Module 1d20uo2axdbh83k.cloudfront.net/20130522/5d0c758d46b... · 2.3 Opdracht 1 ... De afdeling ICT zit op de onderste verdieping waar de hoogste veiligheid (brand, trillingen, oververhitting)

Werkboek

Module 1 Ontwikkelen van onderdelen van informatie- of mediasystemen gebaseerd op social media Social media bij AmeRijck Augustus 2012

Werkboek Module 1 Pagina 2 van 21 Ontwikkelen van onderdelen van informatie- of mediasystemen gebaseerd op social media Social media bij AmeRijck

© Stichting Praktijkleren. Auteursrechten voorbehouden. Niets uit dit werk mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming worden openbaar gemaakt en/of verveelvoudigd door middel van druk, fotokopie/reprografie, scanning, computersoftware, microfilm, geluidskopie, film- of videokopie, of op welke wijze dan ook. 211112, Bureauredactie BV-KM


Inhoudsopgave

1 Inleiding ........................................................................................................................................... 4

1.1 AmeRijck .................................................................................................................................. 4

2 Behoefteanalyse .............................................................................................................................. 6

2.1 Start van het social mediaproject ............................................................................................ 6

2.2 De inventarisatie ..................................................................................................................... 6

2.2.1 Ingevuld inventarisatieformulier - directie ...................................................................... 7

2.2.2 Ingevuld inventarisatieformulier - Restaurant Bon Temps ........................................... 10

2.2.3 Ingevuld inventarisatieformulier - Flying Dutchman Activities ..................................... 12

2.2.4 Ingevuld inventarisatieformulier - Holland House Resort ............................................. 14

2.2.5 Ingevuld inventarisatieformulier - ICT-afdeling ............................................................. 16

2.2.6 Ingevuld inventarisatieformulier - Gerald Falcon .......................................................... 17

2.3 Opdracht 1 ............................................................................................................................. 18

3 Maken van een functioneel ontwerp voor een social mediaomgeving ........................................ 18

3.1 De reactie van de opdrachtgever .......................................................................................... 18

3.2 Opdracht 2 ............................................................................................................................. 19

4 Maken van een technisch ontwerp voor een social mediaomgeving ........................................... 19

5 Plan van aanpak ............................................................................................................................. 20

6 Testen ............................................................................................................................................ 21

7 Vervolg ........................................................................................................................................... 21

1 Inleiding Dit werkboek hoort bij het lesblok Module 1 ‘Ontwikkelen van onderdelen van informatie- of mediasystemen gebaseerd op social media’. In deze module ga je aan de slag met het voorbereiden van de inzet van social media bij AmeRijck. AmeRijck is een virtueel vakantieresort. Hierover krijg je later meer informatie. Jij bent in dit werkboek een ICT-beheerder bij AmeRijck. Vanuit deze functie ga je aan de slag met het voorbereiden van de uitrol van social media in het vakantieresort. Je begint met een onderzoek naar de eisen en wensen die door het bedrijf gesteld worden. De resultaten werk je uit tot een functioneel ontwerp. Daarna maak je een technisch ontwerp en een plan van aanpak. Voordat alles echt gebruikt wordt, moet alles goed getest worden. Hiervoor maak je een testplan. 1.1 AmeRijck AmeRijck ligt op het eiland Helderoog. Helderoog is een eiland voor de Nederlandse kust. Op het eiland bevinden zich een luchthaven en een stadje met een haven. Maar bijna alle beschikbare ruimte wordt gevuld door het vakantiedorp en een natuurgebied. AmeRijck is eigendom van Eyeholding. Het vakantiedorp bezit alle denkbare faciliteiten die toeristen tijdens hun vakantie nodig hebben. Als accommodatie zijn een camping en een luxe resort aanwezig. Een winkel, restaurant en activiteitencentrum annex verhuur voorzien de gasten in alle andere behoeften. Administratie, management en facilitaire diensten zijn ondergebracht in het hoofdkantoor. Naast het hoofdkantoor is er nog een zelfstandig functionerend logistiek centrum. Dit logistiek centrum zorgt voor aanvulling van kantoorbenodigdheden en inrichting van de huisjes. Het zorgt ook voor de voorraad van een deel van het assortiment van de winkel en het restaurant. Verder zijn in het hoofdkantoor enkele ruimtes die onder andere worden verhuurd aan een bank, een postkantoor en een medische hulppost. Al het personeel woont op het terrein. Op camping Orange Beach komen voornamelijk jongeren. De sfeer is er feestelijk. Er worden veel activiteiten georganiseerd die op korte termijn te boeken zijn. Het is niet nodig om de camping van tevoren te reserveren. Omdat het park de enige overnachtingsmogelijkheid op het eiland is, wordt dat echter wel vaak gedaan. Betaling vindt pas plaats bij aankomst. Een reservering vervalt op de verwachte aankomstdag om 15.00 uur. Er wordt alleen met vaste prijzen gewerkt. Deze prijzen gelden per persoon, per dag en met een verschil in hoog- en laagseizoen. Ook de prijzen voor de activiteiten staan vast. De meest geboekte activiteiten zijn catamaranzeilen, duiken, jeepsafari, workshop salsadansen en ‘fly-and-party’. Deze ‘party’ betreft een chartervlucht die je naar een nabijgelegen eiland brengt voor een nacht in een van de grootste clubs ter wereld. In het Holland House Resort komen hoofdzakelijk gezinnen. Er zijn huisjes en appartementen. De tweekamerappartementen liggen allemaal direct aan het strand. De huisjes staan in een parkje, iets uit elkaar en met hekwerk er omheen. De sleutel van een huisje is ook de sleutel van het hek. Kinderen kunnen naar de speeltuin, maar niet zomaar het strand op. De accommodatie van het park wordt niet altijd geboekt via een reisbureau voor vakanties. Er komen ook grote groepen voor bijvoorbeeld bruiloften of een bedrijfsuitje. Voor deze grote groepen worden aparte offertes gemaakt. Er zijn zalen beschikbaar waarin feesten of vergaderingen kunnen worden gehouden. Ook zijn er last-minuteaanbiedingen en vroegboekkortingen. Er worden voornamelijk arrangementen geboekt waarin al activiteiten zijn vastgelegd. Alle reserveringen dienen uiterlijk zes


