MyMesyuarat Panduan Pengguna MyMesyuarat - PENGERUSI Tugasan utama adalah seperti di bawah: • Mengesahkan kehadiran ke mesyuarat • Mencapai laporan dan minit • Meluluskan edaran minit mesyuarat • Memantau status keputusan • Memberi komen keatas keputusan • Mengemaskini maklumat diri
47
Embed
MyMesyuarat - PNM...• Menempah bilik mesyuarat • Membuat pengesahan kehadiran • Menyediakan minit • Mengedarkan minit • Mendapatkan maklumbalas ahli mesyuarat • Menyimpan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
MyMesyuarat Panduan Pengguna MyMesyuarat - PENGERUSI Tugasan utama adalah seperti di bawah:
• Mengesahkan kehadiran ke mesyuarat
• Mencapai laporan dan minit
• Meluluskan edaran minit mesyuarat
• Memantau status keputusan
• Memberi komen keatas keputusan
• Mengemaskini maklumat diri
1. Mengesahkan kehadiran ke mesyuarat No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa,di panel “Tugas” klik pautan “Sahkan
Kehadiran” 2. Pilih status kehadiran anda berdasarkan empat pilihan yang disediakan.
Klik butang “simpan”
Catar Alir
Skrin Utama Jawatankuasa
Klik Sahkan Kehadiran
Panel tugas
Tamat
Log Masuk
Mula
Sila rujuk lampiran i
Lampiran i a) URL : https://kpkk.mymesyuarat.gov.my
b) Skrin : Log Masuk
c) Skrin Utama jawatankuasa
Masuk ID pengguna dan kata laluan
Kalender MesyuaratNama Mesyuarat yg
terlibat
Panel Tugas
Sahkan kehadiran
* Pilih status kehadiran anda berdasarkan 4 pilihan yang disediakan.
1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama
jawatankuasa yang disenaraikan
2. Klik pada tab menu “Mesyuarat”
3. Klik pada pautan “Minit” atau
klik pada pautan “lihat” pada kolum laporan untuk melihat
laporan maklum balas
Catar Alir
Nama Jawatankuasa
Skrin Utama Jawatankuasa
Mesyuarat
Tamat
Minit / Lihat
Mula
Sila rujuk lampiran ii
Lampiran ii
a) Skrin Utama jawatankuasa
Pautan jawatankuasa
Nama jawatankuasa: cth Mesyuarat JPICT PNM
pautan Mesyuarat
Klik Minit Utk melihat Minit
Klik lihat Utk melihat laporan maklumbalas
3) Meluluskan edaran minit mesyuarat No. Langkah
1. Pada panel “Tugas” pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pautan “Luluskan edaran minit”
2. Deraf minit mesyuarat yang perlu di luluskan akan dipaparkan
3. Klik pada pautan “Luluskan edaran minit”
4. Status minit mesyuarat akan berubah kepada “Diluluskan untuk edaran”
Catar Alir
Sila rujuk lampiran iii
Panel Tugas
Kelulusan edaran minit
Lulus edaran?
