European Commission Enterprise and Industry Modulo 4 - GESTIONE DELLA RENDICONTAZIONE NEI PROGETTI EUROPEI Eurosportello - Unioncamere del Veneto 17 novembre 2014 European Commission Enterprise and Industry
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Modulo 4 - GESTIONE DELLA RENDICONTAZIONE NEI PROGETTI EUROPEIEurosportello - Unioncamere del Veneto
17 novembre 2014European CommissionEnterprise and Industry
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Argomenti trattati1. La rendicontazione finanziaria di un progetto2. Il budget del progetto3. Ammissibilità delle spese4. Voci di spesa (BL)5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto6. Flussi finanziari 7. Certificazione delle spese e audit8. Come gestire l’attività di rendicontazione
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Una definizione
• La rendicontazione è un’attività riassuntiva dei vari aspetti di un progetto
• Comprende tutti gli elementi per la lettura incrociatadelle attività svolte e spese sostenute per il raggiungimento degli obiettivi del progetto
• Evidenzia lo “stile” di gestione e gli scostamentirispetto all’idea progettuale/risultati attesi dal progetto
1. La rendicontazione finanziaria
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IMPLEMENTAZIONE ATTIVITÀ
RENDICONTAZIONEFINANZIARIA
COSTRUZIONE DEL BUDGET
Financial Manager
ProgettistaProject Manager
1. La rendicontazione finanziaria
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PM e FM dovrebbero sempre lavorare in stretta sinergia.
Fattori di successo
1. La rendicontazione finanziaria
L’attività di rendicontazione richiede una stretta collaborazione tra Project Manager e Financial Manager (la rendicontazione include sia la narrazione delle attivitàsvolte, che il dettaglio delle relative spese sostenute).
Il dialogo tra queste due figure professionali dovrebbe essere costante, non solo all’approssimarsi delle scadenze di rendicontazione, ma anche nella fasi di:• monitoraggio delle attività; • assunzione degli impegni di spesa
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La rendicontazione deve essere coerente con le attività e le risorse previste nella scheda progettuale e nel budget (voci di spesa) per il raggiungimento dei risultati attesi
Coerenza tra attività e risorse impiegate
OBIETTIVO GENERALE
OBIETTIVI SPECIFICI
ATTIVITÀRISORSE BUDGET
LogicalFramework
1. La rendicontazione finanziaria
Financial Manager
Project Manager
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Rispetto delle regole ammissibilitàe delle corrette procedure
• Non solo coerenza della spesa rispetto alle attività e a quanto previsto a budget
• Rispetto delle regole di ammissibilità della spesa
• Rispetto di principi di trasparenza e libera concorrenza nelle procedure di gara / affidamento incarichi
1. La rendicontazione finanziaria
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Attenzione alle diverse regole di rendicontazione
Diversi programmi di cooperazione
Specifiche regole per costruire il budget e manuali di rendicontazione finanziaria
1. La rendicontazione finanziaria
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Argomenti trattati1. La rendicontazione finanziaria di un progetto2. Il budget del progetto3. Ammissibilità delle spese4. Voci di spesa (BL)5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto6. Flussi finanziari 7. Certificazione delle spese e audit8. Come gestire l’attività di rendicontazione
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Il budget del progetto: punto di partenza per la gestione finanziaria
2. Il budget di progetto
Premessa: Nella stesura del progetto, particolare importanza riveste l’esigenza di assicurare coerenza tra le singole azioni previste e l’impegno di risorse economiche. La fattibilitàdell’iniziativa e l’efficacia della sua attuazione dipendono infatti dalla capacità di sviluppare un budget previsionale realistico ed adeguato.
Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori,alcune regole:
1. Rispettare i riferimenti del bando
2. Mostrare le risorse in modo dettagliato
3. Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese
4. Proporre costi realistici (attenzione, costi non prezzi!)
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Il budget del progetto: punto di partenza per la gestione finanziaria
• Qual è l’ammontare del budget approvato per il progetto?
