Nagy Gábor

A LEVÉLTÁRI KUTATÁS

LEHETSÉGES ÚJ ÚTJAI AZ E-

LEVÉLTÁR PROJEKT

(EKOP-1.2.8-08-2008-0001)

KAPCSÁN

NAGY GÁBOR

MAGYAR NEMZETI LEVÉLTÁR

TÁMOP 4.2.2.C-11/1/KONV-2012-0005

JÓL-LÉT AZ INFORMÁCIÓS

TÁRSADALOMBAN

A PROJEKTRŐL

KIINDULÓ HELYZET

KIINDULÓ HELYZET E-LEVÉLTÁR

Kutinfo Scope

– Fond-X alapú, az adatok nem frissülnek – a Scope egységes rendszerben kezeli az iratanyag nyilvántartást és a hozzá kapcsolódó kutatói folyamatokat (kérések, másolatkérések)

– az iratanyag különbözőségeit rugalmasan kezeli, ugyanakkor nem egységes az egyes kutatótermekben

– minden kutatóteremben egyforma, sok kutatóterem kezelésére is alkalmas, ugyanakkor az iratanyag különbözőségeit mereven kezeli

– a kutató a www.mnl.gov.hu honlapra feltöltött segédletek segítségével, vagy a helyszínen elérhető segédletek alapján, e-mail üzenetben vagy helyszínen adhatja le a kérését

– a kutató a ScopeQuery-n keresztül ki tudja választani a hierarchiából a leírási egységet (foglaltság, várólista), elektronikus kikérés

– a jelenlegi kutatószolgálati igényekhez illeszkedik, egyszerű nyilvántartási munkafolyamatok alakíthatóak ki

– összetettebb, így bonyolultabb nyilvántartási folyamatok, a jövőbeli igényeket figyelembe veszi, ilyen például az elektronikusan beadott kérőlapok fogadása

– a teljes kutatószolgálati folyamatok nyilvántartása a papír alapú nyilvántartásokkal együtt valósítható meg

– a papír alapú nyilvántartások teljesen elhagyhatóak

A PROJEKTRŐL

PROJEKT CÉLJA

• „A projekt alapvető célja, hogy a köziratképző szervek - ideértve törvényhozás, államigazgatás,

jogszolgáltatás szerveit és az önkormányzatokat - maradandó értékű elektronikus iratainak

kezelésére kialakításra kerüljön az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító

feltételrendszer. A fejlesztés eredményeként elérhetővé kell tenni az érintett levéltári anyagot az

érdeklődő külső szervezetek és személyek számára.”

• „A projekt célja, hogy a levéltárak e-levéltári szolgáltatásaikkal a közigazgatás hatékony partnerévé

lépjenek elő, a levéltári szolgáltatások széles körben elérhetővé tételével növeljék az

esélyegyenlőséget, hozzájáruljanak a tudásalapú társadalom hatékony kiépítéséhez. Elektronikus

levéltári szolgáltatásaikkal a levéltárak elősegítsék, hogy az állami és önkormányzati szervek

ugyanazt a szolgáltatást kevesebb erőforrással, vagyis költséghatékonyabban láthassák el.” (forrás:

http://e-leveltar.gov.hu/fooldal/rolunk/hirek/elektronikusleveltar_projekt)

• Az előadás szempontjából lényeges és kiemelendő mozzanat, hogy az elektronikusan keletkezett,

vagy digitálisan rendelkezésre álló levéltári anyagot széles körben elérhetővé kell tenni az

állampolgárok számára, ezzel is segítve az esélyegyenlőség és a tudásalapú társadalom hatékony

kiépítését.

A PROJEKTRŐL

MEGVALÓSÍTÁSA

• A projekt a scopeArchiv, a scope Query, a Safety Deposit Box (SDB) és az Elektronikus Levéltári

Portál (ELP) felhasználásával valósult meg. A scopeArchiv és a scope Query a scope Solutions cég,

a SDB a Tessella cég terméke, míg az ELP a projekt megvalósítójának a saját fejlesztése.

• A scopeArchiv a belső levéltári munka ellátására, a scope Query pedig egy online web-es felület,

amely a levéltárat használók számára lett kialakítva (front-end). Az SDB szintén a levéltárosok

munkáját segíti, míg az ELP egy portál, amely szintén a kutatók számára lett kialakítva.

• A scopeArchiv (sA) és az SDB két külön feladatot lát el. A sA a hagyományos iratokra, míg az SDB

az elektronikus iratokra lett kifejlesztve. Ennek a két rendszernek az integrálásával és az ELP

valamint a scope Query felhasználásával valósulhat meg egy, mind a két irattípust magába foglaló

kutatás.

• Kérdés, hogy az elektronikus levéltári rendszer bevezetésével a kutatók kiszolgálásának és a

kutatásuk megkönnyítése vajon megtörténik-e?

A LEVÉLTÁRI KUTATÁS

LEVÉLTÁRI KUTATÁS LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE

1. Nyomtatott források átnézése

• Szakirodalomban történő tájékozódás, főként könyvtári kutatás

2. Megnézni, melyik levéltár őrzi az iratokat

• Fond- és állagjegyzékek átnézése

• Tájékozódás a levéltárak elérhetőségéről

3. Felvenni a kapcsolatot a levéltárral

• Iratok elérhetősége, kutatási lehetőségek

4. Tájékozódni a kutatótermi szokásokról

• Kutatótermi szabályzat

• Másolatok készítése (fény- és digitális másolat, saját fényképezőgép használata)

5. Megkezdeni a kutatást

• Regisztráció (látogatói jegy, kutatási kérelem elkészítése)

• Kutatási korlátozások (tudományos vagy magáncélú kutatás)

6. Tájékozódás a levéltári iratanyagban

• Segédletek (nyomtatott vagy online)

