NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ Tác giả: ThS. LÊ VĂN IN PHẠM HƯNG - LIÊNG BÍCH NGỌC LỜI NHÀ XUẤT BẢN Thời đại tự động hoá ở trình độ cao đẳng thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa, đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức - doanh nghiệp nói riêng, trước nhiều thời cơ và nhiều thách thức mới. Những thách thức ấy càng gay gắt hơn ở các nước chậm phát triển. Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu quả của các nhà quản lý, lãnh đạo, công tác văn phòng phải nhanh chóng vươn lên ở trình độ cao. Nghiệp vụ văn phòng phải khoa học và hiện đại, vận dụng có hiệu quả khoa học quản trị, năng lực xử lý thông tin yểm trợ hành chính, cung cấp kịp thời nhiều chọn lựa cho cấp quản lý ra quyết định tối ưu. Với mục đích đó, các tác giả, là các cán bộ quản lý và giảng dạy tại Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh, đã biển soạn cuốn “NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ”. Nội dung sách gồm 6 phần chính, vừa nhấn mạnh đến khoa học quản trị hành chính văn phòng, vừa đi sâu vào nghiệp vụ
529
Embed
Nghiệp Vụ Văn Phòng Và Nghề Thư Ký (Word)saomaidata.org/library/222.NghiepVuVanPhongVaNgheTh… · Web viewNGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ. NGHIỆP VỤ
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNGVÀ NGHỀ THƯ KÝ
Tác giả: ThS. LÊ VĂN IN
PHẠM HƯNG - LIÊNG BÍCH NGỌC
LỜI NHÀ XUẤT BẢN
Thời đại tự động hoá ở trình độ cao đẳng thúc đẩy sự bùng nổ thông
tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa, đặt các quốc gia nói chung, các tổ
chức - doanh nghiệp nói riêng, trước nhiều thời cơ và nhiều thách thức mới.
Những thách thức ấy càng gay gắt hơn ở các nước chậm phát triển.
Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu quả của các nhà
quản lý, lãnh đạo, công tác văn phòng phải nhanh chóng vươn lên ở trình độ
cao. Nghiệp vụ văn phòng phải khoa học và hiện đại, vận dụng có hiệu quả
khoa học quản trị, năng lực xử lý thông tin yểm trợ hành chính, cung cấp kịp
thời nhiều chọn lựa cho cấp quản lý ra quyết định tối ưu.
Với mục đích đó, các tác giả, là các cán bộ quản lý và giảng dạy tại
Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh, đã biển soạn cuốn “NGHIỆP VỤ
VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ”. Nội dung sách gồm 6 phần chính, vừa
nhấn mạnh đến khoa học quản trị hành chính văn phòng, vừa đi sâu vào
nghiệp vụ của người thư ký, thúc đẩy ba mặt cấu trúc cơ bản của một văn
phòng hiện đại, phối hợp chặt chẽ, phát huy hiệu quả cao nhất cho công tác
lãnh đạo, quản lý, điều hành.
Chúng tôi mong rằng cuốn sách sẽ là tài liệu bổ ích cho mọi văn phòng
của các cơ quan hành chính, các công ty, các doanh nghiệp và học sinh đang
nghiên cứu về môn học này.
Xin giới thiệu cuốn sách với bạn đọc.
Tháng 7-2001
NHÀ XUẤT BẢN TP. HỒ CHÍ MINH
Phần 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ
Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
I. ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ
1. Khái quát chung
- Quản trị được định nghĩa bằng nhiều cách khác nhau. Ví dụ: quản trị
là quá trình hoàn thành công việc thông qua con người và với con người.
- Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát
công việc và những nỗ lực của con người nhằm đạt các mục tiêu đã vạch ra,
v.v…
2. Định nghĩa một cách tổng hợp
Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và
kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một
cách có hiệu quả mọi tài nguyên để hoàn thành mục tiêu đã định.
II. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ
Các chức năng của quản trị được thực hiện trong một tiến trình hoạt
động phối hợp các việc hoạch định (kế hoạch), tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh
đạo hoặc điều khiển, chỉ huy và kiểm tra một cách có hệ thống nhằm hoàn
thành mục tiêu chung của tổ chức (công ty, xí nghiệp, các đơn vị, ban ngành).
Các chức năng cụ thể của quản trị:
1. Chức năng hoạch định
- Hoạch định (làm kế hoạch) là tiến trình nghiên cứu đề ra các quyết
định về những việc phải làm trong tương lai nhằm hoàn thành các mục tiêu đã
định.
- Muốn thực hiện chức năng này, nhà quản trị phải nghiên cứu, phân
tích tình hình hoạt động đã qua, kết hợp với những điều kiện môi trường bên
ngoài để đề ra những việc phải làm nhằm đạt mục đích và chương trình đã
định.
2. Chức năng tổ chức
- Chức năng tổ chức hay còn gọi là công việc tổ chức là một tiến trình
xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với các mục tiêu, nguồn lực của đơn vị với
các yếu tố bên ngoài.
- Cơ cấu tổ chức là quan hệ bố trí, sắp xếp các thành phần, các bộ
phận và các cương vị trong một đơn vị. Do đó cơ cấu tổ chức bao gồm các
cấp quản trị, các khâu quản trị và các quan hệ quyền hành trong hệ thống
quản trị.
3. Chức năng bố trí nhân sự
- Bố trí nhân sự còn gọi là xác định biên chế nhằm đặt đúng người vào
đúng chỗ và đúng lúc.
- Yếu tố con người trong tổ chức có vai trò rất quan trọng, nhất là trong
quan hệ sản xuất công nghiệp.
4. Chức năng lãnh đạo (điều khiển, chỉ huy)
- Lãnh đạo (điều khiển, chỉ huy) là chức năng hướng dẫn và tác động
lên người khác để thúc đẩy họ làm tốt công việc được giao hoặc do họ tự
nguyện nhằm hoàn thành mục tiêu đã định.
- Muốn lãnh đạo có hiệu quả phải gắn liền với việc nghiên cứu các
động cơ thúc đẩy trong lao động và vai trò của việc truyền đạt trong quản trị
nói chung.
5. Chức năng kiểm tra
- Kiểm tra là nhằm đảm bảo các hoạt động hiện tại và tương lai của đơn
vị phù hợp với kế hoạch đề ra.
- Công việc kiểm tra được tiến hành ngay cả trước khi hoạt động, đang
hoạt động và sau khi kết thúc hoạt động.
III. VAI TRÒ CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ
1. Các cấp quản trị
a) Quản trị viên cấp cao:
Chủ tịch hội đồng, các ủy viên, các Tổng giám đốc và Giám đốc - là
những người chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tố chức.
Quản trị viên cấp cao thường có nhiệm vụ quyết định về chiến lược của
công ty.
b) Quản trị viên cấp trung gian:
Trưởng phòng, trưởng ban, quản đốc phân xưởng và các chức vụ phó -
là người thực hiện các kế hoạch, chính sách của tổ chức bằng cách phối hợp
các công việc cần được thực hiện nhằm hoàn thành các mục tiêu chung.
Quản trị viên cấp trung gian thường đưa ra các quyết định mang tính
chiến thuật trong công việc mà mình đảm nhiệm.
c) Quản trị viên cấp cơ sở:
Là những quản trị viên ở bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc quản trị
trong cùng một tổ chức. Họ là những người tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng
ca, đốc công,…
- Nhiệm vụ của quản trị viên cấp cơ sở là hướng dẫn, đôn đốc, điều
khiển công nhân hoặc nhân viên trong các công việc thường ngày để đưa đến
sự hoàn thành mục tiêu chung của các tổ chức.
- Quản trị viên cấp cơ sở thường trực tiếp tham gia làm việc như những
người cấp dưới của họ.
- Quản trị viên cấp cơ sở có nhiệm vụ đưa ra các quyết định tác nghiệp
tại hiện trường và trong công tác hàng ngày, hàng tuần.
Sơ đồ cấp bậc quản trị trong một tổ chức
2. Các kỹ năng quản trị
a) Kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn):
Kỹ năng kỹ thuật hoặc còn gọi là chuyên môn nghiệp vụ bao gồm các
việc như: lập trình, soạn thảo hợp đồng pháp lý, kinh tế (kỹ năng này rất cần
đối với các quản trị viên cơ sở).
b) Kỹ năng nhân sự:
Kỹ năng này liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều
khiển nhân sự. Một số kỹ năng nhân sự cần thiết cho bất cứ cấp quản trị nào
như: biết cách truyền đạt có hiệu quả với đối tượng quản lý, quan tâm tích
cực đến các người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết
cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành mục tiêu.
c) Kỹ năng nhận thức (tư duy):
Kỹ năng nhận thức có vai trò đặc biệt quan trọng, nhất là đối với các
nhà quản trị cấp cao, cần có tư duy chiến lược để giải quyết các vấn đề chính
sách, hoạch định chiến lược và đối phó với những tình huống bất trắc có thể
tác động mạnh đến sự tồn tại của một tổ chức.
Sơ đồ các kỹ năng quản trị
3. Vai trò chính của nhà quản trị
Vai trò chính của nhà quản trị thể hiện trên 10 vấn đề (điểm) và được
tập hợp thành 3 nhóm chính:
Nhóm 1: Nhóm các vai trò quan hệ với con người
- Vai trò đại diện cho tổ chức, cho tập thể trong việc thực hiện các nghi
lễ, các cuộc tiếp xúc xã giao.
- Vai trò tác động đối với các thành viên trong việc thực hiện các nhiệm
vụ.
- Vai trò liên lạc, giao dịch với bên ngoài để thu thập, nắm thông tin về
những cơ hội và nguy cơ tác động đến sản xuất - kinh doanh của công ty.
Nhóm 2: Vai trò thông tin
- Vai trò cung cấp thông tin ra bên ngoài giúp các đối tác nắm vững tình
hình trong quan hệ giao dịch phù hợp với mục tiêu của tổ chức (công ty).
- Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin đến các đối tượng quản lý trong
tổ chức (công ty) và cả đối với cấp trên, ngang cấp và cấp dưới.
- Vai trò thu thập, xử lý thông tin để tìm ra những tin tức, những hoạt
dộng tạo thuận lợi cho việc điều hành tốt hơn (vai trò này thể hiện qua đọc
sách, báo, văn bản, tiếp xúc, hỏi ý kiến mọi người).
Nhóm 3: Vai trò quyết định
- Quyết định áp dụng kỹ thuật mới, nâng cấp; điều chỉnh kỹ thuật đang
áp dụng để cải tiến hoạt động sán xuất - kinh doanh.
- Giải quyết các xáo trộn đối với những sự cố bất ngờ xảy ra nhằm sớm
ổn định trở lại (Ví dụ: bãi công, đối tác hợp đồng bị phá sản, vi phạm hợp
đồng, sự cố xảy ra).
- Quyết định trong việc phân phối tài nguyên (nguồn lực) cho các đối
tượng nào, vào thời gian nào (tài nguyên bao gồm tiền bạc, trang thiết bị, thời
gian).
- Thương thuyết, đàm phán trong quan hệ với các đối tác để có hợp
đồng kinh tế, tạo công việc làm cho công ty.
Chương 2. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
I. KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Mỗi cơ quan, đơn vị đều có văn phòng. Song văn phòng trong thực tế
hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội,
các doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp lại được gọi với các tên
khác nhau và có các chức năng, nhiệm vụ, cách tổ chức hoạt động khác
nhau.
A. ĐỊNH NGHĨA VĂN PHÒNG
Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, giúp giải quyết công việc
thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, đơn vị; là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị; nơi
làm việc trực tiếp của các nhà chức trách, các nghị sĩ, các luật sư, các giám
đốc (Văn phòng giám đốc, Văn phòng luật sư).
B. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ CỦA VĂN PHÒNG NÓI CHUNG
1. Chức năng
Văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, đơn vị, có chức năng phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho mọi hoạt động theo chức năng, thẩm quyền.
2. Nhiệm vụ
a) Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, tháng, tuần.
b) Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
c) Biên tập văn bản và quản lý văn bản.
d) Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, Thủ trưởng cơ
quan, giữ vị trí chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan,cấp trên, cấp dưới,
ngang cấp, các cơ quan, đơn vị hữu quan và công dân.
đ) Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của cơ quan về mặt kinh phí,
cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, dơn vị.
3. Vị trí
a) Giúp lãnh dạo hoạt động có chương trình, kế hoạch, tránh những
công việc mang tính vụ việc.
b) Giúp lãnh đạo trong công việc điều hòa, phối hợp công việc chung
của cơ quan, đơn vị bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất.
c) Văn phòng bảo dảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan,
đơn vị được trôi chảy, đạt hiệu quả cao.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN (UBND) CÁC CẤP
Cơ sở xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn
phòng UBND các cấp chính là chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của
UBND các cấp do luật định.
A. CHỬC NĂNG
Văn phòng UBND các cấp là cơ quan chuyên môn làm việc của ủy ban,
có chức năng giúp ủy ban trong việc tổ chức thực hiện các hoạt dộng chung
của ủy ban, tham mưu giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch trong việc lãnh đạo,
chỉ đạo điều hành bảo đảm tính thống nhất, liên tục, đúng pháp luật và có
hiệu lực trong hoạt động của ủy ban.
B. NHIỆM VỤ
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, giúp ủy ban theo dõi việc
thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của các cơ quan, đơn vị trực
thuộc.
2. Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc các cơ Quan chuyên môn của ủy ban,
ủy ban nhân dân cấp dưới trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia góp ý kiến
trong quá trình xây dựng các đề án trình ủy ban duyệt.
3. Tổ chức truyền đạt các quyết định của ủy ban và kiến nghị với ủy
ban những biện pháp cần thiết thúc đẩy việc thực hiện các quyết định của ủy
ban.
4. Đề xuất với Chủ tịch những vấn đề về chủ trương, chính sách, biện
pháp quản lý cần giao cho các cơ quan chuyên môn nghiên cứu trình Chủ tịch
UBND ký. Nghiên cứu đề xuất với UBND, Chủ tịch UBND những ý kiến về xử
lý công việc thuộc về điều hành.
5. Tổ chức phục vụ các cuộc họp của ủy ban, Chủ tịch UBND.
6. Quản lý thông nhất việc ban hành văn bản của ủy ban và Chủ tịch ủy
ban.
7. Trình Chủ tịch UBND ban hành các quy định về thủ tục hành chính
trong việc xử lý các công việc và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan,
ban ngành chuyên môn và UBND cấp dưới.
8. Bảo đảm thông tin kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND.
9. Tố chức thực hiện các mối quan hệ làm việc giữa UBND với các ban
của HĐND, Mặt trận Tổ quốc và với Ban chấp hành các đoàn thể quần chúng.
10. Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn văn phòng cho văn phòng các
ban ngành chuyên môn của UBND và UBND cấp dưới.
11. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND,
quản lý tổ chức, biên chế, tài khoản, tài sản được giao.
C. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND
Đối với văn phòng của các cơ quan làm chức năng quản lý hành chính
Nhà nước (thuộc loại thẩm quyền chung), thì cách tổ chức phổ biến nhất, hay
nói theo "truyền thống", thường có 3 bộ phận cấu thành:
1. Bộ phận nghiên cứu tổng hợp;
2. Bộ phận hành chính;
3. Bộ phận quản trị.
1. Nhiệm vụ của bộ phận nghiên cứu tổng hợp
a) Theo dõi nắm tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị thuộc
phạm vi quản lý của UBND, tổng hợp tình hình và đề xuất ý kiến giải quyết
các vấn đề để báo cáo với Chánh văn phòng và lãnh đạo cơ quan.
b) Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác, giúp Chánh văn
phòng chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà
soát, chỉnh lý, sửa đổi bảo đảm tính pháp lý của dự thảo văn bản do các cơ
quan chuyên môn và UBND cấp dưới thuộc UBND đưa lên.
c) Cán bộ tổng hợp được dự các cuộc họp của lãnh đạo UB và các
cuộc họp với các ngành, các cấp, các UBND cấp dưới khi: bàn đến các vấn
đề thuộc phạm vi được phân công theo dõi; được cung cấp có hệ thống các
văn bản pháp quy trong phạm vi công tác được phân công.
2. Bộ phận hành chính - văn thư lưu trữ
a) Tiếp nhận và phát hành công văn, giấy tờ, các loại đơn từ, tư liệu;
giữ gìn, bảo quản con dấu.
b) Lưu trữ công văn, giấy tờ.
c) Quản lý và cấp phát các loại giấy giới thiệu, công lệnh; xác nhận các
giấy tờ thuộc thẩm quyền được giao.
d) Nhân văn bản bằng các phương tiện kỹ thuật được trang bị như máy
đánh chữ, in ronéo, photocopy, máy vi tính, v.v…
đ) Tổ chức bảo vệ cơ quan, phòng cháy, chữa cháy theo đúng quy định
của Nhà nước.
e) Công tác thủ quỹ.
g) Giúp Chánh văn phòng theo dõi công tác nhân sự, nội bộ ủy ban.
h) Tham mưu cho Chánh văn phòng hướng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp
vụ hành chính đối với văn phòng của các cơ quan trực thuộc và văn phòng
UBND cấp dưới.
3. Bộ phận quản trị
a) Thực hiện công tác tài vụ, kế toán.
b) Bảo đảm phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo và các bộ phận
chức năng của ủy ban về mặt vật chất, kỹ thuật khi cần thiết (phục vụ các
cuộc họp, các cuộc hội nghị, tiếp khách, đi công tác, v.v…).
c) Quản lý thường xuyên và sửa chữa kịp thời để các phương tiện
thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài được liên tục, thông suốt.
d) Lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, đồ dùng cần thiết; bảo
quản các phương tiện, dụng cụ,nhà cửa phục vụ cho các nhu cầu làm việc,
sinh hoạt của cán bộ, nhân viên.
đ) Tổ chức công tác giao tế của cơ quan.
III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH (PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ)
Cơ sở xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của phòng
hành chính (Phòng hành chính - quản trị) là chức năng nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị mà nó phục vụ. Các cơ quan, đơn vị mà phòng hành chính phục
vụ thường là những đơn vị sự nghiệp, hay những cơ quan có chức năng
quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền riêng, có phạm vi quản lý hẹp.
Ngoài ra, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính vốn được xác
định bởi việc hiểu khái niệm hành chính là sự vụ giấy tờ.
A. CHỨC NĂNG
Phòng hành chính là bộ phận giúp việc của cơ quan, đơn vị, có chức
năng giải quyết những vấn đề sự vụ và giấy tờ phục vụ cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của mình.
B. NHIỆM VỤ
1. Lập chương trình công tác (năm, 6 tháng, tháng, tuần).
2. Biên tập các văn bản tổng hợp (báo cáo sơ kết, tổng kết) và một số
công văn, giấy tờ có tính giao dịch hoặc những văn bản hành chính khác trên
cơ sơ chức năng, nhiệm vụ được phân công.
3. Phục vụ cho các hội nghị, cuộc họp, các chuyến đi công tác của lãnh
đạo.
4. Tổ chức việc giao tế, tiếp khách đến liên hệ công tác với lãnh đạo,
với các bộ phận trong cơ quan, đơn vị.
5. Quản lý công văn, giấy tờ (tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, lưu trữ)
và tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ của cả cơ quan, đơn vị.
6. Giúp lãnh đạo quản lý kinh phí và tài sản.
7. Bảo vệ cơ quan, đơn vị.
8. Phục vụ những yêu cầu khác trong hoạt động của cơ quan, đơn vị,
của lãnh đạo.
C. TỔ CHÚC HOẠT ĐỘNG
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu, phòng hành chính thường
có 2 bộ phận tương ứng với 2 loại chức năng và nhiệm vụ.
1. Bộ phận hành chính làm các nhiệm vụ:
a) Công tác văn thư - đánh máy.
b) Tiếp khách, giao dịch qua phương tiện thông tin liên lạc.
c) Lưu trữ hồ sơ.
d) Thủ quỹ.
đ) Bảo vệ.
e) Y tế.
g) Tạp dịch.
2. Bộ phận quản trị:
a) Kế toán.
b) Thủ kho.
c) Điện, nước.
d) Quản lý nhà cửa, cơ sở vật chất, trang thiết bị.
đ) Quản lý phương tiện giao thông.
(Tùy theo phạm vi, quy mô hoạt động, việc tổ chức các bộ phận công
tác trong phòng hành chính - quản trị có thể có phương thức khác nhau cho
phù hợp).
IV. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
Cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp chính là chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp.
A. CHỨC NĂNG
Chức năng - cơ bản của văn phòng doanh nghiệp là xử lý thông tin yểm
trợ hành chính.
Chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính góp phần vào việc điều
hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản trị. Chức năng
này còn gọi là chức năng tư vấn - tham mưu…
B. NHIỆM VỤ
Để thực hiện được chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính, văn
phòng của doanh nghiệp phải làm các nhiệm vụ sau đây:
1. Công tác kế toán.
2. Công tác tài chính.
3. Công tác kế hoạch - thống kê.
4. Công tác viễn thông.
5. Công tác in ấn.
6. Công tác quản trị hành chính.
7. Công tác xử lý văn bản.
8. Công tác xử lý các dữ liệu.
9. Công tác quản lý công văn, giấy tờ, hồ sơ tài liệu.
10. Công tác tổng hợp.
11. Công tác quản lý nhân sự.
Các nhiệm vụ trên thường được chia làm 3 nhóm:
Nhóm thứ nhất: Nhóm các nhiệm vụ có tính chuyên môn như: công tác
kế toán, công tác tài chính, công tác kế hoạch - thống kê.
Nhóm thứ hai: Nhóm các nhiệm vụ thuộc về quy trình xử lý thông tin
như: xử lý văn bản, viễn thông, in ấn tài liệu.
Nhóm thứ ba: Nhóm các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp - hành
chính - nhân sự.
C. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
Căn cứ vào chức năng yểm trợ hành chính - xử lý thông tin và những
nhiệm vụ, công việc phải làm của văn phòng để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình có thể có các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp khác
nhau phù hợp với quy mô của mỗi doanh nghiệp.
1. Mô hình văn phòng
Tùy theo qui mô xí nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà văn phòng có 3 kiểu mô
hình khác nhau.
2. Các kiểu mô hình văn phòng
a) Mô hình kiểu tập trung:
- Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ phải làm theo chức
năng xử lý thông tin yểm trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các
bộ phận, các phòng ban của văn phòng được phân công phụ trách từng
nhiệm vụ theo 11 nhiệm vụ đã được thống kê hay theo từng nhóm nhiệm vụ.
- Mô hình này thường áp dụng cho các hãng, các công ty, các tập đoàn
lớn.
b) Mô hình kiểu phân tán:
- Đặc trưng của mô hình kiểu này là tất cả các nhiệm vụ thuộc chức
năng xử lý thông tin yểm trợ đều do các phòng, ban, khối đơn vị trực thuộc
hãng, xí nghiệp, công ty, thực hiện.
- Kiểu tổ chức phân tán này hiện đang được áp dụng phổ biến trong
các doanh nghiệp.
c) Mô hình kiểu bán phân tán, bán tập trung:
- Đặc trưng của mô hình này là các nhiệm vụ có tính chuyên đề được
tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng như: Phòng kế toán - tài vụ,
Phòng kế hoạch - thống kê, Phòng tổ chức - nhân sự.
Các nhiệm vụ còn lại như: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài
liệu, giấy tờ tổng hợp - quản trị làm thành Phòng hành chính - quản trị.
- Loại mô hình này thường được áp dụng cho các xí nghiệp, các công
ty loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo. Còn Phòng
hành chính - quản trị chỉ giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính - công văn
giấy tờ.
V. VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
A. NHỮNG BIẾN Đổi CƠ BẢN TẠO NÊN VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
Có 3 biến đổi cơ bản:
1. Tính mục đích:
Hiện đại hóa văn phòng nhằm 3 vấn đề có ý nghĩa mục đích gắn bó với
nhau:
- Góp phần tăng năng suất của đơn vị.
- Chấp nhận thách thức cạnh tranh kinh tế - xã hội.
- Hội nhập cộng đồng quốc tế.
2. Chức năng cơ bản:
Chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính, kịp thời cung cấp cho các
nhà quản lý những thông tin mới (hoặc mới bổ sung) về nội dung, nhanh
chóng, kịp thời về thời gian, chắt lọc, dễ hiểu về hình thức.
Chức năng xử lý thông tin của văn phòng hiện đại được thực hiện qua
bốn loại nhiệm vụ cơ bản sau đây:
a) Thực hiện chu trình xử lý thông tin 5 giai đoạn kết nối vào nhau:
- Trước đây, chu trình xử lý thông tin 5 giai đoạn diễn ra theo đường
thẳng, giai đoạn trước làm xong mới qua giai đoạn sau:
+ Nhập dữ liệu ở đầu vào.
+ Xử lý.
+ Đầu ra.
+ In ấn phát hành - truyền thông.
+ Lưu trữ.
- Nay, bằng máy vi tính và các phương tiện điện tử khác chu trình 5 giai
đoạn đan kết vào nhau, nhập dữ liệu ở đầu vào làm luôn khâu lưu trữ thông
tin, nhanh chóng hơn, chính xác hơn, khả năng phương án chọn lựa nhiều
hơn.
b) Soạn thảo văn bản: kết hợp sự sáng tạo của người biên tập với các
ưu thế của máy vi tính và các phuơng tiện điện tử khác.
c) Làm các báo cáo kế toán quản trị và kế toán tài chính.
d) Quản lý hồ sơ theo vòng đời của tài liệu qua 3 giai đoạn:
- Giai đoạn I: Tạo thành tài liệu.
- Giai đoạn II: Khai thác sử dụng.
- Giai đoạn III: Lưu trữ hồ sơ tài liệu.
3. Ba mặt cấu trúc cơ bản
a) Trang thiết bị kỹ thuật ở trình độ điện tử hiện đại, được coi là nhân tố
cách mạng nhất.
b) Con người làm văn phòng - chủ thể sáng tạo của văn phòng hiện
đại:
- Phải được đào tạo có hệ thống, đa năng, gắn bó chặt chẽ thành ê kíp.
- Đáp ứng 3 mặt yêu cầu:
+ Bản chất mới.
+ Năng lực chuyên môn mới.
+ Phẩm chất mới (nhấn mạnh hoài bão nghề nghiệp).
c) Các nghiệp vụ văn phòng phát triển tương ứng, được coi là điều kiện
quyết định biến tiềm năng ở 2 nhân tố trên thành hiệu quả thực tế.
Các mặt cấu trúc cơ bản vừa vận động và phát triển nhanh chóng, vừa
phải kết hợp chặt chẽ với nhau.
B. TỔ CHÚC BỘ MÁY VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
1. Mười một phân hệ yểm trợ hành chính:
- Kế toán
- Tài chính
- Kế hoạch - Thống kê
- Xử lý văn bản
- Xử lý dữ liệu
- Quản lý hồ sơ tài liệu
- In ấn
- Viễn thông
- Quản trị - Hành chính
- Tổng hợp
- Nhân sự.
2. Ba kiểu tổ chức:
- Tổ chức phân tán, mỗi phòng, ban, khối đều có bộ máy văn phòng khá
hoàn chỉnh (Xem hình 1).
- Tổ chức tập trung tại văn phòng đầu não, mỗi phân hệ yểm trợ hành
chính lập thành một bộ phận tách riêng.
- Tổ chức phối hợp giữa phân tán với tập trung (Xem hình 2).
3. Hệ thống yểm trợ hành chính
Với vai trò quán xuyến của các phụ tá hành chính, các quản trị viên văn
phòng các thư ký giám đốc và thư ký điều hành (xem hình 3 và hình 4).
C. NHỮNG LĨNH VỰC KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT PHỤC VỤ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
1. Phải đáp ứng 3 yêu cầu:
a) Làm cho mỗi nhiệm vụ, mỗi phần việc đều có sự hỗ trợ của một loạt
các vật dụng và trang thiết bị hiện đại phù hợp, có hiệu quả.
b) Tạo nên quá trình hiện đại hóa văn phòng trong tổng thể, nhất quán,
đạt hiệu quả cao nhất.
c) Cân đối high-tech với high-touch, có nghĩa là cân đối:
- Một mặt là các trang thiết bị kỹ thuật cao, con ngươi làm việc với máy
móc.
- Một mặt là quan hệ con người với con người, nhấn mạnh các quan hệ
giao tiếp - ứng xử.
2. Huy động 5 lĩnh vực khoa học-kỹ thuật:
a) Trước hết là vận dụng các khoa học - công nghệ, chuyên sâu vào tin
học và các máy tính văn phòng (phần cứng và phần mềm, máy đơn và nối
mạng), thiết bị truyền thông, các vật dụng hiện đại.
b) Vận dụng các khoa học giao tiếp - ứng xử, tạo nên ý thức sâu sắc về
cá thể người và chính mình, phát huy các động cơ thúc đẩy, xây dựng các tập
thể văn phòng vững mạnh.
c) Vận dụng các khoa kinh tế, phân tích hiệu quả kinh tế của các kỹ
thuật và nghiệp vụ văn phòng.
d) Vận dụng công thái học (ergonomics) nhằm tạo nên sự thích ứng
giữa con người và công việc, tối ưu hóa các mẫu thiết bị, môi trường làm việc
và quy tắc nghiệp vụ sao cho người lao động cảm thấy thoải mái và cả kíp lao
động đạt hiệu năng cao (Xem hình 1).
đ) Từ thực tiễn hiện đại hóa văn phòng mà xây dựng, hoàn thiện và
phát triển quản trị học văn phòng.
D. KHÍA CẠNH KHOA HỌC - CÔNG NGHỆ TRONG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
Đây là nhân tố đang biến đổi rất nhanh, kéo theo sự biến đổi nhanh
chóng của cả 3 mặt cấu trúc cơ bản, mà sự hài hòa chỉ đạt được trong sự
thường xuyên mất cân đối.
1. Trang bị các thiết bị điện tử
Có hai loại:
- Các hệ thống máy tính và thiết bị xử lý thông tin yểm trợ hành chính.
- Các phương tiện truyền thông.
a) Các hệ thống máy tính:
- Dàn máy chủ (Main-Franme) được trang bị tại các trạm xử lý thông tin
cỡ lớn. Loại Super-Computer có khả năng xử lý thông tin nhanh nhất, mạnh
nhất.
- Dàn máy mini (Mini-Computer).
- Máy vi tính cá nhân (CPC).
b) Cấu tạo trạm làm việc:
- Máy tính đơn.
- Nối mạng nội bộ.
- Mạng LAN (Local Area Network).
- Mạng WAN (Wide Area Network).
c) Các bộ phận khác:
- Hệ thống đọc - ghi âm - bóc dịch và các thiết bị điện tử nhập dữ liệu
khác.
- Các hệ thống in ấn.
- Các phương tiện truyền thông.
- Các máy đánh chữ điện tử.
- Các máy tính cầm tay.
2. Các phần mềm máy tính
a) Có 3 loại:
- Phần mềm lập trình.
- Phần mềm điều hành.
- Phần mềm ứng dụng.
Có tới 5 loại trình ứng dụng:
+ Trình tiện ích.
+ Các công cụ năng suất: xử lý văn bản, dữ liệu, xử lý bảng số, biểu
đồ…
+ Các công cụ kế hoạch.
+ Các công cụ thông tin.
+ Các công cụ đặc biệt.
b) Nắm vững các phần mềm như thế nào?
Có 5 cách học: học ở các lớp tin học; học theo đĩa Tutoriall; sử dụng
các bảng hướng dẫn; các Help-Facilities; tìm sự giúp đỡ của các nhà chế tạo
và nhà cung cấp phần mềm.
VI. MẤY VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ HỌC VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
Chỉ mới qua 14 năm hình thành và từng bước phát triển, quản trị văn
phòng và văn phòng hiện đại đã đạt những thành tựu to lớn làm biến đổi cơ
bản vai trò và hoạt động của các văn phòng. Tuy nhiên, quá trình chưa dài,
nhiều mặt được tổng kết ở trình độ cao; hơn nữa các cấu trúc cơ bản đang
biến đổi nhanh chóng, thực tế đó càng buộc chúng ta, là nước đi sau, phải ra
sức học tập và vận dụng sáng tạo, phù hợp và nghiêm túc quản trị học văn
phòng hiện đại.
Nhấn mạnh bốn vấn đề:
A. Quản trị việc xây dựng, phát triển và phối hợp ba mặt cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại
1. Để đi nhanh, đi tắt, đuổi kịp, phải tập trung trước hết cho mặt cấu
trúc có tính cách mạng nhất, là trang thiết bị kỹ thuật ở trình độ hiện đại. Tạo
ra những bước đột phá thích hợp vào thời điểm nhất định.
2. Đồng thời nhanh chóng khắc phục những yếu kém về tổ chức nhân
sự, phấn đấu tiêu chuẩn hóa từng chức danh, đạt cơ cấu đồng bộ.
3. Trong đó, tiêu chuẩn nghiệp vụ người thư ký phải trở thành tiêu
chuẩn bảo đảm ý nghĩa thực tiễn trực tiếp, không thể nhân nhượng, nhưng
không thể nóng vội, mà phải có kế hoạch dài hạn, kết hợp với ngắn hạn.
4. Quản trị quá trình xây dựng, phát triển và phối hợp ba mặt cấu trúc
cơ bản của văn phòng hiện đại đòi hỏi sự phấn đấu toàn diện của cả tập thể
quản trị viên, thư ký và nhân viên văn phòng hiện đại nhằm khắc phục có hiệu
quả tình trạng mất cân đối, mất đồng bộ thường xuyên giữa ba mặt cấu trúc
cơ bản.
B. Quản trị hành chính văn phòng hướng tới yêu cầu tạo thêm giá trị mới
1. Chức năng xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng nhằm
"bôi trơn" hoạt động tác nghiệp vốn không tạo thêm giá trị mới.
2. Nhưng văn phòng hiện đại trong điều kiện bùng nổ thông tin, nhờ
giúp lãnh đạo chọn lựa phương án tác nghiệp tối đa lại tạo thêm giá trị mới,
mà không có từ ngữ kinh tế nào diễn đạt chính xác được.
3. Cái mới ấy được các nhà quản trị doanh nghiệp, các nhà khoa học
kinh tế tận dụng, nâng quản trị hành chính văn phòng thành một trọng tâm
của quản trị doanh nghiệp.
4. Ở nước ta, một số ngành, một số cơ sở cũng đã đạt trình độ điện tử
hóa cao, cần vươn lên tầm mức đó, chăm lo hơn nữa quản trị văn phòng hiện
đại.
C. Đẩy mạnh việc quản trị ra quyết định đúng thời điểm
1. Hàng ngày, các thành viên văn phòng phải xúc tiến công việc bằng
nhiều quyết định theo chuẩn mực ổn định mà cái khó là quan hệ phối hợp thời
điểm, hiệu quả cao, trên cơ sở không ngừng ra sức nâng cao năng lực
nghiệp vụ của mỗi người.
2. Đồng thời, phải linh hoạt, khẩn trương đề ra các quyết định chính xác
cho những tình huống đột xuất nảy sinh, và triển khai thực hiện tốt nhất.
3. Vận dụng các kỹ thuật hỗ trợ ra quyết định.
D. Nâng cao vai trò và trách nhiệm của người thư ký được đào tạo có hệ thống
1. Do nguồn nhân lực các văn phòng ở nhiều cơ sở còn nhiều yếu kém,
nên người thư ký được đào tạo có hệ thống phải ra sức phát huy vai trò xung
kích của mình, kể cả việc tham gia đào tạo, bồi dưỡng một tập thể thư ký theo
tiêu chuẩn văn phòng hiện đại.
2. Mặt khác, phải phấn đấu học thêm nữa, sáng tạo hơn nữa, tự tin hơn
nữa.
3. Phấn đấu vươn lên đảm nhiệm chức vụ thư ký - trợ lý giám đốc –
phụ tá hành chính.
HÌNH 1 - Cách bố trí một văn phòng mãi vụ (Văn phòng mặt bằng mở)
1. Vách ngăn
2. Ô kéo đựng hồ sơ theo kiểu treo
3. Hồ sơ xếp kiểu treo
4. Tại ria hồ sơ
5. Cặp hồ sơ gáy rộng
6. Nhân viên phòng lưu trữ hồ sơ
7. Phụ tá phòng lưu trữ hồ sơ
8. Danh mục hồ sơ
9. Máy điện thoại
10. Các kệ hồ sơ
11. Bàn làm việc của phụ tá phòng lưu trữ hồ sơ
12. Tủ lớn văn phòng
13. Chậu dài trồng cây xanh
14. Cây xanh trồng trong nhà
15. Lập trình viên
16. Màn hình nhánh cuối
17. Đại diện dịch vụ khách hàng
18. Khách hàng
19. Đổ hình do máy tính lập
20. Vách hấp thụ âm
21. Thư ký đánh máy chữ
22. Máy đánh chữ
23. Ô kéo hồ sơ
24. Phiếu tra cứu khách hàng
25. Ghế xoay
26. Bàn đánh máy
27. Hộc phiếu tra cứu
28. Ngăn kệ nhiều công dụng
29. Giám đốc
30. Thư giao dịch thương mại
31. Thư ký giám đốc
32. Sổ ghi tốc ký
33. Thư ký đánh máy theo băng ghi âm
34. Máy ghi âm văn phòng
35. Ống nghe áp vào tai
36. Biểu đồ thống kê
37. Hộc chân bàn có ô kéo
38. Tủ ngang cửa lùa
39. Tủ văn phòng xếp làm vách ngăn
40. Kệ gắn vào vách
41. Khay đựng bưu tín
42. Lịch tường
43. Trung tâm dữ liệu
44. Truy xuất thông tin trên màn hình nhánh cuối
45. Giỏ giấy loại
46. Biểu đồ thống kê bán hàng
47. Tập tài liệu do máy xử lý dữ liệu in ra
48. Phần tử ghép nối
HÌNH 2 - Sơ đồ tổ chức một công ty ở Mỹ
(Chú ý xem cách tổ chức văn phòng, các quan hệ làm việc và vai trò
của phụ tá hành chính)
Ghi chú:
1. Chủ tịch
2. Phó chủ tịch
3. Giám đốc nghiên cứu và phát triển
4. Phụ tá hành chính (bạn)
5. Giám đốc nhân sự
6. PCT tiếp thị - mãi vụ
7. PCT sản xuất
8. PCT tài chính
9. QTV quảng cáo.
10. QTV bán hàng.
11. QTV kho vận.
12. QTV xưởng sản xuất
13. QTV tiếp liệu.
14. Kế toán trưởng.
15. Tổ trưởng (TT) xuất nhập.
16. TT vận tải.
17. TT tín dụng.
18. TT kiểm toán.
19. TT tiền lương.
20. TT văn phòng (bạn phụ trách).
21. Xử lý văn bản (3 PC đầu nhánh).
22. Nhập dữ liệu (3 NV – 3 PC đầu nhánh).
23. Tiếp tân, viễn thông, trực đài điện thoại.
24. Bưu tín, hồ sơ, in ấn (3 PC đầu nhánh).
HÌNH 3. Hệ thống yểm trợ hành chính ở một số doanh nghiệp lớn
- Phụ tá hành chính và thư ký điều hành giúp việc cho các quản trị viên
cấp cao, cho tổng giám đốc.
- Thư ký hạng trung làm biên tập viên, xử lý văn bản giúp các quản trị
viên trung cấp, các kiểm soát viên, các tổ trưởng.
- Phụ tá hành chính và thư ký điều hành được sử dụng các thư ký hạng
trung giúp biên tập văn bản.
- Phụ tá hành chính và thư ký điều hành đều được coi là quản trị viên
văn phòng.
HÌNH 4. Hệ thống yểm trợ hành chính ở một doanh nghiệp nhỏ
Ở một doanh nghiệp nhỏ hơn, cỡ vài trăm lao động, có một phụ tá hành
chính giúp việc cho Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc điều hành để
quán xuyến các chức năng hành chính yểm trợ.
Chương 3. NGƯỜI THƯ KÝ TRONG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI
I. VAI TRÒ CỦA NHỮNG NGƯỜI THƯ KÝ
1. Ở nước ta trong quá trình đổi mới, chức danh thư ký đang dần dần
được hình thành. Nề nếp thời bao cấp vẫn còn sót lại ở một số văn phòng, chi
phối việc bố trí, sử dụng thư ký.
Ở nhiều nước, thư ký đã thành một nghề có lịch sử cả trăm năm, thuật
ngữ "secretary" bao gồm cả trưởng phòng hành chính, chánh phó văn phòng.
