Monografia Alberto Ciências Contábeis 2011

UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIADAPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO – CAMPUS VII

COLEGIADO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS

JOSÉ ALBERTO ALVES DE SOUZA

PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE COMO INSTRUMENTO OTIMIZADOR DA GESTÃO DOS

RECURSOS PÚBLICOS:

Um estudo de caso na Prefeitura do Município de Campo Formoso-Ba

Senhor do Bonfim2011

JOSÉ ALBERTO ALVES DE SOUZA

PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE COMO INSTRUMENTO OTIMIZADOR DA GESTÃO DOS

RECURSOS PÚBLICOS:

Um estudo de caso na Prefeitura do Município de Campo Formoso-Ba

Monografia apresentada a Universidade do Estado da Bahia, Campus VII, Senhor do Bonfim-BA, Colegiado de Ciências Contábeis, como requisito final para obtenção do grau de Bacharel em Ciências Contábeis.

Orientador: Prof. Franklin Rami C. O. Regis

Senhor do Bonfim2011

JOSÉ ALBERTO ALVES DE SOUZA

PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE COMO INSTRUMENTO OTIMIZADOR DA GESTÃO DOS

RECURSOS PÚBLICOS:

Um estudo de caso na Prefeitura do Município de Campo Formoso-Ba

Monografia apresentada a Universidade do Estado da Bahia, Campus VII, Senhor do Bonfim-BA, Colegiado de Ciências Contábeis, como requisito final para obtenção do

grau de Bacharel em Ciências Contábeis.

Aprovada em 29 de setembro de 2011.

Prof. Franklin Rami C. Oliveira RegisOrientador

Universidade do Estado da Bahia - UNEB

Prof. Francisco ArapiracaUniversidade do Estado da Bahia - UNEB

Profª. Maria de Fátima Araújo FrazãoUniversidade do Estado da Bahia - UNEB

Ao meu DEUS por me conceder essa vitória.A Lecy Campos, querida esposa.À minha família e amigos.

AGRADECIMENTOS

Agradeço a Deus, por sempre está ao meu lado dando forças e sabedoria nos momentos de maiores dificuldades.

A minha amada esposa Lecy Campos, presente de Deus para mim, que sempre esteve ao meu lado e me ajudou bastante no desenvolvimento desse trabalho.

Aos meus pais que me acompanharam e incentivaram. Pessoas extraordinárias que Deus colocou em minha vida. Muito obrigado por serem os melhores pais que alguém poderia desejar.

Aos meus irmãos, que de alguma forma contribuíram para esta realização, seja através de uma palavra de incentivo ou de orações em momentos difíceis.

Ao meu orientador, Prof. Franklin Rami C. O. Regis, que muito contribuiu no êxito desse trabalho final.

A minha amiga Diana Carla, por sua contribuição para o fechamento deste trabalho.

Aos amigos e colegas de batalhas que ao longo desses quatro ano lutaram juntamente comigo para que juntos chegássemos a essa vitória.

A todos os meus professores que durante todo o curso, se esforçaram o máximo para passarem todos os seus conhecimentos que contribuíram para a minha formação.

“Confia no Deus eterno de todo o seu coração e não se apóie na sua própria Inteligência. Lembre-se de Deus em tudo o que fizer, e ele lhe mostrará o caminho certo.”

Provérbio de Salomão

RESUMO

Esta monografia de conclusão de curso tem como objetivo, inicialmente, analisar os conceitos, características e informações outras pertinentes ao planejamento, evolução da Logística Empresarial, administração de material, gestão e controle de estoque. Em seguida investigar os fundamentos financeiros da gestão pública mostrando um pouco sobre o orçamento, receitas e despesas públicas e a lei de Responsabilidade Fiscal. Também o presente trabalho pretende avaliar o controle de estoque dentro da Prefeitura Municipal de Campo Formoso-Ba. A metodologia desenvolvida foi realizada com pesquisa bibliográfica através de livros, revistas, artigos, pesquisas na internet e pesquisa de campo com aplicação de um questionário aos responsáveis pelos estoques da Prefeitura Municipal de Campo Formoso-Ba, abordando aspectos sobre planejamento e controle de estoque. O controle de estoque é de extrema importância para a entidade pública. Muitos gestores têm se preocupado em controlar recursos escassos, visto que os estoques absorvem capital que poderia ser investido de outras maneiras.

Palavras-Chave: Controle de Estoque. Planejamento. Orçamento.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Amplitude da Administração de Materiais ............................................ 23

Figura 2 – Representação da curva ABC para classificação dos itens ................. 34

Figura 3 – De Salvador a Campo Formoso ........................................................... 59

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 – Procedimentos fundamentais de Administração de Materiais ............ 20

Quadro 2 – Representatividade em percentual da classificação ABC dos itens em estoque ............................................................................................................ 35

Quadro 3 – Modalidades de Licitação (Tabela de Valores) .................................. 53

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

LDO - Diretrizes Orçamentárias

LOA - Lei Orçamentária Anual

LRF - Lei de Responsabilidade Fiscal

PPA - Plano Plurianual

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO .................................................................................................................................................... 11

1 CONTROLE DE ESTOQUE, SEGUNDO OS FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E DA LOGÍSTICA .................................................................................................................. 16

1.1 LOGÍSTICA E SUA EVOLUÇÃO HISTÓRICA ...................................................................................... 16 1.2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ....................................................................................................... 19 1.3 GESTÃO DE ESTOQUES ........................................................................................................................... 24

1.3.1 Razões para manter estoques ............................................................................................................... 25 1.4 ASPECTOS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE ........................................................ 27

1.4.1 Consumo Médio Mensal (C) ............................................................................................................... 29 1.4.2 Tempo de Aquisição (T) ....................................................................................................................... 29 1.4.3 Intervalo de Aquisição (I) ..................................................................................................................... 30 1.4.4 Estoque Mínimo ou de Segurança (ES) ................................................................................................ 30 1.4.5 Estoque Maximo (EM) .......................................................................................................................... 31 1.4.6 Ponto de pedido .................................................................................................................................... 32 1.4.7 Quantidade a Ressuprir (Q) ................................................................................................................. 33 1.4.8 Classificação ABC ............................................................................................................................... 34

2 OS FUNDAMENTOS FINANCEIROS E CONTÁBEIS DA GESTÃO PÚBLICA ................................... 37

2.1 A CONTABILIDADE PÚBLICA ............................................................................................................... 37 2.2 ORÇAMENTO PÚBLICO ........................................................................................................................... 40

2.2.1 Princípios Orçamentários .................................................................................................................... 41 2.2.2 Aspectos Constitucionais do Orçamento .............................................................................................. 44

2.3 RECEITA PÚBLICA ................................................................................................................................... 46 2.3.1 Tipos de receita pública ....................................................................................................................... 47 2.3.2 Estágios da receita pública .................................................................................................................. 48

2.4 DESPESA PÚBLICA ................................................................................................................................... 49 2.4.1 Tipos de despesa pública ...................................................................................................................... 50 2.4.2 Estágios da despesa pública ................................................................................................................. 52

2.5 LEI DE RESPONSABILIDADE FISCAL .................................................................................................. 55

3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ........................ 58

3.1 DADOS GEOGRÁFICOS E ECONÔMICOS DO MUNICÍPIO DE CAMPO FORMOSO ................. 58 3.2 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS DA PESQUISA ................................................. 60

3.2.1 Quanto ao Planejamento e controle de estoque .................................................................................. 60 3.2.2 Quanto aos materiais no almoxarifado ................................................................................................ 63 3.2.3 Quanto às Licitações ............................................................................................................................ 64 3.2.4 Quanto aos Empenhos .......................................................................................................................... 65

CONCLUSÃO ...................................................................................................................................................... 68

REFERÊNCIAS ................................................................................................................................................... 70

AP .......................................................................................................................................................................... 73

11

INTRODUÇÃO

É da natureza humana que os indivíduos vivam reunidos, para que assim

venham a satisfazer suas necessidades, relacionando-se entre si e com outros

humanos de território vizinho. Então de acordo com Bach (2009, p. 01) “[...] o estado

surgiu da necessidade que o Homem encontrou em controlar o convívio de diversos

sociais de um mesmo território, e, como forma de se estabelecer certo limite e

ordenamento nas atitudes dos sociais nesse ambiente”.

Completando essa afirmativa, Slomski (2007) acrescenta que o Estado foi

criado para estar atento às necessidades públicas, tendo como principal função a

alocação de recursos financeiros.

Enfim, segundo Azambuja (1996 apud ARAÚJO; ARRUDA 2004, p.3) “[...] o

estado corresponde, então, à organização político-jurídico de uma sociedade para

realizar o bem público, com governo próprio e território determinado”.

E para auxiliar o estado na realização do bem comum, encontra-se a

administração pública, que na visão de Meirelles (2002 apud KOHAMA 2006, p.9)

“[...] é todo o aparelhamento do Estado, preordenado à realização de seus serviços,

visando á satisfação das necessidades coletivas”.

Para explicar a relação entre o Estado e a administração pública, Araújo e

Arruda (2004, p.2) afirmam:

A administração pública assume uma conotação de processo, com o propósito de possibilitar o cumprimento das funções básicas do Estado, especialmente os serviços indispensáveis à satisfação das necessidades coletivas. Este instrumental de ação do Estado funciona como um conjunto de processos por meio dos quais os recursos públicos – sejam eles materiais, humanos, financeiros ou institucionais – são combinados e coordenados com vistas a definir e implementar as políticas públicas e a realizar as obras e os serviços demandados pelas necessidades coletivas.

No entanto, vale ressaltar que os recursos públicos não têm que ser alocados

de qualquer maneira, sem nenhum controle dos gastos, visto que, com o

crescimento da sociedade, passam a existir, juntamente com ela, vários problemas

relacionados à assistência social, educação, segurança, transportes e saúde, e para

resolver essas dificuldades, a administração pública deve utilizar seus recursos de

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uma forma ordenada e que de fato demonstre o que foi proposto e que atinja os

seus objetivos.

O controle de estoque é de suma importância para a entidade pública.

Controlar recursos escassos tem sido a preocupação de muitos gestores públicos,

principalmente com o advento da Lei Complementar 101, de 4 de maio 2000. É

evidente que todas as organizações, sejam elas de segmento público ou não, devam

se preocupar com o controle de estoque, visto que os maiores problemas

relacionados aos materiais referem-se ao planejamento e controle, o que é alvo de

muitas críticas, principalmente porque muitos recursos públicos são aplicados pelas

entidades em estoques. Em relação ao planejamento, Buarque (1999, p.43-44)

assegura que:

O planejamento é fundamental também para sistematizar e conferir racionalidade e interação lógica às ações e atividades diversificadas no tempo, aumentando a eficácia e eficiência das ações e seus impactos positivos na realidade. Representa uma forma de controle sobre o futuro e de fundamentação das escolhas e prioridades, para otimizar as forças, mecanismos e recursos escassos da sociedade, evitando desperdícios e a improvisação.

Percebe-se, com isso, que o planejamento e controle de estoque exercem um

papel importante dentro do setor público; os estoques absorvem capital que poderia

ser investido de outras maneiras, desviam fundos de outros usos potenciais e ainda

têm o mesmo custo de capital que qualquer outro projeto de investimento.

Diante do exposto, surge a seguinte indagação: Como a contabilidade

pode contribuir para uma melhor gestão de suprimentos na área pública?

Como hipótese, pode-se admitir que os órgãos públicos utilizem planejamento

e controle de estoque, a fim de uma melhor alocação dos recursos públicos,

evitando, assim, gastos desnecessários na formação de altos volumes de

materiais/suprimentos nos almoxarifados.

O que também pode ocorrer é que gestores públicos conheçam a importância

do planejamento e controle de estoque, para que não se limitem ao uso, apenas, de

métodos tradicionais de controle de estoque.

Deste modo, esses pressupostos foram o eixo que nortearam o estudo, que

13

teve como objetivo geral investigar como a gestão pública executa o planejamento e

controle de estoque.

No intuito de alcançar tal objetivo, foram traçados os seguintes objetivos

específicos:

• Caracterizar o controle de estoque, fazendo uma abordagem do mesmo

dentro da logística e administração de materiais.

• Analisar os fundamentos financeiros da gestão pública.

• Investigar como os gestores lidam com o planejamento e controle de

estoque.

A análise do planejamento e controle de estoque na área pública vem sendo

alvo de inúmeras discussões no meio contábil e pesquisas já estão sendo

desenvolvidas no intuito de se chegar a um modelo mais adequado de política que

possibilite a redução dos níveis de estoque existentes em uma instituição e,

posteriormente, a médio e longo prazo, propicie a redução dos custos do setor,

assim como da utilização indevida de recursos públicos.

Alguns estudos apontam que, até os anos 80, a maior preocupação dos

empresários era produzir, vender e faturar sem maior atenção ao controle de

estoques. Não se percebia sua contribuição para a redução do capital de giro, de

sua eficácia e de seus elevados custos. Hoje, até mesmo no setor público, a história

é outra, pois, sabe-se da importância do seu controle.

Observa-se que, cada vez mais, se utiliza o sistema logístico que começa no

planejamento das necessidades de materiais e termina com a disponibilização dos

materiais nas unidades de atendimentos. Esse sistema deve proporcionar uma

eficácia no processo de estoque. Daí que um dos principais motivos de discorrer

sobre o tema é tentar mostrar que o controle de estoques é de grande importância

não só para as empresas que visam lucro, mas também para os órgãos públicos

que, agindo desta forma, terá um maior controle e aproveitamento de recursos

públicos para a prestação dos serviços.

