NJC Directive Relocation sur la Directive réinstallation ... · National Joint Council Conseil national mixte Agreements Conventions Volume 2 Volume 2 NJC Relocation Directive Directive

NJCRelocation

Directive

Directivesur laréinstallationdu CNM

NJCRelocation

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Directivesur laréinstallationdu CNM

Treasury Board of CanadaSecretariat

Secrétariat du Conseil du Trésordu Canada

EFFECTIVE APRIL 01/09

National Joint Council Conseil national mixte

Agreements Conventions

Volume 2 Volume 2 NJC Relocation Directive Directive sur la réinstallation du CNM

01-Apr-09 Principles/Principes Page 1

NJC Relocation Directive Directive sur la réinstallation du CNM

Principles Principes

The following principles were developed jointly by the Bargaining Agents’ representatives and the Employer side representatives to the National Joint Council (NJC). These principles are the cornerstone of managing government relocations and shall guide all employees and managers in achieving fair, reasonable and modern relocation practices across the public service.

Les principes énoncés ci-après ont été élaborés par les représentants des agents négociateurs de concert avec les représentants de la partie patronale du Conseil national mixte (CNM). Ces principes constituent la pierre angulaire de la gestion des réinstallations du gouvernement et devraient aider tous les membres du personnel et de la direction à établir des pratiques de réinstallation justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique.

Trust - increase the amount of discretion and latitude for employees and managers to act in a fair and reasonable manner.

Confiance - accroître le pouvoir et la latitude des fonctionnaires et des gestionnaires d’agir d’une manière juste et raisonnable.

Flexibility - create an environment where management decisions respect the duty to accommodate, best respond to employees’ needs and interests, and consider operational requirements in the determination of relocation arrangements.

Souplesse - créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l’obligation d’adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et tiennent compte des nécessités du service dans l’organisation des préparatifs de réinstallation.

Respect - create a sensitive, supportive relocation environment and processes which respect employees’ needs.

Respect - créer un environnement sensible aux besoins des fonctionnaires et des processus favorables aux réinstallations.

Valuing people - recognize employees in a professional manner while supporting employees, their families, their health and safety in the relocation context.

Valorisation des gens - reconnaître les fonctionnaires d’une manière professionnelle tout en soutenant les fonctionnaires, leurs familles, leur santé et la sécurité dans les situations de réinstallations.

Transparency - ensure consistent, fair and equitable application of the Directive and its practices.

Transparence - assurer l’application cohérente, juste et équitable de la directive et de ses pratiques.

Modern relocation practices - introduce relocation management practices that support the principles and are in keeping with relocation industry trends and realities; develop and implement an appropriate relocation accountability framework and structure.

Pratiques de réinstallation modernes - adopter des pratiques de gestion des réinstallations qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l’industrie des réinstallations; élaborer et mettre en œuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation des réinstallations.




01-Apr-09 General/Généralités Page 2

General Généralités

Collective agreement Convention collective

This Directive is deemed to be part of collective agreements between the parties represented on the National Joint Council (NJC), and employees are to be afforded ready access to this Directive.

La présente directive est considérée comme faisant partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties représentées au sein du CNM. Les fonctionnaires doivent pouvoir la consulter facilement.

Grievance procedure Procédure de règlement des griefs

In cases of alleged misinterpretation or misapplication arising out of this Directive, the grievance procedure, for all represented employees within the meaning of the Public Service Labour Relations Act, will be in accordance with section 15.0 of the NJC By-Laws. For un-represented employees the departmental grievance procedure applies.

Dans les cas d’allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique sera celle décrite à l’article 15.0 du Règlement du CNM. Pour les fonctionnaires non syndiqués, c’est la procédure de règlement de griefs du ministère ou de l’organisme concerné qui s’applique.

Definitions Définitions

Actual and reasonable expenses (Frais réels et raisonnables) -

(a) the actual expenses incurred, supported by proof of payment, e.g. receipts and vouchers;

(b) and the reasonable amount that the employer judges to be both appropriate and justifiable based on experience of what such costs should be in the circumstances, and within the limits of this Directive.

Appointee (personne nommée) - a person recruited from outside the public service and appointed or on assignment to a department or agency listed in Schedules I and IV of the Financial Administration Act. On relocation to the first place of employment, a person is deemed not to be an employee for the purposes of this Directive. Members of the Canadian Forces on initial appointment to the public service are considered to have the status of appointees.

Arm’s length transaction (opération sans lien de dépendance) - an arm’s length transaction is one that is consummated between two or more non-related parties. Conversely, a non-arm’s length transaction is any transaction consummated between two or more related parties.

Administrateur général (deputy head) - Relativement à un ministère, son administrateur général et, relativement à toute autre entité de la fonction publique, son premier dirigeant ou, s’il n’y en a pas, la personne désignée par le gouverneur en conseil comme administrateur général aux fins de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Animal de compagnie (pet) - Animal vivant habituellement dans la résidence familiale et gardé pour sa compagnie. (Si l’animal a le droit d’aller dans la salle familiale, il peut être déménagé.) Les grands animaux tels que les chevaux ou les moutons, ou les groupes formés d’un grand nombre d’animaux, comme une chatière ou un chenil, ne sont pas considérés comme des animaux de compagnie.

Conjoint ou conjoint de fait (Spouse or common law partner or common-law partner) - L’expression « conjoint de fait » désigne une personne vivant une relation conjugale avec un fonctionnaire pour une période continue d’au moins un (1) an. Le mot « conjoint » désigne la personne mariée avec le fonctionnaire.





▪ Related individuals include direct-line descendants (grandparents, parents, children, and so on), as well as spouse or common-law partners, brothers, sisters, and in-laws.

▪ Related individuals also include non-immediate family members such as cousins, aunts, uncles, nephews and nieces.

In transactions considered to be non-arm’s length, participants have the potential to manipulate a transaction for their benefit.

ATM Charges (Frais d’utilisation des GAB) - charges by financial institutions for transactions conducted via automatic teller machines.

CRA Non-Accountable Incidental Expense Allowance (Indemnité de faux frais non à justifier de l’ARC) - an allowance that employees do not have to account for upon relocation i.e. receipts are not required but should be retained.

Commercial Accommodation (logement commercial) - lodging facilities such as hotels, motels, corporate residences or apartments.

Contracted Relocation Service Provider (CRSP) (fournisseur de services de réinstallation (FSR) - private sector company contracted by the federal government to administer the relocation services for employees in accordance with this Directive.

Crown-owned living accommodation (logements de l’État) - living accommodation owned, leased, rented or whose occupancy is otherwise controlled by the Government of Canada.

Dependant (personne à charge) – a person who resides full-time with the employee at the employee’s residence, or a person who resides outside the employee’s residence and for whom the employee has formally declared a responsibility for assistance and/or support, and who is:

Note: a formal declaration may be either a signed statement by the employee or a legal document.

(a) the spouse of that employee, or

Effets mobiliers (household goods and effects) - Meubles, articles de ménage et effets personnels d’un fonctionnaire ou d’une personne nommée et des personnes à sa charge, à l’exclusion des automobiles, du bétail et des animaux de compagnie.

Fonctionnaire (employee) - désigne une personne au service de la fonction publique fédérale qui exerce les fonctions de son poste à plein temps et en permanence et dont le traitement est payé sur le Trésor. (Les fonctionnaires exerçant en permanence des fonctions à plein temps sur une base saisonnière sont également inclus). Le terme désigne aussi un administrateur général ou toute autre personne nommée par le gouverneur en conseil à un poste classé dans les groupes professionnels des catégories suivantes : Gestion supérieure, Administration et service extérieur, Scientifique et professionnelle, Technique.

Fonctionnaire à temps partiel (part-time employee) - Personne dont le nombre d’heures normales de travail est inférieur à celui d’un fonctionnaire à temps plein aux termes de la convention collective, mais pas inférieur à un tiers de ces heures.

Employeur (employer) - Sa Majesté du Chef du Canada, représentée par le Conseil du Trésor, y compris toute personne autorisée à exercer les pouvoirs du Conseil du Trésor.

Fournisseur de services de réinstallation (FSR) (contracted relocation service provider (CRSP) - Entreprise privée chargée à contrat par le gouvernement d’administrer les services de réinstallation des fonctionnaires conformément à la présente directive.

Frais de subsistance (living expenses) - Dépenses engagées aux fins des nuitées et des repas. Peut également désigner des frais accessoires tels que l’entretien des vêtements, le blanchissage, les pourboires, les appels téléphoniques locaux, le transport local, conformément à la présente directive.

Frais de voyage (travelling expenses) - Frais de subsistance et de transport engagés en cours de route vers le nouveau lieu de travail.





(b) the biological child, stepchild, adopted child including a child adopted by aboriginal people under the Custom Adoption Practice, or legal ward of that employee or of the employee’s spouse who is both dependent on the employee for support and is:

(i) under 18 years of age, or

(ii) dependent on the employee by reason of mental or physical disability, or

(iii) in full-time attendance at a school or other education institution that provides training or instruction of an educational, professional, vocational or technical nature; or

(c) the parent, grandparent, brother, sister, uncle, aunt, niece, nephew or grandchild of that employee or of the employee’s spouse who is both dependent on the employee for support and is:

(i) under 18 years of age, or

(ii) dependent on the employee by reason of mental or physical disability, or

(iii) in full-time attendance at a school or other education institution that provides training or instruction of an educational, professional, vocational or technical nature.

Deputy head (administrateur général) - in relation to a department, the deputy minister; and in relation to any other part of the public service, the chief executive officer, or, if there is no chief executive officer, the person designated by the Governor in Council as the deputy head for the purposes of the Public Service Employment Act.

Frais réels et raisonnables (actual and reasonable expenses) -

a) Les dépenses réellement engagées, étayées par des reçus et des pièces justificatives;

b) le montant que l’employeur juge raisonnable et justifiable en se fondant sur les frais engagés par le passé dans des occasions semblables et sur les limites imposées par la présente directive

Frais d’utilisation de GAB (ATM Charges) - Frais imposés par les institutions financières à l’égard des opérations effectuées à partir d’un guichet automatique bancaire.

Habitation unifamiliale (single-family dwelling) - Logement conçu pour être habitable toute l’année. L’habitation doit avoir une structure indépendante et posséder une ou plusieurs entrées donnant à l’extérieur de l’immeuble ou dans une salle, un hall, un vestibule ou un escalier commun à l’intérieur de l’immeuble.

Indemnité de faux frais non à justifier de l’ARC (CRA Non-Accountable Incidental Expense Allowance) – telle indemnité n’a pas à faire l’objet d’une justification lors de la réinstallation; autrement dit, il n’est pas nécessaire de produire les reçus, bien qu’il soit judicieux de conserver ceux-ci.

Indemnité pour frais accessoires non soumis à justification (non-accountable incidental expenses allowance) – Indemnité versée à la réinstallation qui n’est pas soumise à vérification ; autrement dit, il n’est pas nécessaire de produire des reçus, bien qu’il soit judicieux de les conserver.

Lieu de travail (place of duty) - Endroit, déterminé par l’employeur, où le fonctionnaire exerce ordinairement ses fonctions ou dont il relève. Le lieu de travail d’un officier de navire ou d’un membre d’un équipage de navire doit être réputé être un édifice adéquat, déterminé par l’employeur et situé :

a) au port d’attache du navire, dans le cas des fonctionnaires travaillant normalement à bord d’un navire;

b) à l’endroit où les fonctionnaires exercent normalement leurs fonctions lorsqu’ils ne travaillent pas à bord d’un navire.





Employee (fonctionnaire) - a person employed in the federal public service who is performing continuing full-time duties of a position and whose salary is paid out of the Consolidated Revenue Fund (employees performing continuing full-time duties on a seasonal basis are also included). The term also means a deputy minister, or any other person appointed by the Governor in Council to a position classified within the occupational groups comprising the Senior Management, Administrative and Foreign Service, Scientific and Professional, and Technical categories.

Employee-requested relocation (réinstallation à la demande du fonctionnaire) - a relocation resulting from a formal request made by an employee for compassionate or other personal reasons and for which the costs involved are to be reimbursed in accordance with Part XII.

Employer (employeur) - Her Majesty in right of Canada as represented by the Treasury Board, and includes persons authorized to exercise the authority of the Treasury Board.

Household goods and effects (effets mobiliers) - the furniture, household equipment and personal effects of an employee or appointee and dependants, but does not include automobiles, livestock and pets.

Integrated Relocation Program (IRP) (Programme de réinstallation intégrée) - the Integrated Relocation Program (IRP) is the framework that governs the relocation of employees of all federal government departments, the Canadian Forces (CF) and the Royal Canadian Mounted Police (RCMP). This Directive outlines the provisions and benefits applicable to represented employees.

Integrated Relocation Program Rates/fees (IRP Rates/Fees) (Taux et frais pour le programme de réinstallation intégrée) - contracted ceiling amounts the CRSP will charge the federal government for providing services in areas such as: real-estate brokerage fees, legal fees, building inspection fees etc.

Interim accommodation (logement provisoire) - refers to days for which living expenses are paid at the new place of duty when an employee is unable to move into the new residence.

Lieu de travail permanent/régulier (permanent/regular workplace) - Endroit permanent particulier, déterminé par l’employeur, où le fonctionnaire exerce habituellement les fonctions liées à son poste ou dont il relève.

Logement autonome (self-contained accommodation) - Logement commercial où le fonctionnaire peut préparer ses repas. Le logement peut aussi être doté des installations requises pour faire le lavage.

Logement commercial (commercial accommodation) - Établissement d’hébergement, comme un hôtel, un motel, une résidence d’affaires ou un appartement.

Logement de l’État (Crown-owned living accommodation) - Logement que le gouvernement du Canada possède, loue ou sur l’occupation duquel il a droit de regard.

Logement provisoire (interim accommodation) - Correspond aux jours où les frais de subsistance doivent être payés au nouveau lieu de travail lorsqu’un fonctionnaire est incapable d’emménager dans sa nouvelle résidence.

Logement temporaire (temporary accommodation) - Logement dont les frais sont acquittés au début de la réinstallation au nouveau lieu de travail ou à la fin, ou encore au début et à la fin.

Maison mobile et maison mobile double (mobile home and double-wide removable home) - Ces termes sont synonymes aux fins de la présente Directive et désignent une unité mobile d’habitation unifamiliale constituant le logement principal d’un fonctionnaire et conçue pour être habitée toute l’année. L’unité est raccordée aux services publics et est installée dans un endroit spécialement aménagé, bien qu’elle n’ait pas de fondation permanente. L’unité est construite pour être remorquée ou déplacée sur les routes. Cette définition ne comprend pas les appentis ou autres annexes habitables, les clôtures ou autres objets du même genre. Elle n’inclut pas non plus les roulottes de tourisme, de camping et autres véhicules analogues ou tout genre de véhicule automoteur, tel que les autocaravanes ou les camionnettes de camping.





Isolated post (poste isolé) - a place named in Appendix A of the Isolated Posts and Government Housing Directive.

Living expenses (frais de subsistance) - the expenses incurred for food and overnight accommodation. It may also include incidental expenses such as laundry, valet service, gratuities, local telephone calls and local transportation, as specified in this Directive.

Mobile home and double-wide removable home (maison mobile et maison mobile double) - are considered to be synonymous terms for purposes of this Directive and mean a transportable, detached, single-family dwelling which is an employee’s principal residence and which contains by design the normal amenities for continuous year-round occupancy. The unit is connected to utilities and is designed to stand on a specially prepared site, although these preparations do not include a permanent foundation. The unit is designed and built to be towed or moved by road. This definition does not include: a lean-to or other attached living space, fencing or similar items, travel trailers, camping trailers and the like, or any type of self-propelled vehicle such as a motor home or pick-up coach.

New principal residence (nouvelle résidence principale) - a single-family dwelling purchased or rented at the new place of duty which will become the employee’s principal residence following the relocation.

Non-Accountable Incidental Expenses Allowance (Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification) - an allowance that employees do not have to account for upon relocation i.e. receipts are not required but should be retained.

Part-time employee (fonctionnaire à temps partiel) – part-time employee means a person whose normal scheduled hours of work are less than those of a full-time employee in accordance with the collective agreement, but not less than one-third of those hours.

Nouvelle résidence principale (new principal residence) - Habitation unifamiliale achetée ou louée au nouveau lieu de travail qui deviendra la résidence principale du fonctionnaire après sa réinstallation.

Opération sans lien de dépendance (arm’s length transaction) - Opération effectuée entre deux ou plusieurs parties sans lien de dépendance, contrairement aux opérations avec lien de dépendance, effectuées entre deux ou plusieurs personnes liées.

▪ Sont des personnes liées les personnes unies directement par les liens du sang (grands-parents, parents, enfants, etc.) ainsi que les conjoints ou conjoints de fait, les frères et soeurs, et les parents par alliance.

▪ Sont également des personnes liées les cousins et cousines, oncles et tantes, neveux et nièces.

Les parties à une opération avec lien de dépendance ont la possibilité d’influer sur l’opération à leur avantage.

Personne à charge (dependant) – personne qui habite en permanence avec le ou la fonctionnaire à sa résidence ou qui n’habite pas à la résidence du ou de la fonctionnaire mais pour qui le ou la fonctionnaire a officiellement déclaré une responsabilité d’assistance et/ou de soutien et :

Remarque : Une déclaration officielle est soit un document signé par le fonctionnaire, soit un document juridique.

a) qui est le conjoint du fonctionnaire, ou

b) qui est un enfant naturel, un enfant issu d’un mariage antérieur de son conjoint, un enfant adopté, incluant un enfant adopté par des Autochtones en vertu de la pratique courante d’adoption selon les coutumes autochtones, ou un enfant en tutelle de ce fonctionnaire ou du conjoint du fonctionnaire qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et

(i) qui est âgé d’au plus 18 ans; ou

(ii) qui est à la charge du fonctionnaire en raison d’une déficience physique ou intellectuelle; ou





Pet (animal de compagnie) - any animal that normally resides in the family home and is kept for companionship (if the animal is allowed in the living room, it can be moved). Large animals such as horses or sheep or large numbers of domestic animals, such as a cattery, or a kennel of dogs, are not considered pets.

Permanent/Regular Workplace (lieu de travail permanent/régulier) - the single permanent location determined by the employer at or from which an employee ordinarily performs the work of his or her position or reports to.

Personal Motor Vehicule (PMV) (véhicule automobile personnel - VAP) - for purposes of shipment, means a sedan, sports car, station wagon, mini van, pick-up, or 4-wheel drive vehicle of three-quarter ton rating or less, registered in the employee’s name or in the name of the spouse or common-law partner, or a dependant, the primary purpose of which is for family conveyance. This definition excludes racing cars, campers, and any other vehicle which does not meet the above criteria.

Place of duty (lieu de travail) - the single permanent location determined by the employer at or from which an employee ordinarily performs the work of his or her position or reports to. The place of duty of employees who are employed as Ships’ Officers or Ships’ Crews shall be deemed to be a suitable structure, as determined by the employer:

(a) at the location of the home port of their vessels, for employees whose normal duties are performed aboard a vessel; or

(b) at the location where employees normally perform their duties when they are not employed on a vessel.

Principal residence (résidence principale) - a single-family dwelling owned or rented and occupied by the employee or dependant residing with the employee, which was occupied continuously at the time the relocation at public expense was authorized and which is recorded as the employee’s permanent address on the departmental or agency personnel file. Temporary or seasonal accommodation is excluded from this definition.

(iii) qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d’enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique; ou

c) qui est un parent, un grand-père, une grand-mère, un frère, une sœur, un oncle, une tante, une nièce, un neveu, un petit-fils ou une petite-fille du fonctionnaire ou de son conjoint qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et

(i) qui est âgé d’au plus 18 ans; ou

(ii) qui est à la charge du fonctionnaire en raison d’une déficience physique ou intellectuelle; ou

(iii) qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d’enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique.

Personne nommée (appointee) - Personne recrutée de l’extérieur de la fonction publique et nommée ou affectée à un ministère ou à un organisme mentionné aux Annexes I et IV de la Loi sur l’administration financière. Lors de sa réinstallation à son premier lieu de travail, cette personne n’est pas considérée comme fonctionnaire aux fins de la présente directive. Lorsqu’un membre des Forces canadiennes fait l’objet d’une première nomination à la fonction publique, il a le statut de personne nommée. (révisé le 1er avril 2005)

Personne transférée (transferee) - Fonctionnaire réinstallé à un nouveau lieu de travail pour occuper un poste au sein de la fonction publique.

Poste isolé (isolated post) - Endroit nommé à l’appendice A de la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État.

Programme de réinstallation intégrée (integrated relocation program (IRP) - Le Programme de réinstallation intégrée (PRI) est le cadre régissant la réinstallation des fonctionnaires de tous les ministères fédéraux, des Forces canadiennes (FC) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). La présente directive stipule les dispositions et les avantages applicables aux fonctionnaires syndiqués.





Receipt (reçu) - an original document or carbon copy showing the date and amount of expenditure paid by the employee.

Relocation (reinstallation) - the authorized move of an employee from one place of duty to another or the authorized move of an employee from the employee’s place of residence to the employee’s first place of duty upon appointment to a position in the public service.

Self-contained accommodation (logement autonome) – a commercial accommodation that is equipped so that employees may prepare and consume meals. This accommodation may also have laundry facilities.

Single-family dwelling (habitation unifamiliale) - living quarters containing the normal amenities necessary for continuous year-round occupancy. The dwelling must be structurally separate and have an entrance or entrances from outside the building or from a common hall, lobby, vestibule, or stairway inside the building.

Spouse or common-law partner (conjoint ou conjoint de fait) - the term “common-law partner” refers to a person living in a conjugal relationship with an employee for a continuous period of at least one year. The term “spouse” refers to the person married to the employee.

Temporary accommodation (logement temporaire) - accommodation for which living expenses are paid at the start and/or the end of the relocation to the new place of duty or both.

Transferee (personne transférée) - the employee being relocated from one place of residence to a new destination to perform duties of a position within the public service.

Travelling expenses (frais de voyage) - the transportation and living expenses incurred en route to the new place of duty.

Reçu (receipt) - Document original ou copie carbone où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le fonctionnaire.

Réinstallation (relocation) - Déménagement autorisé d’un fonctionnaire d’un lieu de travail à un autre ou d’une personne nommée à un poste dans la fonction publique de son lieu de résidence à son premier lieu de travail.

Réinstallation à la demande du fonctionnaire (employee-requested relocation) - Réinstallation résultant d’une demande officielle présentée par le fonctionnaire pour des raisons familiales ou autres et à l’égard de laquelle les dépenses engagées doivent être remboursé en conformité avec la Partie XII.

Résidence principale (principal residence) - Habitation unifamiliale achetée ou louée et occupée par le fonctionnaire ou une personne à sa charge demeurant avec lui, où il vivait de façon permanente au moment où sa réinstallation aux frais de l’État a été autorisée et qui correspond à l’adresse permanente inscrite dans le dossier du personnel du ministère ou de l’organisme. Les résidences temporaires ou saisonnières sont exclues de cette définition.

Taux et frais pour le programme de réinstallation intégrée (integrated relocation program rates/fees (IRP rates/fees) – montants plafonds prévus au contrat que le FSR facture au gouvernement fédéral pour la prestation de services dans le cas notamment des frais de courtage immobilier, des honoraires de services juridiques, des frais d’inspection de bâtiments, etc.

Véhicule automobile personnel - VAP (personal motor vehicle (PMV) - Aux fins d’expédition, une berline, une voiture sport ou familiale, une fourgonnette, une camionnette ou un véhicule à quatre roues motrices d’au plus trois quarts de tonne, immatriculé au nom du fonctionnaire, du conjoint ou conjoint de fait, ou d’une personne à charge, et utilisé principalement pour le transport de la famille. La présente définition exclut les voitures de course, les campeurs et tout autre véhicule qui ne répond pas aux critères ci-dessus.




01-Apr-09 Section I Page 9

Part I Integrated Relocation Program

Partie I Programme sur la réinstallation intégrée

1.1 Effective Date 1.1 Entrée en vigueur

This Directive comes into effect April 1, 2009. La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2009.

1.2 Purpose and Scope 1.2 Objet et portée

1.2.1 It is the policy of the government that in any relocation, the aim shall be to relocate an employee in the most efficient fashion, at the most reasonable cost to the public while having a minimum detrimental effect on the employee and his/her family and on departmental operations.

1.2.1 Dans toute réinstallation, la politique du gouvernement est qu’il faut viser à réinstaller le fonctionnaire de la façon la plus efficace possible, c’est-à-dire en veillant à ce que le coût soit le plus raisonnable possible pour l’État et à ce que le processus engendre le moins possible de conséquences négatives pour le fonctionnaire, sa famille et les activités du ministère.

1.2.2 This Directive provides a personalized approach for each participant’s particular needs. It has two facets:

1.2.2 La présente directive propose une approche adaptée aux besoins particuliers de chaque participant. Elle comprend deux volets :

a policy formula that marries direct reimbursement of expenses, over which the employee has little control, and an individualized approach to benefits providing an opportunity for the employee to select what is best for him/her (within a given Fund) given his/her own family or unique circumstances; and

▪ une formule alliant le remboursement direct des dépenses sur lesquelles le fonctionnaire exerce peu de contrôle à une approche individualisée offrant au fonctionnaire la possibilité de choisir les avantages les mieux adaptés (dans les limites d’une composante de financement donnée) à sa situation ou à celle de sa famille ou à des circonstances uniques;

a contract with a CRSP who will provide the employee with professional assistance at every step of the relocation with the view of presenting the employee with every reasonable opportunity to maximize the available benefits. This includes relocation planning, marketing assistance and destination services along with several other enhanced relocation services.

▪ un contrat conclu avec un FSR, qui offrira au fonctionnaire une aide professionnelle lors de chaque étape de sa réinstallation, de façon que ce dernier puisse profiter de toutes les occasions raisonnables de maximiser les avantages à sa disposition. Le fonctionnaire pourra ainsi bénéficier de services de planification de la réinstallation, de services d’aide à la vente, de services liés à la destination, ainsi que plusieurs autres services améliorés en matière de réinstallation.

This Directive will ensure access to professional relocation services advice at every step of the employee’s move. An employee makes the final decision to accept or reject professional advice provided.

La présente directive permettra au fonctionnaire de profiter de l’aide d’experts-conseils en réinstallation pour chacune des étapes de son déménagement. C’est au fonctionnaire de décider en bout de ligne de suivre ou non les conseils professionnels reçus.





1.2.3 This Directive and any limitations thereto are published as policy and not as permissive guidelines. Discretion, be it at the employee, managerial or departmental level, shall be confined to those provisions where discretion is specifically authorized.

1.2.3 Les dispositions de réinstallation énoncées dans le présent document et les restrictions qui s’y rattachent constituent une Directive. Il ne s’agit pas de lignes directrices facultatives. Le fonctionnaire, les gestionnaires ou les ministères ne peuvent exercer un pouvoir discrétionnaire que dans les cas où ils sont dûment autorisés à le faire.

1.2.4 Relocation expenses must be directly attributable to the relocation, and must be clearly reasonable and justifiable. They must not upgrade the financial position of the employee and must be supported by receipts as stipulated within this Directive. The provisions shall provide only for the employee’s legitimate expenses, without opening the way for personal gain or for the underwriting of extravagances.

1.2.4 Les dépenses doivent être directement liées à la réinstallation du fonctionnaire et doivent être raisonnables et justifiables. Les remboursements ne doivent pas améliorer la situation financière du fonctionnaire et sont étayés de la preuve de débours en conformité avec la présente directive. Les dispositions applicables ne porteront que sur les frais légitimes du fonctionnaire, à l’exclusion de tout profit personnel ou du remboursement des extravagances de ce fonctionnaire.

1.2.5 Entitlements not identified within this Directive will not normally be reimbursed unless deemed to result from exceptional circumstances. Treasury Board Secretariat (TBS) approval is required for payment of such expenses.

1.2.5 Les avantages qui ne sont pas énoncés dans la présente directive ne donnent normalement pas lieu à un remboursement, sauf dans des circonstances exceptionnelles. Il est nécessaire d’obtenir l’approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour rembourser de telles dépenses.

1.2.5.1 Employees requesting reimbursement of entitlements not identified within this Directive must provide a written submission to the Departmental National Coordinator who shall then forward the submission with its recommendation to the Program Authority at TBS for approval.

1.2.5.1 Les fonctionnaires qui réclament le remboursement de frais non prévus dans la présente directive doivent soumettre une demande écrite au coordonnateur ministériel national, qui l’achemine avec sa recommandation au responsable du programme du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), pour approbation.

1.2.6 Expenses incurred because of misinterpretation or mistakes may not necessarily be reimbursed.

1.2.6 Les dépenses découlant d’une erreur d’interprétation ou d’une autre forme d’erreur ne seront pas nécessairement remboursées.

1.2.7 The applicable rates and allowances contained in the NJC Travel Directive, as modified from time to time by the NJC, shall form part of this Directive unless otherwise stated within this Directive. They shall be applied to all eligible participants irrespective of age, sex, marital or family status, or disability.

1.2.7 Sauf indication contraire dans la présente directive, les taux et indemnités prévus dans la Directive sur les voyages du CNM, avec ses modifications successives apportées par le CNM, font partie de la présente directive à l’égard de tout participant admissible, sans considération d’âge, de sexe, d’état civil, de situation familiale ou de déficience.

1.2.8 Travel and shipment of household goods and effects (HG&E) provisions shall comply with the provisions of the current NJC Travel Directive and the Household Goods Removal Service contract, unless otherwise specified in this Directive.

1.2.8 Sauf indication contraire, les dispositions relatives aux voyages et à l’expédition d’effets mobiliers seront conformes aux dispositions en vigueur de la Directive sur les voyages du CNM et du marché des Services de déménagement des articles de ménage.





1.3 Inquiries 1.3 Demandes de renseignements

1.3.1 Inquiries concerning the shipment of personal and household effects and automobiles should be directed to the Central Removal Service (CRS), Government Services Canada.

1.3.1 Toute demande de renseignements sur l’expédition des effets mobiliers et des véhicules automobiles doit être adressée au Service central de déménagement (SCD), Services gouvernementaux Canada.

1.3.2 Inquiries concerning commercial travel and accommodation reservations should be directed to the Government Travel Service.

1.3.2 Toute demande de renseignements sur les voyages commerciaux et les réservations de logement doit être adressée au Service central des voyages.

GENet: http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_e.html; Internet access: http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_e.html or Government Travel and Living Accommodations

GENet : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_f.html; Accès Internet : http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_f.html ou Voyages du gouvernement et charges des logements

1.3.3 Inquiries concerning tax should be directed to Canada Revenue Agency (CRA) at 1-800-959-8281.

1.3.3 Toute demande de renseignements d’ordre fiscal doit être adressée à l’Agence du revenu du Canada (ARC) au 1-800-959-8281.

1.4 Application 1.4 Application

1.4.1 This Directive applies to: 1.4.1 La présente directive s’applique :

all departments and other portions of the public service of Canada listed in Schedules I and IV of the Financial Administration Act; and

▪ à tous les ministères et autres secteurs de la fonction publique du Canada mentionnés aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques;

any employer listed in Schedule V of the Financial Administration Act that is a member of the NJC and that has opted to follow this Directive.

▪ à tous les employeurs mentionnés à l’Annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques qui ont opté de se conformer à la présente directive.

Please note that the RCMP and the CF also use many of the provisions of this Directive with some separate provisions specific to their respective membership. Each organization publishes a separate relocation policy.

Veuillez noter que la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et les Forces canadiennes (FC) adhèrent aussi à de nombreuses dispositions de la présente directive, sous réserve de certaines dispositions distinctes visant leurs membres respectifs. Elles publient toutes deux une politique de réinstallation distincte.

1.4.2 Payment of relocation expenses shall be authorized for employees who are:

1.4.2 Le remboursement des frais de réinstallation est autorisé pour les fonctionnaires :

full-time and part-time indeterminate employees; or

à temps plein et à temps partiel nommés pour une période indéterminée;

part-time employees appointed to full-time indeterminate positions; or

à temps partiel nommés pour une période indéterminée à des postes à temps plein;





seasonal indeterminate employees; or saisonniers nommés pour une période indéterminée;

term employees appointed to indeterminate positions; or

pour une période déterminée nommés à des postes pour une période indéterminée;

on Leave Without Pay (LWOP) for less than one (1) year; or

en congé non payé pour moins d’un (1) an;

on priority status as defined by the Public Service Employment Act (PSEA).

bénéficiant d’une priorité en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).

1.4.3 This Directive may apply, by mutual agreement of the employer and employee, to:

1.4.3 La présente directive peut s’appliquer, avec le consentement mutuel de l’employeur et du fonctionnaire :

term employees whose period of employment is to be longer than one (1) year; and

aux fonctionnaires nommés pour une période déterminée dont la période d’emploi doit excéder un (1) an; et

employees on assignment of more than one (1)

year’s duration. aux fonctionnaires en affectation pour plus d’un an.

Where the assignment and/or term is for less than three (3) years, the provisions on sale and purchase of property will not apply (see section 13.6).

Quand l’affectation et/ou la nomination pour une période déterminée est d’une durée inférieure à trois (3) ans, les dispositions sur l’achat et la vente d’une propriété ne s’appliquent pas (voir l’article 13.6)

1.4.4 Employees relocating under the provisions of the Workforce Adjustment Directive are eligible to participate in this Directive.

1.4.4 Les fonctionnaires qui déménagent aux termes de la Directive sur le réaménagement des effectifs peuvent adhérer à la présente directive.

1.4.5 The 40 km rule: should the relocation not meet the 40 km rule, relocation benefits may be taxable.

1.4.5 Règle des 40 kilomètres : Si la réinstallation ne satisfait pas à la règle des 40 kilomètres, les avantages relatifs à la réinstallation peuvent être imposables.

Normally, relocation shall only be authorized when the employee’s new principal residence is at least 40 km (by the shortest usual public route) closer to the new place of work than his/her previous residence, in accordance with subsection 248(1) of the Income Tax Act:

En temps normal, lors d’une réinstallation, la nouvelle résidence principale du fonctionnaire doit être plus rapprochée du nouveau lieu de travail d’au moins 40 km en utilisant la voie publique usuelle la plus courte se reporter au libellé du paragraphe 248(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu :

S. 248(1), the definition “eligible relocation” was added by S.C. 1999, c. 22, s. 80(12), applicable to all taxation years. It reads:

Paragraphe 248(1), définition de « réinstallation admissible », adoptée par L.C. 1999, ch. 22, par. 80(12), applicable à toutes les années d’imposition.

“eligible relocation” means a relocation of a taxpayer where:

« réinstallation admissible » Réinstallation d’un contribuable relativement à laquelle les conditions suivantes sont réunies :





(a) the relocation occurs to enable the taxpayer (i) to carry on a business or to be employed at a location in Canada (in section 62 and this subsection referred to as “the new work location”), or (ii) to be a student in full-time attendance enrolled in a program at a post-secondary level at a location of a university, college or other educational institution (in section 62 and in this subsection referred to as “the new work location”),

a) elle est effectuée afin de permettre au contribuable : (i) soit d’exploiter une entreprise ou d’occuper un emploi à un endroit au Canada (appelé « nouveau lieu de travail » à l’article 62 et au présent paragraphe), (ii) soit de fréquenter, comme étudiant à temps plein inscrit à un programme de niveau postsecondaire, (...);

(b) both the residence at which the taxpayer ordinarily resided before the relocation (in section 62 and this subsection referred to as “the old residence”) and the residence at which the taxpayer ordinarily resided after the relocation (in section 62 and this subsection referred to as “the new work location”) are in Canada, and

b) la résidence que le contribuable habitait ordinairement avant la réinstallation (appelée « ancienne résidence » à l’article 62 et au présent paragraphe) et celle qu’il habitait ordinairement après la réinstallation (appelé « nouveau lieu de travail » à l’article 62 et au présent paragraphe) sont toutes deux situées au Canada;

(c) the distance between the old residence and the new work location is not less than 40 kilometres greater than the distance between the new residence and the new work location ...”

c) la distance entre l’ancienne résidence et le nouveau lieu de travail est supérieure d’au moins 40 kilomètres à la distance entre la nouvelle résidence et le nouveau lieu de travail.

The formula for calculating the distance is (CRA’s form T1-M E (99) “Claim for Moving Expenses.”):

La formule de calcul est la suivante (Formulaire TI-MF (99), « Réclamation des frais de déménagement » de l’ARC) :

1. Distance in kilometres between old home and new place of work = ______.km

1. La distance en kilomètres entre l’ancien domicile et le nouveau lieu de travail = ______ km

2. Distance in kilometres between new home and new place of work = ______.km

2. La distance en kilomètres entre le nouveau domicile et le nouveau lieu de travail = ______ km

3. Line 1 minus line 2 = ______.km 3. Ligne 1 moins ligne 2 = ______ km

1.4.6 This Directive does not apply to: 1.4.6 La présente directive ne s’applique pas :

(a) employees being relocated to isolated posts for a period shorter than one (1) year. This is governed by the NJC Travel Directive or the NJC Isolated Posts and Government Housing Directive;

a) aux fonctionnaires réinstallés à des postes isolés pour une période de moins d’un (1) an, qui sont assujettis à la Directive sur les voyages du CNM ou à la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État du CNM;





(b) employees being relocated to Canada from locations outside Canada. This is governed by the NJC Foreign Service Directives;

b) aux fonctionnaires réinstallés au Canada à partir de l’étranger, qui relèvent des Directives sur le service extérieur du CNM;

(c) employees being relocated from Canada to locations outside Canada. This is governed by the NJC Foreign Service Directives;

c) aux fonctionnaires réinstallés du Canada à l’étranger, qui relèvent des Directives sur le service extérieur du CNM;

(d) employees being relocated between two points outside Canada. This is governed by the NJC Foreign Service Directives;

d) aux fonctionnaires réinstallés entre deux points à l’extérieur du Canada, qui relèvent des Directives sur le service extérieur du CNM;

(e) employees on educational or developmental leave within Canada and employees on assignment or exchange duty within and outside the public service for periods of less than one (1) year.

e) aux fonctionnaires en congé d’études ou de perfectionnement au Canada et aux fonctionnaires en affectation ou faisant l’objet d’un échange aussi bien dans la fonction publique qu’hors d’elle pour des périodes de moins d’un (1) an.

1.4.7 Public service organizations not listed in section 1.4.1 of this Directive may request to be included under this Directive by the Program Authority at TBS.