Thuật ngữ "Company secretary" dành cho vị ủy viên ban điều hành chịu trách
nhiệm về bộ số và quản lý sổ sách cổ phần chứng khoán của công ty.
2. Các nhiệm vụ chính của kíp thư ký có thể bao gồm mười bốn mặt
sau đây:
- Xử lý bưu tín (văn thư đến - đi);
- Nhận và nói điện thoại;
- Biên tập các văn thư thông thường;
- Biên tập các thư tín, bản ghi nhớ, các báo cáo;
- Sắp xếp các cuộc hẹn gặp;
- Ghi tốc ký, ghi âm và dịch ra;
- Thu thập dữ liệu trong và ngoài công ty và nhập vào máy tính;
- Đánh máy, sao in các tài liệu và chuẩn bị phát hành;
- Chuyển giao công việc và chuyển thông tin cho người khác;
- Lập hồ sơ lưu và tra cứu hồ sơ;
- Lập lịch làm việc và thu xếp các cuộc họp, các chuyến đi làm việc xa;
- Chuẩn bị chương trình làm việc cho cuộc họp, làm biên bản, lập các
khoản chi cho các hội nghị;
- Làm việc với ngân hàng, với công ty bảo hiểm, với luật sư và tòa án,
lập các bản thu chi tài chính;
- Hỗ trợ công tác quản lý và điều hành.
3. Phần việc giao cho mỗi thư ký thường khác nhau, mặc dù họ được
đào tạo cơ bản giống nhau, có những năng lực nghiệp vụ thư ký giống nhau,
với những hiểu biết về hoạt động hành chính sự nghiệp và doanh thương
giống nhau.
4. Vị trí cụ thể của mỗi thư ký thường rất khác nhau:
- Nhân viên phòng hồ sơ - lưu trữ;
- Thư ký - tiếp viên;
- Thư ký đánh máy;
- Thư ký xử lý văn bản;
- Thư ký kế toán;
- Trợ lý giám đốc;
- Thư ký điều hành.
Nhưng họ đều cùng nhau thực hiện chức năng xử lý thông tin, góp
phần tham mưu cho cấp quản lý, có quan hệ giao tiếp ứng xử với nhiều
người.
5. Hơn mười năm trở lại đây, các nghiệp vụ thư ký được đổi mới về cơ
bản:
a) Cùng với các nghiệp vụ truyền thống như: đánh máy, tốc ký, văn thư
đi - đến, kế toán…, ngày nay, mỗi công việc thư ký thường được hỗ trợ bằng
nhiều thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy xử lý từ ngữ, máy ghi âm, máy
photocopy, máy fax, máy điện thoại di động, trung tâm dữ liệu,…
Sắp tới, nhịp độ hiện đại hóa thiết bị càng tăng nhanh, với nhiều đổi
mới không lường trước được.
b) Cùng với trang thiết bị hiện đại, ngành công thái học (ergonomics)
được vận dụng vào văn phòng nhằm thích nghi tối ưu công việc và chỗ làm
việc với người lao động, sao cho công việc đạt hiệu quả cao hơn, người lao
động thoải mái hơn.
Ngày nay, các văn phòng hiện đại thường được bố trí, sắp xếp theo
mặt bằng mở (open plan office), có vách ngăn (partitions).
6. Trong văn phòng hiện đại, cũng như trong nền sản xuất hiện đại nói
chung, con người được coi là nhân tố trung tâm, nhằm phát huy cao tính chủ
động và năng lực sáng tạo của họ.
a) Việc nhấn mạnh tính chủ động sáng tạo ấy được bắt đầu trước hết
từ ý thức làm chủ chính mình, hiểu sâu sắc về chính mình, không ngừng phấn
đấu nâng cao vị trí nghề nghiệp và nhân cách lao động của chính mình.
b) Đồng thời, văn phòng hiện đại rất chú trọng các phẩm chất giao tiếp -
ứng xử của người thư ký trong quan hệ làm việc với mọi người.
c) Bắt kịp xu hướng hiện đại đó, mười năm lại đây, nhóm ngành khoa
học có tên gọi chung là "Khoa học giao tiếp - ứng xử" (behavioral sciences)
đã cung cấp cho các tổ chức doanh thương và sự nghiệp nhiều công trình
nghiên cứu nhiều kết luận thực tiễn rất có ích.
Cốt lõi của nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử bao gồm:
- Tâm lý học
- Xã hội học
- Văn hóa - tập tục xã hội học (Social anthropology)
- Khoa học chính trị
II. NHỮNG NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CẦN CÓ Ở NGƯỜI THƯ KÝ
1. Người thư ký phải được đào tạo có hệ thống
a) Không còn thời kỳ chỉ cần biết đọc, biết viết là làm được thư ký. Một
số anh chị em từ thời kỳ đó còn lưu lại, nay cần qua các lớp bồi dưỡng thích
hợp.
b) Ngày nay, thư ký là một nghề - phải được đào tạo có hệ thống, vừa
bảo đảm làm tốt công việc được giao, vừa có điều kiện hỗ trợ đồng sự khi
cần thiết, vừa có khả năng thích nghi với những đổi mới sắp tới, vừa có cao
vọng phát triển theo các nấc thang nghề nghiệp về sau.
2. Các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp và cấp quản lý đòi hỏi người thư ký những gì?
a) Các kỹ năng cơ bản (basic skills)
Cùng với kiến thức phổ thông vững chắc, người thư ký phải có các kỳ
năng cơ bản: nói, nghe, đọc, viết, tính toán. Đây là những kỹ năng thu nhận
từ những năm học phổ thông nay cần được tinh luyện và nâng cao lên nhiều
nữa.
b) Các kỹ năng nghiệp vụ thư ký (secretarial skills)
Bao quát 14 nhiệm vụ nói trên, trong đó nhấn mạnh:
- Đánh máy, đạt tốc độ 60-70 chữ/phút (Tiếng Anh, 50 wpm).
Nội dung văn bản phải vừa trình độ người thực thi. Những quy phạm
pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý phải cụ thể, có những điều kiện
bảo đảm cho việc thực hiện.
Người viết phải hiểu đối tượng, tự đặt mình vào hoàn cảnh, địa vị người
thi hành văn bản, làm cho các quyết định được đề ra dễ đi vào cuộc sống,
biến thành hiện thực.
2. Những kiến thức cần được trang bị đối với người soạn thảo văn bản
Muốn cho văn bản viết ra thể hiện được những yêu cầu có tính nguyên
tắc trên đây, người soạn thảo văn bản phải có những kiến thức cơ bản và sự
hiểu biết về các mặt sau đây:
a) Hệ thống tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước, tổ chức xã
hội, tổ chức kinh tế.
b) Hệ thống luật lệ, chính sách, quy định của Nhà nước, của các cơ
quan chủ quản ngành, địa phương có liên quan đến hoạt động của ngành, cơ
quan, địa phương mình.
c) Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, nội dung hoạt động của
cơ quan, đơn vị mình và của các cơ quan, đơn vị có liên quan, nhất là các cơ
quan, đơn vị trực thuộc.
d) Nắm luật lệ, quy định của Nhà nước, của ngành, của địa phương,
của cơ quan cấp trên về công tác công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ (về việc ra
văn bản, ký văn bản, chuyển giao và quản lý văn bản, v.v…).
đ) Có trình độ chuyên môn, văn hóa phù hợp với hoạt động của cơ
quan, đơn vị mình công tác. Ngoài ra, phải có những kiến thức hỗ trợ khác
như: ngôn ngữ, giao tiếp - ứng xử, kinh tế, chính trị, xã hội, kiến thức quản lý,
lãnh đạo, kiến thức tâm lý, v.v…
Tóm lại, văn bản được viết ra không phải chỉ chứa đựng những quy
định, những yêu cầu, mệnh lệnh, cách thức giải quyết công việc, sự giao dịch
liên hệ mà còn thể hiện cả quan điểm, trình độ nhận thức và phẩm chất của
người viết, người ký văn bản. Cho nên, những kiến thức cần có trên đây là
bắt buộc, không thể thiếu được đối với người soạn thảo văn bản, nhất là soạn
thảo văn bản hanh chính quan trọng như các quyết định, chỉ thị, các quy định,
các đề án, tờ trình, v.v…
Ngoài ra cũng cần phải lưu ý rằng trong đổi mới quan lý hành chính, cả
năm mặt trên đây đều trải qua nhiều cải cách, sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung,
hoàn chỉnh, mà người soạn thảo văn bản phải kịp thời cập nhật. Tốt nhất là
các tài liệu cập nhật về từng mặt đó phải được tập hợp thành các hồ sơ
nguyên tắc, sắp xếp ở chỗ thuận tiện nhất cho việc tra cứu, sử dụng.
II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (LOẠI QUAN TRỌNG)
Thảo văn bản là một công việc quan trọng trong hoạt động hành chính.
Để văn bản được soạn thảo ra có chất lượng, đạt yêu cầu của mục tiêu
đề ra, việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành theo một quy trình nhất
định.
1. Công tác chuẩn bị
a) Xác định vấn đề định viết và mục đích, yêu cầu của việc ban hành văn bản
Mục đích có tính phổ biến trong việc soạn thảo và ban hành văn bản
của các cơ quan là đưa ra một quyết định về một chủ trương, về một biện
pháp cần thực hiện: hướng dẫn, giải thích một văn bản của cấp trên hoặc của
bản thân cơ quan mình; thông tin cho đối tượng quản lý về một tình hình; để
báo cáo một kết quả hoạt động; đề xuất một vấn đề mới xin ý kiến cấp trên;
chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra; góp ý kiến, yêu cầu, đề nghị về một vấn đề; giao
dịch, liên hệ, trao đổi công tác, v.v…
Xác định vấn đề, mục đích của việc ban hành văn bản làm cơ sở cho
việc giới hạn khuôn khổ vấn đề định giải quyết, cách viết, cách trình bày và
kiểm tra những thông tin tư liệu phục vụ cho việc soạn thảo văn bản.
b) Xác định đối tượng nhận văn bản
Đối tượng nhận văn bản là cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp hay
công dân, cán bộ, nhân viên thuộc đối tượng quản lý.
Xác định rõ đối tượng nhận văn bản làm cơ sở trước hết cho việc xác
định nội dung thông tin của văn bản. Những nội dung thông tin được đề cập
trong văn bản phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của đối
tượng nhận văn bản. Họ có đủ thẩm quyền giải quyêt, xử lý vấn đề không và
giải quyết tới mức nào thì mới nêu ra đến mức ấy.
Xác định đối tượng nhận văn bản còn giúp cho người soạn thảo chọn
cách viết cho phù hợp cả về hình thức, văn phòng, làm cho văn bản có sức
thuyết phục.
c) Xác định nội dung cần trình bày (cần thông tin)
Căn cứ vào vấn đề, mục đích yêu cầu và đối tượng đã được xác định
để xác định nội dung cần trình bày, cần thông tin trong văn bản. Vấn đề được
trình bày rộng lớn hay giới hạn trong phạm vi nhất định đều tùy thuộc vào
mục đích, yêu cầu và đối tượng nhận văn bản. Cùng một vấn đề nhưng với
mục đích khác nhau, nội dung được xác định khác nhau. Thí dụ cùng vấn đề
lương nhưng đối tượng nhận văn bản là Phòng Tài chính, Sở Tài chính,
UBND cấp tỉnh, thành, Bộ Tài chính, Bộ Lao động Thương binh - Xã hội thì
nội dung lại được thể hiện khác nhau.
Xác định rõ nội dung cần trình bày (thông tin) trong văn bản làm cơ sở
cho việc xây dựng đề cương, thu thập tài liệu, thông tin; bổ sung, chỉnh lý tài
liệu, tư liệu. Văn bản dược soạn thảo sẽ có cơ sở vững chắc hơn.
2. Xây dựng kết cấu, làm dàn ý chi tiết
Một văn bản thường có ba phần:
a) Phần mở đầu
Phần mở đầu là phần đặt vấn đề, giới thiệu vấn đề hoặc nói rõ lý do,
mục đích của vấn đề được đặt ra. Có hai cách mở đầu: cách thứ nhất là giới
thiệu vấn đề, nói rõ mục đích, lý do mà vấn đề được đặt ra. Cách thứ hai là
trực tiếp nêu rõ lý do, mục đích của vấn đề. Tùy hoàn cảnh, đối tượng mà
người soạn thảo có thể chọn cách mở đầu này hoặc cách mở đầu khác.
b) Phần nội dung (phần giải quyết vấn đề)
Căn cứ vào mục đích, lý do đã nêu ở phần mở đầu mà xác định những
ý chính cần nêu ra ở phần nội dung. Mỗi ý chính được làm thành một đoạn
của văn bản. Văn bản có nhiều ý chính hay ít ý chính là tùy thuộc vào mục
đích, phạm vi, tính chất phức tạp hay đơn giản của vấn đề được đặt ra.
Xin ý kiến lãnh đạo về những ý chính được xác định nhằm làm cho văn
bản dự thảo phù hợp với ý kiến của lãnh đạo.
Sau khi xin ý kiến của lãnh đạo, nếu còn thấy vấn đề gì chưa, rõ, chưa
thật chắc chắn, chưa yên tâm, nhất là những vấn đề liên quan đến các ngành
chức năng, các cơ quan chuyên môn thì cần phải làm việc với các ngành, các
cơ quan ấy bằng cách gặp gỡ, bàn luận trực tiếp, bằng văn bản hoặc thông
qua diện thoại. Khi những công việc trao đổi đã hoàn tất, người soạn thảo văn
bản cần suy luận lại một lần nữa với những câu hỏi: Vấn đề đặt ra giải quyết
như vậy có đúng thẩm quyền không? Nên chọn hình thức văn bản nào cho
thích hợp? Có vi phạm pháp luật, văn bản của cấp trên không? Có làm thiệt
hại, ảnh hưởng không tốt đến quyền lợi của nhân dân, của cán bộ công nhân
viên không? Mục đích của những câu hỏi này là nhằm tránh sự độc đoán,
thiếu khách quan vì xuất phát từ những ý tưởng mang tính cá nhân.
c) Phần kết thúc
Nếu phần giải quyết vấn đề đã nêu đầy đủ những ý chính thì không cần
phải kết thúc. Trường hợp nội dung chưa nêu bật được ý chính thì có kết thúc
và phải nhấn mạnh ý chính cần được quan tâm.
3. Phác thảo văn bản
Trên cơ sở kết cấu và những ý chính dược xác định, việc phác thảo
phải làm sao cho lời văn (câu chữ) thể hiện được một cách chính xác những
ý tưởng đã nêu ra. Người soạn thảo chưa cần chú ý đến việc viết xuôi, viết
hay, viết đẹp. Việc tự chỉnh lại văn bản sẽ làm ở giai đoạn kế tiếp: biên tập
hoàn chỉnh (xem chương 5 tiếp theo).
4. Sửa chữa và kiểm tra lại bản thảo, trình duyệt ký ban hành
Việc sửa chữa và kiểm tra phải luôn đứng trên cương vị của người
nhận văn bản mà xem xét, sửa chữa. Phải đối chiếu lại với mục đích đã đặt
ra, kiểm tra lại thể thức của văn bản. Đối với những văn bản có ý nghĩa quan
trọng, liên quan đến nhiều ngành, cơ quan, địa phương, nhiều đối tượng khác
nhau, nhất thiết phải tổ chức thảo luận, thu thập ý kiến đóng góp của tập thể,
của các chuyên gia và những người giàu kinh nghiệm thực tiễn.
III. NHỮNG BIỆN PHÁP KỸ THUẬT LÀM CHO VĂN BẢN ĐƯỢC SOẠN THẢO CÓ CHẤT LƯỢNG, CÓ HIỆU QUẢ
Soạn thảo văn bản là một việc làm quan trọng trong hoạt động quản lý
Nhà nước cũng như trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức khác.
Văn bản tốt hay kém, có chất lượng hay không đều có ảnh hưởng đến hiệu
lực và hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Bởi vậy, muốn làm
cho văn bản được soạn thảo có chất lượng tốt, có hiệu quả, cần phải áp dụng
một số biện pháp mang tính kỹ thuật, tác nghiệp cụ thể.
1. Xây dựng kết cấu chặt chẽ, diễn đạt nội dung bằng những luận cứ khoa học, lý lẽ sắc bén
a) Xây dựng kết cấu chặt chẽ
Một văn bản có kết cấu chặt chẽ là văn bản có các phần, các ý, các câu
liên kết với nhau theo một chủ đề, theo một trình tự phát triển của sự vật, hiện
tượng, theo một thời gian nhất định, tạo thành một thể thống nhất. Thí dụ: một
công văn đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện một chủ trương, một kế hoạch đã
triển khai phải có các phần: kiểm điểm việc đã làm (việc làm được, chưa làm
được), ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân, những biện pháp, phương
hướng khắc phục, phân công thực hiện và quy định thời gian hoàn thành.
b) Diễn đạt nội dung bằng những luận cứ khoa học, lý lẽ sắc bén
Luận cứ khoa học phải bao gồm sự việc với những số liệu cụ thể có so
sánh, làm cho người đọc dễ tin hơn vào vấn đề nêu ra. Luận cứ càng đầy đủ,
súc tích, lý lẽ càng sắc bén thì văn bản càng có hiệu quả. Thí dụ: Chỉ thị
406/TTg ngày 8 tháng 8 năm 1994 của Thủ tướng Võ Văn Kiệt về việc sản
xuất, buôn bán, đốt pháo có sức thuyết phục, được nhân dân đồng tình ủng
hộ vì qua những sự việc, số liệu cụ thể như: việc đốt pháo đã gây ra hàng
ngàn vụ tai nạn, cháy nhà, chết người hoặc gây thương tật suốt đời, ảnh
hưởng đến trật tự, an ninh, tổn thất kinh tế, ô nhiễm môi trường rất lớn, không
thống kê được. Đêm giao thừa ở Hà Nội, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh,
pháo đốt kéo dài liên tục 30 - 40 phút, 45/53 địa phương trong dịp Tết Nguyên
đán Giáp Tuất (1994) đã có 728 vụ tai nạn do pháo gây ra làm chết 71 người,
765 người bị thương, tiêu tốn 20 - 30 tỷ đồng.
2. Viết rõ ràng, sáng sủa
Văn bản viết ra làm sao phải dễ đọc, dễ hiểu, dễ thực hiện. Muốn vậy
cần phải chú ý đến những yếu tố sau đây:
a) Phải thể hiện sự nhạy cảm với người đọc
Người viết trong cả quá trình từ khi nghiên cứu khảo sát, xây dựng kết
câu, phác thảo, sửa chữa văn bản đều phải luôn luôn hướng vào người đọc,
hướng vào đối tượng nhận văn bản, thi hành văn bản, dựa vào họ để thông
tin những nội dung cần thiết với văn phong phù hợp.
Người viết chỉ đưa vào văn bản những lượng thông tin vừa phải, tránh
cả hai khuynh hướng đối nghịch nhau. Nhiều tin, người đọc bị nhiễu, bị rối.
Ngược lại ít tin quá cô đọng quá, làm cho người đọc khó hiểu, khó thực hiện.
Ngoài ra, người viết còn phải chọn các thí dụ điển hình để minh họa, làm cho
các nhận định khái quát, các kết luận có sức thuyết phục, cảm hóa.
b) Chú trọng kỹ thuật trình bày
Văn bản phải được phân chia thành từng đoạn. Nếu văn bản quan
trọng, có nhiều chủ trương, quy định, biện pháp chỉ đạo thực hiện thì cần có
tiêu đề nêu rõ nội dung từng đoạn, từng phần. Trong mỗi đoạn, phần hoặc
toàn bộ văn bản còn được sử dụng con số và con chữ để thể hiện các vấn
đề, các ý tưởng khác nhau. Kỹ thuật trình bày còn được thể hiện bởi các
khoảng trống trên văn bản tránh cho văn bản nhìn bị tối, không rõ ràng.
c) Phân đoạn rõ ràng
Các phân đoạn của một văn bản được phân chia rõ ràng hay không là
tùy thuộc vào một số yếu tố cơ bản:
- Độ dài của đoạn:
Về mặt nguyên tắc một đoạn chỉ nên chứa đựng một ý chính và ý chính
được thể hiện bằng một số câu nhất định. Số câu nhiều hay ít là tùy theo ý
chính cần được diễn giải nhiều hay ít để người đọc có thể nắm, hiểu và thực
hiện đúng những ý tưởng mà người viết quy định. Ý chính đơn giản có thể chỉ
dùng một câu hoặc vài ba câu là đủ. Ý chính phức tạp chứa các nguyên tắc,
quan điểm, chủ trương, biện pháp lớn thì phải thể hiện bằng nhiều câu khác
nhau. Bắt đầu sang một ý mới là phải chuyển đoạn. Khi viết một văn bản mà
nhìn lại thấy văn bản tối, rậm rạp, có nghĩa là văn bản đã không được ngắt
đoạn, hoặc viết với những đoạn quá dài.
- Cấu trúc của một đoạn:
Trong một đoạn thì ý quan trọng nhất được chứa đựng trong câu mở
đầu hoặc kết thúc là tùy thuộc cách lập luận của mỗi đoạn. Kinh nghiệm thực
tiễn cho thấy người đọc có thể hiểu một cách rõ ràng một đoạn nếu đoạn đó
được bắt đầu bằng một câu mang các ý chính. Ý chính đó có thể là một
nguyên tắc, một quan điểm, một chủ trương hoặc một sự khái quát nào đó.
Sau ý chính là những ý phụ minh họa làm sáng tỏ ý chính.
- Quan hệ giữa các đoạn:
Đối với nghị quyết, báo cáo, tờ trình, đề án hoặc những văn bản chỉ
đạo khác có nhiều vấn đề thì cần phải chỉ rõ quan hệ giữa các đoạn, giữa
đoạn trước và doạn sau. Khi kết thúc một đoạn thì phải có ý mở cho đoạn sau
hoặc mở đầu mỗi đoạn nhỏ bằng một từ ngữ báo hiệu quan hệ giữa các đoạn
như: Tuy vậy, tuy nhiên, nhưng mà, ngược lại, mặc dù, mặt khác, bởi thế cho
nện, kết quả là, hậu quả là…
- Đặt câu ngắn gọn:
Một trong những yếu tố quan trọng nhất làm cho văn bản viết được
sáng sủa và rõ là cách thức đặt câu và sắp xếp câu. Câu văn muốn rõ ràng
thì tư tưởng phải được trình bày ngắn gọn, mạch lạc, dễ hiểu, không có sắc
thái cảm xúc. Trật tự các thành phần chủ yếu trong câu được sắp xếp theo
thứ tự: Chủ ngữ - vị ngữ - bổ ngữ. Ba thành phần này làm thành hạt nhân của
câu. Chúng phải được sắp xếp gần nhau để giúp người đọc nắm bắt ngay sự
việc. Trên cơ sở hạt nhân cơ bản người ta mới xem xét phải thêm những
thành phần phụ khác như trạng ngữ, tính ngữ góp phần làm sáng tỏ ý gì của
sự việc.
- Dùng từ ngữ chính xác:
Từ ngữ không chỉ thuật lại các sự kiện, thông báo các chủ trương,
chính sách mà còn thể hiện quan hệ giữa người viết và người đọc, thể hiện
tính chính xác, văn hóa, lịch sự trong giao tiếp. Do đó cần thận trọng trong
việc sử dụng từ ngữ trong các văn bản hành chính, nhất là các văn bản hành
chính quan trong chứa đựng các quy phạm, đưa ra các chủ trương, chính
sách, chỉ đạo giải quyết những công việc hệ trọng, v.v… Để tránh cho người
đọc hiểu lầm hoặc hiểu khác nhau, người viết cần sử dụng những từ ngữ
thông thường, quen thuộc với cuộc sống hàng ngày, quen thuộc với người
đọc; không dùng những từ ngữ nước ngoài nếu thấy không cần thiết; không
dùng từ Hán Việt liệu có thể thay thế được bằng từ Việt; không dùng những
từ có tính chất tu từ như thường dùng trong các thể loại văn khác.
3. Viết đúng, viết phù hợp
a) Viết đúng thường bao gồm những nội dung sau đây:
Đúng chính tả, đặt câu đúng, sử dụng các dấu chấm câu, chấm phẩy,
dấu hỏi, dấu hai chấm, v.v… đúng. Viết sai lỗi chính tả, đặt câu không đủ
thành phần, sử dụng các dấu chấm câu sai làm sai lệch ý tưởng của văn bản,
làm cho người đọc khó hiểu, dẫn đến việc thực hiện không đúng, làm cho văn
bản kèm chất lượng, kém hiệu quả.
b) Viết phù hợp
Đặc điểm của văn bản hành chính là mang tính khách quan, vô tư,
trang trọng, uy nghiêm, khuôn mẫu, lịch sự, văn hóa. Muốn viết văn bản hành
chính thể hiện những đặc điểm trên, điều cơ bản là phải phân tích rõ đối
tượng nhận văn bản. Nhận rõ đối tượng nhận văn bản không phải chỉ để xác
định lượng thông tin cần có trong văn bản mà còn là cơ sở cho người viết viết
phù hợp. Nếu chọn một cơ quan Nhà nước làm nơi xuất phát ra văn bản thì
đối tượng nhận văn bản có thể là cơ quan cấp trên, cơ quan cấp dưới, cơ
quan ngang cấp, một bộ phận dân cư, trong nội bộ cơ quan, một công dân
hoặc một cán bộ nhân viên, một tổ chức kinh tế, một tập thể lao động một tổ
chức xã hội hay một tổ chức quốc tế. Viết văn bản cho phù hợp với từng đối
tượng đã nêu đòi hỏi phải nắm được đặc điểm của mỗi loại về các mặt như:
những vấn đề họ quan tâm, mức độ họ quan tâm đến vấn đề đặt ra trong văn
bản, những phản ứng có thể có (lưu ý những quy luật về tâm lý con người
trước những yếu tố kích thích như đời sống khó khăn lại ra văn bản tăng giá;
dân đói, mất, mùa lại ra văn bản cho xuất khẩu lúa gạo; hàng hóa khan hiếm
lại ra lệnh cấm nhập khẩu…), quan hệ giữa các đối tượng nhận văn bản với
cơ quan phát hành văn bản, ký văn bản. Ngoài ra còn có thể xét dối tượng
nhận văn bản về mặt trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, những sở thích
riêng muốn văn bản ngắn gọn, lý luận hay đi thẳng vào vấn đề.
Một khi nắm được những đặc điểm cần biết như trên, người viết mới
chọn cách viết cho phù hợp. Nếu trình độ văn hóa của đối tượng nhận văn
bản có hạn thì nên dùng những câu ngắn gọn, dễ hiểu. Nếu đối tượng là
những người cần đọc và thực hiện văn bản thì phải nêu vấn đề ta muốn đối
tượng thực hiện cho rõ, cho chuẩn xác, cần nhấn mạnh điểm nào, chỉ dẫn cụ
thể điểm nào? Trường hợp đối tượng chỉ cần nắm thông tin để biết thì trình
bày tóm lược. Văn bản gởi cho cấp trên phải thể hiện tính khách quan, tôn
trọng nhưng không khúm núm, sợ sệt, không dùng lối văn xã giao. Văn bản
gởi cho cấp dưới phải thể hiện sự trang trọng, uy nghiêm, khách quan, chính
xác, rõ ràng, tránh cách hiểu và giải thích khác nhau. Văn bản viết cho cá
nhân công dân, cho cá nhân cán bộ nhân viên phải gọn gàng, dễ hiểu, chú
trọng đặc tính lịch sự, văn hóa, nhiều trường hợp phải dùng lối văn xã giao.
Chương 18. SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG THƯỜNG
I. SOẠN THẢO CÔNG VĂN
1. Định nghĩa:
Công văn là loại văn bản hành chính dùng phổ biến hàng ngày trong
các cơ quan Nhà nước. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ
quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân.
2. Các loại công văn:
Công văn mời họp, công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị,
công văn trả lời, công văn hướng dẫn, giải thích, công văn đôn đốc.
3. Yêu cầu khi viết một công văn:
Ngắn gọn, súc tích, rõ ràng; mỗi công văn chỉ nên đề cập đến một vấn
đề, một sự việc, tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết; có tính thuyết
phục, làm cho người đọc dễ tin vào những diều đã viết; trình bày dúng quy
định của Nhà nước (Nghị định 142/CP ngày 28 - 9 - 1963 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ,
Thông tư 33/BT ngày 10 - 12 - 1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm văn phòng
Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản của các cơ quan hành chính Nhà
nước). Công văn chỉ dùng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ
chức xã hội, cho nên không dùng lời lẽ tình cảm cá nhân hoặc trao đổi có tính
cách cá nhân trong công văn.
4. Kết cấu và cách trình bày một công văn
Một công văn thường có 3 phần: phần đặt vấn đề, phần phát triển (giải
quyết) vấn đề và phần kết thúc.
5. Cách viết một số loại công văn
a) Công văn mời họp
- Phần mở dầu nói rõ lý do, mục đích của cuộc họp, của hội nghị.
- Phần nội dung bao gồm phần tóm tắt nội dung chính của cuộc họp,
hội nghị, thành phần tham dự, ngày, giờ, địa điểm.
- Phần kết thúc là lời yêu cầu, đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ,
đúng thành phần hoặc lời mong sự có mặt của quý đại biểu.
M.1 - Công văn mời dự hội nghị sơ kết học kỳ I và bàn phương hướng học kỳ II của sở Giáo dục
Kính gởi: ………………………
Để rút kinh nghiệm các mặt hoạt động, nhất là phong trào thi đua "Hai
tốt" trong học kỳ I và bàn phương hướng công tác trong học kỳ II, từ đó có cơ
sở hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học 19… - 19…, Sở Giáo dục tổ chức hội
nghị bàn về các nội dung trên.
Thành phần:
+ Trưởng Phòng Giáo dục các huyện, thị.
+ Hiệu trưởng các trường phổ thông cơ sở và phổ thông trung học.
Thời gian: Hội nghị làm việc trong 2 ngày, bắt đầu từ 8h00 sáng Thứ
hai ngày … tháng … năm 199…
Địa điểm: Tại Hội trường của Sở Giáo dục, số… đường…
GHI CHÚ: Các đại biểu mang theo bản báo cáo sơ kết học kỳ I của đơn
vị mình và bản dự thảo báo cáo sơ kết của Sở đã gởi.
Vì tính chất quan trọng của hội nghị, yêu cầu các đại biểu về dự hội
nghị đúng thành phần và đúng ngày, giờ quy định.
GIÁM ĐỐC
M.2 - Công văn mời nghe thuyết trình về quản lý hành chính
Kính gởi: ……………………
Kính mời đại diện của các cơ quan đến nghe Giáo sư Akio Kamiko,
Chủ nhiệm Ban quản trị trường Đại học tự trị Nhật Bản, chuyên gia của chính
phủ Nhật Bản được cử sang Việt Nam công tác ngắn ngày, thuyết trình về
quản lý hành chính địa phương và chế độ tự trị.
Trong thuyết trình có dành thời gian cho thính giả nêu câu hỏi để giáo
sư kết hợp trình bày cho phù hợp với tình hình và yêu cầu của ta
- Chủ trì: Ông Trang Văn Quí, Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố.
- Thời gian: 1 buổi, bắt đầu từ 9h sáng Thứ hai, ngày 29 tháng 11 năm
1993.
- Địa điểm: Trụ sở ủy ban nhân dân Thành phố, 86 Lê Thánh Tôn -
Quận 1.
Mỗi cơ quan có thể cử từ 1 đến 2 người tới dự.
K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
M.3 – Mẫu công văn mời dự hội nghị
Kính gởi: ………………………
Thực hiện chương trình của Chính phủ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
quản lý và công chức Nhà nước năm 1994, Ban Tổ chức và cán bộ Chính
phủ quyết định tổ chức Hội nghị bàn về: công tác đào tạo cán bộ quản lý và
công chức Nhà nước năm 1994.
Mục đích của Hội nghị là:
- Đánh giá tình hình, phân tích mặt mạnh, mặt yếu, rút kinh nghiệm về
công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý và công chức Nhà nước trong
những năm qua.
- Xác định mục tiêu, phương hướng và bàn những biện pháp cụ thể
nhằm tăng cường hiệu quả quản lý, nâng cao chất lượng của công tác đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý và công chức Nhà nước.
- Thống nhất hệ thống tổ chức quản lý, phân công trách nhiệm đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ quản lý và công chức Nhà nước.
- Hướng dẫn và thống nhất về chương trình, nội dung, quy trình đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Nhà nước,
- Phổ biến kế hoạch, thông báo chỉ tiêu đào tạo, bồi dưỡng đối với cán
bộ quản lý và công chức Nhà nước năm 1994.
Thành phần tham dự Hội nghị:
- Trưởng Ban và một chuyên viên theo dõi công tác đào tạo, bồi dưỡng
của Ban Tổ chức chính quyền tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Vụ trưởng và một chuyên viên theo dõi công tác đào tạo, bồi dưỡng
của các Vụ Tổ chức - cán bộ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ.
- Hiệu trưởng và Trưởng Phòng Giáo dục các trường bồi dưỡng cán bộ
quản lý, các Trường Hành chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,
các Trường bồi dưỡng cán bộ quản lý các Bộ, ngành Trung ương.
Thời gian và địa điểm hội nghị:
Hội nghị họp tại hai nơi với thời gian và địa điểm như sau:
- Đại biểu các Bộ, các Tỉnh, Thành phố phía Bắc từ Thừa Thiên - Huế
trở ra, họp tại
- Đại biểu các Tỉnh, Thành phố phía Nam từ Quảng Nam - Đà Nẵng trở
vào, họp tại
Các đại biểu đi họp cần mang theo:
- Báo cáo tình hình và kết quả đào tạo,bồi dưỡng về quản lý Nhà nước
từ năm 1990 đến nay.
- Những kiến nghị về đào tạo, bồi dưỡng các ngạch công chức hành
chính Nhà nước.
- Tiền ăn ở (nếu nội trú) trong 3 ngày.
Nhận được công văn này, đề nghị các cơ quan tham dự Hội nghị báo
danh sách đại biểu về Ban Tổ chức - cán bộ Chính phủ, 37A Nguyễn Bỉnh
Khiêm, Hà Nội, điện thoại Fax trước ngày… tháng… năm… để kịp chuẩn bị
cho Hội nghị.
BỘ TRƯỞNG, TRƯỞNG BAN
TỔ CHỨC CÁN BỘ CHÍNH PHỦ
b) Công văn chất vấn, yêu cầu, đề nghị, kiến nghị
+ Phần mở đầu: nói rõ mục đích, lý do của chất vấn, yêu cầu, đề nghị,
kiến nghị.
+ Phần nội dung: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc đề xuất, việc
chất vấn, việc yêu cầu; nêu rõ nội dung cụ thể của việc chất vấn, yêu cầu; nêu
thời hạn cần dđược xem xét giải quyết vấn đề nêu ra,
+ Phần kết thúc: là sự mong mỏi quan tâm giải quyết vấn đề nêu ra và
lời cám ơn.
M.1 - Công văn đề nghị đặt thêm số điện thoại mới
Kính gởi: Ông Giám đốc Công ty Điện thoại TP. Hồ Chí Minh
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh với 2.000
sinh viên và 450 cán bộ, nhân viên, đóng tại địa bàn Thủ Đức - một huyện
ngoại thành xa Thành phố. Vì thế, mọi sự chỉ đạo của Bộ chủ quản cũng như
sự liên hệ với các cơ quan, đơn vị hữu quan đều phải qua điện thoại.
Hiện nay, vì yêu cầu công tác và giao dịch, Trường đã nâng tầng khu
vực làm việc để phát triển thêm 10 phòng, ban khác. Do đó, số máy điện thoại
đang sử dụng không đáp ứng được mọi thông tin liên lạc hàng ngày và không
thuận tiện cho các phòng ban mới vì chúng được đặt ở tầng trệt. Điều này đã
làm ảnh hưởng rất nhiều đến công tác và thời gian của người trực khi có điện
thoại bên ngoài gọi đến.
Vì lý do trên đây, Trường chúng tôi đề nghị quý Công ty chấp thuận cho
đặt thêm số máy nữa tại khu vực mới nâng tầng. Nếu được giải quyết,
Trường sẽ cử cán bộ đến làm việc cụ thể và đáp ứng mọi quy định, yêu cầu
của quý Công ty.
Rất mong sự giúp đỡ và tạo mọi diều kiện cho Trường chúng tôi hoàn
thành tốt nhiệm vụ đào tạo.
Xin chân thành cảm ơn.
HIỆU TRƯỞNG
M.2 - Công văn để nghị sửa chữa đường ống nước bị nghẹt
Kính gởi: Ông Giám đốc Công ty Cấp nước Thành phố
Công ty tư doanh chúng tôi là công ty vốn nước ngoài 100%, có chức
năng sản suất nước tinh lọc, nên nước chính là vấn đề thiết yếu đối với Công
ty chúng tôi.
Thế nhưng, kể từ ngày 25 – 5 - 1992 đến nay, lưu lượng nước tại Công
ty chúng tôi chảy rất yếu, làm ảnh hưởng đến sản xuất, đến hoạt động và sinh
hoạt của cán bộ, công nhân viên, nhất là đối với các nhân viên người nước
ngoài hiện đang làm việc và sinh hoạt tại Công ty chúng tôi.
Chúng tôi cho rằng đoạn đường ống trước đồng hồ nước của văn
phòng Công ty chúng tôi bị nghẹt. Tình trạng này nếu còn kéo dài trên một
tuần lễ nữa thì văn phòng Công ty chúng tôi phải tạm ngưng hoạt động cho
đến khi lưu lượng nước trở lại bình thường.
Vậy đề nghị quý Công ty Cấp nước vui lòng cử nhân viên đến văn
phòng Công ty chúng tôi tại số đường Bùi Thị Xuân, quận 1, Thành phố Hồ
Chí Minh để xem xét giải quyết.
Rất mong quý Công ty sớm xem xét giúp đỡ. Mọi phí tổn theo hợp đồng
sửa chữa chúng tôi sẽ thanh toán đầy đủ.
Xin chân thành cảm ơn.
GIÁM ĐỐC
c) Công văn trả lời
+ Phần mở đầu ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn (văn bản) số… ký
hiệu… ngày… tháng… năm… của ai về vấn đề gì.
+ Phần nội dung nêu những trả lời trực tiếp về từng vấn đề mà đương
sự yêu cầu. Nếu phần nào, vấn đề gì chưa trả lời được phải giải thích rõ lý do
vì sao.
+ Phần kết thúc thường bằng một câu mang tính xã giao lịch sự, thể
hiện quan tâm của người trả lời đối với người hỏi: Nếu còn vấn đề gì chưa rõ,
xin đề nghị quý cơ quan (đơn vị) cho biết, cơ quan (đơn vị) chúng tôi sẵn
sàng nghiên cứu trả lời.
M.1 - Công văn trả lời của Ban Tổ chức chính quyền Thành phố cho ủy ban nhân dân Quận 10 về việc xin kinh phí tập huấn tổ trưởng, tổ phó dân phố
Kính gởi: Ủy ban nhân dân Quận 10
Ban Tổ chức chính quyền Thành phố có nhận được văn bản số
201/CV-UB ngày 28 tháng 8 năm 1992 của ủy ban nhân dân Quận 10 về việc
xin kinh phí tập huấn cho Tổ dân phố trong toàn Quận.
Sau khi trao đổi với Sở Tài chính, ủy ban Kế hoạch và Trường Hành
chính Thành phố, Ban Tổ chức chính quyền Thành phố trả lời ủy ban nhân
dân Quận 10 như sau:
Trường Hành chính Thành phố đã có dự trù kinh phí tập huấn cho tổ
dân phố trong toàn thành phố năm 1992 và Sở Tài chính đã cấp tiền để
trường Hành chính Thành phố tổ chức các lớp bồi dưỡng chung trong quý 4 -
1992. Trường tiếp tục mở các lớp cho các đối tượng chưa tham dự, đề nghị
ủy ban nhân dân Quận 10 thông báo và tạo điều kiện cho các tổ trưởng, tổ
phó tổ dân phố ở trong quận cùng tham dự (khi có chiêu sinh của Trường
Hành chính thành phố).
Nhận được văn bản này, nếu quý cơ quan còn điều gì chưa rõ, xin cho
biết, chúng tôi sẽ sẵn sàng phúc đáp.
