Gestão de Projetos Sociais Módulo 4 – Avaliação e Relatórios Instituto Voluntários em Ação
Gestão de Projetos Sociais
Módulo 4 – Avaliação e Relatórios
Instituto Voluntários em Ação
Olá! Agora daremos início ao Quarto e último Módulo do nosso Curso de Gestão
de Projetos Sociais.
Neste Módulo você saberá como avaliar o impacto de seu Projeto Social e de que forma apresentá-lo aos seus parceiros e beneficiários da Organização.
Ao final desta apresentação você encontrará as atividades que deverá realizar. Verifique as datas de entrega das atividades no nosso Calendário!
Consulte também o Manual Escrito deste Módulo, disponível na página Seu Curso do nosso Site e também leia as Leituras Complementares,
disponibilizadas na Biblioteca.
Não deixe de participar dos Plantões de Dúvidas!
Bom trabalho!
Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado
1. 2.
3. 4. Disponibilização do Gabarito e Respostas comentadas das Atividades 3.
5. 10h – 12h: Chat de Dúvidas
6. 16h – 18h: Chat de Dúvidas
7. 8. 9.
10. 11. Início do Módulo 4 – Avaliação e Relatórios. Envio dos primeiros conteúdos e Atividades 4.
12. 13. 10h – 12h: Chat de Dúvidas do Módulo 4; Início do recebimento das Atividades 4.
14. 16h – 18h: Chat de Dúvidas do Módulo 4; Recebimento das Atividades 4.
15. Disponibilização do Gabarito e Respostas comentadas das Atividades 4.
16.
17. 18. Chat – Plantão de Dúvidas Geral 10h – 12h Recebimento das Atividades
19. 20. Finalização do Curso, últimas dúvidas e orientações para os próximos passos.
21. Certificação
22. Certificação
23.
24. 25. 26. 27.
28.
29. 30.
Nosso Cronograma - Junho
Onde
estamos?
Em muitas Organizações, a avaliação é vista mais como uma requisição de
parceiros financeiros do que uma ferramenta de gerenciamento. Os
parceiros certamente querem saber se seu dinheiro está sendo gasto de
maneira apropriada.
Porém, é muito mais importante o uso do monitoramento e avaliação para a
própria organização ou projeto. Assim, você saberá o andamento das
ações e de que forma os objetivos estão sendo alcançados.
Avaliação e Relatórios
Avaliação
Avaliação é a comparação do que foi planejado com o que foi feito, e como isso foi alcançado ao longo do Projeto.
Para que avaliar?
Avaliamos um Projeto para conhecer a eficácia, eficiência e impacto do seu projeto! Você lembra desses conceitos?
Os objetivos do Projeto foram atingidos
Eficácia Os objetivos do Projeto foram atingidos com a menor utilização dos recursos disponíveis;
Eficiência
se o que você realizou fez ou não alguma diferença
Impacto
Tipos de Avaliação Existem muitas maneiras e metodologias diferentes para avaliar projetos sociais. Neste
caso nos centraremos em duas:
AVALIAÇÃO SEGUNDO O IMPACTO AVALIAÇÃO SEGUNDO O RETORNO ECONÔMICO
“O projeto atinge seus objetivos?” “Os resultados do Projeto, diante de seus
custos, são razoáveis?”
Está relacionada ao impacto que o Projeto tem
sobre os beneficiários escolhidos. Estuda as
relações causais entre as ações efetuadas no
projeto e as mudanças observadas nos
indicadores escolhidos. Ou seja, nos permitirá
dizer se foi de fato o Projeto o responsável pelas
mudanças que sem o Projeto, não teriam
acontecido.
Esta pergunta é importante porque muitas vezes
embora o projeto tenha impacto positivo, ele
não é grande o suficiente diante dos custos da
sua implementação. Pode ser que outros
Projetos com um custo menor alcançassem
resultados semelhantes.
Como relatar a Avaliação? Após avaliar, veja o que um relatório de Avaliação deve conter:
SUMÁRIO Quanto mais curto, melhor. É o resumo geral sobre o desenvolvimento do projeto que deve conter de forma clara e ordenada as informações principais das seguintes
seções.
PREFÁCIO Não é essencial: agradecimentos ou outros comentários
ÍNDICE Com páginas enumeradas, para auxiliar as pessoas a encontrarem o que desejam ler no relatório.
1ª SEÇÃO: INTRODUÇÃO:
Informações básicas sobre o projeto, breve explicação do processo utilizado para o acompanhamento e avaliação e eventuais problemas ocorridos.