1.4.7 Les organisations de la fonction publique qui ne sont pas mentionnées par renvoi à l’article 1.4.1 de la présente directive peuvent demander au responsable du programme du SCT d’être assujetties à la présente directive.




01-Apr-09 Section II Page 15

Part II Administration

Partie II Application

2.1 Authorization 2.1 Autorisation

2.1.1 The employer has the responsibility to authorize a relocation and to ensure that all relocation arrangements are consistent with the provisions of this Directive.

2.1.1 Il incombe à l’employeur d’autoriser les réinstallations et de s’assurer que toutes les dispositions prises sont conformes à la présente directive.

▪ The authorization shall be in advance in writing; ▪ L’autorisation est fournie à l’avance par écrit.

▪ The employer shall authorize the CRSP in writing to provide IRP contracted relocation services to the employee referred;

▪ L’employeur autorise par écrit le FSR à fournir au fonctionnaire concerné les services de réinstallation prévus au contrat aux termes du PRI.

▪ The CRSP is not authorized to reimburse any expenses that are not covered by this Directive, or expenses that are over and above the established contractual rates of this Directive;

▪ Le FSR ne peut rembourser aucune dépense non visée par la présente directive ni aucune dépense en sus des taux prévus au contrat aux termes de la présente Directive.

▪ In exceptional circumstances, the Departmental National Coordinator may post authorize relocation expenses incurred up to 30 days prior to the date of registration with the CRSP. In post authorization cases of more than 30 days, the approval of the Program Authority at TBS is required.

▪ Dans des circonstances exceptionnelles, le coordonnateur ministériel national peut autoriser a posteriori les dépenses de réinstallation engagées jusqu’à 30 jours avant la date d’inscription auprès du fournisseur de services. Dans les cas d’autorisation a posteriori de dépenses engagées au-delà du délai de 30 jours, il est nécessaire d’obtenir l’approbation du responsable du programme au SCT.

2.1.2 The employer shall not be responsible for such expenses, unless and until the relocation is subsequently authorized and the employee may be ineligible for some entitlements.

2.1.2 L’employeur n’est pas responsable de ces frais, sauf si la réinstallation est autorisée subséquemment, et le fonctionnaire peut ne pas avoir droit à certains avantages.

2.2 Responsibilities 2.2 Responsabilités

2.2.1 Employer Responsibilities 2.2.1 Responsabilités de l’employeur

2.2.1.1 It is the responsibility of the employer to reimburse the employee’s actual and reasonable relocation expenses (via the CRSP) within the limits of this Directive.

2.2.1.1 L’employeur doit rembourser, dans les limites prévues par la présente directive, les frais de réinstallation réels et raisonnables engagés par le fonctionnaire (par l’entremise du FSR).

2.2.1.2 The employer must advise the employee being relocated not to proceed with any relocation-related activities prior to initial consultation with the CRSP.

2.2.1.2 L’employeur doit informer le fonctionnaire de ne pas prendre de mesures relatives à sa réinstallation avant d’avoir consulté le FSR.





2.2.1.3 The employer shall refer each employee to the CRSP immediately upon issuing the authorization to relocate.

2.2.1.3 Dès qu’il délivre l’autorisation de procéder à la réinstallation, l’employeur doit référer le dossier du fonctionnaire au FSR.

2.2.1.4 User departments/agencies are to assume the program delivery costs in accordance with the approved fee-for-service schedule.

2.2.1.4 Les coûts d’exécution du programme sont assumés par les ministères et organismes utilisateurs, conformément au barème approuvé pour la rémunération des services.

2.2.1.5 Departmental employees who recommend, authorize, interpret, process payment, review and audit expense claims/entitlements shall be familiar with both this Directive and the NJC Travel Directive.

2.2.1.5 Les fonctionnaires ministériels qui recommandent, autorisent, interprètent, administrent le processus de paiement, revoient et vérifient les demandes de remboursements et les indemnités doivent connaître la présente directive et la Directive sur les voyages du CNM.

2.2.1.6 Departmental managers who authorize relocations must work closely with departmental relocation authorities to ensure that:

2.2.1.6 Les gestionnaires qui autorisent les réinstallations doivent collaborer étroitement avec les responsables ministériels de la réinstallation :

(a) no inappropriate funding/relocation commitments are made to employees;

a) pour éviter que des engagements inappropriés (financement, réinstallation) soient pris envers les fonctionnaires;

(b) the correct pre-authorization process is followed; and

b) pour s’assurer que la procédure d’autorisation préalable soit suivie; et

(c) no employee starts a relocation without having had the contracted counselling from the CRSP.

c) pour veiller à ce qu’aucun fonctionnaire n’entame le processus de réinstallation sans avoir reçu du FSR les services de prestation de conseils prévus au contrat.

2.2.1.7 The Departmental National Coordinator, specifically identified for this program, is required to issue approvals in certain areas of this Directive.

2.2.1.7 Le coordonnateur ministériel national désigné pour le programme doit donner son approbation relativement à certains éléments de la présente directive.

All requests for reimbursement that fall within the intent of this Directive, but whose special circumstances have not been specifically addressed, must be forwarded through normal channels directly to the designated Departmental National Coordinator, head office.

Toutes les demandes de remboursement visées par la présente directive, mais touchant une situation qui n’y est pas décrite, doivent être acheminées, selon la filière habituelle, directement au coordonnateur ministériel national désigné, à l’administration centrale.

2.2.1.8 The employer shall, via the CRSP: 2.2.1.8 Par l’entremise du FSR, l’employeur :

▪ ensure that the timing of the relocation, and the travelling associated with it is planned to minimize disruptions to family life, and to minimize the costs to the employer;

▪ planifie la réinstallation et les déplacements connexes de manière à réduire le plus possible les perturbations subies par la famille et les coûts que lui-même doit engager;





▪ ensure that accommodation of employee needs is provided to the point of undue hardship;

▪ veille à trouver des aménagements, tant qu’il n’en résulte pas une contrainte excessive;

▪ verify and approve relocation expense claims before reimbursement.

▪ vérifie et approuve les dépenses de réinstallation préalablement à leur remboursement.

2.2.1.9 The employer shall, in consultation with the CRSP, initiate the removal of household effects, by forwarding to CRS a completed “Requisition for Removal Services”. CRS will provide the employee with a copy of “Removal Instructions”, which provide a detailed summary of the employee’s and the mover’s responsibilities concerning the removal of household effects.

2.2.1.9 L’employeur, en consultation avec le FSR, enclenche la procédure de déménagement d’effets mobiliers en communiquant au SCD un formulaire « Demande de services de déménagement » dûment rempli. Le SCD fournit au fonctionnaire un exemplaire des « Instructions relatives aux déménagements », précisant de façon détaillée les responsabilités du fonctionnaire et du déménageur concernant le déménagement des effets mobiliers.

2.2.1.10 The employer shall provide the relocating employee and spouse or common-law partner, if applicable, with the necessary leave to carry out all activities related to the relocation.

2.2.1.10 L’employeur accorde au fonctionnaire et à son conjoint ou conjoint de fait, le cas échéant, le congé nécessaire pour procéder à toutes les activités relatives à la réinstallation.

2.2.1.11 The employer shall provide instructions and/or advice in writing, either through the CRSP or directly, when requested by an employee.

2.2.1.11 À la demande du fonctionnaire, l’employeur fournit des instructions et/ou des conseils par écrit, directement ou par l’entremise d’un FSR.

2.2.2 Employee Responsibilities 2.2.2 Responsabilités du fonctionnaire

The employee shall: Les responsabilités du fonctionnaire sont les suivantes :

2.2.2.1 Read this document and consult with the CRSP prior to engaging in any relocation-related activities.

2.2.2.1 Il lit le présent document et consulte le FSR avant d’entreprendre toute activité de réinstallation.

2.2.2.2 Obtain written authorization within the proper delegation framework prior to incurring any relocation expenses; employees proceeding with relocation related transactions prior to authorization or incurring expenses beyond those allowable under this Directive will be personally financially responsible for such expenses and could be disqualified from participating in this Directive.

2.2.2.2 Il obtient, conformément au cadre de délégation applicable, une autorisation écrite avant d’engager quelque dépense de réinstallation que ce soit. Le fonctionnaire qui conclut des opérations reliées à la réinstallation avant d’obtenir une telle autorisation ou qui engage des dépenses excédant les seuils prévus dans la présente directive doit assumer personnellement ces dépenses et risque de ne plus pouvoir se prévaloir de la présente Directive.

2.2.2.3 Be aware that an employee may forfeit eligibility for some or all the provisions of this Directive if he/she signs contracts (realtor, lawyer, appraisers, pre-sale, etc.), or has been reimbursed directly by the employer for relocation related expenses.

2.2.2.3 Le fonctionnaire peut renoncer à se prévaloir de la totalité ou de certaines des dispositions de la présente directive s’il conclut un contrat (courtier immobilier, avocat, estimateur, vente préalable, etc.) ou si l’employeur le défraie directement de frais de réinstallation.





2.2.2.4 Ensure that an “arm’s length” relationship exists when selecting service providers.

2.2.2.4 Il ne choisit aucun fournisseur de services avec lequel il a un lien de dépendance.

2.2.2.5 Ensure that any rebate from the service provider be paid to the Receiver General of Canada, if the Government of Canada pays for the fees charged for those services.

2.2.2.5 Il s’assure que tout rabais accordé par le fournisseur de services est remis au Receveur général du Canada, si le gouvernement du Canada paie les frais facturés pour ces services.

2.2.2.6 Follow instructions and/or advice on the relocation process, given by departmental personnel and the CRSP.

2.2.2.6 Il suit les instructions et/ou conseils fournies par le personnel ministériel et par le FSR au cours du processus de réinstallation.

2.2.2.7 Require that the instruction and/or advice be provided in writing, when the employee feels that it contradicts this Directive. The employee should then consult with the Departmental National Coordinator for clarification on the instruction and/or advice provided. This is very important because expenses resulting from misinterpretation or mistakes will not necessarily be reimbursable.

2.2.2.7 Lorsque l’instruction et/ou le conseil donné semble contredire la présente directive, le fonctionnaire doit demander que celui-ci lui soit donné par écrit. Il convient par la suite de consulter le coordonnateur ministériel national pour qu’il puisse apporter des précisions sur l’instruction et/ou le conseil donné. Cette démarche est très importante, car les dépenses découlant d’une interprétation erronée ou d’une autre forme d’erreur ne seront pas nécessairement remboursables.

2.2.2.8 Be aware that refusing the instruction and/or advice of the Departmental National Coordinator, when this instruction and/or advice does not contradict this Directive, could result in relocation problems and additional personal cost.

2.2.2.8 Le fonctionnaire doit être conscient que le refus de suivre l’instruction et/ou le conseil fourni par le coordonnateur ministériel national, lorsque l’instruction et/ou le conseil ne contredit pas la présente directive, pourrait entraîner des problèmes de réinstallation et des frais personnels additionnels.

2.2.2.9 Inform the employer or its suppliers of his/her needs that may require accommodation.

2.2.2.9 Le fonctionnaire informe l’employeur ou le fournisseur de ses besoins éventuels en termes de mesures d’adaptation.

2.2.2.10 Submit within 90 days after the date of the employee’s arrival at the new place of duty, or the date the dependant(s) arrive, whichever is later, a complete relocation expense claim with necessary supporting documentation as required by this Directive.

2.2.2.10 Il présente dans les 90 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou à l’arrivée des personnes à sa charge, le dernier en date de ces jours étant retenu, une demande de remboursement de toutes ses dépenses de réinstallation, accompagnée des pièces justificatives requises aux termes de la présente directive.

2.2.2.11 At the end of the relocation process, if an employee has received funds that should not have been provided, the employee must make full restitution immediately upon notification, to the CRSP.

2.2.2.11 À la fin de la réinstallation, si le fonctionnaire a reçu des fonds qui n’auraient pas dû lui être fournis, il doit les rembourser intégralement au FSR dès qu’il reçoit un avis à cet égard.

2.2.3 Contracted Relocation Service Provider (CRSP) Responsibilities

2.2.3 Responsabilités du fournisseur de services de réinstallation (FSR)

The CRSP shall: Le FSR doit:





2.2.3.1 Provide services as specified in the contract and in this Directive.

2.2.3.1 Assurer la prestation des services conformément au contrat et à la présente directive.

2.2.3.2 Establish contact with the referred employee within 48 hours and confirm personal information and counselling dates as per the contract.

2.2.3.2 Communiquer dans les 48 heures avec le fonctionnaire qui lui a été référé et confirme les renseignements personnels et les dates prévues pour les services de counselling, conformément au contrat;

2.2.3.3 Advance funds to the employee immediately prior to the house-hunting trip or the movement of HG&E.

2.2.3.3 Accorder une avance de fonds au fonctionnaire immédiatement avant le début de son voyage à la recherche d’un logement ou pour le transport de ses effets mobiliers.

2.3 Receipts 2.3 Reçus

2.3.1 Where reimbursement for authorized expenses is sought, the employee is expected to submit receipts for the expenses incurred.

2.3.1 Le fonctionnaire qui demande le remboursement de dépenses autorisées doit fournir des reçus au titre des dépenses engagées.

2.3.2 In exceptional circumstances, where the employee certifies that a receipt was lost, accidentally destroyed or unobtainable, a personal declaration may replace the receipt.

2.3.2 Dans des circonstances exceptionnelles, un fonctionnaire peut signer une déclaration personnelle en lieu et place du reçu si celui-ci a été perdu, a été détruit accidentellement ou ne peut être produit pour quelque autre raison.

2.4 Spousal relocation 2.4 Réinstallation du conjoint

2.4.1 If an employee with a spouse or common-law partner is relocated, and the spouse or common-law partner is also an employee who is relocated to the same location, this Directive shall apply as for an employee and spouse or common-law partner and not as two separate employees.

2.4.1 Si un fonctionnaire ayant un conjoint ou un conjoint de fait est réinstallé, et si le conjoint ou conjoint de fait est aussi un fonctionnaire réinstallé au même endroit, la présente directive s’applique comme s’il s’agissait d’un fonctionnaire et de son conjoint ou conjoint de fait, et non de deux fonctionnaires.

2.4.2 If the two employees are employed by two different departments, prior arrangements for departmental cost sharing may be made in accordance with the established principles of responsible management of public funds.

2.4.2 Si les deux fonctionnaires sont au service de ministères différents, des ententes préalables de partage des coûts peuvent être conclues conformément aux principes établis de gestion responsable des deniers publics.

2.4.3 Time-off with pay shall also be granted to the spouse or common-law partner who is also an employee.

2.4.3 On accorde aussi un congé payé au conjoint ou au conjoint de fait qui est également un fonctionnaire.

2.5 Advances 2.5 Avances

2.5.1 An employee shall be advanced funds (via the CRSP) to assist in meeting personal expenses incurred in the relocation such as a house hunting trip (HHT), travel and interim accommodation.

2.5.1 Le fonctionnaire reçoit une avance de fonds (par l’entremise du FSR) au titre de ses frais engagés dans le cadre de la réinstallation (voyages à la recherche d’un logement (VRL), autres déplacements et logement provisoire).





2.5.2 To ensure that the employee has full use of the proceeds of the sale of the former residence, the employee may also request an advance of an amount equal to the calculated real estate and legal fees. This amount may be issued directly to the legal firm, provided that a written offer of purchase has been received and subject to the residence being listed through a licensed real estate firm. Such advances may be made in accordance with the Accountable Advances Regulations, and shall only be made immediately prior to the date the funds will be required.

2.5.2 De façon qu’il puisse utiliser le montant total du produit de la vente de son ancienne résidence, le fonctionnaire peut aussi demander une avance calculée en fonction des frais immobiliers et juridiques. Ce montant peut être versé directement au cabinet d’avocats s’il a reçu une offre écrite d’achat et si sa résidence figure sur la liste d’un courtier immobilier accrédité. Ces avances sont accordées conformément au Règlement sur les avances comptables et ne sont versées qu’immédiatement avant la date où le fonctionnaire en a besoin.

2.6 Employer-requested Relocation 2.6 Réinstallation à la demande de l’employeur

2.6.1 Employer-requested relocations are relocations within Canada, including employee relocations that result from staffing actions except on initial appointment.

2.6.1 On entend par « réinstallation à la demande de l’employeur » toute réinstallation au Canada, y compris celles qui résultent de mesures de dotation, à l’exclusion des nominations initiales.

2.6.2 When an employee requests consideration for a transfer to a different location, a relocation which may eventually result from that request may be an employer-requested relocation as outlined in section 12.1.2.

2.6.2 Lorsqu’un fonctionnaire demande que l’on prenne en considération sa demande de mutation dans une autre région, la réinstallation qui fera suite à une telle demande peut être considérée comme une réinstallation à la demande de l’employeur; se reporter à ce propos à l’article 12.1.2.

2.7 Employee-requested Relocation 2.7 Réinstallation à la demande du fonctionnaire

2.7.1 In an employee-requested relocation assistance shall be provided in accordance with Part XII.

2.7.1 Dans les cas de réinstallation à sa demande, le fonctionnaire a droit à l’aide prévue à la Partie XII.

2.8 Initial Appointment 2.8 Nomination initiale

2.8.1 Relocation provisions for appointees to the public service or other persons who are not employees before they are authorized to relocate at public expense are found in the Integrated Initial Appointees Relocation Program (IIARP), which can be found on the TBS website (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/iairp-prinefp_e.asp#1.01, http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/in-ai/2008/0526_e.asp, http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/menu-reloc-reinst_e.asp).

2.8.1 Les dispositions sur la réinstallation des nouveaux fonctionnaires de la fonction publique ou de quiconque n’est pas un fonctionnaire, avant qu’ils ne soient autorisés à déménager aux frais de l’État, figurent dans le Programme de réinstallation intégré pour les nouveaux fonctionnaires de la fonction publique (PRINE), sur le site Web du SCT (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/TBM_113/iairp-prinefp_f.asp#1.01, http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/in-ai/2008/0526_f.asp, http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/menu-reloc-reinst_f.asp).





2.9 Expense Claims 2.9 Demande de remboursement

2.9.1 An employee claiming relocation expenses must submit a detailed and itemized account, in the form required. The claim must conform to the following requirements:

2.9.1 Le fonctionnaire qui demande le remboursement de frais de réinstallation doit soumettre un état détaillé dans la forme prescrite. La demande doit satisfaire aux exigences suivantes :

(a) the account must be submitted within 90 days after the date of the employee’s arrival at the new place of duty, or the date the dependant(s) arrive, whichever is later (but within one (1) year);

a) le fonctionnaire doit présenter son compte dans les 90 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou à l’arrivée des personnes à sa charge, la dernière de ces deux dates étant retenue (mais à l’intérieur d’un délai d’un (1) an);

(b) the claim shall be supported by receipted vouchers for each item in the claim except: kilometric allowance, expenses for taxis under $10, expenses for meals and miscellaneous incidental expenses, and amounts paid for accommodation other than in commercial establishments;

b) chaque poste de la demande doit être étayé par des pièces justificatives, sauf lorsqu’il s’agit d’une indemnité de kilométrage, de frais de taxi de moins de 10 $, de frais de repas, de frais accessoires et de sommes versées pour le logement ailleurs que dans les établissements commerciaux;

(c) the claim shall be supported by any other information required; and

c) la demande doit être accompagnée également de tous les autres renseignements exigés;

(d) the claim shall be signed by the employee, certifying that all the amounts claimed have been paid.

d) le fonctionnaire doit signer la demande pour attester que toutes les sommes dont il demande le remboursement ont été réglées.

2.10 Cancellation of Relocation 2.10 Annulation d’une réinstallation

2.10.1 The employer, via its CRSP, is authorized to reimburse an employee for expenses incurred when a relocation is cancelled by the employer for work-related reasons that are beyond the employee’s control in compliance with this Directive.

2.10.1 L’employeur, lorsqu’il annule une réinstallation pour des motifs reliés au travail et indépendants de la volonté du fonctionnaire, peut, par l’entremise du FSR, rembourser au fonctionnaire les dépenses engagées par lui en application de la présente directive.

2.10.2 Upon official notification of cancellation, it is the responsibility of the employee to terminate any arrangements in process except for the removal of effects or the move of a mobile home, which the employer will terminate through the CRS.

2.10.2 Sur réception de l’avis officiel d’annulation, le fonctionnaire doit résilier tous les arrangements en cours, sauf ceux qui touchent le déménagement de ses effets ou d’une maison mobile; l’employeur résilie ces derniers par l’intermédiaire du SCD.

2.10.3 Reimbursable expenses will vary according to the stage of the relocation. Reimbursable expenses are those which in the opinion of the deputy head or senior delegated officer, are reasonable in the circumstances, not exceeding the limits prescribed in this Directive. Normally, little expense is involved until the employee disposes of a principal residence.

2.10.3 Les dépenses à rembourser seront en fonction du stade où en est la réinstallation. Elles correspondent au montant que l’administrateur général ou un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire juge raisonnable en l’occurrence; toutefois, elles ne doivent pas dépasser les limites fixées dans la présente directive. Normalement, un fonctionnaire n’a pas de grandes dépenses à faire avant de disposer de sa résidence.





2.10.3.1 As an example, an employee renting accommodation may have terminated the lease and may be unable to retain the accommodation; or an employee owning a principal residence may have sold it and may be obliged to vacate. In the latter case, although the employee may be able to have the sale set aside by agreement with the purchaser, a real estate fee may be payable. In either case, when the employer is satisfied that the employee must vacate the accommodation, a local move of household effects shall be authorized, along with incidental relocation expenses in the appropriate amount.

2.10.3.1 S’il louait un logement, par exemple, il peut avoir résilié son bail et ne pas pouvoir conserver son logement. De même, s’il était propriétaire, il peut avoir vendu sa résidence principale et se voir obligé de la quitter. Certes, il pourra peut-être annuler la vente en s’entendant avec l’acheteur, mais il est possible qu’il doive payer une commission à l’agent immobilier. Dans les deux cas, lorsque l’employeur estime que le fonctionnaire doit quitter son logement, on autorisera le déménagement local des effets mobiliers et le paiement, jusqu’à concurrence d’un montant raisonnable, des frais accessoires de réinstallation.

2.10.3.2 The employer will reimburse an employee for a wide range of incidental expenses related to a relocation. The expenses must be directly attributable to the move, must be clearly reasonable and justifiable, and must not upgrade the financial position of the employee.

2.10.3.2 L’employeur rembourse au fonctionnaire un large éventail de frais accessoires que lui occasionne sa réinstallation. Ces dépenses doivent être directement attribuables au déplacement et être vraiment raisonnables et justifiables; elles ne doivent pas servir de prétexte pour améliorer la situation financière d’un fonctionnaire.

2.10.3.3 The incidental expenses must be supported by receipts, the reimbursement of which is subject to judgment by the recommending authority that the expenses are within the intent of the provision and are reasonable in the circumstances.

2.10.3.3 Tous les frais accessoires de réinstallation doivent être justifiés par des reçus et leur remboursement doit être soumis à l’examen des autorités compétentes qui décideront s’ils sont conformes aux dispositions pertinentes et s’ils sont raisonnables dans les circonstances.

2.10.4 Reimbursement of payments made for rent in advance (see Temporary Dual Residence Allowance [TDRA]) of the move, or for legal fees on purchase of a principal residence, may also be authorized.

2.10.4 Le remboursement de loyers versés préalablement au déménagement (se reporter à la partie Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences, ou IOTDR) ou de frais juridiques reliés à l’acquisition d’une résidence principale peut également être autorisé.

2.11 Relocation while on Travel Status 2.11 Réinstallation d’un fonctionnaire en déplacement

2.11.1 If an employee is authorized to relocate while in travel status at the new place of duty, such circumstances shall change the status from travel to relocation. If the employee is eligible for assistance such as TDRA, it shall be approved. The assistance shall start the day following the effective date of written relocation notification.

2.11.1 Lorsqu’on autorise la réinstallation d’un fonctionnaire à un nouveau lieu de travail pendant qu’il est en voyage en service commandé à ce nouveau lieu de travail, il passe du statut de fonctionnaire en déplacement à celui de fonctionnaire en cours de réinstallation. Si le fonctionnaire a droit à de l’aide (IOTDR, etc.), celle-ci devra être approuvée. L’aide débute le lendemain de la date d’entrée en vigueur de l’avis écrit de réinstallation.





2.12 Departmental Controls 2.12 Contrôles effectués par les ministères

2.12.1 Specific directions shall be incorporated in departmental procedures as follows:

2.12.1 Il faut intégrer aux procédures des ministères les instructions suivantes :

(a) the specific relocation provisions arranged for an employee-requested relocation for personal reasons (see section 2.7) shall be placed on the employee’s relocation file; reimbursement shall be confined to the terms agreed to, and shall be subject to the limitations of this Directive;

a) les dispositions particulières à l’égard d’une réinstallation à la demande d’un fonctionnaire pour des raisons personnelles doivent être portées au dossier de réinstallation du fonctionnaire; le remboursement doit respecter les conditions convenues, et tenir compte des limites stipulées dans la présente directive;

(b) the pre-authorization to travel “Travel Authority and Advance” form, shall be completed prior to the move and placed on the employee’s relocation file;

b) il faut remplir le formulaire intitulé « Autorisation de voyager et avance » avant le déménagement et le verser au dossier de réinstallation du fonctionnaire;

(c) when an isolated post is not involved, a record of all time extensions authorized, and of long-term storage approved shall be placed on the employee’s relocation file.

c) lorsqu’il ne s’agit pas d’un poste isolé, il faut verser au dossier de réinstallation du fonctionnaire un relevé de toutes les prolongations autorisées ainsi qu’un relevé de l’entreposage à long terme qui a été approuvé.

2.12.2 If the employee’s employment with the federal government terminates for any reason during the relocation, the expenses incurred following the date of termination of employment are not reimbursable under this Directive.

2.12.2 Si, pour une raison ou pour une autre, le fonctionnaire cesse de travailler pour l’administration fédérale durant la réinstallation, les dépenses engagées après la date de cessation d’emploi ne sont pas remboursables en vertu de la présente directive.

2.13 Time Limits 2.13 Délais

2.13.1 There is a one (1) year time limit to receive reimbursement on a relocation from the date of registration with the CRSP. Based on exceptional circumstances, employees may request an extension by submitting a business case to the Departmental National Coordinator who shall forward the submission with their recommendation to the Program Authority at TBS for approval. Such requests shall not be unreasonably denied.

2.13.1 Le délai de remboursement des frais de réinstallation est de d’un (1) an à compter de la date d’inscription chez le FSC. Dans des circonstances exceptionnelles, le fonctionnaire peut demander une prolongation de ce délai en soumettant une analyse de cas au coordonnateur ministériel national, qui l’achemine avec sa recommandation au responsable du programme du SCT, pour approbation. Ce type de demande ne doit pas être rejeté sans motif raisonnable.




01-Apr-09 Section III Page 24

Part III Relocation Entitlements

Partie III Réinstallation - Avantages offerts

3.1 Introduction 3.1 Introduction

3.1.1 This Directive provides a customized approach for each participant’s particular needs. It applies to eligible employees relocating within Canada. It provides employees with access to professional relocation services such as planning, marketing assistance and destination services throughout every step of the employee’s move.

3.1.1 La présente directive propose une approche adaptée aux besoins particuliers de chaque participant. Elle s’adresse aux fonctionnaires admissibles qui déménagent à l’intérieur du Canada. Ce programme permet aux fonctionnaires de bénéficier de services de planification de la réinstallation, de services professionnels d’aide à la vente, de services liés à la destination, etc., lors de chaque étape du déménagement.

3.1.2 This Directive is designed to encourage and facilitate door-to-door moves thereby eliminating the need for additional assistance such as TDRA, etc., through improved move management.

3.1.2 La présente directive a pour objet d’encourager et de faciliter les déménagements porte à porte, éliminant ainsi la nécessité de verser des indemnités additionnelles, par exemple IOTDR, grâce à une meilleure gestion des déménagements.

3.2 Provision Overview 3.2 Aperçu de la disposition

This Directive is divided into three separate yet interdependent components: Core Fund, Customized Fund, and Personalized Fund. Entitlements listed in this section are explained in more detail in other sections of the Directive.

La présente directive comporte trois composantes distinctes mais interdépendantes d’avantages : la composante de base, la composante sur mesure et la composante personnalisée. Les avantages mentionnés dans le présent article sont décrits de façon plus détaillée dans d’autres articles de la Directive.

3.2.1 Core Relocation Fund 3.2.1 Composante de base

3.2.1.1 Purpose 3.2.1.1 Objet

The purpose of this section is to describe the Core entitlements available to employees who are relocating. It includes those basic provisions covering the reimbursement of eligible expenses, such as real estate commissions and legal fees, which are directly reimbursed by the employer via its CRSP, and includes some enhancements such as relocation planning and destination services.

L’objet du présent article est d’exposer les avantages de base offerts aux fonctionnaires qui déménagent. Il s’agit des dispositions fondamentales touchant le remboursement des dépenses admissibles, notamment les commissions immobilières et les frais juridiques, le remboursement étant effectué directement par l’employeur, par l’entremise du FSR. S’ajoutent à cela certaines améliorations, entre autres les services de planification de la réinstallation et les services liés à la destination.

3.2.1.2 Funding Overview 3.2.1.2 Financement – Aperçu

Core entitlements within described parameters are 100% funded by the department unless specifically stated otherwise.

Les avantages de base aux termes des paramètres énoncés sont entièrement financés par le ministère, sauf indication contraire expresse.





Example: Exemple : An employee who incurs real estate commission expenses for $15,000 would be reimbursed the $15,000.

Le fonctionnaire qui verse une commission immobilière de 15 000 $ a droit à un remboursement de 15 000 $.

The following is an overview of the entitlements available to relocating employees under the Core Fund. Full information on the conditions and limitations of particular entitlements are included in the appropriate section of the Directive.

Voici un aperçu des avantages de base offerts aux fonctionnaires qui déménagent. Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à l’article correspondant de la présente directive.

An Overview Aperçu

Appraisal Fees - sale of home Frais d’évaluation à la vente Building/Structural insp. (on purchase) Inspection de la structure ou du bâtiment (à l’achat) Business telephone calls - HHT Appels téléphoniques - VRL Car Shipment - 1 personal motor vehicle (PMV) Transport de véhicule - 1 véhicule automobile personnel

(VAP) Cleaning of one residence Nettoyage d’une résidence Counselling - relocation planning Conseils - planification de la réinstallation Dependant Care Garde des personnes à charge House Hunting Trip expenses Frais de voyage à la recherche d’un logement Interim accommodation, meals & miscellaneous

allowance Indemnité - hébergement provisoire, repas et frais

accessoires Legal Fees - acquisition of home Frais juridiques - achat d’une résidence Legal Fees - disbursement Frais juridiques - débours Legal Fees - sale of home Frais juridiques - vente d’une résidence Legal Fees - acquisition of lease Frais juridiques - acquisition d’un bail Long-Term Storage (IP/LDP only) Mortgage

breaking penalties - non-portable mortgages only Entreposage de longue durée (P.I. et A.D.L. seulement)

Pénalité de libération d’hypothèque - hypothèque non transférable seulement

Mortgage interest differential on purchase (non-portable mortgage)

Différence d’intérêts hypothécaires - emprunt hypothécaire non transférable

Power of Attorney Fees Frais de procuration Private Sale Assistance Aide - vente privée Real Estate Commission (sale) Commission immobilière (vente) Rent in advance of a move Loyer versé d’avance Rent and lease liability Responsabilité relative au bail Rental Agency finding fees Honoraires de firme de recherche de logements locatifs Shipment of household goods 20,000 lb./9,071.94 kg Expédition des effets mobiliers 20 000

livres/9 071,94 kg Shipment of Mobile Home - with limitations Transport d’une maison mobile (des restrictions sont

applicables) Storage in transit Entreposage en route TDRA 6 months of actual expenses IOTDR (dépenses réelles durant 6 mois) Travel to new destination expenses Frais de déplacement à la nouvelle résidence





3.2.1.3 While the utilization of the Core Fund of this Directive is not mandatory, there is no provision under any circumstances for those items that are not used, to be exchanged or assigned any monetary value which could be added to the Customized Fund of the Directive. The employee who chooses not to use the Core Fund entitlements forfeits them.

3.2.1.3 Bien que l’utilisation des éléments de la composante de base ne soit pas obligatoire, les éléments non employés ne peuvent en aucun cas être échangés ou se voir attribuer une valeur pécuniaire qui pourrait être ajoutée à la composante sur mesure prévue à la présente directive. En décidant de ne pas se prévaloir des avantages de la composante de base, le fonctionnaire y renonce tout simplement.

Example: Exemple : An employee who opts not to go on a HHT foregoes a Core entitlement and will not receive a monetary value for this action.

Un fonctionnaire qui choisit de ne pas se prévaloir du voyage à la recherche d’un logement (VRL) renonce à un avantage de la composante de base et n’aura droit à aucun montant au titre de cette mesure.

3.2.2 Customized Fund 3.2.2 Composante sur mesure

The Customized Fund includes items that can be reimbursed, up to the value calculated from pre-budgeted amounts within the Customized Fund entitlements.

La composante sur mesure renferme des éléments qui peuvent donner droit à un remboursement, à concurrence de la valeur déterminée à partir de montants calculés au préalable, des avantages prévus à la composante sur mesure.


(a) This fund is provided by the employer to allow employees to claim other elements of a move that are not covered under the Core Fund. It provides the flexibility to choose items that best meet the employees’ relocation needs.

a) Ces avantages sont accordés par l’employeur au regard de dépenses relatives au déménagement qui ne sont pas prévues par la composante de base. Il est ainsi possible de choisir les éléments correspondant le mieux aux besoins de réinstallation du fonctionnaire.

(b) The amount of money available in an employee’s Customized Fund is determined by the funding formula and is different for each employee based upon his/her personal circumstances. Since this fund is for the sole purpose of enhancing a move, unused or remaining monies shall be returned to the department and are not payable to the employee.

b) Le montant dont dispose le fonctionnaire dans sa composante sur mesure est calculé au moyen de la formule de financement et variera en fonction de la situation de chaque fonctionnaire. Ces fonds n’ayant d’autre but que de faciliter le déménagement, les sommes inutilisées sont reprises par le ministère et ne sont pas payables au fonctionnaire.

(c) All expenses considered as part of an enhancement to the move shall be charged against the Customized Fund first unless specifically disallowed in this Directive, and any expenses in excess of the Customized Fund shall then be paid from the Personalized Fund.

c) Toutes les dépenses envisagées dans le but de faciliter le déménagement sont imputées d’abord à la composante sur mesure, sauf si elles sont expressément exclues pour l’application de la présente directive; les dépenses en sus des fonds affectés à la composante sur mesure sont imputées à la composante personnalisée.





(d) The Customized Fund cannot be used to supplement expenses covered by the Personalized Fund.

d) Les fonds affectés à la composante sur mesure ne peuvent servir à bonifier les avantages associés à la composante personnalisée.

3.2.2.2 Entitlements 3.2.2.2 Avantages

For information on the conditions and limitations of a particular entitlement, refer to the appropriate section within this Directive. The following is an overview of entitlements available to relocating employees under the Customized Fund:

Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à l’article correspondant de la présente directive. Voici un aperçu des avantages offerts aux fonctionnaires qui déménagent dans le cadre de la composante sur mesure :

Adjustments/alterations to furniture/fixtures Ajustement/modification des meubles Additional appraisals costs Frais d’évaluation additionnels Additional insurance (shipment of HG&E) Assurance supplémentaire (transport d’effets mobiliers) Boarding of pets (HHT) Pension d’animaux de compagnie (VRL) Bridge Financing - interest only Financement provisoire - intérêts seulement Building Inspection Inspection résidentielle Car rental – upgrade Location d’automobile - surclassement Crating Emballage en caisses Dependant care Garde des personnes à charge Dependants - travelling expenses Personnes à charge - frais de déplacement HHT/DHIT additional expenses/days VRL/VINR, frais/jours additionnels Home relocation loan – interest Prêt à la réinstallation - intérêts Home Renovation (disabled family) Rénovations (famille dont un membre est handicapé) Interim Accommodations, meals and miscellaneous

relocation allowance Indemnité - hébergement provisoire, repas et frais

accessoires Marketing incentives Encouragements à la vente Miscellaneous shipping expenses Frais d’expédition divers Mortgage Default Insurance Prime d’assurance-prêt hypothécaire Premium Professional cleaning expenses Frais de nettoyage professionnel Property management fees Frais de gestion immobilière Property maintenance fees Frais d’entretien Incidental Relocation expenses Frais accessoires de réinstallation Shipment of antiques/art Transport d’oeuvres d’art ou d’antiquités Shipment of boats Transport de bateaux Shipment of pets (with certain limitations) Transport d’animaux de compagnie (restriction) Shipment of RVs Transport de véhicule récréatif Shipment of 2nd and additional PMVs Transport de véhicules automobiles personnels

additionnels Shipment of trailers Transport de remorque Short term loan - interest Emprunt à court terme – intérêts Spousal services Services au conjoint ou conjoint de fait Travel expenses for dependants Frais de déplacement (personnes à charge) TDRA inclusive of rent in advance IOTDR, y compris les loyers versés à l’avance





3.2.3 Personalized Fund 3.2.3 Composante personnalisée


The amount of money in the Personalized Fund is generated from savings/incentives and allowances as described in subsection 3.4.2.

Les sommes d’argent qui constituent la composante personnalisée proviennent des économies/encouragements et des allocations décrits à l’alinéa 3.4.2.

Paragraph 3.2.3.2 sets out how the funds may be applied. It should be noted that any pay out from the Personalized Fund is taxable.

Consultez le sous-alinéa 3.2.3.2 pour connaître les règles d’utilisation des fonds. N’oubliez pas que tous les déboursements de fonds de la composante personnalisée sont imposables.

Reasonable and justifiable expenses exceeding the Core Fund limitations, which fall within the intent of this Directive and are supported by original receipts, may also be claimed from the Personalized Fund.

Les dépenses raisonnables et justifiables excédant les limites de la composante de base, qui correspondent à l’esprit de la présente directive et sont accompagnées de reçus, peuvent également être remboursées à même les fonds de la composante personnalisée.

The employee will have the final decision on how the Personalized Fund is to be expended; however, amounts that exceed IRP pre-negotiated third-party rates/fees (e.g.: real estate commissions, legal fees, inspection fees, etc.) will not be reimbursed.