K/T TRƯỞNG BAN
PHÓ BAN
M.2 - Công văn trả lời về việc gây ô nhiễm môi sinh
Kính gởi: Ủy ban nhân dân Quận…
Chúng tôi vừa nhận được công văn số 29/CV-UB ngày 28 – 8 -1992
của ủy ban nhân dân Quận, về việc nhà máy chúng tôi đã không có biện pháp
xử lý chất thải và khí độc, làm ô nhiễm môi sinh, ảnh hưởng đến sức khỏe
của đồng bào chung quanh cũng như vệ sinh, mỹ quan thành phố. Nay,
chúng tôi xin trả lời như sau:
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do ống dẫn chất thải và khí độc
đã quá lâu năm bị nứt, bể. Nhưng nhân viên có trách nhiệm về khâu này
không báo cáo lên cấp trên kịp thời, để xảy ra sự việc đáng tiếc nói trên.
Hiện nay chúng tôi đã cho thợ đến sửa chữa, đồng thời cũng đôn đốc
công nhân hoàn thành sớm để tránh gây phiền hà cho đồng bào ở khu vực
chung quanh. Chúng tôi xin bảo đảm chậm nhất là vào ngày 25 - 8, hiện
tượng đáng tiếc nói trên sẽ không còn.
Trong quá trình sửa chữa, nếu có vấn đề gì chưa đồng ý, xin vui lòng
báo cho chúng tôi được rõ. Chúng tôi sẽ có biện pháp giải quyết kịp thời.
Xin chân thành cám ơn.
GIÁM ĐỐC
d) Công văn đôn đốc nhắc nhở
+ Phần mở đầu nhắc lại một chủ trương, một kế hoạch, một quyết định
hoặc một văn bản đã được chỉ đạo thực hiện.
+ Phần nội dung bao gồm việc tóm tắt tình hình thực hiện (công việc đã
làm được, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân); đề ra biện pháp tiếp tục thực
hiện những tồn tại; giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị tiếp tục tổ chức thực
hiện và thời gian thực hiện.
+ Phần kết thúc yêu cầu cơ quan, đơn vị khẩn trương triển khai và báo
cáo kết quả cho ban chỉ đạo, cho cấp trên.
M.1 - Công văn về việc phòng cháy, chữa cháy
Kính gởi: Các Chi nhánh kho bạc Nhà nước huyện, thị
Chi cục đã có công văn số 30/CV-KB ngày 10-10-1993 gởi các chi
nhánh kho bạc Nhà nước huyện hướng dẫn về việc phòng cháy, chữa cháy ở
cơ sở.
Việc phòng cháy, chữa cháy trong thời gian vừa qua tại các chi nhánh
kho bạc tuy đã có triển khai thực hiện và có một số chi nhánh đã làm tốt công
tác này, nhưng nhìn chung tiến độ vẫn còn chậm. Một số chi nhánh đôi lúc
còn buông lỏng công tác này, nên đã có trường hợp đáng tiếc xảy ra gây thiệt
hại đáng kể về tài sản của Nhà nước do các chi nhánh quản lý.
Nay Chi cục kho bạc nhắc nhở các chi nhánh kho bạc Nhà nước huyện
cần quán triệt nghiêm túc tinh thần công văn nói trên và phổ biến đến toàn thể
cán bộ nhân viên của mình, đặc biệt là bộ phận bảo vệ, cần có biện pháp và
phương án rõ ràng trong việc phòng cháy, chữa cháy, chuẩn bị đầy đủ các
phương tiện phòng cháy, chữa cháy như đã hướng dẫn tại công văn số
30/CV-KB ngày 10 – 10 - 1993.
Từ nay trở đi, công tác phòng cháy, chữa cháy ở các Chi nhánh phải
được tổ chức thực hiện một cách thường xuyên và chu đáo. Hàng tháng,
Trưởng Chi nhánh phải báo cáo đầy đủ về việc phòng cháy, chữa cháy ở đơn
vị mình về Chi cục (đề nghị báo cáo bằng văn bản cụ thể, chi tiết).
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn gì cần phản ánh, đề xuất ý
kiến trực tiếp cho Chi cục trưởng để có hướng chỉ đạo giải quyết kịp thời.
CHI CỤC TRƯỞNG
M.2 - Công văn đôn đốc xây dựng nhà tình nghĩa
Kính gởi: Các đơn vị trực thuộc Công ty
Thành ủy, ủy ban nhân dân và ủy ban Mặt trận Tổ quốc thành phố Hồ
Chí Minh đã có nghị quyết liên tịch về việc mở cuộc vận động nhân dân
Thành phố đóng góp tiền xây dựng nhà tình nghĩa cho các gia đình có công
với cách mạng, gia đình thương binh, liệt sĩ nghèo khó, neo đơn.
Theo tinh thần nghị quyết trên, Công ty đã có công văn số 20/CV-CT
ngày 18-5-199… gởi các đơn vị trực thuộc đề nghị mở cuộc vận động cán bộ,
công nhân viên đóng góp tiền về Công ty để xây dựng 02 căn nhà tình nghĩa
cho hai gia đình liệt sĩ ở huyện Củ Chi với số tiền trị giá 20 triệu đồng.
Song cho đến nay, mới có một số đơn vị gởi tiền về Công ty. Số tiền
Công ty thu được mới chỉ đủ xây dựng một căn nhà. Như vậy còn lại một căn
trị giá 10 triệu đồng chưa thực hiện dược.
Nay, Công ty yêu cầu các đơn vị tiếp tục vận động cán bộ, công nhân
viên và tổ chức các hoạt động khác để quyên góp tiền gởi về Công ty theo kế
hoạch đã đề ra nhằm xây tiếp một căn nhà còn lại vào quý 4 năm 199… cùng
với kế hoạch chung của Thành phố.
Trong tình hình hiện nay, tuy chúng ta còn gặp nhiều khó khăn về sản
xuất, kinh doanh, về chăm lo đời sống cho cán bộ, công nhân viên, nhưng với
tinh thần uống nước nhớ nguồn, để đền bù phần nào sự hy sinh và mất mát
của các gia đình có công với cách mạng và gia đình thương binh, liệt sĩ
nghèo khó, neo đơn, đề nghị các đơn vị hãy cố gắng khắc phục khó khăn
nhằm hoàn thành kế hoạch mà Công ty đã đăng ký với Ban vận động xây
dựng nhà tình nghĩa của Thành phố.
GIÁM ĐỐC
đ) Công văn giải thích, hướng dẫn
+ Yêu cầu công văn giải thích, hướng dẫn là phải phân tích nguồn gốc,
xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định được hướng dẫn, giải thích
trong công văn.
+ Nội dung phải phân tích ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương, chính
sách đó về mặt kinh tế - xã hội, chính trị; mục đích của chủ trương, chính
sách đó là gì, cách tổ chức thực hiện, v.v…
M.1 - Công văn giải thích về việc người lao động đã thôi việc hưởng trợ cấp một lần
Kính gởi: - Các Bộ, ngành Trung ương
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương
Trong thời gian gần đây Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nhận
được nhiều đơn, thư hỏi về việc người lao động thôi việc đã hưởng trợ cấp
một lần, nay có nguyện vọng hưởng chế độ khác có được không? về vấn đề
này, sau khi trao đổi ý kiến với Bộ Tài chính và Tổng Liên đoàn Lao động Việt
Nam, Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã họi nói rõ chủ trương của
Nhà nước như sau:
1. Những người đã nghỉ theo chế độ thôi việc hưởng trợ cấp một lần đã
được giải quyết đúng chính sách, chế độ thì không được trả lại số tiền trợ cấp
đã nhận để chuyển sang hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động; đơn vị nào
giải quyết sai chế độ, chính sách thì đơn vị ấy phải chịu trách nhiệm giải quyết
đúng chính sách, chế độ của Nhà nước đối với người lao động.
2. Trường hợp đơn vị có nhu cầu tuyển thêm lao động mà bố trí được
việc làm cho những người lao động đã thôi việc hưởng trợ cấp một lần thì:
- Đối với đơn vị sản xuất kinh doanh phải giao kết hợp đồng lao động,
thời gian công tác để tính chế độ đối với người được tuyển dụng lại, chỉ được
tính từ ngày giao kết hợp đồng lao động này.
- Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp thì áp dụng các quy định như
trường hợp tuyển dụng lao động mới, thời gian công tác để tính các chế độ
đối với người lao động chỉ được tính từ ngày tuyển dụng lại.
Để tạo điều kiện cho các đơn vị trả lời cho người lao động về chủ
trương này, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đề nghị các Bộ, ngành
Trung ương, ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố có công văn gởi các đơn vị
trực thuộc thực hiện.
K/T BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
M.2 - Công văn hướng dẫn thi hành Công văn số 4949/UB-TM của Uy ban nhân dân Thành phố v/v điều chỉnh 4 khoản chi hành chính sự nghiệp của Thành phố và Quận, Huyện
Kính gởi: - Các Sở, Ban, Ngành Thành phố
- Phòng Tài chính 18 Quận, Huyện
Trong khi chờ Chính phủ sửa đổi một số chỉ tiêu cho phù hợp, Ủy ban
nhân dân Thành phố đã có công văn số 4949/UB-TM ngày 10-9-1993 điều
chỉnh 4 khoản chi hành chính sự nghiệp của Thành phố và Quận, Huyện.
Nay Sở Tài chính xin hướng dẫn thêm như sau:
I. VỀ VIỆC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ
1. Về việc phụ cấp hao mòn xe hai bánh: Mức khoán chi phụ cấp hao
mòn xe được vận dụng bình quân 20.000 đ/người/tháng cho CBCNV hành
chính sự nghiệp thuộc Thành phố và Quận, Huyện quản lý (mức tối thiểu
12.000 đ, tối đa 30.0000 đ) trong đó có cả khoản tiền gởi xe và xăng xe (nếu
có xe gắn máy) cho cá nhân đi công tác hàng tháng.
Riêng đối với những cán bộ, công nhân viên đi công tác xa ngoài thành
phố, di tỉnh, v.v… vẫn áp dụng chế độ công tác phí, được quy định tại Thông
tư số 09/TC-HCVX ngày 26-02-1991 của Bộ Tài chính.
2. Tiền bồi dưỡng cho cán bộ, công nhân viên tham gia trong các đoàn
công tác như: Uy ban Thanh tra Thành phố, Quản lý Thị trường TP, Ban Cải
tạo, Tài chính, Thuế, các đoàn công tác đặc biệt được thành lập theo quyết
định của ủy ban nhân dân Thành phô:
Mức bồi dưỡng 5.000 đ/người/ngày cho những ngày thực tế mà
CBCNV có tham gia công tác.
3. Về chế độ chi tiêu hội nghị: Mức chi về hội nghị được quy định như
sau:
- Hội nghị sơ kết (2 lần/năm), chuyên đề, tập huấn về chuyên môn
nghiệp vụ: 5.000 đ/người/ngày.
- Hội nghị tổng kết ngành, tổng kết năm: 15.000 đ/ người/ ngày.
- Hội nghị thường kỳ hay bất thường của Hội đồng nhân dân Thành
phố, ủy ban nhân dân Thành phố, chi: 15.000 đ/người/ngày.
Ngoài ra các khoản chi khác được quy định tại phần 2 Điều 3 của
Thông tư số 10/TC-HCVX ngày 26-02-1991 của Bộ Tài chính như: Tài liệu
phục vụ hội nghị, trang trí, thuê hội trường, v.v… cơ quan tài chính sẽ xem xét
giải quyết cụ thể theo dự toán của đơn vị.
4. Trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên được cử đi học các lớp huấn
luyện, bồi dưỡng ngắn hạn từ 4 tháng trở xuống: Mức chi là 4.000
đ/người/ngày.
Các quy định tại điều I và II về đối tượng đi học, điều kiện và thời gian
hưởng trợ cấp vẫn thực hiện đúng như Thông tư số 21/TT-HCVX ngày 20-4-
1991 của Bộ Tài chính.
II. TỔ CHÚC THỰC HIỆN
Sở Tài chính, Phòng Tài chính Quận, Huyện sẽ cấp phát cho các đơn vị
dự toán của Thành phố và Quận, Huyện theo phân cấp quản lý ngân sách
hiện hành.
Bắt đầu thực hiện từ 01-9-1993 cho đến khi có quy định mới của Nhà
nước.
K/T GIÁM ĐỐC SỞ TÀI CHÍNH
PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
e) Công điện
- Công điện là một hình thức đặc biệt của công văn được sử dụng trong
những trường hợp khẩn cấp, cần thông tin nhanh một mệnh lệnh (Chỉ thị),
một quyết định đến một đối tượng thực hiện.
- Yêu cầu của công điện:
Rất gọn, vắn tắt, văn thức không cần lối xã giao (nếu có chỉ ở mức độ
tối thiểu, không có câu thưa, câu chào), văn phạm không cần phải có đủ yếu
tố cấu thành, cơ quan gởi công điện phải gởi tiếp đến nơi nhận bản thứ hai có
nội dung như bản công điện bằng con đường công văn thông thường. Văn
bản này được gọi là "Văn bản xác nhận".
- Thể thức của một công điện:
+ Số và ký hiệu (có thể dùng chung với số của công văn đi của cơ
quan).
+ Địa danh, ngày… tháng… năm…
+ Chữ ký của Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền.
+ Dấu của cơ quan.
+ Tên của cơ quan hoặc người điện.
+ Tên cơ quan hoặc người nhận điện.
Mẫu công điện:
CÔNG ĐIỆN
Số: ………/CĐ. Địa danh ngày… tháng… năm…
Tên cơ quan hoặc người điện ……………………………………
………………………………………………………………………
ĐIỆN
Tên cơ quan hoặc người nhận điện ………………………………
…………………………………………………………………………
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
KÝ TÊN
II. SOẠN THẢO THÔNG BÁO
Là loại văn bản để thông tin về hoạt động của các cơ quan Nhà nước,
các tổ chức xã hội, thông tin nhanh những quyết định của các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức xã hội cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành, thông
tin những tin tức khác mà những người có liên quan cần biết.
M.1 - Thông báo về ý kiến kết luận của Thủ tướng Chính phủ về mẫu lễ phục Nhà nước
Sau khi xem xét các ý kiến, kiến nghị của Bộ Ngoại giao, Bộ Văn hóa -
Thông tin và một số cơ quan về vấn đề lễ phục Nhà nước, ngày 16-10-1993
Thủ tướng Chính phủ đã có kết luận như sau:
1. Lễ phục là trang phục chính thức là các quan chức Nhà nước ở các
cấp sử dụng trong các buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước
ngoài. Không đặt vấn đề có lễ phục riêng của một số đồng chí lãnh đạo cao
cấp nhất của Nhà nước và của các đại sứ ta ở nước ngoài.
2. Lễ phục của ta vừa phải phù hợp với trang phục đã thành quen
thuộc, phổ biến ở nhiều nước, vừa phù hợp với tập quán và phong cách của
ta. Lễ phục được xác định theo mùa (nóng, lạnh) thuộc các vùng khác nhau
đối với nam, nữ.
- Đối với nam:
+ Mùa nóng mặc bộ com-lê màu nhạt, vải mỏng hoặc không mặc áo vét
(chỉ mặc áo sơ mi tay dài hoặc ngắn tay, có thắt cra-vát hoặc không thắt cra-
vát).
+ Mùa lạnh mặc com-lê màu sẫm, vải dày.
- Đối với nữ;
+ Mùa nắng mặc áo dài truyền thông.
+ Mùa lạnh mặc bộ com-lê nữ màu sẫm, vải dày hoặc áo dài có khoác
măng tô với thân dài hơn áo.
- Đối với các dân tộc thiểu số: những bộ quần áo ngày hội dân tộc cũng
coi là lễ phục.
- Có quy định thống nhất (thông báo trước cho các người được mời dự)
lễ phục trong từng buổi lễ, từng cuộc họp trọng thể, v.v… về màu sắc và kiểu
cách (com-lê hay sơ mi dài tay hoặc ngắn taj có thắt cra-vát).
3. Căn cứ các kết luận trên, Bộ Văn hóa - Thông tin chủ trì cùng Bộ
Ngoại giao soạn thảo chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về lễ phục (màu lễ
phục, các quy định về lễ tân) và trình Thủ tướng Chính phủ trong tháng 11
năm 1993.
Văn phòng Chính phủ xin thông báo để các cơ quan biết và thực hiện.
K/T BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM VPCP
PHÓ CHỦ NHIỆM
M.2 - Thông báo giới thiệu chữ ký của ông…
Giám đốc Công ty: …………………………
Thi hành Quyết định SỐ…/QĐ-UB ngày… tháng… năm 19… của ủy
ban nhân dân thành phố bổ nhiệm ông… làm Giám đốc Công ty… thay bà…
được nghỉ theo chế độ.
Ủy ban nhân dân thành phố giới thiệu chữ ký của ông… để các nơi tiện
liên hệ làm việc.
T/L UBND THÀNH PHỐ
K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ VĂN PHÒNG
III. SOẠN THẢO BÁO CÁO
1. Định nghĩa:
Báo cáo là một loại văn bản thuật lại, kể lại một việc, một vấn đề cho
một đối tượng nhất định.
2. Đặc điểm báo cáo:
Thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc, từ đó đề ra phương hướng, biện
sự đáng tiếc và phải viết ngay sau khi được biết sự việc xảy ra.
c) Các trường hợp cần viết thư xin lỗi:
- Do có những hành động, cử chỉ, lời nói không đúng.
- Chậm trễ trong việc đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi chính đáng nào đó.
- Làm thất lạc giấy tờ, hồ sơ của đương sự.
- Có sự nhầm lẫn trong việc xử lý công việc gây phiền hà, tổn thất đối
với đương sự.
- v.v…
d) Nội dung thư xin lỗi bao gồm:
- Bày tỏ sự đáng tiếc đã xảy ra sự việc làm cho ai đó (cơ quan, đơn vị,
địa phương hoặc người nào đó) không hài lòng.
- Giải thích rõ nguyên nhân vì sao dẫn đến sự việc xảy ra.
- Đề ra hướng và biện pháp giải quyết.
- Hứa không để cho sự việc đáng tiếc xảy ra nữa.
- Mong sự thông cảm, sự hiểu biết và mối quan hệ ngày càng phát triển
tốt đẹp.
M.1 - Thư nhận thiếu sót đã gây phiền hà về thủ tục hành chính cho công dân
Kính gởi: Ông ……………
Địa chỉ ………
Thưa Ông,
Nguyên ngày 1-11-199…, Ông có đến UBND Phường làm hồ sơ mua
bán nhà. Nhân viên chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận hồ sơ có sơ sót, nên
đã gây ra sự phiền hà, rắc rối đối với Ông.
Lẽ ra ngay từ đầu, nhân viên quản lý nhà đất Phường phải bán cho
Ông bộ hồ sơ theo mẫu mới, thống nhất trong toàn Quận từ ngày 1-11-199…,
thì ông không phải làm lại toàn bộ hồ sơ, bị chậm trễ công việc và đi lại nhiều
lần.
Chúng tôi đã tiến hành họp nội bộ, rút kinh nghiệm về sự việc nêu trên
và đã sắp xếp lại hồ sơ, tránh việc lẫn lộn giữa mẫu cũ và mẫu mới.
Vậy UBND Phường cáo lỗi cùng ông về sự việc đáng tiếc xảy ra và
chúng tôi sẽ có trách nhiệm giúp ông giải quyết sớm khi nhận được hồ sơ của
ông.
Kính chào Ông
M.2 - Thư nhận thiếu sót về việc làm mất hồ sơ chứng sinh
Kính gởi: Chị ……………
Địa chỉ ………
Thưa Chị,
Vừa qua UBND Phường có nhận được thư phản ảnh của Chị về việc
bộ phận Tư pháp và Hộ tịch Phường làm thất lạc giấy chứng sinh của con Chị
vào ngày 20 tháng 5 năm 199… trong lúc Chị đến UBND Phường để khai
trình thủ tục đăng ký khai sinh.
Sau khi xem xét và làm việc trực tiếp với bộ phận Tư pháp và Hộ tịch
Phường, chúng tôi xét thấy sự việc trên là do sơ suất trong khâu giải quyết
các thử tục hành chính thông thường cho nhân dân bị lẫn lộn qua hồ sơ của
người dân khi chứng thực đơn từ xong ra về.
Để khắc phục sự việc đáng tiếc nêu trên, chúng tôi đã chấn chỉnh và
uốn nắn lại bộ phận Tư pháp, Hộ tịch Phường trong việc quản lý hồ sơ tại
Văn phòng ủy ban chưa được cẩn thận, khoa học. Đồng thời ủy ban cũng yêu
cầu cán bộ phụ trách trực tiếp bộ phận này liên hệ với bệnh viện để lập lại thủ
tục chứng sinh cho Chị theo quy định.
Qua sự việc trên chúng tôi mong Chị thông cảm và chân thành cảm ơn
Chị đã kịp thời phản ảnh để chúng tôi rút kinh nghiệm thực hiện được tốt hơn
nhiệm vụ của mình.
Kính chào
Chương 21. SOẠN THẢO THƯ TỪ GIAO DỊCH TRONG THƯƠNG MẠI
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THƯ THƯƠNG MẠI
A. CẤU TRÚC CỦA THƯ THƯƠNG MẠI
1. Tiêu đề:
Tên Công ty, Xí nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, số thư.
2. Ngày tháng:
Ghi rõ địa danh, ngày…tháng…năm…
3. Tên và địa chỉ trong thư:
Ghi tên và địa chỉ của người nhận thư ở ngay đầu lá thư.
4. Lời chào mở đầu:
Lời chào mở đầu trong thư thương mại thường là lời chào: Thưa Ông
hoặc thưa Bà.
5. Nội dung:
Phần chính quan trọng của một lá thư. Trước khi đặt bút viết, bạn hãy
tự đặt câu hỏi:
a) Mục đích của mình khi viết thư?
b) Hy vọng đạt được qua lá thư này?
c) Cách hay nhất để đạt được mục đích là gì?
* Lời khuyên: Khi viết một lá thư, đừng lãng phí lời hoặc những ghi chú
không cần thiết. Hãy viêt câu văn, đoạn văn ngắn gọn giúp ta dễ hiểu, dễ đọc.
Mẫu một lá thư ngắn gọn có thể viết bằng một số đoạn sau:
Đoạn 1: Gởi vài lời giới thiệu hoặc để xác nhận đã nhận được thư
trước nếu có.
Đoạn 2: Cung cấp thông tin và nêu ra các sự kiện.
Đoạn 3: Nêu ra hành động trong tương lai.
6. Lời chào kết thúc:
Giống lời chào mở đầu, có tính phong tục và thể hiện lịch sự để chấm
dứt một lá thư. Lời chào phù hợp với từng hoàn cảnh và phải tương xứng với
lời chào mở đầu.
7. Ký tên và ghi chức vụ:
Phải luôn ký tên bằng bút tự của mình và bằng bút mực. Không được
ký tên băng dấu đề tên mình. Vì nó biểu hiện người nhận thư không đáng
quan trọng để người viết thư phải quan tâm, đích thân ký vào thư. Trình tự
của ký tên và ghi chức vụ:
- Họ và tên;
- Ký tên;
- Ghi chức vụ.
B. MỘT SỐ QUY TẮC CẦN TUÂN THEO KHI VIẾT MỘT LÁ THƯ
1. Rõ ý:
Làm cho người nhận thư hiểu được thông tin và có thể giải quyết công
việc với thông tin ấy.
2. Ngắn gọn, súc tích:
Thư nên đi thẳng vào vấn đề, nêu bật các nét chính của vấn đề định
thảo luận, nêu vấn đề cần sự trả lời hoặc cần hành động nhanh chóng đáp
ứng các điều yêu cầu mong đợi của mình.
3. Đúng, chính xác:
Thư phải viết đúng và chính xác các sự việc, nhất là đối với các chi tiết
như ngày và thời gian hội họp, giao hàng theo đơn đặt hàng, bảng giá. Phải
kiểm tra thật kỹ các điểm này trước khi phát hành.
4. Hoàn chỉnh:
Thư viết phải hoàn chỉnh, có nghĩa là phải có đầy đủ những điều kiện
cần thiết. Nếu thư không đạt được điều này thì thường phải trả giá vì đã gây
ra những bực dọc không cần thiết.
5. Nhất quán:
Tính nhất quán bảo đảm cho các đoạn, các ý của thư không mâu thuẫn
với nhau.
6. Lịch sự, nhã nhặn:
Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn vì hoạt động kinh doanh đem lại lợi
nhuận cho các bên tham gia. Cho nên, nó chỉ có thể có kết quả tốt đẹp trong
bầu không khí tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau. Kể cả những xung đột gay gắt
(những quan điểm trái ngược) cũng được thể hiện bằng lời lẽ ôn tồn, tế nhị.
7. Thận trọng:
Thư viết phải thận trọng, không được viết những điều mà bản thân
mình nắm không được chắc chắn.
Ngoài 7 điểm có tính quy tắc trên, khi viết thư cần lưu ý mấy điểm sau
đây:
a) Xác định cho được những nội dung cần viết và sắp xếp trong đầu
các điểm cần viết theo một mối liên hệ tốt nhất.
b) Viết một cách tự nhiên và viết với một giọng văn phù hợp với từng
hoàn cảnh.
c) Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc.
d) Lập đề cương nếu muốn viết lá thư dài.
M.1
Tên Công ty
Địa chỉ:
Điện thoại, telex, fax:
Thư số:
Địa danh, ngày… tháng… năm……
Kính gởi: ………………………………
(Địa chỉ người nhận thư)
Thưa Ông,
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Tên tắt người
đánh máy
Lời chào cuối thư
Họ và tên
Chữ ký
Chức vụ
A4 21 X 30 cm
M.2
Tên Công ty
Địa chỉ:
Điện thoại, fax:
Thư số:
Địa danh, ngày… tháng… năm…
Kính gởi: …………………………
(Địa chỉ người nhận thư)
Thưa Ông,
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Tên tắt người
đánh máy
Lời chào cuối thư
Họ và tên
Chữ ký
Chức vụ
A4 21 X 30 cm
M.3
Tên Công ty
Địa chỉ:
Điện thoại, fax:
Thư số: Địa danh, ngày… tháng… năm…
Kính gởi: ……………………………
(Địa chỉ người nhận thư)
Thưa Ông,
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Tên tắt người
đánh máy
Lời chào cuối thư
Họ và tên
Chữ ký
Chức vụ
A4 21 X 30 cm
C. CÁC LOẠI THƯ THƯỜNG SỬ DỤNG GIAO DỊCH TRONG HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI
1. Thư cám ơn
2. Thư chia vui
3. Thư thăm hỏi
4. Thư hỏi giá và phúc đáp
5. Thư báo giá
6. Thư chào giá tình nguyện
7. Thư đặt hàng (đơn đặt hàng)
8. Thư khiếu nại và điều chỉnh
9. Thư yêu cầu thanh toán
10. Thư hỏi về tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính).
II. CÁCH VIẾT MỘT SỐ LOẠI
1. Thư cám ơn
a) Thư cám ơn là thư bày tỏ sự hân hoan, vui mừng và sự nhớ ơn của
mình khi có được những cơ may trong kinh doanh.
b) Các trường hợp cần viết thư cám ơn:
- Thư cám ơn một khách hàng mới về đơn đặt hàng đầu tiên.
- Thư viết cho khách hàng mới về một đơn dặt hàng đặc biệt lớn hoặc
về công việc làm ăn thường xuyên.
- Thư cám ơn khách hàng đã thanh toán ngay một khoản tiền lớn sau
khi mua hàng, tạo điều kiện cho Công ty mua nguyên vật liệu, trả lương cho
nhân viên, xoay vòng vốn nhanh.
- Thư cám ơn người đã cung cấp thông tin hoặc giúp một việc gì đó tạo
cơ hội cho hoạt động kinh doanh.
c) Nội dung (ý chính) của một thư cám ơn: Tùy theo mục đích của mỗi
lá thư viết cho những trường hợp khác nhau, mà ta có thể xác định những ý
chính của thư cho phù hợp.
Thí dụ: Thư cám ơn khách hàng đã gởi đơn đặt hàng đầu tiên mua
hàng của Công ty, thì nội dung chính bao gồm các ý sau:
+ Cám ơn khách hàng lần đầu tiên đã đặt mua hàng của Công ty.
+ Bày tỏ cảm nghĩ của mình khi nhận được đơn đặt hàng đầu tiên của
khách.
+ Hy vọng có nhiều dịp mở rộng mối liên hệ giữa Công ty và khách
hàng trong việc làm ăn.
+ Lời hứa làm cho mối liên hệ ngày càng tốt đẹp hơn.
M.1 - Thư cám ơn một khách hàng mới về đơn đặt hàng đầu tiên
Kính gởi: Ông ………………
Địa chỉ: ………
Thưa Ông,
Có lẽ Ông đã nhận được giấy báo chính thức xác nhận đơn đặt hàng
của ông. Nhưng vì đây là đơn đặt hàng đầu tiên của Ông với Công ty chúng
tôi, tôi nhận thấy cần phải viết thêm thư này bày tỏ sự hân hoan và cảm ơn
Ông đã dành cho chúng tôi cơ hội cung cấp cho ông số hàng mà ông cần.
Tôi hy vọng qua đơn đặt hàng này, chúng tôi còn có dịp mở rộng mối
liên hệ giữa chúng ta về một sự hợp tác tốt đẹp và lâu dài.
Chúng tôi cam kết sẽ làm cho mối liên hệ này ngày càng tốt đẹp hơn.
Trân trọng
M.2 - Thư cám ơn khách hàng quen về một đơn đặt hàng đặc biệt lớn và về một công việc làm ăn thường xuyên
Kính gởi: Bà ………………
Địa chỉ: ………
Thưa Bà,
Tôi muốn đích thân gởi thư này cho Bà dể bày tỏ niềm hân hoan về
đơn dặt hàng với số lượng lớn đặc biệt của Bà gởi tới chúng tôi hôm qua và
cám ơn về sự tiêp tục đặt tin tưởng vào sản phẩm của chúng tôi.
Chúng tôi đánh giá cao mối liên hệ làm ăn giữa chúng ta từ nhiều năm
qua và sẽ làm hết khả năng để duy trì mối quan hệ này.
Xin hãy tin tưởng rằng, chúng tôi luôn hân hạnh được tiếp tục phục vụ
quý Công ty.
Trân trọng
M.3 - Thư cám ơn khách hàng vì đã thanh toán ngay khi nhận hàng
Kính gởi: Ông ………………
Địa chỉ: ………
Thưa Ông,
Tôi cần viết thư này để bày tỏ niềm phấn khởi vì quý Ông đã luôn luôn
thanh toán đúng thời hạn trong suốt năm qua, đặc biệt ngay cả đối với những
khoản tiền lớn.
Điều này đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc giải quyết những cam
kết về cung cấp hàng có liên quan tới sự phát triển kinh doanh của chúng tôi.
Chúng tôi hy vọng quý Ông tiếp tục dành cho chúng tôi cơ hội được
phục vụ.
Trân trọng
2. Thư chia vui
a) Thư chia vui là thư bày tỏ niềm hân hoan, phấn khởi của mình khi
thấy các bạn hàng thân quen đạt được nhiều kết quả mỹ mãn trong công việc
làm ăn và trong cuộc sống riêng tư.
b) Các trường hợp viết thư chia vui:
- Nhân dịp người bạn, người quen biết được bổ nhiệm, thăng chức.
- Nhận được những phần thưởng lớn trong các kỳ thi, các hội chợ, các
cuộc triển lãm (như huy chương, bằng khen v.v…).
- Mở thêm nhiều cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.
- Con cái của các gia đình thân quen trong kinh doanh đã đỗ đạt trong
các kỳ thi tuyển, trong cưới hỏi, ngày sinh của khách hàng quen biết.
c) Yêu cầu thư chia vui: Viết ngắn gọn.
- Văn phong như nói chuyện thường và thật thoải mái (tùy theo hoàn
cảnh và mối liên hệ với người đọc).
- Nên đi thẳng vào vấn đề.
d) Nội dung (ý chính) của một lá thư chia vui:
- Lời chúc mừng khi nhận được tin vui.
- Biểu cảm của mình khi nhận được tin vui.
- Chúc sự thành đạt trong tương lai.
M.1 - Thư chia vui khi nhận được tin một xí nghiệp có quan hệ kinh doanh giành được huy chương vàng tại hội chợ
Kính gởi: Ông ………………
Địa chỉ: ………
Thưa Ông,
Khi đọc tờ Kinh tế Sài Gòn sáng nay, tình cờ thấy tên của quý Xí nghiệp
trong danh sách những Xí nghiệp được tặng huy chương vàng tại Hội chợ
Giảng Võ, tôi vội gởi tới Ông lời chúc mừng nồng nhiệt nhất.
Huy chương vàng về chất lượng sản phẩm là sự vui mừng của chúng
tôi và của tất cả bạn bè quen biết đôi với quý Xí nghiệp. Sự cống hiến của quý
Xí nghiệp cho nền sản xuất công nghiệp của đất nước trong nhiều năm qua
được đánh giá cao trong việc góp phần cạnh tranh với hàng ngoại nhập. Và
tôi thật vui mừng khi thấy những cống hiến này được phần thưởng xứng
đáng.
Chúc Ông cùng cộng sự của mình sức khỏe, hạnh phúc và giành được
nhiều đỉnh cao trong sự nghiệp sáng tạo của mình.
Trân trọng
M.2 - Thư chia vui khi được biết tin một khách hàng quen thuộc khai trương cửa hàng điện máy mới
Kính gởi: Bà ………………
Địa chỉ: ……
Thưa Bà,
Tôi vừa nhận được tin một khách hàng cho biết Bà sắp khai trương một
cửa hàng điện máy mới, trước tiên tôi xin gởi tới Bà lời chúc mừng nồng
nhiệt.
Khai trương cửa hàng điện máy Ánh Hồng là sự vui mừng của tôi và
của các khách hàng quen biết. Cửa hàng điện máy mới Ánh Hồng thật sự là
một niềm tự hào cho chúng ta khi đem trình bày các sản phẩm do chúng ta
sản xuất ra đứng ngang với các sản phẩm của nước ngoài. Hy vọng rằng các
mặt hàng này sẽ được đánh giá cao về chất lượng cũng như mẫu mã.
Chúc Bà cùng cộng sự của mình sức khỏe, hạnh phúc và giành được
đỉnh cao trong sự nghiệp sáng tạo của mình.
Thành thật chúc mừng
3. Thư thăm hỏi
a) Thư thăm hỏi là thư biểu hiện sự quan tâm lo lắng đối với bạn hàng
trong sản xuất, kinh doanh khi nghe tin họ gặp những tai nạn rủi ro, những
điều không may trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như trong cuộc
sống hàng ngày.
b) Các trường hợp viết thư thăm hỏi:
- Tai nạn rủi ro.
- Làm ăn thua lỗ, bị lừa đảo.
- v.v…
c) Yêu cầu:
- Viết ngắn gọn.
- Chân thành, thể hiện sự cảm thông sâu sắc.
d) Nội dung (ý chính) của thư thăm hỏi:
- Sự cảm thông sâu sắc khi nhận được tin không vui.
- Biểu cảm của mình khi nhận được tin không vui.
- Hành động cụ thể giúp đồng nghiệp trong những lúc khó khăn.
- Mong cho họ sớm khắc phục hậu quả, khôi phục hoạt động sản xuất
kinh doanh trở lại bình thường.
M.1 - Thư thăm hỏi Nhà máy giày Quang Sáng bị tai nạn rủi ro cháy toàn bộ khu sản xuất, kho hàng
Kính gởi: Ông Giám đốc Nhà máy giày Quang Sáng
Thưa Ông,
Chúng tôi vô cùng xúc động khi được biết tin về vụ cháy Nhà máy giày
Quang Sáng, gây thiệt hại nặng nề về cơ sở vật chất, làm ngưng trệ hoạt
động sản xuất của Nhà máy.
Đấy không phải là nỗi đau riêng của ông và của toàn thể anh chị em
nhân viên của Nhà máy, mà còn là nỗi đau chung của mọi người.
Để góp phần khôi phục lại những gì đã mất mát và giúp Nhà máy tiếp
tục trở lại hoạt động bình thường chúng tôi xin gởi tới Ông và toàn thể cán bộ
công nhân viên Nhà máy 10.000.000 đồng.
Chúng tôi hy vọng rằng với sự giúp đỡ của Nhà nước các cơ quan, đơn
vị, cùng với sự nỗ lực của các anh chị em trong Nhà máy, nhất định Nhà máy
giày quý Ông sẽ nhanh chóng khắc phục được hậu quả của vụ hỏa hoạn Nhà
máy sẽ tiếp tục sản xuất những mặt hàng đạt chất lượng và hiệu quả cao cho
thị trường cả nước.
Trân trọng
4. Thư hỏi giá và phúc đáp
a) Thư hỏi giá và phúc đáp là thư người mua muốn biết giá hàng hóa
mà mình cần và thư trả lời của người bán đối với thư hỏi giá của người mua.
b) Yêu cầu thư hỏi giá:
- Viết đơn giản, rõ ràng và chính xác những điều mà mình cần.
- Cho thông tin tổng quát về mẫu hàng, bảng giá, lời chào giá, bản ước
tính v.v…
- Ngoài những nội dung thông tin đã nói, không nên viết thêm những
điều gì khác xét thấy không cần thiết.
c) Một số quy tắc cần lưu ý khi viết thư hỏi giá:
- Nên bắt đầu thư bằng câu mà ta muốn hỏi. Người đọc sẽ hiểu được
ngay ý định của ta muốn hỏi vấn đề gì.
- Thư hỏi giá nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
- Nếu thư hỏi giá quá ngắn thì có thể dùng thiệp. Khi viết có thể bỏ qua
lời chào mở đầu và lời chào kết thúc mà không e ngại bị coi là thiếu lịch sự.
- Người bán hàng nhận dược thư hỏi giá nhưng không có hàng để bán,
phải viết thư phúc đáp ngay.
+ Đối với khách quen thì thể hiện sự vui mừng lại tiếp tục nhận được
thư hỏi giá về mặt hàng mới.
+ Đối với khách hàng chưa quen thì trả lời cho họ biết là rất hân hạnh
nhận được thư hỏi giá và hy vọng mối liên hệ làm ăn thân hữu và lâu dài về
sau.
M.1 - Thư hỏi giá về máy đánh chữ và máy quay ronéo
Kính gời: Ông ………………
Địa chỉ: ………
Thưa quý Ông,
Chúng tôi muốn biết hãng quý Ông có cung cấp máy đánh chữ chuyên
dùng để đánh máy những bảng với cỡ giấy 20 inches hay không.
Chúng tôi cũng cần một máy quay ronéo điện có tốc độ nhanh.
Xin vui lòng gởi cho chúng tôi đặc điểm của hai loại máy này và chúng
tôi đề nghị cho biết giá bán của chúng.
Xin chân thành cám ơn
M.2 - Thư phúc đáp thư hỏi giá hai loại máy trên
Kính gởi: Ông ………………
Địa chỉ: ………
Thưa ông,
Cám ơn thư hỏi giá của ông đề ngày 25 tháng 4 năm 199… Tôi rất hân
hạnh nói rằng chúng tôi có thể giúp Ông trong vấn đề này.
Loại máy đánh chữ hiệu A rất tốt, có khả năng phù hợp để đánh các
bảng lớn. Hiện chúng tôi có sẵn và có thể cung cấp với các phụ kiện để có
thể nạp giấy cỡ 20 inches. Cuốn sách nhỏ gởi theo đây sẽ mô tả chi tiết máy
đánh chữ hiệu A.
Chúng tôi cũng có thể cung cấp vài kiểu máy quay ronéo bằng điện.
Chúng đều là những kiểu máy hoàn hảo có thể in tới 30 bản 1 phút. Xin gởi
kèm theo đây những tờ giấy giới thiệu máy.
Chúng tôi hy vọng 2 loại máy mà chúng tôi giới thiệu sẽ làm hài lòng
quý ông trong việc sử dụng.
Chân thành cám ơn
5. Thư báo giá
a) Thư báo giá (chào giá) là thư của nhà sản xuất, của nhà cung cấp
hàng hóa báo cho khách hàng biết giá một loại hàng hóa hoặc một loại dịch
vụ mà khách hàng cần.
b) Giá trị pháp lý của thư báo giá:
Thư báo giá chưa phải là lời chào giá có giá trị pháp lý. Thư báo giá chỉ
là lời hứa:
- Người bán báo giá, sau không bán, người mua không có quyền kiện.