weken van tevoren te worden betaald. Daarna volgt een herinnering. Als na vier weken nog niet betaald is, vervalt een reservering. De meest gebruikte activiteiten zijn jeepsafari, boottocht naar het flamingo-eiland, rondvlucht over de archipel en de wekelijkse piratenspeurtocht. Black Tulip Retail is opgedeeld in een aantal kleinere winkeleenheden. In de winkel ligt alles wat nodig kan zijn tijdens een vakantie. In het supermarktgedeelte is vooral eten te vinden in luxe varianten als kant-en-klaarmaaltijden, luxe broodjes, voorgesneden groenten en fruitmixen. Tijdschriften, boeken en kranten zijn te vinden in een kleine kiosk. De Kado Shop bevat huishoudelijke benodigdheden, drogisterijartikelen en cadeauartikelen. Een modewinkeltje verkoopt voornamelijk strandkleding. In een andere hoek worden belegde broodjes en snacks verkocht voor directe consumptie. Dagelijks wordt de voorraad aangevuld. Bijna alles komt per vliegtuig. Drogisterijartikelen en huishoudelijke benodigdheden (bulkgoederen) worden intern ingekocht vanuit het magazijn. Zo wordt gunstig ingekocht en hoeft de winkel minder schapruimte te reserveren. Alle voorraad van de winkels staat in de schappen. Het logistiek centrum is zelf verantwoordelijk voor de voorraad. Veel non-foodproducten komen per schip en dat geeft lange levertijden. De haven is in de stad. Het interne transport verzorgen de magazijnmedewerkers zelf. Het magazijn is modern en heeft dagelijks aanvoer via de lucht. Er is koel- en vriesopslag van versproducten. En er zijn goede inkopers. Daarom worden veel artikelen ook doorverkocht (onder andere via export) aan winkels van het stadje, Isla Flamenco en nog een paar andere eilandjes. Het logistiek centrum is sinds twee jaar een zelfstandige eenheid binnen AmeRijck vanwege de grote vraag naar deze extra diensten. Het activiteitencentrum Flying Dutchman Activities organiseert alle activiteiten die voor alle gasten van AmeRijck toegankelijk zijn. Deze activiteiten zijn onder te verdelen in buiten- en binnenactiviteiten. De binnenactiviteiten zijn alle activiteiten die in de zalen plaatsvinden: feesten, congressen en trainingen. De trainingen komen het meest voor. Deze worden zowel voor gasten als voor eigen personeel gehouden. Het activiteitencentrum regelt de verzorging van de zaal, de gewenste consumpties en eventueel entertainment. De trainingen worden verzorgd door de medewerker opleidingen die bij P&O werkt. Een bijzondere opleiding is die voor medewerker contactcenter. Omdat voor deze training de infrastructuur aanwezig is, worden ook commerciële callcenterprojecten aangenomen. Voor deze projecten worden medewerkers ingehuurd die voor de tijdsduur van het project in het centrum worden ondergebracht. De begeleiding van deze projecten en de training van de medewerkers wordt verzorgd door de teamleider van het contactcenter. De meeste buitenactiviteiten gaan volgens boeking. Dit geldt niet voor de kinderdisco, de beachparty en de beach-BBQ. Daarvoor geldt: betalen bij aanvang/entree. Naast georganiseerde activiteiten zijn er af en toe bijzondere beachparty’s. Deze vinden plaats tijdens carnaval, op nieuwjaarsdag en op 17 juni, de dag van de vlag. Materialen als jetski’s, wakeboards, mountainbikes en quads worden ook verhuurd. Reserveringen vanuit georganiseerde vakanties worden twee weken van tevoren doorgegeven door marketing. Voor deze reserveringen gelden interne prijsafspraken. Voor latere reserveringen, die ter plaatse door vakantiegangers worden gedaan, geldt de volle prijs. Het kan dan wel zijn dat een activiteit is volgeboekt.