Il revient au fonctionnaire de décider de la façon de dépenser les fonds de la composante personnalisée; toutefois, les montants qui dépassent les tarifs/honoraires du PRI négociés préalablement avec les tiers fournisseurs (p. ex. commissions immobilières, frais judiciaires, frais d’inspection, etc.) ne seront pas remboursés.

Upon completion of the move or at the end of 12 months, whichever comes first, any remaining monies from the Personalized Fund will be paid out to the employee.

Une fois le déménagement achevé ou au bout de douze mois, selon la première de ces éventualités, les sommes inutilisées de la composante personnalisée seront versées au fonctionnaire.

3.2.3.2 Entitlements 3.2.3.2 Avantages

For information on the conditions and limitations of a particular entitlement, refer to the appropriate section within this Directive. The following is an overview of entitlements available to relocating employees under the Personalized Fund:

Pour en savoir plus sur les conditions et restrictions associées à un avantage particulier, reportez-vous à la disposition correspondante de la présente directive. Voici un aperçu des avantages offerts aux fonctionnaires qui déménagent pouvant être financés dans le cadre de la composante personnalisée :

Adjustments to furniture Ajustement des meubles Additional insurance Assurance supplémentaire Bridge Financing - interest only Financement provisoire-intérêts seulement Building Inspection (on sale) Inspection résidentielle (vente) Car rental Location d’automobile Crating Emballage en caisses Dependant Personnes à charge Dependant care Garde des personnes à charge Equity loss Perte de valeur immobilière HHT/DHIT additional expenses/days VRL/VINR, frais/jours additionnels





Home Renovation (disabled family) Rénovation (famille dont un membre est handicapé) Interim Accommodation, Meals and Miscellaneous

relocation assistance Indemnité - hébergement provisoire, repas et frais

accessoires Marketing incentives Encouragements à la vente Miscellaneous shipping expenses Frais d’expédition divers Mortgage Default Insurance Premium Prime d’assurance-prêt hypothécaire Mortgage Interest Differential Différence d’intérêts hypothécaires Mortgage interest Buy-down Achat d’une réduction d’intérêts hypothécaires Mortgage pay-down penalty when porting applicable Pénalité pour différence d’intérêts hypothécaires -

emprunt hypothécaire transférable New Home warranties Garantie - maisons neuves Professional cleaning Nettoyage professionnel Property management fees Frais de gestion immobilière Property maintenance fees Frais d’entretien $25,000 relocation loan assistance - interest only Emprunt à la réinstallation de 25 000 $ - intérêts

seulement Incidental Relocation expenses Frais accessoires de réinstallation Shipment of antiques/art Transport d’œuvres d’art ou d’antiquités Shipment of boats Transport de bateaux Shipment of furniture and effects above Core Expédition de meubles et d’effets personnels - frais en

sus de ceux couverts par la composante de base Shipment of pets (with limitation) Transport d’animaux de compagnie (restriction) Shipment of RVs Transport de véhicule récréatif Shipment of 2nd/additional PMVs Transport de véhicules automobiles personnels

additionnels Shipment of trailers Transport de remorque Short term loan assistance - for home deposit (interest

only) Emprunt à court terme - dépôt à l’achat d’une résidence

(intérêts seulement) Spousal services Services au conjoint ou conjoint de fait

Storage in transit Entreposage en route

3.3 Spousal Services 3.3 Services au conjoint

The following services provided to the employee’s spouse or common-law partner may be reimbursed:

Les frais relatifs aux services suivants fournis au conjoint ou conjoint de fait du fonctionnaire peuvent être remboursés :

Customized/Personalized Funds Composante sur mesure/personnalisée

▪ Employment search; ▪ Recherche d’emploi;

▪ Employment assistance; ▪ Aide à l’emploi;

▪ Travel to/from interviews; ▪ Voyages aller-retour pour des entrevues;

▪ Preparation of CV; and ▪ Préparation d’un curriculum vitae; et

▪ Photocopy and transmittal costs for transcripts of academic records.

▪ Photocopie et transmission de relevés de notes.





1. Expenses are subject to CRA policy and guidelines.

1. Ces dépenses sont assujetties aux politiques et directives de l’ARC.

2. Receipts are required. 2. Des reçus sont requis.

3. A taxable benefit could result from these reimbursements.

3. Les remboursements peuvent être assimilés à un avantage imposable.

3.4 Calculation of the Customized and Personalized Funds

3.4 Composante sur mesure et composante personnalisée - Calcul des fonds

The calculation of the funding formula shall be determined from the following chart. For more detailed information on the conditions and limitations on any part of the calculation, please refer to the appropriate area within this section.

Le calcul de la formule de financement est établi à partir du tableau suivant. L’information détaillée sur les conditions et les limites de toute partie du calcul figure dans les dispositions correspondantes du présent article.

Customized Funding Formula/Formule de financement - composante sur mesure

Element # 1a: Real estate commission (home owner) (max $5250 / min $1000) / Élément # 1a: Commission immobilière (propriétaire) (max. 5 250 $ / min. 1 000 $)

OR/ OU

Element #1b: Renters allowance: $1,000 @ 100% / Élément #1b: Allocation pour locataires : 1 000 $ @ 100 %

______ x 35% =

OR/ OU

$1000

+ Element # 2: Transportation cost – one way – Department of Finance kilometric rate (employee and dependants) / Élément #2 : Coût du transport – aller –Taux kilométrique du ministère des finances (fonctionnaire et personnes à charge)

______ x 35% =

+ Element # 3: Cost of shipping 1000 lb. (453.60 kg) of household goods per qualifying room based on a zone-to-zone matrix calculation / Élément #3: Coût d’expédition de 1 000 livres (453,60 kilos) d’effets mobiliers par pièce selon la grille de calcul zone à zone

______ x 35% =

Total Customized Funding:/ Total - composante sur mesure : _______

Personalized Funding Formula/Formule de financement - composante personnalisée





Allowances/Incentives:

+ Element # 4a: Employees non-accountable incidental allowance / Élément #4a: Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification pour les fonctionnaires

$650.00

+ Element # 4b: Employees Transfer Allowance equivalent to two (2) weeks salary / Élément #4b: indemnité de transfert équivalant à deux (2) semaines de traitement pour les fonctionnaires

+ Element # 5a: Incentive for not selling home: 80% of Real Estate commission for not selling home (Max. $12,000/maximum appraised value $300,000) / Élément # 5a: Choix de ne pas vendre la résidence : 80 % de la commission immobilière (Max. : 12 000 $/valeur estimative maximale : 300 000 $)

Sub-total:/ Total partiel : ____________

Transferable Savings to Personalized Fund/Économies transférables à l’enveloppe de la composante personnalisée

+ Element # 5b: 80% of cost savings resulting from not using long-term storage (Isolated Post) for major appliances – max 24 months / Élément # 5b: 80 % de l’économie découlant du fait de ne pas entreposer à long terme (postes isolés) les principaux électroménagers - période maximale de 24 mois

+ Element #5c: House Hunting Trip incentive: $250 for flying and staying over on Saturday at destination; / Élément # 5c:VRL : 250 $ vol/nuitée un samedi à destination

OR

Interim Accommodation Meals & Miscellaneous Allowance (IAM&MA) savings for unused days (max $250 taxes included.) / Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation (HP et IFA) pour les jours de VRL non utilisés (max. 250 $, taxes comprises)

+ Element # 5d: Hotel Motel Room Reduction: $50 x number of nights / Élément # 5d : Réduction par chambre d’hôtel/de motel : 50 $/nuitée

____________

+ Element # 5e: Savings for shipping below threshold / Élément # 5e : Économies découlant du fait que le poids des effets mobiliers expédiés est inférieur au seuil applicable

Sub-total:/ Total partiel : ____________

Total Personalized Fund:/Total – composante personnalisée : ____________





3.4.1 Customized Fund 3.4.1 Composante sur mesure

3.4.1.1 Chart Element #1 - Real Estate Commission

3.4.1.1 Élément #1 du tableau - Commission immobilière

The first element used to calculate the Customized Fund varies based upon the accommodation status at the time of relocation notification as follows:

Le premier facteur utilisé pour le calcul de la composante sur mesure varie selon la situation du fonctionnaire au moment de l’avis de réinstallation.

Homeowner: the greater of $1000 or 35% of the real estate commission payable based upon the established appraised value of the home to a maximum of $5,250. (applicable taxes excluded).

Propriétaires : 1 000 $ ou 35 % de la commission immobilière sur la valeur estimative, le plus élevé des deux montants étant retenu, à concurrence de 5 250 $ (taxes non comprises).

Renters: A renter at origin will be credited with $1,000.

Locataires : un montant de 1 000 $ sera porté au crédit d’une personne qui était locataire au lieu d’origine.

Notes: Remarques : 1. The funding allowance provided to a homeowner is greater because the expenses associated with buying/selling a home are far greater than those of renters disposing of or acquiring rental accommodation.

1. L’allocation accordée à un propriétaire est plus élevée parce que les frais liés à l’achat et à la vente d’une résidence sont de beaucoup supérieurs à ceux liés à la location d’un logement.

2. The sale price of the principal residence will be used in lieu of an appraisal to establish the funding envelope should an employee’s principal residence be sold within the time that a letter of offer has been received and before the consultative process commences with the CRSP.

2. Le prix de vente de la résidence principale sera utilisé en remplacement de sa valeur estimative en vue d’établir l’enveloppe de financement si la résidence est vendue entre la réception de a lettre d’offre et le début du processus de services de conseil de la part du FSR.

3.4.1.2 Chart Element #2 - Transportation of Family

3.4.1.2 Élément #2 du tableau - Transport des membres de la famille

The second element used to calculate the Customized Fund is the cost of one-way transportation to the new place of work location. For calculation purposes only, the funding will be based on the distance, one-way, between the former and new place of work, multiplied by the family size, multiplied by the appropriate kilometric rate as per the Department of Finance annual rate (rate based on point of origin), and multiplied by 35%.

Le deuxième élément utilisé pour le calcul de la composante sur mesure est le coût du transport (aller seulement) de la famille au nouveau lieu de travail. Aux fins de calcul seulement, le financement sera fondé sur la distance, aller seulement, entre l’ancien lieu de travail et le nouveau, multiplié par le nombre de membres de la famille du fonctionnaire, multiplié par le taux kilométrique supérieur fixé annuellement par le ministère des Finances (taux applicable au lieu de départ), et multiplié par 35 %.

Formula: 35% x (distance x (current Department of Finance annual rate) x family size).

Formule : 35 % x (distance x [taux annuel fixé par le ministère des Finances] x nombre de membres de la famille).





Example: Exemple : The point of origin is Quebec City. Road distance between the old and new place of duty is 3,000 km and the number of persons travelling is 4. The amount to be transferred to the Customized Fund is: 3,000 km x 4 = 12,000 km x $0.42 = $5,040 x 35% = $1,764

Le lieu de départ est la ville de Québec. La distance par route entre l’ancien lieu de travail et le nouveau est de 3 000 kilomètres, et la famille compte quatre membres. Le montant transférable à la composante sur mesure est donc : 3 000 x 4 = 12 000 x 0,42 $ = 5 040 $ x 35 % = 1 764 $.

Note: Remarque : In those instances where the employee and dependants are transported to the new destination via the employer’s owned/leased transportation, employees will not be entitled to this element of the Customized Fund and the mileage calculation from the origin post to the new post will not apply.

Lorsque le fonctionnaire et ses personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail par un moyen de transport appartenant à l’employeur ou loué par lui, le fonctionnaire n’a pas droit à cet élément de la composante sur mesure et le calcul du kilométrage entre l’ancien et le nouveau lieu de travail ne s’applique pas.

3.4.1.3 Chart Element #3 - Transportation of Household Goods

3.4.1.3 Élément #3 du tableau - Transport des effets mobiliers

The third element used to calculate the Customized Fund is based upon the cost of shipping an average of 1,000 lb./453.60 kg household goods per unit/room from one location to another. Household goods exclude vehicles of any kind.

Le troisième élément utilisé pour le calcul de la composante sur mesure est le coût d’expédition d’un poids moyen de 1 000 livres, ou 453,60 kilos, de biens mobiliers par pièce d’un endroit à un autre. Les biens mobiliers n’incluent aucun véhicule, quel qu’il soit.

Formula: 35% x cost to ship household goods per qualifying rooms (based on a zone-to-zone matrix).

Formule : 35 % du coût d’expédition des effets mobiliers par pièce admissible (matrice zone à zone).

Qualifying Rooms Include: kitchen, bedrooms (including bedrooms in finished basement), living room, recreation room, family room, dining room, basement, garage (not condos and apartments), out-building/storage shed (limit of one), storage room (separate from apartment) confirmed via appraisals for home owners and a signed listing for renters.

Pièces admissibles : cuisine, chambres (y compris celles d’un sous-sol aménagé), salon, salle de jeux, salle familiale, salle à manger, sous-sol, garage (sauf dans le cas des logements en copropriété et des immeubles d’habitation), remise (une au maximum), salle de rangement (distincte du logement); il est nécessaire que le nombre de pièces admissibles soit confirmé au moyen d’une évaluation (propriétaires) ou d’une liste signée (locataires).

An employee sharing accommodations is entitled to shipment of HG&E weight factor based on the rental formula. Example: 3 people rent a 3-bedroom house and rent is based on “the/a room”. The employee is entitled to the weight factor of one (1) room. If the rental formula is based on the entire premises divisible by the number (3) of shared tenants, then the employee is entitled to 1/3 of the entire number of rooms.

Le fonctionnaire partageant un logement peut se prévaloir, aux fins d’expédition, d’un facteur de pondération des effets mobiliers fondé sur la formule de location, c.-à-d. que si trois personnes louent une maison de trois chambres et que le loyer s’applique à une chambre, le fonctionnaire a droit au poids d’une pièce. Toutefois, si la formule de location est fondée sur la division de l’ensemble des lieux par le nombre de locataires, le fonctionnaire a droit au tiers du nombre total de pièces.

Notes: Remarques :





1. This applies to articles shipped under the Core Fund that the moving firm will accept on a straight-weight basis only (policy centre confirmed rates).

1. Cette règle s’applique aux articles expédiés sous la composante de base, que le transporteur accepte sur la base de leur poids seulement (tarifs confirmés par le centre de politique).

2. In those exceptional cases where labourers are flown into remote communities for packing, etc., this cost will be excluded from the formula configuration being used.

2. Dans les cas exceptionnels où des entrepreneurs sont envoyés par avion à des collectivités éloignées pour faire l’emballage, etc., ce coût sera exclu de la formule de calcul.

3.4.2 Personalized Fund 3.4.2 Composante personnalisée

3.4.2.1 Chart Element #4A- Non-Accountable Incidental Expenses and Transfer Allowances

3.4.2.1 Élément #4A du tableau - Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification et indemnité de transfert

3.4.2.1.1 The Non Accountable Incidental Expenses and Transfer Allowances shall be paid 30 days in advance of the move date of the HG&E as follows:

3.4.2.1.1 L’indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification et l’indemnité de transfert sont versées au fonctionnaire 30 jours avant la date du déménagement des effets mobiliers comme suit :

▪ Employees shall receive the CRA Non-Accountable Incidental Expenses Allowance credited to the Personalized Fund in an amount of $650.

▪ Les fonctionnaires touchent de l’ARC une indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de 650 $ créditée à la composante personnalisée.

This allowance is meant to offset some of the losses associated with a move such as:

Cette indemnité sert à compenser certaines des pertes rattachées à un déménagement, par exemple :

Admissible Expenses - Customized/Personalized Frais admissibles - composante sur mesure/personnalisée

- food which cannot be shipped (e.g. frozen food, perishables);

- aliments ne pouvant être transportés (aliments congelés, denrées périssables, etc.);

- household goods which cannot be shipped (e.g. paint and building materials);

- biens mobiliers ne pouvant être transportés (peinture, matériaux de construction, etc.);

- house plants; - plantes d’intérieur;

- connection and disconnection of electrical appliances and preparation for shipment (e.g. blocking drum in washer, securing stereo turntable);

- branchement/débranchement d’appareils électriques et préparation en vue de l’expédition (blocage du tambour de la laveuse et de la platine de l’appareil stéréo);

- disassembling and assembling of garden and patio furniture;

- démontage et montage de l’ameublement de jardin et de patio;

- removal or installation of valance boxes, curtain rods, wall hooks, clocks, wall mirrors;

- démontage ou installation de boîtes, tringles à rideaux, crochets, horloges et miroirs;





- taking up or re-laying hall runners, etc., labour of altering and re-hanging existing drapes and curtains;

- enlèvement ou repose de tapis, etc., travaux de modification et de réinstallation des rideaux et draperies;

- purchase of school books at new location, if such books are required for the normal course of study and are not provided free of charge by the school authority (only applicable if relocation takes place during school year);

- achat de manuels scolaires requis pour les études et qui ne sont pas fournis gratuitement par l’administration scolaire (uniquement si la réinstallation survient en cours d’année scolaire);

- non-cancellable portion of fees such as insurance and local clubs and associations, prorated;

- fraction (calculée au prorata) non remboursable de certains frais (polices d’assurance, cotisations à un club, etc.);

- tuning of pianos; - services d’un accordeur de piano;

- photocopy and transmittal costs for transcripts of academic records for employee or children;

- coût de photocopie et de transmission de relevés de note du fonctionnaire ou de ses enfants;

- replacement of propane tank; - remplacement d’un réservoir de propane;

- other minor out-of-pocket expenses; - autres dépenses de faible montant;

- … see section 11.5 Sundry Accountable Incidental Relocation Expenses (with receipts).

- ... voir l’article 11.5 Frais accessoires de réinstallation (avec reçus)

Inadmissible Expenses Frais non admissibles

- purchase of new goods such as furnishings, rugs, drapes and household equipment;

- achat de nouveaux biens (ameublement, tapis, draps, articles ménagers);

- improvements and repairs to effects which are already owned.

- améliorations et réparations d’effets.

3.4.2.2 Chart Element #4B - Transfer Allowances

3.4.2.2 Élément #4B du tableau - Indemnités de transfert

Employees shall receive a Transfer Allowance equivalent to two (2) weeks salary. The allowance is based on the annual salary effective on the date of appointment at the new location.

Les fonctionnaires reçoivent une indemnité de transfert équivalant à deux (2) semaines de traitement. Le calcul de cette indemnité est basé sur le traitement annuel à la date de nomination au nouveau lieu de travail.

3.4.3 Chart Element #5 - Core Benefit Transferable Savings/Incentives

3.4.3 Éléments #5 du tableau – Économies/encouragements transférables au titre des avantages de base





Employees may increase their Personalized Fund by realizing savings in the following ways:

Les fonctionnaires peuvent augmenter le montant de départ de leur composante personnalisée grâce à des économies réalisées :

3.4.3.1 Chart Element #5A – Real Estate Commission Savings

3.4.3.1 Élément #5A du tableau – Économie découlant du non-versement d’une commission immobilière

▪ Employees who elect not to sell their homes at their former place of duty may transfer 80% of the real estate commission fees that would have been payable had the home been sold (taxes excluded) to the Personalized Fund.

Les fonctionnaires qui choisissent de ne pas vendre leur résidence à leur ancien lieu de travail peuvent transférer 80 % de la commission immobilière payable si leur résidence avait été vendue (taxes con comprises) à la composante personnalisée.

▪ The employee must exercise this option within fifteen working days of receiving the principal residence appraisal report.

Le fonctionnaire doit se prévaloir de son choix dans les 15 jours ouvrables suivant la réception du rapport d’évaluation de sa résidence principale.

▪ The amount payable is calculated on the appraised value at pre-negotiated IRP real estate commission rates, capped at $12,000.

▪ Ce montant est fondé sur la valeur estimative de l’habitation et sur les taux négociés à l’avance aux termes du PRI pour les commissions immobilières, le plafond étant de 12 000 $.

▪ Those taking this credit must sign a waiver foregoing any future reimbursement by the Crown of real estate fees, legal fees or other related disposal costs for the property in question.

▪ Le fonctionnaire qui se prévaut de ce crédit doit signer une décharge à l’égard de tout remboursement par l’État de commissions immobilières, frais juridiques ou autres frais rattachés à la cession de l’habitation concernée.

Example: Exemple : Average appraised value of home is $300,000 max. The commission at 5% is $15,000. Therefore an employee could transfer $12,000 (i.e., $15,000 x 80%) from the Core to the Personalized Fund.

Dans le cas d’une valeur estimative moyenne maximum de 300 000 $, la commission immobilière, au taux de 5 %, se serait élevée à 15 000 $. Ainsi, la personne peut transférer la somme de 12 000 $ (c.-à-d. 15 000 $ x 80 %) de la composante de base à celle de la composante personnalisée.

3.4.3.2 Chart Element #5B – Savings from Reducing Long-Term Storage Costs

3.4.3.2 Élément #5B du tableau – Économie découlant de la réduction des coûts d’entreposage à long terme

▪ Employees who are posted to an Isolated Post and into Crown accommodation where it is impossible to normally accommodate their major appliances are entitled to long-term storage at public expense.

Les fonctionnaires affectés à des postes isolés et résidant dans des installations de l’État où il leur est impossible d’utiliser normalement leurs principaux électroménagers ont droit à des services d’entreposage à long terme dont le coût est assumé par l’État.





▪ Employees who make alternate arrangements and decide not to store their major appliances may transfer 80% of the savings resulting from not having to store their fridge, freezer, stove, washer, dryer, and/or dishwasher, to their Personalized Fund.

Les fonctionnaires qui prennent d’autres dispositions et décident de ne pas entreposer leurs électroménagers (réfrigérateur, congélateur, cuisinière, laveuse, sécheuse, lave-vaisselle) peuvent transférer à la composante personnalisée 80 % des sommes ainsi économisées.

Note: Remarque : For transfer value purposes, the saving is to be calculated on the weight/volume (industry averages) of the items, based on the actual duration of the storage requirement up to a maximum of 24 months (see section 11.9 - Savings from reducing Long-Term Costs - for appliances only).

Aux fins de la valeur de transfert, l’économie est calculée d’après le poids et le volume des appareils (moyennes de l’industrie), en fonction de la durée réelle de l’entreposage requis, jusqu’à concurrence de 24 mois (se reporter à la disposition de l’article 11.9 qui a trait aux économies découlant de la réduction des coûts d’entreposage à long terme à l’égard des électroménagers seulement).

Weight of appliances placed in long-term storage Poids des électroménagers entreposés à long termeAppliances Industry Average

Weight Annual Cost* (12 months)

Électro-ménagers Poids moyen Coût annuel (12 mois)*

Dishwasher 150 lb. 4.20 + 7.38 + 28.26 = $39.84

Lave-vaisselle 150 livres 4,20 + 7,38 + 28,26 = 39,84 $

Dryer 200 lb. 5.60 + 9.84 + 37.68 = $53.12

Sécheuse 200 livres 5,60 + 9,84 + 37,68 = 53,12 $

Freezer 420 lb. (+ 16 cu ft)

11.76 + 20.66 + 79.13 = 111.55

Congélateur 420 livres (+16 pieds cubes)

11,76 + 20,66 + 79,13 = 111,55 $

Refrigerator 350 lb. (+ 11 cu ft)

9.80 + 17.22 + 65.94 = $92.96

Réfrigérateur 350 livres (+ 11 pieds cubes)

9,80 + 17,22 + 65,94 = 92,96 $

Stove/Range 300 lb. (36 inches)

8.40 + 14.76 + 56.52 = $79.68

Cuisinière 300 livres (36 pouces)

8,40 + 14,76 + 56,52 = 79,68 $

Washer 250 lb. 7.00 + 12.30 + 47.10 = $66.40

Laveuse 250 livres 7,00 + 12,30 + 47,10 = 66,40 $

Total 1,670 lb. $443.55 Total 1 670 livres 443,55 $

* inclusive of handling (in and out) @ $1.40/100 lb., insurance @ $0.41/100 lb./month, and storage costs @ $1.57/100 lb./month.

* Comprend la manipulation (au départ et à l’arrivée), au taux de 1,40 $/100 livres; assurance : 0,41 $/100 livres/mois; frais d’entreposage : 1,57 $/100 livres/mois.





Note: These classes of appliances vary in size and weight: a 6 cu ft refrigerator weighs 150 lb., and a 7-10 cu ft weighs 250 lb., a 15 cu ft freezer could weigh 340 lb., a 30 inch stove/range could weigh 225 lb.

Remarques : la taille et le poids de ces catégories d’appareils varient : un réfrigérateur de 6 pieds cubes pèse 150 livres, et 250 livres s’il est de 7 à 10 pieds cubes; un congélateur de 15 pieds cubes peut peser 340 livres, tandis qu’un four de 30 pouces peut peser 225 livres.

3.4.3.3 Chart Element #5C - Savings from a Shorter House Hunting Trip (HHT)

3.4.3.3 Élément #5C du tableau - Économies découlant d’un voyage à la recherche d’un logement (VRL) raccourci

(a) Employees authorized to drive 650 km or less one-way and who have successfully completed the HHT in less than 5 days may transfer 100% of all lodging, meals, and incidental savings for the unused days (capped at $250) to the Personalized Fund. A normal length HHT consist of the following:

a) Le fonctionnaire autorisé à conduire lui-même, le trajet (aller ou retour) étant d’au plus 650 kilomètres, et dont le VRL porte fruit au bout de moins de cinq jours peut transférer à la composante personnalisée la totalité des économies réalisées au titre des frais d’hébergement et de repas et des frais accessoires, le montant maximal étant fixé à 250 $. La durée normale d’un VRL comprend :

▪ 5 days meals and incidental allowance (HHT) + 2 days (travel status).

▪ 5 jours, frais de repas et frais accessoires (VRL) + 2 jours (en déplacement).

▪ 5 nights accommodation (HHT) + 1 night accommodation (travel status).

▪ 5 nuits d’hébergement (VRL) + 1 nuit d’hébergement (en déplacement).

Example: Exemple : An employee and spouse or common-law partner departed on Sunday and returned on Thursday used 3 days meals and 3 nights accommodation. The employee could transfer the cost of 2 days meals for each of the employee and the spouse or common-law partner and 2 nights accommodation and 2 days incidentals up to a maximum of $250 to the Personalized Fund.

Un fonctionnaire et son conjoint ou conjoint de fait partis le dimanche et revenus le mercredi auraient ainsi utilisé trois jours de repas et trois nuits d’hébergement. Par conséquent, le fonctionnaire pourrait verser à la composante personnalisée le coût de deux jours de repas pour lui-même et son conjoint ou conjoint de fait et de deux nuitées, et deux jours de frais accessoires jusqu’à un maximum de 250 $.

OR OU

Incentive for Staying over a Saturday Night Encouragement pour une nuitée du samedi





(b) Employees on HHT who fly and arrange their itinerary so that they save the department airfare costs by staying over a Saturday night at destination shall receive $250 into their Personalized Fund.

Savings are based upon return full fare economy airfare from point of origin to final destination, direct/non-stop (except when the carrier forces a connection/stopover such as flight from Halifax to Whitehorse).

b) Lorsqu’un fonctionnaire qui part en VRL par avion peut planifier une nuitée du samedi et ainsi permettre au ministère de faire une économie sur le prix des billets d’avion, un montant de 250 $ sera versé dans sa composante personnalisée. L’économie suppose un vol aller-retour selon le tarif de la classe économique du point d’origine à la destination finale, sans escale (sauf si des circonstances forcent le transporteur à faire une escale ou un arrêt, par exemple entre Halifax et Whitehorse).

▪ Stay over must be at destination, not en route.

▪ La nuitée doit être à destination, non en route.

▪ Does not apply to employees relocating into Crown homes or facilities.

▪ Cet encouragement ne s’applique pas aux fonctionnaires réinstallés dans un logement ou des installations de l’État.

3.4.3.4 Chart Element # 5D - Hotel-Motel Room Reduction Savings/ Incentive

3.4.3.4 Élément #5D du tableau - Encouragement/économies liés à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel

An employee, who uses less than his or her hotel room entitlement (see section 4.10), based on family size, shall receive a flat rate incentive of $50.00 per night which will be transferred to the Personalized Fund.

Un fonctionnaire qui n’occupe pas le nombre de chambres d’hôtel auquel il a droit (voir l’article 4.10), selon la taille de sa famille, recevra un encouragement au montant fixe de 50,00 $ par nuit qui sera versé dans la composante personnalisée.

3.4.3.5 Chart Element # 5E - Transportation of Household Goods Below the Threshold

3.4.3.5 Élément #5E du tableau - Économies réalisées sur la quantité d’effets mobiliers expédiés

Another element used to calculate the Personalized Fund is based upon the cost of shipping an average of 1,000 lb./453.60 kg household goods per unit/room from one location to another. Do not include the shipment of vehicles for calculation purposes.

Pour fins de calcul des économies réalisées lors de l’expédition des effets mobiliers, le poids autorisé pour chaque pièce reconnue se chiffre à 1 000 livres ou 453.6 kilogrammes; l’expédition des véhicules n’est cependant pas comprise dans le calcul.

The relocation employee whose entire shipment of HG&E is below the established weight threshold may transfer, to their Personalized Fund, 80% of the savings resulting from shipping weight below this threshold.

Le fonctionnaire réinstallé qui expédie des effets mobiliers d’un poids total inférieur au seuil établi peut verser dans sa composante personnalisée 80 % des économies réalisées au titre de l’expédition des effets sous le seuil établi.




01-Apr-09 Section IV Page 40

Part IV House Hunting Trip (HHT)

Partie IV Voyage à la recherche d’un logement (VRL)

4.1 Purpose 4.1 Objet

The House Hunting Trip (HHT) is meant to provide an employee with the opportunity to secure suitable accommodation at the new place of duty.

L’objet du voyage à la recherche d’un logement (VRL) est d’aider le fonctionnaire à trouver un logement convenable à son nouveau lieu de travail.

The HHT should result in most moves being door-to-door, hence considerably reducing the cost for interim accommodation, meals, and incidental expenses and eliminating unnecessary storage in transit costs.

Le VRL devrait permettre dans la plupart des cas un déménagement porte à porte, réduisant ainsi considérablement les frais de logement provisoire, les repas et frais accessoires et éliminant les frais d’entreposage en route.

Employees who plan to re-occupy a previously occupied residence, or who have already secured accommodation, or who have been assigned an “Official” Crown-owned or leased accommodation associated to special functions, are not entitled to a HHT. However, entitlement exists for a destination home inspection trip (DHIT).

Le fonctionnaire qui prévoit réoccuper une résidence, qui a déjà pris des dispositions pour se loger ou à qui on attribue un logement de l’État désigné comme résidence officielle ou un logement loué aux fins de fonctions spéciales ne peut effectuer de VRL. Par contre, il peut avoir le droit d’effectuer un voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR).

4.2 Authorization/Business Travel 4.2 Autorisation/voyage en service commandé

Before proceeding on an HHT/DHIT, prior approval must be received from the receiving manager/relocation coordinator. An employee who is relocating to a new post (including Isolated Posts) where a viable market exists is eligible for an HHT. Employees are deemed to be on business travel for the normal duration HHT (5+2 days). Annual leave/compensatory time off may be used for extended periods.

Avant de pouvoir entreprendre un VRL/VINR, le fonctionnaire doit obtenir l’autorisation de son gestionnaire (à destination) ou du coordonnateur de la réinstallation. Le fonctionnaire réinstallé à un nouveau poste (y compris un poste isolé) où existe un marché a le droit d’effectuer un VRL. Le fonctionnaire est réputé être en service commandé (5 + 2 jours) durant cette période. Les congés annuels et compensatoires pourront être utilisés pour les périodes prolongées.

4.3 Savings from a Shorter HHT and Incentive for Staying Over a Saturday

4.3 Économies découlant d’un VRL raccourci et encouragement pour une nuitée du samedi

Employees may schedule their HHT in order to benefit from provisions that enable them to transfer funds into their Personalized Fund. See sub-paragraph 3.4.3.3 – Chart Element # 5C.

Les fonctionnaires peuvent organiser leur VRL de manière à prendre avantage des dispositions les autorisant à transférer des fonds à la composante personnalisée. Voir le sous-alinéa 3.4.3.3 - Élément #5C du tableau.





4.4 Travel Time 4.4 Temps de déplacement

4.4.1 Total travel time shall not exceed two (2) days, except when distances and/or connections are such that the total return journey cannot be accomplished in that period. In such cases, additional travel time shall be authorized by the Departmental National Coordinator and those expenses shall be paid from the Core Fund.

4.4.1 Le temps de déplacement total ne doit pas dépasser deux (2) jours, sauf dans les cas où la distance ou les correspondances sont telles que le trajet aller-retour ne peut être effectué dans ce délai. Dans ces cas exceptionnels, le temps de déplacement supplémentaire devra être autorisé par le coordonnateur ministériel national et les dépenses, imputées à la composante de base.

4.4.2 However, additional travel time and related expenses, resulting from the employee selecting a different mode of transportation other than that which would normally have been used, will be paid from the Personalized Fund.

4.4.2 Toutefois, le temps de déplacement supplémentaire et les dépenses connexes résultant du choix du fonctionnaire pour un mode de transport autre que celui qui est normalement utilisé seront financés à même la composante personnalisée.

4.4.3 Annual/compensatory time off (authorized leave) will be used for these additional days.

4.4.3 Les congés annuels et compensatoires (autorisés) seront utilisés pour les journées additionnelles.

4.5 Travel Status 4.5 En déplacement

Reimbursement of allowable HHT expenses for transportation, accommodation, meals and incidental expenses shall be paid as if the employee or spouse or common-law partner, or both, were in travel status in accordance with the NJC Travel Directive.

On remboursera les dépenses admissibles pour les frais de transport, d’hébergement, de repas et les frais accessoires occasionnés par un VRL comme si le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, ou tous les deux, étaient en déplacement aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.

▪ Only one incidental expense shall be paid per family.

▪ Une seule indemnité pour frais accessoires est versée par famille.

4.6 Funding Overview 4.6 Financement – Aperçu

The benefits outlined in this section are paid from both the Core Fund and, if need be the Customized/Personalized Funds as follows:

Les avantages exposés dans le présent article sont financés à même la composante de base et, s’il y a lieu, la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

Benefit/Avantage Core/Composante de base Customized/Personalized/ Composante sur

mesure/personnalisée





HHT: Accommodation: 5 + 1 nights; Meals: 5 + 2 travel days; Incidentals: 5 + 2 travel days / VRL : Hébergement : 5 + 1 nuits; Repas et frais accessoires : 5 + 2 jours de déplacements

Employee and spouse or common law partner/ Fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait.

Children and/or other dependants; HHT extends beyond 5 + 1 nights because no appropriate accommodation is found/ Enfants et/ou autres personnes à charge; VRL durant plus de 5 jours + 1 nuit parce qu’aucun logement adéquat n’est trouvé.

Extended HHT (Family issues): Accommodation: up to 2 days; Meals: up to 2 days; Incidentals: up to 2 days - see 4.08/ VRL prolongé (questions familiales) : Hébergement, repas et frais accessoires : jusqu’à deux jours (voir l’article 4.08)

Employee, spouse or common-law partner, children and/or other dependants. Accommodation and meals / Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait, enfants et/ou autres personnes à charge. Hébergement et repas.

Extended HHT (Finding elder care accommodation): Accommodation: up to 2 days; Meals: up to 2 days; Incidentals: up to 2 days -see 4.8/ VRL prolongé (recherche de logement pour personnes âgées) : Hébergement, repas et frais accessoires : jusqu’à deux jours (voir l’article 4.8)

Employee, spouse or common law partner, children and/or other dependants. Accommodation and meals/ Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait, enfants et/ou autres personnes à charge. Hébergement et repas.

Destination Home Inspection Trip (DHIT): Accommodation: 2 + 1 nights; Meals: 2 + 2 travel days; Incidentals: 2 + 2 travel days - see 4.19/ Voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR) : Hébergement : 2 + 1 nuits; Repas et frais accessoires : 2 + 2 jours de déplacements (voir l’article 4.19)

Employee/Spouse or common-law partner (one person only)/ Fonctionnaire/conjoint ou conjoint de fait (une seule personne).

Rental Car mid-size car only/ Location d’un véhicule (voiture de série intermédiaire seulement)

6 days(HHT); 3 days(DHIT) / 6 jours (VRL); 3 jours (VINR).

Upgrade/costs above Core entitlements from the Personalized Fund only. / Surclassement/coûts au-delà de la composante de base (composante personnalisée seulement).





Return Transportation/ Transport – retour

Employee and Spouse or common law partner/ Fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait.

Children and/or other dependants/ Enfants et/ou autres personnes à charge.

Telephone Calls/ Appels téléphoniques

Local/long distance - business calls only/ Locaux/interurbains - appels d’affaires.

No reimbursement for calls home/ Pas de remboursement pour les appels personnels.

Dependant Care - 7 days/ Garde des personnes à charge - 7 jours

Actual expenses within IRP limitations/ Frais réels selon les limites prévues par le PRI.

Expenses for extra HHT/DHIT days and above Core funding / Frais engagés en sus du financement de base et pour les jours additionnels de VRL/VINR.

Boarding of Pets/ Pension d’animaux de compagnie

Actual expenses/ Frais réels.

Commuting on HHT/ Transport – VRL

Kilometric expenses for 5 days/ Frais (taux kilométrique) - 5 jours.

4.7 Duration of HHT 4.7 Durée du VRL

An employee or spouse or common-law partner, or both, may be authorized a HHT of up to 5 days (5 nights) duration at the new location. The total duration of the HHT shall not normally exceed 7 days (6 nights) total, inclusive of travel time.

Le fonctionnaire ou son conjoint ou conjoint de fait, ou les deux, peuvent être autorisés à faire un voyage à la recherche d’un logement (VRL) d’une durée de cinq jours (cinq nuits) au nouveau lieu de travail. Normalement, la durée totale de ce voyage ne doit pas dépasser sept jours (six nuits), y compris le temps de déplacement.

▪ An employee who has taken a HHT, and who subsequently decides not to relocate, shall not be required to reimburse the department for the cost of the HHT.

▪ Le fonctionnaire qui effectue un VRL et qui décide par la suite de ne pas déménager n’est pas tenu de rembourser au ministère le coût du VRL.

