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris
c. Menyimpan barang yang sudah tidak digunakan lagi
d. Jawaban A dan B benar
e. Semua jawaban benar
2. Fungsi manajemen sarana prasarana kantor yaitu….
a. Fungsi perencanaan sarana dan prasarana kantor
b. Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor
c. Fungsi pengadaan sarana dan prasarana kantor
d. Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
e. Semua jawaban benar
3. Yang termasuk macam-macam ruang lingkup kegiatan administrasi sarana dan
prasarana, kecuali....
a. Perencanaan pengadaan barang
b. Pengadaan barang
c. Penyimpanan
d. Pemeliharaan
e. Administrasi
4. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang merupakan pengertian dari....
a. Penyimpanan
E. Latihan/Tugas
20
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
b. Pemeliharaan
c. Penyusunan
d. Inventarisasi
e. Pengadaan
5. Fungsi pertama manajemen sarana dan prasarana kantor merupakan fungsi
perencanaan, faktor yang harus diperhatikan dalam perencanaan dibawah ini
kecuali...
a. Perencanaan lokasi
b. Perencanaan regional
c. Perencanaan ekonomi
d. Faktor-faktor sosial dan budaya
e. Faktor Keadaan
6. Dibawah ini yang merupakan prasarana kantor ialah...
a. Meja
b. Ruang kantor
c. Alat tulis kantor
d. Kursi
e. Komputer
7. Dalam fungsi pengawasan sarana dan prasarana terdapat beberapa fungsi manajemen
di dalamnya. Yang tidak termasuk fungsi manajemen yang dimaksud adalah….
a. Penghapusan
b. Penyingkiran
c. Pengendalian
d. Rehabilitasi
e. Penyusutan
8. Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang/bahan kantor
adalah…
a. Barang yang disimpan dalam keadaan bersih
b. Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
c. Barang yang disimpan berdasarkan klasifikasi
d. Barang yang disimpan ditempat yang memadai
21
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
e. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
9. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor adalah…
a. Agar barang tidak cepat rusak
b. Agar terjadi kehilangan barang
c. Mempersulit dalam pengawasan
d. Mempersulit dalam analisis barang
e. Agar tidak bisa digunakan
10. Perhatikan rangkaian kegiatan yang disusun dibawah ini:
• Mengikuti proses manajemen, dari perencanaan sampai penghapusan.
• Mengadakan konsultasi dengan pihak pemimpin bila terjadi penyimpangan dalam
pelaksanaan.
• Menyusun tata cara laporan baik lisan maupun tertulis.
Rangkaian kegiatan diatas merupakan bagian dari
kegiatan….
a. Pengendalian
b. Pengawasan
c. Penyimpanan
d. Penyusutan
e. Pelaksanaan
11. Suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengatur dan mengelola sarana dan prasarana
kantor secara efektif dan efisien dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan merupakan pengertian dari…
a. Manajemen sarana dan prasarana kantor
b. Manajemen administrasi perkantoran
c. Manajemen administrasi kepegawaian
d. Manajemen sarana kantor
e. Manajemen prasarana kantor
22
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
12. Kegiatan melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk
mendapatkan gambaran dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan disebut
kegiatan...
a. Pemeliharaan
b. Pengadaan
c. Perencanaan
d. Pengawasan
e. Penyimpanan
13. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan
sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis
dan spesifikasi,
jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber
yang dapat dipertanggungjawabkan. Fungsi yang dimaksdud
adalah…
a. Pengadaan
b. Perencanaan
c. Pengawasan
d. Pengendalian
e. Peminjaman
14. Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. Beberapa
alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana adalah….
a. Pembelian dan Penyimpanan
b. Pembelian dan Pembuatan sendiri
c. Penyewaan dan Perdagangan
d. Penukaran dan barter
e. Perbaikan dan Pengawasan
15. Pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris meliputi…
a. Perawatan.
b. Pencegahan.