Diante do exposto e tomando como base uma experiência vivida como

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auxiliar de coordenação da saúde bucal, onde por dois anos fui o responsável pelo

controle de estoque do departamento de saúde bucal, o que me mostrou o quanto

esse controle é importante para a gestão pública. O que nos leva a entender que o

presente estudo é de grande relevância, pois utilizando métodos e fontes que

viabilizam o sistema logístico no setor público, os mesmos irão contribuir para uma

melhor prestação de serviço à comunidade.

A metodologia utilizada neste trabalho se constituiu de duas etapas: sendo a

primeira, uma revisão bibliográfica sobre o tema, visando um embasamento teórico

sobre o assunto. As principais fontes de pesquisa nessa etapa foram livros de e a

utilização de artigos, monografias, e periódicos disponíveis na Internet, advindo daí

seu caráter exploratório. A segunda etapa tratou-se de uma pesquisa de campo

realizada na Prefeitura Municipal de Campo Formoso – BA. O método escolhido

para a pesquisa de campo foi a observação in loco que serviu de estudo de caso, já

que, de acordo com Gil (2002), esta é uma modalidade de pesquisa amplamente

utilizada, por se tratar de um estudo profundo que permita a aquisição de um amplo

e detalhado conhecimento do que se deseja pesquisar.

No primeiro momento foram identificados os modelos de gestão de estoques

utilizados pela secretaria e contrastados com os modelos encontrados na

bibliografia. O contraste entre o planejado e o observado serviu de base para se

chegar às primeiras conclusões e levantamentos de novas hipóteses.

De acordo com esta abordagem foi realizada uma pesquisa quantitativa,

onde, de acordo com Silva (2008, p.99) “[...] parte do princípio segundo o qual tudo

pode ser quantificado. Isso significa transformar em números opiniões e informações

para classificá-las e analisá-las”.

O presente estudo está estruturado em três capítulos; no primeiro caracteriza-

se o controle de estoque, fazendo uma abordagem do mesmo dentro da logística e

administração de materiais. No segundo, analisam-se os fundamentos financeiros da

gestão pública, abordando-se a contabilidade pública, passando pelo orçamento

público observando-se os princípios orçamentários e os aspectos constitucionais do

orçamento, as receitas e despesas públicas, fechando com a lei de responsabilidade

fiscal.

15

No terceiro capitulo, primeiramente, são expostos os dados referentes ao

município, objeto do estudo, tais como dados geográficos econômicos. Logo após,

apresenta-se o resultado e análise da pesquisa de campo, e as observações acerca

do planejamento e controle de estoque na gestão pública. Por fim, as considerações

finais, o fechamento do trabalho e a proposta de continuação de aprofundar o tema

abordado.

16

1 CONTROLE DE ESTOQUE, SEGUNDO OS FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E DA LOGÍSTICA

Estoque é o sortimento de materiais que empresas utilizam no processo de

produção de seus produtos ou serviços. Trata-se de uma necessidade para o

funcionamento normal de uma entidade. Entretanto, é importante ressaltar que os

estoques, como lembra Chiavenato (2005 p.68), “[...] Representam um enorme

investimento financeiro [...]”, o que segundo o autor “[...] Podem alcançar uma

respeitável parcela dos ativos totais da empresa [...]”.

Daí surgem as técnicas de controle de estoque, métodos essenciais para a

manutenção de estoques sem comprometer o ativo financeiro da instituição. Essas

técnicas vêm evoluindo cada vez mais, obrigando entidades públicas e privadas a

adequar sua estrutura de administração de materiais.

As empresas que não se adequarem nesse sentido, correm o risco de serem

retiradas do mercado por falta de poder de concorrência. Já os órgãos públicos, uma

vez não se adequando aos novos sistemas, incorrerão no desperdício de recurso

público que se destinarão a manter estoques quando poderiam ser investidos em

outras áreas de interesse público.

Diante disso, pretende-se, através desse capitulo, caracterizar o controle de

estoque tendo por base os princípios e fundamentos que regem a administração de

materiais e da logística.

No transcorrer do mesmo, serão apresentados a evolução da logística

empresarial, conceitos, classificação e argumentos da administração de materiais e

gestão de estoque. Por último, tratar-se-á sobre os aspectos de planejamento e

controle de estoque onde serão mostrados alguns fatores e modelos matemáticos

de ressuprimentos.

1.1 LOGÍSTICA E SUA EVOLUÇÃO HISTÓRICA

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Em uma análise da história, percebe-se como as atividades de logística

evoluíram até chegarem, hoje, ao que conhecemos como logística integrada.

No Egito Antigo, encontra-se a construção dos primeiros armazéns, onde

José ao interpretar um sonho de Faraó, disse que haveria sete anos de fartura e

logo após sete anos de fome e miséria. Para evitar que acontecesse o pior, José

traçou uma estratégia, construindo grandes depósitos para que se pudesse

armazenar um quinto de tudo que fora produzido e posteriormente ser utilizado nos

anos de seca. O país sobreviveu nos tempos de fome através do bom planejamento

e distribuição (Gêneses 41).

Ainda de acordo com o livro de Gêneses 41: 46-49:

E José era da idade de trinta anos quando esteve diante da face de Faraó, o rei do Egito. E saiu José da face de Faraó e passou por toda a terra do Egito. E a terra produziu nos sete anos de fartura a mãos cheias. E ajuntou todo o mantimento dos sete anos que houve na terra do Egito; e guardou mantimento na cidade, pondo nas cidades o mantimento do campo que estava ao redor de cada cidade. Assim, ajuntou José muitíssimo trigo, como areia do mar, até que cessou de contar, porquanto não havia numeração.

Portanto, observa-se que, desde o início da história da humanidade, já existia

uma preocupação com a gestão de estoque de materiais e suprimentos, e mesmo

sem um conhecimento logístico, José põe em prática ações de planejamento e

controle de estoque salvando assim a nação Egípcia e os povos vizinhos de uma

seca devastadora.

De acordo com Silva (2008), o período conhecido como a revolução industrial,

entre 1820 e 1900, foi marcado pelo surgimento das primeiras indústrias. A

preocupação nessa época era produzir em escala e de maneira padronizada, por

meio do desenvolvimento de máquinas e ferramentas que garantissem a produção.

Entre 1900 e 1930, passa-se para a era da produção em massa, um período que foi

marcado pela consolidação das estruturas industriais, com a preocupação no

aperfeiçoamento nos mecanismos de produção, visando à redução do custo unitário

dos produtos. Permaneciam no mercado aquelas empresas que conseguissem

fabricar produtos padronizados com preços mais baixos. As empresas estavam

voltadas para a eficiência dos mecanismos de produção. Os mercados eram

protegidos com pouca interferência mundial ou governamental.

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A mesma autora, ainda afirma que:

As indústrias para produzirem precisavam de matéria prima, estoque e a armazenagem garantiam a produção em lotes mais econômicos. Após a fabricação, os produtos precisavam ser transportados da indústria aos depósitos e lojas, e, a fim de garantir a satisfação dos clientes, tornava-se necessária a manutenção de estoques de produtos acabados. Em uma época na qual a ênfase eram os processos produtivos, as operações de armazenagem e transportes eram consideradas de apoio e não agregavam valor aos produtos (SILVA, 2008, p. 46).

Nota-se que, mesmo sem agregar valor ao produto, observa-se a importância

dos estoques, armazenagem, transportes e movimentação dos materiais, peças

fundamentais em um sistema logístico, mas que mesmo assim não eram bem

aproveitados pelas empresas.

No período marcado pelo fim da segunda guerra mundial, as empresas

passam a adotar o conceito de logística, que tem sua origem nas operações

militares.

Segundo Silva (2008, p.46) “[...] para vencer uma batalha é importante ter

uma boa estratégia de posicionamento das tropas em operação, mas, para que a

operação tenha sucesso, é preciso ter à disposição suprimentos”.

Para diferenciar os seus produtos e competir no mercado as empresas

buscam nas atividades consideradas anteriormente como apoio, uma oportunidade

para agregar valor à sua cadeia produtiva. Nesse sentido, a área de logística surge

com o objetivo de tornar disponíveis produtos e serviços no local onde são

necessários, no momento em que são desejados e com o mínimo de custo.

Ballou (2008 apud VIANA, 2008, p.45) se manifesta à cerca da Logística

dando a seguinte definição:

A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria prima até ao ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável.

Dando ênfase a essa afirmativa, Viana (2008, p.15) também afirma que “A

logística é o processo estratégico que gerencia o fluxo materiais entre o fornecedor e

seu cliente, desde a aquisição da matéria prima ate a entrega do produto acabado”.

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De acordo com D’Alvia ([200-]), esses conceitos de logística empresariais

anteriormente citados vem se difundindo cada vez mais nos últimos anos,

especialmente a partir da década de 80, com as demandas decorrentes da

globalização, alteração estrutural da economia mundial e desenvolvimento

tecnológico, tendo como conseqüência a segmentação da logística empresarial em

três grandes áreas:

• Administração de materiais – é o conjunto de operações associadas ao

fluxo de materiais e informações.

• Movimentações de materiais – transporte eficiente de produtos acabados

do final de linha de produção até o consumidor.

• Distribuição física – é o conjunto de operações associadas à transferência

dos bens do local de sua produção até o local designado no destino e no

fluxo de informação associada.

A missão do gerenciamento logístico é planejar e coordenar todas as

atividades necessárias para alcançar níveis desejáveis dos serviços e qualidades ao

custo mais baixo possível. Portanto, a logística tem que ser vista como o elo entre o

mercado e a atividade operacional da empresa. O raio de ação da logística estende-

se sobre toda a organização.

Dentro dessas áreas de logística empresarial dar-se ênfase a Administração

de materiais.

1.2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

No conceito de Henry Fayol, administrar é prever, organizar, comandar e

controlar. Entende-se, também, que a administração compreende três campos

básicos: pessoal, material e financeiro.

Do exposto, compreende-se que a administração de material é a ramificação

da administração geral que trata da área específica dos materiais. Nas empresas é

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uma atividade integrada da Logística Empresarial. De acordo com Almeida e Lucena

([200 -?], p.4):

A administração de materiais na empresa é um conjunto de atividades com a finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da organização, no tempo correto, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo melhor preço.

Entende-se que, quando se compra antes do tempo correto, têm-se estoques

muitos altos, acima da necessidade da empresa. No entanto, quando compramos

após o tempo correto, ocorrerá falta de material, comprometendo o atendimento das

necessidades. Se a compra for além da quantidade necessária, representará

imobilização em estoque ocioso. Caso seja sem atributos de qualidade, acarretará

custos maiores e oportunidades de lucros não realizáveis. Com base no exposto,

Viana (2008, p.40) afirma que “[...] administrar com eficiência e exatidão o momento

de entradas e saídas dos materiais necessários à empresa – o quê, quando e como

comprar – não é tarefa simples”. Como pode ser observado na tabela abaixo:

Quadro 1 – Procedimentos fundamentais de Administração de Materiais.PROCEDIMENTO ESCLARECIMENTO

O que deve ser compradoImplica a especificação de compra, que traduz as necessidades da empresa.

Como deve ser comprado Revela o procedimento mais recomendável.Quando deve ser comprado Identifica a melhor época.

Onde deve ser compradoImplica o conhecimento dos melhores segmentos de mercado.

De quem deve ser compradoImplica o conhecimento dos fornecedores da empresa.

Por que preço de ser compradoEvidencia o conhecimento da evolução dos preços no mercado.

Em que quantidade deve ser compradoEstabelece a quantidade ideal, por meio da qual haja economia na compra.

Fonte: Viana (2008, p.40).

Ainda na visão de Viana (2008, p.40), existem diferentes razões que

recomendam atenção particular das empresas à função suprimentos:

a. de seu desempenho dependem inúmeros órgãos (vendas, produção, manutenção, setores administrativos etc.);

b. necessidade de gerenciar grandes volumes de itens, geralmente em consideráveis quantidades, ao menor risco de falta e a menor custo possível;

c. a exigência de grande número de informação, rápidas e precisas, a qualquer instante;

d. fato de os estoques representarem parcela razoável do ativo torna-os uma inversão demasiadamente vultosa para que seja ignorada, o que

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merece grandes cuidados, pois, muitas vezes, os lucros ficam retidos nos estoques excessivos, os quais, contudo, nem sempre garantem adequado atendimento das necessidades da empresa.

Diante da grande importância e responsabilidade da administração de

materiais, e para dar ênfase a essa importância, Lins (2005, p.05) define

administração de materiais da seguinte forma:

A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc.

O mesmo autor completa que “[...] A Administração de Materiais visa à

garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo à nunca faltar

nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total” (LINS,

2005, p. 5).

Na concepção de Viana (2008, p.41), a Administração de Materiais pode ser

definida como: “[...] planejamento, coordenação, direção e controle de todas as

atividades ligadas à aquisição de materiais para a formação de estoques, desde o

momento de sua concepção até seu consumo final”.

Em conformidade com essas definições, Ballou (2009, p.61) diz que “A

importância da boa administração de materiais pode ser mais bem apreciada

quando os bens necessários não estão disponíveis no instante correto para atender

as necessidades de produção ou operação”.

