Nhc im ca cc hnh thc k ton v phng n khc phc Ngy 01/01/2012 Hnh thc k ton hin hnh ang p dng ti VN l cc hnh thc c quy nh theo quyt nh 1141TC/Q/CKT ngy 1.11.1995 ca B ti chnh. y l cc hnh thc k ton th cng p dng thng nht cho cc doanh nghip bao gm:
Hnh thc k ton nht k chung, hnh thc k ton nht k - s ci, hnh thc k ton chng t ghi s v hnh thc k ton nht k chng t.
1. nh gi thc trng hnh thc k ton p dng VN
Mc d mi c ban hnh gn y song trc nhng i hi ca yu cu ha nhp vo thng l k ton th gii, yu cu vi tnh ha cng tc k ton bc l nhng tn ti cn c hon thin.
a. V s lng cc hnh thc k ton
Vic tip tc duy tr nhiu hnh thc k ton lm pht sinh trong thc t mt s tnh trng nh:
- S dng ty tin mu s ca nhiu hnh thc k ton trong h thng s ca doanh nghip.
- Vic tm hiu, hc tp lm k ton gp nhiu kh khn, nht l i vi hnh thc nht k chng t.
V c nhiu hnh thc k ton trong iu kin th cng nn khi t chc k ton bng my ngi ta cng da vo cc hnh thc k ton ny lp trnh cho my. Thc l sai lm khi mang tt c cc s sch ca mt hnh thc k ton no vo trong chng trnh. S d nh vy, mt phn l do s nh ch ca ch s sch hin hnh, mt phn l do cha nhn thc y bn cht ca cc hnh thc k ton th cng v k ton bng my vi tnh.
b. V qui trnh ghi chp trong cc hnh thc k ton
Trong thc t, thng doanh nghip khng tn trng y quy trnh ghi chp ca mi hnh thc nh trong hnh thc chng t ghi s c rt t doanh nghip m s ng k chng t ghi s hoc quy nh mi chng t ghi s c lp cho mi nghip v, nu c nhiu nghip v cng loi th c th lp chung trong mt chng t ghi s, nhng trong thc t ngi ta lp chng t ghi s nh ghi vo nht k chung, ngha l tt ca cc nghip v c ni dung khc nhau u c th ghi chung trong mt chng t ghi s...
c. V vn m s, ghi chp, kha s, sa cha, bo qun, lu tr s k ton.
Trong ch s sch k ton hin hnh c nhng qui nh kh y v cht ch v m s, ghi chp, kha s, sa cha, bo qun, lu tr s k ton. Tuy nhin nhng qui nh ny ch thch hp vi iu kin k ton th cng, cn trong iu kin k ton bng my ch ch a ra nhng qui nh gii hn trong hai vn l in s v sa cha s. Theo chng ti th quinh trn ch c tnh cht tm thi, khng gii quyt c nhng vn c bn ca t chc k ton bng my vi tnh.
Tt c nhng nhc im nu trn cho thy s cn thit phi hon thin chng.
2. Ni dung v gii php hon thin hnh thc k ton trong iu kin s dng my vi tnh trong cng tc k ton
a. Trong iu kin s dng my tnh in t, th s sch k ton vn ng v pht trin theo quy lut - tr v hnh thc ban u ca n l nhp chung vi ti khon, chng t nhng trnh cao hn. Quy lut vn ng ny c chng minh nh sau.
Ti khon ra i nh mt trong nhng phng php u tin ca k ton v khi chng t cha tch khi s sch th chng t, ti khon, s sch ch l mt. Nm 1494, Luca Pacioli da vo ti khon v phng php ghi s kp hoch nh vic ghi chp nh du bc khi u cho vic xc lp qu trnh ghi chp mt cch c h thng. Nga vo na u th k 20 ngoi cc hnh thc c cn xut hin hnh thc chng t ghi s v nht k chng t, khi xy dng chng ngi ta mun nhm n mc ch l tit kim ti a chi ph ghi s v to thun li cho phn cng lao ng k ton. C th ni vo na u th k 20 hnh thc k ton c nhng bc pht trin hp l nhm pht huy vai tr ca k ton l h thng thng tin, l ngn ng kinh doanh. Nhng ngy nay, s tin b ca khoa hc my tnh lm bin i cht lng, s lng, cng nh gi thnh ca my, c bit l cc th h my th t v th nm; s bin i ny cng lm thay i mt cch cn bn qu trnh t chc cng tc k ton khi p dng my vi tnh. Mt trong nhng bin i cn bn l tt c nhng thng tin ca chng t, ti khon, s sch u nm chung trong b nh ca my vi tnh, nu cn in ra giy xc nhn tnh hp php ca thng tin th my vi tnh c th thc hin vo bt k lc no. Nh vy c th d dng nhn thy, xt v mt hnh thc, trong iu kin s dng my vi tnh th chng t, ti khon, s sch ch l mt - iu ny c ngha l chng vn ng theo quy lut lp li hnh thc ban u thi k s khai ca k ton khi m khi nim chng t cha tch khi khi nim s sch, im khc bit trc y vi hin nay l: nu trc y, ngi ta khng th tch ra chng t, ti khon, s sch th hin nay vi s gip ca my vi tnh ngi ta c th tch ra bt k lc no.
