1 Gerenciamento de Aquisições em Projetos Prof.º Marco Antonio Coghi São Paulo (Unidade Paulista) Turma: GEEP-T41
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Gerenciamento de Aquisições em Projetos
Prof.º Marco Antonio Coghi
São Paulo (Unidade Paulista)
Turma: GEEP-T41
Antes Depois
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Histórico e Necessidades do Negócio:
Com o crescente número de pessoas que adquirem animais de estimação e, que cada vezmais estes são tratados como membros das famílias, somado ao constante crescimento domercado Pet nos últimos anos, buscamos ampliar nosso referencial e diferencial deatendimento estabelecido neste mercado.Após estudos econômico-financeiros, alinhados à estratégica da diretoria da empresa, foiaprovado que o nosso crescimento se dará pelo desenvolvimento do Projeto NetPetBook.
Justificativa do Projeto
Aumentar a rentabilidade com o aumento de escala para o próximo ano fiscal, previstodentro do P.E. (Planejamento Estratégico).
Antes Depois
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Objetivo do Projeto
Desenvolver um NETPETBOOK para incrementar em 03(três) unidades franqueadas noprimeiro ano comercial e 05 (cinco) unidades franqueadas no segundo ano fiscal, em nívelestadual (Estado de São Paulo) pela atual área comercial, durante o próximo ano fiscal emanter o nível de 85% de satisfação dos novos franqueados, mantendo no máximo em 30%(trinta) o índice de franquias fechadas/desistentes após 2 (dois) anos do início das mesmas.
Descrição do Entregável do Projeto
NETPETBOOK, é o “Manual do Franqueado” que estabelece as normas e procedimentospara a efetivação e gestão da Franquia.
Benefícios Esperados com o Projeto
Fluxo de caixa previsível: receber uma receita de R$ 15.000,00 por unidade franquiada eroyalties de R$1.500,00 mensais/unidade franqueada. Estabelecer marca e padrão emcuidados animais no mercado. Receita em escala, com menor custo operacional. Comprascentralizadas e em escala diminuindo custos operacionais.
1 - Gerenciamento
1.1 -Gerenciamento de Stakeholders
1.2 - Gerenciamento de Escopo
1.3 - Gerenciamento de Tempo
1.4 - Gerenciamento de Custo
1.5 - Gerenciamento de RH
1.6 - Gerenciamento da Qualidade
1.7 - Gerenciamento de Comunicações
1.8 - Gerenciamento de Risco
1.9 - Gerenciamento das Aquisições
2 - Detalhamento
2.1 - Administração e Controle
2.2 - Implantação
2.3 - Mkt e Vendas
2.4 - Legislação
2.5 - Operação
2.6 - Sistema de Informação
2.7 - Reciclagem do Conhecimento
2.8 - Contingência
3 - Redação
3.1 - Capitulo Administração e
Controle
3.2 - Capitulo Implantação
3.3 - Capitulo Mkt e Vendas
3.4 - Capitulo Legislação
3.5 - Capitulo Operação
3.6 - Capitulo Sistema de Informação
3.7 - Capitulo Reciclagem do Conhecimento
3.8 - Capitulo Contingência
5 - Revisão
5.1 - Aceite do Capitulo Administração e
Controle
5.2 - Aceite do Capitulo Implantação
5.3 - Aceite do Capitulo Mkt e Vendas
5.4 - Aceite do Capitulo Legislação
5.5 - Aceite do Capitulo Operação
5.6 - Aceite do Capitulo Sistema de Informação
5.7 - Aceite do Capitulo Reciclagem do Conhecimento
5.8 - Aceite do Capitulo Contingência
4 - Criação
4.1 - Diagramação
4.2 - Layout
4.3 - Boneco
4.4 - Arte Finalização
4.5 - Pré impressão e Gráfica
6 - Finalização
6.1 - Arquivos Digitais
6.2 - Arquivos Fisicos
6.3 - Encerramento
WBS = EAP
Make Buy
Critérios Make or Buy
1- Restrição Técnica – A empresa Pêlo Modelo é especializada apenas
em estética animal, não possui departamento de Market especializado
que possa desenvolver o manual do franqueado.
2- Restrição de Custos – Para a Pêlo Modelo é muito mais vantajoso
financeiramente contratar/adquirir os serviços/produtos que não são da
sua especialização do que contratar/treinar novos funcionários.
3- Restrição de Prazo – Para a Pêlo Modelo o tempo gasto em termos
de execução e entregas efetivas, é muito menor contratando/adquirindo
os serviços/produtos que não são da sua especialização do que contratar
especialistas e ter que treina-los e introduzi-los na equipe.