• Quali sono le tipologie di spesa previste dal progetto? cfr. Budget Line – WP / Components
• Quali attività devono essere portate avanti? cfr. GANNT – Work Plan
2. Il budget di progetto
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%
Preparation activities
CP1
0,00
Sub-projects
0,00
0,00
0,00
Equipment (see 4.4)
0,000,00 0,00
0,00
0,00 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00 0,00
0,00
TOTAL per CP
0,00 0,00
0,00 %
0,00 100 %
0,00 %
0,00 0,000,00
0,000,00
0,000,00
0,00
0,00
Travel and accommodation
CP3
0,00
Staff
0,00 0,00 0,00 %
CP2Field depends on Type of intervention (cover sheet), please select
Management and coordination
Communication and disseminat ion
CP5
0,00 %
0,00
0,00
0,00
Administration
0,000,00
External expertise and services (see 4.3)
EUR
0,00
CP4
0,00
0,00
TOTAL per budget line
EUR0,00
0,00
0,00 %% 0,00 % 0,00 %
0,00 %
0,00 %
0,00 %0,00
100 %0,00 %
0,00
0,00 %0,00
Esempio di Budget – Interreg IVC
2. Il budget di progetto
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Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi dicooperazione internazionale, ma i principi siapplicano a (quasi) tutti i programmi � ovviamente, attenzione al bando specifico!
� Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attivitàe che dovrete eseguirle se il progetto è approvato
� Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate sommeforfettarie)
� Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore produttive in un anno, etc.
� Piano di lavoro chiaro � budget chiaro
2. Il budget di progetto
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INFATTI:Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in mododa legarle subito al budget:
WP 2.5: 2.5 Printing of project publications (brochures, posters, etc.) and dissemination of promotional material
Description (what): When:How long:Where:Partner responsible:Experts involved: Target group:Deliverables/Milestones (events and products): Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti)
2. Il budget di progetto
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Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci di costo:
�Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro imputato al progetto che non viene rimborsato dalla Commissione.
Per esempio: • Total eligible costs: 100.000 €• Finanziamento UE: 85% = 85.000 €• Co-finanziamento partner: 15% = 15.000 €• Il partner imputa ALMENO 15.000 € in Staff Costs in modo da coprire la
quota di co-finanziamento.
� Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità,attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti �con fondi propri �Co-finanziamento con altri fondi pubblici, fondi comunitari.
Il cofinanziamento delle risorse
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E’ nel vostro interesse calcolare i costidettagliatamente e dare quindi un sufficiente livellodi dettaglio anche se non richiesto dalle guidelineedel programma, ma non troppo per non complicarela gestione: EQUILIBRIO!
Esempio di budget HORIZON 2020
2. Il budget di progetto
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RIASSUMENDO:
� Il budget dev’essere chiaro
� Deve riflettere il piano di lavoro
� Esprimete le risorse per partner e per categoria di costo e di attività
� La Commissione rimborsa costi sostenuti: rendicontazione al dettaglio!!!