Imagina-se o quão grande será o prejuízo para a população e para o órgão

público de uma determinada cidade devido à falta de materiais em estoque, pois

esse evento acarreta na carência de atendimento à população e na ociosidade do

funcionalismo público.

Ballou (2009, p.61) ainda acrescenta que “[...] O objetivo da administração de

materiais deve ser prover o material certo, no local de operação certo, no instante

correto e em condições utilizáveis ao custo mínimo”.

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Dando continuidade aos objetivos citados pelos demais autores, Lins (2005,

p.10) contribui com uma relação contendo os principais objetivos da administração

de materiais:

a) Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade;

b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;

c) Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;

d) Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores.

e) Consistência de Qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas, a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais;

f) Despesas com Pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final.

g) Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de uma empresa no mundo dos negócios é em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores;

h) Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal;

i) Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.

Diante dessas definições e objetivos, Lins (2005, p.9) destaca algumas

responsabilidades e atribuições da administração de materiais:

a) suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento;

b) avaliar outras empresas como possíveis fornecedores;

c) supervisionar os almoxarifados da empresa;

d) controlar os estoques;

e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios aprovados pela direção da empresa;

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f) manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc.

g) estabelecer sistema de estocagem adequado;

h) coordenar os inventários rotativos.

O conhecimento acerca das definições, da importância e dos objetivos expostos, permite analisar com maior segurança a amplitude dessa exposição como está esquematizada na figura 1.

Figura 1 - Amplitude da

Administração de Materiais.Fonte: Viana (2008, p.42).

Ao analisar a figura observam-se os caminhos da Administração de Materiais

e os elos entre eles, e para uma melhor compreensão Viana (2008, p.42-43) define

cada uma destas etapas:

a. Atividade cadastramento visa cadastrar os materiais necessários à manutenção e ao desenvolvimento da empresa, o que implica o reconhecimento perfeito de sua classificação, estabelecimento de codificação e determinação da especificação, objetivando emissão de catálogo para utilização dos envolvidos nos procedimentos de Administração de Materiais.

b. Atividade gestão visa ao gerenciamento dos estoques por meio de técnicas que permitam manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros e níveis de ressuprimento e acompanhando sua evolução.

c. Atividade compras tem por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais e/ou serviços, emanadas das

24

solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas.

d. Atividade recebimento visa garante o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada nas encomendas.

e. Atividade almoxarifado visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final.

f. Atividade inventário físico visa ao estabelecimento de auditoria permanente de estoques em poder do Almoxarifado, objetivando garantir a plena confiança e exatidão de registros contábeis e físico, essencial para que o sistema funcione com a eficiência requerida.

Daí, a grande importância da administração de materiais dentro de uma

organização, seja ela privada ou não, pois gerencia todas as etapas no que diz

respeito a materiais, que vai desde atividade de cadastramento, escolha dos

fornecedores, passando pelo setor de compras, supervisionando os almoxarifados e

controlando os estoques de uma forma organizada e planejada de maneira que não

falte nenhum item e também não venha formar altos volumes de estoque, visto que

estoque é dinheiro e este não pode ficar parado sem utilização, tem que ser aplicado

para maximizar o lucro ou aumentando os recursos para serem aplicados em outros

segmentos da administração.

O estudo sobre a administração de materiais traz consigo a necessidade de

se abordar também outro tema de relevante importância para este trabalho. Trata-se

da gestão de estoque.

1.3 GESTÃO DE ESTOQUES

Antes de discorrer sobre a Gestão de Estoque, procurar-se-á entender o que

é estoque.

Na visão de Viana (2008, p.109) pode-se definir estoque da seguinte maneira:

a) materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilização posterior, de modo a permitir o atendimento regular das necessidades dos usuários para a continuidade das atividades da empresa, sendo o estoque

25

gerado, consequentimente, pela impossibilidade de prever-se a demanda com exatidão.

b) reserva para ser utilizado em tempo oportuno.

Em conformidade a essa definição, Lins (2005, p. 20) afirma que “[...] estoque

constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo

de produção de seus produtos/serviços”.

O mesmo autor acrescenta que “[...] os estoques podem ser entendidos

ainda, de forma generalizada, como certa quantidade de itens mantidos em

disponibilidade constante e renovados, permanentemente, para produzir lucros e

serviços” (LINS, 2005, p.20).

Entende-se, então, que estoque são materiais que estão à disposição, para

suprir as necessidades no momento em que elas vão surgindo.

1.3.1 Razões para manter estoques

Como é impossível saber exatamente a demanda futura e como nem sempre

os suprimentos estão disponíveis a qualquer momento, e importante acumular

estoques. Em relação a isso, Viana (2008, p. 116) alinha as seguintes razões para a

existência dos estoques:

a) impossibilidade de ter-se os materiais em mãos na ocasião em que as demandas ocorrem;

b) benefício obtido em função das variações dos custos unitários;

c) redução da freqüência dos contatos com o mercado externo;

d) segurança contra os riscos de produção do mercado fornecedor.

Dando ênfase a essas razões, Ballou (2009, p. 204) mostra que os estoques

servem para uma serie de finalidades, que são as seguintes:

• melhora o nível de serviço;

• incentivam economia na produção;

26

• permite economia de escala nas compras e no transporte;

• agem como proteção contra aumentos de preços;

• protege a empresa de incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento;

• serve como segurança contra contingências.

A partir do conceito de estoques e do conhecimento das razões e finalidades

para mantê-los, é possível entender a Gestão de Estoques, que segundo Lins (2005,

p.19) “[...] é basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de valor

econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material, numa

organização”.

Viana (2008, p. 117) ainda acrescenta:

A gestão é um conjunto de atividades que visa, por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital investido em materiais.

Diante disso, compreende-se que a gestão de estoque visa o equilíbrio entre

estoque e consumo, e para que esse equilíbrio seja obtido, Viana (2008, p. 117) cita

algumas atribuições, regras e critérios:

a) impedir entrada de materiais desnecessários, mantendo em estoque somente os de real necessidades de gestão;

b) centralizar as informações que possibilitam o permanente acompanhamento e planejamento das atividades de gestão;

c) definir os parâmetros de cada material incorporado ao sistema de gestão de estoques, determinando níveis de estoque respectivos (máximo, mínimo e segurança);

d) determinar, para cada material, as quantidades a comprar, por meio dos respectivos lotes econômicos e intervalos de parcelamento;

e) analisar e acompanhar a evolução dos estoques da empresa, desenvolvendo estudos estatísticos a respeito;

f) desenvolver e implantar política de padronização de materiais;

g) ativar o setor de contas para que as encomendas referentes a materiais com variação nos consumos tenham suas entregas aceleradas; ou para reprogramar encomendas em andamento, em face das necessidades da empresa;

h) decidir sobre a regularização ou não de materiais entregues além da quantidade permitida, portanto, em excesso;

27

i) realizar frequentemente estudos, propondo alienação, para que os materiais obsoletos sejam retirados do estoque.

Diante do exposto, percebe-se que a gestão de estoque é uma ferramenta

dentro da administração de materiais, que visa gerir os estoques da melhor forma

possível a fim de reduzir os custos com o mesmo e suprir a necessidade da

empresa com a maior eficiência possível.

Pozo (2002 apud AZEVEDO; SOUZA, [200-], p.03), aponta três custos como

os mais importantes na formação dos estoques. São eles:

a) Custo do pedido: a cada pedido ou requisição emitida, incorrem custos fixos (salário do pessoal envolvido no processo) e variáveis (recursos necessários para concluir o pedido) referentes a esse processo. Esse custo está diretamente determinado com base no volume destes pedidos e requisições.

b) Custo de manutenção de estoque: incluem custos de armazenamento como altos volumes, demasiados controles, enormes espaços físicos, sistema de armazenamento e movimentação de pessoal alocado, equipamentos e sistemas de informação específicos; custos associados aos impostos e seguros de incêndio e roubo de material alocado; custos sujeitos as perdas, roubos e obsolescência; custo ao capital imobilizado em materiais e bens.

c) Custo por falta de estoque: esse custo ocorre quando as empresas buscam reduzir ao máximo seus estoques, podendo acarretar no não-cumprimento do prazo de entrega, proporcionando uma multa por atraso ou cancelamento do pedido do cliente. Além disso, a imagem da empresa se desgasta e isso acarreta um custo elevado e difícil de medir.

1.4 ASPECTOS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE

A importância do planejamento e controle de estoque está fundamentada em

dois fatores. O primeiro consiste em manter estoques a níveis aceitáveis de acordo

com o mercado, evitando a sua falta e o risco de obsolescência. O segundo trata

dos custos que esses proporcionam em relação aos níveis e ao dimensionamento

do espaço físico.

Segundo Dias (1993), o gerenciamento das atividades na operação produtiva

de modo a satisfazer a demanda dos consumidores requer planejamento e controle

das operações. Algumas destas atividades têm certo grau de imprevisibilidade, o

28

que pode dificultar as ações do planejamento. Essas atividades determinam à forma

e a natureza do sistema e os recursos que o alimentam, quanto a esses, devemos

considerar os seguintes itens, para que sejam disponíveis:

a. Quantidade adequada;

b. Momento adequado;

c. Nível de qualidade adequado.

O planejamento e controle podem ser de longo, médio ou curto prazo. O

planejamento de longo prazo é aquele no quais os gerentes de produção

estabelecem planos relativos ao que pretendem fazer e quais os recursos para

atingir os seus objetivos. A ênfase, então, está direcionada mais para o

planejamento do que para o controle, pois existe pouco a ser controlado.

As previsões de demanda prováveis serão consideradas, de modo geral, sem definir atributos específicos, assim ao levar em frente essas atividades os gerentes estarão preocupados somente em atingir metas financeiras, e serão desenvolvidos orçamentos que definam custos e receitas a serem atingidas. (DIAS, 1993, p. 85)

O planejamento de médio prazo estará preocupado em mais detalhes, e será

necessário redirecioná-los.

O planejamento de curto prazo será a fase em que os recursos já estarão

definidos e, portanto muito difícil de serem feitas alterações de grande porte, porém

as pequenas são possíveis, já que a demanda será avaliada de forma mais

detalhada.

Estas alterações no plano original tentarão equilibrar: a qualidade, a rapidez,

a confiabilidade, a flexibilidade e os custos das operações, mas não será possível

fazer cálculos detalhados dos efeitos destas decisões sobe os objetivos globais.

Como já detalhado a razão de manter estoques está relacionada com a previsão de

seu uso em um futuro imediato. Nesta perspectiva, Viana (2008, p.108) aduz que:

Quando as características físicas e os detalhes de comportamento de estoques são conhecidos, em geral, pode-se tratar e formular a demanda e o suprimento por meio de modelos estatísticos reconhecíveis. Nesse enfoque, podem-se programar o custo de manter-se ou de recompor-se o estoque, considerando-se, ao mesmo tempo, os custos de aquisição, da

29

posse e da falta de estoques para suprir os consumidores, a fim de atingir as metas que maximizem os lucros ou benefícios.

De acordo com Ballou (2009, p.207) “[...] existem várias formas de controlar

estoques de modo a atender os requisitos de níveis de serviços e ao mesmo tempo

minimizar os custos de manutenção do estoque”. E para reduzir esses custos, evitar

compras desnecessárias, impedir que os estoques cheguem ao nível zero,

programar o abastecimento de modo que haja uma reserva, tomar-se-á por base a

Instrução Normativa n.º 205, de 08/04/1988, elaborada pelo Ministro Chefe da

Secretaria de Administração Pública da Presidência da República, que tem como

objetivo racionalizar, ao mínimo, os custos da utilização de material. Para tanto,

conceituar-se-á os principais fatores de ressuprimento:

1.4.1 Consumo Médio Mensal (C)

Entende-se que o Consumo Médio Mensal se dá pela Média aritmética do

consumo nos últimos 12 meses; e para fim de cálculo tem-se a seguinte formula:

Consumo Médio Mensal: C = Consumo Anual/12

De acordo com Viana (2008 p. 160), Consumo Médio Mensal pode ser

entendido como “[...] valor médio dos diversos consumos verificados em uma

unidade de tempo”.

1.4.2 Tempo de Aquisição (T)

Também conhecido como tempo de ressuprimento (TR), compreende-se ao

“[...] intervalo de tempo compreendido entre a emissão do pedido de compra e o

efetivo recebimento, gerando a entrada do material no estoque” (VIANA, 2008, p.

155). O tempo de aquisição deve ser observado de uma maneira especial, pois se

sabe que toda aquisição de um determinado material, em uma entidade pública,

30

deverá ser feita mediante um empenho logo depois de passar por este primeiro

estágio, a compra é encaminhada para o segundo estágio que consiste na

liquidação, ou seja, na chegada desse material ao almoxarifado da entidade, e todo

esse processo deve ser levado em conta quando for calculado o tempo de

aquisição. Esse assunto será bem detalhado no segundo capitulo onde se analisará

os fundamentos financeiros da gestão pública.

1.4.3 Intervalo de Aquisição (I)

É o período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas;

também definido pelo autor supracitado por Intervalo de cobertura, onde segundo

ele é o “[...] intervalo de tempo, em meses, programado para duas compras

consecutivas, para o qual se pretende cobrir o consumo com a quantidade de uma

aquisição” (VIANA, 2008, p.156).

