Narodowy program długoterminowej archiwizacji cyfrowego zasobu nauki i kultury - propozycja dla Polski

NARODOWY PROGRAM DŁUGOTERMINOWEJ ARCHIWIZACJI ZASOBÓW CYFROWYCH

Propozycja dla Polski

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

II Krakowska Konferencja Bibliotek Naukowych Krakowska Akademia im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego 24-25 października 2012 r.

1

temat i zakres programu

• hipotetyczny scenariusz działań na rzecz zabezpieczenia użyteczności polskiego dziedzictwa cyfrowego, składający się z 3 części i łącznie 17 postulatów

•program dotyczy:• materiałów cyfrowych zgromadzonych w instytucjach bibliotecznych

• materiałów cyfrowych zapisanych na przenośnych nośnikach fizycznych oraz umieszczonych na serwerach i udostępnianych w sieci

•program uwzględnia:• wzorce, standardy i normy archiwistyki cyfrowej• kryteria wiarygodności archiwów cyfrowych• warunki funkcjonowania polskich bibliotek, poglądy polskiego środowiska bibliotecznego, stan polskich zasobów cyfrowych

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

2

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne

Postulat 1. Biblioteka Narodowa podejmuje inicjatywę organizacji prac archiwizacyjnych w Polsce

• (…) do zadań BN należy m.in. wieczyste archiwizowanie materiałów bibliotecznych, (…) niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, w tym także dokumentów elektronicznych.

• (…) BN prowadzi działalność metodyczną i unifikacyjną w zakresie zastosowań nowoczesnych technologii bibliotecznych oraz konserwacji materiałów bibliotecznych.

/Statut BN, Ustawa o bibliotekach/Opinie środowiska: BN, z racji statusu centralnej książnicy, wraz z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, któremu bezpośrednio podlega, powinna zainicjować działania na rzecz ochrony zasobów stanowiących polskie dziedzictwo cyfrowe

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

3

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne

Postulat 2. Biblioteka Narodowa ustala ekonomiczne podstawy działańarchiwizacyjnych

• wiarygodne źródła długoterminowego finansowania podjętych działań archiwizacyjnych

• MKiDN - podstawowy gwarant długoterminowego finansowania

• poszukiwania dodatkowych źródeł finansowania w instytucjach rządowych, pozarządowych, państwowych i prywatnych

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

4

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępnePostulat 3. Biblioteka Narodowa definiuje cele i założenia podejmowanego przedsięwzięcia

• cel – organizacja wiarygodnego, długoterminowego archiwum polskich zasobów cyfrowych

• założenia: • zapewnienie użyteczności, tj.: dostępności, autentyczności, integralności oraz poufności zdeponowanych zasobów w długim czasie

• współodpowiedzialność i współdziałanie polskich instytucji bibliotecznych w zakresie opracowania strategii ochrony

• uwzględnienie dotychczasowych ustaleń, norm, standardów

• przyłączenie się do dyskusji i prac międzynarodowych zespołów

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

5

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępnePostulat 4. Biblioteka Narodowa kieruje się zasadami:

• dokumentowania pomysłów, planów, rozwiązań organizacyjnych, prawnych, technicznych i ekonomicznych

• przejrzystości działań poprzez informowanie opinii publicznej, przekazywanie dokumentacji do opinii środowiska, uwzględnianie opinii wewnętrznych i zewnętrznych

• adekwatności, czyli skrupulatnej oceny przydatności i możliwości zastosowania we własnych warunkach, przyjętych w świecie norm, standardów, rozwiązań

• ewaluacji rozwoju przedsięwzięcia, czyli poddawanie opiniowaniu środowiska, jak BN radzi sobie z realizacją wytyczonych celów

• otwartości, czyli dopuszczenia do udziału w procesie merytorycznym, decyzyjnym, opiniodawczym oraz wykonawczym wszystkich zainteresowanych tematyką, mogących i chcących pomóc

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

6

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne

Postulat 5. Biblioteka Narodowa gromadzi wiedzę nt. długoterminowej archiwizacji publikacji elektronicznych