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Argomenti trattati1. La rendicontazione finanziaria di un progetto2. Il budget del progetto3. Ammissibilità delle spese4. Voci di spesa (BL)5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto6. Flussi finanziari 7. Certificazione delle spese e audit8. Come gestire l’attività di rendicontazione
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• norme fondamentali che derivano direttamente dalle disposizioni e dai principi del Trattato CE:
3. Ammissibilità delle spese
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Le principali fonti delle regole di ammissibilità (I)
• Regolamenti CE• Regolamento generale: (CE) n.1083/2006 art. 56
• Regolamento FESR: (CE) n.1080/2006 art. 7
• Regolamento di implementazione: (CE) n.1828/2006 artt. dal 48 al 53
• Regole nazionali• Regole di programma
3. Ammissibilità delle spese
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Le principali fonti delle regole di ammissibilità (II)
• Unico Set di regole per HORIZON 2020� A copertura di tutti i programmi di ricerca/iniziative di
finanziamento (CIP, EIT, Artemis, Eurostars, ecc.)� In linea con il nuovo Regolamento Finanziario dell’UE
(Regulation n.966/2012)
� Coerente con le regole degli altri programmi di finanziamento UE applicabile anche ad EURATOM
3. Ammissibilità delle spese
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Corretta gestione finanziaria : criteri dibase
Ogni spesa deve:• avere attinenza con gli obiettivi del progetto• essere temporalmente funzionale con gli obiettivi
del progetto• essere temporalmente effettuata nell’arco di tempo
di vita del progetto• essere congruente con gli obiettivi del progetto • essere comprovata da documenti probanti
3. Ammissibilità delle spese
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NON sono ammissibili
� L’IVA se recuperabile*� Gli interessi � Ammende, penali, spese per controversie legali
3. Ammissibilità delle spese
Principi generali a livello europeo
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*ATTENZIONE! per i Progetti di Ricerca fare riferimento all’art. 72 D.P.R. 633/1972L’art. 72 della legge i.v.a. consente a chi partecipa ad un progetto di ricerca con le istituzioni comunitarie di acquistare beni e servizi o importare beni, in regime di “non imponibilità”.La non imponibilità comporta che la Struttura dell’Università, che partecipa al programma di finanziamento, potrà acquistare o importare, senza pagare (in parte o in tutto) l’i.v.a.
3. Ammissibilità delle spese
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Regole di ammissibilità – principi generali a livello italiano DPR N. 196 DEL 03/10/2008
• Art.2 “non sono ammissibili le spese relative ad un bene rispetto al quale il beneficiario abbia già fruito, per le stesse spese, di una misura di sostegno finanziario nazionale o comunitario.”
principio di non ammissibilità del doppio finanziamento ! Nel caso che venga provata l’intenzionalità del DF, oltre che alla revoca del contributo saranno applicate le vigenti normative in materia di frodi.
3. Ammissibilità delle spese
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Regole di ammissibilità – principi specifici a livello di Programma
• Specifici manuali di implementazione, manuali per la rendicontazione delle spese, linee guida per il controllo e l’audit finanziario
NOTA BENE:Normalmente le spese sono ammissibili se
sostenute entro l’area di programma.
3. Ammissibilità delle spese
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Costi ammissibili – principi generali
• Tenere a mente i criteri di base generali• Verificare di volta in volta nei manuali
finanziari di ogni singolo programma !
3. Ammissibilità delle spese
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� Costi Diretti:
1. Personale
2. Viaggi e sussistenza
3. Materiali e Attrezzature
4. Altri costi (organizzazione eventi, pubblicazioni)
5. Subappalto
� Costi Indiretti:
6. OVERHEADS (differenti percentuali, flat-rate o real costs)
Costi ammissibili
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� Costi Indiretti:
� 7PQ: standard flat-rate (20%), special flat-rate (60%), simplified method o actual indirect costs;
� HORIZON 2020: unico tasso forfettario del 25% dei costi diretti;
� Programmi di cooperazione territoriale: in generale overhead (7%)
Costi eleggibili
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Argomenti trattati1. La rendicontazione finanziaria di un progetto2. Il budget del progetto3. Ammissibilità delle spese4. Voci di spesa (BL)5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto6. Flussi finanziari 7. Certificazione delle spese e audit8. Come gestire l’attività di rendicontazione
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Costi di Personale (1/4)
• Si riferiscono a costi del personale che si dedica al progetto full time o part time (dedicando una certa percentuale dell’orario complessivo di lavoro)
• Solo costi di personale direttamente assunto/impiegato dall’organismo partnerufficialmente incluso nell’AF del progetto
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Costi di Personale (2/4)• I costi del personale includono il costo aziendale
(lordo + oneri sociali a carico azienda, se obbligatori per legge)
• Il personale può essere assunto ad hoc (contratto lavoro a progetto ) oppure può trattarsi di personale pre-esistente (lettera di incarico ).