2ª SEÇÃO: DESCOBERTAS:
Aqui serão organizadas seções com áreas importantes de descobertas, p.ex. eficiência, eficácia e impacto, ou quaisquer outros temas que tenham emergido.
3ª SEÇÃO: CONCLUSÕES:
Aqui você apresentará conclusões de suas descobertas tanto positivas como negativas
4ª SEÇÃO: RECOMENDAÇÕES:
Sugestões específicas para os próximos passos (continuidade do projeto), o que deve mudar, etc.
APÊNDICE/ANEXO: Aqui devem ser incluídas as listas das pessoas entrevistadas, os questionários usados, um mapa da área, as planilhas de monitoramento e desempenho, etc.
Lembre-se que o propósito da avaliação é entender quão eficiente é o projeto em distribuir benefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam os resultados e por que.
Importante
Após a finalização ou prazo de implementação do Projeto, junte todas as informações e elabore o relatório de avaliação do Projeto, de forma clara e ordenada segundo as seções vistas no slide anterior.
Lembre-se que o propósito da avaliação é entender o quão eficiente é o projeto em distribuir benefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam os resultados e por que.
Relatórios
Para que serve?
Relatórios servem para disseminar o Projeto
Desenvolver um sistema de relatórios é importante para compartilhar
resultados com todos os envolvidos, pois é assim que se aprende com
os erros.
Devem ser de fácil compreensão, breves, contendo apenas as informações mais
relevantes, cuidando a gramática e a apresentação.
Um excesso de informação pode fazer com que os destinatários percam o interesse e não leiam os dados mais relevantes sobre o Projeto.
O que contém num Relatório?
Relatório Informação sobre
a dinâmica do trabalho de
grupo
As manifestações dos beneficiários
Informações financeiras
Resultados parciais e finais
Conclusões das avaliações
Informações não mensuráveis
sobre o quefoi aprendido ao
longo do Projeto
Disseminação Após avaliar e elaborar o relatório final do Projeto é necessário informar os
envolvidos sobre a sua continuidade, sustentabilidade e replicabilidade.
O que é disseminar?
Disseminar o Projeto significa compartilhar as informações e resultados com o ambiente interno e externo à organização.
Ambiente Interno
A equipe de trabalho, os beneficiários, as
Organizações de apoio, os parceiros, grupos,
comunidades envolvidas e diretamente interessadas.
Ambiente Externo
Tudo o que não participa do projeto no seu
funcionamento: pessoas, grupos, instituições e
comunidades distanciadas da experiência do Projeto.
Por que disseminar no
ambiente externo?
Para multiplicar e replicar uma idéia e experiência que
tanto se for positiva como
negativa é de real utilidade social.
Disseminar
No Início: Para criar interesse público pelo porojeto que está para
acontecer.
Durante: Compartilhar lições aprendidas, multiplicar boas
experiências.
No Final: Desenvolver modelos, políticas, replicar casos de
sucesso.
Disseminar vai, por tanto, muito além de divulgar: é tornar o Projeto palpável à sociedade, que pode transformá-lo num novo modelo de trabalho. Disseminar é uma ATITUDE durante todo o tempo de duração do Projeto:
Diferentes destinatários • Você se reportará aos diferentes destinatários de diferentes maneiras, às vezes de forma escrita, outras verbalmente. • Novas ferramentas surgem a cada dia e ficam disponíveis para utilização muitas vezes gratuitas, como apresentações de PowerPoint, slides e vídeos. • Segundo o destinatário, a elaboração e os conteúdos dos diferentes relatórios se basearão nas seguintes questões:
Quem está atualmente se beneficiando do projeto e de que forma?
Como será transmitido o que se aprendeu? (formato, itens, tamanho e freqüência dos relatórios)
Como utilizar os relatórios?
Quem deve receber os relatórios?
O que melhoraria a eficiência, a eficácia e o impacto do projeto atual? (baseado na
interpretação dos indicadores, fazendo uma comparação entre o início e o final do projeto)
Que lições podem ser aprendidas deste projeto em termos de replicabilidade?
Que diferença fez o projeto? Transformou a realidade anterior?
A tabela abaixo traz algumas sugestões de mecanismos de relatórios para destinatários distintos
Público-Alvo (Destinatários)
Como? (Recomendação de Formato)
Quando? (Frequência)
Parceiros Financeiros Resumo por escrito das principais informações do acompanhamento pode ser enviado por email.
