Modulo 3 – Elaborazione testi 1 Modulo 3 – Elaborazione testi Word è un programma per l’elaborazione dei testi che mette a disposizione una vasta gamma di strumenti atti alla digitazione, definizione e perfezionamento di un documento di testo. Oltre al testo, in un documento possono essere inserite immagini, grafici, oggetti, tabelle e altri elementi per migliorare l’aspetto e la leggibilità del documento e per completarlo con tutti quegli oggetti che servono per approfondire l’argomento trattato. In questo manuale vengono descritti gli strumenti di Word nella versione 2007. Il Modulo 3, Elaborazione testi, è suddiviso in sei capitoli. Capitolo 3.1 – Utilizzo dell’applicazione Il primo capitolo è dedicato essenzialmente ad una panoramica sul programma di elaborazione testi Word 2007. Vengono descritte la finestra di lavoro del programma e operazioni di base quali aprire e chiudere il programma, creare, aprire e salvare documenti. Capitolo 3.2 – Creazione di un documento Il secondo capitolo descrive come inserire, selezionare, copiare, spostare e cancellare un testo in un documento. Inoltre vengono descritti gli strumenti per cercare una combinazione di lettere in un documento ed eventualmente effettuare una sostituzione con un’altra combinazione di lettere. Capitolo 3.3 – Formattazione Nel terzo capitolo si affronta la formattazione del testo descrivendo le operazioni per modificare il tipo, il colore e la dimensione dei caratteri oltre che impostare il testo con effetti particolari come corsivo, grassetto e sottolineato. Vengono descritti anche gli strumenti per formattare un paragrafo, come allineare e giustificare il testo, impostare rientri, cambiare l’interlinea, usare la sillabazione e applicare la tabulazione. Capitolo 3.4 – Oggetti Nel quarto capitolo vengono descritti gli strumenti per inserire, formattare e copiare/spostare tabelle, disegni, immagini e grafici. Capitolo 3.5 – Stampa unione Il quinto capitolo illustra una delle funzioni avanzate del programma, la stampa unione, che permette di collegare un indirizzario ad un documento per creare lettere per diversi destinatari, buste o etichette. Capitolo 3.6 – Preparazione della stampa Nel sesto capitolo vengono descritte le operazioni da effettuare prima di procedere con la stampa del documento: il controllo degli eventuali errori ortografici e grammaticali presenti nel testo, l’impostazione della pagina, dei margini, dell’orientamento del foglio e la definizione dell’intestazione e del piè di pagina di tutte le pagine del documento.
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Modulo 3 – Elaborazione testi
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Modulo 3 – Elaborazione testi
Word è un programma per l’elaborazione dei testi che mette a disposizione una vasta gamma di strumenti atti alla
digitazione, definizione e perfezionamento di un documento di testo. Oltre al testo, in un documento possono essere
inserite immagini, grafici, oggetti, tabelle e altri elementi per migliorare l’aspetto e la leggibilità del documento e per
completarlo con tutti quegli oggetti che servono per approfondire l’argomento trattato. In questo manuale vengono
descritti gli strumenti di Word nella versione 2007.
Il Modulo 3, Elaborazione testi, è suddiviso in sei capitoli.
Capitolo 3.1 – Utilizzo dell’applicazione
Il primo capitolo è dedicato essenzialmente ad una panoramica sul programma di elaborazione testi Word 2007.
Vengono descritte la finestra di lavoro del programma e operazioni di base quali aprire e chiudere il programma,
creare, aprire e salvare documenti.
Capitolo 3.2 – Creazione di un documento
Il secondo capitolo descrive come inserire, selezionare, copiare, spostare e cancellare un testo in un documento.
Inoltre vengono descritti gli strumenti per cercare una combinazione di lettere in un documento ed eventualmente
effettuare una sostituzione con un’altra combinazione di lettere.
Capitolo 3.3 – Formattazione
Nel terzo capitolo si affronta la formattazione del testo descrivendo le operazioni per modificare il tipo, il colore e la
dimensione dei caratteri oltre che impostare il testo con effetti particolari come corsivo, grassetto e sottolineato.