- Thực tế người kinh doanh không bao giờ lại tự làm mất uy tín của
mình bằng cách báo giá loại hàng mà mình không thể cung cấp.
c) Nội dung của thư báo giá phù hợp phải gồm một số điểm sau dây:
- Lời cảm ơn về thư hỏi giá.
- Cho biết chi tiết về giá, về chiết khấu và thể thức thanh toán.
- Nêu rõ giá gồm những gì (đóng gói, vận chuyển, bảo hiểm).
- Cam kết liên quan đến ngày giao hàng.
- Thời hạn hiệu lực của thư báo giá.
- Hy vọng thư báo giá sẽ được chấp thuận.
M.1 - Thư báo giá về loại giấy trắng để in quảng cáo
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Cám ơn về thư hỏi giá ngày hôm qua và theo yêu cầu, chúng tôi gởi
kèm theo các mẫu giấy có phẩm chất khác nhau phù hợp với việc in tờ quảng
cáo và xin chào giá như sau:
Loại AI - Giấy in, trắng - giá…
Loại A2 - Giấy in, trắng - giá…
Loại A3 - Giấy in, trắng - giá…
Giá báo này bao gồm cả công vận chuyển đến tận xưởng của quý Ông.
Các loại giấy trên đều có chất lượng tốt, phù hợp với việc in các tờ
quảng cáo. Chúng tôi cam kết chúng không bị đổi màu khi bôi hồ dán.
Chúng tôi hứa có thể giao hàng trong vòng một tuần từ khi nhận được
đơn đặt hàng và hy vọng ông sẽ thấy rằng mẫu hàng và giá báo đều thỏa
đáng.
Trân trọng
M.2 - Thư chào giá chắc chắn khi người bán hứa bán hàng với giá đã nêu trong thư trong một thời gian nào đó
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa quý Ông,
Cám ơn về thư hỏi giá của quý ông đề ngày 30 tháng 10 và chúng tôi
xin gởi kèm theo lời báo giá mặt hàng làm màn cửa bằng plastic.
Chúng tôi chuẩn bị một số mẫu khác nhau và gởi cho quý Ông hôm nay
bằng bưu kiện riêng. Chất lượng tốt, mẫu mã hấp dẫn, giá cả phải chăng là
các yếu tố mà chúng tôi hy vọng thuyết phục được quý Ông rằng đây thực sự
là sản phẩm tốt. Hiện nay các mặt hàng này đang được các nhà trang trí nội
thất ở các vùng khác nhau trong nước yêu cầu rất nhiều và chúng tôi nhận
thấy rất khó đáp ứng kịp.
Tuy nhiên, nếu nhận được thư đặt hàng của quý Ông:rong vòng 10
ngày sắp tới, chúng tôi có thể coi đây là lời chào chắc chắn để giao hàng vào
giữa tháng giêng với giá đã nêu. Đối với đơn đặt hàng 100 tấn màn hay hơn,
chúng tôi đồng ý cho hưởng chiết khấu 5% nếu thanh toán trong 7 ngày từ
ngày lập hóa đơn đặt hàng của quý Ông.
Trân trọng
Lưu ý: Khi người mua từ chối thư báo giá, ông ta nên viết thư phúc đáp
cám ơn người bán và giải thích lý do vì sao từ chối. Nếu không làm như vậy
sẽ bị xem là thiếu lịch sự.
Mẫu thư loại này cần đạt một số điểm:
- Cám ơn lời chào giá của người bán.
- Tỏ ra tiếc không thể chấp nhận được.
- Nêu lý do không chấp nhận.
- Tốt nhất có thể đưa ra một lời phản biện về lời chào giá (phát hiện sự
không hợp lý của lời chào giá).
- Đề nghị cơ hội khác để tiếp tục kinh doanh.
M.3- Thư phúc đáp, thư chào giá
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Trong thư trả lời cho thư hỏi giá của chúng tôi, thư đề ngày 19 tháng 2
của Ông báo giá việc cung cấp một số lượng ván ép bằng rơm có gói kèm
theo mẫu.
Cám ơn Ông đã lưu ý tới vấn đề này, nhưng vì giá chào quá cao so với
giá chúng tôi mua trước đây cùng chất lượng. Tôi rất tiếc không thể đặt hàng
ngay được. Tôi sẽ phải hỏi thăm giá của một số người bán khác. Nhưng tôi
cũng có thể liên hệ với Ông lần nữa nếu giá của họ cao hơn giá của quý Ông.
Trân trọng
6. Thư chào giá tình nguyện
a) Thư chào giá tình nguyện là thư mà nhà sản xuất, nhà cung cấp tự
báo, tự giới thiệu cho khách hàng biết về hàng hóa, dịch vụ do mình sản xuất,
cung ứng để khách hàng có thể lựa chọn, đặt mua.
b) Yêu cầu của thư chào giá là làm sao thuyết phục được người đọc là
họ đang cần hàng hóa hoặc dịch vụ mà mình muốn bán, muốn cung ứng và
khiến họ quyết định mua hàng hóa đó.
c) Một thư chào giá tình nguyện có hiệu quả phải bao gồm những điểm
sau đây:
- Tạo ra sự quan tâm của khách hàng đối với hàng hóa của mình.
- Tạo ra được sự ước muốn mua được hàng hóa do mình cung cấp.
- Thư phải có sức thuyết phục. Từ sự quan tâm ước muốn, khách hàng
có hành động cụ thể để mua hàng.
M.1 - Thư chào giá tình nguyện cho một khách hàng đã quen biết
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Chúng tôi vừa mua được một lô hàng gồm các tấm thảm trải sàn có
chất lượng cao do chủ bị phá sản bán.
Vì Ông là một khách hàng thân quen, lâu năm và thường xuyên nhất
của chúng tôi. Chúng tôi muốn được chia xẻ với Ông dịp may này. Chúng tôi
có thể dành cho Ông loại thảm bằng nỉ đủ màu với giá 2.000.000 đồng/tấm.
Đây là dịp may hiếm có để Ông có thể mua số hàng tồn kho loại sản
phẩm có chất lượng cao với giá cả không thể có tới lần thứ hai. Chúng tôi hy
vọng Ông sẽ nắm lấy cơ hội này. Nếu ông thấy chấp thuận thì xin Ông đừng
phải bận tâm thông báo cho chúng tôi biết, mà xin Ông hãy tới thẳng nhà kho
của chúng tôi để xem tận mắt số hàng này.
Xin đừng tới trễ hơn ngày thứ năm 13 sắp tới.
Trân trọng
M.2 - Thư chào giá tình nguyện giới thiệu một sản phẩm mới
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa quý Ông,
Chúng tôi nghĩ rằng quý Ông sẽ quan tâm tới loại sơn mới "Hoa Hồng"
mà chúng tôi vừa đưa ra thị trường. Mẫu sơn được gởi tới quý Ông hôm nay
bằng bưu diện.
"Hoa Hồng" là kết quả của nhiều tháng nghiên cứu công phu. Sơn
được chế tạo từ một công thức đặc biệt và có đặc điểm Ưu việt hơn các loại
sơn phủ ngoài khác nhờ khả năng độc đáo là làm mất đi các vết nứt rất nhỏ
đối với mắt thường và có độ bền cao, bảo vệ lâu dài cho vật được sơn.
"Hoa Hồng" được bán với 12 màu căn bản và Ông sẽ thấy trong danh
sách đính kèm, giá lại hạ.
Tuy nhiên, chúng tôi vẫn dành khoản chiết khấu đặc biệt 10% cho các
nhà phân phối gởi đơn đặt hàng tới chúng tôi trước cuối tháng này và rất
mong nhận được đơn đặt hàng của quý Ông.
Trân trọng
7. Thư dặt hàng (thay đơn đặt hàng)
a) Thư đặt hàng là thư của khách hàng viết cho nhà sản xuất, nhà cung
cấp đặt mua hàng hóa mà mình yêu cầu.
b) Trường hợp viết thư đặt mua hàng:
- Thông thường, người mua và người bán thường dùng mẫu đơn đặt
hàng hoặc mẫu xác nhận đơn đặt hàng đã in sẵn để thực hiện việc mua bán.
- Đối với việc đặt hàng qua điện thoại, thì sau đó phải xác nhận lại bằng
văn bản để tránh những sự hiểu lầm.
- Đơn đặt hàng bằng thư:
+ Đơn đặt hàng bằng thư phải chính xác, rõ ràng, tránh đưa đến những
khó khăn trở ngại sau này.
+ Khi gởi đơn đặt hàng bằng thư phải chú ý:
* Nêu đầy đủ và mô tả chi tiết hàng hóa muốn đặt mua, số lượng, giá
cả và cả số thứ tự trong cuốn mẫu hàng nếu có.
* Nêu những yêu cầu có liên quan đến giao hàng, ngày, tháng, phương
thức vận chuyển và cước phí trả trước hay trả sau.
* Xác định phương thức thanh toán dựa trên sự đồng ý qua đàm phán
sơ khỏi ban đầu.
c) Sự hợp pháp của các bên trong việc đặt hàng:
- Đơn đặt hàng cũng chỉ là lời đề nghị mua hàng và sự thương lượng
(dàn xếp này sẽ không có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý, nếu người bán
chưa chấp nhận). Hai bên đều phải có trách nhiệm bàn bạc thảo luận với
nhau.
- Nghĩa vụ của người mua (khi có sự thỏa thuận giữa 2 bên mua và
bán).
* Nhận hàng đã đặt mua nếu phù hợp với quy cách trong đơn đặt hàng.
* Trả tiền khi hàng được giao, trừ khi có thỏa thuận khác đi.
* Kiểm tra hàng càng sớm càng tốt (nếu không có khiếu nại ngay về
tình trạng hàng hóa thì được coi như là đã chấp thuận chúng).
- Nghĩa vụ của người bán:
* Giao đúng hàng như đơn dặt hàng và đúng thời hạn.
* Bảo đảm hàng không khuyết tật mà lúc nhận người mua không thể
biết. (Nếu hàng hóa giao có khuyết tật, người mua có thể yêu cầu giảm giá,
đổi hàng khác hoặc bỏ đơn đặt hàng, hoặc khiếu nại các thiệt hại).
d) Hình thức của thư đặt hàng
- Các đơn đặt hàng loại thông thường thường ngắn nhưng phải đủ các
chi tiết cần thiết liên quan đến hàng hóa và các điều khoản thanh toán.
- Khi đơn đặt hàng gồm hai, ba loại, nên lập thành bảng kê cho rõ ràng
(tránh sai sót).
đ) Thư xác nhận đơn đặt hàng:
Thư xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng (nếu là khách hàng mới
đặt hàng lần đầu tiên) thường bao gồm mấy ý phúc đáp chính sau đây:
- Bày tỏ niềm hân hoan nhận được đơn đặt hàng.
- Giới thiệu tóm tắt thêm vài lời về những thuận lợi của mặt hàng được
chọn đặt.
- Lời cam kết quan tâm ngay và chu đáo đến hàng hóa được đặt.
- Gợi ý sự quan tâm của khách tới các mặt hàng khác có thể cung cấp
mà khách hàng thích thú.
- Hy vọng có thêm đơn đặt hàng khác.
e) Thư từ chối đơn đặt hàng:
- Người bán hàng thường phải từ chối thư đơn đặt hàng của người
mua trong các trường hợp sau đây:
+ Không thể thỏa mãn với các điều kiện của người mua.
+ Uy tín của người mua đáng ngờ vực.
+ Hàng hóa hiện không có sẵn.
- Thư từ chối đơn đặt hàng nên viết cẩn thận, với những gợi ý liên tục
về việc làm ăn trong tương lai.
Nội dung thư này nên có mấy ý chính sau đây:
- Cáo lỗi không thể đáp ứng yêu cầu của khách.
- Đề nghị một sản phẩm thay thế nếu có sẵn.
- Hy vọng dược phục vụ khách hàng trong một dịp khác.
M.1 - Thư đặt hàng (thay đơn đặt hàng) thường chỉ cần viết một cách đơn giản như sau:
Kính gởi: Bà…
Địa chỉ:…
Thưa quý Bà,
Xin gởi cho chúng tôZi các loại sách sau đây với khoản chiết khấu
thường lệ 20% của giá bìa:
Số lượng Tựa đề Tác giả Giá bìa
100 Thư tín thuơng mại L. Gartside 15.000đ
200 Cẩm nang thư tín thuơng mại Hecme-Beyley 10.000đ
300 Thư tín Anh - Mỹ Anh Thư 12.000 đ
Trân trọng
M.2 - Thư xác nhận đơn đặt hàng bằng điện thoại
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Để xác nhận việc đặt hàng bằng điện thoại, chúng tôi mong Ông cung
cấp:
Ba máy đánh chữ hiệu Optima loại tốt nhất, màu xám nhạt.
Theo giá chào là 1.500.000 đồng một máy trừ chiết khấu mậu dịch,
cước vận chuyển người mua trả.
Chúng tôi cần gấp các loại máy này và chúng tôi mong rằng Ông sẽ thu
xếp việc giao hàng cho chúng tôi ngay.
Trân trọng
M.3 - Thư xác nhận đơn đặt hàng
Kính gởi: Bà…
Địa chỉ:…
Thưa Bà,
Chúng tôi hân hạnh nhận được đơn đặt hàng số 231 để mua khăn trải
giường và vì các mặt hàng này có sẵn nên đã gởi tới Bà ngay hôm nay bằng
xe lửa chở khách. Cước phí do Bà chịu.
Chúng tôi hy vọng số hàng này sẽ tới kịp thời và hân hạnh nhận được
các đơn đặt hàng trong tương lai.
Trân trọng
M.4 - Thư xác nhận đơn đặt hàng đối với khách hàng mói
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Chúng tôi hân hoan nhận được đơn đặt hàng của quý ông đề ngày 18
tháng 7 về mặt hàng vải bông in và hân hạnh nhận ông là khách hàng của
chúng tôi.
Chúng tôi xác nhận cung cấp mặt hàng như Ông nếu trong thư và sẽ
chuẩn bị gửi vào tuần tới bằng tàu khách. Chúng tôi hoàn toàn tin rằng Ông
sẽ hài lòng khi nhận được hàng với giá đã chào.
Vì Ông có thể chưa biết tới các mặt hàng khác của chúng tôi nên tôi gởi
kèm theo đây cuốn mẫu hàng và hy vọng lần đặt hàng đầu tiên kỳ này sẽ đưa
tới mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp hơn.
Trân trọng
M.5 - Thư từ chối đơn đặt hàng
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Chúng tôi hân hạnh nhận được đơn dặt hàng của Ông đề ngày 2 tháng
10 để mua 10 máy truyền hình màu hiệu JVC. Nhưng vì Ông nêu điều kiện
giao hàng phải là trước Tết dương lịch nên chúng tôi rất tiếc không thể thỏa
mãn yêu cầu này như vẫn thường làm trong những năm trước dây.
Các nhà sản xuất đang không đáp ứng kịp nhu cầu về loại máy nổi
tiếng nàv. Chính chúng tôi trong tháng trước cũng đã đặt mua 30 máy, nhưng
cũng được báo là phải chờ theo thứ tự ưu tiên.
Qua cuộc điện đàm sáng nay, chúng tôi được biết khách hàng của quý
Ông không bằng lòng với hiệu khác. Do đó, tôi hy vọng Ông có thể tìm mặt
hàng này từ nhà cung cấp khác.
Tôi đề nghị Ông thử liên lạc với Cửa hàng mua bán kim khí điện máy
"Hồng Đăng" số… đường Hùng Vương, quận 5. Họ thường xuyên có khối
lượng hàng tồn kho lớn và có thể giúp Ông.
Trân trọng
8. Thư khiếu nại và điều chỉnh
a) Thư khiếu nại và điều chỉnh là thư thể hiện sự phàn nàn, không hài
lòng về hàng hóa được đặt nhưng không thỏa mãn yêu cầu đặt ra.
b) Các trường hợp viết thư khiếu nại:
- Hàng gởi sai quy cách.
- Số lượng không thỏa đáng.
- Hàng giao bị hư hỏng hoặc chậm trễ.
- Giá cả tính cao hơn mức ấn định đã thỏa thuận.
c) Nội dung (ý chính) của một thư khiếu nại:
- Khởi đầu thư nêu sự dáng tiếc phải khiếu nại.
- Nêu ngày, tháng của đơn đặt hàng, ngày, tháng giao hàng và tên
hàng hóa phải khiếu nại.
- Nêu lý do khiến không hài lòng và yêu cầu được giải thích.
- Đề nghị biện pháp giải quyết.
d) Một số quy tắc nên theo khi viết thư khiếu nại:
- Nên khiếu nại ngay khi phát hiện những điều không hài lòng. Sự trì
hoãn sẽ làm giảm giá trị những luận cứ đưa ra, đồng thời gây khó khăn cho
nhà cung cấp trong việc truy nguyên sự cố.
- Nên cho rằng nhà cung cấp sẽ giải quyết thỏa đáng vấn đề nêu ra.
- Đừng vội cho nhà cung cấp là người đáng trách. Ông ta có thể có
những lý do chính đáng.
- Nêu ra những điều cần khiếu nại một cách lịch sự, cụ thể và yêu cầu
nhà cung cấp tìm cách giải quyết.
- Có thể đề ra biện pháp giải quyết, nhưng không đề nghị biện pháp gì
có liên quan đến những lý do xảy ra sự cố làm ảnh hưởng đến chất lượng
hàng hóa mà mình không hài lòng. Vì đó là chuyện của nhà cung cấp, nhà
sản xuất.
- Nhất thiết phải tránh dùng những lởi lẽ thô bạo vì những lời lẽ thô bạo
chỉ gây tác dụng xấu và làm cho nhà cung cấp không muôn giúp đỡ.
đ) Giải quyết khiếu nại:
Nhà cung cấp khi nhận thư khiếu nại phải có thái độ bình tĩnh (tự kiềm
chế) lắng nghe lời phàn nàn của khách với những lý do sau đây:
- Phải biết khách hàng có lý do khiếu nại từ bao giờ.
- Nhà cung cấp cần có cơ hội giải thích, giải quyết vụ việc và duy trì
thiện cảm với khách.
- Thư khiếu nại có thể lại là những đề nghị nhà cung cấp cải tiến sản
phẩm hoặc dịch vụ của mình.
e) Những quy tắc tuân theo khi viết thư trả lời thư khiếu nại:
- Phải khách quan cho rằng khách hàng đúng.
- Nếu không thể giải quyết ngay khiếu nại cũng nên phúc đáp ngay
(Thư giải thích rằng chúng tôi đang điều tra vấn đề và sẽ gởi một phúc đáp
đầy đủ sau).
- Nếu phát hiện việc khiếu nại không hợp lý thì hãy nêu rõ điều này một
cách lịch sự trong thái độ thân thiện.
- Nếu lỗi thuộc về nhà cung cấp thì hãy nhận lỗi, bày tỏ sự đáng tiếc và
hứa sẽ giải quyết vấn đề.
- Không nên đổ lỗi cho nhân viên bởi vì nói cho cùng người chủ là
người chịu trách nhiệm tất cả.
M.1 - Thư khiếu nại về việc chưa giao hàng
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Vào ngày 20 tháng 7 vừa qua tôi đã gởi đơn đặt hàng tới Ông để mua
100 cuốn sách Cẩm nang Thư tín Thương mại song ngữ Anh - Việt của Nhà
xuất bản Trung tầm Thông tin Thương mại Việt Nam, trong đó có nhấn mạnh
tới yêu cầu giao hàng trễ nhất là ngày 5 tháng 9, đây là ngày niên học mới bắt
đầu.
Tôi vẫn chưa nhận được xác nhận về đơn đặt hàng này cũng như sách
vẫn chưa được giao. Việc không nhận được sách đúng lúc sẽ gây trở ngại rất
nhiều nên đề nghị Ông cứu xét ngay vấn đề này cho chúng tôi được biết khi
nào có thể nhận được sách,
Trân trọng
M.2 - Thư giải quyết khiếu nại (trả lời việc chưa giao hàng)
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Chúng tôi rất ngạc nhiên khi nhận được thư Ông cho biết số sách Ông
đã đặt mua ngày 20 tháng 7 là 100 cuốn Cẩm nang Thư tín Thương mại song
ngữ Anh - Việt vẫn chưa tới tay ông.
Chúng tôi nhận được đơn đặt hàng ngày 20 tháng 7 và vì số lượng
sách có tồn kho sẵn, nên đã chuyển sang bộ phận kho cùng ngày. Chúng tôi
có gọi điện thoại cho quản lý nhà kho của chúng tôi sáng nay và được xác
nhận sách đã giao cho Công ty Vận tải đường sắt ngày 25 tháng 7 để chuyển
tới Ông, cước trả trước.
Chúng tôi rất tiếc về việc giao chậm ngày cũng như sự phiền hà gây
cho ông. Chúng tôi đã đặt vấn đề với Công ty Vận tải đường sắt và sẽ gọi
điện ngay cho ông khi có thêm thông tin. Trong khi chờ đợi, tôi nghĩ Ông cũng
nên hỏi Công ty Vận tải đường sắt tại thành phố của Ông.
Trân trọng
M.3 - Thư khiếu nại về hàng hóa kém phẩm chất
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Gần đây chúng tôi nhận được một số phàn nàn của khách về bút bi của
quý ông. Hiển nhiên là bút bi đã không thỏa mãn khách và trong một số
trường hợp chúng tôi đã phải hoàn lại tiền cho khách.
Loại bút khách phàn nàn nằm trong lô hàng 1.000 chiếc cung cấp theo
đơn đặt hàng số 340. Đơn đặt hàng thực hiện theo mẫu do người đại diện
của chúng tôi đặt tại Công ty. Chính chúng tôi so sánh mẫu bút đặt hàng với
số bút giao hàng và thấy nhiều cây do khách phàn nàn đã không đúng chất
lượng yêu cầu. Một số bị chảy mực, một số khác viết không ra mực. Những
phàn nàn chỉ liên quan tới lô bút đã nêu. Các đợt bút trước rất thỏa đáng. Do
đó, chúng tôi viết thư này yêu cầu được trả lại số bút còn chưa bán, tổng
cộng là 800 cây và yêu cầu được thay thế bằng loại bút có phẩm chất tốt mà
chúng tôi vẫn quen biết trước đây.
Trân trọng
M.4 - Thư trả lời khiếu nại về hàng kém chất lượng
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Thư quý Ông đề ngày 10 tháng 5 phàn nàn về lô bút bi được cung cấp
theo đơn đặt hàng số 340 đã khiến chúng tôi rất quan tâm. Tuy nhiên, chúng
tôi vui mừng được Ông đưa ra vấn đề này.
Chính chúng tôi đã thử một số bút trong lô hàng Ông đã nêu và công
nhận rằng chúng không được hoàn hảo. Các khuyết điểm đượe truy nguyên
và đã được phát hiện do một máy có khuyết tật trong quy trình sản xuất, hiện
nay đã được sửa chữa.
Chúng tôi đã dàn xếp gởi tới Ông 800 cây để thay thế số 800 cây bút
trả về. Vậy xin ông gởi lại số bút đó cho chúng tôi. Cước phí do chúng tôi
chịu. Số bút gởi thêm cho Ông sẽ không tính tiền và dành cho Ông thay thế
cho những khách hàng đã mua loại bút cũ đến khiếu nại.
Trân trọng
9. Thư yêu cầu thanh toán
a) Thư yêu cầu thanh toán là thư đề nghị khách hàng thanh toán những
khoản tiền còn nợ trong việc mua bán hàng hóa, hoặc cung ứng dịch vụ.
b) Các trường hợp cần thiết phải viết thư yêu cầu thanh toán:
- Thanh toán chậm.
- Lần đầu bị chậm.
- Trả chậm thành thói quen.
- Khách hàng trả chậm nhưng lại là khách hàng có vị trí, có tầm quan
trọng nhất định đối với nhà cung cấp.
c) Yêu cầu của thư yêu cầu thanh toán:
- Luôn tỏ ra lịch sự, tế nhị.
- Ngay cả trong trường hợp phải áp dụng những biện pháp bắt buộc
như đe dọa ra tòa cũng nên đưa ra sự đáng tiếc.
d) Nội dung (ý chính) của thư yêu cầu thanh toán:
- Nêu câu hỏi vì sao số tiền nợ lại chưa được thanh toán.
- Nêu thiện chí, sự chờ đợi nhẫn nại của nhà cung cấp trong vấn đề
này cùng với những trở ngại do số tiền nợ chưa được thanh toán.
- Bày tỏ sự đáng tiếc phải áp dụng những biện pháp bắt buộc để số tiền
nợ được thanh toán.
- Hy vọng khách hàng sớm thu xếp thanh toán nợ nần và mối quan hệ
làm ăn được tiếp tục duy trì và phát triển.
M.3 - Thư yêu cầu thanh toán
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Chúng tôi băn khoăn không hiểu tại sao lại không nhận được thư tín gì
của Ông liên quan đến bức diện đề ngày 2 tháng 7 về số tiền 30 triệu đồng
mà quý Công ty nợ chúng tôi theo bảng kê ngày 12 tháng 4 vừa qua.
Chúng tôi mong rằng Ông sẽ giải thích cho chúng tôi rõ tại sao số tiền
trên lại chưa được thanh toán.
Chắc rằng Ông cũng đồng ý là chúng tôi đã hết sức nhẫn nại với quý
Công ty. Nhưng chúng tôi hiện nay không còn cách nào khác hơn là phải áp
dụng các biện pháp cần thiết để thu hồi số nợ nói trên.
Chúng tôi mong sẽ tránh làm việc gì xét ra có hại đến thanh danh và uy
tín của quý Công ty. Ở thời điểm này, chúng tôi vẫn sẵn lòng cho quý Công ty
mọi sự dễ dãi để thanh toán số tiền trên. Với quan điểm đó, chúng tôi dành
cho Ông thêm một tháng nữa để ông có điều kiện thu xếp thanh toán nợ nần.
Trân trọng
M.4 - Thư gây áp lực để yêu cầu thanh toán tiền (lần thứ hai)
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa ông,
Hóa đơn của chúng tôi đề ngày 18 tháng 3 đã quá hạn thanh toán đến
hơn 3 tháng nay và mặc dù chúng tôi đã nhắc nhở trong thư đề ngày 2 tháng
5, chúng tôi vẫn chưa nhận được thư hồi âm của Ông.
Chúng tôi rất tiếc là phải thông báo cho ông rõ do sự làm ăn thiếu tín
nhiệm này, chúng tồi phải ấn định một thời hạn chót là 30 ngày kể từ hôm nay
để ông lo thanh toán số tiền thiếu chúng tôi.
Trong thời gian này, nếu Ông không thanh toán số nợ thì chúng tôi
buộc lòng phải nhờ đến pháp luật phân xử.
Chúng tôi tin tưởng rằng ông cũng muốn tránh những phiền hà cũng
như những chi phí do sự tranh tụng gây ra.
Thành thật kính chào
10. Thư hỏi về tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính)
a) Thư hỏi về tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính) là thư nhờ một
người trung gian cung cấp những thông tin cần thiết về một khách hàng khi
khách hàng ấy muốn ký hợp đồng kinh doanh và được hưởng tín dụng.
b) Yêu cầu thư hỏi về tình hình kinh doanh (tình trạng tài chính):
Lời lẽ phải lịch sự vì chúng ta muốn nắm những thông tin mà họ không
có trách nhiệm phải cung cấp.
c) Nội dung (ý chính) của loại thư này:
- Đề nghị được cung cấp một số thông tin tổng quát về khách hàng
tương lai.
- Hỏi ý kiến về việc nếu chấp thuận cho hưởng tín dụng trong một giới
hạn nào đó.
- Bảo đảm thông tin này sẽ được giữ bí mật.
- Bày tỏ sự sẵn lòng đáp ứng lại nếu có dịp được giúp đỡ trong trường
hợp tương tự.
d) Một số điểm cần lưu ý khi viết thư loại này:
- Phải gởi kèm theo một bao thư ghi sẵn địa chỉ phúc đáp, có dán tem.
- Khi nhận được thư phúc đáp phải gởi ngay thư cám ơn.
đ) Thư trả lời thư hỏi về tình hình kinh doanh:
Khi viết thư trả lời thư hỏi về tình hình kinh doanh cần lưu ý một số
điểm sau:
- Đối với khách hàng được hỏi mà có uy tín thì việc phúc đáp yêu cầu
về khách hàng này không có vấn đề gì phải đặt ra.
- Đối với khách hàng được hỏi mà uy tín bất hảo, thư phúc đáp yêu cầu
phải cẩn thận.
- Khi cung cấp thông tin về một khách hàng cần thận trọng để tránh cho
một bên thứ ba nào đó không có trách nhiệm biết được thông tin này. Do đó,
phải khôn ngoan và tốt hơn là không nêu tên của khách hàng được hỏi, như
vậy sẽ tránh được hành vi bôi nhọ đối tượng.
- Các thư phúc đáp cần ghi "thư riêng và mật" cả ngoài bì (loại này cần
làm hai bì, bì trong để "thư mật").
- Bố cục của loại thư này nên theo một kết cấu sau đây:
+ Nêu những sự việc kèm theo ý kiến nhận xét nghiêm túc về khách
hàng được hỏi.
+ Hy vọng rằng thông tin được cung cấp sẽ hữu ích.
+ Khéo léo lưu ý rằng thông tin này có tính cách riêng tư và người cung
cấp không chịu trách nhiệm.
M.1 - Thư hỏi về tình hình kinh doanh
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Chúng tôi vừa được Công ty Thanh Bình yêu cầu cung cấp hàng hóa trị
giá 50 triệu đồng trong đơn đặt hàng đầu tiên và yêu cầu được hưởng điều
kiện tín dụng.
Chúng tôi không có thông tin nào về Công ty này và vì tương lai có thể
có những đơn đặt hàng lớn, chúng tôi muốn chấp thuận yêu cầu của họ, nếu
điều này là an toàn. Vậy mong Ông vui lòng cung cấp cho chúng tôi một bản
báo cáo về uy tín và tình hình tài chính của Công ty nói trên. Và dặc biệt có
nên dành tín dụng cho họ ngay từ đơn đặt hàng đầu tiên hay không.
Chúng tôi mong muốn biết ý kiến của quý Ông về mức tín dụng có thể
cho phép trên cơ sở thanh toán từng quý.
Trân trọng
M.2 - Thư trả lời về tình hình kinh doanh của Công ty được hỏi
Kính gởi: Ông…
Địa chỉ:…
Thưa Ông,
Chúng tôi hân hạnh thông báo rằng Công ty Ông đề cập trong thư ngày
25 tháng 3 tuy nhỏ nhưng nổi tiếng và đáng tin cậy, đã được thành lập hơn 15
năm qua tại thị trấn này.
Chúng tôi cũng đã có quan hệ làm ăn với đương sự hơn 7 năm qua
bằng điều kiện thanh toán cuối mỗi quý và mặc dù họ không sử dụng điều
kiện chiết khấu trả sớm của chúng tôi, họ vẫn luôn thanh toán đúng thời hạn.
Mức tín dụng chúng tôi dành cho họ đôi khi cũng lên quá 20 triệu như Ông đã
nêu.
Chúng tôi hy vọng các thông tin này sẽ hữu ích và hiểu rằng Ông sẽ xử
lý cẩn mật.
Trân trọng
11. Quảng cáo
a) Một số điều cần biết về quảng cáo.
- Quảng cáo là cách trình bày cho đông đảo khách hàng có những hiểu
biết cần thiết về hàng hóa hoặc dịch vụ của nhà kinh doanh bằng các phương
tiện thông tin đại chúng như:
+ Truyền hình
+ Truyền thanh
+ Báo chí
+ Biểu ngữ.
- Mục tiêu của quảng cáo nhằm vào điểm cơ bản sau đây: thu hút sự
chú ý của khách hàng vào dịch vụ mà nhà kinh doanh cung ứng cho thị
trường. Yếu tố quyết định thành công của quảng cáo là chất lượng hàng hóa
tốt, hiệu quả của dịch vụ.
Các loại quảng cáo:
+ Quảng cáo sản phẩm: Quảng cáo sản phẩm làm cho khách hàng biết
có hàng hóa hoặc dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của họ.
+ Quảng cáo định chế - cho khách hàng biết về sự tồn tại của một loại
hoạt dộng và uy tín cua họ.
b) Cách quảng cáo:
- Quảng cáo đều đặn theo một chương trình. Nếu chỉ quảng cáo kiểu
đứt đoạn, một lần thì sẽ kém hiệu quả.
- Đối với sản phẩm nổi tiếng hoặc dịch vụ có tiếng (tín nhiệm) hoặc một
sản phẩm bán hạ giá thì chỉ cần quảng cáo vài ba lần là đủ.
c) Các phương tiện quảng cáo:
- Báo địa phương.
- Niên giám điện thoại.
- Phát thanh, truyền hình, vẽ quảng cáo.
- Panô lớn đặt tại các trung tâm giao thông, giao dịch, khu vui chơi.
d) Một số nghiệp vụ cần biết khi quảng cáo:
- Cách quảng cáo tốt nhất là chỉ ra lợi ích của khách hàng khi mua và
sử dụng hàng hóa do nhà cung cấp bán.
- Những công việc cần làm của quảng cáo: soạn thảo văn bản, minh
họa, trình bày, áp dụng các phương tiện thông tin truyền thống.
- Nguyên tắc cơ bản khi viết quảng cáo:
+ Chỉ cho khách hàng biết khi mua hàng của ta khách hàng sẽ có được
những lợi ích gì.
+ Chú trọng giới thiệu một vài điểm mạnh quan trọng.
+ Mô tả nổi bật một số mặt hàng cho giá hoặc không cho giá.
+ Dùng từ ngắn gọn và đơn giản.
+ Nên sử dụng một chút hài hước.
+ Ghi rõ tên, địa chỉ và số điện thoại của nhà cung cấp.
+ Chọn cách trình bày chân phương và có minh họa.
Phần 6. QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIÂY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU
Chương 22. QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU
I. KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU
1. Định nghĩa công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu
Công văn giấy tờ của cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước dùng để công
bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; để
báo cáo, thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; để ghi
chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết.
- Công văn, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi
đến gọi tắt là "Công văn đến" (CVDE).
- Công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác gọi tắt là "Công văn đi”
(CVDI).
- Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại công văn, những tài
liệu dùng trong nội bộ cơ quan… gọi tắt là "Giấy tờ của cơ quan".
2. Những công việc chính của công tác công văn giấy tờ
- Nhận và vào sổ "Công văn đến".
- Xem và phân phối "Công văn đến", theo dõi việc giải quyết công văn.
- Nghiên cứu công văn, khởi thảo công văn.
- Sửa chữa dự thảo, duyệt bản thảo.
- Đánh máy công văn, xem xét lại bản đánh máy, ký công văn.
- Vào sổ và gửi "Công văn đi".
- Làm sổ ghi chép tài liệu.
- Làm các loại biên bản.
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ.
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ
- Công tác công văn giấy tờ là một trong những công việc cần thiết
trong hoạt động của Nhà nước. Hồ sơ tài liệu lưu trữ ghi lại các hoạt động về
mọi măt của cơ quan, xí nghiệp cần dược giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi
cần thiết. Cho nên làm công tác công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu
trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý, điều hành của
cơ quan Nhà nước và của các tổ chức kinh tế, xã hội, các đơn vị sự nghiệp
v.v…
- Trong phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, công ty, xí nghiệp,
đơn vị được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công
tác công văn giấy tờ có làm tốt hay không.
II. QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU
(Gọi tắt quản lý hồ sơ tài liệu theo vòng đời tài liệu)
1. KHÁI NIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU
1.1. Quản lý hồ sơ tài liệu là công việc chung của mọi cán bộ nhân viên (có liên quan đến công văn giấy tờ) trong cơ quan, không thể quan niệm đó chỉ là công việc của một bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ
Để giúp cho việc quản lý tốt và phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu
một cách có hiệu quả, chúng ta phải có phương pháp khoa học quản lý hồ sơ
tài liệu một cách thống nhất, chặt chẽ, liên tục ngay từ khi hình thành tài liệu ở
bộ phận văn thư, chuyển cho các phòng, ban chuyên môn, các chuyên viên
xử lý và cho đến khi loại ra tiêu hủy những tài liệu hết giá trị, giữ lại những tài
liệu có giá trị đưa vào lưu trữ. Việc quản lý hồ sơ tài liệu theo quá trình hình
thành, xử lý và lưu trữ phục vụ khai thác sử dụng người ta gọi là quản lý hồ
sơ tài liệu theo vòng đời tài liệu, nghĩa là theo quá trình phát sinh, phát triển
và kết thúc của tài liệu.
1.2. Nội dung quản lý hồ sơ tài liệu theo vòng đời tài liệu gồm 3 khâu chính
a) Bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản (CVDE, CVDI), phân loại, đăng
ký, chuyển cho các phòng ban chuyên môn, chuyên viên khai thác xử lý.
b) Các phòng ban chuyên môn, chuyên viên khai thác xử lý xong, loại
ra tiêu hủy những tài liệu hết giá trị, giữ lại hoặc chuyển giao tài liệu còn có
giá trị cho lưu trữ trung tâm (lưu trữ cơ quan, đơn vị).
c) Trung tâm lưu trữ tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu theo phương pháp
nhất định phục vụ cho việc bảo quản và khai thác sử dụng lâu dài.
2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU THEO VÒNG ĐỜI TÀI LIỆU
GIAI ĐOẠN I - TẠO THÀNH TÀI LIỆU
A. CÁC QUY TẮC CƠ BẢN QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU Ở GIAI ĐOẠN I
1. Tất cả công văn giấy tờ đều phải được xử lý sơ bộ và quản lý thống
nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước, của ngành, địa phương và của
từng cơ quan, đơn vị.
2. Phải tổ chức quản lý công văn giấy tờ, thư từ giao dịch ngay từ khi
cơ quan, đơn vị bắt đầu hoạt động.
3. Công văn giấy tờ, thư từ đến và đi phải qua văn thư đăng ký và phải
có bản lưu tại văn thư.
a) Công văn đi lưu 2 bản (1 bản lưu theo mã lưu trữ, 1 bản khác lưu
theo "cơ cấu tổ chức" nghĩa là theo tên các phòng, ban, bộ phận soạn thảo
văn bản).
b) Công văn đến được phô-tô thêm 2 bản (ngoài số bản do yêu cầu
công tác phải phô-tô thêm), 1 bản lưu theo mã lưu trữ, 1 bản lưu theo cơ cấu
tổ chức - theo các phòng, ban, bộ phận chuyên môn được giao trách nhiệm
giải quyết. Bản công văn do bên ngoài gởi đến chuyển thẳng cho các phòng,
ban chuyên môn giải quyết theo lệnh của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu cơ
quan, đơn vị quy định chỉ gởi bản phô-tô có bút phê yêu cầu giải quyết của
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cho các phòng, ban chuyên môn thì bộ phận văn
thư (thư ký) giữ lại bản công văn do các nơi khác gởi đến.
4. Xử lý công văn phải nhanh, kịp thời, bí mật.
5. Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính quản trị (Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị không có văn phòng, phòng hành chính, chỉ có bộ
phận văn phòng, thư ký giúp việc) phải kiểm tra thường xuyên các sổ cái
đăng ký (hoặc cơ sở dữ liệu của ứng dụng chuyên dùng quản lý CVDE và
CVDI) công văn đến và công văn đi.
B. CÁC NGUÔN CÔNG VĂN ĐẾN
1. Nguồn giao lưu qua bưu diện.
2. Nguồn thông tin điện tử (Fax, Telex, Mail).
3. Nguồn do Thủ trưởng, các cán bộ lãnh đạo, chuyên viên đi họp, đi
hội nghị, hội thảo, đi thực tế mang về.
4. Nguồn do khách mang tới.
5. Nguồn nội bộ.
* Tin nhắn qua điện thoại.
Để tránh sai sót khi báo cáo lại lãnh đạo, cần ghi vào phiếu nhắn tin đặt
cạnh điện thoại.
Mẫu 1
PHIẾU NHẮN TIN
Gởi cho: ………………………………………………………………
- Ngày: …………………………… Giờ: …………………………
- Người nhắn (đơn vị): ………………………………………
+ Địa chỉ: ……………………………………………………
+ Điện thoại: ………………………………………………
- Nội dung:
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
- Yêu cầu:
+ Xin gọi lại cho tôi
+ Tôi sẽ gọi lại
+ Khẩn
Người nhận ký
C. XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN
1. Sơ bộ phân loại công văn
Khi tiếp nhận công văn đến, văn thư cơ quan phải kiểm tra nhanh qua
một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gởi cho cơ quan, đơn vị không.
