Modul 3 Proses Bisnis Eksisting (2)

Modul 3

Proses Bisnis Eksisting Pratikum Manajemen Proses Bisnis

Tim Penyusun

1. Afrianda Gaza Ontoreza (AGO) 2. Delis Septiani Balgis (DLS) 3. Clarissa Dilasari Setiawan (SHS) 4. Ema Tria W (EMA) 5. Paramita Rahmawati (MIT) 6. Anida Shafa (NID) 7. Inas Nisrina (INS) 8. Dyah Wahyuningtias I (DYH) 9. Massangga Febriyana M (MSN)

10. Farid Hakim N (FHN) 11. Faisal Wisnu Pradhana (DHN) 12. Hanif Fajri (HAN) 13. Adelia Indah O (ADL) 14. Erlin Susilowati (LIN) 15. Indra Ronaldo Sinaga (IRS) 16. Rati Amanda Fajrin (RAF) 17. Atika Luthfiani Ifan (THF)

TATA TERTIB PRAKTIKUM MANAJEMEN PROSES BISNIS

TAHUN AJARAN 2015/2016

PERATURAN PRAKTIKUM

1. Diharapkan untuk selalu bertutur kata sopan, menjaga attitude, serta menjaga kebersihan

selama praktikum.

a. Jika ada yang bertutur kata tidak sopan dan tidak menjaga attitude maka nilai akhir

modul tersebut akan dipotong sebesar 10%.

b. Jika selesai praktikum ditemukan sampah ataupun coretan pada perangkat praktikum

yang ada di CENTRALAB, maka praktikan yang melakukan di jam tersebut akan

dikenakan denda Rp 50.000/sampah dan/atau coretan.

c. Jika tidak ada praktikanpada jam praktikum tersebut yang tidak mengaku, maka

seluruh praktikan yang ada dikelas akan dikenakan sanksi berupa pemotongan nilai

10%.

2. Tidak diperkenankan menggunakan celana berbahan jeans saat praktikum. Jika ditemukan

praktikan menggunakan hal-hal terkait, maka diperkenankan untuk mengganti dengan

dresscode yang sesuai dengan peraturan Universitas Telkom dan tidak ada penambahan

waktu

KEHADIRAN

1. Semua Praktikan wajib mengikuti praktikum, tidak boleh diwakilkan dan jika

berhalangan wajib menyerahkan surat keterangan maksimal 3 hari setelah praktikum

dilaksanakan.

2. Untuk Praktikan yang berhalangan hadir karena :

Sakit/berduka/agama/lomba akademik dan non akademik yang membawa nama

baik kampus Telkom University, maka Praktikan wajib menyerahkan surat

keterangan maksimal 3 hari setelah praktikum dilaksanakan.

Tidak tahu jadwal praktikum, maka Praktikan berhak mengulang tahun depan.

3. Praktikan wajib datang tepat waktu pada saat praktikum atau akan dikenakan sanksi,

yaitu:

Keterlambatan 15 menit: boleh mengikuti praktikum, nilai Tes Awal=0 & nilai

praktikum dipotong sebesar 50%.

Keterlambatan setelah praktikum selesai, maka dianggap tidak hadir dan wajib

MENGULANG TAHUN DEPAN atau mengikuti praktikum shift selanjutnya

jika masih terdapat slot kosong

Jika dimodul tidak ada Tes Awal maka keterlambatan lebih dari 15 menit maka

nilai praktikum dipotong sebesar 50%.

4. Praktikan yang TIDAK HADIR pada saat praktikum tanpa keterangan maka akan

dinyatakan GUGUR dan dipersilahkan untuk MENGULANG tahun depan.

5. Segala bentuk Kecurangan akan diberi nilai Praktikum = E.

6. Semua Praktikan wajib mengikuti semua modul praktikum, dan ada tidaknya praktikum

susulan telah ditetapkan diperaturan selanjutnya.