Luluskan edaran minit
Status minit berubah
Urusetia
Tamat
Skrin Utama Jawatankuasa
Mula
Lampiran iii
a) Skrin Utama jawatankuasa
Luluskan edaran
4. Memberi Komen keatas mesyuarat
No. Langkah
1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama jawatankuasa yang disenaraikan
2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat”
3. Klik pada salah satu pautan bilangan mesyuarat yang disenaraikan
4. Pada sebelah kanan skrin, akan terdapat satu kotak text pada panel
“Tinggalkan komen”
5. Komen pada kotak tersebut
Klik butang “simpan”
6. Hantar komen ke urusetia
Sila rujuk lampiran iv
Lampiran iv
Bilangan mesyuarat
Komen Untuk Mesyuarat ini
Taip komen dan simpan
5) Memantau status keputusan * seperti di lampiran ii
No. Langkah
1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama jawatankuasa yang disenaraikan
2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat”
3. Klik pada salah satu pautan bilangan mesyuarat yang disenaraikan
4. Paparan keputusan minit mesyuarat tersebut akan di paparkan di bawah
Bilangan mesyuarat
Komen Untuk Mesyuarat ini
Taip komen dan simpan
** Untuk memberi komen keatas mesyuarat , taip komen pada kotak dan simpan ** Untuk memberi komen keatas keputusan , Klik pada pautan bilangan komen **
Bilangan komen
Komen Untuk keputusan ini dan simpan
Taip komen dan simpan
6. Mengemaskini maklumat diri
No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pautan <nama anda> yang
terletak pada sebelah kanan dan atas skrin 2. Kemaskini maklumat anda terutama maklumat email, mobil,gred, skim
1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama
jawatankuasa yang disenaraikan
2. Klik pada tab menu “Mesyuarat”
3. Klik pada pautan “Minit” atau
klik pada pautan “lihat” pada kolum laporan untuk melihat laporan
maklum balas
Catar Alir
Nama Jawatankuasa
Skrin Utama Jawatankuasa
Mesyuarat
Tamat
Minit / Lihat
Mula
Sila rujuk lampiran ii
Lampiran ii
i) Skrin Utama jawatankuasa
Klik contoh Mesyuarat JPICT PNM
Klik mesyuarat
Klik Minit Utk melihat Minit
Klik Minit Utk melihat laporan
3) Memberi maklumbalas tindakan
No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pada salah satu nama
jawatankuasa yang disenaraikan 2. Klik pada pautan tab menu “Mesyuarat” 3. Klik pada salah satu pautan bilangan mesyuarat yang disenaraikan 4. Paparan keputusan minit mesyuarat tersebut akan di paparkan di
bawah 5. Klik pada pautan “Tiada kemaskinian” 6. Klik pada pautan “Tambah maklumbalas ahli <nama>” 7. Isikan maklumat berkaitan maklumbalas tindakan dan klik butang
“Simpan”
** Petunjuk warna bagi kotak keputusan i ) Kuning – pengguna tidak perlu mengemaskini maklumbalas ii) Merah - pengguna perlu mengemaskini status tetapi belum melakukannya iii) Hijau - pengguna perlu mengemaskini status dan telah selesai proses
kemaskini.
Klik contoh Mesyuarat JPICT PNM
Mesyuarat
Cth Bil.2 tahun 2012
Klik Tiada kemaskini
Klik pada pautan “Tambah maklumbalas ahli<nama>
Isikan maklumat berkaitan maklumbalas tindakan dan klik butang simpan
** Untuk memberi komen pada kemaskini status , Klik pada pautan bilangan komen
Bil komen
Isi komen anda dan klik Simpan
Peringatan ** Setiap komen yang dimasukkan tidak boleh di hapuskan. ** Pengguna hanya boleh meninggalkan maklumbalas jika tindakan tersebut dipertanggungjawapkan keatas diri mereka. ** Pengguna hanya boleh meninggalkan status maklumbalas setelah pengerusi meluluskan edaran minit.