Trường hợp phát hiện không đúng thì kịp trả lại cho nhân viên bưu điện hoặc
người liên lạc. Đối với các phong bì bị rách nhiều hoặc bị bóc thì phải lập biên
bản trước nhân viên bưu điện hoặc người liên lạc (Nếu bộ phận bảo vệ của
cơ quan, đơn vị được giao tiếp nhận công văn từ nhân viên bưu điện hoặc
liên lạc thì bộ phận bảo vệ cơ quan phải làm việc này).
Tiếp theo là sơ bộ phân loại công văn. Những thư riêng, sách báo, bản
tin… không phải bóc bì, vào sổ. Những công văn gửi cho cơ quan nói chung
phải vào sổ nhưng chia làm 2 loại:
- Loại bóc bì vào sổ chi tiết gồm những công văn ngoài bì đề tên cơ
quan, gửi thủ trưởng cơ quan (nhưng không phải thư riêng), công văn không
đóng dấu mật hoặc không ghi rõ tên của người nhận, những công văn gửi các
cơ quan, đơn vị chức năng của cơ quan.
- Loại không phải bóc bì mà chỉ vào sổ chuyển cả bì là những công văn
ngoài bì ghi rõ tên người nhận, công văn mật, công văn gửi các đoàn thuế
trong cơ quan.
2. Bóc bì công văn
Bóc bì công văn được tiến hành theo các quy định sau dây:
- Khi bóc bì tránh làm rách công văn hoặc làm mất địa chỉ nơi gởi, mất
dấu bưu điện. Thông thường dùng kéo để cắt phong bì, trước khi cắt bì, phải
để cho công văn bên trong dồn về một phía, rồi lấy kéo cắt phía bì không có
công văn.
- Khi lấy công văn ra khỏi bì phải cẩn thận tránh làm rách công văn khi
bị dính vào bì.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì công văn xem có khớp với số, ký
hiệu của công văn không. Nếu có sai lệch phải báo cáo với người phụ trách
văn phòng biết và hỏi lại nơi gửi. Những công văn gởi nhầm đến cơ quan,
đơn vị thì phải gửi trả lại.
- Trường hợp công văn kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ, phải ký
xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi, rồi gửi trả lại phiếu cho cơ quan gửi công
văn.
3. Phân loại công văn đã được bóc
Để phục vụ cho việc quản lý khai thác sử dụng được thuận lợi và có
hiệu quả bằng phương pháp truyền thống và trên máy vi tính (computer) cần
phải phân loại công văn đến ra thành một số loại dựa vào tính chất của nội
dung công văn.
Nhìn chung, công văn đến của một cơ quan, đơn vị có thể chia ra thành
4 loại:
a) Loại nguyên tắc - công văn giấy tờ thuộc nguyên tắc, chế độ, quy
định của Nhà nước, của cơ quan cấp trên (Ký hiệu NT - Nguyên tắc).
b) Loại công việc - công văn giấy tờ, thư từ, đơn v.v… thuộc về công
việc phải giải quyết (Ký hiệu CVI - Công việc).
c) Loại tác nghiệp - chứng từ, hóa đơn, séc chuyển khoản, phiếu xuất
kho, nhập kho, phiếu thanh toán v.v… (nếu có) chuyển thẳng cho bộ phận
chuyên môn kế toán - tài vụ để họ làm việc trực tiếp với lãnh đạo và tổ chức
lưu trữ theo chuyên môn riêng.
d) Loại tham khảo - công văn, thông báo để biết, công văn tham khảo,
thư từ xã giao, tư liệu, sách báo (loại này không vào sổ, chuyển thẳng đối
tượng đã được quy định).
Việc phân loại công văn đến với mục đích tạo mã lưu trữ được thể hiện
qua lưu đồ sau:
LƯU ĐỒ PHÂN LOẠI CÔNG VĂN ĐẾN BÓC BÌ
GIẢI THÍCH LƯU ĐỒ PHÂN LOẠI CVDE
CHỮ TẮT
* Đ: điều kiện xảy ra đúng.
* S: điều kiện không xảy ra.
* ĐK 1: phù hợp chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị.
* ĐK 2: có giá trị lưu trữ văn thư hiện hành hay giá trị sử dụng thường
xuyên trong giai đoạn hiện hành.
* ĐK 3: có tính chất căn cứ giải quyết công việc.
* ĐK 4: có quy định quản lý riêng của ngành dọc.
* LOẠI 1: loại CVDE nguyên tắc, là những văn bản mang tính chỉ đạo,
mà dựa vào đó cơ quan đơn vị làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày.
* LOẠI 2: loại CVDE công việc, là những văn bản mà nội dung chứa
đựng công việc phải giải quyết của cơ quan, đơn vị và không có sự quản lý
thống nhẫt của ngành dọc.
* LOẠI 3: loại CVDE công việc nhưng có sự quản lý riêng, chặt chẽ của
ngành dọc.
* LOẠI 4: khác 3 loại trên, thường là các loại CVDE mang tính tham
khảo để biết, thư mời họp, thư từ giao dịch lặt vặt.
GIẢI THÍCH:
* CVDE được cán bộ văn thư phân thành loại không được bóc bì mà
chuyển thẳng đối tượng cần đọc và loa; bóc bì sẽ được phân loại tiếp dựa
vào nội dung của CVDE
* Đọc nhanh nội dung: thường chỉ cần đọc tên loại và trích yếu. Trường
hợp trích yếu không có hoặc chưa rõ để phân loại thì đọc lướt toàn văn.
* Xác định hệ thống từ khóa: có thể hiểu là việc xác định các từ thể hiện
ý chính của văn bản.
* Lọc qua ĐK 1 và ĐK 2:
- Nếu cả 2 ĐK này đồng xảy ra, thì CVDE là sẽ được tạo mã lưu tại các
bộ phận có liên quan.
- Ngược lại, chỉ cần 1 trong 2 điều kiện trên không xảy ra, thì CVDE là
loại 4 và không cần tạo mã lưu trữ tại văn thư.
* Lọc qua ĐK 3:
- Nếu CVDE nào đáp ứng ĐK 3 thì là CVDE loại nguyên tắc, cần tạo
mã lưu trữ tại bộ phận văn thư.
- Ngược lại, thì CVDE có thể là loại 2 hoặc loại 3.
* Lọc qua ĐK 4:
- Nếu CVDE không đáp ứng ĐK 3, thì là CVDE công việc, cần tạo mã
lưu trữ tai bộ phận văn thư.
- Ngược lại, CVDE đáp ứng ĐK 3, thì là CVDE tác nghiệp, không cần
tạo mã lưu trữ tại bộ phận văn thư, mà chuyển thẳng cho đối tượng lưu trữ
theo chuyên môn của ngành dọc (nếu văn thư có nhận loại CVDE này).
4. Đóng dấu đến và vào sổ sơ bộ, trình lãnh đạo.
a) Đóng dấu đến vào công văn:
- Đóng dấu đến vào công văn là để xác nhận công văn đó đã qua văn
thư. Qua dấu đến, có thể biết được công văn đó đến ngày nào, ai nhận công
văn đó, nếu công văn thất lạc, chậm trễ dễ tìm ra nguyên nhân.
- Dấu đến được đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu, trích yếu
của công văn hoặc khoảng trống giữa trích yếu của công văn và địa danh,
ngày tháng của công văn.
Mấu dấu đến
TÊN CƠ QUAN
CÔNG VĂN ĐẾN
Số: ………………/KH
Ngày: …………………
30mm x 50mm
b) Vào sổ sơ bộ (vào sổ tạm) trong trường hợp nhiều công văn:
- Để giúp cho việc nắm được thông tin cơ bản, ban đầu của công văn
đến và để tránh sự thất lạc công văn trong quá trình lãnh đạo xem xét cho ý
kiến giải quyết, văn thư cần vào sổ công văn đến một cách sơ bộ.
- Nội dung những thông tin cần nắm và ghi vào các cột của sổ là:
1. Tên công văn.
2. Số ký hiệu công văn, ngày tháng ký văn bản.
3. Nơi gởi (hay tác giả văn bản)..
4. Nội dung (T/Y).
5. Ngày trình.
c) Trình lãnh đạo:
- Lãnh đạo cho ý kiến giải quyết bằng bút phê của mình đối với loại
công văn thuộc công việc và giao trách nhiệm cho các phòng, ban chuyên
môn.
- Đối với công văn thuộc loại nguyên tắc thì thủ trưởng xem và văn thư
sẽ chuyển cho những người có trách nhiệm xem theo quy định của cơ quan,
đơn vị, rồi chuyển trả lại cho văn thư lưu. Trường hợp Thủ trưởng xét thấy
cần thiết phải phô-tô ra để cho các phòng, ban làm căn cứ giải quyết công
việc thì Thủ trưởng sẽ cho lệnh cụ thể.
- Đối với công văn chỉ có tính chất gởi để biết, để thông báo một việc
nào đó không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thì Thủ trưởng
ghi để biết. Loại này văn thư sau khi nhận trả lại không cần đăng ký vào sổ
tiếp.
- Thư từ mời họp, tuy có ý kiến chỉ đạo cho cá nhân đi họp của Thủ
trưởng, nhưng không cần vào sổ tiếp, văn thư gởi chuyển thẳng cho cá nhân
đó.
5. Vào sổ đăng ký công văn và chuyển giao công văn đến theo lệnh của Thủ trưởng
a) Phân loại công văn:
- Văn thư (thư ký) căn cứ vào bút phê của Thủ trưởng phân công văn
đến ra làm 3 loại (loại tác nghiệp do các bộ phận chuyên môn như kế toán -
tài vụ làm việc trực tiếp với lãnh đạo và tổ chức quản lý riêng, nên không cần
phải phân loại đăng ký vào sổ loại này).
+ Loại công văn đến thuộc nguyên tắc.
+ Loại công văn đến thuộc công việc.
+ Loại công văn đến để biết, tham khảo, thư mời họp v.v…
b) Đăng ký vào sổ và ghi số thứ tự trên dấu công văn đến, ghi ký hiệu phân loại trên công văn:
- Để thuận tiện cho việc sắp xếp bản lưu công văn, bảo quản và tra tìm,
mỗi loại công văn đến được đăng ký vào một sổ riêng hoặc vào một cơ sở dữ
liệu của ứng dụng QLVT chuyên dụng, nếu đăng ký trên máy vi tính (trừ loại
công văn đến để biết, tham khảo, thư mời họp v.v…). Như vậy, ta có 2 loại
sổ:
+ Sổ công văn đến thuộc nguyên tắc (văn bản quy phạm pháp luật, các
quy định, chế độ, thể lệ, tiểu chuẩn v.v…) đăng ký 1 sổ riêng.
+ Sổ công văn đến thuộc công việc (công văn, đề án, tờ trình, báo cáo,
thông báo, thư từ, fax, đơn từ, thư điện v.v…) đăng ký 1 sổ riêng.
Mấu số đăng ký công văn đến
Số
TT
Ngày
đến
CÔNG VĂN ĐẾN Ngày
trình
Lưu hồ
sơSỐ KH Ngày tháng Nơi gởi Nội dung
1 2 3 4 5 6 7 8
NGƯỜI GIẢI QUYẾT NGÀY TRẢ LỜI
Tên phòng, bộ
phận, người GQNgày nhận Chữ ký
Lệnh lãnh
đạo
Trả lời bằng
văn bảnGHI CHÚ
9 10 11 12 13 14
- Ghi số thứ tự trên dấu công văn đến.
Số thứ tự của từng loại công văn đến:
+ Công văn thuộc nguyên tắc (NT).
+ Công văn thuộc loại công việc (CVI) được ghi lên dấu công văn đến
sau khi đăng ký các công văn ấy vào sổ. Số thứ tự đăng ký công văn đến
trong sổ công văn đến (NT, CVI) là số đến của công văn đến.
- Ghi ký hiệu phân loại trên công văn (mã lưu trữ - MLT).
Sau khi ghi số công văn đến trên dấu công văn từ số đăng ký trong sổ
đăng ký công văn của mỗi loại, văn thư (thư ký) ghi luôn ký hiệu phân loại của
công văn đến lên trên công văn ở góc phải phía trên.
+ Ký hiệu phân loại đối với công văn đến thuộc loại nguyên tắc.
CVDE - NT - NĂM………
SốX…/Tn
Ví dụ:
CVDE - NT - 1996
Số 15/T1
+ Ký hiệu phân loại đối với công văn đến thuộc loại công việc.
CVDE - CVI - NĂM
Sốx…/Tn
Ví dụ:
CVDE - CVI -1996
Số 38/T1
Ghi chú:
1. CVDE - Công văn đến.
2. NT - Nguyên tắc.
3. CVI - Công việc.
4. Sốx… - Số thứ tự đăng ký công văn đến ở sổ công văn, hoặc trên
máy.
- Số này đánh liên tục từ ngày 01-01 - 31-12 của năm hành chính.
Ví dụ: Ngày 01-01 của năm nhận được CVDE đầu tiên thì số thứ tự của
nó sẽ là 01. Ngày 31-12 nhận được CVDE cuối cùng thì ghi số của nó sẽ là
số cuối cùng trong 1 năm. Nếu số cuối cùng là 216 thì có nghĩa là cơ quan,
đơn vị đã nhận được 216 công văn đến về một loại (NT hoặc CVI) trong 1
năm.
5. Tn: - T là tập lưu công văn. Tùy theo số lượng công văn có thể chứa
đầy trong 1 tập mà đánh số tập. Mỗi tập là 1 cặp 3 dây hoặc là 1 cặp cứng để
hồ sơ có gáy rộng.
- n là số tập: Trong 1 năm công văn đến thuộc nguyên tắc, công việc
nhiều thì sẽ chia thành nhiều tập và đánh số liên tục cho các tập: tập 1, tập
2… tn.
6. Ký hiệu phân loại, số thứ tự đăng ký của công văn và số tập được
viết trên nhãn dán ở gáy cặp 3 dây hoặc viết trực tiếp trên gáy của cặp cứng
để hồ sơ.
7. Ký hiệu phân loại công văn đến sẽ là Mã Lưu trữ phục vụ cho tra tìm
tài liệu bằng sổ, bằng phích hoặc trên máy vi tính.
c) Lập bản lưu theo mã lưu trữ và bản lưu theo "cơ cấu tổ chức" (theo các phòng, ban nếu có thể):
- Sau khi đăng ký vào sổ ghi công văn đến (hoặc trên máy vi tính) (NT,
CVI), và ghi số công văn trên dấu công văn đến, ghi ký hiệu phân loại công
văn đến (mã lưu trữ), văn thư (thư ký) làm 2 việc:
+ Chuyển giao công văn đến thuộc loại nguyên tắc cho các đối tượng
được quy định xem và theo dõi nhận trả lại đúng quy định. Trường hợp có
lệnh phô-tô của Thủ trưởng thì văn thư (thư ký) phô-tô gởi và lưu luôn bản
công văn đến.
+ Đối với loại công văn đến về công việc, trước khi chuyển giao cho các
phòng, ban chuyên môn, các chuyên viên, văn thư (thư ký) phô-tô thêm 2
bản, 1 bản lưu văn thư, 1 bản lưu theo "cơ cấu tổ chức" - theo các phòng,
ban chuyên môn tại bộ phận văn thư để phục vụ cho tra tìm nhanh mỗi khi
Thủ trưởng, các phòng, ban chuyên môn vì lý do nào đấy cần gấp. Bản này
không cần xếp thứ tự mà văn thư (thư ký) chỉ cần bỏ vào bìa kẹp hồ sơ đựng
trong "rổ hồ sơ". Rổ này có 2 bìa kẹp với 2 màu khác nhau. Bìa màu đỏ dành
cho công văn đến. Bìa màu vàng (xanh) dùng cho công văn đi.
Trường hợp theo quy định của cơ quan, đơn vị chỉ cần gởi bản phô-tô
cho các phòng, ban thì văn thư (thư ký) lưu luôn bản công văn do nơi khác
gởi đến.
- Các bản lưu công văn đến thuộc loại nguyên tắc, thuộc loại công việc,
được văn thư (thư ký) lưu theo mã lưu trữ trong các cặp 3 dây hoặc cặp cứng
để hồ sơ nói trên và xếp các cặp này lên giá. (Xem sơ dồ Quy trình xử lý công
văn đến).
Lưu CVDE theo MLT được tổ chức như sau:
* Hướng sắp xếp trên giá (theo thói quen đọc sách của người Việt
Nam):
- Từ trái qua phải;
- Từ trên xuống dưới.
* Sắp xếp công văn trong một tập:
- Số thứ tự nhỏ nhất ở bìa sau;
- Số thứ tự lớn nhất ở bìa trước.
* Phương án tổ chức các tập lưu công văn đến:
+ Phương án 1: Loại - thời gian
- Công văn đến cùng loại sẽ được tập trung lại một khu vực sắp xếp.
Trong cùng một loại, các tập công văn sẽ được sắp xếp tuần tự theo thời gian
đến.
- Cách đánh số tập: Số tập được đánh liên tục trong cùng một loại.
- Minh họa:
MÔ HÌNH PHƯƠNG ÁN SẮP XẾP LOẠI - THỜI GIAN
+ Phương án 2: Thời gian Loại
- Công văn đến cùng một năm (năm đến) được tập trung lại với nhau.
- Trong cùng một năm đến, công văn được tập trung theo loại.
- Trong cùng một loại, các tập công văn được sắp xếp tuần tự theo số
thứ tự đến.
- Cách đánh số tập:
+ Số tập được đánh liên tục theo từng loại, trong cùng một năm đến.
+ Sang năm sau, lập lại cách đánh số trên,nghĩa là số tập được đánh
liên tục trong một loại, cùng một năm và gián đoạn theo từng năm.
- Minh họa:
MÔ HÌNH PHƯƠNG ÁN SẮP XẾP THỜI GIAN - LOẠI
d) Đăng ký công văn "Mật" và đăng ký đơn từ khiếu tố:
Đối với một số cơ quan có quy mô hoạt động lớn, phức tạp, có thể tổ
chức đăng ký loại công văn mật riêng và đăng ký các đơn từ khiếu tố riêng,
về nguyên tắc, thủ tục cũng giống như những nguyên tắc, thủ tục áp dụng xử
lý đối với công văn đến nói chung (xem phần xử lý công văn Mật).
D. XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI
1. Sự tạo thành công văn đi
Công văn di được cơ quan, đơn vị sản sinh ra trong quá trình thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của mình, trải qua các bước sau đây:
- Soạn thảo công văn:
+ Lãnh dạo ra mệnh lệnh (chỉ thị) trên cơ sở chủ quản hoặc do sáng
kiến các phòng, ban chuyên môn, các chuyên viên.
+ Văn phòng của lãnh đạo, các trợ lý, thư ký hoặc các phòng, ban
chuyên môn, các đơn vị trực thuộc được giao trách nhiệm dự thảo hoặc phối
hợp từng bộ phận dự thảo.
+ Trình lãnh đạo duyệt.
+ Nhân văn bản bằng các phương pháp khác nhau.
+ Chánh văn phòng, cố vấn pháp luật, các cán bộ chuyên môn kiểm tra
lại văn bản về mặt:
* Nội dung;
* Pháp lý;
* Thể thức;
* Số bản được nhân ra.
+ Lãnh đạo ký.
2. Văn phòng, phòng Hành chính (văn thư, thư kỷ) tổ chức gởi công văn đi
Việc tổ chức gởi công văn đi thường được thực hiện trong 2 trường
hợp sau đây:
Trường hợp 1:
Các cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp nhỏ, văn phòng lãnh đạo kiêm
luôn văn phòng của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp thì việc tổ chức gởi
công văn đi thường bao gồm một số nội dung chính:
- Kiểm soát lại công văn trước khi gởi.
+ Tên và địa chỉ người nhận trên văn bản.
+ Các yếu tố (thể thức) của văn bản.
+ Sự đầy đủ của các văn bản gởi kèm theo.
- Cho số, đóng dấu.
- Vào sổ công văn đi (sẽ trình bày sau).
- Lưu văn phòng.
+ Văn phòng lưu 02 bản (1 bản lưu theo số thứ tự đăng ký, 1 bản lưu
theo "cơ cấu tổ chức" - theo các phòng, ban chuyên môn, các bộ phận đã
soạn thảo ra chúng).
- Chuyển cho các phòng ban chuyên môn, các bộ phận đã soạn thảo
văn bản 1 bản để lưu vào hồ sơ công việc.
- Vào sổ và gởi công văn đi theo bưu điện, hoặc gởi qua liên lạc.
Trường hợp 2:
Các cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp lớn có tổ chức văn phòng lãnh
đạo riêng, phòng hành chính quản trị riêng, việc chuyển công văn đi thường
bao gồm một số nội dung chính:
a) Văn phòng lãnh đạo:
- Kiểm tra công văn thuộc phần việc văn phòng chịu trách nhiệm:
+ Kiểm soát các yếu tố (thể thức) của một văn bản.
+ Tên và địa chỉ của người nhận.
+ Các văn bản đính kèm.
- Trình lãnh đạo duyệt.
- Vào sổ chuyển (sổ này chỉ gồm một số thông tin cơ bản) chuyển cho
ban văn thư của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp.
Mầu sổ chuyển công văn cho ban văn thư của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp v.v…
Số
TT
Ngày tháng
chuyển
T/Y công
vănNơi nhận
Người nhận
(VT)Ký
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
b) Ban văn thư của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp:
- Kiểm tra lại công văn về thể thức, số bản.
- Cho số, đóng dấu.
- Đăng ký vào sổ đi.
- Làm thủ tục chuyển công văn đi bưu điện.
- Gởi trả lại cho văn phòng lãnh đạo 02 bản, cho phòng, ban chuyên
môn, chuyên viên soạn thảo 1 bản để lưu.
* Ghi chú:
Đối với các văn bản theo sự phân công các phòng, ban chuyên môn,
các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm soạn thảo, trình lãnh đạo ký, xin con
dấu của văn thư, tự phát hành thì sau khi đóng dấu, giữ lại 2 bản lưu (1 bản
lưu theo số thứ tự đăng ký, 1 bản full theo "cơ cấu tổ chức" - theo các phòng
ban, đơn vị trực thuộc), bản văn thư trả lại cho các phòng, ban, các đơn vị
trực thuộc, không phải làm các thủ tục phát hành. Mô hình này hiện được áp
dụng phổ biến, nhất là ở các tổ chức kinh tế nhờ sự trợ giúp của các phương
tiện kỹ thuật hiện đại như máy vi tính, máy phô-tô. Mô hình này bảo đảm tính
năng động, nhanh nhạy, không bị ách tắc ở nấc trung gian, nhưng bản văn
thư của cơ quan, đơn vị giữ dấu vẫn phải thực hiện nguyên tắc truyền thống
là đã đóng dấu là phải giữ bản lưu, nhất là đối với các hợp đồng kinh tế, các
khế ước v.v…
3. Vào sổ đăng ký công văn đi và chuyển công văn đi bưu điện (hoặc chuyển trực tiếp qua liên lạc)
a) Phân loại công văn đi:
- Công văn đi của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp có nhiều loại khác
nhau do phản ảnh kết quả hoạt dộng khác nhau: có loại quan trọng thuộc về
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành; có loại thể hiện quá trình giải quyết
công việc; có loại là những hợp đồng khế ước; có loại chỉ thể hiện mối quan
hệ, giao tiếp về mặt xã hội v.v…
- Văn thư có thể chia công văn đi của cơ quan, đơn vị ra 4 loại như sau
để tiện cho việc quản lý, tra tìm, bảo quản:
+ Loại quan trọng bao gồm các văn bản như: quyết định, kế hoạch,
chương trình, đề án, tờ trình, báo cáo, văn bản xin ý kiến thỉnh thị cấp trên,
chỉ đạo cấp dưới.
+ Loại công việc bao gồm những văn bản được hình thành trong quá
trình giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
+ Loại hợp đồng (phân thành một loại riêng nếu có nhiều).
+ Loại công văn, thư từ có tính chất xã giao, thư mời họp, thông báo để
biết v.v…
b) Đăng ký vào sổ công văn đi và ghi số thứ tự trên số ký hiệu công văn đi, ghi ký hiệu phân loại trên công văn đi (đối với các bản lưu công văn đi).
- Để thuận tiện sắp xếp các bản lưu công văn đi, giúp bảo quản, tra tìm,
mỗi loại công văn đi được đăng ký vào một sổ riêng hoặc vào một đĩa mềm
riêng (trừ loại công văn đi thuộc loại xã giao, giao dịch, để biết, thư mời
v.v…).
+ Loại công văn quan trọng đăng ký 1 sổ.
+ Loại công văn công việc đăng ký 1 sổ.
+ Loại hợp đồng đăng ký 1 sổ.
Mẫu sổ đăng ký công văn đi
Số ký
hiệu
Ngày
tháng
T/Y nội
dung
Nơi soạn
thảo
Người
ký
Nơi
nhận
Lưu
hồ sơ
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8
- Ghi số thứ tự vào sổ và ký hiệu của công văn đi (ở góc trái phía trên,
dưới tên cơ quan ra văn bản).
Số thứ tự của từng loại công văn đi:
+ Công văn loại quan trọng (QT),
+ Công văn loại công việc (CVI),
+ Công văn loại hợp đồng (HD),
được ghi vào ký hiệu phân loại (mã lưu trữ) của công văn (văn bản),
sau khi đăng ký các công văn (văn bản) ấy vào sổ. Số thứ tự đăng ký công
văn đi (QT, CVI. HD) chính là số của công văn đi.
- Ghi ký hiệu phân loại trên công văn đi lưu (mã lưu trữ).
Sau khi ghi số công văn đi từ sổ đăng ký công văn của mỗi loại, văn thư
(thư ký) ghi luôn ký hiệu phân loại của mỗi loại công văn đi lên trên công văn
đi lưu của loại ấy ở góc phải phía trên.
+ Ký hiệu phân loại đối với công văn di lưu thuộc loại quan trọng.
CVDI - QT - NĂM…
Sốx……/Tn
Ví dụ:
CVDI - QT - 1996
Số 39/T1
+ Ký hiệu phân loại đối với công văn đi lưu thuộc loại công việc.
CVDI - CVI - NĂM…
Sốx……/Tn
Ví dụ:
CVDI - CVI - 1996
Số 51/T1
+ Ký hiệu phân loại đối với công văn đi lưu thuộc loại hợp đồng (nếu
có).
CVDI - HD - NĂM…
Sốx……/Tn
Ví dụ:
CVDI - HD - 1996
Số 25/T1
Ghi chú:
1. CVDI - Công văn đi.
2. QT - Quan trọng.
3. CVI - Công việc.
4. HD: Hợp đồng.
5. Sốx… - Số thứ tự đăng ký công văn đi ở sổ công văn, hoặc trên máy.
- Nguyên tắc đánh số cũng giống như nguyên tắc đánh số thứ tự của
công văn đến.
6. Tn: - T là tập lưu công văn đi.
- Nguyên tắc đánh số cũng giống như nguyên tắc đã áp dụng trong
đánh số tập của công văn đến lưu.
7. Ký hiệu phân loại, số thứ tự đăng ký của công văn đi và số tập được
viết trên nhãn dán ở gáy cặp 3 dây hoặc viết trực tiếp trên gáy của cặp cứng
để hồ sơ.
8. Ký hiệu phân loại công văn đi lưu sẽ là mã lưu trữ phục vụ tra tìm tài
liệu bằng sổ, bằng phích hoặc trên máy vi tính.
c) Lập bản lưu theo mã lưu trữ và bản lưu theo "cơ cấu tổ chức", theo các phòng, ban chuyên môn:
- Sau khi đăng ký vào sổ công văn đi hoặc đăng ký trên máy và ghi số
công văn đi vào số và ký hiệu của công văn đi, ghi ký hiệu phân loại cho công
văn đi lưu (mã lưu trữ), văn thư (thư ký) làm 3 việc:
+ Lập bản lưu công văn đi cho từng loại công văn di: công văn đi loại
quan trọng, công văn đi loại công việc, công văn đi loại hợp đồng.
Các bản lưu này được lưu theo số thứ tự đăng ký của mỗi loại trong
các cặp 3 dây hoặc cặp cứng để hồ sơ nói trên và xếp các cặp này lên giá
theo H2 - Quy trình xử lý công văn đi.
Đối với bản lưu công văn đi thứ hai của mỗi loại, văn thư (thư ký) lại bỏ
vào tờ bìa màu vàng trong "rổ để hồ sơ" theo tên các phòng, ban chuyên môn
như đã xử lý đối với công văn đến.
+ Chuyển 1 bản công văn di cho các phòng, ban chuyên môn đã soạn
thảo ra văn bản, để lưu ở phần hồ sơ công việc.
+ Làm thủ tục gởi công văn đi bưu điện hoặc chuyển trực tiếp thông
qua liên lạc.
d) Làm thủ tục gởi công văn đi bưu điện hoặc chuyển trực tiếp:
- Làm bì đựng công văn:
Bì dựng công văn có thể dùng nhiều loại khác nhau, nhưng to nhất
cũng không quá kích thước do bưu điện quy định, Bì công văn nên làm bằng
loại giấy bền, dày để không thể nhìn thấy chữ bên trong công văn. Bì công
văn phải ghi đầy đủ tên cơ quan, ghi số, ký hiệu của từng công văn trong bì
ngay dưới tên cơ quan. Địa chỉ nơi nhận phải ghi đầy đủ, rõ ràng, không viết
tắt (trừ trường hợp phải giữ bí mật địa điểm). Bất kỳ công văn gởi cho cấp
nào, cơ quan hay cá nhân, đều phải đề "Kính gởi »…
Mẫu bì công văn
TÊN CƠ QUAN
Địa chỉ cơ quan
Điện thoại:……
Số…… /KH……
Kính gởi:
……………………………
- Cho công văn vào bì:
Sau khi viết bì xong, kiểm tra lần cuối số ghi ngoài bì với số công văn,
nơi nhận ghi trong công văn và nơi nhận ghi ngoài bì để tránh bỏ nhầm công
văn của cơ quan này vào bì của cơ quan khác. Gấp công văn cho vào bì và
dán lại, lưu ý không để hồ dính vào công văn.
- Vào sổ chuyển công văn qua bưu điện hoặc đến cơ quan, đơn vị:
Công văn đã ký phải được gởi ngay trong ngày. Trước khi gởi công
văn, phải vào sổ chuyển công văn đi bưu điện hoặc gởi đến cho các cơ quan,
đơn vị. Người nhận công văn của bưu điện hoặc của cơ quan, đơn vị (nếu gởi
trực tiếp) phải ký vào sổ.
Mẫu sổ chuyển công văn đi bưu điện hoặc đến cơ quan, đơn vị
Ngày
tháng
Số ký hiệu công văn
hoặc phiếu gởi
Số lượng bì
công văn
Nơi nhận công
văn
Ký nhận và
đóng dấu
1 2 3 4 5
D. XỬ LÝ CÔNG VĂN MẬT
1. Chế độ chuyển giao công văn mật
- Sổ đăng ký công văn mật đến có nội dung cơ bản như sổ đăng ký
công văn thường, chỉ thêm cột "mức độ mật" sau cột "trích yếu".
- Đối với những công văn "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có Thủ trưởng cơ
quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý. Đối với những công văn
"mật", "tối mật", "tuyệt mật", do Thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm cho Chánh văn
phòng hoặc phó văn phòng, trưởng hoặc phó phòng hành chính quản lý thì
chỉ có người được giao quản lý mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký công
văn mật.
- Sổ công văn mật đi cũng tương tự như sổ đăng ký công văn đi, nhưng
thêm một cột ghi "mức độ mật" sau cột "trích yếu".
- Công văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc", ngoài việc đóng
dấu này vào công văn, còn phải đóng dấu đó lên bì ngoài. Riêng công văn
"mật", "tối mật", "tuyệt mật", người chịu trách nhiệm làm thủ tục gởi công văn
đóng dấu, ghi số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật”, "tối mật”, "tuyệt mật"
lên công văn, lên bì trong, rồi chuyển cho văn thư (thư ký) làm thủ tục gởi đi
như công văn bình thường (làm thêm bì ngoài). Bì ngoài chỉ ghi số hiệu công
văn, nơi gởi, nơi nhận, không đóng dấu mức độ mật.
2. Chế độ giải quyết và bảo quản công văn mật
- Chỉ được phổ biến công văn trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có
trách nhiệm thi hành.
- Không được mang tài liệu, văn kiện mật về nhà riêng.
- Khi cán bộ đi công tác xa, không được mang tài liệu, công văn mật
không liên quan đến công tác được giao.
- Trong khi giải quyết công việc, không được ghi chép những điều bí
mật vào giấy hoặc vào sổ tay chưa được cơ quan quản lý vào sổ và đánh số.
Sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng xem như tài liệu, công văn mật
và được bảo quản như tài liệu mật.
- Phải có hòm, tủ có khóa chắc chắn để bảo quản công văn tài liệu mật.
E. KHAI THÁC SỬ DỤNG CÔNG VĂN ĐẾN VÀ CÔNG VĂN ĐI LƯU Ở VĂN PHÒNG (BAN VĂN THƯ)
1. Sắp xếp các tập lưu công văn đến và công văn đi trên giá
- Sau khi xử lý xong công văn đến và công văn đi ở bộ phận văn thư
(thư ký), văn thư (thư ký) sắp xếp các tập công văn lưu đến và đi lên trên giá.
- Nguyên tắc sắp xếp các tập lưu công văn đến và đi là xếp từ trái qua
phải, từ trên xuống dưới. Các tập lưu công văn đến và đi của mỗi năm được
xếp riêng bởi các vách ngăii có chỉ dẫn năm hoặc từ năm… đến năm… để dễ
tra tìm và đưa hồ sơ lưu trả lại đúng vị trí sau khi đã khai thác sử dụng.
Mẫu giá để các tập lưu công văn đến và công văn đi
2. Các phương pháp phục vụ tra tìm tài liệu
a) Ý nghĩa của việc khai thác sử dụng các tập lưu công văn đến và đi:
- Các tập lưu công văn đến và công văn đi (nhất là công văn đến)
không phải chỉ phục vụ cho việc bảo quản, tra tìm đối chiếu, mà còn có tác
dụng phục vụ cho việc khai thác sử dụng một cách tổng hợp của lãnh đạo,
của các phòng, ban chuyên môn khác nhau khi cần những tài liệu liên quan
đến công việc của mình.
- Bộ phận văn thư (thư ký) làm tốt công việc tổ chức lưu công văn đến
và công văn đi (nhất là công văn đến từ xưa tới nay rất khó quản lý, thường bị
thất lạc do phải luân chuyển qua nhiều phòng, ban, chuyên viên xử lý, khi cần
tra tìm rất khó khăn, thậm chí mất, phải sưu tầm ở ngay cơ quan phát hành
hay cơ quan, đơn vị khác) nhờ áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại như
máy photocopy thì có thể nói bộ phận văn thư (thư ký) trở thành một trong
những trung tâm tư liệu phục vụ đắc lực, có hiệu quả cho lãnh dạo, cho các
phòng, ban chức năng, cho các chuyên viên. Trong điều kiện kinh tế thị
trường hiện nay, thì việc có được những thông tin chính xác, nhanh, kịp thời
là có thể góp phần thắng lợi trong quản lý, trong sản xuất - kinh doanh.
b) Các phương pháp tra tìm phổ biến hiện nay có thể áp dụng phù hợp
với hoàn cảnh thực tế của mỗi cơ quan, đơn vị, nhất là các tổ chức kinh tế:
- Tra tìm trực tiếp qua các sổ đăng ký công văn đến và công văn đi
trong trường hợp số lượng công văn giấy tờ đến và đi không lớn, không phức
tạp.
- Tra tìm bằng phích (thẻ) trong trường hợp số lượng tài liệu nhiều,
phức tạp, khi chưa có điều kiện sử dụng máy vi tính (Computer).
- Tra tìm trên máy vi tính (Computer) khi cơ quan, đơn vị đã sử dụng
máy để đăng ký công văn đến và công văn đi).
3. Phương pháp tra tìm bằng phích (thẻ) công văn đến và công văn đi trong các tập lưu công văn đến và đi
Việc phân loại công văn đến / công văn đi dựa vào tính chất công văn
lưu để tổ chức lưu công văn theo mã lưu trữ (MLT) không chỉ có giá trị lớn
cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ sau này dễ
dàng mà còn giúp cho công tác văn thư lưu và bảo quản tài liệu dễ dàng hơn
so với các phương pháp khác.
Tuy nhiên để tra tìm được công văn lưu trên giá được sắp xếp theo
MLT một cách dễ dàng, chính xác, đầy đủ đòi hỏi phải sử dụng phương tiện
tra cứu.
Phương tiện tra cứu thủ công phổ biến nhất hiện nay là hệ thống mục
lục bằng thẻ.
a) Khái niệm
Mục lục tài liệu là phương tiện tra cứu tài liệu. Nó phản ánh toàn bộ nội
dung tái liệu thông qua nhiều khía cạnh khác nhau theo một hệ thống nhất
định.
Đối với văn bản, các khía cạnh được phản ánh là: tác giả, chủ đề,
người ký, tên loại, trích yếu nội dung, thời gian ban hành, chú thích số tờ, sao
y, trạng thái vật lý của văn bản v.v… đồng thời chỉ rõ vị trí của từng văn bản
thông qua MLT.
b) Các quy tắc sắp xếp chung để tổ chức hệ thống mục lục (HTML)
- Quy tắc chữ cái:
Trật tự ưu tiên trong sắp xếp giảm dần từ chữ cái đầu tiên đến chữ cái
cuối cùng của yếu tố thông tin trong phiếu mục lục (PML) được chọn để sắp
xếp, dựa vào hệ thống vần mẫu tự.
- Quy tắc dấu thanh:
Trật tự ưu tiên trong sắp xếp giảm dần theo trình tự dấu thanh: ngang
(không dấu), huyền (), hỏi (?), ngã (i, sắc í), nặng (.); nếu trật tự và số lượng
chữ cái của yếu tố thông tin được chọn để sắp xếp hoàn toàn trùng nhau.
- Quy tắc cập nhật:
Trật tự Ưu tiên trong sắp xếp càng giảm, nếu thời gian tính của yếu tố
thông tin được chọn để sắp xếp càng giảm.
- Quy tắc trình tự logic thời gian:
Trật tự ưu tiên trong sắp xếp càng giảm, nếu thời gian tính của yếu tố
thông tin được chọn để sắp xếp càng tăng.
- Ví dụ tổng hợp:
* Danh sách người ký văn bản trước khi áp dụng các quy tắc sắp xếp:
Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/1999
Nguyễn Ngọc Hai
Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/2000
Lê Long Hồ
Hoàng Ngọc Phách
* Danh sách người ký văn bản sau khi áp dụng các quy tắc sắp xếp:
+ Trường hợp 1: Sắp xếp theo quy tắc Họ - Tên đệm - Tên riêng và áp
dụng quy tắc cập nhật cho ngày ký (chữ cái đầu tiên nằm trong họ).
Hoàng Ngọc Phách
Lê Long Hồ
Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/2000
Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/1999
Nguyễn Ngọc Hai
+ Trường hợp 2: sắp xếp theo quy tắc Tên riêng - Họ - Tên đệm và áp
dụng quy tắc trình tự logic thời gian cho ngày ký (chữ cái đầu tiên nằm trong
tên riêng).
Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/1999
Nguyễn Ngọc Hai ký ngày 10/03/2000
Nguyễn Ngọc Hai
Lê Long Hồ
Hoàng Ngọc Phách
c) Cơ cấu tổ chức chung
Bất kỳ một hệ thống mục lục bằng thẻ nào cũng có ba phần chủ yếu:
- Phiếu mục lục: là dơn vị cơ sở để tổ chức HTML. Trên đó phải ghi
nhận đầy đủ hai loại thông tin: thông tin nhận dạng và thông tin chỉ chỗ.
Đối với văn bản, thông tin nhận dạng bao gồm những yếu tố thông tin
thể hiện trên văn bản, văn thư mô tả lại trên phiếu giúp người tra tìm dễ dàng
nhận dạng ra văn bản chính thức dù chưa trực tiếp tiếp xúc, thông tin chí chỗ
chủ yếu là mã lưu trữ.
- Phiếu tiêu đề: còn gọi là thẻ chỉ dẫn. Trên tai rìa ghi nhận thông tin
chung nhất của một tập hợp phiếu mục lục.