Vengono descritti anche gli strumenti per formattare un paragrafo, come allineare e giustificare il testo, impostare
rientri, cambiare l’interlinea, usare la sillabazione e applicare la tabulazione.
Capitolo 3.4 – Oggetti
Nel quarto capitolo vengono descritti gli strumenti per inserire, formattare e copiare/spostare tabelle, disegni,
immagini e grafici.
Capitolo 3.5 – Stampa unione
Il quinto capitolo illustra una delle funzioni avanzate del programma, la stampa unione, che permette di collegare un
indirizzario ad un documento per creare lettere per diversi destinatari, buste o etichette.
Capitolo 3.6 – Preparazione della stampa
Nel sesto capitolo vengono descritte le operazioni da effettuare prima di procedere con la stampa del documento: il
controllo degli eventuali errori ortografici e grammaticali presenti nel testo, l’impostazione della pagina, dei margini,
dell’orientamento del foglio e la definizione dell’intestazione e del piè di pagina di tutte le pagine del documento.
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3.1 – Utilizzo dell’applicazione
Introduzione
L’estensione tipica di un documento creato con Word 2007 è .docx. Tramite gli strumenti nella finestra di
salvataggio possono essere impostate anche le opzioni per la creazione di documenti anche con versioni
precedenti di Word o altri formati. L’icona relativa ad un documento docx è mostrata a margine.
La finestra di word
Prima di procedere con la descrizione dei vari strumenti è opportuno introdurre la finestra del programma e tutti gli
elementi di cui è composta; questo sarà utile per capire tutti i termini e i riferimenti che verranno descritti nei
prossimi capitoli per indicare le voci e i pulsanti necessari per attivare ciascun strumento.
Figura 3.1.1 – Finestra di lavoro di Microsoft Word 2007
Pulsante
Office
Barra di accesso rapido Barra multifunzione
Barra di stato
Barre di scorrimento
Il pulsante di Office
Il pulsante di Office (Figura 3.1.2) contiene le voci fondamentali per lavorare con il programma: apertura e creazione di
un documento, salvataggio, stampa e molte funzioni per le impostazioni sia del documento che del programma.
Contiene anche tutti i documenti aperti recentemente, facendo clic su una delle voci viene aperto il documento
relativo alla voce.
La Barra multifunzione
La Barra multifunzione è composta da varie schede, ciascuna delle quali contiene i pulsanti relativi alla gestione di
specifici strumenti. Per esempio, nella scheda Home sono contenuti pulsanti relativi alla gestione dei dati contenuti
negli Appunti, all’impostazione del formato del carattere e del paragrafo, degli stili e della ricerca del testo nel
documento.
I vari pulsanti, dove è possibile, sono raccolti in sezioni. Per esempio i pulsanti per la gestione del carattere sono
raccolti nel gruppo Carattere della scheda Home. Alcune sezioni presentano un piccolo pulsante con una freccia nella
parte inferiore destra del gruppo stesso ad indicare la possibilità di aprire una finestra contenente strumenti
approfonditi.
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In Figura 3.1.3 è riportato il gruppo relativo al Carattere nella scheda Home. Con il clic sul pulsante con la piccola
freccia viene aperta la finestra Carattere. Per tutte le sezioni prive del pulsante con la piccola freccia non è prevista
una finestra collegata.
Figura 3.1.2 – Pulsante Office
Figura 3.1.3 – Strumenti della scheda Multifunzione
Quando nel documento viene selezionato un oggetto particolare (per esempio un’immagine o una tabella) viene
aggiunta una nuova scheda nella Barra multifunzione. Al suo interno sono presenti tutti i pulsanti relativi ai comandi
che possono essere attivati per quello specifico oggetto. Per esempio quando viene selezionata una tabella nel
documento, viene attivata la scheda riportata in Figura 3.1.4. Le schede rimangono attive fino a quando rimane
selezionato l’oggetto.
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Figura 3.1.4 – Schede aggiuntive relative alla gestione della tabella
La Barra di accesso rapido
La Barra di accesso rapido contiene i pulsanti relativi ai comandi usati più frequentemente. Essa può essere
personalizzata aggiungendo o eliminando pulsanti. Può essere anche scelta la posizione in cui si trova nella finestra
(sopra o sotto la Barra multifunzione).