1.4.4 Estoque Mínimo ou de Segurança (ES)

No momento em que um Órgão Público realiza suas compras, estas deverão

abastecer todo um espaço de tempo, necessário para um período inteiro de

consumo em cada Secretaria. O que fazer quando os materiais comprados, meses

atrás, não forem suficientes para o período de tempo estipulado pela gestão?

Infelizmente, é o tipo de confusão que ocorre, excessivamente, dentro de uma

instituição pública. Contudo, utilizando uma política de estoques de segurança,

dificilmente ocorrerá tal situação, pois se terá um lote de materiais capaz de suprir

ao estimado, quando este vier a acabar.

Para Viana (2008, p. 150-151), “[...] estoque de segurança e uma quantidade

mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao

programado ou um consumo desproporcional”.

31

Na visão de Galvão (2004 p. 03), “[...] é a quantidade de material destinada a

evitar ruptura de estoque, ocasionada por dilatação de tempo de ressuprimento

(atrasos na entrega ou qualidade) ou aumento de demanda em relação ao previsto”.

De acordo com a Instrução Normativa n.º 205, de 08/04/1988, para calcular o

estoque de segurança {ES}, utiliza-se a seguinte fórmula:

ES = C x f

Onde: C = consumo médio mensal em unidades.

f = é uma fração do tempo de aquisição (T) que, em princípio, pode

variar de 25% de T a 50% de T.

1.4.5 Estoque Maximo (EM)

Conforme análise feita em controle e minimização de estoques (2009), várias

são as entradas e saídas de materiais que formam o estoque de uma prefeitura.

Deste modo, se não existir um planejamento e controle adequado para gerenciar

essas alterações poderá recair em altos custos, mas não visualizados, por não

existir clareza em relação a real necessidade de armazenamento. Um

gerenciamento racional do estoque determinará a quantidade aceitável de um

determinado elemento, com base em necessidades apuradas, de tal forma que se

possa dispor de material suficiente para atender determinado período de tempo, ou

de consumo, sem que haja desperdício ou faltas.

Essa quantidade aceitável de um determinado elemento é conhecida por

Estoque Máximo, como se observa na definição de Viana (2008, p. 149 - 150), “[...]

quantidade máxima de estoque permitida para o material”. Conforme a Instrução

Normativa n.º 205, de 08/04/1988 “[...] deve-se considerar a área de armazenagem,

disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição,

perecimento, obsoletismo, etc.”. Ainda de acordo com a referida Instrução

Normativa, o estoque máximo {EM} é calculado por meio da seguinte fórmula:

32

EM = S + C x I

Onde: S - estoque mínimo em unidades

C - consumo médio mensal em unidades

I - intervalo de Aquisição mensal

1.4.6 Ponto de pedido

Entre todos os meios de prevenção e segurança para os estoques se

encontra também o Ponto de Pedido (PP) que nada mais é que uma reserva de

estoque que garante a continuidade da produção antes da chegada de um novo lote,

considerado estoque de segurança.

Estoque mínimo ou de segurança é a quantidade de itens em estoque que são necessários para não interromper a cadeia produtiva da empresa, fornecendo assim uma das mais importantes informações para a administração de estoque, pois está diretamente ligado ao grau de imobilização da empresa (DIAS, 1993 p.180).

Almeida e Locena ([200 -?], p.9) acrescentam dizendo que “[...] o ponto de

pedido determina em que ponto os estoques serão pedidos levando-se em

consideração o tempo de entrega dos principais itens”.

Para níveis de estoques serão direcionados recursos que deverão ser

analisados quanto à sua necessidade imediata, os quais condicionam a garantia do

funcionamento ininterrupto do processo produtivo sem o risco da falta de estoque.

Alguns fatores que causam a interrupção na produção pela falta de estoque são:

oscilação no consumo; oscilação nas épocas de aquisição (atraso no tempo de

reposição); variação na qualidade, quando o controle de qualidade rejeita um lote;

remessas por parte do fornecedor, divergentes do solicitado; diferença do inventário.

O dimensionamento do estoque mínimo poderia ser demasiadamente alto, a

ponto de nunca haver problemas com faltas, porém os custos de estocagem e

imobilização de capital seriam muito altos. Em contrapartida poderíamos estabelecer

uma margem de segurança muito baixa, correndo o risco da falta de material,

33

paralisação da produção, perdas das vendas e despesas extras com entregas

urgentes. Assim a empresa estará disposta a assumir o risco com relação à

ocorrência de faltas em estoque, definindo cálculos para uma margem de segurança

através de: projeção estimada do consumo; cálculo com bases estatísticas.

O Ponto de Pedido é considerado uma análise que surge para facilitar e

ajudar o controle de estoque. O Ponto de Pedido (PP), na visão de Pozo (2002,

p.130) é:

[...] quantidade de peças que temos em estoque e que garante o processo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguardamos a chegada do lote de compra durante o tempo de reposição. Isto quer dizer que quando um determinado item de estoque atingir seu ponto de pedido deverá fazer o ressuprimento de seu estoque, colocando-se um pedido de compra.

Desta forma, entende-se que todas as vezes que uma quantidade de um item

for removida do estoque, deve-se examinar a quantidade restante. Se for observado

que a quantidade, é menor que o predeterminado, chamado de ponto de pedido ou

de reposição, é necessária que se efetue uma nova compra, para recompor

novamente o estoque, para tanto e utilizado uma fórmula que de acordo com a

Instrução Normativa n.º 205, de 08/04/1988, e a seguinte:

P = S + C x T

Onde: S = estoque mínimo ou de segurança

C = consumo médio mensal em unidade

T = tempo de aquisição em meses

1.4.7 Quantidade a Ressuprir (Q)

No momento que o estoque máximo, for utilizado por completo, tende a ser

recomposto. Neste sentido a Instrução Normativa n.º 205, de 08/04/1988 o define

como “[...] número de unidades a adquirir para recompor o Estoque Máximo”. No

entanto, é necessário que se determine um número absoluto de unidades para se

fazer a recomposição do estoque máximo. Para se calcular, este número, de acordo

34

com Instrução Normativa n.º 205, de 08/04/1988, (p. 06) utiliza-se a seguinte

fórmula:

Q = C x I

Onde: C = consumo médio mensal em unidades

I = intervalo de aquisição em meses.

1.4.8 Classificação ABC

A curva ABC tem sido bastante utilizada para a administração de estoques,

para a definição de políticas de vendas, para o planejamento da distribuição, para a

programação da produção e uma série de problemas usuais de empresas, quer

sejam estas, de características industriais, comerciais ou de prestação de serviços.

Trata-se de uma ferramenta gerencial que permite identificar quais itens

justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua importância relativa.

Segundo Almeida e Lucena ([200 -?], p.8), a classificação ABC:

Segrega os estoques em três grupos, demonstrando graficamente com eixos de valores e quantidades, que considera os materiais divididos em três grandes grupos, de acordo com seus valores de preço/custo e quantidades. Sendo assim, materiais "classe A" representam a minoria da quantidade total e a maioria do valor total; "classe C", a maioria da quantidade total e a minoria do valor total; "classe B", valores e quantidades intermediárias. O controle da "classe A" é mais intenso; e os controles das "classes B e C", menos sofisticados.

A representação gráfica demonstrada na figura a seguir, traz o conceito

utilizado pelo cálculo da curva ABC.

Figura 2: Representação da curva ABC para classificação dos itensFonte: Nogueira (2007, p. 01).

35

Na tabela abaixo, se observa os valores dos estoques que na maioria das

vezes são utilizados na classificação ABC, tanto para itens em estoque quanto valor.

Esses números abaixo relacionados vêm servir como parâmetros no momento de

classificarmos a curva ABC.

Quadro 2: Representatividade em percentual da classificação ABC dos itens em estoque

CLASSIFICAÇÃO ABC% QUANTIDADE EM

ESTOQUE% VALOR EM ESTOQUES R$

A 20 80B 30 15C 50 5

Fonte: Nogueira (2007, p. 01).

De acordo com a tabela, Nogueira (2007, p.02) explica as três classes e ao

mesmo tempo dá as características de cada uma delas:

a) Classe A: são os principais itens em estoque de alta prioridade, foco de atenção do gestor de materiais, pois são materiais com maior valor devido à sua importância econômica. Estima-se que 20% dos itens em estoque correspondem a 80% do valor em estoque.

b) Classe B: compreendem os itens que ainda são considerados economicamente preciosos, logo após os itens de categoria A, e que recebem cuidados medianos. Estima-se que 30% dos itens em estoque correspondem a 15% do valor em estoque.

c) Classe C: não deixam de ser importantes também, pois sua falta pode inviabilizar a continuidade do processo, no entanto o critério estabelece que seu impacto econômico não é dramático, o que possibilita menos esforços. Estima-se que 50% dos itens em estoque correspondem a 5% do valor em estoque.

Para Viana (2008), a Curva ABC é o método pelo qual se determina a

importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo num

período estabelecido.

O conceito de curva ABC, segundo Ballou (2009), deriva da observação dos

perfis de produtos em muitas empresas, a maior parte das vendas é gerada por

relativamente poucos produtos da linha comercializada.

Para Dias (1993), a Curva ABC é um importante instrumento para o

administrador; ela permite identificar aqueles itens que justificam atenção e

tratamento adequado, quanto a sua administração. Obtém-se a Curva ABC através

da ordenação dos itens conforme a sua importância.

36

O Sistema ABC, conhecido também como Curva de Paretto, surgiu para

identificar e indicar soluções e ações para um controle adequado, sua metodologia é

extremamente vantajosa, pois, reduz as imobilizações em estoque sem prejudicar a

segurança do mesmo. Por estar dividido em 3 classes, ele controla rigidamente os

itens de Classe A, onde se trata dos mais altos custos e controla de forma

superficialmente os de Classe C onde se encontra a maior parte do estoque, porém

a de menor custo total.

37

2 OS FUNDAMENTOS FINANCEIROS E CONTÁBEIS DA GESTÃO PÚBLICA

Quando se fala em suprimentos na área pública tem que se observar alguns

procedimentos voltados para a questão pública. Este presente capítulo tem a

proposta de apresentar os fundamentos financeiros da gestão púbica, o seu

desenvolvimento dar-se-á através de uma abordagem conceitual da contabilidade

pública, passando pelo orçamento público principal ferramenta de planejamento e

controle da administração pública, chegando às receitas e despesas públicas, para

então por fim encerra-se com a Lei de Responsabilidade Fiscal.

2.1 A CONTABILIDADE PÚBLICA

A Contabilidade evoluiu no decorrer dos anos e em, sua evolução, percorreu

por várias correntes de pensamento sobe o enfoque social do próprio tempo em que

foram se desenvolvendo os estudos e ampliando-se o número de estudiosos da

ciência contábil, entre as quais se destacam o Contismo, o Personalismo, o

Neocontismo, o Controlismo, o Aziendalismo, o Patrimonialismo e o

Neopatrimonialismo, oriundos da Escola Italiana (Européia) de Contabilidade, como

também a corrente proveniente da Escola Anglo-Saxônica de origem Norte-

Americana, visto que foi alvo de conceituação por estas escolas. Porém, apresentar-

se-á neste momento a definição de Hilário Franco e Antônio Lopes de Sá, para que

só assim venha-se definir contabilidade pública.

Na visão de Franco (1997, p.21) a Contabilidade:

[...] é a ciência que estuda os fenômenos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a classificação, a demonstração expositiva, a análise e a interpretação desses fatos, com o fim de oferecer informações e orientação – necessárias à tomada de decisões – sobre a composição do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial.

De acordo com Sá (1998, p.42) “Contabilidade é a ciência que estuda os

38

fenômenos patrimoniais, preocupando-se com realidades, evidências e

comportamentos dos mesmos, em relação à eficácia das células sociais”.

Conclui-se, então, que a Contabilidade é uma ciência que está preocupada

com o patrimônio das entidades para tanto estuda, controla e revela o seu real

estado, levantando informações que vão auxiliar a alta administração na escolhas de

suas decisões. Essa ciência está dividida em diversos ramos, a exemplo da

contabilidade pública, objeto de estudo deste tópico, Kohama (2008, p.25) diz que:

A Contabilidade Pública, como uma das divisões da Ciência Contábeis, obviamente, recebeu conceituações diversas dessas mesmas escolas; entretanto, sendo possuidora de características especiais, que devem ser observadas e controladas, mereceu um estudo da Divisão de Inspeção da Contabilidade – Contadoria Central do Estado, em 1954.

Ainda na concepção de Kohama (2008, p.25), depois desse estudo, a

contabilidade pública chegou à seguinte conceituação: “É o ramo da contabilidade

que estuda, orienta, controla e demonstra a organização e execução da fazenda

Pública; o patrimônio público e suas variações”.

Completando essa definição, na concepção de Araújo e Arruda (2004, p.32),

Contabilidade pública é uma especialidade da contabilidade, que, baseada em normas próprias, esta voltada ao registro, ao controle e à avaliação do patrimônio público, e suas respectivas variações, abrangendo aspectos orçamentários, financeiros e patrimoniais, constituindo valioso instrumento para o planejamento e o controle da administração governamental.

Percebe-se assim, que é uma especialidade da contabilidade onde se utiliza

das normas de escrituração contábil e assim então, segundo Angélico (2009, p.