Op het hoofdkantoor zijn de managementfuncties vertegenwoordigd. Alle afdelingen maken gebruik van één administratiekantoor. De afdeling ICT zit op de onderste verdieping waar de hoogste veiligheid (brand, trillingen, oververhitting) aan de computerruimte wordt gegeven. De afdeling Personeel en Opleiding is vertegenwoordigd. Verder is er een pr-afdeling die de kwaliteit bewaakt, klachtenrapportages in behandeling neemt en juridische zaken regelt. De inkopers vallen rechtstreeks onder de directie. Een afdeling Beveiliging is nog in oprichting. Het park is zeer ruim opgezet met veel faciliteiten. Het centrum El Corazon bestaat uit een groot gebouw. Daarin zijn de lobby met de recepties, de winkels, restaurants en een zalencomplex te vinden. In het centrum worden daarom ruimtes verhuurd aan dienstverlenende instellingen. Er is een klein filiaal van de bank. Hier is elke ochtend een medewerker aanwezig voor de meest voorkomende handelingen. Voor uitgebreide zaken moet men naar het hoofdkantoor van de bank. Dit is in de stad. Eén middag in de week is iemand van gemeentezaken aanwezig. En twee dagen per week houdt de huisarts zitting. Het postkantoor is elke dag een paar uur geopend. Het is echter nooit bekend hoe laat de beheerder daarvan aanwezig is. In de winkel, het hoofdkantoor en het bungalowpark hangt een sfeer van luxe. Dit alles is een viersterrenpark. Het streven is om ook een vijfde ster te bemachtigen. Er wordt alles aan gedaan om de klant te verwennen. ‘Klant is koning, keizer én admiraal.’ Aan de campinggasten, de jongeren, wordt dezelfde kwaliteit geboden. Maar het karakter is hier meer sportief en informeel, meer ‘Club Med’. De gewenste doelgroep is die van de sportieve jongere die van luxe en feesten houdt. Niet die van jongens die bierkratjes stapelen of met de ghettoblaster over het strand flaneren. Gelukkig is het een eiland waar motoren niet zijn toegestaan. Er zijn sowieso nauwelijks wegen. De enige auto’s die er rijden, zijn de taxi’s van het park en de collectivo’s. Deze busjes rijden de hele dag tussen park, stad, haven en vliegveld heen en weer. Zwaai met je hand en je kunt mee. 2 Behoefteanalyse 2.1 Start van het social mediaproject Het social mediaproject is gestart door Gerald Falcon, de CEO van AmeRijck. Hij vindt het van groot belang dat social media gebruikt wordt bij AmeRijck. Hij vindt het contact met de gasten heel belangrijk. Om dit project goed op de kaart te zetten heeft hij opdracht gegeven aan Boris Zwart om een inventarisatie te doen. Boris is teamleider afdeling Marketing en communicatie van het Holland House Resort. Gerald en Boris hebben gezamenlijk een brainstormsessie met de afdelingshoofden georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst hebben de afdelingshoofden samen nagedacht over de inzet van social media. Tijdens deze sessie werd snel duidelijk dat ICT een belangrijke rol speelt bij het opzetten, inrichten, ondersteunen van social media bij AmeRijck. Daarom besloot Gerald Falcon dat het social mediaproject uitgevoerd gaat worden door twee personen. Het is de bedoeling dat Boris zich vooral richt op het marketing- en communicatiegedeelte. Jij moet je bezighouden met het ICT-beheer. Vanwege het belang van dit project is Gerald Falcon persoonlijk de opdrachtgever. Hij zal zich in detail met het project bemoeien. 2.2 De inventarisatie Na aanleiding van de brainstormsessie hebben alle deelnemers een inventarisatieformulier ingevuld. Met Gerald Falcon is afgesproken dat jij de input, die op deze formulieren staat, uitwerkt in een behoefteanalyse.


2.2.1 Ingevuld inventarisatieformulier - directie

Inventarisatieformulier social media bij AmeRijck Naam: Gerald Falcon ............................................................................................................................

Afdeling: Directie .....................................................................................................................................

Functie: CEO AmeRijck ...........................................................................................................................

1 Welke mogelijkheden ziet u in het toepassen van social media voor uw afdeling?

Geef een korte beschrijving per toepassing en geef in een schaal van 1 tot 10 hoe belangrijk u deze mogelijkheid vindt. Vanuit mijn functie geef ik de volgende punten (AmeRijck-breed en geldend voor alle afdelingen). Intern voor het bedrijf AmeRijck. • Interne uitwisseling van tips voor gasten (2)

Een plaats waar alle medewerkers tips voor gasten kunnen uitwisselen. Wat is leuk om te zien of om naar toe te gaan? Wanneer kan ik het beste met mijn kinderen gaan zwemmen?

• Ideeënbus (2)

Een plaats waar medewerkers ideeën voor verbeteringen binnen het bedrijf kunnen uitwisselen.

• Uitwisseling van planning binnen AmeRijck: wie moet wanneer werken? (10)

Een plaats waar altijd de laatste planning is in te zien, zodat altijd duidelijk is wie wanneer moet werken. Afdelingsmanagers kunnen dan de planning voor hun afdeling bijhouden. Iedereen mag alle planningen zien.

• Smoelenboek (8)

Een overzicht van alle medewerkers met contactgegevens, afdeling en eventueel extra informatie. Deze informatie moet onderhouden worden door hrm. Alle medewerkers moeten de informatie kunnen zien.

• Voorstellen nieuwe medewerkers (3)

Een plaats waar nieuwe medewerkers zich kunnen presenteren aan de andere collega’s. Eventueel in combinatie met het smoelenboek.

• Nieuws per afdeling en/of voor heel AmeRijck (8)

Een plaats waar nieuws met betrekking tot AmeRijck geplaatst kan worden. Dit nieuws kan komen van een afdelingsmanager, de directie of hrm. Als een ander ook nieuws wil plaatsen, dan moet dit via een van de aangegeven personen. Alle medewerkers moeten toegang hebben tot het nieuws.