Vic xc nh quy lut trn c ngha quan trng trong nh hng t chc cng tc k ton v nghin cu k ton trong iu kin s dng my vi tnh, n l c s l lun cho cc nh hng v qu trnh nghin cu ny.
b. Trong tng lai, VN ch nn c mt hnh thc k ton (hnh thc v s sch v quy trnh k ton).
C nhiu l do gii thch v iu ny.
Mt l, nhng nguyn nhn thc y cc chuyn gia k ton nghin cu cc hnh thc k ton mi nh to ra s phn cng lao ng mt cch d dng, hn ch vic ghi chp trng lp, t chc ghi chp trn c s chi ph lao ng v phng tin vt cht ti thiu...khng c c s tip tc tn ti khi p dng my tnh in t vo cng tc k ton. Thc ra, ch VN, cc nc thuc Lin X (c) v s t cc nc khc l s dng nhiu hnh thc k ton, cn phn ln cc nc trn th gii u ch s dng mt hnh thc k ton duy nht. Nu VN ch s dng mt hnh thc k ton th cng l iu ph hp vi thng l th gii.
Hai l, nu ch s dng mt hnh thc k ton th s to thun li cho cng tc k ton hn v d thng nht trong vic m s, d hc tp, thc hnh v c bit l to thun li cho vic kim sot cng tc t chc k ton ca cc doanh nghip.
Ba l, thc t cho thy rng VN cc doanh nghip ang c nhu cu s dng my vi tnh trong cng tc k ton nht l trong cc doanh nghip ln v va. Nu vy, th s dng nhiu hnh thc k ton trong iu kin th cng l khng cn thit.
Bn l, cn thy rng quy lut pht trin ca hnh thc k ton khng cn theo hng th cng, nu tip tc theo hng ny s i vo b tc, thc t chng minh iu , nu tnh t nm 1949 l nm hnh thc k ton th cng cui cng ra i Nga l hnh thc nht k - chng t th t n nay khng cn mt hnh thc k ton th cng no ra i na.
Nh vy, trong iu kin s dng my tnh in t th ch cn c mt hnh thc k ton th cng nhm gii thiu cc phng php k ton v l cn c hng dn thit k h thng thng tin phc v cho vic vit chng trnh cho my. Vn t ra l hnh thc k ton duy nht c la chn l hnh thc no: nht k chung, nht k s ci, chng t ghi s hay nht k - chng t? Phng n chn hnh thc nht k chung l ph hp hn c v nhng l do sau y:
Trc ht phi k n l do l hnh thc nht k chung vi s nht k chung (General journal), s ci tng hp (General ledger), s chi tit (Subsidiary ledger accounts) l hnh thc c s dng ph bin cc nc trn th gii nh M, Anh, Php, Canada, c, Singapore...Vic s dng hnh thc nht k chung s to ra c s ha nhp k ton VN vi thng l k ton th gii. Hn na n cng to ra tin thun li cho vic yu cu cc t chc c vn u t nc ngoi thc thi ch k ton VN (nu c thay i iu khon v ch k ton trong Lut u t).
Hai l, hnh thc nht k chung l hnh thc n gin, d lm, d hc. Trong xu th th cc doanh nghip va v ln c kh nng i trc mt bc trong vic vi tnh ha cng tc k ton, th hnh thc nht k chung hon ton thch hp vi cc doanh nghip cn li v doanh nghip nh cha c iu kin vi tnh ha cng tc k ton nht l trong iu kin ca VN hin nay.
3. Qui nh t chc s sch k ton v quy trnh k ton trong iu kin s dng my vi tnh trong cng tc k ton
ra nhng qui nh c th v t chc s sch k ton v qui trnh k ton trc ht cn phi hiu c c im ca s sch k ton v qui trnh k ton trong iu kin s dng my vi tnh.
a. c im s sch k ton trong iu kin s dng my vi tnh
Trong iu kin k ton th cng, vic s dng s sch k ton ghi nhn thng tin thc cht l thc hin bc h thng ha thng tin m nu khng c bc ny th nhn vin k ton khng th c thng tin hu ch phc v cho qun l. Nhng khi chuyn sang k ton bng my tnh in t do kh nng ca my c th ghi nh mt lng thng tin rt ln v trn c s nhng thng tin ban u my c kh nng chuyn i thnh nhng thng tin hu ch nh mt chng trnh nh trc cho my, ton b nhng thng tin ban u u c tp hp trong file c s d liu (Data based file) v ch cn mt chng trnh tnh ton, sp xp, phn loi, tng hp thng tin ban u thnh thng tin hu ch l c c ton b h thng thng tin tng t nh trong s sch k ton ca k ton th cng nhng chnh xc hn, r rng hn v c bit l nhanh chng hn. Cho nn, khi nim s sch k ton trong iu kin s dng my tnh in t ch c ngha tng trng cho mt h thng thng tin c phn loi v h thng ha nhm phc v cho qun l. H thng thng tin hu ch ny c chia lm hai loi l thng tin tng hp v thng tin chi tit, v nu so snh vi k ton th cng th thng tin tng hp nm trong s ci, thng tin chi tit nm trong cc s chi tit. Trong thc t c quan im cho rng, khng nn lm phc tp ha vic t chc k ton bng my v chng qua thay v con ngi ghi s th my ghi s thay. Quan im ny ch ng nu xt v hnh thc, nhng nu xt v bn cht th khng hon ton nh vy.
b. c im quy trnh k ton trong iu kin s dng my vi tnh
Khi s dng my vi tnh vo cng tc k ton n lm thay i phn ln nhng cu trc ca quy trnh k ton th cng. Trc ht l nhng trt t ghi chp b ph v, sau l nhng mi lin h s sch vn c, c bit l quan h i chiu cng b ph v theo. Trong iu kin s dng my s hnh thnh mt trt t ghi chp, x l thng tin mi cc nhanh, hon ton thun li cho vic truy xut s dng thng tin vo bt k lc no mt cch chnh xc nht.