107):

[...] registra a previsão das receitas, a fixação das despesas e as alterações introduzidas no orçamento. Examina as operações de créditos, exerce controle interno, acompanhando passo a passo a execução orçamentária, a fim de que ela se processe em conformidade com as normas gerais do direito Financeiro. Compara a previsão e a execução orçamentárias mostrando as diferenças. Mostra a situação financeira do Tesouro. Aponta, em seus relatórios finais, o resultado da execução orçamentária e seus reflexos econômicos-financeiros. Mostra as variações patrimoniais resultantes ou não da execução orçamentária. Evidencia as obrigações, os direitos e os bens da entidade.

Esses conceitos permitem concluir que a contabilidade pública é uma divisão

das Ciências Contábeis, voltada para a gestão pública, e que está interessada em

39

todos os tramites legais da administração pública, seja de natureza orçamentária

(previsão da receita, fixação da despesa, empenho, descentralização de créditos

etc.), seja, meramente administrativos (contratos, convênios, acordos, ajustes, avais,

fianças, valores sob responsabilidade, comodatos de bens, etc.), representativos de

valores potenciais que poderão afetar o patrimônio público.

De acordo com a equipe do Portal da contabilidade (2011, p.01);

A contabilidade pública é regulada pela Lei 4.320/1964, que é a Lei das Finanças Públicas e que Com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal - LRF (Lei Complementar 101/2000), a contabilidade pública alçou uma maior importância e valorização.

A Lei 4.320/64 Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e

controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do

Distrito Federal.

Segundo esse instrumento normativo, a contabilidade pública deve permitir o acompanhamento da execução orçamentária, o conhecimento da composição patrimonial, a determinação dos custos industriais, o levantamento dos balanços gerais, a análise e a interpretação dos resultados econômicos e financeiros (ARAÚJO; ARRUDA, 2004, p.32).

Ainda no entender de Araújo e Arruda (2004, p.32), as principais

características da contabilidade pública são:

• Sua área de ação compreende os três níveis de governo: federal, estadual e municipal;

• Tem por fim selecionar, estudar, registrar, interpretar, e controlar, resumir e demonstrar os fatos que afetam o patrimônio estatal;

• Seu objeto de estudo é a gestão do patrimônio das entidades públicas quanto aos aspectos contábil, orçamentário, patrimonial, financeiro e de resultado;

• Constitui um importante instrumento de planejamento e controle da gestão governamental;

• No Brasil suas normas são definidas na Lei n.º 4.320/64.

A contabilidade pública não deve limitar-se tão somente a prestar contas aos

cofres públicos, através de dispositivos legais e constitucionais, mas buscar

transparência nos demonstrativos financeiros. Dentro da contabilidade pública, surge

o orçamento público, que será apresentado a seguir.

40

2.2 ORÇAMENTO PÚBLICO

Todo cidadão que trabalha, no momento que recebe seu salário, deve realizar

um levantamento dos gastos para determinado mês. Quando ele faz esse confronto

de seus rendimentos com o quanto poderá ser desembolsado e em que será

aplicado, pode-se afirmar que ele efetuou seu orçamento para aquele período.

Guardadas as devidas proporções, o governo também tem de estimar quanto vai arrecadar, e fixar quanto, em que e como vai gastar o dinheiro que os cidadãos colocam à sua disposição – Estado – para ser usado em proveito desses mesmos cidadãos. Quando o governo assim procede, está planejando sobre a receita e a despesa pública, ou, em outras palavras, está elaborando o orçamento público ou governamental (ARAÚJO; ARRUDA, 2004, p.65).

Fica evidente a grande importância do orçamento, elemento esse que faz

parte da vida dos trabalhadores, das empresas e da administração publica,

tornando-se para essa última, peça principal para a efetivação do planejamento,

onde através dele são consolidas (quantificadas) as ações que serão realizadas.

O conceito de orçamento público no Brasil é retirado do artigo 2º da Lei nº

4.320, de 17 de março de 1964, que estabelece que “[...] a lei do orçamento conterá

a discriminação da receita e despesa de forma a evidenciar a política econômico-

financeira e o programa de trabalho do governo, obedecidos os princípios da

unidade, universalidade e anualidade”. Ou seja, legalmente, o orçamento pode ser

entendido como um documento que considera a previsão de todas as receitas e

despesas do governo para o período de um ano.

De acordo com Rocha (2004, p. 04) “[...] orçamento é a síntese do contrato

firmado entre o governo e a sociedade, onde as contribuições da sociedade

(receitas) são transformadas em ações do governo (despesas) para o período de 1

ano”.

Na visão de Silva (2009 apud REIS, 1985, p. 24) o orçamento público é tido

como “[...] um instrumento do que serve a administração pública, no sentido de

orientar as ações a serem desenvolvidas para alcançar determinados objetos e

metas que é denominado de desenvolvimento econômico social”.

41

A doutrina contábil costuma definir o orçamento público nos seguintes

aspectos:

Financeiro: o orçamento público é considerado como o plano de custeios, investimentos, inversões, transferências e receitas, proposto pelo Poder Executivo para um período financeiro, e aprovado pelo Poder Legislativo. Assim como o planejamento de aplicação dos recursos estimados em atividades de custeios, investimentos, inversões e transferência durante um período financeiro;

Econômico: na sua mais exata expressão, o orçamento pode ser entendido como o quadro orgânico da economia pública, ou seja, como o reflexo (ou espelho) da vida do estado. Por meio de suas cifras, pode se conhecer com detalhes seu processo, sua cultura e civilização (ANGÉLICO, 2009, p.19).

E por último de acordo Araújo e Arruda (2004, p.66) “Jurídico: o orçamento

público é a lei que estima a receita e fixa a despesa para um determinado exercício

financeiro, estabelecendo responsabilidade, compromisso e obrigações para a

administração pública”.

Dessa forma, entende-se que o orçamento é uma peça de planejamento

sobre o qual o Gestor colocara suas intenções procurando a realização das suas

ações e programas de governo. E para efetivação dessas ações e programas, faz-se

necessário o intenso conhecimento das receitas que serão arrecadadas.

Após a apresentação dos principais conceitos de orçamento, é fundamental

que se conheça como se dá ou como ocorre o ciclo orçamentário. Antes, porém,

considerando que durante toda a realização desse ciclo devem ser observados

determinados princípios, conhecê-los também se faz importante.

2.2.1 Princípios Orçamentários

Princípios orçamentários são premissas, linhas norteadoras a serem

observadas na concepção e execução da lei orçamentária.

De acordo com Sanches (1997 apud ESTUDAQUI, [200-], p. 01), princípios

orçamentários são:

[...] um conjunto de proposições orientadoras que balizam os processos e

42

as práticas orçamentárias, com vistas a dar-lhe estabilidade e consistência sobre tudo ao que se refere a sua transparência e ao seu controle pelo Poder Legislativo e demais instituições da sociedade.

Araújo e Arruda (2004, p.68) completam dizendo que “[...] são fundamentos

que normalizam a instituição orçamentária, proporcionando-lhe consistência,

principalmente no que se refere ao controle pelo Poder Legislativo”.

Tanto a Constituição Federal quanto a Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964,

além do Plano Plurianual e da Lei de Diretrizes Orçamentárias, explícita ou

implicitamente definem alguns princípios básicos que devem ser observados por

ocasião da elaboração e controle do orçamento público. Dentre esses princípios,

Furtado (2003, p.13-14) apresenta alguns dando a sua devida definição:

a) Princípio da legalidade

Considerando que o orçamento público é formado por três leis (a Lei do

Orçamento Anual – LOA, o Plano Plurianual – PPA e a Lei de Diretrizes

Orçamentários – LDO), deve ser elaborado em observância ao princípio da

legalidade. Isso significa que, para que tenha validade, o orçamento público precisa

virar lei e ser elaborado conforme as normas legais que o regem, na forma do

contido no art. 5°, inciso II, da Constituição Federal de 1988: “ninguém será obrigado

a fazer ou deixar de fazer alguma coisa senão em virtude de lei”.

b) Princípio da unidade

Todas as receitas e despesas devem estar contidas em uma única lei

orçamentária, com o orçamento constituindo uma só peça, indicando as receitas da

União, do Estado ou do Município e os programas de trabalho a serem

desenvolvidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário (artigo 6° da Lei n°

4.320/64).

c) Princípio da universalidade

Todas as despesas e receitas do governo devem ser obrigatoriamente

consideradas. Isso significa que nenhuma instituição pública deve ficar fora do

orçamento (artigo 165, parágrafo 5°, Constituição Federal).

43

d) Princípio da anualidade

O orçamento público deve ser elaborado e autorizado para um exercício

financeiro, coincidente com o ano civil (artigo 34 da Lei n° 4.320/64).

e) Princípio da transparência orçamentária

Contido no artigo 2° da Lei n° 4.320/64, que determina que “a Lei do

Orçamento conterá a discriminação da receita e despesa, de forma a evidenciar a

política econômico-financeira e o programa de trabalho do governo, obedecidos os

princípios da unidade, universalidade e anualidade”, o princípio da transparência

orçamentária implica que a Lei orçamentária deverá ser acompanhada de

demonstrativos das receitas e despesas, bem como os efeitos das isenções,

anistias, remissões, subsídios e benefícios a serem concedidos.

f) Princípio da programação

O orçamento deve ter o conteúdo e a forma de programação, expressando os

programas de cada um dos órgãos e entidades da administração pública.

g) Princípio da exclusividade

A lei de orçamento não poderá conter dispositivo estranho à previsão de

receita e fixação de despesas, ressalvados os casos previstos no art. 7° da Lei

4.320/64, ratificado no artigo 165, parágrafo 8°, da Constituição Federal, que

autoriza a abertura de créditos suplementares e contratações de operações de

crédito, ainda que por antecipação de receita orçamentária, nos termos da lei.

h) Princípio da não-afetação da receita

Todas as receitas devem ser recolhidas ao caixa único do Tesouro, sem

discriminação quanto à sua destinação (inciso IV do artigo 167, CF).

i) Princípio da clareza

O orçamento deve ser expresso de forma clara, ordenada e completa.

j) Princípio do equilíbrio orçamentário

44

As receitas estimadas e as despesas fixadas no orçamento devem manter

equilíbrio. Admite-se, porém, que eventual déficit orçamentário seja embutido nas

operações de crédito, desde que estas não ultrapassem o total das despesas de

capital previstas no mesmo orçamento.

k) Princípio do orçamento bruto

Segundo dispõe o artigo 6° da Lei n° 4.320/64, todas as receitas e despesas

constarão da lei do orçamento pelos seus totais, vedadas quaisquer deduções.

l) Princípio da publicidade

Até 30 (trinta) dias após o encerramento de cada bimestre, deve ser publicado

um relatório resumido de cada execução orçamentária.

m) Princípio da quantificação dos débitos orçamentários

Este princípio veda a concessão ou utilização de créditos ilimitados.

Destacados, pois, alguns princípios orçamentários, serão abordados a seguir

os aspectos constitucionais do orçamento.

2.2.2 Aspectos Constitucionais do Orçamento

Conforme o artigo 165 prevê a Constituição Federal de 1988, que o

orçamento público procede de três leis distintas: Plano Plurianual (PPA), Lei de

Diretrizes Orçamentárias – LDO, Lei Orçamentária Anual – LOA.

A seguir será apresentado cada um dos instrumentos que compõem o

sistema de planejamento e orçamento.

a) Plano Plurianual – PPA

Kohama (2008, p.35) conceitua PPA como um “[...] plano de médio prazo,

através do qual se procura ordenar as ações do governo que levem ao atingimento

dos objetivos e metas fixados para um período de quatro anos”.

45

Acrescentando a essa definição Araújo e Arruda (2004, p.76) expõem que:

[...] o projeto do plano plurianual elaborado pelo poder Executivo no primeiro ano de governo, pra vigência até o final do primeiro exercício financeiro do mandado governamental subseqüente, será encaminhado até quatro meses antes do encerramento primeiro exercício financeiro (31 de agosto) e devolvido para sanção até o encerramento da sessão legislativa (15 de dezembro).

De acordo com o § 1.º do artigo 165 da constituição Federal de 1988, “[...] A

lei que instituir o plano plurianual estabelecerá, de forma regionalizada, as diretrizes,

objetivos e metas da administração pública federal para as despesas de capital e

outras delas decorrentes e para as relativas aos programas de duração continuada”.

Desta forma, fica evidente que o Plano Plurianual é um planejamento de

ações de médio prazo para um período de quatro anos, voltadas para o

desenvolvimento de uma determinada esfera, região, setor, unidade, da

administração pública, que trará ampliação de conteúdos para as necessidades

públicas.

b) Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO

Ainda utilizando o conceito de Kohama (2008, p.37) pode-se dizer:

A Lei de Diretrizes Orçamentárias tem a finalidade de nortear a elaboração dos orçamentos anuais, compreendidos aqui o orçamento fiscal, o orçamento de investimento das empresas e o orçamento da seguridade social, de forma a adequá-los às diretrizes, objetivos e metas da administração pública, estabelecidos no plano plurianual.

Conforme § 2.º do mesmo artigo da constituição Federal de 1988:

A lei de diretrizes orçamentárias compreenderá as metas e prioridades da administração pública federal, incluindo as despesas de capital para o exercício financeiro subseqüente, orientará a elaboração da lei orçamentária anual, disporá sobre as alterações na legislação tributária e estabelecerá a política de aplicação das agências financeiras oficiais de fomento.

