Nhập môn hệ thống thông tin - 2

11

Baøi 2Baøi 2

Heä thoáng thoâng Heä thoáng thoâng tin trong toå chöùctin trong toå chöùc

2

1- Heä thoáng thoâng tin vaø toå chöùc

Toå chöùc laø moät taäp hôïp chính thöùc veà nhaân söï vaø caùc nguoàn taøi nguyeân khaùc ñöôïc thieát laäp ñeå hoaøn taát moät loaït caùc muïc tieâu. Muïc tieâu ñaàu tieân cuûa moät toå chöùc coù thu lôïi (for-profit) laø toái ña hoaù giaù trò coå phaàn, thöôøng ñöôïc ño baèng giaù coå phieáu cuûa coâng ty. Toå chöùc phi lôïi nhuaän bao goàm caùc toå chöùc xaõ hoäi, toân giaùo caùc tröôøng ñaïi hoïc vaø caùc toå chöùc khaùc khoâng laáy lôïi nhuaän laøm muïc tieâu chính.

Toå chöùc laø moät heä thoáng. Tieàn, nhaân söï, nguyeân vaät lieäu, maùy moùc vaø thieát bò, döõ lieäu, thoâng tin vaø caùc quyeát ñònh thöôøng ñöôïc duøng trong caùc toå chöùc

3

1- Heä thoáng thoâng tin vaø toå chöùc

Moâ hình toång quaùt cuûa moät toå chöùc

4

1- Toå chöùc vaø heä thoáng thoâng tin

Ñaàu vaøo cuûa toå chöùc :• Nguyeân vaät lieäu, nhaân söï… Ñaàu ra cuûa toå chöùc:

Haøng hoaù, dòch vuï coù giaù trò cao hôn ñaàu vaøo

Trong quaù trình bieán ñoåi, caùc heä thoáng con coù caùc böôùc xöû lyù khaùc nhau ñeå giuùp ñaàu vaøo trôû thaønh haøng hoaù hay dòch vuï coù giaù trò hôn

5

Chuoãi giaù trò cuûa moät coâng ty saûn xuaát

6

Heä thoáng thoâng tin giöû vai troø gì trong tieán trìnhtheâm giaù trò cho saûn phaåm ?

Quan nieäm truyeàn thoáng: trong toå chöùc, HTTT ñöôïc duøng ñeå kieåm soaùt vaø ñieàu khieån tieán trình theâm giaù trò, HTTT bieán ñoåi thoâng tin phaûn hoài töø caùc heä thoáng theâm giaù trò thaønh ra thoâng tin coù yù nghæa hôn vaø duøng keát quaû naày laøm cô sôû ñeå thay ñoåi caùch vaän haønh heä thoáng.Quan nieäm ñöông thôøi: HTTT ñöôïc xem laø moät phaàn cuûa tieán trình theâm giaù trò cho saûn phaåm.

Caùch thöùc moät toå chöùc nhìn vai troø cuûa HTTT seõ aûnh höôûng ñeán caùch maø heä thoáng hoaøn thaønh tieán trình theâm giaù trò.

7

Caáu truùc cuûa toå chöùc

• Caáu truùc cuûa toå chöùc noùi ñeán caùch toå chöùc caùc boä phaän con vaø caùch thöùc maø caùc boä phaän naày gaén lieàn vôùi toaøn boä toå chöùc.

• Caáu truùc cuûa moät toå chöùc coù theå aûnh höôûng ñeán caùch nhìn cuõng nhö caùch söû duïng heä thoáng thoâng tin trong toå chöùc ñoù

• Caáu truùc cuûa moät toå chöùc thöôøng goàm caùc kieåu sau ñaây: truyeàn thoáng (traditional), döï aùn (project), toå, nhoùm (team), ña chieàu (multidimensional), vaø aûo (virtual).

8


Caáu truùc truyeàn thoáng

Caùc caáp baäc coù quyeàn quyeát ñònh töø quaûn lyù chieán löôïc ñeán quaûn lyù vaän haønh roài ñeán caáp coâng nhaân vieân khoâng quaûn lyù.

9


Caáu truùc toå chöùc theo kieåu döï aùn Caáu truùc theo kieåu döï aùn ñaët troïng taâm vaøo saûn phaåm chính hay dòch vuï chính, moãi daây chuyeàn saûn xuaát laø moät ñôn vò bieät laäp. Caùc chöùc naêng truyeàn thoáng nhö tieáp thò, taøi chính, vaø saûn xuaát ñöôïc ñaët ngay trong caùc ñôn vò bieät laäp naày

Caáu truùc toå chöùc nhoùm Caáu truùc toå chöùc nhoùm ñaët troïng taâm vaøo nhoùm laøm vieäc. Trong moät soá tröôøng hôïp, caùc nhoùm laø nhoùm nhoû, moät soá tröôøng hôïp khaùc nhoùm laø nhoùm lôùn. Tieâu bieåu cuûa caáu truùc laø moãi nhoùm coù moät laõnh ñaïo, ngöôøi naày seõ baùo caùo cho ngöôøi quaûn lyù caáp cao hôn trong toå chöùc.