4.8 Extended HHT 4.8 VRL prolongé

Employees may use funds from the Customized/Personalized Funds to extend the duration of their HHT by up to 4 days as follows:

Le fonctionnaire peut utiliser des fonds de la composante sur mesure/personnalisée pour prolonger son VRL de quatre jours au plus pour les raisons suivantes :

▪ Family Issues - a maximum of 2 days for locating day care, school, and/or making specialized medical arrangements; and/or

▪ Questions familiales - deux jours au plus pour trouver une garderie, une école ou prendre des arrangements concernant des soins médicaux spécialisés;





▪ Finding Accommodation - a maximum of 2 days to find suitable accommodation (other than principal residence) such as elder care facilities.

▪ Recherche de logement - deux jours au plus pour trouver des installations qui conviennent aux fins de soins à des aînés (autres que la résidence principale).

4.9 Additional Travelling Expenses for Children/other Dependants

4.9 Frais de déplacement supplémentaires – Enfants et autres personnes à charge

Employees who wish to have their children and / or other dependants accompany them on a HHT may do so by utilizing funds from the Customized / Personalized Funds.

Le fonctionnaire qui désire emmener ses enfants et/ou autres personnes à charge au cours d’un VRL peut le faire en puisant dans la composante sur mesure ou personnalisée.

4.10 Hotel/Motel - Occupancy Principles 4.10 Hôtel/motel – Principes

The number of rooms that an employee shall be entitled to while proceeding to the new location is based on family size. The following table outlines the room entitlement by family size:

Le nombre de chambres auquel a droit le fonctionnaire lors du voyage dépend du nombre de membres de sa famille. Le tableau suivant fournit des précisions à ce sujet :

▪ Family size of 1 = 1 room for 1 person. ▪ Famille de 1 = 1 chambre pour une personne.

▪ Family size of 2 = 1 or 2 room(s). ▪ Famille de 2 = 1 ou 2 chambres.

▪ Family size of 3 to 5 = 2 rooms. ▪ Famille de 3 à 5 = 2 chambres.

▪ Family size of 6 or 7 = 3 rooms. ▪ Famille de 6 ou 7 = 3 chambres.

▪ Family size of 8 or more = 4 rooms. ▪ Famille de 8 ou plus = 4 chambres.

4.11 Accommodation Cost 4.11 Frais d’hébergement

▪ Employees will be reimbursed actual and reasonable commercial lodging expenses within the average range found in the PWGSC Accommodation Directory: http://www.hcrd.gts.gc.ca/ehcd_e.htm

▪ On remboursera les frais d’hébergement réels et raisonnables, selon les taux indiqués dans le Répertoire des établissements d’hébergement de TPSGC : http://www.hcrd.gts.gc.ca/ehcd_f.htm

▪ Employees who are entitled to two or more rooms may instead choose to occupy a suite. Such cost will be paid from the Core Fund but the employee will not be eligible for the hotel-motel room reduction savings/incentive.

▪ Les fonctionnaires qui ont droit à deux chambres ou plus peuvent opter pour une suite; les frais sont alors couverts par la composante de base, mais le fonctionnaire n’est pas admissible à la prime/aux économies pour la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.

Core Fund Composante de base

▪ Employee and/or spouse or common-law partner - 6 nights maximum inclusive of travel time.

▪ Fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de six nuits (temps de déplacement inclus).





Customized/Personalized Funds Composante sur mesure /personnalisée

▪ Employees and/or spouse or common-law partner - up to an additional 4 nights.

▪ Fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait - jusqu’à quatre nuits supplémentaires.

▪ Children and/or other dependants- up to a maximum of 10 nights.

▪ Enfants et/ou autres personnes à charge - dix nuits au maximum.

An employee who uses less than his or her hotel room entitlement, based on family size, shall receive an incentive of $50.00 per night which will be transferred to the Personalized Fund.

Le fonctionnaire qui utilise un nombre inférieur de chambres d’hôtel auquel il a droit en fonction du nombre de membres de sa famille, reçoit un encouragement de 50 $ par nuitée qui est versé dans la composante personnalisée.

4.12 Meals and Incidentals 4.12 Repas et frais accessoires

Employees shall be paid the daily meal allowance in accordance with the NJC Travel Directive meal rates per person per day plus only one incidental allowance per family unit per day as follows:

Le fonctionnaire a droit à une indemnité quotidienne de repas (calculée par personne par jour) correspondant aux taux établis dans la Directive sur les voyages du CNM, ainsi qu’à une seule indemnité pour frais accessoires par famille :


▪ Employee and/or spouse or common-law partner - 7 days maximum inclusive of travel time.

▪ Fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de sept jours (temps de déplacement compris).


▪ Children and/or other dependants - a maximum of 11 days of a meal allowance for each dependant.

▪ Enfants et/ou autres personnes à charge - maximum de onze jours de repas pour chaque personne à charge.

▪ Employee and/or spouse or common-law partner - a maximum of 4 days.

▪ Fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de quatre jours.

4.13 Transportation 4.13 Transport

Employees shall be provided with the most practical and economical return transportation from the place of duty to the new location for each authorized person as follows:

Le fonctionnaire ainsi que les personnes autorisées doivent utiliser le mode de transport le plus économique et le plus pratique pour le voyage entre l’ancien lieu de travail et le nouveau.


▪ Commercial transportation - employees and spouse or common-law partner; or

▪ Transport commercial – le fonctionnaire et son conjoint ou conjoint de fait;





▪ Personal Motor Vehicle (PMV) - expenses reimbursed in accordance with the kilometric rate established by the NJC Travel Directive. Where it is practical, an employee may travel to the house-hunting destination at the end of a regular workday or on weekends.

▪ Véhicule automobile personnel (VAP) - taux kilométrique établi par la Directive sur les voyages du CNM. Lorsque la chose s’avère pratique, le fonctionnaire peut se rendre à la destination du VRL à la fin d’un jour de travail normal ou la fin de semaine.


▪ Commercial transportation expenses when travel is authorized - children and/or other dependants.

▪ Transport commercial lorsque le voyage est autorisé - enfants et/ou autres personnes à charge.

Notes: Remarques : 1. All travel via a commercial carrier shall be arranged by the CRSP with the federal government’s contracted travel services.

1. Lorsque l’on fait appel à un transporteur commercial, les dispositions doivent être prises par le FSR par l’entremise des services de voyage retenus par le gouvernement fédéral.

2. There will be no reimbursement from either the Core or Customized Funds for travel arrangements made outside of this contractor.

2. Les dispositions prises avec un autre fournisseur ne feront l’objet d’aucun remboursement à même la composante de base ou la composante sur mesure.

4.14 Local Transportation 4.14 Transport local

To conduct house hunting/home inspection, an employee may be reimbursed the following:

Dans le cadre d’un VRL ou d’un VINR, le fonctionnaire peut obtenir le remboursement des frais suivants :

Car Rental – Mid-size car (HHT/DHIT) Location de véhicule automobile - voiture de série intermédiaire (VRL/VINR)


▪ Up to a maximum of 6 days (HHT); or ▪ À concurrence de six jours (VRL) ou

▪ 3 days (DHIT) reimbursement of actual and reasonable mid-size car rental expenses.

▪ de trois jours (VINR) - remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour la location d’une voiture de série intermédiaire.

▪ Actual and reasonable gas expenses. ▪ Coût raisonnable engagé pour l’essence.

▪ Parking and toll charges for 6 days (HHT)/3 days (DHIT).

▪ Frais de stationnement et de péage pour six jours (VRL) ou trois jours (VINR).

Personalized Funds Composante personnalisée

▪ Car rental expenses in excess of the Core Fund - upgrades and longer periods.

▪ Frais de location d’automobile en sus de la composante de base - surclassement et période prolongée.

Personal Motor Vehicle (HHT/DHIT) Véhicule automobile personnel (VRL/VINR)






▪ Actual mileage driven calculated at NJC Travel Directive kilometric rate.

▪ Nombre de kilomètres parcourus au taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM.

▪ Parking and toll charges for 6 days (HHT)/3 days (DHIT).

▪ Frais de stationnement et de péage pour six jours (VRL) ou trois jours (VINR).

4.15 Telephone Calls 4.15 Appels téléphoniques


▪ The cost of telephone calls and faxes related to the house hunting.

▪ Coût des appels téléphoniques et envois par télécopieur relativement à la recherche d’un logement.

Notes: Remarques : 1. Receipts should be provided if available. 1. Les reçus disponibles doivent être produits.

2. No “calls home” will be reimbursed, as the cost of telephone calls home is included in the incidental expense allowance.

2. Le coût des appels au domicile n’est pas remboursé; ce coût est visé par l’indemnité pour frais accessoires.

4.16 Dependant Care 4.16 Garde des personnes à charge

The costs associated with dependant care as a result of the HHT shall be reimbursed in accordance with the NJC Travel Directive.

Le coût des services de garde de personnes à charge requis dans le cadre d’un VRL sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages.

Employees shall be reimbursed for dependant care costs additional to any existing dependant care arrangements, based on a maximum per day/night as follows:

Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais de garde de ses personnes à charge en sus des dépenses engagées normalement à cette fin, jusqu’à concurrence des maximums par jour ou par nuit suivants :


▪ Actual and reasonable dependant care expenses up to a daily maximum of $35 Canadian, per household, with a declaration; or

▪ Dépenses réelles et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu’à concurrence de 35 $ canadiens par jour et par ménage (déclaration requise), ou

▪ Up to $75/night ▪ Jusqu’à 75 $ par nuit;

▪ Up to 7 days. ▪ Jusqu’à sept jours.


▪ Expenses in excess of the Core Fund are subject to availability of funds.

▪ Dépenses en sus de celles prévues par la composante de base, sous réserve des fonds disponibles.





4.17 Boarding of Pets 4.17 Pension d’animaux de compagnie

An employee shall be reimbursed actual expenses from the Customized/Personalized Funds for the boarding of household domestic pets while on HHT.

Le fonctionnaire a droit au remboursement, à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée, des frais réels engagés pour la pension d’animaux de compagnie pendant son VRL.

4.18 More than One HHT 4.18 Plus d’un VRL

▪ An employee may take more than one HHT. ▪ Le fonctionnaire peut faire plus d’un VRL.

▪ Expenses in excess of the Core entitlement of 5 days must be paid from the Customized/Personalized Funds.

▪ Les dépenses qui excèdent les montants prévus par la composante de base pour le voyage de cinq jours doivent être financées à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

▪ Exceptional cases are to be submitted to TBS for approval.

▪ Les cas exceptionnels doivent être approuvés par le SCT.

4.18.1 Once accommodation has been secured there is no entitlement to subsequent HHT. An employee who re-occupies a previously owned home will be required to reimburse all HHT related expenses (less DHIT trip expenses), and any credits to the Personalized Fund.

4.18.1 Une fois qu’un logement a été trouvé, aucun autre VRL n’est justifié. Le fonctionnaire qui reprend une de ses anciennes résidences doit rembourser les dépenses reliées au VRL (moins le montant des dépenses engagées pour un VINR) ainsi que toute somme transférée à la composante personnalisée.

4.19 Destination Home Inspection Trip (DHIT)

4.19 Voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR)

Employees who plan to re-occupy a previously owned residence, or who have already secured accommodation, or who have been assigned an “Official” Crown-owned or leased accommodation associated to special functions, are not entitled to an HHT. However, entitlement exists for a home inspection trip. Employees who qualify for a DHIT are entitled to:

Le fonctionnaire qui prévoit reprendre une ancienne résidence, qui s’est déjà procuré une habitation ou qui doit occuper un logement appartenant à l’État ou loué par l’État en raison de fonctions spéciales n’a pas droit à un VRL mais peut effectuer un VINR. Le fonctionnaire qui peut effectuer un VINR a droit au remboursement des frais suivants :


▪ Return and local transportation (employees or spouse or common-law partners);

▪ Transport local et transport pour le retour (fonctionnaire ou conjoint ou conjoint de fait);

▪ Up to 2 travel days; ▪ Jusqu’à deux jours de voyage;

▪ Up to 2 days at destination (3 nights accommodation, 3 days meals and incidentals), to conduct inspection or to finalize arrangements for school or for elder care;

▪ Jusqu’à deux jours sur place (hébergement pour trois nuits, repas et frais accessoires pour trois jours) pour prendre des arrangements relatifs aux écoles et aux soins à des aînés;






▪ Spousal expenses. ▪ Frais du conjoint ou conjoint de fait.

4.20 HHT on Arrival at the New Location 4.20 VRL à l’arrivée au nouveau lieu de travail

Where no HHT was utilized in advance of the departure/Report date, an employee may be reimbursed from the Core Fund reasonable HHT expenses such as dependant care/car rental, while occupying Interim Accommodation at the new place of duty.

Lorsque le VRL n’a pas été effectué avant la date officielle d’affectation ou de départ, le fonctionnaire a droit à un remboursement, à même la composante de base, de ses frais de recherche de logement raisonnables, comme des frais de garde de personnes à charge ou de location de véhicule pendant qu’il occupe un logement provisoire au nouveau lieu de travail.

An employee may claim the above expenses; however, the amount of Interim Accommodation, Meals and Miscellaneous Relocation Allowance (IAM&MA) which would normally have been authorized shall not be increased.

Le fonctionnaire peut demander le remboursement des frais susmentionnés; toutefois le montant de l’indemnité pour les frais d’hébergement provisoire, les frais de repas et les frais accessoires autorisée en temps normal ne sera pas majoré.

Example: Exemple : An employee unable to take a HHT because of operational requirements and who has not secured a residence prior to departure date shall proceed to the new location and will be authorized up to 15 days IAM&MA from the Core Fund. Expenses for childcare and a car rental may also be reimbursed if necessary. However, the 15 days of IAM&MA shall not normally be extended. Any extensions to IAM&MA shall be administered in accordance with Part V.

Un fonctionnaire ne pouvant effectuer un VRL en raison d’exigences opérationnelles et n’ayant pas de résidence avant la date de départ doit se rendre à son nouveau lieu de travail; le fonctionnaire aura droit au remboursement de ses frais d’hébergement provisoire et de repas ainsi qu’à l’indemnité de ses frais accessoires pendant 15 jours à même la composante de base. Les frais de garde d’enfants et de location d’automobile pourront aussi être remboursés au besoin. Toutefois, la période en question ne peut dépasser 15 jours; toute période excédentaire sera assujettie à la Partie V.




01-Apr-09 Section V Page 50

Part V Interim Accommodation, Meals and Miscellaneous Relocation Allowance (IAM&MA)

Partie V Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation (HPR et IFA)


The payment of IAM&MA either at the point of origin and/or at destination is meant to reimburse employees for living costs incurred when they cannot occupy their own living accommodation because:

Le paiement d’HPR et IFA, soit au point de départ, soit à destination, vise à rembourser aux fonctionnaires les coûts d’hébergement et de repas et les frais accessoires engagés durant la période où ils ne peuvent résider dans leur propre logement parce que :

they are required to relocate on short notice; ils doivent déménager à court préavis;

they are already on duty at the new location (travel status ceases upon acceptance of letter of offer), and cannot vacate their property at origin and relocate their HG&E immediately upon acceptance of letter of offer;

ils sont déjà en poste au nouvel endroit (ils cessent d’être considérés comme étant en déplacement au moment de l’acceptation de la lettre d’offre) et ne peuvent pas quitter leur résidence d’origine et déménager leurs effets mobiliers immédiatement après l’acceptation de la lettre d’offre;

their effects are being packed or unpacked; or leurs effets sont emballés ou déballés; ou

they are waiting to move into their own accommodation at the new location.

ils attendent de pouvoir emménager dans leur nouveau logement au nouvel endroit.


5.2.1 Employees shall attempt to coordinate the move of HG&E as closely as possible with their reporting date/the disposal of their old residence, and the occupancy of their new residence in order to minimize the time spent in interim accommodation.

5.2.1 Le fonctionnaire doit assurer la plus grande coordination possible entre le déménagement de ses effets mobiliers, sa date officielle d’affectation, la date à laquelle il doit quitter l’ancienne résidence et la date d’emménagement dans la nouvelle résidence, de manière à réduire le plus possible la période d’hébergement provisoire.

5.2.2 The Departmental National and/or Regional Coordinators of both the departing and receiving locations shall provide the CRSP with all relevant information to assist in the coordination of the employee’s move and to minimize the time spent in interim accommodation.

5.2.2 Le coordonnateur ministériel national et les coordonnateurs régionaux de l’ancien lieu de travail et du nouveau doivent fournir au FSR toute l’information utile pour faciliter la coordination du déménagement du fonctionnaire et réduire le plus possible la période d’hébergement provisoire.





5.2.3 Managers shall allow flexibility of reporting dates to enable the employee to coordinate relocation activities effectively and in the most cost-effective manner.

5.2.3 Les gestionnaires doivent prévoir une certaine marge de manœuvre concernant la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter à son travail de façon à lui permettre de coordonner de la façon la plus efficace et la plus économique possible les activités de réinstallation.

5.3 Principles and Authorization 5.3 Principes et autorisation

5.3.1 Approval to occupy interim accommodation is not automatic nor is it an entitlement. Prior approval for IAM&MA must be obtained from the Departmental National Coordinator or his/her designate within the department/region.

5.3.1 L’autorisation d’occuper un logement provisoire n’est pas accordée automatiquement et le droit à ce logement n’est pas un droit acquis. Chaque demande de remboursement au titre des frais d’hébergement provisoire, de repas et de l’indemnité des frais accessoires doit être approuvée au préalable par le coordonnateur ministériel national ou par son remplaçant désigné au ministère ou dans la région.

5.3.2 IAM&MA expenses shall normally be reimbursed only for the period the employee remains necessarily separated from his/her HG&E; or when permanent accommodation has not been obtained/occupied and suitable alternate accommodation is not available.

5.3.2 En principe, les dépenses liées à l’HPR et IFA ne feront l’objet d’un remboursement que pour la période pendant laquelle le fonctionnaire est nécessairement séparé de ses effets mobiliers, ou pour la période durant laquelle le logement n’est pas disponible ou ne peut être occupé et un autre logement convenable n’est pas disponible.

5.3.3 Employees who must remain in interim accommodation as a result of delays in the delivery of their HG&E caused by the department or its contracted agents, will be reimbursed actual and reasonable expenses within prescribed limits for the entire period that the employees are awaiting the delivery of their HG&E.

5.3.3 Si le fonctionnaire doit demeurer dans un logement provisoire en raison d’un retard de livraison de ses effets mobiliers imputable au ministère ou ses agents à contrat, les frais réels et raisonnables engagés seront remboursés selon les limites prescrites pour la période durant laquelle le fonctionnaire est séparé de ses effets mobiliers.


Within the prescribed limits, employees will be reimbursed living expenses as follows:

Sous réserve des limites prescrites, le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais de subsistance conformément à ce qui suit :

5.4.1 Entitlements 5.4.1 Remboursements autorisés

Short Notice / Change of Status / Cours préavis /Changement de situation

▪ Up to 60 days interim accommodations at new destination / Jusqu’à concurrence de 60 jours de logement provisoire à la nouvelle destination.





Pack, Load and Clean/ Emballage, chargement et nettoyage

▪ Accommodation - up to 3 days/Hébergement - jusqu’à 3 jours. ▪ Meals - up to 3 days (NJC Travel Directive rates)/Repas - jusqu’à 3 jours

(conformément à la Directive sur les voyages du CNM). ▪ Miscellaneous Allowance - up to 3 days/Indemnité pour frais accessoires -

jusqu’à 3 jours.

Awaiting Household Goods and Effects and/or Accommodation/ Attente des effets mobiliers et/ou du logement

▪ Accommodation - Up to 15 days excluding any pack/load and unload/unpack days paid/Hébergement - jusqu’à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l’emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés.

▪ Meals - Up to 15 days excluding any pack/load and unpack/unload days paid. (First 10 days full meal rates; 65% of meal rates for period beyond)/Repas - jusqu’à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l’emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés (dix premiers jours : indemnité de repas complète; jours en sus : 65 % de l’indemnité).

▪ Miscellaneous allowance - Up to 15 days/Indemnité pour frais accessoires - jusqu’à 15 jours.

▪ 15 additional days (accommodation and meals) may be authorized by the Departmental National Coordinator - conditionally/Sous réserve de certaines conditions, le coordonnateur ministériel national peut autoriser 15 jours de plus (hébergement et repas).

Unload and Unpack/Déchargement et déballage

▪ Accommodation - up to 2 days/Hébergement - jusqu’à 2 jours. ▪ Meals - up to 2 days/Repas - jusqu’à 2 jours. ▪ Miscellaneous allowance - up to 2 days/Indemnité pour frais accessoires -

jusqu’à 2 jours.

5.4.2 Source of Funding 5.4.2 Source des fonds

Benefit/Avantage Core/Base Customized/ Sur mesure

Personalized/ Personnalisée

Short Notice / Change of Status / Court péavis / Changement de situation

Employee / Fonctionnaire.

Pack, Load and Clean/ Emballage, chargement et nettoyage 3 days/3 jours Accommodation, Meals, and Daily Miscellaneous Allowance/ Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires

Employee, spouse or common-law partner, and children/ Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants.

Other dependants/ Autres personnes à charge.





Interim Accommodation/ Hébergement provisoire Accommodation, Meals, and Daily Miscellaneous Allowance/ Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires

Employee, spouse or common-law partner, and children - first 15 days/ Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants - 15 premiers jours.

Other dependants- first 15 days/ Autres personnes à charge - 15 premiers jours.

Employee, dependants - up to 15 additional days/ Fonctionnaire, personnes à charge - jusqu’à 15 jours supplémentaires.

Unload & Unpack/ Déchargement et déballage 2 days/2 jours Accommodation, Meals, and Daily Miscellaneous Allowance/ Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires

Employee, spouse or common-law partner, and children / Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants.

Other dependants/ Autres personnes à charge.

5.5 Detailed Provisions and Procedure 5.5 Procédure détaillée

5.5.1 The movement of an employee’s HG&E to the new location will not normally be authorized until the employee has found suitable permanent accommodation.

5.5.1 En temps normal, le déménagement des effets mobiliers du fonctionnaire au nouveau lieu de travail n’est autorisé que lorsqu’un logement permanent convenable a été trouvé.

5.5.2 Meals are payable during the unpack day regardless of whether or not the professional mover or employee does the unpacking.

5.5.2 Les frais de repas sont remboursables le jour de déballage, peu importe que cette activité soit effectuée par le déménageur professionnel ou par le fonctionnaire.

5.5.3 In cases where additional time may be required for example for cleaning or inspection of the accommodation, a maximum of 2 days of additional IAM&MA may be authorized at the beginning of the move by the Departmental National Coordinator through the receiving manager and reimbursed from the Customized/Personalized Funds.

5.5.3 Le coordonnateur ministériel national, par l’entremise du gestionnaire compétent au nouveau lieu de travail, peut autoriser jusqu’à deux jours supplémentaires d’hébergement, repas et l’indemnité pour frais accessoires au début d’un déménagement pour des activités comme le nettoyage ou l’inspection du logement; ces frais sont imputés à la composante sur mesure ou à la composante personnalisée.





5.6 60-day Interim Accommodation - Short Notice / Change of Status

5.6 Logement provisoire pendant 60 jours – court préavis / changement de situation

The Departmental National Coordinator shall authorize up to 60 days interim accommodation for employees who:

Le coordonnateur ministériel national autorise le remboursement des frais de logement provisoire pour une période pouvant aller jusqu’à 60 jours pour les fonctionnaires qui :

are required to relocate on short notice; or doivent déménager à court préavis; ou

are already on duty at the new location and cannot vacate their property at origin and relocate their HG&E immediately upon acceptance of letter of offer.

sont déjà en poste au nouvel endroit et ne peuvent pas quitter leur résidence d’origine et déménager leurs effets mobiliers immédiatement après l’acceptation de la lettre d’offre;

5.7 Additional 15 days 5.7 15 jours supplémentaires

The Departmental National Coordinator is responsible to authorize IAM&MA requests beyond the initial 15 days and not to exceed 30 days in total.

Le coordonnateur ministériel national est chargé d’autoriser le remboursement au titre des frais d’hébergement provisoire et de repas ainsi que le versement de l’indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour, sans dépasser trente jours.

5.7.1 Each IAM&MA request beyond 15 days must be approved by the Departmental National Coordinator or Regional Relocation Coordinator as assigned by the department upon registration with the CRSP.

5.7.1 Chaque demande de remboursement au titre des frais d’hébergement provisoire, des frais de repas et des frais accessoires au-delà du quinzième jour doit être approuvée par le coordonnateur ministériel national ou régional du dossier de réinstallation nommé par le ministère par suite de l’inscription du FSR.

5.7.2 Approval of IAM&MA beyond the initial 15 days shall be authorized in the following situations:

5.7.2 L’approbation du remboursement au titre des frais d’hébergement provisoire et des frais de repas ainsi que du versement de l’indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour est autorisée :

▪ a market where there is a limited selection of housing;

▪ lorsque le choix de logements est limité dans un marché;

▪ the HG&E were not available for delivery to the new residence because of delays caused by the moving company;

▪ lorsque les effets mobiliers ne peuvent pas être livrés à la nouvelle résidence à cause d’un retard imputable à l’entreprise de déménagement;

▪ an employee was denied a change in reporting date when such a change could have resulted in a reduction of the 15 days IAM&MA; or

▪ lorsque le fonctionnaire s’est fait refuser un changement de sa date d’entrée en fonctions quand ce changement aurait pu entraîner une réduction des 15 jours autorisés pour le remboursement au titre des frais d’hébergement provisoire et des frais de repas ainsi que pour le versement de l’indemnité pour frais accessoires; ou





▪ permanent accommodation has not been obtained/occupied or suitable alternate accommodation is not available.

▪ lorsque le fonctionnaire n’a pas réussi à trouver/occuper un logement permanent ou qu’il n’y a pas d’autre logement convenable.

5.7.3 Approval of IAM&MA beyond the initial 15 days shall not be authorized in the following situations:

5.7.3 L’approbation du remboursement au titre des frais de logement provisoire et de repas et du versement de l’indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour n’est pas autorisée :

▪ when interim accommodation is the result of a decision to await occupancy of a certain type of permanent accommodation even though there is other suitable accommodation available;

▪ lorsque le logement provisoire résulte d’une décision d’attendre pour pouvoir occuper un certain type de logement permanent, même s’il y a d’autres logements convenables;

▪ when the household goods could have been delivered within the initial 15 days; or

▪ lorsque les effets mobiliers auraient pu être livrés dans la période initiale de 15 jours; ou

▪ when awaiting occupancy of Crown-owned/leased (unless designated) or private accommodation (rented/purchased/under construction), is a personal decision.

▪ lorsque le fonctionnaire a pris la décision personnelle d’attendre pour occuper un logement de l’État acheté ou loué (à moins qu’il ne soit désigné) ou un logement privé, que celui-ci soit loué, acheté ou en construction.

5.7.4 In exceptional circumstances, employees may be reimbursed lodging expenses for any days in excess of 15 days when:

5.7.4 Dans des cas exceptionnels, le fonctionnaire peut avoir droit au remboursement de ses frais d’hébergement après 15 jours, par exemple :

▪ the HG&E were not available for delivery to the new residence because of delays caused by the moving company;

▪ les effets mobiliers n’ont pu être expédiés à la nouvelle résidence à cause d’un retard imputable à l’entreprise de déménagement;

▪ permanent accommodation has not been obtained/occupied or suitable alternate accommodation is not available;

▪ lorsque le fonctionnaire n’a pas réussi à trouver/occuper un logement permanent ou un autre logement convenable n’est pas disponible;


▪ the employee remains separated from his/her HG&E for reasons beyond his/her control; or

▪ par suite de circonstances indépendantes de sa volonté, le fonctionnaire ne peut disposer de ses effets mobiliers; ou

▪ permanent accommodation has not been obtained/occupied or suitable alternate accommodation is not available.

▪ il n’a pas trouvé de logement permanent ou aucun autre logement n’est disponible.


▪ In excess of 15 days. ▪ Au-delà de 15 jours.





5.8 Accommodation 5.8 Hébergement

▪ Employees will be reimbursed actual and reasonable commercial lodging expenses within the average range found in the PWGSC Accommodation Directory.

▪ Le fonctionnaire a droit au remboursement de frais d’hébergement réels et raisonnables dans un établissement commercial selon les normes du Répertoire des établissements d’hébergement de TPSGC.

▪ Employees entitled to two or more rooms may instead choose to occupy a suite. Such cost will be paid from the Core Fund but the employee will not be eligible for the hotel-motel room reduction savings/incentive.

▪ Le fonctionnaire qui a droit à deux chambres ou plus peut opter pour une suite. Les frais sont alors couverts par la composante de base, mais le fonctionnaire n’est pas admissible à l’encouragement/aux économies liées à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.

▪ Accommodation expenses will be paid out of the Core, Customized and Personalized Funds as specified in the tables 5.4.1 and 5.4.2.

▪ Les frais d’hébergement sont acquittés à même la composante de base, sur mesure ou personnalisée, selon les modalités exposées aux tableaux 5.4.1 et 5.4.2.

▪ An employee who uses less than his or her hotel room entitlement, based on family size, shall receive an incentive of $50.00 per night which will be transferred to the Personalized Fund.

▪ Un fonctionnaire qui n’occupe pas le nombre de chambres d’hôtel auquel il a droit, selon la taille de sa famille, recevra un encouragement au montant fixe de 50,00 $ par nuit qui sera transféré à la composante personnalisée.

▪ Employees are expected to seek out and occupy self-contained accommodation on arrival at destination rather than the higher priced hotel-motel type accommodation.

▪ Dès son arrivée à son nouveau lieu de travail, le fonctionnaire doit chercher et occuper un logement provisoire autonome plutôt qu’un type de logement plus coûteux (hôtel ou motel).

▪ The occupancy standards outlined in the HHT trip provisions (see Part IV) shall apply - no luxury accommodation will be funded.

▪ Les normes exposées dans les dispositions relatives aux VRL (voir la Partie IV) s’appliquent; aucuns fonds ne seront octroyés au titre du coût d’un logement de luxe.

▪ Employees in private accommodation are entitled to an accommodation allowance of $50 per night from the Core Fund payable per family/household for each night of occupancy.

▪ Le fonctionnaire qui choisit d’occuper un logement privé a droit à une allocation de 50 $ par nuit (pour l’ensemble de la famille) à même la composante de base.

▪ No receipts are required. ▪ Aucun reçu n’est nécessaire.

▪ Family occupying both commercial and private accommodation will be reimbursed only one amount - the commercial rate.

▪ Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.





5.9 Meal Allowances 5.9 Indemnités de repas

▪ The NJC Travel Directive daily meal allowances will apply.

▪ L’indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages du CNM est accordée.

▪ The employee, spouse or common-law partner, dependants are each entitled to a meal allowance as specified in tables 5.4.1 and 5.4.2 (except for Isolated Posts – actual and reasonable expenses will be paid).

▪ Le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, ses personnes à charge ont tous droit à une indemnité de repas en conformité avec les tableaux 5.4.1 et 5.4.2 (sauf dans le cas des postes isolés, quand tous les frais réels et raisonnables sont remboursés).

▪ An employee is entitled to a meal allowance on the first and last day of IAM&MA regardless of when the movers arrive at the residence.

▪ Le fonctionnaire a droit à une indemnité de repas le premier et le dernier jours de la période applicable relativement aux frais d’hébergement provisoire, de repas et accessoires, peu importe à quel moment les déménageurs arrivent à la résidence.

▪ After the first 10 days of interim accommodation (excluding pack and unpack days), the meal rate will be reduced to 65% of the daily meal allowance.

▪ Après le dixième jour de logement provisoire (exception faite du jour de l’emballage et du jour du déballage), l’indemnité de repas quotidienne est réduite à 65 % du taux normal.

5.10 Daily Miscellaneous Relocation Expense Allowance

5.10 Indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation

Entitlement to the Daily Miscellaneous Relocation Expense Allowance is outlined in tables 5.4.1 and 5.4.2.

Le champ d’application de l’indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation est exposé aux tableaux 5.4.1 et 5.4.2.

▪ This allowance is provided for up to 15 days only.

▪ L’indemnité est accordée pendant 15 jours au plus.

▪ Applicable for dependants. ▪ Elle s’applique aux personnes à charge.

▪ The allowance is calculated as follows: ▪ Elle est calculée de la façon suivante :

▪ Employee: 12% of daily meal allowance (NJC Travel Directive rate);

▪ Fonctionnaire : 12 % de l’indemnité de repas quotidienne (taux énoncé dans la Directive sur les voyages).

▪ Spouse or common law partner, dependants and extended family, each person: 6% of daily meal allowance.

▪ Conjoint ou conjoint de fait et personnes à charge et la famille élargie : 6 % de l’indemnité de repas quotidienne, pour chaque personne.





5.11 Dependant Care 5.11 Garde des personnes à charge

Dependant care expenses incurred during the packing, loading and unloading and unpacking of HG&E will be reimbursed in accordance with the NJC Travel Directive as follows:

Les frais de garde des personnes à charge durant l’emballage, le chargement, le déchargement et le déballage des effets mobiliers sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages du CNM :


▪ actual and reasonable dependent care expenses up to a daily maximum of $35, per household, with a declaration; or

▪ frais réels et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu’à concurrence de 35 $ par jour par ménage (déclaration requise), ou

▪ up to a daily maximum of $75, per household, with a receipt; and

▪ à concurrence de 75 $ par jour par ménage, un reçu étant requis; et

▪ up to 2 days at origin and 2 days at destination. ▪ jusqu’à deux jours au lieu de départ et deux jours à de destination.


▪ Any additional days that may have been authorized.

▪ Uniquement les jours additionnels qui ont fait l’objet d’une autorisation.




01-Apr-09 Section VI Page 59

Part VI Travel to the New Location

Partie VI Voyage vers le nouveau lieu de travail


It is the responsibility of the department to provide employees and dependants with transportation, accommodation, meals and incidentals when they are relocating from one place of duty to another, within Canada. When travelling to the new location, employees and their family are subject to the NJC Travel Directive meal rates and the Daily Miscellaneous Relocation Expenses Allowance (see subsection 6.5.2).

Il incombe au ministère de fournir au fonctionnaire et à ses personnes à charge le transport, l’hébergement, les repas et une indemnité pour frais accessoires lors de la réinstallation de ce fonctionnaire d’un lieu de travail à un autre au Canada. Durant le voyage jusqu’au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire et sa famille ont droit aux indemnités de repas prévues dans la Directive sur les voyages et à l’indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation (voir l’article 6.5.2).

An employee with a special needs dependant may require the assistance of a medical or care attendant during travel to the new location. Costs associated with the attendant’s round trip, including transportation, meals and accommodation will be paid through the Customized Fund.

Un fonctionnaire dont une personne à charge a des besoins particuliers peut demander l’aide d’un médecin ou d’un préposé aux soins durant le déplacement vers le nouvel endroit. Les coûts liés au voyage aller-retour de l’accompagnateur, incluant les frais de transport, de repas et d’hébergement, seront financés à même la composante sur mesure.

Commercial travel arrangements shall be made through the Government Travel Service

Les préparatifs de voyages commerciaux doivent être faits par l’entremise du Service de voyages du gouvernement.


The benefits outlined in this part are paid from both the Core Fund and the Customized/Personalized Funds as follows:

Les avantages énoncés dans la présente partie sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Benefit/Avantage Core/Base Customized/Sur mesure

Personalized/ Personnalisée

Transportation/

Transport

Employee, spouse or common-law partner and children/ Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants.

Other dependants, medical or care attendant/ Autres personnes à charge, médecin ou préposé aux soins.





Meals/

Repas


(NJC Travel Directive daily meal rates)/ (Indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM).

Other dependants, medical or care attendant / Autres personnes à charge, médecin ou préposé aux soins.

Miscellaneous Relocation expense Allowance/

Indemnité pour frais accessoires de réinstallation

Employee: 12% - NJC Travel Directive daily meal rates/ Fonctionnaire : 12 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages.

Spouse or common-law partner and children: 6% - NJC Travel Directive daily meal rates/ Conjoint ou conjoint de fait et enfants : 6 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM.

Other dependants: 6% NJC Travel Directive daily meal rates/ Autres personnes à charge: 6 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM.

Accommodation/

Hébergement


Other dependants, medical or care attendant /Autres personnes à charge, médecin ou préposé aux soins.

Exceeding Core entitlements, see funding overviews/ En sus de la composante de base, consultez-les aperçus de financement.

Note: Remarque : TBS bi-annual meal rates can be accessed at the following addresses:

Pour connaître les taux fixés tous les six mois par le SCT à l’égard des indemnités de repas, se rendre aux adresses suivantes :

GE Net: http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_e.html, or for internet access http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_e.html or Government Travel and Living Accommodations

GE Net : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_f.html; Accès Internet : http://www.tbs-sct.gc.ca/travel/travel_f.html ou Voyages du gouvernement et charges des logements





6.3 Transportation 6.3 Transport

6.3.1 Selecting the Mode of Transportation 6.3.1 Sélection du moyen de transport

▪ The department shall determine the most appropriate means of transportation for travel to the new location in consultation with the employee and the Departmental National Coordinator. The following factors should be taken into account:

▪ Il appartient au ministère de déterminer le moyen de transport le plus approprié pour le voyage au nouveau lieu de travail, en consultation avec le coordonnateur ministériel national et le fonctionnaire. Les facteurs suivants doivent être pris en considération :

▪ the family circumstances at the time of the move;

▪ la situation familiale au moment du déménagement;

▪ the employee’s needs and interests; ▪ les besoins et intérêts du fonctionnaire;

▪ the employee’s reporting date at the new place of duty;

▪ la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter à son nouveau lieu de travail;

▪ the existence of an acceptable road network between the old and the new places of duty, and the weather conditions that prevail at that time;

▪ l’existence d’un réseau routier en bon état qui relie l’ancien lieu de travail au nouveau et les conditions météorologiques qui règnent à ce moment;

▪ the delivery date of the HG&E; and ▪ la date de livraison des effets mobiliers; et

▪ the time required to reach the new location. ▪ le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail.

▪ When a mode of transportation has been approved, it is expected that the family unit shall travel by such mode. Exceptions may be pre-authorized by the Departmental National Coordinator. Where pre-authorization is not provided, the employee is responsible for all additional costs resulting from the change to the means of transportation.

▪ Une fois le moyen de transport approuvé, il est prévu que tous les membres de la famille l’empruntent. Les cas d’exception peuvent être approuvés au préalable par le coordonnateur ministériel national. S’il n’a pas obtenu cette approbation au préalable, le fonctionnaire est responsable de tous les frais supplémentaires résultant d’un changement du moyen de transport.

▪ All official air travel arrangements on a commercial carrier shall be made via the Government’s contracted travel services by the CRSP.

