Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013 Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen Workshop ZIJ De secretaresse van de 21e eeuw
Feb 25, 2016
Nieuwjaarsborrel - 4 februari 2013
Nederlandse Vereniging voor Directiesecretaressen
Workshop ZIJDe secretaresse van de 21e eeuw
Workshop NVD 2
Even voorstellen: ZIJ
• Werving & selectiebureau
• Gespecialiseerd in:– Secretarieel/ondersteunend – HRM personeel
• Operationeel in: – Regio Amsterdam – Regio Eindhoven
• 5 talentvolle, enthousiaste en gedreven meiden
• Persoonlijke en professionele aanpak
4 februari 2013
ZIJ maakt het verschil!Werkt & Versterkt
Workshop NVD 3
Even voorstellen: Nathalie Haans
• Werkt met ZIJ sinds begin 2008 (als klant)
• Werkt bij ZIJ sinds juli 2010 als Consultant
• Ervaring:– Office manger (Hairstore)– Afdelingsecretaresse (KPMG)– Opleidingscoördinator (KPMG)– Jr. HR adviseur (KPMG)– HR adviseur (TMF Group)
4 februari 2013
Matchen van kandidaten en organisaties is het leukste dat er is!
Workshop NVD 4
Even voorstellen: Ellen Blom
• Werkt met ZIJ sinds begin 2010 (als kandidaat)
• Werkt bij ZIJ sinds augustus 2011 als consultant
• Ervaring:– Event/ office manager (Brownys Events)– Office manager (NVP)
4 februari 2013
De wensen vervullen van zowel de kandidaat áls de klant geeft mij
enorm veel voldoening!
Workshop NVD 5
Waarom zijn we vanavond bijeen?
• De Secretaresse van de 21e eeuw– Passend thema gezien ontwikkelingen huidige arbeidsmarkt
• Kennismaking met ZIJ
• Kennis en ervaringen met elkaar delen
• Netwerken
• Proosten op het nieuwe jaar!
4 februari 2013
Workshop NVD 6
Wat staat er vandaag op het programma?
1. Introductie: doel van de avond
2. Geschiedenis van het secretaressevak
3. De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
4. Workshop 1: gevolgen trends & ontwikkelingen
5. Workshop 2: kansen en bedreigingen
6. Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD 7
Agenda
• Introductie: doel van de avond
• Geschiedenis van het secretaressevak
• De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
• Workshop 1: gevolgen van de trends
• Workshop 2: kansen en bedreigingen
• Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD 8
Etymologie
• De term secretaresses komt voort uit 2 Latijnse woorden:– Secremere (onderscheid maken) en het daarvan afgeleide – Secretum (hetgeen van het andere apart is gezet)
• Hieruit ontstonden de woorden secretarius en secretarum– Persoon die zorgdroeg voor de vertrouwelijke informatie– Meestal in dienst van een machtig persoon zoals een koning of paus
• Aangezien secretaresses nog steeds veel vertrouwelijke informatie beheren, is de term nog steeds toepasselijk
4 februari 2013
Workshop NVD 9
In de middeleeuwen bestonden er dus reeds secretariële beroepen: de secretarum en de monnik
Secretarum:• In dienst van een koning of een landheer • Taken: schrijven + vertalen van teksten • Grote macht in de middeleeuwen,
– Weinig mensen kenden vreemde talen
Monnik:• Hield zich ook bezig met het schrijven
van teksten• Echter meer het vermenigvuldigen
ervan, door middel van overschrijven
4 februari 2013
Workshop NVD 10
In de 17de eeuw ontstonden er door de grote economische bloei veel handelskantoren
• Op die kantoren hielden veel mensen zich bezig met het: – opmaken – versturen – en archiveren van documenten
• Dit waren meestal mannen
4 februari 2013
Workshop NVD 11
Begin 19e eeuw werden uit oogpunt van netheid en discipline steeds meer vrouwen op kantoren aangenomen
• Hun belangrijkste taak was licht administratief werk te doen
• Mannen deden nog steeds het verantwoordelijke werk
• De eerste school waar studenten les kregen in steno liet alleen mannen toe – (Sir Isaac Pitman – 1870)
• Nadat in 1880 de typemachine werd uitgevonden, traden ook vrouwen toe tot beroepen met secretariële taken
4 februari 2013
Workshop NVD 12
Tijdens WO I namen veel vrouwen functies van mannen over
• De mannen gingen naar het front
• Veel voormalig “mannelijke” beroepen werden met succes door vrouwen ingevuld
• Zo ook secretariële beroepen
4 februari 2013
• Vanaf 1925 wilden steeds meer directeuren een assistente die hen direct ondersteunde bij hun werkzaamheden
• Vanaf ongeveer 1930 traden steeds minder mannen toe tot het beroep
• In de jaren ‘40, ‘50 en ‘60 werd het “moderne” secretaressevak ontwikkeld– Dit werd een typisch vrouwelijk beroep
Workshop NVD 13
Vanaf de jaren '70 heeft het beroep een grote groei doorgemaakt
• Eerst was het beroep vooral ondersteunend van aard
• Door de jaren heen is het steeds meer een begeleidend en initiërend beroep geworden.