10


Caáu truùc Ña chieàu (Multidimensional Organizational Structure)

Caáu truùc ña chieàu coøn ñöôïc goïi laø caáu truùc ma traän (matrix organizational structure), caáu truùc ña chieàu saùt nhaäp cuøng luùc nhieàu caáu truùc. Ví duï moät toå chöùc coù theå vöøa coù caáu truùc truyeàn thoáng, vöøa coù caáu truùc döï aùn.

Lôïi ñieåm cuûa caáu truùc ña chieàu laø khaû naêng ñoàng thôøi taùc ñoäng caùc lónh vöïc truyeàn thoáng cuûa xí nghieäp vaø caùc nhaùnh saûn xuaát chính. Coøn baát lôïi laø ngöôøi coâng nhaân phaûi chòu söï ñieàu khieån cuûa cuøng luùc hai hoaëc nhieàu caáp treân

11


Caáu truùc aûo

Caáu truùc aûo söû duïng caùc caù nhaân, nhoùm, hoaëc ñôn vò kinh doanh goàm nhieàu ngöôøi trong nhieàu quoác gia khaùc nhau, hoaït ñoäng trong nhieàu muùi giôø khaùc nhau. Trong caáu truùc naày, nhöõng ngöôøi laøm vieäc coù theå khoâng bao giôø gaëp maët nhau trong phoøng laøm vieäc. Chuû yeáu laø söû duïng heä thoáng thoâng tin ñeå phoái hôïp caùc hoaït ñoäng Ngoaøi muïc ñích giaûm giaù thaønh vaø taêng lôïi nhuaän, caáu truùc toå chöùc aûo coøn baûo ñaûm möùc ñoä an toaøn toái ña

12

2- Vaên hoaù cuûa toå chöùc vaø söï thay ñoåi

vaên hoaù • Vaên hoaù toå chöùc • Laø taäp hôïp caùc hieåu bieát chuû yeáu ñöôïc

nhoùm cuøng thöøa nhaän, ví duï nhö vaên hoaù cuûa moät nhoùm saéc toäc, hay vaên hoaù cuûa moät quoác gia. Vaên hoaù cuûa toå chöùc goàm caùc hieåu bieát chuû yeáu, ñöôïc thöøa nhaän trong doanh nghieäp, coâng ty hay moät toå chöùc.

Cuõng gioáng nhö caáu truùc cuûa toå chöùc, vaên hoaù cuûa toå chöùc cuõng taùc ñoäng ñeán söï phaùt trieån vaø vaän haønh heä thoáng thoâng tin trong moät toå chöùc

13


vaên hoaù • Söï thay ñoåi toå chöùc • Baøn veà caùch thöùc laäp keá hoaïch, thöïc hieän

vaø quaûn caùc thay ñoåi trong caùc toå chöùc kieám lôøi vaø toå chöùc phi lôïi nhuaän. Söï thay ñoåi coù theå coù nguyeân nhaân töø caùc thoâng soá beân trong vaø beân ngoaøi.

• Caùc thoâng soá beân trong goàm coù caùc hoaït ñoäng cuûa coâng nhaân ôû caùc caáp.

• Thoâng soá beân ngoaøi goàm caùc hoaït ñoäng cuûa ñoái thuû caïnh tranh, caùc coå ñoâng, luaät cuûa quoác gia, söï ñieàu chænh cuûa coäng ñoàng, caùc hieän töôïng thieân nhieân (nhö laø baõo luït), vaø caùc ñieàu kieän kinh teá khaùc.

14


vaên hoaù • Taùi boá trí (Reengineering)

• Ñeå caïnh tranh döôïc vôùi ñoái thuû, toå chöùc phaûi thöôøng xuyeân thay ñoåi caùch kinh doanh.

• Noùi khaùc ñi, toå chöùc phaûi thay ñoåi caùc hoaït ñoäng, hay qui trình maø toå chöùc duøng ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa mình. Taùi boá trí coøn ñöôïc goïi laø thieát keá laïi qui trình (process redesign), bao goàm thieát keá laïi taän goác qui trình kinh doanh, caáu truùc cuûa toå chöùc, heä thoáng thoâng tin, vaø caùc giaù trò cuûa toå chöùc ñeå ñaït ñöôïc söï khai phaù môùi trong keát quaû kinh doanh

15


vaên hoaù • Taùi boá trí (Reengineering)

• Ñeå caïnh tranh döôïc vôùi ñoái thuû, toå chöùc phaûi thöôøng xuyeân thay ñoåi caùch kinh doanh.