Phiếu tiêu đề có nhiều cấp: sự phân cấp tùy thuộc vào số lượng phiếu
mục lục ứng với tiêu đề cấp con đủ nhiều để xây dựng một phiếu tiêu đề cấp
con tương ứng.
- Nhăn ô kéo: Liệt kê các thông tin ghi trên các PTĐ cấp 1.
d) Các loại mục lục văn bản thông dụng
d1. Mục lục tác giả
d1.1. Khái niệm: Tác giả văn bản thường là cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản chịu trách nhiệm chung đối với nội dung cũng như thể thức văn bản.
Tên tác giả thường ghi phía trên, góc trái (phía dưới tên cơ quan chủ quản
nếu có).
Ủy ban nhân dân
Thành phố Hồ Chí Minh
TRƯỜNG CÁN BỘ Tác giả
Minh họa nơi góc trái phía trên văn bản của Trường Cán bộ Thành phố
Hồ Chí Minh.
d1.2. Mục đích: Nhằm phản ánh toàn bộ nội dung văn bản trên giá theo
khía cạnh chủ yếu là tác giả. Nói cách khác nhằm tập hợp tất cả các văn bản
cùng một tác giả lại với nhau và sắp xếp theo một hệ thống nhất định để tiện
tra cứu văn bản khi biết chính xác tên tác giả.
d1.3. Mô tả phiếu mục lục tác giả:
Mã lưu trữ
TÊN TÁC GIẢ
Họ tên người ký
Chủ đề
Tên loại văn bản, số và ký hiệu,
ngày ký văn bản:
Trích yếu nội dung
Số tờ
[Chú thích]
12,5cm x 7,5cm
Chú ý:
- Các yếu tố trong [ ] có thể có hoặc không.
- Các yếu tố do văn thư tự ghi vào phiếu mục lục (không có trên văn
bản chính thức) để làm rõ hơn thông tin nhận dạng văn bản 1 được ghi trong
dấu [ ].
- Mục chú thích:
* Về bản sao y.
* Về tên tác giả; tên trước đây (nếu tên thay đổi).
* Về người ký: chức vụ, về những người ký khác.
* Về trạng thái vật lý: chất lượng giấy, tình trạng.
Nói chung, khi mô tả phiếu mục lục phải chú ý làm rõ thông tin nhận
dạng văn bản về nội dung cũng như hình thức.
d1.4. Cách tổ chức MLTG:
+ Tổ chức phiếu MLTG:
- Áp dụng quy tắc chữ cái và quy tắc dấu thanh cho tên tác giả (tên ở
dạng thức làm rõ tên gọi nhất).
- Cùng tác giả thì áp dụng thêm quy tắc cập nhật cho thời gian ban
hành.
- Cùng tác giả, cùng thời gian ban hành thì áp dụng thêm quy tắc chữ
cái và quy tắc dấu thanh cho tên loại văn bản. (Nếu văn bản không tên thì gọi
là "công văn").
- Cùng tác giả, cùng thời gian ban hành, cùng tên gọi văn bản thì áp
dụng quy tắc tính cập nhật để sắp xếp theo số ký hiệu văn bản.
+ Tổ chức phiếu tiêu đề cho MLTG:
- Xây dựng các phiếu tiêu đề cho từng phân đoạn chữ cái đầu tiên hoặc
cho các chữ cái đầu tiên có số lượng phiếu MLTG tương ứng đủ nhiều.
- Có thể xây dựng các phiếu tiêu đề cấp thấp hơn (cấp 2, cấp 3) cho
tập hợp chữ cái giống nhau trong tên tác giả hoặc cho chính tên tác giả có số
lượng phiếu MLTG tương ứng đủ nhiều.
- Xây dựng các phiếu tiêu đề cho khoảng thời gian tương ứng.
Chú ý:
- Màu sắc các phiếu tiêu đề khác cấp nên cho khác nhau.
- Vị trí tại rìa phiếu tiêu đề cùng cấp thẳng hàng trên ô kéo. Khác cấp tai
rìa sẽ lệch sang vị trí khác.
d1.5. Cách tra tìm:
Thực hiện tra tìm văn bản dựa vào MLTG như sau:
- Đầu tiên ta phải xác định yêu cầu tìm tin: biết chính xác tên tác giả văn
bản muốn tìm; nếu biết thêm khoảng thời gian hoặc tên loại văn bản thì khả
năng tra tìm được văn bản càng nhanh.
- Đôi chiếu yêu cầu tìm tin với các yếu tố thông tin nhận dạng trên phiếu
MLTG. Nếu thông tin nhận dạng phù hợp với yêu cầu tìm tin thì ghi nhận lại
mã lưu trữ tương ứng.
- Cuối cùng, đến hệ thống lưu văn bản trên giá kệ, lấy văn bản có mã
lưu trữ đã ghi được
d2. Mục lục người ký
d2.1. Khái niệm: Người ký là họ tên của người có thẩm quyền ký văn
bản, chịu trách nhiệm trực tiếp nội dung văn bản. Thường ghi ở góc phải phía
dưới nội dung văn bản.
d2.2. Mục đích: Tương tự MLTG.
d2.3. Mô tả phiếu mục lục người ký: Tương tự phiếu MLTG, chỉ khác
tiêu đề của phiếu MLNK là họ tên người ký.
NGƯỜI KÝ
Tác giả
Chủ đề
d.2.4. Cách tổ chức: Tương tự mục lục tác giả.
Ghi chú: Tùy theo yêu cầu tìm tin ở cơ quan, đơn vị:
- Mục lục người ký có thể được tổ chức hoặc không.
- Nếu có thì chỉ tổ chức cho người ký thường xuyên được yêu cầu hoặc
người ký có vị trí quan trọng trong xã hội.
d2.5. Cách tra tìm: Tương tự MLTG.
d3. Mục lục chủ đề
d3.1. Khái niệm: Chủ đề văn bản là vấn đề đặc trưng mà nội dung tài
liệu đề cập tới hoặc là một nghiệp vụ nhất định thuộc về chức năng nhiệm vụ
chủ yếu của cơ quan, đơn vị.
* Cách xác định chủ đề:
1. Chủ đề được sử dụng phải đơn giản, dễ hiểu, thông dụng trong cơ
quan và phải chính xác với thuật ngữ chuyên môn.
2. Chủ dề nên là danh từ hơn là những từ loại khác.
Ví dụ: Thông báo về đăng ký quản lý kinh doanh ăn uống trong Căn tin
ở các trường học, nếu gửi về Trường học là Công văn công việc của Phòng
Hành chính Quản trị chủ đề: Công tác quản trị, nhưng tại Phòng Kinh tế quận
thì chủ đề Quản lý kinh doah ăn uống.
d3.2. Mục đích: Tương tự các mục lục trên.
d3.3. Mô tả: Phiếu MLCĐ tương tự MLTG, chỉ khác tiêu đề phiếu MLCĐ
là chủ đề văn bản.
NGƯỜI KÝ
Tác giả
Chủ đề
d3.4. Cách tổ chức mục lục chủ đề (MLCĐ):
Bước 1: Xây dựng danh mục chủ đề.
- Danh mục chủ đề là hệ thống các chủ đề chính với thuật ngữ được
xây dựng phù hợp với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Danh mục chủ đề có
thể được mở rộng bằng cách thêm vào các chủ đề chính khác hoặc trong một
chủ đề chính có thể chia nhỏ thành những chủ đề phụ. Nếu cần có thể tiếp
tục chia nhỏ nữa. Thực tế mức độ phân cấp chủ đề hoàn toàn phụ thuộc vào
khối lượng văn bản tương ứng có đủ nhiều hay không; Thông thường ta chỉ
nên phân cấp chủ đề ở mức dộ cấp 1, cấp 2 là vừa.
- Chủ đề "Tổng loại" là chủ đề chính không thể thiếu được trong danh
mục chủ đề, nhằm tổng hợp các phiếu mục lục chủ đề đối với các chủ đề đơn
lẻ. Cho đến khi văn bản cùng một chủ đề nào đó có số lượng đủ nhiều có thể
tách riêng thành một chủ đề chính khác, ta sẽ phát triển danh mục chủ đề
bằng cách thêm chủ đề chính này vào danh mục chủ đề.
- Danh mục chủ đề sẽ được sắp xếp theo quy tắc chữ cái (QTCC) đối
với các chủ đề chính cũng như các chủ đề phụ (tương ứng với chủ đề chính)
hoặc sắp xếp theo một trật tự hợp lý nào đó với mỗi chủ đề đã được ký hiệu
hóa thích hợp.
Ví dụ:
Cách 1: Áp dụng QTCC đối với tên chủ đề:
- Bảo hiểm:
Bảo hiểm xã hội.
Bảo hiểm y tế.
- Báo cáo:
Báo cáo định kỳ.
Báo cáo đột xuất.
- Kinh phí, quản lý tài sản.
- Tổng loại.
- Xây dựng cơ bản.
Cách 2: Ký hiệu hóa các chủ đề rồi sắp xếp theo thứ tự phát sinh chủ
đề mới:
Danh mục chủ dề lúc đầu:
A- Tổng loại
B- Công tác quản trị HCVP
C- Kinh phí, quản lý tài sản
D- Tổ chức, cán bộ
Danh mục chủ đề sau khi phát triển
thêm:
A- Tổng loại
B- Công tác quản trị HCVP
C- Kinh phí, quản lý tài sản
D- Tổ chức, cán bộ
Các chủ đề phụ phát triển thềm:
D1- Sử dụng, tuyển dụng
D2- Khen thưởng, kỷ luật
D3- Nâng bậc, nâng ngạch
D4- Đào tạo, bồi dưỡng
Chủ đề chính mới phát sinh: E- Xây dựng cơ bản
Bước 2- Tổ chức sắp xếp mục lục chủ để:
- Xây dựng hệ thống phiếu tiêu đề trên cơ sở danh mục chủ đề.
- Dưới mỗi PTĐ, tập hợp các phiếu MLCĐ tương ứng và sắp xếp chúng
theo quy tắc cập nhật.
- Riêng PTĐ "Tổng loại", các phiếu MLCĐ được sắp xếp theo QTCC đối
với chủ đề ghi trên dó. Trong cùng một chủ đề sẽ xếp theo quy tắc thích hợp
nhất. (Cách xếp này sẽ giúp ta tập hợp nhanh các phiếu MLCĐ có cùng chủ
đề, để tách chúng ra thành chủ đề chính phát sinh khi có số lượng MLCĐ đủ
nhiều).
d3.5. Cách tra tìm mục lục chủ đề:
Yêu cầu tìm tin
- Xác định chủ đề tài liệu muốn tìm.
- Khoảng thời gian ban hành.
- Các chi tiết liên quan khác.
Đốì chiếu yêu cầu tìm tin với các chủ đề ghi trên phiếu tiêu đề.
Chủ đề của yêu cầu tìm tin tương đương với các chủ đề ghi trên phiếu tiêu
đề.
Tra tìm các phiếu mục lục có các thông tin nhận dạng phù hợp yêu cầu tìm
tin.
Ghi lại MLT Đến hệ thống lưu văn bản, lấy văn bản có mã lưu trữ
tương ứng.
Chú ý:
1. Mục lục chủ đề là mục lục bằng thẻ không thể thiếu nên cơ quan,
đơn vị cần xây dựng hệ thống mục lục bằng thẻ để tra tìm công văn.
2. Nếu bộ máy tra cứu tồn tại ba loại mục lục: Tác giả, người ký, chủ
đề, thì việc tra tìm văn bản bằng Mục lục chủ đề nên sử dụng khi người tìm tin
không biết chính xác tên tác giả, người ký văn bản hoặc họ muốn tìm một tập
hợp đầy đủ văn bản cùng phản ánh một chủ đề.
4. Ứng dụng Tin học trong giai đoạn 1- Quản lý hồ sơ tài liệu theo vòng đời (Xem phụ lục 1)
GIAI ĐOẠN II - QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH KHAI THÁC, XỬ LÝ
A. ĐẶC ĐIỂM
Đặc điểm của giai đoạn này là việc quản lý chỉ bắt đầu khi công văn
giấy tờ được chuyển đến các phòng, ban chuyên môn, đến tận bàn làm việc
của từng chuyên viên, cán bộ phụ trách các phần việc.
B. NHỮNG QUY TẮC CƠ BẢN CỦA VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH XỬ LÝ,KHAI THÁC
1. Quản lý hồ sơ tài liệu phải gắn liền với yêu cầu xử lý, khai thác, sử
dụng hồ sơ tài liệu của các phòng, ban chuyên môn, của các chuyên viên.
2. Sắp xếp hồ sơ tài liệu ngay tại nơi làm việc của cán bộ phụ trách, các
chuyên viên, nhân viên thừa hành.
3. Phải tuân theo các quy tắc quản lý hồ sơ tài liệu của từng cơ quan,
đơn vị:
Có thể tóm tắt mấy quy tắc cơ bản mà các cơ quan, đơn vị đề ra là:
a) Cán bộ, nhân viên phải quản lý hồ sơ tài liệu của mình.
b) Hồ sơ tài liệu phải được phân ra thành các loại: Hồ sơ nguyên tắc,
hồ sơ công việc, hồ sơ linh tinh.
c) Việc sắp xếp hồ sơ phải tuân theo những phương pháp nhất định do
cơ quan, đơn vị lựa chọn (lưu ý đến việc áp dụng linh hoạt cách sắp xếp hồ
sơ tài liệu theo truyền thống của cán bộ phụ trách, các chuyên viên và nhân
viên).
d) Phải có sự hỗ trợ giữa các nhóm nhân viên trong việc quản lý hồ sơ
tài liệu.
C. CÁC LOẠI HỒ SƠ TÀI LIỆU THƯỜNG ĐƯỢC HÌNH THÀNH TRONG GIAI ĐOẠN XỬ LÝ, KHAI THÁC SỬ DỤNG
1. Hồ sơ tác nghiệp
a) Hồ sơ tác nghiệp là hồ sơ giấy tờ thuộc các khâu nghiệp vụ cụ thể
như: Thống kê, Kế toán - tài vụ, Lao động tiền lương v.v…
b) Cách sắp xếp phụ thuộc vào yêu cầu tác nghiệp riêng của mỗi loại.
Ví dụ: theo số của các chứng từ, hóa đơn, hợp đồng, biểu mẫu hoặc theo
từng loại mộc thu, chi v.v…
2. Hồ sơ công việc
a) Cơ sở lập hồ sơ công việc là tất cả các công văn, giấy tờ liên quan
đến một vụ việc cần giải quyết được tập hợp lại và đưa vào một tờ bìa riêng
hoặc một cặp riêng.
b) Các công văn, giấy tờ trong một hồ sơ sau khi công việc đã kết thúc,
được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Trình tự đó thể hiện quá trình giải
quyết công việc. Những công văn giấy tờ nào không liên quan được loại bỏ.
Sau đó, người cán bộ, nhân viên tự đánh số thứ tự cố định vị trí sắp xếp công
văn, tài liệu trong hồ sơ và làm mục lục thống kê những loại công văn, tài liệu
quan trọng, cơ bản. (Mục lục này có thể viết ngay vào mặt trong của tờ bìa
hoặc viết thành tờ giấy riêng kẹp vào hồ sơ).
c) Sắp xếp hồ sơ công việc theo thứ tự công việc cần giải quyết trong
năm của cán bộ phụ trách, chuyên viên, nhân viên hoặc theo vần chữ cái tên
các vấn đề.
3. Hồ sơ nguyên tắc
a) Công văn, tài liệu thuộc loại nguyên tắc:
Phần đăng ký công văn đến và đi đã phân chia ra làm hai loại: Loại
nguyên tắc và quan trọng, loại công việc. Loại nguyên tắc và quan trọng là
những loại văn bản như các quyết định, chỉ thị, thông tư, đề án, tờ trình, báo
cáo, văn bản thỉnh thị cấp trên, chỉ đạo cấp dưới do cơ quan nhận được hay
làm ra.
b) Lập hồ sơ nguyên tắc:
Cán bộ phụ trách, các chuyên viên trong quá trình thực hiện chức trách
được giao đều phải lập hồ sơ nguyên tắc để làm cơ sở cho việc giải quyết
công việc của mình một cách đúng đường lối, chủ trương, chính sách và luật
lệ của Nhà nước, của ngành, địa phương. Hồ sơ nguyên tắc bao gồm tất cả
các văn bản như: Luật lệ, chính sách, văn bản pháp quy, văn bản của cơ
quan, đơn vị quy định về một vấn đề nào đó.
Các quy tắc phải tuân theo khi lập và quản lý hồ sơ nguyên tắc:
- Các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc được thống kê theo thứ tự thời
gian ban hành.
- Phải luôn bổ sung các văn bản quy định mới.
- Phải kịp thời loại bỏ các văn bản đã hết hiệu lực.
- Hồ sơ nguyên tắc của từng cán bộ phụ trách, của từng chuyên viên
không phải nộp vào lưu trữ trung tâm.
- Khi người cán bộ phụ trách, chuyên viên chuyển công tác nơi khác
hoặc về hưu thì mới phải bàn giao cho phòng, ban chuyên môn của mình
hoặc người được phân công tiếp nhận.
4. Hồ sơ nhân sự
a) Lập hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ nhân sự do bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm lập. Hồ sơ
nhân sự bao gồm toàn bộ các giấy tờ liên quan đến một người kể từ khi nhận
công tác tại cơ quan cho đến khi chuyển đi nơi khác hoặc nghỉ hưu. Tất cả
các giấy tờ liên quan đến một người được cho vào 1 túi hồ sơ riêng, có đề tên
họ, đơn vị công tác của người đó.
b) Trách nhiệm của bộ phận quản lý nhân sự:
- Quản lý toàn bộ các giấy tờ liên quan đến một người.
- Tiếp tục bổ sung các giấy tờ liên quan đến một người, nếu có.
- Làm bản thống kê.
- Sắp xếp hồ sơ nhân sự theo vần chữ cái tên các phòng, ban và trong
mỗi phòng, ban lại sắp xếp theo vần chữ cái tên của từng cán bộ, nhân viên.
5. Tài liệu sách báo tham khảo
Tài liệu, sách báo, tư liệu tham khảo của cấp lãnh đạo nếu nhiều phải
có phương pháp tổ chức sắp xếp riêng. Có thể nói khái quát một số việc như
sau:
a) Phân loại tư liệu:
Ví dụ tư liệu phục vụ Giám đốc thường có 3 loại:
- Những tư liệu được xuất bản:
+ Báo chí
+ Tạp chí
+ Sách
- Những tư liệu thuộc nội bộ không xuất bản cồng khai:
+ Các luật lệ, chính sách lưu hành nội bộ.
+ Các bản tin do Thông tấn xã Việt Nam phát hành hàng tuần.
+ Các tư liệu tham khảo khác như các tập tài liệu dịch, các công trình
nghiên cứu khoa học, cải tiến kỹ thuật, các phát minh, sáng chế, các bản
hướng dẫn nghiệp vụ do cơ quan cấp trên gởi xuống.
- Những thông báo miệng (bao gồm các nguồn):
+ Điện thoại.
+ Các cuộc họp (kể cả các thông báo do thư ký nắm được qua việc đi
dự các cuộc họp).
+ Những thông báo của các nhân viên trong và ngoài công ty, xí
nghiệp.
+ Những tin tức, tình hình nắm được từ các đài phát thanh, vô tuyến
truyền hình.
b) Sắp xếp tư liệu
Theo vần chữ cái hoặc theo người thư ký phân định:
Ví dụ theo vần chữ cái:
A. Các tập luật lệ chung.
B. Các tập luật lệ của ngành (tập luật lệ chính sách liên quan đến các
ngành chuyên môn kỹ thuật của công ty xí nghiệp được in thành sách hoặc là
tập sao văn bản pháp quy cần thiết).
C. Các tập báo cần thiết, đặc biệt là các bài báo, mẩu tin dược cắt rời
ra từ báo để lập thành một tập tin cần thiết.
D. Các tạp chí chuyên môn về các lĩnh vực có liên quan.
Đ. Các sách xuất bản tính thành quyển.
E. Các tập tài liệu nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của xí nghiệp,
công ty.
F. Các tập tài liệu tham khảo khác (tài liệu dịch, các công trình nghiên
cứu khoa học, các tài liệu cải tiến, sáng chế, phát minh).
G. Các bản tin do Thông tấn xã Việt Nam phát hành hàng tuần.
H. Những tài liệu ghi chép qua thông báo bằng miệng (tin tức qua điện
thoại, qua cuộc họp của các nhân viên trong và ngoài công ty, xí nghiệp, qua
đài truyên thanh, truyền hình trong và ngoài nước v.v…).
c) Đánh số tư liệu kết hợp giữa chữ cái và số trong mỗi loại tư liệu.
Ví dụ: A - Các tập luật lệ chung. Trong A có thể chia ra: A1, A2, A3, A4,
A5. Nếu trong A1, A2 còn có những tập nhỏ thì đánh số thập phân:
A1 A2 A3
A1.1 A2.1 A3.1
A1.2 A2.2 A3.2
A1.3 A2.3 A3.3
A1.4 A2.4 A3.4
… … …
d) Đăng ký tư liệu:
Theo nguyên tắc thì mỗi loại tư liệu sau khi đã được sắp xếp theo ký
hiệu A, B, c và đánh số thứ tự trong từng loại phải được đăng ký vào một
quyển sổ riêng. Nếu tư liệu ở văn phòng Giám đốc không nhiều, có thể đăng
ký vào 1 cuốn sổ dày và chia ra thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại.
Đầu mỗi phần có chỉ dẫn bằng ký hiệu của phần đó, ví dụ: A, B, c.
đ) Phục vụ tra tìm cho lãnh đạo:
Mỗi khi lãnh đạo giải quyết một công việc gì, lãnh đạo thường cần đến
những tài liệu sau đây:
- Công văn, giấy tờ (hồ sơ lưu trữ) về việc đó.
- Các văn, bản có tính nguyên tắc (văn bản pháp quy các luật lệ, chính
sách).
- Các sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo (các tư liệu) về việc đó.
Tùy theo từng việc mà thư ký phải tra tìm đủ tài liệu phục vụ cho lãnh
đạo. Trường hợp ở văn phòng lãnh đạo không có đủ tài liệu, thư ký phải tra
tìm bổ sung ở trung tâm lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, các công ty, xí
nghiệp hoặc trung tâm thông tin, thư viện tỉnh, thành phố v.v…
Ghi chú:
Ngoài công văn, thư từ đến thì việc chuyển, nhận và quản lý báo chí
cũng là một công việc thường ngày của thư ký. Người thư ký phải sử dụng
con dấu để theo dõi việc chuyển cho các phòng, ban luân phiên nhận đọc,
nếu như đó là báo hoặc tạp chí chỉ có duy nhất 1 bản.
BAN A R*
BAN B
BAN C
BAN D
* R (Ban A đã xem xong, chuyển tiếp cho ban B).
Tạp chí hoặc báo, sau khi các phòng, ban xem, đánh dấu "R", phải
được chuyển trả lại cho thư ký lưu.
6. Những yêu cầu của việc xử lý, khai thác hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu đang trong quá trình xử lý, khai thác tại các phòng, ban
chuyên môn thường được tra cứu để đáp ứng các yêu cầu sau đây của cán
bộ, chuyên viên.
a) Xử lý thông tin.
b) Giải quyết các thư từ giao dịch, các công văn, đơn từ.
c) Thực hiện các đơn đặt hàng.
d) Thực hiện các đề án, chương trình, các hợp đồng.
đ) Thực hiện các công việc có tính định kỳ bắt buộc (báo cáo, tổng hợp,
kiểm kê).
e) Chuẩn bị các bài phát biểu, các bài tham luận trong các cuộc hội
nghị, hội thảo.
7. Xác định và điều chỉnh các nghiệp vụ quản lý hồ sơ tài liệu
a) Muôn quản lý hồ sơ tài liệu phục vụ có hiệu quả cho việc xử lý, khai
thác sử dụng phải luôn xuất phát từ yêu cầu thực tế việc khai thác sử dụng
của các phòng, ban, của lãnh đạo, chuyên viên và nhân viên thừa hành để bổ
sung, điều chỉnh kịp thời các khát nghiệp vụ cần thiết.
b) Các khâu nghiệp vụ của giai đoạn II bao gồm:
- Ghi chép, phân loại.
- Sắp xếp theo mã hiệu.
- Làm công cụ tra tìm: mục lục, thẻ, phiếu chỉ định phục vụ cho việc tìm
kiếm.
c) Một số khâu cần tập trung nghiên cứu cải tiến trong việc quản lý hồ
sơ tài liệu phục vụ cho việc xử lý và khai thác sử dụng:
- Phân loại và sắp xếp hồ sơ tài liệu mang tính tác nghiệp (tài liệu kế
toán - tài vụ, kế hoạch, thống kê, lao động, tiền lương).
- Lập hồ sơ công việc (kể cả hồ sơ sự vụ hành chính).
- Lập hồ sơ nhân sự.
- Lập hồ sơ nguyên tắc.
- Tổ chức công tác tư liệu.
- Cách thức phục vụ nghiên cứu, tham khảo ngay khi hồ sơ tài liệu còn
đang trong quá trình xử lý, khai thác sử dụng.
GIAI ĐOẠN III - LƯU TRỮ HỒ SƠ
A. NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TRUNG TÂM
Hồ sơ tài liệu đã qua xử lý, khai thác sử dụng (đã kết thúc sự việc)
được chuyển vào bảo quản ở trung tâm lưu trữ hồ sơ. Những công việc phải
làm khi chuyển hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
1. Phân hồ sơ tài liệu ra các loại
a) Loại cần lưu trữ.
b) Loại hủy bỏ.
c) Loại tham khảo, không cần đưa vào lưu trữ.
2. Chỉnh lý sơ bộ hồ sơ tài liệu
a) Phân ra từng loại theo công việc chuyên môn của các phòng, ban.
b) Sắp xếp hệ thống lại cả về nội dung và hình thức (theo một trật tự
nhất dịnh) các hồ sơ tài liệu nộp lưu.
c) Làm bảng kê các hồ sơ tài liệu đưa vào lưu trữ. Việc này cần có sự
cộng tác của các nhân viên văn thư, nhân viên lưu trữ.
3. Chuyển nộp hồ sơ tài liệu vào trung tâm lưu trữ
Việc chuyển hồ sơ tài liệu vào trung tâm lưu trữ phải có sự chứng kiến
của Chánh văn phòng (hoặc trưởng phó phòng hành chính) và phải lập biên
bản chuyển nhận.
4. Làm mục lục thống kê những hồ sơ tài liệu cần mượn lại
Đối với hồ sơ tài liệu thuộc những công việc đã kết thúc, nếu các
phòng, ban chuyên môn, các chuyên viên thấy cần giữ lại để tiếp tục nghiên
cứu xử lý các công việc mới một thời gian nữa, thì các phòng, ban chuyên
môn có thể giữ lại. Nhưng các hồ sơ tài liệu được giữ lại phải được thống kê
thành mục lục và phải giao nộp cho trung tâm lưu trữ 2 bản (1 bản phục vụ
cho việc tra cứu, 1 bản lưu).
B. CÁCH THỨC TỔ CHỨC LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
Tùy theo mô hình tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng giúp việc
cho lãnh đạo của các cơ quan, đơn vị công ty, xí nghiệp khác nhau, người ta
có thể tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu khác nhau. Nhưng trên thực tế thường
tồn tại 2 kiểu tổ chức cơ bản, đó là kiểu tổ chức lưu trữ phân tán và kiểu tổ
chức lưu trữ tập trung.
1. Kiểu tổ chức lưu trữ phân tán
a) Tổ chức lưu trữ kiểu phân tán phù hợp với mô hình tổ chức văn phòng kiểu phân tán của các cơ quan, đơn vị.
b) Nguyên tắc: Hồ sơ tài liệu của các phòng, ban chuyên môn nào vẫn
để nguyên tại phòng, ban chuyên môn đó quản lý, không phải nộp về lưu trữ
trung tâm.
c) Ưu điểm của kiểu tổ chức này:
- Sát với các bộ phận và chuyên viên đã khai thác sử dụng.
- Dễ liên hệ, tra cứu nhanh.
- Chỉ cần người kiểm nhiệm, ít hoặc không cần người chuyên trách.
2. Kiểu tổ chức lưu trữ tập trung
a) Tổ chức lưu trữ kiểu tập trung phù hợp với mô hình tổ chức văn phòng kiểu tập trung của các cơ quan, đơn vị.
b) Nguyên tắc: Hồ sơ tài liệu của các phòng, ban đều được tập trung
về trung tâm lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
c) Ưu điểm của kiểu tổ chức này:
- Văn phòng giúp cho lãnh đạo nắm được toàn bộ các loại hồ sơ tài liệu
quan trọng cần bảo quản.
- Có điều kiện mua sắm trang thiết bị và khai thác có hiệu quả, tiết kiệm
các trang thiết bị.
- Có điều kiện bố trí người giỏi nghiệp vụ, làm việc ổn định, tích lũy
được kinh nghiệm.
C. CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC LƯU TRỮ VÀ TRA CỨU HỒ SƠ TÀI LIỆU
Muốn phát huy được tác dụng tích cực, có hiệu quả của việc tổ chức
lưu trữ hồ sơ tài liệu, cần phải tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ phù hợp.
Theo truyền thống thì các khâu này bao gồm:
1. Phân loại hồ sơ tài liệu một cách khoa học, phản ánh đứng quá trình
hình thành và giải quyết công việc, phản ánh mối liên hệ bên trong và bên
ngoài của tài liệu.
2. Chọn các phương pháp sắp xếp hồ sơ tài liệu trên cơ sở các
phương pháp phân loại đã được áp dụng.
a) Sắp xếp hồ sơ tài liệu lưu trữ theo số thứ tự qua mã trung gian (qua
vần chữ cái chủ đề mà hồ sơ tài liệu ấy đề cập đến) để phục vụ cho việc tra
tìm. Trước khi muốn tra tìm vấn đề gì phải qua bộ chữ cái để tìm địa chỉ của
chủ đề. Biết địa chỉ số (số thứ tự - mã lull trữ) sẽ tìm được tài liệu.
Cách sắp xếp theo số thứ tự thường được áp dụng cho các cơ quan,
đơn vị có khối lượng hồ sơ tài liệu lớn, phức tạp, dễ lẫn. Phương pháp này có
thuận lợi là tiết kiệm giá, kệ đựng hồ sơ và việc sắp xếp diễn ra liên tục.
b) Sắp xếp trực tiếp theo vần chữ cái: Hồ sơ tài liệu được áp dụng sắp
xếp theo vần chữ cái trước hết phải được chia ra từng loại một cách khoa
học, sau đó sắp xếp trực tiếp các hồ sơ đó theo vần chữ cái trong mỗi loa;.
Khi tra tìm, khỏi qua hệ thống công cụ trung gian, mà tra tìm trực tiếp trên hồ
sơ. Phương pháp này thường được áp dụng cho các cơ quan, đơn vị có quan
hệ giao tiếp; làm ăn với nhiều khách hàng, nhiều đối tượng hoặc các loại
công việc có tính ổn định. Ví dụ như các đơn vị sản xuất, kinh doanh, các
bệnh viện, trường học, công an, hải quan, thuế vụ, viện nghiên cứu v.v…
3. Chọn các kiểu để hồ sơ (xếp hồ sơ) cho phù hợp với các vật dụng
chuyên dùng.
4. Làm các công cụ tra cứu.
5. Phục vụ tra tìm hồ sơ tài liệu với quy chế cho mượn và trả hồ sơ tài
liệu.
6. Giới thiệu hệ thông lưu trữ hồ sơ tài liệu qua các thời kỳ phát triển
khác nhau của cơ quan, đơn vị, công ty, xí nghiệp để giúp người tra cứu
thuận lợi trong việc tìm kiếm hồ sơ tài liệu.
D. BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU
1. Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ
a) Nguyên nhân tự nhiên bao gồm các yếu tố tự nhiên như độ ẩm, nhiệt
độ, ánh sáng, bụi, mốc, côn trùng phá hoại v.v…
b) Nguyên nhân do con người như do phá hoại, do thiếu tinh thần trách
nhiệm của nhân viên lưu trữ, của người khai thác sử dụng tài liệu.
c) Do các phương tiện, trang thiết bị không đảm bảo, không an toàn.
d) Do việc xác định giá trị tài liệu không chính xác có thể dẫn đến tình
trạng tiêu hủy cả những tài liệu có giá trị, gây ra tổn thất không bù đắp được.
2. Một số biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ
a) Chống ẩm bằng thông gió.
b) Dùng các trang thiết bị như: quạt điện, máy hút ẩm, máy điều hòa
nhiệt độ.
c) Dùng chất hút ẩm, bao bì chống ẩm.
d) Chống côn trùng phá hoại bằng các chất hóa học.
d) Kho tàng bảo quản phải cao ráo, thoáng mát, các phương tiện tủ,
giá, kệ đầy đủ và những quy định về phòng cháy chữa cháy một cách nghiêm
ngặt.
e) Đối với những tài liệu làm bằng những vật liệu đặc biệt như vi phim,
đĩa mềm, vi phiếu v.v… cần có phương tiện bảo quản chuyên dùng.
Đ. LƯU TRỮ LÂU DÀI VÀ TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Việc lưu trữ lâu dài và tiêu hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị phải tuân theo
quy định cua Nhà nước và của ngành, địa phương một cách nghiêm ngặt. Nội
dung bao gồm những việc sau đây:
1. Việc lựa chọn hồ sơ tài liệu để bảo quản vĩnh viễn và xác định những tài liệu cần tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu (HĐXĐGTTL) của cơ quan, đơn vị tiến hành
a) Hội đồng xác định giá trị tài liệu (HĐXĐGTTL) bao gồm:
- Đại diện của lãnh đạo cơ quan, đơn vị làm Chủ tịch.
- Các chuyên viên có hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức,
công tác quản lý văn bản, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan, đơn
vị.
- Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phụ trách phòng,
bộ phận lưu trữ hồ sơ.
b) Chức năng của HĐXĐGTTL:
Chức năng cơ bản của HĐXĐGTTL là tổ chức việc lựa chọn tài liệu
hàng năm để bảo quản lâu dài và loại ra tiêu hủy những tài liệu không còn giá
trị. HĐXĐGTTL là cơ quan tư vấn. Các quyết định của Hội đồng chỉ có giá trị
khi dược Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê chuẩn.
c) Nhiệm vụ của HĐXĐGTTL:
- Tham gia vào việc dự thảo bản kê tài liệu cùng với thời hạn bảo quản
các tài liệu ấy.
- Xét và điều chỉnh thời hạn bảo quản đối với một số tài liệu đã được
quy định trong bản kê tài liệu của cơ quan, đơn vị.
- Giúp đỡ về nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị cấp dưới xác định giá
trị tài liệu của họ.
2. Cơ sở xác định giá trị tài liệu
a) Giá trị về mặt chính trị, kinh tế, lịch sử, khoa học, thực tiễn của tài
liệu được xác định dựa vào nội dung, thời gian hình thành của chúng. Ngoài
ra, những yêu tố khác như vị trí, ý nghĩa của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân là
tác giả làm ra tài liệu, hiệu lực pháp lý, tính chính xác (bản chính, bản sao,
bản trùng), tính bao hàm, đặc điểm về ngôn ngữ, nghệ thuật v.v… cũng có
ảnh hưởng đến giá trị của tài liệu.
b) Tài liệu của cơ quan, đơn vị thường được chia làm 3 nhóm:
- Nhóm cơ bản: Nhóm tài liệu phản ánh những hoạt động chính của cơ
quan, đơn vị, thể hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị,
thường thuộc loại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn.
- Nhóm tài liệu bổ trợ: Bao gồm những công văn giấy tờ trao đổi, các tài
liệu về tài chính, kế toán, hành chính quản trị v.v… có tính chất sự vụ, phục
vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị. Những tài liệu này thường chỉ có giá trị
bảo quản tạm thời.
- Nhóm tài liệu về nhân sự: Nhóm tài liệu này thường được bảo quản
lâu dài vì chúng hay được dùng để tra cứu về một nhân viên trong quá trình
làm việc và có thể cho đến lúc nghỉ hưu. Riêng những tài liệu nhân sự có giá
trị khoa học, lịch sử thì được giữ lại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn như hồ
sơ tài liệu của các nhà hoạt động khoa học, văn học nghệ thuật nổi tiếng, các
anh hùng lực lượng vũ trang, anh hùng lao động, các nhà hoạt động chính trị
lỗi lạc.
3. Việc tiêu hủy tài liệu
a) Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản phải lập thành
biên bản (kèm theo bản kê). Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu phải có chữ ký
của Chủ tịch và các thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt.
b) Sau khi biên bản tiêu hủy tài liệu đã được phê duyệt thì hồ sơ tài liệu
được chuyển thẳng cho nhà máy giấy dưới dạng bó gói. Việc chuyển và tiêu
hủy tài liệu phải bảo đảm bí mật nội dung tài liệu.
Mẫu đề án xác định giá trị tài liệu lưu trữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Địa danh, ngày… tháng… năm 199…
ĐỀ ÁN
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
- Căn cứ vào Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia do Chủ tịch Hội
đồng Nhà nước ký ngày 11-12-1982;
- Căn cứ…;
Lưu trữ thuộc cơ quan… tiến hành lập đề án xác định giá trị tài liệu đã
hết thời hạn bảo quản tại kho lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn, nộp lưu trữ cấp trên và loại ra những tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
- Tổng số tài liệu gồm có của các đơn vị, bộ phận (ghi rõ tên của các
dơn vị, bộ phận, phòng, ban).
- Tổng số tài liệu (đơn vị bảo quản) thuộc loại bảo quản vĩnh viễn (ghi
bằng số và chữ).
- Tổng số tài liệu (đơn vị bảo quản) cần loại ra để tiêu hủy (ghi bằng số
và chữ).
Đề án này đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan thông
qua ngày… tháng… năm…
Phụ lục: Kèm theo danh sách tài liệu của từng cơ quan, đơn vị, bộ
phận, phòng, ban.
THỦ TRƯỞNG Cơ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
Mấu phụ lục kèm theo để án xác định giá trị tài liệu
DANH SÁCH TÀI LIỆU
(Tên đơn vị, bộ phận, phòng, ban)
Số
TT
Số lượng TL (đơn
vị TL bảo quản)
Tên các loại
(đơn vị bảo
quản)
Ngày tháng bắt đầu và
kết thúc của TL (đơn vị
bảo quản)
Thời hạn
bảo quản
Số
mục
lục
1 2 3 4 5 6
* Ghi chú:
- Mỗi đơn vị, bộ phận, phòng, ban làm danh sách riêng.
- Trong danh sách chia thành từng phần theo từng loại tài liệu có thời
hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc lâu dài.
Mẫu biên bản xác định giá trị tài liệu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phức
Địa danh, ngày… tháng… năm 199…
BIÊN BẢN
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Đại diện Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan, đơn vị:
1. ………………………………………………………………………
2. ………………………………………………………………………
3. ………………………………………………………………………
Đã tiến hành kiểm tra dề án xác định giá trị tài liệu số… ngày… tháng…
năm của các đơn vị, bộ phận, phòng, ban… và quyết định:
1. Những hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cần nộp vào các
Trung tâm lưu trữ Nhà nước (xem bản kê kèm theo).
2. Những hồ sơ tài liệu được giữ lại bảo quản lâu dài tại đơn vị, bộ
phận, phòng, ban (xem bản kê kèm theo).
3. Những hồ sơ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản tạm thời… hết giá trị
cần cho tiêu hủy (xem bản kê kèm theo).
Biên bản này lập tại… ngày giờ nói trên.
ĐẠI DIỆN PHÒNG (BỘ PHẬN)
LƯU TRỮ CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
(Ký tên)
ĐẠI DIỆN HỘI ĐỒNG
XÁC ĐỊNH GTTLLT
(Ký tên)
PHÊ DUYỆT CỦA THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
Mau danh sách tài liệu kèm theo
(Đã được xác định giá trị)
DANH SÁCH TÀI LIỆU
(Tên cơ quan, đơn vị)
Số
TTTên tài liệu
Ngày tháng năm của
tài liệu
Thời hạn bảo
quảnGhi chú
1 2 3 4 5
Mẫu biên bản tiêu hủy tài liệu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Địa danh, ngày… thảng… năm 199…
BIÊN BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU
Căn cứ quyết định trong bản xác định giá trị tài liệu lựu trữ ngày…
tháng… năm… Đại diện Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ cơ quan, đơn
vị…
1. …
2. …
3. …
Đã tiến hành kiểm tra và nhất trí cho tiêu hủy tài liệu lưu trữ đã hết thời
hạn bảo quản và được phép tiêu hủy theo quyết định trên (kèm theo danh
sách tai liệu đưa đi tiêu hủy).