4. xut nhng qui nh v s sch k ton v qui trnh k ton trong iu kin s dng my vi tnh
- Nhng qui nh v s sch k ton
S sch k ton trong iu kin s dng my vi tnh hay l h thng thng tin c h thng ha, phn loi c th lu trong da t v xem trn mn hnh, khng bt buc phi in ra trn giy nh qui nh hin nay v gy lng ph v cng v giy in v thc s cng khng cn thit i vi doanh nghip. Ch in ra trn giy i vi s ci (thc cht l ti khon) trong trng hp c bit c yu cu ca c quan chc nng nh nc. Sau khi in, k ton trng v gim c doanh nghip phi k xc nhn tnh chnh xc v tnh php l ca cc s liu.
H thng thng tin phi c sp xp mt cch hp l theo ct, theo dng sao cho thun tin cho vic xem v khai thc thng tin, khng nht thit phi ng vi mu s sch th cng nhng phi m bo y thng tin, ring v ti khon phi m bo theo ng mu v ti khon, c th nh sau:
- H thng tin chi tit
H thng tin chi tit bao gm cc h thng tin sau y:
H thng tin v ti sn c nh, vt liu, sn phm, hng ha tn kho, chi ph sn xut kinh doanh. Gi thnh, cc khon phi thu, cc khon phi tr, bn hng, tin, cc khon u t chng khon, v lao ng tin lng.
- H thng tin tng hp
L h thng tin ghi nhn trn ti khon.
Trong thc t ch cn thng tin ban u y cng vi mt chng trnh my phc v cho vic tnh ton, phn loi, h thng thng tin l c ngay cc h thng tin chi tit v tng hp nu trn. V vy mu cht ca vn t chc h thng thng tin (hay l t chc s sch k ton trong iu kin s dng my vi tnh) chnh l vic t chc nhp v bo qun thng tin ban u v y cng chnh l ni dung c bn ca t chc chng t k ton trong iu kin s dng my vi tnh trong k ton.
- Quy trnh k ton trong iu kin s dng my vi tnh
Bc 1: T chc lp v lun chuyn chng t.
Trong qu trnh t chc cn phn bit 2 loi: chng t c lp trc khi nhp d liu vo my v chng t c lp sau khi d liu nhp vo my t chc cho hp l quy trnh lp v lun chuyn chng t.
Bc 2: T chc x l chng t
- T chc phn loi chng t, sp xp cc chng t c lin quan thnh mt b thun tin cho vic x l.
- i vi chng t c lp trc khi nhp d liu vo my: vic x l gm c kim tra tnh hp l, hp php ca nghip v ghi trn chng t, tnh y ca cc yu t, tnh chnh xc r rng ca s liu, ghi m s, nh khon...vo phn thng tin b sung dnh cho k ton.
- i vi chng t c lp sau khi d liu c nhp vo my cng phai thc hin vic x l tng t nh trn v nu c s c cn phi theo di iu chnh thng tin trn my v trc thng tin c nhp vo my.
Bc 3: Cn c chng t x l nhp d liu vo my. C th t chc nhiu ngi c th cng nhp d liu mt lc.
Bc 4: My tnh ton, phn loi, h thng ha thng tin theo chng trnh nh c thng tin tng hp trn cc ti khon, thng tin chi tit v h thng bo co ti chnh. Cc thng tin ny c th c hin th trn mn hnh hoc in ra giy.