PRAKTIKUM

1. Syarat kelengkapan praktikum yang harus dipenuhi untuk setiap Praktikan yaitu :

a. Kartu Praktikum

Kartu Praktikum harus dilengkapi dengan Foto dan Cap Laboratorium.

Apabila Kartu Praktikum hilang, maka praktikan harus mencetak ulang

kartu praktikum & meminta tanda tangan asisten yang telah mengasisteni

sebelumnya.

Praktikan hanya berhak mengganti kartu 1x selama Praktikum Tahun

Ajaran 2015/2016 berlangsung.

2. Asisten berhak memberikan sanksi kepada Praktikan yang tidak melengkapi persyaratan

yang telah ditentukan.

3. Praktikan wajib memakai pakaian seragam resmi sesuai aturan dari Universitas Telkom,

rapi, sopan, dan tidak diperkenankan memakai celana berbahan jeans.

Apabila praktikan tidak menggunakan seragam dan sepatu, maka dipersilahkan

PULANG untuk mengganti seragam dan sepatu sesuai dengan ketentuan yang

berlaku, tidak ada toleransi keterlambatan dan lokasi tempat tinggal.

4. Praktikan wajib mengisi lembar presensi yang telah disediakan.

5. Semua praktikan wajib melaksanakan praktikum sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan, kecuali bagi praktikan yang telah melakukan tukar jadwal dengan membawa

bukti form tukar jadwal. Jika tidak, maka tidak diperkenankan mengikuti praktikum.

6. Tukar jadwal dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

Pertukaran jadwal hanya diperbolehkan jika ada bentrok dalam hal akademik dan

boleh diajukan hanya satu kali.

Praktikan yang bersangkutan mencari kelas yang masing kosong/tersedia untuk

masuk ke kelas tersebut.

Jika semua kelas penuh, maka praktikan yang bersangkutan harus mencari

praktikan lain yang bersedia untuk bertukar jadwal.

Praktikan harus mengajukan form pengajuan perizinan tukar jadwal yang

diserahkan ke Komisi Disiplin Laboratorium BPAD max. 24 jam sebelum jadwal

praktikum berlangsung.

Setiap form pengajuan pertukaran jadwal harus disertai dengan tanda tangan

Dosen Wali/Dosen Manajemen Proses Bisnis(MPB). Jika dosen default MPB

berhalangan/tidak bisa memberikan tanda tangan, boleh mengajukan ke dosen

MPB lainnya.

7. Praktikan wajib mengikuti praktikum sampai selesai dan tidak boleh meninggalkan

praktikum tanpa izin dari Asisten Jaga

8. Pada saat praktikum, Praktikan :

Wajib menjaga ketenangan, ketertiban, kebersihan, dan kerapian Lab saat

praktikum

Wajib menjaga sopan santun dalam bertutur kata, baik sesama Praktikan maupun

kepada Asisten

Wajib mengembalikan fasilitas, perlengkapan dan / atau peralatan praktikum yang

digunakan dan dipinjam pada saat Praktikum dan tidak diperkenankan membawa

barang-barang tersebut keluar dari ruangan Lab

Wajib mengkondisikan alat komunikasi

Tidak boleh mengerjakan tugas praktikan lain

Tidak boleh mengerjakan pekerjaan di luar tugas yang harus diselesaikan

9. Mengenai praktikum susulan terdapat ketentuan sebagai berikut:

Praktikum susulan hanya terjadwal 1 shift.

Praktikum susulan hanya boleh diikuti oleh praktikan yang telah memberikan

surat perizinan beserta alasan yang diperbolehkan (sakit, berduka, keperluan

keluarga, lomba akademik dan lomba yang membawa nama baik kampus Telkom

University).

Dalam 1 shift praktikum susulan, praktikan diperbolehkan untuk mengikuti

modul-modul yang tidak diikuti sebelumnya. (Co/: Jika praktikan tidak mengikuti

2 modul, maka diperbolehkan untuk praktikum 2 modul tersebut dalam 1 shift).