• I contratti di lavoro o lettere di incarico devono specificare l’incarico da svolgere e la stima dell’ammontare dei giorni/ore da dedicare al progetto.
• NB. In caso di personale assunto con contratti a progetto, verificare che il contratto riporti il nominativo del progetto nella scheda allegata.
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Costi di Personale (3/4)
Se non indicato diversamente (da specifiche regole di programma o regole nazionali) il costo giornaliero/orarioin genere si calcola nel seguente modo:
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Costi di Personale (4/4)
Il personale deve redigere dei Timesheet mensilmenteindicando nel dettaglio le ore dedicate al progetto / leore totali lavorate; la descrizione delle attività inerenti ilProgetto.
Il timesheet deve essere firmato dal personale econtrofirmato dal responsabile del progetto.
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Costi di viaggio
Spese di viaggio:•I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute.
•Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche:
•distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno
•distanze superiori a 400 km - viaggi aerei
•per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo ammissibile sarà limitato al costo di un biglietto ferroviario di prima classe (indipendentemente dal numero di persone che viaggiano in automobile);
•per le automobili noleggiate – costi effettivi
Spese di vitto e alloggio:
•Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che siano necessarie e ragionevoli, tenuto conto del luogo di soggiorno e direttamente correlate con l’attuazione del progetto
� In generale, non devono superare i massimali delle tabelle approvate annualmente dalla Commissione (DSA daily standard allowance);
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Materiali e attrezzature
� Durevoli� Uso nel progetto (%)
� Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento)
• E.g. 2000 EUR su un periodo di deprezzamentodi 4 anni, usato al 50% su un progetto di due anni
• � 2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR
� Consumabili� Totalmente consumati nel corso del progetto
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Altri costi
•Pubblicazioni e disseminazioneIl tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie deve essere indicato nei limiti del possibile.Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono essere fornite alla Commissione al più tardi al momento della relazione finale.
•Conferenze e seminaricosti relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica. Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale del progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi relativi devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per il numero di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo perl'interpretazione deve essere calcolato per costo giornata / interprete al giorno.
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Consulenze esterne e servizi (1/2)• Include incarichi a professionisti/consulenti esterni
per il progetto (lavoratori occasionali, servizi consulenza, sia persone fisiche che giuridiche )
• Le spese di consulenza devono essere chiaramente menzionate nell’AF
• Queste spese sono soggette al rispetto delle regole di evidenza pubblica nel conferimento di incarichi e appalti a terzi.
NB. I partner di progetto non possono essere assunti inqualità di esperti esterni o prestatori di beni e servizi apagamento
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Consulenze esterne e servizi (2/2)
Regole in materia di evidenza pubblicaDecreto legislativo del 12 aprile 2006, n. 163 inattuazione delle Direttive 2004/17/CE e2004/18/CE
La scelta deve essere motivata da criteri tecnicied economici
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Costi indiretti / OVERHEADS
� Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne ilsubcontracting, di solito il 7%
� Non vanno rendicontati al dettaglio ☺ ! (con pocheeccezioni, vedi Programma IPA Adriatic)
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Sub-appalto
Non è mai incoraggiato
• Non deve riguardare parti essenziali del lavoro, cosiddette “core-business” (e.g. R&D)
• Su porzioni limitate di budget (di solito 30%)
• Pagato al 100% dal consorzio ma non finanziato al 100%
In molti programmi dovrete dimostrare discegliere il miglior value for money sualmeno tre offerte
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Argomenti trattati1. La rendicontazione finanziaria di un progetto2. Il budget del progetto3. Ammissibilità delle spese4. Voci di spesa (BL)5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto6. Flussi finanziari 7. Certificazione delle spese e audit8. Come gestire l’attività di rendicontazione
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Giustificativi di spesa e documentazione di supporto
Tutti i giustificativi di spesa e tutta ladocumentazione di supporto deve essere conservata dall’ente in originale .