• Noùi khaùc ñi, toå chöùc phaûi thay ñoåi caùc hoaït ñoäng, hay qui trình maø toå chöùc duøng ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa mình. Taùi boá trí coøn ñöôïc goïi laø thieát keá laïi qui trình (process redesign), bao goàm thieát keá laïi taän goác qui trình kinh doanh, caáu truùc cuûa toå chöùc, heä thoáng thoâng tin, vaø caùc giaù trò cuûa toå chöùc ñeå ñaït ñöôïc söï khai phaù môùi trong keát quaû kinh doanh.

• Ngaøy nay caùc coâng ty taùi boá trí ñeå taêng vò theá caïnh tranh treân thò tröôøng.

16


vaên hoaù • Söï caûi thieän lieân tuïcCaûi thieän lieân tuïc laø thöôøng xuyeân tìm caùch

hoaøn thieän qui trình kinh doanh ñeå theâm giaù trò cho saûn phaåm vaø dòch vuï. Söï thay ñoåi lieân tuïc naày seõ laøm gia taêng möùc ñoä haøi loøng vaø söï trung thaønh cuûa khaùch haøng, ñoàng thôøi taêng lôïi nhuaän cho toå chöùc.

Caùc coâng ty saûn xuaát lieân tuïc thay ñoåi vaø caûi thieän saûn phaåm. Caùc toå chöùc cung caáp dòch vuï thöôøng xuyeân tìm caùch trôï giuùp khaùch haøng nhanh hôn vaø hieäu quaû hôn. Nhôø vaäy, caùc coâng ty gia taêng ñöôïc söï trung thaønh cuûa khaùch haøng, giaûm thieåu ñöôïc söï baát maûn cuûa khaùch haøng, vaø haïn cheá ñöôïc söï laán saân cuûa caùc ñoái thuû .

17

2- Phoå bieán, truyeàn ñaït vaø tieáp thu

coâng ngheä AÙp duïng ñöôïc coâng ngheä vaøo toå chöùc ñeán möùc naøo, ñoù laø nhieäm vuï cuûa coâng taùc phoå bieán, truyeàn, vaø tieáp thu coâng ngheä.

Phoå bieán coâng ngheä (Technology diffusion) Laø chöøng möïc traûi roäng coâng ngheä trong toå chöùc. Moät toå chöùc maø haàu heát caùc boä phaän ñeàu coù maùy tính vaø heä thoáng thoâng tin ñöôïc xem laø coù möùc ñoä phoå bieán coâng ngheä cao

18

2- Phoå bieán, truyeàn ñaït vaø tieáp thu

coâng ngheä Truyeàn coâng ngheä (technology infusion) Laø möùc ñoä xaâm nhaäp coâng ngheä (technology permeates) vaøo caùc lænh vöïc vaø boä phaän. Noùi khaùc ñi ñaây laø thöôùc ño ñoä nhuùng saâu cuûa coâng ngheä vaøo caùc lænh vöïc cuûa toå chöùc.Maëc duø moät toå chöùc coù theå coù möùc phoå bieán vaø truyeàn coâng ngheä cao, söû duïng maùy tính trong toaøn boä toå chöùc, nhöng ñieàu ñoù khoâng coù nghæa laø heä thoáng thoâng tin ñaõ ñöôïc söû duïng heát tieàm naêng. Thöïc ra möùc ñoä tieáp thu vaø söû duïng coâng ngheä maùy tính ñaét tieàn cuûa moïi ngöôøi trong toå chöùc raát laø khaùc nhau. Moät trong caùc lyù do laø coù moät soá nhaø quaûn lyù vaø coâng nhaân vieân coù möùc ñoä tieáp nhaän thaáp

19

Quaûn lyù chaát löôïng toaøn boä (Total Quality Management-TQM)

Trong nhöõng naêm ñaàu kieåm tra chaát löôïng, caùc xí nghieäp ñaõ quan taâm ñeán söï phuø hôïp vôùi caùc ñaëc ñieåm thieát keá kyõ thuaät, phuø hôïp vôùi tieâu chuaån. Neáu saûn phaåm ñöôïc thöïc hieän nhö ñaõ ñöôïc thieát keá, thì saûn phaåm ñöôïc xem laø coù chaát löôïng cao. Saûn phaåm coù theå thöïc hieän ñuùng chöùc naêng nhö thieát keá, tuy nhieân chöa haún ñaõ laøm haøi loøng khaùch haøng Ngaøy nay chaát löôïng coù nghóa laø khaû naêng maø saûn phaåm hoaëc dòch vuï ñaùp öùng ñöôïc (hoaëc vöôït troäi) mong muoán cuûa khaùch haøng. Ví duï moät maùy tính khoâng nhöõng chæ ñöôïc cheá taïo toát maø coøn phaûi deã daøng baûo trì söûa chöõa thì môùi ñöôïc xem laø saûn phaåm coù chaát löôïng cao. Caùch nhìn veà chaát löôïng theo kieåu naày laø hoaøn toaøn “ thieân veà khaùch haøng” (customer oriented)