▪ Les modalités de transport aérien doivent être conclues par le FSR par l’entremise des services de voyage retenus par le gouvernement.

▪ Reasonable costs resulting from an authorized stop-over for the transaction of official government business (en route) or delays encountered as a result of illness are reimbursable.

▪ Les frais raisonnables découlant d’un arrêt autorisé pour les besoins du service (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables.





▪ Business class upgrade is not authorized for travel within Canada from either the Core Fund or the Customized/Personalized Funds.

▪ Les surclassements en classe affaires ne sont pas autorisés pour les voyages au Canada, et le coût ne peut en être imputé à la composante de base, à la composante sur mesure ni à la composante personnalisée.

6.3.2 PMV as Primary Mode of Transportation

6.3.2 Véhicule automobile personnel comme principal moyen de transport

▪ In the interests of safe driving, when employee-driven vehicles are authorized, employees shall not normally be expected to drive more than 500 km on any day when the employee has not worked. Trips marginally longer may occur when the employee attempts to reach final destination on a given day.

▪ Dans l’intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à se déplacer par automobile ne devrait pas, de façon générale, parcourir une distance supérieure à 500 kilomètres au cours d’une journée où il n’a pas travaillé. Un voyage légèrement plus long peut être effectué lorsque le fonctionnaire veut arriver à destination au cours d’un jour donné.

▪ Employees authorized to travel by PMV to the new location shall be reimbursed as follows:

▪ Le fonctionnaire pouvant se rendre à son nouveau lieu de travail avec son véhicule automobile personnel a droit au remboursement suivant :

▪ PMVs driven – NJC Travel Directive kilometric rate;

▪ Véhicule conduit – taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;

▪ Motorcycles – NJC Travel Directive kilometric rate;

▪ Motocyclette – taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;

▪ Trailers that can be towed - reimbursed at 50% of the NJC Travel Directive kilometric rate.

▪ Remorque – 50 % du taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM.


▪ One PMV/motorcycle. ▪ Un véhicule automobile ou une motocyclette.

▪ One trailer. ▪ Une remorque.


▪ 2nd and additional vehicles driven/towed. ▪ Véhicules additionnels.

6.3.3 PMV Passenger 6.3.3 Véhicule automobile personnel - Passager

▪ An employee who travels as a passenger in a PMV may claim a kilometric allowance:

▪ Un fonctionnaire qui est passager d’un VAP peut avoir droit à une indemnité de kilométrage :

▪ if the operator of the vehicle is not eligible to claim a kilometric allowance;

▪ si le conducteur n’a pas droit à une telle indemnité;





▪ actual and reasonable payments made to the operator may be reimbursed; and

▪ les sommes réelles et raisonnables payées au conducteur peuvent être remboursées; et

▪ this amount is not to exceed the kilometric allowance detailed above.

▪ ces sommes ne doivent pas excéder l’indemnité de kilométrage décrite précédemment.

▪ A receipt is required when a reimbursement is requested for payment made to the operator of the vehicle.

▪ Les demandes de remboursement de sommes payées au conducteur doivent être accompagnées de reçus.

▪ The employee is not entitled to a kilometric allowance when the operator of the vehicle is eligible for the allowance.

▪ Le fonctionnaire n’a pas droit à une indemnité de kilométrage si le conducteur du véhicule y a déjà droit.


▪ Actual and reasonable payments subject to kilometric allowance limitation.

▪ Paiements actuels et raisonnables n’excédant pas l’indemnité de kilométrage.

▪ When the employee travels as a passenger in a PMV, the operator of which is eligible to claim a kilometric allowance, the employee will not be reimbursed for any kilometric allowance.

▪ Le fonctionnaire qui est passager d’un VAP dont le conducteur a droit à une indemnité de kilométrage ne peut obtenir un remboursement au titre de cette indemnité.

6.3.4 Ferry and Toll Charges 6.3.4 Frais de traversier et de péage

▪ Actual and reasonable expenses for road, ferry, bridge, tunnel tolls and parking charges are reimbursable.

▪ Les frais réels et raisonnables de traversier, de péage et de stationnement sont remboursables.

▪ Funding shall be determined by the manner in which the kilometric allowance is funded (i.e. toll costs incurred for a second vehicle shall be paid from the Customized/Personalized Funds).

▪ Le calcul du remboursement est effectué en fonction de la manière dont l’indemnité de kilométrage est financée (les frais engagés au titre d’un deuxième véhicule sont payés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée).

6.3.5 Commercial Carriers as Primary Mode of Transportation

6.3.5 Transporteurs commerciaux comme principal moyen de transport


▪ Expenses for employee, spouse or common-law partner, and children.

▪ Dépenses relatives au fonctionnaire, à son conjoint ou conjoint de fait et à ses enfants.


▪ Expenses for other dependants. ▪ Dépenses relatives à la famille élargie.





6.4 Accommodation 6.4 Hébergement

▪ Employees will be reimbursed actual and reasonable commercial lodging expenses within the average range found in the PWGSC Accommodation Directory.

▪ Logement dans un établissement commercial - on remboursera les frais d’hébergement réels et raisonnables, selon les taux indiqués dans le Répertoire des établissements d’hébergement de TPSGC.

▪ Employees entitled to two or more rooms may instead choose to occupy a suite. Such cost will be paid from the Core Fund but the employee will not be eligible for the hotel-motel room reduction savings/incentive.

▪ Un fonctionnaire qui a droit à deux chambres ou plus peut choisir d’occuper une suite. Le coût d’une telle chambre sera imputé à la composante de base, mais le fonctionnaire ne sera pas admissible à l’encouragement/économies liés à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.

▪ Accommodation expenses will be paid from either the Core Fund or the Customized/Personalized Funds as specified below.

▪ Les frais d’hébergement seront payés à même la composante de base, la composante sur mesure ou la composante personnalisée de la manière énoncée ci-après.

▪ An employee who uses less than his or her hotel room entitlement, based on family size, shall receive an incentive of $50.00 per night which will be transferred to the Personalized Fund.

▪ Un fonctionnaire qui n’occupe pas le nombre de chambres d’hôtel auquel il a droit, selon la taille de sa famille, recevra un encouragement au montant fixe de 50,00 $ par nuit qui sera transféré à la composante personnalisée.

▪ The occupancy standards outlined in the HHT trip provisions shall apply.

▪ Les principes d’occupation de chambres énoncés dans les dispositions relatives aux VRL s’appliquent.

6.4.1 Private Accommodation 6.4.1 Logement privé

▪ Employees in private accommodation are entitled to an accommodation allowance payable per family/household for each night of occupancy as follows:

▪ Le fonctionnaire qui occupe un logement privé a droit à l’indemnité suivante, payable pour l’ensemble de sa famille :


▪ $50.00 per night/family. ▪ 50 $ par nuit et par famille.

▪ Receipts are not required. ▪ Aucun reçu n’est requis.

▪ A family occupying both private and commercial accommodations will be reimbursed only the commercial rate.

▪ Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.

Customized/Personalized Funds Composante sur mesure ou composante personnalisée

▪ Not applicable. ▪ sans objet.





6.5 Meal Allowances 6.5 Indemnité de repas

6.5.1 6.5.1

▪ The employee, spouse or common-law partner, and dependants are entitled to meal allowances as specified below:

▪ Le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, et ses personnes à charge ont droit à des indemnités de repas conformément à ce qui suit :

▪ the NJC Travel Directive meal allowances apply.

▪ l’indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages du CNM est accordée.

▪ each dependant will be entitled to a meal allowance.

▪ chaque personne à charge a droit à une indemnité de repas.

6.5.2 Daily Miscellaneous Relocation Expense Allowance

6.5.2 Indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation

▪ This allowance is calculated as follows: ▪ Cette indemnité est calculée de la façon suivante :

▪ employee: 12% of daily meal allowance (NJC Travel Directive).

▪ fonctionnaire : 12 % de l’indemnité de repas quotidienne (en conformité avec la Directive sur les voyages du CNM).

▪ each dependant: 6% of daily meal allowance.

▪ chaque personne à charge : 6 % de l’indemnité de repas quotidienne.

6.6 Stop Over or Delays while En Route 6.6 Arrêts et retards durant le voyage

6.6.1 Authorized Stop Over 6.6.1 Arrêt autorisé

▪ Additional travel time and costs resulting from an authorized stop over for the transaction of official government business (en route) or delays encountered as a result of illness are reimbursable from the Core Fund.

▪ Le temps et les coûts additionnels découlant d’un arrêt autorisé pour affaire officielle (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables à même la composante de base.

6.6.2 Non-authorized Stop Over 6.6.2 Arrêt non autorisé

▪ Employees authorized to travel by PMV or other non-commercial means, who make a stop-over for personal reasons, shall not be provided with any additional travel time.

▪ Le fonctionnaire autorisé à faire le voyage dans un véhicule automobile personnel ou par un autre moyen de transport non commercial qui fait un arrêt pour des raisons personnelles n’a pas droit à une extension du temps de voyage.

▪ No reimbursement of costs resulting from such a stop.

▪ Les coûts entraînés par cet arrêt ne sont pas remboursés.





▪ Under normal circumstances, an employee will stay each night at a different location while en route to the new destination. However, an employee who spends two (2) nights at the same location shall be reimbursed the normal travelling expenses (for the distance to be covered between the old and the new workplace).

▪ En temps normal, le fonctionnaire qui se rend à son nouveau lieu de travail passe chaque nuit dans un endroit différent durant le trajet. Toutefois, le fonctionnaire qui passe deux (2) nuits au même endroit a droit au remboursement de ses frais de déplacement normaux (à l’égard de la distance à couvrir entre l’ancien lieu de travail et le nouveau).

6.7 Separated Dependants 6.7 Personnes à charge – Séparation temporaire

▪ When the employee and family have been relocated, one or more dependants (who had lived in the family home at the time of the relocation) may remain at the old location (e.g. to complete an educational term or for some other justifiable reasons).

▪ Lorsque le fonctionnaire et sa famille se réinstallent, une ou plusieurs personnes à charge qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation peuvent rester à l’ancien endroit (p. ex., pour terminer une période d’études au cours de l’année scolaire ou pour d’autres raisons justifiables).

▪ When such dependants rejoin the family group: ▪ Lorsque ces personnes à charge rejoignent leur famille :

▪ travelling expenses to the new place of residence shall be reimbursed in accordance with this Directive;

▪ les dépenses de voyage au nouveau lieu de résidence sont remboursées conformément à la présente directive;

▪ incidental travel expenses shall not be paid; ▪ les frais accessoires engagés durant le voyage ne sont pas remboursés;

▪ under no circumstances will expenses (e.g. during mid-term break) for holiday travel to join the family be considered.

▪ on ne rembourse jamais les dépenses reliées à un voyage de vacance effectué pour rejoindre la famille, par exemple un congé au cours d’une période d’études de l’année scolaire.




01-Apr-09 Section VII Page 67

Part VII Rental Accommodation

Partie VII Logement loué


To enhance the employee’s mobility by assisting in the vacating and/or leasing of rented principal residences.

Accroître la mobilité des fonctionnaires en les aidants à quitter ou à louer les logements loués qui leur servent de résidence principale.


▪ Employees vacating rental accommodation should attempt to schedule their departure to avoid lease liability payments.

▪ Le fonctionnaire qui quitte un logement loué doit organiser son départ de façon à éviter d’avoir à payer des sommes au titre de sa responsabilité relative au bail.

▪ Employees should seek rental accommodation which will be available at the time of their intended move, in order to reduce payment of rent in advance, or interim accommodation costs.

▪ Le fonctionnaire doit chercher un logement qui sera disponible au moment du déménagement de manière à réduire le montant de loyer à verser à l’avance ou les coûts de logement provisoire.

▪ Employees shall consult and/or discuss prospective terms of lease with their Relocation Consultant for professional clarification.

▪ Le fonctionnaire doit consulter l’expert-conseil en réinstallation au sujet des modalités du bail pour obtenir des précisions.


The benefits outlined in this part are paid from the Core Fund and if need be, the Customized/Personalized Funds as follows:

Les avantages énoncés dans la présente partie sont financés à même la composante de base et, s’il y a lieu, la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Benefit/Avantage Core/Base Customized/Personalized/ Sur mesure/personnalisée

Rent or Lease Liability/

Responsabilité relative au bail

Up to three (3) months rent or in excess of three months as required by law / Jusqu’à trois (3) mois ou plus de trois mois de loyer (si la loi le prévoit).

Professional Cleaning of Residence/

Nettoyage professionnel de la résidence

Up to $100 (taxes included)/ Jusqu’à 100 $ (taxes comprises).

Costs over Core/ Coûts en sus de la composante de base.





Rent in Advance of Move (TDRA)/

Loyer versé d’avance (IOTDR)

2 months’ rent/ 2 mois de loyer. Additional months/ Mois additionnels.

Rental Agency Finding Fees/

Honoraires de firme de recherche de logements

Actual expenses at pre-negotiated corporate rates/ Dépenses réelles (tarifs négociés au préalable).

TDRA/

IOTDR

See section 7.8/ voir l’article 7.8.

7.4 Rent or Lease Liability 7.4 Responsabilité relative au bail

Employees who incur rent or lease liability in order to dispose of his/her rented accommodation will be reimbursed as follows:

Le fonctionnaire qui doit s’acquitter de sa responsabilité à l’égard du bail pour se libérer de ses obligations de locataire a droit aux remboursements suivants :


▪ An amount up to the equivalent of three (3) months’ rent; or

▪ Montant pouvant représenter jusqu’à trois (3) mois de loyer; ou

▪ Amounts required by law in excess of three (3) months’ rent **.

▪ Montant prévu par la loi en sus de trois (3) mois de loyer**.

** An alternative arrangement should be explored to determine if a less costly settlement could be arranged. All findings and approval must be directed to the Departmental National Coordinator.

** D’autres arrangements doivent être envisagés en vue de trouver une solution de règlement plus économique. Les constatations et la demande d’approbation doivent être soumises au coordonnateur ministériel national.

Note: Remarque : The employee must consider all options that minimize the employer’s costs such as sublet arrangements (with assistance from rental search firms if appropriate) or payment of mandatory penalties for early termination of a lease. The department will consider family circumstances before requesting the employee to terminate his or her lease.

Le fonctionnaire doit envisager toutes les options susceptibles de minimiser les coûts pour l’employeur, telles que la sous-location (avec l’aide d’une firme de recherche de logements locatifs au besoin) ou le paiement des pénalités obligatoires de résiliation anticipée d’un bail. Le ministère tient compte de la situation particulière de chaque famille avant d’exiger que le fonctionnaire résilie son bail.





TDRA will be provided in those instances where one or more dependants remain behind until completion of the regular school term.

L’IOTDR est accordée en pareils cas lorsqu’au moins une personne à charge reste à l’ancienne résidence jusqu’à la fin de la période scolaire en cours.

7.5 Reimbursement for Property Damages

7.5 Remboursement des dommages au logement

There is no entitlement to reimbursement for rent or lease liability that results from property damage by the employee.

Aucun remboursement n’est prévu au titre de la responsabilité du fonctionnaire relative au bail par suite de dommages au logement.

Any damage resulting from a sub-let arrangement remains the employee’s responsibility and will not be reimbursed.

Tout dommage découlant d’une sous-location demeure la responsabilité du fonctionnaire et ne fait pas l’objet d’un remboursement.

7.6 Professional Cleaning of Former Residence

7.6 Nettoyage professionnel de l’ancienne résidence

The employee may be reimbursed actual and reasonable expenses for the cost of professional cleaning of the former residence after the household effects have been loaded, and at the new residence before or after the unloading of furniture - maximum entitlement under the Core Fund is not to exceed $100 (taxes included) in total for cleaning as follows:

Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel soit de son ancienne résidence après le chargement de ses effets mobiliers, soit de sa nouvelle résidence avant ou après le déchargement des effets mobiliers. Le montant maximum pouvant être prélevé à même la composante de base est de 100 $ (taxes comprises).


▪ Up to a maximum of $100 (inclusive of taxes). ▪ À concurrence de 100 $ (taxes comprises).


▪ Expenses in excess of the Core Fund. ▪ Dépenses en sus de celles prévues par la composante de base.

Note: Remarque : Receipt/proof of payment is required. Un reçu ou une preuve de paiement est nécessaire.

7.7 Rental Search Fees 7.7 Honoraires de firme de recherche de logements

▪ Employees are entitled to be reimbursed for the services of a Rental Search Agency (RSA) to find either:

▪ Le fonctionnaire peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables engagés pour obtenir les services d’une firme de recherche de logements en vue de trouver soit :

▪ permanent rental accommodation; or ▪ un logement locatif permanent; ou

▪ TDRA. ▪ IOTDR.





▪ Assistance shall not exceed two (2) days, and is to be paid from the Core Fund.

▪ La durée des services ne doit pas dépasser deux jours; les frais sont remboursés à même la composante de base.

▪ Employees will be reimbursed actual and reasonable expenses for services provided by professional rental firms up to the pre-negotiated corporate rates.

▪ Le fonctionnaire a droit au remboursement de frais réels et raisonnables pour des services fournis par une firme de recherche de logements, à concurrence des tarifs négociés au préalable.

▪ Where established rates and services have not been negotiated, reimbursement will be up to an amount equivalent to the pre-negotiated corporate rates in similar locations.

▪ Lorsqu’aucune négociation n’a été menée au sujet des tarifs et des services, le montant remboursé sera calculé en fonction de tarifs ayant fait l’objet de négociations préalables dans des endroits similaires.

▪ Where an employee uses the services of a RSA during the HHT phase to locate permanent rental accommodation and subsequently decides to purchase a residence instead, and has not moved in or signed a lease, the RSA fees will not be deducted from the purchasing costs.

▪ Si le fonctionnaire qui fait appel aux services d’une firme de recherche de logements locatifs durant le VRL afin de trouver un logement locatif permanent décide par la suite d’acheter une résidence, les honoraires de la firme ne sont pas déduits du coût d’acquisition s’il n’occupe pas déjà le logement ou n’a pas encore signé de bail.

▪ When the employee engages the services of a RSA and subsequently chooses to cancel the services and fails to notify the Rental Find Firm (7 days or more) prior to arrival, he/she will be personally responsible for any cancellation fee charges.

▪ Si le fonctionnaire qui fait appel aux services d’une firme de recherche de logements locatifs décide par la suite d’annuler ces services et omet d’en informer la firme au moins sept jours à l’avance préalablement à son arrivée, le fonctionnaire doit assumer lui-même les frais d’annulation applicables, le cas échéant.

7.8 Temporary Dual Residence Allowance (TDRA)

7.8 Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR)

▪ TDRA is provided when the employee, due to circumstances outside the employee’s control, must temporarily maintain two residences.

▪ Une IOTDR est accordée lorsque, en raison de circonstances indépendantes de sa volonté, le fonctionnaire occupe temporairement deux résidences.

Two situations which are covered by this provision:

Voici les deux situations visées par cette disposition :

1. When employees must lease accommodation before their arrival at the new place of duty, they shall be reimbursed up to the cost of two (2) months’ rent out of the Core Fund, with the following conditions:

1. Lorsque le fonctionnaire doit louer un logement avant son arrivée au nouveau lieu de travail, on lui rembourse jusqu’à deux (2) mois de loyer à même la composante de base, aux conditions suivantes :





a) Reimbursement shall be calculated from the first day of the lease at the new place of duty and cease on the date the employee vacates the former residence.

a) Le remboursement est calculé à partir du premier jour de la période de location prévue au bail jusqu’au jour où le fonctionnaire quitte son ancien logement.

b) Should the period of assistance exceed two (2) months, further assistance may be paid out of Customized/Personalized Funds.

b) Lorsqu’une aide doit être accordée au-delà de deux (2) mois, elle peut être tirée de la composante sur mesure ou personnalisée.

c) When an employee originally moved as a renter, then subsequently purchased a residence, and was reimbursed legal fees and other associated acquisition costs, the employee shall repay any financial assistance paid from the Core Fund under this provision.

c) Le fonctionnaire qui, immédiatement après le déménagement, était locataire, qui acquiert par la suite une résidence et qui obtient le remboursement de ses frais juridiques et d’autres coûts d’acquisition rembourse l’aide financière reçue à même la composante de base aux termes de la présente disposition.

d) When this provision is used, interim accommodation shall be limited to the day following delivery of the employee’s furniture and effects.

d) Lorsque la présente disposition s’applique, le logement provisoire n’est admissible qu’au jour suivant la livraison des effets mobiliers du fonctionnaire.

2. When one or more dependants of an employee remain at the former place of duty to complete an educational term (middle school, secondary school - current semester, college/university - current school year), or for some other justifiable reason the employee shall be given an allowance of $525/month to help defray the dependants’ living costs.

2. Lorsqu’une ou plusieurs personnes à charge du fonctionnaire restent à l’ancien lieu de travail pour terminer une période d’études (études secondaires : semestre en cours; collège ou université : année en cours) ou pour une autre raison justifiable, le fonctionnaire reçoit une indemnité de 525 $ par mois pour l’aider à couvrir leurs frais de subsistance.

The following conditions apply: Les conditions suivantes s’appliquent :

a) Only one allowance shall be paid. (a) Une seule indemnité est versée.

b) This allowance is not payable if other TDRA allowances are being paid.

(b) L’indemnité n’est pas versée si une autre forme d’IOTDR est versée par ailleurs.

c) Eligibility is for a maximum of 180 days or until the end of the school year.

(c) L’indemnité se termine 180 jours après le début de la période ou, si elle correspond à une date postérieure, à la fin de l’année scolaire.

7.9 Weekend Travel Home while on TDRA

7.9 IOTDR – Voyage au foyer la fin de semaine

Applicable to employees with dependants who remain in the family home.

Disposition applicable aux personnes transférées dont des personnes à charge demeurent à la résidence familiale.





This entitlement is based on the premise that the employee will make travel arrangements more than 14 days in advance.

Cet avantage est fondé sur la prémisse que le fonctionnaire fera les réservations nécessaires plus de 14 jours à l’avance.

When a door-to-door move is not possible, employees shall be entitled to travel home on weekends while on TDRA. The total number of weekend travel home trips shall not exceed:

Lorsqu’un déménagement de porte à porte n’est pas possible, le fonctionnaire a le droit de voyager pour se rendre à son foyer les fins de semaine pendant qu’il est admissible à l’IOTDR. Le nombre total de voyages au foyer la fin de semaine ne doit pas dépasser :

▪ two (2) trips over the initial thirty (30) days of the TDRA; and

▪ deux (2) voyages pendant la période initiale de trente (30) jours durant laquelle le fonctionnaire touche une IOTDR;

▪ four (4) trips over the initial sixty (60) days of the TDRA; and

▪ quatre (4) voyages pendant la période initiale de soixante (60) jours durant laquelle le fonctionnaire touche une IOTDR;

▪ not to exceed five (5) trips of the period of the TDRA.

▪ cinq (5) voyages pendant toute la période durant laquelle le fonctionnaire touche une IOTDR.

Payment of these transportation expenses comes from the Core Fund.

Le paiement de ces dépenses est effectué à même la composante de base.

7.10 Legal Fees 7.10 Frais juridiques

For employees who rent accommodation at destination, legal fees incurred in approving the form and legality of a lease shall be reimbursed as an incidental expense under the Core Fund.

Le fonctionnaire qui loue un logement au nouveau lieu de travail a droit au remboursement, à titre de frais accessoires à même la composante de base, des frais juridiques engagés pour l’approbation de la forme et de la validité du bail.




01-Apr-09 Section VIII Page 73

Part VIII Sale of Home

Partie VIII Vente de la résidence


To enhance the employee’s mobility by assisting in the disposal of a principal residence at the former place of duty.

Accroître la mobilité des fonctionnaires en les aidant à se départir de leur résidence à leur ancien lieu de travail.

8.2 Time Limit to Sale 8.2 Délai de vente

The time limit on the sale of a home is governed by subsection 2.13.1.

Le délai de vente d’une résidence est régi par le paragraphe 2.13.1.

Employees may request an extension to the prescribed time limits in situations where the sale of the home is delayed due to exceptional circumstances.

Le fonctionnaire peut demander une prolongation des délais prescrits dans des situations où la vente de la résidence est retardée en raison de circonstances exceptionnelles.

- the employee must submit a business case to the Departmental National Coordinator who shall forward the submission with his/her recommendation to the Program Authority at TBS for approval.

- Le fonctionnaire doit soumettre une analyse de cas au coordonnateur ministériel national, qui l’achemine avec sa recommandation au responsable du programme du SCT pour approbation.

- the Program Authority will provide a written response to the request, as early as possible, but no later than ten (10) working days after receipt of the submission.

- Le responsable du programme répondra par écrit à la demande, dès que possible, mais au plus tard dix (10) jours après la réception de la présentation.

- requests for extension shall not be unreasonably requested or denied, in accordance with the Principles outlined in this Directive.

- Les demandes de prolongation des délais ne doivent pas être acceptées ou refusées sans raisons valables, conformément aux principes établis dans la présente directive.

- exceptional circumstances may include, but are not limited to the following examples:

- Les circonstances exceptionnelles peuvent comprendre, mais sans s’y limiter, les exemples suivants :

Medical conditions of employee/dependants. État de santé du fonctionnaire/des personnes à charge.

Education commitments. Engagement en éducation.

Depressed housing market conditions. Faiblesse du marché.





8.3 10% Home Sale Assistance (Effective October 1, 2008)

8.3 Aide à la vente de la résidence (10 %) (en vigueur le 1er octobre 2008)

Employees may be reimbursed the difference between the appraised value of their principal residence at origin and the actual selling price, if the latter is lower.

Le fonctionnaire peut avoir droit au remboursement de la différence entre la valeur estimative de sa résidence principale au lieu d’origine et le prix de vente obtenu dans les faits si ce dernier est moins élevé.


▪ Employees can reduce the selling price by up to 10% of the appraised value.

▪ Les fonctionnaires peuvent réduire le prix de vente d’un montant représentant jusqu’à 10 % de la valeur estimative.

▪ An employee can accept a lower selling price and be reimbursed the difference between the selling price and the appraised value up to 10% of the appraised value.

▪ Un fonctionnaire peut accepter un prix de vente moins élevé et avoir droit au remboursement de la différence entre le prix de vente et la valeur estimative jusqu’à 10% de la valeur estimative.

▪ Limited to $15,000 ▪ La limite applicable est de 15 000 $.

▪ No Home Equity Assistance (HEA). ▪ Aucune indemnité pour pertes immobilières n’est accordée.


▪ Any amounts above $15,000 - subject to availability of funds from the envelope and subject to CRA rules.

▪ Toute somme en sus de 15 000 $, sous réserve des fonds disponibles et des règles de l’ARC.

Notes: Remarques : 1. The appraised value is to be determined by means of a certified appraisal as per the provisions under the IRP contract.

1. La valeur estimative est établie au moyen d’une évaluation certifiée, conformément aux dispositions du PRI.

2. If an employee wishes to accept an offer of purchase for the principal residence at origin that is less than 95% of the appraised value of the home, the employee must first obtain the approval of the Departmental National Coordinator. All such cases are to be submitted by CRSP directly to the Departmental National Coordinator for approval.

2. Si le fonctionnaire souhaite accepter une offre d’achat de sa résidence principale au lieu d’origine pour une somme inférieure à 95 % de sa valeur estimative, il doit obtenir l’approbation préalable du coordonnateur ministériel national. Le FSR soumet tous ces cas pour approbation directement au coordonnateur ministériel national.

Example: Exemple : Home appraised at $100,000 but is listed at $105,000. If the selling price is reduced to $90,000 because of the 10% option, prior approval must be obtained from the Departmental National Coordinator because the sale price is now below 95% of the appraised value.

Une résidence est évaluée 100 000 $ et le prix demandé est de 105 000 $. L’autorisation préalable du coordonnateur ministériel national sera nécessaire si le prix de vente est réduit à 90 000 $ en vertu de l’option de réduction de 10 %, ce qui est inférieur à 95 % de la valeur marchande établie.





8.4 Occupancy Requirements 8.4 Critères d’occupation

There is no entitlement for the reimbursement of expenses associated with the sale of a property unless the employee, his/her dependants or both, immediately prior to official notification of the posting, occupied the residence as the principal residence (as defined by CRA).

La présente directive ne donne pas droit au remboursement des dépenses liées à la vente de la résidence à moins que le fonctionnaire et les personnes à sa charge, ensemble ou séparément, l’aient occupée, immédiatement avant l’annonce officielle de l’affectation, à titre de résidence principale (telle que définie par l’ARC).

8.5 Lot Size 8.5 Superficie du terrain

The reimbursement of expenses in this Directive is limited to a lot size of not in excess of 1.235 acres (½ hectare) or less, unless otherwise required by zoning law, but not to exceed 4 acres (2.47 hectares).

Le remboursement des dépenses aux termes de la présente directive se limite aux terrains dont la superficie n’excède pas 1,235 acres (½ hectare), sauf exigence contraire de la réglementation de zonage locale, auquel cas la superficie maximale prise en compte se limite à 4 acres (2,47 hectares).

When an employee sells land or acreage as a parcel with the principal residence, the employee shall only be reimbursed for that portion of the cost which results from the sale of the residence together with the lot size limitations as indicated above.

Si une parcelle supplémentaire de terre est vendue avec la résidence principale, le fonctionnaire n’a droit qu’au remboursement des dépenses liées à la vente de la résidence ainsi que du terrain dont la superficie respecte les conditions susmentionnées.

8.6 Co-Ownership 8.6 Propriété conjointe

Where the principal residence is co-owned by a person who is not the spouse or common-law partner or a dependant of the employee:

Si la résidence principale appartient conjointement à une personne autre que le conjoint, le conjoint de fait ou une personne à charge du fonctionnaire :

▪ Only that portion of the expenses directly proportional to the employee’s legal share of the property shall be reimbursed;

▪ Seule la partie des dépenses directement proportionnelle à la fraction de la propriété appartenant au fonctionnaire aux termes de la loi est remboursée;

▪ The employee must provide such information regarding the percentage of ownership the CRSP requires.

▪ Le fonctionnaire doit communiquer au FSR les renseignements qu’il demande au sujet de sa part de propriété de la résidence.

8.7 Funding Overview 8.7 Financement - Aperçu

The benefits outlined in this part are paid from both the Core Fund and if need be, the Customized/Personalized Funds as follows:

Les avantages exposés dans la présente partie sont financés à même la composante de base et, s’il y a lieu, la composante sur mesure ou la composante personnalisée :





Benefit/Avantage Core/Base Customized/Personalized/ Sur mesure/personnalisée

Real Estate Commission/

Commission immobilière

Established corporate rates/ Taux établis.

Legal Fees and Disbursements/

Débours et frais juridiques

Established corporate rates/ Taux établis.

Appraisal Fees/

Frais d’évaluation

One professional appraisal/ Une évaluation professionnelle.

One additional if deemed necessary/ Une évaluation additionnelle s’il y a lieu.

Mortgage Breaking Penalties/

Pénalité de libération d’hypothèque

Employee chooses not to buy; or cannot buy: 3 months’ interest maximum, or $5,000 - whichever is less/ Le fonctionnaire choisit de ne pas acheter ou ne peut acheter : le moindre de trois mois d’intérêts et de 5 000 $.

Employee did not port the mortgage when this was an option - Personalized Funds: Up to 3 months’ interest, or $5,000 - whichever is less/ Le fonctionnaire n’a pas transféré son emprunt hypothécaire alors qu’il le pouvait - composante personnalisée : le moindre de trois mois d’intérêts et de 5 000 $.

Attending Fees/Power of Attorney/

Frais de délégation ou de procuration

As per this Directive/ Conformément à la présente directive.

TDRA/

IOTDR

Up to 6 months maximum / Jusqu’à 6 mois.

Actual and reasonable costs/ Coûts réels et raisonnables.

Additional months/ Mois additionnels.

Commuting Assistance/

Aide au transport

Up to 3 months maximum / Jusqu’à 3 mois

$500 /month maximum/ Jusqu’à 500 $ par mois.

Structural Inspection/

Inspection résidentielle

As described in section 8.17 / Tel que décrit à l’article 8.17





Home Equity Assistance/

Indemnité pour pertes immobilières

Equity loss from Personalized Fund only - subject to funding available & CRA’s limitation/ Composante personnalisée seulement - en fonction des fonds disponibles et sous réserve des restrictions imposées par l’ARC.

Home Sale Assistance/

Aide à la vente de la résidence

Up to $ 15,000/ Jusqu’à 15 000 $.

Professional Cleaning - Former/New Residence/

Nettoyage professionnel de l’ancienne/nouvelle résidence

$100 maximum (tax included)/ Jusqu’à 100 $ (taxes comprises).

Amounts in excess of Core funds/ Dépenses en sus de la composante de base.

Capital Improvements/

Améliorations – immobilisations

Marketing Incentives/

Encouragements à la vente

As recognized by CRA/ Conformément aux règles établies par l’ARC.

Property Management Fees/

Frais de gestion immobilière

Personalized Fund only/ Composante personnalisée seulement.

8.8 Real Estate Commission 8.8 Commission immobilière

Employees shall be reimbursed actual real estate commissions under the Core Fund not exceeding the rates established with the CRSP.

Le fonctionnaire a droit au remboursement de la commission immobilière à même la composante de base, pourvu qu’elle n’excède pas les tarifs établis avec le FSR.

8.9 Legal Fees 8.9 Frais juridiques

Employees shall be reimbursed expenses incurred to complete the sale of the property such as:

Le fonctionnaire a droit au remboursement des dépenses engagées pour effectuer la vente de la résidence, par exemple :

▪ legal fees and disbursements including applicable taxes;

▪ les débours et frais juridiques, y compris les taxes applicables

▪ legal expenses incurred to provide clear title to a property.

▪ les frais juridiques engagés pour fournir un titre libre de toute charge.

These expenses shall be reimbursed from the Core Fund as follows:

Ces frais sont remboursés à même la composante de base :

▪ land survey costs if the employee’s lawyer/notary certifies that:

▪ les frais d’arpentage si l’avocat ou le notaire du fonctionnaire atteste que :





▪ the last survey is more than five (5) years old; or

▪ le dernier relevé d’arpentage a été fait il y a plus de cinq (5) ans,

▪ observable changes have been made to the lot since the last survey; or

▪ des modifications notables ont été apportées au terrain depuis le dernier arpentage,

▪ by law, the vendor is required to provide a survey.

▪ le propriétaire est tenu par la loi de fournir un relevé d’arpentage;

▪ charges levied by the lender for the disposal of a first or second mortgage on the property, but not both.

▪ les frais facturés par le prêteur pour la disposition soit d’une première hypothèque, soit d’une deuxième hypothèque sur la propriété.

8.10 Appraisal Fees 8.10 Frais d’évaluation

A professional appraisal helps the employee to establish a realistic asking price for the principal residence. Employees shall be reimbursed for the cost of:

Une évaluation professionnelle aidera le fonctionnaire à fixer un prix de vente réaliste de sa résidence principale. Le fonctionnaire a droit au remboursement des coûts suivants :


▪ One professional appraisal (IRP specific) not exceeding IRP pre-negotiated rates.

▪ Une évaluation professionnelle (aux fins du PRI), à un taux ne dépassant pas ceux négociés au préalable dans le cadre du PRI.


▪ A second appraisal if desired by the employee. ▪ Une deuxième évaluation, si le fonctionnaire y tient.

Note: If more than one appraisal is conducted the average of all appraisals will be used in the calculation of the funding envelope.

Remarque : Lorsqu’il y a plus d’une évaluation, on se sert de la moyenne pour le calcul de l’enveloppe de financement.

8.11 Mortgage-Breaking Penalties 8.11 Pénalité de libération d’hypothèque

When an employee incurs a mortgage early repayment penalty he or she shall be reimbursed an amount not exceeding 3 months’ interest or $5,000, whichever is less and as follows:

Le fonctionnaire qui doit payer une pénalité pour être libéré de son hypothèque a droit au remboursement du moindre des montants suivants : 3 mois d’intérêt ou 5 000 $.


▪ Employees purchasing at the new location who cannot port mortgage;

▪ Le fonctionnaire qui acquiert une résidence au nouveau lieu de travail et qui ne peut transférer son emprunt hypothécaire.

▪ Employees who rent at the new location; ▪ Le fonctionnaire qui loue un logement au nouveau lieu de travail.

▪ Employees who are unable to buy because of a ▪ Le fonctionnaire qui ne peut acheter de résidence





requirement to occupy Crown housing. parce qu’il doit occuper un logement de l’État.


▪ Employees who purchase at the new location and who decide not to port their mortgage when portability was an option.

▪ Le fonctionnaire qui acquiert une résidence au nouveau lieu de travail et qui décide de ne pas transférer son emprunt hypothécaire même s’il a la possibilité de le faire.

8.12 Attending Fees or Power of Attorney 8.12 Frais de délégation ou de procuration

Fees for the preparation of a Power of Attorney are not normally reimbursable. However, such fees may be reimbursed from the Core Fund if the employee was prevented from being present for operational reasons.

En temps normal, ces frais ne sont pas remboursables. Toutefois, ils peuvent être remboursés à même la composante de base si le fonctionnaire n’a pu se présenter pour des raisons opérationnelles.

8.13 Temporary Dual Residence Assistance (TDRA)

8.13 Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences (IOTDR)

Employees shall be reimbursed actual and reasonable expenses associated with maintaining two residences.

Le fonctionnaire peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables associés au fait qu’il occupe temporairement deux résidences.

8.13.1 Employee Moves HG&E and Family 8.13.1 Déménagement de la famille et des effets mobiliers

When an employee and dependants proceed to a new place of duty and the former residence remains unsold, vacant, and is being actively marketed, the following benefits shall be reimbursed on the unsold property:

Lorsque le fonctionnaire et les personnes à sa charge se rendent au nouveau lieu de travail et que l’ancienne résidence, vide, n’est pas vendue mais fait l’objet d’efforts de vente, les frais suivants sont remboursables à l’égard de la résidence non vendue :

▪ interest charges on a first or on a second mortgage if there are no charges on the first mortgage;

▪ frais d’intérêt (première hypothèque, ou deuxième hypothèque si aucuns frais ne s’appliquent à la première);

▪ property taxes; ▪ impôts fonciers;

▪ utilities (i.e. electricity and heating); ▪ services publics (électricité et chauffage);

▪ property maintenance (snow removal, lawn cutting, etc.);

▪ entretien (déneigement, tonte de la pelouse, etc.);

▪ additional insurance costs; ▪ frais d’assurance additionnels;

▪ and rental of mobile home pad. ▪ location d’une base pour maison mobile.