Di norma, bisogna conservare la documentazione per almeno 5 anni dalla fine del progetto, in quanto sono possibili audit di secondo livello con controlli in loco
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Costi di Personale
Giustificativi di spesa includono:
• Elenco del personale• Procedure di selezione per personale assunto ad hoc• Curriculum Vitae (per personale co.co.pro.)• Copia contratto per personale assunto ad hoc con co.co.pro.• Lettera incarico (firmata sia dal lavoratore che dal responsabile)• Costo orario/giornaliero (e se necessario metodo di calcolo
usato) • Cedolini paga con indicazione ore/giornate dedicate al progetto
(timbro)• F24 con indicazione degli oneri sociali• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati• Timesheet mensili e/o report attività
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Costi di amministrazione
Giustificativi in caso di spese generali / diamministrazione basate su costi diretti:
• Copia della fattura o ricevuta fiscale (intestata al beneficiario partner di progetto)
• Documentazione a supporto del metodo di calcolo pro rata, per i costi amministrativi indiretti
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati
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Consulenze esterne e servizi
Giustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per il conferimento dell’incarico• Contratto di consulenza / collaborazione occasionale
/ fornitura servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di
pagamento quietanzati• Relazione attività svolte • Output di progetto realizzati
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Viaggi e alloggio
Giustificativi di spesa includono:• Copia della autorizzazione alla missione• Nota spese della persona che ha effettuato la
missione• Copia dei giustificativi di spesa (es. biglietti autobus,
treno, carte imbarco aerei, ricevute fiscali bar -ristorante – fattura albergo)
• Copia cedolino paga (se rimborso avvenuto in busta paga)
• Fattura o ricevuta fiscale o estratto conto carta credito per prenotazione aerea / alberghiera
• Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati
• Rapporto di missione
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Incontri - eventiGiustificativi di spesa includono:
• Copia dell’invito • Copia dell’agenda/programma dell’incontro• Verbale della riunione• Lista dei partecipanti con elenco firme • Richiesta di preventivi e/o copia documenti relativi alle
procedure di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)• Conferma preventivo / contratto di fornitura servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati
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Costi di promozioneGiustificativi di spesa includono:
• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto norme evidenza pubblica)
• Procedura utilizzata per la scelta del fornitore• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento
quietanzati• Copia del materiale prodotto
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AttrezzatureGiustificativi di spesa includono:• Copia dei documenti relativi alla procedura di gara (nel rispetto
norme evidenza pubblica) • Procedura utilizzata per la scelta del fornitore• Incarico / Contratto per la fornitura del servizio• Bolla di consegna o fattura di installazione• Fattura o ricevuta fiscale • Estratti conto, ricevute bancarie o mandati di pagamento quietanzati• Copia del registro dei beni capitalizzati
NB. È buona norma apporre etichette sui beni acquistati con i fondi delprogetto per una loro immediata identificazione; le etichette dovrebberoriportare: logo UE, indicazione FERS, codice progetto, n. di registrazione nelregistro degli inventari.
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Argomenti trattati1. La rendicontazione finanziaria di un progetto2. Il budget del progetto3. Ammissibilità delle spese4. Voci di spesa (BL)5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto6. Flussi finanziari 7. Certificazione delle spese e audit8. Come gestire l’attività di rendicontazione
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““ dal momento in cui dal momento in cui il mio progetto europeo viene il mio progetto europeo viene approvato, come e quando approvato, come e quando otterrò il relativo finanziamentootterrò il relativo finanziamento
europeo europeo
??