Extern voor het bedrijf AmeRijck. • Communicatie van speciale acties en speciale events (10)

Aankondigingen voor (nieuwe) gasten wat er zoal te doen is op Helderoog. Deze informatie moet geplaatst en onderhouden worden door de afdeling Marketing en communicatie van het Holland House Resort. Deze informatie moet op zo veel mogelijk verschillende platformen terug te vinden zijn. Gasten en afdelingen moeten op deze aankondigingen kunnen reageren. Als een andere afdeling een actie of een event wil promoten, kan dat via de afdeling Marketing en Communicatie van het Holland House Resort.

• Wat is er te doen op Helderoog en de omgeving? Wat vinden gasten hiervan? (10) De afdeling Marketing en communicatie van het Holland House Resort moet een overzicht kunnen bijhouden van wat er te doen is op en rond het eiland. Het is natuurlijk heel leuk dat gasten hier op kunnen reageren. Hierbij wordt gebruikgemaakt van landkaarten, zodat gasten kunnen zien waar iets is. Het spreekt voor zich dat het mogelijk moet zijn om makkelijk door te klikken naar de website of pagina van een bepaalde attractie.

• Werving personeel en seizoen krachten (8) Een overzicht van zaken die te maken hebben met vacatures bij AmeRijck. Hierbij zit ik niet alleen te denken aan een overzicht met vacatures, maar zeker ook aan iets dynamisch. Bijvoorbeeld dat de afdeling Hrm korte berichten kan versturen. Iets in de trend van ‘AmeRijck zoekt voor de periode 1 juli t/m 15 augustus ijsverkopers’ of ‘De vacature voor de afdeling Boekhouding is per 1 februari ingevuld.’ Het spreekt voor zich dat de afdeling Hrm alleen dit soort zaken mag plaatsen.

2 Wordt er op uw afdeling al gebruikgemaakt van social media en zo ja waarvoor?

• Er zijn wel mensen mee bezig. Maar op dit moment heb ik geen zicht op het hoe en wat. 3 Welke onderdelen verdienen er volgens u aandacht als AmeRijck social media groot gaat

inzetten?

• Informatie voor gasten moet ook beschikbaar zijn voor Duits- en Engelssprekende gasten.

• Moet makkelijk zijn in gebruik en moet door veel verschillende personeelsleden gebruikt kunnen worden. Het moet leuk zijn om er iets mee te doen. Dit soort zaken met dwang uitrollen werkt volgens mij niet goed.

• Informatie over AmeRijck en (reclame)teksten moeten in correct Nederlands, Duits of Engels zijn. Voor zaken die een dynamisch karakter hebben, vind ik correcte spelling niet zo belangrijk. Wel vind ik het belangrijk dat meer talen gebruikt worden. Misschien kunnen we een hulpmiddel vinden dat mensen helpt informatie te plaatsen in een andere taal dan het Nederlands.

• Op veel verschillende plaatsen moet AmeRijck en informatie te vinden zijn. Zoveel mogelijk gasten moeten de info zien en er iets mee kunnen doen. Het zou helemaal mooi zijn als reacties van verschillende sites, communities en platformen gecombineerd worden.

• De nieuw te ontwikkelen huisstijl moet overal terugkomen.

• Het moet er professioneel uitzien.


• Informatie en posts worden geplaatst op basis van iemands functie en niet op persoonlijke titel. Hierbij denk ik aan bijvoorbeeld Flying Dutchman Activities, Bon Temps en andere afdelingen. Het is leuk om foto’s te gebruiken, zodat de gasten gezichten herkennen.

• In geval van een conflict met een medewerker moeten we hem of haar kunnen blokkeren. Maar wel zo dat een collega werkzaamheden kan overnemen.

• Ik hecht er grote waarde aan dat we geen illegale dingen doen. Plaats geen afbeeldingen, waarvan we de rechten niet hebben of links of vermeldingen van zaken die niet door de beugel kunnen.

• Het lijkt mij goed dat er een soort redactie komt. Deze houdt in de gaten wat er gebeurt en heeft de rechten om bepaalde zaken te verwijderen of aan te passen. Ook moeten afspraken gemaakt worden wie mag reageren op reacties en/of vragen van gasten. Dit moet goed en gecoördineerd gebeuren.

• Medewerkers moeten goed worden voorgelicht over het gebruik van social media en de afspraken die hierover binnen AmeRijck vastliggen.

4 Hebt u voorbeelden van andere bedrijven, pagina’s, personen, apps en dergelijke die als inspiratie voor AmeRijck kunnen dienen?

• Ik heb er wel veel gezien, maar eigenlijk nooit bijgehouden. Het lijkt me goed dat, op een

stuk dat alleen toegankelijk is voor medewerkers, een overzicht aangelegd wordt van deze sites. Ook zou er een overzicht van sites en pagina’s van concurrenten moeten komen, zodat we in de gaten kunnen houden wat zij doen.


2.2.2 Ingevuld inventarisatieformulier - Restaurant Bon Temps

Inventarisatieformulier social media bij AmeRijck Naam: Jullia el Quantres ......................................................................................................................

Afdeling: Restaurant Bon Temps .............................................................................................................

Functie: restaurantmanager...................................................................................................................