Per aggiungere o eliminare pulsanti è sufficiente selezionarli nella lista associata al pulsante con una piccola freccia
sulla destra della barra stessa; se non è presente nella lista è sufficiente fare clic sulla voce Altri comandi e scegliere il
comando desiderato nella finestra di dialogo che viene aperta.
Figura 3.1.5 – Personalizzazione della Barra di accesso rapido
Lavorare con i documenti
Aprire e chiudere Word 2007
Per avviare Word 2007 va selezionata la voce Tutti i programmi | Microsoft Office | Microsoft Office
Word 2007. Può anche essere digitata la parola Word o parte di essa nella Barra cerca programmi e file
nel menu di Avvio. Vengono così restituiti tutti i collegamenti ai programmi e ai documenti il cui nome
contiene tale parola; al clic sul collegamento relativo al programma esso viene attivato. Il programma
viene avviato anche aprendo un documento esistente oppure, se presente, facendo doppio clic sull’icona
di collegamento al programma sul Desktop.
All’avvio, Word crea automaticamente un documento vuoto composto da una sola pagina con le impostazioni
predefinite del programma (tipo di carattere, dimensione della pagina, margini, ecc.).
Chiudere il programma
Il programma viene chiuso tramite il pulsante Esci da Word nel menu associato al pulsante di Office oppure con un clic
sul pulsante Chiudi sulla Barra del titolo della finestra che lo contiene.
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Aprire e chiudere un documento
Per aprire un documento si seleziona la voce Apri nel pulsante di Office. Viene attivata la finestra Apri (Figura 3.1.6)
per la scelta del percorso e del documento da aprire. Il file selezionato viene aperto facendo clic sul pulsante Apri
oppure con un doppio clic sull’icona associata al file. Più file possono essere aperti selezionandoli nella finestra con i
classici metodi di selezione di più file (SHIFT E CTRL) e poi procedendo con lo stesso metodo seguito per aprirne uno.
Figura 3.1.6 – Finestra per l’apertura di un file
Aprire un documento utilizzato di recente
Word memorizza gli ultimi documenti aperti e ne visualizza il nome nella parte destra del menu associato al pulsante
Office. Per aprirne uno è sufficiente fare clic sulla voce ad esso relativa. Posizionando il cursore sui nomi dei file ne
viene visualizzato il percorso completo in un piccolo call-out. La lista dei collegamenti viene aggiornata mano a mano
che vengono aperti documenti: il meno recente viene sostituito dall’ultimo aperto.
Per “bloccare” un collegamento nell’elenco dei documenti recenti, è necessario attivare con un clic del mouse il
pulsante con il simbolo di una puntina inserita ( ). Come impostazione predefinita ogni documento aggiunto nella
lista dei file aperti recentemente ha associato il simbolo di una puntina non inserita ( ).
Chiudere un documento
Per chiudere il documento attivo deve essere selezionata la voce Chiudi nel pulsante di Office. Come verrà illustrato in
una delle prossime sezioni, nella Barra delle applicazioni viene aggiunta un’icona per ogni documento aperto. Quando
si attiva una di tali icone, nella piccola anteprima relativa al documento corrispondente, è presente anche l’icona di
chiusura. E’ sufficiente un clic su tale icona per chiudere il documento.
Creare un nuovo documento
I nuovi documenti, indipendentemente dall’uso cui sono destinati, si basano su modelli esistenti nella memoria del PC.
Anche il documento vuoto in realtà si basa su un modello che definisce la dimensione del carattere e della pagina,
l’allineamento del testo, ecc.
Oltre al documento vuoto sono disponibili molti altri modelli, per esempio calendari, lettere, fax, curriculum, memo,
agenda e molto altro. Ovviamente, il documento creato sulla base di un modello può essere personalizzato
modificando ogni suo elemento.