▪ Actual and reasonable expenses. ▪ Frais réels et raisonnables.





▪ 180 days (6 months) maximum. ▪ Jusqu’à 180 jours (six mois).


▪ Period(s) in excess of 6 months (180 days). ▪ Période en sus de celle de six mois (180 jours).

8.13.2 Employee Proceeds Unaccompanied 8.13.2 Déménagement du fonctionnaire seulement

An employee preceding the family to the new location has a choice of temporary/permanent accommodation. The costs of this accommodation shall be reimbursed as follows. Accommodation other than permanent accommodation must be approved by the Departmental National Coordinator before the employee secures such accommodation.

Le fonctionnaire qui se rend au nouveau lieu de travail avant sa famille a le choix entre un logement temporaire et un logement permanent. Le coût de son logement est remboursé conformément aux dispositions exposées ci-après. L’hébergement non permanent doit être approuvé au préalable par le coordonnateur ministériel national.

8.13.2.a Interim Accommodation 8.13.2.a Logement provisoire

▪ Employees proceeding alone to the new place of duty shall be reimbursed interim accommodation expenses from the Core Fund to a maximum of seven (7) days in order to secure semi-permanent accommodations.

▪ Le fonctionnaire qui se rend seul au nouveau lieu de travail a droit au remboursement de ses frais de logement provisoire à même la composante de base pour une période de sept (7) jours de manière à trouver un logement semi-permanent.

8.13.2.b Commercial Accommodation (Hotels/Apartment-Hotels)

8.13.2.b Logement commercial (hôtel/résidence hôtelière)


▪ Actual and reasonable lodging expenses inclusive of parking, laundry charges, etc.

▪ Frais réels et raisonnables de logement, y compris le stationnement, le lavage, etc.

▪ 180 days (6 months) maximum. ▪ À concurrence de 180 jours (6 mois).

▪ 65% of dinner rate. ▪ 65 % du taux du souper.


▪ Period in excess of 6 months (180 days). ▪ Période en sus de celle de six mois (180 jours).

8.13.2.c Private Accommodations or Room & Board

8.13.2.c Logement privé ou gîte et couvert


▪ Actual and reasonable lodging expenses up to customary boarding and lodging rates for that location.

▪ Frais réels et raisonnables de logement, à concurrence des frais de logement et de repas habituels pour le lieu en question.

▪ Up to 180 days (6 months). ▪ À concurrence de 180 jours (6 mois).





▪ No meal allowances are payable. ▪ Pas d’indemnité de repas.


▪ Lodging expenses in excess of the Core Fund. ▪ Frais de logement en sus de ceux prévus dans la composante de base.

▪ No meal allowances are payable ▪ Pas d’indemnité de repas.

For persons in private accommodation, deductions in the monthly allowance shall be made if the period of absence exceeds one week. Reductions shall be proportionate to the period of the absence.

Dans le cas d’un fonctionnaire occupant un logement privé, l’indemnité mensuelle est réduite dans le cas d’une période d’absence de plus d’une semaine. La réduction est proportionnelle à la période d’absence.

8.13.2.d New Permanent Family Home - rented or purchased

8.13.2.d Nouvelle résidence permanente - louée ou achetée

When an employee proceeds unaccompanied to a new place of duty and the former residence remains unsold and is being actively marketed, the following benefits are reimbursable on the property at the new location:

Lorsqu’un fonctionnaire se rend seul au nouveau lieu de travail et que sa résidence antérieure n’a pas été vendue, bien que des efforts soient faits en ce sens, les frais suivants sont remboursables à l’égard de la nouvelle propriété :

▪ rental costs inclusive of associated living expenses such as parking, laundry charges, and furniture rental;

▪ frais de location (y compris les frais de stationnement, de lavage, de location de meubles, etc.);

▪ utilities (i.e. basic telephone, cable and electricity.);

▪ services publics (service téléphonique de base, câble, électricité, etc.);

▪ interest charges on a first or second mortgage if there are no charges on the first mortgage;

▪ frais d’intérêt (première hypothèque, ou deuxième hypothèque si aucuns frais ne s’appliquent à la première);

▪ property taxes; and ▪ impôts fonciers; et

▪ rental of mobile home pad. ▪ location d’une base pour maison mobile.


▪ Actual and reasonable expenses. ▪ Dépenses réelles et raisonnables.

▪ Up to 180 days (6 months). ▪ Jusqu’à 180 jours (6 mois).


▪ Period in excess of the Core Fund. ▪ Période en sus de celle couverte par la composante de base.





8.13.2.e Government Owned or Controlled Accommodation

8.13.2.e Logement de l’État


▪ Reimbursement of actual costs for meals provided, accommodation and incidentals;

▪ Remboursement des frais réels (logement, repas et frais accessoires).

▪ When these living quarters are self-contained with meal preparation facilities, the only expenses reimbursed shall be the cost of utilities and laundry (not dry cleaning) when these are not provided free of charge to the employee.

▪ S’il s’agit d’un logement autonome équipé d’une cuisine, les seuls frais remboursés sont ceux des services publics et du lavage (sauf le nettoyage à sec) si ces services ne lui sont pas fournis gratuitement.

8.13.3 Employee ships HG&E - leaves one or more dependants at origin

8.13.3 Expédition des effets mobiliers du fonctionnaire, dont au moins une personne à charge demeure à l’ancien lieu de travail

When one or more dependants of an employee remain at the former place of duty to complete an educational term (middle school, secondary school - semester, university - current school year), or for some other justifiable reason, the only living expenses reimbursed are as follows:

Lorsqu’une ou plusieurs personnes à charge du fonctionnaire restent à l’ancien lieu de travail pour achever une période d’études (secondaire - semestre; université - année) ou pour un autre motif justifiable, les seuls frais de subsistance remboursés sont les suivants :


▪ $525/month for actual and reasonable living expenses.

▪ 525 $ par mois (frais de subsistance réels et raisonnables).

▪ Up to 180 days (6 months). ▪ Jusqu’à 180 jours (6 mois).


▪ Amounts in excess of the Core Fund. ▪ Montants en sus de ceux prévus dans la composante de base.

Notes: Remarques : 1. When the employee or family, or both, are relocated, but one or more dependants (who had lived in the family home at the time of the relocation) remain at the old location (e.g. to complete an educational term or for other justifiable reasons), the employee shall be reimbursed the equivalent of the private accommodation allowance ($525) to help defray the dependant’s living costs. Only one allowance shall be paid. This allowance is not payable if other TDRA allowances are being paid.

1. Si le fonctionnaire ou sa famille se réinstallent mais qu’une ou plusieurs personnes à charge, qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation, restent à l’ancien endroit (p. ex. pour terminer un semestre au cours de l’année scolaire ou pour d’autres raisons justifiables), il faut rembourser au fonctionnaire un montant équivalant à l’indemnité de logement privé (525 $) pour l’aider à assumer les frais de subsistance supplémentaires engagés par ses personnes à charge. Une seule indemnité est versée. Celle-ci n’est pas payable si une autre forme d’IOTDR est versée.

2. Dependants left behind for school, at the 2. Une fois terminé le semestre ou l’année





conclusion of the semester or school year are entitled to transportation and travelling expenses in accordance with Part VI - Travel to the New Location, of this Directive.

scolaire, lorsque les personnes à charge demeurées à l’ancien lieu de travail pour poursuivre leurs études rejoignent leur famille, leurs frais de transport et de voyage sont remboursés conformément à la Partie VI - Voyage vers le nouveau lieu de travail, de la présente directive.

8.13.4 Dependant(s) precede employee 8.13.4 Les personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail avant le fonctionnaire

When one or more dependants precede an employee and the family to the new place of duty (normally to start an educational term), the employee shall be reimbursed their living expenses from the Core Fund, to the maximum of the private accommodation allowance of $525.

Lorsqu’une ou plusieurs personnes à charge se rendent au nouveau lieu de travail avant le fonctionnaire et le reste de la famille (en général pour entamer une période d’études), le fonctionnaire a droit au remboursement de leurs frais de subsistance à même la composante de base, à concurrence de l’indemnité de logement privé, soit 525 $.

8.14 Weekend Travel Home while on TDRA

8.14 IOTDR - voyage au foyer la fin de semaine

Applicable to employees with dependants who remain in the family home.

Disposition applicable aux personnes transférées dont des personnes à charge demeurent à la résidence familiale.

This entitlement is based on the premise that the employee will make travel arrangements more than fourteen (14) days in advance.

Cet avantage est fondé sur la prémisse que le fonctionnaire fera les réservations nécessaires plus de quatorze (14) jours à l’avance.

8.14.1 When a door-to-door move is not possible, employees shall be entitled to travel home on weekends while on TDRA. The total number of weekend travel home trips shall not exceed:

8.14.1 Lorsqu’un déménagement de porte à porte n’est pas possible, le fonctionnaire a le droit de voyager pour se rendre à son foyer les fins de semaine pendant qu’il est admissible à l’IOTDR. Le nombre total de voyages au foyer la fin de semaine ne doit pas dépasser :

▪ two (2) trips over the initial thirty days of the TDRA; and

▪ deux (2) voyages pendant la période initiale de 30 jours durant laquelle le fonctionnaire touche une IOTDR;

▪ four (4) trips over the initial sixty days of the TDRA; and

▪ quatre (4) voyages pendant la période initiale de 60 jours durant laquelle le fonctionnaire touche une IOTDR;

▪ not to exceed five (5) trips over the period of the TDRA.

▪ cinq (5) voyages pendant toute la période durant laquelle le fonctionnaire touche une IOTDR.

Payment of these transportation expenses comes from the Core Fund.

Le paiement de ces dépenses est effectué à même la composante de base.





8.15 Conditions of Reimbursement - TDRA

8.15 Conditions de remboursement - IOTDR

8.15.1 Conditions of reimbursement 8.15.1 Conditions de remboursement

▪ An employee shall be responsible at all times for the expenses associated with the household, at origin.

▪ Le fonctionnaire reste toujours responsable des frais de son ménage, à son point de départ.

▪ In exceptional circumstances, request for reimbursement of expenses at origin, rather than at destination, may be submitted through the Departmental National Coordinator to the Program Authority at TBS for consideration.

▪ Dans des cas exceptionnels, le fonctionnaire peut présenter une demande de remboursement de ses frais à son lieu de départ plutôt qu’à destination au coordonnateur ministériel national, qui l’achemine au responsable du programme du SCT pour décision.

▪ TDRA ceases when ownership of residence at origin ceases or when funds from the Customized and Personalized Funds have been depleted.

▪ L’IOTDR n’est plus versée lorsque le fonctionnaire cesse d’être propriétaire de sa résidence au point de départ ou que les fonds de la composante sur mesure ou personnalisée sont épuisés.

▪ The principal residence at origin must be actively marketed for sale.

▪ La résidence au lieu d’origine doit faire l’objet d’efforts de vente.

▪ The separation is not due to dependants remaining behind to dispose of income- producing property or for employment purposes.

▪ La séparation n’est pas attribuable au fait que des personnes à charge veulent se départir de biens produisant des revenus ou pour des raisons d’emploi.

▪ A dependant left behind who has been living at home (principal residence at origin) prior to the relocation must be in full time attendance at school.

▪ La personne à charge qui demeurait dans la résidence principale à l’ancien lieu de travail avant la réinstallation et y demeure encore doit poursuivre des études à temps plein.

8.15.2 Non-reimbursable expenses 8.15.2 Frais non remboursables

▪ The capital costs portion of a mortgage payment. ▪ Fraction de son emprunt hypothécaire correspondant au coût en capital.

▪ Car rental costs at either location. ▪ Frais de location d’automobile à l’un ou l’autre endroit.

▪ Expenses related to dependant who has been attending school and was not living at home prior to the employee’s relocation, because expenses would not be increased by the relocation.

▪ Frais reliés aux personnes à charge qui allaient à l’école et n’habitaient pas à la résidence familiale avant la réinstallation du fonctionnaire – ces frais ne sont pas remboursés parce qu’ils ne font pas l’objet d’une hausse par suite de la réinstallation.

▪ Expenses related to the voluntary separation of the family for personal reasons.

▪ Frais découlant de la séparation voulue de la famille pour des raisons personnelles.





8.16 Commuting Assistance 8.16 Indemnité de transport quotidien

When the old and new locations of work are within daily commuting distance and purchase of a residence at the new place of work meets the 40 km limitation as defined by the Income Tax Act, the employee may commute daily (subject to prior approval by management in consultation with the Departmental National Coordinator), while making the decision to acquire permanent accommodation at the new place of work. In those circumstances, the commuting allowance may be paid instead of the costs that would be incurred for temporary accommodation at the new place of work.

Lorsque l’ancien lieu de travail et le nouveau sont relativement proches, quoique distants de plus de 40 km l’un de l’autre conformément aux dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu, le fonctionnaire peut voyager matin et soir, tous les jours (sous réserve de l’approbation de la direction, en consultation avec le coordonnateur ministériel national), durant la période où il pèse la décision d’acheter ou non une résidence permanente au nouveau lieu de travail. Les frais de transport ainsi engagés sont remboursés à la place des frais que le fonctionnaire devrait autrement engager pour le logement temporaire au nouveau lieu de travail.

Reimbursement will be based on the kilometric rate approved by the NJC Travel Directive and as follows:

Le remboursement est calculé au taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM, de la façon suivante :


▪ Up to 3 months; and ▪ Jusqu’à trois mois; et

▪ not to exceed $500/month ▪ jusqu’à 500 $ par mois.


▪ Not applicable ▪ sans objet.

8.17 Building/Structural Inspection 8.17 Inspection résidentielle

Employees shall be reimbursed expenses for a building/structural inspection if it is a condition necessary for the sale of a property.

Le fonctionnaire a droit au remboursement des dépenses engagées pour une inspection de la structure ou du bâtiment s’il s’agit d’une condition préalable à la vente de la résidence.


▪ Inspection expenses for situations not under a relocation employee’s control, such as pyrite inspection.

▪ Des frais d’inspection pour les situations dont le fonctionnaire réinstallé n’est pas responsable, notamment pour la détection de pyrite.


▪ Reimbursable amount not to exceed corporate fees negotiated by the CRSP.

▪ Le montant remboursable ne peut dépasser les frais négociés par le FSR.

8.18 Return Trip to Finalize Sale 8.18 Aller-retour pour régler la vente

Where exchange of documents via courier or electronically is not sufficient to finalize the sale, the employee shall be authorized by the Departmental

Si l’échange de document par courrier ou par voie électronique ne suffit pas aux fins de régler la vente, le fonctionnaire sera autorisé par le coordonnateur





National Coordinator to return unaccompanied to his/her previous place of duty to finalize the sale. The employee shall be required to use leave provisions for this travel when it cannot be arranged to correspond with days of rest. Reimbursement shall be as follows:

ministériel national à retourner seul à son ancien lieu de travail pour régler la vente. Le fonctionnaire devra utiliser des jours de congé si le voyage ne peut être effectué durant ses jours de repos. Le remboursement se fera conformément à ce qui suit :


▪ Transportation (by most economical means). ▪ Transport (moyen le plus économique).

▪ Meals & incidentals (maximum of 2 days). ▪ Repas et frais accessoires (maximum de 2 jours).

8.19 Return Trip to Effect Move 8.19 Aller-retour pour participer au déménagement

Employees under TDRA may return to the former place of duty to assist and finalize the shipment of HG&E. The employee shall be required to use leave provisions for this travel when it cannot be arranged to correspond with days of rest and shall be reimbursed actual and reasonable transportation and travelling expenses as follows:

Le fonctionnaire ayant droit à l’IOTDR peut retourner à son ancien lieu de travail pour prendre les dernières dispositions concernant le déménagement de ses effets mobiliers et participer au déménagement. Il doit utiliser des jours de congé s’il ne peut voyager pendant ses jours de repos. Il a droit à ses frais réels et raisonnables de transport et de voyage.


▪ Transportation (by most economical means). ▪ Transport (moyen le plus économique).

▪ Meals for periods (pack/unpack) spent in temporary accommodation - not to exceed five (5) days inclusive of travel period.

▪ Repas pris durant la période (emballage, déballage) où le fonctionnaire a occupé un logement temporaire, à concurrence de cinq (5) jours, y compris la période de voyage.

▪ Incidentals (pack/unpack) is for a maximum of five (5) days.

▪ Frais accessoires (emballage, déballage), à concurrence de cinq (5) jours.

8.20 Home Equity Assistance (HEA) 8.20 Indemnité pour pertes immobilières (IPI)

Employees who sell their home at a loss may be reimbursed the difference between the original purchase price and the sale price.

Le fonctionnaire qui vent sa résidence à perte peut avoir droit au remboursement de la différence entre le prix d’acquisition initial et le prix de vente.

Market value is to be based on appraisal as provided for under IRP and is to be consistent with other IRP requirements.

La valeur marchande est fondée sur l’évaluation prévue aux termes du PRI et est conforme aux autres exigences du PRI.

Properties being sold for less than 95% of the appraised value require pre-approval of the Departmental National Coordinator.

L’autorisation préalable du coordonnateur ministériel national est nécessaire lorsque la propriété est vendue pour moins de 95 % de la valeur estimative.

Any reductions of the purchase price based upon deferred maintenance shall not be included when

Toute réduction du prix d’achat au titre des frais d’entretien reportés n’est pas incluse dans le calcul de





calculating HEA. l’IPI.

Example: Exemple : Inspection of residence reveals that furnace must be replaced. If the asking price is reduced in lieu of replacing the furnace, this amount is excluded under HEA.

L’inspection de la résidence permet de constater que la fournaise doit être remplacée. Si l’on réduit le prix de vente au lieu de remplacer la fournaise, cette réduction n’est pas prise en compte dans le calcul de l’IPI.

The reimbursement of such losses is funded as follows:

Le remboursement d’une telle perte est financé de la façon suivante :

Personalized Fund Composante personnalisée

▪ 100% of all qualifying losses subject to funding availability.

▪ 100 % de toutes les pertes admissibles si les fonds sont disponibles.

8.21 Professional Cleaning of Residence 8.21 Nettoyage professionnel de la résidence

Employees shall be reimbursed actual and reasonable expenses for the cost of professional cleaning of the former residence after the HG&E have been loaded and at the new residence before or after the unloading of furniture. Reimbursement shall be as follows:

Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel de son ancienne résidence après le chargement de ses effets mobiliers et de sa nouvelle résidence, avant ou après le déchargement de ses meubles.


▪ Maximum of $100 (inclusive of taxes). ▪ Maximum de 100 $ (taxes comprises).


▪ Expenses in excess of the Core Fund. ▪ Dépenses en sus de celles prévues dans la composante de base.

8.22 Income Property 8.22 Propriété à revenu

Employees who sell an income-producing property such as a duplex, triplex, multiple unit building, small store or confectionery, that is also their residence, shall only claim expenses for that part of the building which they use as their principal residence.

Le fonctionnaire qui vend une propriété à revenu (duplex, triplex, immeuble à logements multiples, petit magasin ou dépanneur) dont une partie constitue sa résidence principale ne peut réclamer que les dépenses liées à la partie occupée comme résidence principale.





Example: Exemple : If the employee owns a multiple unit residence building within which each unit is self-contained (e.g. a duplex or an apartment block), occupies one unit as principal residence, and sells the building on relocation, only those parts of the costs related to the home unit may be reimbursed. The relationship the home unit bears to the entire building may be calculated on the floor area, or by any other method accepted under the Income Tax Act.

Le fonctionnaire qui possède un immeuble à logements multiples dont chacun est indépendant (p. ex., un duplex, un immeuble à appartements), qui en occupe un en qualité de résidence principale et qui vend l’immeuble, ne peut se faire rembourser que la partie des coûts à laquelle correspond son logement. Pour fins de calcul, on peut utiliser la surface de plancher, ou toute autre modalité de calcul acceptable en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

8.23 Private Sale 8.23 Vente privée

8.23.1 Employees who sell their principal residence privately, in lieu of real estate fees, shall be reimbursed from the Core Fund for the actual and reasonable costs of a professional appraisal, advertising, “For Sale” signs, and similar expenses related to the sale. The sum of such expenses must not exceed the commission that would have been paid had the residence been sold by a licensed real estate agent.

8.23.1 Au lieu de frais de courtage, le fonctionnaire qui vend lui-même sa résidence principale sera remboursé à même la composante de base des frais réels et raisonnables engagés pour faire évaluer la maison, l’annoncer, poser les écriteaux portant la mention « À vendre », ainsi que les autres dépenses semblables associées à la vente. La valeur totale des dépenses ne doit pas excéder les frais de courtage qui auraient été payables par ailleurs si la résidence avait été vendue par un courtier immobilier agréé.

8.23.2 Employees who sell privately are not entitled to receive the 80% savings on the real estate commission; this benefit is available to employees who choose not to sell.

8.23.2 Les fonctionnaires qui font une vente privée n’ont pas droit à l’indemnité correspondant à 80 % de la somme épargnée au titre de la commission immobilière, contrairement à ceux qui décident de ne pas vendre leur résidence.

8.24 Marketing Incentives 8.24 Encouragements à la vente

Marketing incentives shall be reimbursed when the CRSP advises they are necessary to sell the property. Such incentives, for example decoration bonuses, early closing bonuses, prepaid condo fees and/or property taxes and mortgage interest buy down, shall be clearly identified on an amended property listing agreement and the agreement to purchase document. Incentives are paid from Customized/Personalized Funds and are subject to compliance with CRA’s list of marketing incentives.

Les encouragements à la vente sont remboursés lorsqu’ils sont jugés nécessaires par le FSR en vue de vendre la résidence. Ces encouragements (primes de décoration ou pour vente rapide, impôts fonciers ou frais de logement en copropriété payés d’avance, achat d’une réduction d’intérêts hypothécaires, etc.) doivent être consignés sur l’accord modifié de vente et sur le document proposant l’achat de la résidence. Ils sont financés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée et sont assujettis aux règles pertinentes de l’ARC.





8.25 Property Management Fees 8.25 Frais de gestion immobilière

An employee, who has transferred the Real Estate Commission Savings (for not selling the residence at origin) to the Personalized Fund, may use it to pay for any property management fees incurred.

Le fonctionnaire ayant eu droit au transfert d’un montant équivalant à la commission immobilière (du fait qu’il n’a pas vendu son ancienne résidence) peut utiliser les fonds ainsi imputés à la composante personnalisée pour acquitter les frais de gestion immobilière engagés, le cas échéant.




01-Apr-09 Section IX Page 90

Part IX Purchase of Replacement Residence

Partie IX Achat d’une nouvelle résidence


To enhance an employee’s mobility by assisting in the acquisition of a principal residence at the new location. Employees who were not homeowners previously are eligible for this part.

Accroître la mobilité des personnes transférées et les aider à acquérir une résidence principale au nouveau lieu de travail. Il n’est pas nécessaire que le fonctionnaire ait été propriétaire auparavant pour avoir droit aux avantages exposés dans la présente partie.

9.2 Time Limit to Purchase 9.2 Délai d’achat

The time limit on the purchase of a home is governed by subsection 2.13.1.

Le délai d’achat d’une résidence est régi par le paragraphe 2.13.1.

Employees may request an extension to the prescribed time limits in situations where the purchase of the home is delayed due to exceptional circumstances.

Les fonctionnaires peuvent demander une prolongation des délais prescrits dans des situations où l’achat de la résidence est retardé en raison de circonstances exceptionnelles.

– the employee must submit a business case to the Departmental National Coordinator who shall forward the submission with his/her recommendation to the Program Authority at TBS for approval.

- Le fonctionnaire doit soumettre une analyse de cas au coordonnateur ministériel national, qui l’achemine avec sa recommandation au responsable du programme du SCT pour approbation.

– the Program Authority will provide a written response to the request as early as possible, but no later than ten (10) working days after receipt of the submission.

- Le responsable du programme répondra par écrit à la demande, dès que possible, mais au plus tard dix (10) jours après la réception de la présentation.

– requests for extension shall not be unreasonably requested or denied, in accordance with the Principles outlined in this Directive.

- Les demandes de prolongation des délais ne doivent pas être acceptées ou refusées sans raisons valables, conformément aux principes établis dans la présente directive.

– exceptional circumstances may include, but are not limited to the following examples:

- Les circonstances exceptionnelles peuvent comprendre, mais sans s’y limiter, les exemples suivants :

Medical conditions of employee / dependants.

État de santé du fonctionnaire/des personnes à charge.

Education commitments. Engagement en éducation.

Depressed housing market conditions. Faiblesse du marché.





9.3 Occupancy Requirements 9.3 Critères d’occupation

Eligibility for entitlements under this Directive is conditional upon occupancy of the new home by either the employee or the dependants - not by a tenant.

Le droit aux avantages prévus par la présente directive est conditionnel à l’occupation de la nouvelle résidence par le fonctionnaire ou par ses personnes à charge, non par un locataire.



Les avantages exposés dans la présente partie sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :

Benefit/ Avantage

Core/ Composante de

base

Customized/ Personalized Funds/

Composante sur mesure ou composante

personnalisée

Legal Fees and Disbursements/ Débours et frais juridiques

X - IRP rates/ X - tarifs du PRI.

Structural Inspection/ Inspection résidentielle

X - IRP rates/ X - tarifs du PRI.

Additional inspections per Directive/ Inspections additionnelles en conformité avec la Directive

X

Attending Fees and Power of Attorney/ Frais de délégation ou de procuration

X

Mortgage Interest Differential Up to $5,000/up to 5 years./

Différence d’intérêts hypothécaires. À concurrence de 5 000 $ et de 5 ans

Where portability is not possible/ Transfert d’emprunt hypothécaire impossible.

Employee refuses to port when it is possible - Personalized Fund only/Transfert d’emprunt hypothécaire possible mais refus du fonctionnaire - financement à même la composante personnalisée seulement.

Mortgage Default Insurance Premium/ Assurance-prêt hypothécaire

X

Interest on Loan for Home Purchase Deposit/ Intérêt sur un prêt comme dépôt pour l’achat d’une maison

X





Bridging Financing - interest/ Financement provisoire - intérêts

X

$25,000 Subsidized Home Relocation Loan - Interest/ Emprunt à la réinstallation de 25 000 $ - intérêts

X

Mortgage Interest Buy-down/ Achat d’une réduction d’intérêts

Personalized Fund only/Composante personnalisée seulement.

Professional Cleaning/Nettoyage professionnel

$100 maximum/ Maximum de 100 $.

Amounts in excess of $100/Montants en sus de 100 $.

New Home Warranty/ Garantie des maisons neuves

Personalized Fund only/Composante personnalisée seulement.

9.5 Lots and Lot Size 9.5 Terrain et superficie

9.5.1 The benefits in this Directive shall apply equally to the purchase of a lot on which a principal residence will be constructed.

9.5.1 Les avantages prévus par la présente directive s’appliquent également à l’achat d’un terrain sur lequel la résidence principale sera construite.

9.5.2 The reimbursement of expenses shall not exceed a lot size greater than 1.235 acres/½ hectare or, where required by zoning laws, a lot size of not more than 4 acres/2.47 hectares.

9.5.2 Le remboursement des dépenses aux termes de la présente directive se limite aux terrains dont la superficie n’excède pas 1,235 acres (½ hectare), ou 4 acres (2,47 hectares) si la réglementation de zonage applicable comporte des exigences concernant la superficie.

9.5.3 Where additional land or acreage is purchased on either a new construction or a re-sale home, the employee shall be reimbursed only for that portion of costs which would have been reimbursed within the above limitations.

9.5.3 Si une parcelle supplémentaire de terrain est acquise (soit pour la résidence à construire, soit pour la résidence achetée), le fonctionnaire n’a droit qu’au remboursement des dépenses qui auraient été couvertes par ailleurs, compte tenu des conditions susmentionnées.

9.6 New Home Construction 9.6 Construction d’une nouvelle résidence

Employees who construct a principal residence at the new place of duty shall be reimbursed those expenses related to the purchase of the land and the construction of the home which would have been reimbursed if a home was purchased on the market.

Le fonctionnaire qui construit sa résidence principale au nouveau lieu de travail peut demander le remboursement des dépenses liées à l’achat du terrain et de la construction de l’habitation qui auraient été remboursables si cette dernière avait été une maison à vendre sur le marché.

▪ All costs identified in the building agreement shall be deemed as part of the original purchase price.

▪ Les coûts prévus dans le contrat de construction sont réputés faire partie du prix d’achat.





▪ New home warranties are reimbursable under the Personalized Fund only.

▪ La garantie des maisons neuves est remboursable uniquement dans le cadre de la composante personnalisée.

▪ Taxes such as GST, PST and/or HST, are not reimbursable (all taxes considered part of purchase price).

▪ Les taxes (TVP, TPS ou TVH) ne sont pas remboursables (toutes les taxes sont réputées faire partie du prix d’achat).

9.7 Purchase after Move 9.7 Achat après le déménagement

Only one type of assistance is paid for acquiring accommodation at the new location whether rented or purchased. An employee shall be reimbursed either:

Un seul type d’aide peut être versé pour l’obtention d’une résidence au nouveau lieu de travail, que celle-ci soit achetée ou louée.


▪ Expenses incurred to rent a dwelling, or ▪ Frais engagés pour la location d’un logement; ou

▪ Expenses incurred to purchase a home. ▪ Frais engagés pour acheter une résidence.

An employee who originally moved into rental accommodation is entitled to the benefits of legal fees on purchase within the time limits set out in subsection 2.13.1 However, the reimbursement of legal fees shall be reduced by any amounts reimbursed for rent in advance of the move and any rental assistance provided.

Le fonctionnaire qui emménage au départ dans un logement loué a droit au remboursement des frais juridiques reliés à l’achat d’une résidence si cet achat survient dans le délai prévu à l’article 2.13.1 On soustrait toutefois du montant de remboursement des frais juridiques les sommes versées à titre d’avance de loyer et d’aide à la location.

9.8 Non-Admissible Expenses 9.8 Dépenses non admissibles

Any payments on closing that are not essential to the establishment of clear title are not reimbursable. These include:

Certains paiements versés au moment de quitter l’ancienne résidence ne sont pas remboursables, notamment :

▪ Adjustments for utilities and municipal taxes. ▪ Les ajustements au titre des services publics et les taxes municipales.

9.9 Income Properties 9.9 Propriété à revenu

Employees who purchase an income-producing property such as a duplex, triplex, multiple unit building, small store or confectionery, that is also the employee’s residence, shall be reimbursed related expenses for that part of the building that they use as their principal residence.

Le fonctionnaire qui achète une propriété à revenu (par exemple, un duplex, un triplex, un édifice à logements multiples, un petit magasin ou dépanneur) où il établit sa résidence principale ne peut demander le remboursement que des dépenses liées à la partie qui sert de résidence principale.





9.10 Co-Ownership 9.10 Propriété conjointe

Where the principal residence is co-owned by a person who is not the spouse or common-law partner, or a dependant of the employee, only that portion of the expenses directly proportional to the employee’s legal share of the property shall be reimbursed. The employee shall disclose the percentage of ownership when required.

Si la résidence principale appartient conjointement à une personne autre que le conjoint, le conjoint de fait ou une personne à charge du fonctionnaire, seule la partie des dépenses directement proportionnelle à la fraction de la propriété appartenant au fonctionnaire aux termes de la loi est remboursée. Sur demande, le fonctionnaire doit préciser le pourcentage de propriété applicable.

9.11 Loss of Deposit 9.11 Perte du dépôt

Employees who lose a deposit when buying a home because they fail to fulfill the purchase agreement are not entitled to reimbursement for the loss of that deposit. An exception may be made if the employee was prevented from completing the purchase because of departmental requirements.

Le fonctionnaire qui, par suite du défaut d’exécution du contrat d’achat, perd le dépôt versé sur une habitation n’a pas droit au remboursement de la perte du dépôt. On pourra prévoir une exception à cette règle si le défaut d’exécution est attribuable à des exigences du ministère.

9.12 Mobile Homes 9.12 Maisons mobiles

9.12.1 Those employees who purchase a mobile home are entitled to the same benefits that apply to employees who purchase a home constructed in a residential lot.

9.12.1 Le fonctionnaire qui achète une maison mobile a droit aux mêmes avantages que le fonctionnaire qui achète une résidence construite sur un terrain résidentiel.

9.12.2 The employer will not pay for moving a mobile home if there is a subsequent relocation - see Part X.

9.12.2 L’employeur ne paie pas le coût de transport d’une maison mobile en cas de réinstallation subséquente; se reporter à la Partie X.

9.13 Legal Fees and Disbursements 9.13 Débours et frais juridiques

Employees shall be reimbursed associated legal fees and disbursements, including applicable taxes, incurred to complete the purchase of a property. In addition employees shall be reimbursed for expenses of a legal nature necessarily incurred to obtain clear title to a property as follows:

Le fonctionnaire a droit au remboursement des débours et frais juridiques, y compris les taxes y afférentes, engagés pour l’achat de sa propriété. Il a aussi droit au remboursement des autres dépenses de nature juridique nécessaires à l’établissement d’un titre de propriété franc de toute charge :


▪ Sheriff’s fees. ▪ Les honoraires du shérif.

▪ Land Transfer Tax. ▪ Les droits de cession immobilière.

▪ Deed transfer charges. ▪ Les frais de transfert du titre/le droit de mutation.

▪ Title Insurance or survey costs. ▪ Les assurances garantissant le titre franc et libre ou les frais d’arpentage.

▪ Certificate of Execution. ▪ Le certificat d’exécution.





▪ Attending fees/power of attorney. ▪ Les frais de délégation et de procuration.

▪ Appraisal fees necessarily incurred at the request of the lender to obtain a first or second mortgage-only if the appraisal done under the Core Fund is not acceptable to the lender.

▪ Les frais d’évaluation nécessaires engagés à la demande du prêteur pour obtenir une première ou une deuxième hypothèque lorsque les évaluations remboursées sous la composante de base ne sont pas acceptées par le prêteur.

9.14 Building/Structural Inspection 9.14 Inspection résidentielle

An employee shall be reimbursed fees charged by a qualified structural inspector for one Building/Structural Inspection prior to the purchase of a new principal residence whether or not covered by a warranty at the time of possession.

Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais facturés par un inspecteur en bâtiment certifié pour une inspection résidentielle avant l’achat de la nouvelle résidence principale, que celle-ci soit ou non garantie au moment de la prise de possession.


▪ One (1) structural inspection (up to IRP established rates) including occupied new homes under warranty.

▪ Une inspection de la structure (à concurrence des tarifs établis dans le cadre du PRI) y compris dans le cas d’une nouvelle résidence habitée et couverte par une garantie.

▪ Additional follow-up inspections for such things as termites, pyrite, inspection of the well, water potability, septic system, if the original inspection specifies a requirement/recommends it be done.

▪ Inspections de suivi - termites, pyrite, inspection du puits, système d’eau potable, fosse septique, etc. - lorsqu’il s’agit d’une exigence ou d’une recommandation formulée lors de la première inspection;


▪ One (1) structural inspection (IRP establishes rates) for a new home, never lived in and covered under warranty.

▪ Une inspection de la structure (à concurrence des tarifs établis dans le cadre du PRI) dans le cas d’une nouvelle résidence n’ayant jamais été habitée et qui est couverte par une garantie.

9.15 Attending Fees and Power of Attorney

9.15 Frais de délégation et de procuration

It is expected that the employee/spouse or common-law partner shall be present at the closing of the purchase transaction. As such, fees for the preparation of a Power of Attorney are not normally reimbursable. However, such fees shall be reimbursed if the employee was prevented from being present for operational reasons.

Le fonctionnaire ou son conjoint ou conjoint de fait doit, en principe, être présent à la clôture de la vente. Aussi, les frais de délégation ou de procuration ne sont pas remboursés en temps normal. Si toutefois, pour des raisons opérationnelles confirmées par le gestionnaire, le fonctionnaire ne peut se présenter, il a droit au remboursement de ces frais.


▪ Attending Fees/Power of Attorney - actual and reasonable expenses.

▪ Frais de délégation et de procuration - frais réels et raisonnables.





9.16 Mortgage Interest Differential 9.16 Différence d’intérêts hypothécaires

In most situations the employee will be able to transfer a mortgage from one property to another (port a mortgage). When it is not possible to port a mortgage and the employee’s interest rate on the first mortgage at the new location is higher than the interest rate on the mortgage at the former place of duty, the employee shall be reimbursed the difference in the interest charges between the two mortgages up to a maximum of $5,000.

Dans la plupart des cas, le fonctionnaire sera en mesure de transférer un emprunt hypothécaire d’une résidence à une autre. Toutefois, si la chose n’est pas possible et que le taux d’intérêt hypothécaire (première hypothèque) au nouveau lieu de travail est plus élevé que le taux applicable à l’ancien lieu de travail, le fonctionnaire a droit au remboursement de la différence de frais d’intérêt, à concurrence de 5 000 $.


▪ Up to $5,000. ▪ Jusqu’à 5 000 $.


▪ When the portability option was not used. ▪ Si le transfert était possible mais que le fonctionnaire a choisi de ne pas le faire.

Calculation Calcul

▪ Calculation shall be based on the outstanding mortgage and the remaining term of the mortgage at the former place of duty not exceeding five (5) years.

▪ Le calcul est fait à partir du solde de l’emprunt hypothécaire sur la résidence au lieu de départ et de sa durée résiduelle, à concurrence de cinq (5) ans.

▪ If the new mortgage principal is for a lesser amount than the previous mortgage principal, that lower principal will be used to calculate the differential.

▪ Si le nouveau principal de l’emprunt hypothécaire est moins élevé que le principal antérieur, ce nouveau principal servira à établir la différence de frais d’intérêt.

▪ When an employee has a floating or variable rate mortgage at the new location, the initial new interest rate shall be used to calculate and pay reimbursement for the entire year. Any adjustments necessary shall be made at the time of the annual reconciliation.

▪ Si des taux flottants ou variables sont applicables au nouveau lieu de travail, le taux d’intérêt initial sur le nouvel emprunt hypothécaire est utilisé aux fins de calcul et de remboursement pour l’ensemble de l’année. Tout rajustement sera apporté au besoin au moment du rapprochement annuel.