6. Flussi finanziari
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Diverse tipologie di Programmi europei
Gestione centralizzataProgrammi le cui risorse sono erogate e gestite direttamente e centralmente dalla Commissione europea.“Direttamente ”, in quanto il trasferimento dei fondi viene effettuato senza ulteriori passaggi dalla CE (o dall’organismo che la rappresenta) ai beneficiari;“Centralmente ”, in quanto le procedure di selezione, assegnazione, controllo e audit sono gestite dalla CE (o dall’organismo che la rappresenta).Fonti di finanziamento dirette sono i Programmi comunitari
Gestione decentralizzataProgrammi le cui risorse comunitarie sono gestite dagli Stati membri o Regioni in base ad una programmazione approvata dalla CE. Queste risorse sono rappresentate principalmente dai Fondi strutturali e dal Fondo di coesione . I Fondi strutturali non sono assegnati direttamente a progetti scelti dalla CE, la loro gestione è infatti di competenza degli Stati e delle Regioni.
6. Flussi finanziari
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Diverse percentuali di finanziamento
Finanziamento parziale(gestione diretta)
Nei Programmi gestiti e monitorati direttamente dalla CE (DG/Agenzia UE di riferimento) il finanziamento ètendenzialmente parziale (varia in base al programma specifico tra 50-80%)
Alcune eccezioni sono state introdotte da H2020: specifiche azioni (Research and Innovation Action e Coordination and Support Action) sono finanziate al 100%
Finanziamento al 100%(gestione indiretta)
Nei fondi strutturali (cfr. ad es. i Programmi per la Cooperazione Territoriale Europea - cosiddetti INTERREG) dove la CE delega una Autorità di Gestione del Programma a livello sovranazionale il finanziamento è pari al 100% per Stati membri UE:• Quota di finanziamento FESR
(Fondo Europeo di Sviluppo Regionale)• Quota di finanziamento nazionale
6. Flussi finanziari
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Diverse modalità di erogazione dei finanziamenti Anticipo
alcuni Programmi (per lo piùa gestione diretta) prevedono l’erogazione di un anticipodi norma alla sottoscrizione del Grant Agreement;
In seguito all’anticipo, possono essere previste piùtranches di pagamento con precise percentuali.
A consuntivo
altri Programmi (per lo più a gestione indiretta come i Programmi di Cooperazione Territoriale Europea) prevedono finanziamento a consuntivo in base agli importi rendicontati e certificati dal Controllo di Primo Livello
6. Flussi finanziari
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Quando riceverò il finanziamento? Una sintesi
6. Flussi finanziari
GestioneGestionecentralizzatacentralizzata
GestioneGestionedecentralizzatadecentralizzata
Programmi UEa finanziam. diretto
Fondi strutturali
FESR
FSE
Fondo coesione
100%
50-80%(raramente 100%)
Commissione Europea (DG / Agenzia Esecutive
Agenzie nazionali)
Stati membriAutorità di Gestione sovranazionali
ANTICIPO
CONSUNTIVO
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Anticipo e successive tranche di pagamento
• Anticipo ricevuto dal LP (alla sottoscrizione del Grant Agreement); trasferimento quota di anticipo ai singoli PP da parte del LP
• Interim Report (seconda tranche)
• Final Report (saldo)
6. Flussi finanziari
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Pagamento a consuntivo
• Cadenze periodiche per presentare i rendiconti (6 mesi in genere)
• Attenzione! necessario anticipo di risorse finanziarie (capacità finanziaria)
6. Flussi finanziari
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7. Certificazioni di spesa e audit
Prima di erogare i fondi UE
La CE e le Strutture che gestiscono gli specifici Programmi effettuano dei controlli sulla congruità e correttezza delle spese che il beneficiario ha dichiarato di aver sostenuto...