7. Mengemaskini maklumat diri No. Langkah 1. Pada skrin utama jawatankuasa, klik pada pautan <nama anda> yang
terletak pada sebelah kanan dan atas skrin 2. Kemaskini maklumat anda terutama maklumat email, mobil,gred, skim
No. Langkah 1. Klik pada ikon “Ahli” yang terdapat di sebelah nama jawatankuasa yang
ingin ditambah ahli di skrin utama jawatankuasa 2. Klik pada pautan “Tambah ahli baru” untuk menambah ahli baru ke
dalam jawatankuasa. 3. Masukkan input samada nama, ID pengguna, atau email ahli dan apabila
hasil carian dijumpai, tekan tab dua kali, ( maklumat ahli tersebut akan dipaparkan secara automatik)
4. Tukarkan peranan ahli di dalam jawatankuasa tersebut samada ahli, urusetia atau pengerusi
5. Klik butang “Simpan”
Catar Alir
Skrin Utama Jawatankuasa
Tambah ahli baru
Ikon Ahli
Input Nama atau ID atau email
Tukar peranan Simpan
Tamat
Log Masuk
Mula
Sila rujuk lampiran ii
Lampiran ii
a) Skrin Utama jawatankuasa
Ikon ahli
Pautan tambah ahli
i) Input nama / ID pengguna / emel dan tekan tab
i) Tukar peranan ii) simpan
2) Mencipta dan menjemput ahli ke mesyuarat
No. Langkah 1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa 2. Klik pada pautan “Mesyuarat” 3. Klik pada pautan “Tambah mesyuarat baru” 4. Isikan semua maklumat yang berkaitan dan pilih mesyuarat yang ingin di
jemput 5. Tetapkan peranan setiap ahli mesyuarat 6. Klik butang “simpan” 7. Klik butang “Hantar Email Jemputan Sekarang” atau Hantar Emel &
SMS jemputan” atau “Jangan hantar jemputan”
Catar Alir
Log Masuk
Skrin Utama Jawatankuasa
Mesyuarat
Tamat
Pilih jawatankuasa
Tambah mesyuarat baru
i) Isikan maklumat ii) pilih ahli iii)Tetapkan peranan
Mula
Simpan
Lampiran ii
i Skrin Utama jawatankuasa
Pilih jawatankuasa cth mesyuarat JPICT
Klik Tambah Mesyuarat baru
Klik mesyuarat
Isi maklumat yg berkaitan
Pilih ahli dan tetapkan peranan
Ikon Simpan
** Klik butang “Hantar Emel Jemputan sekarang atau Hantar Email & SMS Atau “Jangan hantar jemputan”
3) Membuat pengesahan kehadiran
No. Langkah 1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa 2. Klik pada pautan “Mesyuarat” 3. Klik pada pautan “Kehadiran” yang terletak pada kolum kehadiran 4. Semak kehadiran ahli mesyuarat semasa mesyuarat berlangsung
Tandakan “y” jika ahli hadir, dan tandakan “T” pada ahli yang tidak hadir dan masukkan nama wakil atau sebab jika ada.
6. Klik butang “simpan” Catar Alir
Skrin Utama Jawatankuasa
Mesyuarat
Pilih jawatankuasa
Kolum Kehadiran
Semak kehadiran Y/T
Simpan
Tamat
Log Masuk
Mula
Lampiran iii
a) Skrin Utama jawatankuasa
Jawatankuasa-mesyuarat JPICT
Klik mesyuarat
Kolum kehadiran
4) Menyediakan minit No. Langkah 1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa 2. Klik pada pautan “klik pada pautan bilangan mesyuarat yang telah dicipta
tersebut ” (Contoh: Bil. 2 Tahun 2012) 3. Klik pada pautan “Tambah minit” 4. Klik pada pautan “Jana templat minit default”
Format minit akan dijanakan mengikut pilihan format yang telah dipilih semasa proses menambah mesyuarat baru (format –Tetap/Bebas)