• staranna analiza przedmiotu• konsultacje i ekspertyzy specjalistyczne• zalecenia międzynarodowe• normy, standardy

BN tworzy bazę wiedzy nt. organizowania działań archiwizacyjnych

w Polsce

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

7

część I – akceptacja nowych zadań i działania wstępne

Postulat 6. Biblioteka Narodowa identyfikuje rodzime projekty

i plany programów ochrony dziedzictwa cyfrowego

• uniknięcie dublowania prac i środków• ewentualne łączenie projektów i kooperacja

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

8

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych

Postulat 7. Biblioteka Narodowa zwołuje stałą ogólnopolską konferencję na temat długoterminowej archiwizacji polskich zasobów cyfrowych

• cykliczne spotkania• spotkanie pierwsze - określenie celu, założeń i zasad działania

• zgłoszenie potrzeby ukonstytuowania ogólnopolskiej grupy roboczej ds. opracowania strategii ochrony polskich zasobów cyfrowych• zaproszenie do grupy osób, które zgłaszają chęć współpracy i posiadają wiedzę nt. organizacyjnych, prawnych, ekonomicznych i technicznych zagadnień tworzenia strategii archiwizacji zasobów cyfrowych

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

9

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych

Postulat 8. Biblioteka Narodowa powołuje Ogólnopolską Grupę Roboczą ds. archiwizacji polskich zasobów cyfrowych • zespół koordynujący: • Biblioteka Narodowa• Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego• Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe

• zespoły zadaniowe (wykonawcze):• ds. obsługi organizacyjnej• ds. obsługi prawnej• ds. obsługi finansowej• ds. obsługi technicznej

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

10

zespół koordynujący – uzasadnienie wyboru

• Biblioteka Narodowa – z racji funkcji centralnej biblioteki Polski oraz jej odpowiedzialności za wieczyste zachowanie polskich zasobów bibliotecznych; a także z racji podjętej inicjatywy (NRDE) i deklaracji organizowania działań archiwizacyjnych w Polsce

• Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego – z racji sprawowania nadzoru nad BN, a także możliwości zapewnienia podstaw prawnych oraz finansowych dla archiwizacyjnej działalności BN; również z uwagi na doświadczenia wynikające z prac badawczych, podejmowanych przez Zespół ds. Digitalizacji MKiDN, w zakresie tworzenia i ochrony polskiego zasobu cyfrowego

• Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe – z racji zaangażowania w procesy organizacji i zarządzania zasobami polskich bibliotek cyfrowych, które stanowią bardzo poważną część polskiego zasobu cyfrowego; następnie z uwagi na znajomość zagadnień długoterminowej archiwizacji zasobów elektronicznych oraz zrozumienie potrzeb instytucji pamięci w tym zakresie; wreszcie z racji swych kompetencji technicznych, które są niezbędne do realizacji zadań związanych z długoterminową ochroną archiwów cyfrowych i ich zasobów

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

11

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

12

Struktura organizacyjna Ogólnopolskiej Grupy Roboczej ds. długoterminowej archiwizacji polskich zasobów cyfrowych

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych

Postulat 9. Biblioteka Narodowa zakłada i prowadzi portal internetowy nt. długoterminowej ochrony polskich zasobów cyfrowych• funkcja wirtualnego informatorium nt. działań BN i Ogólnopolskiej Grupy Roboczej

• miejsce dyskusji, wymiany poglądów, recenzji i oceny rozwoju przedsięwzięcia

• świadectwo przejrzystości działań archiwizacyjnych

• czynnik budujący wiarygodność archiwum Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

13

część II – organizacja pracy w zakresie ochrony zasobów cyfrowych

Postulat 10. Biblioteka Narodowa definiuje ogólne cele dla poszczególnych zespołów Ogólnopolskiej Grupy Roboczej

• utworzenie długoterminowego, wiarygodnego i stabilnego archiwum polskiego zasobu cyfrowego