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7. Certificazioni di spesa e audit
a. APPROVAZIONE (gestione diretta)
b. CERTIFICAZIONE (fondi strutturali)
c. AUDIT (gestione diretta / fondi strutturali)
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Distinzione di ruoli nel partenariatoLead Partner (LP)
Coordina i PP e ha la responsabilitàper il buon andamento del progetto e il conseguimento dei risultati;
Firma il Grant Agreement con l’Autorità di Gestione del Programma o con la DG/Agenzia UE di riferimento.
Ottiene i fondi UE e li ridistribuisce ai PP (tranne per quote nazionali nei Programmi INTERREG)
Project Partner (PP)
Contribuisce al conseguimento dei risultati, può avere funzioni di coordinamento di una parte delle attività e la responsabilità per specifici risultati ;
Firma il Partnership Agreement con il LP
Ottiene i fondi dal LP (tranne per quote nazionali nei Programmi INTERREG)
7. Certificazioni di spesa e audit
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7. Certificazioni di spesa e audit
1. Il LP (una volta assemblati i contributi dei vari partner) predispone la relazione da inviare all’Agenzia Esecutiva/Struttura di riferimento (è possibile che non venga richiesta copia dei giustificativi di spesa)
2. Una volta espletata la verifica (possono essere richieste integrazioni) viene approvato (in via totale o parziale) la relazione e l’Agenzia eroga il relativo pagamento al LP
3. Il LP ripartisce i fondi UE ricevuti ai Partner (in base alla spesa approvata per singolo PP)
Progetti a gestione direttaA seguito anticipo: interim e/o final report
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DG DG –– EU EU AgencyAgency
Sintesi del sistema di controllo e rendicontazione in caso di finanziamenti diretti
444
Audit a campione
7. Certificazioni di spesa e audit
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7. Certificazioni di spesa e audit
1. Cadenze periodiche rendiconti (stabiliti da LP o Programma) (6 mesi);
2. Struttura di Controllo di Primo Livello (soggetto esterno) convalida la relazione attività e certifica le spese del singolo PP (3 mesi);
3. Relazione del LP: assembla tutte le attività e le spese certificate in un’unica relazione dettagliata da inviare all’AdG - Autorità di Gestione del Programma (tempistiche predefinite);
4. L’AdG approva o rettifica gli importi della relazione del LP, in seguito dà il via libera all’Autorità di Certificazione per l’erogazione al LP dei relativi fondi FESR (2 mesi);
5. Il PP invia la richiesta di pagamento per la propria parte FESR al LP
6. LP/PP invia la richiesta di pagamento per la propria parte FESR al MISE
Progetti a gestione indiretta saldati a consuntivo: report periodici
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Sintesi del sistema di controllo e rendicontazione in caso di finanziamenti FESR
First Level Control
7. Certificazioni di spesa e audit
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In sintesiIl sistema di controllo e di rendicontazione finanziarianel caso di finanziamenti al 100% è più complesso e rigoroso.
Al Controllo di Primo Livello, possono inoltre seguire Controlli di Secondo Livello molto approfonditi (includono verifiche in loco e consultazione libri contabili).
I progetti a gestione diretta sono più “semplici” e meno impegnativi nella gestione finanziaria. Può esserci tuttavia un Audit più approfondito, di norma “inviato” dalla CE.