MODUL 3

PROSES BISNIS EKSISTING

Tujuan Praktikum

Praktikan mampu mendeskripsikan proses bisnis eksisting dan memodelkannya dengan notasi

BPMN.

Praktikan mampu memahami dan membuat organizational chart.

Praktikan mampu memahami dan membuat organizational dan business diagram.

Praktikan mampu memahami dan membuat system process.

Kelengkapan Praktikum

Tools Mega

Modul 3 Proses bisnis eksisting

Landasan Teori

Business Process Ekisting

Business Process Ekisting merupakan kumpulan dari proses yang ada, yang mana proses

tersebut berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan

suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.

Praktikum

Skenario Business Process dan Organizational Process

PT. BPAD adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur, berlokasi di

Cikarang, Jawa Barat, memproduksi televisi berwarna berbagai model. Perusahaan telah berdiri

sejak Mei 2000, dan melakukan proses produksi secara semi knock down. Perusahaan

memasarkan dan mendistribusikan produknya berupa televisi berwarna ke seluruh wilayah

nusantara melalui distributor/toko yang tersebar di berbagai kota besar di Indonesia seperti

Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Denpasar, Medan, Makassar, Manado, Pontianak, dan

lainnya.

Untuk mengelolanya, PT. BPAD dipimpin oleh seorang CEO dan dibantu oleh tiga orang

direktur yaitu Direktur Operasi, Direktur Keuangan & Administrasi dan Direktur Pemasaran.

Selanjutnya para direktur membawahi 11 divisi meliputi Divisi Produksi, Divisi R&D (Research

& Development), Divisi Keuangan & Akunting, Divisi Pemasaran, Divisi Penjualan, Divisi

Promosi, Divisi Quality Assurance, Divisi Pembelian, Divisi Umum & Personalia, Divisi PPIC,

Divisi Warehouse. Untuk divisi Produksi membawahi supervisor, sedangkan untuk divisi lainnya

membawahi staff.

Pada PT. BPAD ini terdapat dua proses bisnis utama yaitu konversi, Penjualan

Barang dan Penerimaan KAS. Pada proses konversi menerima surat pesanan dari para

distributor atau toko dan akan mengolah message tersebut menjadi Data Pemesanan untuk

diberikan kepada Supplier. Pada proses Penjualan Barang dan Penerimaan KAS menerima

message berupa Pembayaran dari distributor dan akan menerima Bahan Mentah dari Supplier

yang akan diberikan kepada distributor berupa TV.

Sub proses yang ada pada konversi terdapat proses Persiapan produksi, dan proses

produksi. Proses Persiapan Produksi akan mengirimkan message Permintaan Bahan

Baku kepada divisi Warehouse. Sedangkan pada proses Produksi akan mengirimkan

message Penyerahan bahan baku dari divisi produksi dan akan mengirimkan message

Penerimaan barang jadi kepada divisi warehouse. Kemudian akan menerima kembalian

message berupa Konfirmasi Data Barang dari Divisi Warehouse.

Pada Proses produksi diawali dengan distributor menyerahkan surat pesanan ke divisi

pemasaran (30 hari sekali). Kemudian divisi pemasaran menyerahkan forecast ke divisi PPIC,

setelah divisi PPIC menerima forecast kemudian akan membuat jadwal produksi dan

memberikan jadwal tersebut ke divisi produksi. Divisi produksi menyerahkan form

permintaan bahan baku ke divisi warehouse. Selanjutnya divisi warehouse akan mengecek

ketersediaan bahan baku, apabila bahan baku tersedia akan diserahkan ke divisi produksi, jika

tidak tersedia divisi warehouse akan mengajukan surat pemesanan bahan baku ke divisi

pembelian. Supplier akan menerima surat pemesanan dari divisi pembelian. Kemudian

supplier akan mengirim bahan baku ke divisi warehouse. Divisi warehouse akan

menyerahkan bahan baku yang telah di pesan ke divisi produksi. Selanjutnya divisi produksi

akan melakukan perakitan (assembly), pengaturan (adjustment), pemanasan (heat run) dan

pengemasan (packing). Divisi produksi membuat laporan produksi. Dalam proses pembuatan

laporan produksi, terdapat suatu System Report untuk update dan simpan laporan. Pada System