• zapewnienie długoterminowej użyteczności zasobów cyfrowych zgromadzonych w polskich bibliotekach, z myślą o obecnych i przyszłych użytkownikach

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

14

część III – zadania Ogólnopolskiej Grupy Roboczej ds. archiwizacji polskich zasobów cyfrowychPostulaty 11 - 17. Biblioteka Narodowa definiuje zadania szczegółowe dla poszczególnych zespołów Ogólnopolskiej Grupy Roboczej:• zespół koordynujący – 5 zadań • podzespół ds. obsługi merytorycznej – 6 zadań • podzespół ds. kontroli jakości i dokumentacji – 8 zadań • zespół ds. obsługi organizacyjnej – 11 zadań • zespół ds. obsługi prawnej – 9 zadań• zespół ds. obsługi ekonomicznej – 6 zadań• zespół ds. obsługi technicznej – 9 zadań

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

15

zespół koordynujący

• wraz z podzespołem ds. obsługi merytorycznej przydziela zespołom zadaniowym obowiązki, planuje je w czasie, określa kolejność i czas ich wykonania, formę prezentacji wyników

• wraz z zespołem ds. kontroli jakości i dokumentacji, analizuje wnioski i wyniki prac zespołów; kształtuje na tej podstawie politykę długoterminowej ochrony cyfrowych zasobów polskich bibliotek

• prezentuje działania na forum krajowym i międzynarodowym

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

16

podzespół ds. obsługi merytorycznej

• stanowi merytoryczne zaplecze (źródło wiedzy) dla całego przedsięwzięcia

• gromadzi wiedzę o działaniach archiwizacyjnych w instytucjach bibliotecznych innych krajów

• identyfikuje i rejestruje istniejące rozwiązania, zalecenia, wzorce, normy, standardy, etc. dotyczące długoterminowej archiwizacji

• szuka, dla własnych rozwiązań, doradców w kraju i za granicą

• proponuje procedury i rozwiązania dotyczące działań archiwizacyjnych w Polsce

• tworzy strategię długoterminowej archiwizacji polskiego zasobu cyfrowego

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

17

podzespół ds. kontroli jakości i dokumentacji

• kontroluje poprawność i terminowość wykonywania zadań

• gromadzi dokumentację z działalności Grupy Roboczej

• zarządza dokumentacją z działalności Grupy Roboczej

• opracowuje komunikaty o postępach w realizacji przedsięwzięcia

• kontroluje prace i sposób zarządzania finansami przeznaczonymi, przez zespół ds. obsługi ekonomicznej, na działania archiwizacyjne

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

18

zespół ds. obsługi organizacyjnej

• organizuje badania dotyczące ilościowego i jakościowego stanu publikacji elektronicznych

• opracowuje i publikuje wytyczne dla twórców materiałów cyfrowych

• opracowuje procedury oceny i selekcji bibliotecznych materiałów cyfrowych, czyli zasady tworzenia kolekcji archiwalnych

• organizuje współpracę wydawców z instytucją archiwizującą

• wraz z zespołem ds. obsługi technicznej oraz prawnej opracowuje politykę tworzenia metadanych

• wraz z zespołem ds. obsługi technicznej ustala wytyczne dotyczące zgłaszania i przekazywania publikacji do instytucji archiwizującej

• Organizuje cykliczną konferencję na temat długoterminowej archiwizacji polskich zasobów cyfrowych

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

19

aspekty organizacyjne

• ministerialne rozporządzenie nt. potrzeby prowadzenia badań nad stanem ilościowym i jakościowym dokumentów elektronicznych

• zasoby użyteczne i nieużyteczne• oddzielenie treści publikacji elektronicznych od ich nośników i umieszczenie na serwerze bibliotecznym do czasu ustalenia wytycznych nt. postępowania z materiałem cyfrowym

• utrzymywanie kolekcji instytucjonalnych do czasu utworzenia centralnego archiwum narodowego

• wykluczenie dublowania zbiorów archiwalnych• przekazanie do archiwum centralnego tylko tych zasobów, które uzupełniają kolekcję narodową

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

20

aspekty organizacyjne

• nawiązanie kontaktów i zawarcie umowy o współpracy z wydawcami i miejscami wydawniczymi

• ustalenie i stosowanie standardów publikowania elektronicznego, zgłaszania, tworzenia i transferowania metadanych

• ustalenia dotyczące udostępniania archiwizowanych dokumentów

• ustalenie modelu współpracy archiwum z instytucjami wydawniczymi

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

21

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

22

Model I współpracy instytucji wydawniczej z instytucją archiwizującą

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

23

Model II współpracy instytucji wydawniczej z instytucją archiwizującą

zespół ds. obsługi prawnej

• poddaje ekspertyzie obowiązujące akty prawne odnoszące się do zagadnień gromadzenia, archiwizowania oraz udostępniania wszelkich typów i form publikacji elektronicznych oraz określa potrzebę i zakres ich uzupełnienia

• współpracując ściśle z MKiDN konstytuuje polską preservation policy, czyli opracowuje podstawy prawne dla przyjęcia odpowiedzialności, podjęcia i prowadzenia działań na rzecz archiwizacji polskich zasobów elektronicznych

• poddaje rewizji ustawy o prawie autorskim, o bibliotekach, o egzemplarzu obowiązkowym, statut BN

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

24

zespół ds. obsługi ekonomicznej

• ustala realne źródła długoterminowego finansowania polskich działań archiwizacyjnych

• tworzy trwały model finansowania polskich działań archiwizacyjnych

• ustala plany finansowania poszczególnych zadań, etapów prac, itp.

• szacuje koszty poszczególnych działań archiwizacyjnych

• kontroluje wpływy i wydatki instytucji archiwizującej

• sporządza raporty zarządzania finansami i przekazuje je zespołowi ds. kontroli jakości i dokumentacji

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

25

zespół ds. obsługi technicznej

• opracowuje koncepcję organizacji i funkcjonowania systemu depozytowego dla polskich zasobów cyfrowych

• zleca zadania zaprojektowania, stworzenia i implementacji systemu depozytowego

• ustala politykę bezpieczeństwa systemu depozytowego

• ustala techniczne parametry dla wejściowych i wyjściowych obiektów cyfrowych

• ustala parametry wejściowych metadanych • ustala politykę postępowania z obiektami cyfrowymi

• ustala poziom niezawodności ochrony (dopuszczalne odstępstwa)

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

26

zespół ds. obsługi technicznej

Polityka postępowania z obiektami archiwalnymi – rozmaite konstelacje działań:•przeniesienie treści obiektów cyfrowych ze środowisk zagrożonych do otoczenia bezpiecznego•sporządzanie kopii zapasowych kolekcji, poszukiwanie instytucji partnerskiej zapewniającej terytorialne oddalenie kopii zapasowej•zarządzanie ochroną integralności i autentyczności obiektów• opracowanie systemu trwałego identyfikowania obiektów• monitorowanie zmian technologicznych• monitorowanie potrzeb deponentów i odbiorców treści • odpowiednia reakcja na zmiany technologiczne i oczekiwania klientów

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

27

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

28

Model organizacji centralnego archiwum polskich zasobów cyfrowych

• w proponowanym modelu organizacji centralnego archiwum elektronicznego zakłada się współpracę systemu bibliotecznego BN z systemem depozytowym; system depozytowy wraz z systemem bibliotecznym BN utworzą archiwum polskich zasobów cyfrowych

• serwer biblioteczny BN oraz system depozytowy współpracują ze sobą, a zasoby depozytowe są udostępniane na bieżąco

• na mocy przepisów prawnych oraz umów, jakie BN zawiera z wydawcami i miejscami wydawniczymi, wydawcy odsyłają do archiwum wszystkie publikowane dokumenty elektroniczne wraz z dodatkowymi elementami, w postaci pakietów zgłoszeniowych, zdefiniowanych przez instytucję archiwizującą (za modelem OAIS: Submission Information Package, SIP)

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

29

• w dziale gromadzenia pakiety zgłoszeniowe zostają poddane procesowi kontroli kompletności, opracowania oraz oceny i selekcji, których celem jest identyfikacja cech publikacji, decydujących o ich włączeniu do kolekcji dóbr nauki i kultury, tym samym do systemu depozytowego i poddaniu procesowi długoterminowej archiwizacji. Wybrane publikacje wraz z ich metadanymi, w postaci pakietów archiwalnych (za OAIS: Archive Information Package, AIP) zostają przekazane do systemu depozytowego

• pozostałe obiekty i ich metadane trafiają do systemu bibliotecznego i po zamówieniu są udostępniane użytkownikom w postaci pakietów udostępnianych (użytkowych) (za OAIS: Dissemination Information Package)

• proponowana organizacja archiwum pozwala na pominięcie redundancji danych, występującej w przypadku modelu zasobów rozłącznych

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

30

• w przedstawionym modelu archiwum, w celu obsługi użytkowników, wymagane jest udostępnianie zarówno zasobów z serwera systemu bibliotecznego, jak i z systemu depozytowego, co oznacza, iż w przypadku negatywnego wyniku wyszukiwania w zbiorze bibliotecznym zapytanie odsyłane jest do systemu depozytowego

• użytkownik korzysta ze znanego mu systemu bibliotecznego bez potrzeby uczenia się obsługi nowego programu zarządzającego zasobami depozytowymi. Zasoby obu systemów są widoczne w katalogu bibliotecznym i mogą być w nim przeszukiwane i zamawiane

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

31

formaty zapisu publikacji cyfrowych

• zespół ds. obsługi organizacyjnej wraz z zespołem ds. obsługi technicznej rozważają i proponują, uwzględnienie przez twórców i stosowanie przy zapisie publikacji elektronicznych standardowych i zalecanych formatów: • publikacje tekstowe – HTML, XML• publikacje graficzne – TIFF• publikacje hybrydowe – PDF/A, DjVu • publikacje multimedialne – MPEG• publikacje interaktywne – FLASH, SMIL

• zakłada się stosowanie tych formatów, które umożliwią bezpieczne przetrwanie publikacji cyfrowych w okresie przejściowym, do czasu opracowania formatów typowo archiwalnych

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

32

formaty metadanych

• w modelu proponuje się tworzenie metadanych zgodnie z formatem METS bądź DC, bardziej rozpowszechnionym w Polsce

• z uwagi na dostosowywanie polskiej strategii do istniejących wzorców, zaleca się staranną analizę rozwiązań zastosowanych w instytucjach zaawansowanych, ze szczególnym uwzględnieniem tych instytucji, które typowane są do roli instytucji partnerskiej (dot. wzajemnej wymiany i przechowywania lustrzanej kopii narodowej kolekcji archiwalnej); wskazane jest również przeprowadzenie konsultacji z ekspertami pochodzącymi właśnie z tych instytucji

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

33

podsumowanie

• zaproponowany program zakłada ścisłą współpracę Ogólnopolskiej Grupy Roboczej, ukonstytuowanej głównie z bibliotekarzy, bibliotekoznawców i informatologów, menedżerów kultury i oświaty, prawników, informatyków i ekonomistów, w celu opracowania strategii postępowania z cyfrowymi zasobami polskich bibliotek oraz utworzenia jednego centralnego archiwum cyfrowego, utworzonego przy Bibliotece Narodowej w Warszawie

• nie wyklucza to jednak powstawania programów cząstkowych, dotyczących kolekcji regionalnych, lokalnych bądź instytucjonalnych. Zgromadzone doświadczenia z pewnością będą mogły zostać spożytkowane; na ich podstawie BN będzie mogła opracować wytyczne i procedury dla tworzenia mniejszych archiwów cyfrowych

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

34

Dziękuję za uwagę

Aneta Januszko-Szakiel, Krakowska Akademia im. [email protected]

Anet

a Ja

nusz

ko-S

zaki

el,

KAAF

M

35