4- Necessidade de Fornecimento Especializado – Para a Pêlo Modelo
é muito importante contratar/adquirir os serviços/produtos de empresas
especializadas em criação de manuais, pois suas perspectivas de cresci-
mento estão fortemente relacionadas a este produto.
Critérios Make or Buy
5- Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe – A Equipe de
Projeto da empresa Pêlo Modelo é reduzida em número de integrantes.
6- Core business da empresa – A empresa Pêlo Modelo é especializada
e reconhecida no mercado como uma referência em centro de estética
animal e estrategicamente deseja crescer tornando-se uma franqueadora.
7- Conhecimento de Normas e Leis vigentes – A empresa Pêlo Modelo
não dispõe uma área jurídica para apoiar ou dar os devidos direciona-
mentos à Equipe de Projetos na construção dos cadernos jurídicos que
compõem o Netpetbook.
Decisão
Divulgar aos convidados fornecedores o
critério de classificação?
SOW - 4.4 Arte Finalização
Resposta: SIM
Motivos:
A empresa Pêlo Modelo, dentro do seu princípio de legitimidade,
acredita que a explicitação de todos os critérios de classificação aos
fornecedores, acaba colaborando para a evolução e a transformação
em termos de capacitação profissional das empresas que fazem
parte do seu “vendor list”.
Documentos de Aquisição Adotados
Fluxo das Aquisições
O processo de concorrência deverá ser realizado de acordo com o fluxograma a seguir:
Identificação dos fornecedores
A identificação dos possíveis fornecedores potenciais para atender ao projeto deverá ocorrer:
a) Por constar na “vendor list” da empresa;
b) Por indicação e conhecimento prévio do gerente de projeto;
c) Por indicação e conhecimento prévio do patrocinador;
d) Pela busca via internet, com análise de portfólio de trabalhos de mesma natureza e
consequente envio de RFI (Request for Information);
e) Por fornecedores já homologados em projetos anteriores.
Documentos de Aquisição Adotados
RFP(Request for Propose) – Solicitação de Proposta
O documento adotado para a aquisição será a RFP, pois o pacote de trabalho
não faz parte do core business da empresa Pêlo Modelo e assim, pretende-se
utilizar a experiência da contratada para o detalhamento dos serviços a serem
entregues.
Meio adotado para envio do Convite.
1. Carta Convite;
2. E-mail.
Justificativa: Adotamos estes meios por serem meios rápidos de comunicação,
estes meios proporcionam respostas mais rápidas dos fornecedores, de fácil
controle de feedbacks e a um menor custo.
Tipo de Contrato Escolhido
1. Foi adotado o contrato tipo PG – Preço Global.
Justificativa: Foi adotado o tipo de contrato Preço Global porque obtivemos o
conhecimento detalhado do objetivo e o escopo claramente definido. Neste tipo
de contrato o preço total do serviço é definido no início da contratação e não
está sujeito a alterações.
Tipo Concorrência Privada - Fluxograma
Plano de Gerenciamento
de Aquisição
Especificação RFP
Envio por Carta Convite
Envio por e-mail
Esclarecimento de dúvidas
Recebimento de Propostas
RevisãoAvaliação das
Propostas
NegociaçãoProposta Finalizada
Jurídico Revisão
Contratação
Aquisições
Núm. Item (a ser contratado)Referência na
EAPDescrição do item Vendor List Orçamento
1 DIAGRAMAÇÃO 4.1 Serviço de diagramação do Netpetbook
Piratininga WKG Kmarkidi Alphagrafics
Digital GraphR$ 900,00
2 LAYOUT 4.2Serviço de Organização e dimensionamento do layout
3 BONECO 4.3Impressão do boneco contendo aproximadamente 165 folhas frente e verso diagramadas e posicionadas
4 ARTE / FINALIZAÇÃO 4.4Consultoria na escolha da arte grafica e finalização
5 PRÉ IMPRESSÃO E GRAFICA 4.5Realização da pré impressão e envio para a gráfica para produção
Critérios de avaliação
Fluxo das aquisições
Grupos de Análise
Descrição Critério Peso
TECNICO 20,0
Capacidade Tecnológica
Tecnologia digital Sim=2 2,0Não=1
Capacidade Tecnológica
Resolução Maior resolução=2 2,0Menor resolução=1
Capacitação Técnica