7. Certificazioni di spesa e audit
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Argomenti trattati1. La rendicontazione finanziaria di un progetto2. Il budget del progetto3. Ammissibilità delle spese4. Voci di spesa (BL)5. Giustificativi di spesa e documentazione di supporto6. Flussi finanziari 7. Certificazione delle spese e audit8. Come gestire l’attività di rendicontazione
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8. COME GESTIRE L’ATTIVITÀ DIRENDICONTAZIONE:
ALCUNE INDICAZIONI PRATICHE
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8. L’attività di rendicontazione
a. Partecipazione a bando UE: predisposizione Scheda progettuale e Piano Finanziario
b. Firma del Grant Agreement (impegni vincolanti per il LP e PP) + Partnership Agreement (condivisione di ruoli e responsabilità)
c. Implementazione e monitoraggio delle attivitàd. Rendicontazionee. Certificazione/Approvazione delle spesef. Ottenimento dei fondi europeig. (eventuale Audit o Controllo di secondo livello)
Il ciclo di vita di un progetto
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1. Tracciabilità del finanziamento• CUP (Codice Unico di Progetto) – Sistema di
Monitoraggio degli Investimenti Pubblici - CIPE• Contabilità separata e analitica• Conto corrente dedicato
2. Divieto del doppio del finanziamento (annullamento spesa spesso viene richiesto per questo motivo)
3. Rispetto delle procedure di evidenza pubblica (trasparenza) e dei principi di ammissibilità della spesa
Aspetti a cui prestare attenzione (1/2)
8. L’attività di rendicontazione
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Previsioni di spesa e disimpegno dei fondi
Preparation costs to be added in first reporting period
4.2 Payment forecast
Jul-Dec 2011
0,00 % 0,00 %0,00 %0,00 %
0,00 %
0,00 % 0,00 %
EUR%
0,000,00
Jul-Dec 2010
0,000,00 0,00
0,00
%
Total
0,00
Jan-Jun 2011Jan-Jun 2008
Jan-Jun 2013
EUR 0,00
Jan-Jun 2009Jul-Dec 2008
0,00
Jul-Dec 2009 Jan-Jun 2010
Jul-Dec 2013Jul-Dec 2012
0,000,00
0,00 %
0,00 %
Jan-Jun 2014Jan-Jun 2012 Jul-Dec 2014
Please provide in the table below the expected amounts to be paid and reported by semester.
0,000,00
0,00 %
0,00
0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 %
0,00
In alcuni Programmi (Cfr. Cooperazione Territoriale Europea) c’èil rischio di disimpegno dei fondi se non si rispettano gli impegni previsti nel progetto e riportati nel Grant Agreement.
Aspetti a cui prestare attenzione (1/2)
8. L’attività di rendicontazione
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1. Avere a disposizione lo specifico manuale di rendicontazione del Programma (spesso sono organizzati incontri di formazione ad hoc)
2. Contatti con LP / Autorità di Gestione Programma / Project officer per chiarire eventuali dubbi, soprattutto prima di prendere degli impegni di spesa
3. Avere chiaro il contenuto del proprio budget (negoziare prima con il LP eventuali variazioni che si rendono necessarie, nel rispetto del limite fissato dallo specifico Programma)
Alcuni suggerimenti (1/3)
8. L’attività di rendicontazione
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Alcuni suggerimenti (2/3)4. Accertarsi di aver rispettato le corrette procedure di
trasparenza ed evidenza pubblica prima di assumere impegni di spesa
5. Programmare con anticipo attività e relativi impegni di spesa (cronogramma delle attività
6. Registrare ogni impegno di spesa e aggiornare periodicamente un file con l’avanzamento di spesa raggiunto
7. Rispettare le indicazione date dal LP (scadenze periodiche per presentare il rendiconto)
8. Come gestire la rendicontazione
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Alcuni suggerimenti (3/3)8. Curare il costante dialogo tra PM e FM, nonché tra FM e
ufficio amministrazione-contabilità (corretta registrazione contabile e annullamento spese per evitare doppio finanziamento)
9. Avere cura nell’assicurare la tracciabilità dei flussi finanziari (utilizzo del CUP nella documentazione del progetto – non solo nelle “pezze giustificative” di spesa)
10. Curare l’archiviazione della documentazione – sia in formato elettronico, che cartaceo (attenzione: taluni Programmi richiedono anche la tracciabilità della documentazione – cfr. piste di controllo, etc.)
8. Come gestire la rendicontazione
European CommissionEnterprise and Industry
GRAZIE DELL ’ATTENZIONE!
Michela Bergamin, Daniela Nardello
EUROSPORTELLO - UNIONCAMERE DEL VENETO [email protected]
tel. 041 0999411