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Oltre a quelli inseriti nel nostro computer al momento dell’installazione di Word, possono essere creati modelli che
rispondano alle specifiche esigenze dell’utente. Per esempio può essere creata la propria carta intestata in modo da
poterla utilizzare come base per tutti i documenti personali. Questo evita ogni volta di dover compiere operazioni
ripetitive come digitare testo, inserire immagini, loghi, ecc. E’ opportuno sottolineare che le modifiche apportate al
nuovo documento non vengono salvate all’interno del modello.
Modello nella memoria del PC
Su tutti i PC sono presenti i modelli raccolti nelle categorie elencate sotto il nome Modelli nella sezione sinistra della
finestra Nuovo documento. Per creare un nuovo documento, per esempio basato sul modello di un curriculum,
devono essere eseguiti i seguenti passaggi:
� Attivare la voce Nuovo dal pulsante di Office;
� Selezionare la categoria Modelli installati nella sezione sinistra della finestra;
� Scegliere il modello tra quelli elencati nella finestra; nell’esempio è stato scelto il modello Curriculum
Tramonto (Figura 3.1.7);
Altri modelli
Al clic sul pulsante Crea viene creato un nuovo documento basato sul modello scelto. Se viene selezionata la categoria
Modelli viene attivata la finestra di dialogo Nuovo (Figura 3.1.8) contenente le icone relative ad alcuni modelli; si deve
selezionare il modello desiderato e fare clic sul pulsante OK.
Modello scaricabile dal sito di Microsoft Office
Se il computer è connesso a Internet, è possibile reperire il modello tra quelli disponibili sul sito di Microsoft. Anche
tutti i modelli scaricati da Internet possono essere reperiti dalla finestra Nuovo documento. Per creare un nuovo
documento è necessario eseguire i seguenti passaggi:
� Attivare la voce Nuovo dal pulsante di Office;
� Selezionare la categoria nella sezione sinistra della finestra; nell’esempio di Figura 3.1.9 è stata attivata la
categoria Fax;
� Scegliere il modello tra quelli elencati nella finestra; nell’esempio è stato scelto il modello Copertina fax
(tema blu);
Al clic sul pulsante Download viene creato il documento che rispetta le caratteristiche del modello scelto.
Figura 3.1.7 – Creazione di un documento basato su un modello installato nel PC
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Figura 3.1.8 – Finestra Nuovo per la scelta del modello
Figura 3.1.9 – Scelta del modello su cui basare il nuovo documento
Modello predefinito
Per creare un documento basato sul modello predefinito nel programma va scelto il modello Documento vuoto nella
categoria Vuoto e recente. Se è stato aggiunto il pulsante Nuovo ( ) nella Barra di accesso rapido, il clic su tale
pulsante crea un nuovo documento basato sul modello predefinito.
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Salvare un documento all’interno di un’unità disco
Un documento, per poter essere aperto in un secondo momento, deve essere salvato in una delle memorie
permanenti (come disco fisso, pendrive, unità di rete). Al momento della creazione il documento non ha né un nome
né una posizione nella memoria, che devono essere assegnati durante il primo salvataggio.
Esistono due tipi di operazioni per il salvataggio: Salva e Salva con nome. Qual è la differenza tra i due comandi? Se per
il documento sono già stati definiti un nome e una posizione (cioè è già stato salvato in una delle memorie), le
modifiche apportate vengono riportate definitivamente nel file attivando semplicemente la funzione Salva. Il
comando Salva con nome, invece, viene usato nei seguenti casi:
� Definire il nome e la posizione di memoria in cui collocare il file (primo salvataggio);
� Assegnare un nome diverso al file attivo; per esempio il documento aperto si chiama Curriculum.docx e deve
essere salvato con il nome Curriculum2007.docx;
� Modificare la posizione di memoria in cui è salvato il documento; per esempio il documento aperto, con tutte
le modifiche apportate, deve essere salvato sul Desktop;
� Assegnare un tipo diverso al documento; per esempio il documento aperto deve essere salvato in un file di
tipo pdf;
Salva
Il comando Salva viene attivato con la voce Salva nel pulsante di Office. Se presente, può essere usata anche l’icona
Salva nella Barra di accesso rapido.
