NEKK - Beställning till betalning Stormöte

NEKK - Beställning till betalningStormöte Lokala projektledare och Representanter i förvaltningsledning

2013-05-17

Maskinhallen Elyseum

Syftet med dagen är att få en bild av…

• hur Kungsbacka har infört och arbetar med Visma Proceedo.

• hur förändringar i datumhanteringen påverkar förvaltningarna.

• förändringar av attest i PC-lev.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17 2

Deltagare från projektet här idag

Birgitta Alö

Eva Hedenström

Fredric Holm

Jan Holtz

Lars Ljungblom

Lars Runesson

Stefan Wassenius

Åse Nielsen


Agenda

• Inledning

• Kungsbacka kommun

• Fika och dialog

• Bokföringsdatum och stängningstabell

• Förändringar i attest i PC-lev

• Datum för höstens möten

• Sammanfattning och nästa steg

4NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2013-05-17

Vad pratade vi om sist…


Var kan jag läsa mer?


Under Utrullning finns:

• Utformningsprinciper

• Instruktioner

• Utrullningsdatum

• Datorhjälpen

Vad är skillnaden för våra användare?


Fakturan kommer inte att

skickas runt som vi gör idag.

Leveranskvittens är ett viktigt moment

för attesten och ordermatchningen.

Högre krav på beställaren, eftersom beställaren

behöver ha större kunskap i inköpsprocessen, kontering

och attestreglerna.

Har vi andra roller på vår förvaltning?


Superbeställare

Konterare

Redovisnings-kontrollant

Vad gör vi projektet nu?

• Projektet genomför funktionstester och förbereder acceptanstestet som genomförs i början av juni.

• Tillsammans med piloterna har checklistor, konfigurationsmallar och utbildningsmaterial gåtts igenom.

• Förberedelser inför uppstartsmöte med utrullningsgrupp 1.


Utformningen av ny förvaltarorganisation


Projektorganisation

Överlämnings–gruppen

Upphandlingsbolaget

Intraservice

Stadsledningskontoret

Förvaltningar

Leverantör

Temagrupp – strategisk vägledning

Work shops – utformning

Uppdrag och övergripande tidplan

•Planera och utforma en förvaltarorganisation för Beställning till betalning•Överlämnas till linjeorganisationen under första halvåret 2014

Agenda

• Inledning


• Fika och dialog






Agenda

• Inledning


• Fika och dialog






Vilka goda exempel från Kungsbacka – som du ser relevanta för vår del – kan vi ta med oss i det fortsatta arbete i Göteborgs stad?

Dialog


30 minuters dialog. Dokumentera slutsatserna i mallarna.

Agenda

• Inledning


• Fika och dialog






Principer för bokföringsdatum i Winst

Fakturadatum styr bokföringsdatum för ankomst- och slutbokföring.


Skannad faktura

Ankomst-hantering

Granskning och

konteringAttest

Matchning mot beställning/order/leveranskvittens

Matchning mot abonnemang

Klar-markerad

faktura

Leverans-kvittens

Attest av beställning

Skapa beställning

E-faktura

Betalning

Ankomstbokföring Slutbokföring

En gemensam stängningstabell

Stängningstabellen är gemensam för samtliga förvaltningar och datum för respektive månad bestäms centralt. Stängningstabell anger för varje månad vilken dag Winst stänger.

Datumet anger:

• sista dag för ankomstbokföring i gammal månad för faktura med fakturadatum i gammal månad

och

• sista dag som en faktura, som har ett fakturadatum i gammal månad, måste ordermatchas/attesteras för att slutbokföring skall komma med i bokföringen i den gamla månaden.


Exempel 1

Stängningsdag 2013-05-03

Fakturadatum 2013-04-11

Ankomstdatum 2013-04-15

Attest/Ordermatch 2013-04-25

Ankomstbokföring 2013-04-11

Slutbokföring 2013-04-11


Exempel 2








Exempel 3








Exempel 4








Överföringar till/från Winst

• Skannade fakturor kommer att läsas in till Winst varje natt och 2 ggr under dagen.

• Elektroniska fakturor läses in löpande i Winst.

• Överföring till Horisonten av ankomstbokföring och slutbokföring sker en gång varje natt.

• Betalningsinformationen kommer att överföras en gång varje natt.


Förfallodatum

Förfallodatum kommer att sättas enligt följande:

• Skannade fakturor Fakturans ankomstdatum + 30 dagar blir förfallodatum.

• E–fakturor Det förfallodatum som angetts av leverantören blir förfallodatum.

• Utbetalningsunderlag (PC-lev, Bida, ProCapita)Förfallodatum = angiven utbetalningsdag från försystemet.