Việc tiêu hủy phải tiến hành đúng như thủ tục quy định.
ĐẠI DIỆN PHÒNG (BỘ PHẬN)
LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Ký tên)
ĐẠI DIỆN HỘI ĐỒNG
XÁC ĐỊNH GTTLLT
(Ký tên)
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN
Chương 23. PHƯƠNG PHÁP SẮP XẾP HỒ Sơ TÀI LIỆU PHỤC VỤ CHO TRA TÌM VÀ BẢO QUẢN
Không thể chỉ định một phương pháp sắp xếp hồ sơ chung cho mọi cơ
quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, đơn vị cần tìm chọn ra một phương pháp phù hợp
nhất qua 7 vấn đề sau đây:
1. Chọn loại bìa hồ sơ.
2. Chọn cách sắp xếp hồ sơ.
3. Trang bị loại tủ (bàn) hồ sơ thích hợp.
4. Xây dựng hệ thống sắp xếp hồ sơ phù hợp.
5. Nghiệp vụ sắp xếp hồ sơ theo vần chữ cái tên gọi.
6. Nghiệp vụ sắp xếp hồ sơ theo số mục.
7. Xác định quyết tâm, lên kế hoạch, tạo nguồn kinh phí và dào tạo bồi
dưỡng cán bộ.
I. BÌA HỒ SƠ: ĐƠN VỊ CƠ BẢN TRONG SẮP XẾP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
1. Hồ sơ là một tập hợp những tài liệu liên quan đến nội dung giải quyết
một sự việc, một vấn đề, đối với một đối tượng nhất định, hoặc có cùng một
đặc điểm thông tin theo thể loại, theo tác giả.
Hồ sơ là sản phẩm của việc phân, loại các tài liệu, sao cho các tài liệu
trong một hồ sơ có nhiều yếu tố chung, giúp việc sắp xếp được nhanh nhất,
và việc tra cứu cũng nhanh nhất.
Sự phân loại tài liệu thành hồ sơ thường trải qua từ ba đến bốn cấp độ
phân loại.
2. Mỗi hồ sơ được xếp vào một tờ bìa hồ sơ, lập thành đơn vị cơ bản
trong sắp xếp hồ sơ tài liệu.
Trong bìa hồ sơ, các tài liệu thường được xếp theo thời gian, tài liệu
đến trước nhất để ở dưới cùng, văn bản mới nhất để trên cùng.
Mỗi bìa hồ sơ thường chỉ có từ 5 đến 10 tài liệu, bề dày gáy bìa không
quá 4 - 5 cm. Nếu số tài liệu vượt quá 10, hay bề dày gáy bìa vượt 5 cm thì
tách ra làm 2 bìa, lập thành 2 đơn vị bảo quản. Nhãn bìa được dán ở mặt
ngoài tờ bìa trước.
3. Cấu tạo bìa hồ sơ
Thời gian trước đây, ta quen dùng các cặp 3 dây, các tờ bìa xếp đôi để
làm bìa hồ sơ.
Ngày nay, bìa hồ sơ được cấu tạo rất da dạng, thường làm bằng nhựa
hay bìa cứng, nhẹ, đẹp, với các tính năng chính sau đây:
a) Bìa "kẹp"
Kẹp chặt tài liệu ngay ngắn trong bìa. Có nhiều kiểu kẹp, phổ biến là
các kẹp sắt, có cần gài. Có loại bìa nhựa dùng kiểu gài mép.
b) Bìa gắn "tai rìa chỉ dẫn"
Tai rìa rất đa dạng. Phổ biến là loại làm bằng nhựa trong, kích cỡ 6 X 2
cm, được gài vào mép bìa ở một vị trí chọn lựa phù hợp. Nhãn chỉ dẫn được
luồn vào trong tai rìa.
c) Bìa có móc treo.
Móc treo được làm bằng các thanh kim loại hay nhựa cứng luồn suốt
mép bìa và nhô ra thành hình móc treo ở hai đầu. Loại bìa có móc treo được
sử dụng rất phổ biến ở các nước công nghiệp phát triển, trong kiểu xếp
ngang, bìa gắn tai rìa, đặt trong ô kéo chuyên dụng. Có thể sử dụng bìa móc
treo trực tiếp đựng hồ sơ, hoặc kết hợp với một tờ bìa hồ sơ đặt bên trong.
Còn có loại treo bằng lưới, nay ít sử dụng.
d) Bìa nhiều màu khác nhau
Giúp phân loại hồ sơ chỉ bằng mắt nhìn lướt qua. Thường dùng từ 6
đến 9 màu. Có nơi dùng tới 12 màu: để phân loại 26 chữ cái, chỉ cần dùng 2
vòng màu cộng với màu trắng ghi Y và màu ghi ghi z xen vào giữa. Có nơi
còn dùng loại bìa 2 màu, nâng tổng phần loại bằng màu có thể đạt tối đa 26 X
26 = 676. Có nơi dùng loại bìa trắng tô màu một số điểm tròn mép trên trên tờ
bìa.
đ) Bìa gáy rộng
Cỡ 2 - 3 inches (5 - 7,5 cm), thường có cần kẹp, tài liệu được đục lỗ (2-
3 lỗ) trước khi cho vào cần kẹp. Có loại bìa gáy rộng "không đục lỗ"
(punchless).
e) Bìa hồ sơ có nhiều kích cỡ
Tùy theo loại tài liệu:
- Công văn hành chính thường theo cỡ giấy 21 X 27 cm hay 19 X 31
cm.
- Thư từ giao dịch theo cỡ giấy ngắn hơn, cỡ 25 cm
- Văn bản pháp lý theo cỡ giấy dài hơn, cỡ 35 - 36 cm.
Ngoài ra, còn nhiều loại túi, bao, hộp chuyên dụng.
II. BA CÁCH SẮP XẾP BÌA HỒ SƠ
Ba cách xếp bìa hồ sơ thường thấy là: xếp nằm xếp ngang và xếp
đứng.
HÌNH 10. a - Xếp nằm b - xếp ngang c- xếp đứng
1. Xếp nằm
Đang được dùng ở ta nhiều nhất; trong khi ở các nước phát triển, xếp
nằm đã bị loại bỏ không được nói đến nữa trong các giáo trình nghiệp vụ thư
ký, vì lẽ: đặt vào lấy ra đều khó, nhất là khi chồng hồ sơ cao, bìa hồ sơ dày,
nặng, dẫn đến xáo trộn triền miên.
2. Xếp ngang
Đang được dùng rộng rãi nhất ở các nước phát triển, trong khi ở ta hầu
như chưa được biết đến. Ưu thế của cách xếp ngang là: đặt vào lấy ra rất
nhanh, rất dễ. Đặc biệt là khi dùng bìa hồ sơ móc trong gắn tai rìa, đặt trong ổ
kéo có rãnh đỡ. Xếp hồ sơ theo vần chữ cái tên gọi.
H. 11 - Xếp ngang bìa hồ sơ móc treo, gắn tai rìa, đặt trong ổ kéo có
rãnh. Cách xếp một tài liệu vào hồ sơ.
3. Xếp đứng
Vừa có một số ưu thế như xếp ngang, lại ít choán chỗ, có thể xếp trên
kệ. Ngăn tủ (kệ) phải có đủ độ cao, tai rìa đặt đứng, móc treo lên nẹp ngang
phía trên ngăn tủ.
Có thể thay thế các móc treo bằng các miếng chặn bằng kim loại hay
bằng gỗ, để chặn các bìa hồ sơ ở tư thế đứng ngay ngắn.
III. CÁC LOẠI TỦ HỒ SƠ
Có nhiều loại tủ hồ sơ (bàn, hộc, kệ) thích hợp với từng loại nhu cầu
sắp xếp hồ sơ khác nhau. Mỗi loại tủ hồ sơ lại được chế tạo theo nhiều kích
thước và mẫu mã khác nhau, mở rộng sự chọn lựa phù hợp nhất.
1. Đến nay nhiều cơ quan và doanh nghiệp còn quen dùng loại tủ gỗ
đựng quần áo để làm tú hồ sơ. Thậm chí, một số nơi có các loại tủ hồ sơ
chuyên dụng bằng sắt sơn ghi thì đem tháo bỏ các ô kéo, các nẹp, các miếng
chặn, để dễ xếp nằm, vốn quá quen thuộc.
2. Tủ hồ sơ chuyên dụng được chế tạo bằng vật liệu khó bắt cháy, cách
điện, quét sơn chịu nhiệt. Có cả loại thùng hồ sơ làm bằng tôn mỏng; có loại
tủ kiếng rất đẹp, dễ dàng nhìn bao quát những gì xếp trong tủ. Lại có loại tủ
kệ xoay ít choán chỗ, và loại tủ di động thích hợp để chuyển tài liệu hồ sơ cho
nhiều nơi sử dụng.
3. Tủ chuyên dụng xếp ngàng dược thiết kế từ 1 đến 6 ô kéo. Loại 1 ô
kéo có thể đặt ngay trên bàn làm việc, ví dụ: ô kéo nhắc nhở (tickler file). Loại
tủ 2 ô kéo được đặt sát bàn làm việc. Loại 3 ô kéo rất tiện dụng cho 1 quầy
hàng. Có loại bàn làm việc được thiết kế 2 ô kéo hồ sơ xếp ngang ở phía trái,
một ô kéo hồ sơ xếp ngang ở mé phải cộng với vài ngăn kéo nhỏ đựng các
vật dụng linh tinh. Lại có loại tủ với bề ngang 90 cm, độ sâu ô kéo chỉ 40 cm.
Các ô kéo, tủ và bàn thường có đặt ổ khóa.
4. Tủ chuyên dụng xếp đứng được thiết kế từ 1 đến 5 ngăn tủ, độ sâu
ngăn tủ chỉ 30 - 35 cm. Kệ dùng xếp đứng có bề rộng 30 cm nếu xếp 1 phía.
Nếu xếp 2 phía thì bề rộng 60 cm.
5. Loại tủ (hoặc kệ) đa dụng đặt cạnh bàn làm việc cá nhân, rất thích
hợp khi cần quản lý nhiều loại hồ sơ khác nhau: bìa hồ sơ xếp đứng, các túi
treo đựng các tập in từ máy vi tính, các bìa gáy rộng, các hộp đựng vi phim,
đĩa mềm, và cả các ô phiếu tra cứu.
IV. BA HỆ THỐNG SẮP XẾP HỒ SƠ
Có 3 hệ thống sắp xếp hồ sơ thường gặp là:
- Hệ thống xếp theo số mục.
- Hệ thống xếp theo vần chữ cái tên gọi.
- Hệ thông hỗn hợp - kết hợp số mục với vần chữ cái.
Chọn vận dụng hệ thống nào là vấn đề bao trùm nhất, chi phối về căn
bản toàn bộ hệ thống quản lý hồ sơ tài liệu của một dơn vị.
Các bạn có thể tìm hiểu ba hệ thống này ở chương 21, cuốn sách
Quản trị văn phòng doanh nghiệp X1 ở đây, chỉ nhấn mạnh một số điểm
chính.
1. Cho đến nay, nhiều đơn vị của ta chỉ quen dùng hệ thống số mục,
hoặc hệ thống kết hợp số mục với chữ cái, trong khi ở các nước công nghiệp
phát triển, phần lớn các hồ sơ được xếp theo vần chữ cái tên gọi - lý do là vì:
xếp theo số mục, tuy có lợi thế là dễ mở rộng ra mãi, nhưng phải có bản chỉ
dẫn xếp theo vần chữ cái tên gọi. Cách xếp gián tiếp như vậy, trong nhiều
trường hợp, làm mất thì giờ hơn, cả khi xếp vào, cả khi tra tìm và lấy ra. Còn
xếp theo vần chữ cái tên gọi thì không cần bản chỉ dẫn, nên được gọi là Cách
xếp trực tiếp, thường là nhanh hơn, cả khi xếp vào, cả khi tra tìm và lấy ra.
2. Phần lớn hồ sơ hành chính - kể cả hồ sơ nhân sự - thường được
xếp theo vần chữ cái tên gọi - tên gọi được hiểu là tên cá nhân, tên đơn vị, cơ
quan, tên địa phương, cả tên gọi loại mẫu in sẵn. Cái khó là ở chỗ mỗi tên gọi
thường gồm một số đơn vị, nay phải xác định đơn vị nào làm chuẩn, tuân
theo một số nguyên tắc nhất định. Có thể lấy ví dụ cuốn danh bạ điện thoại
thành phố, đã chuyển cách xếp các cá nhân thuê bao, từ căn cứ số nhà và
tên đường phố, sang căn cứ theo tên người thuê bao.
Một biến dạng cách xếp theo vần chữ cái là xếp theo chủ đề, các chủ
đề được xếp trước sau theo vần chữ cái. Đương nhiên, phải có bản chỉ dẫn
tên gọi chủ đề để khỏi gây nhầm lẫn.
3. Xếp theo số mục thích hợp với các tổ chức thường dùng các con số
trong giao dịch, như ngân hàng. Ưu thế nổi bật là dễ mở rộng, dễ xử lý. Khó
khăn nảy sinh khi số mục đạt tới 6 con số và hơn nữa. Bấy giờ, phải chia
chuỗi số dài thành vài ba cụm, giúp cho việc đọc được dễ dàng hơn. Cũng có
thể áp dụng số mục thập phân. Đương nhiên, xếp theo số mục đòi hỏi lập các
ô phiếu tra cứu, hay bản chỉ dẫn.
4. Trong nhiều trường hợp, hệ thống hỗn hợp - kết hợp số mục với vần
chữ cái lại tỏ ra có hiệu quả hơn.
V. NGHIỆP VỤ SẮP XẾP HỒ SƠ THEO VẦN CHỮ CÁI TÊN GỌI
Sau khi đã làm quen với các hệ thống và phương pháp sắp xếp, tập
quen cách so sánh các loại bìa hồ sơ và tủ hồ sơ, nay đã có thể đi sâu vào
nghiệp vụ sắp xếp hồ sơ. Trước hết, là sắp xếp hồ sơ theo vần chữ cái tên
gọi, kiểu xếp ngang, bìa gắn tai rìa (hình 10).
1. Căn cứ số hồ sơ đã hình thành và số ô kéo chuyên dụng xếp ngang
mà trù tính cần bao nhiêu phân đoạn cho 25 chữ cái. Ví dụ: có 8 ô kéo, để
xếp 800 hồ sơ, thì cần 25 thẻ hướng dẫn sơ cấp và 100 thẻ hướng dẫn thứ
cấp cho 100 phân đoạn. Thẻ hướng dẫn được làm bằng bìa cứng, thẻ sơ cấp
lắp tai rìa ở mé trái, thẻ thứ cấp được xếp tiếp theo.
2. Xác định tên chuẩn cho các hồ sơ và phân loại theo từng nhóm chữ
cái, ví dụ, từ A - D, từ E - K, từ L - R. Lại phân loại nhỏ ra tới từng vần chữ cái
quy định, rồi gắn tai rìa vào mé phải, và đặt vào phân đoạn tương ứng. Ví dụ:
hồ sơ Bùi Kim Liên, đặt ở phân đoạn Li, sau thẻ sơ cấp L.
3. Khi một số tên gọi chưa hội đủ số tài liệu quy định (từ 5 - 10) để lập
thành bìa hồ sơ cá nhân thì ta lập một bìa hồ sơ giấy tờ LẺ (linh tinh) và đặt
bìa LẺ này vào sau chót của phân loại có vần chữ cái tương ứng, thường tai
rìa gài vào chính giữa.
4. Khi một bìa hồ sơ quá dày, ta tách làm hai, làm ba, phân theo thời
gian hay theo chủ đề, xếp ngay sau tờ bìa chính; và lúc đó, ta nói bìa hồ sơ
xếp theo 4 vị thế.
5. Khi lấy một hồ sơ ra, phải đặt ngay vào chỗ đó một thẻ mượn
(OUT),thường là 1 tấm bìa có màu đặc biệt, ví dụ màu đen, vị trí rìa cùng
hàng với bìa lẻ. Các thẻ mượn, sử dụng xong, được gom lại một chỗ dễ thấy,
dễ lấy ra, đặt vào.
6. Áp dụng nghiệp vụ trên đây cả đối với 2 biến dạng: xếp theo địa
danh và theo chủ dề. Tuy nhiên, khi xếp theo chủ đề, phải khắc phục những
lầm lẫn do hiểu tên gọi chủ đề khác nhau.
VI. NGHIỆP VỤ SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ MỤC
Có 3 nghiệp vụ cần nắm vững:
- Xếp các bìa hồ sơ có mã hiệu bằng con số.
- Xếp bìa hồ sơ lẻ theo vần chữ cái tên gọi.
- Lập tủ đựng thẻ chỉ dẫn xếp theo vần chữ cái tên gọi.
1. Xếp các bìa hồ sơ cỏ mã hiệu bằng con số
- Chỉ định một con số cho mỗi hồ sơ (hoặc là hồ sơ cá nhân, hoặc là hồ
sơ chủ đề), và con số này được duy trì mãi cho đến khi hồ sơ không còn dùng
nữa.
- Xếp các bìa hồ sơ trong ô kéo. Ví dụ: tính từ số 900 đến 1049, mặt
ngoài ô kéo đánh số ô kéo 900 - 1049. Lắp tai rìa vào các bìa hồ sơ, cách
quãng từ 10 đến 20 trang.
- Khi một bìa quá dày thì chia tài liệu ra thành nhiều bìa khác, đánh số
phụ tuần tự. Ví dụ: bìa 920, nay lập ra các bìa 920-1, 920-2. Khi xếp vào ô
kéo, các bìa phụ xếp ngay sau bìa chính.
2. Xếp các hồ sơ lẻ (lỉnh tỉnh) theo vần chữ cái tên gọi
Tất cả hồ sơ lẻ (chưa hội đủ lượng tài liệu từ 6 đến 10 để lập thành một
hồ sơ riêng có mã hiệu bằng con số) được xếp ở ngay đầu mỗi ô kéo (hay tại
1 ô kéo riêng) theo vần chữ cái tên gọi từ A đến z. Khi một tên gọi hội đủ từ 5
hồ sơ trở lên thì tách ra lập một bìa hồ sơ riêng và được gắn một con số hoàn
toàn chưa được dùng tới. Sau đó, xếp bìa hồ sơ mới lập theo thứ tự số mục
quy định vào ô kéo.
3. Lập tủ đựng thẻ chỉ dẫn xếp theo vần chữ cải tên gọi
Hệ thống sắp xếp hồ sơ theo số mục được coi là hệ thống sắp xếp gián
tiếp vì phải dùng con số làm mã hiệu trung gian. Muốn tìm ra tài liệu, phải đi
từ các thẻ chỉ dẫn xếp theo vần chữ cái.
VII. XÁC ĐỊNH QUYẾT TÂM, LÊN KẾ HOẠCH, TẠO NGUỒN KINH PHÍ VÀ ĐÀO TẠO BỒI DƯỠNG CÁN BỘ
1. Xác định quyết tâm, cả trong lãnh đạo, các cấp quản lý đến từng cán
bộ công nhân viên, trong đổi mới công việc quản lý hồ sơ tài liệu theo hướng
hiện đại hóa.
2. Lên kế hoạch, cân nhắc bước di, xác định về thời gian. Không thể
làm mọi việc ngay một lúc, làm đến đâu chắc đến đó.
3. Tạo ra nguồn kinh phí cần thiết, và chắc chắn lợi ích và hiệu quả sẽ
nhanh chóng vượt qua các khoản chi lúc đầu khá lớn.
4. Đào tạo bồi dưỡng chuyên để cho cán bộ công nhân viên.
HÌNH 12 - Xếp ngang theo vần chữ cái
a) Tên gọi
b) Địa danh:
c) Chủ đề:
HÌNH 13 - XẾP NGANG THEO SỐ MỤC
a) Ô kéo số mục:
b) Ô kéo tài liệu lẻ xếp theo vần chữ cái từ A đến Z:
* Khi 1 tên gọi hội đủ điều kiện lập 1 hồ sơ riêng, thì lấy ra, lập hồ sơ,
cho con số, và xếp vào các ô kéo số mục.
* Số mục đó được thể hiện ở ô phiếu tra cứu dưới tên gọi xếp theo vần
chữ cái.
c) Ô phiếu tra cứu.
* Có 2 ô phiếu tra cứu kết cấu giống nhau(như hình C)
- Một ô phiếu ghi tên và số tương ứng.
Ví dụ: Phạm Hồng 912
để sử dụng ô kéo số mục.
- Ô phiếu kia để đánh giá một tên gọi trong ô kéo tài liệu lẻ đã đủ điều
kiện lập một hồ sơ riêng hay chưa (hoặc để tra tìm).
Ví dụ: Bùi Kim Oanh1234
Phần phụ lục
Phụ lục 1. CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN THƯ
DẪN NHẬP
Chương trình Quản lý văn thư do tập thể tác giả là giảng viên Khoa Kỹ
thuật và Nghiệp vụ Hành chính - Trường Cán bộ Thành phố Hồ Chí Minh
(dưới sự giúp đỡ của các giảng viên Trung tâm Tin học - Đại học Khoa học
Tự nhiên) phân tích, thiết kế và lập trình.
* Cơ sở khoa học của chương trình:
- Dựa vào lý thuyết và thực hành của môn Quản lý hồ sơ tài liệu theo
vòng đời tài liệu (Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng và nghề thư ký-tác giả Lê
Văn In…);
- Dựa vào tinh thần của Công văn số 608/LTNN-TTNC của Cục Lưu trữ
Nhà nước, ngày 19-11-1999: v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin
trong văn thư và lưu trữ.
* Chức năng chính của chương trình nhằm quản lý chặt chẽ toàn bộ
văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị. Để thực hiện chức năng trên,
chương trình phải đạt được 5 mục tiêu chính:
- In Sổ đăng ký và chuyển giao văn bản đến, đi dạng tờ rời hàng ngày.
- Cung cấp thông tin tra cứu văn bản.
- Tra cứu tình hình xử lý văn bản, tình hình giải quyết hồ sơ (nếu cần).
- Báo cáo thống kê hàng tháng, hàng năm.
- Chương trình gần gũi với người dùng và dễ sử dụng.
* Tổ chức phân quyền sử dụng các tính năng xử lý của chương trình
nhằm thực hiện nguyên tắc bảo mật của quản lý văn thư.
* Yêu cầu về hệ thống để cài đặt chương trình:
- Hệ điều hành Windows 95 trở lên.
- Cài đặt Microsoft Office 97.
I. KHỞI ĐỘNG
1.1. Khởi động
* Cách 1:
- Chọn biểu tượng VB trên màn hình nền windows.
- Nhấn phím enter.
* Cách 2:
- Double Click vào biểu tượng VB.
1.2. Đăng ký sử dụng
Nêu người dùng đã được phân quyền sử dụng chương trình thì:
- Nhập mã người dùng vào (1).
- Nhập mật khẩu của người dùng vào (2).
1.3. Chọn ngày làm việc
- Mặc định là ngày hiện hành.
- ND có thể sửa ngày làm việc (nếu cần).
II. CẬP NHẬT DANH MỤC
Người dùng nên cập nhật sẵn danh sách dữ liệu thường xuyên sử
dụng cho các danh mục, nhằm tạo danh sách có sẵn. Như vậy khi cập nhật
tất cả công văn đến (CVDE) hay khi cập nhật công văn đi (CVDI) hàng ngày,
người dùng (ND) chỉ cần chọn, mà không phải gõ nhập nữa.
2.1. Cập nhật danh mục tác giả
Tác giả là tên cơ quan, đơn vị phát hành văn bản. Tác giả cũng có thể
là tên cá nhân.
2.1.1. Cách cập nhật danh mục tác giả:
* Thêm tên tác giả mới: Bấm nút THÊM hay dùng tổ hợp phím tắt ALT-
T.
* Sửa tên tác giả: Bấm nút SỬA hay dùng tổ hợp phím tắt ALT-S.
* Lưu tên tác giả mới thêm hoặc sửa: Bấm nút LƯU hay dùng tổ hợp
phím tắt ALT-U.
* Không lưu kết quả thềm, sửa: Bấm nút PHỤC Hồi hay dùng tổ hợp
phím tắt ALT-P.
* Hủy tên tác giả: Bấm nút HỦY hay dùng tổ hợp phím tắt ALT-H.
CHÚ Ý:
- Danh mục không cho phép tên tác giả trùng nhau.
- Danh mục không cho phép HỦY tên tác giả đang còn sử dụng.
2.1.2. Cách tìm tên tác giả để xem hoặc sửa, hủy:
* Cách 1: Dùng thanh cuộn bên hông phải của danh sách.
* Cách 2: Dùng nút TÌM.
2.1.3. Cách sử dụng màn hình tìm:
Bấm nút TÌM thì màn hình TÌM xuất hiện:
- Nếu ND không nhớ chính xác tên tác giả muốn tìm thì chọn chế độ tìm
GẦN ĐỨNG, ngược lại thì chọn chế độ tìm CHÍNH XÁC.
- Gõ tên tác giả muốn tìm hoặc một vài chữ nào đó có trong tên.
- Bấm nút TÌM của màn hình tìm.
- Màn hình Danh mục tác giả sẽ xuất hiện tên tác giả có chứa các chữ
muốn tìm.
- Nếu tìm ở chế độ GẦN ĐÚNG, lần tìm dầu tiên chưa thấy thì bấm nút
TIẾP.
- Người dùng được phép vừa tìm trên màn hình tìm vừa bấm nút SỬA,
HỦY trên màn hình tác giả.
- Khi có thông báo "Đã đến mẫu tin cuối cùng", điều đó có nghĩa là:
+ Không còn tên tác giả nào thỏa giá trị muốn tìm hoặc
+ Không có tên tác giả nào thỏa giá trị muốn tìm.
MÀN HÌNH TÌM TRƯỚC KHI TÌM TÊN TÁC GIẢ CÓ CHỨA CHỮ
"CÔNG"
MÀN HÌNH TÌM SAU KHI TÌM TÊN TÁC GIẢ CÓ CHỨA CHỮ “CÔNG”
2.2. Cập nhật các danh mục khác
Tương tự cập nhật danh mục tác giả.
2.2.1. Danh mục đơn vị:
Cập nhật tên các đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan. Ví dụ: Phòng Kế
hoạch, Phòng Tổ chức, Tổ Văn Thư,…
2.2.2. Danh mục người ký công văn đến:
Cập nhật Họ - Tên đệm - Tên riêng của người ký văn bản đến.
2.2.3. Danh mục cán bộ:
Cập nhật Họ - Tên đệm - Tên riêng của người ký văn bản đi hoặc
người lập hồ sơ. Nói chung là những người cùng cơ quan với ND.
2.2.4. Danh mục chức vụ:
Cập nhật chức vụ của người ký văn bản đến hoặc đi, không nên ghi tên
cơ quan hay đơn vị trong chức vụ.
Ví dụ: Trưởng phòng Y vụ sẽ cập nhật là Trưởng phòng.
2.2.5. Danh mục tên loại:
Cập nhật tên loại văn bản, nếu văn bản không tên thì cập nhật là Công
văn.
Ví dụ: Thông báo, quyết định, công văn…
2.3. Cập nhật danh mục chủ đề
Tương tự cập nhật DMTG.
2.3.1. Khái niệm:
* Chủ đề là vấn đề dặc trưng chủ yếu thường xuyên lặp đi lặp lại của
một nhóm văn bản. Chủ đề có thể là cấp 1 hoặc cấp 2, được mã hóa bởi mã
chủ đề.
* Xác định chủ đề phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị; phải chính xác về thuật ngữ chuyên môn, đơn giản, dễ hiểu và thông
dụng trong cơ quan.
2.3.2. Cách ghi mã chủ đề:
- Chủ đề cấp 1: gồm 2 chữ cái.
- Chủ đề cấp 2: gồm 2 chữ cái giống chủ đề cấp 1 và số thứ tự phát
sinh.
- Các mã chủ đề không được trùng nhau.
Ví dụ:
MÃ CHỦ ĐỀ TÊN CHỦ ĐỀ CẤP CHỦ ĐỀ
AA TỔ CHỨC CÁN BỘ 1
AA01 Sử dụng, tuyển dụng 2
AA02 Đào tạo, bồi dưỡng 2
BB CHẾ ĐỘ PHỤ CẤP 1
BB01 Phụ cấp độc hại 2
BB02 Phụ cấp ưu đãi 2
2.4. Danh mục hồ sơ
MÀN HÌNH DANH MỤC HỒ SƠ
2.4.1. Khái niệm:
Danh mục hồ sơ là bảng liệt kê các hồ sơ của cơ quan lập ra trong 1
năm. Thường cơ quan có công tác lập hồ sơ tốt, mỗi cuối năm cán bộ văn thư
sẽ tổng hợp để tạo 1 Danh mục hồ sơ dự kiến lập cho năm sau.
Nếu cơ quan không có danh mục hồ sơ chung, thì ND có thể sử dụng
Danh mục hồ sơ:
(1) Để theo dõi những hồ sơ mà lãnh đạo yêu cầu theo dõi tình hình
giải quyết những hồ sơ đó hoặc;
(2) Theo dõi các công văn đến hoặc đi mà ND đã gửi cho các phòng,
ban trong 1 năm.
2.4.2. Cách cập nhật danh mục hồ sơ:
* Chọn năm lập hồ sơ.
* Mã hồ sơ: Cập nhật ký hiệu hồ sơ theo qui định của cơ quan hoặc
như:
- Trường hợp (1): mã hồ sơ nên ghi theo công thức:
KÝ HIỆU ĐƠN VỊ LẬP - STT HỒ SƠ/NĂM LẬP
Ví dụ: ND cần theo dõi hồ sơ mở lớp QLNN tại huyện Cần Giờ năm
2000 do Phòng Đào tạo lập thì Mã hồ sơ ghi là: ĐT01 /2000, nếu đây là hồ sơ
đầu tiên của Phòng Đào tạo năm 2000 mà ND được lãnh đạo giao trách
nhiệm theo dõi trong chương trình.
- Trường hợp (2): mã hồ sơ nên ghi theo công thức:
KÝ HIỆU ĐƠN VỊ/NĂM LẬP
Ví dụ: ĐT/2000
* Tiêu đề hồ sơ: là tên của hồ sơ.
- Ví dụ trường hợp(1): Tiêu đề hồ sơ ghi là: Hồ sơ mở lớp TCQLNN tại
huyện Cần Giờ.
- Ví dụ trường hợp(2): Tập văn bản giao Phòng Đào tạo năm 2000.
* Ngày bắt đầu: ngày ký của văn bản đầu tiên trong hồ sơ.
* Ngày kết thúc: ngày ký của văn bản cuối cùng trong hồ sơ.
* Người lập hồ sơ: họ tên cán bộ giải quyết hồ sơ.
* Đơn vị lập hồ sơ: là tên phòng ban nhận văn bản để giải quyết hồ sơ.
* Thời hạn bảo quản: chọn 1 trong 3 mức độ bảo quản trong danh sách.
2.4.3. Cách tìm hồ sơ để sửa, hủy:
* Cách 1: bằng nút TÌM.
Trên màn hình Tìm - trong ô giá trị Tìm, ND có thể tìm bất cứ giá trị nào
của hồ sơ muốn tìm.
* Cách 2: bằng nút Danh mục hồ sơ (DMHS).
Trên màn hình danh mục hồ sơ, ND có thể chọn hồ sơ muốn tìm, rồi
bấm nút
2.4.4. Cách in danh mục hồ sơ:
- Bấm nút INDMHS.
- Chọn năm in.
- Xem danh mục hồ sơ trên màn hình.
- Bấm vào biểu tượng máy IN.
CHÚ Ý: Trường hợp hiện tại, khi sử dụng chương trình này, ND hoàn
toàn không quan tâm gì tới tình hình giải quyết hồ sơ hoặc việc thống kê văn
bản gửi các phòng ban, thay vì tắt bỏ tính năng này, ND nên tạo hồ sơ nào đó
đăng ký chung cho tất cả các văn bản.
Ví dụ: mã hồ sơ CHUNG.
III. QUY TRÌNH CẬP NHẬT CÔNG VĂN ĐẾN (CVDE)
3.1. Phân loại CVDE
Sau khi phân loại, chỉ có CVDE công việc và CVDE nguyên tắc được
đăng ký vào chương trình, vì 2 loại CVDE này cần lưu trữ dài hạn. Chương
trình sẽ tự động cho tăng số thứ tự đến, tập số ứng với mỗi loại CVDE trong 1
năm hành chính. Năm sau Stt đến, tập số sẽ tự động đánh số lại.
3.2. Cập nhật CVDE công việc
3.2.1. Cập nhật thẻ vị trí:
MÀN HÌNH ĐANG CẬP NHẬT THẺ VỊ TRÍ
* Các ô sáng: loại công văn, ngày đến, số thứ tự, tập số, tự động có và
chúng là những thành phần tạo nên mã lưu trữ; là vị trí của CVDE trên giá kệ
ứng với mỗi CVDE ta có 1 mã lưu trữ và ngược lại ứng với 1 mã lưu trữ chỉ vị
trí của 1 CVDE. Vì vậy ND chỉ nên sửa tập số cho phù hợp với số thứ tự của
tập lưu CVDE và hạn chế làm xáo trộn trạng thái tự động của các ô sáng kể
trên.
* CHÚ Ý Ảnh hưởng của nút SỬA đối với STT, TẬP SỐ:
+ Saủ khi sử dụng nút SỬA, chương trình sẽ không tự động tăng số
thứ tự đối với công văn đến thêm sau đó, ND phải tự sửa STT tăng thêm 1
đơn vị, bấm phím ENTER 2 lần để chương trình lưu STT mới vào mã lưu trữ
rồi nhập bình thường.
+ Sau khi thực hiện thao tác SỬA, ND không THÊM, mà đóng chương
trình lại, thì STT cũng không tự động tăng cho CVDE đầu tiên nhập trong
ngày, mà ND phải tự sửa STT này tăng thêm một đơn vị, bấm phím ENTER 2
lần để chương trình lưu STT mới vào mã lưu trữ rồi nhập bình thường.
+ Tập số không tự động tăng như STT mà nó sẽ mặc định tập số cũ,
chỉ thay đổi khi ND sửa trong ô sáng tập số. Sau khi sửa tập số, ND bấm
phím ENTER để số tập mới cập nhật vào mã lưu trữ.
+ Để tránh những rắc rối, mà ngay cả trong phương pháp thủ công
thông thường người dùng vẫn gặp phâi, tốt nhất hãy cẩn thận trong việc nhập
liệu, đừng sửa chữa nhiều quá sau khi đã nhập liệu; nhất là sửa những ô
sáng có liên quan mã lưu trữ.
* Mức độ khẩn: ND phải chọn 1 trong 4 giá trị có sẵn trong danh sách.
* Lưu hồ sơ: ND phải chọn mã hồ sơ thích hợp trong danh sách. Nếu
chưa có mã hồ sơ thích hợp thì người dùng sẽ nhập mã hồ sơ mới. Lúc này
sẽ có thông báo xuất hiện, nếu ND đồng ý nhập mới hồ sơ thì chọn YES, rồi
cập nhật thông qua màn hình danh mục hồ sơ. Ô sáng lưu hồ sơ là ô cuối
cùng của thẻ vị trí, nếu ND nhấn phím Enter thì chương trình sẽ tự động
chuyển sang thẻ NHẬN DẠNG.
3.2.2. Cập nhật thể nhận dạng:
MÀN HÌNH THẺ NHẬN DẠNG CVDE
* Số và ký hiệu: cập nhật toàn bộ số và ký hiệu của văn bản được ghi
phía dưới tên tác giả.
* Tác giả: cập nhật từ danh sách. Ta có thể gõ chữ cái đầu tiên của tên
tác giả, rồi dùng phím mũi tên để chọn tiếp tên tác giả. Nếu tác giả chưa có
tên trong danh sách, ND gõ toàn bộ tên tác giả mới, thông báo nhập tên mới
xuất hiện, ND chọn YES, chương trình sẽ cho nhập tên tác giả mới thông qua
màn hình Danh mục tác giả.
* Ngày ký văn bản: cập nhật ngày ghi nơi dòng địa danh theo dạng
ngày 2 số/tháng 2 số/năm 4 số hay tháng 2 số/ ngày 2 số/năm 4 số tùy máy
ND dang sử dụng ở chế độ nào.
* Tên loại* chủ đề, người ký, chức vụ: cập nhật tương tự cập nhật danh
mục tác giả.
* Chú thích: cập nhật những thông tin làm rõ sự nhận dạng văn bản.
Chẳng hạn, thông tin về sao y, tên các văn bản gửi kèm, trạng thái vật lý,
v.v…
* Có theo dõi xử lý văn bản không: Nếu ND dược giao trách nhiệm theo
dõi xử lý văn bản thì chọn có, rồi cập nhật tiếp thẻ XỬ LÝ; ngược lại, chọn
KHÔNG, rồi bấm LƯU.
CHÚ Ý: Đối CVDE nguyên tắc, vì văn bản mang tính chất là căn cứ giải
quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị nên
xử lý đương nhiên là KHÔNG.
3.2.3. Cập nhật thẻ xử lý (nếu có):
MÀN HÌNH THẺ XỬ LÝ CVDE
* Đơn vị xử lý CVDE này: cập nhật tên phòng, ban hoặc họ tên người
trực tiếp xử lý, giải quyết văn bản này.
* CVDE này có trả lời bàng CVDI không: ND phải phán đoán, hoặc hỏi
phòng xử lý văn bản xem vấn đề này có được trả lời bằng CVDI không.
* Thời hạn xử lý CVDE này: nếu có thì cập nhật từ bút phê chỉ đạo của
thủ trưởng ngày xử lý xong vấn đề của văn bản hay của cả hồ sơ.
* CVDE này đã được xử lý chưa: mặc nhiên khi mới vừa cập nhật
CVDE này thì xử lý là CHƯA, nhưng khi ND cập nhật 1 CVDI trả lời cho
CVDE này, thì chương trình sẽ tự động kiểm tra xử lý cho CVDE này là
XONG.
* CVDI mà CVDE này trả lời (nếu có): nếu có CVDI mà CVDE này trả
lời thì ND sẽ chọn đúng trong danh sách CVDI để cập nhật mã CVDI cho ô
sáng này.
* CVDI trả lời cho CVDE này: chương trình sẽ tự động điền mã CVDI
tương ứng với việc ND cập nhật ô sáng CVDE mà CVDI này trả lời (nếu có).
3.3. Cập nhật CVDE nguyên tắc
* Trong một ngày làm việc, sau khi cập nhật toàn bộ CVDE công việc,
ND sẽ cập nhật tiếp các CVDE nguyên tắc bằng cách:
- Bấm nút THÊM (ALT-T).
- Bấm nút LOẠI cv (ALT-L), màn hình loại công văn xuất hiện, ND chọn
loại công văn từ trong danh sách thích hợp. Chẳng hạn, chọn nguyên tắc.
Việc chọn loại này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất trong suốt quá trình thêm các
CVDE nguyên tắc. Nghĩa là ở lần THÊM CVDE nguyên tắc thứ hai, ND không
cần bấm nút LOẠI cv nữa.
CHÚ Ý:
- Muốn di chuyển nhanh giữa các thẻ, dùng tổ hợp phím ALT chữ cái
đầu tiên của thẻ.
- Muốn sử dụng phím tắt cho các nút lệnh, dùng phím tổ hợp ALT chữ
cái được gạch dưới trong nút lệnh.
- Muốn di chuyển xuống các ô sáng tiếp theo, dùng phím ENTER.
- Muốn di chuyển ngược lại, dùng tổ hợp phím SHIFT-TAB.
- Muốn nhập nhanh dữ liệu cho các hộp danh sách từ bàn phím, gõ chữ
cái đầu tiên, rồi dùng phím mủi tên chọn tiếp trong danh sách.
- Muốn di chuyển nhanh về dầu danh sách, bấm CTRL - HOME; cuối
danh sách bấm CTRL - END.
- Muốn di chuyển nhanh về đầu ô sáng, bấm HOME; cuối ô sáng bấm
END.