Khi nim v phn loi cc hnh thc s k ton1. Khi nim Hnh thc k ton l vic t chc h thng s k ton p dng trong n v nhm thc hin vic phn loi, x l v h thng ho thng tin thu nhp t cc chng t k ton phn nh s hin c v tnh hnh bin ng ca tng i tng k ton phc v cho vic lp cc bo co k ton theo yu cu qun l.Hnh thc k ton bao gm cc ni dung c bn sau:- S lng s v kt cu ca tng loi s- Trnh t v phng php ghi chp ca tng loi s- Mi quan h gia cc loi s trong qu trnh x l thng tin.2. Cc hnh thc s k ton trong doanh nghip Theo Ch s k ton doanh nghip hin hnh, doanh nghip c p dng mt trong nm hnh thc k ton sau:- Hnh thc k ton Nht k chung;- Hnh thc k ton Nht k S Ci;- Hnh thc k ton Chng t ghi s;- Hnh thc k ton Nht k- Chng t;- Hnh thc k ton trn my vi tnh.Trong mi hnh thc s k ton c nhng quy nh c th v s lng, kt cu, mu s, trnh t, phng php ghi chp v mi quan h gia cc s k ton.Doanh nghip phi cn c vo quy m, c im hot ng sn xut, kinh doanh, yu cu qun l, trnh nghip v ca cn b k ton, iu kin trang b k thut tnh ton, la chn mt hnh thc k ton ph hp v phi tun th theo ng quy nh ca hnh thc s k ton , gm: Cc loi s v kt cu cc loi s, quan h i chiu kim tra, trnh t, phng php ghi chp cc loi s k ton.Hnh thc k ton Nht k chung c trng c bn ca hnh thc k ton Nht k chung l tt c cc nghip v kinh t, ti chnh pht sinh u phi c ghi vo s Nht k, m trng tm l s Nht k chung, theo trnh t thi gian pht sinh v theo ni dung kinh t (nh khon k ton) ca nghip v . Sau ly s liu trn cc s Nht k ghi S Ci theo tng nghip v pht sinh.Hnh thc k ton Nht k chung gm cc loi s ch yu sau:- S Nht k chung, S Nht k c bit;- S Ci;- Cc s, th k ton chi tit.Trnh t ghi s k ton theo hnh thc k ton Nht k chung c th hin nh sau: (Hnh 6.1)Hng ngy, cn c vo cc chng t kim tra c dng lm cn c ghi s, trc ht ghi nghip v pht sinh vo s Nht k chung, sau cn c s liu ghi trn s Nht k chung ghi vo S Ci theo cc ti khon k ton ph hp. Nu n v c m s, th k ton chi tit th ng thi vi vic ghi s Nht k chung, cc nghip v pht sinh c ghi vo cc s, th k ton chi tit lin quan.Trng hp n v m cc s Nht k c bit th hng ngy, cn c vo cc chng t c dng lm cn c ghi s, ghi nghip v pht sinh vo s Nht k c bit lin quan. nh k, c th l 3, 5, 10 ngy hoc cui thng, tu theo khi lng nghip v pht sinh, k ton tng hp tng s Nht k c bit, ly s liu ghi vo cc ti khon ph hp trn S Ci, sau khi loi tr s trng lp do mt nghip v c ghi ng thi vo nhiu s Nht k c bit (nu c).Cui thng, cui qu hoc cui nm, k ton tin hnh cng s liu trn S Ci, lp Bng cn i s pht sinh. Sau khi kim tra i chiu khp ng s liu ghi trn S Ci v bng tng hp chi tit c lp t cc S, th k ton chi tit, s liu c dng lp cc Bo co ti chnh.V nguyn tc, Tng s pht sinh N v Tng s pht sinh C trn Bng cn i s pht sinh phi bng Tng s pht sinh N v Tng s pht sinh C trn s Nht k chung.Hnh thc k ton Nht k chung c u im l n gin, thch hp vi mi n v k ton v thun li cho vic s dng k ton my, thun tin i chiu, kim tra chi tit theo tng chng t gc.
Hnh thc k ton Nht k S Ci c trng c bn ca hnh thc k ton Nht k S Ci l cc nghip v kinh t, ti chnh pht sinh c kt hp ghi chp theo trnh t thi gian v theo ni dung kinh t (theo ti khon k ton) trn cng mt quyn s k ton tng hp duy nht l s Nht k S Ci.Trnh t ghi s k ton theo hnh thc k ton Nht k S Ci th hin trn s trong hnh 6.2 sau y. Cn c ghi vo s Nht k S Ci l cc chng t k ton hoc Bng tng hp chng t k ton cng loi.Hnh thc k ton Nht k S Ci gm c cc loi s k ton sau:- Nht k S Ci;- Cc S, Th k ton chi tit.
Hng ngy, k ton cn c vo cc chng t k ton hoc Bng tng hp chng t k ton cng loi c kim tra v c dng lm cn c ghi s, trc ht xc nh ti khon ghi N, ti khon ghi C ghi vo S Nht k S Ci. S liu ca mi chng t (hoc Bng tng hp chng t k ton cng loi) c ghi trn mt dng c 2 phn Nht k v phn S Ci. Bng tng hp chng t k ton c lp cho nhng chng t cng loi (Phiu thu, phiu chi, phiu xut, phiu nhp,) pht sinh nhiu ln trong mt ngy hoc nh k 1 n 3 ngy.Chng t k ton v Bng tng hp chng t k ton cng loi sau khi ghi S Nht k S Ci, c dng ghi vo S, Th k ton chi tit c lin quan.Cui thng, sau khi phn nh ton b chng t k ton pht sinh trong thng vo S Nht k S Ci v cc s, th k ton chi tit, k ton tin hnh cng s liu ca ct s pht sinh phn Nht k v cc ct N, ct C ca tng ti khon phn S Ci ghi vo dng cng pht sinh cui thng. Cn c vo s pht sinh cc thng trc v s pht sinh thng ny tnh ra s pht sinh lu k t u qu n cui thng ny. Cn c vo s d u thng (u qu) v s pht sinh trong thng k ton tnh ra s d cui thng (cui qu) ca tng ti khon trn Nht k S Ci.Khi kim tra, i chiu s cng cui thng (cui qu) trong S Nht k S Ci