Report ini terdapat requirement berupa fitur function check laporan produksi, function update

laporan, application reportIDE. Setelah itu divisi produksi menyerahkan laporan dan barang

jadi ke divisi warehouse. Divisi warehouse akan mencocokkan laporan produksi dengan barang

jadi yang diterima. Jika sesuai laporan produksi akan ditandatangani oleh divisi warehouse, jika tidak

sesuai laporan produksi akan diserahkan ke divisi produksi untuk membuat laporan ulang. Setelah

itu divisi warehouse melakukan pencatatan pada Kartu Persediaan Barang Jadi (Finished Goods

Bin Card).

Buatlah Diagram Business Process, Overview Business Process dan Organizational Process

dari skenario diatas !

Skenario Sistem Proses

Dalam proses pembuatan laporan produksi, terdapat suatu System Report untuk update

dan simpan laporan nama Applikasi reportIDE. Jika ingin mengupdate suatu laporan, maka si

admin harus login terlebih dahulu, dengan input username dan password pada system, setelah

itu admin juga bisa melihat laporan produksi yang terbaru, dan apabila sudah selesai, maka

admin dapat mengedit laporan yang telah ada dan menyimpannya.

Buatlah Diagram System Process berdasarkan skenario diatas !

Langkah-Langkah Praktikum

1. Membuat Library Baru

Buatlah library baru dengan nama PT.BPAD.

Caranya di Home navigation window, klik kanan Production dan select New>Library.

Didalam kotak dialog Creation of Library pada kolom Name isi dengan nama library yang diinginkan. Lalu klik OK.

2. Membuat PT.BPAD Organizational Chart Output :

P T . B P AD

C E O

D ire k tur O pe ra s i D ire k tur K eua ng an &Admin is tra s i

D ire k tur P ema s a ra n

D iv is i K e uang an &Ak unting

D iv is i P ema s a ra n D iv is i P P IC D iv is i W a rehous eD iv is i P e njua la n D iv is i P romos i D iv is i Q ua lityA s s ura nc e

D iv is i P embe lia n D iv is i U mum &P e rs ona lia

D iv is i R &D(R e s ea rc h &D ev e lopment)

D iv is i P roduk s i

Dalam MEGA, semua diagram menggambarkan obyek. Sebuah bagan organisasi

menjelaskan Org-Unit. Untuk membuat bagan organisasi untuk perusahaan Anda, Anda terlebih

dahulu harus membuat Org-Unit, dalam kasus ini adalah "PT.BPAD" Org-Unit.

a. Membuat Org-Unit

Untuk membuat "PT. BPAD" Org-Unit berikut langkah-langkahnya :

Klik kanan padaPT.BPAD dan select New > Org-Unit.

Di dalam kotak dialog isi nama Org-unit yang diinginkan dan klik OK.

b. Membuat organizational chart

Pada Home navigation window, expand library PT. BPAD, klik kanan pada Org-Unit yang

telah dibuat dan select New > Diagram.

Select Organizational Chart dan klik Create.

Org-unit secara umum

Company Institute Structure

Manager

Function

c. Membuat Structure

Untuk membuat structure organisasi caranya adalah sebagai berikut :

Klik dan Drop Structure button ( ) kedalam diagram.

Didalam kontak dialog diisikan Nama structure yang diinginkan lalu klik Create button.

Lakukan hal yang sama dengan mengisikan nama yang berbeda dalam setiap structure.

Lakukan hal yang sama pula apabila ingin membuat org-unit dengan tipe yang lainnya.

d. Menghubungkan Structure

Untuk menghubungkan structure-structure yang ada gunakkan Link Button, langkah-

langkahnya adalah sebagai berikut :

Klik link Button ( ), lalu klik structure-structure yang akan dihubungkan.

Lakukan hal yang sama untuk menghubungan structure-structure yang lainnya.

3. Membuat PT.BPAD Business Process Output :

Klik kanan pada library PT.BPAD > New > Business Process

Namai Business Process tersebut sesuai dengan business process yang ingin dibuat.

Pada windows Home Navigation, expands folder Business Process, dan klik kanan pada

Business Process yang telah dibuat sebelumnya NEW -> Diagram -> Create.

Bus ines s P roces s P T .BP AD

Konversi

Penjualan danPenerimaan KAS

D istributor S upplier

Pemesanan

Konfirmasi P esanan

Data Pemesanan

Persetujuan

TV Bahan Mentah

Validasi P embayaranPembayaran

Setelah workspace diagram muncul, drag icon Business Process ( ) ke dalam

workspace, dan beri nama sesuai dengan scenario yang ada.

Lakukan langkah diatas untuk setiap business process yang ada pada perusahaan.

Tambahkan external entitynya, dengan cara klik kanan pada library -> New -> Org

Unit -> Beri nama sesuai scenario -> OK.

Pada windows home navigation, expands folder Org-Unit, dan drag Org-Unit yang telah

dibuat sebelumnya kedalam workspace.

Untuk mengganti jenis Org-unit dari jenis internal menjadi external. Klik kanan pada

Org-Unit, pilih Org-Unit yang telah dibuat tadi, pilih Properties, pada tab

Caracteristics, pilih External Entity dan klik OK.

Sedangkan untuk mengganti type org-unit. Lakukan hal yang sama dengan langkah

diatas, kemudian ganti Org-unit type berdasarkan tipe org-unit yang diinginkan.

Lakukan langkah-langkah diatas untuk entity lainnya yang ada pada scenario.

Untuk flow of message, klik pada message flow pada toolbar, dan klik dari entity yang

diinginkan ke entity tujuan.

Untuk menampilkan nama message, klik kanan pada panah flow message, pilih

properties, pada tab Content Klik New dan beri nama message flow sesuai scenario -

>OK.

Lakukan langkah diatas untuk setiap message flow yang ada pada scenario.

4. Membuat PT.BPAD Overview Business Process

Output :

Konvers i

Persiapan produksi

P roduksi

D iv isi P roduksi

Permintaan Bahan Baku

D iv isi Warehouse

ACC Permintaan

Data Permintaan

Data Barang

Penerimaan Bahan Baku

Penyerahan Bahan Baku

Konfirmasi Data Barang

Penerimaan Barang J adi

Klik kanan pada Business Process Proses Konversi > pilih New > pilih Business

Process > pilih Create.

Klik icon Swimlane dan petakan pada halaman kerja.

Drag and drop Org-Unit Divisi Produksi kedalam swimlane yang telah dibuat. Ulangi

langkah tersebut untuk Org-Unit Divisi Warehouse.

Untuk mengganti bentuk dari participant, klik kanan pada participant > pilih Shape and

Details > pilih bentuk yang diinginkan.

Klik icon Organizational Process dan petakan pada halaman kerja didalam Business

Process diagram Proses Konversi. Lalu beri nama Proses Persiapan Produksi dan

Proses Produksi.

Hubungkan Organizational Process dengan stakeholder terkait menggunakan icon

message flow.

Untuk membuat message pada message flow, klik kanan pada message flow > pilih

Properties > klik tab Content > klik icon New. Buatlah Permintaan Bahan Baku dan

Penerimaan Bahan Baku.

4. Membuat PT.BPAD Organizational proses

Output :

P roduks i

D iv isi P embelian RD iv isi Warehouse RD iv isi P roduksi RD iv isi PP IC RD iv isi P emasaran RD istributor S upplier

Menyerahkanforecast (perk iraan)

Menerima forec ast

Membuat jadwalproduksi

Memberikan jadwalproduksi Menerima jadwal

produksi

Menyerahkan formpermintaan bahan baku

Mengecek ketersediaanbahan baku

Mengajukan suratpemesanan bahan

baku

Menyerahkan bahanbaku

Menerima suratpemesanan

Memesan barang

S tartPemesanan barang

30 hari

Menerima bahan baku

Melakukan perakitanbarang

Melakukan pengaturanbarang

Melakukan pemasananbarang

Membuat laporanproduksi

Menyerahkan laporandan barang jadi

Melakukan validasilaporan produksi

Menandatanganilaporan produksi

Mencatat barang jadi

T ersedia ?

TidakYa

End

Pemesanan bahan baku

Pengiriman bahan baku

S istemPelaporan

Cek Laporan Produksiupdate laporan

reportIDE

S esuai L aporan ?

Tidak

Ya

a. Membuat Organizational Process Diagram

Klik kanan pada Salah satu Business process yang akan dibuat organizational process

dan select New > Organizational proses

Lalu pada Home Navigation di Library yang di buat, Klik kanan pada

Organizational Process dengan nama yang telah dibuat, New > Diagram,lalu pilih

Organizational Process Diagram > Create.

Buatlah Participant internal/eksternal yang terlibat dalam proses ini.

Buatlah Operation dan isi kotak dialog dengan nama untuk masing-masing Divisi

yang telah di tentukan.

Lakukan drag and drop pada icon ( ) setiap Operation yang telah dibuat setiap

divisi yang telah ditentukan. Beri nama setiap operation yang dibuat dengan nama

yang sesuai dengan skenario yang ada.

Gunakan Gateway atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa

yang selanjutnya harus diambil jika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan.

Gunakan juga System Used ( ) jika pada salah satu Operation menggunakan suatu

system pada prosesnya.

b. Menghubungkan organizational proses

Klik Sequence Flow Button ( ) di Insert Toolbar.

Setelah itu hubungkan dimulai dari Start lalu ke Operation sampai ke Operation

terakhir, lalu hubungkan juga ke end.

5. Membuat Diagram System Proses

Diagram system proses merupakan diagram yang menggambarkan alur suatu sistem

dalam aplikasi yang digunakan dalam suatu proses.

1. Melengkapi diagram organizational process dengan System Used :

Buka Diagram Organizational Process yang ingindilengkapidengan system use.

Kliktombol View and Details ( ), lalu checklist pilihan System Used. Maka tombol

System Used akanmunculpada Insert Toolbar.

Klik tombol System Used ( ) pada toolbar lalu klik pada diagram.

Dalam dialog box, ketikkan nama System Used yang diinginkan, lalu klik OK.

Kemudian hubungkan system used dengan menggunakan link ( ).

Klik kanan pada sistem yang dibuat, selanjutnya pilih properties, lalu klik

characteristic tab.

Padabagian System Specification, klik tombol New.

Dalam dialog box yang terbuka, pilih Application sebagai Meta Class dan klik OK.

Beri nama sesuai dengan Aplication yang terkandung dalam system used.

Ulangi langkah tersebut untuk menambah fungsionalitas atau fitur-fitur yang lainnya.

2. Membuat Diagram System Process : Output :

Klik kanan Library yang telahdibuat, select New > System Proses.

S is tem P elaporan

S tart

reportIDE

Log In

T ampilan LaporanProduksi

E dit LaporanProduksi

S impan Laporan

End

Berinama diagram tersebut sesuai dengan System Proses yang ingin dibuat, klik

finish.

Buatlah Diagram System Process dengan klik kanan pada system process

>new>diagram.

Pilih System Process Diagram >create.

Maka akan muncul hasilnya berupa kolom hijau, kemudian buat participant dari

aplikasi tersebut. Seperti dibawah ini.

Buatlah Tasks untuk masing-masing participant.

Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus

dilakukan.

Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, makagunakan gateway

atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutny

aharus diambil.

Jika dibutuhkan, gunakan menu properties untuk dapat mengindikasi informasi

tambahan pada suatu objek dalam diagram. Contohnya untuk mengindikasikan user

telah memasukkan criteria produk hingga mereka menemukan informasi mengenai

produk yang dicari, gunakan tipe Task Loop.