Araújo e Arruda (2004, p.77) informam que:

A lei de Diretrizes Orçamentárias, sob a forma de projeto, deve ser encaminhada pelo Poder Executivo ao Poder Legislativo, na esfera federal, até oito meses e meio antes do encerramento do exercício financeiro (15 de abril) e devolvida para sanção até o final do primeiro período da sessão legislativa (30 de junho). No primeiro ano de mandato, o prazo de elaboração e aprovação da Lei de Diretrizes Orçamentárias é incompatível com o prazo constitucional pela elaboração e aprovação do Plano Plurianual de Investimento.

46

Portanto, nota-se que a LDO estabelece as metas e prioridades da gestão

pública para o próximo exercício financeiro, servirá de base para a elaboração da lei

orçamentária e sobre as alterações tributarias.

c) Lei Orçamentária Anual – LOA

A Lei Orçamentária Anual é a terceira peça orçamentária onde de acordo com

Araújo e Arruda (2004, p.77)

[...] objetiva viabilizar a realização das ações planejadas no plano plurianual e transformá-las em realidade. Deve ser elaborada de forma compatível com o plano plurianual, Lei de Diretrizes Orçamentárias e com as normas da LRF. Nela são programadas as tarefas a serem executadas no exercício, visando alcançar objetivos determinados.

Ainda utilizando-se do artigo 165 constituição Federal de 1988 pode-se visualizar que a lei orçamentária anual compreenderá:

I - o orçamento fiscal referente aos Poderes da União, seus fundos, órgãos e entidades da administração direta e indireta, inclusive fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público;

II - o orçamento de investimento das empresas em que a União, direta ou indiretamente, detenha a maioria do capital social com direito a voto;

III - o orçamento da seguridade social, abrangendo todas as entidades e órgãos a ela vinculados, da administração direta ou indireta, bem como os fundos e fundações instituídos e mantidos pelo Poder Público.

Assim sendo, a Lei Orçamentária Anual é composta por três orçamentos: o

fiscal, o de investimento e o da seguridade social. Ela prevê as receitas obtidas e

fixas as despesas a serem executadas pela Gestão Pública. A Lei Orçamentária

Anual legalizará os gastos da Gestão para um ano financeiro, pela qual atendera

aos planos e trabalho de Governo.

Após a apresentação do Orçamento Público, que, para realizá-lo é preciso

conhecer as receitas e despesas da gestão pública, é imprescindível, então, que se

conheça um pouco sobre as mesmas.

2.3 RECEITA PÚBLICA

Adquiri conhecimentos sobre as Receitas Públicas, principalmente com o

47

advento da Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000 – Lei de

Responsabilidade Fiscal é de extrema importância, colaborando para uma maior

transparência nas contas públicas e fornecimento de informações de melhor

qualidade aos diversos usuários.

De acordo com o manual de procedimentos de receitas públicas (2005, p.14),

“Receitas Públicas são todos os ingressos de caráter não devolutivo auferidas pelo

poder público, em qualquer esfera governamental, para alocação e cobertura das

despesas públicas”.

Kohama (2008, p.61) detalha essa definição da seguinte forma:

Entende-se, genericamente, por receita Pública todo e qualquer recolhimento feito aos cofres públicos, quer seja efetivado através de numerário ou outros bens representativos de valores – que o governo tem o direito de arrecadar em virtude de leis, contratos ou quaisquer outros títulos de que derivem direitos a favor do estado -, que seja oriundo de alguma finalidade específica, cuja arrecadação lhe pertença ou caso figure como depositário dos valores que não lhe pertencerem.

Já na visão de Araújo e Arruda (2004, p.92), receita pública pode ser definida,

“[...] como os recursos auferidos na gestão que serão computados na apuração do

resultado do financeiro e econômico do exercício e desdobrados nas categorias

econômicas correntes e de capital”.

Então, deste modo, entende-se como receita pública a soma de ingressos,

impostos, taxas, contribuições e outras fontes de recursos, arrecadados para

atender às despesas públicas.

2.3.1 Tipos de receita pública

Normalmente as receitas públicas estão divididas em: receita orçamentária,

receita extra-orçamentária.

Na visão de Angélico (2009, p.44),

Receita orçamentária é aquela que, devidamente discriminada, na forma do Anexo n.°3 da Lei n.°4.320/64, integra o orçamento público. São os tributos,

48

as rendas, as transferências, as alienações, os retornos de empréstimos e as operações de créditos por prazo superior a dozes meses.

Em relação à receita extra-orçamentária Araújo e Arruda (2004, p.93),

contribuem dizendo que:

Engloba os valores provenientes de toda e qualquer arrecadação que não figure no orçamento do Estado e, consequentemente, todo recolhimento que não constitui sua renda. Portanto não pertence ao estado. Possui caráter de extemporaneidade ou de transitoriedade nos orçamentos. Representa o recebimento de recursos que constituirão compromissos exigíveis, cujos pagamentos independem de autorização do poder legislativo.

De acordo com o artigo 11 da Lei nº 4.320/64, a receita pública orçamentária

esta classificada em duas categorias econômicas: Receitas Correntes e Receitas de

Capital.

São Receitas Correntes as receitas tributária, de contribuições, patrimonial, agropecuária, industrial, de serviços e outras e, ainda, as provenientes de recursos financeiros recebidos de outras pessoas de direito público ou privado, quando destinadas a atender despesas classificáveis em Despesas Correntes.

São Receitas de Capital as provenientes da realização de recursos financeiros oriundos de constituição de dívidas; da conversão, em espécie, de bens e direitos; os recursos recebidos de outras pessoas de direito público ou privado, destinados a atender despesas classificáveis em Despesas de Capital e, ainda, o superávit do Orçamento Corrente.

2.3.2 Estágios da receita pública

Utilizando-se do conceito do manual de procedimentos de receitas públicas

(2005, p.24), “Estágio da receita orçamentária é cada passo identificado que

evidencia o comportamento da receita e facilita o conhecimento e a gestão dos

ingressos de recursos”.

Já na concepção de Araújo e Arruda (2004, p.95), “[...] os estágios da receita

pública representam as fases percorridas pela receita na execução orçamentária”.

De acordo Neves (2003 p.21), a receita orçamentária passa pelos seguintes

estágios descritos a seguir:

49

Previsão: é a estimativa de quanto se espera arrecadar durante o exercício.

Lançamento: é a identificação do devedor ou da pessoa do contribuinte. A Lei 4.320/64 define lançamento da receita como o ato da repartição competente que verifica a procedência do crédito fiscal, a pessoa devedora e inscreve o débito dela;

Arrecadação: corresponde aos pagamentos realizados diretamente pelos contribuintes às repartições fiscais e à rede bancária autorizada: e

Recolhimento: compreende a entrega da arrecadação pelas referidas repartições e estabelecimentos bancários ao Banco Central para crédito na Conta Única do Tesouro Nacional. O recolhimento da receita far-se-á em estrita observância ao princípio da unidade de caixa, sendo proibida a criação de caixas especiais.

Abordado o conceito, tipos e estágio da receita pública, passaremos neste

momento há apresentar um pouco sobre as despesas públicas.

2.4 DESPESA PÚBLICA

No entender de Araújo e Arruda (2004, p.110), a despesa pública pode ser

definida como sendo:

[...] o gasto ou compromisso de gasto dos recursos governamentais, devidamente autorizados pelo poder competente, com o objetivo de atender às necessidades de interesse coletivo previstos na Lei do Orçamento, elaborada em conformidade com o plano plurianual de investimentos, com a lei de diretrizes Orçamentárias e com a LRF.

Angélico (2009, p.44) sintetiza dizendo que “[...] despesa pública constitui

todo pagamento efetuado a qualquer título pelos agentes pagadores”.

Em complemento a essas definições, Bezerra Filho (2008, p. 81) contribui

acrescentando que “[...] a despesa na Administração Pública é constituída pela

obrigação de desembolso financeiro por parte dos cofres do Estado, objetivando

financiar as ações do governo, bem como cumprir outras determinações impostas

por leis”.

50

Entende-se, então, que através da despesa pública as receitas são

distribuídas e empregadas e que ela e a parte do orçamento onde se encontram

classificados todas as autorizações para gastos com as várias atribuições e funções

governamentais.

2.4.1 Tipos de despesa pública

Como visto nas receitas públicas, as despesas também estão divididas em

dois grupos: despesa orçamentária, despesa extra-orçamentária.

Araújo e Arruda (2004, p. 110) definem despesa extra-orçamentária como sendo:

aquelas pagas à margem do orçamento. Portanto, elas independem de autorização do Poder Legislativo, pois constituem em saídas do passivo financeiro, compensatórias de entradas no ativo financeiro, oriundas de receitas extra-orçamentárias, que correspondem à restituição ou à entrega de valores recebidos como cauções, depósitos, consignações, entre outras.

Ao explicar como ocorre esse tipo de despesa, Angélico (2009, p.64) cita uma

série de exemplos: “[...] devoluções de cauções, finanças, salário e vencimentos não

reclamados, pagamento de restos a pagar, restituições a pagar e consignações em

folha de pagamento”.

Já despesa orçamentária, Angélico (2009, p.62) define como sendo “[...]

aquela cuja realização depende de autorização legislativa e que não pode efetivar-

se sem crédito orçamentário correspondente. Em outras palavras, é a que integra o

orçamento, isto é, a despesa discriminada no orçamento público”.

A despesa orçamentária, no que se refere à categoria econômica, pode ser

subdividida em despesas correntes e despesa de capital.

Kohama (2008, p.90) relata que:

Classificam-se na categoria de correntes todas as despesas que não contribuem diretamente para a formação ou aquisição de um bem de capital, ou seja, são os gastos de natureza operacional, realizados pelas instituições públicas, para a manutenção e o funcionamento dos seus órgãos.

51

No momento em que se observa a lei n.º 4.320/64, mais precisamente no seu

Art. 12, § 1º e § 2º, pode-se identificar que as despesas correntes dividem-se em:

Despesas de Custeio: são as dotações para manutenção de serviços anteriormente criados, inclusive as destinadas a atender a obras de conservação e adaptação de bens imóveis.

Transferências Correntes: são as dotações para despesas as quais não corresponda contraprestação direta em bens ou serviços, inclusive para contribuições e subvenções destinadas a atender à manutenção de outras entidades de direito público ou privado.

Na segunda categoria estão as despesas de capital que de acordo com

Kohama (2008, p.91), “[...] são aquelas que contribuem diretamente para a formação

ou aquisição de um bem de capital”. O autor ainda complementa esse conceito

dizendo que “[...] Despesas de Capital são os gastos realizados palas instituições

públicas, cujo propósito é o de criar novos bens de capital ou mesmo adquirir bens

de capital já em uso”.

Araújo e Arruda (2004, p.112) contribuem relatando que as Despesas de

Capital dividem-se em:

Investimentos: as dotações para planejamento e a execução de obras, inclusive as destinadas à aquisição de imóveis considerados necessários à realização destas últimas, bem como para os programas especiais de trabalho, aquisição de instalações, equipamentos e material permanente, e constituição ou aumento do capital de empresas que não sejam de caráter comercial ou financeiro.

Inversões Financeiras: as dotações destinadas à aquisição de imóveis ou bens de capital já em utilização; aquisição de títulos representativos do capital de empresas ou entidades de qualquer espécie, já constituídas, quando a operação não importe aumento do capital; e com a constituição ou aumento do capital de empresas que visem a objetivos comerciais ou financeiros, inclusive operações bancárias ou de seguros.

Transferências de capital: as dotações para investimento ou inversões financeiras que outras pessoas de direito público ou privado devam realizar, independentemente de contraprestação direta em bens ou serviços, constituindo essas transferências auxílios ou contribuições, segundo derivem diretamente da Lei de Orçamento ou de lei especial anterior, bem como as dotações para amortização da divida pública.

Para finalizar o estudo das despesas públicas serão apresentados a seguir

seus respectivos estágios.

52

2.4.2 Estágios da despesa pública

Estágios da despesa são etapas que devem ser observadas na realização da

despesa pública. Araújo e Arruda (2004) relatam que segundo a doutrina contábil os

estágios da despesa pública são: programação, licitação, empenho, liquidação e

pagamento. Na concepção de Angélico (2009), além desses cinco estágios

supracitados acrescenta-se o suprimento, que antecede o estágio pagamento.

Segue a definição de cada um deles.

a) Programação

De acordo com Araújo e Arruda (2004, p.115)

A programação ocorre após a publicação da lei orçamentária, quando o setor competente, por meio de decretos, estabelece um programa de utilização dos créditos orçamentários aprovados para o exercício suas fazes são: cronograma de desencaixe fixo; projeção do comportamento da receita; decreto executivo normativo.

Angélico (2009, p.66) acrescenta dizendo que:

[...] Essa programação visa disciplinar os gastos à mesma medida que se realizam as receitas. Se não houvesse a programação da despesa, as dependências poderiam utilizar, logo nos primeiros meses do ano, todos os recursos orçamentários, gerando problemas de insuficiência de caixa, uma vez que a receita se realiza ao longo dos doze meses do exercício financeiro.

b) Licitação

Conforme o Manual de Despesa Nacional (2008, p.60):

Processo de licitação compreende um conjunto de procedimentos administrativos que objetivam adquirir materiais, contratar obras e serviços, alienar ou ceder bens a terceiros, bem como fazer concessões de serviços públicos com as melhores condições para o Estado, observando os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e de outros que lhe são correlatos.