Salva con nome
Il comando Salva con nome viene attivato tramite l’omonima voce nel pulsante di Office: viene visualizzato un
sottomenu (Figura 3.1.10) contenente diverse opzioni. Da tale sottomenu può essere scelta l’operazione da compiere:
se salvare il documento aperto come documento .docx, se come modello, se come documento compatibile con le
versioni precedenti di Word o se con altri formati di file.
Figura 3.1.10 – Attivazione del comando Salva con nome
In seguito al clic sul tipo di file da creare viene aperta la finestra Salva con nome per definire il nome, il percorso, il tipo
e, se necessario, ulteriori opzioni. Nell’esempio di Figura 3.1.11 è riportata la finestra per il salvataggio del documento
aperto con il nome Curriculum.docx nella cartella Documenti. La prima operazione di salvataggio di un documento
nuovo coincide con l’operazione Salva con nome, indipendentemente dal comando attivato (Salva o Salva con nome).
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Figura 3.1.11 – Definizione del nome e del percorso del documento attivo
Spostarsi tra documenti attivi
Mano a mano che vengono aperti documenti, viene aggiunta un’icona relativa a ciascuno di essi nella
Barra delle applicazioni. Le icone risultano sovrapposte, ma disposte in modo che si riesca a contarne il
numero. Posizionando il cursore sopra alle icone, senza fare clic, viene attivata una piccola finestra
contenente un’anteprima di tutti i documenti aperti (Figura 3.1.12) che aiuta nella scelta del file da attivare.
Figura 3.1.12 – Attivazione di una piccola anteprima dei documenti
Opzioni di base del programma
Il programma può essere personalizzato tramite l’impostazione di diverse opzioni di base; per esempio può essere
modificata la cartella predefinita per il salvataggio, oppure può essere inserito il nome dell’utente. Tutte le
caratteristiche sono raccolte nella finestra di dialogo Opzioni Word (Figura 3.1.13) aperta con il clic sul pulsante
Opzioni di Word nel pulsante di Office.
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Figura 3.1.13 – Finestra per l’impostazione delle opzioni di Word
La modifica del nome dell’utente avviene digitandolo nella casella di testo Nome utente nella categoria Impostazioni
generali (Figura 3.1.14). La modifica della cartella predefinita per il salvataggio o per l’apertura dei file viene effettuata
tramite le caselle di testo e i pulsanti nella categoria Salvataggio. La personalizzazione delle cartelle avviene
digitandone il percorso nella casella di testo Percorso predefinito. Se necessario, può essere utile la selezione della
cartella nella finestra di dialogo associata al pulsante Sfoglia… .
Figura 3.1.14 – Opzioni per la personalizzazione del salvataggio
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La Guida in linea
Ogni eventuale dubbio sull’utilizzo del programma può essere risolto tramite la Guida in linea che viene visualizzata
tramite il piccolo pulsante con un punto interrogativo ( ) nella Barra multifunzione oppure con la pressione del tasto
F1. Per la ricerca di informazioni l’argomento desiderato va digitato nella casella di testo presente nella finestra Guida
di Word. Nell’esempio di Figura 3.1.15 sono state ricercate le informazioni relative alla formattazione.
Figura 3.1.15 – Finestra Guida di Word
Ingrandimento/zoom
Può essere modificata l’impostazione della percentuale di visualizzazione a video del
contenuto del documento tramite il comando Zoom. E’ necessario sottolineare che in
questo modo viene aumentata o diminuita la dimensione sullo schermo del contenuto, ma non viene modificato in
alcun modo il documento, nella dimensione del carattere, degli oggetti e di tutto ciò di cui è composto.
Figura 3.1.16 – Finestra per la definizione dello zoom
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La percentuale viene aumentata (o diminuita) spostando verso destra (o verso sinistra) il dispositivo di scorrimento
nella Barra di stato; in alternativa può essere impostata anche nella finestra (Figura 3.1.16) associata al pulsante Zoom
nella scheda Visualizza della Barra multifunzione.
Gestione della Barra multifunzione
Per esigenze di spazio la Barra multifunzione può essere ridotta ad icona; in tal modo vengono visualizzati solo i nomi
delle schede. Al clic su uno dei nomi viene espansa la scheda associata e mostrati tutti i pulsanti in essa contenuti.