5. Klik pada pautan “Tambah Butiran” pada sub tajuk yang ingin di tambah butiran.
6. Isikan maklumat yang perlu di letakkan di dalam minit tersebut. Setiap keputusan yang direkodkan didalam minit boleh di tentukan sebagai “Makluman” atau “Perhatian”
6. Klik butang “simpan” 7. Klik pada pautan “Kelulusan edaran minit” utk menghantar minit kepada
pengerusi untuk mendapatkan kelulusan edaran Catar Alir
Sila rujuk lampiran iv
Pilih jawatankuasa
Tambah minit
Bil mesyaurat
Jana Templat minit default
Tambah Butiran pada sub tajuk
Isikan Maklumat ,Rekodkan jenis “Makluman / Perhatian”
Simpan
Tamat
Skrin Utama
Mula
Lampiran iv
i) Skrin Utama jawatankuasa
Jawatankuasa – cth : mesyuarat JPICT
Bil 3.Tahun 2012
Klik tambah minit
Klik Jana templat
** Fungsi ini tidak membenarkan salin dan tampal daripada mana-mana jenis dokumen luar kerana ia akan mempengaruhi stail tulisan minit yang akan dijanakan kelak. Sekiranya perlu, salin dahulu ke aplikasi notepad, kemudian salin ke dalam kotak text tambah butiran pada Mymesyuarat. ** Pastikan setiap keputusan di tentukan jenisnya sebagai Makluman atau Perhatian” ** klik “Semua keputusan dimasukkan dalam minit”. Pautan “kelulusan edaran minit” akan dipaparkan. Klik pautan “kelulusan edaran minit” untuk menghantar minit kepada pengerusi untuk mendapat kelulusan edaran.
5. Menambah Sub-Jawatankuasa
No. Langkah 1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa 2. Klik pada pautan bilangan mesyuarat yang ingin diedarkan minit. 3. Klik pautan “Edar minit mesyuarat”
** Pautan ini akan wujud apabila Pengerusi telah meluluskan minit mesyuarat
4. Emel notifikasi tentang edaran minit akan di hantar kepada setiap ahli mesyuarat apabila butang “Hantar” di klik
Catar Alir
Skrin Utama Jawatankuasa
Bil mesyuarat
Nama Jawatankuasa
Edar minit Mesyuarat, Hantar
Tamat
Log Masuk
Mula
Sila rujuk lampiran v
Lampiran v
j) Skrin Utama jawatankuasa
Nama jawatankuasa: cth Mesyuarat JPICT PNM
Bil mesyuarat
Pautan Edar minit mesyuarat hanya akan wujud apabila Pengerusi telah meluluskan minit mesyuarat
6. Menambah Sub-Jawatankuasa
No. Langkah 1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa 2. Klik pada pautan “mesyuarat”. 3. Klik pautan bilangan mesyuarat” ( Cth: Bil 2 Tahun 2012) 4. Pada skrin maklumat mesyuarat,
klik pada pautan “Pohon maklumabalas” 5. Sistem akan menghantar email notifikasi kepada ahli mesyuarat untuk
memberi maklumbalas.
Skrin Utama Jawatankuasa
Bil mesyuarat
Nama Jawatankuasa
Pohon maklumbalas, hantar
Tamat
Log Masuk
Mula Catar alir
Sila rujuk lampiran vi
Lampiran vi
i) Skrin Utama jawatankuasa
Nama jawatankuasa: cth Mesyuarat JPICT PNM
Pautan mesyuarat
Bil mesyuarat
Pohon maklumbalas
7. Menyimpan laporan dan minit di dalam format PDF
No. Langkah 1. Klik pada nama jawatankuasa yang telah di senaraikan pada skrin utama
jawatankuasa 2. Klik pada pautan “mesyuarat”. 3. Klik pada pautan minit/laporan yang terletak di dalam jadual mesyuarat
bagi jawatankuasa tersebut 4. Apabila minit / laporan dipaparkan , klik ikon PDF yang terletak di bawah
skrin tersebut.
Skrin Utama Jawatankuasa
mesyuarat
Nama Jawatankuasa
Pautan minit /laporan
Klik PDF
Tamat
Log Masuk
Mula Catar alir
Sila rujuk lampiran vii
Lampiran vii
j) Skrin Utama jawatankuasa
Kolum minit
Pautan mesyuarat
Nama jawatankuasa
Ikon PDF
Disediakan :
Khairiah Alias Pegawai Teknologi Maklumat, BTM Ogos, 2012.