9.17 Mortgage Default Insurance (MDI) Premium

9.17 Prime d’assurance-prêt hypothécaire

The payment of a Mortgage Default Insurance Premium (MDI) is required by law where the mortgage is more than 80% of the purchase price or under some other circumstances. Employees shall be reimbursed, in one lump sum, the cost of MDI through the Customized/Personalized Funds as follows:

Le paiement de l’assurance-prêt hypothécaire (APH) est requis par la loi lorsque l’emprunt hypothécaire représente plus de 80 % du prix d’achat ou lorsque d’autres conditions sont réunies. Le fonctionnaire a droit au remboursement du coût de la prime APH, sous forme d’un montant forfaitaire unique versé dans les composantes sur mesure/personnalisée, comme suit :






1. If 100% of the equity from the former residence is transferred to the new residence the full MDI premium shall be reimbursed.

1. Si le capital réel relatif à l’ancienne résidence est transféré en entier à la nouvelle résidence, la prime APH sera remboursée.

2. If less than 100% of the equity from the former residence is transferred to the new residence the MDI premium shall be reimbursed in the same proportion as the equity transferred (pro-rated).

2. Si, toutefois, le capital réel relatif à l’ancienne résidence n’est pas transféré en entier à la nouvelle résidence, la prime APH sera remboursée dans une proportion équivalente au transfert (au prorata).

3. However, if an MDI premium is increased as a result of a decision not to apply 100% of the equity, then that difference will not be reimbursed.

3. Toutefois, si la prime APH augmente en raison de la décision de ne pas transférer le capital réel en entier, la différence ne sera pas remboursée.

9.18 Other Mortgage Provisions 9.18 Autres dispositions relatives à l’hypothèque

An employee who purchases a replacement residence at the new location before the principal residence at the former place of duty has been sold, shall be reimbursed associated costs (not to exceed the employee’s amount of equity in the former home) as follows:

Le fonctionnaire qui achète une résidence de remplacement au nouveau lieu de travail avant que la résidence à l’ancien lieu de travail ne soit vendue peut se faire rembourser les dépenses qui en découlent, à concurrence de la valeur de l’avoir du fonctionnaire dans l’ancienne résidence, conformément à ce qui suit :

9.18.a Interest on a Short Term Personal Loan - Home Purchase Deposit

9.18.a Intérêts sur emprunt personnel à court terme - Dépôt à l’achat d’une résidence

An employee who secures a short-term personal loan to have funds for a deposit for the purchase of a principal residence qualifies for assistance from the Core Fund as follows:

Le fonctionnaire peut se faire rembourser à même la composante de base les intérêts sur un emprunt personnel à court terme contracté pour l’achat d’une résidence principale au nouveau lieu de travail.

▪ reimbursement of interest on the loan until the purchase date of the new principal residence; or one (1) year - whichever is earlier.

▪ Remboursement des intérêts sur l’emprunt pendant un (1) an ou, si elle survient plus tôt, jusqu’à la date d’achat de la nouvelle résidence.

▪ reimbursement of necessary administration charges (to process this transaction/loan).

▪ Remboursement des frais administratifs nécessaires (traitement de la transaction et de l’emprunt).

Note: Remarque : The amount of the loan shall not exceed the minimum amount required to confirm a commitment to purchase a residence as confirmed by the service provider.

Le montant de l’emprunt en question ne peut excéder le montant minimum requis pour confirmer l’offre d’achat de la résidence (confirmation par le fournisseur de services).





9.18.b Interest on Short Term Bridging Loan 9.18.b Financement provisoire - Intérêts sur emprunt à court terme

Bridging Loan is based on Equity or Short Term Bridging Loan:

Financement provisoire selon l’avoir du fonctionnaire dans la résidence antérieure ou financement provisoire à court terme

1. An employee may secure a bridging loan to purchase a principal residence at the new place of duty.

1. Le fonctionnaire peut avoir recours à des modalités de financement provisoire pour acheter une résidence principale au nouveau lieu de travail.

2. This loan is based on the equity in an employee’s principal residence at the former place of duty.

2. L’emprunt est fondé sur l’avoir du fonctionnaire dans sa résidence principale à l’ancien lieu de travail.

3. Funding assistance may be provided as follows: 3. L’aide financière est accordée conformément à ce qui suit.


▪ The employee will be reimbursed the interest on the loan.

▪ Le fonctionnaire a droit au remboursement des intérêts sur l’emprunt.

▪ Included in the reimbursement are necessary legal and administrative fees associated with the loan, excluding third party fees charged which may be incurred in obtaining such a loan.

▪ Le remboursement englobe aussi les frais juridiques et administratifs requis relativement à l’emprunt, à l’exclusion des honoraires de tiers rattachés à l’emprunt.

▪ The period of reimbursement shall extend to a maximum of ten (10) working days following the date the sale transaction is completed or at the end of six (6) months, whichever is the earlier.

▪ La période de remboursement n’excède pas dix (10) jours ouvrables suivant la date à laquelle la vente est effectuée ou après six (6) mois, selon la première de ces deux dates à survenir.

In exceptional circumstances, this period may be extended for an additional six (6) months by the Departmental National Coordinator upon the request of an employee and based on recommendations of the CRSP.

Avec l’approbation du coordonnateur ministériel national, à la demande du fonctionnaire et sur recommandation du FSR, cette période peut être prolongée d’une période additionnelle de six (6) mois dans des circonstances exceptionnelles.

Note: Remarque : Additional interim financing on the purchase of a new home may be required because of provincial legislation which imposes a delay on the transfer of proceeds of sale on closing because of registry requirements. Interest on this short-term loan will be reimbursed, normally for a maximum of 14 days for the amounts “frozen”.

Dans certaines administrations provinciales, le produit de la vente n’est pas toujours transféré immédiatement lors de la conclusion de la transaction, pour des raisons liées à l’inscription aux registres, d’où la nécessité de prévoir un financement provisoire. Sur une base d’exception, les intérêts sur un tel emprunt de courte durée (n’excédant pas 14 jours en temps normal) couvrant les avoirs ainsi bloqués seront remboursés.





9.18.c $25,000 Subsidized Home Relocation Loan

9.18.c Emprunt à la réinstallation bonifié de 25 000 $

An employee may secure a second mortgage loan related to the acquisition of a principal residence at the new place of duty. An interest subsidy subject to funding availability is available to the employee as follows:

Le fonctionnaire peut contracter un emprunt hypothécaire de second rang relatif à l’acquisition d’une résidence principale au nouveau lieu de travail et se prévaloir d’une bonification au titre des intérêts, sous réserve des fonds disponibles, conformément à ce qui suit :


▪ Interest expense on a subsidized mortgage loan. ▪ Frais d’intérêt sur un emprunt hypothécaire bonifié.

The employee must meet the following criteria to qualify for reimbursement:

Pour que le fonctionnaire ait droit au remboursement, les conditions suivantes doivent être réunies :

▪ limitations as prescribed by CRA; ▪ les limites prescrites par l’ARC doivent être respectées;

▪ subsidy is restricted to a maximum of $25,000; ▪ l’emprunt bonifié ne doit pas dépasser 25 000 $;

▪ residence must be at least 40 km closer to the new work location; and

▪ la nouvelle résidence doit être plus rapprochée du nouveau lieu de travail d’au moins 40 km; et

▪ the residence is purchased for employee’s personal habitation purposes.

▪ le fonctionnaire achète la résidence afin d’y emménager.

9.19 Mortgage Interest Buy-down 9.19 Achat d’une réduction d’intérêts

An employee who wishes to buy down the interest rate on a mortgage at the new location may be reimbursed the following costs out of the Personalized Fund:

Le fonctionnaire qui souhaite acheter une réduction d’intérêts sur un emprunt hypothécaire au nouveau lieu de travail peut avoir droit au remboursement des coûts suivants à même la composante personnalisée :


▪ Interest buy down payment. ▪ Réduction d’intérêts hypothécaires.

▪ Necessary legal fees. ▪ Frais juridiques requis.

Note: Remarque : The buy-down amount shall be at the prescribed rate set by CRA.

Le montant en jeu doit être conforme au taux prescrit par l’ARC.





9.20 Professional Cleaning of Residence 9.20 Nettoyage professionnel de la résidence

Employees shall be reimbursed actual and reasonable expenses for the cost of professional cleaning of the former residence after the household effects have been loaded and at the new residence before or after the unloading of furniture. Reimbursement shall be as follows:

Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour le nettoyage professionnel de son ancienne résidence après le chargement de ses effets mobiliers et de sa nouvelle résidence, avant ou après le déchargement de ses meubles.


▪ Up to a maximum of $100 (inclusive of taxes). ▪ Maximum de 100 $ (taxes comprises).


▪ Expenses in excess of the Core Fund. ▪ Dépenses en sus de celles prévues dans la composante de base.




01-Apr-09 Section X Page 101

Part X Movement of Mobile Homes

Partie X Transport de maisons mobiles


When an employee is authorized to move HG&E on relocation, the employer may pay the costs to move the employee’s mobile home which serves as the employee’s principal residence.

Lorsqu’un fonctionnaire est autorisé à déménager ses effets mobiliers pour se rendre à son nouveau lieu de travail, l’employeur peut payer les frais de transport de la maison mobile du fonctionnaire servant de résidence principale à ce dernier.

However, movement of a mobile home is restricted to those employees who owned such property prior to April 01, 2003.

Seuls les fonctionnaires possédant une maison mobile avant le 1er avril 2003 sont visés par les présentes dispositions.

Mobile homes purchased after April 01, 2003 are excluded from this Directive and will not be relocated at public expense.

Les maisons mobiles acquises après le 1er avril 2003 ne sont pas visées par la présente directive, et l’État n’assumera pas les frais de transport qui s’y rattachent.

10.2 Responsibility 10.2 Responsabilité

It is the employee’s responsibility after consulting with the CRSP, to contract and arrange for the move of the mobile home.

Il incombe au fonctionnaire de prendre les dispositions nécessaires pour le transport de la maison mobile, après avoir consulté le FSR.




Benefit/ Avantage

Core Fund/ Composante de base

Customized/Personalized Funds/

Composante sur mesure ou composante personnalisée

Movement of Mobile Home/ Transport d’une maison mobile

Actual and reasonable expenses/ Frais réels et raisonnables.

Over size or multiple units / Maison mobile de grande taille ou à plusieurs éléments.

Rental of equipment to remove from pad and positioning for hook up of towing vehicle/ Location de matériel pour déplacer la maison mobile de sa base et pour la fixer à la remorque






Rental of equipment to place on pad at destination/ Location de matériel pour placer la maison mobile sur sa nouvelle base


Storage when authorized/ Entreposage (lorsque cela est autorisé)


Additional expenses for oversize/multiple units/ Dépenses additionnelles pour maison mobile de grande taille ou à plusieurs éléments

Basic in transit insurance/ Assurance de base pendant le transport

Actual cost up to $100,000/ Coût réel, couverture à concurrence de 100 000 $.

Additional insurance cost over $100,000/ Couverture en sus de 100 000 $.

Other services and charges/ Autres services et frais


10.4 Entitlements 10.4 Droits

The employer shall authorize reimbursement of actual and reasonable expenses from the Core Fund for the preparation, cartage and installation of the mobile home in accordance with this Directive.

L’employeur autorisera le remboursement à même la composante de base des frais réels et raisonnables de préparation, de camionnage et d’installation de la maison mobile au nouvel emplacement, conformément à la présente directive.

10.4.1 Ceiling on the Reimbursement of Expenses:

10.4.1 Remboursement des dépenses - Plafond

▪ Expenses must be less than market value of the mobile home.

▪ Les dépenses doivent être inférieures à la valeur marchande de la maison mobile.

10.5 Non-Transferable Savings from Core to Personalized

10.5 Économies non transférables de la composante de base à la composante personnalisée

No savings are eligible for transfer from the Core to the Personalized Fund (i.e. shipping less than 1,000lb./room).

Aucune économie n’est transférable de la composante de base à la composante personnalisée (expédition, moins de 1 000 livres par pièce).

10.6 Prohibited Move of a Mobile Home 10.6 Interdiction de transporter une maison mobile

The movement of mobile homes is prohibited to the following locations:

Le transport de maisons mobiles est interdit aux endroits suivants :

▪ Yukon and Northwest Territories - excluding Yellowknife.

▪ au Yukon et dans les Territoires du Nord-Ouest - à l’exception de Yellowknife;





▪ Nunavut, Goose Bay, Labrador, Newfoundland. ▪ au Nunavut, à Goose Bay, au Labrador et à Terre-Neuve.

10.7 Storage 10.7 Entreposage

If an employee’s personal effects are in storage and it is found that the employee’s mobile home (principal residence) is not practical at the new destination or that it cannot be shipped, and that the employee does not wish to sell/rent it, the employee shall be reimbursed* the storage costs of the mobile home.

Si les effets mobiliers du fonctionnaire sont entreposés et que l’on constate que la maison mobile (résidence principale) du fonctionnaire ne serait pas un logement pratique au nouveau lieu de travail ou qu’elle ne peut y être transportée mais que le fonctionnaire ne veut pas la vendre ni la louer, le fonctionnaire a droit au remboursement* des frais d’entreposage de la maison mobile.

* subject to condition of mobile home. * Sous réserve de l’état de la maison mobile.

10.8 Moving from Storage 10.8 Transport du lieu d’entreposage

Upon relocating to a new destination an employee shall be authorized to move the mobile home to the new place of duty from where it was stored. Related expenses are reimbursed from the Customized/Personalized Funds.

Le fonctionnaire affecté subséquemment à un nouveau lieu de travail peut y faire transporter sa maison mobile depuis le lieu où elle était entreposée. Les frais connexes sont remboursés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

10.9 Other Service Charges 10.9 Autres frais de service

Employees shall be reimbursed actual and reasonable expenses as follows:

Le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais réels et raisonnables conformément à ce qui suit :


▪ Rental of equipment to remove from pad and position for hook-up of towing vehicle.

▪ Location du matériel pour déplacer la maison mobile de sa base et la préparer en vue du transport.

▪ Cartage ▪ Camionnage.

▪ Preparation (at destination) including blocking and connection of utilities.

▪ Préparation de la maison mobile à destination, y compris l’installation sur sa base et le raccordement aux services publics.

▪ Rental of equipment (at destination) to place on pad.

▪ Location, à destination, de matériel pour installer la maison mobile sur sa base.

▪ Basic in-transit insurance up to a value of $100,000.

▪ Assurance de base durant le voyage, à concurrence d’une couverture de 100 000 $.

▪ Long-term storage (when authorized – Isolated Posts only).

▪ Entreposage à long terme (lorsque la chose est autorisée, postes isolés seulement).






▪ Disconnection of utilities. ▪ Débranchement des services publics.

▪ Cartage of oversized/multiple units and storage in transit.

▪ Transport de maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs éléments et entreposage en cours de route.

▪ Insurance in excess of the Core Fund and for oversized/multiple units (Personalized Fund only).

▪ Assurance en sus de ce que prévoit la composante de base, maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs éléments (composante personnalisée seulement).

▪ Preparation for transit including unblocking. ▪ Préparation de la maison mobile en vue du transport, y compris le déplacement de la maison mobile de sa base.

▪ Ensuring road worthiness to provincial standards (Personalized Fund only).

▪ Vérification du véhicule pour s’assurer qu’il est en bon état et qu’il satisfait aux normes provinciales (composante personnalisée seulement).

▪ Long-term storage – Isolated Posts and Government Housing Directive (IPGHD) (when authorized) for oversized/multiple units.

▪ Entreposage à long terme – Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE) (lorsque la chose est autorisée) pour les maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs éléments.

▪ Additional costs incurred for the movement of an oversize or multiple units.

▪ Frais additionnels pour le transport de maisons mobiles de grande taille ou à plusieurs éléments.




01-Apr-09 Section XI Page 105

Part XI Shipment of Household Goods and Effects

Partie XI Expédition des effets mobiliers


The shipment of employees’ HG&E is subject to the limitations prescribed in this Directive. The existing Household Goods Removal Service (HGRS) contract takes precedence in the selection of carriers and its contracted rates.

L’expédition des effets mobiliers du fonctionnaire est effectuée conformément aux conditions et restrictions énoncées dans la présente directive. Le contrat actuel des Services de déménagement d’articles de ménage (SDAM) et les tarifs qui y sont prévus priment dans le choix du transporteur.

The employer will arrange for and pay the cost of packing, insuring, shipping, in-transit storage and unpacking of a reasonable quantity (see section 11.2) of personal and household effects from an employee’s principal residence on relocation. Expenses incurred for loading, unloading, cartage or freight charges for effects from other than the principal residence shall not be paid, except as provided for in this Directive.

L’employeur organise et paie l’emballage, l’assurance, l’expédition, l’entreposage en cours de déménagement et le déballage d’une quantité raisonnable (voir l’article 11.2) d’effets mobiliers de la résidence principale du fonctionnaire. Les frais engagés pour le chargement, le déchargement, le camionnage ou le transport des effets d’un endroit autre que la résidence principale, ne sont pas payés, à l’exception de ce qui est prévu dans la présente directive.

For reasons of economy and administrative efficiency, and in order to ensure a uniformly high standard of service from the moving industry, removal services shall be purchased by the Government Services Canada (GSC) regional offices and monitored centrally by the Central Removal Services (CRS) headquarters of GSC in Ottawa-Gatineau for all relocations within Canada.

Par souci d’économie et d’efficience administrative, et de manière à assurer une qualité uniforme et élevée de service par l’industrie du déménagement, ce sont les bureaux régionaux de Services gouvernementaux Canada (SGC) qui pourvoient aux services de déménagement, lesquels sont contrôlés par l’administration centrale du Service central de déménagement (SCD) de SGC située dans la région Gatineau-Ottawa, et ce, pour toutes les réinstallations à l’intérieur du Canada.

The employer is responsible to make the shipping arrangements with the moving van lines as per the HGRS contract terms and conditions in liaison with the CRSP who will complete the necessary HGRS forms and submit same to the Departmental Regional/National Coordinator for necessary action via CRS.

Il incombe à l’employeur de convenir des modalités d’expédition avec la société de déménagement aux termes du marché des SDAM, en liaison avec le FSR, qui remplira les formulaires requis aux termes du marché des SDAM et communiquera l’information aux coordonnateurs ministériels régional et national pour la prise des mesures requises par l’entremise du Service central de déménagement.

In order to credit the employee’s funding envelopes, the employee shall submit a copy of the original bill of lading to the CRSP. Coordinators will fax the actual weight charged for by the van lines, to the CRSP.

Aux fins d’imputation aux enveloppes de financement du fonctionnaire, ce dernier présente une copie de la liste de chargement d’origine au FSR. Les coordonnateurs transmettent par télécopieur au FSR le poids des effets mobiliers indiqué sur la facture présentée par la société de déménagement.





The employer will not be responsible financially or otherwise for the shipment of effects from any place other than the designated former place of residence at origin or place where the Crown had previously paid to store the personal effects of the employee.

L’employeur n’est responsable ni financièrement, ni autrement du transport des effets d’un endroit quelconque sauf l’ancien lieu de résidence désigné au départ ou l’endroit où l’État avait déjà payé l’entreposage des effets personnels du fonctionnaire.

11.2 Weight Entitlement 11.2 Poids autorisé

The employer shall arrange for and pay the cost of packing, insuring, shipping, in transit storage and unpacking of a reasonable quantity of personal and household effects as follows:

L’employeur organise et paie l’emballage, l’assurance, l’expédition, l’entreposage en cours de route et le déballage d’une quantité raisonnable d’effets mobiliers.


▪ A maximum of 20,000 lb./9,071.94.kg. ▪ Jusqu’à 20 000 livres/9 071,94 kilos.


▪ Weight in excess of 20,000 lb./9,071.94.kg. ▪ Poids en sus de 20 000 livres/9 071,94 kilos.

▪ Surcharges resulting from articles that the moving firm will accept on a weight dimensional or a cubic basis, or with surcharges.

▪ Frais additionnels résultant d’articles que la société de déménagement accepte seulement sur la base du poids et de la dimension, ou sur la base du volume, ou auxquels des surcharges s’appliquent.

Established rates and conditions are subject to the HGRS contract.

Les tarifs établis et les conditions sont assujettis au marché des SDAM.




Benefit/ Avantage

Core Fund/ Composante de base

Customized/Personalized Funds/

Composante sur mesure ou composante personnalisée

Shipment of HG&E/ Expédition d’effets mobiliers

20,000 lb./9,071.94 kg maximum/ Jusqu’à 20 000 livres/9 071,94 kg

Weight in excess of 20,000 lb./ 9,071.94 kg/ Poids excédant 20 000 livres/ 9 071,94 kg

Sundry Relocation Expenses/ Frais accessoires de réinstallation

Actual expenses as per this Directive/ Frais réels, conformément à la présente directive





Storage in Transit/ Entreposage en cours de route

Up to number of interim accommodation days/ À concurrence du nombre de jours où une indemnité au titre de l’hébergement, des repas et des frais accessoires est accordée

Over Core days/ Jours supplémentaires

Long-term Storage (only when authorized) / Entreposage à long terme (seulement lorsqu’il est autorisé)

Up to 20,000 lb./9,071.94 kg/ Jusqu’à 20 000 livres/9 071,94 kg

Over 20,000 lb./9,071.94 kg/ Plus de 20 000 livres/9 071,94 kg

Basic Insurance/ Assurance de base

Up to $100,000/ Jusqu’à 100 000 $

Over $100,000/ Plus de 100 000 $

Additional Insurance/ Assurance supplémentaire

Actual expenses/ Frais réels

First PMV/ Premier VAP


All other PMVs/ Autres VAPs


RV/Boat/Motorcycle/ATV/ Trailer/Snowmobile, etc./ Véhicule récréatif/bateau/ motocyclette/tout-terrain/ remorque/motoneige, etc.

Actual expenses as outlined within this Directive. / Frais réels, conformément à la présente directive

Crating/ Emballage dans des caisses


Objects of Art/ Objets d’art


Pet Shipment/ Transport d’animaux de compagnie


Additional Shipping Expenses/ Frais additionnels d’expédition


Car Rental at Destination/ Location de voiture à destination

Reasonable expenses per this Directive/ Dépenses raisonnables, conformément à la présente directive





11.4 Qualifying Rooms 11.4 Pièces admissibles

Qualifying rooms include: Les pièces suivantes sont admissibles :

▪ kitchen; ▪ Cuisine;

▪ bedrooms (including bedrooms in finished basement);

▪ Chambres à coucher (y compris celles situées dans un sous-sol aménagé);

▪ living room; ▪ Salle de séjour;

▪ recreation room; ▪ Salle de jeux;

▪ family room; ▪ Salle familiale;

▪ dining room; ▪ Salle à manger;

▪ basement; ▪ Sous-sol;

▪ garage - not condos and apartments; ▪ Garage (sauf dans le cas d’appartements et de logements en copropriété);

▪ out-building/storage shed (limit of one); ▪ Remise extérieure (une seule);

▪ a storage room (separate from apartment). ▪ Débarras (séparé de l’appartement).

For the purposes of establishing the number of qualifying rooms, the appraisal reports will be used for homeowners. For renters, the employees shall provide the list of rooms.

On utilisera le rapport d’évaluation pour établir le nombre de pièces admissibles, dans le cas des propriétaires; les personnes transférées qui louent leur logement fourniront la liste des pièces.

11.5 Sundry Accountable Incidental Relocation Expenses (with receipts)

11.5 Frais accessoires de réinstallation (avec reçus)

Employees may be reimbursed for certain sundry incidental expenses incurred as a result of the relocation. This in addition to the expenses reimbursed under the non -accountable allowance ($650). The following expenses will be reimbursed from the Core Fund subject to submission of claim with receipts:

Le fonctionnaire peut avoir droit au remboursement de différents frais accessoires de réinstallation, en sus des frais remboursés au moyen de l’indemnité pour frais accessoires (650 $) non soumis à une justification. Les dépenses suivantes sont remboursées à même la composante de base (reçus requis) :

▪ connection/disconnection of public utility services, (e.g. telephone, electricity, water and cable);

▪ branchement/débranchement des services publics (téléphone, électricité, eau, câble, etc.);

▪ connection/disconnection of electrical equipment, (in-home theatre system, computer system, satellite dishes, etc.);

▪ branchement/débranchement de matériel électrique (système de cinéma maison, ordinateur, antenne parabolique, etc.);





▪ payment of local licenses, such as automobile and driver’s licenses, and safety certificate for automobile when one is mandatory by provincial legislation before license plates can be obtained (excluding cost of necessary repairs);

▪ permis locaux, par exemple permis de conduire, immatriculation de l’automobile, certificat de sécurité requis par l’administration provinciale pour l’obtention des plaques minéralogiques (à l’exclusion du coût des réparations requises);

▪ cost of altering locks at new residence - labour only; and

▪ modification des serrures à la nouvelle résidence - frais de main d’œuvre seulement; et

▪ charges for Post Office change of address. ▪ frais de changement d’adresse postale.

11.6 Non-admissible Items 11.6 Articles non admissibles

Non-admissible items are those not eligible to be shipped due to their hazardous nature or restricted as a result of the HGRS contract.

Ne sont pas admissibles les articles qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils présentent un danger ou parce qu’ils sont exclus aux termes du marché des SDAM.

11.7 Storage in Transit 11.7 Entreposage en cours de route

The employee shall be reimbursed the costs of the storage of HG&E when necessary at the new place of duty as follows:

Le fonctionnaire a droit au remboursement des coûts d’entreposage de ses effets mobiliers au nouveau lieu de travail lorsque la chose s’avère nécessaire.


▪ Actual and reasonable expenses up to the last day for which IAM&MA are authorized.

▪ Remboursement des frais réels et raisonnables jusqu’à la dernière journée admissible au titre de l’hébergement provisoire, des repas et indemnité pour frais accessoires (HPR et IFA).


▪ Actual and reasonable expenses that have been incurred beyond the period authorized from the Core Fund, but which are not as a result of personal choices.

▪ Remboursement des frais réels et raisonnables engagés après la période visée par la composante de base lorsque l’entreposage n’est pas le fruit d’un choix personnel.

11.8 Long-Term Storage (Applicable to Isolated Postings only)

11.8 Entreposage à long terme (postes isolés seulement)

11.8.1 When an employee is relocated, and after consultation with the employee and in the opinion of the Departmental National Coordinator, the shipment of some or all of the HG&E or PMVs, or both, to the new place of duty is not practical the employer shall pay for:

11.8.1 Lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé et que, selon l’avis du coordonnateur ministériel national et après avoir consulté le fonctionnaire, on juge que l’expédition d’une partie ou de la totalité de ses effets mobiliers ou de ses VAP à son nouveau lieu de travail ne constitue pas une solution pratique, l’employeur assumera les frais suivants :






▪ Packing, crating and cartage of the employee’s household effects to the nearest place where adequate long-term storage facilities are available;

▪ L’emballage, dans des boîtes ou dans des caisses, ainsi que le transport des effets mobiliers du fonctionnaire jusqu’aux plus proches installations convenables d’entreposage à long terme;

▪ Storage of the household effects until they can or might be repossessed by the employee or an authorized dependant of the employee;

▪ L’entreposage des effets mobiliers jusqu’à ce que le fonctionnaire, ou l’une de ses personnes à charge dûment autorisée, puisse en reprendre possession;

▪ Storage of up to two PMVs or one automobile and a camper/trailer. The total storage cost shall not exceed the cost of storing two PMVs; and

▪ L’entreposage d’au plus deux VAP, ou encore d’une automobile et d’une camionnette de camping ou une remorque. Le coût total ne doit pas dépasser les frais d’entreposage de deux VAP; et

▪ Payment of a one-time storage preservation fee for such services as removing the battery, raising the PMV off the tires, applying lubricants as required, for commercial storage of a PMV.

▪ Les services préventifs nécessaires en prévision de l’entreposage d’un VAP, comme l’enlèvement de la batterie, le démontage des pneus, la lubrification de certaines pièces, etc., ces services n’étant payés qu’une seule fois.

11.8.2 When the employee is again relocated to a location where the effects could be used, the Departmental National Coordinator shall authorize HGRS to ship the effects from the place of storage to:

11.8.2 Si le fonctionnaire est de nouveau réinstallé, cette fois à un endroit où il pourra utiliser ses effets mobiliers, le coordonnateur ministériel national autorise les SDAM à expédier les effets mobiliers de leur lieu d’entreposage :

(a) new place of duty; or a) au nouveau lieu de travail; ou

(b) former residence from which the effects were placed in storage.

b) ou à l’ancien lieu de résidence d’où ils ont été expédiés à l’entreposage.

11.8.3 An employee whose employment terminates while the employee’s effects are in storage:

11.8.3 Le fonctionnaire qui cesse de travailler alors que ses effets mobiliers sont entreposés :

(a) shall be reimbursed storage costs up to seven (7) days after the date of termination of employment; and up to 14 days in exceptional circumstances approved by the deputy head; and

a) a droit au remboursement des frais d’entreposage jusqu’au septième (7) jour suivant la date de cessation d’emploi et jusqu’à 14 jours dans des cas exceptionnels, sous réserve de l’approbation de l’administrateur général; et

(b) may, if the employee chooses, within a month of the date of termination of employment, have the employer ship these effects to the original point from which they were shipped into storage, or any other location of the employee’s choice, provided the cost is not greater than shipping them to the original point.

b) s’il le veut, peut, un mois avant la date de cessation d’emploi, se faire expédier par l’employeur ses effets à l’endroit initial d’où ils avaient été expédiés à l’entreposage - ou à tout autre endroit de son choix pourvu que cela n’entraîne pas un coût supérieur à celui de l’expédition à l’endroit initial.





11.9 Savings from Reducing Long-Term-Storage Costs (For Appliances Only)

11.9 Économies découlant de la réduction des coûts d’entreposage à long terme (électroménagers seulement)

Employees transferred to Isolated Posts who move into accommodation where it is impossible to normally house their major appliances are entitled to long-term storage.

Si le fonctionnaire est affecté à un poste isolé où il est installé dans un logement dont l’État est propriétaire et qui ne peut normalement pas contenir tous ses effets mobiliers, les effets seront entreposés aux frais de l’État.

Employees who decide not to store their appliances may transfer to their Personalized Fund 80% of the storage costs of one set of appliances to a maximum of 24 months based on industry weight averages.

Le fonctionnaire qui décide de ne pas entreposer ses électroménagers peut transférer à sa composante personnalisée 80 % des économies réalisées (frais d’entreposage pendant 24 mois), en fonction du poids de ses effets mobiliers (selon les moyennes de l’industrie).

Industry averages have determined that the current cost of storing one complete set of appliances (dishwasher, dryer, freezer, refrigerator, stove/range, and washer) for one (1) year is $450. This quantum may be adjusted by the CRSP based on actual contractual cost.

Selon les moyennes de l’industrie, le coût d’entreposage d’un ensemble complet d’électroménagers (laveuse de vaisselle, laveuse, sécheuse, cuisinière, réfrigérateur et congélateur) pendant un (1) an est de 450 $. Ce montant peut être rajusté par le FSR d’après le coût contractuel réel.

11.10 Partial Shipping/Storage 11.10 Expédition ou entreposage partiel

Storage of a portion of an employee’s effects shall be authorized in exceptional circumstances or where assigned Crown-owned accommodations will not accommodate all personal possessions. Entitlements are as follows:

L’entreposage d’une partie des effets mobiliers du fonctionnaire sera autorisé dans des cas exceptionnels, où lorsque ce dernier est installé dans un logement dont l’État est propriétaire et qui ne peut contenir tous ses biens.


▪ Actual storage cost. ▪ Frais d’entreposages réels.

▪ The combined shipment/storage weight shall not exceed 20,000lb./9,072 kg.

▪ Poids combiné à l’expédition et à l’entreposage, à concurrence de 20 000 livres, ou 9 072 kilos.


▪ Weight in excess of 20,000lb/9,072 kg placed in storage.

▪ Entreposage, poids supérieur à 20 000 livres ou 9 072 kilos.

Movement of HG&E must be done via HGRS contracted service providers under authorization from the Departmental National Coordinator. In those instances where storage is paid, there will be no transferable savings provided for weight reduction.

Le transport des effets mobiliers doit être effectué par un fournisseur de services ayant conclu un marché avec les SDAM, avec l’autorisation du coordonnateur ministériel national. Lorsque le coût d’entreposage est payé, aucune économie n’est transférable au titre d’une réduction de poids.





If the employee selects accommodation that will contain only a portion of the household effects, any storage arrangement for the remainder shall be the employee’s responsibility.

Si le fonctionnaire choisit un logement ne pouvant contenir qu’une partie de ses effets mobiliers, c’est à lui qu’il incombe de prendre les dispositions pour l’entreposage de l’autre partie.

11.11 Basic Insurance Coverage 11.11 Assurance de base

Employees shall be provided insurance for the transportation of HG&E as follows:

Le fonctionnaire a droit à une assurance au regard du transport de ses effets mobiliers, conformément à ce qui suit.


▪ $100,000 on authorized HG&E. ▪ Couverture de 100 000 $ pour ses effets mobiliers autorisés.


▪ Amounts over the basic coverage of $100,000. ▪ Couverture supérieure à 100 000 $.

▪ Insurance for specific items. ▪ Assurance couvrant des articles particuliers.

11.12 Crating 11.12 Emballage dans des caisses

Employees may have HG&E that may require additional protection (i.e.: china, art, and antiques). Any crating costs for such items shall be reimbursed from the Customized/Personalized Funds.

Il est possible que le fonctionnaire possède certains effets mobiliers nécessitant une protection supplémentaire (p. ex. de la porcelaine, des œuvres d’art ou des antiquités). Les frais d’emballage de ces articles dans des caisses sont remboursés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

11.13 Shipment of Personal Motor Vehicle (PMV)

11.13 Expédition du véhicule automobile personnel (VAP)

Employees shall be reimbursed actual and reasonable expenses related to shipping their PMV or driving to the new location as follows:

Le fonctionnaire a droit au remboursement de frais réels et raisonnables ayant trait à l’expédition de son VAP ou à l’utilisation de ce dernier pour se rendre à son nouveau lieu de travail.

Shipment of PMV by Commercial Carrier Transporteur commercial


▪ Cost to ship 1st vehicle. ▪ Coût d’expédition du premier véhicule.


▪ Cost to ship 2nd and additional vehicles. ▪ Coût d’expédition des véhicules additionnels.





When the relocation distance exceeds 3,000 km, departments may authorize the shipment of the family vehicles, and the travel of the family by commercial carrier.

Dans les cas où la distance de réinstallation est supérieure à 3 000 km, les ministères pourront autoriser le fonctionnaire à faire expédier les véhicules appartenant à la famille et à voyager avec sa famille par un moyen de transport commercial.

The second vehicle may also be shipped in unusual circumstances (such as when distance, weather or family circumstances do not permit the driving of the second PMV). All cases must be personally approved by the Departmental National Coordinator.

On pourra aussi expédier le deuxième VAP dans des cas inhabituels, par exemple s’il est impossible de le faire conduire en raison de la distance, des conditions météorologiques ou de certaines circonstances concernant la famille. Tous les cas devront être approuvés personnellement par le coordonnateur ministériel national.

When the PMV must be delivered by the employee to a point of shipment, the following expenses are reimbursable:

Lorsque le fonctionnaire doit livrer le VAP au point d’expédition, il peut réclamer les dépenses suivantes :

▪ the NJC Travel Directive kilometric rate, to cover the expense of moving a PMV to and from the auto transfer agent’s depot at each end of the move;

▪ le taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM de manière à couvrir les frais engagés pour le transport d’un VAP entre le lieu de travail et l’entrepôt du commissionnaire, à l’ancien ainsi qu’au nouveau lieu de travail;

▪ if required, one-way transportation by the most economical means for the employee to return from and travel to the auto transfer agent’s depot at each end of the move;

▪ au besoin, le coût du trajet dans un seul sens, en choisissant le moyen de transport le plus économique, pour que le fonctionnaire puisse revenir de l’entrepôt du commissionnaire ou s’y rendre (à la fois) à l’ancien lieu de travail et au nouveau;

▪ the charges levied by the transfer agent to deliver the PMV to and receive it from the government’s carrier; and

▪ les frais exigés par le commissionnaire de transfert pour livrer le VAP au transporteur du gouvernement et pour en prendre livraison; et

▪ the charges for storing the PMV at the agent’s depot for a total combined maximum period of ten days.

▪ le coût de l’entreposage du VAP dans les entrepôts du commissionnaire pour une durée maximale combinée de dix jours.

Rental car costs incurred (while the employee’s car is being shipped) are not reimbursable except in highly unusual circumstances beyond the employee’s control. Such expense is reimbursable from the Customized/Personalized Funds. These circumstances are:

Les frais de location d’un véhicule automobile engagés durant la période d’expédition du véhicule du fonctionnaire ne sont pas remboursables sauf dans des circonstances très particulières indépendantes de la volonté du fonctionnaire. Ces frais font l’objet d’un remboursement à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée. Les circonstances en question sont les suivantes :

▪ family illness, which requires travel to hospitals and doctors;

▪ maladie d’un membre de la famille (nécessité de se rendre à l’hôpital, de consulter des médecins);





▪ when the employee or dependant is permanently disabled;

▪ fonctionnaire ou personne à charge ayant une déficience permanente;

▪ when there is no public transportation in the location;

▪ absence de transports publics au lieu de travail;

▪ when the employee’s vehicle is being repaired due to damage while being shipped;

▪ réparations apportées au véhicule du fonctionnaire en raison de dommages subis durant l’expédition;

▪ when delivery of the employee’s vehicle is delayed beyond contracted delivery date for reasons beyond the employee’s control.

▪ livraison du véhicule après la date prévue au contrat pour des raisons indépendantes de la volonté du fonctionnaire.

All cases must be personally approved by the Departmental National Coordinator.

Dans chaque cas, le coordonnateur ministériel national doit donner personnellement son approbation.

11.14 Shipment of RV/Boat/Motorcycle/ ATV/Trailer/Snowmobile

11.14 Expédition d’un véhicule récréatif, d’un bateau, d’une motocyclette, d’un VTT, d’une remorque ou d’une motoneige

The costs to ship recreational vehicles, such as boats, motorcycles, all-terrain vehicles, trailers, and snowmobiles shall be reimbursed from:

Les frais d’expédition de ces véhicules sont remboursés.


▪ Reimbursement for actual and reasonable costs. ▪ Remboursement des frais réels et raisonnables.

11.15 Additional Shipping Expenses 11.15 Frais d’expédition additionnels

Employees are responsible for any additional costs beyond those established in the HGRS contract. Employees wishing to ship items that fall outside the scope of the contract shall be reimbursed for actual expenses from the Customized/Personalized Funds.