20

Quaûn lyù chaát löôïng toaøn boä (Total Quality Management-TQM)

Ñeå giuùp giao ñöôïc haøng hoaù vaø dòch vuï chaát löôïng cao, moät soá coâng ty ñaõ aùp duïng chieán löôïc caûi thieän lieân tuïc, trong chieán löôïc naày moãi qui trình kinh doanh chính caàn phaûi theo moät taäp hôïp nguyeân taéc chæ ñaïo veà quaûn lyù chaát löôïng toaøn boä. Quaûn lyù chaát löôïng toaøn boä (TQM) goàm taäp hôïp caùc caùch tieáp caän, coâng cuï, vaø kyõ thuaät ñöa vaøo chaát löôïng trong toaøn boä toå chöùc

Heä thoáng thoâng tin ñöôïc tích hôïp hoaøn toaøn vaøo qui trình cuûa toå chöùc seõ keát noái chaët vôùi söï caûi thieän lieân tuïc hoaëc laø vôùi söï quaûn lyù chaát löôïng toaøn boä

21

Söû duïng nguoàn taøi nguyeân ngoaøi vaø

giaõm qui moâ

• Phaàn phí toån quan troïng cuûa toå chöùc thöôøng laø thueâ möôùn, ñaøo taïo, vaø buø ñaép cho nhöõng ngöôøi coù naêng löïc trong cô quan.

• Vì vaäy, caùc toå chöùc ngaøy nay ñang coá gaéng xaùc ñònh soá coâng nhaân vieân caàn thieát ñeå duy trì ñöôïc chaát löôïng cao cho saûn phaåm vaø dòch vuï cuûa mình.

22


giaõm qui moâ • Nguoàn taøi nguyeân beân ngoaøi

Toå chöùc thöôøng kyù hôïp ñoàng vôùi caùc dòch vuï chuyeân nghieäp beân ngoaøi ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu kinh doanhMoät lyù do khieán toå chöùc höôùng ñeán nguoàn löïc beân ngoaøi laø ñeå giaûm chi phí hoaëc coù ñöôïc lôïi ích töø caùc chuyeân gia cuûa caùc nhaø cung caáp dòch vuï

• Nhöng khi duøng nguoàn löïc ngoaøi thì ta ñaõ coâng khai hoaù thoâng tin cuûa mình, toå chöùc vaø saûn phaåm deã bò taán coâng, bôûi vì nhöõng nguoàn löïc do ta söû duïng cuõng ñoàng thôøi laø nguoàn löïc cuûa ñoái thuû caïnh tranh

23


giaõm qui moâ • Thu heïp qui moâ (downsizing)• Thu heïp qui moâ laø giaûm soá löôïng nhaân vieân ñeå

giaûm chi phí.

• Giaõm qui moâ roõ raøng laø giaõm ñöôïc tieàn löông phaûi traû. Tuy cuõng coù moät soá taùc duïng phuï xaáu.

• - Tin thaàn cuûa nhaân vieân bò “ñuïng ñaàu vaøo ñaù”. • - Ñöôøng loái truyeàn thoâng cuûa coâng ty bò suy yeáu. • - Khaû naêng saøn xuaát cuûa coâng nhaân bò tuït

giaûm.• Nhaø söû duïng lao ñoäng caàn môû theâm nhieàu

höôùng khaùc ñeå giaûm soá löôïng coâng nhaân, trong ñoù cho thoâi vieäc ñöôïc xem nhö laø choïn löïa sau cuøng

24

Lôïi theá caïnh tranh •Lôïi theá caïnh tranh laø lôïi ích quan troïng vaø laâu daøi cuûa moät xí nghieäp thoâng qua söï caïnh tranh. Coù naêm nguoàn löïc thuùc ñaåy caïnh tranh.

1- Söï caïnh tranh naèm trong caùc ñoái thuû hieän taïi,

2- Söï ñe doaï cuûa caùc ñoái thuû môùi xuaát hieän, 3- Söï ñe doaï cuûa caùc saûn phaåm,dòch vuï thay theá. 4- Khaû naêng maëc caû cuûa ngöôøi mua, vaø 5- Khaû naêng maëc caû cuûa nhaø cung caáp.Taïi moät thôøi ñieåm caøng coù nhieàu löïc naày keát hôïp vôùi nhau bao nhieâu thì caøng coù nhieàu xí nghieäp cuøng loaïi kieám ñöôïc lôïi theá baáy nhieâu vaø keát cuïc seõ caøng nhieàu kòch tính chöøng aáy.

25

Hoaïch ñònh chieán löôïc ñeå coù lôïi

theá caïnh tranh •Ñeå caïnh tranh ñöôïc, coâng ty caàn nhanh nheïn, meàm deõo, ñoåi môùi, coù khaû naêng saûn xuaát, kinh teá, vaø höôùng ñeán khaùch haøng. Doanh nghieäp cuõng caàn xeáp chieán löôïc heä thoáng thoâng tin vaøo cuøng vôùi caùc chieán löôïc vaø muïc tieâu kinh doanh bình thöôøng khaùc cuûa mình.