c. Penggantian ringan
d. Semua jawaban benar
23
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
e. Semua jawaban salah
16. Fungsi dari pengadaan sarana dan prasarana mengatur dan menyelenggarakan sarana
dan prasarana yang dibutuhkan menyangkut…
a. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu yang dikehendaki
b. Jenis, kuantitas, volume, keteraturan
c. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu dadakan
d. Jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan kesempatan
e. Jenis, kualitas, tempat, dan wawasan
17. Sebutkan barang-barang yang habis pakai...
a. Alat tulis kantor
b. Komputer
c. Kertas
d. Alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan paper klip
e. Gedung
18. Tujuan mempelajari fungsi manajemen administrasi sarana dan prasarana ialah…
a. Agar lebih hemat
b. Terjadi keselarasan
c. Terjadi pemborosan
d. Terhindar dari pemborosan biaya
e. Agar lebih efektif dan efisien
19. Perencanaan/pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space),
penyelenggaraan tata laksana penyimpanan (storage procedure)
perencanaan/penyimpanan/pengoperasian alat-alat pembantu pengatur barang
(material handling equipment), tindakan-tindakan keamanan dan keselamatan
(security and safety) merupakan bagian dari…
a. Penyimpanan
b. Penyusutan
c. Pengadaan
d. Pengendalian
e. Peminjaman
24
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
20. Menurut hukum waktunya pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat
dibedakan dalam…
a. Harian dan 1 bulanan
b. Harian dan mingguan
c. Harian dan jangka waktu tertentu
d. Mingguan dan 2 bulan sekali
e. Harian dan tahunan
25
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
SOAL ESAI
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan benar !
1. M engapa fungsi manajemen sarana prasarana penting untuk dipelajari?
2. Apa yang dimaksud dengan penyimpanan? Sebutkan tujuan dari penyimpanan!
3. Dalam Fungsi pemeliharaan sarana dan prasarana terdapat tujuan dan manfaat
pemeliharaan, coba sebutkan masing - masing 4 point!
4. Apa yang dimaksud dengan fungsi pengadaan sarana dan prasarana?
5. Sebutkan langkah - langkah yang harus dilakukan dalam membuat suatu rencana
pengadaan sarana dan prasarana kantor?
26
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
A. Carilah contoh sarana dan prasarana kantor di internet. Kemudian klasifikasikan
mana yang termasuk sarana dan mana yang termasuk prasarana !
B. Alat/bahan:
Kertas HVS A4
Map
Laptop
Modem
C. Hasil dari pekerjaan Anda dimasukkan dalam map, berikan tanda pada masing-
masing klasifikasi.
F. Tugas Mandiri
27
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Soal Pilihan Ganda
1. A 11. A
2. D 12. A
3. A 13. E
4. B 14. A
5. B 15. A
6. A 16. B
7. E 17. D
8. E 18. D
9. C 19. C
10. B 20. E
Soal Esai
1. Fungsi manajemen sarana dan prasarana sangat penting untuk dipelajari. Dalam
praktek administrasi perkantoran, seorang sekretaris harus mengetahui jenis sarana
prasarana dan juga fungsi manajemennya agar mampu mengorganisasikan sarana
prasarana secara efektif dan efisien.
2. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang
untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain:
1. Agar barang tidak cepat rusak
2. Agar tidak terjadi kehilangan barang
3. Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari
4. Memudahkan dalam pengawasan
5. Memudahkan dalam analisis barang
3. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan 1) Tujuan pemeliharaan
G. Kunci Jawaban
28
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
• Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama
jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli sesuatu peralatan akan
jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan
tersebut.
• Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
• Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencetakan
secara rutin dan teratur.
• Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat
tersebut.
2) Manfaat pemeliharaan
• Jika peralatan terpelihara dengan baik, umurnya akan awet yang berarti tidak
perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
• Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti
biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan lebih terkontrol
sehingga terhindar kehilangan.
• Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang.
4. Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam
manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan
serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan
kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
5. Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat suatu rencana pengadaan sarana
dan prasarana adalah sebagai berikut:
a) Mengadakan analisa terhadap kegiatan yang membutuhkan alat atau media dalam
pelaksanaannya dan analisa kebutuhan peralatan lain untuk kantor. Dari analisa ini
dapat dibuat daftar kebutuhan alat-alat media.
b) Mengadakan perhitungan taksiran biaya.
29
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
c) Apabila perhitungan jumlah taksiran biaya untuk pengadaan sarana dan prasarana
yang dibutuhkan lebih besar dari anggaran yang tersedia, maka perlu menyusun
prioritas kebutuhan, atau pengurangan jumlah barang sejenis yang akan dibeli.
d) Prioritas-prioritas kebutuhan yang ada pada urutan bawah, dapat ditunda untuk
perencanaan tahun berikutnya.
e) Menugaskan kepada staf tata usaha untuk melaksanakan pengadaan alat tersebut.
30
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
BAB III
EVALUASI
Dalam modul ini yang menjelaskan kompetensi mendefinisikan fungsi manajemen sarana
dan prasarana, dan dilengkapi dengan materi evaluasi diharapkan peserta didik mampu
memahami dan lebih mengerti tentang fungsi-fungsi manajemen saran dan prasarana kantor
serta dapat menerapkan fungsi-fungsi manajemen saran dan prasarana kantor dalam sebuah
instansi maupun lembaga. Dan juga diharapkan peserta didik mampu lebih peka terhadap
perkembangan mengenai kemajuan sarana dan prasarana kantor saat ini.
Menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) sarana dan prasarana merupakan segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Prasarana
adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses
(usaha, pembangunan, proyek). Anatara sarana dan prasarana tidak jauh berbeda, karena
keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan.
Jenis-jenis sarana dan prasarana kantor
Peralatan dan perlengkapan kantor (office suplies)
Peralatan dan perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
selesai lebih cepat, tepat dan efisien.
A. Maksud Dan Tujuan Evaluasi
B. Materi Evaluasi
31
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
PILIHAN GANDA
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X) disalah satu jawaban
A,B,C,D, atau E yang benar dan tepat!
Contoh cara pengerjaan soal:
1. Meja,kursi,atk merupakan golongan dari...
a. Prasarana
b. Pelengkap
c. Alat kebutuhan
d. Sarana
e. Keperluan
Jawaban yang benar adalah d, jadi pilih dan silang jawaban d seperti pada contoh diatas.
Kerjakan soal dibawah ini sesuai petunjuk pengerjaan diatas!
1. Yang termasuk kedalam jenis barang habis pakai adalah...
a. Gedung
b. Bangunan
c. Komputer
d. Kertas
e. Semua benar
2. Semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam
proses kegiatan kantor merupakan pengertian dari...
a. Sarana kantor
b. Sarana perkantoran
c. Prasarana tempat
d. Prasarana kantor
e. Sarana dan Prasarana
C. Evaluasi
32
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
3. Sarana kantor yang habis dipakai dan sarana kantor tahan lama merupakan golongan dari
macam sarana kantor dilihat dari...
a. Habis tidaknya dipakai;
b. Bergerak pada saat digunakan;
c. Pengelolaan
d. Perencanaan
e. Pengadaan
4. Memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana kantor dalam
rangka terselenggaranya kinerja karyawan secara efektif dan efisien merupakan tujuan
dari...
a. Administrasi
b. Sarana kantor
c. Administrasi sarana perkantoran
d. Administrasi sarana dan prasarana kantor
e. Administrasi sarana dan prasarana kantor
5. Segala bahan atau alat yang apabila digunakan bisa habis dalam waktu yang relatif
singkat adalah pengertian dari...
a. Prasarana tempat
b. Sarana dan prasarana kantor
c. Sarana dan prasarana sekolah
d. Sarana kantor yang habis dipakai
e. Sarana kantor
6. Semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan
pelaksanaan kegiatan rutin di kantor merupakan pengertian dari...