Datum sätts vid skanningen.

Skillnader mot idag

Förvaltningen kan inte styra bokföringsdatum• I Winst styrs detta av fakturadatum och stängningstabell. Detta innebär att

förvaltningen inte kan styra bokföringsdatum på en faktura – som görs idag i utanordningen – även om huvudboken i Horisonten är öppen.

Bokföringsdatum för ankomstbokföring är fakturadatum• I Winst styrs detta av fakturadatum och stängningstabell. I Horisonten styrs

bokföringsdatum för ankomstbokföring av fakturans registreringsdag, de tre första arbetsdagarna bakåtdateras alltid till gammal månad.

Samma tidplan för alla• I Gasell kan förvaltningen ha avvikande tidplan för stängning. I Winst gäller

samma stängningstabell för samtliga förvaltningar.


Agenda

• Inledning


• Fika och dialog






Förändringar i hanteringen av utbetalningsunderlag

• Utbetalningsunderlag från PCLev, ProCapita och Bida kommer att hanteras i Winst.

• Utbetalningsunderlagen kan läsas in i Winst förattesterade (attesterade i PCLev, Bida) och automatchas i Winst.

• Oattesterade betalningsunderlag attesteras i Winst.

• Utbetalningsunderlagen kommer att få samma verifikationsnummerserie som övriga fakturor.


Säkerställa god intern kontroll i PCLev

För att lösa 2–handsprincipen får inte samma användare göra alla moment i PCLev. Varje förvaltning ansvarar för att aktivt säkerställa att regelverket i PCLev är uppsatt på ett sätt så att god intern kontroll uppnås.

• Enstaka utbetalning via PCLev skall attesteras i Winst. Dessa skall därför endast klarmarkeras (ej attestmarkeras) i PCLev.

• Grupper av utbetalningar kan även fortsättningsvis attestmarkeras i PCLev mot attesterade underlag. I dessa fall ansvarar förvaltningen för att minst 2 personer är involverade i registreringen/godkännandet/attestmarkering av underlag. (Löses genom att behörigheten per grupp delas upp mellan olika personer).

• Upplägg av betalningsmottagare bör göras av ett fåtal personer. Dessa personer bör ej ha behörighet att registrera betalningsunderlag.



Övriga förändringar

• Ansvaret styr till vilken attestant betalningsunderlaget går för attest. Utbetalningsunderlaget går ej till granskare.

• ProCapita kommer alltid att attesteras i Winst.

• Mottagarkoden i PCLev används för att säkerställa attesträtten enligt Gasells attestregister.

• Krav på att alla bokningar av utbetalningar i PCLev skall innehålla ansvar – läggs in som indatakontroll i Horisonten.

• Gasells attestregister behöver underhållas, även efter förvaltningens införande av Winst, för attest av kundfaktura, attest av PC-lev samt eventuell attest av BFO.

• När det finns behov av en ny betalningsmottagare (leverantör) i ProCapita/Bida måste denna läggas upp i PCLev.


Agenda

• Inledning


• Fika och dialog






Datum för höstens stormöten


Dec Jan

Juli Juni

2013

Aug

Okt

Sep

Nov Feb

Mar

Apr

MajStormöte 30/8 9–12

Stormöte 11/10 9–12



Angered/Fastighetskontoret 18/9Intraservice 9/9

DATUM FÖR STORMÖTE UPPDATERAS. SE KALENDARIUM FÖR UPPDATERAD INFORMATION.

Agenda

• Inledning


• Fika och dialog






Tidplan Utrullningsgrupper

För grupp 2 och 3 finns två utbildningstillfällen att välja på avseende UTB1 och UTB 3.


Grupp

Uppstarts-möte

Uppföljnings-möte

UTB1 UTB2 UTB3 DriftstartUppföljnings-möte 2

1 14 jun 27 aug 1 okt 3 okt 3 okt 13 nov 27 nov

2 18 okt 17 dec 9, 10 dec 13 dec 11, 13 dec 19 feb 28 feb

3 18 nov 27 jan 4, 5 feb 7 feb 6, 7 feb 12 mar 28 mar

4 16 dec 18 feb 24 feb 26 feb 26 feb 9 apr 25 apr

5 22 jan 3 apr 17 mar 19 mar 19 mar 14 maj 23 maj

Besök hemsidan för att få mer information

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

Här finns t ex:

• Information om projektet

• Kontaktuppgifter

• Material från våra stormöten

• Informationsmaterial att använda på förvaltningen• Allmän information

• Informationsmaterial till förvaltningsledning


TACK FÖR IDAG!


NEKK - Beställning till betalning Stormöte

Documents