Ruther (2002, p.27-30) apresenta as seis modalidades de licitação:

Concorrência Pública: para contratações de grande vulto. É a modalidade de licitação que se realiza com ampla publicidade, para assegurar a participação de quaisquer interessados que preencham os requisitos previstos no edital convocatório.

53

Tomada de preços: é a modalidade realizada entre interessados previamente cadastrados ou que preencham os requisitos para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação.

Convite: para aquisições de pequeno vulto. É a modalidade de licitação entre, no mínimo, três interessados do ramo pertinente a seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados pela unidade administrativa.

Concurso: é a modalidade de licitação aplicável para a escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmio ou remuneração aos vencedores, segundo critérios constantes de edital previamente publicado na imprensa oficial.

O leilão: é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para a venda de bens móveis inservíveis para a Administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou ainda para a alienação de bens imóveis cuja aquisição haja derivado de procedimento judicial ou de dação em pagamento.

Pregão: Trata-se de nova modalidade de licitação, para aquisição de bens e serviços comuns, pela lei, considerados aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos no edital, qualquer que seja o valor estimado da contratação, em que a disputa pelo fornecimento é feita através de lances em sessão pública ou eletrônica.

O quadro a seguir apresenta, de acordo com a lei nº 9.648 de 27 de maio de

1998, os limites de valores para cada modalidade de licitação.

Quadro 3 : Modalidades de Licitação (Tabela de Valores) Artigo Inciso Alínea Valor (R$) Modalidades de Licitação

Obras / Serviços de Engenharia

23

I a 150.000,00 ConviteI b 1.500.000,00 Tomada de Preço

I cAcima de

1.500.00,00Concorrência

Compras / Outros Serviços

23

II a 80.000,00 ConviteII b 650.00,00 Tomada de Preço

II cAcima de

650.000,00Concorrência

Dispensa de Licitação

24I - 15.000,00 Obras / Serviços de EngenhariaII - 8.000,00 Compras / Outros Serviços

Sociedade de Economia Mista; Empresas Públicas; Autarquias e Fundações Qualificadas como Agência Executiva

24I - 30.000,00 Obras / Serviços de EngenhariaII - 16.000,00 Compras / Outros Serviços

Fonte:Finep ([200-], p. 01).

54

c) Empenho

De acordo com o Art. 58 da lei n.° 4.320/64, “ [...] o empenho de despesa é o

ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de

pagamento pendente ou não de implemento de condição”.

Na visão de Araújo e Arruda (2004, p.117), “[...] o instrumento utilizado pala

contabilidade pública para materializar o empenho, ou seja, para formalizar o

registro do comprometimento total ou parcial de dotação em favor de determinado

credor é denominado nota de empenho”.

Segundo o Manual de Despesa Nacional (2008, p.60), os empenhos podem

ser classificados em:

I. Ordinário: é o tipo de empenho utilizado para as despesas de valor fixo e previamente determinado, cujo pagamento deva ocorrer de uma só vez;

II. Estimativo: é o tipo de empenho utilizado para as despesas cujo montante não se pode determinar previamente, tais como serviços de fornecimento de água e energia elétrica, aquisição de combustíveis e lubrificantes e outros;

III. Global: é o tipo de empenho utilizado para despesas contratuais ou outras de valor determinado, sujeitas a parcelamento, como, por exemplo, os compromissos decorrentes de aluguéis.

d) Liquidação

Ainda conforme a lei n.° 4.320/64, em seu Art. 63, “[...] a liquidação da

despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os

títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito”.

De acordo com o parágrafo 1°, do mesmo artigo, essa verificação tem por fim

apurar: “[...] I - a origem e o objeto do que se deve pagar; II - a importância exata a

pagar; III - a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação”. Já no

seu parágrafo 2º, diz que a liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou

serviços prestados terá por base: “[...] I - o contrato, ajuste ou acordo respectivo;

II - a nota de empenho; III - os comprovantes da entrega de material ou da prestação

efetiva do serviço”.

e) Suprimento

55

Em relação ao suprimento, Angélico (2009, p.67) conceitua dizendo que “[...]

é o estágio da despesa em que o tesouro público entrega aos agentes pagadores os

meios de pagamento para liquidação dos compromissos financeiros marcados para

determinado dia ou período”.

f) Pagamento

O Manual de Despesa Nacional (2008, p.60) relata que “[...] o pagamento

consiste na entrega de numerário ao credor por meio de cheque nominativo, ordens

de pagamentos ou crédito em conta, e só pode ser efetuado após a regular

liquidação da despesa”.

A Lei n.° 4.320/1964, em seu artigo 64, define ordem de pagamento como

sendo “[...] o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a

despesa liquidada seja paga”.

2.5 LEI DE RESPONSABILIDADE FISCAL

Segundo Oliveira (2009, p.01) a Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), Lei

Complementar nº. 101:

É o principal instrumento regulador das contas públicas no Brasil, estabelecendo metas, limites e condições para gestão das Receitas e das Despesas e obrigando os governantes a assumirem compromissos com a arrecadação e gastos públicos.

Na visão de Nascimento e Debus ([200?], p.05):

Ela visa a regulamentar a Constituição Federal, na parte da Tributação e do Orçamento (Título VI), cujo Capítulo II estabelece as normas gerais de finanças públicas a serem observadas pelos três níveis de governo: Federal, Estadual e Municipal. Em particular, a LRF vem atender à prescrição do artigo 163 da CF de 1988.

Ainda de acordo com Nascimento e Debus ([200?], p.05), “[...] a LRF não

substitui nem revoga a Lei nº 4.320/64, que normatiza as finanças públicas no País

há quase 40 anos. A LRF atende também ao artigo 169 da Carta Magna”.

56

Gama e outros (2000, p.02), informam que:

Essa lei fixa limites para despesas com pessoal e para dívida pública e determina que sejam criadas metas para controlar receitas e despesas. Além disso, nenhum governante poderá criar nova despesa continuada (por mais de dois anos), sem indicar sua fonte de receita ou sem reduzir despesas já existentes. Dessa forma, o governante poderá efetuar despesas sem comprometer orçamento anual e os orçamentos futuros.

Pela LRF, ainda, são definidos mecanismos adicionais de controle das finanças públicas em anos de eleição.

Ainda na concepção de Oliveira (2009, p.01) a Lei de Responsabilidade Fiscal

se apóia em quatro eixos:

• Planejamento – é feito por intermédio de mecanismos como o Plano Plurianual (PPA), Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e Lei Orçamentária Anual (LOA), que estabelecem metas para garantir uma eficaz administração dos gastos públicos.

• Transparência – é a ampla e diversificada divulgação dos relatórios nos meios de comunicação, inclusive internet, para que todos tenham oportunidade de acompanhar como é aplicado o dinheiro público.

• Controle – é aprimorado pela maior transparência e pela qualidade das informações, exigindo uma ação fiscalizadora mais efetiva e contínua dos Tribunais de Contas.

• Responsabilização – são sanções que os responsáveis sofrem pelo mau uso dos recursos públicos. Essas sanções estão previstas na legislação que trata dos crimes de responsabilidade fiscal (Lei 10.028, de 19 de outubro de 2000).

No intuito de se ter uma visão geral da Lei, Khair (2000, p.17) nos traz uma

apresentação Sucinta dos Capítulos:

O Capítulo I estabelece quais os entes da Federação que estão sujeitos à Lei de Responsabilidade Fiscal e define a receita corrente líquida, que serve de referência para o estabelecimento dos parâmetros e limites.

O Capítulo II se refere ao planejamento, definindo novas regras para a Lei de Diretrizes Orçamentárias e para a Lei Orçamentária Anual.

O Capítulo III trata da receita, enfocando sua previsão, arrecadação e condições para a renúncia.

O Capítulo IV enfoca a despesa, envolvendo sua geração, as classificadas como obrigatórias de caráter continuado e de pessoal. Apresenta as definições, limites e controles para as despesas de pessoal e as despesas com a seguridade social.

O Capítulo V apresenta o conceito de transferências voluntárias e as condições para que possa ocorrer.

O Capítulo VI estabelece as regras para a destinação dos recursos públicos

57

para o setor privado.

O Capítulo VII trata da dívida e do endividamento. Apresentam as definições básicas, os limites e as condições para a recondução da dívida aos seus limites. Estabelece as condições para a contratação de operações de crédito, para as ARO e para as respectivas garantias.

O Capítulo VIII trata da gestão patrimonial, envolvendo a aplicação da disponibilidade de caixa, da preservação do patrimônio público e das empresas controladas pelo setor público.

O Capítulo IX dá as regras para a transparência e fiscalização da gestão fiscal e para a escrituração das contas. Apresenta as informações do novo Relatório Resumido de Execução Orçamentária e do Relatório de Gestão Fiscal. Estabelece a tramitação da prestação das contas e as novas responsabilidades dos gestores públicos.

O Capítulo X apresenta as disposições finais e transitórias. São fixados os momentos de eficácia de cada nova regra da lei e as condições especiais para os Municípios com menos de 50 mil habitantes. Prevê as condições excepcionais, nas quais os prazos para o cumprimento dos limites da lei são prolongados, e os limites especiais para as despesas de pessoal e com serviços de terceiros até 2003.

Então, se conclui que a Lei de Responsabilidade Fiscal traz uma mudança

institucional e cultural na forma de tratar o dinheiro público, dinheiro este, que

pertence à sociedade e que precisa ser administrado da melhor forma possível.

Recurso público, como o próprio nome diz, é da população, que deve estar

atenta aplicação deste. É certo que a má administração do dinheiro público gera

prejuízos irreparáveis acarretando queda nos investimentos e, sobretudo, aumento

de impostos, que penaliza de forma mais forte a classe mais pobre.

58

3 PLANEJAMENTO E CONTROLE DE ESTOQUE NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Como já apresentado nos capítulos anteriores, o presente estudo teve o

propósito de analisar o planejamento e controle de estoque dentro do setor público,

onde buscou verificar se os gestores os têm utilizado em seu processo

administrativo.

Essa investigação foi feita através de uma amostra probabilística intencional

em quatro secretarias da Prefeitura Municipal de Campo Formoso-BA. Para isso foi

realizado um questionário estruturado com questões fechadas.

Numa pesquisa desta natureza, o ideal, para se obter dados conclusivos,

seria a observação direta de almoxarifados, livros de controle de materiais e

registros informatizados. Contudo, por uma questão de permissão, só foi possível a

aplicação do questionário composto de 10 questões objetivas, do tipo sim ou não. O

devido questionário foi dirigido a cada um dos responsáveis pelos estoques e teve

como principal objetivo conhecer o controle de estoque da Prefeitura Municipal em

estudo, para só assim responder ao problema de deu origem a esse trabalho de

pesquisa, bem como confirmar ou não nossas hipóteses.

A pesquisa encontra-se estruturada da seguinte forma: primeiramente, são

expostos os dados referentes ao município, objeto do estudo, tais como dados

geográficos e econômicos. Em seguida, é apresentado o resultado da pesquisa,

expondo-se cada questão formulada, bem como as respostas, que são

apresentadas por meio de gráficos, acompanhadas das respectivas análises.

3.1 DADOS GEOGRÁFICOS E ECONÔMICOS DO MUNICÍPIO DE CAMPO

FORMOSO

O município de Campo Formoso está situado ao norte da Bahia, ao oeste da

serra da Jacobina. Sua história remonta ao início da colonização das terras do

59

interior do Brasil - colônia. Na sua área está localizado o Vale do Salitre, cujo rio do

mesmo nome é afluente da margem direita do São Francisco. A cidade fica a 400

km de Salvador capital do Estado, cujo acesso é feito pela BR – 324, até Senhor do

Bonfim e depois pela BA – 220. Apesar de estar localizada no polígono da seca

possui clima agradável, pertence à microrregião de Senhor do Bonfim. Limita-se ao

norte com Juazeiro e Sobradinho, ao sul com Antônio Gonçalves, Mirangaba e

Umburanas, ao leste com Senhor do Bonfim e Jaguararí, e ao oeste com Sento Sé.

Possui uma área geográfica de 6.806 km² e está a 580m acima do nível do mar.

Campo Formoso também é conhecido como "cidade das esmeraldas ", por

existir no povoado de Tuíutiba um garimpo com esmeraldas distinguidas como de

melhor qualidade, em comparação com outros garimpos de esmeraldas do Brasil. A

cidade também recebe esse título pela comercialização dessas pedras no centro da

cidade - "feira do rato" - onde se comercializam as pedras do município e das

cidades vizinhas, e que é o conhecido "rolo", troca de pedras por televisores,

celulares, casas, entre outros. A "feira do rato" surgiu com a descoberta das minas

em Carnaíba, a 42 Km de Campo Formoso. Os garimpeiros costumavam se

encontrar nesse local porque era de fácil acesso para os compradores e por lá existir

bares e restaurantes. A cidade Campo Formoso é conhecida, ainda, por suas

grutas. É nesse município que se localiza a maior gruta do Hemisfério Sul, a " Toca

Boa Vista".

Figura 3 – De Salvador a Campo Formoso.Fonte: Portal Campo Formoso, (2011).

60

Tem uma população de aproximadamente 68.101 habitantes, destes cerca de

21.000 estão na sede do município.

3.2 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS DA PESQUISA

Nesta seção será apresentado o resultado da pesquisa, expondo-se cada

questão formulada, o percentual das respostas obtidas com as respectivas análises.