a. Prasarana kantor
b. Sarana kantor
c. Prasarana sekolah
d. Sarana pendidikan
e. Alat penunjang
7. Yang merupakan Proses pengelolaan administrasi sarana prasarana adalah...
33
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
a. Pengurusan dan pencatatan
b. Pemindahan
c. Pembiayaan
d. Pengolahan
e. Semua benar
8. Manajemen sarana prasarana kantor hendaknya terealisasikan dalam bentuk proses kerja
yang sangat kompak. Untuk itu, antara satu dengan lainnya dalam organisasi harus
bekerja dengan baik adalah prinsip dari...
a. Prinsip sarana
b. Pprinsip Kekohefisan
c. Prinsip tanggung jawab
d. Prinsip manajemen
e. Prinsip kuantitaif
9. Meja, mesin tulis, mesin copy, computer, dan beberapa peralatan arsip merupakan
sarana...
a. Sarana kantor
b. Prasarana kantor tahan lama
c. Sarana kantor tahan lama
d. A,B,C benar
e. Sarana pendidikan
10. Berikut adalah cara yang dapat dilaksanakan dalam pengadaan bangunan, kecuali...
a. Membangun bangunan baru
b. Membeli bangunan
c. Menyewa bangunan
d. Menerima hibah bangunan
e. Menggadai bangunan
34
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
SOAL ESAI
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan
benar !
1. Penggunaan sarana prasarana inventaris kantor harus dipertanggungjawabkan dengan
jalan membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang ditujuakan kepada
instansi terkait. Laporan tersebut sering disebut dengan ...
2. Jelaskan pengertian dari sarana kantor!
3. Dua prinsip yang harus diperhatikan dalam pemakaian perlengkapan kantor adalah...
4. Sebutkan 3 macam sarana kantor bila ditinjau dari hubungannya dengan kegiatan
kantor!
5. Jelaskan pengertian dari prasarana kantor!
6. Semua sarana prasarana harus diinventarisasi secara periodik, maksud dari periodik
yaitu....
7. Sebutkan tujuan administrasi sarana prasarana kantor secara umum!
8. Sebutkan 5 Proses pengelolaan administrasi sarana prasarana!
9. Sebutkan perbedaan pengadaan peralatan dan pengadaan perlengkapan dalam
pengadaan sarana dan prasarana kantor!
10. Sebutkan 5 prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam mengelola sarana prasarana
kantor!
35
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
BAB IV
PENUTUP
Bagi peserta didik yang sudah menjawab soal sebanyak 80% atau lebih dari
seluruh soal evaluasi, dapat mengembangkan pemahaman tentang materi fungsifungsi
manajemen administrasi sarana dan prasarana di berbagai instansi dan lembaga.
Adapun peserta didik yang belum mencapai belajar tuntas 80% dapat mengulang
belajar dengan memilih materi-materi yang masih dianggap sulit secara lebih teliti atau
didiskusikan bersama teman maupun dengan guru.
Modul ini merupakan salah satu bahan ajar yang digunakan dalam mata pelajaran
Administrasi Sarana dan Prasarana. Namun, harus dimengerti pula bahwa modul ini buan
merupakan satu-satunya rujukan bagi peserta didik, tentang menentukan fungsi
manajemen sarana dan prasarana kantor, maka sangat disarankan untuk membaca buku
lain mengenai materi ini. Semoga modul ini dapat bermanfaat bagi semua kalangan dalam
proses belajar mengajar.