Le fonctionnaire est responsable de tous frais en sus de ceux qui ont été établis dans le marché des SDAM. S’il désire expédier des articles qui ne sont pas visés par le marché, il a droit au remboursement de ses frais réels à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

11.16 Transportation of Pets 11.16 Animaux de compagnie

Employees shall be reimbursed actual and reasonable expenses for transportation of their pets to the new location and any necessary kennel fees incurred while the employees are in interim accommodation.

Le fonctionnaire a droit au remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour faire transporter ses animaux de compagnie à son nouveau lieu de travail ainsi que de les frais de pension nécessaires pendant qu’il occupe un logement provisoire.


▪ Actual and reasonable costs. ▪ Frais réels et raisonnables.





11.17 Time off for Packing of Personal Effects

11.17 Congé pour l’emballage des effets mobiliers

An employee shall be provided up to three (3) days with pay to supervise the packing and loading of personal effects for shipment to the new location.

Le fonctionnaire a doit à une période de congé payé d’au plus trois (3) jours afin de superviser l’emballage et le chargement de ses effets personnels pour leur expédition au nouveau lieu de travail.

11.18 Time off for Unpacking of Personal Effects

11.18 Congé pour le déballage des effets personnels

An employee shall be provided up to two (2) days with pay to supervise the unpacking and unloading of personal effects at the new location.

Le fonctionnaire a droit à une période de congé payé d’au plus deux (2) jours afin de superviser le déchargement et le déballage de ses effets personnels au nouveau lieu de travail.





Part XII Employee-requested Relocation

Partie XII Réinstallation à la demande du fonctionnaire

12.1 Employee-requested Relocation 12.1 Réinstallation à la demande du fonctionnaire

12.1.1 The Departmental National Coordinator shall ensure that:

12.1.1 Le coordonnateur ministériel national veille à ce que :

(a) employees are provided with counselling and written confirmation on the applicable provisions of this Directive; and

a) les fonctionnaires reçoivent des conseils et une confirmation écrite des dispositions de la présente directive qui s’appliquent; et

(b) copies of all correspondence are retained on the employee’s relocation file.

b) des exemplaires de toutes les lettres soient conservés dans le dossier de réinstallation du fonctionnaire.

12.1.2 An employee-requested transfer that results in an authorized relocation to a position at the appropriate group and level which is vacant on arrival at the new place of duty shall be deemed to be an employer-requested relocation subject to the following:

12.1.2 Une mutation demandée par le fonctionnaire qui donne lieu à une réinstallation autorisée pour qu’il occupe un poste du groupe et du niveau pertinents vacant à son arrivée au nouveau lieu de travail sera considérée comme une réinstallation à la demande de l’employeur.

(a) The relocated employee shall be reimbursed relocation expenses within the limits prescribed in this Directive, unless the deputy head or senior delegated officer provides written certification that, had the vacant position not been filled as a result of an employee-requested transfer, it would have been filled through normal staffing procedures without relocation expenses being incurred.

a) On remboursera au fonctionnaire les frais de réinstallation en respectant les limites prévues par la présente directive, à moins que l’administrateur général ou un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire soumette un certificat attestant que, si le poste vacant n’avait pas été pourvu par suite d’une mutation demandée par le fonctionnaire, il l’aurait été par la voie normale de dotation en personnel sans entraîner de frais de réinstallation.

(b) When a position is so certified, the employee is entitled to:

b) Lorsqu’un tel certificat est présenté pour le poste, le fonctionnaire a droit à :

the sum of up to five thousand dollars ($5,000.00) in their Customized Fund;

jusqu’à cinq mille dollars (5 000 $) dans sa composante sur mesure;

the Core and Personalized Funds do not apply;

les composantes de base et personnalisée ne s’appliquent pas;

unused or remaining monies shall be returned to the Receiver General of Canada/department and are not payable to the employee as a cash-payout.; and

les sommes inutilisées ou restantes sont retournées au Receveur général du Canada/ministère et ne peuvent être payées au fonctionnaire par décaissement;





a contract with a relocation services supplier who will provide the employee with professional assistance such as counselling on the relocation benefits available, guidance on accommodation at the new location and expense management.

un contrat avec un fournisseur de services de réinstallation qui offre au fonctionnaire des services professionnels d’information sur les avantages en matière de réinstallation, des conseils sur l’hébergement au nouveau lieu de travail et des conseils en matière de gestion des dépenses.

12.1.3 Relocation expenses include but are not limited to HHT, DHIT, Interim Accommodation, Travel to new Location, Movement of HG&E, Rental of Vehicle, Child Care and Pet Care.

12.1.3 Les frais de réinstallation comprennent notamment ceux de voyage à la recherche d’un logement, de voyage d’inspection de la nouvelle résidence, d’hébergement provisoire, de voyage jusqu’au nouveau lieu de travail, de transport des effets mobiliers, de location de véhicule, de garde d’enfants et de garde d’animaux de compagnie.

There is no assistance for disposal or acquisition of a principal residence, including rental related expenses.

Aucune aide n’est accordée pour l’aliénation ni l’acquisition d’une résidence principale, incluant les frais de location.

12.1.4 Employees may claim a Non-Accountable Incidental Expense Allowance in the amount of $650 as part of the $5,000.00 allocation of Customized funds.

12.1.4 Les fonctionnaires peuvent réclamer une indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de 650 $ à même la composante sur mesure de 5 000 $.

Receipts are not required however they should be retained by the employee in the event of a tax audit.

Le fonctionnaire n’est pas tenu de présenter des reçus, mais il devrait les conserver en cas de vérification fiscale.

The employee must sign a statement certifying that the expenses were incurred.

Le fonctionnaire doit signer une attestation que les frais ont été engagés.

12.1.5 The department is to arrange for the shipment of the relocating employee’s HG&E through CRS.

12.1.5 Le ministère prend les arrangements pour le transport des effets mobiliers, par l’intermédiaire du FSR.

12.1.6 All commercial travel arrangements are to be made through the federal government’s contracted travel services. Employees are governed by the NJC Travel Directive.

12.1.6 Tous les arrangements de voyage commerciaux doivent être pris par l’intermédiaire des services contractuels de voyages du gouvernement fédéral. Dans ce contexte, les fonctionnaires sont assujettis à la Directive sur les voyages du CNM.




01-Apr-09 Section XIII Page 118

Part XIII Other Types of Relocation within Canada

Partie XIII Autres réinstallations au Canada

13.1 Telework 13.1 Télétravail

13.1.1 Employees authorized under the Treasury Board Telework Policy to work from their current place of residence in Canada instead of being relocated to the new place of work shall be subject to this Directive upon termination of the Telework arrangement.

13.1.1 Le fonctionnaire autorisé en vertu de la Politique du Conseil du Trésor sur le télétravail à travailler dans sa résidence principale actuelle au Canada plutôt que d’être réinstallé à son nouveau lieu de travail doit être assujetti à la présente directive à l’expiration de son entente de télétravail.

13.2 Isolated Posts and Government Housing Directive (IPGHD)

13.2 Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE)

13.2.1 Moving to an Isolated Post 13.2.1 Déménagement dans un poste isolé

▪ A homeowning employee moving to an isolated post is eligible for the incentive for not selling the home. Disposal costs relative to the future sale of the home will be the employee’s personal responsibility.

▪ Le fonctionnaire propriétaire d’une résidence qui déménage dans un poste isolé a droit à l’encouragement prévu s’il décide de ne pas vendre sa résidence. Les coûts d’aliénation liés à la vente éventuelle de la résidence sont entièrement à la charge du fonctionnaire.

▪ Since the HG&E will not be moved and no further expenses will be incurred that will affect the funding envelopes, the balance of the Personalized Fund will be paid out to the employee in the form of a cheque and will be taxable. The necessary tax documents will be issued by the CRSP.

▪ Puisque ses effets mobiliers ne sont pas transportés et qu’il n’engage pas d’autres frais ayant une incidence sur les enveloppes, les fonds de la composante personnalisée sont versés au fonctionnaire par chèque et sont imposables. Le FSR fournira les documents nécessaires d’impôts.

13.2.1.1 This Directive applies to employees relocated to Isolated Posts, with the following conditions:

13.2.1.1 La présente directive s’applique aux fonctionnaires réinstallés dans des postes isolés, avec les conditions suivantes :

▪ weight restrictions as per Isolated Posts and Government Housing Directive;

▪ les restrictions relatives aux poids énoncées dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État s’appliquent;

▪ entitlements as per Isolated Posts and Government Housing Directive;

▪ les droits applicables sont ceux énoncés dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État;

▪ transferable savings are not applicable when the Crown has to pay for storage cost;

▪ les dispositions relatives au transfert des économies réalisées ne s’appliquent pas lorsque l’État doit assumer les frais d’entreposage;





▪ storage of a portion of an employee’s effects is to be authorized only in exceptional circumstances or where assigned crown-owned accommodations will not accommodate all personal possessions.

▪ on n’autorisera l’entreposage d’une partie des effets mobiliers du fonctionnaire que dans des cas exceptionnels où lorsque le logement de l’État ne peut contenir la totalité des effets mobiliers.


▪ Actual storage cost. ▪ Frais d’entreposage réels.

▪ The combined shipment/storage weight not to exceed 20,000lb. /9,072 kg.

▪ Poids combiné à l’expédition et à l’entreposage, à concurrence de 20 000 livres ou 9 072 kilos.


Weight in excess of 20,000lb./9,072 kg placed in storage.

Entreposage, poids supérieur à 20 000 livres ou 9 072 kilos.

13.2.2 Storage of Household Effect and/or Personal Motor Vehicle

13.2.2 Entreposage d’effets mobiliers ou de véhicule automobile personnel

See section 11.8 Long-Term Storage Se reporter à l’article 11.8, Entreposage à long terme.

13.2.3 Isolated Posts Weight Restrictions & Customized Fund Calculations

13.2.3 Postes isolés - restrictions relatives au poids et calculs concernant la composante sur mesure

▪ There will be no entitlement to the Transportation of HG&E component of the Customized Fund calculation since the effects are being shipped from long-term storage.

▪ On ne pourra se prévaloir de la composante relative au transport des effets mobiliers dans les calculs concernant la composante sur mesure puisque les effets mobiliers sont expédiés à partir du lieu d’entreposage à long terme.

▪ The weight restrictions listed in the current IPGHD will remain in place and the shipment of HG&E will be considered from the point of long-term storage upon re-transfer.

▪ La limite de poids prévue par la DPILE demeure applicable, et l’expédition des effets mobiliers sera effectuée depuis le site d’entreposage à long terme lors du transfert subséquent.

13.2.4 Relocations related to retirement, disability, workforce adjustment and non-disciplinary termination shall be limited to the entitlements outlined in subsection 5.2.1 and section 5.8 of the IPGHD.

13.2.4 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé dans le contexte de son départ à la retraite, d’une invalidité, de l’application de la politique sur le réaménagement des effectifs ou d’une cessation d’emploi non disciplinaire, il n’a droit qu’aux avantages décrits au paragraphe 5.2.1 et à l’article 5.8 de la DPILE.





13.3 Unaccompanied Moves within Canada

13.3 Déménagement au Canada de personnes non accompagnées

The purpose of this provision is to provide greater flexibility for families who, for employment, education, or family-related reasons, may not wish to relocate to the employee’s new place of duty.

Le but de ces dispositions est de procurer une plus grande souplesse à la famille qui, pour des raisons reliées à l’emploi, aux études ou à la famille, pourrait souhaiter ne pas se réinstaller avec le fonctionnaire au nouveau lieu de travail de ce dernier.

Employees who are in the process of dissolving a marriage or spousal union, or who are in a situation of indefinite separation that may result in dissolution must inform the CRSP and provide confirmation of separation in the form of a declaration or legal separation agreement.

Les fonctionnaires en instance de divorce ou séparés pour une durée indéterminée pouvant entraîner la dissolution de leur union doivent en informer le FSR et lui confirmer leur séparation sous forme d’une déclaration ou d’entente de séparation légale.

13.3.1 Unused Core Benefits 13.3.1 Avantages de base inutilisés

▪ There is no reimbursement for the unused Core benefits.

▪ Les avantages de base inutilisés ne sont pas remboursés.

▪ The transfer files must be closed within the year. ▪ Les dossiers de transfert doivent être fermés dans l’année.

13.3.2 Transferable Credit For Not Selling Home

13.3.2 Crédit transférable quand le fonctionnaire choisit de ne pas vendre sa résidence

▪ Employees who relocate unaccompanied and elect not to sell their homes at their former place of duty may transfer 80% of the real estate commission fees that would have been payable had the home been sold (taxes excluded) to the Personalized Fund.

▪ Le fonctionnaire qui déménage seul et choisit de ne pas vendre sa résidence à son ancien lieu de travail peut transférer 80 % de la commission immobilière qui aurait été payable si la résidence avait été vendue (taxes non comprises) dans l’enveloppe personnalisée.

▪ The amount payable is calculated on the appraised value at pre-negotiated corporate real estate commission rates, capped at $12,000.

▪ Cette somme est calculée selon la valeur marchande aux taux prénégociés des commissions immobilières, avec un plafond de 12 000 $.

Example: Exemple :

Average appraised value of home is $300,000. The commission at 5% is $15,000. Therefore an employee could transfer $12,000 (i.e., $15,000 x 80%) from the Core to the Personalized Fund. This could be applied to property management.

Valeur marchande moyenne de 300 000 $ : à 5 %, la commission s’élève à 15 000 $ et le fonctionnaire pourrait transférer 12 000 $ (80 % de 15 000 $) de la composante de base à la composante personnalisée. La somme pourrait être consacrée à la gestion immobilière.





Note: Remarque :

Those taking this credit must sign a waiver foregoing any future reimbursement by the employer of real estate fees, legal fees or other related disposal costs for the property in question.

Le fonctionnaire qui se prévaut de ce crédit doit signer une renonciation libérant l’employeur de toute obligation de lui rembourser des frais de courtage immobilier, des frais de services juridiques ou d’autres frais d’aliénation connexes à l’égard de la propriété en question.

13.3.3 Temporary Move 13.3.3 Déménagement temporaire

If the move is considered temporary and meets the criteria of a short-term assignment, it will fall under the provisions of the NJC Travel Directive and will not qualify for entitlements under this Directive.

S’il s’agit d’un déménagement jugé temporaire et qui est conforme aux critères relatifs à un déménagement de courte durée, il sera assujetti aux dispositions prévues à la Directive sur les voyages du CNM et ne sera pas admissible aux fins de la présente directive.

13.3.4 Permanent Move 13.3.4 Déménagement permanent

Relocation duration in excess of three (3) years is considered a permanent relocation – this Directive shall apply.

Une réinstallation d’une durée de plus de trois (3) ans est considérée comme permanente – la présente directive s’applique.

13.3.4.1 An employee who opts to have the family remain behind permanently while he/she proceeds to the new destination alone will be provided with:

13.3.4.1 Le fonctionnaire qui choisit de manière permanente de ne pas être accompagnée de sa famille et se rend seul au nouveau lieu de travail recevra :

▪ 35% of the Personalized Fund; ▪ 35 % des fonds de la composante personnalisée;

▪ the $650 non-accountable allowance (Personalized Fund);

▪ l’indemnité non soumise à justification de 650 $ (composante personnalisée);

▪ the applicable Transfer Allowance; and ▪ l’allocation de mutation applicable; et

▪ all funds from the Not-For-Sale Incentive. ▪ tous les fonds provenant de la prime d’encouragement à ne pas vendre

The CRSP will withhold 10% until conclusion of the relocation.

Le FSR retient 10 % de la somme jusqu’à ce que la réinstallation soit menée à bien.

13.3.4.2 The employee is personally responsible for all costs incurred for family visits.

13.3.4.2 Le fonctionnaire assume personnellement les coûts reliés aux visites de sa famille.

13.3.4.3 If the employee’s workplace changes again, involving a second relocation to a third workplace, the entitlements to relocation benefits for members of the family, who were not relocated previously, shall not exceed relocation costs from the location where the employee resides had the family been residing with the employee.

13.3.4.3 Si le lieu de travail du fonctionnaire change de nouveau et entraîne une deuxième réinstallation à un troisième lieu de travail, les avantages liés à la réinstallation auxquels les membres de la famille qui n’avaient pas été réinstallés auparavant ont droit ne doivent pas dépasser les frais de réinstallation à partir de l’endroit où le fonctionnaire réside si sa famille avait habité avec lui.





13.4 Expenses Prior to Relocation Authorization

13.4 Frais engagés avant l’obtention de l’autorisation de déménager

13.4.1 Employees who incur expenses related to a relocation, shall be personally responsible for such expenses, unless and until the relocation is subsequently authorized.

13.4.1 Le fonctionnaire qui engage des frais pour une réinstallation en est personnellement responsable jusqu’à ce que sa réinstallation soit autorisée.

13.4.2 If an employee incurs expenses related to a personal relocation (unrelated to a staffing action), the employer shall not be responsible for any related expenses of the personal relocation process.

13.4.2 Si le fonctionnaire engage des frais pour une relocalisation personnelle (pas liée à une mesure de dotation), l’employeur n’est responsable d’aucuns frais connexes.

13.5 Assignments (Short-Term) Relocation from outside Canada and the USA

13.5 Affectations de courte durée à l’extérieur du Canada et des États-Unis

Because of the varying living conditions outside Canada, special short-term relocation provisions have been developed to cover periods of assignment abroad. See NJC Foreign Service Directives (FSD) III.

En raison des conditions de vie variées à l’extérieur du Canada, des dispositions spéciales sur la réinstallation à court terme ont été élaborées à l’égard des périodes d’affectation à l’étranger. Voir les Directives sur le service extérieur du CNM (III).

13.6 Employees on Assignment for more than one year

13.6 Fonctionnaires en affectations pour une durée supérieure à un an

This Directive may apply to employees on assignments for more than one (1) years’ duration, by mutual agreement of the employer and employee. Where the assignment is for more than one (1) year and less than three (3) years, the provisions on sale (see Part VIII) and purchase of property (see Part IX) will not apply. The modified funding formula which follows below will apply to employees in this category.

La présente directive peut s’appliquer aux périodes d’affectation de plus d’un (1) an par accord mutuel entre le fonctionnaire et l’employeur. Lorsque les affectations sont de plus d’un (1) an et de moins de trois (3) ans, les dispositions sur la vente d’une résidence (voir la Partie VIII) et sur l’achat d’une résidence (voir la Partie IX) ne s’appliquent pas. La formule de financement modifiée qui suit s’appliquera à ces fonctionnaires.

Customized Funding Formula Formule de financement - composante sur mesure

Funding allowance: $1,000 @ 100% $1,000 Allocation : 1 000 $ @ 100 % 1 000 $

+ Transportation cost - one way- kilometric rate (employee and dependants).

+ Coût du transport - aller - taux kilométrique (fonctionnaire et personnes à charge).

______ x 35% = ______ x 35 % =

+ Cost of shipping 1000 lb. (453.60 kg) of household goods per qualifying rooma (zone-to-zone matrix).

+ Coût d’expédition de 1 000 livres (453,60 kilos) d’effets mobiliers par pièce admissibleb (matrice zone à zone).

______ x 35% = ______ x 35 % =

Total Customized Funding: _____ Total - composante sur mesure : _____





Personalized Funding Formula Formule de financement - composante personnalisée

Allowances/Incentives: Indemnités/encouragement :

+ Non-accountable incidental allowance

$650 + Indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification

650 $

Sub-total: _____ Total partiel : _____

Transferable Savings to Personalized Fund Économies transférables à l’enveloppe de la composante personnalisée

+ 80% of cost savings resulting from not using long-term storage (Isolated Post) for major appliances - max 24 months.

+ 80 % de l’économie découlant du fait de ne pas entreposer à long terme (postes isolés) les principaux électroménagers - période maximale de 24 mois.

+ House Hunting Trip incentive: $250 for flying and staying over on Saturday at destination; or Interim Lodging Meals & Incidentals (ILM&I) savings for unused days (max $250, taxes included).

+ Incitatif VRL 250 $ vol/nuitée le samedi à destination, ou Économies des frais d’hébergement, repas et frais accessoires pour les jours de VRL non utilisés (max. 250 $, taxes comprises).

+ Savings for shipping below threshold

_____ + Économies découlant du fait que le poids des effets mobiliers expédiés est inférieur au seuil applicable.

_____

Sub-total: _____ Total partiel : _____

Total Personalized Funding: _____ Total – composante personnalisée :

_____

Qualifying rooms - (kitchen, bedrooms, living room, recreation room, family room, dining room, basement, garage (not condos and apartments), out building (limit of one), storage room (separate from apartment); weight of ATVs, snowmobiles, motorcycles, etc., stored in garage is excluded from weight factor; (1 kg = 2.2046 lb).

Pièces admissibles : cuisine, chambres, salle de séjour, salle de jeux, salle familiale, salle à manger, sous-sol, garage (sauf dans le cas des logements en copropriétés et des immeubles d’habitation), remise (une au maximum), salle de rangement (distincte du logement). Le poids des tout-terrains, motoneiges, motocyclettes, etc. rangés dans le garage est exclu du calcul (1 kilo = 2,2046 livres).




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01-Apr-09 App. A Page 125

Appendix A Examples of computation - 10% Home Sale Assistance (HSA)

(Publié aussi en français sous le titre Appendice A, Exemples de calcul - Aide à la vente de la résidence - réduction de 10 % du prix de vente

(Core Assistance never to exceed $15,000)

Example #1:

Originally purchased @ $178,500 (1997) Current appraised value $175,000 Listed at $180,000 Sells for $170,000 10% of appraised value = $17,500

Computation: Appraised value of $175,000 minus selling price of $170,000 = $5,000. Therefore, the employee is entitled to financial assistance of $5,000 from Core.

Example #2:

Originally purchased @ $178,500 (1997) Current appraised value $175,000 Listed at $170,000 Sells for $160,000 (Departmental National Coordinator has to approve because selling below 95% of appraised value) 10% of appraised value = $17,500

Computation: Appraised value of $175,000 minus selling price of $160,000 = $15,000. 95% of appraised value = $166,250 Selling price = $160,000

Since the property sold for less than 95% of the appraised value, the Departmental National Coordinator must approve the reimbursement of the financial assistance of $15,000 from Core.

Example #3:

Originally purchased @ $178,500 (1997) Current appraised value $175,000 Listed at $175,000 Sells for $155,000 (Departmental National Coordinator has to approve because selling below 95% of appraised value) 10% of appraised value = $17,500

Computation: Appraised value of $175,000 minus selling price of $155,000 = $20,000. 95% of appraised value = $166,250 Selling price = $155,000

Since the property sold for less than 95% of the appraised value, the Departmental National Coordinator must approve the reimbursement of the financial assistance of $15,000 from the Core Fund. Subject to funding availability, he/she may approve an additional $2,500 from the Customized/Personalized Funds.





Example #4:

Current appraised value $130,000 Sells for $116,000 (Departmental National Coordinator to approve because sale price below 95% of appraised value) 10% of appraised value = $13,000 Loss from sale = $14,000

Computation: Appraised value of $130,000 minus selling price of $116,000 = $14,000. 95% of appraised value = $123,500 Core to reimburse $13,000 No additional assistance from the Customized/Personalized Funds because it will exceed the 10% assistance.





Appendice A Exemples de calcul - Aide à la vente de la résidence - réduction de 10 % du prix de vente

(Also published in English as Appendix A, Examples of computation - 10% Home Sale Assistance)

(L’aide accordée à même la composante de base ne doit jamais dépasser 15 000 $)

Exemple 1

Prix d’achat payé au départ : 178 500 $ (1997) Valeur estimative courante : 175 000 $ Prix annoncé : 180 000 $ Prix de vente : 170 000 $ 10 % de la valeur estimative = 17 500 $

Calcul Valeur estimative courante de 175 000 $, moins le prix de vente de 170 000 $ = 5 000 $ Le fonctionnaire a donc droit à une aide financière de 5 000 $ à même la composante de base.

Exemple 2

Prix d’achat payé au départ : 178 500 $ (1997) Valeur estimative courante : 175 000 $ Prix annoncé : 170 000 $ Prix de vente : 160 000 $ (approbation du coordonnateur national nécessaire parce que le prix de vente représente moins de 95 % de la valeur estimative) 10 % de la valeur estimative = 17 500 $

Calcul Valeur estimative de 175 000 $, moins le prix de vente de 160 000 $ = 15 000 $ 95 % de la valeur estimative = 166 250 $ Prix de vente = 160 000 $

Puisque la résidence a été vendue à un prix inférieur à 95 % de la valeur estimative, le coordonnateur ministériel national doit approuver l’aide financière de 15 000 $ accordée à même la composante de base.

Exemple 3

Prix d’achat payé au départ : 178 500 $ (1997) Valeur estimative courante : 175 000 $ Prix demandé : 175 000 $ Prix de vente : 155 000 $ (approbation du coordonnateur ministériel national nécessaire parce que le prix de vente représente moins de 95 % de la valeur estimative) 10 % de la valeur estimative = 17 500 $

Calcul Valeur estimative de 175 000 $, moins le prix de vente de 155 000 $ = 20 000 $ 95 % de la valeur estimative : 166 250 $ Prix de vente = 155 000 $





Puisque la résidence a été vendue à un prix inférieur à 95 % de la valeur estimative, le coordonnateur ministériel national doit approuver l’aide financière de 15 000 $ accordée à même la composante de base. Sous réserve des fonds disponibles, il peut approuver une aide additionnelle de 2 500 $ à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.

Exemple 4

Valeur estimative courante : 130 000 $ Prix de vente : 116 000 $ (approbation du coordonnateur ministériel national nécessaire parce que le prix de vente représente moins de 95 % de la valeur estimative) 10 % de la valeur estimative = 13 000 $ Perte découlant de la vente = 14 000 $

Calcul

Valeur estimative de 130 000 $, moins prix de vente de 116 000 $ = 14 000 $ 95 % de la valeur estimative = 123 500 $ Remboursement à même la composante de base : 13 000 $ Aucune aide supplémentaire n’est possible à même la composante sur mesure/personnalisée, car cela représenterait un pourcentage supérieur à 10 %.




01-Apr-09 App. B Page 129

Appendix B Benefits Table

(Publié aussi en français sous le titre Appendice B, Tableau des avantages)

The following table lists the benefits available to an employee:

Relocation Benefits Core Customized Personalized

A. Relocation Planning (services provided by the CRSP)

Explanation of the mobility program X

Presentation of Directive benefits and options X

Presentation of transferable values and their application X

Provide financial tools to evaluate renting vs buying X

Provide counselling on importance of door-to-door move X

Provide counselling on the multiple aspects of the move X

Counsel on when HHT should be taken, pre-search requirements X

Provide liaison service for GTS and HGRS X

B. Destination Orientation (services provided by the CRSP)

Provide information consultation on new location/community X

Provide guidance on securing accommodation (rent/purchase) X

Provide information on market values and trends at destination X

Provide information on new neighbourhood, schools, special facilities, commuting services, senior homes, etc.

X

Assist in pre-qualifying for HHT (housing requirements and financial considerations)

X

Assist in preparing home/rent search plan and link-up at new locale X

Counsel on pre-approved mortgage X

Provide list of local realtors and brief on the range of services to be expected - “open broker policy”

X

Counsel on signing agreements with purchasing agents for newly built sale by owner properties, etc.

X

Provide list of local participating lawyers and brief on the range of services to be expected - “open broker policy”; list of reimbursable disbursements

X

Provide list of local participating financial institutions and brief on penalties and options, range and level of services to be expected - “open broker policy”

X

Provide list of local participating building inspection firms and brief on the range and level of services to be expected

X

Counsel on limitation of fees payable under IRP X






Counsel on offer-to-purchase process X

Counsel on exceptional circumstances X

Provide information on basic leases, penalties, lease terms, etc. X

C. House Hunting Trip (HHT): Part IV

Authorized travel time (2 days) X

Additional travel time -change of authorized transportation mode X

Boarding of pets X X

Car rental (upgrade from mid-size via Personalized Fund) X X

Dependant care (in excess of Core entitlements paid from Customized/Personalized Funds)

X X X

Extended HHT (additional 2 days + 2 days) X X

HHT - Expenses for Children/Extended family X X

HHT duration expenses - employee and spouse or common-law partner (5 days - 5 nights)

X

Destination home inspection trip X

Telephone calls (expenses in excess of Core entitlements paid from Personalized Fund)

X X

D. Interim Accommodation, Meals and Miscellaneous Relocation Allowance : Part V

Accommodation, meals and allowance - employee and dependants X X X

Accommodation, meals and allowance (extended family) X X

E. Travel To New Location: Part VI

Transportation and travelling expenses - employee and family X

Transportation and travelling expenses - extended family X X

F. Rental Accommodation: Part VII

Professional cleaning of former/new residence ($100) X X X

Rent and lease liability X

Rent in advance of a move see TDRA (30 days from Core Fund) X X X

Rental agency finding fees X

G. Sale/Disposal of Home: Part VIII

Appraisal fees on sale of home - 1 appraisal/additional appraisals X X X

Attending fees/power of attorney (actual and reasonable) X

Home equity loss X

Home sale assistance (10%) – (up to $15, 000 from the Core Fund) X X

Legal fees and disbursements (corporate rates) X






Marketing incentives X X

Mortgage interest differential penalty - non-portable mortgage X

Mortgage paydown penalty - non-portable mortgage X

Mortgage paydown penalty - portable X

Professional cleaning of former/new residence ($100) X X

Real estate commission (corporate rates) X

Return trip to finalize sale X

Building/structural inspection (corporate rates) X X

TDRA (limitations may apply) X X X

TDRA – weekend travel home X

Property management services X

H. Purchase of Home: Part IX

Attending fees X

$25,000 Home relocation loan X X

Bridging loan - interest X X

Building/structural inspection (corporate rates) limitations X X

Follow-up inspections X

Interest on short term loan - deposit for a home purchase X X

Legal fees and disbursements (corporate rates) X

Mortgage default insurance premium X X

Mortgage interest differential (up to 5 years; up to $5,000) X

Mortgage interest buy-down X

New home warranty X

Power of attorney X

Professional cleaning ($100) X X X

I. Shipment of Personal Effects: Part XI

Crating X X

Incidental shipping expenses X X

Long term storage (restricted to isolated postings) X

Miscellaneous shipping expenses X X

Return trip to effect move X

Shipment of antiques and works of art X X

Shipment of boats, motorcycles, and ATV’s X X






Shipment of furniture & effects – from Core Fund up to 20,000lb. /9,071.94 kg X X X

Shipment of mobile homes (with limitations) - Part X X X X

Shipment of pets X X

Shipment of PMV - 1 vehicle (storage not permitted) X

Shipment of second/additional PMVs X X

Shipment of trailers X X

Storage in transit – in excess of Core entitlements paid from Customized/Personalized Funds)

X X X

J. Additional Benefits

Additional insurance - motor vehicles X X

Adjustments and alterations to furniture and fixtures X X

Counselling services - extended family X

Duplicate housing or commuting assistance X

Home renovations for disabled employees and dependants X X

Property management fees (former home) X

Spousal employment search X X

Spousal curriculum vitae and interview travel X X

Sundry accountable incidental relocation expenses X

Note: See appropriate sections for description, rate limitation and application.





Appendice B Tableau des avantages

(Also published in English as Appendix B, Benefits Table)

Avantages offerts au fonctionnaire :

Réinstallation Base Sur mesure Personnalisée

A. Planification de la réinstallation (services offerts par le FSR)

Explication du programme de mobilité X

Présentation des avantages et des options de la présente directive X

Présentation des valeurs transférables et de leur application X

Outils financiers pour comparer location et achat X

Orientation sur l’importance d’un déménagement porte à porte X

Orientation sur les aspects multiples du déménagement X

Conseils sur le moment opportun pour effectuer un VRL et sur les exigences préalables à la recherche

X

Services de liaison en ce qui touche le Service des voyages du gouvernement et les Services de déménagement d’articles e ménage

X

B. Orientation au sujet de la destination (services offerts par le FSR)

Renseignements sur le nouveau lieu de travail et la nouvelle collectivité X

Orientation en matière de logement (achat ou location) X

Information sur les valeurs marchandes et les tendances au lieu de destination X

Information sur le nouveau quartier, les écoles, les installations spéciales, le transport en commun, les résidences pour aînés, etc.

X

Aide à la sélection préalable pour les VRL (besoins et aspects financiers) X

Aide à l’élaboration d’un programme de recherche pour l’achat/la location et à l’établissement de contacts dans la nouvelle localité

X

Conseils sur les hypothèques préautorisées X

Fournir la liste des courtiers immobiliers locaux et renseignements sur la gamme des services prévus - « politique d’ouverture des marchés »

X

Conseils sur les répercussions des ententes avec des agents d’achat pour les logements récemment construits, des ventes par les propriétaires, etc.

X

Fournir la liste des avocats ou notaires locaux participants et renseignements sur la gamme de services prévus - « politique d’ouverture des marchés »; liste des frais remboursables

X

Fournir la liste des institutions financières locales participantes et renseignements sur les pénalités et les options, ainsi que la gamme et le niveau des services prévus - « politique d’ouverture des marchés »

X






Fournir la liste des compagnies locales participantes d’inspection résidentielle reconnus et renseignements sur la gamme et le niveau des services prévus

X

Conseils sur les restrictions relatives aux honoraires pouvant être payés en vertu du PRI

X

Conseils sur le processus des offres d’achat X

Conseils sur les circonstances exceptionnelles X

Information sur les baux de base, les pénalités, les durées, etc. X

C. Voyage à la recherche d’un logement (VRL) : Partie IV

Temps de voyage autorisé (deux jours) X

Temps de voyage prolongé - modification du moyen de transport autorisé X

Pension d’animaux de compagnie X X

Location d’automobile (surclassement par rapport à un modèle de série intermédiaire via la composante personnalisée)

X X

Garde des personnes à charge (frais en sus de ceux prévus par la composante de base financés à même la composante sur mesure/personnalisée)

X X X

VRL prolongé, jours supplémentaires (2 jours + 2 jours) X X

VRL - Frais pour les enfants/la famille élargie X X

Durée du VRL - fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait (5 jours - 5 nuits) X

Voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR) X

Appels téléphoniques (frais en sus de ceux couverts par la composante de base financés à même la composante personnalisée)

X X

D. Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation : Partie V

Hébergement, repas et frais accessoires - fonctionnaire et personnes à charge X X X

Hébergement, repas et frais accessoires (famille élargie) X X

E. Voyage vers le nouveau lieu de travail : Partie VI

Frais de transport et de voyage - fonctionnaire et famille X

Frais de transport et de voyage - famille élargie X X

F. Logement loué : Partie VII

Nettoyage professionnel de l’ancienne/nouvelle résidence (100 $) X X X

Responsabilité relative au bail X

Loyer versé d’avance (composante de base -30 jours) - se reporter aux dispositions sur l’IOTDR

X X X

Honoraires de firme de recherche de logement locatif X






G. Vente de la résidence : Partie VIII

Frais d’évaluation à la vente - 1 évaluation; évaluations supplémentaires X X X

Frais de délégation et de procuration (réels et raisonnables) X

Pertes immobilières - (maximum : 15 000 $) X

Aide à la vente de la residence (10 %) – (à concurrence de 15 000 $) X X

Débours et frais juridiques (tarifs établis) X

Encouragements liés à la vente X X

Pénalité pour différence d’intérêts hypothécaires - hypothèque non transférable X

Pénalité pour versement par anticipation sur un prêt hypothécaire - hypothèque non transférable

X

Pénalité pour versement par anticipation sur un prêt hypothécaire - hypothèque transférable

X

Nettoyage professionnel de l’ancienne/nouvelle résidence (100 $) X X

Commission immobilière (taux établis) X

Voyage aller-retour pour régler la vente X

Inspection résidentielle (tarifs établis) X X

IOTDR (certaines restrictions peuvent s’appliquer) X X X

IOTDR – Congé de fin de semaine au foyer X

Services de gestion immobilière X

H. Achat d’une nouvelle résidence : Partie IX

Frais de délégation X

Emprunt à la réinstallation de 25 000 $ X X

Financement provisoire - intérêts X X

Inspection résidentielle (tarifs établis); restrictions X X

Inspections de suivi X

Intérêts sur emprunt à court terme - dépôt à l’achat d’une résidence X X

Débours et frais juridiques (tarifs établis) X

Prime d’assurance-prêt hypothécaire X X

Différence d’intérêts hypothécaires (maximum : 5 ans et 5 000 $) X

Achat d’une réduction d’intérêts hypothécaires X

Garantie des maisons neuves X

Pouvoir de procuration X

Nettoyage professionnel (100 $) X X X






I. Expédition des effets mobiliers : Partie XI

Emballage dans des caisses X X

Frais accessoires d’expédition X X

Entreposage à long terme (réservé aux postes isolés) X

Frais d’expédition divers X X

Voyage aller-retour pour participer au déménagement X

Expédition d’antiquités et d’objets d’art X X

Transport de bateaux, motocyclettes et tout-terrains X X

Transport de mobilier et d’accessoires jusqu’à 20 000 livres/9 071,94 kg - composante de base

X X X

Transport de maisons mobiles (certaines restrictions applicables) : Partie X X X X

Transport d’animaux de compagnie X X

Transport d’un VAP - 1 véhicule (entreposage non autorisé) X

Transport de VAP supplémentaires X X

Transport de remorques X X

Entreposage en route - (frais en sus de ceux prévus par la composante de base financés à même la composante sur mesure/personnalisée)

X X X

J. Autres avantages

Assurance supplémentaire - Véhicules automobiles X X

Ajustements et modifications des meubles et des accessoires X X

Services de prestation de conseils - Famille élargie X

Indemnité pour l’occupation de deux résidences ou indemnité de transport quotidien

X

Rénovations apportées à la résidence - fonctionnaire ou personne à charge handicapé

X X

Frais de gestion immobilière (ancienne résidence) X

Aide à la recherche d’emploi pour le conjoint ou conjoint de fait X X

Préparation d’un curriculum vitae et déplacements pour entrevues du conjoint ou conjoint de fait

X X

Frais accessoires de réinstallation (avec reçu) X

Remarque : Voir les articles appropriés pour la description, les restrictions tarifaires et l’application.

NJC Directive Relocation sur la Directive réinstallation ... · National Joint Council Conseil national mixte Agreements Conventions Volume 2 Volume 2 NJC Relocation Directive Directive

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