3.2.1 Quanto ao Planejamento e controle de estoque

1) O planejamento e o controle de estoque exercem um papel importante

dentro do setor público. Diante da afirmativa, a Prefeitura utiliza esse

controle, a fim de uma melhor alocação dos recursos públicos?

Fonte: Nossa Autoria

A totalidade dos entrevistados, respondeu que existe uma preocupação com o

controle de estoque, mas ficou evidente que a realidade é outra, como pode ser

observado depois da análise das questões seguintes, então se entende que os

funcionários tentaram resguardar o seu setor de trabalho.

SIM 100%

NÃO

61

2) Como é feito o controle de estoque?

Fonte: Nossa Autoria

Ficou evidente que não existe um sistema de controle de estoque, e que em

50% das secretarias existe um controle de entrada e saída de materiais no

almoxarifado e essas informações são registradas em cadernos ou livros, nos outros

50% são divididos entre outras duas secretarias, onde uma registra sua

movimentações em planilhas do excel, e a outra onde não existe nenhum tipo de

controle.

3) A Instrução Normativa n.º 205, de 08/04/1988, tem como objetivo

racionalizar, ao mínimo, os custos da utilização de material. A referida

Instrução é usada / consultada?

Fonte: Nossa Autoria

Nenhuma das secretarias pesquisadas utiliza esta importante ferramenta,

que, como já foi tratada no capítulo 1, dispõe de técnicas modernas que atualizam e

Sistema deControle

planilhas doExcel 25%

Cadernos(livros) 50%

Não existecontrole 25%

Sim

Não 100%

62

enriquecem a gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no

emprego do material nas diversas atividades. Além de disponibilizar métodos que

irão ajudar o responsável pelo estoque a reduzir os custos com o mesmo, evitar

compras desnecessárias, impedir que os estoques cheguem ao nível zero e

programar o abastecimento de modo que haja uma reserva.

4) Qual o nível de escolaridade do responsável pelos estoques?

Fonte: Nossa Autoria

Apenas 25% dos responsáveis pelos estoques possuem nível superior, sendo

um deles licenciado em matemática, 50% têm nível médio e os outros 25%

estacionaram no ensino fundamental. Considerando a importância que o estoque

exerce na gestão pública, é imprescindível que os responsáveis por esses setores

sejam graduados em administração, ciências contábeis ou economia.

5) O responsável pelo estoque já participou de algum treinamento

específico?

Fonte: Nossa Autoria

Fundamental 25%

Nível Médio 50%

Nível Superior 25%

Sim

Não 100%

63

Conforme visto anteriormente, nenhum dos pesquisados possui formação

acadêmica voltada para o controle de estoque. Além disso, de acordo com o gráfico,

nenhum deles também já participou de um treinamento específico para o

desempenho de tal atividade. Isso, de certa forma, é preocupante, uma vez que

demonstra o pouco interesse dos gestores com um setor tão importante para a

administração pública.

3.2.2 Quanto aos materiais no almoxarifado

6) Existem condições ideais de acondicionamento de bens e materiais, no

que concerne à segurança, iluminação, ventilação, etc.

Fonte: Nossa Autoria

Em apenas uma das secretarias, que representa 25%, houve a resposta de

que existem condições ideais de acondicionamento de bens e materiais, no que

concerne à segurança, iluminação, ventilação; as outras 75%, responderam que não

existe nenhuma condição dos materiais estarem ali estocados. Em uma delas a

funcionária respondeu que a secretária de Saúde já estava tomando as devidas

providências para solucionar o problema com o almoxarifado, e que ela tinha

consciência de que não dava mais para os materiais ficarem estocados em um

porão antigo da secretaria, e que irão construir um almoxarifado novo.

Tendo em vista a importância dos almoxarifados para qualquer atividade que

tenha que se formar estoque e para o seu devido controle, é imprescindível que

Sim 25%

Não 75%

Sim 100%

Não

64

esse problema se resolva logo, pois, como foi visto anteriormente, de acordo com

Viana (2008, p.43) “[...] Atividade almoxarifado visa garantir a fiel guarda dos

materiais confiados pela empresa, objetivando sua preservação e integridade até o

consumo final”.

7) São efetuados registros diários das entradas e saídas do almoxarifado

bem como da confecção de balancetes mensais?

Fonte: Nossa Autoria

Em 75% das secretarias, segundo os entrevistados, são efetuados registros

diários das entradas e saídas do almoxarifado, mas nem sempre há confecção de

balancetes mensais. E os outros 25% responderam que não, confirmando assim que

não existe nenhum controle em seu setor.

3.2.3 Quanto às Licitações

8) Para a realização das compras de materiais são feitas licitações?

Sim 75%

Não 25%

65

Fonte: Nossa Autoria

Mais uma vez, a totalidade dos entrevistados respondeu que sim. Isso é

bastante importante, pois, quando a Administração Pública resolve contratar com

particulares, tende a optar por um ou outro e de alguma forma interfere na vida de

ambos, ampliando direitos em relação a um e restringindo direitos em relação a

outro. Assim, para que as decisões tomadas pelo poder público, de forma unilateral,

tenham legitimidade, faz-se necessária a participação daqueles que serão atingidos,

seguindo um procedimento formal que permita ao administrado pedir, alegar, provar.

Tal procedimento deve ser pautado nos princípios que norteiam a Administração

Pública e, principalmente, naqueles que expressamente regem as licitações. E como

já foi apresentado, conforme o Manual de Despesa Nacional (2008, p.60):

Processo de licitação compreende um conjunto de procedimentos administrativos que objetivam adquirir materiais, contratar obras e serviços, alienar ou ceder bens a terceiros, bem como fazer concessões de serviços públicos com as melhores condições para o Estado, observando os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e de outros que lhe são correlatos.

Dentre estes princípios, importante o destaque dos princípios da moralidade e

probidade administrativa, que vêem ao encontro dos princípios constitucionais

exaltados na Lei de Responsabilidade Fiscal, que objetiva a transparência na gestão

fiscal, mencionando níveis prudentes de atuação na área orçamentária e fiscal.

Nesse diapasão, a referida lei influenciou diretamente as licitações e contratos

administrativos, acrescendo uma série de comandos, condicionamentos e cautelas

nas suas estruturas jurídicas obrigando, assim, a administração pública a ficar cada

vez mais atenta com as licitações.

3.2.4 Quanto aos Empenhos

9) Os empenhos das despesas são emitidos de forma prévia?

66

Fonte: Nossa Autoria

Todos os entrevistados responderam que sim; entende-se então que estão

fazendo a coisa certa, assim como estabelece o Artigo 60 da Lei 4.320/64 “[...] É

vedada a realização de despesa sem prévio empenho”. Como outrora observado, o

empenho é de suma importância na despesa pública. É uma garantia ao fornecedor

e ao mesmo tempo um controle dos gastos.

10) Quanto aos estágios das despesas, tal processo se dá de forma

adequada?

Fonte: Nossa Autoria

Mais uma vez responderam que sim. Conforme exposto no capítulo 2 (dois)

Sim 100%

Não

Sim 100%

Não

67

os estágios da despesa são etapas que devem ser observadas na realização da

despesa pública, que vão desde a Programação, que na visão de Araújo e Arruda

(2004, p.115), “[...] é a fase onde se estabelece um programa de utilização dos

créditos orçamentários aprovados para o exercício”, passando pela licitação,

Conforme o Manual de Despesa Nacional (2008, p.60) “[...] compreende-se em um

conjunto de procedimentos administrativos que objetivam adquirir materiais,

contratarem obras e serviços...”, realizando-se o empenho onde de acordo com o

Art. 58 da lei n.° 4.320/64 “ [...] é o ato emanado de autoridade competente que cria

para o Estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de

condição”.,chegando à liquidação que ainda conforme a citada Lei em seu Art. 63, “

[...] consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos

e documentos comprobatórios do respectivo crédito”, e finalizado com o pagamento,

onde na concepção do Manual de Despesa Nacional (2008, p.60) “[...]consiste na

entrega de numerário ao credor por meio de cheque nominativo, ordens de

pagamentos ou crédito em conta, e só pode ser efetuado após a regular liquidação

da despesa”.

68

CONCLUSÃO

O Estado tem como objetivo alocar recursos de maneira que as necessidades

da sociedade sejam supridas, e é pela administração pública que estas ações são

coordenadas. Todavia, nos municípios brasileiros, existe uma grande dificuldade na

alocação otimizada desses recursos. Observa-se que muitos desses recursos se

perdem em depósitos e almoxarifados devido à formação de altos volumes de

estoques sem nenhum planejamento ou controle dos mesmos.

Como foi demonstrado no presente estudo, o planejamento e controle de

estoque são imprescindíveis para uma boa gestão das finanças públicas; os

estoques absorvem capital que poderia estar sendo investido de outras maneiras

pela administração pública.

O presente trabalho buscou discutir o planejamento e controle de estoque

para uma otimização dos recursos públicos, evidenciando que não só as empresas

privadas, mas também os órgãos públicos, podem utilizar dessas ferramentas para

alcançar sucesso em sua gestão. O instrumento utilizado para a coleta de dados foi

um questionário.

O problema desse trabalho está focado em examinar como a contabilidade

pode contribuir para uma melhor gestão de suprimentos na área pública. Após a

pesquisa, pode-se concluir que a contabilidade, em parceria com a logística

empresarial, apesar de ser um ramo da administração, também é objeto de estudo

das ciências contábeis, e ambas possuem diversas técnicas de planejamento e

controle de estoque que irão otimizar a gestão de suprimentos na área pública.

No que tange às hipóteses levantadas inicialmente, quanto a primeira que diz

que: pode-se admitir que os órgãos públicos utilizem planejamento e controle de

estoque, a fim de uma melhor alocação dos recursos públicos, evitando assim

gastos desnecessários na formação de altos volumes de materiais/suprimentos nos

almoxarifados, pode-se inferir que foi confirmada, pois inicialmente 100% dos

funcionários entrevistados responderam que a prefeitura utiliza esse controle, a fim

de uma melhor alocação dos recursos públicos.

69

A segunda hipótese diz que: também pode ocorrer que os gestores públicos

conheçam a importância do planejamento e controle de estoque, para que não se

limitem ao uso, apenas, de métodos tradicionais de controle de estoque, foi também

confirmada, mesmo observando-se que não existe um sistema de controle de

estoque e que 50% das secretarias visitadas realizam um controle, que consiste em

registrar as entradas e saídas dos almoxarifados, em cadernos, 25% em planilhas

do Excel e em 25% não existem controle nenhum.

Na análise dos questionários aplicados nesta pesquisa, foi possível perceber

que a maioria dos entrevistados tentou resguardar o seu setor de trabalho, não

evidenciando suas deficiências.

A principal dificuldade encontrada durante a pesquisa foi o fato de que não foi

permitida a visita aos almoxarifados como também a análise dos cadernos e

arquivos destinados ao controle de estoque.

O presente estudo permitiu conhecer a realidade da prefeitura municipal de

Campo Formoso, analisando o planejamento e controle de estoque, trazendo à tona

suas dificuldades, permitindo ainda confirmar a importância do mesmo para a

otimização dos recursos públicos.

Com esta pesquisa não se pretendeu esgotar o assunto aqui discorrido, tendo

em vista que o tema é importante para todos os cidadãos. Desta forma, fica a

sugestão para pesquisas futuras, um estudo sobre o sistema de compras no serviço

público, formas de armazenagem e distribuição de materiais, por essas questões

serem importantes, mas não terem sido objetos de estudo da pesquisa realizada.

70

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73

AP

APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO

UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA - UNEBDAPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO – CAMPUS VIICOLEGIADO DE CIÊNCIAS CONTÁBEISBACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTABEIS

QUESTIONÁRIO PARA CONSOLIDAÇÃO DETRABALHO DE CONLUSÃO DE CURSO – MONOGRAFIA

ACADÊMICO: JOSÉ ALBERTO ALVES DE SOUZA

Quanto ao Planejamento e controle de estoque

1) Planejamento e controle de estoque exercem um papel importante dentro do setor público. Diante da afirmativa, a Prefeitura está preocupada com esse controle, a fim de uma melhor alocação dos recursos públicos?

( ) Sim ( )não

2) Como é feito o controle de estoque?

( ) através de um sistema de controle( ) em planilhas de Excel( ) em cadernos (livros)

3) A Instrução Normativa n.º 205, de 08/04/1988, tem como objetivo racionalizar, ao mínimo, os custos da utilização de material. A referida Instrução é usada / consultada?

( ) Sim ( )não ( )não sabia que existia

4) Qual o nível de escolaridade do responsável pelos estoques?

( ) Médio ( ) Superior ( )Especialização ( ) Mestrado ( ) outro

.....................

5) O responsável pelo estoque já participou de algum treinamento específico?

( ) Sim ( )não

Quanto aos materiais no almoxarifado

74

6) Existem condições ideais de acondicionamento de bens e materiais, no que concerne à segurança, iluminação, ventilação, etc

( ) Sim ( )não

7) São efetuados registros diários das entradas e saídas do almoxarifado bem como da confecção de balancetes mensais?

( ) Sim ( )não

Quanto as Licitações:

8) Para a realização das compras de materiais são feitas licitações?

( ) Sim ( )não

Quanto aos Empenhos:

9) Os empenhos das despesas são emitidos de forma prévia?

( ) Sim ( )não

10) Quanto aos estágios das despesas, tal processo se dá de forma adequada?

( ) Sim ( )não