Ba chieán löôïc chung ñeå giaønh ñöôïc lôïi theá caïnh tranh, ñoù laø :

Thay ñoåi caáu truùc kyõ ngheä, Taïo ra saûn phaåm vaø dòch vuï môùi,

Caûi tieán daây chuyeàn saûn xuaát vaø dòch vuï

26


theá caïnh tranh Thay ñoåi caáu truùc kyõ ngheäThay ñoåi caáu truùc kyõ ngheä laø qui trình thay ñoåi kyõ ngheä ñeå coâng ty hoaëc toå chöùc trôû neân thuaän lôïi hôn

Taïo ra saûn phaåm vaø dòch vuï môùiTaïo ra saûn phaåm vaø dòch vuï môùi luoân luoân laø phöông phaùp giuùp cho xí nghieäp coù ñöôïc lôïi theá caïnh tranh, ñieàu naày ñaëc bieät ñuùng cho kyõ ngheä maùy tính vaø kinh doanh coâng ngheä cao. Neáu trong vaùi thaùng maø toå chöùc khoâng ñöa ra ñöôïc saûn phaåm hoaëc dòch vuï môùi, thì coâng ty seõ nhanh choùng rôi vaøo trì treä, maát thò tröôøng vaø bò suy suïp.

27


theá caïnh tranh

•Caûi tieán daây chuyeàn saûn xuaát vaø dòch vuï hieän höûu laø phöông phaùp khaùc ñeå duy trì söï caïnh tranh.

•Söï caûi tieán coù theå laø thöïc söï hoaëc laø lónh hoäi ñöôïc.

•Trong moät soá tröôøng hôïp söï caûi tieán ñöôïc caûm thaáy nhieàu hôn laø coù caûi tieán thöïc söï; thoâng thöôøng, saûn phaåm hieän höûu chæ ñöôïc thay ñoåi raát ít

28

Söû duïng heä thoáng thoâng tin cho muïc ñích chieán löôïc•Heä thoáng thoâng tin ñaàu tieân ñaõ coá gaéng giaûm thieåu giaù thaønh vaø coá gaéng cung caáp qui trình hieäu quaû hôn cho caùc öùng duïng veà keá toaùn vaø taøi chính, nhö laø traû löông vaø laäp soå caùi.

•Khi toå chöùc ñaõ ñaõ tröôûng thaønh trong vieäc söû duïng heä thoáng thoâng tin, caùc nhaø quaûn lyù ñaõ saùng toû vaø baét ñaàu thaáy hoï coù theå duøng heä thoáng thoâng tin nhö theá naøo ñeå caûi thieän tính hieäu quûa cho toå chöùc vaø hoã trôï cho chieán löôïc cô baûn cuûa doanh nghieäp. Phoái hôïp söï taêng cöôøng hieåu bieát veà tieàm naêng cuûa heä thoáng thoâng tin vôùi coâng ngheä môùi vaø öùng duïng seõ höôùng toå chöùc söû duïng heä thoáng thoâng tin ñeå coù ñöôïc lôïi theá trong caïnh tranh

29

Söû duïng heä thoáng thoâng tin cho muïc ñích chieán löôïc

Noùi moät caùch ñôn giaûn nhaát, lôïi theá caïnh tranh

thöôøng bieåu hieän ôû vieäc:

Saûn phaåm hay dòch vuï coù ñöôïc giaù trò coäng

theâm nhieàu nhaát cho khaùch haøng vaø ñoái thuû

Û caïnh tranh khoâng coù ñöôïc, Hay caùc lôïi ích do heä thoáng beân trong toå chöùc cung caáp maø ñoái thuû khoâng coù ñöôïc.

30

Söû duïng heä thoáng thoâng tin cho muïc ñích chieán löôïcThöôøng thì, lôïi theá caïnh tranh do moät heä thoáng

thoâng tin môùi mang laïi cho xí nghieäp chæ laø taïm thôøi, bôûi vì caùc ñoái thuû seõ nhanh choùng aên caép yù töôûng toát naày.

Giöû ñöôïc lôïi theá caïnh tranh laø ñieàu khoâng baûo ñaûm vaø caàn phaûi heát söùc coá gaéng

Nhieàu coâng ty ñaõ laäp ra chöùc vuï môùi - giaùm ñoác tri thöùc (chief knowledge officer), giaùm ñoác thoâng tin (CIO) ñeå giuùp coâng ty duy trì ñöôïc lôïi theá caïnh tranh.

Caùc yù töôûng caûi tieán coâng ty phaûi thöôøng xuyeân caäp nhaät hoaëc phaûi coù nhöõng heä thoáng môùi ñeå caïnh tranh ñöôïc trong thò tröôøng bieán ñoäng hieän taïi.