3.4. Ghi nhận mã lưu trữ và tổ chức lưu CVDE theo mã lưu trữ
Sau khi cập nhật xong CVDE, ND sẽ ghi mã lưu trữ vào CVDE chính
thức (giống như nhà có bảng số nhà), rồi sắp xếp CVDE theo trình tự nhất
định của Mã lưu trữ.
3.5. Các xử lý khác
* Nút chọn ngày: ND có thể chọn ngày làm việc lại để thêm CVDE khác
từ nút CHỌN NGÀY.
* Nút sổ CVDE:
- ND có thể xem sổ đăng ký CVDE từ ngày đến này sang ngày đến
khác hay 1 ngày đến nào đó thông qua 2 nút chọn ngày và hãy chọn trên màn
hình sổ CVDE.
- ND có thể chọn dòng CVDE nào đó trong sổ CVDE, rồi bấm nút <=3
thì CVDE được chọn sẽ hiển thị trên màn hình cập cập nhật CVDE, để ND
xem hoặc sửa.
* Nút in CVDE:
- ND sẽ xem được Tờ Đăng kỷ và chuyển giao CVDE theo ngày làm
việc thích hợp. Nếu muốn in thì chọn biểu tượng máy in. Các tờ Đăng ký
chuyển giao sẽ được đóng lại thành sổ vào cuối năm và lưu như một cuốn sổ
bình thường.
- Nếu ngày nào không có đăng ký CVDE thì chương trình sẽ báo
"Không có dữ liệu để báo cáo".
* Nút tìm: Xem nút TÌM ở cập nhật danh mục tác giả.
IV. QUY TRÌNH CẬP NHẬT CVDI
Tương tự cập nhật CVDE.
V. CÁC THÔNG BÁO NHẮC NHỞ ND TRONG CẬP NHẬT DỮ LIỆU
Mục đích các thông báo nhắc nhở của chương trình nhằm hỗ trợ ND
trong việc kiểm tra các lỗi mà khi nhập liệu ND có khả năng sai phạm làm ảnh
hưởng tới độ chính xác của dữ liệu.
5.1. ND vi phạm tính đầy đủ của dữ liệu
* Nếu ND không nkập đầy đủ các dữ liệu cần thiết mà đã bấm nút LƯU,
thì chương trình sẽ hiện thông báo nhắc nhở: "Vui lòng nhập đầy đủ dữ liệu";
đồng thời con trỏ nhập liệu sẽ nhảy vào ô sáng thiếu dữ liệu để ND tiếp tục
nhập đầy đủ dữ liệu tại đây.
5.2. ND vi phạm tính duy nhất của dữ liệu
* Nếu ND cập nhật trùng mã lưu trữ là địa chỉ duy nhất cho từng văn
bản trên giá của văn thư, thì chương trình sẽ thông báo "Không ghi được mẩu
tin". ND phải xem lại, có thể ND đã tự ý sửa STT đến/đi vô tình làm trùng mã
lưu trữ.
* Nếu ND cập nhật lần thứ hai trở lên cùng 1 CVDE, thì khi bấm nút
LƯU, chương trình sẽ thông báo Công văn này đã nhập rồi, bạn có muôn
nhập nữa không".
- Nếu ND chọn YES, thì chương trình sẽ cho nhập CVDE trùng thông
tin nhận dạng, nhưng khác mã lưu trữ, nghĩa là trên giá văn thư sẽ có 2
CVDE hoàn toàn giống nhau, nhưng khác vị trí.
- Nếu ND chọn NO, thì chương trình sẽ báo "không ghi được mẩu tin",
ND bấm nút phục hồi không lưu CVDE này.
* Nếu ND cập nhật trùng mã, tên dữ liệu trong các màn hình Danh mục
chương trình sẽ không cho phép.
5.3. ND có thể vi phạm tính hợp lý của dữ liệu
* Kiểu dữ liệu nhập sai: kiểu ngày, kiểu số…
* Ngày ký văn bản lại sau ngày đến ngày đi; thời gian xử lý lại trước
ngày đến v.v…
Nói chung, khi chương trinh ra thông báo nhắc nhở sự sai sót về phía
ND về một lỗi nào đó, ND phải căn cứ vào báo lỗi để sửa sai.
VI. TRA CỨU
6.1. Mục đích
Các màn hình tra cứu giúp ND tra cứu được thông tin nhận dạng (tác
giả, người ký, chủ đề, v.v…) của văn bản và thông tin vị trí của chúng thể hiện
qua Bản danh sách các văn bản thỏa mãn yêu cầu được in ra. Từ danh sách
này - thông qua các mã lưu trữ - ND có thể đến giá kệ lấy văn bản cho người
tìm tin một cách dễ dàng, nếu được phép.
6.2. Các màn hình tra cứu
6.2.1. Đặc điểm sử dụng:
* Điều kiện tìm tin = tập hợp tất cả các giá trị tìm tin (do ND chọn trên
các ô sáng của toàn màn hình) phải đồng thời được thỏa mãn.
* Khi điều kiện tìm tin càng chi tiết, thì việc tra cứu tin càng chính xác.
* Khi ND không biết chính xác một giá trị tìm tin nào thì không dược
dùng giá trị này để tìm tin.
6.2.2. Tra cứu công văn đến:
MÀN HÌNH TRA cứu CVDE
Màn hình mặc nhiên ở chế độ không theo dõi xử lý văn bản.
TRA CỨU:
* Sau khi chọn hoăc nhập giá trị cho một hoặc vài ô sáng, ND sẽ:
* Bấm nút TÌM:
- Nếu không có CVDE nào thỏa mãn điều kiện, thì trong hộp danh sách
phía dưới sẽ hiện dòng chữ "Không có công văn nào thỏa mãn điều kiện".
- Ngược lại, các CVDE thỏa mãn điều kiện sẽ xuất hiện đầy đủ trong
hộp danh sách.
* ND muốn danh sách phía dưới có thêm các văn bản thỏa mãn điều
kiện tìm tin khác, thì:
- Thay đổi một vài hay tất cả giá trị trong các ô sáng.
- Bấm nút TÌM:
+ Nếu không có CVDE nào thỏa mãn điều kiện tìm mới, thì trong hộp
danh sách sẽ giữ nguyên danh sách cũ.
+ Ngược lại, danh sách CVDE thỏa mãn điều kiện tìm tin mứi sẽ nhập
thêm vào hộp danh sách.
* ND muốn màn hình tra cứu trở về trạng thái mặc nhiên ban đầu để
tìm tin mới hoàn toàn, thì bấm nút TÌM MỚI.
XEM, IN:
* Bấm nút XEM, ND sẽ tùy chọn chế độ xem theo sự hướng dẫn của
thông báo. Sau khi xem trên màn hình, ND có thể chọn biểu tượng máy in để
in ra giấy.
6.2.3. Tra cứu công văn đi:
Tương tự tra cứu công văn đến.
6.2.4. Tra cứu CVDE, CVDI thông qua số ký hiệu văn bản hay mã lưu trữ:
MÀN HÌNH TRA CỨU CVDE THÔNG QUA SỐ KỲ HIỆU HOẶC MÃ
LƯU TRỮ
Khi người tìm văn bản nhớ chính xác số hoặc số và ký hiệu hoặc mã
lưu trữ CVDE/CVDI, ND nên sử dụng màn hình tra cứu CVDE/CVDI để tìm
nhanh văn bản.
Cách sử dụng các nút tương tự như màn hình tra cứu CVDE/CVDI.
6.2.5. Tra cứu tình hình giải quyết hồ sơ (nếu cần):
ND sẽ lựa chọn mã hồ sơ muốn tìm, ngay lập tức trong hộp danh sách
sẽ hiển thị toàn bộ CDVE/CVDI của cùng hồ sơ này. Đương nhiên, nếu trước
đó trong quá trình nhập CDVE/CVDI, ND đã chọn ở ô sáng LƯU hồ sơ giá trị
là mã hồ sơ này.
TRA CỨU TÌNH HÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ
VII. BÁO CÁO THỐNG KÊ
7.1. Công văn đến
Hàng năm, hàng tháng, văn thư có thể báo cáo thông kê theo tên loại
văn bản, tên tác giả hay tình hình xử lý văn bản thông qua màn hình.
MÀN HÌNH BÁO CÁO THỐNG KÊ CDVE
Nếu tháng hay năm nào không có dữ liệu, chương trình sẽ báo "Không
có dữ liệu để báo cáo".
7.2. Công ăn đi
Tương tự báo cáo thống kê CD VE.
VIII. QUẢN TRỊ CHƯƠNG TRÌNH
Quyền quản trị là quyền được sử dụng toàn bộ các chức năng xử lý
của chương trình. ND không có quyền quản trị là ND mất tối thiểu 1 chức
năng của chương trình.
8.1. Tổ chức người dùng (ND)
Trên màn hình "Tổ chức người dùng", quản trị viên có thể thêm, xóa,
sửa các ND của chương trình như các màn hình cập nhật khác.
MÀN HÌNH TỔ CHỨC NGƯỜI DÙNG
MÀN HÌNH CẬP NHẬT CHI TIẾT NGƯỜI DÙNG
* Mã người dùng: 2 chữ cái đầu tiên + 2 ký tự số kế tiếp.
* Họ tên: nhập theo ý muốn.
* Mật mã sử dụng: nhập theo ý muốn, màn hình sẽ hiển thị các ký tự ***
* Nhập lại mật mã: giống y mật mã đầu tiên.
* Bấm nút GHI, nếu muốn lưu sự cập nhật trên; ngược lại bấm nút
KHÔNG.
8.2. Phân quyền sử dụng
MÀN HÌNH PHÂN QUYỀN
* Người sử dụng: chọn trong danh sách.
* Chọn hết: được toàn quyền sử dụng ngang quyền với quản trị viên.
* Chọn chức năng để phân quyền:
- Chọn trong danh sách MENU bên trái => danh sách tương ứng với
menu chọn sẽ xuất hiện bên phải.
- Xử lý nào được phân quyền sẽ được đánh dấu, ngược lại thì bỏ đánh
dấu trong ô vuông ở cột ENABLED.
* GHI: lưu các cập nhật.
8.3. Cài đặt thông số
MÀN HÌNH CÀI ĐẶT THÔNG SỐ
Có thể bạn không thích những thông số công văn do người thiết kế
chương trình cài đặt như hình trên, bạn hãy tự sửa lại cho phù hợp (nếu
muốn). Bạn chỉ nên thay đổi một lần duy nhất vì sự thay đổi này sẽ ảnh
hưởng lớn tới việc xác định vị trí văn bản lưu trên giá.
Phụ lục 2. CÁC VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ
NGHỊ ĐỊNH SỐ 142/CP NGÀY 28-9-1963
CỦA CHÍNH PHỦ
Về việc ban hành Điều lệ về công tác công văn,
giấy tờ và công tác lưu trữ
HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ
Để thống nhất việc quản lý công văn, giấy tờ trong công tác cơ quan, xí
nghiệp của Nhà nước;
Để đưa công tác công văn, giấy tờ, công tác lưu trữ của các cơ quan,
xí nghiệp của Nhà nước vào nề nếp;
Căn cứ Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ trong hội nghị Thường vụ
Hội đồng Chính phủ ngày 24 tháng 7 năm 1963,
NGHỊ ĐỊNH
ĐlỀU 1. Nay ban hành, kèm theo Nghị định này, bản Điều lệ về công
tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.
ĐIỀU 2. Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, các ông Bộ trưởng các Bộ, các
Ông Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính
phủ, các Ông Chủ tịch ủy ban hành chính các khu, tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.
T/M HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
PHẠM VĂN ĐỒNG
ĐIỀU LỆ
VỀ CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt
động của Nhà nước.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi lại các hoạt động về mọi mặt của cơ quan, xí
nghiệp cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết.
Cho nên làm công tác công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu trữ
là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý Nhà nước.
Trong một phạm vi khá lớn, công việc của một cơ quan, một xí nghiệp
được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy
tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay
không.
Điều lệ này quy định một số nguyên tắc nhằm làm cho hai công tác ấy
ngày càng có nề nếp khoa học, có hiệu suất cao để góp phần tích cực và thiết
thực vào việc cải tiến lề lối làm việc của các cơ quan của Nhà nưdc và của
các đoàn thể nhân dân từ Trung ương cho đên cơ sở.
MỤC I
CÔNG TÁC CÔNG VĂN, GIẤY TỜ
QUY ĐỊNH CHUNG
ĐlỀU 1. Công văn, giấy tờ của cơ quan, xí nghiệp của Nhà nước dùng
để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước; để báo cáo, thỉnh thị; để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp;
để ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần
thiết.
Công văn, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được của các nơi khác gửi
đến gọi tắt là "công văn đến", công văn, tài liệu do cơ quan gửi cho nơi khác
gọi tắt là "công văn đi". Những sổ sách ghi chép, những bản thảo các loại
công văn, những tài liệu dùng trong nội bộ cơ quan… gọi tắt là "giấy tờ của
cơ quan”.
ĐIỀU 2. Những công việc chính của công tác công văn, giấy tờ là:
- Nhận và vào sổ "công văn đến".
- Xem và phân phối "công văn đến", theo dõi việc giải quyết công văn.
- Nghiên cứu công văn, khởi thảo công văn.
- Sửa chữa dự thảo, duyệt bản thảo.
- Đánh máy công văn, xem lại bản đánh máy, ký công văn.
- Vào sổ và gửi "công văn đi".
- Làm sổ ghi chép tài liệu.
- Làm các loại biên bản.
- Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
ĐIỀU 3. Thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và
thường xuyên đôn đốc công tác công văn, giấy tờ theo đúng mọi quy định của
Nhà nước.
Các cán bộ, nhân viên khi làm một trong các việc nói ở điều 2 trên đây,
phải làm tốt các việc ấy.
HÌNH THỨC CỦA CÔNG VĂN
ĐIỀU 4. Về hình thức, một công văn phải có: tiêu đề, nơi gửi, ngày gửi
công văn, số và ký hiệu của công văn, dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn
cấp của công văn (nếu là công văn mật hoặc khẩn), văn bản kèm theo công
văn (nếu có), dấu của cơ quan gửi và chữ ký của Thủ trưởng cơ quan gửi
công văn hoặc người được uỷ quyền ký.
ĐIỀU 5. Tiêu đề của công văn gồm tên cơ quan gửi công văn, trích yếu
của công văn. Tiêu dề này ghi ở góc trên bên trái công văn; trích yếu của
công văn phải gọn và rõ, thể hiện được một cách tổng quát nội dung của công
văn.
Số và ký hiệu công văn giúp cho việc vào sổ, việc tìm kiếm công văn dễ
dàng. Số công văn phải đánh theo thứ tự từ 1 và bắt đầu vào ngày đầu năm.
Ký hiệu là chữ viết tắt của mỗi loại công văn và tên của đơn vị làm ra công
văn đó hợp thành.
Ngày tháng của công văn phải là ngày gửi công văn đi và ghi ở phía
trên đầu của mỗi công văn để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm
kiếm công văn.
Chữ ký và đóng dấu ở cuối mỗi công văn phải rõ ràng và bằng mực tốt.
Chỉ Thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền mới được ký công văn.
Bên trên hoặc dưới chữ ký phải ghi rõ chức vụ và tên họ của người ký, chữ
ký và dấu đóng ở cuối công văn bảo đảm tính hợp pháp của công văn.
Phải ghi rõ người nhận, nơi nhận ở trên đầu công văn dưới chỗ ghi
ngày tháng; nếu không tiện ghi ở trên đầu của công văn thì phải ghi vào góc
dưới bên trái của công văn.
Đối với các công văn gửi đi có văn bản kèm theo, thì số lượng văn bản
kèm theo này phải được ghi rõ ở trong công văn cùng với tên của mỗi văn
bản. Để tiện cho việc vào sổ, việc kiểm soát, phải ghi rõ, nhưng tóm tắt là có
mấy văn bản kèm theo ở ngay dưới chỗ ghi trích yếu công văn (ví dụ: 7 bản
kèm theo).
Dấu hiệu ghi mức độ bí mật và khẩn cấp của công văn phải được đóng
ở góc bên trái, dưới chỗ ghi trích yếu của công văn.
Dấu hiệu về mức độ bí mật gồm có "mật", "tối mật" "tuyệt mật".
Dấu hiệu về mức độ khẩn cấp gồm có: "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa
tốc".
Mức độ bí mật và mức độ khẩn cấp của công văn do người ký công
văn quyết định.
QUẢN LÝ CÔNG VÃN, GIẤY TỜ
ĐIỀU 6. Thủ trưởng các cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời các
"công văn đến" của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể ủy nhiệm cho cán bộ
phụ trách các bộ môn của cơ quan giải quyết một số loại công văn, giấy tờ tùy
theo khả năng và cương vị công tác của mỗi người, nhưng phải chịu trách
nhiệm chung về việc giải quyết những công văn, giấy tờ dó.
ĐIỀU 7. Để giúp Thủ trưởng cơ quan nắm được toàn bộ tình hình công
việc của cơ quan, việc quản lý "công văn đến" và "công văn đi" ở mỗi cơ quan
phải do một cán bộ phụ trách.
Tùy theo tổ chức của từng cơ quan, cán bộ này là Chánh hoặc Phó văn
phòng, là trưởng hoặc phó phòng hành chính của cơ quan; trong những cơ
quan nhỏ hoặc ít công văn giấy tờ thì Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng cơ
quan trực tiếp phụ trách.
ĐIỀU 8. Để giúp cho Thủ trưởng cơ quan, cho Chánh, Phó văn phòng,
Trưởng, Phó phòng Hành chính làm được việc quản lý thống nhất "công văn
đi" và "công văn đến" và gửi "công văn đi", những bộ môn của một cơ quan
như Cục, Vụ, Phòng… nằm ngay ở trong cơ quan không được tổ chức riêng
bộ phận tiếp nhận và gửi công văn mà phải tập trung "công văn đi", "công văn
đến" vào văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan.
Chỉ các bộ môn ở xa cơ quan chính hoặc có công tác chuyên môn khối
lượng nhiều như Cục, Ban, Viện… được Thủ trưởng cơ quan chủ quản ủy
nhiệm cho độc lập giải quyết một số công việc nhất định hoặc giao dịch
thường xuyên với các cơ quan khác hay với nhân dân, mới được tổ chức bộ
phận hoặc đặt người chuyên tiếp nhận và gửi công văn.
ĐlỀU 9. Tất cả "công văn đi" và "công văn đến" đều phải ghi vào sổ để
tiện theo dõi công việc và tìm kiếm công văn khi cần thiết.
Việc ghi vào "sổ công văn đến" và "sổ công văn đi" phải làm đúng,
nhanh, gọn.
Các "công văn đi" kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký, phải được gửi
đi ngay trong ngày hôm công văn được ký hoặc chậm nhất là ngày hôm sau,
Các "công văn đến" kể từ lúc người phụ trách tiếp nhận công văn của
cơ quan đã ký nhận, phải được phân phối đến tay người có trách nhiệm
nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất.
Những công văn đóng dấu "hỏa tốc", dấu "thượng khẩn" phải được gửi
đi hoặc phân phối ngay lúc mới nhận được.
Việc gửi, nhận, phân phối công văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" phải
theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.
ĐIỀU 10. Nhiệm vụ của Chánh, Phó văn phòng, Trưởng, Phó phòng
Hành chính của mỗi cơ quan là xem xét các "công văn đến" để:
- Trình Thủ trưởng cơ quan xét ngay các việc khẩn cấp, quan trọng.
- Phân phối công văn đến cho các bộ môn trong cơ quan rồi báo cáo lại
với Thủ trưởng cơ quan những điều cần thiết.
Ở những cơ quan không có Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó
phòng Hành chính thì Thủ trưởng hoặc
Phó Thủ trưởng cơ quan phải trực tiếp xem xét và phân phối "công văn
đến".
ĐIỀU 11. Tất cả "công văn di" do Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan
ký đều phải được Chánh, Phó văn phòng hoặc -Trưởng, Phó phòng Hành
chính xem xét về mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi.
THẢO VÀ DUYỆT CÔNG VĂN
ĐlỀU 12. Thảo công văn là một việc quan trọng trong công tác công
văn, giấy tờ.
Trong mỗi cơ quan, phải tổ chức việc thảo công văn một cách hợp lý,
có người đủ năng lực phụ trách.
ĐIỀU 13. Bản thảo công văn phải do chính người có trách nhiệm ký
công văn hoặc người dược Thủ trưởng cơ quan giao trách nhiệm.
KÝ CÔNG VĂN
ĐIỀU 14. Người ký công văn phải chịu trách nhiệm về công văn mình
đã ký.
ĐIỀU 15. Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng các cơ quan phải ký các công
văn nói đến những vấn đề quan trọng như phương châm, chính sách,
chương trình, chủ trương, kế hoạch công tác, những báo cáo, những công
văn xin chỉ thị cấp trên, những nghị quyết, thông tư, chỉ thị về công tác gửi
cấp dưới, các giấy tờ giới thiệu, công lệnh cấp cho cán bộ, nhân viên đi làm
những công tác quan trọng.
Trong trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho
cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một cấp ký những công văn mà
theo luật lệ phải do Thủ trưởng cơ quan ký.
Việc ủy quyền này phải được hạn định trong một thời gian nhất định.
Người được ủy quyền ký công văn không được ủy quyền lại.
ĐIỀU 16. Đối với các công văn, ngoài những công văn nói ở điều 15
trên đây, thì cán bộ phụ trách dưới Thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được
ủy nhiệm ký thừa lệnh.
ĐIỀU 17. Công văn do người không có thẩm quyền ký thì không có giá
trị; cơ quan nhận được công văn này phải gửi trả lại ngay cho cơ quan đã
gửi, và nói rõ là không có giá trị.
Cán bộ hoặc nhân viên ký công văn trái phép sẽ bị thi hành kỷ luật
nặng hay nhẹ tùy theo trường hợp.
ĐIỀU 18. Trước khi đưa ký công văn, người đưa ký phải soát lại bản
đánh máy và chịu trách nhiệm về bản đánh máy.
VIỆC GỬI CÔNG VĂN
ĐIỀU 19. Việc gửi công văn giữa các ngành, các cấp, phải đúng theo
hệ thông tổ chức của bộ máy Nhà nước.
Công văn phải được gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết
hoặc có trách nhiệm cần biết.
ĐIỀU 20. Người ký công văn phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng
việc và theo đúng những quy định và quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác
của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi công văn.
LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
ĐlỀU 21. Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ
nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên
quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm.
ĐlỀU 22. Khi lập hồ sơ phải sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo thứ
tự ngày, tháng và chú ý làm sáng tỏ mối liên hệ giữa các văn bản với nhau
làm cho mỗi hồ sơ phản ánh rõ ràng và có hệ thống hoạt động của cơ quan
đối với việc nói ở trong hồ sơ.
Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị
để tra cứu, tham khảo đều phải lập hồ sơ.
Đối với những bản sao các công văn do cơ quan khác gửi đến cho biết
việc, những công văn giao dịch lặt vặt không liên quan đến công việc chính
của cơ quan hoặc không có giá trị để tham khảo về sau, thì không để vào hồ
sơ lưu trữ.
Việc lập hồ sơ ở trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự
hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải theo đúng các thể thức, phương pháp
do Cục Lưu trữ quy định.
ĐlỀU 23. Cuối mỗi năm, cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy
tờ, và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm
công việc liên quan đến công văn, giấy tờ, phải kiểm điểm lại các hồ sơ, tài
liệu mình đang giữ, đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan hồ
sơ, tài liệu các việc đã xong, và danh sách những hồ sơ, tài liệu đang giữ lại
để theo dõi, nghiên cứu tiếp.
MỰC II
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
QUY ĐỊNH CHUNG
ĐIỀU 24. Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp
xếp thành hồ sơ dem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của các cơ
quan hoặc các kho lưu trữ Trung ương hay địa phương để tra cứu và sử
dụng khi cần thiết, gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi
cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh,
ảnh, dây ghi âm v.v…
ĐlỀU 25. Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước, các
đoàn thể nhân dân và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các chính quyền cũ mà ta
còn giữ được là tài sản lịch sử quý báu của Nhà nước. Không một cơ quan
hoặc cá nhân nào được chiếm các hồ sơ, tài liệu này để dùng riêng, hoặc tiêu
hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ xét ra không còn tác dụng nói ở điều 35 dưới
đây.
ĐIỀU 26. Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng có nhiệm vụ quản lý, thống
nhất về mặt nghiệp vụ công tác lưu trữ của các cơ quan Nhà nước và các
đoàn thể nhân dân trong toàn quốc.
Ở Trung ương có các kho và phân kho lưu trữ đế bảo quản các hồ sơ,
tài liệu lưu trữ của các cơ quan Trung ương.
Ở mỗi khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có một kho lưu trữ
của khu, tỉnh, thành phố để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của địa phương.
Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ
sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ tài liệu lưu trữ, thì
việc này do một nhân viên làm công tác tiếp nhận "công văn đến" kiêm nhiệm.
ĐlỀU 27. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của mỗi cơ quan
là:
1. Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ,
thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
2. Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định chung.
3. Thống kê hồ sơ nhận được và quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu ấy theo sự hướng dẫn của Cục Lưu trữ.
4. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đoàn thể
trong cơ quan.
5. Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.
6. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định của Nhà
nước.
ĐIỀU 28. Nhiệm vụ của các kho lưu trữ Trung ương và địa phương là:
1. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ, SƯU tầm để bổ sung và sắp xếp một
cách có hệ thống hồ sơ, tài liệu lưu trữ của kho theo quy định của Cục Lưu
trữ.
2. Thông kê hồ sơ, tài liệu nhận được, làm mục lục và đề nghị quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ ấy.
3. Bảo quản những hồ sơ, tài liệu lưu trữ do các cơ quan của Nhà nước
và các đoàn thể đem nộp.
4. Phục vụ việc khai thác các hồ sơ, tài liệu lưu trữ có ở trong kho.
ĐIỀU 29. Cán bộ phụ trách các kho lưu trữ ở Trung ương và địa
phương có trách nhiệm cấp bản sao các giấy chứng nhận, các văn bằng hoặc
tài liệu không có tính chất bí mật cho người đương sự, nếu hồ sơ, tài liệu về
các việc này đã được đem nộp vào các kho lưu trữ.
ĐIỀU 30. Các ngành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng và bí mật, như
Công an, Quốc phòng, Ngoại giao được lập kho lưu trữ riêng, nhưng phải
chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ.
Việc thành lập các phân khu lưu trữ ở Trung ương do Ông Bộ trưởng
Phủ Thủ tướng quyết định sau khi đã thỏa thuận với các ngành có liên quan.
THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐlỀU 31. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ
của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu và những công việc đã giải quyết xong.
Phải ghi số và làm mục lục các văn bản ở trong hồ sơ.
Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và các cán bộ, nhân
viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi làm công việc liên quan
đến cong văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết
xong trong thời gian nhiều nhất là 1 năm kể từ ngày việc đó kết thúc, sau thời
hạn 1 năm phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu
trữ của cơ quan.
ĐIỀU 32. Mỗi cử quan chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về công việc đã giải
quyết trong thời hạn 10 năm kế từ ngày hồ sơ công việc được nộp vào bộ
phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan; sau 10 năm phải đem nộp những hồ
sơ đó vào các kho lưu trữ Trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu
nhận.
Cơ quan nào muôn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến thời gian nộp vào
kho lưu trữ phải báo cáo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết.
ĐlỀU 33. Biên bản nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ Trung
ương và địa phương phải làm thành 2 bản để nơi nhận và nơi nộp, mỗi nơi
giữ một. Mẫu biên bản này do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.
ĐIỀU 34. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của một cơ quan này được sáp nhập
vào một cơ quan khác của 2 cơ quan nhập làm một, cơ quan mới do bộ phận
hoặc phòng lưu trữ của cơ quan được sáp nhập hay cơ quan mới tiếp nhận
và giữ gìn.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan giải thể phải được nộp vào kho lưu
trữ có trách nhiệm thu nhận theo lệnh của cơ quan chủ quản cấp trên trực
tiếp.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan có tính cách tạm thời, thì khi cơ
quan giải thể, sẽ do cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp thu nhận và giữ gìn.
Trong trường hợp một cơ quan được tách ra làm hai hoặc nhiều cơ
quan thì một phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc của cơ quan
nào sẽ do cơ quan ấy tiếp thu đế sử dụng.
ĐÁNH GIÁ VÀ TIÊU HỦY HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐIỀU 35. Chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo
quyết định của Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thẩm quyền.
ĐIỀU 36. Thành phần Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ quy định
như sau:
a) Ở cơ quan Trung ương gồm có:
- Chánh văn phòng đại diện Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang
bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ hoặc Thủ trưởng các đoàn thể
nhân dân: Chủ tọa.
- Đại diện của cơ quan có hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Uy viên.
- Đại diện của Cục trưởng Cục Lưu trữ: ủy viên.
b) Ở cấp khu, tỉnh, thành pliố trực thuộc Trung ương, gồm có:
- Chánh văn phòng Uy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố đại diện Uy
ban hành chính: Chủ tọa.
- Đại diện cơ quan có hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Uy viên.
Đối với các loại hồ sơ có tính chất đặc biệt quan trọng thì Chủ tịch Hội
đồng đánh giá phải thỉnh thị Phủ Thủ tướng (nếu là cơ quan Trung ương)
hoặc Uy ban hành chính khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (nếu là
cơ quan địa phương).
ĐIỀU 37. Khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được Hội đồng đánh giá
nói ở điều 36 trên đáy cho phép, phải làm biên bản và có sự chứng kiên của
Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng Hành chính của cơ quan.
THỐNG KÊ, SẮP XẾP VÀ GIỬ GÌN HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
ĐlỀU 38. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ thống kê hồ
sơ, tài liệu lưu trữ đang giữ và có "tủ thẻ hồ sơ" tài liệu lưu trữ để dễ tra cứu
và tìm hiểu.
Mẫu các số thống kê và phương pháp làm và sắp xếp những "tủ thẻ hồ
sơ" do Cục Lưu trữ quy định.
ĐIỀU 39. Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các bộ phận
phòng và kho lưu trữ do Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định.
ĐlỀU 40. Các xí nghiệp, các cơ quan làm việc khoa học, kỹ thuật phải
chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra thành 2 loai: hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành chính và
hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học, kỹ thuật.
ĐIỀU 41. Để tránh ẩm, mốc và mối mọt, để bảo vệ bí mật của Nhà
nước, nơi dể hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải là những phòng cao ráo, thoáng khí
và có cửa, khóa chắc chắn.
Ở các bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có biện pháp để phòng cháy và
có phương tiện, dụng cụ chữa cháy.
ĐlỀU 42. Các xưởng phim, các cơ quan nhiếp ảnh, đài phát thanh phải
có bộ phận lưu trữ có trang bị cần thiết để bảo quản các phim ảnh, ảnh, dây
ghi âm.
ĐlỀU 43. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải luôn luôn được sắp xếp gọn gàng
để có thể di chuyển nhanh chóng khi cần thiết.
MỤC III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
ĐlỀU 44. Các quy định trước đây trái với điều lệ này đều bãi bỏ.
ĐlỀU 45. Mỗi cơ quan phải căn cứ vào bản điều lệ này mà làm bản quy
định chi tiết về công tác công văn, giầy tờ và công tác lưu trữ của cơ quan.
ĐlỀU 46. Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có trách nhiệm hướng dẫn và
kiểm tra, đôn đốc việc thi hành điều lệ này.
Hà Nội, ngày 28 tháng 9 năm 1963
T/M HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ
THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ
PHẠM VĂN ĐỒNG
NGHỊ ĐỊNH SỐ 58/2001/NĐ-CP
NGÀY 24-8-2001 CỦA CHÍNH PHỦ
Về quản lý và sử dụng con dấu
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;
Xét đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ
và Bộ trưởng Bộ Công an.
NGHỊ ĐỊNH:
CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
ĐIỀU 1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần
chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt
động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh
nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với
các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này.
ĐIỀU 2. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định
này áp dụng đối với con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình
Quốc huy được sử dụng dưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi.
Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký,
không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này.
ĐIỀU 3. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được
dùng con dấu có hình quốc huy:
1. Ủy ban thường vụ Quốc vụ, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của
Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương;
2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;
3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính
phủ;
4. Văn phòng Chủ tịch nước;
5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa
phương, các Viện Kiểm sát quân sự;
6. Tòa án nhân dân tối cao, các Tòa án nhân dân địa phương, các Tòa
án quân sự và các Tòa án khác do luật định;
7. Hội dồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp;
8. Cơ quan thi hành án dân sự;
9. Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
10. Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở
nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường
trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh
dự), Cư quan dại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam
trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và
quyền hạn do luật pháp quy định;
11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân; Ủy ban
người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;
12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.
ĐIỀU 4. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không
có hình Quốc huy:
1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức
của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức
của Viện Kiếm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Tòa án nhân dân, Tòa
án quân sự các cấp;
3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc ủy ban
nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;
4. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ
xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan
nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động;
5. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho
phép hoạt động;
6. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà
nước; Luật Doanh nghiệp; Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyên
khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo
quy đinh của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng dại diện
của các tổ chức kinh tế này;
7. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho
phép;
8. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
CHƯƠNG II
QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC DÙNG CON DẤU
ĐIỀU 5. Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu
cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này có trách nhiệm
quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức
mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.
ĐIỀU 6. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định
sau đây:
1. Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định tại Điều
3, Điều 4 của Nghị định này chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường
hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được
sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký
hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.
Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ
chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi,
dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có
thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ
quan, tổ chức đó được phép sử dụng.
2. Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an,
phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã
được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu
sử dung con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.
3. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định
của pháp luật.
4. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử
dụng con dấu của cơ quan, tố chức mình.
Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý
chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ
quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải
chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
5. Mực in dấu thông nhất dùng màu đỏ.
6. Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay
cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận
đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
7. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ
chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại
con dấu cũ.
8. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện đế các cơ
quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử
dụng con dấu.
ĐIỀU 7. Cơ quan, tổ chức nói tại Điều 3, Điều 4 Nghị định này, khi có
quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi
hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con
dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi
con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và
các cơ quan liên quan biêt.
CHƯƠNG III
THẨM QUYỀN QUY ĐỊNH MẪU DẤU, THỦ TỤC KHĂC DẤU, CẤP PHÉP KHẮC DẤU VÀ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU
ĐlỀU 8. Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các loại con dấu và việc
khắc biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu; cấp giấy
phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
quản lý hoạt động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và thực
hiện các công việc khác theo quy định của Nghị dịnh này.
ĐlỀU 9. Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng
ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như sau:
1. Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký
mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà
nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp
giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan đại
diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của hước ngoài tại Việt
Nam; cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan,
tổ chức nước ngoài khác không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp
tại Việt Nam.
2. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc
dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ
quan, tổ chức địa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa
phương theo phân cấp của Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng
nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải
là đại diện ngoại giao đã được phép mang vào Việt Nam để sử dụng.
ĐlỀU 10. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu gồm có:
1. Các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức được sử dụng con
dấu có hình Quốc huy, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi Chính phủ:
a) Đối với các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, các cơ quan
chuyên môn, tổ chức sự nghiệp:
Phải có quyết định về thành lập tổ chức theo quy định đối với từng loại
cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp quyết định chưa quy định cho phép cơ
quan, tổ chức được dùng con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản
riêng cho phép dùng con dấu của cơ quan thẩm quyền thành lập ra tổ chức
đó.
b) Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn
giáo, hội quần chúng, hội nghề nghiệp:
Phải có "Điều lệ về tổ chức và hoạt động" đã được cấp có thẩm quyền
phê duyệt; các tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt
động".
2. Các tổ chức kinh tế:
a) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký
hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy
phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh,
đầu tư nước ngoài).
b) Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngoài các giấy tờ quy định tại điểm
a khoản 2 Điều này còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm
quyền.
3. Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước
muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn bản nêu
rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải
có thêm các loại văn bản nào khác.
4. Trong thời gian không quá 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của
cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và
giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định.
ĐIỀU 11.
1. Các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự và Cơ quan đại
diện của các tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam; các bộ phận lãnh
sự, bộ phận tùy viên quân sự và các bộ phận khác trực thuộc Cơ quan đại
diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sư dụng con dấu của cơ
quan mình phải thông báo và đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Ngoại giao Việt
Nam.
2. Các cơ quan nước ngoài khác và các tổ chức quốc tế phi chính phủ
có đại diện tại Việt Nam muốn mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để
sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam.
3. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là Cơ quan đại diện
ngoại giao mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng cần có văn
bản gửi Bộ Công an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu, kèm
theo mẫu con dấu, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt
Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng.
CHƯƠNG IV
KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM
ĐIỀU 12. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc
thực hiện các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì được khen thưởng
theo quy định chung của nhà nước.
ĐIỀU 13. Người nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử
dụng con dấu, thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử
phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
CHƯƠNG V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
ĐIỀU 14.
1. Căn cứ vào các quy định của Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốc
phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể mẫu con dấu, việc quản lý và
sử dụng các loại con
dấu dùng trong lực lượng Quân đội nhân dân và Công an nhân dân.
2. Bộ Công an phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, to chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định thống nhất mẫu con dấu, việc
quản lý và sử dụng con dấu trong các hệ thống tổ chức đó.
3. Bộ Công an phối hợp với Ban Tôn giáo của Chính phủ, cơ quan
Trung ương của các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam quy định thông nhất mẫu
con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các tôn giáo.
4. Việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức dùng
trong công tác đối ngoại thực hiện theo quy định của Nghị định này và các
quy định cụ thể của Bộ Công an sau khi trao đổi với Bộ Ngoại giao.
ĐIỀU 15. Nghị định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký và thay
thế Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ.
ĐIỀU 16.
1. Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ
Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện kiểm tra việc quản lý và sử
dụng con dấu theo quy định của Nghị định này.
2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan
thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan, tố chức có sử dụng con dấu chịu
trách nhiệm thi hành Nghị định này.
T/M CHÍNH PHỦ
THỬ TƯỚNG
PHAN VĂN KHẢI
MỤC LỤC
Lời Nhà xuất bản
Phần I. ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ
Chương 1 - Một số vấn đề cơ bản về quản trị hành chính
Chương 2 - Những vấn đề chung về văn phòng và văn phòng hiện đại
Chương 3 - Người thư ký trong văn phòng hiện đại
Phẩn II. QUAN HỆ GIAO TlẾP - ỨNG XỬ
Chương 4 - Hiểu cá thể người và hiểu chính mình
Chương 5- Vận dụng các giá trị xã hội cơ bản
Chương 6 - Nâng cao hiệu quả giao tiếp - thông tin
Chương 7 - Xây dựng tập thể lao động và xử lý những tình huống căng
thẳng
Phần III. NHỮNG NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
Chương 8 - Những công việc của một ngày làm việc
Chương 9 - Tiến hành các cuộc họp, hội thảo và lễ hội
Chương 10 - Tổ chức các chuyến đi công tác đi khảo sát của lãnh đạo
Chương 11 - Tiếp khách, nói chuyện điện thoại - hai phương tiện giao
tế và làm việc hàng đầu của người thư ký
Phần IV. TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI
Chương 12 - Bố trí điều kiện làm việc trong văn phòng hiện đại
Chưong 13 - Điện thoại và các phương tiện liên lạc viễn thống
Chương 14 - Kết hợp phương tiện truyền thông với các thiết bị hiện đại
trong ghi lời nói
Chương 15 - Sao in và phát hành
Phụ chương - Làm hồ sơ dự tuyển và trả lời phỏng vấn
Phần V. SOẠN THẢO VĂN BẢN
Chương 16- Văn bản quản lý và điều hành
Chương 17- Cách thức soạn thảo văn bản hành chính
Chương 18- Soạn thảo văn bản hành chính thông thường
Chương 19 - Soạn thảo các bản văn diễn thuyết
Chương 20 - Soạn thảo thư từ giao dịch có tính xã hội
Chương 21 - Soạn thảo thư từ giao dịch trong thương mại
Phần VI. QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU
Chương 22 - Quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu theo vòng đời tài
liệu
Chương 23 - Phương pháp sắp xếp hồ sơ tài liệu phục vụ cho tra tìm
và bảo quản
Phần Phụ Lục
• PHỤ LỤC 1 - CHƯƠNG TRÌNH QUAN LÝ VĂN THƯ
• PHỤ LỤC 2 - CÁC VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ
- Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 của Chính phủ về việc ban hành
Điều lệ về công tác cồng văn, giấy tờ và công tác lưu trữ
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về quản