Geef een korte beschrijving per toepassing en geef in een schaal van 1 tot 10 hoe belangrijk u deze mogelijkheid vindt.

• Online publiceren van het menu met diverse seizoensgebonden gerechten. Ook aandacht

geven aan verschillende diëten als glutenvrij, lactosevrij, koosjer. De restaurantmanager moet de mogelijkheid hebben om het menu aan te passen. Anderen mogen dit niet. (8)

• Reacties van gasten op het menu, het restaurant en de bediening. Het is leuk om de reacties van gasten te weten. Zeker als dit positieve reacties zijn. Dit moedigt hopelijk andere gasten aan om bij ons te komen eten. Wel moeten de reacties gemonitord worden en indien mogelijk moeten te negatieve reacties verwijderd worden. Eventueel moet door ons op reacties gereageerd worden. Dit moet de restaurantmanager kunnen doen. Eventueel wil ik deze taak wel kunnen delegeren. (8)

• Misschien online reserveren. Het zou leuk zijn als gasten online een tafel kunnen reserveren. (2)

• Onlinespelletjes die (vooral kinderen van) gasten kunnen doen als ze wachten op gerechten.

Het zou mooi zijn als we een aantal spelletjes zouden hebben die aansluiten op het menu of het vakantiedorp. (6)

• Ik weet niet of het kan, maar het volgende zou wel leuk zijn: een wachttijdindicatie. Gasten moeten kunnen zien wanneer het heel druk is en wanneer niet. Natuurlijk kunnen wij niet om de vijf minuten aangeven hoe druk het is. Maar denk er maar eens over na. (2)


• Voor zover ik weer niet. Er zijn natuurlijk wel medewerkers die er privé veel mee doen, maar

zakelijk niets. 3 Welke onderdelen verdienen er volgens u aandacht als AmeRijck social media groot gaat

inzetten? • Lay-out

• Gemak

• Actualiteit. Een en ander moet altijd up-to-date en accuraat zijn.


• Verschillende sites. Niet alleen Facebook of Google+. 4 Hebt u voorbeelden van andere bedrijven, pagina’s, personen, apps en dergelijke die als

inspiratie voor AmeRijck kunnen dienen?

• Op Facebook: BJ’s Restaurant and Brewhouse, Burger King

• Op Twitter: Restaurant Zotte, Restaurant de Leest


2.2.3 Ingevuld inventarisatieformulier - Flying Dutchman Activities

Inventarisatieformulier social media bij AmeRijck Naam: Jan Willem Terpstra ..................................................................................................................

Afdeling: Flying Dutchman Activities .......................................................................................................

Functie: afdelingsmanager .....................................................................................................................


Geef een korte beschrijving per toepassing en geef in een schaal van 1 tot 10 hoe belangrijk u deze mogelijkheid vindt

• Bekendmaken van het programma van activiteiten, wat is er wanneer te doen. Flying

Dutchman organiseert dagelijks allerlei activiteiten. Daarnaast zijn er regelmatig themaweekenden en -weken. Deze reguliere en speciale activiteiten willen we graag promoten via social media. Sommige activiteiten worden maanden van tevoren gepland en andere een paar dagen. Het is belangrijk dat de activiteiten begeleiders van Flying Dutchman deze activiteiten kunnen aankondigen deze later eventueel kunnen voorzien van eventuele updates. Belangrijk: 10

• Ad-hocpromotie van activiteiten, bijvoorbeeld: nog 30 minuten en dan begint de playbackshow op het plein met meer dan 20 deelnemers. Hierbij denk ik aan korte berichten van de activiteitenbegeleiders die actuele informatie bevatten van de activiteiten. Het gaat dan niet alleen om aankondigingen maar ook allerlei extra informatie. Bijvoorbeeld na afloop een link naar eventuele foto’s of video’s of de bekendmaking van de winnaar van een of andere wedstrijd. Dit kanaal willen we ook gebruiken voor eventuele laatste updates zoals ‘vanwege het mooie weer is het knutseluur vandaag in de speeltuin’. Redelijk belangrijk: 8

• Foto’s en filmpjes van activiteiten die geweest zijn, zodat gasten zich zelf eventueel thuis terug kunnen zien of het met familie kunnen delen. We horen van gasten dat ze het leuk vinden om foto’s van activiteiten later terug te kijken. Bij veel activiteiten zijn geen ouders aanwezig. Het is dan toch leuk als er foto’s van zijn die later terug gekeken kunnen worden. Of waar opa of oma, die nog thuis zitten, even naar kan kijken. Deze foto’s moeten natuurlijk door de begeleiding makkelijk online gezet kunnen worden en gasten moeten deze makkelijk terug te vinden zijn. Belangrijk: 10

• Aanmelden voor activiteiten en reserveren van bijvoorbeeld fietsen. De administratie van

aanmeldingen, reserveringen enzovoort vraagt momenteel veel aandacht. Is het niet mogelijk om iets met social media te doen dat dit makkelijker voor ons wordt? Niet zo belangrijk – 4

• Activiteiten met gebruik van social media zoals bijvoorbeeld speurtochten, vossenjacht of zoek de schat. Zeker ook om jeugd naar activiteiten te trekken zou het leuk zijn als we activiteiten met social media kunnen bedenken. Hierbij denk ik aan een vossenjacht,


schatzoeken of iets. Veel van de jeugd heeft vandaag de dag een smartphone en maakt gebruik van social media. Hiervan kunnen we op een leuke manier gebruikmaken. Niet zo belangrijk, wel heel leuk – 4


• Er zijn enkele begeleiders die gebruikmaken van persoonlijke accounts om bijvoorbeeld foto’s enzovoort te delen. Soms geven ze dit ook door aan gasten, maar dit gaat ongecontroleerd. Op dit moment wil ik dit een halt toeroepen totdat dit vanuit AmeRijck professioneel en goed wordt opgezet.