Ngoaøi vieäc söû duïng heä thoáng thoâng tin nhö laø moät noäi löïc ñeå ñaït ñöôïc lôïi theá caïnh tranh, caùc coâng ty coøn phaûi gia taêng ñaàu tö vaøo heä thoáng thoâng tin ñeå hoã trôï cho khaùch haøng vaø nhaø cung caáp

31

Heä thoáng thoâng tin ñaët treân neàn taûng hieäu quaû (Performance-based IS) – Ba giai ñoïan phaùt trieån

Giai ñoaïn ñaàu khôûi söï töø nhöõng naêm 1960, muïc ñích laø ñeå giaõm giaù thaønh vaø naâng cao naêng suaát saûn xuaát. Giai ñoaïn naày thöôøng khoâng quan taâm ñeán maët lôïi töùc, cuõng khoâng tìm kieám cô hoäi ñeå gia taêng möùc baùn haøng qua heä thoáng thoâng tin.

Giai ñoaïn thöù nhì baét ñaàu vaøo nhöõng naêm 1980 vaø ñöôïc xaùc ñònh bôûi Porter... Heä thoáng thoâng tin trong giai ñoaïn naày höôùng ñeán muïc tieâu ñaït ñöôïc lôïi theá caïnh tranh. Trong nhieàu tröôøng hôïp, caùc coâng ty maát moät löôïng tieàn lôùn vaøo heä thoáng thoâng tin vaø khoâng quan taâm ñeán giaù caû.

Ngaøy nay, chuùng ta ñang xem xeùt söï thay ñoåi trong chieán löôïc quaûn lyù ñaët neàn taûng treân hieäu quaû trong caùch caáu taïo heä thoáng thoâng tin. Giai ñoaïn thöù ba naày xem xeùt moät caùch caån thaän caû trong lôïi theá chieán löôïc vaø chi phí. Giai ñoaïn naày ño löôøng hieäu naêng saûn xuaát, möùc ñoä thu hoài voán, trò giaù hieän taïi (net present value) vaø caùc hieäu naêng khaùc.

32

Heä thoáng thoâng tin ñaët treân neàn taûng hieäu quaûNaêng löïc saûn xuaát (Productivity)

Phaùt trieån heä thoáng thoâng tin duøng ñeå ño löôøng vaø kieåm soaùt khaû naêng saûn xuaát laø boä phaän chuû yeáu trong haàu heát caùc toå chöùc.

Naêng löïc saûn xuaát laø soá ño cuûa ñaàu ra ñaït ñöôïc chia cho ñaàu vaøo caàn thieát. Cuøng möùc ñoä ñaàu vaøo, möùc ñoä ñaàu ra cao hôn coù nghóa laø naêng löïc saûn xuaát lôùn hôn, vaø möùc ñoä ñaàu ra thaáp hôn coù nghóa laø naêng löïc saûn xuaát thaáp hôn.

Naêng löïc saûn xuaát = (Ñaàu ra/ñaàu vaøo)* 100

33


Ví duï: Xem xí nghieäp chuyeân khai baùo thueá (tax preparation firm) , naêng löïc saûn xuaát cuûa xí nghieäp naày ñöôïc ño baèng soá giôø maát ñi ñeå khai baùo lôïi töùc ñoùng thueá chia cho toång soá giôø laøm vieäc cuûa toaøn boä nhaân vieân. Ví duï trong moät tuaàn leå laøm vieäc vôùi 40 giôø, moät nhaân vieân maát 30 giôø ñeå tính thueá lôïi töùc. Vaäy naêng löïc saûn xuaát baèng 30/40, töùc laø 75 phaàn traêm.Ñoái vôùi quaûn lyù hay caùc chöùc vuï khaùc, naêng löïc saûn xuaát 75 phaàn traêm laø xuaát saéc

34


Con soá gaùn cho möùc naêng löïc saûn xuaát khoâng phaûi luoân luoân ñaët caên baûn treân soá giôø laøm vieäc, naêng löïc saûn xuaát coù theå ñaët neàn taûng treân caùc tham soá nhö soá löôïng nguyeân vaät lieäu ñöôïc söû duïng, chaát löôïng ñaït ñöôïc, hoaëc thôøi gian duøng ñeå taïo ra saûn phaåm hoaëc dòch vuï.

Trong baát cöù tröôøng hôïp naøo, ñieàu quan troïng khoâng naèm ôû giaù trò cuûa con soá chæ naêng löïc saûn xuaát, maø ôû choå chæ soá naày ñöôïc so saùnh nhö theá naøo taïi caùc khoaûng thôøi gian khaùc, söï boá trí khaùc, vaø toå chöùc khaùc.

35

Heä thoáng thoâng tin ñaët treân neàn taûng hieäu quaûMöùc thu hoài voán vaø trò giaù cuûa heä thoáng thoâng tin

Moät soá ño giaù trò cuûa IS laø chæ soá thu hoài voán

(ROI- return on investment ). Möùc thu hoài naày ñöôïc tính baèng caùch laáy lôïi nhuaän taêng theâm hoaëc taïo ra chia cho chi phí ñaàu tö vaøo coâng ngheä heä thoáng thoâng tin.