• Een secretaresse kan tegenwoordig haar eigen werk en dat van anderen plannen
4 februari 2013
Ca. 1900 Ca. 1940
Ca. 1970 Ca. 1990
Workshop NVD 15
Agenda
• Introductie: doel van de avond
• Geschiedenis van het secretaressevak
• De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen& o
• Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
• Workshop 2: kansen en bedreigingen
• Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD 16
Trends & ontwikkelingen
Ter verduidelijking:• Er is een verschil tussen “trends” en “ontwikkelingen”
• Ontwikkeling:– Gebeurtenis/ serie van gebeurtenissen
• Trend:– Patroon dat zichtbaar wordt in een serie van ontwikkelingen
4 februari 2013
Workshop NVD 17
De afgelopen jaren zijn ontwikkelingen binnen het secretaressevak in een stroomversnelling geraakt
• Je kunt spreken van een “ Stille revolutie”
• Op welke vlakken zijn er belangrijke trends & ontwikkelingen?– Organisatorisch– Technologisch– Sociaal / cultureel– Arbeidsmarkt
• Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de secretaresse?– Naamsverandering van de functie– Inhoudelijke verandering van de functie– Persoonlijke ontwikkeling
4 februari 2013
Workshop NVD 18
Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
• Bedrijven steeds informeler– De hiërarchische structuur
doorbroken– Managers makkelijker
benaderbaar– Flexibiliteit neemt toe, deur
staat open
• Snelheid van handelen is een succesfactor
• Opkomst virtuele teams waarbij diverse interne en externe experts betrokken zijn
Secretaresse van de 21e eeuw:
• Weegt zelfstandig urgentie en relevantie van het onderwerp af
• Stelt en bewaakt prioriteiten
• Vervult een verbindende en faciliterende rol
• Is de stabiele factor op kantoor, geen ‘flexer’ maar het vaste centrale punt
4 februari 2013
Workshop NVD 19
Organisatorische ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
• Diverse taken vanuit stafafdelingen overgedragen naar de lijnafdeling/ managers– Bijvoorbeeld HR, facilitaire
taken of centrale inkoop van goederen.
• De rol van de (lijn)manager verandert– Operationele taken en
beslissingsbevoegdheden vaker gedelegeerd naar secretaresse
Secretaresse van de 21e eeuw:
• Krijgt een uitgebreider en breder takenpakket
• Krijgt meer verantwoordelijkheden
• Neemt meer zelfstandige beslissingen
• De vraag naar hoogopgeleide secretaresses neemt hierdoor toe
4 februari 2013
Workshop NVD 20
Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
• Kantoren worden meer en meer een ‘paperless offices’ – Toenemende aandacht MVO– Niet meer onnodig verspillen
• Afname administratieve papierstromen (fax en post) – Toename online en
elektronische informatie
• Toename gebruik social media
Secretaresse van de 21e eeuw:
• Print geen stapels mails en documenten meer, maar archiveert en ordent digitaal
• Speelt sturende rol in co-ontwikkeling en is kwaliteitsbeheerder
• Moet sneller de essentiële informatie begrijpen en hierop actie ondernemen
• Verzorgt vindbaarheid en overzicht
4 februari 2013
Workshop NVD 21
Technologische ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
• Gezamenlijke takenlijst, agenda en documenten in ‘the cloud’
• Vernieuwing van communicatie-middelen: smartphones, tablets en laptops– Manager regelt op afstand
eenvoudig zelf aantal zaken– Persoonlijk contact blijft
essentieel, maar…– … veel zaken kunnen worden
afgehandeld via mail of chat
Secretaresse van de 21e eeuw:
• Is volledig thuis in de laatste technologische ontwikkelingen
• Ook Social Media kent geen geheimen – Initiatief en actieve participatie
• Kan snel grote hoeveelheden informatie …– Ontvangen– Interpreteren– Verwerken– Versturen
• … via een toenemend aantal kanalen
4 februari 2013
Workshop NVD 22
Een voorbeeld: het dicteren van teksten
4 februari 2013
Tot in de jaren ‘90
Vanaf medio jaren ‘90
Sinds 2008
Workshop NVD 23
Een voorbeeld: tekstverwerking
4 februari 2013
Tot in de jaren ‘90
Vanaf medio jaren ‘80
De jongste versieAl bijna aan een update toe
Workshop NVD 24
Sociaal /culturele ontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
• Toename flexibele werktijden en HNW– Parttime blijven werken, ook als
je kinderen krijgt
• Duobanen komen steeds vaker voor in het secretaressevak– Mits duidelijke afspraken– Werkzaamheden goed te
combineren met privéleven
• Het secretaressevak is geen typisch vrouwenberoep meer– Steeds meer mannen kiezen voor
dit vak
Secretaresse van de 21e eeuw:
• Kan van meer flexibiliteit gebruik maken
• Wordt verwacht zich flexibel op te stellen
• Werkt vaker parttime of in duobaan
• Is niet meer 99% vrouw
4 februari 2013
Workshop NVD 25
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