3 Welke onderdelen verdienen er volgens u aandacht als AmeRijck social media groot gaat

inzetten? • Wie kan/mag foto’s, uitnodigingen enzovoort plaatsen op social media?

• Richtlijnen voor foto’s en films zeker ook in relatie tot het portretrecht

• Structurele opzet zodat activiteitenbegeleiders eenvoudig dingen op de juiste plaats kunnen

‘posten’.

• Er moet apparatuur en software beschikbaar zijn om snel en eenvoudig alles te kunnen doen.

• Korte presentaties en cursussen voor medewerkers 4 Hebt u voorbeelden van andere bedrijven, pagina’s, personen, apps en dergelijke die als


• Geen idee ben zelf nog niet zo actief op social media.


2.2.4 Ingevuld inventarisatieformulier - Holland House Resort

Inventarisatieformulier social media bij AmeRijck Naam: Syb van der Lubbe ....................................................................................................................

Afdeling: Holland House Resort ...............................................................................................................

Functie: afdelingsmanager .....................................................................................................................


Geef een korte beschrijving per toepassing en geef in een schaal van 1 tot 10 hoe belangrijk u deze mogelijkheid vindt.. • Wat is er te doen in de omgeving: Informatie, foto’s en filmpjes, tips van andere gasten: 8.

Het zou voor veel gasten leuk zijn als ze ook voordat ze komen, zich al goed kunnen oriënteren op wat er hier en in de buurt allemaal te doen is. Als deze informatie makkelijk beschikbaar is, zal ons dat veel tijd besparen. Want heel vaak komen gasten om advies vragen of wat ze allemaal kunnen doen. Wel moeten we deze informatie goed screenen. Want we kunnen niet hebben dat hier onjuiste of onbetrouwbare informatie op staat. Het is daarom ook van belang dat alleen een beperkte groep mensen rechten heeft om deze informatie te plaatsen.

• Weer een weersverwachting: 6. Zeker buitenlandse gasten hebben vaak behoefte aan een gedetailleerde weersverwachting.

• Digitale handleidingen in de vorm van animaties of filmpjes: 8. o Gebruik tv en andere apparatuur die aanwezig is in het huisje. o Hoe huur ik een laptop of game console? o Hoe gaat het vertrek?

Natuurlijk mogen alle bepaalde medewerkers van het Holland House Resort deze informatie erop zetten.

• Promofilmpjes over hoe de huisjes en appartementen er uitzien: 8. Ter promotie van ons

vakantiedorp zou het leuk zijn dat we allemaal filmpjes over het vakantiedorp en de huisjes beschikbaar zouden hebben. We horen vaak dat toekomstige gasten hier op zoeken.


• Nee, er is nu geen aandacht voor.

3 Welke onderdelen verdienen er volgens u aandacht als AmeRijck social media inzetten?

• De wijze waar op het project uitgerold wordt. Op het hoofdkantoor weten ze niet alles, dus

het is van belang dat de werkvloer er goed bij betrokken wordt.

• Samenwerking met toeristenattracties en andere partijen in de omgeving.


• Er moet wel nuttige informatie opstaan. Niet alleen gasten die zeggen dat het weer wel of niet goed is.

• Afstemming tussen afdelingen moet goed zijn. Niet dat bepaalde informatie drie keer te

vinden is en andere niet. 4 Hebt u voorbeelden van andere bedrijven, pagina’s, personen, apps en dergelijke die als


• Belvilla op Facebook/Twitter en YouTube

• Landal GreenParks op Hyves


2.2.5 Ingevuld inventarisatieformulier - ICT-afdeling

Inventarisatieformulier social media bij AmeRijck

Naam: Giedrius Vasilauskas .................................................................................................................

Afdeling: ICT .............................................................................................................................................

Functie: hoofd afdeling ICT ....................................................................................................................



• Communicatie met helpdesk versoepelen (10)

• Aankondiging werkzaamheden (8)

• FAQ’s en vragen (8)

• Wensen van gebruikers naar boven krijgen (5)


• Sommige medewerkers gebruiken social media om achter een oplossing voor een technisch

probleem te komen. 3 Welke onderdelen verdienen er volgens u aandacht als AmeRijck social media inzetten?

• Wat is de rol van de ICT-afdeling?

• Beveiliging

• Gedrag van medewerkers

• Onderhoud van informatie en accounts

• Wat gaan medewerkers op de werkvloer doen en wat gaat er centraal geregeld worden?

4 Hebt u voorbeelden van andere bedrijven, pagina’s, personen, apps en dergelijke die als


• Dingen die ik wil doen met social media zijn vaak afgeschermd en niet voor de buitenwereld zichtbaar. Ik heb dus geen voorbeelden.


2.2.6 Ingevuld inventarisatieformulier - Gerald Falcon

Inventarisatieformulier social media bij AmeRijck Naam: Erin Gaans .................................................................................................................................

Afdeling: Orange Beach Camping ............................................................................................................