Ví duï Moät doanh nghieäp nhoû taïo ra ñöôïc möùc lôïi taêng theâm laø 20.000 $ moät naêm nhôø vaøo ñaàu tö theâm cho heä thoáng maùy tính vôùi chi phí laø 100.000 $ nhö vaäy möùc thu hoài voán laø 20.000/100.000 töùc laø 20 phaàn traêm.

36

Heä thoáng thoâng tin ñaët treân neàn taûng hieäu quaûMöùc taêng tröôûng (Earnings Growth)

Moät caùch khaùc ñeå ño giaù trò IS laø söï taêng gia lôïi nhuaän, hay laø taêng tröôûng.

Ví duï Giaû duï coù moät coâng ty giao nhaän haøng qua böu ñieän, sau khi thieát trí xong heä thoáng ñaët haøng coù möùc taêng tröôûng taêng 15 phaàn traêm so vôùi naêm tröôùc. Möùc baùn haøng taêng 8 phaàn traêm moãi naêm tröôùc khi coù heä thoáng ñaët haøng . Giaû söû khoâng coøn yeáu toá naøo khaùc aûnh höôûng ñeán möùc baùn haøng, thì möùc taêng do heä thoáng mang laïi laø 7 phaàn traêm

37

Heä thoáng thoâng tin ñaët treân neàn taûng hieäu quaûChia seû thò tröôøng (Market Share)

Möùc chia seû thò tröôøng laø phaàn traêm baùn haøng maø saûn phaåm hay dòch vuï cuûa moät coâng ty coù ñöôïc trong quan heä vôùi thò tröôøng chung.

38

Heä thoáng thoâng tin ñaët treân neàn taûng hieäu quaûChaêm soùc vaø laøm haøi loøng khaùch haøng

Maëc duø raát khoù ñònh löôïng söï haøi loøng cuûa khaùch haøng, nhöng moät nöûa caùc coâng ty toaøn caàu ngaøy nay ñaõ ño löôøng hieäu naêng heä thoáng thoâng tin cuûa mình thoâng qua söï phaûn hoài cuûa ngöôøi duøng töø beân trong vaø beân ngoaøi.

Moät soá coâng ty nghieân cöùu vaø duøng baûng caâu hoûi ñeå xaùc ñònh söï ñaàu tö vaøo heä thoáng thoâng tin coù laøm taêng söï chuù yù vaø söï haøi loøng cuûa khaùch haøng hay khoâng.

39

Heä thoáng thoâng tin ñaët treân neàn taûng hieäu quaûToång chi phí sôû höõu (Total Cost Ownership - TCO)

Ngoaøi caùc ño löôøng veà möùc hoaøn voán, möùc taêng tröôûng, söï chia xeû thò tröôøng, vaø söï haøi loøng cuûa khaùch haøng, caùc coâng ty coøn theo doõi toång chi phí. Moät trong caùc pheùp ño ñöôïc nhoùm Garner Group phaùt trieån laø Toång phí sôû höûu – TCO.

TCO chia nhoû chi phí ra cho caùc lænh vöïc nhö chi phí cho coâng ngheä môùi, chi phí kyõ thuaät, chi phí quaûn lyù, chi phí taùi trang bò, chi phí ñaøo taïo.

TCO ñöôïc duøng ñeå ñaùnh giaù chính xaùc hôn toång phí cuûa heä thoáng töø PC ñeán heä thoáng maùy tính lôùn.

40

Ñaùnh giaù moät heä thoáng thoâng tin

•Doanh nghieäp caàn phaûi ñaùnh giaù thoâng tin coù ích hay khoâng ñeå aùp duïng ñuùng möùc cho doanh nghieäp:

– Chaéc raèng thoâng tin laø caàn thieát cho doanh nghieäp

– Bieát ñoä ruûi ro cuûa thoâng tin– Nhaän ra lôïi ích cô baûn cuûa thoâng tin

41

Heä thoáng thoâng tin ñaët treân neàn taûng hieäu quaûÑaùnh giaù heä thoáng thoâng tin

Ñeå traùnh phung phí, moãi döï aùn IS ñeàu phaûi ñöôïc raø soaùt ñeå chaéc chaén laø döï aùn ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu böùc thieát cuûa doanh nghieäp.nhaát quaùn vôùi chieán löôïc cuûa doanh nghieäp, vaø ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp.

Muoán ñaït ñöôïc ñieàu naày, boä phaän IS cuûa doanh nghieäp caàn phaûi phaân tích vaø quaûn lyù ruõi ro coù theå xaõy ñeán baèng caùch traû lôøi caùc caâu hoûi sau :

42

Ñaùnh giaù heä thoáng thoâng tin

Caùc caâu hoûi ñaët ra • 1- Söï caàn thieát cuûa heä thoáng ñaõ

ñöôïc hieåu bieát ñeán ñaâu ?• 2- Döï aùn IS caàn noå löïc khai phaù

coâng ngheä môùi ñeán möùc naøo ñoái vôùi xí nghieäp ?