phi m bo cc yu cu sau:Tng s d bn N cc ti khon =Tng s d bn C cc ti khonCc s, th k ton chi tit cng phi c kho s cng s pht sinh N, s pht sinh C v tnh ra s d cui thng ca tng i tng. Cn c vo s liu kho s ca cc i tng lp Bng tng hp chi tit cho tng ti khon. S liu trn Bng tng hp chi tit c i chiu vi s pht sinh N, s pht sinh C v S d cui thng ca tng ti khon trn S Nht k S Ci.S liu trn Nht k S Ci v trn Bng tng hp chi tit sau khi kha s c kim tra, i chiu nu khp, ng s c s dng lp bo co ti chnh. Hnh thc k ton Nht k S ci l hnh thc n gin, d lm, d kim tra, i chiu. Tuy nhin, hnh thc ny khng p dng c cho nhng n v quy m ln, nghip v kinh t pht sinh nhiu, hot ng phc tp v s dng nhiu ti khon, khng thun li cho phn cng lao ng k ton v thng lp bo co chm.Hnh thc k ton Chng t ghi s c trng c bn ca hnh thc k ton Chng t ghi s l cn c trc tip ghi s k ton tng hp l Chng t ghi s. Vic ghi s k ton tng hp bao gm:+ Ghi theo trnh t thi gian trn S ng k Chng t ghi s.+ Ghi theo ni dung kinh t trn S Ci.Chng t ghi s do k ton lp trn c s tng chng t k ton hoc Bng Tng hp chng t k ton cng loi, c cng ni dung kinh t.Chng t ghi s c nh s hiu lin tc trong tng thng hoc c nm (theo s th t trong S ng k Chng t ghi s) v c chng t k ton nh km, phi c k ton trng duyt trc khi ghi s k ton.Trnh t ghi s k ton theo hnh thc k ton Chng t ghi s c th hin trong hnh 6.3.Hnh thc k ton Chng t ghi s gm c cc loi s k ton sau:- Chng t ghi s;- S ng k Chng t ghi s;- S Ci;- Cc S, Th k ton chi tit.Hng ngy, cn c vo cc chng t k ton hoc Bng Tng hp chng t k ton cng loi c kim tra, c dng lm cn c ghi s, k ton lp Chng t ghi s. Cn c vo Chng t ghi s ghi vo s ng k Chng t ghi s, sau c dng ghi vo S Ci. Cc chng t k ton sau khi lm cn c lp Chng t ghi s c dng ghi vo S, Th k ton chi tit c lin quan.Cui thng, phi kho s tnh ra tng s tin ca cc nghip v kinh t, ti chnh pht sinh trong thng trn s ng k Chng t ghi s, tnh ra Tng s pht sinh N, Tng s pht sinh C v S d ca tng ti khon trn S Ci. Cn c vo S Ci lp Bng Cn i s pht sinh.Sau khi i chiu khp ng, s liu ghi trn S Ci v Bng tng hp chi tit (c lp t cc s, th k ton chi tit) c dng lp Bo co ti chnh.Quan h i chiu, kim tra phi m bo Tng s pht sinh N v Tng s pht sinh C ca tt c cc ti khon trn Bng Cn i s pht sinh phi bng nhau v bng Tng s tin pht sinh trn s ng k Chng t ghi s. Tng s d N v Tng s d C ca cc ti khon trn Bng Cn i s pht sinh phi bng nhau, v s d ca tng ti khon trn Bng Cn i s pht sinh phi bng s d ca tng ti khon tng ng trn Bng tng hp chi tit.
Hnh thc Chng t ghi s c u im d lm, d kim tra, i chiu, cng vic k ton c phn cng u trong k. N thch hp vi mi loi hnh, qui m n v kinh t. Tuy nhin, cn lu l hnh thc ny vic ghi chp trng lp nhiu lm tng khi lng ghi chp.Hnh thc s k ton Nht k Chng t c trng c bn ca hnh thc k ton Nht k-Chng t l tp hp v h thng ho cc nghip v kinh t pht sinh theo bn C ca cc ti khon kt hp vi vic phn tch cc nghip v kinh t theo cc ti khon i ng N, kt hp cht ch vic ghi chp cc nghip v kinh t pht sinh theo trnh t thi gian vi vic h thng ho cc nghip v theo ni dung kinh t (theo ti khon), kt hp rng ri vic hch ton tng hp vi hch ton chi tit trn cng mt s k ton v trong cng mt qu trnh ghi chp, s dng cc mu s in sn cc quan h i ng ti khon, ch tiu qun l kinh t, ti chnh v lp bo co ti chnh.Hnh thc k ton Nht k Chng t gm c cc loi s k ton sau:- Nht k chng t;- Bng k;- S Ci;- S hoc th k ton chi tit.Trnh t ghi s k ton theo hnh thc k ton Nht k Chng t th hin qua hnh 6.4 di y.Hng ngy cn c vo cc chng t k ton c kim tra ly s liu ghi trc tip vo cc Nht k Chng t hoc Bng k, s chi tit c lin quan.i vi cc loi chi ph sn xut, kinh doanh pht sinh nhiu ln hoc mang tnh cht phn b, cc chng t gc trc ht c tp hp v phn loi trong cc bng phn b, sau ly s liu kt qu ca bng phn b ghi vo cc Bng k v Nht k Chng t c lin quan.i vi cc Nht k Chng t c ghi cn c vo cc Bng k, s chi tit th cn c vo s liu tng cng ca bng k, s chi tit, cui thng chuyn s liu vo Nht k Chng t.Cui thng kho s, cng s liu trn cc Nht k Chng t, kim tra, i chiu s liu trn cc Nht k Chng t vi cc s, th k ton chi tit, bng tng hp chi tit c lin quan v ly s liu tng cng ca cc Nht k Chng t ghi trc tip vo S Ci.i vi cc chng t c lin quan n cc s, th k ton chi tit th c ghi trc tip vo cc s, th c lin quan. Cui thng, cng cc s hoc th k ton chi tit v cn c vo s hoc th k ton chi tit lp cc Bng tng hp chi tit theo tng ti khon i chiu vi S Ci.S liu tng cng S Ci v mt s ch tiu chi tit trong Nht k Chng t, Bng k v cc Bng tng hp chi tit c dng lp bo co ti chnh.