A LEVÉLTÁRI KUTATÁS

LEVÉLTÁRI KUTATÁS LÉPÉSRŐL LÉPÉSRE - E-LEVÉLTÁR

1. Nyomtatott források átnézése

• Szakirodalomban történő tájékozódás, főként könyvtári kutatás

2. Megnézni, melyik levéltár őrzi az iratokat

• MNL és BFL szinten törzskönyvi adatbázis (scopeQuery)

• Tájékozódás a levéltárak elérhetőségéről (levéltári honlap)

3. Felvenni a kapcsolatot a levéltárral

• Iratok elérhetősége, kutatási lehetőségek (ELP)

4. Tájékozódni a kutatótermi szokásokról

• Kutatótermi szabályzat (ELP)

• Másolatok készítése (fény- és digitális másolat, saját fényképezőgép használata) (ELP)

5. Megkezdeni a kutatást

• Regisztráció (látogatói jegy, kutatási kérelem elkészítése) (ELP)

• Kutatási korlátozások (tudományos vagy magáncélú kutatás) (ELP)

6. Tájékozódás a levéltári iratanyagban

• Segédletek (nyomtatott vagy online) (scopeQuery, ELP)

ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PORTÁL

ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PORTÁL

ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PORTÁL

LEHETŐSÉGEK AZ ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI PORTÁLON

1. Regisztrációhoz kötött a kutatással kapcsolatos ügyintézés

2. Szolgáltatások

• Kutatási kérelmek leadása. A levéltári kutatás az online felületen megkezdhető

• Kutatói kérések, másolat-megrendelések. Online ellenőrizhető a kikért anyagok státusza.

Visszamenőlegesen láthatók a már kutatott anyagok.

• Dokumentumtár. A kutatáshoz szükséges nyomtatványok online kitöltése, vagy letöltése.

Kutatótermi szabályzat, tájékoztatók, reprográfiai díjszabások

• Tárhely. A kutató az igényelt dokumentumot a portál külső és belső tárhelyére is

megkaphatja. A külső tárhelyen a tárolási idő 30 nap, azután a dokumentumot kérjük törölni.

Ellenkező esetben a rendszer 30 napos türelmi idő után automatikusan törli. A külső tárhelyen

csak a publikus, a belső tárhelyen a nem publikus iratok is tárolhatók.

3. Keresés

• Egyszerre több adatbázisban is lehetőség van a keresésre

• Különböző keresési stratégiák alkalmazása. Pontos kifejezésre, időkör megadása, mezőben

keresés definiálása, találati lista szűkítése/bővitése

• Lehetőség van a különböző adatbázisokra való átlépésre

SCOPE QUERY

SCOPE QUERY

SCOPE QUERY

LEHETŐSÉGEK A SCOPE QUERY-N

1. Regisztrációhoz kötött a kutatással kapcsolatos folyamatok

• ELP-s regisztráció megléte esetén, az ELP-ről való átlépéskor (Keresés/MNL Levéltári

Nyilvántartó Rendszer) automatikus regisztráció

2. Keresés

• Szabad szöveges

• Mezőérték szerinti

• Levéltári struktúra

• Névtér

3. Munkafüzet

• Lehetőség van a találatokat különböző munkafüzetekben menteni. Egyedileg definiálható

munkafüzetek

4. Kosár

• A keresés során kapott vagy előzőleg a munkafüzetbe mentett találatok leadása kutatótermi

kérésként. Feltétel, hogy a kutatónak legyen érvényes regisztrációja az adott évre

(rendelkezzen látogatói jeggyel).

AZ ONLINE KUTATÁS

PROBLÉMÁK, LEHETŐSÉGEK

• Anyagi kérdés (levéltári/kutatói oldalról is)

• Befektetés <-> anyagi hozzájárulás

• Törvényi szabályozás (levéltári törvény módosítása)

• Ingyenesség kérdése

• Védelmi idő/személyes adatok védelme

• 30-60-90 „szabály”

• Levéltári iratok védelme

• Levéltári iratok jogosulatlan másolata, jogosulatlan kezekbe kerülése

AZ ONLINE KUTATÁS

„TÉRTÁGÍTÁS”

• A kutatói terek kitágítása a levéltár mint szolgáltató intézmény számára is

elsődleges fontosságú

• az online kutatás nem a kutatótermi (hagyományos) kutatás ellen,

helyette, hanem azt kiegészítve, mellette kell hogy működjék

• Az online kutatás esetében három különböző típusa:

1. Részben online, részben hagyományos elven működő kutatás

levéltári regisztráció után

2. Kizárólag online kutatás levéltári regisztráció után

3. Online kutatás regisztráció nélkül

AZ ONLINE KUTATÁS

HÁROM LEHETSÉGES TÍPUS

1. Részben online, részben hagyományos elven működő kutatás levéltári regisztráció után

(ELP, Scope Query)

• Az iratanyag fizikai valóságában jelenik meg a kutatás során

• Az online lehetőségek csak az eddig való eljutást könnyítik meg

• Így a kutatás során nem lehet megkerülni a levéltári térben való tartózkodást

2. Kizárólag online kutatás levéltári regisztráció után (ELP, SDB)

• Az egész folyamat a virtuális térben zajlik, a levéltár digitálisan szolgáltatja az iratanyagot

• Előzetes regisztrációhoz között

• A levéltári és a kutatótermi szabályok érvényesek az iratanyaghoz való jutásban

3. Online kutatás regisztráció nélkül (ELP, adatbázisok)

• esetben a kutatónak még levéltári regisztrációra sincs szüksége.

• Kutatás megvalósítható a megfelelő, nyilvánosan elérhető adatbázis használatával

KÖSZÖNÖM

A FIGYELMET!