La riduzione ad icona (o l’operazione inversa) vengono effettuate tramite il menu di scelta rapida associato alla Barra
multifunzione stessa, oppure facendo doppio clic sul nome della scheda attiva.
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3.2 – Creazione di un documento
Inserire testo
Visualizzazione della pagina
Nella finestra di lavoro di Word i documenti possono essere visualizzati in cinque diverse modalità, tramite
l’opportuno pulsante nella scheda Visualizza o tramite le icone sulla destra della Barra di stato.
Layout di stampa. E’ il layout più utilizzato; il documento viene visualizzato così come
risulterà in seguito alla stampa. In questa modalità è attiva la Barra multifunzione, per cui
possono essere applicati tutti gli strumenti relativi ai pulsanti in essa contenuti.
Lettura a schermo intero. Il documento è più leggibile; non è attiva la Barra multifunzione,
ma possono essere attivati degli strumenti per agevolare la lettura del documento stesso,
per esempio disponendolo su più pagine, aumentando la dimensione del carattere e altro.
Vengono attivati anche strumenti per lo scorrimento delle pagine.
Layout Web. Mostra il testo, le immagini e lo sfondo come se il documento fosse
visualizzato in un browser web. Il contenuto viene visualizzato in un’unica pagina e non
vengono visualizzate le informazioni eventualmente contenute nell’intestazione e nel piè di
pagina.
Struttura. Può essere visualizzato solo lo “scheletro” del documento, cioè tutto il testo che
è stato impostato come titolo. In questa modalità viene agevolata la gestione del
documento nel suo complesso e possono essere aggiunti, spostati, copiati ed eliminati
interi paragrafi e capitoli, lavorando con il loro titolo e non con il testo completo.
Bozza. Viene visualizzato l’intero contenuto del documento, non suddiviso in pagine, privo
delle impostazioni definite.
Inserire testo in un documento
Il testo digitato viene inserito nel punto in cui lampeggia il cursore, detto punto di inserimento; raggiunta la fine della
riga Word fa proseguire automaticamente il testo nella riga successiva. Per andare a capo creando un nuovo paragrafo
deve essere premuto il tasto INVIO.
Come impostazione predefinita il cursore scorre durante la digitazione; facendo doppio clic in un punto libero della
pagina si attiva il cursore anche dove non è contenuto alcun testo. Per esempio per posizionare il cursore nel centro
della pagina, è sufficiente fare doppio clic in quel punto. L’aspetto grafico del cursore indica il modo in cui verrà
allineato il testo all’interno della pagina (a sinistra, centrato, a destra e rientro della prima riga del paragrafo) (Figura
3.2.1). L’allineamento del paragrafo verrà approfondito nel Capitolo 3.3.
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Figura 3.2.1 – Diverso aspetto del cursore in base all’allineamento del nuovo testo inserito
Inserire caratteri speciali
Oltre ai caratteri disponibili sulla tastiera, possono essere inseriti simboli o caratteri speciali (per esempio caratteri di
alfabeti diversi dall’italiano, asterischi, simboli matematici, piccoli disegni, ecc.). Al clic sul pulsante Simbolo nella
scheda Inserisci viene attivato un menu a discesa contenente alcuni simboli.
Se è presente nel menu a discesa è sufficiente fare clic sul simbolo desiderato per inserirlo nel punto in cui è attivo il
cursore; nel caso non vi fosse, va selezionato nella finestra (Figura 3.2.2) contenente tutti i simboli che viene aperta
con il clic sul pulsante Altri simboli… . Dal menu a discesa associato alla casella Tipo di carattere nella parte superiore
della finestra si seleziona il tipo di carattere e viene visualizzato il relativo insieme di simboli. Scelto il simbolo è
necessario fare clic sul pulsante per inserirlo nel punto in cui è attivo il cursore nel documento. Nella sezione Simboli
usati di recente sono elencati quelli inseriti ultimamente.
Nella scheda Caratteri speciali sono raccolti i caratteri speciali come i simboli di fine paragrafo (¶), simbolo del