Functie: commercieel manager camping ...............................................................................................



• Broodjes bestellen. Voor de rest heb ik geen idee wat we met social media kunnen doen. (5)


• Ik hoop het niet, als het goed is doet iedereen zijn werk en hebben ze hier geen tijd voor.

3 Welke onderdelen verdienen er volgens u aandacht als AmeRijck social media inzetten?

• Mag wat extra tijd kosten.

• Moet zorgen voor meer omzet.

4 Hebt u voorbeelden van andere bedrijven, pagina’s, personen, apps en dergelijke die als


• Geen idee. Ik heb geen tijd om hier naar te kijken.


2.3 Opdracht 1 Stel op basis van de inventarisatieformulieren een behoefteanalyse op. Zorg ervoor dat de behoefteanalyse de volgende hoofdstukken bevat. 1 Opdracht 2 Aanleiding 3 Knelpunten 4 Uitgangspunt 5 Eisen en wensen 3 Maken van een functioneel ontwerp voor een social mediaomgeving 3.1 De reactie van de opdrachtgever Gerald Falcon reageert zeer positief op de door jou opgestelde behoefteanalyse. Er zijn volgens hem meer dan genoeg onderwerpen waar AmeRijck mee aan de slag kan. Om ervoor te zorgen AmeRijck snel en goed gebruik gaat maken van social media, wil Gerald het social mediaproject splitsen in verschillende delen. Ieder projectdeel dient zich te richten op het opleveren van de must en should-eisen die in de behoefteanalyse naar boven zijn gekomen. Deel 1: social media voor AmeRijck algemeen In dit deel van het project is het de bedoeling dat de basis wordt gelegd voor de uitrol van social media binnen heel AmeRijck. Ook zullen alle zaken aan bod komen die van belang zijn voor heel AmeRijck. Deel 2: social media bij Flying Dutchman Activities In dit deel van het project wordt Flying Dutchman Activities op de kaart gezet in social medialand. Waarschijnlijk zal Flying Dutchman Activities veel contact hebben en onderhouden via social media. Dit zal voor de nodige uitdaging zorgen. Deel 3: social media bij Holland House Resort Bij het Holland House Resort zal de inzet van social media veel gaan veranderen. In dit deel van het project wordt duidelijk wát er gaat veranderen. De medewerkers van dit onderdeel zullen nauw betrokken moeten worden bij het project. Deel 4: social media bij de ICT-afdeling Voor de ICT-afdeling is de interne communicatie heel erg belangrijk. In dit deel van het project zal het vooral daarover gaan. Deel 5: social media bij Restaurant Bon Temps De ervaringen opgedaan bij Flying Dutchman Activities en het Holland House Resort zullen voor dit onderdeel van het project belangrijk zijn. Deel 6: social media bij Orange Beach Camping Momenteel is het management van de camping niet heel erg positief over de inzet van social media. De eerste vijf projecten zullen moeten aantonen dat er echt wat mee gedaan kan worden. Deze verschillende delen zullen afzonderlijk van elkaar gerealiseerd worden. Gerald Falcon heeft besloten om eerst te starten met de delen AmeRijck algemeen en Flying Dutchman Activities. Zodra deze twee delen op de rails staan, zal begonnen worden aan de overige delen.


Gerald heeft aan jou gevraagd een functioneel ontwerp op te stellen voor de implementatie van social media. In eerste instantie gaat het hier om het deel AmeRijck Algemeen en Flying Dutchman Activities. De basis voor dit functioneel ontwerp is de behoefteanalyse die je al gedaan hebt. 3.2 Opdracht 2 Stel een functioneel ontwerp op voor de implementatie van social media binnen AmeRijck. Houd in dit ontwerp rekening met algemene zaken en de door Gerald benoemde zaken. Houd je bij het opstellen van het functioneel ontwerp aan de volgende structuur. • Inleiding

o Achtergrondinformatie o Opdrachtgever o Aannemer

• Probleemstelling (globaal en per projectdeel) • Functionele eisen (globaal en per projectdeel)

o Werkwijze o Gegevensoverzicht

4 Maken van een technisch ontwerp voor een social mediaomgeving Op basis van het functioneel ontwerp dient een technisch ontwerp opgesteld te worden. Onderdeel van dit technisch ontwerp is de selectie van een platform. Gerald Falcon wil nog geen definitieve keuze maken voor een of meer platformen. Tijdens een test wil hij graag kijken welk platform het beste bevalt. Wel is het goed om in dit stadium te weten welk platform voor een bepaalde situatie in aanmerking komt. Aan de hand van het technisch ontwerp moet de inrichting en uitrol plaatsvinden. Het technisch ontwerp dient als volgt opgebouwd te worden. 1 Inleiding

1.1 Algemene beschrijving 1.2 Achtergronden 1.3 Probleemstelling

2 De toepassing in kaart 2.1 Beschrijving van de toepassing 2.2 Plaats van de toepassing binnen de bestaande infrastructuur 2.3 Technische randvoorwaarden

3 Overzicht technische opbouw 4 Technische implementatie

4.1 Platform(en) 4.2 Software 4.3 Koppelingen

5 Configuratie 5.1 Installatie 5.2 Configuratie en systeeminstellingen 5.3 Invoer/instellen basisgegevens 5.4 Gebruikersgroepen 5.5 Policies en rechten per groep 5.6 Gebruikers per groep