Hnh thc Nht k chng t k tha c nhng u im ca cc hnh thc trn y, m bo tnh chuyn mn ho cao ca s k ton v phn cng chuyn mn ho lao ng k ton, t trnh c vic ghi trng lp, gim khi lng cng vic ghi chp hng ngy v thun li cho vic chuyn mn ho lao ng k ton. Tuy nhin, mu s s dng trong hnh thc k ton ny phc tp nn i hi trnh nghip v ca k ton phi cao v thch hp vi cc n v c qui m ln, nhiu nghip v phc tp.Hnh thc k ton trn my vi tnh c trng c bn ca Hnh thc k ton trn my vi tnh l cng vic k ton c thc hin theo mt chng trnh phn mm k ton trn my vi tnh. Phn mm k ton c thit k theo nguyn tc ca mt trong bn hnh thc k ton hoc kt hp cc hnh thc k ton quy nh trn y. Phn mm k ton khng hin th y quy trnh ghi s k ton, nhng phi in c y s k ton v bo co ti chnh theo quy nh.Phn mm k ton c thit k theo Hnh thc k ton no s c cc loi s ca hnh thc k ton nhng khng hon ton ging mu s k ton ghi bng tay.Trnh t ghi s k ton theo Hnh thc k ton trn my vi tnh th hin qua hnh 5.5
Hng ngy, k ton cn c vo chng t k ton hoc Bng tng hp chng t k ton cng loi c kim tra, c dng lm cn c ghi s, xc nh ti khon ghi N, ti khon ghi C nhp d liu vo my vi tnh theo cc bng, biu c thit k sn trn phn mm k ton.Theo quy trnh ca phn mm k ton, cc thng tin c t ng nhp vo s k ton tng hp (S Ci hoc Nht k- S Ci) v cc s, th k ton chi tit lin quan.Cui thng (hoc bt k vo thi im cn thit no), k ton thc hin cc thao tc kho s (cng s) v lp bo co ti chnh. Vic i chiu gia s liu tng hp vi s liu chi tit c thc hin t ng v lun m bo chnh xc, trung thc theo thng tin c nhp trong k. Ngi lm k ton c th kim tra, i chiu s liu gia s k ton vi bo co ti chnh sau khi in ra giy.Thc hin cc thao tc in bo co ti chnh theo quy nh.Cui thng, cui nm s k ton tng hp v s k ton chi tit c in ra giy, ng thnh quyn v thc hin cc th tc php l theo quy nh v s k ton ghi bng tay. Hnh thc k ton trn my vi tnh Quay v 1- c trng c bn ca Hnh thc k ton trn my vi tnh c trng c bn ca Hnh thc k ton trn my vi tnh l cng vic k ton c thc hin theo mt chng trnh phn mm k ton trn my vi tnh. Phn mm k ton c thit k theo nguyn tc ca mt trong bn hnh thc k ton hoc kt hp cc hnh thc k ton quy nh trn y. Phn mm k ton khng hin th y quy trnh ghi s k ton, nhng phi in c y s k ton v bo co ti chnh theo quy nh. Cc loi s ca Hnh thc k ton trn my vi tnh: Phn mm k ton c thit k theo Hnh thc k ton no s c cc loi s ca hnh thc k ton nhng khng hon ton ging mu s k ton ghi bng tay. 2- Trnh t ghi s k ton theo Hnh thc k ton trn my vi tnh (Biu s 05)(1) Hng ngy, k ton cn c vo chng t k ton hoc Bng tng hp chng t k ton cng loi c kim tra, c dng lm cn c ghi s, xc nh ti khon ghi N, ti khon ghi C nhp d liu vo my vi tnh theo cc bng, biu c thit k sn trn phn mm k ton. Theo quy trnh ca phn mm k ton, cc thng tin c t ng nhp vo s k ton tng hp (S Ci hoc Nht k- S Ci...) v cc s, th k ton chi tit lin quan. (2) Cui thng (hoc bt k vo thi im cn thit no), k ton thc hin cc thao tc kho s (cng s) v lp bo co ti chnh. Vic i chiu gia s liu tng hp vi s liu chi tit c thc hin t ng v lun m bo chnh xc, trung thc theo thng tin c nhp trong k. Ngi lm k ton c th kim tra, i chiu s liu gia s k ton vi bo co ti chnh sau khi in ra giy.Thc hin cc thao tc in bo co ti chnh theo quy nh.Cui thng, cui nm s k ton tng hp v s k ton chi tit c in ra giy, ng thnh quyn v thc hin cc th tc php l theo quy nh v s k ton ghi bng tay.