• Het opleidingsniveau van de secretaresse wordt steeds hoger door:
– Veranderingen in het takenpakket
– Verantwoordelijkheden t.a.v. werkzaamheden
Secretaresse van de 21e eeuw:
• Is niet langer meer een uitvoerende operationele ondersteuner, …
• … maar meer en meer een adviserende en organisatorische meedenker
• De kwaliteit van instromende secretaresses neemt toe; de kwantiteit neemt af
4 februari 2013
Workshop NVD 26
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
• Het opdoen van ervaring bij meerdere werkgevers neemt sterk toe
• Je bent niet langer ‘voor je leven lang in dienst van en bij’
• Maar je ontwikkelt jezelf door kennis en ervaring bij diverse organisaties op te doen
Secretaresse van de 21e eeuw:
• Zal moeten leren omgaan met veranderingen in taken, werkzaamheden
• Maar dus ook in organisaties
• Dat vergt een vergrote mate van flexibiliteit
4 februari 2013
Workshop NVD 27
Arbeidsmarktontwikkelingen in de 21e eeuw
Trends & ontwikkelingen:
• Toenemende internationalisering van het Nederlandse bedrijfsleven
• Afnemend aantal vacatures
• Het aantal secretaresses als ZZP-er groeit– Zij hebben vaak een groot
netwerk en stellen zich als adviseur op
Secretaresse van de 21e eeuw:
• Moet steeds vaker kennis hebben van vreemde talen en culturen
• Moet met meer concullega’s concurreren op minder vacatures
• Werkt vaker als zelfstandige
4 februari 2013
Workshop NVD 28
Dus, wie is de secretaresse van de 21e eeuw?
Structureel kleiner aantal secretaresses, maar gemiddeld:
• Van hoger niveau (opleiding & kennis)• Met bredere vaardigheden & ervaringen
– Kennis van en vaardigheid in techniek en technologie– Inzicht in organisatorische structuren en veranderprocessen– Flexibele en moderne vooruitstrevende collega
• Sterke mate van zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid– Vaste aanspreekpunt voor de flexibele buitendienst en binnendienst– Sterke samenwerkingsrelatie en vertrouwensband met manager– Sparringpartner (vraagt om inhoudelijke input, fundamenteel onderdeel team)
• Met goede kwaliteiten als netwerker
4 februari 2013
Workshop NVD 29
We zien in de “stille revolutie” dus een transitie van:
Secretaresse (uitvoering) New Assistant (regie)
Ben jij de secretaresse van de 21ste eeuw?!
4 februari 2013
Workshop NVD 30
Agenda
• Introductie: doel van de avond
• Geschiedenis van het secretaressevak
• De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
• Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingenontwikkelingen
• Workshop 2: kansen en bedreigingen
• Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD 31
Workshop 1: Gevolgen van deze trends & ontwikkelingen
• Wat herken je van deze trends & ontwikkelingen (in jouw functie)?
• Welke andere trends & ontwikkelingen signaleer je?
• Hoe is jouw werk veranderd in de afgelopen jaren?
4 februari 2013
Workshop NVD 32
Agenda
• Introductie: doel van de avond
• Geschiedenis van het secretaressevak
• De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
• Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
• Workshop 2: kansen en bedreigingen
• Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD 33
Workshop 2: Kansen en bedreigingen(30 min)
• Groepsopdracht
• Breng samen in kaart:– Wat zijn de 3 belangrijkste kansen voor jou als secretaresse?– Wat zijn de 3 belangrijkste bedreigingen?
• 15 minuten brainstormen– 1 notulist aanwijzen
• Daarna plenaire terugkoppeling – 1 presentator aanwijzen
4 februari 2013
Workshop NVD 34
Agenda
• Introductie: doel van de avond
• Geschiedenis van het secretaressevak
• De secretaresse van de 21e eeuw: trends & ontwikkelingen
• Workshop 1: gevolgen van trends & ontwikkelingen
• Workshop 2: kansen en bedreigingen
• Workshop 3: hoe omgaan met kansen en bedreigingen?
4 februari 2013
Workshop NVD 35
Workshop 3: Hoe omgaan met deze kansen en bedreigingen?(30 min)
• Groepsopdracht
• Breng samen in kaart:– Hoe je het beste kunt omgaan met de verschillende kansen en bedreigingen– Wat kun je zelf doen?– Waar heb je anderen bij nodig?
• 15 minuten brainstormen– 1 notulist aanwijzen
• Daarna plenaire terugkoppeling– 1 presentator aanwijzen
4 februari 2013
Workshop NVD 36
Neem gerust contact met ons op. Wij helpen jou graag!
Voor:• Een leuke nieuwe passende baan
• Advies over:– CV & motivatiebrief opstellen– Sollicitatiegesprek – Presenteren– Netwerken – Omgaan met sociale media
• Vinden van een nieuwe collega
• Een luisterend oor
Nathalie Haans• [email protected]• 020-6888499• www.zijmaakthetverschil.nl
Ellen Blom• [email protected]• 020-6888499• www.zijmaakthetverschil.nl
4 februari 2013
Workshop NVD 37
Dank voor jullie aandacht!
Tijd voor de borrel!
4 februari 2013