• 3- Coù ruõi ro lôùn naøo xaõy ra laøm aûnh höôõng ñeán doanh nghieäp neáu döï aùn thöïc

• hieän toài hay khoâng ?•

43

Ñaùnh giaù heä thoáng thoâng tin

• Phaàn lôùn nhöõng döï aùn IS thuoäc moät trong nhöõng loïai sau– Roõ raøng (coù theå ño löôøng ñöïôc Ex:

giaûm chi phí, giaûm nhaân vieân, taêng saûn löôïng)

– Mô hoà (Khoù ñeå ño löôøng ñöïôc Ex:caûi thieän khaû naêng quaûn lyù trong coâng ty)

– Phaùp ñònh - Legal Requirement– Ñoåi môùi (ex: naâng caáp vi tính ñeå caûi

thieän quaù trình laøm vieâc)– Dự án thí điểm - Pilot project (ex: trang bò

laptop cho ngöôøi moâi giôùi ñeå giôùi thieäu saûn phaåm tôùi khaùch haøng)

44

Chöùc naêng, vai troø cuûa boä phaän heä thoáng thoâng tin

CIOCIO

Điêu hanhĐiêu hanhPhat triênHê thông

Phat triênHê thông

Hô trơHô trơ

Sư dung may vi tinhSư dung may vi tinh

Nhâp dư liêuNhâp dư liêu

Điêu hanh mang LANĐiêu hanh mang LAN

Điêu hanh WebĐiêu hanh Web

Phân tich va thiêt kê hê thông

Phân tich va thiêt kê hê thông

Lâp trinhLâp trinh

Phat triên WebPhat triên Web

Tiêp nhân phân cưng va phân mêm

Tiêp nhân phân cưng va phân mêm

Quan tri Dư liêuQuan tri Dư liêu

Huân luyên khach hangHuân luyên khach hang

Quan tri WebQuan tri Web

Trung tâm thông tinTrung tâm thông tin

45

Chöùc naêng, vai troø cuûa boä phaän heä thoáng thoâng tin• Quaûn lyù HTTT coù 3 lónh vöïc chính :

– Ñieàu haønh heä thoáng (ex: quaûn trò web)

Chuù troïng vaøo hieäu quaû cuûa thoâng tin, söû duïng HTTT ñeå hôïp taùc vôùi caùc doanh nghieäp

Chöùc naêng chính cuûa ngöôøi ñieàu haønh heä thoáng laø chaïy vaø duy trì trang thieát bò IS

– Phaùt trieån heä thoáng (ex: laäp trình vieân)

Chuù troïng vaøo phaùt trieån heä thoáng, taïo ra heä thoáng môùi, bảo trì söûa chöõa heä thoáng

– Hoã trôï heä thoáng (ex:huaán luyeän khaùch haøng)

Giuùp ñôõ cho khaùch haøng trong caùc lænh vöïc phaàn cöùng vaø phaàn meàm

46

Moät soá chöùc danh trong boä phaän heä thoáng thoâng tin

• Chief Information Officer (CIO)• Coù traùch nhieäm leân keá hoaïch, trieån khai

vaø quaûn lyù heä thoáng thoâng tin ñeå giuùp toå chöùc ñaït ñöôïc muïc tieâu, CIO caàn phaûi coù kyõ naêng veà kyõ thuaät laãn kinh doanh.

• Quaûn trò maïng LAN• Caøi ñaët , quaûn lyù phaàn cöùng, phaàn

meàm, baûo maät cho maïng noäi boä.

47

Moät soá danh hieäu trong boä phaän heä thoáng thoâng tin• Cô hoäi ngheà nghieäp treân Internet• - Vaïch chieán löôïc phaùt trieån vaø ñieàu

haønh maïng• - Laäp trình maïng• - Ñieàu haønh Web site• - CIO

• Coá vaán coâng ty

48

Cô hoäi ngheà nghieäp (careers in IS)• Taïp chí Computerworld ñaõ lieät keâ 10 vò trí laøm

vieäc toát nhaát trong lænh vöïc IS.

Xeáp haïng

Coâng ty Soá ngaøy ñaøo taïo

Chi phí ñaøo taïo (USD)

1 The Home Depot 17 9.200

2 Nationwide Insurance 15 7.652

3 The vanguard Group 15 8.000

4 Forsythe Technology 15 10.000

5 Avon Products 10 11.000

6 Fleet Boston Financial 7 9.200

7 Tower Perin 10 10.000

8 PricewaterhouseCooper

15 7.907

9 Harrah’s Entertainment

14 7.000

10 USAA 8 7.200

Nhập môn hệ thống thông tin - 2

Education