Hnh thc nht k chung Quay v 1. Nguyn tc, c trng c bn ca hnh thc k ton Nht k chungc trng c bn ca hnh thc k ton Nht k chung: Tt c cc nghip v kinh t, ti chnh pht sinh u phi c ghi vo s Nht k, m trng tm l s Nht k chung, theo trnh t thi gian pht sinh v theo ni dung kinh t (nh khon k ton) ca nghip v . Sau ly s liu trn cc s Nht k ghi S Ci theo tng nghip v pht sinh.Hnh thc k ton Nht k chung gm cc loi s ch yu sau: S Nht k chung, S Nht k c bit; S Ci; Cc s, th k ton chi tit.2. Trnh t ghi s k ton theo hnh thc k ton Nht k chung (Biu s 01)(1) Hng ngy, cn c vo cc chng t kim tra c dng lm cn c ghi s, trc ht ghi nghip v pht sinh vo s Nht k chung, sau cn c s liu ghi trn s Nht k chung ghi vo S Ci theo cc ti khon k ton ph hp. Nu n v c m s, th k ton chi tit th ng thi vi vic ghi s Nht k chung, cc nghip v pht sinh c ghi vo cc s, th k ton chi tit lin quan.Trng hp n v m cc s Nht k c bit th hng ngy, cn c vo cc chng t c dng lm cn c ghi s, ghi nghip v pht sinh vo s Nht k c bit lin quan. nh k (3, 5, 10... ngy) hoc cui thng, tu khi lng nghip v pht sinh, tng hp tng s Nht k c bit, ly s liu ghi vo cc ti khon ph hp trn S Ci, sau khi loi tr s trng lp do mt nghip v c ghi ng thi vo nhiu s Nht k c bit (nu c).(2) Cui thng, cui qu, cui nm, cng s liu trn S Ci, lp Bng cn i s pht sinh.Sau khi kim tra i chiu khp ng, s liu ghi trn S Ci v bng tng hp chi tit (c lp t cc S, th k ton chi tit) c dng lp cc Bo co ti chnh.V nguyn tc, Tng s pht sinh N v Tng s pht sinh C trn Bng cn i s pht sinh phi bng Tng s pht sinh N v Tng s pht sinh C trn s Nht k chung (hoc s Nht k chung v cc s Nht k c bit sau khi loi tr s trng lp trn cc s Nht k c bit) cng k.
Hnh thc chng t ghi s Quay v 1/ c trng c bn ca hnh thc k ton Chng t ghi sc trng c bn ca hnh thc k ton Chng t ghi s: Cn c trc tip ghi s k ton tng hp l Chng t ghi s. Vic ghi s k ton tng hp bao gm: Ghi theo trnh t thi gian trn S ng k Chng t ghi s. Ghi theo ni dung kinh t trn S Ci.Chng t ghi s do k ton lp trn c s tng chng t k ton hoc Bng Tng hp chng t k ton cng loi, c cng ni dung kinh t.Chng t ghi s c nh s hiu lin tc trong tng thng hoc c nm (theo s th t trong S ng k Chng t ghi s) v c chng t k ton nh km, phi c k ton trng duyt trc khi ghi s k ton. Hnh thc k ton Chng t ghi s gm c cc loi s k ton sau: Chng t ghi s; S ng k Chng t ghi s; S Ci; Cc S, Th k ton chi tit. 2/ Trnh t ghi s k ton theo hnh thc k ton Chng t ghi s (Biu s 03)(1)- Hng ngy, cn c vo cc chng t k ton hoc Bng Tng hp chng t k ton cng loi c kim tra, c dng lm cn c ghi s, k ton lp Chng t ghi s. Cn c vo Chng t ghi s ghi vo s ng k Chng t ghi s, sau c dng ghi vo S Ci. Cc chng t k ton sau khi lm cn c lp Chng t ghi s c dng ghi vo S, Th k ton chi tit c lin quan.(2)- Cui thng, phi kho s tnh ra tng s tin ca cc nghip v kinh t, ti chnh pht sinh trong thng trn s ng k Chng t ghi s, tnh ra Tng s pht sinh N, Tng s pht sinh C v S d ca tng ti khon trn S Ci. Cn c vo S Ci lp Bng Cn i s pht sinh.(3)- Sau khi i chiu khp ng, s liu ghi trn S Ci v Bng tng hp chi tit (c lp t cc s, th k ton chi tit) c dng lp Bo co ti chnh.Quan h i chiu, kim tra phi m bo Tng s pht sinh N v Tng s pht sinh C ca tt c cc ti khon trn Bng Cn i s pht sinh phi bng nhau v bng Tng s tin pht sinh trn s ng k Chng t ghi s. Tng s d N v Tng s d C ca cc ti khon trn Bng Cn i s pht sinh phi bng nhau, v s d ca tng ti khon trn Bng Cn i s pht sinh phi bng s d ca tng ti khon tng ng trn Bng tng hp chi tit.
Hnh thc nht k - s ci Quay v 1. c trng c bn ca hnh thc k ton Nht k - S Ci c trng c bn ca hnh thc k ton Nht k - S Ci: Cc nghip v kinh t, ti chnh pht sinh c kt hp ghi chp theo trnh t thi gian v theo ni dung kinh t (theo ti khon k ton) trn cng mt quyn s k ton tng hp duy nht l s Nht k - S Ci. Cn c ghi vo s Nht k - S Ci l cc chng t k ton hoc Bng tng hp chng t k ton cng loi.Hnh thc k ton Nht k - S Ci gm c cc loi s k ton sau: Nht k - S Ci; Cc S, Th k ton chi tit.2. Trnh t ghi s k ton theo hnh thc k ton Nht k - S Ci (Biu s 02)(1) Hng ngy, k ton cn c vo cc chng t k ton hoc Bng tng hp chng t k ton cng loi c kim tra v c dng lm cn c ghi s, trc ht xc nh ti khon ghi N, ti khon ghi C ghi vo S Nht k S Ci. S liu ca mi chng t (hoc Bng tng hp chng t k ton cng loi) c ghi trn mt dng c 2 phn Nht k v phn S Ci. Bng tng hp chng t k ton c lp cho nhng chng t cng loi (Phiu thu, phiu chi, phiu xut, phiu nhp,) pht sinh nhiu ln trong mt ngy hoc nh k 1 n 3 ngy.Chng t k ton v Bng tng hp chng t k ton cng loi sau khi ghi S Nht k - S Ci, c dng ghi vo S, Th k ton chi tit c lin quan.(2) Cui thng, sau khi phn nh ton b chng t k ton pht sinh trong thng vo S Nht k - S Ci v cc s, th k ton chi tit, k ton tin hnh cng s liu ca ct s pht sinh phn Nht k v cc ct N, ct C ca tng ti khon phn S Ci ghi vo dng cng pht sinh cui thng. Cn c vo s pht sinh cc thng trc v s pht sinh thng ny tnh ra s pht sinh lu k t u qu n cui thng ny. Cn c vo s d u thng (u qu) v s pht sinh trong thng k ton tnh ra s d cui thng (cui qu) ca tng ti khon trn Nht k - S Ci.(3) Khi kim tra, i chiu s cng cui thng (cui qu) trong S Nht k - S Ci phi m bo cc yu cu sau:Tng s tin ca ctTng s pht sinhTng s pht sinh
Pht sinh phn=N ca tt c cc=C ca tt c cc
Nht kTi khonTi khon
Tng s d N cc Ti khon=Tng s d C cc ti khon
(4) Cc s, th k ton chi tit cng phi c kho s cng s pht sinh N, s pht sinh C v tnh ra s d cui thng ca tng i tng. Cn c vo s liu kho s ca cc i tng lp Bng tng hp chi tit" cho tng ti khon. S liu trn Bng tng hp chi tit c i chiu vi s pht sinh N, s pht sinh C v S d cui thng ca tng ti khon trn S Nht k - S Ci.S liu trn Nht k - S Ci v trn Bng tng hp chi tit sau khi kha s c kim tra, i chiu nu khp, ng s c s dng lp bo co ti chnh.
Hnh thc nht k chng t Quay v 1/ c trng c bn ca hnh thc k ton Nht k-Chng t (NKCT)- Tp hp v h thng ho cc nghip v kinh t pht sinh theo bn C ca cc ti khon kt hp vi vic phn tch cc nghip v kinh t theo cc ti khon i ng N. - Kt hp cht ch vic ghi chp cc nghip v kinh t pht sinh theo trnh t thi gian vi vic h thng ho cc nghip v theo ni dung kinh t (theo ti khon). - Kt hp rng ri vic hch ton tng hp vi hch ton chi tit trn cng mt s k ton v trong cng mt qu trnh ghi chp. - S dng cc mu s in sn cc quan h i ng ti khon, ch tiu qun l kinh t, ti chnh v lp bo co ti chnh.Hnh thc k ton Nht k Chng t gm c cc loi s k ton sau: Nht k chng t; Bng k; S Ci; S hoc th k ton chi tit.2/ Trnh t ghi s k ton theo hnh thc k ton Nht k - Chng t (Biu s 04)(1). Hng ngy cn c vo cc chng t k ton c kim tra ly s liu ghi trc tip vo cc Nht k - Chng t hoc Bng k, s chi tit c lin quan.i vi cc loi chi ph sn xut, kinh doanh pht sinh nhiu ln hoc mang tnh cht phn b, cc chng t gc trc ht c tp hp v phn loi trong cc bng phn b, sau ly s liu kt qu ca bng phn b ghi vo cc Bng k v Nht k - Chng t c lin quan.i vi cc Nht k - Chng t c ghi cn c vo cc Bng k, s chi tit th cn c vo s liu tng cng ca bng k, s chi tit, cui thng chuyn s liu vo Nht k - Chng t.(2). Cui thng kho s, cng s liu trn cc Nht k - Chng t, kim tra, i chiu s liu trn cc Nht k - Chng t vi cc s, th k ton chi tit, bng tng hp chi tit c lin quan v ly s liu tng cng ca cc Nht k - Chng t ghi trc tip vo S Ci.i vi cc chng t c lin quan n cc s, th k ton chi tit th c ghi trc tip vo cc s, th c lin quan. Cui thng, cng cc s hoc th k ton chi tit v cn c vo s hoc th k ton chi tit lp cc Bng tng hp chi tit theo tng ti khon i chiu vi S Ci.S liu tng cng S Ci v mt s ch tiu chi tit trong Nht k - Chng t, Bng k v cc Bng tng hp chi tit c dng lp bo co ti chnh.