Periódico: ex. Trimestral
Relatório completo por escrito, impresso, com resumo executivo inicial, focado nos resultados e no retorno econômico.
Momento final: Avaliação
Equipe do Projeto Resumo escrito e apresentação verbal, focada no reconhecimento aos sucessos e principalmente a identificar e corrigir os erros que ameaçam o sucesso total ou parcial do projeto. Avaliar o desempenho e as contribuições de cada membro da equipe.
Periódico: ex. Trimestral
Discussão em grupo sobre o relatório completo, seguido de uma discussão em profundidade sobre as mudanças que o Projeto conseguiu
Momento final: Avaliação
Beneficiados Apresentação verbal, em forma de reunião informal, se possível com apoio de material audiovisual sobre as mudanças obtidas e a continuidade do Projeto, visando obter um feedback e controlando o nível de participação.
De tempos em tempos ao longo do Projeto
Sociedade em Geral Artigos de Jornal, conferências, mídias sociais, páginas de Internet, etc.
De tempos em tempos ao longo do projeto,
principalmente após a finalização.
Conclusão
Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a sua execução. O gerente do projeto deve manter-se alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe. O segredo é envolver a equipe, parceiros e beneficiários de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Como diz aquele velho ditado caipira, "quando todos empurram na mesma direção, não há carroça que não saia do atoleiro".
Atividades do Módulo 4: Vimos que avaliar é comparar o que
foi planejado com o que foi feito, e como
isso foi alcançado ao longo do Projeto,
visando a melhoria de projetos futuros.
Sobre o processo de avaliação do
projeto, sinale a opção verdadeira:
a) A avaliação é simplesmente uma
requisição dos parceiros financeiros que
querem saber se seu dinheiro está sendo
gasto de maneira apropriada, e não tem
nenhuma utilidade para a organização
que desenvolve o projeto.
b) A avaliação sobre o impacto do projeto
responde a pergunta “O projeto atinge
seus objetivos?”
c) A avaliação sobre os resultados do
projeto responde a pergunta “Os
resultados do Projeto, diante de seus
custos, são razoáveis?”
d) Avaliamos o nosso projeto para
conhecer a eficácia, eficiência e impacto
do nosso projeto: se os resultados foram
atingidos segundo os recursos
disponíveis conseguindo ou não fazer
alguma diferença na realidade inicial.
Os Relatórios servem para disseminar
o Projeto. Assinale a opção verdadeira:
a) Os relatórios não são uma
ferramenta de gerenciamento de
projetos.
b) A organização deve elaborar um
relatório final detalhado, com
vocabulário técnico para ser entregue
impresso a todos os envolvidos:
parceiros financeiros, comunidade
atingida pelo projeto, meios de
comunicação e voluntários.
c) A sociedade tem muitas fontes de
informação disponíveis para conhecer o
esforço e as atividades das
organizações do Terceiro Setor, por
tanto, a organização não deve investir
tempo nem recursos na elaboração de
relatórios.
d) Após avaliar e elaborar o relatório
final do Projeto é necessário informar
os envolvidos sobre a sua
continuidade, sustentabilidade e
replicabilidade.
O projeto deve ser disseminado no
início, durante e no final da sua
realização, para criar interesse
público, compartilhar lições
aprendidas e replicar casos de
sucesso. Sobre a disseminação de
projetos sociais, sinale a opção
verdadeira:
a) Segundo o destinatário, a
elaboração e os conteúdos do
relatórios serão diferentes.
b) O projeto deve ser disseminado no
ambiente interno da organização: na
equipe de trabalho, os beneficiários,
as Organizações de apoio, os
parceiros, grupos, comunidades
envolvidas e diretamente
interessadas.
c) O projeto deve ser disseminado no
ambiente externo da organização,
mesmo que não participa do projeto
no seu funcionamento: pessoas,
grupos, instituições e comunidades
distanciadas da experiência do
Projeto.
d) Todas as anteriores são
verdadeiras.
Dúvidas? Em caso de dúvidas, estaremos sempre à disposição pelo e-mail
Até o dia 22 de Junho ficaremos à disposição para recebimento de atividades e resolução de dúvidas. Entre em contato
conosco via e-mail ou consulte o nosso Cronograma para veras datas e horários dos nossos Chats de Plantões de
Dúvidas!
Mande suas atividades o quanto antes!
Desejamos muito sucesso para o seu Projeto!