6 Inrichting 6.1 Schermen en functionaliteiten 6.2 Logica/automatische af- en behandeling 6.3 Rapporten en overzichten


5 Plan van aanpak De volgende stap is het plan van aanpak. Hierin moet beschreven worden wat moet gebeuren en wanneer. Gerald wil al de volgende maand aan de slag. Het idee is om eerst een pilot, of testomgeving, te bouwen. In deze testomgeving wordt al gewerkt met de echte producten, maar dan door een beperkte groep mensen. Aan de hand van de uitkomsten van deze test zullen keuzes gemaakt worden. Welke platformen worden waarvoor ingezet? Ook zal aan de hand van de pilot bepaald worden hoe de voorlichting en opleiding van het personeel aangepakt gaat worden. Jij bent door Gerald Falcon aangesteld als verantwoordelijke voor het regelen van de testomgeving en het begeleiden van de testactiviteiten. Het is daarom ook voor jezelf belangrijk dat je een goed en volledig plan van aanpak maakt. Dit plan moet voorkomen dat je problemen krijgt door gebrek aan tijd of geld. In de pilot zullen de volgende collega’s meewerken. Wie Afdeling Taak Boris Zwart Marketing en communicatie

van het Holland House Resort Verantwoordelijk voor lay-out en dergelijke

Jij ICT Verantwoordelijk voor de technische inrichting van de platformen, de voorlichting van de gebruikers en de eventueel benodigde hulpmiddelen zoals camera’s

Erwin Himmelreich Marketing en communicatie van het Holland House Resort

Inrichten en testen van functionaliteiten die afdeling Marketing en communicatie van het Holland House Resort aangaan.

Rafaela Nugter Flying Dutchman Activities Inrichten en testen van functionaliteiten die Flying Dutchman Activities aangaan.

Jobien Storm Hrm Inrichten en testen van functionaliteiten die Hrm aangaan.

Het op te stellen plan van aanpak heeft betrekking op het inrichten van de pilotomgeving. Het is belangrijk dat er een planning komt met een kostenoverzicht. De inzet van medewerkers van AmeRijck dient hierin opgenomen te worden. Het uurtarief dat hiervoor gebruikt wordt, is € 35,00 per uur. Een ander punt is de benodigde hardware en software. Ga hierbij uit van de aanwezigheid van voldoende standaard pc-configuraties. AmeRijck beschikt niet over digitale camera’s . Voor het opstellen van plannen van aanpak wordt binnen AmeRijck de volgende structuur gebruikt. 1 Opdracht 2 Op te leveren producten en resultaten

Per product: omschrijving, benodigde middelen, verantwoordelijke en uitvoerende


3 Beperkingen en projectgrenzen 4 Planning 5 Kosten 6 Risico’s 6 Testen De volgende stap is het bouwen van de testomgeving. Als deze gereed is, kunnen gebruikers de diverse onderdelen testen. Het moet wel duidelijk zijn wat en hoe getest moet worden. Stel hiervoor een testplan op. In dit testplan wordt beschreven wat en hoe getest gaat worden en wat de verwachte werking of output is. Na het testen moet duidelijk zijn welke onderdelen wel werken en welke onvoldoende of niet. Voor de directie van AmeRijck moet er één document gemaakt worden. Hierin staat beschreven wat en hoe getest is en wat de conclusies zijn. Kortom, een testrapportage. De testrapportage is het testplan met de uitkomsten en de conclusies als toevoeging. Gedrius Vasilauskas, het hoofd van de afdeling ICT van AmeRijck, heeft eerder dit soort projecten gedaan. Hij geeft je de volgende opzet. 1 Specificatie van te testen functies 2 Functietest

2.1 Te testen functionaliteit 2.2 Testscenario 2.3 Testinput 2.4 Verwachte werking/output 2.5 Werkelijke werking/output 2.6 Conclusie

3 Conclusie 3.1 Totaaloverzicht uitgevoerde testen 3.2 Samenvatting geconstateerde fouten 3.3 Eindconclusie

De vraag aan jou is om de testrapportage op te stellen. Voor de aanvang van de testen dien je ervoor te zorgen dat alles tot en met punt 2.4 ingevuld is. Tijdens en na het testen kunnen de overige punten worden ingevuld. Zo hoef je maar één document op te stellen. Dit document is in eerste instantie het testplan. Later wordt dit testplan aangevuld en wordt het de testrapportage. 7 Vervolg Het is nu duidelijk wat je te doen staat. AmeRijck gaat aan de slag met social media. In eerste instantie gaat social media gebruikt worden voor een aantal algemene AmeRijckzaken en een aantal specifieke toepassingen voor het activiteitencentrum Flying Dutchman Activities. Op basis van de input van de directie en afdelingsmanagers is een functioneel en een technisch ontwerp gemaakt. Dat dient als uitgangspunt om een omgeving in te richten. Ook is duidelijk hoe getest gaat worden om te zien hoe alles werkt. De volgende stap is het daadwerkelijk bouwen en implementeren. Dit wordt behandeld in de volgende module ‘Implementeren van een informatiesysteem gebaseerd op social media’.

Module 1d20uo2axdbh83k.cloudfront.net/20130522/5d0c758d46b... · 2.3 Opdracht 1 ... De afdeling ICT zit op de onderste verdieping waar de hoogste veiligheid (brand, trillingen, oververhitting)

Documents