Amostra de material Sim=2 2,0Não=1
Capacitação Técnica
Diversidade de material Diversidades materiais=2
2,0
Material único=1Capacitação Técnica
Metodologia em seus processos
Sim=2 2,0Não=1
Equipe Certificação profissional ( Quantidade de recursos)
Pós graduado=2 2,0Graduados=1 Tecnicos= 0,5
Equipe Quantidade de recurso ( Níveis)
Sêniores=2 2,0Plenos=1
Juniores=0,5 Equipe Disponibilidade do
ExecuçãoImediata=2 2,0De 0 a 5 dias=1Acima de 5 dias=0,5
Identificação dos fornecedores
GRUPO DE ANÁLISEPiratininga Kmarkidi Alphagrafics Digital Graph
ANÁLISE NOTA ANÁLISE NOTA ANÁLISE NOTA ANÁLISE NOTA
TOTAL TÉCNICO Parte técnica dentro dos padrões exigidos
13,50 Parte técnica ABAIXO dos padrões exigidos
8,50 Parte técnica dentro dos padrões exigidos
17,00 Parte técnica dentro dos padrões exigidos
14,50
TOTAL COMERCIAL Nota prejudica pelo preço praticado ser acima do valor estimado na EAP
5,00 Ótimas condições comerciais
15,00 Nota prejudica pelo preço praticado ser acima do valor estimado na EAP
5,00 Nota prejudica pelo preço praticado ser acima do valor estimado na EAP
4,00
TOTAL QUALIDADE Apena 1 processo não possui
14,00 Não atende os requisitos
10,00 Possui ressalva nos processos de qualidade
13,00 Requisitos atendidos plenamente
20,00
TOTAL RESPONSABILIDADE SOCIAL
Requisitos atendidos 18,00 Não atende os requisitos
2,00 Requisitos parcialmente atendidos 10,00 Requisitos atendidos plenamente
20,00
TOTAL SMS Requisitos atendidos 20,00 Não atende os requisitos
10,00 Requisitos atendidos plenamente 20,00 Requisitos atendidos plenamente
20,00
TOTAL SUSTENTABILIDADE
Apesar da nota abaixo do esperado, a empresa possui gestão parcial dos residuos
10,00 Não atende os requisitos
4,00 Apesar da nota abaixo do esperado, a empresa possui gestão parcial dos residuos
8,00 Requisitos atendidos 16,00
NOTA FINAL Apesar do Preço estar acima da expectativa, empresa demonstra ótimo nivel de maturidade em seus processos
80,50 Apesar do preço abaixo do valor alvo, é um risco manter relacionamento com tal fornecedor
49,50 Apesar do Preço estar acima da expectativa, empresa demonstra que esta nos padrões exigidos pelo projeto, porém atentar-se aos critérios de sustentabilidade e qualidade
73,00 Apesar do Preço estar acima da expectativa, empresa demonstra ótimo nivel de maturidade em seus processos
94,50
Cód. Fornecedor Pontuação Final Classificação Status
1 Piratininga 80,50 2º Aprovado
2 Kmarkidi 49,50 4º Reprovado
3Alphagrafics
Digital 73,00 3º
Aprovado com ressalva
4 Graph 94,50 1º Aprovado
Resposta dos fornecedoresRanking Final
RFP (Request for Proposal) contém:2. ESCOPO DO TRABALHO3. ESCOPO NÃO INCLUÍDO NO PROJETO4. CRONOGRAMA DA CONTRATAÇÃO5. CRONOGRAMA DE TRABALHO6. MEDIÇÕES7. PLANO DE VERIFICAÇÃO DA QUALIDADE8. AVALIAÇÃO TÉCNICA9. LOCAL DE TRABALHO10. MODELO CONTRATUAL11. RESTRIÇÕES12. PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA
RFP
Relatórios para Controlar a Aquisição
A Equipe de Projeto controlou o contrato das aquisições por meio de:
- Reuniões semanais;
- Registro de todas as ocorrências;
- Registros de pendências;
- Registro de obrigações futuras;
- O documento de controle escolhido foi a Ata de Reunião.
A Ata de Reunião contendo os seguintes campos:
- Assinatura de todos os participantes da reunião;
- Cronograma das ações;
- Responsáveis pelas execuções e entregas;
- Data da reunião.
Um Template de relatório foi produzido a partir da Ata de Reunião, contendo:
- Status das tarefas (Concluídas ou Pendentes);
- Avaliação dos Riscos envolvidos;
- Responsáveis por cada tarefa.
PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições
O Plano de Gerenciamento das Aquisições foi organizado desta forma:
PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições
O Plano de Gerenciamento das Aquisições foi organizado desta forma:
PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições
O Plano de Gerenciamento das Aquisições foi organizado desta forma: