Najnowsze światowe trendy zarządzania projektami

Janusz Pieklik [email protected]

M: 601 730 631

mailto:[email protected]

• Mantra projektowa XXI wieku: – Taniej – Szybciej – Lepiej

• Oczywista oczywistość -> strategiczne zasoby przedsiębiorstwa musza być zaangażowane w tak małym stopniu jak to tylko możliwe

Ocena efektów wdrożeń przez przedsiębiorców

• Średnia w branży (na podstawie ponad 3000 przebadanych przedsiębiorstw – źródło Panorama Consulting http://www.bgc.com.pl/blog/erp/?p=1583 ):

– Korzyści – 65,3% – Zadowolenie kierownictwa – 70,7% – Zadowolenie pracowników - 60,7% – Satysfakcja kompleksowa – 67% – Ryzyko biznesowe – 55,5% – Średni czas wdrożenia - 18-20 miesięcy – Średni koszt implementacji ERP - 8,47 miliona USD

http://www.bgc.com.pl/blog/erp/?p=1583

Dlaczego warto rozmawiać o dobrych praktykach projektowych

• Wartość projektów przerwanych 2011/2012 w kraju - ponad 55 mln zł (źródło BGC Polska)

• Wartość projektów z sygnalizowanym niezadowoleniem – ponad 230 mln zł (źródło BGC Polska)

• Przykłady: – At..s – Pi..r i Pa..ł – Y.S

Natura projektów IT

Podstawowe parametry projektu zakres, czas, koszty

Zakres funkcjonalny Zmiana zakresu wpływa na czas i budżet

Metodyki

• Zasłużone metodyki projektowe: – Prince2 – PMI i The Best Practices PMBOK® Guide (Project

Management Body of Knowledge)

• Czy wiesz jaka jest różnica pomiędzy metodyką

projektową, a terrorystą?

Główne nurty zarzadzania projektami

• Prince2 (popularna w Europie)

• PMI, PMBOK (popularna w USA)

• IPMA (120.000 członków)

• Metodyki (zwinne) Agile - SCRUM • LPM - Lean Project Management • Zarządzania Łańcuchem Krytycznym - ToC

PMBOK PMI

PMI

• 600.000 członków w 185 krajach • PMBOK Guide (2008) - najbardziej znany ze

standardów PMI zawierający zbiór wytycznych i najlepszych praktyk dotyczących zarządzania projektami.

• W USA PMBOK Guide jest zatwierdzony przez American National Standards Institute jako narodowy standard zarządzania projektami.

PMBOK Guide

• Zasadniczą częścią PMBOK Guide są procesy pogrupowane w 5 grup procesów i 9 obszarów wiedzy.

Dziewięć obszarów wiedzy

• Obszary wiedzy PMI: – Jakością w projekcie – Ryzykiem w projekcie – Zakresem w projekcie – Integracją projektu – Komunikacją w projekcie – Czasem w projekcie – Kosztami w projekcie – Zamówieniami w projekcie – Zasobami ludzkimi w projekcie

Certyfikaty PMI

• Project Management Institute umożliwia Kierownikom Projektów uzyskanie oficjalnych certyfikatów: – CAPM® – Certified Associate in Project

Management – PMP® – Project Management Professional – PgMP® – Program Management Professional – PMI-SP – PMI Scheduling Professional – PMI-RMP – PMI Risk Management Professional

Wady PMBOK

• Losowe wybieranie technik i narzędzi oraz unikanie zasad

• W efekcie bałagan na projekcie (organizacyjny i decyzyjny)

Prince2

Prince2

• Stanowi główną alternatywę dla metodyki PMBOK instytutu PMI.

• Większość autorskich metodyk wdrożeniowych którymi posługują się dostawcy / producenci ERP bazuje na Prince2 (poprzez odchudzenie i dostosowanie do swoich potrzeb).

Prince2

• 2009 – PRINCE® najnowsza wersja metodyki, opublikowana przez OGC (Office for Government Commerce) – następcę CCTA, pod opieką APM Group.

Certyfikaty PRINCE

• W zakresie metodyki PRINCE2 można zdobyć dwa certyfikaty: – PRINCE2 Foundation – PRINCE2 Practitioner

Prince2 - wady

• Metodyka wymyślona przez urzędników dla ochrony urzędników. Urzędnicy cenią go za bogate archiwa, identyfikowalność zdarzeń i dokumentów, a także za pewną swobodę w rozmywaniu odpowiedzialności.

• Biurokracja, biurokracja, biurokracja • Nie nadaje się do projektów małych i średnich • Systemy certyfikacji

Agile Project Management


• Tradycyjne procesy wytwarzania oprogramowania, były uważane za zbyt biurokratyczne, powolne oraz nieefektywne.

• Uważa się, że agile oraz modele iteracyjne stały się punktem zwrotnym rozwoju metodyk wytwarzania oprogramowania.


• Cztery główne reguły, które w zasadniczy sposób miały zmienić podejście zespołów projektowych do wytwarzania oprogramowania: – Ludzie - najuważniejszy czynnik decydujący o sukcesie

projektu – Działające oprogramowanie jest ważniejsze od

wyczerpującej dokumentacji – Wytworzenie oprogramowania zgodnego z oczekiwaniami

klienta wymaga stałej współpracy z nim, najlepiej w formie regularnych, możliwie częstych spotkań.

– Reagowanie na zmiany jest ważniejsze od konsekwentnego realizowania planu

SCRUM (młyn)

• Metodyka SCRUM jest dzisiaj jedną z najczęściej spotykanych metodyk zwinnego wytwarzania produktów oraz prowadzenia projektów innowacyjnych.

• Metodyka SCRUM powstała, aby móc sprawnie zarządzać projektami innowacyjnymi, lub projektami o nieznanych lub wysoce zmiennych wymaganiach.

SCRUM

• Jakie otrzymamy korzyści z zastosowania SCRUM: – Model zespołu (mały wielofunkcyjny zespół z trzema rolami - 7

osób +/- 2)

– Podejście do zarządzania produktem – Zarządzamy małymi zadaniami (user stores) w

iteracjach – Zgrubne estymowanie

SCRUM

LPM Lean Project Management

LPM – Lean Project Management

• Spojrzenie na projekt jako na proces • VSM – strumień wartości podczas procesu

wytwarzania • Zwiększanie VA • Wyszukanie i eliminacja marnotrawstwa • Eliminacja wąskich gardeł • Budowanie silnych procedur – standaryzacja • Zasadnicza różnica w stosunku do innych

metodyk projektowych polega na możliwości poprawy wykonywanych zadań


• Eliminacja marnotrawstwa • Budowa solidnego planu • Budowa silnego zespołu rozumiejącego ich

wartość • Budowa silnego WBS:

– Odpowiedzialnego za dostarczanie rezultatów i kamieni milowych

– Wizualizacja dla PM w celu zobaczenia relacji


Kanban metodyka zarządzania zmianą

Kanban

• Jak sobie radzić ze zmieniającymi się oczekiwaniami klienta

• Kanban to: – 3 zasady – 1 narzędzie – Bardzo prosta mechanika

Kanban Trzy zasady

• Wizualizacja przepływu pracy (workflow) – zamapowanie procesu na tablicę kanbanową

• Organiczanie prac w toku – WIP (dążenie do stanu w którym jak najmniej zadań jest rozpoczętych, a nie skończonych)

• Pomiar efektów: – Cycle Time – czas realizacji konkretnej

funkcjonalności (rzeczywisty czas pracy nad nią)

– Lead Time – czas realizacji funkcjonalności od momentu kiedy trafia do Backloga

Kanban Jedno narzędzie

• Tablica kanban’owa – centralny punkt kanban • Zadaniem tablicy kanban jest:

– Prezentacja aktualnego statusu projektu – Wizualizacja zadań (kto co robi) – Ujawnianie problemów

Kanban Prosta mechanika

• Jak pracować z tablicą kanbanową • Kiedy przekładać karteczki

Metoda Łańcucha Krytycznego CCPM – Critical Chain Project Management

Metoda Łańcucha Krytycznego Zarzadzanie Ograniczeniami – Ely Goldratt

• Teoria ograniczeń (TOC) jest kompleksową metodą wykrywania i zarządzania ograniczeniami danej organizacji w celu uzyskania maksymalnej wydajności z procesu (lub przepustowość).

• Nie koncentruje się na lokalnych usprawnieniach

• Zarzadzanie buforami

Jak osiągnąć sukces

Cel istnienia systemu informacyjnego

• Każda organizacja potrzebuje systemu informacyjnego, który prowadzi i motywuje menadżerów do realizacji celów firmy.

• Muszą oni wiedzieć co mają robić, by prowadzić organizację we właściwym kierunku.

• Rachunkowość zarządcza i systemy BI muszą być jak kompas – pokazywać azymut, w którym zmierzamy.

Jeżeli liczysz na sukces zmień sposób myślenia

• Wg P. Druckera, E. Deminga, P. Senge, E. Goldratta tradycyjne koncepcje zarzadzania są przestarzałe.

• W XXI w. wygrywa ten kto: – działa inaczej niż konkurencja, – pierwszy wprowadza usługi, towary, wyroby na rynek, – jest chorobliwie innowacyjny, – potrafi wyzwolić wartość intelektualną, – zmianę traktuję jako normę (organizacja samoucząca

się – Peter Senge)

The Best Practices

• Jeżeli wszyscy wdrażają najlepsze praktyki mające na celu osiągnięcie przewagi konkurencyjnej, oznacza to, że nikt nie ma przewagi.

Po co wdrażamy ERP

• Wymiar celu: – Wzrost przychodów – Obniżenie kosztów – Uwolnienie potencjału zasobów

Co chcemy osiągnąć od strony informatyki

• Czy ERP ma odzwierciedlać rzeczywistość: – księgową czy – logistyczną

Kiedy rośnie ryzyko projektu

• Czy chcemy wdrażać standard i obniżyć ryzyko projektu.

• Czy chcemy wdrażać system z wieloma zmianami przy świadomym wzroście ryzyka. Polskie przedsiębiorstwa są bardziej skomplikowane od tych zachodnich.

Projekty ERP w dystrybucji uwagi praktyczne

Dystrybucja w praktyce Szybciej, taniej, lepiej

• Czy koncepcja szybciej, taniej, lepiej jest możliwa do realizacji?

• Czy „taniej” oznacza kupowanie coraz gorszych materiałów po coraz to niższej cenie.

• Czy „szybciej” oznacza mniej dokładnie. • Czy w świetle powyższego „lepiej” jest

możliwe.

Lean Logistics - MUDA

• Profesor Peter Hines z Cardiff Bussines School obliczył, że czynności nie dodające wartości produktowi / usłudze stanowią: – 60 - 95% czynności realizowanych w fizycznym

otoczeniu produktu (wytwarzanie, logistyka), – 49% - 99% czynności realizowanych w

informacyjnym otoczeniu produktu (tj. biuro, dystrybucja, handel).

Odchudź strumienie logistyczne przed wdrożeniem ERP

Po co eliminować marnotrawstwo

Wdrożenie ERP/WMS/TMS musi realizować konkretne cele biznesowe Przed wdrożeniem systemów: WMS, TMS, ERP

Po wdrożeniem systemów: WMS, TMS, ERP

Optymalizacja strumienia wejściowego

• Tańsza dostawa towarów • Większa dostępność

towarów – VMI • Skrócenie czasu dostawy • Skrócenie czasu PZ • Eliminacja wąskich gardeł • Realizacja strategii win-

win

Optymalizacja strumienia wejściowego

Optymalizacja strumienia wejściowego ERP + lean logistics + ToC

Przykład definicji celów biznesowych w obszarze PZ

• Cel globalny - skrócenie czasu PZ o 20%: • Cele szczegółowe ilościowe (procesowe):

– Zwiększenie czasu wykorzystania bram – Skrócenie czasu rozładunku śr. transportu – Skrócenie czasu kontroli jakości na wejściu – Skrócenie czasu zatowarowania

• Cel szczegółowe jakościowe: – Lepsze wykorzystanie śr. Transportu – Zmniejszenie emisji CO2

Język biznesowy zmapowany na funkcjonalności oprogramowania

• Przykład: skrócenie czasu zatowarowania: – Zlecenie transportowe – Przydziel śr. transp. - uwzględnij strefy routowania – Utworzenie i kompletacja nośnika – Wyszukiwanie optymalnej trasy wg algorytmu x – Uwzględniaj ABC lokalizacji i towaru – Potwierdzenie odstawienia w lokalizacji – Potwierdzenie realizacji zlecenia transportowego

• Silny nacisk na ergonomię pracy na terminalach

Jak wygrać na rynku dystrybucji

• Obniżanie kosztów dostaw – BI / ERP • Skracanie czas dostawy towarów do klienta

np. Lean Logistics / Teoria Ograniczeń • Przyjmowanie zamówień poza normalnymi

godzinami pracy np. do 20:00 – organizacja • Platformy samoobsługowe – Self Care / B2B /

B2C • Rozwiązania mobilne / iCloud

Retail – uwagi praktyczne

Automatyzacja obsługi klienta detalicznego

• Automatyzacja współczesnego supermarketu zależy w 65% zależy od rozwiązań informatycznych.

• Tesco najlepiej zarządzana sieć na świecie jest przykładem integracji rozwiązań lean logistics z systemami zarządzania klasy Retail i ERP.

Automatyzacja obsługi klienta detalicznego

• Systemy do obsługi sprzedaży detalicznej stanowią ekosystem składający się z:

• Retail / ERP (Front & Back Office) • Systemy lojalnościowe • Systemy podarunkowe • Systemy płatności elektronicznej • Systemy ratalne • itp.

Przykładowe funkcjonalności

• Obsługa kodów kreskowych (wagowe, ilościowe) • Obsługa promocji • Kaucje, opakowania zwrotne • Zestawy • Paragony fiskalne, faktury RR, faktury VAT • Tax free • Inwentaryzacja (mobilne) • Elektroniczne etykiety

Top 10 najczęściej popełnianych błędów na projekcie ERP

• Błędnie określony zakres wdrożenia • Błędnie sporządzona umowa • Kiepski PM • Brak decyzji / brak zaangażowania sponsora • Zakładnicy starego systemu

Top 10 najczęściej popełnianych błędów na projekcie ERP

• Polityka na projekcie • Źle wybrane oprogramowanie - brak

funkcjonalności oprogramowania i możliwości rozwoju

• Brak funduszu motywacyjnego • Brak testów procesowych / dnia roboczego • Bojkotowanie projektu

Porównanie ERP, lean, teoria ograniczeń na platformie elearningowej

Usługi BGC

• Kompleksowe wsparcie w procesie wyboru i wdrożenia systemów produkcyjnych, logistycznych, a w szczególności klasy ERP

• Wdrażanie Lean Manufacturing, Lean Logistics, Lean Project Management

• Wdrażanie Teorii Ograniczeń • Szkolenia z zakresu systemów klasy ERP, Lean

Manufacturing, Lean Logistics, Lean Office, Teorii Ograniczeń

Najnowsze światowe trendy zarządzania projektami

Business