A. TINDAK LANJUT
B. harapan
36
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
B
Barter
F : Kegiatan tukar-menukar barang yang terjadi tanpaperantara uang
Feedback : (umpan balik) suatu proses dimana sebagian dari output (keluaran)
dibalikan ke bagian input (masukan) Filling Cabinet
H : Lemari arsip yang terbuat dari bahan metal sehingga menjaga dokumen
dari kelembapan
Hibah
I
: Pemberian yang dilakukan oleh seseorang kepada pihak lain yang
dilakukan ketika masih hidup dan pelaksanaan pembagiannya dilakukan
pada waktu penghibah masih hidup juga
Inventaris : Daftar yang memuat semua barang milik kantor (sekolah, perusahaan,
kapal, dsb)
Inventarisasi
K
: Pencatatan atau pendataran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah
tangga, dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas
Kualifikasi
M : Pendidikan khusus untuk memperoleh suatu keahlian
Modul P : Standar atau satuan pengukur
Paper Clip : Penjepit kertas, pada uumnya terbuat dari kawat tipis
Pengadaaan : Segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang, benda,
atau jenis barang bagi keperluan pelakasanaan tugas untuk mencapai
tujuan kantor.
Pengawasan : Pemberian pengarahan dan bimbingan terhadap pengelolaan sarana dan
C. GLOSARIUM
37
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode untuk
mencapai tertib administrasi dan tertib teknis.
Penyusutan : Kegiatan yang bertujuan untuk memusnahkan barang yang sudah tidak
dipakai lagi sehingga tempatnya masih dapat dimanfaatkan.
Periodik
R
: Menurut periode tertentu, muncul atau terjadi dalam selang waktu yang
tetap
Rehabilitasi : Sebuah kegiatan atau proses untuk membantu para penderita yang
mempunyai penyakit serius atau cacat yang memerlukan pengobatan
medis untuk mencapai kemampuan fisik psikologis, dan sosial yang
maksimal.
Regional : Wilayah yang jelas teridentifikasi meskipun sebenarnya untuk wilayah
tersebut relative tergantung konteks waktu
Rekondisi : (barang) yang sudah tidak dipakai dan dirakit ulang dan terlihat seperti
baru
38
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
Belajar, Asik. 2015. Fungsi-Fungsi Manajemen Sarana Dan, (Online),
(http://www.asikbelajar.com/2015/05/fungsi-fungsi-manajemen-sarana-dan.html),
diakses pada tanggal 03 November 2017
Edu, Academia. 2017. Fungsi Manajemen Sarana Prasarana Dari Segi Pengorganisasian,
(Online),
(http://www.academia.edu/10086383/fungsi_Manajemen_sarana_prasarana_dari
_segi_Pengorganisasian), diakses pada tanggal 03 November 2017.
Web, KBBI. KBBI , (Online),
(http://kbbi.web.id/),diakses pada
tanggal 03 November 2017.
Zalfikri, M. 2012. Manajemen Sarana Dan Prasarana, (Online),
(https://mhafidzalfikri.wordpress.com/2012/12/25/manajemen-sarana-dan-
prasarana/), diakses pada tanggal 03 November 2017.
D. DAFTARPUSTAKA
39
SMK ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS XI
BIOGRAFI
Dita Ayu Septian Anwari lahir di Ponorogo
23 September 1996. Penulis merupakan anak pertama
dari 3 bersaudara. Pendidikan yang di tempuh penulis
mulai dari Sekolah Dasar yaitu di SDN 3 Ngantru
Trenggalek pada tahun 2003-2009. Kemudian
melanjutkan di Sekolah Menengah Pertama yaitu
SMPN 1 Trenggalek pada tahun 2009-2012. Setelah
itu melanjutkan ke Sekolah Menengah Atas di SMAN
1 Trenggalek pada tahun 2012-2015. Penulis
melanjutkan pendidikannya di Universitas Negeri
Malang pada tahun 2015 dan mengambil program
studi S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran.
Penulis mempunyai motto hidup yaitu “Man Jadda Wajada, Man Shobaro Zhofiro,
Man Qolla Shidquhu Qolla Shodiiquhu”. Penulis berharap agar modul ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak terutama siswa SMK program keahlian Administrasi
Perkantoran.